Hoàn thiện tổ chức kế toán tại trung tâm giáo dục nghề nghiệp giáo dục thường xuyên thành phố quy nhơn

vị, giúp nâng cao tính tự chủ và tự chịu trách nhiệm trong các hoạt động, đặc biệt làhoạt động tài chính trong các đơn vị sự nghiệp công lập.Để đạt được những mục tiêu đề ra, công tác qu

TRƯỜNG ĐẠI HỌC QUY NHƠN

VŨ HOÀNG PHƯỚC

HOÀN THIỆN TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI

• • TRUNG TÂM GIÁO DỤC NGHỀ NGHIỆP - GIÁO DỤC THƯỜNG XUYÊN THÀNH PHỐ QUY NHƠN

Chuyên ngành : Kế toán

Người hướng dẫn: TS Đỗ Huyền Trang

Tôi xin cam đoan Luận văn này là công trình nghiên cứu riêng của tôi,

được thực hiện dưới sự hướng dẫn khoa học của TS Đỗ Huyền Trang Các

nội dung nghiên cứu và kết quả thể hiện trong luận văn này là trung thực và chưa từng công bố trong bất cứ công trình nào Tôi xin chịu trách nhiệm về nghiên cứu của mình.

Tác giả luận văn

Vũ Hoàng Phước

Để hoàn thành đề tài luận văn này, tôi xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ

hướng dẫn tận tình của TS Đỗ Huyền Trang trong suốt quá trình nghiên cứu và

hoàn thành luận văn

Tôi xin chân thành cảm ơn các thầy cô trong khoa Kinh tế & Kế toán TrườngĐại học Quy Nhơn đã truyền đạt cho tôi những kiến thức vô cùng quý báu và tạođiều kiện giúp đỡ tôi trong suốt thời gian học tập và nghiên cứu tại trường

Tôi xin chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo cũng như tập thể phòng Tài chính

-Kế toán của Trung tâm Giáo dục nghề nghiệp - Giáo dục thường xuyên Thành phốQuy Nhơn đã tạo điều kiện cho tôi nghiên cứu, khảo sát trong thời gian làm luận văn

Cuối cùng tôi xin bày tỏ sự biết ơn chân thành tới gia đình, đồng nghiệp, bạn

bè - những người đã hỗ trợ, chia sẻ và không ngừng động viên tôi trong suốt thờigian học tập và nghiên cứu

Tác giả luận văn

Vũ Hoàng Phước

• •

LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

DANH MỤC CÁC BẢNG

DANH MỤC CÁC HÌNH

MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Tổng quan các đề tài đã nghiên cứu có liên quan 2

3 Mục tiêu nghiên cứu đề tài 3

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4

5 Phương pháp nghiên cứu đề tài 4

6 Ý nghĩa khoa học của đề tài 5

7 Kết cấu của đề tài 5

Chương 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÔNG LẬP 6

1.1 TỔNG QUAN VÀ ĐẶC ĐIỂM CỦA ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÔNG LẬP CÓ ẢNH HƯỞNG ĐẾN TỔ CHỨC KẾ TOÁN 6

1.1.1 Khái niệm về đơn vị sự nghiệp công lập 6

1.1.2 Phân loại đơn vị sự nghiệp công lập 7

1.1.3 Đặc điểm hoạt động và quản lý tài chính của đơn vị sự nghiệp công lập 9

1.2 QUAN ĐIỂM, VAI TRÕ VÀ NGUYÊN TẮC TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÔNG LẬP 11

1.2.1 Quan điểm tổ chức kế toán 11

1.2.2 Vai trò tổ chức kế toán 13

1.2.3 Ng uyên tắc tổ chức kế toán 14

1.3 NỘI DUNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÔNG LẬP16 1.3.1 Tổ chức bộ máy kế toán 16

1.3.2 Tổ chức thực hiện khối lượng công tác kế toán 22

1.3.3 Tổ chức kiểm tra kế toán 35

1.3.4 Tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin trong kế toán 37

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 38

Chương 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI TRUNG TÂM GIÁO DỤC NGHỀ NGHIỆP - GIÁO DỤC THƯỜNG XUYÊN THÀNH PHỐ QUY NHƠN 39 2.1 TỔNG QUAN VỀ TRUNG TÂM GIÁO DỤC NGHỀ NGHIỆP - GIÁO

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển 39 2.1.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động và đặc điểm quản lý tài chính 42 2.1.2.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động 42 2.1.2.2 Đặc điểm quản lý tài chính 45

2.2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI TRUNG TÂM GIÁO DỤCNGHỀ NGHIÊP - GIÁO DỤC THƯỜNG XUYÊN THÀNH PHỐ QUY NHƠN 50

2.2.1 Thực trạng tổ chức bộ máy kế toán 50 2.2.2 Thực trạng tổ chức thực hiện khối lượng công tác kế toán 55 2.2.3 Thực trạng tổ chức kiểm tra công tác kế toán 72 2.2.4 Thực trạng tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin trong kế toán 74

2.3 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI TRUNG TÂMGIÁO DỤC NGHỀ NGHIỆP - GIÁO DỤC THƯỜNG XUYÊN THÀNH PHỐ QUYNHƠN 75

2.3.1 Kết quả đạt được 75 2.3.2 Những tồn tại và hạn chế 80

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 85

Chương 3 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI TRUNG TÂM GIÁO DỤC NGHỀ NGHIỆP - GIÁO DỤC THƯỜNG XUYÊN THÀNH PHỐ QUY NHƠN 863.1 PHƯƠNG HƯỚNG, QUAN ĐIỂM VÀ NGUYÊN TẮC HOÀN THIỆN TỔCHỨC KẾ TOÁN TẠI TRUNG TÂM GIÁO DỤC NGHỀ NGHIỆP - GIÁO DỤCTHƯỜNG XUYÊN THÀNH PHỐ QUY NHƠN 86

3.1.1 Phương hướng hoàn thiện 86 3.1.2 Quan điểm và nguyên tắc hoàn thiện 88

3.2 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI TRUNG TÂM GIÁODỤC NGHỀ NGHIỆP - GIÁO DỤC THƯỜNG XUYÊN THÀNH PHỐ QUY NHƠN

89

3.2.1 Hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán 89 3.2.2 Hoàn thiện tổ chức thực hiện khối lượng công tác kế toán 91 3.2.3 Hoàn thiện tổ chức công tác kiểm tra kế toán 98 3.2.4 Hoàn thiện tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin trong kế toán 99

3.3 ĐIỀU KIỆN THỰC HIỆN CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC KẾ

XUYÊN THÀNH PHỐ QUY NHƠN 100

3.3.1 Về phía Nhà nước 100 3.3.2 Về phía Hội nghề nghiệp kế toán 101 3.3.3 Về phía Trung tâm Giáo dục nghề nghiệp - Giáo dục thường xuyên Thành phố Quy Nhơn 102

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 105KẾT LUẬN CHUNG 106DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN THẠC SĨ (BẢN SAO)

TẮT

Số hiệu Tên bảng Trang

Bảng 2.1 Một số chỉ tiêu chủ yếu về đào tạo của Trung tâm

Bảng 2.2

Tình hình nguồn kinh phí của Trung tâm GDNN-GDTX

Bảng 2.3 Hoạt động chi của Trung tâm GDNN-GDTX TP.Quy Nhơn

Bảng 2.4 Hoạt động chi của Trung tâm GDNN-GDTX TP.Quy Nhơn

Hình 1.3 Tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán 20

Hình 1.4 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung 29

Hình 1.5 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái 30

Hình 1.6 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ 31

Hình 1.7 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vitính 32

Hình 2.1 Tổ chức bộ máy quản lý Trung tâm GDNN-GDTX

Hình 2.2 Tổ chức bộ máy Kế toán Trung tâm GDNN-GDTX Tp.Quy Nhơn 55

Hình 2.3 Quy trình luân chuyển chứng từ tại Trung tâm GDNN-

Hình 2.6 Kế toán thu hoạt động sản xuất kinh doanh - dịch vụ 65

Hình 2.7 Kế toán chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh - dịch vụ 66

Hình 2.9 Quy trình kiểm tra công tác kế toán 73

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Phát triển Giáo dục nghề nghiệp - Giáo dục thường xuyên như là một hình thứchuy động tiềm năng của cộng đồng để xây dựng xã hội học tập nhằm đáp ứng nhucầu học tập thường xuyên, học tập suốt đời của mọi người ở mọi trình độ, mọi lứatuổi với nhiều nội dung, chương trình và hình thức học tập Người học được bồidưỡng ngắn hạn định kỳ theo các chương trình giáo dục, chương trình kỹ năng nghềnghiệp phù hợp với nhu cầu, nâng cao năng suất lao động tăng thu nhập hoặc chuyểnđổi nghề nghiệp, góp phần nâng cao dân trí và chất lượng nguồn nhân lực cho địaphương và đất nước

Trong những năm gần đây, khi Việt Nam mở cửa hội nhập với nền kinh tế thếgiới thì Nhà nước đã dần thay đổi cách quản lý từ việc cấp phát chuyển sang hìnhthức khoán kinh phí, biên chế để các đơn vị sự nghiệp công lập có thể chủ động hơntrong việc điều hành và thực hiện nhiệm vụ của mình Theo đó, các cơ sở giáo dụccông lập phải tuân thủ theo Nghị định số 16/2015/NĐ-CP ngày 14/02/2015 củaChính phủ quy định quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm đối với các đơn vị sự nghiệpcông về thực hiện nhiệm vụ tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính của đơn vị mình

Kế toán có vai trò rất quan trọng trong quá trình tự chủ, quản lý, điều hành,kiểm tra và giám sát việc sử dụng các nguồn tài chính đúng mục đích, đạt hiệu quảcao của các đơn vị sự nghiệp công lập Để phát huy vai trò quan trọng đó, vấn đề cótính chất quyết định là các đơn vị phải biết tổ chức một cách khoa học và hợp lýcông tác kế toán của đơn vị Chính vì thế, tổ chức kế toán được hoàn thiện sẽ giúpcho việc quản lý các nguồn thu và các nội dung chi của đơn vị hiệu quả hơn

Trung tâm Giáo dục nghề nghiệp - Giáo dục thường xuyên Thành phố QuyNhơn là đơn vị sự nghiệp có thu, tự chủ một phần kinh phí chi thường xuyên, từngbước thực hiện lấy “thu bù chi” Nhiệm vụ của Trung tâm chủ yếu bao gồm: Tổ chứchoạt động giáo dục thường xuyên các cấp THCS và THPT, đào tạo ngắn hạn nhữngnghề có nhu cầu ở địa phương; liên kết với các cơ sở đào tạo, các cơ sở sản xuất tổchức đào tạo nghề cho người lao động Trong những năm qua, Trung tâm đã cónhững bước phát triển và thay đổi trong mô hình quản lý cũng như trong các hoạtđộng nhằm nâng cao tính tự chủ, tự chịu trách nhiệm để phát triển, giảm dần sự phụthuộc vào Ngân sách nhà nước

Qua nghiên cứu và đúc kết từ thực tiễn hoạt động tổ chức kế toán tại Trung tâmmặc dù đang từng bước hoàn thiện nhưng vẫn còn nhiều bất cập, còn bị động khichuyển đổi sang cơ chế tài chính mới Với yêu cầu vừa phát triển quy mô, vừa đảmbảo nâng cao chất lượng đào tạo, vừa phải huy động và sử dụng một cách có hiệuquả các nguồn lực từ Ngân sách Nhà nước và các nguồn thu sự nghiệp đòi hỏi tổchức kế toán của Trung tâm phải khoa học và phù hợp với thực tiễn hoạt động củađơn vị Vì vậy, vấn đề hoàn thiện tổ chức kế toán tại Trung tâm Giáo dục nghềnghiệp - Giáo dục thường xuyên Thành phố Quy Nhơn có ý nghĩa thiết thực gópphần nâng cao chất lượng quản lý tài chính và phục vụ sự nghiệp giáo dục đào tạo.

Xuất phát từ những lý luận và thực tiễn trên, tác giả chọn đề tài “Hoàn thiện tổ

chức kế toán tại Trung tâm Giáo dục nghề nghiệp - Giáo dục thường xuyên Thành phố Quy Nhơn” làm đề tài nghiên cứu cho luận văn thạc sỹ của mình.

2

Tổng quan các đề tài đã nghiên cứu có liên quan

Qua tham khảo một số đề tài nghiên cứu trước đây đã được công bố về vấn đềnghiên cứu tổ chức kế toán tại các đơn vị sự nghiệp công lập Hầu hết, các tác giảchủ yếu đề cập đến nguyên lý, nguyên tắc chung và vai trò, ý nghĩa, đặc điểm tổchức kế toán đối với các đơn vị sự nghiệp công lập, từ đó chỉ ra những ưu điểm, tồntại trong tổ chức kế toán tại các đơn vị sự nghiệp công lập, đồng thời đề ra một sốgiải pháp nhằm tiếp tục hoàn thiện tổ chức kế toán trong thời gian tới, cụ thể:

Tác giả Trần Thu Hằng (2014) với đề tài “Hoàn thiện tổ chức công tác kế toántại Học viện chính trị hành chính quốc gia - Hồ Chí Minh” đã trình bày được những

lý luận cơ bản về tổ chức kế toán của đơn vị sự nghiệp có thu, thực tế tổ chức kế toáncủa đơn vị, đưa ra được những ưu nhược điểm trong từng khâu, từng vấn đề củacông tác kế toán Tuy nhiên, đề tài chưa nêu được việc sử dụng nhu cầu thông tinquản trị trong tổ chức công tác kế toán tại đơn vị và chưa có giải pháp phù hợp đượcđưa ra [4]

Tác giả Lê Thành Huyên (2014) với đề tài “Hoàn thiện tổ chức công tác kếtoán nhằm tăng cường quản lý tài chính tại các đơn vị sự nghiệp trực thuộc Sở giáodục Bắc Giang” đã trình bày các lý luận cơ bản, đánh giá, phân tích thực trạng về tổchức kế toán đơn vị sự nghiệp công lập từ đó đưa ra các định hướng và giải pháp

nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại các đơn vị Tuy nhiên, các giải pháp màtác giả đưa ra chưa dựa trên nền tảng chuẩn mực kế toán công quốc tế [5].

Tác giả Phan Lê Bích Khiêm (2017) với đề tài “Hoàn thiện tổ chức công tác

kế tại Trường Cao đẳng Bình Định” đã đưa ra được những lý luận, khái niệm cơ bản

về đơn vị sự nghiệp công lập thuộc lĩnh vực giáo dục Ngoài thực trạng tổ chức côngtác kế toán trong các đơn vị sự nghiệp có thu giáo dục, người viết cũng đã đưa ranhững quan điểm và giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại đó [6]

Tác giả Đỗ Ngọc Trâm (2019) với đề tài tiến sĩ “Hoàn thiện kế toán trong cáctrường trung học chuyên nghiệp công lập Việt Nam” đã hệ thống hóa những vấn đề

lý luận về kế toán trong đơn vị sự nghiệp công lập theo cơ sở kế toán, dùng kết quảnghiên cứu thực chứng tại các trường Trung học chuyên nghiệp công lập Việt Nammột mặt bổ sung và củng cố hệ thống lý luận về cơ sở kế toán dành cho kế toán đơn

vị sự nghiệp công lập Việt Nam mặt khác đề xuất các giải pháp góp phần hoàn thiện

kế toán tại các trường Trung học chuyên nghiệp công lập Việt Nam theo cơ sở kếtoán phù hợp trong tương lai gần [11]

Tác giả Trần Lê Linh (2019) với đề tài “Hoàn thiện tổ chức công tác kế toántại Học viện An ninh nhân dân” đã rút ra những vấn đề còn tồn tại cần phải hoànthiện nhằm phát huy được vai trò của kế toán trong công tác quản lý của đơn vị sựnghiệp [7]

Tất cả những đề tài nghiên cứu nêu trên là những tư liệu hữu ích về cả lý luận

và thực tiễn Nhìn chung, các đề tài nghiên cứu về tổ chức kế toán tại các đơn vị sựnghiệp công lập rất phong phú và đa dạng Tuy nhiên lại chưa có một công trình nàonghiên cứu về giải pháp hoàn thiện tổ chức kế toán tại Trung tâm Giáo dục nghềnghiệp - Giáo dục thường xuyên Thành phố Quy Nhơn Chính vì vậy, tác giả chọn đềtài này với mong muốn có những đóng góp thiết thực vào tổ chức công tác kế toánnhằm đạt hiệu quả tốt hơn tại Trung tâm

3 Mục tiêu nghiên cứu đề tài

Mục tiêu tổng quát của đề tài là tìm ra giải pháp phù hợp để hoàn thiện tổchức kế toán tại Trung tâm Giáo dục nghề nghiệp - Giáo dục thường xuyên Thànhphố Quy Nhơn nhằm góp phần nâng cao chất lượng công tác kế toán của Trung tâm

Từ mục tiêu cơ bản đó, các mục tiêu nghiên cứu cụ thể được xác định là:

- Làm rõ và hệ thống hoá các vấn đề cơ sở lý luận về tổ chức kế toán trongcác đơn vị sự nghiệp công lập;

- Phân tích và khảo sát thực trạng tổ chức kế toán tại Trung tâm, từ đó đánh

giá thực trạng và chỉ rõ những ưu và khuyết điểm trong quá trình hoạt động;

- Đề xuất các giải pháp hoàn thiện tổ chức kế toán trại Trung tâm nhằm góp

phần nâng cao chất lượng công tác kế toán của Trung tâm

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu của đề tài:

Tổ chức kế toán tại Trung tâm Giáo dục nghề nghiệp - Giáo dục thườngxuyên Thành phố Quy Nhơn, gồm: tổ chức bộ máy kế toán, hệ thống tài khoản,chứng từ, sổ sách, báo cáo kế toán, kiểm tra kế toán và vấn đề ứng dụng công nghệthông tin phục vụ cho việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin trong công tác kếtoán

- Phạm vi nghiên cứu của đề tài:

+ Nội dung nghiên cứu: Nghiên cứu các vấn đề lý luận cơ bản và tiến hànhphân tích, đánh giá thực trạng tổ chức kế toán, khảo sát thực tế, vận dụng đánh giánhững ưu nhược điểm trong hoạt động cùng với việc đề xuất giải pháp hoàn thiện tổchức kế toán tại đơn vị

+ Thời gian nghiên cứu: Nghiên cứu từ năm 2018 đến năm 2020

+ Không gian nghiên cứu: Giới hạn tại phạm vi Trung tâm Giáo dục nghềnghiệp - Giáo dục thường xuyên Thành phố Quy Nhơn

5 Phương pháp nghiên cứu đề tài

Trong quá trình thực hiện đề tài, tác giả đã sử dụng một số phương pháp tiếpcận nghiên cứu thực tế, tổng hợp, phân tích, tư duy logic và các phương pháp kỹthuật cụ thể như so sánh, đối chiếu, nghiên cứu tại bàn

- Phương pháp xử lý dữ liệu:

Sử dụng phần mềm Word, Excel; so sánh, đối chiếu giữa lý thuyết và thựctiễn đơn vị; phân tích, tổng hợp để đưa ra các đánh giá tổng hợp và ý kiến đề xuất

- Phương pháp thu thập dữ liệu:

Đối với dữ liệu thứ cấp, tác giả thu thập thông qua các giáo trình, sách, tàiliệu học tập; website của Trung tâm; hệ thống văn bản nội bộ như các báo cáo tổnghợp; các biên bản thanh tra, kiểm tra; các chế độ tài chính, những quy định về tổchức kế toán trong các đơn vị giáo dục, chứng từ, sổ sách, báo cáo tài chính

Đối với dữ liệu sơ cấp, tác giả thu thập được từ việc trao đổi, phỏng vấn cácđồng nghiệp về chứng từ, hệ thống tài khoản, hệ thống báo kế toán và ghi chép lại

6 Ý nghĩa khoa học của đề tài

Sau khi hoàn thành, đề tài dự kiến đạt được những kết quả cụ thể sau:

- Về mặt lý luận: Luận văn trình bày hệ thống hóa những vấn đề lý luận cơ

bản về tổ chức kế toán trong các đơn vị sự nghiệp công lập phù hợp với cơ chế tựchủ tài chính

- Về mặt thực tiễn: Luận văn phân tích, đánh giá thực trạng thực trạng tổ

chức kế toán tại Trung tâm Giáo dục nghề nghiệp - Giáo dục thường xuyên Thànhphố Quy Nhơn một cách có hệ thống Trên cơ sở đó, đánh giá và xem xét những ưu,nhược điểm về tổ chức kế toán tại đơn vị và đưa ra những giải pháp có tính khả thinhằm tổ chức kế toán một cách khoa học, hợp lý góp phần nâng cao chất lượng côngtác kế toán tại Trung tâm Giáo dục nghề nghiệp - Giáo dục thường xuyên Thành phốQuy Nhơn

7 Kết cấu của đề tài

Ngoài phần mở đầu, kết luận, mục lục, danh mục bảng biểu, sơ đồ, phụ lục vàdanh mục tài liệu tham khảo, luận văn được kết cấu thành 3 chương:

Chương 1: Lý luận chung về tổ chức kế toán tại đơn vị sự nghiệp công lập Chương 2: Thực trạng tổ chức kế toán tại Trung tâm Giáo dục nghề nghiệp -

Giáo dục thường xuyên Thành phố Quy Nhơn

Chương 3: Giải pháp hoàn thiện tổ chức kế toán tại Trung tâm Giáo dục nghề

nghiệp - Giáo dục thường xuyên Thành phố Quy Nhơn

LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI

1.1.1 Khái niệm về đơn vị sự nghiệp công lập

Trong quá trình đẩy mạnh cải cách hành chính, đổi mới tổ chức và hoạt độngcủa Chính phủ, các cơ quan Nhà nước xác định rõ phạm vi và nội dung quản lý củamình về kinh tế, xã hội, phù hợp với yêu cầu phát triển, tách bạch rõ chức năng, nhiệm

vụ, quyền hạn giữa cơ quan hành chính và đơn vị sự nghiệp Vì vậy, hiện nay đơn vị sựnghiệp công lập thường được định nghĩa khá giống nhau như:

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 9 Luật viên chức (2010) thì: Đơn vị sựnghiệp công lập là tổ chức do cơ quan có thẩm quyền của Nhà nước, tổ chức chính trị,

tổ chức chính trị - xã hội thành lập theo quy định của pháp luật, có tư cách pháp nhân,cung cấp dịch vụ công, phục vụ quản lý nhà nước

Theo Giáo trình “Tài chính công” của Trường Đại học Kinh tế Thành phố HồChí Minh (2005) thì: Đơn vị sự nghiệp công lập là tổ chức thuộc sở hữu Nhà nước,hoạt động cơ bản của nó là cung cấp các loại hàng hóa, dịch vụ công cho xã hội trongcác lĩnh vực: kinh tế, giáo dục, y tế, văn hóa, thể thao [12]

Theo Giáo trình “Kế toán hành chính sự nghiệp” của Trường Đại học Quy Nhơn(2018) thì: Đơn vị sự nghiệp nhà nước là những đơn vị do Nhà nước quyết định thànhlập hoạt động cung cấp các hàng hóa, dịch vụ công cho xã hội và các dịch vụ kháctrong các lĩnh vực giáo dục, y tế, văn hóa thông tin, thể dục thể thao, nông-lâm-ngưnghiệp nhằm thỏa mãn nhu cầu đời sống vật chất và tinh thần của người dân, duy trì

sự hoạt động bình thường của các ngành kinh tế quốc dân Các đơn vị sự nghiệp nhànước hoạt động không vì mục đích lợi nhuận, mà mang tính chất phục vụ cộng đồng làchính hay còn gọi là các đơn vị hoạt động vô vị lợi [10]

Như vậy, đơn vị sự nghiệp công lập là tổ chức được thành lập bởi cơ quan cóthẩm quyền của Nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội theo trình tự, thủtục pháp luật quy định và giao cho thực hiện các nhiệm vụ thuộc về hoạt động sự

dựng và phát triển mỗi ngành, mỗi lĩnh vực hay toàn bộ nền kinh tế Nguồn tài chính đểđảm bảo hoạt động do kinh phí Nhà nước cấp hoặc các nguồn khác nhằm thực hiện cácchức năng nhiệm được giao trong từng giai đoạn nhất định.

1.1.2 Phân loại đơn vị sự nghiệp công lập

Có nhiều tiêu thức để phân loại đơn vị sự nghiệp công lập, trong đó có một sốcách phân loại cơ bản như sau:

Căn cứ vào lĩnh vực hoạt động, các đơn vị sự nghiệp công lập bao gồm:

- Đơn vị sự nghiệp trong lĩnh vực giáo dục đào tạo;

- Đơn vị sự nghiệp trong lĩnh vực y tế;

- Đơn vị sự nghiệp trong lĩnh vực văn hóa thông tin, nghệ thuật;

- Đơn vị sự nghiệp trong lĩnh vực thể dục thể thao;

- Đơn vị sự nghiệp trong lĩnh vực khoa học công nghệ, môi trường;

- Đơn vị sự nghiệp trong lĩnh vực kinh tế;

- Đơn vị sự nghiệp khác.

Căn cứ theo cấp ngân sách, các đơn vị sự nghiệp công lập bao gồm:

- Đơn vị dự toán cấp I: Là đơn vị trực tiếp nhận kinh phí NSNN cấp hàng năm

từ cơ quan tài chính, phân bổ ngân sách cho các đơn vị dự toán cấp dưới

- Đơn vị dự toán cấp II: Là đơn vị trực thuộc đơn vị dự toán cấp I có nhiệm vụ

quản lý kinh phí ở cấp trung gian, là cầu nối giữa đơn vị dự toán cấp I và cấp III trongmột hệ thống

- Đơn vị dự toán cấp III: Là đơn vị trực tiếp sử dụng vốn ngân sách để thực

hiện nhiệm vụ được giao Đơn vị dự toán cấp III nhận kinh phí ngân sách từ đơn vị cấp

II hoặc cấp I (trong trường hợp không có đơn vị cấp II)

- Đơn vị cấp dưới của đơn vị dự toán cấp III được nhận kinh phí để thực hiện

phần công việc cụ thể, khi chi tiêu phải thực hiện tổ chức kế toán và quyết toán với đơn

vị dự toán cấp trên như quy định đối với đơn vị dự toán cấp III với cấp II, và cấp II vớicấp I

Đứng trên góc độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm về tài chính, các đơn vị sự o

nghiệp công lập có thể phân thành:

- Đơn vị sự nghiệp công lập tự bảo đảm chi thường xuyên và chi đầu tư: Là các

phí hoạt động thường xuyên và đầu tư, NSNN không phải cấp kinh phí cho hoạt độngthường xuyên của đơn vị và được vận dụng cơ chế tài chính như doanh nghiệp.

- Đơn vị sự nghiệp công lập tự bảo đảm chi thường xuyên: Là các đơn vị có

nguồn thu từ hoạt động sự nghiệp luôn ổn định nên đảm bảo được toàn bộ chi phí hoạtđộng thường xuyên, NSNN không phải cấp kinh phí cho hoạt động thường xuyên củađơn vị

- Đơn vị sự nghiệp công lập tự bảo đảm một phần chi thường xuyên: Là những

đơn vị có nguồn thu từ hoạt động sự nghiệp nhưng chưa tự trang trải toàn bộ chi phíhoạt động thường xuyên, ngân sách Nhà nước phải cấp một phần kinh phí cho hoạtđộng thường xuyên của đơn vị

- Đơn vị sự nghiệp công lập do Nhà nước bảo đảm chi thường xuyên: Là những

đơn vị sự nghiệp có nguồn thu sự nghiệp thấp hoặc không có nguồn thu, kinh phí hoạtđộng thường xuyên theo chức năng, nhiệm vụ do ngân sách Nhà nước đảm bảo toàn bộkinh phí hoạt động

Theo quan điểm trên tiêu chí để phân loại đơn vị sự nghiệp công lập là mức độ

tự đảm bảo chi phí hoạt động thường xuyên của đơn vị sự nghiệp, được xác định bằngcông thức sau:

Mức tự bảo đảm chi phí

hoạt động thường xuyên

của đơn vị (%)

Tổng số nguồn thu sự nghiệp

= x 100 Tổng số chi hoạt động thường xuyên

Tổng nguồn thu sự nghiệp và tổng số chi hoạt động thường xuyên tính theo dựtoán thu, chi của năm đầu thời kỳ ổn định

Căn cứ vào nguồn thu sự nghiệp và mức tự đảm bảo chi phí hoạt động thường xuyên, đơn vị sự nghiệp công lập được chia thành 3 loại:

Những đơn vị sự nghiệp công lập tự đảm bảo toàn bộ chi phí hoạt động thườngxuyên là những đơn vị có nguồn thu sự nghiệp tự đảm bảo toàn bộ chi phí hoạt độngthường xuyên, có mức tự đảm bảo chi phí hoạt động thường xuyên của đơn vị đượctính lớn hơn hoặc bằng 100%

Những đơn vị sự nghiệp công lập tự đảm bảo một phần chi phí hoạt động là đơn

vị có nguồn thu sự nghiệp tự đảm bảo một phần chi phí hoạt động thường

xuyên, phần còn lại được NSNN cấp, có mức tự đảm bảo chi phí hoạt động thườngxuyên của đơn vị được tính từ 10% đến dưới 100%.

Đơn vị có nguồn thu sự nghiệp thấp và đơn vị sự nghiệp công lập không cónguồn thu được gọi là đơn vị sự nghiệp công lập do NSNN bảo đảm toàn bộ chi phíhoạt động có mức tự đảm bảo chi phí hoạt động thường xuyên của đơn vị được tínhdưới 10%

1.1.3 Đặc điểm hoạt động và quản lý tài chính của đơn vị sự nghiệp công lập

1.1.3.1 Đặc điểm hoạt động

Không như các doanh nghiệp hoạt động với mục tiêu chính là tìm kiếm lợinhuận Đơn vị sự nghiệp công lập là đơn vị được Nhà nước thành lập để cung cấp cácdịch vụ công và có nguồn thu trực tiếp từ các đối tượng sử dụng dịch vụ công đó

Bắt nguồn từ nhu cầu phát triển kinh tế - xã hội và vai trò của Nhà nước trongnền kinh tế thị trường nên đặc điểm hoạt động của các đơn vị sự nghiệp công lập rất đadạng và mang tính chất phục vụ là chính nên nguồn kinh phí hoạt động của đơn vị nàychủ yếu là do NSNN cấp Nhưng cho dù đơn vị đó có thuộc ngành nào hay loại hìnhđơn vị sự nghiệp nào thì cũng đều có một số đặc điểm chung nhất định:

- Thứ nhất, mục đích hoạt động của các đơn vị sự nghiệp công lập là không vì

lợi nhuận, chủ yếu phục vụ lợi ích cộng đồng

- Thứ hai, sản phẩm, dịch vụ do hoạt động của đơn vị sự nghiệp công lập tạo ra

là các sản phẩm, dịch vụ mang lại lợi ích chung có tính bền vững, lâu dài cho xã hội

- Thứ ba, hoạt động của các đơn vị sự nghiệp công lập luôn gắn liền và bị chi

phối bởi các chương trình phát triển kinh tế - xã hội của Nhà nước

- Thứ tư, việc quản lý hoạt động của các đơn vị sự nghiệp công lập gắn với việc

tạo lập và sử dụng các nguồn lực tài chính được tiến hành theo hai phương thức quản lýđầu vào và quản lý đầu ra

1.1.3.2 Đặc điểm quản lý tài chính

Việc quản lý tài chính của các đơn vị sự nghiệp công lập bắt buộc phải tuân theoquy định của pháp luật và chính sách của Nhà nước vì nguồn lực tài chính phục vụ chủyếu cho các hoạt động là kinh phí từ NSNN cấp Do đó, việc tổ chức kế toán trong đơn

vị sự nghiệp công lập vẫn chủ yếu là về kế toán các hoạt động thu chi thực hiện trongđơn vị, cụ thể hơn là việc quản lý và sử dụng các khoản kinh phí và một số các khoảnthu khác, còn việc kế toán để xác định kết quả hoạt động vẫn chưa được chú trọngnhiều

Tuy nhiên, đến nay hoạt động kế toán tài chính ở các đơn vị sự nghiệp công lập

đã và đang có những điều chỉnh cho phù hợp với thay đổi trong hoạt động của các đơn

vị, giúp nâng cao tính tự chủ và tự chịu trách nhiệm trong các hoạt động, đặc biệt làhoạt động tài chính trong các đơn vị sự nghiệp công lập.

Để đạt được những mục tiêu đề ra, công tác quản lý tài chính đơn vị sự nghiệpcông lập bao gồm ba khâu công việc:

- Thứ nhất: Lập dự toán thu, chi Ngân sách Nhà nước trong phạm vi được cấp

có thẩm quyền giao hàng năm;

- Thứ hai: Tổ chức chấp hành dự toán thu, chi tài chính hàng năm theo chế độ,

chính sách của Nhà nước;

- Thứ ba: Quyết toán thu, chi Ngân sách Nhà nước

* Nội dung thu, nhiệm vụ chi của đơn vị sự nghiệp công lập

- Nội dung thu, bao gồm:

Các khoản kinh phí nằm trong dự toán đã được duyệt của năm ngân sách trướcnhưng chưa sử dụng được phép chuyển sang năm nay sử dụng tiếp

Nguồn kinh phí cấp phát từ NSNN để thực hiện nhiệm vụ của đơn vị bao gồmnhiệm vụ thường xuyên và nhiệm vụ đột xuất, kể cả nguồn viện trợ của nước ngoài

Nguồn kinh phí NSNN cấp bao gồm: kinh phí đảm bảo hoạt động thường xuyênthực hiện chức năng, nhiệm vụ đối với đơn vị tự đảm bảo một phần chi phí hoạt động;kinh phí thực hiện các nhiệm vụ khoa học và công nghệ

Phần để lại từ số thu phí, lệ phí cho đơn vị sử dụng theo quy định

Các khoản thu từ hoạt động sản xuất kinh doanh

Các khoản thu từ viện trợ, biếu tặng, các khoản thu khác không phải nộp ngânsách theo chế độ

Lãi được chia từ các hoạt động liên doanh liên kết, lãi tiền gửi ngân hàng

Các khoản huy động vốn từ các tổ chức tín dụng hoặc từ các cá nhân phục vụcho hoạt động sản xuất kinh doanh mà đơn vị được phép thực hiện

Nguồn vốn liên doanh liên kết của các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nướctheo quy định

- Nhiệm vụ chi, bao gồm:

Các khoản chi thanh toán cho cá nhân, bao gồm: Tiền lương và các khoản phụcấp có tính chất lương, tiền công, tiền thưởng, phúc lợi tập thể, các khoản đóng góptheo lương (BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ); các khoản thanh toán khác cho cá nhânnhư khám sức khỏe cho cán bộ, công chức, viên chức và người lao động

Các khoản chi nghiệp vụ chuyên môn, bao gồm: Chi thanh toán dịch vụ côngcộng, chi vật tư, văn phòng phẩm, chi thông tin, tuyên truyền, liên lạc, hội thảo, côngtác phí trong nước; chi các đoàn đi công tác nước ngoài; đón các đoàn khách nướcngoài vào Việt Nam, chi phí thuê mướn, chi phí nghiệp vụ chuyên môn.

Chi mua sắm tài sản, trang thiết bị, phương tiện, vật tư, sửa chữa thường xuyênTSCĐ phục vụ công tác chuyên môn và duy tu, bảo dưỡng các công trình cơ sở hạtầng

Các khoản chi phục vụ cho công tác thu phí và lệ phí theo quy định

Chi thực hiện chương trình đào tạo bồi dưỡng cán bộ, viên chức

Chi thực hiện các nhiệm vụ khoa học và công nghệ

Chi thực hiện các chương trình mục tiêu quốc gia

Chi thực hiện các nhiệm vụ đột xuất được cấp có thẩm quyền giao

Chi thực hiện các nhiệm vụ do Nhà nước đặt hàng theo khung giá do Nhà nướcquy định

Chi thực hiện tinh giản biên chế theo chế độ do Nhà nước quy định

Chi đầu tư xây dựng cơ bản theo các dự án được cấp có thẩm quyền phê duyệt.Các khoản chi khác theo quy định

1.2 QUAN ĐIỂM, VAI TRÒ VÀ NGUYÊN TẮC TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÔNG LẬP

1.2.1 Quan điểm tổ chức kế toán

Kế toán là một trong những công cụ quản lý có hiệu lực được sử dụng trong cácđơn vị để quản lý tài sản, quản lý quá trình tiếp nhận và sử dụng các nguồn kinh phí.Thông tin do kế toán cung cấp mô tả thực trạng hoạt động tài chính tại các đơn vị giúpcho các cơ quan quản lý, các lãnh đạo ở các đơn vị có cơ sở để hoạch định các chínhsách, phương hướng hoạt động và phát triển phù hợp với nhiệm vụ của từng đơn vị

Để kế toán thực sự trở thành công cụ quản lý đắc lực ở các đơn vị sự nghiệpcông lập, thì vấn đề tổ chức kế toán hợp lý và khoa học là một trong những tiền đề tiênquyết của các đơn vị Do đó để đạt được yêu cầu trên thì mỗi đơn vị sự nghiệp công lậpcần phải tổ chức kế toán khoa học

Có nhiều quan điểm khác nhau về tổ chức kế toán như sau:

Theo Luật Kế toán số 88/2015/QH13 ngày 20/11/2015, tổ chức công tác kế toán

là việc tổ chức thực hiện các chuẩn mực và chế độ kế toán để phán ánh tình hình tài

chính và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, tổ chức thực hiện chế độ kiểm tra kếtoán, chế độ bảo quản lưu giữ tài liệu kế toán, cung cấp thông tin tài liệu kế toán và cácnhiệm vụ khác của kế toán [8].

Theo giáo trình “Kế toán công trong đơn vị hành chính sự nghiệp” của TrườngĐại học Kinh tế Quốc dân (2005) thì “Tổ chức kế toán trong đơn vị hành chính sựnghiệp là việc tạo ra mối quan hệ qua lại theo một trật tự xác định giữa các yếu tốchứng từ, đối ứng tài khoản, tính giá và tổng hợp - cân đối kế toán trong từng nội dungcông việc kế toán cụ thể nhằm thu thập thông tin chính xác, kịp thời” [3]

Theo Giáo trình “Nguyên lý kế toán” của Học viện Tài chính (2009) thì “Tổchức công tác kế toán cần được hiểu như một hệ thống các yếu tố cấu thành gồm: tổchức bộ máy kế toán, tổ chức vận dụng các phương pháp kế toán, kỹ thuật hạch toán, tổchức vận dụng các chế độ, thể lệ kế toán mối liên hệ và sự tác động giữa các yếu tố

đó với mục đích đảm bảo các điều kiện cho việc phát huy tối đa chức năng của hệthống các yếu tố đó” [9]

Trên cơ sở các quan điểm trên, tác giả cho rằng tổ chức kế toán là việc tổ chứcthực hiện các phương pháp kế toán trên nền tảng pháp lý về kế toán được quy định, kếthợp với các phương tiện, kỹ thuật cũng như nguồn lực của bộ máy kế toán để thu thập,

đo lường, ghi nhận, xử lý, kiểm tra và tổng hợp thông tin về các hoạt động kinh tế tàichính của đơn vị kế toán nhằm phục vụ cho nhu cầu sử dụng thông tin của các đốitượng bên trong lẫn bên ngoài đơn vị kế toán Tổ chức kế toán trong các đơn vị sựnghiệp công lập vừa phải đảm bảo với đặc điểm hoạt động và đặc điểm quản lý củatừng đơn vị, vừa phải tuân thủ theo khuôn khổ pháp lý chung

1.2.2 Vai trò tổ chức kế toán

Khác với các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, các đơn vị sự nghiệp công lậpđược Nhà nước giao nhiệm vụ theo chức năng quản lý ngành và được phân cấp quản lýtheo các đơn vị dự toán cấp I, cấp II, cấp III Các đơn vị sự nghiệp công lập được trangtrải chi phí bằng nguồn vốn cấp phát của NSNN, nguồn thu sự nghiệp và các hoạt độngdịch vụ Mọi khoản thu, chi ở các đơn vị này đều phải được lập dự toán một cách có cơ

sở khoa học Vì vậy, với quan điểm trên tác giả cho rằng tổ chức kế toán khoa học vàhợp lý sẽ đảm bảo kế toán thực hiện tốt vai trò và nhiệm vụ của mình trong đơn vị vàthỏa mãn tốt được thông tin kinh tế tài chính của đơn vị cho các đối tượng quan tâm

Do đó, theo tác giả việc tổ chức tốt kế toán trong các đơn vị sự nghiệp công lập

sẽ mang lại các ý nghĩa cụ thể sau:

- Thứ nhất, tổ chức kế toán khoa học sẽ đảm bảo cung cấp chính xác, kịp thời

và đầy đủ các thông tin kinh tế, tài chính của đơn vị cho các đối tượng quan tâm giúp

họ đưa ra các quyết định đúng đắn, kịp thời

- Thứ hai, tổ chức kế toán khoa học sẽ đảm bảo ghi chép, theo dõi, phản ánh và

giám sát chặt chẽ các loại tài sản, nguồn kinh phí của đơn vị, giúp cho việc nâng caohiệu quả sử dụng vốn, nguồn kinh phí trong các đơn vị

- Thứ ba, tổ chức kế toán khoa học sẽ giúp cho kế toán thực hiện tốt yêu cầu,

chức năng và nhiệm vụ của mình trong hệ thống các công cụ quản lý nhằm đạt đượcsản phẩm cuối cùng là thông tin cung cấp trên các báo cáo kế toán có chất lượng vàđáng tin cậy cho nhà quản lý và các đối tượng sử dụng

- Thứ tư, tổ chức kế toán khoa học sẽ giúp cho đơn vị sự nghiệp công lập có

được bộ máy kế toán gọn nhẹ, hoạt động hiệu quả, nâng cao hiệu suất và hiệu quả hoạtđộng của bộ máy kế toán

Như vậy tổ chức kế toán có ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong quản lý đối vớiđơn vị sự nghiệp công lập Chính vì vậy trong điều kiện hiện nay, một yêu cầu đặt ravới tổ chức kế toán là phải không ngừng đổi mới và hoàn thiện nhằm đáp ứng nhu cầuquản lý của bản thân đơn vị cũng như phù hợp với các chính sách, chế độ, thể lệ vềkinh tế, tài chính của Nhà nước

1.2.3 Nguyên tắc tổ chức kế toán

Tổ chức kế toán một cách khoa học, hợp lý không những có ý nghĩa quyết địnhđối với chất lượng của công tác kế toán mà còn là cơ sở để kế toán cung cấp thông tinkịp thời, đầy đủ, trung thực, hợp lý về tình hình tài sản, công nợ, nguồn kinh phí, tìnhhình và kết quả hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị phù hợp với quy định của phápluật kế toán hiện hành và các quy định khác có liên quan

Để đảm bảo thông tin kế toán cung cấp đầy đủ, kịp thời, minh bạch, rõ ràng,đáng tin cậy, tổ chức kế toán cần phải đáp ứng các yêu cầu sau:

- Thứ nhất, tổ chức kế toán phải đảm bảo yêu cầu khoa học và hợp lý, trên cơ

sở chấp hành đúng các nguyên tắc tổ chức và phù hợp với các chính sách, chế độ, thể lệquy chế tài chính kế toán hiện hành

- Thứ hai, tổ chức kế toán ở đơn vị phải đảm bảo phù hợp với đặc điểm tổ chức

quản lý, quy mô và địa bàn hoạt động của đơn vị

- Thứ ba, tổ chức kế toán ở đơn vị phải phù hợp với biên chế đội ngũ và khả

năng trình độ của đội ngũ cán bộ nhân viên kế toán hiện có

- Thứ tư, tổ chức kế toán phải đảm bảo thực hiện đầy đủ chức năng nhiệm vụ

kế toán trong đơn vị, thu nhận, xử lý, kiểm tra và cung cấp thông tin kế toán đáp ứngyêu cầu quản lý, quản trị của đơn vị

- Thứ năm, tổ chức kế toán phải đảm bảo được những yêu cầu của thông tin kế

toán và tiết kiệm chi phí hạch toán phù hợp với kết quả, hiệu quả, tính kinh tế của côngtác kế toán mang lại

Xuất phát từ các yêu cầu trên, theo tác giả để tổ chức kế toán khoa học cần phảituân thủ các nguyên tắc cơ bản sau:

Tổ chức kế toán trong các đơn vị sự nghiệp công lập phải đảm bảo sự thốngnhất trong thiết kế, xây dựng các chỉ tiêu trên chứng từ, sổ kế toán và báo cáo kế toánvới các chỉ tiêu quản lý; thống nhất trong nội dung, kết cấu và phương pháp ghi chéptrên các tài khoản kế toán và trong việc áp dụng chính sách tài chính, kế toán; thốngnhất giữa chế độ chung và việc vận dụng trong thực tế tại đơn vị về chứng từ, tàikhoản, sổ kế toán và báo cáo kế toán

Tổ chức kế toán trong các đơn vị sự nghiệp công lập cũng phải đảm bảo sựthống nhất giữa bộ máy kế toán và bộ máy quản lý của đơn vị trong mối quan hệ với bộmáy quản lý của ngành

+ Tổ chức kế toán một mặt phải phù hợp với hệ thống phuơng tiện vật chất và

các trang thiết bị hiện có của mỗi đơn vị sự nghiệp công lập, đồng thời phải phù hợpvới thực trạng đội ngũ lao động kế toán tại chính các đơn vị này.

+ Ngoài ra, phù hợp với chế độ, quy định quản lý tài chính, Luật Ngân sách vàchế độ kế toán hiện hành cũng nhu phù hợp với xu thế hội nhập quốc tế về nghề nghiệp

kế toán là đòi hỏi có tính bắt buộc đối với tất cả các đơn vị sự nghiệp công lập

+ Bên cạnh đó, nguyên tắc phù hợp cần phải đuợc thực hiện trong tổ chức bộmáy kế toán, ở đây là phù hợp với đặc điểm hoạt động và đặc điểm quản lý của các đơn

vị sự nghiệp công lập, đặc biệt là quản lý tài chính và phân cấp quản lý tài chính

- Nguyên tắc bất kiêm nhiệm:

Tổ chức kế toán trong đơn vị sự nghiệp công lập một mặt đảm bảo tính tiếtkiệm, hiệu quả nhung đồng thời không đuợc vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm Cụthể là không để cho một cá nhân nắm tất cả các khâu của 1 quy trình hoặc kiêm nhiệmcác chức năng xét duyệt, thực hiện, ghi sổ và bảo quản tài sản

- Nguyên tắc chi phí - hiệu quả:

Tổ chức kế toán phải đảm bảo hiệu quả trong quản lý các đối tuợng hạch toán

kế toán trên cơ sở các thông tin do kế toán cung cấp

Bên cạnh đó, tổ chức kế toán cũng phải đảm bảo tính đơn giản, dễ làm, dễ đốichiếu, kiểm tra; chất lượng thông tin do kế toán cung cấp phải có được tính tin cậy,khách quan, đầy đủ kịp thời, có thể so sánh được và bảo đảm tính khoa học, tiết kiệm,tiện lợi cho việc thực hiện khối lượng công tác kế toán trên hệ thống sổ kế toán cũngnhư công tác kiểm tra kế toán

- Nguyên tắc tuân thủ:

Tổ chức kế toán phải đúng với những quy định trong điều lệ tổ chức kế toánNhà nước, trong chế độ thể lệ do Nhà nước ban hành và phù hợp với các chính sách,chế độ quản lý kinh tế tài chính của Nhà nước trong từng thời kỳ

Kế toán là một công cụ quan trọng để tính toán, xây dựng và kiểm tra việc chấphành NSNN đối với tất cả các đơn vị sự nghiệp để điều hành và quản lý nền kinh tếquốc dân Vì vậy, tổ chức kế toán phải tuân theo những quy định chung, đó là nhữngquy định về nội dung công tác kế toán, về tổ chức chỉ đạo công tác kế toán

1.3 NỘI DUNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÔNG LẬP 1.3.1 Tổ chức bộ máy kế toán

Tổ chức bộ máy kế toán cần được hiểu như là việc tạo ra mối quan hệ giữa các

cán bộ, nhân viên kế toán cùng các phương tiện kỹ thuật ghi chép, tính toán, thông tinđược trang bị để thực hiện toàn bộ công tác kế toán từ khâu thu nhận, kiểm tra, xử lýđến khâu tổng hợp, phân tích và cung cấp những thông tin kinh tế về các hoạt động củađơn vị, phục vụ công tác quản lý Do đó, tổ chức bộ máy kế toán là một trong nhữngnội dung quan trọng trong tổ chức kế toán ở các đơn vị sự nghiệp công lập.

Để thực hiện chức năng, nhiệm vụ hạch toán kế toán trong một đơn vị sự nghiệpcông lập cần có một bộ máy kế toán hợp lý Bộ máy này được xây dựng trên cơ sở địnhhình được khối lượng công tác kế toán và tổ chức hệ thống thông tin kế toán đạt chấtlượng Thông thường căn cứ vào quy mô, địa bàn hoạt động, cơ sở hạ tầng, trình độquản lý cũng như trình độ chuyên môn nghiệp vụ của bộ máy kế toán Cụ thể như sau:

- Một là, tổ chức quản lý của đơn vị Tổ chức bộ máy kế toán trong đơn vị sự

nghiệp công lập cần phù hợp với cơ cấu tổ chức quản lý của đơn vị (như quy mô củađơn vị và các đơn vị phụ thuộc, cơ cấu các bộ phận phòng ban trong đơn vị, cơ cấu tổchức bộ phận tài chính kế toán)

- Hai là, căn cứ khối lượng công việc kế toán Khối lượng công việc bộ máy

kế toán của đơn vị sự nghiệp công lập cần đảm nhiệm những nội dung như đảm bảocung cấp đầy đủ thông tin kế toán theo yêu cầu, theo dõi, ghi chép các đối tượng kếtoán và đối tượng quản lý chi tiết, xử lý hệ thống chứng từ kế toán, hạch toán trêncác tài khoản kế toán cho các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh, lập và gửi báocáo kế toán theo quy định, Khối lượng công việc kế toán được ước tính dựa trênđặc điểm hoạt động của đơn vị, mức độ phức tạp của hoạt động, của yêu cầu thôngtin và yêu cầu quản lý trong đơn vị

- Ba là, đặc điểm và định hướng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác

quản lý của đơn vị sự nghiệp công lập Công nghệ thông tin làm thay đổi cơ bảncông việc kế toán, nhân viên kế toán có thể chuyển từ việc ghi sổ, nhập liệu các dữliệu kế toán sang việc kiểm soát, phân tích dữ liệu và cung cấp thông tin kế toán Do

đó, khi tổ chức bộ máy kế toán cần quan tâm đến các vấn đề như đặc điểm hệ thốngtrang thiết bị và cơ sở hạ tầng kỹ thuật hiện có của đơn vị, định hướng ứng dụngcông nghệ thông tin trong công tác quản lý

Mô hình tổ chức bộ máy kế toán ở các đơn vị sự nghiệp công lập có thể lựachọn một trong ba mô hình sau:

- Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung:

Theo mô hình này toàn bộ công tác kế toán được phân bổ tập trung ở đơn vịcấp trên hay còn gọi là mô hình 1 cấp Các đơn vị cấp dưới không tổ chức công tác

kế toán riêng

Kế toán trưởng

Các nhân viên hạch toán ban đầu ở các đon vị phụ thuộc

Hình 1.1: Tổ chức bộ máy kế toán tập trung

chính trong toàn đơn vị Các đơn vị cấp dưới không có tổ chức kế toán riêng mà chỉ cónhân viên làm nhiệm vụ hạch toán ban đầu, thu nhận, kiểm tra và định kỳ gửi cácchứng từ về phòng kế toán Hoặc cũng có trường hợp các đơn vị phụ thuộc trở thànhđơn vị hạch toán ban đầu theo chế độ báo sổ và định kỳ gửi các sổ theo chế độ báo sổnày về Phòng kế toán Phòng kế toán tổ chức hệ thống sổ tổng hợp và chi tiết để xử lý,ghi chép toàn bộ hoạt động của đơn vị, lập báo cáo kế toán và cung cấp thông tin chohoạt động quản lý toàn đơn vị.

Như vậy, ưu điểm nổi bật của mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung là đảmbảo sự lãnh đạo tập trung, thống nhất đối với công tác kế toán, kiểm tra, xử lý và cungcấp thông tin kế toán một cách kịp thời tình hình hoạt động của đơn vị Thông quathông tin kế toán cung cấp, từ đó thực hiện kiểm tra, chỉ đạo sát sao của lãnh đạo đơn

vị đối với toàn bộ hoạt động của đơn vị; đồng thời tạo điều kiện trang bị và ứng dụngphương tiện kỹ thuật ghi chép, tính toán và thông tin hiện đại trong công tác kế toán,bồi dưỡng và nâng cao trình độ nghiệp vụ của cán bộ, nhân viên kế toán và nâng caohiệu suất công tác kế toán Ngoài ra, mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung có bộmáy kế toán gọn, tiết kiệm chi phí kế toán

Tuy nhiên bên cạnh những ưu điểm nêu trên, có thể thấy mô hình này khôngphù hợp với những đơn vị có phạm vi hoạt động rộng, các cơ sở của đơn vị phụ thuộcđặt ở xa đơn vị trung tâm Đối với những đơn vị sự nghiệp công lập có địa bàn hoạtđộng phân tán thì việc kiểm tra, giám sát tại chỗ của kế toán đối với các hoạt động củacác cơ sở phụ thuộc phần nào bị hạn chế, thông tin kinh tế do kế toán cung cấp cholãnh đạo các cơ sở phụ thuộc thường không kịp thời ảnh hưởng tới sự chỉ đạo của lãnhđạo cơ sở sở phụ thuộc đối với các hoạt động ở các cơ sở phụ thuộc đó

Mô hình tổ chức công tác kế toán tập trung chỉ thích hợp với các đơn vị có quy

mô vừa hoặc nhỏ, hoạt động trên địa bàn tập trung

- Mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán:

Còn gọi là mô hình hai cấp, với mô hình này công tác kế toán được phân bổ chủyếu cho các đơn vị cấp dưới, còn lại công việc kế toán thực hiện ở cấp trên phần lớn làtổng hợp và lập báo cáo kế toán chung toàn đơn vị

Kế toán trung tâm được lập ở đơn vị chính thực hiện các phần hành kế toán phátsinh ở đơn vị chính, công tác tài chính và công tác thống kê trong toàn đơn vị; hướngdẫn, kiểm tra công tác kế toán ở các đơn vị kế toán phụ thuộc; thu nhận, kiểm tra cácbáo cáo tài chính, thống kê của các đơn vị kế toán phụ thuộc, gửi lên và lập báo cáo tài

chính, thống kê tổng hợp cho toàn đơn vị.

Đơn vị kế toán phụ thuộc đều có tổ chức kế toán riêng và đã được phân cấpquản lý kinh tế tài chính nội bộ ở mức độ cao (được giao vốn và tính kết quả hoạt độngkinh doanh riêng) thực hiện toàn bộ công tác kế toán, thống kê, tài chính phát sinh ởđơn vị mình định kỳ gửi báo cáo về phòng kế toán trung tâm

Từ những đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán như mô tả trên, mô hình tổ chức bộmáy kế toán phân tán có ưu điểm là công tác kế toán gắn liền với các hoạt động ở cácđơn vị trực thuộc, tạo điều kiện thuận lợi cho kế toán kiểm tra, kiểm soát trực tiếp cáchoạt động kinh tế tài chính, phục vụ kịp thời cho lãnh đạo ở các bộ phận trực thuộctrong việc điều hành và quản lý hiệu quả các hoạt động ở bộ phận phụ thuộc đó, tạođiều kiện cho việc tiến hành hạch toán kinh tế nội bộ

Tuy nhiên bên cạnh những ưu điểm, mô hình này có nhiều nhược điểm như hạnchế sự lãnh đạo tập trung, thống nhất công tác kế toán trong toàn đơn vị, thông tin kinh

tế về các hoạt động trong phạm vi toàn đơn vị không được xử lý và cung

cấp kịp thời phục vụ sự lãnh đạo, điều hành và quản lý chung toàn đơn vị,không thuận tiện cho việc phân công lao động và chuyên môn hóa cán bộ kế toán

Hình 1.2: Tổ chức bộ máy kế toán phân tán

(Nguồn: [10, trang 18])

Có thể thấy, mô hình tổ chức công tác kế toán phân tán thích hợp với đơn vị có quy mô

lớn, địa bàn hoạt động phân tán, chưa trang bị và ứng dụng kỹ thuật hiện đại trong côngtác kế toán và các đơn vị trực thuộc hoạt động độc lập

- Mô hình tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán:

Còn gọi là mô hình hỗn hợp Mô hình này kết hợp đặc trưng của cả hai mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung và tổ chức bộ máy kế toán phân tán

Theo mô hình tổ chức bộ máy kế toán này, ở đơn vị chính vẫn thành lập phòng kế toán trung tâm, làm nhiệm vụ hướng dẫn kiểm tra kế toán đơn vị Ở các đơn vị phụ thuộc được phân cấp quản lý kinh tế tài chính ở mức độ cao thì có tổ chức công tác kế toán riêng Còn ở các đơn vị phụ thuộc chưa được phân cấp quản lý kinh tế tài chính ở mức

độ cao thì không tổ chức công tác kế toán riêng mà tất cả các hoạt dộng kinh tế tài chính trong đơn vị này do phòng kế toán trung tâm ghi chép, tổng hợp và báo cáo

Việc tổ chức bộ máy kế toán trong các đơn vị sự nghiệp công lập có thể thực hiện theo

Kế toánvốn bằngtiền, Thanhtoán

Bộ phậntổnghợp,kiểm tra

Kế toán các đơn vị phụ thuộc

có tổ chức kế toán riêng

các mô hình khác nhau, phù hợp với đặc điểm và quy mô hoạt động của từng đơn vị.Sau khi xác định, lựa chọn mô hình tổ chức thích hợp từ các mô hình trên, các đơn vị

sự nghiệp công lập có thể tổ chức phân công công việc cụ thể trong bộ máy Theo đó

kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán của các đơn vị có trách nhiệm phân công, bố trínhân viên kế toán đảm trách các phần hành kế toán cụ thể

Các phần hành kế toán chủ yếu trong các đơn vị sự nghiệp công lập gồm:

- Kế toán vốn bằng tiền: Có nhiệm vụ phản ánh số hiện có và tình hình biến

động của các loại vốn bằng tiền của đơn vị, gồm tiền mặt; tiền gửi tại kho bạc, ngânhàng; vàng, bạc, kim khí quý, đá quý

- Kế toán vật tư, tài sản: Có nhiệm vụ phản ánh số lượng, giá trị hiện có và

tình hình biến động của nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ; phản ánh số lượng,nguyên giá và giá trị hao mòn của tài sản cố định hiện có và tình hình biến động của tàisản cố định, công tác đầu tư xây dựng cơ bản và sửa chữa tài sản tại đơn vị

- Kế toán thanh toán: Có nhiệm vụ phản ánh các khoản nợ phải thu và tình

hình thanh toán các khoản nợ phải thu của các đối tượng trong và ngoài đơn vị; phảnánh các khoản nợ phải trả, các khoản trích nộp theo lương, các khoản phải trả côngchức, viên chức, các đối tượng khác, các khoản phải nộp ngân sách và tình hình thanhtoán các khoản phải trả, phải nộp

- Kế toán nguồn kinh phí, vốn, quỹ: Có nhiệm vụ phản ánh số hiện có và tình

hình biến động các nguồn kinh phí hoạt động, nguồn kinh phí dự án, nguồn kinh phítheo đơn đặt hàng của nhà nước, kinh phí khác, các loại vốn, quỹ của đơn vị

- Kế toán các khoản thu: Có nhiệm vụ phản ánh đầy đủ, kịp thời các khoản

thu phí, lệ phí, thu theo đơn đặt hàng của nhà nước, thu sự nghiệp, thu hoạt động sảnxuất kinh doanh dịch vụ và các khoản thu khác phát sinh tại đơn vị và nộp các khoảnthu phải nộp cho ngân sách hoặc cấp trên

- Kế toán các khoản chi: Có nhiệm vụ phản ánh tình hình chi phí cho hoạt

động, chi thực hiện chương trình, dự án, chi theo đơn đặt hàng của nhà nước đã đượcduyệt và việc thanh quyết toán các khoản chi đó; phản ánh chi phí các hoạt động sảnxuất kinh doanh dịch vụ và chi phí các hoạt động khác để xác định kết quả hoạt độngsản xuất kinh doanh

- Kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ tổng hợp của các phần hành kế toán chi tiết Đây là

công việc kết nối các phần hành kế toán chi tiết, tạo ra sự hoàn chỉnh, thống nhất của

hệ thống số liệu kế toán Kết quả của phần hành kế toán tổng hợp là các báo cáo tàichính.

Như vậy, tổ chức hợp lý bộ máy kế toán với sự phân công, phân nhiệm rõ ràng, xácđịnh mối quan hệ giữa các nhân viên kế toán với nhau, mối quan hệ giữa bộ máy kếtoán với các bộ phận quản lý khác trong đơn vị là một trong những nội dung quan trọng

và là yếu tố quyết định hoàn toàn tới chất lượng công tác kế toán của đơn vị

1.3.2 Tổ chức thực hiện khối lượng công tác kế toán

1.3.2.1 Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán

Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán là khâu công việc quan trọng đối với toàn

bộ quy trình kế toán bởi nó cung cấp các thông tin ban đầu về các đối tượng kế toán

Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán chính là thiết kế hệ thống thông tin banđầu trên hệ thống các loại chứng từ được luân chuyển theo một trật tự xác định nhằmcác mục đích quản lý và thực hiện các giai đoạn tiếp theo của quá trình hạch toán Nhưvậy nếu như tổ chức hợp lý, khoa học hệ thống chứng từ kế toán sẽ có ý nghĩa nhiềumặt về pháp lý, về quản lý và về kế toán

Xác định danh mục chứng từ kế toán trong đơn sự nghiệp công lập

Danh mục các chứng từ kế toán áp dụng áp dụng trong các đơn vị sự nghiệp công lậpđược quy định tại Thông tư 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính vềviệc hướng dẫn chế độ kế toán Hành chính sự nghiệp Theo quy định có hai loại chứng

từ kế toán như sau:

+ Chứng từ kế toán bắt buộc: Là chứng từ phản ánh mối quan hệ kinh tế giữa các phápnhân đã được Nhà nước tiêu chuẩn hóa về quy cách, biểu mẫu, chỉ tiêu phản ánh vàphương pháp lập thống nhất cho mọi loại hình, thành phần kinh tế, nhiệm vụ của đơn vị

là phải tổ chức thực hiện

+ Chứng từ kế toán hướng dẫn: Là loại chứng từ Nhà nước chỉ hướng dẫn, các chỉ tiêu

cơ bản, đặc trưng, trên cơ sở đó các đơn vị lựa chọn vận dụng vào các điều kiện cụ thể

mà có thể thêm, bớt hoặc thay đổi mẫu biểu, tùy thuộc vào điều kiện cụ thể để xâydựng những chứng từ nội bộ, phục vụ tốt cho yêu cầu quản lý đơn vị

một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh Nội dung chứng từ kế toán phải đầy đủ cácchỉ tiêu, phải rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xoá, không viết tắt Số tiền viết bằngchữ phải khớp, đúng với số tiền viết bằng số.

Chứng từ kế toán còn có thể được lập dưới dạng chứng từ điện tử Chứng từ điện tửphải có đầy đủ nội dung theo quy định của Luật Kế toán và phải được thể hiện dướidạng dữ liệu điện tử, được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền quamạng máy tính, mạng viễn thông hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loạithẻ thanh toán và phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật

Tất cả các chứng từ kế toán do đơn vị lập hoặc từ bên ngoài chuyển đến đều phải tậptrung vào bộ phận kế toán đơn vị Mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chứcdanh quy định trên chứng từ mới có giá trị thực hiện Riêng chứng từ điện tử phải cóchữ ký điện tử theo quy định của pháp luật Việc phân cấp ký trên chứng từ kế toán doThủ trưởng đơn vị quy định phù hợp với luật pháp, yêu cầu quản lý, đảm bảo kiểm soátchặt chẽ, an toàn tài sản

* Kiểm tra chứng từ kế toán:

Chứng từ kế toán trước khi ghi sổ kế toán phải được kiểm tra chặt chẽ nhằm đảm bảotính trung thực, hợp lý, hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh phản ánhtrong chứng từ kế toán, chỉnh lý những sai sót trong chứng từ kế toán (nếu có) nhằmđảm bảo ghi nhận đầy đủ các yếu tố cần thiết của chứng từ kế toán và tiến hành ghi sổ

kế toán Kiểm tra chứng từ kế toán có ý nghĩa quyết định tới chất lượng công tác kếtoán

Vì vậy, tổ chức kiểm tra chứng từ kế toán trước khi ghi sổ kế toán là rất cần thiết Nộidung kiểm tra chứng từ kế toán bao gồm:

- Kiểm tra tính chính xác, rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghichép trên chứng từ kế toán

- Kiểm tra tính chính xác của thông tin trên chứng từ kế toán

- Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ

kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan

- Kiểm tra việc chấp hành quy chế quản lý luân chuyển nội bộ, quy chế kiểm tra, xétduyệt chứng từ kế toán, thông qua việc kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện cáchành vi vi phạm chính sách chế độ của Nhà nước phải từ chối thực hiện đồng thời báo

ngay cho thủ trưởng đơn vị biết để xử lý kịp thời theo đúng quy định.

- Nếu có chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và con số không rõ ràng thìngười chịu trách nhiệm kiểm tra, ghi sổ phải trả lại hoặc báo cáo cho nơi lập chứng từbiết để làm lại, làm thêm thủ tục và điều chỉnh, sau đó làm căn cứ ghi sổ

Tổ chức bảo quản, lưu trữ và hủy chứng từ kế toán

* Bảo quản, lưu trữ chứng từ kế toán:

Chứng từ kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sửdụng và lưu trữ Chứng từ kế toán đưa vào lưu trữ phải đầy đủ, có hệ thống, phải đượcphân loại, sắp xếp thành từng bộ hồ sơ riêng và phải sắp xếp theo thứ tự thời gian phátsinh và theo kỳ kế toán năm Chứng từ kế toán lưu trữ phải là bản chính Chứng từ kếtoán phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn 12 tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán nămhoặc kết thúc công việc kế toán

Theo Luật Kế toán số 88/2015/QH13 ngày 20/11/2015, tài liệu kế toán được lưu trữ tốithiểu 5 năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị không sửdụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính; và phải lưu trữ tối thiểu 10năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tàichính, các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, các sổ kế toán chi tiết, các sổ kế toán tổnghợp, biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán và tài liệu khác có liên quan đến ghi sổ kế toán

và lập báo cáo tài chính và các tài liệu khác có liên quan đến thanh lý tài sản trừtrường hợp pháp luật có quy định khác

Phải lưu trữ vĩnh viễn đối với chứng từ kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng

về kinh tế, an ninh, quốc phòng

* Thực hiện tiêu hủy tài liệu kế toán:

Chứng từ kế toán đã hết thời hạn lưu trữ nếu không có chỉ định nào khác của cơ quanNhà nước có thẩm quyền thì được phép tiêu hủy theo quyết định của thủ trưởng đơn vịhoặc người được ủy quyền Tùy theo điều kiện của mỗi đơn vị kế toán để lựa chọn hìnhthức tiêu hủy chứng từ kế toán cho phù hợp như đốt cháy, cắt, xé nhỏ hoặc hình thứctiêu hủy khác, đảm bảo tài liệu kế toán đã tiêu hủy sẽ không thể sử dụng lại các thôngtin, số liệu trên đó

Hiện nay, với sự phát triển của công nghệ thông tin, các tổ chức sử dụng các chứng từđiện tử nhưng vẫn phải đảm bảo đầy đủ các nội dung quy định cho chứng từ kế toán.Mỗi đơn vị cần xây dựng biểu mẫu và quy trình luân chuyển chứng từ phù hợp với đặcđiểm hoạt động và yêu cầu quản lý của đơn vị

1.3.2.2 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán

Hệ thống tài khoản kế toán là một bộ phận cấu thành quan trọng của kế toán, dùng đểphân loại và hệ thống hoá những nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo nội dungkinh tế và theo trình tự thời gian Tài khoản kế toán phản ảnh, kiểm soát thường xuyênliên tục và có hệ thống tình hình về tài sản; tiếp nhận và sử dụng kinh phí do NSNNcấp và các nguồn kinh phí khác; tình hình thu chi; kết quả hoạt động và các khoản khác

ở các đơn vị sự nghiệp công lập

Hệ thống tài khoản kế toán đảm bảo cho việc xử lý số liệu và cung cấp thông tin hữuích cho người sử dụng Do đó, khi nghiên cứu nội dung tổ chức hệ thống tài khoản kếtoán đơn vị sự nghiệp công lập phải đặt trong mối quan hệ với các nội dung khác nhaunhư sau:

- Tổ chức sử dụng thông tin thu thập trên hệ thống chứng từ: Chứng từ kế

toán là cơ sở pháp lý, nguồn số liệu để hạch toán vào các tài khoản kế toán tương ứngphù hợp Tùy theo mức độ phân loại, xử lý và tổng hợp báo cáo của nhân viên kế toánvận dụng hệ thống chứng từ và hạch toán ban đầu mà nhân viên kế toán có thể phảnánh trực tiếp vào tài khoản chi tiết, tài khoản tổng hợp hoặc phải tiến hành tổng hợptrước khi phản ánh vào các tài khoản kế toán theo từng đối tượng kế toán

- Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán: Hệ thống tài khoản kế toán

áp dụng trong các đơn vị sự nghiệp công lập hiện nay thực hiện theo Thông tư số107/2017/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán hành chính sự nghiệp Hệ thống tài khoản

kế toán đơn vị sự nghiệp công lập do Bộ Tài chính quy định gồm 10 loại: từ Loại 1 đếnLoại 9 là các tài khoản trong Bảng Cân đối tài khoản và tài khoản loại 0 các tài khoảnngoài Bảng Cân đối tài khoản

Tùy thuộc vào quy mô và điều kiện hoạt động và dựa trên cơ sở hệ thống tài khoảnthống nhất mà các đơn vị có thể:

+ Xây dựng các loại tài khoản cho đối tượng ghi chép: bao gồm xây dựng hệ thống các

loại tài khoản ghi kép và xây dựng hệ thống tài khoản ghi đơn;

+ Xây dựng nội dung, kết cấu, hình thức cho tài khoản: xây dựng kết cấu tài khoản dựa

trên cách sắp xếp tài khoản theo phân loại tài khoản, chọn hình thức mã hóa cho tàikhoản và xây dựng nội dung phản ánh của tài khoản;

+ Xây dựng mối quan hệ ghi chép cho từng tài khoản: là việc thiết lập các quan hệ ghi

kép, ghi đơn cho từng tài khoản trong nhóm, loại tài khoản; xác định mối quan hệ đối

ứng giữa các tài khoản liên quan đến các nghiệp vụ kế toán phát sinh.

- Xử lý sơ bộ, hệ thống hóa và tổng hợp thông tin kế toán: Việc hệ thống hóa và

tổng hợp thông tin kế toán có thể được tổng hợp báo cáo từ bộ phận hạch toán ban đầu,cũng có thể nhân viên kế toán phải xử lý tổng hợp theo từng đối tượng kế toán để phảnánh vào các tài khoản phù hợp và đáp ứng yêu cầu quản lý

- Tổ chức cung cấp thông tin phục vụ lập báo cáo kế toán: Sau khi phân loại, hệ

thống hóa và tổng hợp thông tin thu nhận từ các chứng từ kế toán trong kỳ, nhân viên

kế toán phải tổng hợp theo từng đối tượng kế toán trên từng tài khoản kế toán để cungcấp số liệu cho bộ phận tổng hợp lập báo cáo kế toán

Tóm lại, việc vận dụng đúng hệ thống tài khoản kế toán sẽ là định hướng có tính chấtquyết định đến hệ thống thông tin của đơn vị Vì vậy, các đơn vị sự nghiệp công lậpphải bám sát và dựa trên hệ thống tài khoản kế toán hiện hành đồng thời phải kết hợpxem xét những đặc điểm riêng trong hoạt động quản lý tài chính, trong công tác tổ chứcquản lý tài chính cũng như yêu cầu về thông tin quản lý của đơn vị

1.3.2.3 Tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán

Tổ chức hệ thống sổ kế toán tổng hợp và chi tiết để xử lý các thông tin từ các chứng từ

kế toán nhằm phục vụ cho việc lập các báo cáo kế toán cũng như phục vụ cho việckiểm tra, kiểm soát từng loại tài sản, từng loại nguồn vốn cũng như các nghiệp vụ thu,chi, thanh toán ở các đơn vị sự nghiệp công lập có ý nghĩa rất quan trọng trong việcthực hiện các chức năng của kế toán

* Xác định danh mục hệ thống sổ kế toán:

Sổ kế toán là các tờ sổ được thiết kế theo một mẫu nhất định dùng để ghi chép, hệthống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh theo nội dungkinh tế và theo trình tự thời gian theo đúng phương pháp kế toán trên cơ sở số liệu củachứng từ gốc nhằm phục vụ cho việc lập các báo cáo kế toán, việc kiểm tra, kiểm soáttừng loại tài sản, từng loại nguồn vốn cũng như các nghiệp vụ thu, chi ở các đơn vị.Mỗi đơn vị kế toán chỉ có một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán năm

Hệ thống sổ kế toán bao gồm nhiều loại sổ khác nhau, trong đó có những loại sổ được

mở theo quy định chung của Nhà nước và có những loại sổ được mở theo yêu cầu vàđặc điểm quản lý của các đơn vị

* Xác định nội dung sổ kế toán:

Sổ kế toán gồm 2 loại: Sổ kế toán tổng hợp và Sổ kế toán chi tiết

Sổ kế toán tổng hợp bao gồm:

- Sổ Nhật ký dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theotrình tự thời gian Số liệu trên Sổ Nhật ký phản ảnh tổng số các hoạt động kinh tế, tàichính phát sinh trong một kỳ kế toán

- Sổ Cái dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo nộidung kinh tế Số liệu trên Sổ Cái phản ánh tổng hợp tình hình tài sản, nguồn kinh phí

và tình hình sử dụng nguồn kinh phí Trên Sổ Cái có thể kết hợp việc ghi chép theotrình tự thời gian phát sinh và nội dung kinh tế của nghiệp vụ kinh tế, tài chính

Sổ kế toán chi tiết dùng để ghi chép chi tiết các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh

liên quan đến các đối tượng kế toán theo yêu cầu quản lý mà Sổ Cái chưa phản ánhđược Số liệu trên Sổ kế toán chi tiết cung cấp các thông tin chi tiết phục vụ cho việcquản lý trong nội bộ đơn vị và việc tính, lập các chỉ tiêu trong báo cáo tài chính và báocáo quyết toán

Các đơn vị sử dụng sổ kế toán phải tuân theo đúng quy định về mở sổ, ghi sổ, sửa saitrên sổ và khoá sổ Việc ghi sổ kế toán được thực hiện theo trình tự sau:

- Mở sổ kế toán: Sổ kế toán phải được mở vào thời điểm đầu niên độ Kế toán

mở đủ số lượng sổ, loại sổ cần mở theo nội dung, kết cấu của hình thức sổ đã lựa chọn

- Ghi sổ kế toán: Việc ghi sổ kế toán nhất thiết phải căn cứ vào chứng từ kếtoán hợp pháp Mọi số liệu ghi trên sổ kế toán bắt buộc phải có chứng từ kế toán hợppháp, hợp lý chứng minh Số và chữ viết phải rõ ràng, liên tục có hệ thống, khi ghi hếttrang phải cộng số liệu của từng trang để mang số cộng trang sang đầu trang kế tiếp Sổ

kế toán không được viết tắt, không được ghi xen thêm vào phía trên hoặc phía dưới,không ghi chồng đè, không được bỏ cách dòng, không tẩy xoá Nếu không ghi hếttrang sổ phải gạch chéo phần không ghi

- Chữa sổ kế toán: Các trường hợp sai sót trong quá trình ghi sổ kế toán thìkhông được tẩy xoá làm mất dấu vết thông tin, số liệu ghi sai mà phải sửa chữa theomột trong các phương pháp chữa sổ: phương pháp cải chính, phương pháp ghi số âm vàphương pháp ghi bổ sung

- Khóa sổ kế toán: Cuối kỳ kế toán hoặc các trường hợp kiểm kê đột xuất, sápnhập, chia tách, giải thể phải tiến hành khoá sổ kế toán Riêng sổ quỹ tiền mặt phảikhoá sổ vào cuối mỗi ngày Khoá sổ kế toán là việc cộng sổ để tính ra tổng số phát sinhbên Nợ, bên Có và số dư cuối kỳ của từng tài khoản hoặc tổng số thu, chi, tồn quỹ,

nhập, xuất, tồn kho.

Các đơn vị có thể mở và ghi sổ kế toán bằng tay hoặc bằng máy vi tính Trường hợpghi sổ kế toán bằng máy vi tính thì đơn vị được lựa chọn mua hoặc tự xây dựng phầnmềm kế toán phù hợp các tiêu chuẩn và điều kiện theo quy định và thể hiện đầy đủ cácchỉ tiêu quy định cho từng mẫu sổ Cuối kỳ kế toán sau khi đã hoàn tất việc khóa sổtheo quy định cho từng loại sổ, phải tiến hành in toàn bộ sổ kế toán tổng hợp và sổ kếtoán chi tiết và đóng thành từng quyển Sau đó mới làm thủ tục pháp lý để sử dụng vàolưu trữ

Việc tổ chức hệ thống sổ kế toán phụ thuộc vào hình thức kế toán mà các đơn vị sựnghiệp công lập đang áp dụng Việc lựa chọn sử dụng hình thức kế toán nào sẽ phụthuộc vào đặc điểm hoạt động của đơn vị, trình độ, khả năng của nhân viên kế toán, tổchức kế toán thủ công hay bằng máy vi tính

Các hình thức ghi sổ kế toán bao gồm:

+ Hình thức kế toán Nhật ký chung:

Hình thức kế toán này có đặc trưng cơ bản là tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phátsinh đều được ghi vào Sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh và nội dungnghiệp vụ kinh tế đó Sau đó lấy số liệu trên Sổ Nhật ký để ghi vào Sổ Cái theo từngnghiệp vụ kinh tế phát sinh

Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm có các loại sổ kế toán như: sổ Nhật ký chung, sổcái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết, trong đó Sổ Nhật ký chung và Sổ Cái là Sổ kế toántổng hợp sử dụng để ghi các hoạt động kinh tế tài chính theo thứ tự thời gian và theonội dung nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh Sổ kế toán chi tiết được sử dụng để ghichép cụ thể các hoạt động kinh tế tài chính theo yêu cầu quản lý chi tiết cụ thể của đơn

vị đối với hoạt động tài chính đó

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung được thể hiệntrên Hình 1.4

Hình 1.4: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung

(Nguồn: [10, trang 10])

+ Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái:

Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán “Nhật ký - Sổ Cái” là các nghiệp vụkinh tế, tài chính phát sinh được ghi chép kết hợp theo trình tự thời gian và được phânloại, hệ thống hóa theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển

sổ kế toán tổng hợp là Sổ Nhật ký - Sổ Cái và trong cùng một quá trình ghi chép

Căn cứ để ghi vào Sổ Nhật ký - Sổ Cái là các chứng từ kế toán hoặc bảng tổnghợp chứng từ kế toán cùng loại Hệ thống sổ kế toán sử dụng trong hình thức Nhật ký -

Sổ Cái gồm: Sổ Nhật ký - Sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái, được thể hiệntrên Hình 1.5

Hình 1.5: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái

(Nguồn: [10, trang 12])

+ Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ:

Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán chứng từ ghi sổ là việc ghi sổ kế toán tổng hợpđược căn cứ trực tiếp từ “Chứng từ ghi sổ” Chứng từ ghi sổ dùng để phân loại, hệthống hóa và xác định nội dung ghi Nợ, ghi Có của nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phátsinh

Việc ghi sổ kế toán dự trên cơ sở Chứng từ ghi sổ sẽ được tách biệt thành hai quá trìnhriêng biệt: Ghi theo trình tự thời gian nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trên Sổđăng ký Chứng từ ghi sổ và Ghi theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ kinh tế, tài chínhphát sinh trên Sổ Cái

Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợpchứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế Chứng từ ghi sổ được đánh sốhiệu liên tục trong từng tháng hoặc năm (theo số thứ tự trong Sổ đăng ký Chứng từ ghisổ) và có chứng từ kế toán đính kèm, phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ

kế toán

Hệ thống sổ kế toán sử dụng trong hình thức kế toán này gồm: Chứng từ ghi sổ, Sổđăng ký Chứng từ ghi sổ, Sổ Cái, các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết

Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ là sổ kế toán tổng hợp sử dụng để ghi các hoạt động kinh

tế tài chính đã tổng hợp trong các chứng từ ghi sổ theo thứ tự thời gian

Sổ Cái các tài khoản là sổ kế toán tổng hợp sử dụng để ghi chép các hoạt động kinh tếtài chính theo từng tài khoản kế toán tổng hợp, Sổ kế toán chi tiết là sổ kế toán sử dụng