Thảo luận nhóm TMU môn kiểm toán nội bộ bài tập 11

PHẦN NỘI DUNG:Bài 11: I, PHẦN ĐẦU: - Các đơn đặt hàng của khách hàng được tiếp nhận bởi phòng kinh doanh, thường qua điện thoại hay fax.. Nhân viên kho hàng dựa vào danh sách đơn hàng để

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI

KHOA: KẾ TOÁN- KIỂM TOÁN

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do – Hạnh phúc

BIÊN BẢN HỌP NHÓM KIỂM TOÁN NỘI BỘ

I Thông tin cuộc họp

1 Thời gian:

 Từ 20h đến 21h30h

 Ngày 25/3/2021

2 Địa điểm: Họp thông qua ứng dụng Zalo

3 Thành phần tham gia: Thành viên nhóm 6

II Nội dung cuộc họp

1 Phân tích đề tài và nêu lại những hướng dẫn của giảng viên về đề tài

2 Các thành viên đưa ra phương hướng làm bài

3 Phân chia công việc cho từng thành viên

4 Thời hạn gửi bài: Từ 25/3/2021 đến 6/4/2021

Bảng phân công công việc ST

T

50 Lê Thị Thu Trang 18D150106 Thành viên Word

51 Tống Thị Trang 18D150348 Thành viên Bài 11: Thanh toán bằng

séc, thanh toán bằng tiềnmặt

52 Trần Thị Trang 18D150049 Thành viên Bài 12

53 Mai Thu Uyên 18D150110 Thành viên Bài 11: Đối chiếu công

nợ, Giảm giá

54 Nguyễn Thu Uyên 18D150350 Thành viên Thuyết trình

55 Nguyễn Thị Vân 18D150052 Thành viên Bài 12

56 Hoàng Thị Hải Yến 18D150113 Thư ký Bài 11: In hóa đơn, Giao

hàng cho khách hàng

57 Nguyễn Thị Yến 18D150054 Nhóm trưởng Bài 11: Phần đầu

59 Nguyễn Thị Đào 18D150189 Thành viên Powerpoint

60 Hà Thị Thu Uyên 18D150051 Thành viên Bài 11: Kiểm soát công nợ

Hà Nội, ngày 25 tháng 3 năm 2021Thư ký Nhóm trưởng

Hoàng Thị Hải Yến Nguyễn Thị Yến

BẢNG ĐÁNH GIÁ CÁC THÀNH VIÊN

Điểm quy đổi

54 Nguyễn Thu Uyên 18D15035

PHẦN NỘI DUNG:

Bài 11:

I, PHẦN ĐẦU:

- Các đơn đặt hàng của

khách hàng được tiếp

nhận bởi phòng kinh

doanh, thường qua điện

thoại hay fax

- Nhân viên phòng kinh

doanh ghi nhận thông tin

về ĐĐH vào máy tính

Nhập thông tin vềsản phẩm (sốlượng, quy cách,chủng loại, thờigian giao hàng, )

không đầy đủ

- Không đúngthông tin về kháchhàng

Ghi nhận ĐĐHchưa được phêduyệt

- Đối chiếu thôngtin trên đơn đặthàng với thông tinkhách hàng trên

hệ thống giao dịchkinh doanh

- Tiến hành xácnhận lại thông tinvới khách hàng

- Các đơn đặthàng cần đượcphê duyệt bởingười có thẩmquyền trước khighi nhận

- Chương trình trên máy

- Phân loại cácđơn hàng chưa

đủ điều kiện để

xử lý

tính tự động chuyển các

ĐĐH này vào danh sách

đợi Khi có hàng mới

chương trình trên máy

Tuy nhiên, trưởng phòng

kinh doanh có thể can

thiệp bằng thủ công vào

độ chu trình bánhàng

- Khách quan,tránh gian lậntrong việc giáđược tính khôngkhớp với giániêm yết

Trưởng phòngkinh doanh giảmgiá cho nhữngkhách hàng cungcấp thân thiết đểhưởng lợi riêng

- Cần có các quyđịnh rõ ràng, cụthể cho các trườnghợp giảm giá đặcbiệt

- Cần đưa ra minhchứng chứngminh đơn hàngthuộc trường hợpgiảm giá đặc biệt

Thông tin về từng khách

hàng trên máy bao gồm

các yếu tố sau:

- Thông tin kháchhàng không đượccập nhật thường

- Có quy định vềthời gian cập nhậtđịnh kỳ về thông

tin khách hàng.

- Hạn chế tiếp cậnthông tin, thiết lậptài khoản mậtkhẩu truy cập đểlấy thông tin

Nếu khách hàng đặt hàng

với giá trị vượt quá mức

nợ tối đa cho phép, đơn

hàng sẽ bị phong tỏa

Loại bỏ các giaodịch bán khôngphù hợp với yêucầu, quy định

Sau khi đơn đặt hàng đã

được kiểm tra qua hệ

thống máy, một nhân

viên phòng kinh doanh

sẽ kiểm tra lần nữa để

Phần lớn đơn hàng được

xử lý ngay Thông

Bộ phận bánhàng làm việc có

thường, các đơn đặt hàng

bị phong tỏa hay bi xếp

vào hàng đợi chỉ chiếm

- In thiếu danhsách

- Danh sách saukhi in ra cần phải

có chữ ký phêduyệt của người

có thẩm quyềntheo quy định

- Đánh số thứ tựcho từng danhsách

Nhân viên kho hàng dựa

vào danh sách đơn hàng

để lập phiếu giao hàng

- Phiếu giao hàngkhông đúng vớidanh sách đơnhàng

- Hàng chưa xuấtkho nhưng đã lậpphiếu giao hàng

- Nhân viên độclập đối chiếuthông tin trên đơnhàng với phiếugiao hàng

- Xác nhận đã lậpphiếu xuất khotrước khi lậpphiếu giao hàng

Để đảm bảo rằng hàng

hóa chuẩn bị theo đúng

danh sách, mỗi dòng đơn

đặt hàng đều được kiểm

tra và đánh dấu Trong

trường hợp số lượng

hàng giao khác với số

lượng ghi trên đơn đặt

-Tránh bỏ sótđơn đặt hàng cầngiao, thuận tiệncho việc đốichiếu xuất kho

-Thuận lợi choviệc theo dõi, tìm

hàng, danh sách này sẽ

được để riêng

ra sai sót

Chi tiết hàng giao được

ghi nhận vào máy tính

Tiến độ côngviệc được cậpnhật, theo dõiliên tục

Khi hàng hóa đã sẵn

sàng để gửi đi, người

phụ trách kho kiểm tra

II, IN HÓA ĐƠN:

Việc lập hóa đơn bán

- Với các đơn hàng nhỏ

lẻ, gây tốn chi phí lậphóa đơn cho đơn vị

- Bộ phận bán hàng theodõi công nợ sai quyđịnh công ty, khôngquản lý chặt chẽ công

nợ phải thu của kháchhàng

Để bộ phận kếtoán xử lý công nợtheo đúng quyđịnh

III, GIAO HÀNG CHO KHÁCH HÀNG:

Rủi ro kiểm soát Các giải pháp

- Quản lý đơn hàngtrên máy tính tránhlãng phí và thấtthoát

- Bộ phận kinh doanh

sẽ ghi nhận vào hệthống máy tính sai,không đúng về sảnphẩm (số lượng, quycách, chất lượng, …)vào hệ thống máy tính,không đúng thông tinkhách hàng (mã số,tên), không đúng vềthời gian, chính sáchbán

- Cần có người kiểmtra giám sát lại việcnhập thông tin của

bộ phận kinh doanhtrên máy tính

- Tạo bảo mật màkhi người truy cậpvào bắt buộc phải kêkhai thông tin cánhân và có mã truycập riêng

- Khi giao hàng chobên nhận cần có đầy

đủ các bộ phận vàlập biên bản bàn

giao hàng hóa và cóchữ ký đầy đủ.

IV, ĐỐI CHIẾU CÔNG NỢ:

Hàng tháng, kế

toán gửi bảng kê

chi tiết công nợ

Khi đối chiếu công

nợ với khách hàng

và phát hiện chênhlệch, nếu chênhlệch này xuất phát

từ bộ phận kế toánthì có thể kế toán sẽche dấu đi nguyênnhân phát sinh rachênh lệch này

- Cần có bên thứ bađộc lập kiểm tra đốichiếu bảng kê chitiết công nợ chokhách hàng

- Thông tin phảnhồi từ khách hàngđược gửi về mộtnhân viên độc lập

để xem xét và xử lýcác chênh lệch

Bảng kê chi tiết

công nợ được kiểm

tra bởi Giám đốc

tài chính

Giám đốc tài chínhkiểm tra bảng kêchi tiết công nợ cóthể bị sai sót

Định kỳ kế toáncông nợ lập báo cáocông nợ đối chiếuvới bộ phận kinhdoanh để nhân viênbán hàng đôn đốccông nợ của kháchhàng

- Bộ phận kinh

xuyên cập nhậpnghiệp vụ bán hàng

để có thể đối chiếu

với bộ phận kếtoán.

V, GIẢM GIÁ:

giảm giá chuẩn

Giúp cho việc tínhtoán các khoảngiảm giá nhanhhơn, ít tốn thờigian hơn và có độchính xác caohơn

Các đại lý muahàng của công ty,

có thể có đại lý muanhiều, có đại lýmua ít Việc cáckhách hàng là đại lýđều được hưởngmột tỷ lệ giảm giáchuẩn có thể sẽ gây

ra sự mất cân bằngtrong việc giảm giáhàng bán

Cần có sự phân chia

rõ ràng về mức muahàng của các đại lý đểnhận được các khoảngiảm giá khác nhau.Tùy theo việc đại lýmua nhiều hàng thì sẽđược hưởng mứcgiảm giá cao hơnnhững đại lý mua íthàng

Tỷ lệ giảm giá

được xác định bởi

nhân viên phòng

kinh doanh, có

tham khảo ý kiến

của kế toán công

nợ và giám đốc

doanh

Giúp cho tỷ lệgiảm giá được xácđịnh hợp lý hơn

Đối với các khách

hàng đặc biệt cần

có khoản giảm giá

Trưởng phòng kinhdoanh có thể canthiệp thủ công vào

Khi có khách hàngđặc biệt cần có khoảngiảm giá đặc biệt thì

đặc biệt, trưởng

phòng kinh doanh

sẽ quyết định

hệ thống máy tínhkhi muốn cho phépmột khoản giảm giáđặc biệt nào đó

Dẫn đến việctrưởng phòng kinhdoanh có thể sẽ cấukết với khách hàng

để lập ra một khoảngiảm giá bất hợp lý

phải được lập mộtdanh sách ghi các chỉtiêu về lịch sử giaodịch của khách hàng,mức mua hàng củakhách hàng… Danhsách đó cần đưa chogiám đốc tài chính và

kế toán công nợ xemxét

VI, THANH TOÁN BẰNG SÉC:

Thanh toán bằng

Séc

Đảm bảo nhận tiềncho người thụhưởng Các khoảnthanh toán bằngséc nhanh chóng,

an toàn, chính xác

số tiền cần thanhtoán

Các khoản thanh

toán bằng séc

thường được gửi

qua đường bưu

điện

- Gửi séc qua bưuđiện: có nguy cơmất séc, hay nhầmlẫn địa chỉ khi gửi

- Có thể quá hạnthanh toán khiđường vận chuyển

bị chậm chễ

-Yêu cầu khách hànggửi séc cho bên bưuđiện ngay khi pháthành séc và ký xácnhận thông tin trướckhi gửi séc

- Có quy định về thờigian thanh toán rõ

ràng trên đơn bánhàng.

- Séc bị rách, bị mờthông tin, quá hạnthanh toán

- Có thể xảy ra saisót, nhầm lẫn:

thông tin trên sécsai đối tượng,không đúng số tiền

vì nhân viên phònghành chính khôngtrực tiếp theo dõicông nợ kháchhàng

- Có quy định về quycách nhận séc (tránhyếu tố vật lý khi nhậnséc bị rách, mờ thôngtin)

- Có nhân viên độclập đối chiếu thôngtin của khách hàng, sốtiền,thời hạn thanhtoán trên séc với hợpđồng bán trước khilập biên bản Nếu xảy

ra các trường hợp trêncần thông báo ngay

Chi tiết các khoản

thanh toán được

nhập vào hệ

thống máy tính

Chi tiết các khoảnthanh toán đượcnhập vào hệ thốngmáy tính

- Chi tiết các khoảnthanh toán đượcnhập vào hệ thốngmáy tính bị nhầmlẫn, sai số liệu

- Phần mềm máytính xảy ra sự cố,lỗi

- Có nhân viên độclập kiểm tra, đối chiếu

số liệu, thông tin chitiết các khoản thanhtoán trên phiếu thu vàtrên hệ thống máytính

- Chi tiết các khoảnthanh toán cần được

ghi vào sổ kế toán chitiết.

- Định kỳ, tiến hànhbảo trì, nâng cấp phầnmềm máy tính

- Séc được gửi đếnvào thời gian quágiờ làm việc củangân hàng, phải chờ

xử lý gây ảnhhưởng đến tính thờihạn của séc

- Nhân viên kiểm trakhả năng thanh toáncủa khách (thông quathị trường, các lịch sửgiao dịch trước đó…),hoặc có thể yêu cầukhách hàng ký phátséc bảo chi mà khôngphải séc thôngthường

- Séc phải kịp thờiđược gửi đến vào cuốingày trong thời gianlàm việc của ngânhàng

VII, THANH TOÁN BẰNG TIỀN MẶT:

- Tính an toànkhông cao, nguy cơrủi ro và mất mátkhi thanh toán bằngtiền mặt

Sau mỗi ngày:

- Nhân viên thu tiềncần bàn giao trựctiếp tiền và hóa đơnbán hàng cho thủ

ty những thủ tục,

cách thức thanhtoán rất nhanh vàđơn giản, đảm bảo

sự yên tâm khitrực tiếp thanhtoán bằng tiềnmặt

- Nhân viên thutiền biển thủ tiềnkhi khách hàngthanh toán trướckhi ghi nhận số tiềnnày vào sổ

quỹ

- Thủ quỹ kiểm đếmtiền và kiểm tra hóađơn kèm theo chotừng khách hàng

Khi thu tiền, kế

toán lập phiếu thu

gồm 4 liên

Bộ phận kế toánlàm việc có hiệuquả, đảm bảo đầy

đủ tài liệu lưu trữlàm cơ sở để kếtoán, thủ quỹ ghichép sổ sách vàhạch toán cáckhoản thu có liênquan

Khi thu tiền, kếtoán lập phiếu thutrong 4 liên khôngđầy đủ thông tin vềkhách hàng, về sốliệu,

Có nhân viên thứ bađối chiếu thông tintrên hóa đơn vớiphiếu thu

Vào cuối ngày, thủ

quỹ kiểm tra lại số

thứ tự và các phiếu

thu nhận được

Rà soát, tránh bỏsót thông tin trênphiếu thu

Có thể mất phiếuthu

- Kế toán sau khi lậpcần bàn giao trựctiếp phiếu thu chothủ quỹ vào cuốingày

- Thủ quỹ kểm tra sốthứ tự và chữ ký xácnhận của bộ phận kếtoán trên các phiếuthu

Phát hiện các bất

thường của phiếu

thu, thủ quỹ phải

Xử lý trường hợpbất thường vềphiếu thu không

Cuối ngày, kế toán

và kế toán quỹ biểnthủ tiền nhưng sốtiền thu được trùngvới số tiền trên cácphiếu thu)

- Có nhân viên độclập đối chiếu thôngtin khách hàng,thông tin về sảnphẩm trên hóa đơnvới phiếu thu, tínhtoán lại giá cả hàngbán ra, thuế, chínhsách bán,

- Tiến hành gửi thưxác nhận thông tinvới khách hàng

- Định kỳ, KTV nội

bộ lập báo cáo sosánh, đánh giá dòngtiền thu được từ hoạtđộng bán hàng,khoản chiết khấuthanh toán cho kháchhàng toàn công ty vàchi tiết theo từngkhách hàng

VIII, KIỂM SOÁT CÔNG NỢ:

Rủi ro kiểm soát Các giải pháp

Bảng kê chi tiết

Bảng kê chi tiết nợphải thu khách hàngtheo thời hạn thanhtoán được lập vàođầu mỗi tháng đểtheo dõi các khoản

nợ trả chậm, cáckhoản phát sinh đểtiến hành đòi đúnghạn Kế toán công

nợ phải hoạch toánchi tiết theo từng đốitượng, từng lần phátsinh có chữ kí 2 bên

để làm bằng chứngđối chiếu khi cầnthiết

Công ty gửi thư

ta không quá cầnkhoản nợ này dẫn

Trước 5- 10 ngày trả

nợ phải gửi côngvăn nhắc khách hàng

về khoản nợ, sau 1ngày quá hạn gọiđiện nhắc nợ kèm

đến sự trì chệ,không chịu trả nợ từkhách hàng.

theo công văn đòinợ

Với mỗi khoản nợquá hạn, bộ phận kếtoán phải lưu nhật

ký khi theo dõi cuộcgọi hoặc email đãđược gửi đi, cùngvới một hồ sơ vềphản ứng của kháchhàng để theo dõi cáccuộc gọi

Nên để nhân viên kếtoán thực hiện gửithư xác nhận côngnợ

- Khoản nợ khó đòi:

khách hàng quỵt nợdẫn tới không thuhồi được nợ

- Chưa lập dựphòng cho kháchhàng mất khả năngthanh toán: khoản

nợ quá lớn dẫn tớicông ty bị thất thuảnh hưởng lớn tớidoanh thu

-Trong thời giankhách hàng nợ vẫntiếp tục bán hàngcho khách hàng đó

có thể dẫn đếntrường hợp kháchhàng tiếp tục nợ và

từ đó dẫn đếntrường hợp khôngtrả được nợ

- Nhờ vào việc canthiệp của pháp luật,tòa án

- Lập quỹ dự phòngcho khách hàng đểphòng ngừa nhiềutrường hợp kháchhàng mất khả năngthanh toán

- Đợi khách hàng trả

nợ rồi mới tiếp tụcbán đơn hàng tiếptheo cho kháchhàng

Kế toán công nợ

tiến hành họp hàng

tháng với giám

Nhận định khảnăng thanh toán,các biện pháp với

- Bảo mật thông tin khách hàng tốt.

- Thường xuyên xác nhận thông tin vớikhách hàng (thực hiện cùng với dịch vụchăm sóc khách hàng)

- Thiết lập tài khoản, mật khẩu truy cập đểhạn chế tiếp cận thông tin

(2) Các giao dịch kinh doanh diễn ra

có tiến độ công việc được cập nhật

thường xuyên:

- Thông tin trên các hợp đồng giao

dịch chuẩn xác và đầy đủ (có đầy đủ

thông tin về số lượng, chủng loại, thời

gian giao hàng dự kiến, địa điểm giao

- Xác nhận thông tin với khách hàng( thựchiện cùng dịch vụ chăm sóc khách hàng) vềsản phẩm, địa điểm, thời gian,…

- Có quyết định rõ ràng về phương pháp bánhàng và vận chuyển, xem xét kỹ các thôngtin trên đơn đặt hàng như số lượng, quycách, thời gian,…

(3) Lập đơn bán hàng: - Có quy định về các nội dung trên đơn

đủ năng lực tài chính, các khoản phải

thu khách hàng được ghi theo giá trị

có thể thu hồi được

- Đánh giá khả năng thanh toán của kháchhàng trước khi bán chịu

- Kiểm tra chữ ký xác nhận của bộ phận kếtoán trên các đơn hàng được thực hiện trongkỳ

(6) Phiếu đề nghị bán hàng có nội

dung đúng với đơn hàng bán, có chữ

ký phê duyệt của người có thẩm

xuất kho đúng thời gian, số lượng,

chủng loại, lập phiếu xuất kho

- Đối chiếu phiếu xuất kho với phiếu đề nghịbán trước khi giao cho khách hàng

- Khi xuất kho giao hàng cần có sự có mặtcủa thủ kho, nhân viên bán hàng, bên nhậnhàng, lập biên bản bàn giao

- Chứng từ vận chuyển, đơn đặt hàng, phiếuxuất hàng phải được đánh số thứ tự để kiểmsoát, so sánh với hóa đơn về số lượng xuất,thời gian xuất