Luận văn thạc sĩ xây dựng danh mục thành phần hồ sơ của các cơ quan cấp sở nộp lưu vào lưu trữ lịch sử

hưng các quy định đó mới chỉ đ cập ở những nguyên tắc mang tính chung nhất trong việc quản l tài liệu lưu trữ như quy định, hướng dẫn các nghiệp vụ c bản của công tác lưu trữ; c n những

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

-

Lê Thị Thúy Quỳnh

XÂY DỰNG DANH MỤC THÀNH PHẦN HỒ SƠ CỦA CÁC CƠ QUAN CẤP SỞ NỘP LƯU VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ THÀNH PHỐ HÀ NỘI

LUẬN VĂN THẠC SĨ LƯU TRỮ HỌC

Hà Nội, 2019

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

-

Lê Thị Thúy Quỳnh

XÂY DỰNG DANH MỤC THÀNH PHẦN HỒ SƠ CỦA CÁC CƠ QUAN CẤP SỞ NỘP LƯU VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ THÀNH PHỐ HÀ NỘI

Chuyên ngành: Lưu trữ học

Mã số: 60 32 03 01

LUẬN VĂN THẠC SĨ LƯU TRỮ HỌC

Người hướng dẫn: PGS.TS Đào Đức Thuận

XÁC NHẬN HỌC VIÊN ĐÃ CHỈNH SỬA THEO GÓP Ý CỦA HỘI ĐỒNG

Chủ tịch hội đồng chấm luận văn

thạc sĩ khoa học

Giáo viên hướng dẫn

PGS Nguyễn Văn Hàm PGS.TS Đào Đức Thuận

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan luận văn này là công trình nghiên cứu của riêng tôi

Trong luận văn có tham khảo một số kết quả nghiên cứu của các nhà khoa

học, các học viên, các khoá luận tốt nghiệp, luận văn của các khoá trước

Công trình này chưa được tác giả nào công bố

Hà Nội, ngày tháng năm 2019

Người cam đoan

Lê Thị Thúy Quỳnh

LỜI CẢM N

Trong quá trình nghiên cứu luận văn cao học của mình, tôi đ nhận được nhi u sự gi p đ , góp , hướng dẫn của các giảng viên hoa ưu trữ học và uản trị Văn ph ng, Trường i học hoa học X hội và h n văn

à ội, đ c biệt là .T ào ức Thuận, người đ tận tình hướng dẫn tôi trong suốt quá trình thực hiện luận văn này Tôi c ng xin gửi lời cảm n tới

l nh đ o và đồng nghiệp t i Chi cục Văn thư - ưu trữ và các sở, ngành thuộc thành phố à ội đ t o đi u kiện, nhiệt tình gi p đ ch ng tôi Do nội dung nghiên cứu c n mới và kinh nghiệm, sự hi u biết của bản th n v vấn đ này

c n h n chế Vì vậy, luận văn không tránh kh i những thiếu sót nhất định

Ch ng tôi rất mong nhận được sự góp , trao đ i của các thầy cô giáo và các

b n đồng nghiệp đ luận văn được hoàn thiện h n

MỤC LỤC

ỜI CAM OA

ỜI CẢM Ơ

MỤC ỤC 1

MỞ ẦU 4

1 do chọn đ tài 4

2 Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu 6

3 ối tượng, ph m vi nghiên cứu 7

4 hư ng pháp nghiên cứu 8

5 ịch sử nghiên cứu vấn đ 10

6 guồn tài liệu tham khảo 12

7 óng góp của đ tài 13

8 Bố cục của đ tài 13

II NỘI DU 15

Chương 1 CƠ Ở Ý UẬ VÀ CƠ Ở Á Ý XÂY DỰ DA MỤC T À Ầ Ồ Ơ CỦA CÁC CƠ UA CẤ Ở Ộ ƯU VÀO ƯU TRỮ ỊC Ử T À Ố À ỘI 15

1.1 C sở l luận x y dựng danh mục thành phần hồ s của các c quan cấp ở nộp lưu vào ưu trữ lịch sử thành phố à ội 15

1.1.1 Một số khái niệm có liên quan đến đề tài 15

1.1.2 Cơ sở lý luận về xác định giá trị tài liệu 17

1.1.3 Yêu cầu, nguyên tắc xây dựng danh mục thành phần hồ sơ 27

1.1.4 Quy trình xây dựng danh mục thành phần hồ sơ 27

1.2 C sở pháp l x y dựng danh mục thành phần hồ s của các c quan cấp ở nộp lưu vào ưu trữ lịch sử thành phố à ội 29

1.2.1 Khái quát chung về chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội 29

1.2.2 Khái quát chung về cơ quan cấp Sở thuộc UBND thành phố Hà Nội 30

1.3 Thẩm quy n quản l tài liệu của Trung t m ưu trữ lịch sử thành phố à ội 34

Tiểu kết chương 1 38

Chương 2 CƠ Ở T ỰC TIỄ VÀ VIỆC VẬ DỤ Ý UẬ VÀO CÔ

TÁC XÁC Ị T À Ầ Ồ Ơ CỦA CÁC CƠ UA CẤ Ở

Ộ ƯU VÀO ƯU TRỮ ỊC Ử T À Ố À ỘI 39

2.1 Thực tr ng công tác thu thập tài liệu vào Trung t m ưu trữ lịch sử

thành phố à ội 39

2.1.1 Thực trạng thành phần và nội dung tài liệu của các cơ quan cấp Sở

đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội 39

2.1.2 Kết quả thu thập tài liệu của các cơ quan cấp Sở thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội 47

2.2 hu cầu khai thác tài liệu của các c quan cấp ở 57

2.3 Thực tr ng công tác xác định Danh mục thành phần hồ s của các c quan

cấp ở nộp lưu vào ưu trữ lịch sử thành phố à ội 59

2.4 ánh giá, nhận xét 60

2.4.1 Ưu điểm 60

2.4.2 Tồn tại, hạn chế 60

2.4.3 Nguyên nhân cơ bản 62

Tiểu kết chương 2 64

Chương 3 ƯỚ DẪ XÂY DỰ DA MỤC T À Ầ Ồ Ơ Ộ ƯU VÀ VẬ DỤ VÀO T ỰC TIỄ 65

3.1 Ý nghĩa x y dựng Danh mục thành phần hồ s của các c quan cấp ở

nộp lưu vào ưu trữ lịch sử thành phố à ội 65

3.2 Các căn cứ x y dựng danh mục thành phần hồ s của các c quan cấp ở nộp lưu vào ưu trữ lịch sử thành phố à ội 65

3.3 hư ng pháp x y dựng Danh mục thành phần hồ s của các c quan cấp ở nộp lưu vào ưu trữ lịch sử thành phố à ội 67

3.3.1 ựa chọn phư ng án ph n lo i cho Danh mục thành phần hồ s 71

3.3.2 Cấu tr c Danh mục thành phần hồ s của các c quan cấp ở nộp lưu

vào ưu trữ lịch sử thành phố à ội 72

3.4 Cách sử dụng Danh mục thành phần hồ s của các c quan cấp ở nộp lưu

vào ưu trữ lịch sử thành phố à ội 83

Tiểu kết chương 3 85

ẾT UẬ 86

TÀI IỆU T AM ẢO 90

Ụ ỤC 96

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

ưu trữ lịch sử cấp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ư ng (từ đ y gọi tắt

là ưu trữ lịch sử cấp tỉnh) có nhiệm vụ thu thập, tiếp nhận, bảo quản và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình ho t động của các c quan, t chức cấp tỉnh, cấp huyện và đ n vị hành chính - kinh tế đ c biệt không thuộc các c quan, t chức thuộc nguồn nộp lưu của lưu trữ lịch sử ở Trung ư ng c biệt tài liệu hình thành trong ho t động của các c quan cấp

Sở thuộc UB D cấp tỉnh có nội dung phong ph , chứa đựng các thông tin v chủ trư ng, đường lối, chính sách của ảng và pháp luật của nhà nước, tình hình chính trị, kinh tế, văn hóa, x hội của địa phư ng; V lo i hình tài liệu

tư ng đối đa d ng, gồm đầy đủ các lo i tài liệu như: tài liệu hành chính, tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu phim, ảnh, ghi m, ghi hình và tài liệu điện tử; trong đó tài liệu hành chính mang tính ph biến hối tài liệu này ngoài đảm bảo thông tin cho ho t động quản l , đi u hành, sản xuất, nghiên cứu khoa học cho các c quan, t chức mà c n là nguồn sử liệu quan trọng, là một bộ phận hợp thành hông lưu trữ quốc gia Việt am

Trong thời gian qua uốc hội, Chính phủ, các Bộ, ngành đ ban hành

tư ng đối đầy đủ hệ thống văn bản quy định v công tác lưu trữ t i các c quan nói chung và ưu trữ lịch sử nói riêng nhằm tăng cường việc thu thập, sưu tầm và quản l khoa học tài liệu lưu trữ hưng các quy định đó mới chỉ

đ cập ở những nguyên tắc mang tính chung nhất trong việc quản l tài liệu lưu trữ như quy định, hướng dẫn các nghiệp vụ c bản của công tác lưu trữ;

c n những quy định v thành phần hồ s nộp lưu của các c quan, t chức thuộc diện nộp lưu vào ưu trữ lịch sử các cấp chưa được quy định cụ th bằng những văn bản quy ph m pháp luật bắt buộc thi hành, chỉ mới dừng l i ở một số văn bản hướng dẫn mà có nhi u nội dung chưa cụ th , chưa sát với

thực tế hiện nay Vì vậy, trong một thời gian tư ng đối dài t i Trung tâm ưu trữ lịch sử thành phố à ội (được thành lập năm 1996), công tác nộp lưu tài liệu của các c quan, t chức thuộc nguồn nộp lưu c n rất nhi u h n chế, đó

là tài liệu đến h n nộp lưu nhưng chưa thực hiện giao nộp vào lưu trữ lịch sử tồn đọng với số lượng tư ng đối lớn; tài liệu bị ph n tán nhi u n i, chưa được tập trung quản l thống nhất

Có nhi u nguyên nh n dẫn đến tình tr ng trên, nhưng nguyên chính và chủ yếu nhất là t chức bộ máy quản l nhà nước v công tác lưu trữ không

n định; các văn bản quy định v công tác lưu trữ thường xuyên thay đ i; một

số Bộ, ngành chưa ban hành Bảng thời h n bảo quản tài liệu chuyên ngành nên các c quan, t chức ở địa phư ng chưa xác định thời h n bảo quản tài liệu hình thành trong quá trình ho t động của c quan mình chính xác; một số

c quan, t chức chưa chấp hành nghiêm các quy định của hà nước v công tác văn thư, lưu trữ; công chức, viên chức làm công tác lưu trữ c n h n chế v chuyên môn, nghiệp vụ; Trung t m ưu trữ lịch sử thành phố à ội không nắm được thành phần, tài liệu của các c quan, t chức thuộc nguồn nộp lưu phải nộp lưu vào ưu trữ lịch sử hững nguyên nh n trên đ ảnh hưởng đến quá trình thực hiện nguyên tắc quản l tập trung, thống nhất và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ

Việc nghiên cứu x y dựng Danh mục thành phần hồ s của các c quan, t chức thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ c quan c ng như lưu trữ lịch

sử là một trong những nhiệm vụ c bản của công tác lưu trữ; gi p cho công tác thu thập, b sung tài liệu được thực hiện một cách chủ động, khoa học; đồng thời gi p cho các c quan lưu trữ quản l ch t chẽ, khoa học và đầy đủ tài liệu hình thành trong quá trình ho t động của các c quan, t chức đ từ

đó lựa chọn được những tài liệu có giá trị, thành phần hồ s , tài liệu hoàn chỉnh ho c tư ng đối hoàn chỉnh đưa vào bảo quản trong kho lưu trữ c quan và lưu trữ lịch sử

Vì vậy, x y dựng Danh mục thành phần hồ s chủ yếu của các c quan,

t chức thuộc diện nộp lưu vào ưu trữ lịch sử thành phố à ội hiện nay là một vấn đ cấp bách và có nghĩa v m t l luận c ng như thực tiễn, nó là c

sở đ tham mưu gi p UB D Thành phố ban hành uy định v Danh mục thành phần hồ s nộp lưu vào ưu trữ lịch sử thành phố à ội; là c sở đ định hướng các c quan cấp ở căn cứ vào đó đ chỉnh l khoa học và thực hiện giao nộp tài liệu lưu trữ vào ưu trữ lịch sử thành phố à ội

Xuất phát từ l do trên, tôi chọn đ tài: “Xây dựng Danh mục thành

phần hồ sơ của các cơ quan cấp Sở nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử thành phố

Hà Nội” làm đ tài luận văn cao học chuyên ngành ưu trữ học, với mong

muốn nhằm tăng cường h n nữa hiệu quả công tác thu thập, b sung và quản

lý khoa học tài liệu lưu trữ trong ưu trữ lịch sử thành phố; không ngừng hoàn thiện thành phần, tài liệu nộp lưu có giá trị, đáp ứng ngày càng tốt h n yêu cầu bảo quản, khai thác và t chức sử dụng tài liệu lưu trữ

2 Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu đề tài

2.1 Mục tiêu nghiên cứu

tài của ch ng tôi nhằm giải quyết 2 mục tiêu c bản sau đ y:

Một là: h n tích c sở khoa học v việc x y dựng Danh mục thành phần

hồ s của các c quan cấp ở nộp lưu vào ưu trữ lịch sử thành phố à ội Hai là: xuất uy trình và phư ng pháp x y dựng Danh mục thành phần hồ s của các c quan cấp ở cần nộp lưu vào ưu trữ lịch sử thành phố

à ội

2.2 Nhiệm vụ nghiên cứu

- ghiên cứu l luận và thực tiễn công tác thu thập, b sung tài liệu;

- ghiên cứu, vận dụng các nguyên tắc, phư ng pháp tiêu chuẩn xác định nội dung, thành phần hồ s lưu trữ của các c quan thuộc nguồn nộp lưu vào ưu trữ lịch sử thành phố à ội từ đó r t ra những ưu đi m có th kế thừa

- ghiên cứu những quy định của nhà nước v công tác lưu trữ đ c biệt

là những quy định v trách nhiệm của các lưu trữ c quan, lưu trữ lịch sử;

- hảo sát, đánh giá thực tr ng công tác thu thập, b sung tài liệu vào Trung t m ưu trữ ịch sử thành phố

- Trên c sở đó đ xuất một số giải pháp x y dựng và biện pháp sử dụng Danh mục thành phần hồ s của các c quan cấp ở cần giao nộp vào ưu trữ lịch sử thành phố à ội

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

3.1 Đối tượng nghiên cứu của đề tài

tài tập trung nghiên cứu các tiêu chuẩn thành phần hồ s hình thành trong quá trình ho t động của các c quan cấp ở c ng như quy trình và phư ng pháp x y dựng Danh mục thành phần hồ s nộp lưu vào ưu trữ lịch

sử thành phố à ội

3.2 Phạm vi nghiên cứu

- h m vi v nội dung nghiên cứu: tài tập trung nghiên cứu quy trình

và phư ng pháp x y dựng Danh mục thành phần hồ s hình thành trong quá trình ho t động của các c quan cấp ở nộp lưu vào ưu trữ lịch sử thành phố

à ội

- h m vi v thời gian nghiên cứu: tài tập trung nghiên cứu tài liệu

lưu trữ hình thành trong quá trình ho t động của các c quan cấp ở từ năm

2008 đến 2018 (thời đi m à ội mở rộng địa giới hành chính)

- Ph m vi v không gian nghiên cứu: tài tập trung vào đối tượng là các

c quan cấp Sở thuộc UBND thành phố Hà Nội gồm các c quan ở và c quan ngang Sở

Các c quan cấp Sở thuộc UBND thành phố Hà Nội theo Nghị định 24/2014/ -CP ngày 04/4/2014 của Chính phủ quy định t chức các c quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ư ng, t i i u 8, bao gồm các Sở sau:

+ Sở Nội vụ;

+ Sở Tư pháp;

+ Sở Kế ho ch và đầu tư;

+ Sở Tài chính;

+ Sở Công thư ng;

+ Sở Nông nghiệp và Phát tri n nông thôn;

+ Sở Giao thông vận tải;

+ Sở Xây dựng;

+ Sở Tài nguyên và Môi trường;

+ Sở Thông tin và Truy n thông;

+ Sở ao động - Thư ng binh và x hội;

+ Sở Văn hóa và Th thao;

4 Phương pháp nghiên cứu

thực hiện đ tài này, chúng tôi sử dụng các phư ng pháp sau:

- hư ng pháp luận của chủ nghĩa Mác-Lê nin

hư ng pháp biện chứng: Trên c sở quan đi m của chủ nghĩa duy vật biện chứng, chủ nghĩa duy vật lịch sử đ làm rõ mối quan hệ biện chứng giữa

lý luận và thực tiễn của công tác thu thập, b sung tài liệu vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh Vận dụng phư ng pháp luận Mac xít vào xác định thành phần hồ s , tài liệu cần nộp lưu vào lưu trữ lịch sử, xây dựng các tiêu chí xác định được thành phần hồ s có giá trị đ lựa chọn, nộp lưu vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh

- hư ng pháp luận lưu trữ học: Trong đó vận dụng nguyên tắc phư ng pháp luận của ưu trữ học Mác xit như: guyên tắc chính trị, nguyên tắc lịch

sử, nguyên tắc toàn diện t ng hợp vào xác định giá trị, thu thập, b sung, phân

lo i, v.v cho tài liệu và xây dựng Danh mục thành phần hồ s cần nộp lưu vào lưu trữ lịch sử

Và một số phư ng pháp nghiên cứu cụ th sau đ y:

- hư ng pháp hệ thống: là một phư ng pháp c bản được ch ng tôi sử dụng trong quá trình thực hiện đ tài Thực tế khi lựa chọn hồ s , tài liệu lưu trữ có giá trị, nhất là tài liệu chuyên môn trong hệ thống tài liệu của một c quan, t chức cần nộp vào ưu trữ lịch sử thành phố à ội, ch ng tôi đ đ t tài liệu trong hệ thống nhất định đ xem xét, đánh giá các m t, mối liện hệ khác nhau của tài liệu trong cùng một hệ thống ho c với hệ thống khác

- hư ng pháp ph n tích chức năng: hư ng pháp này được ch ng tôi vận dụng trong xác định vai tr , vị trí và tầm quan trọng của tài liệu hình thành trong ho t động của c quan, t chức; vị trí, chức năng, nhiệm vụ của

c quan thuộc nguồn nộp lưu trong hệ thống bộ máy nhà nước cấp tỉnh, từ đó xác định thành phần hồ s , tài liệu cần nộp lưu

- hư ng pháp khảo sát, thống kê, t ng hợp: à một phư ng pháp không

th thiếu trong khi thực hiện đ tài hư ng pháp này gi p ch ng tôi tiến hành khảo sát tình hình thực tế tài liệu lưu trữ của các c quan cấp ở thuộc UB D thành phố à ội thuộc nguồn nộp lưu; lấy kiến trao đ i, tham khảo kiến của l nh đ o và công chức, viên chức làm công tác lưu trữ Trên c sở đó đưa

ra những kết luận, nhận xét v công tác nộp lưu tài liệu vào Trung tâm ưu trữ lịch sử thành phố à ội

- hư ng pháp ph n tích t ng hợp: hững kết quả thu thập được trong quá trình đi u tra, khảo sát thực tế sẽ được ch ng tôi t ng hợp, ph n tích, đánh giá đ x y dựng Danh mục thành phần hồ s nộp lưu vào Trung tâm

ưu trữ lịch sử thành phố à ội

- hư ng pháp sử liệu học: ua các phư ng pháp ph n tích sử liệu đ giải quyết đ ng đắn các vấn đ đ t ra trong xác định giá trị tài liệu, độ ch n thực của tài liệu lưu trữ

- hư ng pháp so sánh: được sử dụng đ so sánh giữa l luận và thực tiễn v xác định thành phần hồ s , tài liệu của các c quan cấp ở thuộc diện nộp lưu vào Trung tâm ưu trữ lịch sử thành phố à ội; ối chiếu giữa thực tiễn thực hiện công tác nộp lưu t i Trung t m ưu trữ lịch sử thành phố à

ội với quy định của pháp luật và c sở l luận v lưu trữ hư ng pháp này

c n được sử dụng trong việc đối chiếu, tham khảo có chọn lọc các vấn đ

tư ng ứng từ các nghiên cứu trước

- hư ng pháp ph ng vấn: Trong quá trình nghiên cứu, chúng tôi trao

đ i, tham khảo kiến của một số công chức, viên chức làm công tác lưu trữ

t i một số ở thuộc nguồn nộp lưu v thực hiện công tác giao nộp tài liệu vào

Trung tâm ưu trữ lịch sử thành phố à ội

5 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Theo tìm hi u của chúng tôi, vấn đ nghiên cứu v x y dựng Danh mục thành phần hồ s nộp lưu vào lưu trữ lịch sử các cấp là vấn đ thu h t được sự quan t m của đ được các c quan, t chức và cá nh n ở trong nước và nước ngoài đ cập đến như sau:

Trên thế giới hầu hết các nước đ u có những quy định v công tác thu thập, b sung tài liệu, trong đó có quy định v thành phần và nội dung tài liệu phải giao nộp vào các lưu trữ Cụ th như năm 1973, nhằm n ng cao chất lượng công tác giao nộp tài liệu vào các viện lưu trữ, bảng kê những tài liệu thuộc diện nộp lưu vào các Viện lưu trữ hà nước iên xô được ban hành Bảng kê này là công cụ đ xác định nguồn và thành phần hồ s nộp lưu, trợ

gi p cho công tác thu thập, b sung tài liệu của các viện lưu trữ hà nước

Ở Việt am, việc x y dựng Danh mục thành phần hồ s nộp lưu vào lưu trữ đ được nhi u c quan, tác giả nghiên cứu áng ch là đ tài của Cục

Văn thư và ưu trữ nhà nước: “ ghiên cứu nguồn và thành phần tài liệu quản

l nhà nước cần nộp vào lưu trữ tỉnh”, chủ nhiệm: guyễn uang ệ, 1993;

“Xác định nguồn và thành phần tài liệu nghiên cứu khoa học phải nộp vào Lưu trữ Quốc gia”, chủ nhiệm T guyễn Minh hư ng, 1995; đ tài

“Nghiên cứu nguồn và thành phần tài liệu bản đồ cần nộp vào các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia”, chủ nhiệm T guyễn Minh hư ng, 1997; đ tài “Báo cáo nghiên cứu xây dựng danh mục các cơ quan và thành phần tài liệu lưu trữ phải nộp vào lưu trữ cơ quan”, chủ nhiệm T Dư ng Văn hảm, 2001;

Một số bài viết đăng trên T p chí Văn thư ưu trữ Việt am c ng đ cập đến thành phần tài liệu nộp lưu như bài viết “Một số kinh nghiệm v công tác sưu tầm, thu thập, b sung tài liệu lưu trữ” của tác giả guyễn Thị Trà (số

3, năm 2005); bài viết Một số vấn đề về xây dựng Danh mục nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh theo tinh thần Luật Lưu trữ của T ào

ức Thuận, T p chí Văn thư ưu trữ Việt am, số 4, năm 2017

Một số luận văn th c sĩ chuyên ngành lưu trữ c ng chọn đ tài xác định

nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu đ nghiên cứu, như đ tài “Xác định nguồn và thành phần tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ huyện ủy” của học viên guyễn gọc u , năm 2008; đ tài “Cơ

sở khoa học xác định các loại tài liệu có giá trị của các trường đại học cần nộp vào lưu trữ” của học viên guyễn Trọng Biên, 2002; đ tài “Xây dựng danh mục và xác định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến ở

Sở nội vụ” của học viên oàng Tùng hong, năm 2011; đ tài: “Nghiên cứu xác định thành phần tài liệu của các doanh nghiệp trực thuộc Văn phòng Trung ương Đảng thuộc diện nộp lưu vào Kho Lưu trữ Trung ương Đảng” của học viên ỗ ê Minh, năm 2014; “Xác định Danh mục hồ sơ, tài liệu của Tổng cục Thuế cần nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia” của học viên

inh Thị ành, năm 2014…

Các đ tài, bài viết nêu trên đ đ cập và coi trọng công tác thu thập, xác định giá trị tài liệu, x y dựng bảng kê tài liệu hình thành trong ho t động của một số c quan nhất định cần nộp vào lưu trữ, nhưng không đi s u nghiên cứu thành phần, nội dung hồ s hình thành trong ho t động của các c quan thuộc nguồn nộp lưu vào ưu trữ lịch sử cấp tỉnh ua kết quả khảo sát các nguồn tư liệu hiện có, chúng tôi nhận thấy vấn đ x y dựng Danh mục thành phần hồ

s của các c quan nộp lưu vào ưu trữ c quan, ưu trữ lịch sử đ được một

số ít công trình đ cập đến, tuy nhiên trên thực tế số lượng các công trình nghiên cứu v vấn đ này chưa thực sự đầy đủ, hệ thống và toàn diện, có nghĩa là chưa bao trùm toàn bộ các lĩnh vực ho t động mà chỉ lẻ tẻ ở một số

c quan cụ th Vì vậy, đ tài mà chúng tôi lựa chọn không có sự trùng l p với bất cứ công trình nào đ nghiên cứu trước đó

ế thừa kết quả nghiên cứu của các đ tài, ch ng tôi đ chọn hướng nghiên cứu là xác định Danh mục thành phần hồ s hình thành trong ho t động của các c quan cấp ở nộp lưu vào ưu trữ lịch sử thành phố à ội

6 Nguồn tài liệu tham khảo

Thực hiện đ tài này, chúng tôi đ tham khảo các nguồn tư liệu sau:

- Các giáo trình luận và nghiệp vụ của các học giả, các trường i học trong nước

- Các văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, quy n h n và c cấu t chức của các c quan cấp ở thuộc UB D thành phố à ội và Trung tâm

ưu trữ lịch sử Thành phố;

- Các văn bản chỉ đ o, hướng dẫn đang có hiệu lực của uốc hội, Chính phủ,

Bộ ội vụ, Cục Văn thư và ưu trữ nhà nước v công tác văn thư, lưu trữ

- Các đ tài, đ án nghiên cứu khoa học, luận án, luận văn, các bài viết đăng trên các t p chí, sách chuyên khảo liên quan đến công tác thu thập, b sung tài liệu, công tác xác định thành phần hồ s nộp lưu vào lưu trữ c quan

và lưu trữ lịch sử

- Các báo cáo v công tác văn thư lưu trữ hàng năm, báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ hàng năm, mục lục hồ s các phông đang bảo quản t i Trung t m ưu trữ lịch sử thành phố à ội

- ồ s , tài liệu của các ở đang lưu trữ t i Trung tâm ưu trữ lịch sử thành phố à ội

- hai thác tư liệu liên quan đến đ tài trên m ng internet…

7 Đóng góp của đề tài

- Luận văn hoàn thành sẽ góp phần giải quyết được vấn đ thực tiễn trong công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ và thu thập hồ s , tài liệu nộp lưu vào Trung tâm ưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội của các c quan cấp Sở thuộc UBND Thành phố Hà Nội

- ết quả nghiên cứu sẽ gi p Chi cục Văn thư - ưu trữ tham khảo, tham mưu cho ở ội vụ đ x y dựng Danh mục thành phần hồ s nộp lưu vào

ưu trữ lịch sử Thành phố, c ng như chỉ đ o thực hiện công tác thu thập, b sung tài liệu vào lưu trữ có hiệu quả; là công cụ gi p công chức, viên chức làm công tác chuyên môn, làm công tác lưu trữ lựa chọn đ ng thành phần hồ

s nộp lưu, hoàn thiện hồ s trước khi giao nộp vào ưu trữ c quan, ưu trữ lịch sử theo đ ng quy định của uật ưu trữ

- hững nghiên cứu của đ tài sẽ góp phần làm phong ph thêm l luận

và thực tiễn v công tác lưu trữ nói chung và công tác thu thập, b sung tài liệu lưu trữ nói riêng

Trong chư ng này, chúng tôi trình bày khái quát v đối tượng nghiên cứu của luận văn là các c quan cấp ở; c sở l luận của đ tài, đưa ra các

nguyên tắc, tiêu chuẩn và phư ng pháp trong xác định giá trị tài liệu; c sở pháp l v thẩm quy n, trách nhiệm của Trung t m ưu trữ lịch sử thành phố

à ội, các c quan cấp ở trong việc thực hiện giao và nhận tài liệu lưu trữ vào ưu trữ lịch sử ồng thời t i chư ng này, chúng tôi c ng trình bày hệ thống các văn bản quy định v chức năng, nhiệm vụ của ưu trữ lịch sử trong việc thu thập tài liệu lưu trữ nhằm xác định thành phần hồ s của các c quan cấp ở thuộc diện nộp lưu vào ưu trữ lịch sử thành phố à ội hiện nay

Chương 2: Cơ sở thực tiễn và việc vận dụng lý luận vào công tác xác định thành phần hồ sơ của các cơ quan cấp Sở nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội

Trong chư ng này, chúng tôi nêu c sở thực tiễn đ xác định Danh mục thành phần hồ s của các c quan cấp Sở; thực tr ng công tác thu thập hiện nay, đánh giá những việc đ làm được, những tồn t i cần khắc phục Từ đó cho thấy sự cần thiết phải xây dựng Danh mục thành phần hồ s nộp lưu

Chương 3: Hướng dẫn xây dựng Danh mục thành phần hồ sơ nộp lưu

và vận dụng Danh mục thành phần hồ sơ vào thực tiễn

Chư ng này chúng tôi đưa ra phư ng pháp và quy trình x y dựng Danh mục thành phần hồ s của các c quan cấp ở thuộc diện nộp lưu vào ưu trữ lịch sử Thành phố và dự thảo Danh mục cụ th

hoàn thành đ tài này, chúng tôi xin ch n thành cảm n sự gi p đ , hướng dẫn nhiệt tình của các thầy cô giáo hoa ưu trữ học và uản trị văn

ph ng thuộc Trường i học hoa học x hội và h n văn, i học uốc gia à ội; các đồng nghiệp đang công tác t i Chi cục Văn thư - ưu trữ và đ c biệt .T ào ức Thuận, người hướng dẫn chúng tôi thực hiện đ tài này

Do trình độ bản th n và đi u kiện thời gian c n có h n, đ tài chắc chắn không tránh kh i thiếu sót, chúng tôi rất mong nhận được kiến góp của các thầy cô giáo, đồng nghiệp và b n đọc

Chương 1 C SỞ LÝ LUẬN VÀ C SỞ P ÁP LÝ XÂY DỰN DAN MỤC THÀNH PHẦN Ồ S CỦA CÁC C QUAN CẤP SỞ NỘP L U VÀO L U TRỮ LỊC SỬ T ÀN P Ố À NỘI

1.1 Cơ sở lý luận xây dựng Danh mục thành phần hồ sơ của các cơ quan cấp Sở nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử thành phố à Nội

1.1.1 Một số khái niệm có liên quan đến đề tài

- Hồ sơ: Hồ s là một khái niệm đ được nêu ra trong nhi u văn bản của

hà nước như uật, háp lệnh, ghị định, Thông tư, Trong ghị định số 110/2004/ -C ngày 08/4/2004 của Chính phủ v công tác văn thư, khái niệm “hồ s ” được định nghĩa như sau “ ồ s là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau v một vấn đ , một sự việc, một đối tượng cụ th ho c có một (ho c một số) đ c đi m chung như tên lo i văn bản; c quan, t chức ban hành văn bản; thời gian ho c những đ c đi m khác, hình thành trong quá trình theo dõi; giải quyết công việc thuộc ph m vi chức năng, nhiệm vụ của một c quan, t chức ho c của một cá nh n” T i uật ưu trữ số 01/2011/ 13 ngày 11/11/2011 giải thích v hồ s : “ ồ s là một tập tài liệu có liên quan với nhau v một vấn đ , một sự việc, một đối tượng cụ th ho c có đ c đi m chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc ph m

vi chức năng, nhiệm vụ của c quan, t chức, cá nh n”

Theo Tiêu chuẩn I O 15489-1 năm 2001 định nghĩa hồ s như sau “Thông tin do t chức ho c cá nh n t o lập, tiếp nhận và duy trì đ làm bằng chứng và thông báo theo trách nhiệm pháp l ho c trong các giao dịch công việc”

Trong giáo trình Lý luận và phương pháp công tác văn thư của

Vư ng ình uy n đưa ra định nghĩa v hồ s như sau: “ ồ s là một tập văn bản (ho c một văn bản) có liên quan v một vấn đ , sự việc (hay một người) hình thành trong quá trình giải quyết vấn đ sự việc đó ho c được kết hợp l i do có những đi m giống nhau v hình thức như cùng lo i văn bản, cùng tác giả, cùng thời gian ban hành” [18,93]

Giáo trình Nghiệp vụ công tác văn thư của Trường Cao đẳng ội vụ xuất

bản năm 2009, khái niệm hồ s được định nghĩa: “ ồ s là một tập văn bản (ho c một) văn bản tài liệu có liên quan với nhau v một vấn đ , một sự việc, một đối tượng cụ th ho c có một (ho c một số) đ c đi m chung như: tên lo i văn bản, c quan, t chức ban hành văn bản, thời gian ho c những đ c đi m khác, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc ph m vị chức năng, nhiệm vụ của một c quan, t chức ho c của một cá nh n”[3,90]

hư vậy, các khái niệm v hồ s nêu trên chưa có sự đồng nhất v nội hàm

c ng như cách diễn đ t ó là hồ s là một văn bản hay một tập văn bản ho c hồ

s là một tập văn bản hay một tập tài liệu (khái niệm v hồ s và tài liệu khác nhau) Vì vậy, đ thống nhất ta sử dụng hồ s theo khái niệm đ được nêu trong văn bản quy ph m pháp luật cao nhất là uật ưu trữ 2011

- Danh mục: Theo Từ điển Tiếng Việt của Trung t m Từ đi n học (Vietlex)

định nghĩa: Danh mục là Bản ghi theo ph n lo i từng mục cụ th [29,311]

- Danh mục thành phần hồ sơ: là Bảng kê có hệ thống tên, nội dung

các hồ s , nhóm hồ s chủ yếu hình thành trong ho t động của các c quan,

t chức

- Cơ quan cấp Sở:

ở là c quan thuộc Ủy ban nh n d n cấp tỉnh; thực hiện chức năng tham mưu, gi p Ủy ban nh n d n cấp tỉnh quản l nhà nước v ngành, lĩnh vực ở địa phư ng theo quy định của pháp luật và theo ph n công ho c ủy quy n của

Ủy ban nh n d n cấp tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nh n d n cấp tỉnh

Cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội gồm các

ở và c quan ngang ở (không bao gồm: Ban uản l các hu công nghiệp,

hu công nghệ cao, hu kinh tế và Ban uản l có tên gọi khác thuộc Ủy ban nhân dân thành phố à ội; Văn ph ng oàn i bi u uốc hội và ội đồng nh n d n thành phố à ội; các đ n vị sự nghiệp công lập trực thuộc

Ủy ban nh n d n thành phố à ội và các t chức thuộc c quan Trung ư ng

được t chức theo ngành dọc đ t t i à ội)

1.1.2 Cơ sở lý luận về xác định giá trị tài liệu

1.1.2.1 Nguyên tắc xác định giá trị tài liệu

tiến hành x y dựng Danh mục thành phần hồ s nộp lưu vào Kho

ưu trữ nói chung và ưu trữ ịch sử thành phố à ội nói riêng, theo chúng tôi cần căn cứ vào những nguyên tắc, phư ng pháp luận chung của lưu trữ

học Mác-xít đ lựa chọn tài liệu lưu trữ có giá trị của c quan cấp ở cần nộp

lưu vào Trung tâm ưu trữ lịch sử thành phố à ội guyên tắc đ xác định thành phần tài liệu nộp lưu vào ưu trữ gồm 3 nguyên tắc: nguyên tắc chính trị, nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc toàn diện và t ng hợp hững nguyên tắc này là phư ng hướng nhận thức khoa học trong quá trình nghiên cứu giải quyết vấn đ xác định thành phần tài liệu của các c quan thuộc nguồn nộp lưu phải đưa vào lưu trữ

Tài liệu hình thành trong ho t động của c quan luôn phản ánh quan

đi m của một giai cấp nhất định Việc lựa chọn, bảo quản hay hủy tài liệu hết giá trị nhằm phục vụ cho mục đích, quy n lợi của giai cấp nắm quy n quản l ,

đi u hành x hội Thực chất của nguyên tắc chính trị trong lựa chọn tài liệu,

hồ s vào bảo quản trong ph ng, kho lưu trữ là đ phục vụ cho sự nghiệp cách

m ng của ảng và nhu cầu chính đáng của nh n d n

Nguyên tắc chính trị: Theo nguyên tắc này khi lựa chọn tài liệu, cán bộ

lưu trữ phải đứng trên lập trường của giai cấp vô sản, xuất phát từ lợi ích của

nh n d n lao động và có quan đi m khách quan, không đ kiến chủ quan, cách nhìn phiến diện của mình làm ảnh hưởng đến việc lựa chọn tài liệu goài ra, nguyên tắc chính trị c ng đ i h i người làm công tác lưu trữ phải có quan đi m đ ng đắn, đánh giá chính xác đối với tài liệu sản sinh ở các thời

kỳ, thời đi m khác nhau

Xác định thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ của c quan cấp ở cần nộp vào Trung t m ưu trữ lịch sử thành phố à ội c ng phải xuất phát từ quan đi m v quy n lợi của ảng, hà nước và nh n d n lao động guyên

tắc này được th hiện qua việc lựa chọn tài liệu có giá trị vĩnh viễn như: Tài liệu có nội dung phản ánh chủ trư ng, đường lối của ảng, chế độ, chính sách của hà nước bảo vệ quy n lợi chính đáng của nh n d n; các văn bản của các

c quan quản l nhà nước đ cụ th hóa, t chức thực hiện và t ng kết, đánh giá kết quả thực hiện chủ trư ng, đường lối, chế độ, chính sách đó trong thực tiễn; những tài liệu ghi l i quá trình hình thành và phát tri n của các c quan cấp ở trong sự nghiệp x y dựng, bảo vệ chế độ x hội chủ nghĩa nói chung,

và Thủ đô à ội nói riêng; tài liệu trao đ i hợp tác nhằm giữ l i cứ liệu đ chứng minh cho quan hệ hợp tác, trao đ i với các tỉnh, các quốc gia tránh những thiệt h i do thiếu ho c mất chứng cứ

Nguyên tắc lịch sử: Bên c nh đó, một đ c đi m c bản dễ nhận thấy của tài

liệu là luôn mang dấu ấn của giai đo n lịch sử mà nó được hình thành Dấu ấn đó vừa được th hiện nội dung của sự việc, hiện tượng mà tài liệu đ ghi l i, vừa th hiện ở hình thức của tài liệu như: th thức, ngôn ngữ, vật mang tin v.v

Vì vậy khi vận dụng nguyên tắc lịch sử trong lựa chọn tài liệu đ i h i phải xem xét hiện tượng, sự việc, quá trình của đời sống hiện thực trong đi u kiện cụ th

Từ quan đi m nói trên, khi x y dựng Danh mục thành phần hồ s cần nộp vào ưu trữ lịch sử thành phố à ội, ch ng ta phải ch đến những hồ

s , tài liệu phản ánh sự chỉ đ o trực tiếp của c quan cấp trên: uyết định thành lập, giao chỉ tiêu kế ho ch, phê chuẩn dự án, quy ho ch đào t o cán bộ; những hồ s , tài liệu phản ánh sự kiện, hiện tượng chủ yếu quan trọng đối với

à ội như: tài liệu v các cuộc họp, hội nghị t ng kết công tác năm, nhi u năm của c quan; ội nghị nh n dịp kỷ niệm các ngày lễ lớn, các sự kiện quan trọng của thành phố; văn bản chỉ đ o, hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ của các c quan cấp trên theo ngành dọc; báo cáo kết quả thực hiện kế ho ch;

hồ s thanh tra, ki m tra các vụ việc đi n hình y là những hồ s , tài liệu

có giá trị lịch sử, đánh dấu trưởng thành, phát tri n và các ho t động của một

c quan nhất định

Nguyên tắc toàn diện và tổng hợp: Tài liệu lưu trữ không chỉ là sản

phẩm của giai cấp, lịch sử mà c n là sản phẩm t ng hợp của nhi u mối liên hệ trong x hội iá trị của tài liệu cần được xem xét một cách toàn diện, theo nhi u mối liên hệ khác nhau hi u trường hợp tài liệu không có giá trị cao ở

m t này song l i có giá trị cao ở m t khác Có những tài liệu chỉ thực sự có giá trị khi đ t nó trong quan hệ với các tài liệu khác Vì vậy, lựa chọn tài liệu theo nguyên tắc toàn diện t ng hợp sẽ gi p ch ng ta thấy được những m t khác nhau trong nghĩa của tài liệu, tránh được kết luận phiến diện, một chi u ói khác đi khi lựa chọn tài liệu lưu trữ phải nhìn nhận th u suốt và toàn diện các m t, sự việc, vấn đ có liên quan đến tài liệu M t khác phải nhận thức một cách đầy đủ tác dụng mọi m t của tài liệu không chỉ trong quá khứ mà cả tư ng lai, không chỉ trong một phông mà cả những phông có liên

quan ênin đ từng nói “ Muốn thực sự hiểu được sự vật, cần phải nhìn bao quát và nghiên cứu tất cả các mặt, tất cả các mối liên hệ và “quan hệ gián tiếp” của sự vật đó Chúng ta không thể làm được điều đó một cách hoàn toàn đầy đủ, nhưng sự cần thiết phải xét tất cả mọi mặt sẽ đề phòng cho chúng ta khỏi phạm phải sai lầm và sự cứng nhắc ” [10,364)

Vận dụng nguyên tắc này trong xác định thành phần, nội dung tài liệu của các c quan cấp ở, trước hết phải xem xét toàn diện, toàn bộ khối tài liệu hình thành trong ho t động của từng c quan cụ th , xác định được đầy đủ các nhóm tài liệu chủ yếu Trong ho t động của các c quan, ngoài nhóm tài liệu chung, ph biến trong ho t động quản l , chỉ đ o, đi u hành công việc như:

T chức cán bộ, ế ho ch, Tài chính, Thanh tra c n có nhóm tài liệu quản

lý chuyên môn hững nhóm tài liệu này cần được c n nhắc lựa chọn đ giao nộp và bảo quản trong Trung t m ưu trữ lịch sử thành phố à ội Trong mỗi nhóm tài liệu cụ th c ng phải xem xét một cách toàn diện, t ng hợp, tránh b sót tài liệu, hồ s có giá trị và liên quan mật thiết với nhau

Vì vậy, theo ch ng tôi trong Danh mục thành phần hồ s cần thống kê những nhóm tài liệu chung, tài liệu quản l chuyên môn, những tài liệu có giá trị thông tin t ng hợp như: Chư ng trình, kế ho ch, báo cáo

1.1.2.2 Phương pháp xác định giá trị tài liệu

hư ng pháp là “hệ thống các cách sử dụng đ tiến hành một ho t động nào đó” Theo ch ng tôi, những phư ng pháp c bản xác định thành phần hồ

s cần nộp lưu vào ưu trữ lịch sử thành phố à ội là phư ng pháp hệ thống, phư ng pháp ph n tích chức năng, phư ng pháp nghiên cứu tài liệu và phư ng pháp thông tin

- hư ng pháp hệ thống: tư tưởng xem xét mọi đối tượng bằng con đường ph n tích hệ thống đ được các nhà kinh đi n của chủ nghĩa Mác đ ra

và vận dụng từ l u Cách tiếp cận hệ thống là sự phát tri n có tính lôgic các nguyên tắc chung của lưu trữ học mác xít C ng bằng phư ng pháp này đ chỉ

rõ mối quan hệ giữa xác định thành phần tài liệu với xác định giá trị tài liệu, vận dụng các nguyên tắc, phư ng pháp, tiêu chuẩn của lưu trữ học trong xác định giá trị tài liệu vào xác định thành phần tài liệu nộp lưu là lôgic, hợp l và cần thiết Việc đầu tiên trong quá trình xác định giá trị tài liệu theo phư ng pháp hệ thống là xác định giới h n của hệ thống trong đó các tài liệu có ảnh hưởng lẫn nhau Muốn xác định giới h n của hệ thống, cần xác định chức năng, nhiệm vụ của c quan mà do ho t động của nó, hệ thống văn bản, tài liệu được hình thành, c ng như phải nắm được vị trí của c quan trong toàn

bộ hệ thống các c quan đồng chức năng Trên c sở các hệ thống đ được xác định giới h n cụ th , nhiệm vụ thứ hai cần phải giải quyết là nghiên cứu thành phần tài liệu thuộc mỗi hệ thống đó, làm sáng t mối liên hệ và ảnh hưởng qua l i giữa ch ng với nhau Ở đ y c ng cần phải nghiên cứu tài liệu giữa hệ thống này với hệ thống khác hi nghiên cứu tài liệu của một hệ thống cần quan t m đến khả năng ph n chia các thứ bậc trong đó Tài liệu trong một hệ thống cần có nhi u thứ bậc, giữa các thứ bậc thường có sự b

sung lẫn nhau Do đó việc lựa chọn tài liệu đ bảo quản trong kho lưu trữ c ng không nhất thiết phải tiến hành ở mọi thứ bậc i u này có nghĩa rất thiết thực

đ giải quyết vấn đ lựa chọn tài liệu có thông tin l p l i hình thành rất nhi u trong các c quan cùng hệ thống Việc đối chiếu tài liệu trong một hệ thống và giữa các hệ thống với nhau c ng cho phép lập bảng kê thành phần tài liệu goài những nghĩa trên, phư ng pháp hệ thống c n cho phép giải thích một số tiêu chuẩn đ lựa chọn tài liệu sẽ được đ cập trong phần tiếp theo

- hư ng pháp ph n tích chức năng: là phư ng pháp nghiên cứu giá trị tài liệu và lựa chọn ch ng đ đưa vào bảo quản dựa trên kết quả sự ph n tích chức năng của các c quan, kết hợp với việc xem xét chức năng của mỗi lo i tài liệu trong ph m vi từng c quan nhất định hững c quan giữ vị trí quan trọng trong việc giải quyết những vấn đ thuộc chức năng, nhiệm vụ của chính c quan thì cần ưu tiên bảo quản tài liệu với giá trị cao h n những c quan có chức năng nhiệm vụ phối hợp Thông qua phư ng pháp ph n tích chức năng, ch ng ta có th l giải một cách khoa học tiêu chuẩn nghĩa của

c quan đ n vị hình thành phông theo chức năng trong việc xác định nguồn nộp lưu và lựa chọn thành phần tài liệu nộp lưu

- hư ng pháp nghiên cứu từng tài liệu: thực chất là xem xét các giá trị

v m t nội dung và hình thức trên từng tài liệu Tuy nhiên, không phải bất kỳ

lo i tài liệu nào c ng phải nghiên cứu trực tiếp trên từng trang hững tài liệu

mà chỉ xem xét thông qua thống kê không đủ c sở đ khẳng định giá trị mới phải xem xét trực tiếp tài liệu Ví dụ các tài liệu b t tích, các thư kiến nghị, các kiến chỉ đ o trong phiếu xử l văn bản hư ng pháp này có giá trị kết hợp với các phư ng pháp khác trong việc xác định thành phần hồ s cần nộp lưu vào ưu trữ lịch sử thành phố à ội

- hư ng pháp thông tin: giá trị của tài liệu lưu trữ xét đến cùng là giá trị thông tin mang l i cho người nghiên cứu Giá trị thông tin phụ thuộc vào tính chính xác và cái mới mà tài liệu lưu trữ mang l i Xét trên nghĩa đó, tài liệu

lưu trữ sẽ không có giá trị cao nếu ch ng không cung cấp được thông tin thiết thực cho một công việc nhất định Ứng dụng quan trọng nhất của phư ng pháp thông tin trong việc xác định thành phần tài liệu nộp lưu là cùng những phư ng pháp đ trình bày ở trên, nó cho phép x y dựng một trong những tiêu chuẩn chủ yếu của việc lựa chọn tài liệu trong thời kỳ hiện đ i, đó là tiêu chuẩn l p l i thông tin trong tài liệu goài ra nó c n giải thích khoa học tiêu chuẩn nghĩa nội dung của tài liệu và một số tiêu chuẩn khác đ xác định thành phần tài liệu cần bảo quản trong kho lưu trữ

Ch ng tôi cho rằng các phư ng pháp trên là c sở đ đưa ra một hệ thống tiêu chuẩn lựa chọn thành phần tài liệu trong thực tế Theo đó, các tiêu chuẩn là sự cụ th hóa các phư ng pháp trên c sở đảm bảo xác định danh mục thành phần tài liệu một cách chính xác, mang tính khoa học và thực tiễn cao Tuy nhiên, yếu tố quan trọng nhất trong quá trình áp dụng các nguyên tắc này l i phụ thuộc vào thực tế thành phần, nội dung, nghĩa khối tài liệu của các c quan thuộc nguồn nộp lưu

1.1.2.3 Tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu

Tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung của tài liệu: là tiêu chuẩn quan trọng vì xét

cho đến cùng như uật ưu trữ quy định “Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình ho t động của c quan, t chức, cá nh n” ếu một tài liệu không chứa thông tin gì thì sẽ chẳng có nghĩa và không đáp ứng được yêu cầu tối thi u của tài liệu Tiêu chuẩn v nội dung khái quát dưới đ y sẽ định hướng nghiên cứu, x y dựng Danh mục và những tài liệu có mang nội dung đó sẽ được xem xét đưa vào Danh mục đ sau này thu thập vào ưu trữ lịch sử

lựa chọn tài liệu cần nộp lưu vào Trung tâm ưu trữ lịch sử thành phố à ội, việc căn cứ vào nghĩa nội dung tài liệu, sự l p l i của thông tin trong tài liệu sẽ góp phần lựa chọn những hồ s , tài liệu phản ánh đầy đủ nhất những nội dung thông tin thuộc chức năng, nhiệm vụ chính của c quan, đ n

vị thuộc ở

Ý nghĩa nội dung của tài liệu: bất kỳ một tài liệu nào được sản sinh ra

đ u chứa đựng nội dung nhất định ội dung là linh hồn của tài liệu iá trị các m t của tài liệu chủ yếu do nội dung quyết định hi xem xét nghĩa nội dung tài liệu lưu trữ phải đ t nó trong quan hệ chức năng, nhiệm vụ của c quan, đ n vị hình thành phông Có nghĩa là nội dung tài liệu phải gắn với chức năng, nhiệm vụ của từng c quan cụ th Căn cứ vào các nội dung tài liệu thuộc chức năng của ở đ quyết định lựa chọn những nhóm tài liệu đ nộp lưu vào Trung tâm ưu trữ lịch sử thành phố à ội

Tiêu chuẩn xuất xứ của tài liệu cụ th là nghĩa c quan đ n vị hình

thành phông, nghĩa tác giả, thời gian và địa đi m hình thành tài liệu

Căn cứ này gi p ch ng ta lựa chọn tài liệu có giá trị thông tin, độ tin cậy

hồ s nộp lưu ưu trữ thành phố à ội Do đó khi lựa chọn tài liệu lưu trữ của c quan cấp ở ch ng ta phải ch , quan t m đ c biệt đến tài liệu phản ánh chức năng, nhiệm vụ chuyên môn, đ c thù của ngành và tỉ lệ tài liệu được lựa chọn ở đ y sẽ cao h n so với các c quan khác trong cùng hệ thống

Tác giả tài liệu là c quan, t chức, cá nh n sản sinh ra tài liệu Trong thành phần hồ s của một phông lưu trữ c quan thường gồm tài liệu của nhi u tác giả khác nhau Tác giả tài liệu có th chia thành hai nhóm:

- Một là do chính c quan sản sinh

- ai là do các c quan phối hợp đ cùng thực hiện nhiệm vụ

ối với phông lưu trữ c quan khi căn cứ vào tác giả tài liệu đ xác định thành phần, nội dung tài liệu cần nộp lưu vào Trung tâm ưu trữ lịch sử thành phố à ội phải ch đến vai tr , nghĩa của c quan sản sinh ra tài liệu

Thông thường c quan có vai tr , vị trí, nghĩa quan trọng thì tài liệu do c quan đó sản sinh sẽ có giá trị cao Trong một phông lưu trữ c quan tài liệu có giá trị cao thường là tài liệu do chính c quan hình thành phông lưu trữ sản sinh au đó mới xét đến tài liệu do cấp trên gửi xuống đ chỉ đ o, hướng dẫn công tác; tài liệu do cấp dưới gửi lên đ báo cáo kết quả ho t động và tài liệu

do các c quan hữu quan gửi tới đ trao đ i, phối hợp công tác

Căn cứ vào nghĩa tác giả, trước hết ch ng tôi ch trọng lựa chọn khối tài liệu do các ở sản sinh, là những tài liệu tham mưu cho UB D thành phố

à ội, tài liệu hướng dẫn, t chức tri n khai thực hiện các chủ trư ng, đường lối của ảng, hà nước v công tác chuyên môn

Tiêu chuẩn đặc điểm bên ngoài của tài liệu

Căn cứ vào tình tr ng vật l , giá trị pháp l và các hình thức bên ngoài của tài liệu như: vật liệu, phư ng tiện ghi tin, ngôn ngữ v.v đ lựa chọn tài liệu lưu trữ có giá trị giao nộp vào Trung tâm ưu trữ lịch sử thành phố à

ội là rất cần thiết Thực tế cho thấy có những tài liệu quan trọng, gắn li n với chức năng, nhiệm vụ của c quan và đầy đủ các yếu tố thông tin v th thức văn bản, song vẫn có tài liệu quan trọng bị thiếu ho c sai th thức Có những tài liệu vì không đảm bảo th thức mà thiếu giá trị v m t pháp l và không có giá trị sử dụng l u dài ồng thời có tài liệu sau khi hết giá trị pháp

l được quy định trong nội dung của nó thì nghĩa c ng bị giảm dần Vì vậy cần phải ch đến th thức, kỹ thuật trình bày văn bản nhất là đối với tài liệu được sản sinh trong giai đo n hiện nay

Vận dụng căn cứ này trong xác định thành phần, nội dung tài liệu của các c quan cấp ở, ch ng tôi thường lựa chọn những tài liệu có nghĩa nội dung và đầy đủ các yếu tố th thức Tuy nhiên, trên thực tế, ch ng tôi có sự linh ho t đối với từng hồ s cụ th Bởi vì trong hồ s , tài liệu có thành phần tài liệu của các c quan, t chức chưa ch trọng vào công tác văn thư như

th thức không đ ng quy định, nhưng là những văn bản quan trọng trong

giải quyết vụ việc cụ th (Báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ, ợp đồng kinh tế )

ua những nội dung đ trình bày ở trên, một lần nữa ch ng ta có th khẳng định hầu hết tài liệu lưu trữ là có giá trị song không phải tất cả tài liệu

đ u được và cần nộp vào Trung tâm ưu trữ lịch sử thành phố à ội Việc vận dụng linh ho t l luận v nguyên tắc, phư ng pháp xác định giá trị tài liệu

sẽ gi p ta lựa chọn những hồ s , tài liệu có giá trị cao và nghĩa lịch sử l u dài đ bảo quản t i Trung tâm ưu trữ lịch sử thành phố à ội ói khác đi

đó là những hồ s , tài liệu có giá trị vĩnh viễn, phản ánh chức năng, nhiệm vụ, quy n h n của các c quan cấp Sở trong từng giai đo n nhất định ó phản ánh ch n thực quy trình giải quyết công việc hìn chung những hồ s , tài liệu này có th khái quát thành một số nhóm sau:

- Tài liệu có nội dung phản ánh chủ trư ng, đường lối của ảng, chế độ, chính sách của hà nước; các văn bản của các c quan quản l nhà nước đ

cụ th hóa, t chức thực hiện và t ng kết, đánh giá kết quả thực hiện chủ trư ng, đường lối, chế độ, chính sách đó trong thực tiễn Theo ch ng tôi đ y

là nhóm tài liệu không th thiếu trong khối tài liệu cần nộp vào Trung tâm

ưu trữ lịch sử thành phố à ội Việc lựa chọn nhóm tài liệu này sẽ cung cấp cho người nghiên cứu những thông tin ch n thực v sách lược của ảng,

hà nước trong từng giai đo n trên các lĩnh vực ồng thời sẽ t o hành lang pháp l đ các c quan, t chức tri n khai thực hiện phù hợp với thực tế, tình hình của c quan, đ n vị mình, tránh tình tr ng b sót, chồng chéo công việc

- Tài liệu phản ánh sự chỉ đ o trực tiếp của c quan cấp trên đối với c quan: Tài liệu quy định v thành lập, sáp nhập, giải th , chức năng, nhiệm vụ của các ở và đ n vị trực thuộc; quyết định của UB D thành phố à ội v giao chỉ tiêu kế ho ch, phê chuẩn dự án, quy ho ch đào t o cán bộ y là những hồ s có tính pháp l cao đảm bảo tư cách pháp nh n, khẳng định vị trí, nhiệm vụ, chức năng của các ở trong từng giai đo n nhất định ồng thời mang tính chỉ đ o v chuyên môn nghiệp vụ

- hững hồ s , tài liệu phản ánh sự kiện, hiện tượng chủ yếu quan trọng đối với ngành: Tài liệu v các cuộc họp, hội nghị t ng kết công tác năm, nhi u năm; hội nghị nh n dịp kỷ niệm ngày lễ lớn, sự kiện quan trọng đối với

Sở hóm tài liệu này sẽ t ng hợp những ho t động c bản, quan trọng của ở trong năm ho c nhi u năm, đánh giá khách quan, ch n thực những m t mà c quan đ làm được, chỉ ra những tồn t i cần khắc phục, giải quyết goài ra đánh dấu quá trình trưởng thành, phát tri n và những đóng góp của ở đối với

sự phát tri n của thủ đô

- Tài liệu chỉ đ o, hướng dẫn nghiệp vụ chuyên môn của các ở đối với các đ n vị trực thuộc như: uyết định, ế ho ch v công tác chuyên môn Việc lựa chọn và nộp hồ s này vào Trung tâm ưu trữ lịch sử thành phố à

ội không chỉ phục vụ đắc lực cho công tác nghiên cứu v ho t động quản l ,

đi u hành công việc mà c n gi p các c quan, địa phư ng có căn cứ tri n khai thực hiện công tác chuyên môn sát với tình hình thực tế của c quan, đ n vị mình goài ra khi cần có th cung cấp những thông tin sát thực gi p UB D thành phố à ội t ng hợp, đánh giá tình hình và đ ra những mục tiêu, nhiệm vụ, giải pháp thích hợp

- ồ s thanh tra, ki m tra các vụ, việc đi n hình Theo ch ng tôi đ y là nhóm tài liệu cần thiết ó sẽ gi p ch ng ta đánh giá một cách khách quan những

ưu, nhược đi m của ngành, lĩnh vực trong những năm qua và đ ra các biện pháp khắc phục trong thời gian tới ồng thời đ y c ng là một giải pháp nhằm n ng cao thức, trách nhiệm của các c quan, t chức, cá nh n có liên quan

- hững nhóm tài liệu chung, tài liệu quản l chuyên môn, những tài liệu

có giá trị thông tin t ng hợp như: Chư ng trình, kế ho ch, báo cáo dài h n, hàng năm Tuy nhiên những kế ho ch, báo cáo hàng năm, dài h n của các đ n

vị trực thuộc vẫn cần xem xét, lựa chọn và giao nộp Việc lựa chọn những hồ

s , tài liệu thuộc nhóm này sẽ góp phần phản ánh đầy đủ các ho t động quản

l chuyên môn trong ph m vi toàn thành phố

- Tài liệu phản ánh kết quả ho t động quản l ngành, thành phố bao gồm: các báo cáo t ng kết, chuyên đ , năm, nhi u năm Trong thành phần tài liệu

có một khối lượng lớn tài liệu là các báo cáo công tác chung, báo cáo theo chuyên đ Việc c n nhắc, lựa chọn những báo cáo có giá trị vĩnh viễn sẽ giữ

l i chứng cứ chứng minh cho ho t động quản l của c quan là đ ng đắn, phù hợp với đường lối, chủ trư ng, chính sách của ảng, hà nước trên các lĩnh vực chuyên môn của các ở

1.1.3 Yêu cầu, nguyên tắc của việc xây dựng danh mục thành phần hồ sơ

Danh mục thành phần hồ s là bảng kê những nhóm hồ s , tài liệu có giá trị lịch sử và nghĩa thực tiễn vào bảo quản vào các ưu trữ lịch sử nhằm bảo quản an toàn và phục vụ nhu cầu chính đáng cho các c quan, t chức, cá

nh n Vì vậy Danh mục này phải đảm bảo các yêu cầu, nguyên tắc:

- Danh mục thành phần hồ s của các c quan cấp ở phải gắn li n với Danh mục c quan là nguồn nộp lưu vào ưu trữ lịch sử thành phố à ội

- Thành phần hồ s được xác định lựa chọn đưa vào Danh mục phải phản ánh đầy đủ ho c tư ng đối đầy đủ các lĩnh vực ho t động, chức năng, nhiệm vụ của c quan đó

- Thành phần hồ s phải bao gồm những tài liệu quan trọng, có giá trị khoa học, lịch sử, nghĩa thực tiễn và có giá trị bảo quản vĩnh viễn

- Tên nhóm, hồ s tài liệu được hệ thống hóa theo một nguyên tắc nhất định và xuyên suốt Danh mục, nội dung ngắn gọn, dễ áp dụng

1.1.4 Quy trình thực hiện xây dựng Danh mục thành phần hồ sơ nộp lưu:

Bước 1: ghiên cứu vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quy n h n, c cấu t

chức, quy chế, l lối làm việc, mối quan hệ của từng c quan chuyên môn với các c quan khác (c quan cấp trên, c quan cấp dưới, c quan ngang cấp) Bước này sẽ gi p ch ng tôi hình dung được các nhóm tài liệu chủ yếu hình thành trong ho t động của c quan

Bước 2: là nghiên cứu thực tế thành phần hồ s và tình hình quản l tài

liệu ở các ph ng, ban của c quan Ở bước này cho ch ng tôi thấy rõ h n các nhóm hồ s , tài liệu chủ yếu có ở từng ph ng, ban và việc ph n lo i, lập hồ s

ra sao Xác định được nghĩa, giá trị của từng nhóm tài liệu và các nhu cầu của

x hội trong sử dụng các lo i tài liệu lưu trữ qua việc nghiên cứu những vấn đ

v t chức ho t động, thực tế tình hình tài liệu ua đó gi p ch ng tôi lựa chọn được những hồ s , tài liệu có giá trị đ nộp lưu vào lưu trữ lịch sử ồng thời

Bước 3: ghiên cứu vận dụng những quy định của hà nước c ng như

l luận và thực tiễn công tác lưu trữ vào việc đánh giá, lựa chọn hồ s , tài liệu, đ xác định căn cứ pháp l v trách nhiệm lập hồ s hiện hành và giao nộp hồ s vào lưu trữ c quan; yêu cầu, quy trình chỉnh l , xác định giá trị tài liệu; thẩm quy n ban hành bảng thời h n bảo quản tài liệu

goài ra, c n có những văn bản quy định v vấn đ này của các c quan quản l ngành ở Trung ư ng, các văn bản hướng dẫn v thời h n bảo quản tài liệu chuyên ngành, như:

+ ĩnh vực Tài nguyên và môi trường: Thông tư 46/2016/TT-BTNMT ngày 27/12/2016 của Bộ Tài nguyên và Môi trường quy định thời h n bảo quản hồ s , tài liệu chuyên ngành tài nguyên và môi trường

+ ĩnh vực iáo dục và ào t o: Thông tư 27/2016/TT-B D T ngày 30/12/2016 của Bộ iáo dục và ào t o v việc quy định thời h n bảo quản tài liệu chuyên môn nghiệp vụ của ngành iáo dục

+ ĩnh vực Y tế: Thông tư số 53/2017/TT-BYT ngày 29/12/2017 của

Bộ Y tế quy định v thời h n bảo quản hồ s , tài liệu chuyên môn nghiệp

vụ ngành y tế

+ ĩnh vực Tài chính: Thông tư 155/2013/TT-BTC ngày 06/11/2013 của

Bộ Tài chính quy định v thời h n bảo quản hồ s , tài liệu hình thành ph biến trong ho t động của ngành tài chính

Tuy nhiên, các văn bản hướng dẫn v thời h n bảo quản tài liệu chuyên ngành hiện nay c n quá ít, h n nữa c ng chưa bao quát được hết các d ng hồ

s , nội dung hồ s , tài liệu hình thành ở các c quan chuyên môn cấp tỉnh, nên việc áp dụng vào thực tế đối với tài liệu chuyên ngành c n g p nhi u khó khăn.

Bước 4: T chức thực hiện lập Danh mục, đánh giá, lựa chọn hồ s , tài

liệu có giá trị vĩnh viễn đ giao nộp Thống kê thành Mục lục tài liệu nộp lưu

Bước 5: y là bước cuối cùng của quy trình, đó là ki m tra, đối chiếu

giữa mục lục tài liệu nộp lưu với các căn cứ pháp l , l luận và thực tiễn đ đảm bảo thu đủ, thu đ ng một cách có hệ thống, có chất lượng các hồ s , tài liệu phản ánh chức năng, nhiệm vụ chuyên môn của c quan, tránh b sót những hồ s , tài liệu có giá trị cần bảo quản vĩnh viễn

Trong thực tế hiện nay, các c quan cấp ở thuộc thành phố à ội hầu như chưa thực hiện việc lập Danh mục thành phần hồ s nộp lưu vào ưu trữ lịch sử thành phố à ội hần lớn các c quan mới chỉ thực hiện được việc biên so n Bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu trong chỉnh l , nhưng nhi u khi c ng chỉ mang tính hình thức bởi sự sao chép chưa sát với chức năng, nhiệm vụ của c quan và yêu cầu của Công văn số 283/VT T ngày 19/5/2004 của Cục Văn thư và ưu trữ nhà nước v hướng dẫn chỉnh l tài liệu hành chính ồ s chỉnh l chưa được biên so n đầy đủ, vì vậy việc đánh giá, lựa chọn hồ s , tài liệu c n chưa đảm bảo chất lượng, có nghĩa là việc thu thập c n nhi u vấn đ như tài liệu được thu thập không đầy đủ, không có hệ thống, hồ s được lập theo chí chủ quan của người chỉnh l , giá trị tài liệu được xác định không đồng nhất, tài liệu giữa các khối c n trùng thừa

1.2 Cơ sở pháp lý xây dựng Danh mục thành phần hồ sơ của các cơ quan cấp Sở nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử thành phố à Nội

1.2.1 Khái quát chung về chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm Lưu trữ lịch

sử thành phố Hà Nội

* Chức năng:

Trung t m ưu trữ lịch sử thành phố à ội có chức năng tham mưu

gi p Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - ưu trữ trực tiếp quản l tài liệu lưu

trữ lịch sử của Thành phố và thực hiện các ho t động dịch vụ lưu trữ theo quy

định của pháp luật

* Nhiệm vụ:

a) Tham mưu gi p Chi cục trưởng x y dựng, trình cấp có thẩm quy n ban hành Danh mục c quan, t chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu và phê duyệt Danh mục tài liệu nộp lưu vào ưu trữ lịch sử của Thành phố;

b) Thẩm định, báo cáo Chi cục trưởng trình iám đốc ở ội vụ phê duyệt Mục lục hồ s , tài liệu nộp lưu do c quan, t chức đ nghị giao nộp; c) Tham mưu Chi cục trưởng x y dựng kế ho ch thu thập tài liệu thuộc nguồn nộp lưu tài liệu và phê duyệt Danh mục tài liệu nộp lưu vào ưu trữ lịch sử của Thành phố;

d) ướng dẫn các c quan, t chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu chuẩn bị tài liệu nộp lưu;

đ) Thu thập, chỉnh l , xác định giá trị, thống kê, tu b phục chế, bảo

hi m, bảo quản, giải mật tài liệu lưu trữ lịch sử và t chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ; x y dựng công cụ tra cứu hồ s , tài liệu, t chức công bố, trưng bày tri n l m tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật;

e) ghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ;

g) ưu tầm tài liệu của cá nh n, gia đình, d ng họ theo quy định và trên

c sở thoả thuận

h) Thực hiện các ho t động dịch vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật; i) uản l tài chính, tài sản, trang thiết bị của Trung t m theo quy định của pháp luật và theo ph n cấp của ở ội vụ

k) Thực hiện nhiệm vụ khác theo yêu cầu của nh đ o Chi cục

1.2.2 Khái quát chung về cơ quan cấp Sở thuộc UBND thành phố Hà Nội

Căn cứ t i i u 3 và i u 4 của ghị định 24/2014/ -CP ngày 04/4/2014 của Chính phủ quy định t chức các c quan chuyên môn thuộc Ủy ban nh n d n tỉnh, thành phố trực thuộc trung ư ng như sau:

a Nguyên tắc tổ chức

1 Bảo đảm thực hiện đầy đủ chức năng, nhiệm vụ quản l nhà nước của

Ủy ban nh n d n cấp tỉnh và sự thống nhất, thông suốt, quản l ngành, lĩnh vực công tác từ trung ư ng đến c sở

2 Tinh gọn, hợp l , hiệu lực, hiệu quả, t chức Sở quản l đa ngành, đa lĩnh vực; không nhất thiết ở Trung ư ng có Bộ, c quan ngang Bộ thì cấp tỉnh

có t chức tư ng ứng

3 hù hợp với đi u kiện tự nhiên, d n số, tình hình phát tri n kinh tế -

x hội của từng địa phư ng và yêu cầu cải cách hành chính nhà nước

4 hông chồng chéo chức năng, nhiệm vụ, quy n h n với các t chức thuộc Bộ, c quan ngang Bộ đ t t i địa phư ng

b Vị trí và chức năng của Sở:

ở là c quan thuộc Ủy ban nh n d n cấp tỉnh; thực hiện chức năng tham mưu, gi p Ủy ban nh n d n cấp tỉnh quản l nhà nước v ngành, lĩnh vực ở địa phư ng theo quy định của pháp luật và theo ph n công ho c ủy quy n của

Ủy ban nh n d n cấp tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nh n d n cấp tỉnh

Các c quan chuyên môn là c quan thuộc Ủy ban nh n d n cấp thành phố à ội; thực hiện chức năng tham mưu, gi p Ủy ban nh n d n thành phố quản l nhà nước v ngành, lĩnh vực ở à ội theo quy định của pháp luật và

- Dự thảo văn bản quy định cụ th chức năng, nhiệm vụ, quy n h n và c cấu t chức của ở;

- Dự thảo văn bản quy định cụ th đi u kiện, tiêu chuẩn, chức danh đối với Trưởng, hó các đ n vị thuộc Sở; Trưởng, hó trưởng ph ng chuyên môn thuộc Ủy ban nh n d n huyện, quận, thị x , (gọi chung là Ủy ban nh n d n cấp huyện) trong ph m vi ngành, lĩnh vực quản l

2 Trình Chủ tịch Ủy ban nh n d n thành phố:

- Dự thảo quyết định thành lập, sáp nhập, chia tách, giải th các t chức,

đ n vị của ở theo quy định của pháp luật;

- Dự thảo quyết định, chỉ thị cá biệt thuộc thẩm quy n ban hành của Chủ tịch Ủy ban nh n d n thành phố à ội

3 T chức thực hiện các văn bản quy ph m pháp luật, quy ho ch, kế

ho ch sau khi được phê duyệt; thông tin, tuyên truy n, hướng dẫn, ph biến, giáo dục, theo dõi thi hành pháp luật v các lĩnh vực thuộc ph m vi quản l nhà nước được giao

4 T chức thực hiện và chịu trách nhiệm v giám định, đăng k , cấp giấy phép, văn bằng, chứng chỉ thuộc ph m vi trách nhiệm quản l của c quan chuyên môn thành phố theo quy định của pháp luật và theo ph n công

ho c ủy quy n của Ủy ban nh n d n thành phố à ội

5 i p Ủy ban nh n d n thành phố quản l nhà nước đối với các doanh nghiệp, t chức kinh tế tập th , kinh tế tư nh n, các hội và các t chức phi chính phủ thuộc các lĩnh vực quản l của c quan chuyên môn theo quy định của pháp luật

6 ướng dẫn, ki m tra việc thực hiện c chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm của đ n vị sự nghiệp công lập theo quy định của pháp luật

7 Thực hiện hợp tác quốc tế v ngành, lĩnh vực quản l và theo ph n công ho c ủy quy n của Ủy ban nh n d n thành phố à ội

8 ướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ thuộc ngành, lĩnh vực quản l đối với c quan chuyên môn thuộc Ủy ban nh n d n cấp huyện và chức danh chuyên môn thuộc Ủy ban nh n d n cấp x

9 T chức nghiên cứu, ứng dụng tiến bộ khoa học - kỹ thuật và công nghệ; x y dựng hệ thống thông tin, lưu trữ phục vụ công tác quản l nhà nước

và chuyên môn nghiệp vụ

10 i m tra, thanh tra theo ngành, lĩnh vực được ph n công phụ trách đối với t chức, cá nh n trong việc thực hiện các quy định của pháp luật; giải quyết khiếu n i, tố cáo, ph ng, chống tham nh ng theo quy định của pháp luật

và theo sự ph n công ho c ủy quy n của Ủy ban nh n d n thành phố

11 uy định cụ th chức năng, nhiệm vụ, quy n h n của văn ph ng,

ph ng chuyên môn nghiệp vụ, chi cục và đ n vị sự nghiệp công lập thuộc ở, phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quy n h n của ở theo hướng dẫn chung của Bộ quản l ngành, lĩnh vực và theo quy định của Ủy ban nh n d n thành phố à ội

12 uản l t chức bộ máy, biên chế công chức, c cấu ng ch công chức, vị trí việc làm, c cấu viên chức theo chức danh ngh nghiệp và số lượng người làm việc trong các đ n vị sự nghiệp công lập; thực hiện chế độ

ti n lư ng và chính sách, chế độ đ i ngộ, đào t o, bồi dư ng, khen thưởng, kỷ luật đối với công chức, viên chức và lao động thuộc ph m vi quản l theo quy định của pháp luật và theo sự ph n công ho c ủy quy n của Ủy ban nh n d n thành phố

13 uản l và chịu trách nhiệm v tài chính được giao theo quy định của pháp luật và theo ph n công ho c ủy quy n của Ủy ban nh n d n thành phố

14 Thực hiện công tác thông tin, báo cáo định kỳ và đột xuất v tình hình thực hiện nhiệm vụ được giao với Ủy ban nh n d n thành phố, các Bộ,

c quan ngang Bộ

15 Thực hiện nhiệm vụ khác do Ủy ban nh n d n, Chủ tịch Ủy ban nh n dân thành phố giao và theo quy định của pháp luật

1.3 Thẩm quyền quản lý tài liệu của Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố à Nội

gày 11/11/2011 t i ỳ họp thứ 2, uốc hội khóa XIII đ thông qua uật ưu trữ, đ y là một bước ngo t mang tính lịch sử cho công tác ưu trữ nước ta, là văn bản pháp luật cao nhất quy định v công tác lưu trữ từ trước đến nay Việc thu thập, tiếp nhận tài liệu vào ưu trữ lịch sử cấp tỉnh được quy định t i khoản 2 đi u 20 của uật ưu trữ như sau: “ ưu trữ lịch sử ở cấp tỉnh thu thập, tiếp nhận tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình ho t động của các c quan, t chức ở cấp tỉnh, cấp huyện và đ n vị hành chính - kinh tế

đ c biệt không thuộc các c quan, t chức quy định t i đi m a khoản này”

T i hoản 1 đi u 19 của uật ưu trữ số 01/2011/QH13 ngày

11/11/2011 quy định: “Lưu trữ lịch sử được tổ chức ở trung ương và cấp tỉnh

để lưu trữ tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử”

hư vậy, tài liệu lưu trữ nộp vào ưu trữ lịch sử cấp tỉnh không phải là toàn bộ tài liệu hình thành trong ho t động của c quan mà chỉ có tài liệu có giá trị vĩnh viễn mới thuộc thành phần tài liệu nộp lưu vào Trung t m ưu trữ lịch sử thành phố à ội

Trách nhiệm của ưu trữ lịch sử theo quy định t i khoản 2 đi u 19 quy

định: “a) Trình cơ quan có thẩm quyền về lưu trữ cùng cấp ban hành Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu và phê duyệt Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử;

b) Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu chuẩn

bị tài liệu nộp lưu;

c) Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ”

T i uật ưu trữ c ng quy định thời h n nộp lưu vào ưu trữ lịch sử t i

đi u 21 như sau:

“1 Trong thời hạn 10 năm, kể từ năm công việc kết thúc, cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu có trách nhiệm nộp lưu tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử

2 Thời hạn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử của ngành công an, quốc phòng, ngoại giao và của ngành khác được thực hiện theo quy định của Chính phủ”

ăm 2014, Thông tư số 17/2014/TT-B V ngày 20/11/2014 của Bộ ội

vụ hướng dẫn xác định c quan, t chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào ưu trữ lịch sử các cấp; uyết định số 135/ -B V ngày 06/3/2015 của Bộ ội

vụ v việc đính chính Thông tư số 17/2014/TT-B V ngày 20/11/2014 của Bộ

ội vụ đ quy định các c quan, t chức quận, huyện, thị x , thành phố thuộc tỉnh thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào ưu trữ lịch sử cấp tỉnh;

uyết định số 3581/ -UB D ngày 13/6/2017 của UB D thành phố

à ội v Danh mục các c quan, t chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm ưu trữ lịch sử thành phố à ội Vì vậy Chi cục Văn thư - ưu trữ có trách nhiệm gi p ở ội vụ trực tiếp quản l tài liệu lưu trữ lịch sử của Thành phố bao gồm công tác thu thập, chỉnh l , xác định giá trị, thống kê, tu

b phục chế, bảo hi m, bảo quản, giải mật tài liệu lưu trữ lịch sử và t chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật

Mục đích của việc xác định thành phần hồ s nộp lưu vào lưu trữ lịch

sử cấp tỉnh là làm rõ những tài liệu có giá trị lịch sử cần bảo quản vĩnh viễn Dựa các nguyên tắc, tiêu chuẩn, phư ng pháp được các nhà khoa học đ x y dựng trong xác định giá trị tài liệu, chúng ta cần xác định các tiêu chí tài liệu lưu trữ có giá trị lịch sử đ lựa chọn giao nộp vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh

hư vậy, thành phần hồ s nộp lưu vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh là những tài liệu có giá trị lịch sử được lựa chọn trong các c quan thuộc khu vực thẩm quy n lưu trữ cấp tỉnh

goài các văn bản quy định v thẩm quy n thu thập tài liệu vào Trung tâm ưu trữ lịch sử thành phố à ội, UB D thành phố à ội, ở ội

vụ c ng đ ban hành nhi u văn bản quy định, hướng dẫn nghiệp vụ v xác định giá trị tài liệu, xác định thời h n bảo quản tài liệu… gi p cho công tác xác định thành phần hồ s của c quan, t chức thuộc diện nộp lưu đảm bảo chính xác, theo đ ng nguyên tắc quản l tập trung thống nhất Ở đ tài này tôi chỉ tập trung các c quan cấp ở, vì vậy Danh mục c quan thuộc nguồn nộp lưu vào ưu trữ lịch sử ở cấp ở gồm các c quan như đ trình

bày ở trên

ối chiếu với thực tế, à ội sau khi mở rộng địa giới hành chính (năm 2008) đến nay thì các c quan cấp ở đ đến h n nộp lưu, nhưng đến nay số lượng c quan thực hiện nộp lưu vào Trung tâm ưu trữ lịch sử thành phố à

ội c n h n chế i u này có nghĩa là vẫn c n hàng nghìn mét tài liệu chưa được thu thập và bảo quản trong kho lưu trữ c quan, kho lưu trữ lịch sử; tài liệu c n đang ở trong tình tr ng tích đống chưa được chỉnh l và sắp xếp đ phục vụ tra tìm Vấn đ đ t ra là các c quan lưu trữ cần xác định trách nhiệm của mình đ không ngừng tìm t i, áp dụng các biện pháp nhằm làm tốt công tác thu thập, b sung và t chức khoa học tài liệu lưu trữ

Vì vậy, việc xác định thành phần hồ s lưu trữ cần căn cứ và dựa vào các văn bản quy định, hướng dẫn của Chính phủ, Bộ ội vụ, Cục Văn thư và ưu trữ nhà nước Căn cứ t i khoản i mục 13 đi u 2 Thông tư số 15/2014/TT-

B V ngày 31/10/2014 của Bộ ội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quy n

h n và c cấu t chức của ở ội vụ thuộc UB D tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ư ng; h ng ội vụ thuộc UB D huyện, quận, thị x , thành phố thuộc

tỉnh quy định t i ở ội vụ “Thực hiện nhiệm vụ của Lưu trữ lịch sử của tỉnh, gồm: Trình cấp có thẩm quyền ban hành Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu và phê duyệt Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ