Tìm hiểu về thực trạng công tác tổ chức phân công hiệp tác lao động tại một tổ chức, từ đó đưa ra đánh giá, nhận xét và hướng hoàn thiện

Thực trạng phân công lao động tại doanh nghiệp Phân công lao động là quá trình tách biệt hoạt động tổng thể thành những hoạt động chức năng lao động độc lập để giao cho từng người, hay n

Tổ chức định mức và lao động 1

Đề bài:

“Tìm hiểu về thực trạng công tác tổ chức phân công & hiệp

tác lao động tại một tổ chức, từ đó đưa ra đánh giá, nhận

xét và hướng hoàn thiện”

HÀ NỘI - 2018

0

Mục lục

1

Giới thiệu chung về công

ty 4

1.1

Giới thiệu chung VIETTELIMEX 4 1.2

Lĩnh vực kinh doanh 4 1.3

Quy mô 4

1.4

Báo cáo kết quả kinh doanh năm 2017 của Viettelimex 4

2 Ảnh hưởng của đặc điểm doanh nghiệp đến việc phân công và hiệp tác lao động của doanh nghiệp .5

3

Thực trạng phân công lao động tại doanh nghiệp 5 3.1

Phân công lao động theo chức năng 5 3.1.1

Theo lĩnh vực của sản xuất kinh doanh 5

3.1.2

Theo mức độ tác động vào quá trình làm thay đổi đối tượng lao động 7 3.1.3

Theo đối tượng quản lý 7 3.2

Phân công lao động theo công nghệ 7

3.3

Phân công lao động theo mức độ phức tạp của công việc 8

4

Thực trạng hiệp tác lao động tại doanh nghiệp 9 4.1

Hiệp tác về mặt không gian 9 4.1.1

Không gian trong toàn cửa hàng 9 4.1.2

Hiệp tác giữa nhân viên trong cửa hàng với nhau 10 4.2

5

Hiệp tác về măt thời gian 10 Đánh giá mức độ hợp lý của phân công và hiệp tác lao động 11 5.1

Tiêu thức kinh tế 11 5.2

Tiêu thức về tâm – sinh lý lao động 12 5.3

Tiêu thức về xã hội 12

6

Phân tích theo hướng hoàn thiện phân công và hiệp tác lao động 12 6.1

Phân tích phân công lao động 12 6.1.1

Phân tích về mặt kinh tế - kỹ thuật 12 6.1.2

Phân tích về mặt tâm – sinh lý 13 6.1.3

Phân tích về mặt xã hội 13 6.2

Phân tích hiệp tác lao động 15 6.2.1

Không gian 15 6.2.2

Thời gian 16

7

Hướng hoàn thiện phân công và hiệp tác lao động 16 7.1

Hướng hoàn thiện phân công lao động 16

7.2

Hoàn thiện hiệp tác lao động 17

1

1 Giới thiệu chung về công ty

1.1 Giới thiệu chung VIETTELIMEX

-

Công ty TNHH Nhà nước Một thành viên Thương mại và Xuất nhập khẩu Viettel

Tên công ty viết bằng tiếng nước ngoài: Viettel Import - Export Limited Company

Địa chỉ trụ sở chính: Số 01, Giang Văn Minh, phường Kim Mã, quận Ba Đình,

thành phố Hà Nội

1.2

Lĩnh vực kinh doanh

-

Bán lẻ:

Viettel Store là hệ thống bán hàng chính thức của Công ty Thương mại và Xuất

Nhập khẩu Viettel hệ thống siêu thị của Viettel Store cung cấp tất cả các thiết bị, sản

phẩm công nghệ cao bao gồm: điện thoại di động, laptop, máy tính bảng, thiết bị y

tế

- Phân phối:

Trung tâm phân phối Viettel (Viettel Distribution) trực thuộc Công ty TNHH NN

Một thành viên TM&XNK Viettel Phân phối thiết bị công nghệ điện thoại, máy tính

bảng,

- Xuất nhập khẩu:

Trung tâm Xuất nhập khẩu ủy thác thiết bị điện tử viễn thông thực hiện công tác

xuất nhập khẩu cho Công ty, Phát triển kinh doanh xuất khẩu ra thị trường nước ngoài,

Kinh doanh Logistic quốc tế và Kinh doanh thiết bị đầu cuối

- Kinh doanh sản phẩm mới:

Trung tâm Kinh doanh Sản phẩm mới là đơn vị chuyên nghiên cứu, cho ra đời các

sản phẩm công nghệ đáp ứng nhu cầu thị trường Trung tâm đã nghiên cứu cho ra mắt

các dòng điện thoại 2G, 3G, 4G cho thị trường trong nước và nước ngoài (Cho ra mắt

bộ sản phẩm ĐTDĐ cho người già X6216, X10, X20 nhận được sự đánh giá tốt từ

khách hàng, chuẩn bị cho ra mắt dòng điện thoại 4G cho thị trường Burundi)

- Nhà máy in:

Các dịch vụ mà Trung tâm in cung cấp bao gồm: Thiết kế, chế bản, in ấn thẻ cào,

tem nhãn, in ấn kỹ thuật cao Gia công, đóng gói

 Nhằm mục đích nghiên cứu và phân tích: Nhóm đã chọn ra Trung tâm bán

lẻ với hệ thống Viettel store

1.3

Quy mô

Viettel Store với 336 cửa hàng trên toàn quốc, hơn 4000 nhân viên

1.4

-

Báo cáo kết quả kinh doanh năm 2017 của Viettelimex

Doanh thu: 22.627 tỷ

2

-

Lợi nhuận trước thuế: 201,09 tỷ

Nộp ngân sách nhà nước: 63,32 tỷ

Vốn chủ sở hữu: 1.529,5 tỷ

Vốn điều lệ: 1.410,8 tỷ

Thu nhập bình quân người lao động năm 2017: 10,61 triệu đồng/người/tháng

2 Ảnh hưởng của đặc điểm doanh nghiệp đến việc phân công và hiệp

tác lao động của doanh nghiệp

-

-

Ngành dịch vụ bán lẻ khiến cho thời gian lao động của người lao động dài hơn và làm cho việc phân ca, chia ca có sự khác biệt

Ngành bán lẻ khiến cho việc bố trí nơi làm việc cho người lao động vừa phải đảm bảo yêu cầu về tổ chức lao động khoa học vừa đảm bảo yếu tố thu hút cho khách hàng

Số lượng cơ sở nhiều nên dễ dàng thuyên chuyển lao động

3 Thực trạng phân công lao động tại doanh nghiệp

Phân công lao động là quá trình tách biệt hoạt động tổng thể thành những hoạt động chức năng lao động độc lập để giao cho từng người, hay nhóm người lao động thực hiện sao cho phù hợp với khả năng của họ để họ thực hiện song song hoặc đồng thời những hoạt động lao động khác nhằm đảm bảo năng xuất lao động và hiệu quả sản xuất – kinh doanh

3.1 Phân công lao động theo chức năng

3.1.1 Theo lĩnh vực của sản xuất kinh doanh

Cơ cấu tổ chức của VIETTELIMEX:

3

Ta có thể thấy trong khối cơ quan của doanh nghiệp đã được chia làm các phòng với chức năng khác nhau: Kỹ thuật, Kế hoạch, Tổ chức lao động, Tài chính, Hành chính

-nguồn: viettelstore.vnCơ cấu tổ chức của 1 cửa hàng Viettel Store:

4

Tổ trưởng

bán hàng

Tổ trưởng kỹ

thuật

Quản lý cửa

hàng

Nhân viên

giao dịch

Nhân viên tư

vấn bán hàng

Nhân viên kỹ

thuật

Nhân viên

kho

Nhân viên kế

toán

Nhân viên

bảo vệ

Do chỉ là một chi nhánh nhỏ của công ty lớn, nên việc phân công lao động theo chức năng quản lý cũng đơn giản Việc phân công các bộ phận: kinh doanh, kỹ thuật, chăm sóc khách hàng đều do 1 quản lý trực tiếp quản lý

3.1.2 Theo mức độ tác động vào quá trình làm thay đổi đối tượng lao

động

-

Nhóm 1: lao động trực tiếp: 8 nhân viên bán hàng, 2 nhân viên giao dịch, 4 nhân viên kỹ thuật

Nhóm 2: lao động gián tiếp: 1 quản lý, 1 kế toán, 3 nhân viên kho, 1 bảo vệ 3.1.3 Theo đối tượng quản lý

-

Quản lý kinh tế: Nhân viên bán hàng/giao dịch, nhân viên kho

Quản lý kỹ thuật: Nhân viên kỹ thuật

Quản lý hành chính: Kế toán, Quản lý cửa hàng

3.2

Phân công lao động theo công nghệ

Tại VIETTEL STORE Quy trình bán hàng chuẩn:

5

Thực

Kiểmtra

hiện yêu

hàng Chốt hóa Giao

Tư vấn

cầu của

trong đơn hàng

khách

kho

(nếu có)

Chào

khách

Bước 1: Chào khách hàng: tạo điểm nhấn, không khí thoải mái với khách hàng: 1 nhân viên bảo vệ dắt xe cho khách, 1 nhân viên bán hàng mở cửa mời khách vào Bước 2: Tư vấn: giúp khách hàng nắm rõ thông tin sản phẩm, các chương trình ưu đãi hiện có: do 1 nhân viên bán hàng đảm nhiệm

Bước 3: Kiểm tra lượng hàng trong kho và chất lượng sản phẩm: 1 nhân viên kỹ thuật và 1 nhân viên kho đảm nhiệm

Bước 4: Chốt hóa đơn: thực hiện thủ tục giúp khách hàng thanh toán gọn lẹ: 1 nhân viên kế toán đảm nhiệm

Bước 5: Giao hàng: đảm bảo hàng hóa nguyên tem, gói hàng lại trong túi có nhãn riêng: 1 nhân viên kho đảm nhiệm

Bước 6: Thực hiện yêu cầu của khách hàng (ví dụ: cài đặt phần mềm ứng

dụng, ): do 1 nhân viên kỹ thuật đảm nhiệm

3.3

Phân công lao động theo mức độ phức tạp của công việc

Do tính chất công việc trong ngành dịch vụ và chỉ có nhân viên hành chính quản lý nên phân công theo mức độ phức tạp của công việc ở đây được chia ra thành các trình độ: gồm: lao đông phổ thông, trung cấp cao đẳng, đại học Tùy thuộc vào từng vị trí

mà VIETTEL STORE phân công công việc cho nhân viên:

6

-

Lao động phổ thông: nhân viên bảo vệ

Trung cấp, cao đẳng: nhân viên kế toán, nhân viên bán hàng, nhân viên giao dịch, nhân viên kho

Đại học: quản lý, nhân viên kỹ thuật

4 Thực trạng hiệp tác lao động tại doanh nghiệp

Hiệp tác lao động là quá trình liên kết, phối hợp những hoạt động lao động riêng

lẻ, độc lập để đảm bảo thống nhất quá trình, tạo ra sự hoạt động được nhịp nhàng, thong suốt và đạt được mục tiêu chung của quá trình lao động

4.1 Hiệp tác về mặt không gian

4.1.1 Không gian trong toàn cửa hàng

-

Từ ngoài vào thì ta thấy các dãy bàn, quầy… dùng để đặt các sản phẩm demo

2 bên là các dãy tủ kính để trưng bày sản phẩm: điện thoại, máy tính bảng, ốp Khách hàng khi đến Viettel store sẽ được nhân viên tư vấn lựa chọn các sản phẩm mình cần mua

Tiếp đến là quầy giao dịch (thu ngân) + CSKH

7

-

Sau khi khách hàng chọn được sản phẩm phù hợp sẽ được hướng dẫn đến quầy thu ngân để thanh toán CSKH luôn trực điện thoại, máy tính để giải quyết các vấn đề phát sinh

Quầy kỹ thuật cạnh quầy thu ngân sau khi khách hàng thanh toán xong thì đưa sản

phẩm của mình đến quầy kĩ thuật để kiểm tra, chạy máy

Từ quầy thu ngân có 1 lối đi nhỏ dẫn đến 2 phòng:

 Phòng 1: là kho nơi để các sản phẩm, sản phẩm hỏng, công cụ dụng cụ và các vật linh tinh

 Phòng 2: là phòng của quản lý và kế toán

4.1.2 Hiệp tác giữa nhân viên trong cửa hàng với nhau

Nhân viên trong một ca gồm: 15 người: 1 quản lý cửa hàng, 2 nhân viên kế toán, 4 nhân viên bán hàng, 4 nhân viên kỹ thuật, 2 nhân viên chăm sóc khách hàng và 2 nhân viên thu ngân:

- Trong hoạt động của cửa hàng, người quản lý đóng vai trò rất quan trọng là người chỉ đạo, kiểm tra, đôn đốc tình hình thực hiện công việc của tất cả các nhân viên Phòng kế toán có trách nhiệm làm công tác giấy tờ, sổ sách như kiểm tra vào sổ theo dõi khách hàng ngày, tính toán doanh thu và đối chiếu với bộ phận thu ngân

- Nhiệm vụ chính của nhân viên bán hàng là giới thiệu những sản phẩm thích hợp với nhu cầu của khách hàng, tư vấn, thuyết phục khách hàng mua hàng Nhiệm vụ chính của nhân viên kĩ thuật là cài đặt, bảo hành và sửa chữa phần mềm, thiết bị cho khách hàng Nhiệm vụ chính của nhân viên thu ngân là và thực hiện thanh

toán các cước phí Nhiệm vụ chính của nhân viên chăm sóc khách hàng là giới

thiệu các chính sách của công ty, đăng kí các dịch vụ theo nhu cầu của khách hàng, giải quyết các vấn đề của khách hàng trực tiếp và qua điện thoại

- Sau khi chốt đơn hàng của khách, nhân viên bán hàng sẽ đưa khách qua quầy

CSKH và thu ngân để đảm bảo khách hàng biết được tất cả các chính sách của

công ty và thanh toán đầy đủ các dịch vụ Sau đó khách hàng sẽ được chuyển đến quầy kĩ thuật để thực hiện các công tác kiểm tra và cài đặt sản phẩm

 Vì có sự phân chia công việc theo nghề nên lao động nghề nào sẽ đảm nhận thực hiện công việc của nghề đó nhưng cũng có sự phối hợp nhất định với nhau Như vậy, các vị trí công việc đều có mối quan hệ chặt chẽ với nhau Mỗi người bằng việc thực hiện tốt nhiệm vụ được giao của mình đã tạo nên một đơn vị hoạt động

có hiệu quả

4.2

Hiệp tác về măt thời gian

Công ty chia thời gian làm việc trong công ty thành 3 ca làm việc:

- Ca 1: 7h-14h30

- Ca 2 14h30 – 22h

- Ca 3: 22h – 7h

Mỗi nhân viên làm 1 ca trong ngày Làm việc 6 ngày/ 1 tuần

Ca 1, ca 2 cho nhân viên bán hàng và kỹ thuật Ca 3 chỉ áp dụng với nhân viên bảo

vệ

Mỗi ca làm việc kéo dài 7h30 phút, trong đó gồm cả ăn và thời gian nghỉ trong ca

8

Thời gian ăn: 12h-12h30 và 17h – 7h30

Thời gian nghỉ: 10h – 10h10 và 16h-16h10

Trước thời gian kết thúc mỗi ca 10 phút, nhân viên chủ động dọn dẹp bàn giao lại cho nhân viên ca tiếp theo

Bảng phân ca:

5 Đánh giá mức độ hợp lý của phân công và hiệp tác lao động

5.1 Tiêu thức kinh tế

Phân công lao động phải có tác dụng làm giảm tổng hao phí lao động của tập thể, tăng tỉ trọng thời gian tác nghiệp và giảm hao phí

Bảng cân bằng hao phí thời gian làm việc:

1 ca = 7h30

Đơn vị: phút

Chuẩn kết (CK)

Tác nghiệp (TN)

Phục vụ (PV)

Tiêu chuẩn

30

360

15

Thực tế

30

335

15

9

Nhu cầu (NC)

45

Lãng phí (LP)

0

 Chỉ tiêu sử dụng thời gian lao động:

45

25

= = 0.8

= = 0.744

Trong đó:

TNc là thời gian tác nghiệp theo tiêu chuẩn

TNtt là thời gian tác nghiệp thực tế

∑c là tổng thời gian làm việc theo tiêu chuẩn

∑tt là tổng thời gian làm việc thực tế

5.2

Tiêu thức về tâm – sinh lý lao động

Phân công lao động ở VIETTEL STORE phải đảm bảo các tiêu chuẩn về an toàn

vệ sinh lao động, có chế độ làm việc và nghỉ ngơi hợp lý, tuân thủ các quy định của pháp luật về lao động

VD: môi trường làm việc phải đảm bảo sạch sẽ, nhất là đối với nhân viên làm việc kho

Phải có thời gian nghỉ ngơi hợp lý trong các ca làm việc tránh tình trạng khiến người lao động mệt mỏi

5.3

Tiêu thức về xã hội

Phân công lao động phải tạo ra được hứng thú trong công việc, làm tang sự chuyên môn hóa, góp phần xây dựng nhóm làm việc có hiệu quả cao

6 Phân tích theo hướng hoàn thiện phân công và hiệp tác lao động

6.1 Phân tích phân công lao động

6.1.1 Phân tích về mặt kinh tế - kỹ thuật

-

Tập hợp tư liệu

 Dựa vào bảng cân bằng hao phí thời gian làm việc

-

Phân tích đánh giá số liệu:

Hệ số tác nghiệp thực tế: = 0.744

 Thời gian tác nghiệp thực tế chưa đảm bảo so với mức tiêu chuẩn

 Tình hình sử dụng thời gian làm việc chưa thực sự đạt kết quả tốt nhất hoặc thời gian tiêu chuẩn chưa sát hoàn toàn với thực tế

10

Hệ số lãng phí thực tế: = 0.056

Từ kết quả trên cho thấy vẫn có thể có các khoảng thời gian bị lãng phí trong các

ca làm việc của người lao động Vậy nguyên nhân lãng phí này có thể xuất phát từ

việc:

 Lãng phí có thể do xuất phát từ tình hình kinh doanh của cửa hàng, đó là khi

mà cửa hàng không có khách hàng và nhân viên bán hàng không có các công việc dọn dẹp/ sắp xếp cửa hàng

 Lãng phí có thể là do chính người lao động tạo ra trong quá trình làm việc như nói chuyện riêng, làm việc riêng, đi muộn, về sớm, ăn trưa, nghỉ giữa ca lâu hơn quy định,

6.1.2 Phân tích về mặt tâm – sinh lý

-

-

Trạng thái làm việc của nhân viên:

 Nhân viên tư vấn bán hàng phải đứng trong thời gian dài có thể dẫn đến trạng thái mỏi chân Ngoài ra, nhân viên bán hàng còn phải tiếp xúc với khách hàng

nhiều, nói nhiều gây mất nước, khản giọng

 Nhân viên kho có thể phải làm việc trong môi trường bụi bẩn gây ảnh hưởng đến sức khỏe

 Nhân viên bảo vệ làm việc bên ngoài lâu có thể bị bụi bẩn hay gặp thời tiết nắng, mưa gây ảnh hưởng đến sức khỏe

 Nhân viên kỹ thuật ngồi một chỗ dễ khiến cơ thể kém linh hoạt, máu lưu thông kém

Tinh thần làm việc của nhân viên:

 Nhân viên tư vấn bán hàng căng thẳng do áp lực phải tiếp xúc nhiều khách hàng, thậm chí những hành động, lời nói tiêu cực của khách hàng mà vẫn phải niềm nở

 Nhân viên bảo vệ dễ xảy ra sự nhàm chán đơn điệu trong công việc

6.1.3 Phân tích về mặt xã hội

-

-

Sự phù hợp với công việc:

 Nhân viên bảo vệ: tốt nghiệp trung học phổ thông => Phù hợp

 Nhân viên bán hàng, tư vấn, kế toán, kho: trung cấp trở lên => Phù hợp

 Nhân viên kỹ thuật: Cao đẳng, Đại học => Phù hợp

Mức độ di chuyển sức lao động

 Thường xuyên chuyển công tác từ chi nhánh này sang chi nhánh khác

 Chuyển từ vị trí công việc này sang vị trí công việc khác

11

VD: Chuyển từ chi nhánh ở Đại La sang chi nhánh ở Minh Khai hoặc đi bất cứ

đâu nếu người lao động có nhu cầu Chuyển từ vị trí công việc tư vấn bán hàng sang vị trí công việc giao dịch

 Phối hợp nghề, kiêm nghề

VD: Trong ca sẽ có 1 trưởng ca, trưởng ca sẽ là trưởng bộ phận bán hàng và

trưởng bộ phận kỹ thuật

-

Tính tích cực của con người: những người có cùng trình độ, kinh nghiệm => tạo điều kiện nâng cao trình độ lành nghề:

 Đội nhân viên bán hàng có cùng trình độ => khả năng tích cực để cọ sát nâng cao trình độ nhiều hơn

 Đội nhân viên kỹ thuật không cùng trình độ => khoảng cách trình độ dễ khiến cho các nhân viên không hợp tác được với nhau tốt

 Tỷ lệ lao động phục vụ chiếm tỷ trọng lớn 57,2% (8 nhân viên bán hàng, 3

nhân viên kho, 1 nhân viên bảo vệ)

 Tỷ lệ lao động công nghệ trung bình chiếm 38,1 % (3 kế toán, 2 nhân viên giao dịch, 4 nhân viên kỹ thuật)

 Tỷ lệ lao động quản lý thấp: 4,7 % (1 quản lý)

 Bộ máy quản lý gọn nhe, ít cồng kềnh, đảm bảo chuyên môn, cơ cấu rõ ràng về chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận, cá nhân

 Ưu điểm:

- Phân công lao động đã có sự hợp lý nhất định cụ thể như là 1 nhân viên bảo vệ,

3 nhân viên tư vấn bán hàng, 1 nhân viên giao dịch, 1 nhân viên kho, 2 nhân

viên kỹ thuật

- Phân công lao động đã tương đối phù hợp với chuyên môn của người lao động,

bố trí công việc hợp lý khả năng, sở trường của người lao động

 Nhược điểm:

- Phân công lao động vẫn chưa giảm được tối đa hao phí của tập thể, hao phí

thời gian vẫn còn khá nhiều

- Về mặt tâm sinh lý còn cần phải tìm biện pháp khắc phục những vấn đề về

trạng thái làm việc của nhân viên tránh cho nhân viên cảm thấy mệt mỏi và

đảm bảo sức khỏe cho nhân viên

- Phân công lao động cần cải thiện thêm nữa để kết quả thực hiện công việc đạt

hiệu quả cao hơn nữa

- Việc có tận 3 nhân viên kho khiến cho công việc bị thừa và khiến người lao

động cảm thấy đơn điệu nhàm chán, dễ sảy ra lãng phí

12

6.2 Phân tích hiệp tác lao động

6.2.1 Không gian