Sử dụng tài liệu lưu trữ tại chi cục văn thư lưu trữ thành phố hồ chí minh

Thực hiện các quy đ nh của pháp luật, hệ thống tổ chức lưu trữ trong cả nước được củng cố hoàn thiện, các chi cục lưu trữ được thành lập ở các tỉnh, thành phố trong đó có Chi cục Văn thư

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

TP Hồ Chí Minh - 2020

3 Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu của đ tài …… ……… …09

4 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu của đ tài………… … …10

5 Nguồn tài liệu phục vụ nghiên cứu đ tại ………… 10-11

6 Phương pháp nghi n cứu ……… ,,, …11

7 Đóng góp của luận văn……… ……11

8 Bố cục của luận văn……… … 12 Nội dung

C ương 1 KHÁI QUÁT CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ

VỀ SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ

1 1 Khái niệm tài liệu, tài liệu lưu trữ

1.1.1 Tài liệu……… … 13 1.1.2 Tài liệu lưu trữ……… 13-14 1.1.2.1 Đặc điểm cơ bản của TLLT……… ……… 14-15 1.1.2.2 Các loại hình của TLLT……….………… …… 15 1.1.2.3.Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ……… … …… 15-17

1.2 Cơ sở lý luận về hoạt ộng sử dụng tài liệu lưu trữ

1.2.1 Khái niệm ……… …….17 1.2.2 Mục đích ……… …17-19 1.2.3 Ý nghĩa của hoạt động s dụng TLLT … 19-20 1.2.4 Nguyên tắc chung trong hoạt động s dụng tài liệu lưu trữ 20 12.5 Yêu cầu trong hoạt động s dụng tài liệu lưu trữ 21-22

1.3 Cơ sở pháp lý và hoạt ộng sử dụng TLLT

1.3.1 Cơ sở pháp lý………… ……… … …22-28 1.3.2 Các hình thức s dụng tài liệu lưu trữ theo luật đ nh…… 28-31

Tiểu kết C ương 1……… 31-32

C ương 2 THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ

TẠI CHI CỤC VĂN THƯ LƯU TRỮ TP HỒ CHÍ MINH

2.1 Tổng quan về Chi cục Văn t ư - Lưu trữ TP Hồ Chí Minh

2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quy n hạn của Chi cục Văn thư - ưu trữ

2.1.5 Đặc điểm tài liệu ưu trữ tại Chi cục VTLT TP.HCM

2.1.5.1 Nguồn nộp lưu t i liệu lưu trữ ……… ……….42

2.1.5.2 Khối lượng, thành phần tài liệu………… … 42-43

2.1.5.3 Nội dung tài liệu…….……….… …43-44

2.1.5.4 Giá tr tài liệu ……….….……… ……….44-45

2.2 Hoạt ộng sử dụng tài liệu lưu trữ tại Chi cục văn t ư Lưu trữ

C ương 3 GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG SỬ ỤN T I LIỆU

LƯU TRỮ TẠI CHI CỤC VĂN THƯ LƯU TRỮ TP HỒ CH MINH

3.1 Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt ộng sử dụng t i liệu lưu trữ tại tại Chi cục Văn t ư Lưu trữ Thành phố Hồ Chí Minh 64

3.1.1 Đảm bảo các đi u kiện cho hoạt động s dụng TLLT 65-69

3.1.2 Giải pháp v nhân lực 69-70 3.1.3 Bổ sung, hoàn chỉnh các quy đ nh v hoạt động s dụng t i liệu

lưu trữ 70-73 3.1.4 Các giải pháp nghiệp vụ 73

3.1.4.1 Đẩy mạnh công tác tuyên truy n 73-74 3.1.4.2 Đa dạng hóa các hình thức công bố tài liệu 75-77 3.1.4.3 Tư v n khai thác, s dụng tài liệu lưu trữ 77 3.1.4.4 Cung c p tài liệu từ xa 78 3.1.4.5 Ứng dụng công nghệ thông tin ………… …… …78-79 3.1.4.6 Tổ chức kho lưu trữ mở 79 3.1.4.7 Tổ chức hội ngh bạn đ c 79-80

Tiểu kết C ương 3……… …… ……….80 PHẦN KẾT LUẬN……… … ….… 81-82 TÀI LIỆU THAM KHẢO …….………… … …… 83-87 PHỤ LỤC

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

TT LTQG I,II,III Trung tâm ưu trữ Quốc gia I,II,III

LỜI CAM ĐOAN

Luận văn n y l công trình nghi n cứu của riêng tôi Các trích dẫn, số liệu s dụng trong luận văn đảm bảo trung thực, có nguồn gốc xu t xứ rõ ràng Những kết luận khoa h c chưa được công bố trong b t cứ công trình nào khác

TP Hồ Chí Minh, ngày tháng năm 2020

Tác giả

Trần T Hảo

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn ề tài

Tài liệu lưu trữ (sau đây viết tắt là TLLT) là tài sản đặc biệt của mỗi quốc gia, dân tộc Tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin quá khứ, được sản sinh trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và nhân dân, phản ánh m i mặt của đời sống xã hội đương thời Những sự kiện l ch s , quá trình hình thành, phát triển của mỗi quốc gia, dân tộc, đ u được phản ánh chủ yếu qua TLLT, thông qua nhi u loại hình tài liệu khác nhau TLLT có độ tin cậy cao,

nh nước s dụng TLLT để tổ chức hoạt động quản lý các mặt v đời sống, kinh tế, xã hội của đ t nước; l căn cứ pháp l để khẳng đ nh chủ quy n lãnh thổ quốc gia, bảo vệ lợi ích chính đáng của các cơ quan, tổ chức, công dân Nhận thức đúng tầm quan tr ng của T T đối với sự nghiệp xây dựng

đ t nước, ngay từ thời gian đầu hi mới gi nh được độc lập, Đảng v Nh nước ta đ đặc biệt quan tâm đến công tác lưu trữ v t i liệu lưu trữ Ngày 03/01/1946 Chủ t ch Hồ Chí Minh Thông đạt số 1C/VP v công tác công văn gi y tờ trong đó Người đ chỉ rõ “T i liệu lưu trữ có giá tr đặc biệt v phương diện iến thiết Quốc gia”, Người y u cầu các Bộ trưởng, các Ban “chỉ

th cho nhân vi n các sở phải giữ gìn công văn, t i liệu v c m hông được hủy bỏ các công văn, t i liệu y”, “Hồ sơ hoặc công văn hông cần dùng sau

n y sẽ phải g i v những Sở lưu trữ công văn thuộc Bộ Quốc gia giáo dục để

t ng trữ” Thông đạt đ xác đ nh nghĩa to lớn v tầm quan tr ng của công tác lưu trữ đối với x hội v sự nghiệp xây dựng, bảo vệ Tổ quốc

Nh nước ta đ ban h nh các văn bản quan tr ng v lưu trữ Ngày 30/11/1982 Hội đồng Nh nước thông qua Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia Ngày 04/4/2001 Ủy ban Thường vụ Quốc hội thông qua Pháp lệnh

ưu trữ quốc gia, với mục tiêu bảo vệ an toàn và s dụng có hiệu quả TLLT quốc gia; nâng cao trách nhiệm của cơ quan nh nước, tổ chức chính tr , tổ chức chính tr - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - ngh nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn v vũ trang nhân dân và m i công dân đối với việc bảo vệ, quản

lý và s dụng TLLT Quốc gia Đặc biệt, ng y 11/11/2011, uật ưu trữ được được ban hành và có hiệu lực thi hành từ ng y 01 tháng 7 năm 2012 Đây l văn bản pháp l cao nh t v hoạt động quản lý xã hội trong lĩnh vực lưu trữ,

thể hiện sự quan tâm của Đảng v nh nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam v công tác ưu trữ

Thực hiện các quy đ nh của pháp luật, hệ thống tổ chức lưu trữ trong cả nước được củng cố hoàn thiện, các chi cục lưu trữ được thành lập ở các tỉnh, thành phố trong đó có Chi cục Văn thư ưu trữ Thành phố Hồ Chí Minh, cơ quan quản l công tác lưu trữ của Th nh phố mang t n Bác Thành phố Hồ Chí Minh trong quá trình hoạt động, đ sản sinh ra khối lượng lớn tài liệu, phản ánh toàn diện đời sống xã hội trên nhi u lĩnh vực như chính tr , kinh tế, văn hóa, hoa h c… l nguồn thông tin quý giá phục vụ hoạt động quản lý xã hội, đảm bảo an ninh chính tr , trật tự an toàn xã hội, bảo đảm lợi ích chính đáng của các cơ quan, tổ chức và công dân

Trong những năm qua hoạt động s dụng tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư ưu trữ Thành phố đ đạt được những kết quả đáng ghi nhận, góp phần vào sự phát triển của Thành phố Tuy nhiên qua nghiên cứu, khảo sát cho th y hoạt động s dụng TLLT chưa tương xứng với ti m năng hiện có của tài liệu Hoạt động s dụng TLLT nếu được tổ chức tốt sẽ giúp cho Chi cục cung c p

k p thời, đầy đủ những thông tin cần thiết phục vụ công tác tham mưu, tổng hợp, phục vụ hoạt động quản l đi u hành có hiệu quả, đảm bảo quy n lợi chính đáng của các tổ chức, công dân Từ yêu cầu đó, đòi hỏi phải nhận biết

v đánh giá đúng thực trạng hoạt động s dụng TLLT của Chi cục Văn thư

ưu trữ Thành phố, đ xu t giải pháp để nâng cao hiệu quả của hoạt động s dụng TLLT tại Chi cục Đây l y u cầu c p thiết, thường trực của các lưu trữ

l ch s nói chung, của Chi cục Văn thư ưu trữ Thành phố nói riêng Vì vậy,

H c viên ch n đ tài “ Sử dụng tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư Lưu trữ Thành phố Hồ Chí Minh” làm luận văn thạc sĩ chuy n ng nh ưu trữ h c

2 L c sử ng iên cứu vấn ề

S dụng T T l hoạt động quan tr ng trong 06 hoạt động lưu trữ của các cơ quan, tổ chức Nội dung n y đ có nhi u công trình nghi n cứu của nhi u tác giả đ cập đến từ các góc độ hác nhau như các giáo trình, các tác phẩm, các luận văn, các tham luận hoa h c, các b i viết tr n các tạp chí, …

Trong quá trình thực hiện đ t i, Tác giả đ tìm hiểu v phân loại các công trình nghi n cứu v s dụng TLLT th nh các nhóm như sau:

Nhóm thứ nhất: Là các luận văn thạc sĩ của các tác giả ti u biểu như

luận văn “Nâng cao hiệu quả hoạt động tổ chức sử dụng TLLT tại Trung tâm

Lưu trữ Quốc gia II” luận văn ThS chuy n ng nh ưu trữ h c, ĐH

KHXH&NV, ĐHQG TP.HCM năm 2016 của tác giả Th V ; “Tổ chức sử

dụng tài liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai” uận văn ThS chuy n ng nh

ưu trữ, ĐH KHXH&NV, ĐHQG H Nội của Vũ Th Duy n 2014 ; v gần

đây nh t l luận văn “Tổ chức sử dụng tài liệu tại trung tâm Lưu trữ lịch sử

tỉnh h nh a” ThS chuy n ng nh ưu trữ h c của tác giả Nữ Như

Qu nh 2014 , Trường ĐH KHXH&NV, ĐHQG TP.HCM

Các luận văn tr n đ u tập trung nghi n cứu v tổng quan TLLT; thực trạng hoạt động s dụng T T từ đó đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả s dụng T T tại các cơ quan, tổ chức được đ cập đến trong các luận văn

Nhóm thứ hai: Sách và các bài viết v tổ chức khai thác, s dụng tài liệu

lưu trữ như giáo trình Lưu trữ học đại cương của nhóm tác giả: TS Phan

Đình Nham, PGS.TS Bùi Loan Thùy (Nhà xu t bản Đại h c Quốc gia TP Hồ

Chí Minh, 2015); Giáo trình Lý luận và thực tiễn công t c lưu trữ của nhóm

tác giả: Đ o Xuân Chúc, Nguyễn Văn H m, Vương Đình Quy n, Nguyễn Văn Thâm Nhà xu t bản Đại h c và Giáo dục chuyên nghiệp, 1990); Sách

Lịch sử Lưu trữ Việt Nam của nhóm tác giả: Nguyễn Văn Thâm, Vương Đình

Quy n, Đ o Th Diến, Nghiêm K Hồng (Nhà xu t bản Đại h c Quốc gia TP

Hồ Chí Minh, 2010; các bài viết đăng tr n tạp chí chuy n ng nh như: “Trung

tâm Lưu trữ Quốc gia III với nhiệm vụ phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ”,

Tạp chí Văn thư - ưu trữ Việt Nam của Lê Th Lý (2015); “Tổ chức sử dụng

tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia IV, năm 2015” của Nguyễn Xuân

Hùng – Nguyễn Ng c Châu, Tạp chí Văn Thư - ưu trữ Việt Nam,; “Hoạt

động phát huy giá trị tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I theo tinh thần của Luật Lưu trữ” của ThS H Văn Hu (2016), Tạp chí Văn thư - ưu trữ

Việt Nam; “Vài suy nghĩ nhỏ về tư duy trong công bố, khai thác và phát huy

giá trị tài liệu” của Nguyễn Văn Kết (2016),Tạp chí Văn thư - ưu trữ Việt

Nam, v.v…Đây l các công trình nghiên cứu khoa h c v công tác lưu trữ, từ

v n đ l ch s , lý luận, thực tiễn, đến các phương hướng, giải pháp để phát huy giá tr của tài liệu lưu trữ

Nhóm thứ ba: Các kỷ yếu, tham luận tại các hội thảo khoa h c liên quan

đến s dụng tài liệu lưu trữ của nhi u tác giả như t a đ m hoa h c “Tổ chức

khai th c sử dụng tài liệu tại Trung tâm LTQG II - Thực trạng và giải ph p”

do Bộ môn ưu trữ h c v Quản tr văn phòng phối hợp với Ttrung tâm LTQGII tổ chức thực hiện ng y 20/5/2016 với nhi u b i tham luận tiếp cận

v n đ s dụng tài liệu ở nhi u phương diện hác nhau; Kỷ yếu Hội thảo khoa

h c “45 năm Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ ở Trung tâm Lưu trữ Quốc gia

I” ng y 12/12/2007 do Cục VT T Nh nước phối hợp với Trung tâm TQG I

tổ chức Kỷ yếu hội thảo nghiệp vụ “ Hoạt động chỉnh lý và tổ chức sử dụng

tài liệu lưu trữ” do Cục Văn thư ưu trữ nh nước tổ chức tại TP Hồ Chí

Minh tháng 6 năm 2017 Các ỷ yếu tập hợp các b i viết tổng kết các hoạt động nghiệp vụ trong đó có hoạt động tổ chức s dụng tài liệu, đánh giá những kết quả đ đạt được, những hạn chế để từ đó rút ra những bài h c, đ ra những giải pháp thúc đẩy và nâng cao hiệu quả tăng cường bảo vệ và phát huy giá tr tài liệu lưu trữ nhằm đưa công tác lưu trữ trong cả nước có những bước chuyển biến mạnh mẽ v đáp ứng nhu cầu phát triển của đ t nước trong giai

đoạn mới

3 Mục íc , n iệm vụ ng iên cứu ề t i

Mục íc ng iên cứu của ề t i

Tr n cơ sở lý luận và pháp lý v hoạt động s dụng t i liệu lưu trữ, đánh giá đúng thực trạng, từ đó đ xu t giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động s dụng t i liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư ưu trữ Thành phố Hồ Chí Minh

Nhiệm vụ nghiên cứu của ề tài

Để thực hiện những mục tiêu trên, luận văn tập trung giải quyết các nhiệm vụ sau:

- Nghiên cứu hệ thống lý luận v pháp l cơ bản v hoạt động s dụng tài liệu lưu trữ nói chung, tại Chi cục Văn thư ưu trữ Thành phố Hồ Chí Minh nói riêng

- Làm rõ thực trạng hoạt động s dụng t i liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư ưu trữ TP.Hồ Chí Minh trong thời gian qua (từ 2010 – 2019)

- Đ xu t một số giải pháp nhằm nâng cao ch t lượng, hiệu quả hoạt động s dụng t i liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư ưu trữ TP.Hồ Chí Minh phục vụ cho công tác l nh đạo, quản l , đi u hành v mặt nh nước của UBND Thành phố trên các mặt chính tr , kinh tế, khoa h c, giáo dục, an ninh quốc phòng,…

4 Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu của ề tài

Đối tƣợng nghiên cứu của ề tài

Đối tượng nghiên cứu của đ tài là hoạt động s dụng t i liệu lưu trữ, thông qua khảo sát thực trạng thực hiện những quy đ nh và các khâu nghiệp

vụ cơ bản hoạt động s dụng tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư ưu trữ Thành phố hồ Chí Minh

Phạm vi nghiên cứu của ề tài

- Không gian nghiên cứu: Tác giả tập trung nghiên cứu các hình thức tổ

chức hai thác s dụng t i liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư ưu trữ TP.Hồ Chí Minh đ thực hiện

- Thời gian nghiên cứu: Tác giả tập trung nghi n cứu công tác tổ chức

hai thác, s dụng t i liệu lưu trữ tại Chi cục văn thư ưu trữ TP.Hồ Chí Minh từ năm 2010 đến năm 2019

- Nội dung nghiên cứu: Tác giả tập trung nghi n cứu những v n đ cơ

bản v l luận, những quy đ nh của nh nước, pháp luật v s dụng t i liệu lưu trữ; nghi n cứu đánh giá các hình thức tổ chức s dụng t i liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư ưu trữ TP.Hồ Chí Minh, tr n cơ sở đó đ xu t giải pháp nâng cao hiệu quả của hoạt động s dụng t i liệu lưu trữ

5 Nguồn tài liệu phục vụ nghiên cứu ề tài

Thực hiện đ t i “S dụng tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư ưu trữ

TP Hồ Chí Minh” tác giả đ ế thừa ở những công trình nêu trên v phương pháp nghiên cứu, cách tiếp cận, x lý những nội dung liên quan trong luận văn uận văn chủ yếu được xây dựng tr n cơ sở các nguồn tài liệu sau:

- Hệ thống văn bản của Nh nước v cơ quan quản l ng nh quy đ nh

v s dụng tài liệu lưu trữ

- Các b i viết v hoạt động s dụng tài liệu lưu trữ tr n các trang Web chính thức của Cục VT T TP.Hồ Chí Minh, của các trung tâm ưu trữ quốc gia, của các chi cục VT T…

- Các t i liệu gồm báo cáo tổng kết, báo cáo thường ni n của Chi cục VTLT TP.Hồ Chí Minh

- Các công trình nghiên cứu, sách chuyên khảo, giáo trình, luận văn; khóa luận tốt nghiệp …

- Hệ thống bài viết nghiên cứu v hoạt động s dụng tài liệu lưu trữ đăng tr n tạp chí chuy n ng nh như Tạp chí Văn thư ưu trữ Việt Nam, Tạp chí D u n thời gian…

- Kỷ yếu hội thảo khoa h c v Tổ chức hai thác, s dụng tài liệu lưu trữ do Cục Văn thư v ưu trữ tổ chức

6 P ƣơng p áp ng iên cứu

- Phương pháp luận

Nghiên cứu lý luận chung của khoa h c lưu trữ v s dụng tài liệu lưu trữ của các lưu trữ nói chung, của Chi cục Văn thư ưu trữ Thành phố nói riêng Trong quá trình nghiên cứu, h c viên s dụng phương pháp duy vật biện chứng và duy vật l ch s ; Áp dụng phương pháp luận của ưu trữ h c từ vận dụng các nguyên tắc chính tr , l ch s , tổng hợp và toàn diện để l m rõ mối quan hệ giữa lý luận và thực tiễn, quy đ nh của pháp luật trong hoạt động

s dụng tài liệu lưu trữ

- Các phương pháp nghi n cứu cụ thể

Trong quá trình thực hiện đ tài Tác giả s dụng phương pháp logic, phương pháp li n ng nh, thống kê, so sánh, phân tích, tổng hợp nhằm nêu bật

v n đ tr ng tâm của đ tài Bên cạnh đó, phương pháp đ nh lượng tr n cơ sở khảo cứu tài liệu của Chi cục Văn thư ưu trữ TP Hồ Chí Minh cũng đ được

s dụng để minh chứng cho những nhận đ nh, đánh giá v n đ nêu ra trong luận văn

7 Đóng góp của luận văn

Luận văn được thực hiện sẽ mang lại những đóng góp nh t đ nh v mặt khoa h c và thực tiễn:

Về lý luận: Luận văn góp phần l m rõ hơn v mặt lý luận và thực tiễn

hoạt động s dụng tài liệu lưu trữ và cụ thể là hoạt động s dụng tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư ưu trữ Thành phố Hồ Chí Minh

Về mặt thực tiễn: Khảo sát, đánh giá thực trạng hoạt động s dụng tài

liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư ưu trữ Thành phố Hồ Chí Minh, làm rõ kết quả và hạn chế, nguy n nhân v đ xu t giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động này

Góp th m tư liệu phục vụ công tác giảng dạy chuy n ng nh lưu trữ, đồng thời có thể dùng làm tài liệu tham khảo cho những nghiên cứu có nội dung liên quan

8 Bố cục của luận văn

Ngoài phần dẫn luận, kết luận, bảng chữ viết tắt, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục, luận văn gồm 3 chương

Chương 1: Khái quát cơ sở lý luận và pháp lý v s dụng tài liệu lưu trữ Chương 2: Thực trạng hoạt động s dụng tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư ưu trữ Thành phố Hồ Chí Minh

Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động s dụng t i liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư ưu trữ Thành phố Hồ Chí Minh

C ương 1 KHÁI QUÁT CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ

VỀ SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ

1 1 Khái niệm tài liệu, tài liệu lưu trữ

1.1.1 Tài liệu

Tài liệu được hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân Xu t phát từ các góc độ khác nhau, tr n cơ sở nghiên cứu, đúc ết từ thực tiễn một cách khoa h c các h c giả, các nhà chuyên môn, các nhà quản

l đưa ra đ nh nghĩa v tài liệu như sau:

Tài liệu l “Sách, báo, các văn bản giúp người ta tìm hiểu v n đ gì: Tài liệu h c tập, tài liệu tham khảo, đ c tài liệu tại Thư viện”[57]

“T i liệu l vật mang tin được hình th nh trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân T i liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết ế, bản

đồ, công trình nghi n cứu, sổ sách, biểu thống ; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; t i liệu điện t ; bản thảo tác phẩm văn h c, nghệ thuật; sổ công tác, nhật , hồi , bút tích, t i liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; n phẩm v vật mang tin hác” [43]

Như vậy, t i liệu được hình th nh trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, gia đình, dòng h v cá nhân T i liệu được hình th nh bởi các yếu tố vật mang tin, phương pháp, ch t liệu, ỹ thuật ghi tin phản ánh hoạt động của các cơ quan, tổ chức, các nhân tr n m i lĩnh vực của đời sống x hội

1.1.2 Tài liệu lưu trữ

TLLT có giá tr v nhi u mặt v có nghĩa lớn trong đời sống xã hội Không thể phủ nhận vai trò to lớn của TLLT trong hoạt động lãnh đạo, quản

lý ở m i cơ quan, tổ chức Khái niệm v “T i liệu lưu trữ” đ được nêu rõ trong Luật Lưu trữ Cụ thể:

“T T l t i liệu có giá tr phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa h c, l ch s được lựa ch n để lưu trữ TLLT bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp” [43]

Từ điển giải thích nghiệp vụ Văn thư ưu trữ Việt Nam n u rõ “T T

là tài liệu có giá tr được lựa ch n trong toàn bộ khối tài liệu hình thành qua

hoạt động của các cơ quan, tổ chức v được bảo quản trong ho lưu trữ” [39,

tr 346]

Như vậy các khái niệm v TLLT từ góc độ khác nhau có cách diễn giải hác nhau nhưng đ u nh t quán khẳng đ nh TLLT là tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân, có nghĩa nhi u mặt phục vụ hoạt động thực tiễn và nghiên cứu khoa h c của cơ quan, tổ chức

và xã hội

Từ các khái niệm trên cho th y, tài liệu lưu trữ có những đặc điểm, loại hình, nghĩa đối với hoạt động quản lý, phục vụ lợi ích của các cơ quan, tổ chức, cá nhân như sau:

1.1.2.1 Đặc iểm cơ bản của TLLT

- TLLT chứa đựng những thông tin quá khứ, phản ánh các thành tựu lao động sáng tạo của nhân dân trong các thời k l ch s khác nhau, những hoạt động của một nh nước, một tổ chức xã hội, một cơ quan đơn v hay một nhân vật tiêu biểu, trong quá trình tồn tại, có giá tr khoa h c, l ch s và thực tiễn;

- TLLT là bản chính, bản gốc hoặc bản sao hợp pháp Theo PGS.TS Dương Văn Khảm trong Từ điển giải thích nghiệp vụ Văn thư ưu trữ Việt Nam, bản chính l “bản hoàn chỉnh v nội dung, thể thức văn bản v được cơ quan, tổ chức ban h nh” [39, tr.24] Với cách giải thích trên, chúng ta có thể hiểu bản chính là bản hoàn chỉnh nghĩa l có đầy đủ các thành phần thuộc thể thức của một văn bản do cơ quan nh nước có thẩm quy n quy đ nh Cũng theo tác giả bản gốc l “bản hoàn chỉnh v nội dung, thể thức văn bản v được

cơ quan, tổ chức ban hành và có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quy n” [39, tr.31] Còn bản sao l “bản sao lại nguy n văn của một văn bản, bản sao thường được sao từ bản chính hoặc bản sao khác có giá tr như bản chính” [19]

- Tài liệu lưu trữ có nguồn gốc xu t xứ: Chúng là sản phẩm phản ánh trực tiếp hoạt động của các cơ quan, tổ chức là những tài liệu gốc - những văn bản hình thành do chính hoạt động của các tổ chức, cơ quan, doanh nghiệp và

cá nhân trong quá trình thực thi chức năng, nhiệm vụ hoặc chức trách được luật pháp qui đ nh Do đặc điểm này mà chúng chứa đựng nhi u bí mật nhà nước, bí mật kinh doanh và bí mật đời tư;

- Tài liệu lưu trữ có giá tr v nhi u mặt: chính tr , kinh tế, khoa h c, quân sự, văn hóa x hội và các giá tr khác;

- T T do Nh nước thống nh t quản l , được bảo quản trong các lưu trữ, tổ chức nghiên cứu s dụng theo những quy đ nh chặt chẽ và các nguyên tắc khoa h c nghiêp vụ nh t đ nh

1.1.2.2 Các loại hình của TLLT

Căn cứ vào nội dung v đặc điểm kỹ thuật, các loại T T thường được phân thành bốn loại sau:

+ Tài liệu văn tự th nh văn

+ Tài liệu khoa h c - kỹ thuật

+ Tài liệu điện t , tài liệu kỹ thuật số

+ Tài liệu nghe nhìn

1.1.2.3 Ý ng ĩa của tài liệu lưu trữ

Ngay sau hi gi nh được độc lập, Chủ t ch Hồ Chí Minh đ ban

h nh Thông đạt số 1C/VP ng y 03/01/1946, trong đó hẳng đ nh: “T T có giá tr đặc biệt v phương diện kiến thiết quốc gia” Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia do Hội đồng Nh nước ban h nh ng y 30 tháng 11 năm 1982

đ nh n mạnh: “Tài liệu lưu trữ quốc gia là di sản của dân tộc, có giá tr đặc biệt đối với các công cuộc xây dựng và bảo vệ đ t nước”[29] Pháp lệnh ưu trữ Quốc gia được Ủy ban Thường vụ Quốc hội thông qua ngày 04/4/2001 một lần nữa khẳng đ nh: “T T quốc gia là di sản của dân tộc, có giá tr đặc biệt đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa” [55] Qua đó cho th y nhà nước ta từ r t sớm đ có sự quan tâm đến Công tác ưu trữ, khẳng đ nh giá tr to lớn của T T đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ đ t nước

Về chính trị

- T T l phương tiện nhằm củng cố đ a v , bảo vệ và phục vụ lợi ích của một giai c p thống tr nh t đ nh trong xã hội Ở nước ta, TLLT là bằng chứng tố cáo tội ác chiến tranh, l phương tiện tuyên truy n, cổ động cho giai

c p công nhân và các tầng lớp nhân dân lao động TLLT chứa đựng những thông tin v chủ quy n quốc gia, dân tộc, v l ch s hình thành, xây dựng và phát triển đ t nước Bên cạnh đó TLLT còn có vai trò quan tr ng đối với công cuộc xây dựng đường lối l nh đạo của Đảng v Nh nước

Về kinh tế

Trong công cuộc xây dựng và phát triển n n kinh tế quốc dân, s dụng tài liệu lưu trữ có thể mang lại hiệu quả kinh tế to lớn, bởi tài liệu lưu trữ chứa nhi u thông tin v kinh tế, kỹ thuật r t cần thiết đối với nhi u ngành kinh tế của đ t nước Các nguồn tài liệu này có thể giúp cho việc xây dựng chiến lược kinh tế; phục vụ việc tìm kiếm và khai thác các tài nguyên, khoáng sản; s a chữa, nâng c p các công trình xây dựng, …

Về văn hoá – xã hội

Trong ho t ng văn hóa của dân tộc Việt Nam, tài liệu lưu trữ là một di sản quý báu, phản ánh một cách trực tiếp thành quả lao động sáng tạo v vật

ch t và tinh thần của nhân dân ta qua các thời k l ch s Tài liệu lưu trữ cung

c p thông tin phong phú v m i mặt của đời sống văn hóa x hội, phong tục tập quán, nếp sống của dân tộc qua các thời k , được chuyển giao từ thế hệ này qua thế hệ hác để thế hệ sau hiểu biết v truy n thống văn hóa cha ông,

từ đó có thức bảo tồn, phát huy tinh hoa văn hóa truy n thống, kế thừa và xây dựng n n văn hóa ti n tiến đậm đ bản sắc dân tộc

Về khoa học công nghệ

Tài liệu lưu trữ có nghĩa hoa h c r t rõ nét Trong nghiên cứu khoa

h c tự nhi n cũng như hoa h c xã hội, nói chung đ u cần s dụng TLLT TLLT là nguồn s liệu quan tr ng đối với việc nghiên cứu l ch s dân tộc nói chung, l ch s Đảng, l ch s kinh tế, văn hóa, tư tưởng và l ch s của từng đ a phương, từng ngành và từng cơ quan nói ri ng Nguồn s liệu này nếu được

s dụng một cách triệt để, sẽ tạo cho khoa h c l ch s nước ta khả năng l m sáng tỏ nhi u v n đ của l ch s dân tộc, đặc biệt là l ch s của các thời k cận đại và hiện đại Việt Nam

Tài liệu lưu trữ có những giá tr đặc biệt, vì tính kế thừa trong nghiên cứu khoa h c là một yêu cầu bắt buộc Hầu hết các đ tài nghiên cứu khoa

h c trên từng lĩnh vực cụ thể, đ u phải tìm hiểu v tình hình và những kết quả nghiên cứu có liên quan của những người đi trước Vì thế các đ tài nghiên cứu khoa h c, sau hi được ứng dụng vào thực tiễn đ u được lưu trữ lại và trở thành tài liệu tham khảo cho các đ tài nghiên cứu tiếp theo

Vai trò của lưu trữ tài liệu đối với cá nhân

Quần chúng nhân dân có thể tìm th y ở tài liệu lưu trữ nhi u đi u bổ ích cho bản thân Đó l các bằng chứng v cuộc sống và hoạt động của h ,

như các bản kê khai lý l ch, gi y khai sinh, các quyết đ nh c p văn bằng, tuyển dụng, đi u động, đ bạt, nâng lương, hen thưởng, quy n s dụng đ t đai, di chúc, dòng tộc Đặc biệt, tài liệu lưu trữ đ phục vụ hiệu quả cho chủ trương đ n ơn đáp nghĩa hiện nay ở nước ta như trao trả hồ sơ cán bộ đi B, thực hiện chương trình “Như hông h có cuộc chia ly” do Đ i truy n hình Việt Nam đ xướng và thực hiện

Từ vai trò, nghĩa v tầm quan tr ng của T T như đ n u, một trong những hoạt động của công tác lưu trữ là tổ chức s dụng tài liệu lưu trữ nhằm phục vụ cho nhu cầu của các cơ quan, tổ chức, và nhu cầu chính đáng của nhân dân

1.2 Cơ sở lý luận về hoạt ộng sử dụng tài liệu lưu trữ

Theo PGS.TS Dương Văn Khảm, khái niệm tổ chức s dụng TLLT được hiểu “l quá trình phục vụ hai thác thông tin T T để đáp ứng yêu cầu nghiên cứu của độc giả” [39, tr 339]

Từ những khái niệm nêu trên, có thể khái quát v hoạt động tổ chức s dụng T T như sau: Tổ chức s dụng TLLT là một trong những hoạt động nghiệp vụ cơ bản của hoạt động lưu trữ tại các cơ quan, đơn v Tổ chức s dụng TLLT bao gồm toàn bộ những hoạt động nhằm đảm bảo cung c p cho các cơ quan Nh nước và xã hội những thông tin cần thiết phục vụ cho các mục đích chính tr , kinh tế, khoa h c, văn hóa v phục vụ cho quy n lợi chính đáng của công dân

1.2.2 Mục íc

Tổ chức s dụng tài liệu lưu trữ là mục tiêu cuối cùng của hoạt động lưu trữ, là cầu nối giữa lưu trữ với xã hội nhằm đưa t i liệu lưu trữ ra phục vụ hoạt động của các cơ quan, tổ chức, các nhà nghiên cứu và nhu cầu chính

đáng của công dân Mục đích của tổ chức s dụng tài liệu lưu trữ thể hiện trên hai mặt sau:

* Tăng giá tr của TLLT

Một trong những nội dung nghiệp vụ quan tr ng của công tác lưu trữ sau đây viết tắt là CTLT) là tổ chức khai thác, s dụng các TLLT một cách khoa h c Bản thân TLLT và các thông tin TLLT luôn có giá tr ở dạng ti m năng Ti m năng y sẽ được phát huy, mang lại lợi ích cho xã hội khi chúng được đưa v o hai thác, s dụng Việc khai thác càng nhanh thì giá tr của chúng c ng tăng, c ng trở nên hữu ích Chính vì vậy, công tác tổ chức s dụng tài liệu được xem như “chiếc cầu” nối người s dụng với tài liệu Việc

tổ chức s dụng tài liệu lưu trữ trở thành t t yếu khách quan với b t k một cơ quan lưu trữ nào

* Phục vụ cho các mặt hoạt ộng khác nhau của ời sống xã hội

TLLT chỉ thực sự phát huy giá tr hi được khai thác s dụng để phục

vụ các mặt hoạt động khác nhau của đời sống xã hội Xét đến cùng, nhiệm vụ của CTLT phải tổ chức khai thác s dụng tốt các TLLT phục vụ cho các mục đích hác nhau của đời sống xã hội:

- Về chính trị: Mục đích chính tr là mục đích quan tr ng của công tác

tổ chức s dụng TLLT, phục vụ sự l nh đạo của Đảng đối với Nh nước và xã hội, phục vụ chính sách ngoại giao, phục vụ an ninh quốc phòng và trật tự tr

an, đặc biệt là phục vụ đ u tranh bảo vệ chủ quy n lãnh thổ đ t nước;

- Về kinh tế: s dụng tốt TLLT sẽ mang lại nhi u lợi ích trong thực

hiện nhiệm vụ kinh tế, giúp lập các dự án nhanh chóng, giảm chi phí khảo sát các yếu tố liên quan trong việc khôi phục s a chữa các công trình cũ b hư hỏng do chiến tranh tàn phá; tìm kiếm các tài nguyên…

- Phục vụ nghiên cứu khoa học: Khai thác s dụng tốt các TLLT

trong nghiên cứu khoa h c sẽ giúp tìm hiểu các quy luật hoạt động của các đối tượng khác nhau, rút ngắn thời gian tìm kiếm thông tin, tận dụng được nhi u thành tựu của các ngành khoa h c khác và của các đồng nghiệp TLLT giúp các nhà khoa h c giải quyết các nhiệm vụ nghiên cứu một cách chính xác, tìm ra lời giải đáp nhanh chóng và có sức thuyết phục, tiết kiệm thời gian, inh phí;…

- Trong văn hóa, giáo dục: TLLT giúp giải quyết các v n đ giáo dục

truy n thống, nâng cao giác ngộ, nhận thức, hiểu biết cho quần chúng nhân

dân, phục vụ cho m i công dân, các cá nhân, gia đình, dòng h trong xã hội Việt Nam Là một loại tri thức văn hóa đặc biệt, TLLT có khả năng cung c p nhi u tri thức văn hóa hác nhau như: tổng kết công tác đ u tranh cách mạng, trao đổi văn hóa, xây dựng con người mới;…

- Đối với nghiên cứu lịch sử: T T được giới s h c xem là một trong

những nguồn s liệu r t phong phú, đa dạng và mang những thông tin chân thực v kinh tế, văn hóa nghệ thuật, ngoại giao, ngôn ngữ, luật pháp, xã hội

h c, dân tộc h c, quan hệ quốc tế… phục vụ đ u tranh giai c p, bảo vệ tổ quốc, chống thù trong, giặc ngoài; bảo vệ chủ quy n lãnh thổ biên giới Việt Nam trên biển, đ t li n, trên không;

- Đối với hoạt động lãnh đạo, quản lý: TLLT cung c p thông tin chính

xác, trung thực v quá khứ và hiện tại để ra quyết đ nh quản lý nhanh chóng

và hiệu quả;

- Phục vụ nhu cầu chính đáng của công dân, gia đình dòng họ:

TLLT giúp cho việc nghiên cứu để viết gia phả, l ch s gia đình, dòng h ; bổ túc hồ sơ cá nhân; giải quyết các chế độ chính sách cho những người có công với cách mạng

1.2.3 Ý ng ĩa của hoạt ộng sử dụng TLLT

Việc thực hiện tốt các hoạt động tổ chức s dụng TLLT tại các cơ quan lưu trữ sẽ mang lại nhi u nghĩa to lớn v nhi u phương diện:

- Tổ chức s dụng TLLT nhằm biến các thông tin quá khứ trong TLLT thành những thông tin bổ ích phục vụ yêu cầu phát triển kinh tế, văn hóa, khoa h c kỹ thuật và nghiên cứu l ch s , cho sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đ t nước;

- Tổ chức s dụng có hiệu quả TLLT sẽ có tác dụng thiết thực trong việc tiết kiệm thời gian, công sức và ti n của cho Nh nước và nhân dân Nói cách khác, tổ chức s dụng có hiệu quả TLLT sẽ biến giá tr ti m năng của TLLT thành của cải vật ch t cho xã hội, nâng cao mức sống vật ch t tinh thần

v văn hóa cho nhân dân;

- Tổ chức s dụng TLLT là cầu nối giữa các lưu trữ với xã hội, tăng cường vai trò xã hội của các lưu trữ Thông qua các hình thức phong phú v

s dụng TLLT, m i cơ quan, tổ chức và công dân th y được v trí và tầm quan tr ng của các ho lưu trữ; qua đó, m i người sẽ ý thức được trách nhiệm

và nghĩa vụ của mình trong việc giữ gìn và bảo quản an toàn TLLT;

- Tổ chức s dụng TLLT là một động lực mạnh mẽ thúc đẩy các công tác nghiệp vụ lưu trữ phát triển Việc thu thập, chỉnh lý, thống kê, bảo quản

đ u hướng đến mục tiêu cuối cùng là phục vụ người nghiên cứu Tổ chức s dụng tài liệu lưu trữ chính là việc đưa mục ti u đó th nh hiện thực Bởi tổ chức s dụng tài liệu lưu trữ là khâu trực tiếp với bạn đ c, khâu gắn nhi u

nh t với thực tiễn đời sống xã hội, khâu cuối cùng của chu trình chuyên môn khép kín thực hiện việc luân chuyển tài liệu tới người đ c, trực tiếp quyết

đ nh kết quả hoạt động của công tác lưu trữ Vì thế việc tổ chức s dụng tài liệu là một trong các tiêu chuẩn quan tr ng nh t đánh giá hiệu quả công tác của các lưu trữ Nhu cầu s dụng T T c ng phong phú, đa dạng thì bắt buộc công tác nghiệp vụ như thu thập, chỉnh lý, phân loại; thống kê, lập công cụ tra tìm cho TLLT phải đẩy mạnh hơn, l m tốt hơn;

Tổ chức s dụng T T cũng mang lại nhi u lợi ích cho các lưu trữ, tạo nguồn động viên hữu hiệu cho cán bộ ng nh lưu trữ cả v vật ch t và tinh thần

1.2.4 Nguyên tắc chung trong hoạt ộng sử dụng tài liệu lưu trữ

TLLT “Được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức hoặc của cá nhân” [43] Dù là loại hình tài liệu nào, thuộc sở hữu của ai thì khi tổ chức khai thác, s dụng cần tuân thủ nguyên tắc nh t đ nh, đảm bảo tính chính xác, an toàn, pháp lý của tài liệu lưu trữ

Nguyên tắc chính trị

Trong x hội có giai c p, t i liệu lưu trữ l công cụ đ u tranh của giai

c p Do vậy việc tổ chức hai thác t i liệu lưu trữ phải phục vụ các nhiệm vụ chính tr của Đảng v Nh nước Để thực hiện được nguyên tắc n y các lưu trữ phải nhạy bén v chính tr , xu t phát từ nhiệm vụ chính tr trong từng thời

k cụ thể mà tập hợp và tổ chức cung c p những tài liệu cần thiết phục vụ cho quan điểm, đường lối, chính sách của Đảng v nh nước

Nguyên tắc cơ mật

Như đ biết, trong ho lưu trữ có một số không nhỏ tài liệu lưu trữ chứa nhi u bí mật của Đảng v Nh nước, của cơ quan, tổ chức Đi u này hông có nghĩa l t i liệu lưu trữ hông được đưa ra s dụng phục vụ các nhu cầu hác nhau Đi u đáng nói ở chỗ những tài liệu n y luôn l đối tượng để các thế lực thù đ ch chiếm đoạt Do vậy, tổ chức s dụng tài liệu lưu trữ phải đảm bảo tính cơ mật Để thực hiện nguyên tắc này, tài liệu lưu trữ phải được

phân loại theo mức độ cho phép s dụng, loại tài liệu như loại được s dụng rộng rãi, loại hạn chế s dụng và loại tài liệu mật Đồng thời trong quá trình tổ chức s dụng phải có các biện pháp bảo đảm an toàn cho tài liệu đặc biệt là tài liệu mật

1.2.5 Yêu cầu trong hoạt ộng sử dụng tài liệu lưu trữ

Chính xác

Luật ưu trữ quy đ nh tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp, vì thế thông tin trong tài liệu lưu trữ có độ tin cậy, chính xác cao Khi đem ra phục vụ cần chú đến đặc điểm này của tài liệu lưu trữ, tránh trường hợp xuyên tạc, bóp méo các sự kiện, hiện tượng, các nhân vật l ch s được nói đến trong tài liệu Trung tâm ưu trữ l ch s Thành phố hiện nay đang bảo quản khối lượng lớn các tài liệu thuộc chính quy n Việt Nam Cộng hòa, nếu đem ra phục vụ cần có chú thích rõ ràng v nguồn gốc, hoàn cảnh ra đời để người s dụng hiểu đúng bản ch t của nội dung trong tài liệu Bên cạnh

đó, theo TS Cam Anh Tu n, trong bài viết “Khai thác v s dụng tài liệu ưu trữ - tiếp cận dưới góc độ thông tin h c” cũng n u “…một số tài liệu lưu trữ đôi hi l bản chính, bản gốc nhưng vẫn chứa đựng những thông tin không chân thực…Những tồn tại này xảy ra trên các báo cáo thống kê chứa đựng các con số không chính xác hoặc nhi u bản chính có nội dung không thống nh t với bản lưu văn thư cơ quan.… Đi u này dễ xảy ra do quy đ nh thời hạn nộp lưu t i liệu v o lưu trữ l ch s l 10 năm ể từ năm công việc kết thúc (theo khoản 1, Đi u 21, Luật ưu trữ 2011) Thời gian dài chờ nộp lưu n y dễ dẫn đến nguy cơ t i liệu b s a chữa bởi chính các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu nhằm phục vụ các mục đích chủ quan của người soạn thảo v ban h nh văn bản”[ 47, tr.23)

l ch s cho phép đ c tài liệu tại phòng đ c và chứng thực tài liệu đối với tài

liệu thuộc thẩm quy n quản lý” [02] Riêng tài liệu lưu trữ li n quan đến cá nhân “trong một số trường hợp đặc biệt, thực hiện theo quy đ nh tại Đi u 16,

17 của Ngh đ nh số 01/2013/NĐ-CP ng y 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy đ nh chi tiết thi hành một số đi u của Luật ưu trữ.”[21] Cụ thể:

“Tài liệu lưu trữ li n quan đến cá nhân đang bảo quản tại ưu trữ l ch s thuộc một trong các trường hợp sau đây hông được s dụng rộng rãi sau 40 năm, ể từ năm cá nhân qua đời: Thứ nh t, việc s dụng tài liệu lưu trữ có

li n quan đến cá nhân làm ảnh hưởng đến lợi ích của quốc gia, dân tộc; thứ hai, s dụng tài liệu lưu trữ của cá nhân được hiến tặng, ký g i v o ưu trữ

l ch s hi chưa được cá nhân hoặc người đại diện hợp pháp của cá nhân đó cho phép Tài liệu lưu trữ quy đ nh tại Đi u 16 Ngh đ nh n y được s dụng hạn chế hi được c p có thẩm quy n cho phép, cụ thể: Tài liệu bảo quản tại

ưu trữ l ch s ở trung ương do Bộ trưởng Bộ Nội vụ quyết đ nh; Tài liệu bảo quản tại ưu trữ l ch s ở c p tỉnh do Chủ t ch Ủy ban nhân dân tỉnh quyết

đ nh; Tài liệu lưu trữ của cá nhân ký g i v o ưu trữ l ch s còn phải được cá nhân hoặc người đại diện hợp pháp của cá nhân đó cho phép

Ngoài ra trong quá trình tổ chức s dụng tài liệu lưu trữ phải đảm bảo tính k p thời, tính thường xuyên và an toàn cho tài liệu lưu trữ

Hiện nay các hình thức tổ chức hai thác, s dụng t i liệu lưu trữ r t đa dạng Mỗi hình thức có những thế mạnh riêng, yêu cầu và nguyên tắc tổ chức riêng Khi thực hiện cần lưu đến đối tượng s dụng tài liệu, loại hình tài liệu, nội dung tài liệu cũng như tình trạng vật lý và mức độ quý hiếm của tài liệu Việc tuân thủ yêu cầu này hết sức quan tr ng, vừa thực hiện mục tiêu phục vụ khai thác rộng rãi vừa đảm bảo tài tính an toàn, pháp lý cho tài liệu

17 Chương IV ;

+ Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01/10/2014 của Bộ Nội vụ quy

đ nh v việc s dụng tài liệu tại Phòng đ c của các LTLS;

+ Thông tư số 05/2015/TT-BNV ng y 25/11/2015 quy đ nh danh mục tài liệu hạn chế s dụng tại LTLS;

+ Thông tư số 275/2016/TT-BTC ngày 14/11/2016 của Bộ Tài chính quy đ nh mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và s dụng phí s dụng TLLT;

+ Quyết đ nh số 744/QĐ-BNV ngày 11/8/2015 của Bộ Nội vụ v việc công bố thủ tục hành chính thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ Nội vụ;

+ Quyết đ nh số 248/QĐ-VTLTNN ngày 27/11/2008 của Cục Văn thư

v ưu trữ nh nước v việc ban hành quy trình lập danh mục tài liệu hạn chế

s dụng của một phông lưu trữ;

b Các quy nh về sử dụng tài liệu lưu trữ

Nhìn chung các văn bản tr n đ quy đ nh những v n đ quan tr ng, làm

cơ sở pháp lý cho hoạt động s dụng tại các lưu trữ l ch s được triển khai rộng r i Các văn bản trên tập trung l m rõ các quy đ nh cơ bản sau đây:

- Quy định về đối tượng sử dụng TLLT:

Đi u 29, Luật ưu trữ 2011 quy đ nh “Cơ quan, tổ chức, cá nhân có quy n s dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa h c, l ch

s và các nhu cầu chính đáng hác”

- Quy định về thẩm quyền cho phép sử dụng TLLT

Thẩm quy n cho phép s dụng TLLT là một trong những v n đ chủ yếu của quản l trong lĩnh vực tổ chức s dụng TLLT

Đối với hối t i liệu được sử dụng rộng rãi

Tại Đi u 5, Chương II, Thông tư 10/2014 của Bộ Nội vụ quy đ nh:

“Người đứng đầu LTLS cho phép đ c tài liệu tại Phòng đ c và chứng thực tài liệu đối với tài liệu thuộc thẩm quy n quản lý”[02]

Đối với hối t i liệu hạn chế sử dụng, tài liệu đóng dấu chỉ các mức

độ mật

Đi u 30 Luật ưu trữ 2011 quy đ nh: “Người đứng đầu ưu trữ l ch s quyết đ nh việc s dụng tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu hạn chế s dụng”; “Việc s dụng tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu có đóng d u chỉ các mức độ mật được thực hiện theo quy đ nh của pháp luật v bảo vệ bí mật

nh nước” [43]

+ Tài liệu điện tử: Đi u 9 Ngh đ nh 01/2013/NĐ-CP quy đ nh:

“Thẩm quy n cho phép đ c, sao, chứng thực lưu trữ đối với t i liệu lưu trữ điện t được thực hiện như đối với t i liệu lưu trữ tr n các vật mang tin hác”[21]

Trường hợp tài liệu mượn đem ra nước ngoài: Luật ưu trữ

2011cũng quy đ nh tại Đi u 34 như sau:

“Cơ quan, tổ chức, cá nhân được mang tài liệu lưu trữ ra khỏi ưu trữ

cơ quan, ưu trữ l ch s để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa h c và các nhu cầu chính đáng hác sau hi được cơ quan nh nước có thẩm quy n cho phép

và phải hoàn trả nguyên vẹn tài liệu lưu trữ đó

Bộ trưởng Bộ Nội vụ, cơ quan có thẩm quy n của Đảng quyết đ nh việc mang tài liệu lưu trữ tại ưu trữ l ch s ra nước ngo i; quy đ nh việc mang tài liệu lưu trữ ra khỏi ưu trữ l ch s để s dụng trong nước

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết đ nh việc mang tài liệu lưu trữ tại ưu trữ cơ quan ra nước ngo i; quy đ nh việc mang tài liệu lưu trữ ra khỏi

ưu trữ cơ quan để s dụng trong nước

Tổ chức, cá nhân trước khi mang tài liệu lưu trữ đ được đăng ra nước ngoài phải thông báo cho ưu trữ l ch s nơi đăng biết

Tài liệu lưu trữ tại ưu trữ l ch s , tài liệu của cá nhân đ được đăng

ký tại ưu trữ l ch s trước hi đưa ra nước ngoài phải lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ” [43]

+ Đối với hối tài liệu c nhân, gia đình, d ng họ: Đi u 5, Chương II, Thông tư 10/2014 quy đ nh:

“Thẩm quy n cho phép s dụng t i liệu lưu trữ li n quan đến cá nhân, trong một số trường hợp đặc biệt, thực hiện theo quy đ nh tại Đi u 16, 17 của Ngh đ nh số 01/2013/NĐ-CP ng y 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy

đ nh chi tiết thi h nh một số đi u của uật ưu trữ” [02]

Tại Đi u 17, Ngh đ nh số 01/2013/NĐ-CP ng y 03/01/2013 quy đ nh thẩm quy n cho phép s dụng T T li n quan đến cá nhân:

“T T quy đ nh tại Đi u 16 Ngh đ nh n y được s dụng hạn chế khi được c p có thẩm quy n sau đây cho phép:

1 Tài liệu bảo quản tại LTLS ở TW do Bộ trưởng Bộ Nội vụ quyết đ nh 2.Tài liệu bảo quản tại LTLS ở c p tỉnh do Chủ t ch UBND tỉnh quyết đ nh

3 TLLT của cá nhân ký g i vào LTLS còn phải được cá nhân hoặc người đại diện hợp pháp của cá nhân đó cho phép”[21]

Theo đó, những T T quy đ nh tại Đi u 16 Ngh đ nh số

01/2013/NĐ-CP đang được bảo quản tại các ưu trữ l ch s c p tỉnh được s dụng hạn chế khi có sự đồng ý của Chủ t ch UBND của tỉnh Đối với những TLLT của cá nhân ký g i vào LTLS c p tỉnh còn phải được cá nhân hoặc người đại diện hợp pháp của cá nhân đó cho phép

Như vậy, các quy đ nh n u tr n đ xác đ nh được thẩm quy n cho phép

s dụng TLLT tại các LTLS c p tỉnh trong từng trường hợp cụ thể Tuy nhiên đối thẩm quy n cho phép tổ chức s dụng ở các hình như bi n soạn n phẩm, viết b i, trưng b y, triển l m chưa được quy đ nh rõ ràng trong các văn bản

Bước 2 Độc giả ghi các thông tin vào phiếu đăng s dụng tài liệu Bước 3 Sau hi độc giả hoàn thành thủ tục đăng , vi n chức Phòng

đ c đăng độc giả vào sổ; viên chức Phòng đ c hướng dẫn độc giả tra tìm tài liệu và viết phiếu yêu cầu s dụng tài liệu

Bước 4 Viên chức Phòng đ c trình hồ sơ đ ngh s dụng tài liệu của độc giả cho Giám đốc TTLT tỉnh phê duyệt

Bước 5 Sau khi hồ sơ đ ngh s dụng tài liệu của độc giả được duyệt, viên chức Phòng đ c giao tài liệu cho độc giả s dụng Độc giả kiểm tra tài liệu và ký nhận vào sổ giao nhận tài liệu”[02]

Đối với thủ tục cấp bản sao v chứng thực lưu trữ:

Tại Quyết đ nh số 744/QĐ-BNV ng y 11/8/2015 v việc công bố thủ tục h nh chính thuộc phạm vi chức năng quản l của Bộ Nội vụ ở c p trung

ương v c p đ a phương quy đ nh:

“Bước 1: Độc giả có nhu cầu c p bản sao t i liệu phải đăng v o Phiếu y u cầu sao t i liệu

Bước 2: Sau hi độc giả đi n đầy đủ các thông tin v o Phiếu y u cầu cần sao t i liệu, vi n chức Phòng đ c sẽ trình hồ sơ cho người đứng đầu ưu trữ l ch s c p tỉnh, th nh phố trực thuộc trung ương ph duyệt

Bước 3: Vi n chức Phòng đ c ghi v o sổ đăng phiếu y u cầu sao t i liệu v tiến h nh thực hiện sao t i liệu.”

sơ, số Mục lục hồ sơ, t n phông, số chứng thực được đăng trong Sổ chứng thực Các thông tin v chứng thực t i liệu được thể hiện tr n D u chứng thực Bước 3: Vi n chức Phòng đ c đi n đầy đủ các thông tin v o D u chứng thực đóng tr n bản sao, ghi ng y, tháng, năm chứng thực, trình người đứng đầu ưu trữ l ch s c p tỉnh, th nh phố trực thuộc trung ương xác nhận v

đóng d u của ưu trữ l ch s c p tỉnh, th nh phố trực thuộc trung ương.[03]

- Quy định về thời hạn xét duyệt và cung cấp tài liệu cho độc giả

Tại Khoản 2, Đi u 7, Thông tư số 10/2014/TT-BNV quy đ nh:

“Thời hạn phê duyệt và cung c p tài liệu thuộc diện s dụng rộng rãi chậm nh t là 01 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận phiếu yêu cầu Thời hạn phê duyệt và cung c p tài liệu thuộc diện hạn chế s dụng, tài liệu đặc biệt quý, hiếm, ch m nh t là 04 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận phiếu yêu cầu”.[02]

- Quy định về thời hạn được tiếp cận sử dụng TLLT

V n đ n y được quy đ nh tại Đi u 30, Luật ưu trữ 2011 Căn cứ theo đó: Tài liệu lưu trữ tại ưu trữ l ch s được s dụng rộng rãi, trừ tài liệu thuộc Danh mục tài liệu hạn chế s dụng và Danh mục tài liệu có đóng d u chỉ các mức độ mật; Việc s dụng TLLT thuộc Danh mục tài liệu có đóng d u chỉ các mức độ mật được thực hiện theo quy đ nh của pháp luật v bảo vệ bí mật nhà nước; TLLT thuộc Danh mục tài liệu có đóng d u chỉ các mức độ mật được

s dụng rộng r i trong các trường hợp sau: “Được giải mật theo quy đ nh của pháp luật v bảo vệ bí mật nh nước; sau 40 năm, ể từ năm công việc kết thúc đối với tài liệu đóng d u mật nhưng chưa được giải mật; sau 60 năm, ể

từ năm công việc kết thúc đối với tài liệu có đóng d u tối mật, tuyệt mật nhưng chưa được giải mật; Tài liệu li n quan đến cá nhân được s dụng rộng

r i sau 40 năm, ể từ năm cá nhân qua đời, trừ một số trường hợp đặc biệt theo quy đ nh của Chính phủ” [44]

- Quy định về phí sử dụng TLLT

Theo Đi u 3 Thông tư số 275/2016/TT-BTC ngày 14/11/2016 quy

đ nh “Các Trung tâm ưu trữ quốc gia thuộc Cục Văn thư v ưu trữ nhà nước (Bộ Nội vụ v ưu trữ l ch s tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương l

tổ chức thu phí” [03] Mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và s dụng mức phí

s dụng TLLT của tổ chức, cá nhân đến s dụng TLLT tại các TTLTLS thực hiện theo biểu mức thu phí ban h nh èm Thông tư

Tại Đi u 4 của Thông tư n y cũng quy đ nh đối tượng không thu phí s dụng TLLT bao gồm:

+ Các cá nhân, gia đình, dòng h s dụng T T do chính mình đ tặng, cho, ký g i v o ưu trữ l ch s ;

+ Thân nhân (cha, mẹ đẻ… con nuôi) liệt sĩ, thương binh, bệnh binh, người hoạt động kháng chiến… s dụng TLLT phục vụ cho việc giải quyết chế độ chính sách của chính mình;

+ Người hưởng chế độ hưu trí phục vụ cho việc giải quyết chế độ chính sách của mình theo quy đ nh của Nh nước

- Quy định về trách nhiệm của cơ quan, tổ chức và cá nhân trong việc phục vụ và sử dụng TLLT

V n đ v trách nhiệm của cơ quan, tổ chức và cá nhân trong việc phục

vụ và s dụng TLLT là một trong những v n đ cơ bản nh t cần phải được

đi u chỉnh bằng pháp luật V v n đ này pháp luật lưu trữ ở nước ta cũng đ

có những quy đ nh quan tr ng Cụ thể:

Tại Đi u 29, Luật ưu trữ năm 2011 quy đ nh quy n v nghĩa vụ của

cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc s dụng T T như sau:

“1 Cơ quan, tổ chức, cá nhân có quy n s dụng T T để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa h c, l ch s và các nhu cầu chính đáng hác

2 Cơ quan, tổ chức, cá nhân khi s dụng T T có các nghĩa vụ sau đây: a) Chỉ dẫn số lưu trữ, độ gốc của T T v cơ quan, tổ chức quản lý TLLT; tôn tr ng tính nguyên bản tài liệu khi công bố, giới thiệu, trích dẫn TLLT;

b) Không xâm phạm lợi ích của Nh nước, quy n và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân;

c) Nộp phí s dụng T T theo quy đ nh của pháp luật;

d) Thực hiện các quy đ nh của Luật này, nội quy, quy chế của cơ quan,

tổ chức quản l T T v các quy đ nh khác của pháp luật có li n quan.” [07]

- Luật cũng quy định trách nhiệm của các TTLTLS phải:

+ Chủ động giới thiệu TLLT và tạo đi u kiện thuận lợi cho việc s dụng TLLT đang trực tiếp quản lý

+H ng năm r soát, thông báo T T thuộc Danh mục tài liệu có đóng

d u chỉ các mức độ mật đ được giải mật

+Tại Đi u 3, Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01/10/2014 của Bộ Nội vụ quy đ nh cụ thể trách nhiệm của các cá nhân trong việc phục vụ s dụng tài liệu và s dụng tài liệu tại Phòng đ c của các T S như sau:

Người đứng đầu LTLS có trách nhiệm: Tổ chức thực hiện việc phục vụ

s dụng tài liệu tại Phòng đ c; ban h nh các văn bản quy đ nh v s dụng tài liệu phù hợp với đặc điểm, thành phần tài liệu v đặc thù công việc của cơ quan LTLS; bảo đảm trang thiết b phục vụ cho việc s dụng tài liệu… Biểu mẫu v thủ tục s dụng tài liệu tại Phòng đ c

Trách nhiệm của viên chức Phòng đ c: Làm thẻ độc giả; thực hiện các thủ tục phục vụ độc giả… lập hồ sơ quản lý việc s dụng tài liệu của độc giả tại Phòng đ c

Trách nhiệm của độc giả: Thực hiện đầy đủ các thủ tục, ch p hành các quy đ nh pháp luật và của cơ quan T S v s dụng tài liệu… trả phí, lệ phí

s dụng theo quy đ nh của pháp luật hiện h nh”

1.3.2 Các hình thức sử dụng TLLT theo luật nh

Để s dụng T T đạt hiệu quả cao cần tổ chức nhi u hình thức khai thác, s dụng tài liệu Các văn bản quy phạm pháp luật trước đây đ có đ cập đến một số hình thức tổ chức s dụng T T như: Đi u 5 của Quyết đ nh số 168-HĐBT: “Các t i liệu của Phông ưu trữ Quốc gia cần được công bố, giới thiệu…” [31] hay Đi u 18 của Pháp lệnh năm 2001 đ có nhắc đến: “thông báo, giới thiệu danh mục T T…” [55], Ngh đ nh số 111/2004/NĐ-CP của Chính phủ đ cập đến việc: “ cung c p thông tin TLLT gián tiếp hoặc từ xa” [26]; Năm 2011 uật ưu trữ ra đời, việc quy đ nh các hình thức tổ chức s dụng TLLT tại TT T S nói chung, trong đó có lưu trữ l ch s tỉnh được quy

đ nh một cách cụ thể rõ ràng với 6 hình thức, bao gồm: S dụng tài liệu tại phòng đ c của ưu trữ cơ quan, ưu trữ l ch s ; Xu t bản n phẩm lưu trữ; Giới thiệu T T tr n phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện t ; Triển l m, trưng b y T T; Trích dẫn TLLT trong công trình nghiên cứu;

C p bản sao TLLT, bản chứng thực lưu trữ

a Sử dụng tài liệu tại Phòng đọc

Việc phục vụ s dụng TLLT tại Phòng đ c là hình thức được tiến hành thường xuyên và phổ biến nh t hiện nay Hình thức này mang lại nhi u lợi ích cho cả người s dụng v cơ quan lưu trữ Tại đây, người s dụng có thể nghiên cứu được nhi u tài liệu cùng một lúc, được các cán bộ lưu trữ tư v n, giải đáp trực tiếp, đồng thời có thể gặp gỡ, giao lưu, trao đổi kinh nghiệm s dụng TLLT với các đối tượng khác; có thể s dụng nhi u loại công cụ tra cứu, tài liệu tham khảo và có thể sao chụp những tài liệu theo quy đ nh Khi người

đ c s dụng trực tiếp tài liệu tại Phòng đ c, cán bộ lưu trữ dễ theo dõi, nắm bắt được nhu cầu để cải tiến hình thức và phương pháp pháp phục vụ, TLLT được bảo quản tốt, hạn chế m t mát v hư hại

b Xuất bản ấn phẩm lưu trữ

- Sách chuyên khảo là hình thức thích hợp nh t để giới thiệu sâu sắc và toàn diện TLLT, có nhi u công dụng và áp dụng rộng rãi nh t Có hai loại sách chuyên khảo:

+ Sách chuyên khảo giới thiệu tóm tắt v một sự kiện hay một thời k

l ch s của cả nước, của một đ a phương;

+ Sách chuyên khảo giới thiệu các số liệu chủ yếu của các ngành, các

c p trên một hoặc nhi u lĩnh vực khác nhau Số liệu có thể l y từ một hoặc nhi u phông khác nhau Hình thức trình bày có thể dùng vẽ đồ th , viết tóm tắt tài liệu, dùng tranh minh h a, vẽ bản đồ, lập mô hình…

- Sách chuy n đ giới thiệu T T: giúp người đ c có thể tra tìm tài liệu một cách nhanh nh t theo chuy n đ mà mình cần khai thác

c Thông báo, giới thiệu TLLT trên phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử

- Các loại thông báo giới thiệu TLLT gồm: Thông báo tài liệu tổng hợp Thông báo tài liệu chuy n đ , Thông báo nội dung tài liệu, Mục lục tài liệu chuy n đ Đây l hình thức tổ chức s dụng TLLT mang tính chủ động và

há năng động Mục đích của hình thức này nhằm các cơ quan v cộng đồng

nắm được những thông tin v tài liệu, qua đó có thể tiếp cận và s dụng theo từng yêu cầu cụ thể

d Triển lãm, trưng b y TLLT

Triển lãm TLLT là việc tổ chức trưng b y t i liệu hoặc phiên bản TLLT (trên các vật mang tin khác nhau) trong một thời gian v đ a điểm nh t đ nh nhằm mục đích giới thiệu, quảng bá đến đông đảo công chúng trong xã hội

Triển lãm TLLT là một trong những hình thức công bố, giới thiệu TLLT Hình thức công bố, giới thiệu tài liệu n y đặc biệt quan tr ng đối với những người l m lưu trữ cũng như đối với xã hội Việc công bố tài liệu thông qua các cuộc triển lãm góp phần làm rõ với đông đảo công chúng những thông tin hay những sự kiện trong l ch s một cách khách quan nh t

e Trích dẫn TLLT trong công trình nghiên cứu

Nguồn tài liệu của một số các công trình nghiên cứu được l y từ cơ quan lưu trữ Đi u đó được khẳng đ nh bởi tính khách quan của chính TLLT - TLLT sản sinh trong quá trình l ch s , là sản phẩm của l ch s ; T T cũng chính là bản ch t của sự kiện và v n đ l ch s , là ch t liệu v cơ sở thực tế của quá trình phục hồi bức tranh quá khứ…

f Cấp bản sao TLLT, bản chứng thực lưu trữ

Bản sao, bản chứng thực lưu trữ là một bản có hiệu lực pháp lý do phòng, ho lưu trữ c p theo yêu cầu cơ quan hoặc cá nhân, trong đó xác nhận một v n đ , một sự việc được ghi trong TLLT có kèm theo ký hiệu tra tìm tài liệu đó

C p bản sao, bản chứng thực lưu trữ giúp cho cơ quan, cá nhân xác minh những v n đ xảy ra trong quá khứ nhưng b m t chứng cứ, nay cần phải dựa v o T T để làm bằng chứng

Có hai loại chứng thực: chứng thực tiểu s và chứng thực theo chuyên

đ Chứng thực tiểu s l văn bản xác nhận trình độ văn hóa, th nh tích, công tác, bậc lương, quy n thừa kế tài sản Chứng thực theo chuy n đ l văn bản chứa đựng thông tin v một sự việc hay một v n đ nh t đ nh hoặc cũng có thể đ cập nhi u v n đ khác nhau mà theo yêu cầu của độc giả

Các bản chứng thực do lưu trữ c p l văn bản chính thức, người được

c p có thể s dụng để bảo vệ quy n lợi hợp pháp của mình ưu trữ ch u trách nhiệm v tính chính xác, pháp lý của các bản chứng thực Bản chứng thực lưu trữ phải ghi rõ xu t xứ của tài liệu và mục đích của việc c p chứng thực lưu

trữ Bản chứng thực có thể viết theo dạng công văn, hoặc theo mẫu quy đ nh của cơ quan lưu trữ

Cơ quan lưu trữ còn có thể s dụng hình thức sao lục, trích lục các

T T để c p cho các cơ quan, cá nhân

Có thể th y rằng, việc ban h nh các văn bản quản lý chỉ đạo công tác lưu trữ của các cơ quan có thẩm quy n đ chứng tỏ sự quan tâm của Đảng và

Nh nước đối với công tác lưu trữ nói chung và hoạt động tổ chức s dụng nói riêng Những văn bản này tạo hành lang pháp lý quan tr ng để LTLS tỉnh

có cơ sở tổ chức thực hiện hiệu quả, an toàn các hình thức tổ chức khai thác,

s dụng tài liệu lưu trữ, phục vụ bạn đ c trong từng hoàn cảnh thực tiễn cụ thể của mỗi đ a phương

Tuy nhiên, các hình thức s dụng TLLT r t phong phú, đa dạng, không chỉ theo luật đ nh mà còn mở rộng thêm các hình thức mới phù hợp với thực tiễn của mỗi lưu trữ Do vậy, cần ban h nh các văn bản quy đ nh v hướng dẫn cụ thể hơn nữa để hoạt động lưu trữ nói chung và công tác tổ chức s dụng tài liệu lưu trữ nói riêng ngày càng ổn đ nh, mở rộng và phát triển

CTLT là toàn bộ các quy trình quản l nh nước và quản lý nghiệp vụ lưu trữ nhằm thu thập, bổ sung, bảo quản, bảo vệ an toàn và tổ chức s dụng

có hiệu quả TLLT, thông qua 6 nội dung nghiệp vụ chính là thu thập bổ sung, chỉnh l , xác đ nh giá tr , thống kê, bảo quản và tổ chức s dụng TLLT Trong các nội dung nghiệp vụ kể trên, tổ chức s dụng TLLT là khâu nghiệp vụ hết sức quan tr ng và là mục đích cuối cùng của toàn bộ hoạt động lưu trữ

Tổ chức s dụng TLLT là một trong những chức năng cơ bản và chủ yếu của các phòng, ho, trung tâm lưu trữ nhằm góp phần thực hiện quy n được tiếp cận thông tin của công dân Với mục đích cung c p cho các cơ quan

Đảng v Nh nước, các tổ chức chính tr xã hội, tổ chức kinh tế, các cá nhân những thông tin cần thiết từ TLLT, phục vụ các mục đích chính tr , kinh tế, văn hóa, hoa h c và các lợi ích chính đáng của công dân, công tác tổ chức s dụng tài liệu luôn nhận được sự quan tâm của các c p l nh đạo thể hiện trong việc ban h nh các căn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ, tạo hành lang pháp

lý an toàn cho hoạt động này Trải qua các thời k l ch s của đ t nước, TLLT thông qua hoạt động s dụng đang dần khẳng đ nh được v thế của mình trong

sự nghiệp xây dựng và bảo vệ đ t nước

Hoạt động s dụng TLLT tại trung tâm lưu trữ l ch s c p tỉnh, thành phố là tổng hợp các giải pháp để đưa thông tin trong T T đến với xã hội, phục vụ có hiệu quả cho các yêu cầu của đời sống xã hội đặt ra - đây l một hoạt động r t quan tr ng Vì vậy, công tác này cần được nghiên cứu một các

th u đáo, đánh giá đúng thực trạng v đưa ra những giải pháp phù hợp, có tính khả thi để hoạt động s dụng TLLT trong các lưu trữ l ch s nói chung và lưu trữ l ch s của TP Hồ Chí Minh nói ri ng đạt hiệu quả ngày càng cao

C ương 2 THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI CHI CỤC VĂN THƯ LƯU TRỮ TP HỒ CHÍ MINH

2.1 Tổng quan về Chi cục Văn t ư - Lưu trữ TP Hồ Chí Minh

Thành phố Hồ Chí Minh ngày nay có diện tích 2.095,06 km², phía Bắc giáp tỉnh Bình Dương, Tây Bắc giáp tỉnh Tây Ninh, Đông v Đông Bắc giáp tỉnh Đồng Nai, Đông Nam giáp tỉnh Bà R a -Vũng T u, Tây v Tây Nam giáp tỉnh Long An và Ti n Giang TP.Hồ Chí Minh ng y nay bao gồm S i Gòn, Gia Đ nh v Chợ ớn xưa, nằm ở ng tư quốc tế giữa các con đường h ng hải

từ Bắc xuống Nam, từ Ðông sang Tây, l tâm điểm của hu vực Đông Nam

Á Trung tâm th nh phố cách bờ biển Đông 50 m đường chim bay Đây l đầu mối giao thông quan tr ng nối li n các tỉnh trong vùng v l c a ngõ quốc

tế [58]

Theo kết quả tổng đi u tra của tổng Cục Thống kê, tính đến thời điểm ngày 01/4/2019 dân số của TP.Hồ Chí Minh l 8.993.082 người, là Thành phố đông dân nh t, chiếm tỷ tr ng 9,35% dân số cả nước.[59]

Với v trí đ a lý thuận lợi, dân số đông v đi u kiện tự nhiên thuận lợi, TP.Hồ Chí Minh trở thành một trong những trung tâm kinh tế, chính tr , văn hóa và giáo dục quan tr ng h ng đầu của cả nước TP.Hồ Chí Minh là một trong những thành phố có số lượng các trường đại h c, cao đẳng h ng đầu cả nước với khoảng 100 trường đại h c, cao đẳng, viện nghiên cứu với nhi u c p

độ đ o tạo khác nhau [59]

TP.Hồ Chí Minh ngày nay có 19 quận và 5 huyện với 707 các cơ quan

tổ chức thuộc nguồn nộp lưu t i liệu v o lưu trữ l ch s Thành phố Hằng năm, các cơ quan tổ chức của Thành phố đang hoạt động đ sản sinh ra khối lượng lớn hồ sơ, t i liệu, đồng thời nhu cầu s dụng tài liệu ng y c ng tăng Trước năm 2010, Sở Nội vụ có hai đơn v là Phòng Quản l văn thư, lưu trữ

có chức năng quản l nh nước v văn thư lưu trữ v Trung tâm ưu trữ thực hiện chức năng của một lưu trữ l ch s c p tỉnh Đi u n y đ gây ra hông ít

b t cập như “tổ chức lưu trữ trở nên vừa cồng k nh, vừa phân tán và hoạt động kém hiệu quả, chỉ đạo, hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ kém tính thống nh t, đội ngũ cán bộ lưu trữ b chia nhỏ nên nhi u nơi thiếu” [46, tr 254] Đây cũng l tình hình chung của các lưu trữ tỉnh thành trên cả nước

Nhằm khắc phục những b t cập tr n, đáp ứng nhu cầu s dụng tài liệu của xã hội cũng như quản lý hiệu quả khối lượng hồ sơ, t i liệu đang ng y càng gia tăng đặt ra yêu cầu phải có một cơ quan chuy n trách v Văn thư ưu trữ ở các tỉnh thành Ngày 28 tháng 4 năm 2010 Bộ Nội vụ ban h nh Thông tư số 02/2010/TT-BNV quy đ nh hợp nh t hai cơ quan nói tr n th nh Chi cục Văn thư- ưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ để thực hiện chức năng quản l nh nước v văn thư lưu trữ tỉnh và trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ l ch s c p tỉnh Chi cục Văn thư- ưu trữ TP.Hồ Chí Minh ra đời năm 2010 v sau đó th nh lập Trung tâm ưu trữ l ch s TP.Hồ Chí Minh - đơn v sự nghiệp trực thuộc Chi

cục Văn thư - ưu trữ năm 2015

Chi cục Văn thư - ưu trữ TP.Hồ Chí Minh (sau đây g i tắt là Chi cục

ưu trữ l cơ quan trực thuộc Sở Nội vụ TP.Hồ Chí Minh, được thành lập theo Quyết đ nh số 63/2010/QĐ-UBND ng y 01 tháng 9 năm 2010 của Ủy ban nhân dân Thành phố (xem phụ lục 01) tr n cơ sở hợp nh t Phòng Quản lý Văn thư, ưu trữ v Trung tâm ưu trữ Thành phố có chức năng, nhiệm vụ, quy n hạn và tổ chức như sau:

2.1.1 Chức năng, n iệm vụ và quyền hạn của Chi cục Văn t ư - Lưu trữ TP.Hồ Chí Minh

Tại Quyết đ nh số 525/QĐ-SNV ng y 15 tháng 6 năm 2015 của Sở Nội

vụ ban hành v quy chế tổ chức hoạt động của Chi cục Văn Thư - ưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ TP.Hồ Chí Minh quy đ nh:

2.1.1.1 Chức năng

Chi cục l cơ quan trực thuộc Sở Nội vụ TP.Hồ Chí Minh sau đây g i tắt là Sở Nội vụ), có chức năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho Ủy ban nhân dân Thành phố quản l nh nước v văn thư, lưu trữ của Thành phố; trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ l ch s của Thành phố và thực hiện các hoạt động d ch vụ lưu trữ theo quy đ nh của pháp luật

2.1.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn

Nhiệm vụ

Tham mưu, giúp Giám đốc Sở Nội vụ thực hiện các nhiệm vụ quản l

nh nước v công tác văn thư, lưu trữ như sau:

a Tham mưu trình Ủy ban nhân dân Th nh phố ban h nh v hướng dẫn thực hiện các chế độ, quy đ nh v công tác văn thư, lưu trữ theo quy đ nh của pháp luật;

b.Tham mưu trình Ủy ban nhân dân Th nh phố v công tác quản l lưu trữ thông tin số trong các cơ quan, đơn v nh nước tr n đ a b n Th nh phố theo quy đ nh của pháp luật;

c Thẩm đ nh, trình Ủy ban nhân dân Th nh phố ph duyệt Danh mục

t i liệu hết giá tr của ưu trữ l ch s Th nh phố, quyết đ nh hủy t i liệu hết giá tr tại ưu trữ l ch s Th nh phố theo quy đ nh của pháp luật;

d Thẩm đ nh danh mục t i liệu hết giá tr cần hủy tại ưu trữ cơ quan đối với cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu t i liệu v o ưu trữ l ch s

Th nh phố; quyết đ nh việc hủy t i liệu có thông tin trùng lặp tại ưu trữ l ch

s Th nh phố theo quy đ nh của pháp luật;

đ C p, c p lại, thu hồi chứng chỉ h nh ngh lưu trữ cho cá nhân có đủ các đi u iện theo quy đ nh của pháp luật;

e Nghi n cứu, ứng dụng hoa h c v công nghệ v o công tác văn thư, lưu trữ;

g Tổ chức tập hu n, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đối với đội ngũ công chức, vi n chức l m công tác văn thư, lưu trữ;

h Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy đ nh v công tác văn thư, lưu trữ; giải quyết theo thẩm quy n hoặc báo cáo c p có thẩm quy n xem xét giải quyết hiếu nại, tố cáo v x l vi phạm pháp luật v văn thư, lưu trữ;

i Thực hiện công tác báo cáo, thống v văn thư, lưu trữ theo quy

đ nh của pháp luật

Quyền hạn:

- Trực tiếp quản l hoạt động của Trung tâm ưu trữ l ch s ; chỉ đạo, tham mưu, giúp Giám đốc Sở Nội vụ thực hiện nhiệm vụ quản l t i liệu lưu trữ l ch s của Th nh phố:

a Tham mưu trình Ủy ban nhân tdân Th nh phố ban h nh Danh mục

cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu t i liệu v ph duyệt Danh mục t i liệu nộp lưu v o ưu trữ l ch s của Th nh phố;

b Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu t i liệu chuẩn

b t i liệu nộp lưu;

c Thu thập, chỉnh l , xác đ nh giá tr , thống , tu bổ phục chế, bảo hiểm, bảo quản, giải mật t i liệu v tổ chức hai thác, s dụng t i liệu lưu trữ

l ch s theo quy đ nh của pháp luật;

d Thực hiện các hoạt động d ch vụ lưu trữ theo quy đ nh của pháp luật

- Quản l t i chính, t i sản Chi cục v thực hiện các nhiệm vụ hác do Giám đốc Sở Nội vụ quy đ nh./

2.1.2 Cơ cấu tổ chức

Để thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quy n hạn theo quy đ nh, Chi cục

ưu trữ Thành phố từ khi thành lập (01/9/2010 đến nay có thể phân thành 2

giai đoạn với cơ c u tổ chức như sau:

Giai đoạn 1: Từ hi 01/9/2010 đến 6/2015 Chi cục có 4 phòng chuyên

môn: Phòng Hành chính - Tổng hợp; Phòng Quản l Văn thư - ưu trữ; Phòng Thu thập - Chỉnh lý và Phòng Khai thác - Kho lưu trữ chuyên dụng

Giai đoạn 2: Từ 6/2015 đến nay Chi cục có 02 phòng chuyên môn,

nghiệp vụ v 01 đơn v sự nghiệp trực thuộc như sau:

+ Phòng Hành chính - Tổng hợp;

+ Phòng Quản lý Văn thư - ưu trữ;

+ Trung tâm ưu trữ l ch s Thành phố

V nhân sự trong quá trình hoạt động, số lao động thuộc Chi cục có lúc tăng, giảm, hiện nay Chi cục được giao biên chế 22 người

2.1.3 Trụ sở làm việc v cơ sở vật chất

Từ khi thành lập đến tháng 9 năm 2013, trụ sở làm việc của Chi cục nằm trong khuôn viên UBND Thành phố Từ tháng 9 năm 2013 đến nay, Ủy ban nhân dân Thành phố ch p thuận cho Chi cục được thuê 985m2 nh để làm việc Tháng 4 năm 2009 Thành phố cho xây dựng TTLTLS tại 631 Quốc lộ 1A, phường An Lạc, Quận Bình Tân với inh phí đầu tư l 500 tỷ đồng, khu vực công chúng cao 6 tầng, khu vực ho lưu trữ cao 18 tầng, dự kiến cuối năm 2020 sẽ đưa v o s dụng

Trang thiết b , phương tiện làm việc phần lớn s dụng của Sở Nội vụ được chuyển từ Phòng Quản l Văn thư, ưu trữ v Trung tâm ưu trữ cũ Ngoài ra Chi cục cũng đầu tư nâng c p, mua sắm thêm một số trang thiết b hác như máy photo, máy tính, máy in, máy fax, scan…đảm bảo cho các hoạt động của Chi cục

2.1.4 Tổ chức hoạt ộng

a Tham mưu, ban h nh các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về nghiệp

vụ Văn thư - Lưu trữ

Để thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ quản l nh nước v văn thư, lưu trữ, Chi cục đ tham mưu Sở Nội vụ trình Ủy ban nhân dân Thành phố ban

hành nhi u văn bản chỉ đạo, mang tính quyết đ nh Tham mưu Sở Nội vụ ban hành nhi u văn bản hướng dẫn nghiệp vụ đến các cơ quan, tổ chức trong phạm

vi quản l Đây chính l cơ sở để Chi cục thực hiện hoạt động s dụng tài liệu lưu trữ

Năm 2011, uật ưu trữ ra đời, đánh d u một bước tiến lớn đối với

ng nh ưu trữ Thực hiện Luật lưu trữ, UBND Thành phố và Sở Nội vụ đ ban hành hàng loạt các văn bản nhằm ch n chỉnh v tăng cường công tác lưu trữ tr n đ a bàn Thành phố, tạo bước chuyển biến mới trong nhận thức v vai trò nghĩa của tài liệu lưu trữ, góp phần nâng cao tinh thần trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức trong công tác lưu trữ Trong quá trình thực hiện đ tài, Tác giả tổng hợp kết quả Chi cục tham mưu Sở Nội vụ trình UBND Thành phố ban hành các văn bản v hoạt động lưu trữ, có thể chia thành các nhóm sau:

Nhóm các văn bản quy định danh mục cơ quan, tổ chức; danh mục nguồn tài liệu; danh mục thành phần hồ sơ t i liệu thuộc nguồn nộp lưu

v o lưu trữ lịch sử Thành phố:

Ng y 24 tháng 8 năm 2011, UBND Thành phố đ ra Quyết đ nh số 4033/QĐ-UBND v việc ban hành Danh mục số 1 các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu t i liệu v o ưu trữ l ch s Thành phố

Ng y 21/01/2013, theo đ ngh của Sở Nội vụ, Chủ t ch Ủy ban nhân dân Thành phố đ ra Quyết đ nh số 341/QĐ-UBND v ban hành Danh mục số

2 các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu t i liệu v o ưu trữ l ch s Thành phố Hồ Chí Minh

Đến năm 2015, UBND Th nh phố ra Quyết đ nh 7109/QĐ-UBND ngày 30/12/2015 v việc ban hành Danh mục các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu t i liệu v o lưu trữ l ch s Thành Phố (Quyết đ nh này thay thế và bãi bỏ

2 Quyết đ nh 4033/QĐ-UBND v 341/QĐ-UBND)

Ng y 02 tháng 5 năm 2013, UBND Th nh phố ban h nh QĐ UBND v việc ban hành danh mục nguồn tài liệu nộp lưu v o lưu trữ l ch s

2153/QĐ-Ng y ng y 23 tháng 10 năm 2014, UBND Th nh phố ban hành Quyết

đ nh số 5249/QĐ-UBND ban hành Danh mục thành phần tài liệu quận, huyện thuộc diện nộp lưu v o ưu trữ l ch s Thành phố

Quyết đ nh số 2801/QĐ-UBND ng y 01 tháng 7 năm 2019, Ủy ban nhân dân TP.Hồ Chí Minh ban h nh Danh mục th nh phần hồ sơ, t i liệu cơ quan c p huyện nộp lưu v o Trung tâm ưu trữ l ch s Th nh phố

Năm 2018, UBND Th nh phố ban hành Quyết đ nh số 559/QĐ-UBND v việc phê duyệt Đ án thu thập hồ sơ, t i liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu v o Trung tâm ưu trữ l ch s Thành phố giai đoạn 2018-2022

Ng y 23 tháng 4 năm 2018 Sở Nội vụ ban hành kế hoạch SNV thực hiện đ án thu thập hồ sơ, t i liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu v o Trung tâm ưu trữ l ch s Thành phố giai đoạn 2018-

1419/KH-2022

Ng y 06 tháng 9 năm 2018 Sở Nội vụ ban hành Kế hoạch số SNV v sưu tầm, thu thập tài liệu lưu trữ với Chuy n đ Ủy ban Quân quản Thành phố “S i Gòn-Gia Đ nh” giai đoạn 1975-1976

3371/KH-Việc ban hành danh mục các cơ quan, tổ chức; danh mục hồ sơ v danh mục thành phần hồ sơ, t i liệu thuộc diện nộp lưu v o ưu trữ l ch s Thành phố của các c p như đ n u tr n cho th y ti m năng t i liệu lưu trữ của Thành phố r t phong phú, đa dạng, đòi hỏi công tác tổ chức s dụng tài liệu phải kiện toàn, phải đầu tư cả nhân lực, vật lực để đáp ứng nhu cầu khai thác tài liệu ngày càng cao của xã hội Đây l ti n đ vật ch t cho hoạt động s dụng tài liệu Trung tâm ưu trữ l ch s Thành phố trong tương lai

Nhóm các văn bản về nghiệp vụ lưu trữ

* Chỉnh lý

Ng y 09 tháng 9 năm 2013, UBND Th nh phố ra chỉ th UBND v một số biện pháp để giải quyết tài liệu tồn đ ng của các cơ quan, tổ chức tr n đ a bàn Thành phố

16/CT/2013-Ng y 24 tháng 10 năm 2017, Ủy ban nhân dân Thành phố ban hành Quyết đ nh v việc phê duyệt Đ án chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đ ng của cơ quan, tổ chức tr n đ a bàn TP.Hồ Chí Minh giai đoạn 1975-2015

Sở Nội vụ cũng trình UBND Th nh phố ban h nh Đ án chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đ ng của các Sở, Ban, Ng nh tr n đ a bàn Thành phố giai đoạn 2013-2020, thực hiện đ án này, hàng loạt kế hoạch được ban h nh như

kế hoạch chỉnh lý tài liệu tồn đ ng trước ng y 30 tháng 4 năm 1975 của các

cơ quan tổ chức tr n đ a bàn Thành phố; Kế hoạch thu thập tài liệu vào Trung tâm ưu trữ l ch s Thành phố