Tiểu luận cuối kỳ quản trị tổ chức sự kiện và hội nghị

Trong điều kiện kinh doanh ngày nay, khi sản phẩm ngày càng đa dạng và phong phú, người tiêu dùng luôn đối diện với quá nhiều sự lựa chọn khác nhau. Họ đã gặp khó khăn trong việc phân biệt và đánh giá sản phẩm. Các doanh nghiệp luôn tìm cách tạo một hình ảnh, phong cách riêng cho sản phẩm của mình nhằm đem lại hình ảnh đẹp dễ đi sâu vào tâm trí khách hàng, nói cách khác họ tìm cách đưa thương hiệu vào nhận thức của khách hàng. Các doanh nghiệp định vị và quảng cáo thương hiệu của mình bằng nhiều cách: thông qua quảng cáo Public Relation – PR hoặc các hình thức truyền thông khác... với mục tiêu chung là làm thế nào để đưa thương hiệu vào tâm trí khách hàng. Trong số những hình thức thường được sử dụng trong truyền thông hiện nay, quảng cáo đang dần trở nên tràn lan và gần như bão hòa thì PR là phương pháp mà các doanh nghiệp đặc biệt quan tâm và chú ý. Một trong những công cụ hữu hiệu của PR là event tổ chức sự kiện một công cụ đang được rất nhiều doanh nghiệp hiện nay sử dụng để quảng bá cho thương hiệu của mình. Những lợi ích mà tổ chức sự kiện mang lại là không thể phủ nhận. Bên cạnh nó là một cách để quảng bá sản phẩm, thương hiệu thì đó cũng là cách rất hiệu quả để doanh nghiệp tiếp cận gần hơn đối với khách hàng, nhất là đối với khách hàng mục tiêu. Tổ chức sự kiện là một hoạt động cần thiết. Chính vì thế mà nhóm em chọn đề tài “Quy Trình Tổ Chức Sự Kiện Year End Party Và Văn Hiến Festival 2021” để thực hiện khảo sát, làm việc thực tế, lấy các hình ảnh, số liệu nhằm đưa ra những thiếu sót, đề xuất thêm về việc hoàn thiện các quy trình để tổ chức một sự kiện thành công.

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC VĂN HIẾN

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC VĂN HIẾN

3 Bùi Thị Nguyên Trâm 181A080387

5 Nguyễn Thị Anh Thư 191A080085

6 Đặng Thị Hồng Phấn 181A080418

7 Diệp Nguyễn Thanh Tuyền 191A080222

8 Vũ Nguyễn Duy Ngân 191A080042

9 Nguyễn Thị Trúc Ly 181A080435

11 Nguyễn Trúc Mai 191A080131

12 Phạm Lệ Quyên 191A080058

BẢNG PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ VÀ ĐÁNH GIÁ SỰ KIỆN CUỐI KỲ

giá

Điểm

Sự Kiện Cuối Kỳ

1 Triệu Cẩm Tùng 191A080033 BTC, Điều

8 Nguyễn Trúc Mai 191A080131

9 Nguyễn Thị Trúc Ly 181A080435 Trò chơi chiếc

BẢNG PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ VÀ ĐÁNH GIÁ TIỂU LUẬN

1 Triệu Cẩm Tùng 191A080033 Tổng hợp và hoàn

thiện tiểu luận

6 Nguyễn Thị Anh Thư 191A080085

7 Nguyễn Thị Trúc Ly 181A080435

8 Nguyễn Trúc Mai 191A080131 Làm Chương 3:

Quy trình tổ chức sự kiện festival

- Kết luận

12 Vũ Nguyễn Duy Ngân 191A080042

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN 1

LỜI MỞ ĐẦU 2

1 Lí do chọn đề tài 2

2 Mục tiêu nghiên cứu 2

3 Đối tượng, phương pháp và phạm vi nghiên cứu 3

4 Tóm tắt nội dung nghiên cứu 3

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN VÀ HỘI NGHỊ 4

1.1 Các khái niệm cơ bản 4

1.1.1 Khái niệm sự kiện 4

1.1.2 Khái niệm tổ chức sự kiện 4

1.2 Đặc điểm của tổ chức sự kiện 5

1.2.1 Đặc điểm về sản phẩm dịch vụ tổ chức sự kiện 5

1.2.2 Đặc điểm về lao động 6

1.2.3 Đặc điểm về vị trí, cơ sở vật chất, kỹ thuật trong tổ chức sự kiện 6

1.2.4 Đặc điểm về hoạt động 6

1.3 Các loại hình sự kiện 6

1.3.1 Phân loại theo quy mô sự kiện 6

1.3.2 Phân loại theo nội dung 7

1.4 Tác động của sự kiện 10

1.4.1 Với xã hội 10

1.4.2 Với môi trường 11

1.4.3 Với kinh tế 11

1.5 Các phần tham gia trong tổ chức sự kiện 12

CHƯƠNG 2: QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN YEP 2020 – NHÓM MŨI NÉ 16 2.1 Giới thiệu sự kiện YEP 2020 – Nhóm Mũi Né 16

2.2 Quy trình tổ chức sự kiện 16

2.2.1 Trước sự kiện 16

2.2.2 Trong sự kiện 19

2.2.3 Sau sự kiện 22

2.3 Kinh phí 22

CHƯƠNG 3: QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN VĂN HIẾN FESTIVAL 2021 23 3.1 Giới thiệu sự kiện Văn Hiến Festival 2021 23

3.2 Giới thiệu nhiệm vụ của nhóm Mũi Né – Tối thứ 5 trong Văn Hiến Festival 2021 23

3.3 Quy trình tổ chức sự kiện Văn Hiến Festival 2021 24

3.3.1 Trước sự kiện 24

3.3.2 Trong sự kiện 34

3.3.3 Sau sự kiện 40

3.4 Kinh phí 41

CHƯƠNG 4: NHẬN XÉT 42

4.1 Nhận xét về sự kiện vỡ lòng YEP 2020 42

4.1.1 Những gì đã làm được 42

4.1.2 Những gì chưa làm được 42

4.2 Nhận xét về sự kiện Văn Hiến Festival 2021 43

4.2.1 Những gì đã làm được 43

4.2.2 Những gì chưa làm được 44

KẾT LUẬN 46

TÀI LIỆU THAM KHẢO 47

PHỤ LỤC: MỘT SỐ HÌNH ẢNH SỰ KIỆN VĂN HIẾN FESTIVAL 2021 48

LỜI CẢM ƠN

Đầu tiên, với lòng kính trọng và biết ơn sâu sắc nhất, các thành viên của nhóm Mũi

Né - tối thứ 5 xin được bày tỏ lời cảm ơn chân thành tới Th.S Huỳnh Diệp Trâm Anh, người đã luôn bên cạnh để khuyến khích và tận tình chỉ dạy cho chúng em trong suốt thời gian học môn Quản trị tổ chức sự kiện và hội nghị và thực hiện sự kiện vỡ lòng cũng như sự kiện cuối khóa được thành công tốt đẹp

Tiếp đó, nhóm chúng em cũng xin được bày tỏ sự biết ơn sâu sắc của mình đến Trường Đại học Văn Hiến đã giúp đỡ và tạo mọi điều kiện tốt nhất về thời gian, không gian và địa điểm tổ chức để cho sinh viên khoa du lịch thực hiện buổi sự kiện festival cuối khóa được diễn ra viễn mãn và thành công

Nhân đây, chúng em cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành tới các bạn bè, các bạn sinh viên cùng khóa đã đến tham dự, cũng như hỗ trợ cùng nhau phối hợp thực hiện tốt

sự kiện festival cuối khóa này

Lời cuối cùng, chúng em xin một lần nữa bày tỏ lòng biết ơn giảng viên Th.S Huỳnh Diệp Trâm Anh đã đồng hành cùng chúng em trong suốt quá trình môn học; những bài dạy, hướng dẫn tận tình của cô là tiền đề để chúng em có được một bài báo cáo hoàn chỉnh, và những kiến thức về tổ chức sự kiện và hội nghị Cảm ơn cô và xin được chúc cô sức khỏe và thành công

Xin trân trọng cảm ơn!

Nhóm Mũi Né – Tối Thứ 5

LỜI MỞ ĐẦU

1 Lí do chọn đề tài

Trong điều kiện kinh doanh ngày nay, khi sản phẩm ngày càng đa dạng và phong phú, người tiêu dùng luôn đối diện với quá nhiều sự lựa chọn khác nhau Họ đã gặp khó khăn trong việc phân biệt và đánh giá sản phẩm Các doanh nghiệp luôn tìm cách tạo một hình ảnh, phong cách riêng cho sản phẩm của mình nhằm đem lại hình ảnh đẹp dễ

đi sâu vào tâm trí khách hàng, nói cách khác họ tìm cách đưa thương hiệu vào nhận thức của khách hàng Các doanh nghiệp định vị và quảng cáo thương hiệu của mình bằng nhiều cách: thông qua quảng cáo - Public Relation – PR hoặc các hình thức truyền thông khác với mục tiêu chung là làm thế nào để đưa thương hiệu vào tâm trí khách hàng Trong số những hình thức thường được sử dụng trong truyền thông hiện nay, quảng cáo đang dần trở nên tràn lan và gần như bão hòa thì PR là phương pháp mà các doanh nghiệp đặc biệt quan tâm và chú ý

Một trong những công cụ hữu hiệu của PR là event - tổ chức sự kiện - một công

cụ đang được rất nhiều doanh nghiệp hiện nay sử dụng để quảng bá cho thương hiệu của mình Những lợi ích mà tổ chức sự kiện mang lại là không thể phủ nhận Bên cạnh nó

là một cách để quảng bá sản phẩm, thương hiệu thì đó cũng là cách rất hiệu quả để doanh nghiệp tiếp cận gần hơn đối với khách hàng, nhất là đối với khách hàng mục tiêu Tổ

chức sự kiện là một hoạt động cần thiết Chính vì thế mà nhóm em chọn đề tài “Quy

Trình Tổ Chức Sự Kiện Year End Party Và Văn Hiến Festival 2021” để thực hiện

khảo sát, làm việc thực tế, lấy các hình ảnh, số liệu nhằm đưa ra những thiếu sót, đề xuất thêm về việc hoàn thiện các quy trình để tổ chức một sự kiện thành công

2 Mục tiêu nghiên cứu

Đề tài được nghiên cứu với hai mục tiêu chính:

- Phân tích vai trò, cơ sở lý luận, tầm quan trọng của tổ chức sự kiện đối với đời sống hiện nay

- Xây dựng và hoàn thiện quy trình tổ chức sự kiện vỡ lòng và sự kiện Văn

3 Đối tượng, phương pháp và phạm vi nghiên cứu

a Đối tượng nghiên cứu

- Đề tài của chúng tôi tập trung nghiên cứu những đối tượng chính là: Lý thuyết

về tổ chức sự kiện, vai trò và vị trí của tổ chức sự kiện trong xây dựng và quảng bá thương hiệu

- Sự kiện vỡ lòng Year End Party và sự kiện Văn Hiến Festival 2021

b Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu đề tài này chúng tôi sử dụng những phương pháp:

- Phương pháp nghiên cứu lý thuyết: những thành viên trong nhóm cùng nhau thảo luận

- Phương pháp nghiên cứu tại hiện trường: bằng điều tra, quan sát và thực hiện

sự kiện

- Phương pháp hệ thống tư duy: Trên cơ sở phân tích thông tin thống kê số liệu, thông tin về khách hàng người tiêu dùng, đặc điểm của tổ chức sự kiện, chúng em xây dựng lên những luận điểm cơ bản của nội dung đề tài

- Phương pháp so sánh đối chiếu: Chúng em tiến hành so sánh, đối chiếu các việc đã làm và thực hiện được trong sự kiện, để rút ra những kết luận xác đáng trong nội dung nghiên cứu

4 Tóm tắt nội dung nghiên cứu

Ngoài phần mở đầu và kết luận, nội dung báo cáo nghiên cứu của nhóm chúng tôi bao gồm 4 nội dung chủ yếu sau:

Chương 1: Cơ sở lý thuyết về quản trị tổ chức sự kiện và hội nghị

Chương 2: Quy trình tổ chức sự kiện vỡ lòng Year End Party

Chương 3: Quy trình tổ chức sự kiện Văn Hiến Festival 2021

Chương 4: Nhận xét và đánh giá

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN VÀ HỘI NGHỊ 1.1 Các khái niệm cơ bản

1.1.1 Khái niệm sự kiện

Khái niệm về sự kiện là một thuật ngữ với nhiều cách hiểu khác nhau, tùy vào góc

độ và cách tiếp cập mà mỗi người sẽ có khái niệm cho riêng mình

Theo từ điển Tiếng Việt thì sự kiện là một việc quan trọng xảy ra, ví dụ như một

sự kiện lịch sử, một sự kiện thể thao của quốc gia, châu lục

Theo Getz (1991) thì định nghĩa sự kiện là “một hoạt dộng xảy ra chỉ một lần hoặc thường xuyên, khác với các hoạt động ngày thường”

Không có khái niệm nào về sự kiện được xem là quy chuẩn, nhưng theo cách tìm hiểu của nhóm và nhận định từ nhiều người khác nhau thì sự kiện (event) là một hoạt động có chủ đích diễn ra tại một thời điểm nhất định, tại một địa điểm nhất định, tập trung ý tưởng và nguồn lực để truyền đạt một thông điệp xác định nào đó, tạo sự chú ý

và thu hút sự quan tâm của các đối tượng tham gia

1.1.2 Khái niệm tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện là một quá trình bao gồm một số hoặc toàn bộ các công việc: nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng; lập chương trình; kế hoạch; chuẩn bị các yếu tố cần thiết; và tổ chức tiến hành diễn biến của sự kiện trong một thời gian và không gian cụ thể để truyền đạt những thông điệp nhất định đến những người tham gia sự kiện và xã hội ; nhằm đáp ứng các mục đích khác nhau của các chủ thể tham gia vào sự kiện Các hoạt động tác nghiệp cơ bản, các công việc trong tổ chức sự kiện có thể đề cập một cách cụ thể hơn, bao gồm những hoạt động sau:

- Nghiên cứu các ảnh hưởng, liên quan đến sự kiện

- Hình thành chủ đề, lập chương trình và kế hoạch tổng thể cho sự kiện

- Chuẩn bị tổ chức sự kiện

- Tổ chức đón tiếp và khai mạc sự kiện

- Tổ chức hình thành và diễn biến chính của sự kiện

- Tổ chức phục vụ ăn uống trong sự kiện

- Tổ chức phục vụ lưu trú, vận chuyển trong sự kiện

- Tổ chức thực hiện các hoạt động phụ trợ trong sự kiện

- Kết thúc sự kiện và giải quyết các vấn đề sau sự kiện

- Xúc tiến và quảng bá sự kiện

- Quan hệ với các nhà cung cấp dịch vụ bổ trợ sự kiện

- Quản trị tài chính trong tổ chức sự kiện

- Dự phòng và giải quyết các sự cố trong tổ chức sự kiện

- Chăm sóc khách hàng

- Đảm bảo vệ sinh , an toàn, an ninh trong quá trình tổ chức sự kiện

1.2 Đặc điểm của tổ chức sự kiện

- Sản phẩm không bao giờ lặp đi lặp lại, mỗi một sản phẩm (sự kiện) gắn liền với một không gian thời gian, gắn liền với nhà tổ chức sự kiện nhà đầu tư sự kiện trong việc phối hợp tạo ra nó

1.2.2 Đặc điểm về lao động

Lao động trong tổ chức sự kiện có những đặc điểm sau:

- Lao động trong tổ chức sự kiện đòi hỏi tính chuyên môn hóa cao và đa dạng

về ngành nghề, công việc, máy móc khó có thể thay thế con người Lao động trong tổ chức sự kiện là lao động dịch vụ đặc thù, rất khó tự động hóa và cơ giới hóa

- Tính tổ chức, khả năng phối hợp công việc của các bộ phận trong một sự kiện đòi hỏi phải đồng bộ, nhịp nhàng nhằm đảm bảo các mục tiêu của sự kiện

- Cường độ làm việc tương đối nặng (về mặt trí óc), mang tính sự vụ, phụ thuộc vào tiến độ, kế hoạch của sự kiện

- Lao động trong tổ chức sự kiện phải chịu một sức ép tâm lý tương đối lớn

Họ phải chịu sự chi phối về kế hoạch tiến độ , mặt khác lại đòi hỏi sự năng động sáng tạo

1.2.3 Đặc điểm về vị trí, cơ sở vật chất, kỹ thuật trong tổ chức sự kiện

Vị trí và cơ sở vật chất, kỹ thuật trong tổ chức sự kiện rất đa dạng, phong phú, chúng có những yêu cầu đặc thù cho từng loại hình và quy mô của các sự kiện cụ thể

1.2.4 Đặc điểm về hoạt động

Tính tổ chức, khả thi phối hợp công việc của các bộ phận trong tổ chức sự kiện đòi hỏi phải đồng bộ, nhịp nhàng với mục tiêu phục vụ khách với chất lượng cao nhất nhằm đáp ứng yêu cầu đòi hỏi của khách hàng

1.3 Các loại hình sự kiện

1.3.1 Phân loại theo quy mô sự kiện

Có thể phân loại sự kiện theo yếu tố quy mô của sự kiện thành những loại sao:

a Sự kiện cực lớn

Là những sự kiện có quy mô cực kỳ lớn, xét về số người tham gia, nguồn tài chính, thị trường mục tiêu, mục đích của các sự kiện này Theo Getz (1997) thì sự kiện được xem là cực lớn khi có lượt người tham dự ít nhất là 1 triệu lượt và kinh phí để tổ chức phải ít nhất là 500 triệu USD với thị trường khách quốc tế được hướng đến

Từ những yếu tố trên thì chúng ta có thể thấy được những sự kiện như thế vận hội (Olympic), vòng chung kết World Cup,…được xem như những sự kiện cực lớn trên thế giới

b Sự kiện lớn

Là những sự kiện có mức độ ảnh hưởng lớn ở phạm vi quốc gia và quốc tế, thường

có sự tham gia của nhiều người, thời gian tổ chức khá dài, nội dung hoạt động đa dạng, phong phú, những sự kiện lớn như thế này cũng tốn khá nhiều chi phí tổ chức nhưng bù lại cũng mang lại nhiều lợi ích về kinh tế, chính trị cho nhà tổ chức

Những sự kiện được xem là một sự kiện lớn như: Lễ hội chùa Hương, SEAGAME, Đại lễ 1000 năm Thăng Long Hà Nội,…

c Sự kiện vừa và nhỏ

Sự kiện vừa và nhỏ là những sự kiện có mức độ ảnh hưởng hẹp, thường không mất quá nhiều thời gian và kinh phí để tổ chức

Những sự kiện vừa và nhỏ thường là của các cá nhân, tổ chức tự tổ chức hoặc thuê

tổ chức nhưng buổi hội nghị khách hàng, YEP, tân niên, sinh nhật, thôi nôi,…

1.3.2 Phân loại theo nội dung

Có những loại hình sự kiện sau:

a Sự kiện kinh doanh

Là những sự kiện có liên quan đến hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp

- Sự kiện kinh doanh (Bussiness event)

- Các ngày lễ của doanh nghiệp (Corporate events): như kỷ niệm ngày sinh nhật, ngày truyền thống của công ty

- Sự kiện gây quỹ (Fundrasing events)

- Triễn lãm (Exhibitions)

- Hội chợ thương mại (Trade fairs)

- Sự kiện liên quan đến bán hàng (Workshops)

- Sự kiện liên quan đến marketing (Marketing events)

- Sự kiện kết hợp khuyến mãi, xúc tiến thương mại (Promotional events)

- Sự kiện tung thương hiệu, sản phẩm (Brand and product launches)

- Hội nghị khách hàng, giao lưu gặp gỡ (Customers Meetings; Customers Conferences; Conventions)

- Các hội nghị thường niên: tổng kết các kỳ đại hội cổ đông

- Lễ khai trương, khánh thành, động thổ

- Các sự kiện khác liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

b Sự kiện giáo dục, khoa học

Đó là những sự kiện liên quan đến giáo dục, khoa học như:

- Hội thảo, hội nghị (Education/ Tranining Meetings; Seminars, Conferences, Conventions) về văn hóa giáo dục: diễn thuyết, chuyên đề, hội thảo du học

- Liên hoan, hội giảng, các cuộc thi : Hội giảng giáo viên dạy giỏi, thi học sinh giỏi, gặp mặt sinh viên xuất sắc

- Các trò chơi (game show) mang tính giáo dục: Olympia, Siêu Trí Tuệ,…

c Sự kiện văn hóa truyền thống

Liên quan đến văn hóa, truyền thống , tôn giáo - tín ngưỡng và phong tục tập quán bao gồm:

- Lễ hội truyền thống (Traditional fesstival events)

- Cưới hỏi

- Ma chay

- Mừng thọ

- Sinh nhật

- Social and cultural events văn hóa xã hội

- Giao lưu văn hóa

d Sự kiện âm nhạc, nghệ thuật, giải trí

- Entertainment events: Event giải trí

- Hội thi nghệ thuật (ví dụ: liên hoan tiếng hát học sinh- sinh viên, hội diễn sân khấu chuyên nghiệp )

- Concerts/live performances: Hòa nhạc, diễn sống, liveshow

- Festive Events: Event lễ hội

- Triễn lãm nghệ thuật

- Biểu diễn nghệ thuật

- Khai trương: giới thiệu abum mới, ban nhạc

- Biểu diễn từ thiện, biểu diễn đánh bóng tên tuổi

e Sự kiện thể thao

- Thi đấu

- Hội thi, hội khỏe

- Đón tiếp, chào mừng, báo công, diễn đoàn

- Giao lưu thể thao

f Sự kiện chính thống, sự kiện nhà nước (Goverment Events)

Loại sự kiện thường có những chuẩn mực và quy tắc riêng, chủ đầu tư sự kiện chính là các cơ quan nhà nước

- Tổng kết, khen thưởng, tuyên dương người có công

- Phát động phong trào thi đua

- Hội thảo, hội nghị của nhà nước

- Họp báo, hội nghị hiệp thương

- Lễ đón các nguyên thủ

g Sự kiện truyền thông

Là các sự kiện có tính truyền thông cao, thường do một hay nhiều cơ quan truyền thông báo chí là chủ đầu tư sự kiện, hoặc có sự tham gia của các cơ quan truyền thông trong quá trình tổ chức sự kiện

- Lễ ghi nhận thương hiệu

Sự kiện giúp con người có thể giao lưu, đoàn kết, tiếp cận cuộc sống hiện đại, góp phần nâng cao chất lượng cuộc sống

Ngoài ra, tổ chức tốt các sự kiện truyền thông một cách chuyên nghiệp sẽ tác động trực tiếp và gián tiếp đến việc bảo tồn các di sản văn hóa của quốc gia, nâng cao giá trị

truyền thống, tự hào dân tộc, thúc đẩy việc giữ gìn và nâng cao bản sắc văn hóa, tính đa dạng của dân tộc

Các sự kiện còn là nơi tập hợp nhân dân để cổ vũ cho những sự nghiệp lớn Các hội nghị chính trị là nơi thảo luận và quyết định các vấn đề liên quan đến vận mệnh tương lai của quốc gia, dân tộc và thế giới Các hội thảo khoa học chính trị là nơi tập hợp và phát triển các bộ não tri thức

Việc tổ chức sự kiện có thể giúp cải tạo hệ thống cơ sở hạ tầng, giao thông đi lại, giúp cải tạo đô thị và vùng tổ chức sự kiện

b Ảnh hưởng tiêu cực

Một số sự kiện có thể kéo theo các tệ nạn xã hội như: cướp giật, móc túi, sử dụng các chất kích thích, cờ bạc, mất trật tự công cộng ở địa phương…

Bằng sự kiện người ta có thể thao túng sự chú ý của cộng đồng Bằng cách lôi kéo

sự chú ý của mọi người vào sự kiện họ có thể làm cho quần chúng quên đi những vấn

đề lẽ ra cần phải được chú ý hơn

Những sai sót, sự cố trong sự kiện có thể làm xấu đi hình ảnh của cộng đồng, của thương hiệu, nhãn hàng của các nhà sản xuất, làm giảm uy tín quốc gia, tổ chức, cá nhân

1.4.2 Với môi trường

a Ảnh hưởng tích cực

Một số sự kiện được diễn ra để bày tỏ thông điệp bảo vệ môi trường, kêu gọi mọi người cùng nhau chung tay vì môi trường và vì con người Sự kiện là cơ hội để giới thiệu những đặc điểm của môi trường nơi tổ chức sự kiện

b Ảnh hưởng tiêu cực

Các sự kiện gây tắc nghẽn giao thông, ô nhiễm môi trường, tăng lượng rác thải, các vụ cháy lớn có thể xảy ra nếu có sai xót trong công việc tổ chức, phá vỡ lối sống của dân cư nơi diễn ra sự kiện

1.4.3 Với kinh tế

- Khi các sự kiện lớn diễn ra cùng một lúc sẽ gây sức ép càng cao đối với cơ

sở hạ tầng, tăng chi phí cho các hoạt động, dịch vụ khác như: hoạt động bảo vệ trật tự,

an ninh, cứu hỏa, y tế…

- Nguy cơ thất bại của sự kiện dẫn đến những hậu quả lớn, nguy cơ ngân sách

bị lạm dụng hoặc đầu tư không đúng chỗ

1.5 Các phần tham gia trong tổ chức sự kiện

Một sự kiện diễn ra luôn có mặt của khách mời, nhà đầu tư sự kiện, nhà tổ chức sự kiện, giới truyền thông và cộng đồng dân cư nơi diễn ra sự kiện Tuy nhiên, với các thành phần như trên chỉ mới xem xét ở phần diễn biến của sự kiện (phần nổi); để tiến hành một sự kiện còn có các thành phần khác nhau như các nhà cung ứng về địa điểm

tổ chức sự kiện, cung ứng các dịch vụ vận chuyển, lưu trú, ăn uống, vì vậy trong quá trình nghiên cứu về tổ chức sự kiện cần thống nhất cách hiểu về các thành phần này

Các thành phần tham gia sự kiện: Là những tổ chức,doanh nghiệp hoặc cá nhân

trực tiếp hoặc gián tiếp tham gia vào một hoặc nhiều công việc, hoạt động, diễn biến của

sự kiện Người tham gia sự kiện bao gồm các nhóm chính:

- Nhà đầu tư sự kiện (bao gồm cả nhà tài trợ sự kiện)

- Nhà tổ chức sự kiện (có nghĩa tương đương với doanh nghiệp tổ chức sự kiện)

- Nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ tổ chức sự kiện: cung cấp dịch vụ hàng hóa, cho

sự kiện do nhà tổ chức sự kiện thuê

- Khách mời (tham gia sự kiện)

- Khách vãng lai tham dự sự kiện

- Chính quyền và cư dân nơi diễn ra sự kiện

a Nhà đầu tư sự kiện (nhà thuê tổ chức sự kiện/ chủ sở hữu sự kiện)

Là các chủ thể chính của sự kiện, là các tổ chức doanh nghiệp hoặc cá nhân bỏ kinh phí để thực hiện hoặc thuê nhà tổ chức sự kiện và chịu trách nhiệm chủ yếu đối với các yếu tố có liên quan đến sự kiện, nhằm mang lại những lợi ích khác nhau cho tổ chức của mình và cho xã hội

Là các tổ chức, doanh nghiệp hoặc cá nhân tài trợ cho sự kiện một phần về kinh phí, cơ sở vật chất kỹ thuật, nhân lực để góp phần vào sự thành công của sự kiện, nhằm mang lại những lợi ích cho mình và cho xã hội Nhà tài trợ sự kiện có được những quyền hạn nhất định trong việc chi phối một số nội dung, hoạt động cũng như mục đích của sự kiện; song song với nó họ cũng sẽ chịu một số trách nhiệm nhất định (đối với các vấn

đề có liên quan với họ) trong sự kiện

Nhà đầu tư sự kiện nếu bỏ kinh phí và tự mình tổ chức sự kiện họ sẽ đóng cả vai trò là nhà tổ chức sự kiện

Trong một sự kiện có thể vừa có nhà đầu tư sự kiện vừa có thể có một hay nhiều nhà tài trợ cho sự kiện

Trường hợp có nhiều nhà tài trợ sự kiện, người ta thường chỉ ra nhà tài trợ chính (tài trợ chính thức), nhà đồng tài trợ

c Nhà tổ chức sự kiện (bên được thuê tổ chức sự kiện)

Là những tổ chức doanh nghiệp, những người được nhà đầu tư sự kiện thuê và được ủy quyền thực hiện quá trình tổ chức sự kiện Cùng với nhà đầu tư sự kiện nhà tổ chức sự kiện phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về các vấn đề có liên quan đến sự kiện

Hình 1.1 Vai trò trung gian của nhà tổ chức sự kiện

f Tình nguyện viên tham gia sự kiện

Là những người tình nguyện tham gia vào quá trình tổ chức và diễn ra sự kiện, thường với tư cách hỗ trợ cho quá trình tổ chức sự kiện, họ chịu sự chỉ đạo giám sát của ban tổ chức sự kiện, nhà tổ chức sự kiện

g Khách mời tham gia sự kiện

Là những tổ chức, doanh nghiệp hoặc cá nhân được chủ đầu tư sự kiện chủ động mời tham dự vào các diễn biến, hoạt động của sự kiện, họ là đối tượng chính mà mục

tiêu sự kiện muốn tác động đến Vì vậy, khách mời tham gia sự kiện là một trong các yếu tố cần tính tới khi lập chương trình, kế hoạch, nội dung tổ chức sự kiện

h Khách vãnh lai tham gia sự kiện

Là những tổ chức doanh nghiệp hoặc cá nhân do một lý do nào đó tham gia vào sự kiện nhưng không thuộc các nhóm nói trên Khách vãng lai thường vẫn được tính đến trong chương trình, kế hoạch tổ chức sự kiện Tuy nhiên, mức độ ảnh hưởng của nhóm này đến sự kiện không đáng kể Trong một số trường hợp, khách vãng lai tham gia sự kiện có thể trở thành khách mời trong quá trình tiến hành sự kiện

i Chính quyền và cư dân nơi diễn ra sự kiện

Là chính quyền và cư dân giới hạn trong một phạm vi địa lý nào đó chịu ảnh hưởng trong thời gian tiến hành sự kiện

Phạm vi giới hạn lớn hay nhỏ, tùy theo mức dộ ảnh hưởng cũng như quy mô của

sự kiện Phạm vi này có thể là: xóm thôn, phường xã, một cơ quan, trường học rộng hơn

có thể là một thành phố, điểm du lịch, vùng lãnh thổ quốc gia,…

CHƯƠNG 2: QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN YEP 2020 – NHÓM MŨI NÉ 2.1 Giới thiệu sự kiện YEP 2020 – Nhóm Mũi Né

Tiệc tất niên hay còn gọi là Year End Party (YEP) là sự kiện nội bộ quan trọng thường được tổ chức vào dịp cuối năm Với mục đích tổng kết và kỷ niệm lại những gì

cả một tập thể đã làm được trong năm vừa qua Và cùng vạch ra những chiếc lược, kế hoạch mới cho tổ chức, doanh nghiệp Sự kiện đồng thời cũng có những yêu cầu nhất định thì mới có thể thành công

Riêng với nhóm Mũi Né, YEP là cơ hội để các thành viên nhóm gặp gỡ, giao lưu, trao đổi để cùng nhau hoàn thành tốt môn Quản Trị Tổ Chức Sự Kiện Và Hội Nghị Tập thể nhóm cùng vạch ra chiến lược, kế hoạch mới cho môn học cũng như những sự kiện sắp diễn ra trong thời gian sắp tới Bữa tiệc cuối năm còn là dịp để chúng ta ngồi lại với nhau, ôn lại một năm với những gì được và chưa được, cùng chia sẻ những kinh nghiệm,

kỷ niệm đáng nhớ trong suốt một năm qua Đồng thời, bữa tiệc tất niên cũng là một cách thay cho lời cảm ơn đến tất cả các thành viên trong nhóm đã cùng đồng hành và cố gắng trong môn học này

Quy mô của sự kiện: tiệc Tất niên cho 12 người

Số lượng tham dự: 12 thành viên của nhóm Mũi Né

Ngân sách dự trù: 200.000đ

b Tổ chức sự kiện

Cả nhóm bàn bạc và thống nhất với nhau về những hạng mục sau:

- Địa điểm tổ chức sự kiện: CLAP COFFEE (559 Âu Cơ, phường Phú Trung, Quận Tân Phú, TPHCM) là nơi có không gian ấm cúng và giá cả các dịch vụ phải chăng phù hợp để có thể tổ chức tiệc YEP cho nhóm 12 người

Hình 2.1 CLAP COFFEE – địa điểm tổ chức YEP

- Thời gian: 18h ngày 28/01/2021

- Xây dựng kịch bản chi tiết: Thảo luận về nội dung chương trình, các trò chơi, văn nghệ, chia sẻ của các thành viên, quà tặng và cùng nhau lên kịch bản chi tiết cho chương trình

- Thiết kế và trang trí: Từ chủ đề của sự kiện, các thành viên thống nhất về cách thiết kế và trang trí cho sự kiện

- Thiết bị kỹ thuật: Lên danh sách các thiết bị kỹ thuật cần thiết cho buổi ngày hôm đó như tripod, máy tính, điện thoại,…

- Lên danh sách vật dụng cần thiết như: Vật dụng trang trí, quà tặng,…

- Dự phòng rủi ro và lên các phương án thay thế khi rủi ro xảy ra như: mất điện, mất mạng, âm thanh hỏng,…

c Phân công nhân sự

- Quản lý sự kiện và MC: Cẩm Tùng

- Kỹ thuật: Văn Tiễn

- Trang trí: Tất cả các thành viên

- Văn nghệ: Hồng Phấn

Hình 2.2 Background của chương trình YEP 2020 của nhóm Mũi Né

Đồng thời với quá trình trang trí cho sự kiện, thành viên phụ trách kỹ thuật tiến hành set up khu vực máy tính, máy quay phim, livestream sự kiện đảm bảo chất lượng hình ảnh và âm thanh là tốt nhất

Bàn ghế được sắp xếp theo đúng ý tưởng ban đầu, đảm bảo tất cả các thành viên đều có chỗ ngồi và chỗ ngồi phải thật ấm cúng

e Chạy thử chương trình

Sau quá trình set up, tất cả các thành viên bắt đầu chạy thử chương trình và tổng duyệt lại các phần trong kịch bản để sự kiện YEP có thể diễn ra trơn tru nhất có thể, phát hiện những sai sót và rủi ro có thể xảy ra trong quá trình sự kiện đang diễn ra

Hình 2.3 Cả nhóm tiến hành chạy thử chương trình

2.2.2 Trong sự kiện

Đầu tiên đón khách vào nơi tổ chức tiệc đó là The Clap Coffee Hướng dẫn khách vào chỗ ngồi của mình, ổn định vị trí và khách hiện diện đủ Sau đó người dẫn chương trình mở đầu buổi tiệc bằng việc tuyên bố lí do tổ chức tiệc YEP 2020:

“Buổi tiệc YEP 2020 để tổng kết lại những việc mà nhóm đã làm được và những việc mà nhóm chưa làm được để cùng nhau cố gắng cho một năm sắp tới đạt nhiều thành quả hơn Buổi tiệc này tạo cơ hội cho những thành viên trong nhóm kết nối lại với nhau giải tỏa áp lực trong một năm vừa qua.”

Tiếp đó giới thiệu khách mời là các thành viên trong nhóm Mũi Né

Hình 2.4 MC tuyên bố lý do buổi tiệc

Để góp vui cho buổi tiệc, bạn Hồng Phấn đã góp vui bằng một tiết mục hát Hoa Hải Đường làm cho không khí của buổi tiệc thêm sôi động hơn và cũng như đây là tiết mục khuấy động buổi tiệc

Hình 2.5 Bạn Hồng Phấn trình diễn bài hát Hoa Hải Đường

Tiếp theo, nhóm trưởng Mũi Né đã có bài phát biểu về chủ đề của sự kiện và lý do

có buổi tiệc hôm nay, đồng thời gửi lời cảm ơn đến các thành viên trong nhóm và mong muốn một năm sắp tới sẽ thành công hơn

Hình 2.6 Nhóm trưởng Mũi Né phát biểu

Sau bài phát biểu của nhóm trưởng, MC tiến hành cho các thành viên trong nhóm thực hiện một nghi thức để truyền động lực cho nhau trong năm mới mục đích nhằm giúp các thành viên trong nhóm cùng nhau cố gắng hơn trong năm mới

Hình 2.7 Các thành viên truyền động lực cho nhau

Sau nghi thức truyền động lực của nhóm, các thành viên đều nâng ly để khai tiệc YEP 2020

Hình 2.8 Các thành viên nâng ly khai tiệc

Phần tiếp theo của chương trình là sự chia sẻ của một vài thành viên trong nhóm

về những điều đã đạt được trong năm qua, những dự đinh trong năm tới của họ

Hình 2.9 và 2.10: Các thành viên chia sẻ cảm nghĩ và dự định của mình

Để thay đổi cho không khí chương trình, MC bắt đầu cho mọi người chơi trò chơi nhằm khuấy động hơn sau những bài chia sẻ của mọi người, trò chơi được chọn là

“Truyền Xương”, (người chỉnh nhạc sẽ bật nhạc và tắt nếu xương đến tay người nào thì người đó sẽ thua và bị phạt) và sau khi trò chơi kết thúc, chúng ta có một bạn thua và phải chịu hình phạt từ MC đó là rap một bài hát trẻ em: “Cháu Lên Ba”

Hình 2.11 Người “may mắn” được chọn

Phần cuối chương trình là tổ chức bốc thăm quà may mắn từ các thành viên trong team, mỗi món quà tuy nhỏ nhưng là sự chân thành của các thành viên gửi đến nhau như một lời chúc nhau may mắn trong năm mới

Hình 2.12 và 2.13: Những gương mặt hớn hở khi nhận được quà

Kết thúc chương trình, các thành viên cảm ơn cô và các bạn đang xem livestream

và gửi lời chúc mừng năm mới cũng như gìn giữ sức khỏe trong mùa dịch đang trở lại