Báo cáo thực tập môn công chứng đợt 6 về hợp đồng giao dịch khác, tìm hiểu pháp luật về Hợp đồng uỷ quyền Nhận xét hồ sơ Công chứng uỷ quyền Các bạn dựa theo form này nhận xét và làm bài báo cáoCăn cứ pháp lý:+ Bộ luật dân sự ngày 24112005 (có hiệu lực kể từ ngày 01012017)+ Luật công chứng ngày 20062014 (có hiệu lực kể từ ngày 01012015)+ Luật đất đai ngày 29112013 (có hiệu lực kể từ ngày 01072014)+ Luật hôn nhân và gia đình ngày 1962014 (có hiệu lực kể từ ngày 01012015)+ Luật hộ tịch ngày 20112014 (có hiệu lực kể từ ngày 01012016)+ Nghị định 292015NĐCP ngày 15032015 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật công chứng.+ Thông tư 062015TTBTP ngày 1562015 của Bộ tư pháp quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật công chứng.+ Thông tư số 232014TTBTNMT ngày 1952014 của Bộ Tài nguyên và Môi trường quy đinh về giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất. + Thông tư 012021TTBTP về quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành luật công chứng (có hiệu lực kể từ ngày 26032021)
Trang 1HỌC VIỆN T PHÁP
KHOA éÀO TẠO CễNG CHỨNG VIấN
VÀ CÁC CHỨC DANH KHÁC
NỘI DUNG BÁO CÁO THỰC Tập éợt thực tập: Kỹ năng Công chứng hợp đồng, giao dịch khác
Nội dung :
1 Bỏo cỏo kết quả thực tập đối với đợt thực tập 6: Kỹ năng Công chứng hợp đồng, giao dịch khác
Cụng chứng là một hoạt động bổ trợ tư phỏp, là việc cụng chứng viờn, cỏc chủ thể
cú thẩm quyền theo yờu cầu của cỏ nhõn, tổ chức hoặc theo quy định của phỏp luật, chứng nhận tớnh xỏc thực, tớnh hợp phỏp của hợp đồng, giao dịch dõn sự khỏc bằng văn bản; tớnh chớnh xỏc, hợp phỏp, khụng trỏi đạo đức xó hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt mà theo quy định của phỏp luật phải cụng chứng hoặc cỏ nhõn, tổ chức tự nguyện yờu cầu cụng chứng nhằm tạo
ra những bảo đảm phỏp lý để bảo vệ lợi ớch của Nhà nước, quyền và lợi ớch hợp phỏp của
cả nhõn, tổ chức yờu cầu cụng chứng, phũng ngừa vi phạm phỏp luật, giỳp việc giải quyết cỏc tranh chấp được thuận lợi và gúp phần tăng cướng phỏp chế xó hội chủ nghĩa
Trong cuộc sống đời thường cũng như trong dõn sự, kinh tế, thương mại Khi cú tranh chấp xảy ra, cỏc đương sự thường cú xu hướng tỡm kiếm những chứng cứ để bờnh vực cho lý lẽ của mỡnh hoặc bỏc bỏ lập luận của đối phương Để phũng ngừa và bảo đảm
an toàn phỏp lý cho cỏc giao dịch dõn sự, kinh tế, thương mại mà đương sự tham gia họ cần đến chứng cứ cụng chứng (văn bản cụng chứng) là loại chứng cứ xỏc thực, chứng cứ đỏng tin cậy hơn hẳn cỏc loại giấy tờ khụng cú chứng nhận xỏc thực hoặc chỉ trỡnh bày bằng lời nói
Thực tiễn thực hiện cho thấy, tranh chấp trong xó hội ngày càng tăng, vụ việc càng phức tạp, trong đú cú nguyờn nhõn là do khụng cú chứng cứ xỏc thực Do vậy việc tuyờn truyền phổ biến phỏp luật là cần thiết, song cũng cần phải tăng cường hơn nữa cỏc biện phỏp, cụng cụ tổ chức thực hiện phỏp luật Xột trờn bỡnh diện cụng dõn, thỡ văn bản cụng chứng là cụng cụ hữu hiệu bảo vệ quyền, lợi ớch hợp phỏp của họ, phũng ngừa tranh chấp, tạo ra sự ổn định trong quan hệ dõn sự, tài sản Mặt khỏc, về phương diện Nhà nước thỡ văn bản cụng chứng tạo ra một chứng cứ xỏc thực, kịp thời, khụng ai cú thể phản bỏc, chối cải, trừ trường hợp tũa ỏn tuyờn là vụ hiệu
Để kế thừa những kết quả nghiờn cứu và nghiờn cứu sõu hơn về vấn đề này chỳng
ta cựng đi Kỹ năng Công chứng hợp đồng, giao dịch khác tại Văn phũng cụng chứng XXX tọa lạc tại …………
MỤC LỤC
Trang 2Phần I: Quy định của pháp luật về Hợp đồng ủy quyền
1 Khái niệm Hợp đồng ủy quyền
2 Điều kiện của ủy quyền
3 Đặc điểm của Hợp đồng ủy quyền
4 Thời hạn ủy quyền
5 Quy định pháp luật về ủy quyền lại
6 Quyền và nghĩa vụ của các bên
7 Chấm dứt hợp đồng uỷ quyền
Phần II: Thủ tục công chứng Hợp đồng ủy quyền
1 Trình tự thủ tục
2 Cách thực hiện
3 Thành phần hồ sơ
4 Thời hạn giải quyết và trả hồ sơ:
5 Phạm vi công chứng hợp đồng ủy quyền:
6 Điều kiện để thực hiện hợp đồng ủy quyền:
Phần III: Căn cứ pháp lý Hợp đồng ủy quyền
Phần IV: Nhận xét hồ sơ thực tế
Hồ sơ công chứng kèm theo về Hợp đồng ủy quyền
NỘI DUNG:
Trang 3Phần I Quy định của pháp luật về Hợp đồng ủy quyền:
1 Khái niệm Hợp đồng ủy quyền:
Hợp đồng ủy quyền là sự thỏa thuận giữa các bên, theo đó, bên được ủy quyền có nghĩa vụ thực hiện công việc nhân danh bên ủy quyền, bên ủy quyền chỉ phải trả thù lao nếu có thỏa thuận hoặc pháp luật có quy định (theo Điều 562 Bộ luật Dân sự 2015)
2 Điều kiện của ủy quyền
Công việc được ủy quyền là những công việc mà cá nhân hoặc tổ chức được phép thực hiện trong một thời hạn nhất định và phải phù hợp với quy định của pháp luật Nếu không được pháp luật cho phép hoặc làm ảnh hưởng đến quyền lợi của người khác, thì không thể ủy quyền được Ví dụ: Ủy quyền việc giải quyết thủ tục ly hôn
3 Đặc điểm của Hợp đồng uỷ quyền
Hợp đồng uỷ quyền là hợp đồng song vụ Bên uỷ quyền có quyền yêu cầu bên được uỷ quyền thực hiện những công việc được uỷ quyền trong phạm vi uỷ quyền và cũng như là có nghĩa vụ cung cấp đủ giấy tờ, tin tức…liên quan đến việc được uỷ quyền Bên được uỷ quyền phải thực hiện đúng quyền và nghĩa vụ được uỷ quyền
Hợp đồng uỷ quyền là hợp đồng có đền bù hoặc không có đền bù Tuỳ theo thoả thuận ban đầu thì có thể là bên được uỷ quyền sẽ được nhận một khoản thù lao sau khi thực hiện hợp đồng uỷ quyền, đây gọi là hợp đồng có đền bù; còn nếu trong trường hợp bên được uỷ quyền chỉ thực hiện công việc như là giúp đỡ, giúp sức cho bên uỷ quyền và không nhận bất kỳ thù lao nào thì gọi là hợp đång không có đền bù
Hợp đồng ủy quyền là một trong những hợp đồng dân sự thông dụng do vậy, ngoài những đặc điểm chung của hợp đồng dân sự như: thể hiện ý chí của các bên, sự tự do, tự nguyện, bình đẳng của các bên khi giao kết hợp đồng Sự tự nguyện, bình đẳng là điều kiện bắt buộc trong giao kết hợp đồng, sự tự nguyện của các bên là điều kiện có hiệu lực của hợp đồng ủy quyền Quyền và nghĩa vụ của các bên chỉ phát sinh ngay sau khi các bên thỏa thuận xong những nội dung cơ bản của hợp đồng
4 Thời hạn uỷ quyền
Điều 563 Bộ luật dân sự 2015 có quy định như sau: “Thời hạn ủy quyền do các bên
thỏa thuận hoặc do pháp luật quy định; nếu không có thỏa thuận và pháp luật không có quy định thì hợp đồng ủy quyền có hiệu lực 01 năm, kể từ ngày xác lập việc ủy quyền”.
Thời hạn uỷ quyền chính là khoảng thời gian bên được uỷ quyền thực hiện những giao dịch dân sự, hợp đồng dân sự….mà bên uỷ quyền đã giao Thời hạn thực hiện công việc của bên uỷ quyền giao cho thường được xác định rõ ràng trong hợp đồng uỷ quyền, phụ thuộc vào chính thoả thuận của đôi bên hoặc có thể được pháp luật quy định trong
Trang 4những truòng hợp cụ thể Thời hạn uỷ quyền có thể được thoả thuận và quy định cụ thể, là một khoảng thời gian có thời điểm bắt đầu và thời điểm kết thúc Nhưng trong những trường hợp mà công việc uỷ quyền không thể xác định được chính xác thời điểm kết thúc công việc thì có thể thoả thuận trong hợp đồng thời hạn uỷ quyền sẽ chấm dứt ngay khi công việc được uỷ quyền hoàn thành Trường hợp mà các bên không thể thoả thuận với nhau về thời hạn uỷ quyền và pháp luật cũng không quy định về trường hợp này thì thời hạn uỷ quyền được mặc định là 01 năm kể từ ngày xác lập việc uỷ quyền
5 Quy định pháp luật về ủy quyền lại
Căn cứ theo điều 564 Bộ luật dân sự 2015:
“1 Bên được ủy quyền được ủy quyền lại cho người khác trong trường hợp sau đây:
a) Có sự đồng ý của bên ủy quyền;
b) Do sự kiện bất khả kháng nếu không áp dụng ủy quyền lại thì mục đích xác lập, thực hiện giao dịch dân sự vì lợi ích của người ủy quyền không thể thực hiện được.
2 Việc ủy quyền lại không được vượt quá phạm vi ủy quyền ban đầu.
3 Hình thức hợp đồng ủy quyền lại phải phù hợp với hình thức ủy quyền ban đầu”
Theo quy định của luật hiện hành, thì bên được uỷ quyền có thể uỷ quyền lại cho chủ thể khác để thực hiện công việc của bên uỷ quyền Việc uỷ quyền lại có thể được thực hiện nếu như được bên uỷ quyền đồng ý Nguyên nhân của việc uỷ quyền lại có thể là do bên được uỷ quyền không thể thực hiện công việc được uỷ quyền thì có thể thoả thuận với bên uỷ quyền để có thể uỷ quyền lại cho người khác Tuy nhiên điều lưu ý ở đây là trong hợp đồng uỷ quyền ban đầu, các bên có thể thoả thuận về việc uỷ quyền lại với một số điều kiện nhất định Cũng có thể thực hiện uỷ quyền lại nếu như trong thời hạn thực hiện uỷ quyền, có phát sinh sự kiện bất khả kháng nào đó mà nếu như không áp dụng uỷ quyền lại thì mục đích xác lập, thực hiện việc giao dịch dân sự vì lợi ích của bên uỷ quyền không thể thực hiện được Khi uỷ quyền lại thì phạm vi uỷ quyền lại phải tương ứng với phạm vi uỷ quyền trong hợp đồng uỷ quyền đầu tiên, nếu vượt quá pham vi uỷ quyền ban đầu thì bên uỷ quyền đầu tiên không chịu bất kỳ trách nhiệm nào nếu phát sinh vấn đề ngoài phạm vị ban đầu
6 Quyền và nghĩa vụ của các bên
Quyền và nghĩa vụ của các bên được quy định cụ thể như sau :
Điều 568 : Quyền của bên uỷ quyền
Trang 5“1 Yêu cầu bên được ủy quyền thông báo đầy đủ về việc thực hiện công việc ủy quyền.
2 Yêu cầu bên được ủy quyền giao lại tài sản, lợi ích thu được từ việc thực hiện công việc ủy quyền, trừ trường hợp có thỏa thuận khác.
3 Được bồi thường thiệt hại, nếu bên được ủy quyền vi phạm nghĩa vụ quy định tại Điều 565 của Bộ luật này”
Điều 567: Nghĩa vụ của bên uỷ quyền
“1 Cung cấp thông tin, tài liệu và phương tiện cần thiết để bên được ủy quyền thực hiện công việc.
2 Chịu trách nhiệm về cam kết do bên được ủy quyền thực hiện trong phạm vi ủy quyền.
3 Thanh toán chi phí hợp lý mà bên được ủy quyền đã bỏ ra để thực hiện công việc được ủy quyền; trả thù lao cho bên được ủy quyền, nếu có thỏa thuận về việc trả thù lao”
Điều 566 : Quyền của bên được uỷ quyền
“1 Yêu cầu bên ủy quyền cung cấp thông tin, tài liệu và phương tiện cần thiết để thực hiện công việc ủy quyền.
2 Được thanh toán chi phí hợp lý mà mình đã bỏ ra để thực hiện công việc ủy quyền; hưởng thù lao, nếu có thỏa thuận”
Điều 565 : Nghĩa vụ của bên được uỷ quyền
“1 Thực hiện công việc theo ủy quyền và báo cho bên ủy quyền về việc thực hiện công việc đó.
2 Báo cho người thứ ba trong quan hệ thực hiện ủy quyền về thời hạn, phạm vi ủy quyền và việc sửa đổi, bổ sung phạm vi ủy quyền.
3 Bảo quản, giữ gìn tài liệu và phương tiện được giao để thực hiện việc ủy quyền.
4 Giữ bí mật thông tin mà mình biết được trong khi thực hiện việc ủy quyền.
5 Giao lại cho bên ủy quyền tài sản đã nhận và những lợi ích thu được trong khi thực hiện việc ủy quyền theo thỏa thuận hoặc theo quy định của pháp luật.
6 Bồi thường thiệt hại do vi phạm nghĩa vụ quy định tại Điều này”
Trang 6Hợp đồng uỷ quyền là loại hợp đồng song vụ, đồng nghĩa với việc các bên khi tham gia hợp đồng uỷ quyền đều có quyền và nghĩa vụ tương ứng với nhau
Trong quan hệ uỷ quyền thì người được uỷ quyền tham gia giao dịch với người thứ
ba, cho nên trong quá trình thực hiện công việc này, người được uỷ quyền có quyền yêu cầu được có những thông tin về người thứ ba, hoặc yêu cầu những tài liệu phương tiện có liên quan, và nếu như hợp đồng uỷ quyền ở đây là loại có đền bù thì bên được uỷ quyền còn có quyền yêu cầu được thanh toán đầy đủ những chi phí hợp lý mà mình đã bỏ ra trong quá trình thực hiện công việc uỷ quyền từ người uỷ quyền Tương ứng với quyền của bên được uỷ quyền, thì bên ủy quyền cũng có nghĩa vụ tương ứng, như là phải cung cấp đầy đủ thông tin, tài liệu hay phương tiện có liên quan tới công việc đã uỷ quyền, đồng thời phải thanh toán chi phí mà bên được uỷ quyền đã phải bỏ ra cũng như thanh toán cả những khoản thù lao nếu như hai bên đã thoả thuận trước Việc uỷ quyền chỉ biến bên được uỷ quyền thành người trực tiếp xác lập và thực hiện giao dịch với bên thứ ba, nhưng quyền và nghĩa vụ phát sinh với bên thứ ba vẫn thuộc về bên uỷ quyền, cho nên bên uỷ quyền còn có nghĩa vụ chịu trách nhiệm về cam kết do bên được uỷ quyền thực hiện trong phạm vi uỷ quyền
Khi được uỷ quyền, tức là bên được uỷ quyền phải có nghĩa vụ thự hiện công việc theo đúng những gì đã cam kết, thoả thuận với bên uỷ quyền Trong thời hạn thực hiện công việc uỷ quyền, bên được uỷ quyền phải có động thái là thông báo về tình hình công việc cho bên uỷ quyền để đảm bảo công việc đang thực hiện đúng yêu cầu hay không Người được uỷ quyền có nghĩa vụ phải báo với bên thứ ba biết về phạm vi mà mình có thể thực hiện công việc được uỷ quyền, thời hạn uỷ quyền…Khi được bên uỷ quyền chuyển giao những thông tin, tài liệu có liên quan tới công việc được uỷ quyền thì bên được uỷ quyền còn có nghĩa vụ bảo quản, giữ gìn, cũng như phải giữ bí mật những thông tin, tài liệu đó Tuy nhiên có thể thấy ở điều luật quy định nghĩa vụ của bên được uỷ quyền lại không nói rõ là phải giữ bí mật thông tin trong thời gian bao lâu, và nếu như hợp đồng uỷ quyền chấm dứt, việc tiết lộ những thông tin đó ra bên ngoài thì có bị xem là
vi phạm pháp luật hay không vẫn không xác định được Ngoài ra, trong quá trình thực hiện công việc cho bên uỷ quyền, nếu nhận được những tài sản nào đó để thực thi công việc thì phải có nghĩa vụ giao lại những tài sản đã được chuyển giao cũng như là những lợi ích thu được khi thực hiện công việc uỷ quyền
Tương ứng với nghĩa vụ bên được uỷ quyền, thì bên uỷ quyền lại có quyền được thông báo về tình hình công việc đang được thực hiện để có thể đảm bảo là những công việc này đang được thực hiện đúng phạm vi uỷ quyền, đúng ý chí nguyện vọng của bên
Trang 7uỷ quyền Ngoài ra còn có quyền yêu cầu phải giao lại tài sản đã chuyển giao cũng như những lợi ích nào đó từ công việc uỷ quyền Tuy nhiên sẽ có những trường hợp thoả thuận khác thì bên được uỷ quyền có thể giữ lại một phần tài sản nào đó để thực hiện công việc uỷ quyền
Để có thể trở thành người đại diện theo ủy quyền thì cá nhân, pháp nhân phải có những điều kiện như sau:
Nếu bên được ủy quyền là cá nhân phải đủ mười tám tuổi trừ những giao dịch dân
sự mà pháp luật quy định người từ đủ mười lăm đến chưa đủ mười tám tuổi được thực hiện, quy định tại Khoản 3 Điều 138 Bộ Luật Dân Sự 2015 về người đủ mười lăm tuổi đến chưa đủ mười tám có thể là người đại diện theo ủy quyền, trừ trường hợp pháp luật quy định giao dịch dân sự phải do người đủ mười tám tuổi trở lên xác lập, thực hiện
Nếu bên được ủy quyền là pháp nhân đây là một điểm mới của Bộ luật dân sự
2015, pháp nhân muốn trở thành người đại diện của một cá nhân hoặc tổ chức khác, ngoài việc pháp nhân phải có đầy đủ năng lực hành vi dân sự theo quy định của pháp luật thì pháp nhân đó chỉ thực hiện công việc mà doanh nghiệp đó đăng ký ngành nghề hoạt động tương ứng
7 Chấm dứt hợp đồng uỷ quyền
Hợp đồng uỷ quyền cũng giống như các hợp đồng khác, là đều có thể chấm dứt theo các căn cứ chung về chấm dứt hợp đồng căn cứ theo điều 422 Bộ Luật Dân Sự 2015, nhưng ngoài ra, nó còn có những căn cứ chấm dứt riêng
- Hợp đồng uỷ quyền chấm dứt khi hết thời hạn Trong hợp đồng uỷ quyền sẽ có phần thoả thuận về thời hạn uỷ quyền, nếu như không có thì mặc định là 01 năm, như vậy trong thời hạn đó, bên được uỷ quyền phải thực hiện công việc được uỷ quyền, nếu như
mà việc uỷ quyền hết thời hạn ngay cả khi công việc được uỷ quyền chưa thực hiện xong thì hợp đồng uỷ quyền vẫn phải chấm dứt
- Bên được uỷ quyền đã thực hiện xong công việc uỷ quyền và giao lại kết quả cho bên uỷ quyền
- Hợp đồng uỷ quyền có thể chấm dứt khi một trong hai bên đơn phương chấm dứt thực hiện hợp đồng Việc này cũng được quy định rõ ràng tại điều 569 Bộ luật dân sự 2015:
“1 Trường hợp ủy quyền có thù lao, bên ủy quyền có quyền đơn phương chấm dứt thực hiện hợp đồng bất cứ lúc nào, nhưng phải trả thù lao cho bên được ủy quyền tương ứng với công việc mà bên được ủy quyền đã thực hiện và bồi thường thiệt hại; nếu ủy
Trang 8quyền không có thù lao thì bên ủy quyền có thể chấm dứt thực hiện hợp đồng bất cứ lúc nào, nhưng phải báo trước cho bên được ủy quyền một thời gian hợp lý.
Bên ủy quyền phải báo bằng văn bản cho người thứ ba biết về việc bên ủy quyền chấm dứt thực hiện hợp đồng; nếu không báo thì hợp đồng với người thứ ba vẫn có hiệu lực, trừ trường hợp người thứ ba biết hoặc phải biết về việc hợp đồng ủy quyền đã bị chấm dứt.
2 Trường hợp ủy quyền không có thù lao, bên được ủy quyền có quyền đơn phương chấm dứt thực hiện hợp đồng bất cứ lúc nào, nhưng phải báo trước cho bên ủy quyền biết một thời gian hợp lý; nếu ủy quyền có thù lao thì bên được ủy quyền có quyền đơn phương chấm dứt thực hiện hợp đồng bất cứ lúc nào và phải bồi thường thiệt hại cho bên ủy quyền, nếu có”
Bên uỷ quyền có quyền đơn phương chấm dứt thực hiện hợp đồng bất kỳ thời điểm nào Trường hợp uỷ quyền có thù lao thì thì bên uỷ quyền phải trả thù lao tương ứng với công việc mà bên được uỷ quyền đã thực hiện và cả bồi thường thiệt hại nếu có Trường hợp không có thù lao thì bên uỷ quyền phải báo trước trong khoảng thời gian hợp lý để bên được uỷ quyền chấm dứt quyền, nghĩa vụ với bên thứ ba Cũng như thế, bên được uỷ quyền cũng có thể chấm dứt đơn phương việc thực hiện hợp đồng uỷ quyền, trường hợp
có thù lao thì có thể chấm dứt bất cứ lúc nào nhưng nếu có thiệt hại thì phải bồi thường, trường hợp không có thù lao thì phải báo trước với bên uỷ quyền một khoảng thời gian hợp lý để bên uỷ quyền chuẩn bị phương án thay thế nếu cần thiết
Việc chấm dứt hợp đồng uỷ quyền, ngoài hậu quả pháp lý của bên uỷ quyền và bên được uỷ quyền thì còn có những ảnh hưởng đến bên thứ ba Vì vậy việc chấm dứt hợp đồng uỷ quyền phải báo với bên thứ ba bằng văn bản Thực tế thì chấm dứt hợp đồng uỷ quyền chỉ là chấm dứt quyền và nghĩa vụ của bên được uỷ quyền với bên thứ ba, và các hợp đồng có liên quan với bên thứ ba vẫn phát sinh quyền và nghĩa vụ với bên uỷ quyền
Do đó, việc chấm dứt hợp đồng uỷ quyền vẫn không làm ảnh hưởng đến hiệu lực của hợp đồng đã giao kết với bên thứ ba
Trang 9Phần II Thủ tục công chứng Hợp đồng ủy quyền:
1 Trình tự thực hiện:
Bước 1: Nộp hồ sơ yêu cầu công chứng:
Người yêu cầu công chứng nộp hồ sơ trực tiếp tại tổ chức hành nghề công chứng
Bước 2: Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ:
Trường hợp việc tiếp nhận thông quan bộ phần tiếp nhận hồ sơ thì phải chuyển hồ
sơ cho Công chứng viên kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng
Trường hợp công chứng viên trực tiếp nhận, thì thực hiện kiểm tra giấy tờ trong hồ
sơ yêu cầu công chứng
Trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ, phù hợp với quy định của pháp luật thì thụ lý và ghi vào sổ công chứng
Trường hợp hồ sơ công chứng chưa đầy đủ công chứng viên ghi phiếu hướng dẫn
và yêu cầu bổ sung, phiếu hướng dẫn ghi cụ thể các giấy tờ cần bổ sung
Trường hợp hồ sơ không đầy đủ cơ sở pháp luật để giải quyết Công chứng viên giải thích rõ lý do và từ chối hồ sơ Nếu người yêu cầu công chứng đề nghị từ chối bằng văn bản thì công chứng viên xin ý kiến của trưởng phòng hoặc trưởng văn phòng công chứng để soạn thảo văn bản từ chối
Bước 3: Soạn thảo văn bản theo yêu cầu của người yêu cầu công chứng và ký văn bản:
Trường hợp văn bản đã được người yêu cầu công chứng soạn thảo sẵn công chứng viên kiểm tra dự thảo nội dung văn bản, nếu trong dự thảo văn bản có điều khoản vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội, nội dung của văn bản không phù hợp quy định của pháp luật thì công chứng viên phải giải thích rõ cho người yêu cầu công chứng hiểu rõ để sửa chữa
Trong trường hợp văn bản do công chứng viên soạn thảo theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, nội dung trong hợp đồng giao dịch là xác thực, không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội
Người yêu cầu công chứng tự đọc lại dự thảo hợp đồng hoặc công chứng viên đọc cho người yêu cầu công chứng nghe theo đề nghị của người yêu cầu công chứng Trường hợp người yêu cầu công chứng có yêu cầu sửa đổi, bổ sung, công chứng viên xem xét và thực hiện việc sửa đổi, bổ sung ngay trong ngày hoặc hẹn lại
Trường hợp người yêu cầu công chứng đồng ý toàn bộ nội dung ghi trong dự thảo hợp đồng, công chứng viên hướng dẫn người yêu cầu công chứng ký vào từng trang của hợp đồng
Trang 10Bước 4: Ký chứng nhận:
Công chứng viên yêu cầu người yêu cầu công chứng xuất trình bản chính của các giấy tờ theo quy định để đối chiếu trước khi ghi lời chứng, ký vào từng trang của hợp đồng và chuyển bộ phận đóng dấu và thu phí của tổ chức hành nghề công chứng
Bước 5: Phát hành văn bản công chứng và lưu hồ sơ công chứng.
Bộ phận đóng dấu và thu phí của tổ chức hành nghề công chứng hoàn tất việc đóng dấu và thu phí, thù lao công chứng, chi phí khác theo quy định và hoàn tất hồ sơ để trả lại cho người yêu cầu công chứng
2 Cách thực hiện:
Người yêu cầu công chứng nộp và nhận kết quả giải quyết hồ sơ trực tiếp tại các tổ chức hành nghề công chứng
Trong trường hợp người già yếu đi lại khó khăn, người đang bị tạm giam, tạm giữ, đang thi hành án phạt tù hoặc có lý do chính đáng khác không thể đến trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng, việc công chứng có thể được thực hiện ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng theo yêu cầu của người có yêu cầu công chứng
3 Thành phần hồ sơ yêu cầu công chứng hợp đồng ủy quyền:
+ Phiếu yêu cầu công chứng theo quy định tại Khoản 1, Điều 40 Luật công chứng năm 2014
+ Dự thảo (nếu có)
+ Bản sao giấy tờ tùy thân của bên ủy quyền và bên nhận ủy quyền được căn cứ theo Nghị định số 05/1999/NĐ-CP ngày 03/02/1999 của Chính phủ về chứng minh nhân dân Nghị định số 170/2007/NĐ-CP ngày 19/11/2007 về sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định số 05/1999/NĐ-CP ngày 03/02/1999 của Chính phủ về chứng minh nhân dân Luật căn cước công dân năm 2014 ngày 20/11/2014
+ Bản sao giấy tờ liên quan tới việc ủy quyền và đối tượng của hợp đồng ủy quyền + Bản sao giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định phải có như:
Bản sao giấy tờ chứng minh về tình trạng tài sản chung, riêng trong trường hợp bên ủy quyền là cá nhân
Quyết định ly hôn chia tài sản, phân chia thừa kế, hợp đồng tặng cho tài sản… Thoả thuận chi tài sản chung, riêng, nhập tài sản riêng vào tài sản chung của vợ chồng, thỏa thuận xác lập chế độ tài sản của vợ chồng
Văn bản cam kết, thỏa thuận tài sản riêng trong thời kỳ hôn nhân