Hoàn thiện kiểm soát chi thường xuyên tại văn phòng hội đồng nhân dân và ủy ban nhân dân huyện vĩnh thạnh, tỉnh bình định

Tất cả các cơ quan quản lý Nhà nước muốn tồn tại và hoạt động để thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của Nhà nước thì về cơ bản phải trông cậy vào sự cấp phát nguồn kinh phí từ NSNN, vậy l

TRƯỜNG ĐẠI HỌC QUY NHƠN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi

Các số liệu và trích dẫn trong luận văn là trung thực và có nguồn gốc rõ ràng Các kết quả nghiên cứu của luận văn không trùng với các công trình khoa học khác đã công bố

Tác giả luận văn

T Trần Thị Thanh Nga

Lời trước tiên em xin trân trọng cảm ơn tập thể lãnh đạo Trường Đại học Quy Nhơn, tập thể lãnh đạo và các thầy cô giáo Khoa Kinh tế và Kế toán của trường Đặc biệt, gửi lời cảm ơn sâu sắc nhất đến PGS.TS Đoàn Ngọc Phi Anh đã tận tình hướng dẫn chỉ bảo và động viên tác giả trong quá trình nghiên cứu và hoàn thành Luận văn

Để hoàn thành bài luận văn của mình, em đã nhận được sự quan tâm giúp đỡ và tạo điều kiện của lãnh đạo, cán bộ nhân viên và kế toán Văn Phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Vĩnh Thạnh, đã giúp cung cấp các tài liệu, thông tin hữu ích giúp cho em hoàn thành tốt bài luận văn

Tác giả xin cảm ơn bạn bè đồng nghiệp và gia đình đã động viên, chia sẻ với tác giả trong suốt quá trình thực hiện và hoàn thành luận văn

Bình Định, ngày 26 tháng 3 năm 2021

Tác giả luận văn

Trần Thị Thanh Nga

LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

DANH MỤC BẢNG

DANH MỤC HÌNH

MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Tổng quan các đề tài đã nghiên cứu có liên quan 2

3 Mục tiêu nghiên cứu 4

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4

5 Phương pháp nghiên cứu 4

6 Câu hỏi nghiên cứu 5

7 Ý nghĩa khoa học của đề tài 5

8 Kết cấu của luận văn 5

CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT CHI THƯỜNG XUYÊN TRONG CÁC CƠ QUAN CHUYÊN MÔN THUỘC UBND HUYỆN 6

1.1 KHÁI QUÁT VỀ CÁC CƠ QUAN CHUYÊN MÔN THUỘC UBND HUYỆN VÀ CÁC KHOẢN CHI THƯỜNG XUYÊN TẠI CÁC CƠ QUAN CHUYÊN MÔN THUỘC UBND HUYỆN 6

1.1.1 Khái quát về các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện 6

1.1.2 Nội dung các khoản chi thường xuyên ở các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện 8

1.2 TỔNG QUAN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ 12

1.2.1 Khái niệm kiểm soát nội bộ (KSNB) 12

1.2.2 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ 12

1.2.3 Phân loại kiểm soát nội bộ 13

1.3 NỘI DUNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI THƯỜNG XUYÊN

TRONG ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP 23

1.3.1 Khái niệm kiểm soát chi thường xuyên 23

1.3.2 Quy trình kiểm soát chi thường xuyên 26

1.3.3 Nội dung kiểm soát chi thường xuyên 23

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 29

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT CHI THƯỜNG XUYÊN TẠI VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND HUYỆN VĨNH THẠNH 30

2.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND HUYỆN VĨNH THẠNH 30

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Văn phòng HĐND và UBND huyện Vĩnh Thạnh 30

2.1.2 Chức năng của Văn phòng HĐND và UBND huyện Vĩnh Thạnh 31

2.1.3 Tổ chức bộ máy quản lý tại Văn phòng HĐND và UBND huyện 32

2.1.4 Tổ chức kế toán tại Văn phòng HĐND và UBND huyện 35

2.1.5 Hoạt động tài chính tại Văn phòng HĐND và UBND huyện 36

2.2 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT CHI THƯỜNG XUYÊN TẠI VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND HUYỆN VĨNH THẠNH 37

2.2.1 Rủi ro về chi thường xuyên tại Văn Phòng HĐND và UBND huyện Vĩnh Thạnh 37

2.2.2 Kiểm soát chi thanh toán cho cá nhân 39

2.2.3 Kiểm soát các khoản chi hoạt động chuyên môn: 42

2.2.4 Kiểm soát các khoản chi mua sắm, sửa chữa TSCĐ 51

2.2.5 Kiểm soát các khoản chi khác: 53

2.3 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI THƯỜNG XUYÊN TẠI VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND HUYỆN VĨNH THẠNH 53

2.3.2 Những hạn chế và nguyên nhân hạn chế 55

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 58

CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT CHI THƯỜNG XUYÊN TẠI VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND HUYỆN VĨNH THẠNH 59

3.1 MỤC TIÊU VÀ PHƯƠNG HƯỚNG PHÁT TRIỂN VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND HUYỆN HUYỆN VĨNH THẠNH 59

3.1.1 Phương hướng phát triển Văn phòng HĐND và UBND huyện

Vĩnh Thạnh 59

3.1.2 Định hướng nhằm nâng cao hiệu quả công tác kiểm soát chi thường xuyên tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Vĩnh Thạnh 60

3.2 CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI THƯỜNG XUYÊN TẠI VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND HUYỆN VĨNH THẠNH 63

3.2.1 Kiểm soát các khoản chi thanh toán cho cá nhân 63

3.2.2 Kiểm soát các khoản chi nghiệp vụ chuyên môn 64

3.2.3 Kiểm soát các khoản chi mua sắm, sửa chữa tài sản 65

3.2.4 Kiểm soát các khoản chi khác 68

3.2.5 Một số giải pháp khác 68

3.3 KIẾN NGHỊ VÀ ĐỀ XUẤT 81

3.3.1 Kiến nghị với Nhà nước 81

3.3.2 Đối với cơ quan tài chính 83

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 84

KẾT LUẬN CHUNG 85

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 87 PHỤ LỤC

QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN (bản sao)

Từ viết tắt Ý nghĩa

Critical process Các bước then chốt

Key success factors Nhân tố quyết định thành công

Bảng 2.1: Nguồn tài chính của Văn phòng HĐND và UBND huyện năm 2019 36 Bảng 2.2: Tình hình thanh toán các khoản chi thanh toán cá nhân tại

Văn phòng 40 Bảng 2.3: Tình hình thanh toán nội dung chi nghiệp vụ chuyên môn tại

Văn phòng 42 Bảng 2.4: Những quy định cụ thể thanh toán công tác phí 49

Hình 1.1 Quy trình kiểm soát chi thường xuyên 28 Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Văn phòng HĐND và UBND 32 Hình 2.2 Quy trình kiểm soát chi lương 39 Hình 2.3: Quy trình kiểm soát chi nghiệp vụ chuyên môn 43

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Chi NSNN bao gồm hai bộ phận chính là chi đầu tư phát triển và chi thường xuyên, trong đó chi thường xuyên chiếm tỷ trọng lớn và có vị trí, vai trò rất quan trọng đối với phát triển kinh tế - xã hội đất nước Chi NSNN là công cụ chủ yếu của Đảng, Nhà nước và cấp uỷ, chính quyền cơ sở để thực hiện nhiệm vụ chính trị, phát triển kinh tế - xã hội, đảm bảo an ninh, quốc phòng và thúc đẩy sự nghiệp xây dựng, phát triển đất nước Tất cả các cơ quan quản lý Nhà nước muốn tồn tại và hoạt động để thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của Nhà nước thì về cơ bản phải trông cậy vào sự cấp phát nguồn kinh phí từ NSNN, vậy làm thế nào để đảm bảo các khoản chi ngân sách nhà nước đạt hiệu quả cao, đúng tiêu chuẩn, định mức không gây thất thoát góp phần quan trọng trong việc thực hành tiết kiệm, tránh tình trạng tham nhũng, lãng phí ngân sách nhà nước; tạo sự chủ động cho các đơn vị sử dụng kinh phí ngân sách đạt hiệu quả Vì vậy vệc kiểm tra, kiểm soát rất quan trọng và cần thiết trong việc quản lý chi tiêu thường xuyên, giúp việc quản lý ngân sách được hiệu quả Từ đó, giúp nhà quản lý tránh những sai sót, có những thông tin chính xác và sẽ xây dựng được dự toán chi thừờng xuyên cho

năm sau được tốt hơn

Hiện nay việc kiểm soát chi thường xuyên ở các cơ quan hành chính nhà nước còn rất nhiều hạn chế, các đơn vị chưa thật sự quan tâm đến kiểm soát chi thường xuyên cũng như chưa có một quy trình kiểm soát cụ thể, chặt chẽ và hiệu quả Trong đó có Văn phòng HĐND và UBND huyện Vĩnh Thạnh cũng không nằm ngoài những hạn chế nêu trên Chính vì thế cần có cơ chế quản lý tài chính, cũng như vấn đề kiểm soát thu, chi tài chính phù hợp và đảm bảo hiệu quả, tiết kiệm

Xuất phát từ những vấn đề thực tiễn nêu trên, học viên đã quyết định

chọn đề tài nghiên cứu: “Hoàn thiện kiểm soát chi thường xuyên tại Văn

phòng HĐND và UBND huyện Vĩnh Thạnh tỉnh Bình Định” làm Luận văn tốt

nghiệp với mong muốn đưa ra những giải pháp có tính khả thi nhằm góp phần giải quyết vấn đề còn tồn tại, góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng NSNN và

từ đó góp phần thúc đẩy kinh tế của địa phương phát triển hơn nữa

2 Tổng quan các đề tài đã nghiên cứu có liên quan

Trong những năm qua, Chính phủ, Bộ Tài chính đã ban hành Luật, Nghị định, Thông tư, Quyết định để quy định, hướng dẫn công tác chi NSNN đạt hiệu quả cụ thể một số văn bản như: Luật Ngân sách và các văn bản hướng dẫn thi hành; Luật kế toán và các văn bản hướng dẫn thi hành; Nghị định 43/2006/NĐ-CP, ngày 25/4/2006 của Chính phủ, quy định quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính đối với đơn vị sự nghiệp công lập; Nghị định số 163/2016/NĐ-CP ngày 21 tháng 12 năm 2016 quy định chi tiết thi hành một số điều của luật ngân sách nhà nước; Thông tư số: 119/2018/TT-BTC ngày 05 tháng 12 năm

2018 quy định về tổ chức thực hiện dự toán ngân sách nhà nước; Quyết định

số 46/2016/QĐ-TTg ngày 19 tháng 10 năm 2016 về việc ban hành định mức phân bổ dự toán chi thường xuyên ngân sách nhà nước năm 2017; Quyết định

số 1629/QĐ-TTg ngày 23 tháng 11 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc giao dự toán ngân sách nhà nước năm 2019 ngoài ra còn có một số công trình nghiên cứu thực nghiệm liên quan đến đề tài:

Lê Thị Hồng Hạnh (2016) với đề tài “Hoàn thiện kiểm soát chi thường xuyên NSNN qua Kho bạc Nhà nước Vĩnh Thạnh”, Luận văn thạc

sĩ Kế toán, Trường đại học Quy Nhơn Luận văn đã nêu và phân tích các yếu

tố tác động đến chất lượng, hiệu quả của KSC thường xuyên NSNN qua KBNN và chỉ ra yêu cầu cấp thiết phải hoàn thiện công tác KSC thường

xuyên NSNN qua KBNN Thông qua việc đánh giá thực trạng, kết quả đạt đuợc cũng như những hạn chế và nguyên nhân qua công tác KSC tại KBNN Vĩnh Thạnh, từ đó đề xuất những giải pháp có tính chất đổi mới về cơ chế chính sách và các điều kiện cần thiết để có thể thực hiện có hiệu quả công tác KSC NSNN đối với các đơn vị sử dụng ngân sách trong thời gian tới

Bài viết về “Hoàn thiện công tác kiểm soát chi thường xuyên ngân sách qua Kho bạc Nhà nước Vĩnh Phúc” của tác giả Thạc sĩ Nguyễn Mạnh

Tuấn đăng trên tạp chí Quản lý Ngân quỹ quốc gia số 177 tháng 3 năm 2017, bài viết đánh giá kết quả kiểm soát chi thường xuyên và nêu ra những vướng mắc qua công tác kiểm soát chi, nguyên nhân và giải pháp hoàn thiện công tác kiểm soát chi thường xuyên qua KBNN Vĩnh Phúc

Bài viết “Một số vấn đề kiểm soát chi đối với các đơn vị sự nghiệp công lập” của Thạc sĩ Nguyễn Công Vinh đăng trên Tạp chí Quản lý Ngân

quỹ quốc gia số 195 tháng 9/2018; bài viết nêu về phân bổ dự toán, kiểm soát chi và một số vướng mắc, ý kiến đề xuất khi kiểm soát chi đối với các đơn vị

sự nghiệp công lập

Các bài viết trên đều là những công trình khoa học có giá trị, tuy nhiên,

do công tác kiểm soát chi qua KBNN thường xuyên được đổi mới theo yêu cầu chung của quá trình cải cách quản lý tài chính công nên một số vấn đề cần phải được cập nhật Ngoài ra, các tác giả chủ yếu tập trung vào phân tích, đánh giá tình hình thực tiễn tại đơn vị về quy trình kiểm soát chi và đưa ra giải pháp mang tính chung chung, chưa vận dụng được các yếu tố của hệ thống kiểm soát bộ đánh giá mức độ rủi ro trong quy trình kiểm soát chi Luận văn này tác giả kế thừa có chọn lọc những kết quả nghiên cứu đã có về

hệ thống hóa lý thuyết quy trình KSC, tập trung vào phân tích thực trạng KSC thường xuyên của Văn phòng HĐND và UBND huyện Vĩnh Thạnh qua KBNN Bình Định trên cơ sở đó, đi sâu vào phân tích hệ thống kiểm soát nội

bộ trong KSC thường xuyên và trình bày cụ thể các giải pháp hoàn thiện công tác KSC thường xuyên đối với NSNN qua hệ thống KBNN

3 Mục tiêu nghiên cứu

Phân tích, đánh giá thực trạng kiểm soát chi thường xuyên tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Vĩnh Thạnh, chỉ ra những hạn chế Từ đó đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả kiểm soát chi thường xuyên tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Vĩnh Thạnh

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

4.1 Đối tượng nghiên cứu:

Đề tài tập trung nghiên cứu các vấn đề cơ sở lý luận và phân tích thực trạng liên quan đến quy trình kiểm soát chi thường xuyên tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Vĩnh Thạnh

5 Phương pháp nghiên cứu

Luận văn sử dụng chủ yếu dữ liệu thứ cấp do Văn phòng HĐND và UBND huyện Vĩnh Thạnh cung cấp

Về xử lý dữ liệu: Sử dụng phương pháp thống kê, so sánh, đối chiếu, phân tích số liệu từ các báo cáo quyết toán giai đoạn 2017-2019 để tiến hành nghiên cứu, xây dựng đề tài ngoài ra tác giả còn thu thập qua các tạp chí, các nghiên cứu khoa học liên quan đến kiểm soát chi tại các cơ quan nhà nước làm

cơ sở để nghiên cứu đề tài

6 Câu hỏi nghiên cứu

- Những cơ sở lý luận nào về kiểm soát chi thường xuyên tại đơn vị Hành chính sự nghiệp?

- Tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Vĩnh Thạnh công tác kiểm soát chi thường xuyên đạt được ưu nhược điểm gì?

- Những giải pháp nào giúp hoàn thiện kiểm soát chi thường xuyên tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Vĩnh Thạnh trong thời gian tới?

7 Ý nghĩa khoa học của đề tài

- Về mặt lý thuyết: đề tài làm rõ những vấn đề lý luận cơ bản về kiểm soát chi thường xuyên tại Văn phòng HĐND và UBND huyện làm cơ sở cho nghiên cứu công tác kiểm soát chi thường xuyên tại các cơ quan sử dụng ngân sách nhà nước

- Về mặt thực tiễn: Phân tích, đánh giá thực trạng và chỉ ra những tồn tại, hạn chế Từ đó, đưa ra các giải pháp, kiến nghị hoàn thiện công tác kiểm soát chi thường xuyên tại các cơ quan sử dụng NSNN

8 Kết cấu của luận văn

Ngoài phần Mở đầu và Kết luận, luận văn gồm 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát chi thường xuyên trong các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện

Chương 2: Thực trạng kiểm soát chi thường xuyên tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Vĩnh Thạnh

Chương 3: Giải pháp hoàn thiện kiểm soát chi thường xuyên tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Vĩnh Thạnh

1.1.1 Khái quát về các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện

1.1.1.1 Khái niệm

Cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện là Cơ quan có nhiệm vụ tham mưu giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương và thực hiện một số nhiệm vụ, quyền hạn theo sự ủy quyền của UBND huyện theo quy định của pháp luật, góp phần đảm bảo sự thống nhất quản lý của ngành hoặc lĩnh vực công tác từ trung ương đến cơ sở

1.1.1.2 Phân loại các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện

- Căn cứ vào mức độ tự chủ tài chính

Theo quy định tại Nghị định Số: 130/2005/NĐ-CP ngày 17/10/205 và Nghị địnhsố 117/2013/NĐ-CP ngày 07/10/2013 của Chính phủ quy định sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định Số: 130/2005/NĐ-CPngày 17/10/205 của Chính phủ quy định chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm về sử dụng biên chế và kinh phí quản lý hành chính đối với các cơ quan nhà nước Các cơ

quan chuyên môn thuộc UBND huyện được chia thành:

+ Đơn vị hành chính

+ Đơn vị sự nghiệp

- Căn cứ theo phân cấp quản lý tài chính tại đơn vị sử dụng NSNN

+ Đơn vị dự toán cấp I: Là đơn vị dự toán ngân sách được Thủ tướng

Chính phủ hoặc Ủy ban nhân dân giao dự toán ngân sách

Việc phân bổ và giao dự toán ngân sách nhà nước của các đơn vị dự toán cấp I cho các đơn vị sử dụng ngân sách trực thuộc và đơn vị thuộc ngân sách cấp dưới trong trường hợp có ủy quyền thực hiện nhiệm vụ chi của mình, gửi cơ quan tài chính cùng cấp, đồng thời gửi Kho bạc Nhà nước nơi giao dịch để thực hiện sau khi được Chính phủ, Ủy ban nhân dân giao dự toán ngân sách

Đơn vị dự toán cấp I thực hiện phân bổ, giao dự toán ngân sách cho đơn vị cấp dưới trực thuộc, chịu trách nhiệm trước Nhà nước về việc tổ chức, thực hiện công tác kế toán và quyết toán ngân sách của đơn vị mình và công tác kế toán và quyết toán của các đơn vị dự toán cấp dưới trực thuộc theo quy định

+ Đơn vị dự toán cấp II: là đơn vị cấp dưới đơn vị dự toán cấp I, được

dự toán cấp I giao dự toán và phân bổ dự toán được giao cho đơn vị dự toán cấp III (trường hợp được ủy quyền của đơn vị dự toán cấp I), chịu trách nhiệm

tổ chức thực hiện công tác kế toán và quyết toán ngân sách của đơn vị mình, công tác kế toán và quyết toán của các đơn vị dự toán cấp dưới theo quy định

+ Đơn vị dự toán cấp III: là đơn vị cấp dưới đơn vị dự toán cấp II và không có đơn vị trực thuộc Đây là đơn vị trực tiếp sử dụng ngân sách nhà nước để thực hiện nhiệm vụ Nhà nước giao

1.1.1.3 Nguyên tắc thực hiện quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm

a) Bảo đảm hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao

b) Không tăng biên chế và kinh phí quản lý hành chính được giao, trừ trường hợp:

- Chỉ tiêu biên chế được xem xét điều chỉnh trong trường hợp sáp nhập, chia tách hoặc điều chỉnh nhiệm vụ của cơ quan thực hiện chế độ tự chủ

theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền quản lý biên chế

- Kinh phí quản lý hành chính được giao được xem xét điều chỉnh trong các trường hợp sau:

+Do điều chỉnh biên chế hành chính theo quyết định của cấp có thẩm quyền;

+ Do điều chỉnh nhiệm vụ theo quyết định của cấp có thẩm quyền; +Do nhà nước thay đổi chính sách tiền lương, thay đổi các định mức phân bổ dự toán ngân sách nhà nước, điều chỉnh tỷ lệ phân bổ ngân sách nhà nước cho lĩnh vực quản lý hành chính

c) Thực hiện công khai, dân chủ và bảo đảm quyền lợi hợp pháp của cán bộ, công chức

1.1.2 Nội dung các khoản chi thường xuyên ở các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện

1.1.2.1 Khái niệm chi thường xuyên

Chi thường xuyên: là những khoản chi phát sinh tương đối đều đặn cả

về mặt thời gian và quy mô các khoản chi Nói cách khác là những khoản chi được lặp đi lặp lại tương đối ổn định theo những chu kỳ thời gian cho những đối tượng nhất định

Chi thường xuyên là quá trình phân bổ và sử dụng thu nhâp từ các quỹ tài chính công nhằm đáp ứng các nhu cầu chi gắn liền với việc thực hiện các nhiệm vụ thường xuyên của nhà nước về quản lý kinh tế – xã hội Chi thường xuyên có phạm vi rộng, gắn liền với việc thực hiện các nhiệm vụ thường xuyên của nhà nước Khoản chi này mang tính chất tiêu dùng, quy mô và cơ cấu chi thường xuyên phụ thuộc chủ yếu vào tổ chức bộ máy nhà nước Với

xu thế phát triển của xã hội, nhiệm vụ chi thường xuyên của nhà nước ngày càng gia tăng chính vì vâ chi thường xuyên cũng có xu hướng mở rộng

Theo Điều 4 Luật NSNN Việt Nam, Chi thường xuyên là nhiệm vụ chi

của ngân sách nhà nước nhằm đảm bảo hoạt động của bộ máy nhà nước, tổ chức chính trị, xã hội, hỗ trợ các hoạt động của các tổ chức khác và thực hiện các nhiệm vụ thường xuyên của Nhà nước về phát triển kinh tế xã hội, đảm bảo quốc phòng, an ninh

1.1.2.2 Phân loại chi thường xuyên

a) Xét theo lĩnh vực chi, chi thường xuyên bao gồm:

- Chi cho các đơn vị hành chính

- Chi cho các hoạt động quản lý nhà nước

- Chi cho hoạt động an ninh, quốc phòng và trật tự an toàn xã hội

- Chi khác

b) Xét theo nội dung chi, chi thường xuyên gồm:

- Các khoản chi cho cá nhân

Đứng trên góc độ tài chính, đây là khoản chi tiêu thường xuyên như: tiền lương, tiền thưởng, phụ cấp, phúc lợi tập thể, các khoản đóng góp và các khoản khác Cụ thể: Tiền lương bao gồm: Lương ngạch bậc, lương tập sự, lương hợp đồng Tiền phụ cấp gồm: Phụ cấp chức vụ, phụ cấp thâm niên nghề, phụ cấp ưu đãi nghề giáo, phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp làm thêm giờ, phụ cấp độc hại, Tiền thưởng gồm: Thưởng thường xuyên, thưởng đột xuất

và thưởng khác Phúc lợi tập thể gồm: Trợ cấp khó khăn thường xuyên, trợ cấp khó khăn đột xuất, tiền tàu xe, phúc lợi khác Các khoản đóng góp: Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí công đoàn

- Các khoản chi nghiệp vụ chuyên môn

Bao gồm các khoản chi:Chi trang phục cho Đại biểu HĐND huyện, cán

bộ đi học; Chi thanh toán dịch vụ công cộng (tiền điện, tiền nước, nhiên liệu,

vệ sinh môi trường và dịch vụ công cộng khác); Chi vật tư văn phòng (gồm văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ và vật tư văn phòng khác); Chi thông tin liên lạc (gồm điện thoại, fax, tuyên truyền, ấn phẩm truyền thông ); Chi công

tác phí (tiền vé máy bay, tàu xe, phụ cấp công tác phí, thuê phòng ngủ, khoán công tác phí và công tác phí khác); Chi hội nghị (gồm tài liệu, bồi dưỡng chủ trì, thư ký, chi xây xựng biên bản, báo cáo, nghị quyết trình kỳ họp và các chi phí khác); Chi thuê mướn (thuê thiết bị các loại, thuê đào tạo lại cán bộ, thuê lao động trong nước); Chi cho hoạt động chuyên môn (chi tiếp xúc cử tri, chi giám sát của Thường trực HĐND và các ban của HĐND huyện)

- Các khoản mua sắm, sửa chữa thường xuyên tài sản TSCĐ

Bao gồm các khoản chi: Mua sắm máy photocopy, máy vi tính, máy in

và các trang thiết bị khác; sửa chữa nhà cửa, các thiết bị công nghệ thông tin Tài sản và thiết bị văn phòng

- Các khoản chi khác: Chi lập quỹ khen thưởng theo chế độ quy định, chi tiếp khách, rửa xe hút bụi, vá lốp, chi thuê mướn chi các khoản khác

1.1.2.3 Đặc điểm chi thường xuyên

- Chi thường xuyên ngân sách nhà nước gắn với quyền lực nhà nước, mang tích chất pháp lý cao

- Các khoản chi thường xuyên NSNN mang tính ổn định

- Phạm vi, mức độ chi thường xuyên NSNN gắn với cơ cấu, tổ chức và hiệu lực hoạt động của bộ máy nhà nước

- Các khoản chi thường xuyên ngân sách nhà nước mang tính chất không hoàn trả trực tiếp;

- Xét theo cơ cấu chi ở từng niên độ và mục đích cuối cùng của vốn cấp phát thì chi thường xuyên của NSNN cho các hoạt động sự nghiệp có hiệu lực tác động trong khoảng thời gian ngắn và mang tính chất tiêu dùng xã hội

- Các chính sách, chế độ về chi thường xuyên của NSNN cho các cơ quan nhà nước thường chậm thay đổi và có nguy cơ tụt hậu so với nhu cầu thực tiễn

- Chi thường xuyên NSNN cho các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện mang đầy đủ các đặc điểm của chi thường xuyên NSNN, cụ thể:

+ Thứ nhất: Đại bộ phận các khoản chi thường xuyên NSNN cho các

cơ quan chuyên môn mang tính ổn định khá rõ nét

+ Thứ hai: Xét theo cơ cấu chi NSNN ở từng niên độ và mục đích sử dụng cuối cùng của vốn cấp phát thì đại bộ phận các khoản chi thường xuyên của NSNN có hiệu lực trong khoảng thời gian ngắn và mang tính chất tiêu dùng xã hội Tuy nhiên, khi xét về tác dụng lâu dài thì đây là khoản chi mang tính chất tích lũy đặc biệt Khoản chi này là một trong những nhân tố quyết định tới việc tăng trưởng kinh tế trong tương lai vì nó không mất đi sau quá trình tiêu dùng mà tạo thành “chất xám” của con người cho tiêu dùng trong tương lại Xã hội ngày càng phát triển thì mọi của cải làm ra, tỷ lệ “chất xám” trong sản phẩm đó càng lớn

+ Thứ ba: Phạm vi, mức độ chi thường xuyên của NSNN gắn chặt với cơ cấu tổ chức của bộ máy Nhà nước và sự lựa chọn của Nhà nước trong việc cung ứng các hàng hoá công cộng

1.1.2.4 Vai trò của chi thường xuyên

Chi thường xuyên NSNN có vai trò rất quan trọng Vai trò đó thể hiện trên các mặt cụ thể như sau:

- Thứ nhất: Chi thường xuyên có tác động trực tiếp đến việc thực hiện các chức năng của nhà nước về quản lý kinh tế, xã hội, là một trong những nhân tố có ý nghĩa quyết định đến chất lượng, hiệu quả của bộ máy quản lý nhà nước

- Thứ hai: Chi thường xuyên là công cụ để nhà nước thực hiện mục tiêu

ổn định và điều chỉnh thu nhập, hỗ trợ người nghèo, gia đình chính sách, thực hiện các chính sách xã hội góp phần thực hiện mục tiêu công bằng xã hội

- Thứ ba: Thông qua chi thường xuyên, Nhà nước thực hiện điều tiết, điều chỉnh thị trường để thực hiện các mục tiêu của nhà nước Nói cách khác, chi thường xuyên được xem là một trong những công cụ kích thích phát triển

và điều tiết vĩ mô nền kinh tế

- Thứ tư, chi thường xuyên là công cụ ổn định chính trị, xã hội, quốc phòng an ninh Thông qua chi thường xuyên, Nhà nước thực hiện các chính sách xã hội, đảm bảo ổn định, an toàn xã hội và an ninh quốc phòng Đảm bảo nguồn tài chính cho hoạt động của các cơ quan nhà nước Ngoài ra còn là thước đo quan trọng để đánh giá hiệu quả hoạt động của các cơ quan nhà nước khi đem so sánh giữa số chi NSNN với các mặt kinh tế, hiệu suất, hiệu ích của các khoản chi này Đặc biệt, chi thường xuyên là trợ giúp đắc lực cho sự phát triển kinh tế

1.2 TỔNG QUAN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ

1.2.1 Khái niệm kiểm soát nội bộ (KSNB)

Theo Luật Kế toán 2015 cho rằng “KSNB là việc thiết lập và tổ chức thực hiện trong nội bộ đơn vị kế toán các cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ phù hợp với quy định của pháp luật nhằm bảo đảm phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thời rủi ro và đạt được yêu cầu đề ra” [Điều 39 Luật Kế toán số 88/2015/QH13, có hiệu lực từ 01/01/2017]

Theo VAS (chuẩn mực Kiểm toán VN): KSNB là quy trình do Ban quản trị, Ban Giám đốc và các cá nhân khác trong đơn vị thiết kế, thực hiện

và duy trì để tạo ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt được mục tiêu của đơn

vị trong việc đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, đảm bảo hiệu quả, hiệu suất hoạt động, tuân thủ pháp luật và các quy định có liên quan

1.2.2 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ

Mục tiêu của hệ thống KSNB là mang lại hiệu quả chi hoạt động, đảm bảo tính tin cậy của báo cáo tài chính Thông tin báo cáo tài chính do bộ máy

kế toán chịu trách nhiệm và tổng hợp Đây là căn cứ quan trọng cho các nhà quản lý đưa ra các quyết định Nếu hệ thống KSNB hữu hiệu, hệ thống thông tin quản lý, thông tin báo cáo tài chính sẽ được đảm bảo trung thực, hợp lý, đầy

đủ, minh bạch, kịp thời và được bảo mật theo đúng quy định của pháp luật

Hệ thống KSNB giúp đảm bảo sự tuân thủ các luật lệ và quy định Nhờ có

hệ thống KSNB, các quy trình được thực hiện một cách nghiêm túc và triệt để

1.2.3 Phân loại kiểm soát nội bộ

1.2.3.1 Kiểm soát hoạt động quản lý (hay còn gọi là kiểm soát hướng dẫn)

Nhận thức của các nhà quản lý về liêm chính và đạo đức nghề nghiệp,

về việc cần thiết phải tổ chức bộ máy hợp lý, về việc phân công, ủy nhiệm rõ ràng, về việc ban hành bằng văn bản các nội quy, quy chế, Hệ thống kiểm soát hoạt động có hoạt động hiệu quả hay không phụ thuộc trực tiếp vào tính trung thực và việc tôn trọng các giá trị đạo đức của những người liên quan đến quá trình kiểm soát

Cơ cấu tổ chức cung cấp khuôn khổ mà trong đó quyền hạn và trách nhiệm của những thành viên trong tổ chức được xác định Một cơ cấu tổ chức hợp lý là điều kiện đảm bảo cho các thủ tục kiểm soát phát huy được tác dụng Ngược lại, một cơ cấu tổ chức quá phức tạp hoặc không rõ ràng có thể nảy sinh nhiều vấn đề nghiêm trọng Do đó, để thiết lập cơ cấu tổ chức thích hợp thì tổ chức cần phải chú ý đến một số nội dung như: Xác định rõ quyền hạn và trách nhiệm chủ yếu đối với từng hoạt động Xác định cấp bậc cần báo cáo thích hợp

Việc phân định quyền hạn và trách nhiệm là việc xác định mức độ tự chủ, quyền hạn của từng cá nhân hay từng nhóm trong việc đề xuất và giải quyết vấn đề, trách nhiệm báo cáo đối với các cấp có liên quan Việc phân định quyền hạn bằng văn bản cụ thể có thể sẽ giúp công việc được tiến hành

dễ dàng, trôi chảy hơn và các thủ tục kiểm soát sẽ phát huy tác dụng

Hệ thống kiểm soát quản lý: Một hệ thống kiểm soát quản lý là sự hợp thành một cách logic các phương pháp nhằm thu thập và sử dụng thông tin để ra các quyết định về hoạch định và kiểm soát, thúc đẩy hành vi của

người lao động, và đánh giá việc thực hiện Hệ thống kiểm soát quản lý có các mục tiêu là:

Thông đạt rõ ràng các mục tiêu (Goals) của tổ chức; Đảm bảo chắc chắn rằng nhà quản lý và nhân viên hiểu rõ các công việc cần thiết (Specific actions) mà họ phải thực hiện để đạt được các mục tiêu đó; Thông báo kết quả công việc (Result of actions) đến từng bộ phận trong tổ chức; và đảm bảo rằng hệ thống kiểm soát quản lý thích nghi nhanh chóng (Adjust to changes) với những thay đổi môi trường hoạt động

Hệ thống kiểm soát quản lý chú trọng vào việc ra quyết định quản trị nội bộ

và xúc tiến (sau đó đánh giá) việc thực hiện theo sát với mục tiêu của tổ chức

Chúng ta có thể thấy rằng mục tiêu và các tiêu chí đo lường việc thực hiện là rất rộng, trong thực tế, chúng rất không rõ rằng để định hướng cho nhà quản lý và nhân viên Vì vậy, ban lãnh đạo thường xác định các bước then chốt (critical process) và các nhân tố quyết định thành công (key success factors) Các bước then chốt là một hệ thống các hoạt động có liên quan ảnh hưởng trực tiếp đến việc đạt được mục tiêu của tổ chức Các nhân tố thành công là các hành động phải được thực hiện thật tốt nhằm hướng đơn vị theo mục tiêu đã định

1.2.3.2 Kiểm soát kế toán tuân thủ

Loại kiểm soát nội bộ thứ hai là kiểm soát kế toán tuân thủ Kiểm soát nội bộ là những phương pháp và chính sách được thiết kế để ngăn chặn gian lận, giảm thiểu sai sót, khuyến khích hiệu quả hoạt động, và nhằm đạt được sự tuân thủ các chính sách và quy trình được thiết lập

Cán bộ, nhân viên cam kết và nỗ lực hành động đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp luật Mọi vấn đề tuân thủ phải được nhận diện, tài liệu kế toán và báo cáo tài chính của công ty

Giảm bớt rủi ro gian lận hoặc trộm cắp đối với công ty do bên thứ ba

hoặc nhân viên của công ty gây ra

Giảm bớt rủi ro sai sót không cố ý của nhân viên mà có thể gây tổn hại cho công ty

Giảm bớt rủi ro không tuân thủ chính sách và quy trình kinh doanh của công ty Ngăn chặn việc tiếp xúc những rủi ro không cần thiết do quản lý rủi ro chưa đầy đủ

1.2.4 Các yếu tố cấu thành của hệ thống kiểm soát nội bộ

1.2.4.1 Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát gồm các nhân tố sau:

Triết lý quản lý và phong cách lãnh đạo: Triết lý quản lý và phong

cách lãnh đạo thể hiện qua cá tính, tư cách, thái độ của nhà lãnh đạo khi điều hành hoạt động của đơn vị (COSO, 2013) Nếu nhà lãnh đạo cấp cho đánh giá rằng KSNB quan trọng, các thành viên khác trong tổ chức cũng cảm nhận được điều đó quan trọng và sẽ theo đó, tận tâm xây dựng hệ thống KSNB Tinh thần này được thể hiện thành những quy định đạo đức, cách ứng xử trong quá trình làm việc Trong các cơ quan, triết lý quản lý thông qua việc lãnh đạo nhận thức được chức năng, tầm quan trọng, sự cần thiết của KSNB đối với việc kiểm tra, giám sát các hoạt động, từ đó chủ động xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ, xây dựng quy chế tổ chức, hoạt động làm căn cứ thực hiện và kiểm soát các hoạt động

Năng lực nhân viên: Năng lực nhân viên gồm trình độ hiểu biết, kỹ năng

làm việc cần thiết để đảm bảo việc thực hiện có kỷ cương, trung thực, tiết kiệm, hiệu quả và hữu hiệu Họ cũng phải có am hiểu đúng đắn về trách nhiệm của bản thân trong việc thiết lập hệ thống KSNB (COSO, 2013) Đội ngũ cán bộ, nhân viên có năng lực, chuyên môn tốt là một trong những yếu tố góp phần quyết định đến việc thực hiện hiệu quả các hoạt động sản xuất kinh doanh của tổ chức

Lãnh đạo và nhân viên phải duy trì một trình độ đủ để hiểu biết được

việc xây dựng, duy trì KSNB, tầm quan trọng của KSNB và trách nhiệm của

họ trong việc thực hiện mục tiêu, sứ mệnh chung của tổ chức Mỗi cá nhân trong tổ chức bằng trách nhiệm của mình đều phải nắm rõ vai trò của hệ thống KSNB Lãnh đạo và nhân viên cần có các kỹ năng cần thiết để đánh giá rủi ro, đảm bảo hoàn thành trách nhiệm của họ trong tổ chức Tổ chức có thể nâng cao trình độ cho các nhân viên của tổ chức bằng cách tổ chức đào tạo Trong

đó, hướng dẫn về mục tiêu KSNB sẽ là một trong những nội dung đào tạo, phương pháp giải quyết các tình huống khó xử trong công việc

Cơ cấu tổ chức: Một cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ đảm bảo cho sự thông

suốt trong ủy quyền và phân công nhiệm vụ Việc thiết lập cơ cấu tổ chức phải ngăn ngừa được sự vi phạm các quy chế KSNB và loại được những hoạt động không phù hợp, tránh các trường hợp tiếp tay hay phát sinh ra các vi phạm, che dấu sai lầm và gian lận Cơ cấu tổ chức gồm sự phân chia quyền, trách nhiệm báo cáo, hệ thống báo cáo phù hợp Trong cơ cấu tổ chức, cũng bao gồm bộ phần kiểm toán nội bộ, ban kiểm soát, bộ phận thanh tra, kiểm tra được tổ chức độc lập với các đối tượng kiểm toán và báo cáo trực tiếp đến lãnh đạo cao nhất trong cơ quan

Chính sách nhân sự: Chính sách nhân sự gồm việc tuyển dụng, đào tạo, bồi

dưỡng, giáo dục, đánh giá, bổ nhiệm, khen thưởng, hay kỷ luật, hướng dẫn nhân viên Sự đóng góp của mỗi cá nhân trong KSNB và khả năng, sự tin cậy của họ đóng là rất cần thiết để giúp hoạt động kiểm soát được hữu hiệu (COSO, 2013)

Thực hiện khen thưởng với các cán bộ, nhân viên thực hiện tốt các quy chế, quy định, hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ, có thành tích tốt trong lao động, học tập, có sáng kiến kinh nghiệm, cải tiến quy trình làm việc, hoặc những

cá nhân, đơn vị thực hiện tiết kiệm chi phí

Các biện pháp kỷ luật vi phạm phải được xử lý theo đúng nội quy của công ty

và xử lý các hành vi như không hoàn thành nhiệm vụ, làm việc thiếu trách nhiệm,

Môi trường bên ngoài gồm môi trường chính trị, luật pháp, kinh tế, văn hóa xã hội và công nghệ Các nhân tố này không thuộc hệ thống kiểm soát của các nhà quản lý nhưng nó có ảnh hưởng đến thái độ, phong cách điều hành của các nhà quản lý Nhà quản trị cần phải quan tâm đến vấn đề chính trị đầu tiên để dự báo mức độ an toàn trong công việc Ban hành hệ thống pháp luật chất lượng đảm bảo môi trường kinh doanh lành mạnh, bình đẳng, buộc các đơn vị kinh doanh chân chính, lập hệ thống kiểm soát có trách nhiệm, tuân thủ Yếu tố kinh tế sẽ mang lại cho đơn vị cơ hội, thách thức, ảnh hưởng đến chiến lược kinh doanh bởi lãi suất, tỷ giá hối đoái và đơn vị phải kiểm soát linh hoạt hơn Môi trường văn hóa sẽ xác định cách sách, quan hệ đạo đức, lối làm việc Công nghệ giúp quá trình làm việc nhanh, chính xác hơn, giúp quá trình kiểm soát dễ dàng hơn

Như vậy, môi trường kiểm soát có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của các thủ tục kiểm soát Môi trường kiểm soát tốt, thuận lợi sẽ là nền tảng cho hoạt động của hệ thống KSNB hữu hiệu

1.2.4.2 Đánh giá rủi ro

Đơn vị luôn phải ý thức được việc đối phó rủi ro mà mình gặp phải Việc đánh giá rủi ro rất quan trọng trong việc xác định các khả năng có thể làm ảnh hưởng đến mục tiêu của hoạt động Các mục tiêu ở đây liên quan đến

cả đến mục tiêu tài chính và phi tài chính Việc phân tích đánh giá rủi ro sẽ không giúp các dự án tránh được toàn bộ rủi ro mà chỉ giúp thu hẹp các rủi ro trong giới hạn ở mức chấp nhận được Quá trình đánh giá rủi ro thường gồm:

Xác định mục tiêu: Các mục tiêu gồm mục tiêu tài chính và phi tài

chính Tính khái quát hay cụ thể của mục tiêu được xây dựng tùy thuộc vào lĩnh vực của từng dự án

Nhận diện rủi ro: Là xác định loại rủi ro và mối liên hệ với từng loại

mục tiêu Rủi ro có thể bao gồm rủi ro bên trong, bên ngoài, rủi ro trong toàn

bộ hay từng hoạt động đơn lẻ

Phân tích, đánh giá rủi ro: Xác định tần suất rủi ro, mức độ rủi ro trên

cơ sở các tiêu chí đánh giá về rủi ro để có các giải pháp quản trị và đối phó với rủi ro

Tóm lại, để tránh thiệt hại do các yếu tố trên, đơn vị cần thưởng xuyên xác định rủi ro hiện hữu và tiềm ẩn, cần phải xác định phạm vi của rủi ro để kiểm soát được rủi ro, phân tích ảnh hưởng của chúng để cả về tần suất xuất hiện, kịp thời xác định các biện pháp để kiểm soát giảm thiểu tác hại không mong muốn

1.2.4.3 Hoạt động kiểm soát

Hoạt động kiểm soát là các biện pháp, quy trình, thủ tục đảm bảo chỉ thị của Ban lãnh đạo trong giảm thiểu rủi ro, tạo điều kiện cho các mục tiêu đặt ra được thực thi nghiêm túc trong toàn tổ chức Các hoạt động kiểm soát gồm hai nhóm, kiểm soát phòng ngừa và kiểm soát phát hiện Kiểm soát phòng ngừa là thiết lập chính sách, thủ tục mang tính chất chuẩn mực, phân công công việc hợp lý, ủy quyền, phê duyệt đúng chức trách Kiểm soát phát hiện được thể hiện dưới dạng báo cáo Cần cân bằng giữa thủ tục kiểm soát phát hiện và phòng ngừa là phối hợp các hoạt động kiểm soát để hạn chế, bổ sung lẫn nhau giữa các thủ tục kiểm soát

Thủ tục phân quyền và xét duyệt: Việc thực hiện các nghiệp vụ chỉ được thực hiện bởi người ủy quyền theo trách nhiệm và phạm vi của họ Ủy quyền là cách thức chủ yếu đảm bảo rằng các nghiệp vụ có thực sự mới được phê duyệt đúng mong muốn của người lãnh đạo Các thủ tục ủy quyền phải được tài liệu hóa và công bố rõ ràng, phải gồm đủ các điều kiện cụ thể Cần phải tuân thủ các quy định chi tiết của sự ủy quyền, nhân viên hành động theo hướng dẫn, trong giới hạn được quy định bởi người lãnh đạo và pháp luật

Phân chia trách nhiệm: Một hệ thống kiểm soát yêu cầu không người

nào được giao quá nhiều trách nhiệm, quyền hạn Một người không thể khách quan thấy được hết các sai phạm và cũng tạo ra môi trường dễ xảy ra gian lận Các chức năng kiêm nghiệm mà một tổ chức cần phải phân định cho từng người riêng biệt:

+ Quyền được phê chuẩn và ra quyết định

+ Ghi chép: Gồm lập chứng từ gốc, ghi nhật ký, ghi sổ tài khoản, lập bảng đối chiếu, lập báo cáo thực hiện

+ Bảo vệ tài sản: Trực tiếp như thủ quỹ, thủ kho hay gián tiếp như người nhận tiền khách hàng trả,

Nếu toàn bộ công việc trên chỉ do một người đảm nhiệm, chắc chắn sẽ phát sinh tiêu cực và người đó có nhiều cơ hội gian lận, trục lợi

Trong các đơn vị có quy mô nhỏ, công việc từng nhiệm vụ không nhiều, quá ít nhân viên để có thể phân rõ ràng các công việc và trách nhiệm, lãnh đạo các công ty sẽ là người trực tiếp nhận biết rủi ro, và sử dụng các biện pháp kiểm soát như luân chuyển nhân viên Tuy nhiên, sự luân chuyển nhân viên phải đảm bảo rằng một người không xử lý mọi mặt nghiệp vụ trong thời gian dài

Chứng từ và sổ sách ghi chép: Việc thiết kế mẫu chứng từ, sổ sách và

sử dụng một cách hợp lý, giúp đảm bảo sự ghi chép chính xác và đầy đủ các

dữ liệu về nghiệp vụ xảy ra, các mẫu chứng từ và sổ sách cần đơn giản, hữu hiệu cho ghi chép, hạn chế sai sót, ghi trùng lặp, dễ đối chiếu và xem lại khi cần thiết Phải có khoảng trống trên chứng từ để những người có liên quan đến nghiệp vụ phê duyệt, ký xác nhận Các chứng từ phát sinh phải được đánh

số rõ ràng để đơn vị dễ quản lý, truy tìm và hạn chế tối thiểu các hành vi gian lận và các sai phạm có thể xảy ra

Bảo vệ tài sản: Tài sản của một tổ chức không chỉ là tiền, hàng hóa, máy móc, thiết bị, mà còn là thông tin Tổ chức có thể thực hiện một số

công việc để bảo vệ tài sản của mình như sau: giám sát hiệu quả và phân định riêng biệt các chức năng; bảo quản và ghi chép về tài sản gồm cả thông tin; giới hạn việc tiếp cận với tài sản; giữ tài sản ở nơi riêng biệt, đảm bảo an toàn, bảo quản con dấu và chữ ký khác nếu có)

Kiểm tra, đối chiếu: Các nghiệp vụ và sự kiện phải được kiểm tra trước

và sau khi xử lý để kịp thời phát hiện và xử lý các sai sót

Việc xây dựng một hệ thống các thủ tục kiểm soát rõ ràng, đầy đủ, phù hợp với thực tế phải đảm bảo các nguyên tắc sau:

Nguyên tắc bất kiêm nhiệm

Nguyên tắc phân công phân nhiệm

Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn

1.2.4.4 Thông tin và truyền thông

Một hệ thống kế kế toán hữu hiệu phải đảm bảo các mục tiêu kiểm soát sau:

Tính có thực: Việc ghi chép những nghiệp vụ kế toán vào sổ sách phải đảm bảo nghiệp vụ này có phát sinh trong thực tế

Phê chuẩn: Mọi nghiệp vụ xảy ra phải được phê chuẩn đầy đủ, hợp lý Tính đầy đủ: Mọi nghiệp vụ phát sinh phải đảm bảo được phản ánh đầy

đủ trong sổ sách, không ghi thanh tra, không được bỏ sót

Đánh giá: Phải đảm bảo không có sai phạm trong việc tính toán các khoản giá và phí theo đúng nguyên tắc

Phân loại: Đảm bảo việc ghi sổ các nghiệp vụ phát sinh phải đúng tài khoản và sổ sách theo chế độ kế toán đã ban hành

Tính đúng kỳ: Bảo đảm việc ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải kịp thời theo quy định

Hệ thống thông tin tốt khi đảm bảo các công việc sau:

Công ty phải thường xuyên cập nhật các thông tin quan trọng cho

ban lãnh đạo và những người có thẩm quyền Qua hệ thống truyền thông của đơn vị cập nhật, mọi nhân viên trong công ty đều hiểu rõ được công việc của mình, biết được các chỉ thị của lãnh đạo một cách đầy đủ và chính xác, hiểu rõ mối quan hệ và phối hợp với các thành viên khác một cách nhịp nhàng để hoàn thành Tất cả các nhân viên và lãnh đạo đều hiểu, nắm

rõ các nội quy, chuẩn mực của đơn vị đề ra, đảm bảo thông tin được cung cấp một cách kịp thời, chính xác đến các cấp có thẩm quyền theo quy định Công ty nên thiết lập các kênh thông tin nóng như thành lập đường dây nóng qua số điện thoại, lắp đặt hòm thư góp ý, cho phép khách hàng, nhân viên báo cáo về các hành vi, sự kiện bất thường có khả năng gây thiệt hại cho đơn vị Ban lãnh đạo xem xét, tiếp nhận thông tin kịp thời, có kế hoạch

xử lý Mọi hệ thống thông tin phải đặt mật khẩu để đảm bảo chế độ bảo mật truy cập dữ liệu và có chương trình, kế hoạch rõ ràng, khả thi trong trường hợp mất thông tin, số liệu

1.2.4.5 Giám sát

Giám sát là quá trình mà nhà quản lý đánh giá chất lượng của hoạt động kiểm soát Theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam VAS 315 “Giám sát các kiểm soát là quy trình đánh giá hiệu quả hoạt động của KSNB trong từng giai đoạn Quy trình này bao gồm việc đánh giá tính hiệu quả của các kiểm soát một cách kịp thời và tiến hành các biện pháp khắc phục cần thiết Ban Giám đốc thực hiện việc giám sát các kiểm soát thông qua các hoạt động liên tục, các đánh giá riêng biệt hoặc kết hợp cả hai Các hoạt động giám sát liên tục thường gắn liền với các hoạt động lặp đi lặp lại của đơn vị, bao gồm các hoạt động quản lý và giám sát thường xuyên” Giám sát phải xác định KSNB có vận hành đúng thiết kế và có cần sửa đổi cho phù hợp với từng giai đoạn không Chính vì vậy, hoạt động giám sát sẽ đảm bảo tính hiệu lực và tính hữu hiệu của các chính sách và thủ tục kiểm soát Hoạt động giám sát trong tổ

chức có thể được thực hiện dưới hình thức tự giám sát nhưng cũng có thể sử dụng kết quả giám sát của các tổ chức độc lập bên ngoài Phạm vi và tần suất thực hiện hoạt động giám sát phụ thuộc vào chính các đánh giá rủi ro

Để đạt được kết quả, hoạt động giám sát phải được thực hiện thường xuyên hoặc định kỳ Trong đó, giám sát thường xuyên đạt được qua việc tiếp nhận các ý kiến góp ý của khách hàng, nhà cung cấp, hoặc xem xét các báo cáo hoạt động và phát hiện các biến động bất thường Giám sát định kỳ được thực hiện thông qua các cuộc kiểm toán định kỳ do các kiểm toán viên nội bộ, hoặc kiểm toán viên độc lập thực hiện

Về phía các nhà quản lý trong đơn vị, họ có trách nhiệm thành lập, điều hành và giám sát KSNB sao cho phù hợp với mục tiêu của đơn vị mình Để hệ

thống này vận hành tốt, các nhà quản lý cần tuân thủ một số nguyên tắc như:

xây dựng một môi trường văn hóa chú trọng đến sự liêm chính, đạo đức nghề nghiệp cùng với những quy định rõ ràng về trách nhiệm, quyền hạn

và quyền lợi; xác định rõ các hoạt động tiềm ẩn nguy cơ rủi ro cao; bất kỳ thành viên nào của công ty cũng phải tuân thủ hệ thống KSNB; quy định rõ ràng trách nhiệm kiểm tra và giám sát liên tục, không gián đoạn; tiến hành thường xuyên và định kỳ các biện pháp kiểm tra độc lập…

Ngoài việc thiết lập các quy chế kiểm soát ngang - dọc hay kiểm tra chéo giữa hệ thống các phòng ban, một số doanh nghiệp có quy mô lớn còn lập thêm phòng kiểm toán nội bộ và một ban kiểm soát với nhiệm vụ giám sát phát hiện những sai sót của ban điều hành, kiểm tra các hợp đồng có đúng thủ tục, đủ điều kiện chưa, kiểm tra kho quỹ để biết tiền có bị chiếm dụng không nhằm ngǎn ngừa đến mức thấp nhất những rủi ro

Các hoạt động giám sát giúp đánh giá chất lượng KSNB của đơn vị, từ đó

có những sửa đổi điều chỉnh cho phù hợp với tình hình thực tế Để thực hiện công việc giám sát thì nhà quản lý trực tiếp thực hiện hoặc thông qua thông tin phản hồi

từ các thành viên trong hệ thống

1.3 NỘI DUNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI THƯỜNG XUYÊN TRONG ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP

1.3.1 Khái niệm kiểm soát chi thường xuyên

Chi thường xuyên là quá trình phân phối, sử dụng vốn NSNN để đáp ứng cho các nhu cầu chi gắn liền với thực hiện các nhiệm vụ của Nhà nước về lập pháp, hành pháp, tư pháp và dịch vụ công cộng khác mà Nhà nước vẫn phải cung ứng

Kiểm soát chi thường xuyên là việc tiến hành kiểm tra, kiểm soát các khoản chi thường xuyên phù hợp với các chính sách, chế độ, định mức chi tiêu do Nhà nước quy định theo những nguyên tắc, hình thức, phương thức quản lý tài chính trong quá trình cấp phát và thanh toán các khoản chi ngân sách, góp phần loại bỏ các khoản chi sai chế độ, định mức, đơn giá

1.3.2 Nội dung kiểm soát chi thường xuyên

a Kiểm soát các khoản chi thanh toán cá nhân

* Mục tiêu kiểm soát:

Kiểm tra sự tuân thủ, tính pháp lý, cơ sở thực tế của các khoản chi thường xuyên cho con người

* Nội dung kiểm soát:

Kiểm soát các khoản chi thuộc nhóm này bao gồm: kiểm soát các khoản chi lương, phụ cấp, tiền thưởng, các khoản đóng góp, phúc lợi xã hội Đây là nhóm chi bắt buộc trong chi thường xuyên NSNN cho các cơ quan nhà nước, mục chi này phải được thực hiện nghiêm túc, công bằng, đúng chính sách chế độ

Đầu năm ngân sách: Đơn vị phải gửi các loại văn bản, giấy tờ để kiểm tra và lưu giữ như:

Dự toán chi NSNN năm được cấp có thẩm quyền duyệt

Đối với các khoản chi lương, sinh hoạt phí, các khoản đóng góp,…: danh sách những người hưởng lương, sinh hoạt phí, danh sách những người hưởng tiền công lao động thường xuyên theo hợp đồng,…

Hàng tháng, khi nhận được giấy rút dự toán ngân sách kèm theo bảng tăng, giảm biên chế và quỹ tiền lương được cấp có thẩm quyền phê duyệt do đơn vị sử dụng NSNN gửi đến, kế toán thực hiện các nhiệm vụ như kiểm tra

giấy rút dự toán kinh phí, kiểm tra bảng tăng, giảm biên chế, tiền lương,…

b Kiểm soát các khoản chi nghiệp vụ chuyên môn

* Mục tiêu kiểm soát:

Kiểm tra sự cần thiết, mức độ của các khoản chi này, cân nhắc mục tiêu đề ra với nhu cầu của đơn vị

* Nội dung kiểm soát:

Nhóm chi này bao gồm các khoản chi chủ yếu: Chi mua sắm trang thiết

bị, thanh toán dịch vụ công cộng (tiền điện, tiền nước), văn phòng phẩm, công

cụ dụng cụ, vật tư văn phòng, thông tin tuyên truyền, liên lạc, hội nghị, công tác phí, mua sắm trang thiết bị, v.v Cần quản lý tiết kiệm, tránh lãng phí trong chi tiêu các khoản chi này sẽ giúp cho Văn phòng tiết kiệm kinh phí

Đây là nhóm mục chiếm tỷ trọng tương đối lớn trong tổng chi thường xuyên nên cán bộ cần tập trung kiểm soát chặt chẽ hồ sơ, chứng từ để tránh lãng phí, tiết kiệm chi cho NSNN

Đối với các mục chi thanh toán dịch vụ, mục chi vật tư văn phòng, mục chi thông tin, tuyên truyền, liên lạc: Căn cứ hồ sơ đơn vị sử dụng ngân sách gửi đến, cán bộ kiểm soát chi KBNN đối chiếu số tiền trên giấy rút dự toán bảng kê chứng từ thanh toán căn cứ đối chiếu, chế độ, định mức quy định trong quy chế chi tiêu nội bộ đơn vị sử dụng ngân sách gửi đầu năm nếu khớp đúng thì cán bộ kiểm soát chi tiến hành thanh toán cho đơn vị sử dụng ngân sách để chi trả cho đối tượng được hưởng hoặc thanh toán trực tiếp cho đối tượng được hưởng mở tài khoản tại Ngân hàng

Mục chi hội nghị bao gồm các khoản chi cho hội nghị sơ kết, tổng kết, tập huấn nghiệp vụ Khi đơn vị gửi hồ sơ thanh toán khoản mục chi này, căn

cứ vào định mức chi tiêu hội nghị cho từng đại biểu tham gia hội nghị theo quy định của Bộ Tài chính, đúng đối tượng và theo đúng nội dung chi được xây dựng trong dự toán chi, có giấy triệu tập hội nghị, chương trình hội nghị,

có danh sách nhận tiền kiểm soát thanh toán Đây là khoản chi thanh toán từng lần và thanh toán lần cuối đơn vị gửi Biên bản nghiệm thu (đối với trường hợp phải gửi Hợp đồng)

Mục chi công tác phí bao gồm các khoản chi tàu xe, phụ cấp công tác phí, thuê phòng nghỉ,…

c Kiểm soát các khoản chi mua sắm, sửa chữa TSCĐ

* Mục tiêu kiểm soát:

Kiểm tra mục tiêu đề ra với nhu cầu mua sắm, sửa chữa của đơn vị, kiểm tra việc chấp hành đầy đủ các quy định về thủ tục, hồ sơ pháp lý qua các khoản chi này

* Nội dung kiểm soát:

Kiểm soát qua công tác kiểm kê tài sản cố định định kỳ để theo dõi tài sản cố định về số lượng cũng như hiện trạng sử dụng

Khi mua sắm, đầu tư tài sản cố định phải có báo giá cạnh tranh đối với những tài sản có giá trị nhỏ, đấu thầu đối với những tài sản có giá trị lớn

Bảo vệ tài sản và thông tin không bị lạm dụng và sử dụng sai mục đích Trong đơn vị thì tài sản và thông tin là những thứ có thể bị mất cắp, bị thất thoát hoặc bị sử dụng sai mục đích

Kiểm soát tình hình TSCĐ định thanh lý, đã thanh lý, xem xét nguyên nhân thanh lý, việc tổ chức thanh lý tài sản, chi phí, thu nhập từ việc thanh lý

Kiểm soát việc ghi chép kế toán và lưu trữ tài liệu kế toán phải kịp

thời, đầy đủ đối với các TSCĐ do đơn vị quản lý

d Kiểm soát các khoản chi khác

* Mục tiêu kiểm soát:

Kiểm tra tính hợp lý, tính cần thiết của các khoản chi trên cơ sở quán triệt tiết kiệm và đảm bảo sát nhu cầu thực tế

Đảm bảo ghi chép đầy đủ, chính xác và đúng thể thức về các nghiệp

vụ và hoạt động kinh doanh

* Nội dung kiểm soát:

Đây là khoản chi nhằm đảm bảo cho công tác quản lý hành chính phục vụ cho hoạt động của Văn phòng Mức độ chi tiêu nhiều hay ít của nhóm này phụ thuộc vào quy mô, định mức và mức độ sử dụng của các bộ phận: chi tiếp khách

Văn phòng hiện nay được tự chủ về tài chính, được chủ động bố trí kinh phí trên cơ sở chế độ, định mức chi tiêu tài chính hiện hành của Nhà nước Việc tự chủ về sử dụng kinh phí phải được thực hiện thông qua quy chế chi tiêu nội bộ Hàng năm sau khi trang trải các khoản chi phí, các khoản nộp khác theo quy định; phần kinh phí tiết kiệm chi, chênh lệch thu lớn hơn chi đơn vị được sử dụng để chi trả thu nhập tăng thêm cho người lao động

1.3.3 Quy trình kiểm soát chi thường xuyên

KSC (Kiểm soát chi) thường xuyên là việc tiến hành thẩm định, kiểm tra, kiểm soát các khoản chi NSNN phù hợp với các chính sách, chế độ, định mức chi tiêu do nhà nước quy định theo những nguyên tắc, điều kiện, hình thức và phương pháp quản lý tài chính trong quá trình cấp phát và thanh toán các khoản chi của NSNN

Quy trình KSC phải đáp ứng được yêu cầu cải cách thủ tục hành chính, quy định cụ thể trách nhiệm của từng cá nhân, thời gian xử lý hồ sơ, chứng từ;

đảm bảo Kiểm soát chi thường xuyên thực hiện theo quy trình sau:

Bước 1: Hoàn thiện hồ sơ chứng từ ban đầu

Bước 2: Tiếp nhận xử lý hồ sơ chứng từ

Bước 3 Trình duyệt

Bước 4 Hoàn tất thủ tục thanh toán

Bước Các bước công việc Thời gian

hồ sơ, chứng từ thanh toán hợp lệ

- Các cá nhân, bộ phận sử dụng kinh phí

2

Tiếp nhận xử lý hồ sơ

chứng từ

Người đề nghị chuyển cho kế toán kiểm tra đúng theo chế độ quy định để tổng hợp

3

Trình duyệt

„- Kế toán ký xong trình cho chủ tài khoản 2 ký xác nhận bảng kê đề nghị thanh toán, phiếu theo dõi nhập xuất

„- Trình Chánh văn phòng duyệt chi thanh toán

4

Hoàn tất thủ tục thanh toán

Người đề nghị thanh toán sẽ được nhận tiền

từ thủ quỹ hoặc qua tài khoản cá nhân

(Nguồn: Bùi Quang Bình (2011), Giáo trình kiểm soát chi NS)

Hình 1.1 Quy trình kiểm soát chi thường xuyên

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1

Trong Chương 1 tác giả đã nêu tổng quan cơ sở lý luận về kiểm soát chi thường xuyên, về kiểm soát nội bộ trong hoạt động kiểm soát chi Tập trung trình bày lý luận về chi thường xuyên đối với đơn vị hành chính, được đặc điểm, vai trò của nó để làm cơ sở lý luận cho việc nghiên cứu thực trạng tại Chương 2

Có thể nói, công tác kiểm soát chi thường xuyên được thực hiện một cách khoa học và nghiêm túc sẽ góp phần làm lành mạnh công tác tài chính trong các đơn vị hành chính, đảm bảo giảm thiểu các sai sót, ngăn chặn gian lận, tránh thất thoát tài sản, giảm thiểu chi phí, nâng cao thu nhập của cán bộ nhân viên Đồng thời là cơ sở cho việc nghiên cứu tình hình chi thường xuyên

tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Vĩnh Thạnh, tỉnh Bình Định

Chương 2 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT CHI THƯỜNG XUYÊN TẠI VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND HUYỆN VĨNH THẠNH

2.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND HUYỆN VĨNH THẠNH

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Văn phòng HĐND và UBND huyện Vĩnh Thạnh

Huyện Vĩnh Thạnh nằm phía Tây bắc tỉnh Bình Định, Tây và Tây bắc giáp các huyện An Khê và K'Bang (Gia Lai), Kon Plong (Kon Tum) và huyện An Lão; Đông và Đông bắc nối liền các huyện Hoài Ân, Phù Mỹ, Phù Cát Phía Nam sát cánh cùng huyện Tây Sơn và Vân Canh

Vĩnh Thạnh vốn là những làng của người dân tộc Bana Khoảng đầu thế kỷ XVIII, người Kinh lên vùng đất này lập nghiệp dựng xóm ấp cho đến cuối năm 1945, những làng vùng này thuộc Tổng Vĩnh Thạnh của huyện Bình Khê (nay là huyện Tây Sơn) và Tổng Kim Sơn của huyện Hoài Ân

Tháng 4 năm 1947 tỉnh Bình Định lập 4 huyện miền núi: Vân Canh, Vĩnh Thạnh, Kim Sơn và An Lão Tên huyện Vĩnh Thạnh bắt đầu từ đó

Khoảng cuối năm 1952, theo chủ trương của Khu 5, huyện Vĩnh Thạnh nhập vào tỉnh Gia-Kon, đến tháng 7-1954 trở về thuộc tỉnh Bình Định Cho đến năm 1954 toàn huyện Vĩnh Thạnh gồm 50 làng thuộc 11 xã: Vĩnh An, Vĩnh Hòa, Vĩnh Hiệp, Vĩnh Hảo, Vĩnh Kim, Vĩnh Châu, Vĩnh Trường, Vĩnh Bình, Vĩnh Nghĩa, Vĩnh Hưng

và Vĩnh Thuận

Năm 1961, nhằm động viên nhân dân bước vào cuộc chiến đấu mới chống giặc Mỹ xâm lược và để giữ bí mật, lãnh đạo tỉnh đã lấy tên sông núi, tên người có công đặt tên cho xã (như núi Yang Điêng thay cho tên gọi xã Vĩnh Hiệp, suối LơPin

là xã Vĩnh Trường, Bok Toih là xã Vĩnh Bình…) và các chữ cái kèm con số đặt tên

cho một số làng từ đó mới có các tên mật danh: M6 (Làng Lơ Ye), K11 (Kon Kriêng), N3 (Đe Klăng), O5 (Kon Trinh)…

Trong suốt cuộc kháng chiến chống Mỹ cứu nước (1954 - 1975) do đòi hỏi của các công tác chống địch và sản xuất, việc tách, nhập làng ở Vĩnh Thạnh luôn luôn xảy ra (cuối năm 1955 toàn huyện có 60 làng, đến năm 1971 còn 40 làng, đến năm

1974 là 45 làng)

Năm 1976, hai huyện Vĩnh Thạnh và Bình Khê hợp thành huyện Tây Sơn Năm 1982 lập lại huyện Vĩnh Thạnh gồm 6 xã trong đó có 5 xã miền núi (Vĩnh Sơn, Vĩnh Kim, Vĩnh Hảo, Vĩnh Hiệp, Vĩnh Hòa) và xã trung du Bình Quang

Năm 1986 tỉnh điều chỉnh địa giới 3 xã Bình Quang, Vĩnh Hiệp, Vĩnh Hảo thành 4 xã: Vĩnh Hiệp, Vĩnh Hảo, Vĩnh Thịnh, Vĩnh Quang

Hiện nay toàn huyện có 57 thôn, làng nằm trong 8 xã, 01 thị trấn: Vĩnh Sơn, Vĩnh Kim, Vĩnh Hảo, Vĩnh Hòa, Vĩnh Thuận, Vĩnh Hiệp, Vĩnh Quang, Vĩnh Thịnh

và thị trấn Vĩnh Thạnh

Phòng Giáo dục và Đào Tạo huyện Vĩnh Thạnh thành lập ngày 01-07-1982 tại địa chỉ Khu phố Định Tố, thị trấn Vĩnh Thạnh, Huyện Vĩnh Thạnh, tỉnh Bình Định

2.1.2 Chức năng của Văn phòng HĐND và UBND huyện Vĩnh Thạnh

Văn phòng HĐND và UBND huyện (sau đây gọi tắt là Văn phòng) là cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện; có chức năng tham mưu - tổng hợp cho HĐND và UBND huyện về hoạt động của HĐND, UBND; tham mưu cho Chủ tịch UBND huyện về chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch UBND; cung cấp thông tin phục vụ quản lý

và hoạt động của HĐND, UBND và các cơ quan nhà nước ở địa phương; đảm bảo

cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của HĐND và UBND huyện; trực tiếp quản lý

và chỉ đạo hoạt động của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông; hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ của cá nhân, tổ chức trên tất cả các lĩnh vực thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND cấp huyện, chuyển hồ sơ đến các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện giải quyết và nhận kết quả để trả cho cá