Soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại trường đại học thủ dầu một thực trạng và giải pháp

Giáo trình cung cấp cho các sinh viên những kiến thức cơ bản, cơ sở pháp lý về kỹ năng cần thiết của công tác soạn thảo và quản lý văn bản trong các cơ quan, tổ chức.. Tuy nhiên, việc ng

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

PHẠM THỊ HUYỀN

CHÍNH TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT –

THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP

Luận văn thạc sĩ Chuyên ngành: Lưu trữ học

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH - NĂM 2020

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

PHẠM THỊ HUYỀN

CHÍNH TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT –

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan Luận văn “Soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại

Trường Đại học Thủ Dầu Một-Thực trạng và giải pháp” là công trình nghiên cứu

của tôi Những thông tin, số liệu trong luận văn đều được trích dẫn rõ ràng, đầy đủ về nguồn gốc, có sự kế thừa, phát triển từ các tài liệu, tạp chí và các công trình đã được công bố

Tôi hoàn toàn chịu trách nhiệm với lời cam đoan của mình

Tp Hồ Chí Minh, ngày tháng năm 2021

Tác giả luận văn

Phạm Thị Huyền

BẢNG CHỮ VIẾT TẮT TRONG LUẬN VĂN

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN i

BẢNG CHỮ VIẾT TẮT TRONG LUẬN VĂN ii

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do lựa chọn đề tài 1

2 Tình hình nghiên cứu đề tài 3

3 Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu 8

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 8

5 Phương pháp nghiên cứu 9

6 Các nguồn tư liệu được sử dụng 10

7 Đóng góp của đề tài 10

8 Bố cục của đề tài 11

Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH CỦA ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÔNG 12

1.1 Văn bản hành chính của đơn vị sự nghiệp công 12

1.1.1 Khái niệm văn bản 12

1.1.2 Khái niệm về VBHC của đơn vị sự nghiệp công 14

1.1.3 Vai trò của VBHC của đơn vị sự nghiệp công 15

1.1.4 Đặc điểm và chức năng của VBHC của đơn vị sự nghiệp công 17

1.1.5 Phân loại văn bản hành chính của đơn vị sự nghiệp công 24

1.2 Soạn thảo và ban hành văn bản hành chính của đơn vị sự nghiệp công 30

1.3 Các yêu cầu về công tác soạn thảo và ban hành VBHC của đơn vị sự nghiệp công 33

1.3.1 Yêu cầu về thẩm quyền ban hành VBHC 33

1.3.2 Yêu cầu về nội dung ban hành văn bản hành chính 33

1.3.3 Yêu cầu về thể thức, kỹ thuật trình bày ban hành văn bản hành chính 35

1.4 Quan điểm và tiêu chuẩn đánh giá chất lượng ban hành văn bản hành chính của đơn vị sự nghiệp công 39

1.4.1 Quan điểm đánh giá chất lượng ban hành VBHC 39

1.4.2 Tiêu chuẩn đánh giá chất lượng ban VBHC 40

2.3 Nhận diện các yếu tố tác động đến công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Trường Đai học Thủ Dầu Một 77

2.3.1 Cơ sở pháp lý về soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Trường Đại học Thủ Dầu Một 77 2.3.2 Đội ngũ cán bộ viên chức tham gia công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Trường Đại học Thủ Dầu Một 78 2.3.3 Trang thiết bị phục vụ cho công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Trường Đại học Thủ Dầu Một 79 2.3.4 Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Trường Đại học Thủ Dầu Một 81

2.4 Đánh giá chung về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính của Trường Đại học Thủ Dầu Một 82

2.4.1 Kết quả đạt được 82

2.4.2 Hạn chế 83

2.4.3 Nguyên nhân của những hạn chế 84

Tiểu kết Chương 2 86

Chương 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VBHC TẠI TRƯỜNG ĐHTDM 87

3.1 Phương hướng và một số yêu cầu cụ thể nhằm nâng cao chất lượng soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Trường Đại học Thủ Dầu Một 87

3.1.1 Phương hướng và một số yêu cầu cụ thể nhằm nâng cao chất lượng soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Trường Đại học Thủ Dầu Một 87

3.2 Đề xuất một số giải pháp cụ thể nhằm nâng cao chất lượng soạn thảo và ban hành VBHC tại Trường ĐHTDM 88

3.2.1 Thực hiện đúng quy định của Nhà nước về việc tuân thủ các yêu cầu trong công tác soạn thảo và ban hành VBHC 88

3.2.2 Nâng cao trình độ, nhận thức cán bộ, viên chức về công tác soạn thảo và ban hành văn bản 93

3.2.3 Tăng cường kiểm tra, rà soát hệ thống VBHC của Trường ĐHTDM 95

3.2.4 Xây dựng quy chế về công tác văn thư tại Trường Đại học Thủ Dầu Một 96 3.2.5 Nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ tại Trường Đại học Thủ Dầu Một 97

3.2.6 Ứng dụng công nghệ thông tin và trang thiết bị kỹ thuật trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản 97

Tiểu kết Chương 3 100

KẾT LUẬN 101

TÀI LIỆU THAM KHẢO vi PHỤ LỤC 1

PHỤC LỤC 2

sơ nộp vào lưu trữ Ngược lại, VBHC ban hành không đảm bảo yêu cầu đề ra sẽ ảnh hưởng không tốt đến hoạt động của cơ quan, tổ chức và gây khó khăn cho công tác lập

hồ sơ, làm giảm chất lượng hồ sơ nộp vào lưu trữ

Vì vậy, cơ quan, tổ chức muốn ban hành ra những văn bản có chất lượng thì phải chú trọng tới công tác soạn thảo đặc biệt là khâu thu thập thông tin và xử lý thông tin Cho nên, làm tốt công tác soạn thảo VBHC sẽ góp phần giải quyết công việc cơ quan được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chế độ, giữ bí mật, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ và việc lợi dụng VBHC để làm những việc trái pháp luật Ban hành một VBHC có chất lượng thì đòi hỏi cán bộ soạn thảo VBHC phải vừa có kiến thức chuyên môn sâu rộng, vừa nắm vững các kỹ năng về soạn thảo văn bản như việc xây dựng đề cương, nắm vững bố cục, cách sử dụng từ ngữ, văn phong và kỹ thuật trình bày văn bản

Đảng và Nhà nước ta trong nhiều năm qua đã không ngừng tập trung đổi mới công tác soạn thảo văn bản và ban hành văn bản ngày càng hoàn thiện hơn, thông qua

việc ban hành những quy định về công tác soạn thảo và ban hành VBHC nhằm tăng cường hiệu lực, hiệu quả quản lý Nhà nước trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội Trường ĐHTDM là Trường Đại học Công lập của tỉnh Bình Dương được thành lập Quyết định số 900/QĐ-TTg ngày 24 tháng 6 năm 2009 của Thủ tướng Chính phủ

về việc thành lập ĐHTDM trên cơ sở nâng cấp Trường Cao đẳng sư phạm Bình Dương để thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao theo quy định của pháp luật và của cơ quan quản lý Nhà nước cấp trên Trường thường xuyên phải soạn thảo, ban hành VBHC Trong quá trình soạn thảo và ban hành VBHC, Trường ĐHTDM đã căn

cứ vào các văn bản hướng dẫn như: Nghị định 110/2004/NĐ- CP, ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 về việc hướng dẫn quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức; Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính; Nghi định số 30/NĐ/2020/NĐ –CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư và các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo khác của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, của Bộ giáo dục và Đào tạo,

và của Ủy ban Nhân dân tỉnh Bình Dương để thực hiện việc soạn thảo và ban hành văn bản phục vụ việc quản lý, lãnh đạo, điều hành của mình Do vậy, việc soạn thảo VBHC của Trường nhìn chung đã có nhiều tiến bộ Cụ thể, chất lượng VBHC của Trường đã được nâng cao một bước, văn bản ban hành đúng thẩm quyền, không có tình trạng văn bản không có chữ ký của người có thẩm quyền, không có ngày tháng năm, văn bản ban hành đã bám sát với yêu cầu thực tế và có tính khả thi cao, cách diễn đạt ngắn gọn dễ hiểu Tuy nhiên, hiện nay vẫn còn nhiều văn bản do Trường soạn bộc

lộ nhiều khuyết điểm như, văn bản sai về thể thức và trình tự, thủ tục ban hành, sử dụng từ ngữ, cách phân bố cục, cách viết hoa, nội dung nhiều văn bản còn mang tính trùng lặp, thiếu mạch lạc Để đảm bảo cho hoạt động soạn thảo văn bản và ban hành văn bản hành chính của Trường Đại học Thủ Dầu Một hiệu quả và đúng pháp luật một yêu cầu đặt ra là cần khảo sát thực tế công tác soạn thảo, ban hành văn bản của các đơn vị trực thuộc Trường để từ đó có những đánh giá khách quan nhất về công tác soạn thảo và ban hành VBHC chung của toàn Trường nhằm đưa ra các giải pháp tối ưu góp phần hoàn thiện hơn công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Trường Chính vì

lý do đó, tác giả chọn đề tài “Soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Trường

Đại học Thủ Dầu Một - Thực trạng và giải pháp” làm đề tài nghiên cứu luận văn

thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ học của mình

2 Tình hình nghiên cứu đề tài

Soạn thảo và ban hành VBHC là một trong những vấn đề quan trọng trong quản

lý hành chính Vì vậy, có rất nhiều công trình nghiên cứu về soạn thảo và ban hành VBHC khác nhau thể hiện dưới dạng sách, báo, tạp chí, luận văn thạc sĩ, đề tài nghiên cứu khoa học, các hội thảo khoa học ở nhiều cấp ngành khác nhau đề cập vấn đề này Các công trình nghiên cứu có thể phân chia thành ba nhóm cơ bản sau đây:

Nhóm thứ nhất, các sách chuyên khảo, giáo trình về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính như:

Soạn thảo văn bản và công tác văn thư, lưu trữ của TS Nghiêm Kỳ Hồng, Nxb

Lao Động, năm 2008 Nội dung cuốn sách đề cập tới soạn thảo văn bản và công tác văn thư, công tác lưu trữ của các cơ quan, tổ chức

Soạn thảo và ban hành văn bản của các cơ quan, tổ chức của Tạ Hữu Ánh, Nxb

Lao động Hà Nội, năm 2008 Cuốn sách đề cập đến những vấn đề cơ bản về kỹ thuật soạn thảo văn bản; soạn thảo văn bản hành chính Một số văn bản Nghị định của Chính phủ áp dụng trong soạn thảo và ban hành văn bản

Phương pháp soạn thảo văn bản hành chính của PGS.TS Nguyễn Minh Phương,

Nxb Chính trị Quốc gia, năm 2011 Cuốn sách đã tổng kết và trình bày có hệ thống những vấn đề cơ bản về soạn thảo văn bản hành chính như việc phân loại các văn bản hành chính; xác định nguyên tắc, soạn thảo văn bản hành chính, mẫu hóa VBHC…vv Giúp cho người học và người dạy tự trang bị những kiến thức trong việc soạn thảo văn bản hành chính một cách ngắn gọn, chuẩn xác và đúng quy định của pháp luật

Giáo trình Kỹ thuật soạn thảo văn bản của PGS.TS Nguyễn Đăng Dung, Nxb

Đại học Quốc gia Hà Nội, năm 2007 Giáo trình đã đưa ra những lý luận chung về văn bản và kỹ thuật trình bày văn bản của các cơ quan, tổ chức

Giáo trình Lý luận và phương pháp công tác văn thư của PGS.TS Vương Đình

Quyền, Nxb Chính trị quốc gia, năm 2011 Giáo trình đã đề cập nội dung cơ bản về lý luận và phương pháp tiến hành các chuyên môn nghiệp vụ về soạn thảo văn bản, trình bày bố cục văn bản và phương pháp sử dụng một số loại văn bản thông dụng

Giáo trình Soạn thảo văn bản và công tác văn thư lưu trữ (tái bản lần thứ 3, có

sửa chữa bổ sung) của nhóm tác giả PGS.TS Đồng Thị Thanh Phương, Ths Nguyễn Thị Ngọc An, Nxb Tổng hợp Thành phố Hồ Chí Minh, năm 2011 Giáo trình cung cấp cho các sinh viên những kiến thức cơ bản, cơ sở pháp lý về kỹ năng cần thiết của công tác soạn thảo và quản lý văn bản trong các cơ quan, tổ chức

Giáo trình Văn bản quản lý Nhà nước và kỹ thuật soạn thảo văn bản của nhóm

tác giả TS.Lê Văn In, TS.Nghiêm Kỳ Hồng và Ths Đỗ Văn Học, Nxb Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh, năm 2013, giáo trình nhằm trang bị những kiến thức cơ bản và phương pháp nghiên cứu về văn bản quản lý nhà nước, kỹ thuật soạn thảo văn bản; rèn luyện kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính và một số loại văn bản khác cho sinh viên

Giáo trình Kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính thông dụng của nhóm tác giả

TS Đoàn Thị Tố Uyên, Ths Trần Thị Vượng, Ths Cao Thị Oanh, Trường Đại học Luật Hà Nội, Nxb Tư Pháp, năm 2017 Giáo trình đã trang bị cho người học những kiến thức về VBHC thông dụng như: Khái niệm, vai trò và chức năng của văn bản hành chính thông dụng; yêu cầu đối với VBHC thông dụng; quy trình ban hành VBHC thông dụng Kỹ năng soạn thảo một số VBHC thông dụng

Giáo trình Kỹ năng soạn thảo văn bản của TS Thái Thị Tuyết Nhung, Đại học

Luật Thành Phố Hồ Chí Minh, năm 2017 Giáo trình đã trình bày các vấn đề chung về soạn thảo văn bản pháp luật, hệ thống văn bản pháp luật, nội dung, phạm vi, thẩm quyền ban hành, hình thức, ngôn ngữ, quy trình ban hành văn bản, kiểm tra và xử lý văn bản Phần kỹ năng soạn thảo một số loại văn bản cụ thể là nhằm trang bị cho sinh viên những kỹ năng cơ bản để soạn thảo các văn bản pháp luật và VBHC

Ngoài ra còn một số giáo trình đề cập tới soạn thảo và ban hành văn bản như:

Giáo trình Phương pháp soạn thảo văn bản hành chính của nhóm tác giả Lê Văn In, Phạm Hưng, Nxb Chính trị Quốc gia, năm 2008; Phương pháp soạn thảo văn bản hành chính của tác giả Nguyễn Minh Phương, Nxb Chính trị Quốc gia Hà Nội, năm 2011; Kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản Học viện Hành chính quốc gia, do

PGS.TSKH Nguyễn Văn Thâm, TS Lưu Kiếm Thanh biên soạn, Nxb Đại học Quốc

gia Hà Nội; Kỹ thuật soạn thảo và quản lý văn bản của nhóm tác giả Trần Thị Thu Hương, Mang Văn Thới, Phạm Thanh Dũng, Nxb Phương Đông, năm 2011; Văn bản

quản lý nhà nước - những vấn đề lý luận và kỹ thuật soạn thảo của nhóm tác giả TS

Triệu Văn Cường, TS Nguyễn Cảnh Đương, TS Lê Văn In và Ths Nguyễn Mạnh Cường, Nxb Giáo dục Việt Nam, năm 2013 vv

Nhóm thứ hai, một số luận văn có liên quan về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính như:

Hoàn thiện kĩ thuật soạn thảo văn bản tại Tổng cục Xây dựng lực lượng công an nhân dân, Bộ Công an của tác giả Đàm Thị Lan Anh, Trường Đại học Khoa học Xã

hôi và Nhân văn – Đại học Quốc Gia Hà Nội, bảo vệ năm 2010 Tác giả đã khái quát

về vị trí, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Tổng cục Xây dựng lực lượng Công

an nhân dân, Bộ Công an Giới thiệu về hệ thống văn bản do Tổng cục Xây dựng lực lượng Công an nhân dân, Bộ Công an soạn thảo bao gồm VBHC và văn bản quy phạm pháp luật tại Tổng cục Xây dựng lực lượng Công an nhân dân, Bộ Công an Xác định

sự cần thiết phải hoàn thiện kĩ thuật soạn thảo văn bản tại Tổng cục Xây dựng lực lượng Công an nhân dân, Bộ Công an Nhận xét các ưu điểm, tồn tại Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện kĩ thuật soạn thảo văn bản tại Tổng cục Xây dựng lực lượng Công an nhân dân, Bộ Công an

Nghiên cứu chuẩn hóa hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo của Trường Đại học Khoa học xã hội nhân văn Hà Nội của tác giả Vũ Thị Hà, Đại học Khoa học

Xã hội và Nhân văn - Đại học Quốc Gia Hà Nội bảo vệ năm 2014 Tác giả đã khảo sát

hệ thống văn bản phục vụ hoạt động của Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Hà Nội- Từ đó, đưa ra giải pháp thống nhất hình thức và mức độ về nội dung góp phần tạo lập kỷ cương, nề nếp trong hoạt động ban hành văn bản của Nhà trường

Quy trình ban hành văn bản hành chính tại Ủy ban Nhân dân tỉnh Thanh Hóa

của tác giả Nguyễn Thị Minh, Học viện Hành chính Quốc gia, bảo vệ năm 2016 Tác giả đã nghiên cứu về công tác ban hành VBHC của Ủy ban Nhân dân tỉnh Thanh Hóa -

Từ đó, nêu lên những ưu điểm, hạn chế trong tác ban hành văn bản nhằm đưa ra các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo, ban hành và quản lý VBHC tại Ủy ban Nhân dân tỉnh Thanh Hóa

Chất lượng ban hành văn bản hành chính của UBND Phường, Quận Gò Vấp,

thành phố Hồ Chí Minh của tác giả Trần Thị Nhàn, Học viện Hành chính Quốc gia, bảo vệ năm 2016 Tác giả đã đi sâu vào tìm hiểu công tác ban hành VBHC của Uỷ ban

Nhân dân trên địa bàn Quận Gò Vấp, thành phố Hồ Chí Minh Tác giả đã thấy được những hạn chế trong việc ban hành văn bản hành chính của UBND phường trên địa bàn Quận Gò Vấp Dựa trên cơ sở lý luận và thực tiễn của công tác ban hành VBHC của chính quyền địa phương Tác giả đưa ra các giải pháp để khắc phục những thiếu sót nhằm nâng cao chất lượng soạn thảo VBHC của UBND phường Quận Gò Vấp

Giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ tại các trường Cao đẳng công lập thuộc Thành phố Hồ Chí Minh của tác giả Lê Phương Bình, Đại học

Khoa học xã hội và văn – Đại học Quốc Gia Thành phố Hồ Chí Minh, bảo vệ năm

2016 Tác giả có nghiên cứu sơ lược về công tác soạn thảo và ban hành văn bản của các trường Cao đẳng, nêu những hạn chế, thiếu sót về thể thức và nội dung trong quá trình soạn thảo và ban hành văn bản tại các Trường Cao đẳng trên địa bàn thành phố

Hồ Chí Minh, từ đó đưa ra các giải pháp nhằm khắc phục và nâng cao chất lượng soạn thảo và ban hành tại các Trường đạt hiệu quả tốt hơn

Hoạt động ban hành văn bản hành chính tại Ủy ban Nhân dân Quận Nam Từ Liêm Thành phố Hà Nội của tác giả Nguyễn Thị Hằng, Học viện Hành chính Quốc gia,

bảo vệ năm 2017 Tác giả đã nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ và hệ thống văn bản hành chính của UBND Quận Nam Từ Liêm Hà Nội-Từ đó, nêu lên những ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân để đưa ra các phương hướng và giải pháp để nâng cao hoạt động ban hành văn bản

Soạn thảo và ban hành văn bản quản lý nhà nước của Ủy ban Nhân dân cấp xã

từ thực tiễn các xã, phường trên địa bàn thị xã Sông Cầu tỉnh Phú Yên của tác giả

Đặng Thị Trinh, Trường Đại học Khoa học xã hội và nhân văn - Đại học Quốc gia Thành Phố Hồ Chí Minh, bảo vệ năm 2018 Tác giả đã tổng hợp và hệ thống hóa những vấn đề lý luận về soạn thảo và ban hành văn bản quản lý Nhà nước đối với cấp

xã, phường Với phương thức khảo sát thực tế trên địa bàn các xã, phường của Ủy ban Nhân dân Thị xã Sông Cầu tỉnh Phú Yên Tác giả đánh giá công tác soạn thảo và ban hành văn bản và đi sâu và phân tích những ưu điểm và hạn chế cùng nguyên nhân để

từ đó đưa ra những giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác soạn thảo và ban hành văn bản quản lý Nhà nước của Ủy ban Nhân dân các xã, phường trên địa bàn thị

xã Sông Cầu, tỉnh Phú Yên nói riêng và trong cả nước nói chung

Nhóm thứ ba, một số bài báo về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính đăng trên các tạp chí như:

“Một số vấn đề đặt ra về viết hoa tên cơ quan tổ chức trong văn bản”, TS Nguyễn Thị Thu Vân (2008), Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, (số 3), tr.5-8; “Nhận dạng lỗi khẩu ngữ trong văn bản hành chính”, Nguyễn Thị Thu Vân (2008), Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, (số 9), tr.2;“Một số ý kiến về ghi ký hiệu văn bản và trích yếu nội dung văn bản”, Ths Đào Thị Thiên Hương (2012), Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, (số 7), tr.20-22; “Con dấu chức vụ quyền hạn của một số người có thẩm quyền: Một số vấn đề cùng thảo luận” NCS Đỗ Văn Học - TS Lê Văn In (2012), Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, (số 12), tr.1-tr.6; “Hệ quả từ việc sử dụng sai hình thức văn bản”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, (số 9), tr.8; “Tính khuôn mẫu của văn bản hành chính”,“Cần thống nhất quy định hướng dẫn thể thức văn bản”; NCS Đỗ

Văn Học-Mai Thanh Xuân (2014), Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, (số 4),

tr.32-tr.34; “Hành chính từ thực tế Ủy ban Nhân dân cấp xã tỉnh Quảng Nam, Ths Trương Thị Thủy (2017), tạp chí Nhân lực Khoa học Xã hội, (số 8) tr 50-56; Các nhân tố tác động đến ngôn ngữ văn bản hành chính ở nước ta hiện nay, Ths.Trương Thị Thủy

(2018), Tạp chí Khoa học Nội vụ, (số 23), tr.31- tr.37;

Như vậy, có thể khẳng định số lượng công trình nghiên cứu về vấn đề soạn thảo

và ban hành văn bản nêu trên khá phong phú, đa dạng Các công trình nghiên cứu đã

đề cập một cách trực tiếp và gián tiếp đến vấn đề cụ thể trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản từ các yếu tố thể thức, kỹ thuật trình bày, nội dung, quy trình soạn thảo và ban hành văn bản ở mức độ và phạm vi khác nhau Điều đó, góp phần giúp cho tác giả nhận thức sâu sắc hơn về mặt lý thuyết cũng như cung cấp những tư liệu, thông tin quan trọng, bổ ích, làm tiền đề cho việc nghiên cứu đề tài của mình Tuy nhiên, việc nghiên cứu chuyên sâu vào việc soạn thảo và ban hành VBHC tại Trường Đại học lại chưa nhiều hoặc có đề cập tới thì còn khá ít hoặc chưa đầy đủ, một số luận văn chủ yếu đi vào nghiên cứu việc soạn thảo và ban hành văn bản hành chính của các cơ quan quản lý Nhà nước ở cấp xã phường, các cơ quan trực thuộc Bộ Công an, hoặc một phần nhỏ về thể thức văn bản của các trường Cao đẳng Vì thế, cho tới thời điểm này

chưa có bất cứ công trình nào nghiên cứu về “Soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Trường Đại học Thủ Dầu Một – Thực trạng và giải pháp” Chính vì vậy,

đề tài của tác giả chọn là đề tài mới và không có sự trùng lắp với bất cứ đề tài nào trước đó

3 Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu

Mục đích

Trên cơ sở nghiên cứu lý luận về soạn thảo và ban hành VBHC, đánh giá thực trạng công tác soạn thảo và ban hành VBHC tại Trường ĐHTDM -Từ đó, tác giả đề xuất một số giải pháp góp phần nâng cao chất lượng và hiệu quả soạn thảo và ban hành VBHC của Trường ĐHTDM

Thứ ba, đề xuất một số giải pháp góp phần nâng cao chất lượng và hiệu quả của soạn thảo và ban hành VBHC củaTrường ĐHTDM -Từ đó, đưa ra những kiến nghị chung đối với công tác soạn thảo và ban hành VBHC của Trường ĐHTDM góp phần cùng với việc thực hiện các giải pháp hoàn thiện hơn công tác soạn thảo và ban hành VBHC của Trường

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu:

Công tác soạn thảo và ban hành VBHC của Trường ĐHTDM

Phạm vi nghiên cứu:

- Thời gian: Đề tài tập trung nghiên cứu về soạn thảo và ban hành VBHC của

Trường Đại học Thủ Dầu Một từ năm 2009 đến năm 2020

- Không gian: VBHC trong nội bộ Trường Đại học Thủ Dầu Một

5 Phương pháp nghiên cứu

Trong quá trình thực hiện đề tài của mình tác giả sử dụng các phương pháp sau:

Phương pháp luận: Tác giả nghiên cứu đề tài trên cơ sở phương pháp luận duy

vật biện chứng và duy vật lịch sử của chủ nghĩa Mác - Lênin và tư tưởng Hồ Chí Minh

về Nhà nước và pháp luật cùng hệ thống quan điểm chỉ đạo của Đảng và Nhà nước trong sự nghiệp đổi mới Đồng thời, xuất phát từ thực tiễn công tác soạn thảo và ban hành văn bản của trường ĐHTDM để tiếp cận vấn đề dưới góc độ Lưu trữ học

Phương pháp hệ thống: Phương pháp này giúp tác giả tập hợp được các quy định

về soạn thảo và ban hành VBHC theo quy định của Nhà nước, của Trường về công soạn thảo và ban hành VBHC

Phương pháp khảo sát thực tế: Khảo sát tình hình soạn thảo và ban hành văn bản

tại Trường và đội ngũ chuyên viên khối hành chính, thư ký khoa (gọi chung là cán bộ viên chức) liên quan đến công tác soạn thảo và ban hành văn bản Tác giả thực hiện phát phiếu khảo sát để tìm hiểu những thuận lợi, khó khăn trong việc soạn thảo và ban hành VBHC của Trường Đối với phương pháp này tác giả đã phát 160 phiếu khảo sát Phương pháp khảo sát thực tế này sẽ cung cấp cho tác giả những tư liệu quan trọng để đánh giá thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản chung của các đơn vị và

có sự khái quát chung của toàn Trường

Phương pháp phân tích chức năng: Vận dụng phương pháp này tác giả đi sâu

vào tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Trường và trách nhiệm của Trường, của từng chức danh đối với công tác soạn thảo và ban hành văn bản

Phương pháp so sánh: Được vận dụng để đối chiếu giữa lý luận và thực tiễn giữa

thực tiễn của Trường ĐHTDM với các quy định của Nhà nước về soạn thảo và ban hành văn bản

Phương pháp thống kê: Được vận dụng để thống kê các số liệu có liên quan đến

công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Trường ĐHTDM, nhằm phục vụ cho việc tổng hợp, đánh giá thực trạng về công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Trường, đồng thời thực hiện xử lý số liệu trong quá trình thực hiện khảo sát

Các phương pháp trên được sử dụng đồng thời và bổ sung cho nhau, giữa chúng

có mối quan hệ mật thiết, biện chứng song cũng có tính độc lập tương đối của mình

Do đó, để các phương pháp mang lại hiệu quả như mong muốn, đòi hỏi người nghiên

cứu phải nắm vững phương pháp luận chung và vận dụng khéo léo các phương pháp trên trong từng phần nghiên cứu cụ thể

6 Các nguồn tư liệu được sử dụng

Trong quá trình thực hiện nghiên cứu đề tài này, tác giả đã tham khảo các nguồn tài liệu sau:

- Các văn bản của Nhà nước quy định về soạn thảo và ban hành VBHC đối với các cơ quan, tổ chức; Các quy định về soạn thảo và ban hành VBHC của Bộ Giáo dục

và Đào tạo; Các quy định về soạn thảo và ban hành VBHC của UBND tỉnh Bình Dương áp dụng cho các đơn vị sự nghiệp; Các quy định về soạn thảo và ban hành văn bản của Trường ĐHTDM; Các luận văn liên quan đến vấn đề soạn thảo và ban hành VBHC; Các sách, giáo trình, các bài viết trên tạp chí chuyên ngành có liên quan tới đề tài nghiên cứu; Qua mạng Internet để tìm hiểu thêm những thông tin liên quan đến công tác soạn thảo và ban hành VBHC tại Trường Đại học; Các tư liệu khảo sát qua thực tế quan sát, điều tra, phỏng vấn tại Trường ĐHTDM

7 Đóng góp của đề tài

Đề tài luận văn nếu được thực hiện tốt sẽ có những đóng góp quan trọng về mặt

lý luận và thực tiễn, cụ thể như sau:

Về mặt lý luận:

Luận văn trình bày tổng hợp những vấn đề cơ bản về lý luận và quy định pháp lý

về soạn thảo và ban hành VBHC do Nhà nước ban hành từ trước cho đến nay để áp dụng tại các các cơ quan, tổ chức Luận văn tiến hành phân tích các quy định của Nhà nước vào việc thực hiện công tác soạn thảo và ban hành VBHC tại Trường ĐHTDM

Về mặt thực tiễn:

Luận văn mong muốn đóng góp với các ý nghĩa sau:

- Giúp cho Trường nhận thức được tầm quan trọng của công tác soạn thảo và ban hành VBHC tại Trường - Từ đó, đưa ra các biện pháp giúp Trường soạn thảo và ban hành VBHC được tốt hơn

- Giúp cho nguồn tài liệu lưu trữ của Trường đạt hiệu quả và chất lượng cao từ nguồn tài liệu soạn thảo có giá trị của Trường

- Giúp cho CBVC trong Trường nhận thức đúng về soạn thảo và ban hành VBHC -Từ đó, thực hiện tốt hơn công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại đơn vị mình

- Cuối cùng, thông qua việc thực hiện đề tài này, tác giả có thể nâng cao hơn khả năng nghiên cứu khoa học và trang bị thêm nhận thức lý luận phục vụ tốt hơn công việc của mình sau này

8 Bố cục của đề tài

Ngoài phần mở đầu, kết luận và kiến nghị, danh mục tài liệu tham khảo, phụ lục, luận văn được kết cấu gồm 03 Chương, cụ thể như sau:

Chương 1: Cơ sở lý luận về soạn thảo và ban hành văn bản hành chính

Chương 2: Thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại

Trường Đại học Thủ Dầu Một

Chương 3: Giải pháp nâng cao chất lượng công tác soạn thảo và ban hành văn

bản hành chính tại Trường Đại học Thủ Dầu Một

Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN

HÀNH CHÍNH CỦA ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÔNG

1.1 Văn bản hành chính của đơn vị sự nghiệp công

1.1.1 Khái niệm văn bản

“Chữ viết (văn tự) do con nguời sáng tạo ra và được sử dụng để làm văn bản nhằm đáp ứng nhu cầu giao tiếp cộng đồng và điều chỉnh các mối quan hệ phát sinh trong đời sống xã hội Trải qua một quá trình lịch sử lâu dài, văn bản được sử dụng ngày càng phổ biến và trở thành một phương tiện thiết yếu trong quản lý nhà nước, quản lý xã hội Văn bản là đối tượng nghiên cứu của nhiều ngành khoa học như ngôn ngữ học, văn bản học, hành chính học, văn thư học, luật học”…[43 tr.13]

Vì vậy, khái niệm văn bản có những quan niệm rộng, hẹp khác nhau và có những cách hiểu khác nhau Sau đây là một số khái niệm văn bản thường được sử dụng:

Từ điển Lưu trữ Việt Nam, năm 1992 của Cục Lưu trữ nhà nước “văn bản” được

hiểu là “1 Vật mang tin được ghi bằng ký hiệu ngôn ngữ, có giá trị pháp lý, “2 Công văn, giấy tờ hình thành trong hoạt động của các cơ quan như luật, pháp lệnh, nghị quyết, nghị định, chỉ thị, thông tư, thông cáo, thông báo, kế hoạch, báo cáo v.v” [16,

tr 87]

Từ điển Bách Khoa Việt Nam tập 4 phần 2, năm 2005 của Nxb Từ điển Bách

Khoa Hà Nội ghi “Văn bản: Một chỉnh thể trên câu, gồm một chuỗi các câu, đoạn văn được cấu tạo theo nguyên tắc của một ngôn ngữ, tạo nên thông báo có tính hệ thống”

[48, tr.795]

Từ điển Giải thích nghiệp vụ Văn thư- Lưu trữ Việt Nam của PGS.TS Dương

Văn Khảm giải thích văn bản như sau: “Vật thông tin thành văn bản được truyền đạt bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu, hình thành qua hoạt động xã hội, được trình bày theo thể thức nhất định” [47, tr.143]

Tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ giải

thích “Văn bản là thông tin thành văn được truyền đạt bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu, hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và được trình bày đúng thể thức,

kỹ thuật theo quy định”

Tiếng Việt thực hành của Nguyễn Quang Ninh, Hồng Dân 1996, Nxb Giáo dục,

Hà Nội giải thích “Văn bản là một thể hoàn chỉnh về hình thức, trọn vẹn về nội dung,

thống nhất về cấu trúc, độc lập về giao tiếp, dạng tồn tại điển hình của văn bản là dạng viết” [51, tr.15]

Tiếng Việt thực hành (tái bản lần 1) của nhóm tác giả Lê A, Đỗ Việt Hùng 1998,

Nxb Giáo dục, Hà Nội ghi “Văn bản là sản phẩm của hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ Nó vừa là sản phẩm, vừa là phương tiện của hoạt động giao tiếp” [1, tr.25]

Kỹ thuật và Ngôn ngữ soạn thảo văn bản quản lý Nhà nước của tác giả Bùi Khắc

Việt giải thích “Văn bản là sản phẩm của lời nói, thể hiện bằng hình thức viết” [70, tr

10]

Văn bản Quản lý Nhà nước và công tác công văn, giấy tờ thời phong kiến Việt

Nam của PGS.TS Vương Đình Quyền giải thích văn bản như sau: “Văn bản hiểu theo nghĩa chung nhất là khái niệm để chỉ vật mang tin được ghi bằng những ký hiệu ngôn ngữ nhất định” [56, tr.7]

Trong cuốn Soạn thảo văn bản và các mẫu tham khảo trong hoạt động quản lý và

kinh doanh của Lê Văn In viết “Văn bản: Vừa là sản phẩm vừa là phương tiện của hoạt động giao tiếp, có mục đích ghi tin và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ (ký hiệu) từ một chủ thể này đến một chủ thể khác, nhằm thỏa mãn những yêu cầu hoặc mục đích nhất định” [46, tr.8]

Như vậy, văn bản được hiểu và giải thích theo nhiều nghĩa khác nhau trong các công trình nghiên cứu Tuy nhiên, ta có thể khái quát văn bản theo cách hiểu như sau:

Theo nghĩa rộng văn bản chỉ vật mang tin và ghi tin bằng ký hiệu và ngôn ngữ.“Kí

hiệu ngôn ngữ ở đây tức là các loại chữ viết dùng để thể hiện ngôn ngữ của con người

Ví dụ: chữ quốc ngữ, chữ Hán, chữ Nôm, chữ La tinh, chữ Anh, chữ Pháp….Còn vật mang tin là các vật liệu dùng để viết lên chữ trên, như giấy, gỗ, đá, da, tre Theo định nghĩa này, mọi vật có ghi ký hiệu ngôn ngữ đều là văn bản, ví như bia, đá, hoành phi, câu đối ở các đền chùa; chúc thư, văn khế, thư tịch cổ, các tác phẩm văn học, khoa học

kỹ thuật; công văn, giấy tờ sổ sác ở các cơ quan Khái niệm rộng này được dùng một cách phổ biến trong giới nghiên cứu về ngôn ngữ học, văn học, sử học, văn bản học của nước ta từ trước đây cũng như hiện nay Với nghĩa hẹp thì văn bản là khái niệm dùng để chỉ công văn, giấy tờ hình thành trong hoạt động của các cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp (gọi chung là cơ quan) Như vậy, hiểu theo nghĩa hẹp của văn bản thì các chỉ thị, thông tư, nghị quyết, quyết định, kết hoạch, báo cáo, đơn từ, sổ sách … sản sinh

trong quá trình hoạt động của một cơ quan đều được gọi là văn bản Ngày nay, khái niệm này được sử dụng rộng rãi trong hoạt động quản lý của cac cơ quan.” [55, tr.5]

1.1.2 Khái niệm về VBHC của đơn vị sự nghiệp công

Theo điều 9 của Luật Viên chức ban hành ngày 15 tháng 11 năm 2010, đơn vị sự nghiệp công lập là tổ chức do cơ quan có thẩm quyền của Nhà nước, tổ chức chính trị,

tổ chức chính trị - xã hội thành lập theo quy định của pháp luật, có tư cách pháp nhân, cung cấp dịch vụ công, phục vụ quản lý Nhà nước Do đó, các văn bản do các đơn vị này ban hành đều là VBHC Khái niệm VBHC có nhiều cách giải thích như sau:

Từ điển Giải thích nghiệp vụ Văn thư- Lưu trữ giải thích VBHC: “Văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành để quản lý, điều hành, giải quyết các công việc thuộc trách nhiệm do pháp luật quy định” [53, tr.426]

Kỹ thuật và ngôn ngữ soạn thảo văn bản quản lý Nhà nước của Bùi Khắc Việt

giải thích “Văn bản hành chính là văn bản mang tính thông tin điều hành nhằm thực thi các văn bản quy phạm pháp luật hoặc dùng để giải quyết các công việc cụ thể phản ánh tình hình trao đổi, ghi chép công việc của cơ quan nhà nước” [70, tr.18]

Phương pháp Soạn thảo VBHC của PGS.TS Nguyễn Minh Phương “Văn bản hành chính là những loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành để trao đổi, giải quyết, đề nghị, phản ánh một vấn đề nào đó theo quy định của pháp luật” [54, tr.7]

Đỗ Văn Học giải thích VBHC “Là văn bản do các cơ quan Nhà nước ban hành hoặc phối hợp ban hành theo thẩm quyền, trình tự và thủ tục, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày đã được quy định thống nhất” [35, tr.30 -tr.31]

Tại Điều 4, Nghị định số 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ ngày 08 tháng 4 năm

2004 về công tác văn thư và Điều 1 của Nghị định số 09/2010/NĐ - CP của Chính phủ

về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày CP của Chính phủ ngày 08 tháng 4 năm 2004 về công tác văn thư, văn bản hình thành trong các cơ quan tổ chức bao gồm:

- Văn bản quy phạm pháp luật;

- Văn bản hành chính;

- Văn bản chuyên ngành;

- Văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội

Tại Điều 3, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính Phủ ban hành ngày 05 tháng

3 năm 2020 về công tác văn thư giải thích “Văn bản hành chính là văn bản hình thành thành trong quá trình chỉ đạo, điều hành, giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức”

Như vậy, từ các công trình nghiên cứu nêu trên giải thích về khái niệm VBHC và các văn bản của Nhà nước ban hành, có thể thể khái quát và hiểu VBHC theo nghĩa rộng và đồng nhất như sau: VBHC là một trong bốn loại văn bản hình thành trong các

cơ quan, tổ chức (trong hệ thống các cơ quan Nhà nước cũng như trong các tổ chức doanh nghiệp nhà nước, tổ chức xã hội và xã hội nghề nghiệp) Đây là loại văn bản ghi lại và truyền đạt các quyết định cá biệt và thông tin quản lý để phục vụ hoạt động điều hành, giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức

1.1.3 Vai trò của VBHC của đơn vị sự nghiệp công

Có thể nói rằng, VBHC là phương tiện không thể thiếu trong hoạt động của các

cơ quan, tổ chức Đây là nhóm văn bản mang tính thông tin điều hành nhằm thực hiện các văn bản cấp trên hoặc dùng để giải quyết các công việc cụ thể, phản ánh tình hình giao dịch, trao đổi ghi chép công việc vv Do vậy, trong quá trình thực hiện hoạt động quản lý thì nhóm VBHC có vai trò hết sức quan trọng thể hiện ở những mặt cơ bản sau đây:

+ Đảm bảo thông tin cho quá trình quản lý

Thông tin có vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động quản lý Văn bản là phương tiện quan trọng để trao đổi thông tin, bởi thông tin trên văn bản là thông tin có

độ tin cậy cao, đa dạng, phong phú Văn bản phản ánh chủ trương, đường lối của Đảng và chính sách của Nhà nước, tình hình kinh tế, chính trị- xã hội; tình hình hoạt động của các cơ quan, tổ chức; chức năng, nhiệm vụ nhiệm vụ và quyền hạn của các

cơ quan, tổ chức; kết quả và những tồn tại trong hoạt động quản lý của mỗi cơ quan, tổ chức vv góp phần tạo điều kiện cho hoạt động quản lý được thông suốt, kịp thời và mang lại hiệu quả thiết thực

+ Góp phần truyền đạt các quyết định của cơ quan, tổ chức từ chủ thể quản lý đến đối tượng quản lý

VBHC có vai trò quan trọng trong việc truyền đạt các quyết định quản lý của các

cơ quan, tổ chức Đối với cơ quan, tổ chức cấp trên ban hành VBHC để truyền đạt ý

kiến chỉ đạo của cấp trên xuống cấp dưới nhằm giải quyết một công việc cụ thể Đối với những cơ quan, tổ chức cấp dưới ban hành VBHC để phản ánh tình hình hoạt động của đơn vị, đồng thời đưa ra những kiến nghị lên cấp trên để được giúp đỡ hoặc để giải quyết một yêu cầu nào đó Trong quá trình truyền đạt các quyết định quản lý đòi hỏi phải nhanh chóng, chính xác, đúng đối tượng

Mặt khác, trong hoạt động quản lý, điều hành các cơ quan, tổ chức, các nhà quản

lý đều phải sử dụng văn bản để truyền đạt các quyết định quản lý của mình đến các đối tượng có liên quan Nếu VBHC truyền tải được đầy đủ nội dung quản lý của cơ quan,

tổ chức thì năng suất lao động cao, nếu truyền tải không tốt, thiếu khoa học thì năng suất lao động của người quản lý, cơ quan sẽ bị hạn chế Những VBHC được ban hành

đã giúp cơ quan, tổ chức hoạt động thông suốt, hiệu quả và thực sự trở thành phương tiện phổ biến để truyền đạt nội dung quản lý

+ Là phương tiện được sử dụng làm căn cứ để kiểm tra đánh giá hoạt động của bộ máy lãnh đạo cơ quan

Kiểm tra, thanh tra, giám sát là hoạt động tất yếu trong quá trình quản lý nhằm đảm bảo cho bộ máy lãnh đạo và quản lý hoạt động có hiệu quả Hiện nay, khi nhiệm

vụ quản lý hoạt động ngày càng được mở rộng và phức tạp, việc kiểm tra, giám sát càng trở nên quan trọng và có ý nghĩa to lớn Tổ chức tốt việc kiểm tra sẽ làm cho công tác của người lãnh đạo trở nên tháo vát, linh hoạt, đồng thời có thể ngăn ngừa được những sai lầm trong chỉ đạo công việc, kịp thời đề ra các biện pháp khắc phục hạn chế một cách phù hợp nhất Có nhiều hình thức và phương tiện để thực hiện công tác kiểm tra, kiểm soát mà cán bộ quản lý và lãnh đạo có thể sử dụng, trong đó có VBHC là phương tiện quan trọng, bởi văn VBHC được hình thành trong hoạt động quản lý Nhà nước là nguồn dữ liệu quan trọng để tiến hành thanh tra, kiểm tra mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức Việc kiểm tra được thực hiện dựa trên cơ sở văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, đơn vị; dựa trên quy định pháp luật về chuyên môn, nghiệp vụ; dựa trên cơ sở của những quy định nội bộ trong quy chế, quy định, nội quy Như vậy, VBHC cụ thể hóa quy định pháp luật để thực hiện nội bộ sẽ là cơ sở để đánh giá kết quả thực hiện nhiệm vụ của mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị và trở thành phương tiện để ghi lại kết quả kiểm tra, góp phần cho hoạt động quản lý nề nếp và hiệu quả hơn

+ Là công cụ đưa pháp luật vào thực tiễn

VBHC được sản sinh ra từ hoạt động của các cơ quan, tổ chức Để đưa pháp luật vào thực tiễn không thể thiếu hệ thống VBHC VBHC nào cũng phải dựa trên cơ sở pháp luật của Nhà nước Trong quá trình hoạt động của mình các cơ quan, tổ chức ban hành một khối lượng không nhỏ các VBHC nhằm áp dụng các quy phạm pháp luật mang tính cá biệt Đó cũng là những chứng cứ để giải quyết các nhiệm vụ cụ thể trong hoạt động quản lý Nhà nước Các VBHC cụ thể hóa các luật hiện hành, hướng dẫn thực hiện các quy định mang tính pháp lý, và là công cụ quan trọng và không thể thiếu

để thực thi pháp luật

1.1.4 Đặc điểm và chức năng của VBHC của đơn vị sự nghiệp công

- Đặc điểm văn bản hành chính của đơn vị sự nghiệp công

+ Thẩm quyền ban hành:

Theo quy định của Luật ban hành văn bản Quy phạm pháp luật, VBHC do nhiều

cơ quan có thẩm quyền ban hành Tất cả các cơ quan Nhà nước, các tổ chức chính trị,

tổ chức chính trị - xã hội, các tổ chức xã hội, các tổ chức xã hội nghề nghiệp, các loại doanh nghiệp Nhà nước, doanh nghiệp tư nhân đều được ban hành VBHC Để thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ và góp phần đảm bảo cho hoạt động quản lý có hiệu quả của cơ quan, tổ chức đó Đối với cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân thì được ban hành các loại VBHC Đối với các đơn vị, tổ chức phụ thuộc pháp nhân thì chỉ được ban hành các loại văn bản để thực hiện trong nội bộ đơn vị đó (thường gọi là văn bản nội bộ) Các loại văn bản nội bộ như: Thông báo, Tờ trình, Biên bản, Nội quy, Công văn Như vậy, xét về thẩm quyền ban hành có nhiều loại chủ thể có thẩm quyền ban hành theo quy định của pháp luật nhằm đảm bảo cho các cơ quan, tổ chức thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao

+ Hiệu lực văn bản hành chính:

VBHC tùy theo thể loại văn bản có thể những loại văn bản được áp dụng một lần, có phạm vi điều chỉnh hẹp và ít đối tượng thi hành Việc ban hành VBHC trên thực tế là chủ yếu để điều chỉnh hành vi của một hoặc một số đối tượng xác định trong nội bộ cơ quan, tổ chức hoặc để thực hiện hoạt động giao dịch nhằm giải quyết những vấn đề cụ thể trong hoạt động quản lý, điều hành của lãnh đạo và khi giao dịch thành

công, văn bản đó coi như hết giá trị Do đó, có thể thấy, VBHC thường được áp dụng một lần, phạm vi điều chỉnh hẹp và ít đối tượng thi hành

Trong một số trường hợp, VBHC có hiệu lực thường xuyên, phạm vị điều chỉnh rộng và nhiều đối tượng thi hành như là các quy chế, quy định trong nội bộ của cơ quan, tổ chức

+ Nội dung văn bản bản hành chính:

Nội dung VBHC rất phong phú có thể khái quát như sau:

Nội dung VBHC báo cáo lên cấp trên kế hoạch công tác cụ thể:

Một là: Hàng năm, từng thời kỳ cơ quan, tổ chức cấp dưới phải xây dựng quy hoạch, kế hoạch công tác báo cáo cấp trên và phải báo cáo kết quả thực hiện quy hoạch, kế hoạch lên cấp trên Các văn bản về quy hoạch, kế hoạch công tác và báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch của cơ quan, tổ chức là những VBHC phục vụ công tác quản lý công việc rất phổ biến và quan trọng trong các cơ quan, tổ chức

Hai là: Báo cáo kết quả thực hiện kế hoạch công tác hoặc kết quả thực thi những nhiệm vụ, những dự án do cấp trên giao Để quản lý chặt chẽ hoạt động của các cơ quan, tổ chức cấp dưới thì các cơ quan, tổ chức cấp trên phải ban hành quyết định quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức cấp dưới

Nội dung VBHC trao đổi giải quyết những công việc giữa các cơ quan, tổ chức

và cá nhân liên quan theo pháp luật

Nội dung VBHC phản ánh tình hình chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội… diễn ra hàng ngày, hàng giờ trong từng cơ quan, tổ chức, trong từng địa phương Có thể là văn bản quyết định của cơ quan có thẩm quyền khen thưởng một tập thể hoặc cá nhân có thành tích xuất sắc trong việc thực hiện nhiệm vụ xây dựng và bảo vệ tổ quốc Đây cũng có thể là những văn bản tường trình của cơ quan, tổ chức về tình hình hạn hán, dịch bệnh, lũ lụt, mất mùa hoặc thảm họa thiên nhiên khác

Nội dung VBHC phù hợp với Hiến pháp và pháp luật của Nhà nước, vận dụng nội dung văn bản quy phạm pháp luật để soạn thảo

Nội dung VBHC không được đề ra các chế tài pháp lý

+ Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính:

- Về thể thức văn bản hành chính

VBHC có rất nhiều thể loại như: Nghị Quyết (cá biệt), Quyết định (cá biệt), Chỉ thị, Quy chế, Quy định, Thông báo, Thông cáo, Hướng dẫn, Chương trình, Kế hoạch, Phương án, Đề án, Dự án, Báo cáo, Biên bản, Tờ trình, Hợp đồng, Công văn, Công điện, Bản ghi nhớ, Bản thỏa thuận, Giấy ủy quyền, Giấy mời, Giấy giới thiệu, Giấy nghỉ phép, Phiếu gửi, Phiếu chuyển, Thư công Mỗi một thể loại có thể thức và bố cục khác nhau, thể hiện đặc điểm riêng của từng loại văn bản Quyết định có thể thức và

bố cục khác với Công văn, Kế hoạch khác với Biên bản và Công điện… Tuy nhiên, giữa chúng có những đặc điểm chung tạo thành thể thức văn bản Thể thức này giúp ta phân biệt được sự khác nhau giữa văn bản với các tác phẩm hay các ấn phẩm khác như văn, thơ, kịch, nhạc, họa, sách, báo… Có nhiều định nghĩa khác nhau hoặc giải thích

về thể thức văn bản như:

Trong Từ điển Lưu trữ Việt Nam của Cục Lưu trữ Nhà nước ghi thể thức văn

bản là“Toàn bộ những yếu tố bắt buộc phải có trong một văn bản như: Tiêu đề, tác giả, địa danh và ngày tháng, tên loại và trích yếu nội dung, chữ kí,dấu cơ quan, nơi nhận, mức độ mật, khẩn, (nếu có) được trình bày theo các quy định và phương pháp khoa học để đảm bảo tính chân thực, giá trị pháp lí và giá trị thực tiễn của mỗi văn bản” [16, tr.77]

Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội Vụ về kỹ

thuật trình bày VBHC quy định “Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định theo quy định tại Khoản 3, Điều 1 Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày

08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số

110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và hướng dẫn tại Thông tư này”

Giáo trình Công tác văn thư của Cục lưu trữ Nhà nước giải thích “Thể thức văn bản là toàn bộ các bộ phận cấu thành văn bản, nhằm bảo đảm cho các văn bản có hiệu lực pháp lí và được sử dụng thuận lợi trước mắt cũng như lâu dài trong hoạt động quản lý của cơ quan [17, tr.27]

Giáo trình Lý luận và phương pháp công tác văn thư (tái bản lần thứ 2 có bổ sung

và sửa chữa) của PGS.TS Vương Đình Quyền viết “Thể thức văn bản là các thành

phần cần phải có và cách thức trình bày các thành phần đó đối đối với một thể loại văn bản nhất định do các cơ quan có thẩm quyền quy định” [59, tr.112 -113

Kỹ thuật soạn thảo của tác giả Nguyễn Thị Thu Hà ghi “Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản bao gồm những thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định” [29, tr 12]

Từ các cách hiểu trên về thể thức văn bản có thể hiểu như sau:

Thể thức văn bản là thành phần bắt buộc phải có đối với một loại văn bản nhất định, nếu thiếu thành phần này thì coi như văn bản không có giá trị và việc truyền đạt các quyết định quản lý của các cơ quan tổ chức sẽ không có hiệu quả

Theo quy định hiện hành tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ về Công tác văn thư ban hành ngày 05 tháng 3 năm 2020 được hiểu như sau:

- Thứ nhất: Thể thức VBHC là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chính áp dụng đối với tất cả các loại văn bản và các thành phần

bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định Phần thể thức VBHC bao gồm 02 thành phần đó là thành phần chính thành phần khác có thể bổ sung: Trong đó:

+ Thành phần chính bao gồm: Quốc hiệu và tiêu ngữ, tên cơ quan tổ chức ban hành văn bản; Số, ký hiệu văn bản; Địa danh và thời gian ban hành văn bản; Tên loại

và trích yếu nội dung ban hành văn bản; Nội dung văn bản; Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; Dấu, chữ ký của cơ quan, tổ chức; Nơi nhận

+ Thành phần khác có thể bổ sung như: Phụ lục; Dấu chỉ mức độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành; Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành; Địa chỉ cơ quan, tổ chức, thư điện tử, trang thông tin điện tử, số điện thoại, số fax; Thể thức văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại phụ lục 1

- Thứ hai: Các thành phần văn bản phải được trình bày theo một cách thức thống nhất trên khổ giấy A4 (210mm x297mm), phông chữ, cỡ chữ; kiểu chữ, định lề trang,

số trang văn bản theo quy định hiện hành

- Về kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

Khái niệm kỹ thuật trình bày văn bản hành chính được đề cập tới ở hai văn bản như sau:

Tại điều 3 của Thông tư số 01/2011/TT- BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 về

Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính quy định “Kỹ thuật trình bày văn bản quy định bao gồm khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ và các chi tiết trình bày khác”

Theo quy định hiện hành tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ về Công tác văn thư ban hành ngày 05 tháng 3 năm 2020 quy định “ Kỹ thuật trình bày văn bản bao gồm: Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, vị trí trình bày các thành phần thể thức, số trang văn bản”

Về cơ bản hai khái niệm này là giống nhau, tuy nhiên đối với những văn bản hành chính được hình thành từ trước ngày 05 tháng 03 năm 2020 sẽ thực hiện theo Thông tư số 01/2011/TT- BNV về Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và đối với những văn bản hành chính ban hành từ ngày 05 tháng 03 năm

2020 trở về sau sẽ thực hiện theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ về Công tác văn thư

-Chức năng của văn bản chính của đơn vị sự nghiệp công

Văn bản nói chung và VBHC nói riêng có nhiều chức năng Trong hoạt động quản lý, nếu các cơ quan tổ chức soạn thảo và ban hành văn bản có chức năng phù hợp

sẽ giúp cho mục đích ban hành văn bản thật sự rõ ràng, chất lượng văn bản cũng như hiệu lực của văn bản được nâng cao Dưới đây là một số chức năng cơ bản của VBHC

+ Chức năng thông tin

Văn bản là phương tiện truyền tải thông tin từ chủ thể này sang chủ thể khác nhằm thỏa mãn nhu cầu thông tin cho mọi đối tượng Đây là chức năng cơ bản và chung nhất của mọi loại văn bản, trong đó có VBHC Chức năng thông tin của VBHC thể hiện ở việc ghi lại các thông tin quản lý, truyền đạt các thông tin quản lý từ cơ quan Nhà nước đến cơ quan Nhà nước, từ cơ quan Nhà nước đến tổ chức khác, giữa cơ quan tổ chức với cá nhân, giúp chủ thể này thu nhận các thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý và đánh giá các thông tin thu nhận được qua các hệ thống thông tin truyền đạt khác

VBHC chứa đựng các thông tin như: Thông tin về chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách của Nhà nước liên quan đến mục tiêu, phương hướng hoạt động của

cơ quan, tổ chức, đơn vị; thông tin về phương thức hoạt động, mục tiêu, nhiệm vụ, quan hệ công tác giữa các cơ quan, tổ chức, đơn vị; thông tin về các đối tượng quản lý,

về sự biến động…của cơ quan, tổ chức, đơn vị; thông tin về các kết quả đạt được trong quá trình thực hiện hoạt động quản lý…của cơ quan, tổ chức, đơn vị Cùng với sự phát của các hoạt động trong đời sống xã hội và của nền kinh tế thì khối lượng thông tin cần giao dịch giữa các cơ quan với tổ chức, đơn vị, các nhân ngày càng lớn Văn bản

là hình thức thể hiện thông tin quan trọng được sử dụng nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng gia tăng của hoạt động quản lý giao dịch giữa các chủ thể, các đối tượng có hiệu quả VBHC thông dụng thường chứa đựng ba loại thông tin sau:

- Thông tin quá khứ truyền tải trong văn bản bao gồm thông tin quá khứ liên quan tới việc đã giải quyết Đây là loại thông tin thường được thể hiện trong báo cáo

để phản ánh tính hình, trong công văn để cung cấp thông tin cần truyền đạt

- Thông tin hiện hành liên quan tới đến sự việc đang xảy ra hàng ngày Đây là loại thông tin thường thể hiện trong biên bản để ghi nhận lại sự kiện thực tế, trong thông báo về tình hình hoạt động, về các quyết định hoặc các vấn đề khác để biết hoặc thực hiện

- Thông tin dự báo mang tính kế hoạch tương lai dự báo chiến lược Đây là những thông tin thường thể hiện trong kế hoạch, đề án, dự án phát triển, các loại chương trình công tác dài hạn….vv

+ Chức năng pháp lý

Cũng như các loại văn bản quản lý Nhà nước khác, VBHC cũng mang những giá trị pháp lý nhất định Đây là chức năng rất quan trọng chứa đựng trong mỗi VBHC và được thể hiện ở hai phương diện chủ yếu sau:

VBHC được sử dụng để ghi lại các mệnh lệnh quản lý, các quan hệ pháp luật hình thành trong quá trình quản lý và các hoạt động khác nhau của các cơ quan, tổ chức, đơn vị Chẳng hạn như công văn của cấp trên ban hành nhằm hướng dẫn cấp dưới thi hành các văn bản quy định là mệnh lệnh của người quản lý, theo đó đối tượng

bị quản lý phải nghiêm chỉnh chấp hành Trong nhiều trường hợp, VBHC còn là những chứng cứ pháp lý để giải quyết những nhiệm vụ cụ thể trong quản lý và điều hành công việc của các cơ quan, tổ chức, đơn vị Cụ thể, trong những trường hợp nhất định

thì biên bản vi phạm hành chính được coi là chứng cứ pháp lý để trên cơ sở đó chủ thể

có thẩm quyền ra quyết định xử phạt vi phạm hành chính đối với đối tượng vi phạm Ngoài ra, chức năng pháp lý của VBHC còn tạo nên mối quan hệ giữa các cơ quan, tổ chức, đơn vị trong bộ máy quản lý, giữa nhà quản lý và đối tượng bị quản lý, tạo nên mối ràng buộc trách nhiệm giữa các chủ thể tạo lập và đối tượng tiếp nhận văn bản

Nhận thức rõ tầm quan trọng của chức năng pháp lý chứa đựng trong mỗi VBHC, đòi hỏi việc xây dựng và ban hành các văn bản phải đạt chuẩn mực nhất định như: Phải phù hợp với các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan Nhà nước cấp trên; phải được ban hành đúng thẩm quyền về nội dung, hình thức, thể thức theo quy định của pháp luật, đồng thời phải đảm bảo tính hợp lý có nội dung phù hợp với thực tiễn…vv

+ Chức năng quản lý

Thực tế cho thấy, VBHC có vai trò quan trọng đối với các nhà quản lý bởi đây là nhóm văn bản phục vụ cho quá trình điều hành, tổ chức, kiểm tra hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức, đơn vị VBHC là phương tiện quan trọng và chủ yếu để các

cơ quan quản lý có thể có những căn cứ tin cậy để nghiên cứu đưa ra các phán quyết trên cơ sở việc ghi nhận các thông tin quản lý chính xác, đồng thời truyền đạt một cách đầy đủ, kịp thời cần thiết đến mọi đối tượng quản lý

Qua đó, giúp cho các chủ thể quản lý phân tích các diễn biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, kiểm tra kết quả công việc đã hoàn thành để đánh giá mức

độ tăng trưởng của cơ quan, tổ chức, kiểm tra hoạt động của các cơ quan cấp dưới, từ

đó có phương án tổ chức hoạt động quản lý Chức năng này được hình thành gắn liền với việc thu thập thông tin, khả năng cung cấp thông tin cũng như tham gia vào quá trình quản lý đối với vai trò là một công cụ điều hành hoạt động của bộ máy để thực hiện chức năng, nhiệm vụ hiệu quả nhất

+ Chức năng văn hóa - xã hội

VBHC có chức năng văn hóa - xã hội thể hiện ở các mặt sau đây:

- Thông tin trong các VBHC là nguồn tư liệu quý giá đối với các nhà nghiên cứu, giúp cho các thế hệ kế tiếp hình dung được toàn cảnh bức tranh sự phát triển của xã

hội và trình độ văn minh quản lý Nhà nước của mỗi thời kỳ lịch sử cụ thể ở mỗi quốc gia

- VBHC góp phần duy trì, bảo lưu văn hóa dân tộc VBHC của xã hội nào đều phản ánh thực trạng của xã hội đó, bởi VBHC là thể hiện trình độ phát triển của xã hội,

có tác động rất lớn và cũng chịu sự chi phối mạnh mẽ các yếu tố xã hội

+ Chức năng thống kê

Chức năng thống kê của VBHC xuất phát từ thực tiễn VBHC ghi chép lại các số liệu phản ánh về sự hình thành phát triển của đất nước nói chung và từng lĩnh vực nói riêng Các số liệu đó trong các loại văn bản được sử dụng để thực hiện việc thống kê

về dân số, tài nguyên, khoáng sản, năng lực tài chính, kế hoạch công tác của từng cơ quan, tổ chức… Từ đó VBHC giúp các nhà quản lý có khả năng phân tích, đánh giá tình hình hoạt động của các cơ quan, các ngành, địa phương và toàn quốc

Muốn cho chức năng thống kê văn bản được đảm bảo thì số liệu ghi trong văn bản phải chính xác và đầy đủ và có tính khoa học; điều đó giúp cho các cơ quan, đơn

vị đưa ra được những quyết định phù hợp trong hoạt động quản lý của mình

+ Chức năng sử liệu học

Văn bản là công cụ để ghi lại lịch sử của một thời đại, một dân tộc, quốc gia, cơ quan, tổ chức… Vì thế, muốn nghiên cứu khách quan về quá trình lịch sử, phát triển của một cơ quan, tổ chức thì phải tìm đến VBHC do cơ quan, tổ chức đó ban hành

+ Chức năng giao tiếp

Việc sử dụng VBHC hầu hết với mục đích thông tin truyền đạt trong hoạt động quản lý, ngoài ra cũng có những văn bản sử dụng với mục đích chủ yếu là để duy trì mối quan hệ xã hội bởi thông qua văn bản có vai trò thiết lập và duy trì các quan hệ xã hội như thăm hỏi, cảm ơn, chúc mừng … mời tham gia các sự kiện giữa các chủ thể Như vậy, việc xác định và nắm vững các chức năng cơ bản của VBHC từ chức năng thông tin, chức năng quản lý, chức năng pháp lý, đến chức năng văn hóa - xã hội, chức giao tiếp là hết sức quan trọng, cần thiết trong quá trình nghiên cứu, soạn thảo cũng như thực hiện các văn bản này

1.1.5 Phân loại văn bản hành chính của đơn vị sự nghiệp công

VBHC là phương tiện không thể thiếu được trong các hoạt động tác nghiệp cụ thể của các cơ quan Nhà nước, các tổ chức kinh tế, chính trị, xã hội Mặc dù, có tầm

quan trọng và giá trị pháp lý thấp hơn các văn bản quy phạm pháp luật nhưng VBHC

là cơ sở thực tiễn cho các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền điều chỉnh sửa đổi hoặc ban hành văn bản quy phạm pháp luật Tại Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ- CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về Công tác Văn thư, VBHC được chia thành hai nhóm văn bản chính sau đây:

+ Văn bản hành chính cá biệt

Theo từ điển Pháp - Việt Pháp luật - Hành chính VBHC cá biệt là “loại văn bản hành chính không mang nội dung quy phạm pháp luật, được áp dụng một lần để giải quyết những vấn đề cụ thể thuộc thẩm quyền của cơ quan ban hành, nó chỉ có hiệu lực cho một đối tượng, một chủ thể nhất định” [36] Việc quy định VBHC cá biệt ở

những giai đoạn khác nhau cũng quy định khác nhau cụ thể như sau:

Tại Điều 4 của nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư, văn bản hành chính cá biệt gồm: Quyết định (cá biệt), Chỉ thị (cá biệt) Đến Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính Phủ về sửa đổi một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính Phủ về công tác văn thư, VBHC cá biệt gồm: Nghị quyết (cá biệt), Quyết định (cá biệt) Hiện nay, theo quy định hiện hành tại Điều 7 của Nghị định

số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 03 năm 2020 về công tác văn thư vẫn không thay đổi so với quy đinh trước đó là Nghị định số 09/2010/NĐ-CP Theo đó, VBHC vẫn bao gồm: Nghị Quyết (cá biệt) và Quyết định (cá biệt)

Thông thường văn bản cá biệt là những văn bản liên quan đến quyết định nhân sự như: Quyết định tuyển dụng, quyết định khen thưởng; kỷ luật cán bộ, công chức hay quyết định bổ nhiệm….vv

+ Văn bản hành chính thông thường

Trong giáo trình, Văn bản quản lý Nhà nước và Kỹ thuật soạn thảo văn bản của

TS Nghiêm Kỳ Hồng &Ths Đỗ Văn học giải thích văn bản hành chính thông thường

“Là những văn bản không mang nội dung quy phạm pháp luật và nội dung của những quyết định cá biệt, văn bản hành chính thông thường được sử dụng với mục đích trình báo, trao đổi thông tin, giao dịch qua lại trong quá trình giải quyết công việc trong mọi cơ quan, tổ chức.” [43, tr.44]

VBHC thông thường chia làm hai loại: Văn bản không có tên loại và văn bản có tên loại

- Văn bản không có tên loại (Công văn hành chính): Là một loại văn bản không

tên loại, được dùng để thông tin trong hoạt động giao dịch, trao đổi công tác,… giữa chủ thể có thẩm quyền để giải quyết các nhiệm vụ có liên quan

Công văn hành chính có thể là văn bản nội bộ hoặc văn bản đến, văn bản đi Nội dung của văn bản không có tên loại là: Thông báo về vấn đề nào đó trong hoạt động công vụ được tạo nên do một văn bản quy phạm pháp luật đã ban hành, hướng dẫn thực hiện văn bản của cấp trên, thông báo những hoạt động dự kiến xảy ra; xin ý kiến

về vấn đề nào đó; trình kế hoạch, đề nghị mới lên cấp trên; xác nhận các vấn đề có liên quan đến hoạt động của cơ quan; thăm hỏi; cảm ơn, phúc đáp…vv

Công văn hành chính có các loại như: Công văn hướng dẫn, công văn giải thích, công văn phúc đáp, công văn đôn đốc, công văn giao dịch, công văn đề nghị, công văn thăm hỏi, công văn cảm ơn, công văn từ chối…vv

- Văn bản có tên loại: Quy chế, Quy định, Thông cáo, Thông báo, Hướng dẫn,

Chương trình, Kế hoạch, Phương án, Đề án, Dự án, Báo cáo, Biên bản, Tờ trình, Hợp đồng, Công văn, Công điện, Bản ghi nhớ, Bản cam kết, Bản thoả thuận, các loại giấy (Giấy chứng nhận, Giấy uỷ quyền, Giấy mời, Giấy giới thiệu, Giấy nghỉ phép, Giấy đi đường, Giấy biên nhận hồ sơ), các loại phiếu (Phiếu gửi, Phiếu chuyển, Thư công.) Tổng hợp 02 loại VBHC (VBHC cá biệt và VBHC), theo khoản 2, điều 1 của Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư thì VBHC gồm 32 loại sau: Nghị quyết (cá biệt), Quyết định (cá biệt), Chỉ thị, Quy chế, Quy định, Thông cáo, Thông báo, Hướng dẫn, Chương trình, Kế hoạch, Phương án, Đề án,

Dự án, Báo cáo, Biên bản, Tờ trình, Hợp đồng, Công văn, Công điện, Bản ghi nhớ, Bản cam kết, Bản thỏa thuận, Giấy chứng nhận, Giấy ủy quyền, Giấy mời, Giấy giới thiệu, Giấy nghỉ phép, Giấy đi đường, Giấy biên nhận hồ sơ, Phiếu gửi, Phiếu chuyển, Thư công

Nghị quyết (cá biệt): Là văn bản thể hiện kết luận và quyết định được tập thể

thông qua ở một cuộc họp dùng để ban hành các chủ trương, các chính sách cụ thể; thông qua các dự án, kế hoạch, ngân sách và những công tác quan trọng khác; đánh giá

kết quả thực hiện công tác, kế hoạch của cơ quan cấp trên hoặc của chính cơ quan ban hành nghị quyết

Quyết định (cá biệt): Là văn bản của cơ quan, tổ chức dùng để ban hành các chủ

trương, biện pháp lãnh đạo và điều hành hoạt động; quyết định những chủ trương, chế

độ, thể lệ; bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động, khen thưởng, kỷ luật cán bộ; phê chuẩn; đình chỉ thi hành hoặc bãi bỏ những quyết định trái với Hiến pháp, Luật và các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và quyết định những vấn đề khác theo thẩm quyền của cơ quan, tổ chức đã được luật quy định

Chỉ thị: Là hình thức VBHC của các cơ quan, tổ chức dùng để phổ biến các chủ

trương, chính sách, các biện pháp quản lý, chỉ đạo, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các mặt công tác đối với cơ quan, đơn vị cấp dưới

Quy chế: Là VBHC do các cơ quan, tổ chức ban hành nhằm mục đích đặt ra các

quy định về nghĩa vụ pháp lý cho từng đối tượng trong một lĩnh vực cụ thể cùng tổ chức thực hiện

Quy định: Là VBHC do các cơ quan, tổ chức ban hành để quy định các nguyên

tắc, tiêu chuẩn, chế độ, phương pháp tiến hành đối với một lĩnh vực công tác nhất định

để cùng thống nhất thực hiện trong cơ quan cùng hệ thống Trong thực tế quy định có thể được ban hành độc lập là một văn bản riêng hoặc được phê duyệt bởi một văn bản

là Thông tư, Quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền

Thông cáo: Là VBHC, do các cơ quan cấp Trung ương sử dụng để công bố với

nhân dân một quyết định hay một sự kiện quan trọng về đối nội, đối ngoại

Thông báo: Là VBHC dùng để thông tin sự việc cho các cơ quan, tổ chức, cá

nhân để biết, để giải quyết hoặc để thực hiện công việc một cách có hiệu quả nhất

Hướng dẫn: Là VBHC của các cơ quan, tổ chức dùng để hướng dẫn thực hiện

nội dung văn bản của cơ quan cấp trên hoặc hướng dẫn thực hiện một vấn đề, một công việc cụ thể thuộc chức năng, nhiệm vụ được giao

Chương trình: Là VBHC do các cơ quan, tổ chức ban hành để trình bày toàn bộ

những việc cần làm đối với một lĩnh vực công tác hoặc tất cả các mặt công tác của một

cơ quan, một ngành nói chung hoặc từng ngành, từng cơ quan, đơn vị, địa phương nói riêng

Kế hoạch: Là VBHC do các cơ quan, tổ chức ban hành dùng để trình bày dự kiến

về cách thức, trình tự tiến hành công việc trong điều kiện và hoàn cảnh cụ thể nhất định

Phương án: Là hình thức VBHC do các cơ quan, tổ chức ban hành dùng để dự

kiến về cách thức, trình tự tiến hành công việc trong hoàn cảnh, điều kiện cụ thể

Đề án: Là VBHC do các cơ quan, tổ chức ban hành dùng để trình bày một dự

kiến, kế hoạch thực hiện, một nhiệm vụ công tác hoặc một công việc cụ thể trong một thời gian nhất định

Dự án: Là VBHC do các cơ quan, tổ chức ban hành dùng để trình bày phác thảo

văn bản về một vấn đề, sự việc cần thực hiện Để dự án được triển khai thực hiện, cơ quan nhà nước có thẩm quyền sẽ phải ban hành một quyết định phê duyệt

Báo cáo: Là VBHC của cơ quan, tổ chức phản ánh tình hình thực tế, trình bày

kết quả thực hiện công việc trong hoạt động của cơ quan, tổ chức làm cơ sở đánh giá thực tiễn, quản lý, đề xuất những biện pháp, phương án mới

Biên bản: Là VBHC của cơ quan, tổ chức dùng để ghi lại các sự việc xảy ra; các

ý kiến kết luận tại các hội nghị, cuộc họp; ghi chép các việc xử lý hoặc bàn giao công việc, chức trách

Tờ trình: Là VBHC dùng để đề xuất với cấp trên có thẩm quyền phê duyệt một

vấn đề mới phát sinh trong hoạt động của cơ quan, tổ chức nhằm thực hiện chức năng quản lý, điều hành một cách có hiệu quả nhất

Hợp đồng: Là VBHC chính dùng để ghi lại những kết quả đã được thỏa thuận

giữa các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân về một việc nào đó

Công văn: Là VBHC dùng để trao đổi, giao dịch chính thức giữa các cơ quan

Nhà nước với nhau, giữa các cơ quan Nhà nước với tổ chức, giữa cơ quan Nhà nước,

tổ chức với công dân để giải quyết công việc vì lợi ích chung nhằm thực hiện chức năng quản lý, điều hành một các có hiệu quả

Công điện: Là VBHC dùng để thông tin hoặc truyền đạt một mệnh lệnh của cơ

quan, tổ chức hoặc cá nhân có thẩm quyền trong những trường hợp khẩn cấp

Bản ghi nhớ: Là VBHC của các cơ quan, tổ chức ban hành để ghi chép lại những

vấn đề, sự việc cụ thể đang diễn ra hoặc đã diễn ra dùng làm cơ sở để triển khai thực

hiện các công việc tiếp theo Bản ghi nhớ cần có chữ ký xác nhận của các bên có liên quan

Bản cam kết: Là VBHC của cơ quan, tổ chức ban hành dùng để ghi chép lại

những vấn đề, sự việc thể hiện cam kết của các bên có liên quan sẽ đi đến thống nhất thực hiện các công việc tiếp theo

Bản thỏa thuận: Là VBHC của cơ quan, tổ chức ban hành dùng để ghi chép lại

những vấn đề, sự việc thể hiện sự thỏa thuận của các bên có liên quan về việc sẽ đi đến thống nhất thực hiện các công việc tiếp theo

Giấy chứng nhận: Là VBHC của cơ quan, tổ chức dùng để cấp cho cơ quan, tổ

chức đơn vị hoặc cá nhân để xác nhận một vấn đề, một sự việc cụ thể là có thực

Giấy ủy quyền: Là VBHC của cơ quan, tổ chức dùng để ủy quyền giải quyết

những vấn đề, sự việc cụ thể trong một thời gian nhất định

Giấy mời: Là VBHC của cơ quan, tổ chức ban hành dùng để mời đại diện cơ

quan, tổ chức hoặc cá nhân tham dự một việc nào đó của đơn vị mình

Giấy giới thiệu: Là VBHC của cơ quan, tổ chức dùng để cấp cho cán bộ, nhân

viên liên hệ giao dịch nhằm thực hiện nhiệm vụ được giao, hoặc giải quyết các công việc cần thiết

Giấy nghỉ phép: Là VBHC để các cơ quan, tổ chức dùng để ghi chép thông tin

người có thẩm quyền cho phép cán bộ, công chức, viên chức được nghỉ phép theo chế

độ quy định

Giấy đi đường: Là VBHC của các cơ quan, tổ chức cấp cho cán bộ, công chức,

viên chức đi công tác để làm cơ sở thanh toán công tác phí, chi phí đi lại, lưu trú và các chi phí khác trong thời gian đi công tác theo quy định của nhà nước và của cơ quan

tổ chức

Giấy biên nhận hồ sơ: Là VBHC của các cơ quan, tổ chức kèm văn bản đi, trong

đó có ghi rõ gửi kèm theo phiếu gửi là những văn bản cụ thể để cơ quan nhận văn bản xác nhận đã nhận được và gửi trả loại cơ quan gửi văn bản

Phiếu gửi: Là VBHC của các cơ quan, tổ chức kèm văn bản gửi đi (văn bản, tài

liệu) nhằm làm bằng chứng xác nhận cho việc gửi và nhận văn bản đó

Phiếu chuyển: Là VBHC của các cơ quan, tổ chức dùng để xác nhận về một văn

bản hoặc một vấn đề, sự việc cụ thể và chuyển đến cơ quan, tổ chức cá nhân có quyền giải quyết theo chức năng, nhiệm vụ được giao

Thư công: Là VBHC của các cơ quan, tổ chức ban hành, có tính chất quan hệ xã

giao giữa các cơ quan, tổ chức trong việc

Tuy nhiên, theo Nghị định số 30/2020/NĐ- CP của Chính phủ về công tác văn

thư ban hành 05 tháng 3 năm 2020, số lượng các loại văn bản hành chính có 29 loại gồm các văn bản sau: Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy

định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự

án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản thỏa thuận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công So với Nghị định 09/2010/NĐ-CP bổ sung thêm 01 loại văn bản đó là Phiếu báo và bớt 04 loại văn bản đó là: Bản cam kết; Giấy đi đường; Giấy chứng nhận; Giấy biên nhận hồ sơ.[44, truy cập ngày 04/08/2020]

1.2 Soạn thảo và ban hành văn bản hành chính của đơn vị sự nghiệp công

Để soạn thảo VBHC đảm bảo chất lượng, đạt mục đích yêu cầu đề ra thì việc soạn thảo theo một quy trình khoa học là quan trọng

Giáo trình Văn bản quản lý nhà nước và kỹ thuật soạn thảo văn bản của TS

Nghiêm Kỳ Hồng &Ths Đỗ Văn học ghi “Quy trình ban hành văn bản để chỉ các bước, các giai đoạn, các công việc phải thực hiện có tính độc lập tương đối, kế tiếp nhau từ việc xác định mục đích ban hành văn bản, chuẩn bị dự thảo, duyệt thông qua bản thảo cho đến khi ban hành chính thức văn bản Mỗi bước của quy trình ban hành văn bản có những nội dung khác nhau, được thực hiện bởi hàng loạt các hành vi, hoạt động mang tính tổ chức, pháp lý và kỹ năng, nghiệp vụ chuyên môn [43, tr 132]

Các cơ quan, tổ chức phải dựa vào đặc điểm và hoạt động của đơn vị mình để xây dựng và ban hành quy trình văn bản cho phù hợp Hiện nay, chưa có văn bản quy phạm pháp luật nào quy định chi tiết và cụ thể về quy trình soạn thảo VBHC mà chỉ dừng ở việc hướng dẫn và định hướng Từ điều 6 đến điều 10 của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về Công tác Văn thư và các quy định được sửa đổi, bổ sung tại Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP về Công

tác Văn thư bao gồm: Soạn thảo văn bản; duyệt bản thảo, việc sữa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt; đánh máy, nhân bản; kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành; ký văn bản Và cho tới Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 03 năm 2020 của Chính Phủ về công tác văn thư thì quy trình soạn thảo được quy định cụ thể hơn so với các văn bản trước đó gồm 4 bước: Soạn thảo văn bản; duyệt bản thảo văn bản; kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành; ký ban hành văn bản Cụ thể như sau:

+ Soạn thảo văn bản

Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, mục đích, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu cơ quan, tổ chức, hoặc người có thẩm quyền, giao cho đơn

vị, cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản

Đơn vị cá nhân soạn thảo văn bản thực hiện các công việc như: Xác định tên loại, nội dung, độ mật, đổ khẩn của văn bản cần soạn thảo; thu thập thông tin, xử lý thông tin có liên quan, soạn thảo văn bản đúng thể thức và kỹ thuật trình bày

Đối với văn bản điện tử, cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản, ngoài những việc thực hiện nêu trên phải chuyển bản thảo văn bản, tài liệu kèm theo (nếu có) vào hệ thống cập nhật các thông tin cần thiết

Trường hợp cần sửa chữa, bổ sung bản thảo phải có ý kiến của người có thẩm quyền cho ý kiến

+ Duyệt bản thảo văn bản

Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt Trường hợp bản thảo văn bản cần sửa chữa, bổ sung thì phải trình người có thẩm quyền xem xét, quyết đinh

+ Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành

Người được giao trách nhiệm kiểm tra thể thức văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản

+ Ký, ban hành văn bản:

- Ký văn bản

Cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản do cơ quan,

tổ chức ban hành; có thể giao cấp phó ký thay các văn bản thuộc lĩnh vực được phân

công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu Trường hợp cấp phó được giao phụ trách, điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng

Cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt tập thể lãnh đạo ký các văn bản của

cơ quan, tổ chức Cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức được thay mặt tập thể,

ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức những văn bản theo ủy quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách

Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể ủy quyền cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức của mình ký thừa

ủy quyền một số văn bản mà mình phải ký Việc giao ký thừa ủy quyền phải được thực hiện bằng văn bản, giới hạn thời gian và nội dung được ủy quyền Người được ký thừa

ủy quyền khổng được ủy quyền lại cho người khác ký Văn bản ký thừa ủy quyền được thực hiện theo thể thức và đóng dấu hoặc ký số của cơ quan, tổ chức ủy quyền

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao người đứng đầu đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức ký thừa lệnh một số loại văn bản Người được ký thừa lệnh được giao lại cho cấp phó ký thay Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế làm việc hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức

Người ký văn bản phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản do mình ký ban hành Người đứng đầu cơ quan, tổ chức phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành

Đối với văn bản giấy, khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai

Đối với văn bản điện tử, người có thẩm quyền thực hiện ký số Vị trí, hình ảnh chữ ký số được thực hiện đúng theo quy định hiện hành

- Ban hành văn bản

Đối với văn bản giấy: VBHC ban hành có thể gửi trực tiếp tới cá nhân hoặc đơn

vị là đối tượng tiếp nhận văn bản

Đối với văn bản điện tử: Văn bản được số hóa hoặc được tạo lập dưới văn dưới dạng thông điệp dữ liệu được trình bày theo đúng thể thức, kỹ thuật định dạng theo quy định sẽ được gửi theo hệ thống phần mềm quản lý văn bản của co quan, tổ chức

1.3 Các yêu cầu về công tác soạn thảo và ban hành VBHC của đơn vị sự nghiệp công

1.3.1 Yêu cầu về thẩm quyền ban hành VBHC

Trong hệ thống pháp luật Việt Nam, Hiến pháp là đạo luật cơ bản của quốc gia,

là nền tảng để các văn bản dưới Luật có chức năng giải thích, hướng dẫn hoặc quy định chi tiết việc thi hành Luật, Pháp lệnh và các văn bản quy phạm pháp luật khác Vì vậy, trong quá trình ban hành VBHC, các cơ quan, tổ chức phải chấp hành nghiêm chỉnh theo quy định của pháp luật Nghĩa là văn bản ban hành phải đúng thẩm quyền, nội dung văn bản không được trái với Hiến pháp, pháp luật hiện hành và các quy định của cấp trên Thẩm quyền ban hành VBHC của cơ quan, phải đảm bảo đúng thẩm quyền về nội dung và thẩm quyền hình thức

Thẩm quyền nội dung: Văn bản hành chính do các cơ quan, tổ chức ban hành

phải đảm bảo phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan tổ chức, không chồng chéo, mâu thuẫn chức năng, nhiệm vụ giữa các cơ quan, bộ phận, cá nhân với nhau

Thẩm quyền về hình thức: Văn bản được ban hành theo đúng thể loại của văn bản

hành chính được quy định với từng loại cơ quan, cá nhân

Trong hoạt động quản lý của mình, mỗi cơ quan, tổ chức đều có quyền ban hành VBHC để giải quyết các công việc hàng ngày của đơn vị mình Mặt khác, các cơ quan,

tổ chức ban hành VBHC chính phải dựa vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan mình và được cấp có thẩm quyền quy định Việc quy định chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức thường là bằng Quyết định (cá biệt) Vì vậy, việc ban hành VBHC của cơ quan, tổ chức phải theo đúng chức năng, nhiệm vụ đó

1.3.2 Yêu cầu về nội dung ban hành văn bản hành chính

Trong quá trình soạn thảo VBHC, nội dung văn bản cần đảm bảo thực hiện các yêu cầu sau:

Tính chính trị: VBHC ban hành để phục vụ cho hoạt động của cơ quan, tổ chức

Vì vậy, văn bản phải phù hợp với nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức và chính sách pháp luật của Nhà nước Cho nên, VBHC phải đáp ứng được lợi ích của quần chúng nhân dân trên mọi lĩnh vực của đời sống xã hội ở cơ quan, tổ chức quản lý và điều hành