CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG
MỘT SỐ KHÁI NIỆM, ĐỊNH NGHĨA CƠ BẢN
Mua hàng là hoạt động kinh tế thể hiện mối quan hệ trao đổi hàng hóa và tiền tệ giữa người mua và người bán, dựa trên nguyên tắc thỏa thuận Hoạt động này nhằm mang lại lợi ích cho cả hai bên: người mua thỏa mãn nhu cầu tiêu dùng, trong khi người bán thu được tiền từ việc bán hàng.
Mua hàng là hành vi thương mại cơ bản, đóng vai trò quan trọng trong việc chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa giữa doanh nghiệp và nguồn hàng Hoạt động này không chỉ tạo ra nguồn lực hàng hóa mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến toàn bộ hệ thống hậu cần, do đó, chất lượng và chi phí của hàng hóa có tác động lớn đến hiệu quả của quá trình mua sắm.
Nguồn: (GSTS Đồng Thị Thanh Phương – năm 2007, Quản trị doanh nghiệp, NXB Thống kê, trang 245)
1.1.2 Khái niệm quản trị mua hàng
Quản trị mua hàng bao gồm các hoạt động lập kế hoạch, thực hiện và kiểm soát quá trình mua sắm, nhằm đạt được các mục tiêu kinh doanh hiệu quả cho doanh nghiệp.
Quản trị mua hàng đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp Do đó, quản trị mua hàng hiện nay luôn giữ vị trí then chốt trong các hoạt động của doanh nghiệp.
Nguồn: (TS Dương Hữu Hạnh, năm 2009, quản trị doanh nghiệp, NXB lao động xã hội, trang 328)
1.1.3 Khái niệm tổ chức mua hàng
Tổ chức mua hàng là quá trình thực hiện kế hoạch mua sắm theo quy trình khoa học và thực tiễn, bao gồm các bước cơ bản như tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp, thương lượng và đặt hàng, giao nhận hàng, cùng với thanh toán tiền mua hàng.
Các bước trong quy trình công việc có mối quan hệ tương tác và ảnh hưởng lẫn nhau Hiệu quả của mỗi bước là nền tảng cho các bước tiếp theo, với mỗi bước đảm nhận vai trò khác nhau Do đó, tổ chức quy trình mua hàng một cách hiệu quả là việc thực hiện và hiểu rõ các hoạt động này.
1.1.4 Mục tiêu của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp
Quá trình mua hàng được xem là yếu tố sống còn của doanh nghiệp với hai vai trò quan trọng sau:
Để đảm bảo quá trình bán hàng hiệu quả, doanh nghiệp cần quản trị mua hàng một cách tốt nhất, đảm bảo đủ số lượng và chất lượng hàng hóa đúng thời điểm Việc này giúp duy trì nguồn cung ổn định và đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Để tối ưu hóa lợi nhuận, doanh nghiệp cần đảm bảo mua hàng hóa với chi phí thấp thông qua việc quản trị hàng hóa hiệu quả Điều này bao gồm việc lựa chọn nhà cung cấp chất lượng và thương lượng giá cả hợp lý, nhằm giảm thiểu chi phí đầu vào Bên cạnh đó, quản trị mua hàng tốt cũng giúp doanh nghiệp duy trì lượng hàng hóa vừa đủ để đáp ứng nhu cầu bán ra.
MỘT SỐ LÝ THUYẾT VỀ TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG TRONG
1.2.1 Một số cách tiếp cận về tổ chức mua hàng của Doanh nghiệp
Theo giáo trình quản trị doanh nghiệp thương mại của Hoàng Mình Đường và Nguyễn Thừa Lộc tại Đại học Kinh tế Quốc dân năm 2005, nội dung được trình bày với cách tiếp cận hệ thống và thực tiễn, giúp sinh viên nắm vững các khái niệm cơ bản và phương pháp quản lý hiệu quả trong lĩnh vực thương mại.
Tổ chức mua hàng là hoạt động quan trọng trong kinh doanh thương mại, nơi doanh nghiệp thương mại xem xét các yếu tố như chào hàng, mẫu mã, chất lượng và giá cả hàng hóa Sau khi đánh giá, doanh nghiệp sẽ thương thảo với đơn vị bán hàng để thống nhất các điều kiện về mua bán, giao nhận và thanh toán thông qua hợp đồng mua bán hàng hóa hoặc hình thức trao đổi hàng – tiền.
Mua hàng là kết quả của việc doanh nghiệp thương mại tạo nguồn hàng và tiến hành khảo sát, tìm hiểu thị trường Hai quá trình này luôn liên kết chặt chẽ với nhau, giúp doanh nghiệp xây dựng một nguồn hàng phong phú và đa dạng, từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Trong cuốn sách “Quản lý các hoạt động của doanh nghiệp”, tác giả Nguyễn Trọng Thế và Nguyễn Hữu Thọ đưa ra những phương pháp tiếp cận hiệu quả trong việc quản lý doanh nghiệp, nhấn mạnh tầm quan trọng của việc tối ưu hóa quy trình và nâng cao năng suất lao động Họ cũng đề cập đến sự cần thiết phải áp dụng các chiến lược quản lý linh hoạt để thích ứng với thị trường đang thay đổi nhanh chóng Qua đó, cuốn sách cung cấp những kiến thức quý báu cho các nhà quản lý nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Tổ chức mua hàng đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả cho kênh cung cấp, bởi vì việc lựa chọn nhà cung cấp và thiết lập mối quan hệ lợi ích tương hỗ là rất cần thiết Nếu không có nhà cung cấp đáng tin cậy và khả năng mua sắm hiệu quả, các kênh cung cấp sẽ khó có thể cạnh tranh trên thị trường hiện nay Hơn nữa, hoạt động mua sắm còn ảnh hưởng đến thiết kế sản phẩm và phát triển việc làm.
Quy trình tổ chức mua hàng bao gồm các bước quan trọng: đầu tiên, bộ phận thu nhận yêu cầu sẽ tiếp nhận nhu cầu mua sắm; tiếp theo, bộ phận mua sẽ lựa chọn nhà cung cấp phù hợp; sau đó, bộ phận mua gửi đơn đặt hàng đến người bán; tiếp theo là giám sát các đơn đặt hàng để đảm bảo tiến độ; cuối cùng, bộ phận mua sẽ nhận và kiểm tra các đơn hàng đã được giao.
Theo giáo trình Quản trị tác nghiệp doanh nghiệp thương mại của Đại học Thương Mại, tổ chức mua hàng được tiếp cận qua các nguyên tắc quản lý hiệu quả, nhấn mạnh tầm quan trọng của việc tối ưu hóa quy trình mua sắm và xây dựng mối quan hệ bền vững với nhà cung cấp.
Sau khi xây dựng kế hoạch mua hàng, doanh nghiệp thương mại cần thực hiện theo quy trình khoa học và thực tiễn Quy trình này bao gồm các bước cơ bản như tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp, thương lượng và đặt hàng, giao nhận hàng, cùng với việc thanh toán tiền mua hàng Các bước này có mối quan hệ tác động qua lại lẫn nhau, đảm bảo hiệu quả trong quá trình mua sắm.
Mua hàng là bước khởi đầu quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Hoạt động mua hàng thể hiện mối quan hệ trao đổi hàng hóa và tiền tệ giữa người mua và người bán, dựa trên nguyên tắc thỏa thuận nhằm mang lại lợi ích cho cả hai bên.
1.2.2 Tầm quan trọng của công tác tổ chức hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp
Tổ chức mua hàng đóng vai trò quan trọng trong việc đạt được mục tiêu kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp Việc thực hiện hiệu quả quy trình mua hàng sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động bán hàng, từ đó góp phần tạo ra nguồn lực cần thiết cho doanh nghiệp trong các hoạt động kinh doanh Những yếu tố đầu vào chính là các sản phẩm hàng hóa.
Dưới đây là 6 dịch vụ đáp ứng nhu cầu khách hàng với chi phí thấp nhất, đảm bảo đầy đủ yêu cầu về số lượng và chất lượng mà khách hàng mong muốn.
Tổ chức mua hàng đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng mối quan hệ khăng khít với các nhà cung cấp, dựa trên nguyên tắc bình đẳng và tin tưởng lẫn nhau Để doanh nghiệp có thể hoạt động hiệu quả, nhà cung cấp cần đáp ứng đầy đủ yêu cầu về số lượng, chất lượng và thời hạn giao hàng Khi nhà cung cấp không đáp ứng nhu cầu, hoạt động kinh doanh sẽ bị ảnh hưởng nghiêm trọng Thông qua tổ chức mua hàng, doanh nghiệp có cơ hội lựa chọn những nhà cung cấp chất lượng, thiết lập mối quan hệ lâu dài và tin tưởng lẫn nhau Ngoài ra, việc tổ chức mua hàng cũng giúp tiếp cận nhiều nhà cung cấp mới, góp phần phân tán rủi ro trong môi trường kinh tế thị trường.
Tổ chức mua hàng là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp đảm bảo cung cấp đủ hàng hóa và dịch vụ cho khách hàng Bằng cách xây dựng các phương án mua sắm và giao hàng hợp lý dựa trên điều kiện của doanh nghiệp và nhà cung cấp, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa quy trình này, giảm thiểu tình trạng thừa hoặc thiếu hàng Ngoài ra, việc giảm chi phí trong khâu mua hàng sẽ giúp doanh nghiệp có giá cả cạnh tranh hơn trên thị trường.
NỘI DUNG/TIẾN TRÌNH VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
Hình 1.1 Nội dung của công tác tổ chức mua hàng
Xem lại hình này nhé
1.3.1 Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp
1.3.1.1 Tìm kiếm Nhà cung cấp
Quá trình phân loại nhà cung cấp dựa trên thông tin nội bộ của doanh nghiệp và nguồn thông tin bên ngoài nhằm xây dựng hồ sơ nhà cung cấp.
Hình 1.2 Các bước tìm kiếm nhà cung cấp
Bước 1: Phân loại nhà cung cấp theo các hình thức phân loại như sau:
✓ Phân loại theo giá trị hàng mua: Có nhà cung cấp chính và nhà cung cấp phụ
Nhà cung cấp chính là những đối tác cung cấp hàng hóa chiếm tỉ trọng lớn nhất trong tổng giá trị mua sắm của doanh nghiệp, trong khi nhà cung cấp phụ là những đối tác có giá trị hàng mua chiếm tỉ trọng nhỏ hơn.
✓ Phân loại theo tính chất quan hệ: Có nhà cung cấp truyền thống và nhà cung cấp mới
Nhà cung cấp truyền thống là những doanh nghiệp có mối quan hệ lâu dài và hiểu biết lẫn nhau, do đó mức độ rủi ro trong giao dịch thấp Ngược lại, nhà cung cấp mới là các doanh nghiệp chưa có nhiều kinh nghiệm hợp tác, dẫn đến rủi ro cao hơn trong quan hệ thương mại.
Nhà cung cấp được phân loại theo phạm vi địa lý thành hai loại: nhà cung cấp trong nước và nhà cung cấp ngoài nước Nhà cung cấp trong nước có văn phòng và cơ sở hoạt động tại Việt Nam, giúp dễ dàng tiếp cận thông tin cần thiết Ngược lại, nhà cung cấp ngoài nước là những đơn vị không có mặt trực tiếp tại Việt Nam.
9 nước là nhà cung cấp có cơ sở, văn phòng nằm ngoài Việt Nam, đây chính là nguồn hàng nhập khẩu của doanh nghiệp thương mại
Bước 2: Xác định nguồn thông tin tìm kiếm:
✓ Bao gồm những nguồn thông tin sau:
Nguồn thông tin nội bộ doanh nghiệp: Dựa trên dữ liệu đã lưu tại doanh nghiệp về các nhà cung cấp
Nguồn thông tin đại chúng: Như tivi, báo đài…
✓ Cách thức tìm kiếm thông tin về nhà cung cấp:
Dựa trên việc lưu trữ thông tin về các nhà cung cấp đã từng hợp tác với doanh nghiệp, bao gồm các cá nhân được giới thiệu và hồ sơ nhà cung cấp đã được lưu trữ, doanh nghiệp có thể xây dựng một cơ sở dữ liệu đáng tin cậy để tối ưu hóa quy trình lựa chọn đối tác.
Doanh nghiệp sử dụng các phương tiện truyền thông đại chúng như báo chí, truyền hình và Internet để tìm kiếm và xác minh thông tin, từ đó liệt kê các nhà cung cấp có khả năng đáp ứng nhu cầu mua hàng của mình.
Bước 3: Lập hồ sơ nhà cung cấp là quá trình thu thập và xử lý thông tin về các nhà cung cấp Doanh nghiệp cần đánh giá và rút ra nhận xét về từng nhà cung cấp dựa trên các tiêu chí lựa chọn như chất lượng, thời hạn giao hàng, giá cả và các điều kiện kỹ thuật liên quan.
Hồ sơ nhà cung cấp cần bao gồm các thông tin quan trọng như tên hiệu, chức năng và nhiệm vụ trong ngành nghề kinh doanh, lĩnh vực hoạt động, chất lượng sản phẩm, uy tín doanh nghiệp và khả năng tài chính.
1.3.1.2 Lựa chọn nhà cung cấp
Việc lựa chọn nhà cung cấp là quá trình quan trọng nhằm xác định một hoặc vài nhà cung cấp tiềm năng để tiến hành đàm phán và ký kết hợp đồng mua bán hàng hóa Khi thực hiện lựa chọn, cần dựa trên các tiêu chuẩn cụ thể để đảm bảo chất lượng và hiệu quả trong hợp tác.
Chất lượng nhà cung cấp được thể hiện qua nhãn hiệu và chất lượng hàng hóa, thường được đánh giá thông qua các tiêu chuẩn đạt được trong các kỳ kiểm tra chất lượng và huy chương tại các hội chợ.
Thời hạn giao hàng: Thời hạn giao hàng có được đảm bảo không?
Giá thành hàng mua bao gồm giá mua, chi phí mua hàng và các điều kiện thanh toán Để đánh giá giá thành mua hàng, cần xem xét giá trị thị trường, chi phí vận chuyển, thuế và các ưu đãi liên quan.
Khả năng kỹ thuật của nhà cung cấp là yếu tố quan trọng, đảm bảo quy trình sản xuất diễn ra liên tục và chất lượng hàng hóa luôn được duy trì ở mức cao.
Khả năng tài chính của nhà cung cấp
Trong quá trình tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp, doanh nghiệp nên tuân thủ nguyên tắc mua hàng từ nhiều nguồn khác nhau để giảm thiểu rủi ro Việc chỉ phụ thuộc vào một nhà cung cấp có thể dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng khi rủi ro xảy ra, như thiên tai hay vấn đề nội bộ của nhà cung cấp, gây chậm trễ trong giao hàng và ảnh hưởng đến nhu cầu khách hàng Hơn nữa, việc lựa chọn nhiều nhà cung cấp không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được những rủi ro này mà còn tạo ra sự cạnh tranh giữa các nhà cung cấp, từ đó cải thiện chất lượng sản phẩm, điều kiện giao hàng và giá cả.
Chính vì vây, việc lựa chọn nhà cung cấp phải được xem xét trên hai loại mặt hàng như sau:
Khi lựa chọn các mặt hàng có sẵn, doanh nghiệp cần xem xét tình hình cung ứng, bao gồm giá cả, chất lượng và thời hạn giao hàng Nếu nhà cung cấp (NCC) đáp ứng được nhu cầu và tiêu chuẩn về sản phẩm, doanh nghiệp sẽ tiếp tục mua hàng từ NCC đó Tuy nhiên, cần thực hiện kiểm tra và đánh giá quá trình cung cấp của NCC, đồng thời có biện pháp dự phòng để đảm bảo nguồn cung ổn định.
Vào thứ hai, đối với các sản phẩm mới được đưa vào danh mục kinh doanh hoặc những mặt hàng mà nhà cung cấp hiện tại không đáp ứng được nhu cầu, cần phải tìm kiếm nhà cung cấp mới.
GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN XYZ
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty
▪ Tên Công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN XYZ
▪ Địa chỉ: Khu 1,L4,P 38,The Prince Residence,17,19,21 Nguyễn Văn Trỗi, Phường
12, Quận Phú Nhuận, TP Hồ Chí Minh
▪ Người ĐDPL: Đinh Tiến Quang Hùng
▪ Lĩnh vực: Bán buôn thực phẩm
CÔNG TY CỔ PHẦN XYZ có hai chi nhánh tại TP Hồ Chí Minh Chi nhánh đầu tiên nằm tại Khu 1, L4, P38, The Prince Residence, số 17, 19, 21 Nguyễn Văn Trỗi, Phường 12, Quận Phú Nhuận Chi nhánh thứ hai tọa lạc tại số 84 Trần Bá Giao, Phường.
5, Quận Gò Vấp, TP Hồ Chí Minh o CHI NHÁNH CÔNG TY CỔ PHẦN XYZ0312569539-002Số 15 Đường TL08, Khu phố 3A, phường Thạnh Lộc, Quận 12, TP Hồ Chí Minh
4722 Bán lẻ thực phẩm trong các cửa hàng chuyên doanh
47230 Bán lẻ đồ uống trong các cửa hàng chuyên doanh
Bảng 2.1 Ngành nghề kinh doanh của Công Ty Cổ Phần XYZ
2.1.2 Đặc điểm hoạt động mua hàng, kinh doanh của Công ty
Công ty luôn chủ động trong việc tổ chức mua hàng, thể hiện qua sự thông minh, kiên trì và linh hoạt của nhân viên mua hàng và nhà quản trị Một sơ xuất nhỏ có thể dẫn đến hậu quả lớn, đặc biệt trong thương lượng và đặt hàng Công ty cam kết hài hòa quyền lợi giữa các bên trong quan hệ làm ăn, tạo ra mối quan hệ tốt đẹp với các nhà cung cấp Điều này được phản ánh qua chất lượng hàng hóa, thời hạn giao hàng và giá cả, giúp Công ty duy trì sức cạnh tranh trên thị trường tiêu dùng thực phẩm trong và ngoài nước.
2.1.3 Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty trong thời gian gần đây
Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty trong giai đoạn 2016 – 2018 cho thấy sự tăng trưởng khả quan, với các chỉ số kinh doanh cải thiện rõ rệt trong ba năm gần đây.
Doanh thu của Công ty đã có sự tăng trưởng liên tục qua các năm, từ 115,09 tỷ đồng năm 2016 lên 164,94 tỷ đồng năm 2017, tương ứng với mức tăng 43,31% Tuy nhiên, từ năm 2017 đến 2018, doanh thu thuần chỉ tăng nhẹ từ 164,94 tỷ đồng lên 165,57 tỷ đồng, với tỷ lệ tăng 0,38% Điều này cho thấy hoạt động kinh doanh của Công ty vẫn đạt hiệu quả tương đối tốt trong bối cảnh thị trường.
Về tổng chi phí: Nhìn chung qua bảng kết quả kinh doanh ta thấy tổng chi phí của
Tổng chi phí của công ty đã liên tục tăng qua các năm, với mức tăng 52% từ 21,98 tỷ đồng năm 2016 lên 33,41 tỷ đồng năm 2017 Tiếp theo, từ năm 2017 đến năm 2018, tổng chi phí tiếp tục tăng 12,42%, đạt 37,56 tỷ đồng.
Trong ba năm qua, chi phí của Công ty đã tăng dần, điều này đặt ra yêu cầu cho các nhà quản lý phải liên tục nâng cao doanh số và mở rộng quy mô kinh doanh Đặc biệt, việc khai thác hiệu quả các nguồn lực trong Công ty và thực hiện tốt công tác mua hàng là rất quan trọng.
Mặc dù tình hình kinh tế xã hội có nhiều biến động, lợi nhuận trước thuế của Công ty đã liên tục tăng trưởng ổn định trong ba năm từ 2016 đến 2018.
Từ năm 2016 đến 2017, lợi nhuận trước thuế của doanh nghiệp tăng từ 1,24 tỷ đồng lên 1,7 tỷ đồng, tương ứng với mức tăng 37% Tiếp theo, từ năm 2017 đến 2018, lợi nhuận trước thuế tiếp tục tăng từ 1,7 tỷ đồng lên 2,01 tỷ đồng, với tỷ lệ tăng 18,2% Sự tăng trưởng lợi nhuận này cho thấy doanh nghiệp đang thực hiện hiệu quả kế hoạch kinh doanh, góp phần vào sự phát triển bền vững và nâng cao sức ảnh hưởng trên thị trường Việt Nam và quốc tế.
VÀI NÉT VỀ KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG, KINH DOANH CỦA CÔNG TY XYZ TRONG 3 NĂM GẦN ĐÂY
BH và cung cấp DV
Tổng lợi nhuận trước thuế
Bảng 2.2 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong 3 năm gần nhất
Nguồn: Phòng kế toán Công ty TÊN BẢNG ĐỂ Ở TRÊN, CÓ ĐƠN VỊ TÍNH
2.2 THỰC TRANG VỀ HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG, KINH DOANH CỦA CÔNG
2.2.1 Thực trạng tổ chức mua hàng của Công ty
2.2.1.1 Thực trạng việc lựa chọn nhà cung cấp
Nhà cung cấp đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh, đảm bảo cung cấp vật tư, nguyên vật liệu và hàng hóa đầy đủ, chất lượng và ổn định Việc lựa chọn và quản lý nhà cung cấp hiệu quả là điều kiện tiên quyết giúp doanh nghiệp sản xuất sản phẩm chất lượng, đúng tiến độ và với giá cả cạnh tranh Hơn nữa, sự hỗ trợ từ nhà cung cấp cũng góp phần nâng cao thành tích của tổ chức.
Công ty Cổ phần XYZ, chuyên cung cấp thực phẩm thiết yếu ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe khách hàng, coi việc lựa chọn nhà cung ứng (NCC) uy tín và chất lượng là ưu tiên hàng đầu Do đó, ban lãnh đạo và bộ phận thu mua luôn cân nhắc kỹ lưỡng để đảm bảo chỉ hợp tác với những NCC đáng tin cậy nhất.
TỔNG HỢP CÁC NHÀ CC ĐÃ ĐƯỢC LỰA CHỌN, LIỆT KÊ MỘT SỐ ĐẶC ĐIỂM CỦA NHÀ CC ( HÀNG HÓA, TẦN SUẤT MUA, THỜI GIAN ĐÃ MUA CỦA
Tên NCC PANZANI Địa chỉ 37 BIS RUE SAINT ROMAIN, CS 38481,CEDEX 08 69372
Mã nước FR Địa điểm lưu kho Tổng Công ty Tân Cảng Sài Gòn Địa điểm dỡ hàng Cảng Cát Lái (Hồ Chí Minh)
Bảng 2.3 Thông tin Nhà cung cấp PANZANI
2.2.1.2 Thực trạng việc THƯƠNG LƯỢNG, đặt hàng, kí hợp đồng và giao nhận
Khi tiến hành thương lượng và đặt hàng, Công ty thường tiến hành qua các hình thức sau:
Công ty thường sử dụng thư điện tử (E-mail) để tiến hành đàm phán với khách hàng, bao gồm việc hỏi hàng, giao dịch và thỏa thuận các điều kiện hợp đồng như hàng hóa, giá cả và điều kiện giao hàng Với đặc thù kinh doanh siêu thị, việc mua số lượng lớn và đa dạng mặt hàng khiến việc sử dụng E-mail trở thành giải pháp hiệu quả, giúp tiết kiệm chi phí và thời gian cho nhân viên mua hàng cũng như cho công ty.
Đàm phán qua điện thoại là phương thức chủ yếu để thảo luận giá cả và xác nhận thông tin cần thiết trong quá trình mua hàng, đặc biệt khi đàm phán qua email không đáp ứng kịp thời Tuy nhiên, hình thức này chỉ là thỏa thuận miệng, không có bằng chứng cho các thỏa thuận đã đạt được Do đó, TTTM chỉ sử dụng đàm phán qua điện thoại trong những trường hợp đặc biệt, khi mọi công tác đàm phán đã hoàn tất và cần xác minh lại thông tin trước khi đặt hàng.
Giao nhận và thanh toán tiền mua hàng
PHẢI MÔ TẢ QUÁ TRÌNH ĐẶT HÀNG ………
Tùy thuộc vào hợp đồng đã thương lượng, Công ty áp dụng các phương thức giao nhận và thanh toán khác nhau Thông thường, hàng hóa được giao tại kho Công ty, với thời gian giao nhận sau khi ký hợp đồng với nhà cung cấp tại Thành phố Hồ Chí Minh là hai ngày Sau khi nhận hàng tại kho, ban quản lý sẽ thực hiện bốc dỡ, kiểm hàng, lưu kho, và kiểm tra chất lượng hàng hóa một cách nhanh chóng và thuận lợi cho cả hai bên.
Công ty chấp nhận hai hình thức thanh toán cho hàng hóa sau khi giao nhận, bao gồm thanh toán tiền mặt và chuyển khoản ngân hàng Việc thanh toán được thực hiện theo hợp đồng đã ký kết và các điều khoản thanh toán đã thỏa thuận.
2.2.1.3 Thực trạng việc kiểm tra, đảm bảo chất lượng và thanh toán đúng hạn
Thông thường công tác đánh giá tổ chức mua hàng của TTTM được đánh giá thương xuyên theo kết quả mua hàng
BỘ PHẬN NÀO ĐẢM NHIỆM VIỆC NÀY? CÁCH HỌ KIỂM TRA HH?// Đánh giá theo kết quả mua hàng:
Đánh giá kết quả mua hàng dựa trên tiêu chuẩn công ty như chất lượng hàng hóa, thời gian giao hàng, yếu tố kỹ thuật và chi phí Qua việc so sánh giữa kế hoạch và thực hiện, các tiêu chí đánh giá được xác định để rút ra kết luận về công tác tổ chức mua hàng Từ đó, có thể tích lũy kinh nghiệm và bài học cho các hoạt động mua hàng tiếp theo, đồng thời phát huy và hoàn thiện những điểm mạnh hiện có.
Tháng 3 năm 2020 Địa điểm kiểm tra
CÔNG TY TNHH GIÁM ĐỊNH VINACONTROL TP HCM – Số
80, Bà Huyện Thanh Quan, P 9, Q 3, TP HCM
Tên cơ quan kiểm tra
CÔNG TY TNHH GIÁM ĐỊNH VINACONTROL TP HCM
Khối lượng cả bì 23.382,02 kg
Bảng 2.4 Thông tin phục vụ công tác đánh giá, kiểm tra sản phẩm trong đợt mua hàng tháng 3 năm 2020
Hình 2.2 Các tiêu chí đánh giá NCC của Công ty XYZ
Nguồn: Phiếu điều tra của phòng Kế toán
2.2.2 Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động mua hàng của Công ty
2.2.2.1 Các yếu tố bên ngoài
Khách hàng đóng vai trò then chốt trong sự sống còn và phát triển của mọi doanh nghiệp, bởi họ có khả năng tác động trực tiếp đến doanh thu và lợi nhuận.
Họ có thể là cá nhân hộ gia đình, doanh nghiệp hoặc tổ chức, đại lý phân phối trên địa bàn
Khách hàng tại TP Hồ Chí Minh, Đà Nẵng và Miền Tây thường là những người có thu nhập trung bình và tình hình kinh tế ổn định Họ tìm kiếm sản phẩm với giá cả hợp lý, chất lượng tốt và phù hợp với nhu cầu sử dụng, đồng thời đảm bảo an toàn cho sức khỏe.
Nhà cung cấp đóng vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Việc lựa chọn nhà cung cấp có hàng hóa chất lượng và giá cả hợp lý sẽ giúp doanh nghiệp hoạt động thuận lợi hơn và gia tăng lợi nhuận Do đó, việc đánh giá các yếu tố của nhà cung cấp là rất cần thiết để đảm bảo hiệu quả kinh doanh.
Chất lượng sản phẩm Giá cảThời gian giao hàng Khả năng tài chính của NCCDịch vụ sau bán và bao bì
26 là nguồn cung cấp vốn tín dụng lớn cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, do đó, việc chọn lựa nhà cung ứng hàng hóa và tiến hành đàm phán, ký kết hợp đồng phù hợp là rất quan trọng để đảm bảo thành công cho doanh nghiệp.
Hiện tại, XYZ đang hợp tác với hơn 200 đối tác trên toàn quốc Hàng ngày, nhiều nhà cung cấp và nhà phân phối đến giới thiệu sản phẩm và làm việc với nhân viên của công ty.
Trên thị trường hiện nay, nhiều công ty sản xuất và nhà phân phối cung cấp cùng một loại sản phẩm Do đó, các doanh nghiệp cần lựa chọn những nhà sản xuất có chất lượng và các nhà phân phối đáng tin cậy, đảm bảo đầy đủ mặt hàng cần thiết để đáp ứng yêu cầu của cơ chế thị trường.
STT Tên Nhà Cung cấp Thời gian gắn bó
1 Công ty Cổ Phần Yến Việt 5
2 Công ty TNHH Lotte VIna INTERNATIONAL 1
3 Công ty CP Asahi Beverages Việt Nam 4
5 Công ty CP Sữa Quốc Tế IDP 3
6 Nature Best Food Co.,LTD 1
Bảng 2.5 Danh sách các nhà cung cấp của Công ty
Nguồn: Phòng Thu Mua Đối thủ cạnh tranh
Thị trường Thành Phố Hồ Chí Minh hiện nay là một cơ hội hấp dẫn cho các doanh nghiệp nhờ vào sự phát triển mạnh mẽ và không ngừng nghỉ Thành phố ngày càng chứng kiến sự gia tăng của siêu thị, doanh nghiệp, nhà phân phối và đại lý, tạo ra môi trường kinh doanh sôi động và đa dạng.
Sự xuất hiện của 27 lý do mới đã giúp Công ty tăng cường doanh số, tuy nhiên, điều này cũng đồng nghĩa với việc nhiều đối thủ cạnh tranh mạnh mẽ hơn xuất hiện trên thị trường.
MỘT SỐ GIẢI PHÁP, ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC MUA HÀNG CỦA CÔNG TY
PHƯƠNG HƯỚNG HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT, KINH DOANH TRONG THỜI GIAN TỚI
Nền kinh tế Việt Nam đang đối mặt với nhiều thách thức trong bối cảnh thị trường và toàn cầu hóa Kể từ khi gia nhập WTO vào cuối năm 2006, độ mở của nền kinh tế đã tăng nhanh, với vốn đầu tư tăng mạnh Để tuân thủ các yêu cầu của WTO, doanh nghiệp cần áp dụng cơ chế thị trường một cách toàn diện hơn Việc nâng cao chất lượng mua hàng, đảm bảo khả năng thanh toán và duy trì lòng tin từ khách hàng và nhà cung cấp là rất quan trọng Cạnh tranh về giá cả, chất lượng và dịch vụ yêu cầu doanh nghiệp phải hiểu rõ nhu cầu của khách hàng Công tác tổ chức mua hàng hiệu quả sẽ giúp đáp ứng kịp thời và đầy đủ nhu cầu của khách hàng Công ty XYZ đã chú trọng đến tổ chức mua hàng, và kết quả kinh doanh của họ chứng minh rõ ràng hiệu quả của chiến lược này.