Đây là một nội dung gắn với chuyên môn, nghiệp vụ của tác giả, với mong muốn góp phần làm rõ thực trạng, phân tích, đánh giá những ưu điểm và hạn chế, từ đó đề xuất các giải pháp nhằm đư
Lịch sử nghiên cứu
Thu thập TLLT là một nội dung được nhiều nhà khoa học, quản lý, người làm hoạt động lưu trữ quan tâm Cho đến nay, đã có nhiều công trình nghiên cứu khoa học, sách, giáo trình về lưu trữ; các bài viết đăng trên báo, tạp chí; các luận văn thạc sĩ, viết về thu thập TLLT Đây là nguồn tài liệu hết sức phong phú và cần thiết giúp tác giả chọn lọc, kế thừa và tiếp thu những kết quả, cũng như những bài học quý báu trong quá trình thực hiện luận văn, dưới đây tác giả sơ lược các công trình nghiên cứu về hoạt động thu thập hồ sơ, tài liệu đã được công bố
- Sách, giáo trình v ề thu th ậ p tài li ệ u lưu trữ
+ Các sách, giáo trình liên quan đến hoạt động thu thập: "Công tác lưu trữ Việt
Nam", do Vũ Dương Hoan (chủ biên), NXB Khoa học Xã hội, Hà Nội, 1987; “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” của nhóm tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm, NXB Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp, 1990; sách “Lưu trữ Việt Nam - Những chặng đường phát triển” của nhóm tác giả PGS.TSKH Nguyễn Văn Thâm, TS Nghiêm Kỳ Hồng, NXB Chính trị Quốc gia, 2006; sách “Lịch sử Lưu trữ Việt Nam” của nhóm tác giả GS Nguyễn Văn Thâm,
PGS Vương Đình Quyền, Đào Thị Diến, TS Nghiêm Kỳ Hồng, NXB Đại học Quốc
4 gia TP Hồ Chí Minh, 2012; sách “Lưu trữ tài liệu các công trình xây dựng” của tác giả PGS.TS Nguyễn Minh Phương, NXB Chính trị Quốc gia, 2015; giáo trình “Lưu trữ” của nhóm tác giả PGS.TS Nguyễn Minh Phương, TS Trần Hoàng, Triệu Văn
Cường, Tạ Mai Ngữ, Nguyễn Quốc Bảo, NXB Văn hóa Thông tin, 2005; giáo trình
“Nghiệp vụ lưu trữ cơ bản” của tác giả PGS.TS Vũ Thị Phụng chủ biên, NXB Hà Nội, 2006; giáo trình “Lưu trữ học đại cương” của nhóm tác giả CVCC.TS Phan Đình Nham, PGS.TS Bùi Loan Thùy, NXB Đại học Quốc gia TP Hồ Chí Minh, 2015
Các sách, giáo trình, đã trình bày những vấn đề lý luận, khoa học, lịch sử, nghiệp vụ, hoạt động lưu trữ Trình bày các khâu nghiệp vụ thu thập, bổ sung tài liệu nhằm giúp cho người học, người đọc hiểu được các bước, quy trình nghiệp vụ cần phải thực hiện theo đúng quy định pháp luật của Nhà nước
Cuốn Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ (1990) “đã trình bày có hệ thống những vấn đề cơ bản của lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ; bao gồm các vấn đề về phương pháp luận, lý luận và phương pháp tổ chức khoa học, tổ chức sử dụng và bảo quản tài liệu, cùng nhiều vấn đề khác” [50, tr.3]
Sách Lưu trữ tài liệu các công trình xây dựng (2015) trình bày những lý luận cơ bản, kinh nghiệm thực tế về thực hiện nghiệp vụ lưu trữ tài liệu các công trình xây dựng tại các cơ quan, tổ chức
Giáo trình Lưu trữ học đại cương (2015) “được biên soạn nhằm cung cấp các lý thuyết cơ bản, phương pháp và các vấn đề nền tảng quan trọng nhất liên quan đến khoa học lưu trữ, nghiệp vụ lưu trữ, tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ” [92] Đây là những tài liệu quan trọng, có giá trị khoa học làm cơ sở lý luận cho quá trình nghiên cứu đề tài
Những vấn đề, khía cạnh các sách, giáo trình đề cập tương đối cụ thể về lý luận, khoa học, nghiệp vụ chung về thu thập tài liệu nhưng chưa có sách, giáo trình nào đi sâu nghiên cứu về thu thập tài liệu chuyên ngành TN&MT để từ đó đề ra những giải pháp hữu hiệu cho hoạt động thu thập tài liệu chuyên ngành TN&MT
- Các nghiên c ứ u v ề thu th ậ p tài li ệu lưu trữ chuyên ngành Tài nguyên và M ôi trườ ng đăng tạ p chí; k ỷ y ế u h ộ i th ả o khoa h ọc, đề tài nghiên c ứ u, lu ận văn
Nghiên cứu về thu thập tài liệu lưu trữ chuyên ngành TN&MT đã được tổ chức với rất nhiều hình thức như là công bố trên tạp chí chuyên ngành, hội thảo khoa học, đề tài, luận văn thạc sĩ
+ Các bài viết đăng trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ, Báo TN&MT, Báo Bình Dương: Bài viết “Vài ý kiến về thu thập tài liệu dự án các công trình xây dựng cơ bản thủy lợi” của tác giả Vũ Hồng Sơn, Tạp chí Văn thư Lưu trữ, số 4/1999 Bài viết nói về công tác thu thập tài liệu của các công trình thủy lợi thuộc Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn quản lý, thực trạng và những kiến nghị, giải pháp; Bài viết “Hoạt động lưu trữ của Sở TN&MT tỉnh Bình Dương - Thực trạng và giải pháp” của tác giả Đỗ Văn Hiển - Phạm Thị Huyền, Tạp chí Văn thư Lưu trữ, số 6/2018 Bài viết nêu lên tình hình hoạt động lưu trữ của Sở TN&MT tỉnh Bình Dương - Thực trạng và giải pháp; Bài viết “Nâng cao hiệu quả lưu trữ tư liệu đất đai” của tác giả Minh Thư, Báo TN&MT số 10/2016 Bài viết nêu lên thực trạng việc thu thập, quản lý, khai thác giá trị tư liệu đất đai, phân tích những hạn chế và đưa ra giải pháp khắc phục trong thời gian tới; Bài viết “Quy chế thu thập, quản lý, cập nhật, khai thác và sử dụng dữ liệu về tài nguyên và môi trường” của tác giả Minh Hiền, Phóng viên Báo Bình Dương, số 4630/2015; Bài viết “Đưa ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ dữ liệu tài nguyên môi trường - Thực trạng và giải pháp” của tác giả Đỗ Văn Hiển, Báo Bình
Dương, số 4665/2016; Bài viết “Ban hành kế hoạch thu thập dữ liệu tài nguyên môi trường” năm 2016, của tác giả Minh Hiền, Phóng viên Báo Bình Dương, số 4716/2016; Bài viết “Thu thập, quản lý, cập nhật, khai thác và sử dụng dữ liệu tài nguyên môi trường góp phần lưu trữ dữ liệu có hệ thống”, của tác giả Minh Hiền,
Phóng viên Báo Bình Dương, số 4965/2017; Bài viết “Ban hành kế hoạch thu thập dữ liệu tài nguyên và môi trường” năm 2017, của tác giả Minh Hiền, Phóng viên Báo
Bình Dương, số 5024/2017; Bài viết “Sở Tài nguyên và Môi trường đẩy mạnh số hóa tài liệu, hướng đến chính phủ điện tử” của tác giả Đỗ Văn Hiển, Báo Bình Dương, số
5527/2018; Bài viết “Công tác lưu trữ tài liệu tài nguyên và môi trường - Đẩy mạnh hiện đại hóa”, của tác giả Duy Chí, Phóng viên Báo Bình Dương, số 5730/2019
+ Kỷ yếu Hội thảo khoa học: “Các đề tài nghiên cứu khoa học và công nghệ lĩnh vực đất đai” Bộ Tài nguyên và Môi trưởng tổ chức năm 2015, Hội thảo đã đánh
Nguồn tài liệu nghiên cứu
Để hoàn thiện luận văn “Thu thập tài liệu chuyên ngành vào Lưu trữ Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Bình Dương” tác giả sử dụng các loại tài liệu:
- Các sách, giáo trình lý luận lưu trữ viết về thu thập TLLT
- Hệ thống văn bản pháp luật và văn bản hướng dẫn chuyên môn của các cơ quan về thu thập TLLT
- Các công trình nghiên cứu về thu thập TLLT; các luận văn thạc sĩ về hoạt động thu thập tài liệu và tổ chức quản lý tài liệu
- Các Kỷ yếu hội thảo khoa học về hoạt động lưu trữ; Kỷ yếu của Sở TN&MT
- Hệ thống bài viết nghiên cứu về hoạt động thu thập tài liệu đăng trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ, Báo Tài nguyên và Môi trường, Báo Bình Dương và một số bài viết trên Trang thông tin điện tử của Sở TN&MT và trên internet
- TLLT là các kế hoạch, báo cáo, biên bản, về hoạt động thu thập tài liệu chuyên ngành vào Lưu trữ Sở TN&MT; hồ sơ lưu trữ tại Trung tâm CNTTLTTN&MT tỉnh Bình Dương.
Phương pháp nghiên cứu
Đề tài được thực hiện trên cơ sở phương pháp luận của chủ nghĩa Mác - Lê nin và tư tưởng Hồ Chí Minh về các vấn đề lịch sử - Xã hội về nhận thức khoa học giúp cho người nghiên cứu có sự đối chiếu giữa lý luận và thực tiễn một cách biện chứng, từ đó có cách nhìn vấn đề một cách toàn diện, là cơ sở cho những đánh giá cũng như những kết quả mà đề tài luận văn đưa ra
- Phương pháp luận của lưu trữ học: Vận dụng nguyên tắc tính Đảng, nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc toàn diện, tổng hợp khi xem xét thành phần, nội dung tài liệu, cơ sở lý luận vào việc thu thập tài liệu và đề xuất các giải pháp đổi mới, nâng cao hiệu quả về hoạt động thu thập tài liệu vào Lưu trữ Sở TN&MT
- Phương pháp sử dụng bảng hỏi để điều tra, phương pháp phỏng vấn: Sử dụng phương pháp này để tác giả tiếp nhận được những thông tin từ những cán bộ trực tiếp làm hoạt động lưu trữ, các nhà quản lý để có số liệu xác thực hơn cho đề tài luận văn
- Phương pháp phân tích, so sánh: Được sử dụng trong luận văn để phân tích so sánh, đối chiếu các dữ liệu đã thu thập được Trên cơ sở so sánh, đối chiếu, phân tích tác giả đề xuất các biện pháp cụ thể về hoạt động thu thập tài liệu chuyên ngành vào lưu trữ Sở TN&MT
- Phương pháp tổng hợp hệ thống: Để tác giả thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác nhau như các công trình nghiên cứu khoa học, các đề tài nghiên cứu, sách, giáo trình, báo, tạp chí, các văn bản quản lý Nhà nước về hoạt động lưu trữ, hoạt động thu thập, … để tổng hợp số liệu thu thập được Sau đó, lựa chọn phân tích những thông tin liên quan đến đề tài nghiên cứu, đưa ra những ưu điểm, hạn chế và đề xuất giải pháp trong hoạt động thu thập tài liệu chuyên ngành vào Lưu trữ Sở TN&MT Bên cạnh đó, tác giả còn sử dụng phương pháp thống kê, phương pháp quan sát, phương pháp logic, phương pháp mô tả, …
Đóng góp của đề tài
Thực hiện tốt đề tài “Thu thập tài liệu chuyên ngành vào Lưu trữ Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Bình Dương” sẽ có những đóng góp:
- Về lý luận: Tổng hợp và bổ sung các yêu cầu, nguyên tắc, phương pháp về hoạt động thu thập TLLT, đặc biệt là hoạt động thu thập tài liệu chuyên ngành TN&MT, đồng thời là căn cứ để tiếp tục nghiên cứu bổ sung và hoàn thiện về lý luận lưu trữ học tài liệu chuyên ngành nói chung và ngành TN&MT nói riêng
- Về thực tiễn: Đề tài giúp cho các cơ quan quản lý Nhà nước có thông tin về thu thập TLLT chuyên ngành TN&MT một cách đầy đủ Ngoài ra, kết quả của đề tài là nguồn tài liệu đáng tin cậy để các trường đào tạo, giảng dạy ngành Lưu trữ học và các tổ chức, cá nhân khác có nhu cầu tham khảo.
Bố cục nội dung luận văn
Ngoài phần Mở đầu, Kết luận, Danh mục tài liệu tham khảo và Phụ lục, luận văn gồm có 03 chương
Chương 1 Cơ sở lý luận và pháp lý về thu thập tài liệu lưu trữ
Chương 2 Thực trạng thu thập tài liệu chuyên ngành vào Lưu trữ Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Bình Dương
Chương 3 Giải pháp nâng cao hiệu quả thu thập tài liệu chuyên ngành vào Lưu trữ Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Bình Dương
CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ THU THẬP TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Tài liệu lưu trữ
1.1.1 Khái ni ệ m tài li ệu lưu trữ
Trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, các nhân vật lịch sử, đã hình thành một khối lượng tài liệu lớn có ý nghĩa, giá trị về chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, giáo dục, khoa học công nghệ, quốc phòng, an ninh, ngoại giao, cần được lưu trữ để phục vụ nghiên cứu lịch sử, khoa học, thực tiễn
Từ điển Lưu trữ Việt Nam (1992) giải thích: “Tài liệu lưu trữ là những tài liệu có giá trị được lựa chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp và cá nhân được bảo quản cố định trong các lưu trữ để khai thác phục vụ các mục đích chính trị, văn hóa, khoa học, lịch sử, … của toàn xã hội” [36, tr.72]
Từ điển Giải thích Nghiệp vụ Văn thư, Lưu trữ Việt Nam (2011) giải thích:
“Tài liệu có giá trị được lựa chọn từ toàn bộ khối tài liệu hình thành qua hoạt động của các cơ quan, tổ chức và được bảo quản trong kho lưu trữ Tài liệu lưu trữ là tài liệu bản gốc, bản chính hoặc bản sao hợp pháp của tài liệu có giá trị về chính trị, kinh tế, quốc phòng, an ninh, ngoại giao, văn hoá, giáo dục, khoa học và công nghệ được hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân qua các thời kỳ lịch sử, không phân biệt xuất xứ, nơi bảo quản, kỹ thuật ghi tin và vật mang tin; được lựa chọn, giữ lại bảo quản phục vụ nghiên cứu khoa học, lịch sử và hoạt động thực tiễn” [44, tr.346]
Từ điển Tra cứu Nghiệp vụ Văn phòng, Văn thư, Lưu trữ Việt Nam (2015) giải thích: “Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị được lựa chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu hình thành qua hoạt động của các cơ quan, tổ chức và được bảo quản trong kho lưu trữ” [45, tr.508]
Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ (1990) giải thích: “Tài liệu lưu trữ là tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp và cá nhân có ý nghĩa chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử và các ý nghĩa khác được bảo quản trong các phòng, kho lưu trữ” [50, tr.6]
Sách chuyên khảo Công tác lưu trữ Việt Nam (1987) giải thích: “Tài liệu lưu trữ là tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp và cá nhân có ý nghĩa chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử và các ý nghĩa khác được đưa vào bảo quản trong các kho lưu trữ” [143, tr.13]
Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia số 34/2001/PL-UBTVQH10 ngày 04/4/2001 quy định:
“Tài liệu lưu trữ Quốc gia là tài liệu có giá trị về chính trị, kinh tế, quốc phòng, an ninh, ngoại giao, văn hoá, giáo dục, khoa học và công nghệ được hình thành trong các thời kỳ lịch sử của dân tộc Việt Nam, trong quá trình hoạt động của các cơ quan Nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức) và các nhân vật lịch sử, tiêu biểu phục vụ việc nghiên cứu lịch sử, khoa học và hoạt động thực tiễn Tài liệu lưu trữ Quốc gia phải là bản chính, bản gốc của tài liệu được ghi trên giấy, phim, ảnh, băng hình, đĩa hình, băng âm thanh, đĩa âm thanh hoặc các vật mang tin khác; trong trường hợp không còn bản chính, bản gốc thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp” [142, Điều 1]
Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011, giải thích: “Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp” [96, Điều 1]
Thuật ngữ TLLT có nhiều giải thích khác nhau nhưng đều thống nhất ở nguồn gốc xuất xứ do cơ quan, tổ chức, cá nhân sản sinh ra trong quá trình hoạt động, giải quyết công việc và phải là bản chính, bản gốc và được thay thế khi không còn bản gốc, bản chính Tuy nhiên tác giả cho rằng, cách giải thích tại Điều 2, Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 là khái quát và có cơ sở khoa học
Tính khoa học thể hiện ở việc lựa chọn, trong hoạt động giữ lại TLLT không đơn giản chỉ là việc lựa chọn theo ý chủ quan mà cần lựa chọn theo các nguyên tắc, phương pháp tiêu chuẩn, của lưu trữ học
Tính thực tiễn tài liệu hình thành từ hoạt động của cơ quan, tổ chức, trước hết cần phục vụ cho chính hoạt động của cơ quan, tổ chức sản sinh ra tài liệu, tài liệu khi chuyển vào các kho Lưu trữ cơ quan hoặc chuyển vào kho Lưu trữ lịch sử tiếp tục phục vụ thông tin cho nghiên cứu về quá trình hoạt động của cơ quan, phục vụ cho nghiên cứu của xã hội,
Tính chính xác thể hiện ở bản gốc, bản chính, trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp Theo quy định hiện hành về công tác soạn thảo và quản lý văn bản thì tài liệu có nhiều bản, nhưng bản gốc được lưu trữ ở văn thư, bản chính được lưu trong hồ sơ công việc (đó là lý do yêu cầu là bản chính hoặc bản gốc) Bản chính, bản gốc khó chỉnh sửa, các tài liệu đó đều có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ
Tóm lại, TLLT dù ở loại hình nào cũng có ý nghĩa, giá trị quan trọng, là di sản của dân tộc, chứa đựng những thông tin quá khứ có giá trị và tính chính xác cao, là bằng chứng, chứng cứ, phản ánh chính xác, trung thực và toàn diện mọi mặt của đời sống xã hội
1.1.2 Khái ni ệ m , đặc điể m tài li ệu lưu trữ chuyên ngành Tài nguyên và Môi trườ ng
Khái ni ệ m tài li ệu lưu trữ chuyên ngành Tài nguyên và Môi trườ ng
Từ điển Tra cứu Nghiệp vụ Văn phòng, Văn thư, Lưu trữ Việt Nam (2011) giải thích: “Tài liệu lưu trữ của một số ngành đặc biệt, hoặc ngành có chuyên môn nghiệp vụ sâu cần có chế độ quản lý riêng Tài liệu lưu trữ chuyên ngành là những tài liệu quan trọng, chứa đựng thông tin có liên quan đến an ninh, chính trị Quốc gia, như tài liệu lưu trữ của ngành Công an, Quốc phòng, Ngoại giao” [44, tr.509] Tác giả Dương Văn Khảm cho rằng các ngành Công an, Quốc phòng, Ngoại giao là tài liệu chuyên ngành, cách hiểu này rất gần với tổ chức quản lý Nhà nước về TLLT Lịch sử hiện nay xác định đối tượng TLLT chuyên ngành trong một phạm vi giới hạn
Giáo trình Lưu trữ học đại cương (2015) giải thích về tài liệu khoa học kỹ thuật:
“Tài liệu khoa học kỹ thuật phản ánh các hoạt động về khoa học kỹ thuật, chủ yếu là tài liệu của các cơ quan khoa học kỹ thuật, các trường đại học, các cơ sở sản xuất, thiết kế xây dựng, giao thông vận tải tài liệu khoa học kỹ
Thu thập tài liệu lưu trữ
1.2.1 Khái niệm thu thập, bổ sung tài liệu
Khái ni ệ m thu th ậ p tài li ệ u
Từ điển Lưu trữ Việt Nam (1992) giải thích: “Thu thập tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp bổ sung tài liệu vào lưu trữ thông qua việc xác định giá trị tài liệu Thu thập tài liệu được tiến hành theo hai bước: Một là, thu thập tài liệu văn thư vào Lưu trữ hiện hành; hai là thu thập tài liệu Lưu trữ hiện hành vào Lưu trữ lịch sử [36]
Sách Xác định giá trị để lựa chọn và loại hủy tài liệu trong các cơ quan (2002) giải thích: “Thu thập tài liệu nói đến công việc cụ thể trong việc tập hợp TLLT từ các nguồn nộp lưu theo danh mục cơ quan, đơn vị đã được duyệt để chuyển tài liệu vào bảo quản ở các kho lưu trữ” [42, tr.111]
Giáo trình Nghiệp vụ lưu trữ cơ bản dùng trong các trường trung học chuyên nghiệp (2006) giải thích: “Thu thập tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp có liên quan tới việc xác định nguồn và thành phần thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ Quốc gia, lựa chọn và chuyển giao tài liệu vào các kho lưu trữ theo quyền hạn và phạm vi đã được Nhà nước quy định” [147]
Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011, giải thích: “Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử” [96, Điều 2]
Nghị định số 73/2017/NĐ-CP ngày 14/6/2017 của Chính phủ về thu thập, quản lý khai thác và sử dụng thông tin dữ liệu TN&MT giải thích: “Thu thập thông tin, dữ liệu tài nguyên và môi trường là quá trình xác định yêu cầu thông tin, tìm nguồn thông tin đáp ứng yêu cầu và thực hiện tập hợp thông tin, dữ liệu tài nguyên và môi trường”
Thuật ngữ thu thập có nhiều cách giải thích Tuy nhiên, có một điểm chung là khi thu thập cần xác định nguồn tài liệu hình thành để thu thập vào lưu trữ Những giải thích thuật ngữ thu thập TLLT trong từ điển chuyên môn và các văn bản pháp luật theo tôi, cách giải thích tại Luật Lưu trữ là có cơ sở khoa học và thực tiễn Bởi lẽ, thu thập xác định tài liệu từ các địa chỉ “nguồn” vào Lưu trữ cơ quan hoặc Lưu trữ lịch sử; và chỉ “lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị”, đây là việc thu thập chủ động, các cơ quan lưu trữ không thu tất cả những tài liệu thuộc đối tượng giao nộp vào lưu trữ mà chỉ thu thập những tài liệu có giá trị theo quy định Thực hiện theo cách này các cơ quan lưu trữ lựa chọn được những tài liệu cần bảo quản nhằm phục vụ quản lý, khai thác, sử dụng TLLT
- Khái niệm “Bổ sung tài liệu”
Sách chuyên khảo Công tác lưu trữ Việt Nam (1987) giải thích: “Bổ sung tài liệu là công tác nghiên cứu các biện pháp để tổ chức giao nộp một cách chủ động, hợp lý và khoa học các tài liệu có giá trị cho các phòng, các kho lưu trữ bảo quản và sử dụng theo quy định chung” [143, tr.151]
Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ (1990) giải thích: “Bổ sung tài liệu là hệ thống các biện pháp có liên quan tới việc xác định nguồn tài liệu thuộc thành phần
Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam, lựa chọn, chuẩn bị và chuyển giao vào các phòng, kho lưu trữ, Trung tâm lưu trữ theo quyền hạn và phạm vi đã được Nhà nước quy định”
Sách Phương pháp lựa chọn và loại hủy tài liệu ở các cơ quan (1998) giải thích:
“Bổ sung tài liệu là thu thập tài liệu theo hệ thống trong các khu vực thẩm quyền của Phông lưu trữ Quốc gia theo các cấp độ khác nhau Bổ sung tài liệu khác với thu thập tài liệu ở cách xem xét tổng thể, bao quát trong toàn hệ thống” [41]
Giáo trình Lưu trữ (2005) giải thích: “Thu thập, bổ sung tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp có liên quan tới việc xác định nguồn tài liệu và thành phần tài liệu thuộc Lưu trữ cơ quan và Phông lưu trữ Quốc gia, lựa chọn và chuyển giao tài liệu vào các kho lưu trữ theo quyền hạn và phạm vi đã được Nhà nước quy định Thu thập, bổ sung tài liệu nhằm bảo đảm đưa vào các kho lưu trữ những tài liệu có giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử để bảo quản và phục vụ yêu cầu nghiên cứu, khai thác, sử dụng tài liệu của độc giả” [76, tr.94]
Giáo trình Lưu trữ học đại cương (2015) giải thích: “Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ là hệ thống các biện pháp có liên quan tới việc xác định nguồn tài liệu thuộc thành phần Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam, lựa chọn, chuẩn bị và chuyển giao tài liệu vào các phòng, kho lưu trữ theo quyền hạn và phạm vi đã được Nhà nước quy định” [92, tr.135]
Như vậy, có nhiều cách giải thích khác nhau về thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ Tuy nhiên, các giải thích trên đều liên quan việc xác định nguồn nộp lưu tài liệu vào các cơ quan lưu trữ Theo tôi thu thập, bổ sung tài liệu chính là căn cứ vào những quy định của Nhà nước để tiến hành thu nộp tài liệu vào các cơ quan lưu trữ Đây là công tác liên quan đến quá trình hoàn thiện không ngừng thành phần Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam và được thực hiện dựa vào sự bố trí mạng lưới các Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử trong cả nước
Thu thập, bổ sung tài liệu còn bao gồm công tác nghiên cứu các biện pháp để tổ chức giao nộp một cách chủ động, hợp lý và khoa học các tài liệu cho Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử Nội dung của hoạt động thu thập, bổ sung tài liệu ở đây bao hàm ý nghĩa là xác định và thu nhận các tài liệu từ các nguồn khác nhau và thu thập, bổ sung
20 vào lưu trữ, tức là thu thập, bổ sung các thành phần tài liệu có giá trị từ các cơ quan, tổ chức là nguồn nộp lưu vào các phòng, kho lưu trữ, Trung tâm lưu trữ
Quy định pháp luật về thu thập tài liệu lưu trữ chuyên ngành
1.3.1 Trách nhi ệ m c ủa cơ quan thu thậ p tài li ệ u chuyên ngành Tài nguyên và M ôi trườ ng
Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 giải thích “Lưu trữ cơ quan là tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức” [96, Điều 2]
Nghị định số 102/2008/NĐ-CP ngày 15/9/2008 của Chính phủ quy định về việc thu thập, quản lý, khai thác và sử dụng dữ liệu về TN&MT quy định: “Sở Tài nguyên và Môi trường có trách nhiệm giúp Ủy ban Nhân dân cấp tỉnh quản lý việc thu thập, quản lý, khai thác và sử dụng dữ liệu về tài nguyên và môi trường ở địa phương”; “Lưu trữ các dữ liệu về tài nguyên và môi trường đã thu thập được tại Trung tâm Công nghệ Thông tin của Sở Tài nguyên và Môi trường” [28, Điều 1; 18]
Nghị định số 73/2017/NĐ-CP ngày 14/6/2017 của Chính phủ về thu thập, quản lý, khai thác và sử dụng thông tin dữ liệu TN&MT quy định: “Sở Tài nguyên và Môi trường có trách nhiệm giúp Ủy ban Nhân dân cấp tỉnh thực hiện quản lý việc thu thập, quản lý, khai thác và sử dụng nguồn thông tin, dữ liệu tài nguyên và môi trường ở địa phương”; “Lưu trữ, bảo quản, cung cấp thông tin, dữ liệu tài nguyên và môi trường tại Trung tâm Công nghệ thông tin tài nguyên và môi trường của Sở Tài nguyên và Môi trường” [31, Điều 24; 27]
Thông tư số 07/2009/TT-BTNMT ngày 10/7/2009 quy định chi tiết một số điều của Nghị định số 102/2008/NĐ-CP ngày 15/9/2008 của Chính Phủ về thu thập, quản lý, khai thác và sử dụng dữ liệu tài nguyên môi trường quy định: “Sở Tài nguyên và
Môi trường là cơ quan chuyên môn có trách nhiệm giúp Ủy ban Nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương quản lý việc thu thập, quản lý, cập nhật, khai thác và sử dụng dữ liệu về tài nguyên và môi trường ở địa phương; Trung tâm Công nghệ thông tin thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường có trách nhiệm lưu trữ dữ liệu về tài nguyên và môi trường của cơ sở dữ liệu tài nguyên và môi trường của địa phương” [9, Điều 10]
Thông tư Liên tịch số 07/2011/TTLT-BTNMT-BNV ngày 30/01/2011 của Bộ Tài nguyên và Môi trường và Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức và biên chế của Trung tâm Công nghệ thông tin trực thuộc Sở TN&MT thì Trung tâm Công nghệ thông tin là đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Sở TN&MT, có chức năng thực hiện các hoạt động về ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin TN&MT thuộc phạm vi quản lý của Sở; tổ chức thực hiện các dịch vụ công về CNTT theo quy định của pháp luật [10, Điều 1]
Quyết định số 462/QĐ-UBND ngày 24/02/2009 của UBND tỉnh Bình Dương về việc thành lập Trung tâm Trung tâm CNTTLTTN&MT thuộc Sở TN&MT: “Trung tâm có chức năng giúp Giám đốc Sở Tài nguyên và Môi trường tổ chức triển khai chiến lược ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin; thu thập, quản lý, khai thác và sử dụng dữ liệu về tài nguyên và môi trường trên địa bàn tỉnh” [134, Điều 1]
Quyết định số 43/2014/QĐ-UBND ngày 04/12/2014 của UBND tỉnh Bình Dương ban hành quy chế thu thập, quản lý, cập nhật, khai thác và sử dụng dữ liệu tài nguyên và môi trường trên địa bàn tỉnh Bình Dương quy định:
“Sở Tài nguyên và Môi trường là cơ quan chuyên môn có trách nhiệm giúp Ủy ban Nhân dân tỉnh trong việc chủ trì, phối hợp với các Sở, ban, ngành, Ủy ban Nhân dân cấp huyện, Ủy ban Nhân dân cấp xã và các tổ chức, cá nhân có liên quan trong việc xây dựng, lưu trữ và quản lý cơ sở dữ liệu tài nguyên và môi trường tỉnh Bình Dương; Trung tâm Công nghệ thông tin - Lưu trữ tài nguyên và môi trường trực thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường có trách nhiệm xây dựng, quản lý, lưu trữ, cập nhật, khai thác và sử dụng hiệu quả dữ liệu và cơ sở dữ liệu tài nguyên và môi trường tỉnh” [136, Điều 4]
Từ những quy định pháp luật cho thấy, thẩm quyền thu thập tài liệu vào Lưu trữ cơ quan là những cơ quan, tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ đối với TLLT của cơ
30 quan, tổ chức Lưu trữ cơ quan có vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động lưu trữ, nếu Lưu trữ cơ quan không thu thập tốt thì việc nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử sẽ không đầy đủ, tài liệu dễ bị thất lạc, ảnh hưởng lớn đến hoạt động lưu trữ Lưu trữ cơ quan còn gọi là lưu trữ hiện hành vì lẽ, bất kỳ cơ quan nào cũng có những hồ sơ, tài liệu đã kết thúc từ văn thư cần được lưu trữ để tra cứu phục vụ yêu cầu kiểm tra công việc đã qua Lưu trữ cơ quan có 02 loại: Loại là nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử và loại ngoài nguồn nộp lưu
1.3.2 Th ờ i gian thu th ậ p tài li ệ u
Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 quy định thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan:
“Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc; trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu quy định tại khoản 1 Điều này để phục vụ công việc thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức đồng ý và phải lập danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ cơ quan Thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu” [96, Điều 11]
Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư quy định nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan:
“Hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan phải đủ thành phần, đúng thời hạn và thực hiện theo trình tự, thủ tục quy định” Thời hạn giao nộp “Đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản: Trong thời hạn 03 tháng kể từ ngày công trình được quyết toán; Đối với hồ sơ, tài liệu khác: Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc” Thủ tục nộp lưu “Đối với hồ sơ giấy: Khi nộp lưu tài liệu phải lập 02 bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và 02 bản “Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu”“Đơn vị, cá nhân nộp lưu tài liệu và Lưu trữ cơ quan giữ mỗi loại 01 bản” “Đối với hồ sơ điện tử, cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc và lập hồ sơ thực hiện nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan trên
Thông tư số 03/2007/TT-BTNMT ngày 15/02/2007 của Bộ TN&MT hướng dẫn quản lý, lưu trữ, cung cấp và khai thác sử dụng thông tin tư liệu đo đạc và bản đồ quy định: “Trong thời hạn không quá năm (05) ngày làm việc, tổ chức có trách nhiệm giao nộp thông tin tư liệu đo đạc và bản đồ có thông báo bằng văn bản cho tổ chức có trách nhiệm tiếp nhận thông tin tư liệu về thời gian, địa điểm và phương thức giao nhận” [8, Điều 7]
Thông tư số 12/2013/TT-BTNMT ngày 05/6/2013 của Bộ TN&MT quy định về việc giao nộp, thu nhận lưu trữ, bảo quản và cung cấp dữ liệu về địa chất khoáng sản quy định: “Sau thời hạn 15 ngày kể từ ngày được phê duyệt, tổ chức thực hiện điều tra cơ bản địa chất về khoáng sản, tổ chức thăm dò khoáng sản có trách nhiệm nộp báo cáo địa chất” [12, Điều 4]
Các điều kiện đảm bảo để thu thập tài liệu chuyên ngành vào Lưu trữ Sở Tài nguyên và Môi trường
quy định của pháp luật; cập nhật, chỉnh lý biến động hồ sơ địa chính; xây dựng, cập nhật và nâng cấp các phần mềm, hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu, bản đồ,… cho các tổ chức, cá nhân theo quy định của pháp luật; quản trị, bảo trì phần mềm, hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu, hệ thống mạng, phần cứng,…; tư vấn và cung cấp dịch vụ chuyển giao công nghệ, xử lý thông tin tư liệu, tập huấn, bồi dưỡng kỹ thuật, nghiệp vụ về ứng dụng CNTT và hoạt động lưu trữ; tư vấn lập dự án; tư vấn đấu thầu; giám sát thi công; kiểm tra, nghiệm thu các công trình, dự án trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ được giao theo quy định của pháp luật hoặc theo phân công của Giám đốc Sở TN&MT; thực hiện các dịch vụ khác trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ phù hợp với năng lực theo quy định của pháp luật
Từ khi thành lập Trung tâm CNTTLTTN&MT tháng 02/2009 đến nay (tháng 12/ 2019) cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ luôn ổn định, gồm ban Giám đốc và 03 phòng chuyên môn (Hành chính - tổng hợp; Dữ liệu lưu trữ; Phát triển công nghệ)
2.2 Đảm bảo các điều kiện để thu thập tài liệu chuyên ngành vào Lưu trữ
Sở Tài nguyên và Môi trường
2.2.1 Ban hành các văn bản quy định, kiểm tra, hướng dẫn về thu thập tài liệu
Trên cơ sở các văn bản quy định, hướng dẫn của Trung ương, UBND tỉnh Bình Dương đã ban hành Quyết định số 43/2014/QĐ-UBND ngày 14/12/2014 quy chế thu thập, quản lý, cập nhật, khai thác và sử dụng dữ liệu về TN&MT trên địa bàn tỉnh Bình Dương Là văn bản quy phạm pháp luật có giá trị pháp lý mở đường cho hoạt động lưu trữ chuyên ngành TN&MT nói chung và hoạt động thu thập nói riêng ở địa phương Từ đó, Sở TN&MT đã ban hành nhiều văn bản về hoạt động lưu trữ, trong đó có hoạt động thu thập tài liệu tiêu biểu như sau:
Ban hành các quy định, quy chế nhằm giúp cho các cơ quan, tổ chức nắm rõ các quy định, quy trình, nghiệp vụ trong hoạt động thu thập, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu Quyết định số 657/QĐ-STNMT ngày 25/6/2009 của Sở TN&MT ban hành quy chế công tác văn thư, lưu trữ; Quyết định số 175/QĐ-STNMT ngày 31/3/2011 của Sở TN&MT ban hành quy chế công tác văn thư, lưu trữ; Quyết định số 318/QĐ-STNMT ngày 24/5/2011 của Sở TN&MT ban hành bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu Sở TN&MT; Quyết định số 692/QĐ-STNMT ngày 30/7/2013 của Sở TN&MT ban hành
40 quy chế sử dụng, quản trị chương trình phần mềm “quản lý văn bản và hồ sơ công việc” thuộc Sở TN&MT; Quyết định số 696/QĐ-STNMT ngày 30/7/2013 ban hành quy định danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Trung tâm CNTTLTTN&MT; Quyết định số 906/QĐ-STNMT ngày 26/9/2013 ban hành bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên ngành TN&MT; Quyết định số 771/QĐ- STNMT ngày 06/7/2017 ban hành quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu ngành TN&MT; Quyết định số 1048/QĐ-STNMT ngày 30/8/2017 của Sở TN&MT về quy chế công tác văn thư, lưu trữ
Ban hành các văn bản chấn chỉnh; hướng dẫn nhằm giúp cơ quan, tổ chức thực hiện tốt nhiệm vụ được giao Công văn số 3090/STNMT-TTCNTT ngày 02/10/2012 về việc chấn chỉnh công tác lưu trữ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan; Công văn số 3514/STNMT-TTCNTT ngày 06/11/2012 của Sở TN&MT về việc giải quyết dứt điểm hồ sơ, tài liệu lưu trữ tồn đọng; Công văn số 4492/STNMT-TTCNTTLT ngày 31/12/2013 của Sở TN&MT về việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ hiện hành; Hướng dẫn số 2352/HD-STNMT ngày 30/7/2013 về việc lập hồ sơ hiện hành; Hướng dẫn số 2358/HD-STNMT ngày 30/7/2013 về việc nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm CNTTLTTN&MT; Công văn số 642/STNMT-TTCNTTLT ngày 12/02/2015 hướng dẫn thực hiện quy chế thu thập, quản lý, cập nhật, khai thác và sử dụng dữ liệu tài nguyên và môi trường trên địa bàn tỉnh Bình Dương; Công văn số 1531/STNMT- TTCNTTLT ngày 22/5/2015 về giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ hiện hành; Công văn số 1097/STNMT-TTCNTTLT ngày 06/4/2016 về giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; Công văn số 773/STNMT-TTCNTTLT ngày 28/01/2018 về việc chấn chỉnh công tác văn thư, lưu trữ Định kỳ hàng năm ban hành danh mục hồ sơ cơ quan và ban hành kế hoạch thu thập dữ liệu TN&MT trên địa bàn tỉnh Bình Dương: Kế hoạch số 265/KH-STNMT ngày 25/01/2015 về thu thập dữ liệu TN&MT trên địa bàn tỉnh Bình Dương năm 2016;
Kế hoạch số 697/KH-STNMT ngày 02/3/2017 về thu thập dữ liệu TN&MT trên địa bàn tỉnh Bình Dương năm 2017; Kế hoạch số 1052/KH-STNMT ngày 19/3/2018 về thu thập dữ liệu TN&MT trên địa bàn tỉnh Bình Dương năm 2018; Kế hoạch số
1297/KH-STNMT ngày 12/3/2019 của Sở TN&MT về việc thu thập dữ liệu TN&MT năm 2019
Qua đó cho thấy, Sở TN&MT đã ban hành rất nhiều các văn bản quy chế, quy định, công văn chấn chỉnh, hướng dẫn về hoạt động lưu trữ nói chung và hoạt động thu thập tài liệu chuyên ngành vào Lưu trữ Sở TN&MT nói riêng, các văn bản này đa số được ban hành sau khi Luật Lưu trữ ra đời [xem phụ lục 12] Nội dung các văn bản chủ yếu tập trung về hướng dẫn lập hồ sơ hiện hành; hướng dẫn giao nộp hồ sơ, tài liệu; đề nghị giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quy chế thu thập quy định trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ Sở TN&MT; quy chế văn thư, lưu trữ; quy định danh mục thành phần tài liệu nộp lưu, quyết định ban hành danh mục hồ sơ cơ quan,… các văn bản này thể hiện sự quan tâm của cấp Lãnh đạo đối với hoạt động thu thập tài liệu chuyên ngành TN&MT
Tuy nhiên, các văn bản ban hành chưa đầy đủ, một số văn bản chưa đảm bảo chất lượng, lại hay thay đổi,… dẫn đến chất lượng hồ sơ thu thập hiệu quả chưa cao cụ thể:
Quy chế thu thập và quy chế công tác văn thư, lưu trữ chưa quy định việc xử lý các đơn vị thuộc nguồn nộp lưu, dẫn đến tình trạng đơn vị giao nộp hồ sơ chưa đầy đủ
Cụ thể hồ sơ thuê và cấp giấy chứng nhận QSDĐ của Công ty Dae Myung Paper Việt Nam tại xã Chánh Phú Hòa, huyện Bến Cát, năm 2014 và hồ sơ cấp giấy chứng nhận QSDĐ của Công ty TNHH MTV Hương Tân tại phường Thái Hòa, thị xã Tân Uyên, năm 2015 vẫn do Văn phòng Đăng ký Đất đai quản lý Theo Điều 11 của Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 quy định thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu: “trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc,…” “trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại… thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu” Như vậy, những hồ sơ này theo quy định đã đến hạn nộp lưu nhưng Văn phòng Đăng ký Đất đai chưa giao nộp cho Lưu trữ Sở TN&MT, đến khi Lưu trữ Sở TN&MT thực hiện chức năng, nhiệm vụ cung cấp thông tin theo yêu cầu nhưng không có hồ sơ trong hệ thống lưu trữ và đã phát hành Công văn số 89/TTCNTTLT-DLLT ngày 09/7/2019 và Công văn số 218/TTCNTTLT-DLLT ngày 26/9/2019 về việc bàn giao hồ sơ để cung cấp theo quy định [xem phụ lục 10]
Qua khảo sát cho thấy, số lượng hồ sơ có thời gian trước năm 2000 hiện bảo quản tại kho còn hạn chế Do vậy trong quá trình cung cấp thông tin Lưu trữ Sở TN&MT không thể cung cấp được những hồ sơ này do không có hồ sơ lưu trữ và đã trả lời bằng văn bản cụ thể tại Công văn số 23/TTCNTTLT-DLLT ngày 19/01/2018 về việc không lưu trữ hồ sơ của cơ sở Gốm 1/5 theo giấy chứng nhận QSDĐ số 102/GCN-
SB ngày 03/7/1990 hay tại Công văn số 98/TTCNTT-DLLT ngày 18/6/2018 về việc không lưu trữ hồ sơ của Nguyễn Khắc Quyền tại phường Phú Hòa, thành phố Thủ Dầu Một, năm 1998; Công văn số 25/TTCNTTLT-DLLL ngày 22/02/2019 về việc không lưu hồ sơ của Bùi Văn Bình xã Bạch Đằng, huyện Tân Uyên, Bình Dương năm 1988 [xem phụ lục 11] Việc không có hồ sơ lưu trữ, đặc biệt là những giấy tờ hồ sơ đất đai, sổ đỏ,… đã gây khó khăn cho cơ quan xét xử và điều tra khi cần hồ sơ gốc để đối chiếu
Quyết định ban hành danh mục hồ sơ đầu năm là danh mục dự kiến, do đó hồ sơ có thể được hình thành, hoặc không hình thành, danh mục hồ sơ dự kiến người lập hồ sơ nhưng trong quá trình giải quyết công việc vì lý do nào đó có thể chuyển giao cho người khác hoặc nhân sự nghỉ việc, chuyển công tác,… danh mục đầu năm không thể hiện tổng số hồ sơ, tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan trong một năm, mà số lượng hồ sơ, tài liệu chuyên ngành TN&MT sản sinh trong năm với khối lượng lớn, riêng lĩnh vực môi trường năm 2018 Lưu trữ Sở TN&MT thu thập được 9879 hồ sơ [113], lĩnh vực đất đai một năm có thể hình thành hơn 20.000 hồ sơ, nên danh muc hồ sơ ban hành đầu năm chỉ là hình thức, thiếu tính thực tế, không giúp cho Lưu trữ Sở TN&MT làm căn cứ theo dõi, kiểm soát việc giao nộp hồ sơ, tài liệu của các đơn vị có giao nộp đầy đủ tổng số danh mục hồ sơ hình thành trong năm hay không
Sự thay đổi và không thống nhất về thời hạn bảo quản đối với các đơn vị bảo quản (hồ sơ trung gian) dẫn tới việc xác định hồ sơ tài liệu cần thu thập gặp nhiệu khó khăn Năm 2013, Bộ TN&MT ban hành Thông tư số 11/2013/TT-BTNMT Ngày 25/8/2013 quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên ngành TN&MT đến năm
2016 Bộ TN&MT ban hành Thông tư số 46/2016/TT-BTNMT ngày 27/12/2016 thay thế Trên cơ sở đó, Sở TN&MT ban hành Quyết định số 771/QĐ-STNMT ngày
Tình hình thực hiện thu thập tài liệu chuyên ngành vào Lưu trữ Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Bình Dương
2.3.1 Thành ph ầ n tài li ệ u chuyên ngành Tài nguyên và Môi trườ ng
Sở TN&MT có kế hoạch và chủ động trong việc thu thập, bảo quản tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu chuyên ngành vào Lưu trữ Sở TN&MT và là cơ sở để các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu xác định loại hình, danh mục, thành phần tài liệu để chuẩn bị tài liệu giao nộp theo thời hạn quy định của pháp luật Đồng thời, nhằm góp phần lưu trữ bảo quản an toàn khối tài liệu của ngành, phục vụ nhu cầu tra cứu, sử dụng trước mắt và lâu dài Ngày 30/7/2013, Sở TN&MT đã ban hành Quyết định số 696/QĐ-STNMT về quy định danh mục, thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Trung tâm CNTTLTTN&MT gồm:
Nhóm hồ sơ, tài liệu thuộc lĩnh vực đất đai có: Hồ sơ, tài liệu về giao đất; cho thuê đất; thu hồi đất; bồi thường, hỗ trợ khi Nhà nước thu hồi đất; cho thuê lại đất; đăng ký cho thuê tài sản gắn liền với đất; gia hạn sử dụng đất; xóa đăng ký cho thuê, cho thuê lại quyền sử dụng đất; hồ sơ, tài liệu về cấp mới, cấp đổi, cấp lại giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất; đăng ký biến động quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất, quyền sử dụng đất; hồ sơ quy hoạch sử dụng đất; quy định đơn giá thuê đất
Nhóm hồ sơ, tài liệu thuộc lĩnh vực tài nguyên nước có: Hồ sơ, tài liệu điều tra, đánh giá khả năng tiếp nhận nước thải của nguồn nước (gồm các nội dung báo cáo kết quả điều tra; báo cáo kết quả đánh giá, bản đồ các loại; thiết kế kỹ thuật); cấp, gia hạn, điều chỉnh giấy phép hoạt động về tài nguyên nước bao gồm: thăm dò nước dưới đất; khai thác sử dụng nước mặt; khai thác, sử dụng nước dưới đất; hành nghề khoan nước; xả nước thải vào nguồn nước; trả giấy phép hoạt động về tài nguyên nước
Nhóm hồ sơ, tài liệu thuộc lĩnh vực địa chất và khoáng sản có: Hồ sơ đóng cửa mỏ; thiết kế mỏ, giám đốc điều hành mỏ; tiếp tục thực hiện quyền hoạt động khoáng sản; cấp, cấp lại giấy phép thăm dò khoáng sản; cấp phép hoạt động khoáng sản; chuyển nhượng quyền hoạt động khoáng sản bao gồm: khai thác, chế biến; chuyển nhượng quyền thăm dò khoáng sản; đăng ký hoạt động khoáng sản; gia hạn giấy phép hoạt động khoáng sản bao gồm: Khai thác, chế biến; gia hạn giấy phép thăm dò khoáng sản; quy hoạch thăm dò, khai thác, sử dụng tài nguyên khoáng sản; trả lại giấy phép khai thác hoặc trả lại một phần diện tích khai thác; trả lại giấy phép thăm dò khoáng sản hoặc trả lại một phần diện tích thăm dò khoáng sản; cấp phép khai thác tận thu khoáng sản
Nhóm hồ sơ, tài liệu thuộc lĩnh vực môi trường có: Hồ sơ, tài liệu đánh giá môi trường chiến lược, đánh giá tác động môi trường và cam kết bảo vệ môi trường; thẩm định, phê duyệt báo cáo đánh giá tác động môi trường; báo cáo đánh giá tác động môi trường đã được phê duyệt; xác nhận hoàn thành việc thực hiện các yêu cầu của báo cáo đánh giá tác động môi trường, đề án bảo vệ môi trường; giấy xác nhận hoàn thành đã được ký ban hành; thẩm định bản đề án bảo vệ môi trường
Nhóm hồ sơ, tài liệu thuộc lĩnh vực khí tượng thủy văn và biến đổi khí hậu có:
Hồ sơ khảo sát thiết kế về công trình quan trắc; cấp giấy phép hoạt động của công trình khí tượng thủy văn chuyên dùng; gia hạn giấy phép hoạt động của công trình khí tượng thủy văn chuyên dùng; cấp giấy phép hoạt động báo áp thấp nhiệt đới, bão, lũ; xác nhận chất lượng phương tiện đo khí tượng thuỷ văn; đánh giá chất lượng tư liệu khí tượng thuỷ văn; cung cấp thông tin, tư liệu khí tượng thuỷ văn
Nhóm hồ sơ, tài liệu thuộc lĩnh vực đo đạc và bản đồ, viễn thám có: Hồ sơ, tài liệu về đo đạc và bản đồ (đã sử dụng để cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất); bản
52 đồ địa chính; bản đồ hành chính (theo bản đồ địa giới hành chính); điểm tọa độ (điểm tam giác, đường chuyền) các cấp hạng cấp Nhà nước (hạng I, II, III, IV) thuộc hệ tọa độ HN-72; điểm tọa độ (điểm tam giác, đường chuyền) các cấp hạng cấp Nhà nước (cấp 0, hạng I, II, III) thuộc hệ tọa độ VN-2000 (điểm địa chính cơ sở tương đương hạng III); hồ sơ, tài liệu về lưới địa chính cơ sở, lưới độ cao kỹ thuật; hồ sơ nghiệm thu công trình, sản phẩm đo đạc và bản đồ
Nhóm hồ sơ, tài liệu về thanh tra, kiểm tra giải quyết khiếu nại, tố cáo về lĩnh vực tài nguyên và môi trường có: Hồ sơ về thanh tra, kiểm tra; giải quyết khiếu nại; giải quyết tố cáo
Như vậy, việc xây dựng ban hành danh mục, thành phần tài liệu chuyên ngành nộp lưu vào Trung tâm CNTTLTTN&MT đã giúp cho Lưu trữ Sở TN&MT chủ động trong hoạt động thu thập tài liệu, đồng thời giúp cho các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu xác định được danh mục, thành phần tài liệu thuộc diện giao nộp và chuẩn bị hồ sơ, tài liệu; chủ động hoàn thiện các nghiệp vụ của hoạt động lưu trữ để giao nộp theo quy định
Tuy nhiên, quyết định ban hành quy định danh mục, thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Trung tâm CNTTLTTN&MT chỉ quy định danh mục, tiêu đề từng loại hồ sơ và quy định một số thành phần tài liệu (bên trong, đi kèm) của nhóm hồ sơ, tài liệu hành chính Đối với hồ sơ, tài liệu chuyên ngành chưa quy định thành phần văn kiện cụ thể cho từng loại hồ sơ, tài liệu Do vậy trong quá trình thu thập, giao nhận tài liệu gây khó khăn cho người thực hiện hoạt động thu thập và giao nộp dẫn đến hiệu quả chưa cao Hồ sơ, tài liệu không đầy đủ, chưa phản ánh hết được giá trị, tầm quan trọng của hồ sơ, bởi vì thành phần bên trong hồ sơ, tài liệu còn thiếu Việc không quy định thành phần văn kiện hồ sơ dẫn tới kho lưu trữ có hồ sơ nhưng thành phần hồ sơ bên trong không đầy đủ
Qua khảo sát cho thấy, cụ thể tại hồ sơ số 7495L6ĐĐV về việc giao đất và cấp giấy chứng nhận QSDĐ cho Giáo xứ An Phú tại phường An Phú, thị xã Thuận An, năm 2012 không có Quyết định giao đất của cơ quan có thẩm quyền; không có bản đồ địa chính Hồ sơ số 7385L6ĐĐV về việc cho thuê lại đất của Công ty TNHH PanKo Vina Việt Nam tại KCN Mỹ phước, phường Mỹ phước, thị xã Bến Cát năm 2015,
53 không có bản đồ địa chính Hồ sơ số 6383L7MTC về việc thẩm định báo cáo đánh giá tác động môi trường dự án Tokyu Bình Dương - Garden City (khu A) diện tích 33025m 2 của Công ty TNHH Becamex Tokyu (ĐTM) tại phường Hòa Phú, TP Thủ Dầu Một, năm 2014 không có cuốn báo cáo đánh giá tác động môi trường (ĐTM) Hồ sơ số 9828ML9ĐĐV về việc thuê lại đất của Công ty TN Hsing Kwo Rubber (Việt Nam) tại phường Khánh Bình, thị xã Tân Uyên, năm 2016 không có Hợp đồng Hồ sơ số 9796ML9ĐĐV về việc thu hồi đất của bà Phạm Kim Phượng cho Công ty TNHH Dasan thuê đất với hình thức Nhà nước cho thuê đất trả tiền hàng năm tại phường Khánh Bình, thị xã Tân Uyên, năm 2014, không có Quyết định thu hồi của cơ quan có thẩm quyền Như vây, gây nhiều khó khăn trong công tác bảo quản, quản lý, cung cấp, khai thác TLLT tại Lưu trữ Sở TN&MT
2.3.2 Thực hiện q uy trình giao nộp tài liệu chuyên ngành vào Lưu trữ Sở T ài nguyên và Môi trường
Quy trình thu thập giao nộp tài liệu chuyên ngành TN&MT được thực hiện đối với từng lĩnh vực cụ thể: Đối với quy trình thu thập, giao nhận tài liệu lĩnh vực môi trường được thực hiện tại Thông tư số 34/2013/TT-BTNMT ngày 30/10/2013 của Bộ TN&MT quy định về giao nộp, thu nhận, lưu trữ, bảo quản và cung cấp dữ liệu môi trường cụ thể theo sơ đồ sau:
Thông báo giao nộp tài liệu của tổ chức, cá nhân có tài liệu
Tiếp nhận tài liệu Kiểm tra tài liệu
Cấp giấy xác nhận Chuẩn bị địa điểm Kiểm tra danh mục
54 Đối với quy trình giao nộp thông tin về lĩnh vực đo đạc và bản đồ được thực hiện tại Thông tư số 48/2015/TT-BTNMT ngày 12/11/2015 của Bộ TN&MT ban hành quy định về quản lý, cung cấp, khai thác, sử dụng thông tin, dữ liệu đo đạc và bản đồ cụ thể theo sơ đồ sau: Đối với quy trình về thu thập, giao nhận tài liệu về lĩnh vực đất đai được thực hiện tại Thông tư số 31/2013/TT-BTNMT ngày 23/10/2013 của Bộ TN&MT ban hành Quy trình nghiệp vụ lưu trữ tài liệu đất đai gồm các bước chính cụ thể như sau:
Kiểm tra số lượng, hiện trạng tài liệu Tài liệu giấy, tài liệu số, tính pháp lý
Lập biên bản giao nhận, trình ký
Lập kế hoạch tiếp nhận tài liệu
Hướng dẫn biểu danh mục tài liệu
Vận chuyển vào kho Vào sổ nhập kho
Thu thập tài liệu Đất đai
Lập biên bản Kiểm tra tính pháp lý
Thông báo giao nộp tài liệu của các tổ chức, cá nhân có tài liệu
Tiếp nhận tài liệu Kiểm tra tài liệu Nhập Kho
Nhận xét hoạt động thu thập tài liệu chuyên ngành vào Lưu trữ Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Bình Dương
Hoạt động thu thập là một trong các khâu nghiệp vụ quan trọng của hoạt động lưu trữ Trong những năm gần đây, hoạt động thu thập tài liệu chuyên ngành vào Lưu trữ Sở TN&MT tỉnh Bình Dương có nhiều chuyển biến tích cực ngày càng được quan tâm và cải thiện cả về số lượng và chất lượng, thể hiện qua các nội dung:
- B an hành văn bản tổ chức và hướng dẫn
Văn bản của cơ quan cấp có thẩm quyền của Trung ương được ban hành là cơ sở để Lưu trữ Sở TN&MT chủ động tham mưu cấp có thẩm quyền ban hành các văn bản về hoạt động lưu trữ nói chung và hoạt động thu thập nói riêng của ngành TN&MT trên địa bàn tỉnh dần đi vào nền nếp
Các quy định, quy chế, quy trình, hướng dẫn, kế hoạch thu thập hàng năm, văn bản đề nghị các Sở, ngành thống kê danh mục, dữ liệu TN&MT, văn bản chấn chỉnh, đôn đốc nhắc nhở các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu ban hành danh mục hồ sơ cơ quan, quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu, Đặc biệt việc đưa tiêu chí giao nộp hồ sơ của đơn vị, cá nhân vào tiêu chí bình xét thi đua khen thưởng cuối năm của
Sở TN&MT tại Công văn số 3090/STNMT-TTCNTT ngày 02/10/2012 giúp cho một số Lãnh đạo, CBCCVCNLĐ nhận thức rõ hơn về tầm quan trọng và giá trị của TLLT
Từ đó, nhiều CBCCVCNLĐ đã ý thức được trách nhiệm việc lập hồ sơ trong quá trình giải quyết công việc và giao nộp hồ sơ Những văn bản này, đã giúp cho Lưu trữ Sở TN&MT có căn cứ, cơ sở nhằm phục vụ tốt hoạt động thu thập tài liệu chuyên ngành TN&MT Đình kỳ thành lập đoàn kiểm tra nghiệp vụ, khảo sát tài liệu thực tế tại các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu nhằm phát hiện những tồn tại, hạn chế để kịp thời chấn chỉnh Thông qua các đợt kiểm tra, khảo sát đã giúp cho Lưu trữ Sở TN&MT và các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu có trách nhiệm thực hiện nghiêm túc việc giao nộp hồ sơ, tài liệu chuyên ngành vào Lưu trữ Sở TN&MT đúng thành phần, nội dung, thời gian theo quy định
Sở TN&MT đã kịp thời xây dựng danh mục, thành phần tài liệu và định kỳ hàng năm ban hành kế hoạch thu thập dữ liệu TN&MT trên địa bàn tỉnh, trong đó xác định rõ đối tượng thuộc nguồn nộp lưu, danh mục, thành phần tài liệu, thời gian, địa điểm nộp lưu đã giúp cho Lưu trữ Sở TN&MT chủ động trong hoạt động thu thập tài liệu, đồng thời giúp cho các cơ quan, tổ chức xác định được danh mục, thành phần tài liệu thuộc diện giao nộp và chuẩn bị hồ sơ, tài liệu, chủ động hoàn thiện các nghiệp vụ của hoạt động lưu trữ để giao nộp theo quy định Từ đó, chất lượng hồ sơ thu thập ngày càng được đảm bảo hơn, tình trạng vật lý tài liệu ngày càng tốt, không có tài liệu giấy bị ố vàng, rách, nát, nấm mốc đảm bảo tốt cho việc lưu trữ bảo quản tài liệu phục vụ nghiên cứu, khai thác sau này
Từ năm 2014 đến nay Lưu trữ Sở TN&MT luôn chủ động phối hợp với Báo Bình dương viết bài tuyên truyền về hoạt động Lưu trữ Sở TN&MT, trong đó chú trọng tới công tác thu thập tài liệu như tuyên truyền, đưa tin về quy chế thu thập, kế
63 hoạch thu thập và danh mục tài liệu cần thu thập hàng năm, ; phối hợp với Đài Phát thanh và Truyền hình Bình Dương làm phim phóng sự giới thiệu về Trung tâm CNTTLTTN&MT, giới thiệu về kho lưu trữ, số lượng, thành phần, giá trị của tài liệu lưu trữ ngành TN&MT; làm phim về hoạt động chuyên môn như thu thập, chỉnh lý, số hóa hồ sơ TLLT, phim về cung cấp khai thác TLLT, được phát sóng định kỳ chuyên mục TN&MT trên Đài phát thanh và Truyền hình Bình Dương Qua các bài viết, phim phóng sự được tuyên truyền đã giúp các cơ quan, tổ chức, cá nhân hiểu rõ hơn về trách nhiệm giao nộp và tầm quan trọng của TLLT chuyên ngành TN&MT
- Tuyển dụng và đào tạo nhân sự lưu trữ của Trung tâm Công nghệ th ông tin
- Lưu trữ Tài nguyên và Môi trường Đội ngũ nhân sự lưu trữ tại Trung tâm CNTTLTTN&MT đã được đào tạo bổ sung kiến thức, với 100% trình độ đại học, 100% số lượng biên chế được xếp ngạch Lưu trữ viên, 100% người làm hoạt động lưu trữ tại Trung tâm CNTTLTTN&MT đều có chứng nhận bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, số lượng nhân sự được tăng 28.5% so với năm 2009 Hàng nằm được bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ, chuyên môn nhằm đáp ứng khả năng tiếp cận công việc nhanh chóng, chính xác, cộng với sự yêu nghề, hăng say làm việc, quyết tâm hoàn thành nhiệm vụ được giao, nhất là những công việc đòi hỏi tính sáng tạo, chủ động và khoa học như hoạt động thu thập tài liệu Đội ngũ nhân sự có trình độ, kinh nghiệm và chuyên môn đã giúp cho hoạt động thu thập tài liệu chuyên ngành vào Lưu trữ Sở TN&MT đạt hiệu quả, hồ sơ, tài liệu phong phú Đồng thời, thông qua các hoạt động đào đào, bồi dưỡng đã giúp CBCCVCNLĐ làm hoạt động thu thập được cập nhật thêm kiến thức, quy định mới, quy trình, nghiệp vụ và kỹ năng quản lý
- Cơ sở vật chất phục vụ thu thập và bảo quản tài liệu
Lưu trữ Sở TN&MT đã chủ động tham mưu Lãnh đạo Sở TN&MT thuê mượn khối tòa nhà liền kề (số 3-4-5-6-7-8) của Tổng Công ty Đầu tư và Phát triển Công nghiệp CTCP (Becamex IDC Corp) tại khu dân cư Chánh Nghĩa, TP Thủ Dầu Một, tỉnh Bình Dương làm kho lưu trữ với diện tích khoảng 1500 m 2 Mặc dù là Kho lưu trữ tạm đang thuê mượn của Tổng Công ty Đầu tư và Phát triển Công nghiệp CTCP (Becamex IDC Corp) được thiết kế kiểu nhà dân dụng liền kề, trang thiết bị, cơ sở vật
64 chất nhằm phục vụ cho hoạt động Lưu trữ Sở TN&MT đã được cấp có thẩm quyền quan tâm, trang bị đầu tư, số trang thiết bị tăng dần từ 01 máy vi tính (năm 2010) đến
2019 tăng 10 cái, năm 2019 đã được đầu tư hệ thống báo cháy, chống trộm tự động nhằm đảm bảo tốt cho công tác bảo quản tài liệu Ngoài ra, các trang thiết bị như bìa, hộp, giá kệ, máy scan, máy photo, bình chữa cháy, máy hút ẩm, nhằm phục vụ cho hoạt động lưu trữ đã được Sở TN&MT chú trọng quan tâm Với điều kiện cơ sở, vật chất, trang thiết bị hiện tại, cơ bản đã bố trí diện tích kho, thiết bị bảo quản nhằm đảm bảo cho hồ sơ, TLLT Công tác bảo quản hồ sơ, tài liệu Lưu trữ Sở TN&MT luôn được đảm bảo an toàn, không bị mất, thất lạc hồ sơ, hay làm lộ lọt thông tin
Với giá trị và tầm quan trọng TLLT của ngành TN&MT nhằm bảo quản an toàn và kéo dài tuổi thọ để phục vụ cho việc khai thác trước mắt và lâu dài Từ năm 2014 Lãnh đạo Sở TN&MT, Lãnh đạo Trung tâm CNTTLTTN&MT đã có nhiều kiến nghị, tham mưu cấp có thẩm quyền sự cần thiết xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng ngành TN&MT trên địa bàn tỉnh và đã được HĐND tỉnh phê duyệt chủ trương đầu tư xây dựng Kho lưu trữ chuyên dụng ngành TN&MT theo Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn kho lưu trữ chuyên dụng tại văn bản số 151/HĐND-KTNS ngày 22/6/2016, dự kiến hoàn thành đi vào sử dụng năm
2022 Có thể nói đến thời điểm này, Lưu trữ Sở TN&MT tỉnh Bình Dương là tỉnh duy nhất được cấp có thẩm quyền đầu tư xây dựng kho lưu trữ chuyên ngành cấp tỉnh theo tiêu chuẩn kho chuyên dụng, với kinh phí dự toán gần 200 tỷ đồng
- Ứ ng d ụ ng công ngh ệ thông tin vào công tác thu th ậ p tài li ệu lưu trữ Ứng dụng CNTT vào công tác quản lý Nhà nước nói chung và hoạt động lưu trữ nói riêng của Sở TN&MT được chú trọng đầu tư nhằm thực hiện tốt Quyết định số 179/2004/QĐ-TTg ngày 06/10/2004 của Thủ tướng Chính phủ về việc phê duyệt chiến lược ứng dụng và phát triển CNTT ngành TN&MT đến năm 2015 và định hướng đến năm 2020 Quyết định số 964/QĐ-BTNMT ngày 17/4/2019 của Bộ TN&MT về thực hiện Nghị quyết số 17/NQ-CP ngày 07/3/2019 của Chính phủ về một số nhiệm vụ, giải pháp trọng tâm phát triển Chính phủ điện tử giai đoạn 2019 - 2020, định hướng đến
Định hướng và yêu cầu nâng cao hiệu quả hoạt động thu thập tài liệu chuyên ngành vào Lưu trữ Sở Tài nguyên và Môi trường
3.1 Định hướng và yêu cầu nâng cao hiệu quả hoạt động thu thập tài liệu chuyên ngành vào Lưu trữ Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Bình Dương
Tại Hội nghị tổng kết 10 năm thực hiện Quyết định của Ban Bí thư Trung ương Đảng, đồng chí Lê Khả Phiêu - nguyên Tổng Bí thư Đảng Cộng sản Việt Nam đã khẳng định “Tài liệu lưu trữ phải được quản lý theo nguyên tắc tập trung thống nhất trong hệ thống các cơ quan lưu trữ của Nhà nước và của Đảng Cộng sản nhằm đảm bảo an toàn và khai thác sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ vì lợi ích của dân tộc và của cách mạng” [81, tr3] Trong văn kiện Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ VI đã chính thức nêu lên phương hướng, nhiệm vụ quan trọng của các ngành, các cấp là phải: “Tổ chức tốt công tác lưu trữ; bảo vệ an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ Quốc gia”
Ngày 27/6/2012, Bộ Nội vụ ban hành Quyết định số 579/QĐ-BNV phê duyệt quy hoạch ngành văn thư, lưu trữ đến năm 2020, tầm nhìn đến 2030, trong đó dự báo chỉ tiêu “Đến năm 2020 tài liệu được thu thập vào các Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử theo đúng các quy định của Luật Lưu trữ và các văn bản hướng dẫn thi hành luật, về số lượng, dự báo đến năm 2020 tổng số tài liệu tại các Lưu trữ lịch sử khoảng 400.000 mét giá”
Ngày 28/3/2019, UBND tỉnh Bình Dương ban hành Quyết định số 688/QĐ-UBND kế hoạch phát triển ngành văn thư, lưu trữ tỉnh Bình Dương đến năm 2030, trên quan điểm, mục tiêu “Phát triển ngành văn thư, lưu trữ tỉnh Bình Dương phù hợp với phê duyệt điều chỉnh phát triển kinh tế - xã hội đến năm 2020, bổ sung quy hoạch đến năm 2025 và phù hợp với quy hoạch ngành văn thư, lưu trữ của Bộ Nội vụ” Đồng thời, đã đưa ra các chỉ tiêu về hoạt động lưu trữ trên địa bàn tỉnh Bình Dương: “Hồ sơ, tài liệu được thu thập vào Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử theo đúng quy định của Luật Lưu trữ và các văn bản hướng dẫn thi hành Luật” “Tại các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh: 100% tài liệu của các cơ quan, tổ chức chỉnh lý hoàn chỉnh, xác định giá trị tài
78 liệu từ năm 2025 trở về trước và bảo quản trong kho lưu trữ, không còn tài liệu tích đống; 100% cơ quan, tổ chức trang bị phần mềm cơ sở dữ liệu lưu trữ” Về nhân sự
“Xây dựng hệ thống tổ chức bộ máy đủ điều kiện thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về lĩnh vực văn thư, lưu trữ; quản lý thống nhất tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh và thực hiện các hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật; xây dựng ngành Văn thư, Lưu trữ tỉnh Bình Dương hiện đại, tăng cường ứng dụng CNTT vào công tác văn thư, lưu trữ, nâng cao năng lực quản lý và khai thác sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ tỉnh”
Nhằm xác định rõ lộ trình triển khai, đồng thời giao trách nhiệm đến từng đơn vị trong quá trình tổ chức thực hiện và cụ thể hóa những nội dung, nhiệm vụ và định hướng cơ bản đã được xác định tại kế hoạch phát triển ngành của UBND tỉnh Qua đó, làm căn cứ cho các đơn vị xây dựng kế hoạch văn thư, lưu trữ hàng năm theo lộ trình Đồng thời, tăng cường trách nhiệm của Thủ trưởng các đơn vị, cá nhân trong tổ chức thực hiện kế hoạch phát triển ngành nhằm tập trung mọi nguồn lực để triển khai thực hiện mang lại hiệu quả cao Ngày 27/8/2019, Sở TN&MT tỉnh Bình Dương đã ban hành Kế hoạch số 4221/KH-STNMT về phát triển văn thư, lưu trữ đến năm 2030, trong đó xác định rõ:
“Phát triển văn thư, lưu trữ của Sở phù hợp với phê duyệt phát triển ngành văn thư, lưu trữ tỉnh Bình Dương đến năm 2030 nhằm phục vụ tốt cho hoạt động thực tiễn và nghiên cứu lịch sử; các chỉ tiêu được đưa ra thực hiện phải phù hợp với yêu cầu phát triển trong từng giai đoạn, phù hợp với tình hình thực tế; xây dựng văn thư, lưu trữ phải phù hợp yêu cầu về chuyên môn, nghiệp vụ; khoa học và công nghệ thuộc lĩnh vực văn thư, lưu trữ đáp ứng yêu cầu nâng cao hiệu lực và hiệu quả quản lý Nhà nước về văn thư, lưu trữ” Đã đưa ra chỉ tiêu cụ thể về hoạt động lưu trữ “Hồ sơ, tài liệu được thu thập vào Lưu trữ cơ quan và lựa chọn giao nộp vào Lưu trữ lịch sử theo đúng quy định của Luật Lưu trữ và các văn bản hướng dẫn thi hành Luật; 100% cơ quan, đơn vị quản lý hồ sơ, tài liệu thu thập nộp lưu đúng hạn; hồ sơ, tài liệu thu thập được chỉnh lý hoàn chỉnh, xác định giá trị tài liệu từ năm 2025 trở về trước và bảo quản trong kho lưu trữ cơ quan Không còn tài liệu tích đống; 100% hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn
79 được số hóa; 100% cơ quan, đơn vị quản lý lưu trữ trang bị phần mềm cơ sở dữ liệu, khai thác, sử dụng tài liệu trên môi trường mạng” Về bộ máy nhân sự của Trung tâm CNTTLTT&MT cũng được Lãnh đạo Sở TN&MT định hướng:
“100% cán bộ, công chức, viên chức, người lao động làm nhiệm vụ lưu trữ có trình độ đại học trở lên; 10% cán bộ, công chức, viên chức, người lao động làm nhiệm vụ lưu trữ có trình độ sau đại học trở lên” Bên cạnh đó, Lãnh đạo Sở đưa ra các giải pháp “đổi mới phát triển văn thư, lưu trữ như: “Đổi mới công tác quản lý Nhà nước; đổi mới và nâng cao nhận thức về vai trò của công tác văn thư, lưu trữ; đảm bảo cơ sở vật chất; đẩy mạnh công tác phối hợp, liên kết và hợp tác về hoạt động văn thư, lưu trữ”
Việc quy hoạch ngành có vị trí, ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với các cơ quan, tổ chức quản lý, là cơ sở để các cơ quan, tổ chức hoạch định được tương lai và mục tiêu phát triển của ngành mình quản lý Hơn nữa giúp các nhà quản lý, khoa học…biết được mục tiêu phát triển của ngành Đồng thời, tạo được sự thống nhất thể chế pháp luật về quy hoạch, thiết lập lại hệ thống quy hoạch của ngành, góp phần thay đổi tư duy quản lý, góp phần khắc phục tình trạng “lạm phát quy hoạch” và cơ chế xin - cho hiện nay, từ đó tạo điều kiện cho thu thập TLLT ngày càng phát triển toàn diện
Có thể thấy rằng, TLLT đã trở thành tài sản và sức mạnh của mỗi Quốc gia, dân tộc Thông tin từ TLLT có giá trị vô cùng quan trọng, do đó, thu thập TLLT từ các nguồn nộp lưu là nhiệm vụ đầu tiên của hoạt động lưu trữ Thu thập đầy đủ hồ sơ, TLLT chính là biến những thông tin trong quá khứ trở thành những thông tin tư liệu có giá trị cho yêu cầu nghiên cứu phát triển kinh tế - xã hội Vì vậy, để đáp ứng tốt hơn yêu cầu về phát triển kinh tế - xã hội, việc đẩy mạnh và nâng cao hiệu quả thu thập tài liệu chuyên ngành vào Lưu trữ Sở TN&MT là một nhiệm vụ hết sức cần thiết, cần phải được thực hiện một cách nghiêm túc, thường xuyên và hiệu quả
Ngày 02/3/2007, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg về việc “Tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị của TLLT”, trong đó quy định: “Bộ Nội vụ có trách nhiệm chỉ đạo các cơ quan, tổ chức trong phạm vi trách nhiệm của mình thực hiện nghiêm túc việc thu thập, bổ sung TLLT có ý nghĩa quốc gia, nhất là tài
80 liệu lưu trữ quý, hiếm” Ngày 07/9/2017, Thủ tướng Chính phủ ban hành Chỉ thị số 35/CT-TTg về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử Nội dung của Chỉ thị đã đưa ra những biện pháp nhằm tăng cường bảo vệ an toàn tài liệu và tổ chức sử dụng có hiệu quả TLLT trên cả nước; tăng cường công tác lập và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ Chỉ thị cũng nêu rõ nhiệm vụ nâng cao nhận thức, trách nhiệm trong hoạt động lưu trữ, bảo quản hồ sơ TLLT đáp ứng yêu cầu phục vụ khai thác sử dụng góp phần phát triển địa phương, tạo sự chuyển biến mạnh mẽ về nhận thức, tư tưởng và hành động nhằm khắc phục những tồn tại yếu kém và phát huy kết quả đã làm được trong những năm qua để nhanh chóng đưa hoạt động lưu trữ các cấp các ngành đi vào nền nếp
Thu thập TLLT chiếm một vị trí và vai trò quan trọng trong quản lý hành chính Nhà nước Tuy nhiên hiện nay, vẫn chưa phát huy được hết những vai trò và ý nghĩa của TLLT Trong khi nhiều cơ quan, đơn vị Nhà nước làm rất tốt thì vẫn còn một số cơ quan, đơn vị gặp nhiều khó khăn trong việc triển khai thực hiện các nội này
Những tồn tại, hạn chế đang gặp phải là do nhiều nguyên nhân, đầu tiên phải kể đến những nguyên nhân khách quan như: Vẫn còn thiếu các văn bản quy phạm pháp luật quy định, hướng dẫn cụ thể về một số nội dung của thu thập, hay công tác đào tạo bồi dưỡng các nghiệp vụ về thu thập cho các CBCCVCNLĐ vẫn chưa đạt được yêu cầu,… Ngoài ra, xuất hiện thực trạng trên là do chính từ những khó khăn mà các cơ quan, đơn vị gặp phải như: Khó khăn về phía đội ngũ nhân sự ít về số lượng và hạn chế về chất lượng; Lãnh đạo cơ quan chưa dành sự quan tâm, đầu tư đúng như yêu cầu của hoạt động này; kinh phí đầu tư cho thu thập còn hạn hẹp
Đề xuất, kiến nghị
3.3.1 Đối với Bộ Nội vụ và Bộ Tài nguyên và Môi Trường
Bộ Nội vụ và Bộ Tài nguyên và Môi trường: Để làm tốt hơn hoạt động thu thập, thu đúng, đủ thành phần, nội dung tài liệu phục vụ cho mọi nhu cầu xã hội Khi nghiên cứu, xây dựng cần có góp ý của nhà khoa học, các nhà quản lý, và người trực tiếp thực hiện hoạt động thu thập TLLT tại các cơ quan, tổ chức tham gia để văn bản ban hành được thiết thực, phù hợp với thực tế nhằm hiệu lực ổn định lâu dài Theo tác giả, trong thời gian tới ưu tiên, chú trọng trước, hoàn thiện các quy định sau:
(1) Bộ Nội vụ hoàn thiện hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về thu thập TLLT, đặc biệt là TLLT điện tử; sửa đổi Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 đã được Quốc hội thông qua và có hiệu lực thi hành từ ngày 01/7/2012; cần bổ sung, sửa đổi giải thích thuật ngữ TLLT để phù hợp với tình hình thực tế; công tác lưu trữ; quy định về giải mật; quy định quản lý tài liệu điện tử; quy định trách nhiệm trong việc lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ Các văn bản hướng dẫn thi hành Luật đáp ứng yêu cầu quản lý TLLT trong bối cảnh Chính phủ điện tử nói chung và quản lý TLLT điện tử nói riêng; quy định quy trình nghiệp vụ thu thập TLLT điện tử
(2) Sửa đổi các quy định pháp lý không phù hợp với thực tế để thu hút nhân sự làm hoạt động lưu trữ như một số các quy định trong Thông tư số 08/2015/TT-BNV ngày 28/12/2015 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thời gian tập sự, bổ nhiệm và xếp lương chức danh nghề nghiệp viên chức chuyên ngành lưu trữ quy định ‘‘chức danh nghề nghiệp Lưu trữ viên (hạng III) được áp dụng hệ số lương của viên chức loại A0, từ hệ số lương 2.10 đến hệ số lương 4,89” Như đã phân tích ở trên cho thấy hệ số lương khởi điểm của Lưu trữ viên hạng III (có bằng đại học) từ hệ số 2.10, trong khi các ngành khác mức lương khởi điểm là 2.34 Việc áp dụng chung cho cả hệ cao đẳng và hệ đại học vào chung hạng III như quy định là chưa phù hợp và không khích lệ đối với nhân sự làm việc trong ngành Lưu trữ; chỉnh sửa Thông tư số 13/2014/TT-BNV ngày 31/10/2014 của Bộ Nội vụ quy định mã số tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp viên chức
101 chuyên ngành Lưu trữ, đề nghị bổ sung thêm chức danh Lưu trữ viên cao cấp nhằm khích lệ viên chức ngành Lưu trữ có động lực phấn đấu Đồng thời, cần tăng giá trị chế độ đãi ngộ đối với nhân sự làm hoạt động lưu trữ để phù hợp với tình hình thực tế
(3) Bộ nội vụ cần thống nhất quy định cụ thể đối với mẫu hộp, cặp đựng tài liệu sau khi hồ sơ, tài liệu được thu thập bảo quản tại kho Hiện nay, mẫu hộp được quy định tại Thông tư số 03/2010/TTBV ngày 29/4/2010 của Bộ Nội vụ không thống nhất với quy định tại Quyết định số 1687/QĐ-BKHCN ngày 23/7/2012 của Bộ Khoa học Công nghệ về công bố tiêu chuẩn Quốc gia về trang thiết bị bảo quản hồ sơ, TLLT
(4) Nghiên cứu xem xét sự bất cập trong giải thích về thuật ngữ “bản sao y” Tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư và Nghị định số 45/2020/NĐ-CP ngày 08/4/2020 của Chính phủ về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử chưa có sự thống nhất trong giải thích từ ngữ về “bản sao y” từ dạng giấy sang dạng điện tử Bản sao y dạng điện tử theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 thì có thể sao từ bản gốc hoặc bản chính văn bản giấy, còn Nghị định số 45/2020/NĐ-CP ngày 08/4/2020 thì chỉ được sao từ bản chính văn bản giấy Do vậy, sự bất cập này sẽ gây khó khăn cho công tác xác định giá trị, thu thập, lưu trữ bảo quản, khai thác tài liệu
(5) Bộ Nội vụ cần ban hành quy định hoặc hướng dẫn tiêu chuẩn, thiết kế về xây dưng kho lưu trữ dữ liệu số để các cơ quan địa phương căn cứ đó làm cơ sở xây dựng nhằm tránh tình trạng xây dựng tự phát như hiện nay
(6) Bộ Nội vụ nghiên cứu xem xét đưa chất lượng, tiến độ quy định việc lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử thành một tiêu chí đánh giá xếp hạng mức độ cải cách hành chính hàng năm của các cơ quan, tổ chức
(7) Bộ TN&MT có những quy định rõ ràng đầy đủ hơn về trách nhiệm, vị trí, mối quan hệ của lưu trữ chuyên ngành TN&MT từ Trung ương xuống địa phương; ban hành quy hoạch mạng lưới các đơn vị sự nghiệp công của ngành, trong đó đảm bảo cơ cấu tổ chức của Trung tâm công nghệ thông tin ngành TN&MT; danh mục dịch vụ sự nghiệp công sử dụng ngân sách Nhà nước; định mức kinh tế - kỹ thuật khung trong hoạt động thu thập áp dụng trong các lĩnh vực dịch vụ sự nghiệp công theo quy định của pháp luật
(8) Cục Công nghệ thông tin và Dữ liệu TN&MT thuộc Bộ TN&MT là cơ quan chuyên môn làm đầu mối tham mưu ban hành các quy định về thu thập tài liệu chuyên ngành TN&MT nhằm thống nhất về nghiệp vụ từ Trung ương xuống địa phương Các quy trình về thu thập được quy định tại Thông tư số 34/2013/TT-BTNMT ngày 30/10/2013 của Bộ TN&MT quy định về giao nộp, thu nhận, lưu trữ, bảo quản và cung cấp dữ liệu môi trường; Thông tư số 48/2015/TT-BTNMT ngày 12/11/2015 của Bộ TN&MT ban hành quy định về quản lý, cung cấp, khai thác, sử dụng thông tin, dữ liệu đo đạc và bản đồ; Thông tư số 31/2013/TT-BTNMT ngày 23/10/2013 của Bộ TN&MT ban hành quy trình nghiệp vụ lưu trữ tài liệu đất đai cần phải điều chỉnh để phù hợp với quy trình thu thập tại Nghị định số 73/2017/NĐ-CP ngày 14/06/2017 của chính phủ về thu thập, quản lý, khai thác và sử dụng thông tin, dữ liệu TN&MT và thực tế
(9) Danh mục dữ liệu tài nguyên và môi trường quy định tại Điều 4 Nghị định số 73/2017/NĐ-CP ngày 14/06/2017 của Chính phủ chỉ là danh mục cơ bản, chưa cụ thể gây khó khăn cho công tác xác định danh mục làm cơ sở thu thập tài liệu, xác định giá trị và thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu, … Do vậy, Bộ TN&MT nghiên cứu chỉnh sửa, bổ sung chi tiết danh mục hồ sơ, tài liệu chuyên ngành TN&MT trình Chính phủ ban hành để các cơ quan lưu trữ thuận lợi trong quá trình xác định danh mục hồ sơ, tài liệu cần thu thập
(10) Thống nhất thời hạn bảo quản đối với một hồ sơ (bao gồm cả hồ sơ trung gian) để thuận lợi cho quá trình thu thập và bảo quản Như đã phân tích ở trên, Thông tư số 46/2016/TT-BTNMT ngày 27/12/2016 của Bộ TN&MT ban hành quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên ngành TN&MT có hồ sơ thống kế đất đai cấp huyện gồm các đơn vị bảo quản (biểu số liệu thống kê đất đai cấp xã; biểu số liệu thống kê cấp huyện; báo cáo kết quả thống kê đất đai cấp huyện) nhưng thời hạn bảo quản không giống nhau đối với (biểu số liệu thống kê đất đai cấp xã; biểu số liệu thống kê cấp huyện có thời hạn bảo quản vĩnh viễn) nhưng đối với (báo cáo kết quả thống kê đất đai cấp huyện chỉ có thời hạn 20 năm); hay hồ sơ về giá đất thời hạn bảo quản chỉ có 10 năm,… như vậy rất khó khăn cho cơ quan thanh tra và tòa án khi giải quyết các tranh chấp
(11) Hồ sơ, tài liệu chuyên ngành TN&MT có giá trị bảo quản vĩnh viễn cao Do đó, Bộ TN&MT cần quy định tiêu chuẩn việc sử dụng mực in và chất liệu giấy in hình thành hồ sơ, tài liệu chuyên ngành TN&MT trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức Thông tư số 46/2016/TT-BTNMT ngày 27/12/2016 của Bộ TN&MT ban hành quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên ngành TN&MT đa số có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, với 09 nhóm hồ sơ, tài liệu, riêng nhóm hồ sơ, tài liệu thuộc lĩnh vực đất đai có 90 loại hồ sơ, tài liệu, trong đó 84/90 hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn chiếm tỷ lệ 93.3% Với danh mục hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản cao nên Bộ TN&MT cần phải có quy định rõ “Văn bản quan trọng của các cơ quan phải được làm bằng giấy tốt và được in bằng mực bền lâu để lưu trữ” “Hiện nay, ở Việt Nam vẫn chưa có quy định, tiêu chuẩn về giấy, mực in bền lâu mà chỉ ban hành tiêu chuẩn về photocopy (TCVN 6887:2001), giấy in (TCVN 6886:2017)” [151] nên gặp nhiều khó khăn cho cơ quan, tổ chức khi lựa chọn giấy, mực để in những văn bản, hồ sơ, tài liệu có giá trị cao
Thực tế cho thấy, tại Lưu trữ Sở TN&MT tỉnh Bình Dương đang bảo quản khối tài liệu Sổ địa bộ, địa bạ được hình thành trước năm 1945, và các hồ sơ tài liệu giao, cấp giấy chứng nhận QSDĐ trước năm 1990, các tài liệu được hình thành từ chất liệu giấy và mực không tốt, do vậy, chúng dễ bị tổn hại và tích tụ những yếu tố phá hủy chính bản thân các tài liệu này Các tài liệu bắt đầu bị tổn hại ngày càng lớn trong điều kiện môi trường bảo quản kém không bảo đảm về nhiệt độ, độ ẩm, ô nhiễm và bụi, đây cũng là nguyên nhân khiến cho tài liệu bị giòn, mốc, ngả màu, bị côn trùng và sinh vật gây hại tấn công Hiện tại, khối tài liệu này có giá trị bảo quản vĩnh viễn nhưng đã và đang bị lão hóa nhanh, nhiều tài liệu đã bị giòn mủn (giấy chuyển sang màu nâu nhạt), gãy nếp, ố bẩn, nấm mốc, chữ trên tài liệu bị a-xít ăn (chữ mất nét)… nhiều thông tin tài liệu có nguy cơ bị mất đi vĩnh viễn, không thể phục hồi gây khó khăn cho quá trình phục vụ khai thác, cung cấp thông tin sau này, do đó việc quy định chất liệu giấy, mực của cơ quan có thẩm quyền là cần thiết để đảm bảo việc thu thập, bảo quản khối tài liệu chuyên ngành TN&MT [xem hình ảnh tại phụ lục 9]
(12) Ngoài ra, xã hội hóa trong thu thập là quá trình huy động các nguồn lực của xã hội, kết hợp với sự quản lý và nguồn lực hiện có của Nhà nước trong việc thu thập