Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của một cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập, xử lý, cung cấp, truyền đạt thông tin trợ giúp cho hoạt động quản lý là nơi chăm lo dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan, đơn vị Một trong những nghiệp vụ mà Văn phòng phải thực hiện đó là tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo. Thực hiện các chuyến đi công tác là một công việc chiếm nhiều thời gian của lãnh đạo. Có những chuyến đi mang tính định kỳ, thường niên những cũng có những chuyến công tác đột xuất. Tất cả đều phải đảm bảo cho chuyến đi công tác đạt được mục tiêu đề ra. Để làm được điều đó, đòi hỏi không có sai sót trong các khâu chuẩn bị và thực hiện chuyến đi. Vì vậy, đối với bộ phận văn phòng cần nắm được những nguyên tắc, những vấn đề cơ bản để có thể giúp lãnh đạo trong công việc chuẩn bị và tổ chức cho các chuyến đi công tác. Để có cái nhìn sâu sắc và rõ ràng hơn về trách nhiệm của văn phòng trong việc tổ chức phục vụ các chuyến đi công tác, tôi đã lựa chọn đề tài: “Khảo sát, đánh giá về trách nhiệm của phòng Hành chính – Nhân sự trong việc tổ chức phục vụ các chuyến đi công tác tại Công ty Cổ phần Quản lý và Khai thác hầm đường bộ Hải Vân”.
QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG
Giới thiệu chung
- Tên công ty: Công ty Cổ phần Quản lý và Khai thác hầm đường bộ Hải Vân
- Tên tiếng Anh: Hai Van Tunnel Management And Operation Joint Stock Company
- Tên viết tắt giao dịch: HAMADECO
- Trụ sở chính: 27 - Đường Bùi Chát - Phường Hòa Khánh Bắc - Quận Liên Chiểu - TP Đà Nẵng
- Website: www.hamadeco.com.vn
Lịch sử hình thành
Công ty Cổ phần Quản lý và Khai thác hầm đường bộ Hải Vân tiền thân là “Xưởng Thống Nhất” trực thuộc Ban Xây Dựng 67 theo Quyết định số574/QĐ-TC ngày 10 tháng 5 năm 1974, đến năm 1975 đổi tên thành “Xí nghiệp Đại tu Ô tô Thống Nhất” được thành lập tại cầu Cúp tỉnh Quảng Bình.
Xí nghiệp ra đời để đáp ứng yêu cầu xây dựng Chủ nghĩa xã hội ở Miền Bắc và phục vụ đại tu, sửa chữa các ô tô bị hư hỏng xuống cấp trong thời kỳ chiến tranh
Ngày 12 tháng 12 năm 1979, xí nghiệp chuyển từ Quảng Bình vào Hoà Khánh - Hoà Vang - Quảng Nam Đà Nẵng, hiện nay thuộc địa phận Phường Hoà Khánh Bắc - Quận Liên Chiểu - TP Đà Nẵng và đổi tên thành “Xí Nghiệp Cơ Điện Giao Thông 5” trực thuộc liên hiệp các xí nghiệp giao thông khu vực V theo Quyết định số 2098/TCCB ngày 21 tháng 12 năm 1982 của
Bộ giao thông vận tải Nhiệm vụ chính là gia công chế sửa các mặt hàng cơ khí, điện phục vụ cho ngành giao thông khu vực V (5 tỉnh Miền Trung Tây Nguyên) Đến năm 1992 đổi tên Xí nghiệp cơ khí giao thông 5 (được thành lập tại Quyết định số 2249/QĐ -TC ngày 10/11/1989 của BGTVT) thành “Xí nghiệp cơ khí và xây dựng giao thông 5 trực thuộc Khu quản lý đường bộ 5” tại Quyết định số 1036QĐ/TCCB – LĐ ngày 13 tháng 06 năm 1992
Quyết định số 896QĐ/TCCB-LĐ ngày 13/06/1993 của Bộ GTVT về việc thành lập doanh nghiệp Nhà nước : “Xí nghiệp cơ khí giao thông 5”
Quyết định số 3439/QĐ-TCCB-LĐ ngày 12 tháng 07 năm 1995 của
Bộ Giao Thông Vận Tải, xí nghiệp đổi tên thành “Công ty Cơ khí - Xây dựng công trình 5” Đến ngày 16 tháng 08 năm 1997 theo quyết định số 2014/QĐ-TCCP-
LĐ của Bộ GTVT chuyển công ty sang doanh nghiệp Nhà nước hoạt động công ích với tên là “Công ty Sửa chữa công trình và Cơ khí giao thông 5”
Ngày 28 tháng 3 năm 2005 theo quyết định số 803/QĐ-BGTVT của Bộ trưởng Bộ GTVT Công ty đổi tên thành “Công ty Quản Lý và Khai thác hầm đường bộ Hải Vân” viết tắt là HAMADECO
Ngày 08 tháng 12 năm 2009 tại Quyết định số 3674/QĐ-BGTVT của
Bộ trưởng Bộ giao thông Vận tải, về việc chuyển Công ty Quản lý và khai thác hầm đường bộ Hải Vân, công ty nhà nước thuộc Cục đường bộ Việt Nam thành Công ty TNHH MTV Quản lý và khai thác hầm đường bộ Hải Vân là một doanh nghiệp nhà nước trực thuộc Khu Quản lý đường bộ V – Cục Đường Bộ Việt Nam
Quyết định số 1742/QĐ-BGTVT do Bộ trưởng Bộ Giao thông vận tải ký ngày 25 tháng 7 năm 2012 về việc chuyển doanh nghiệp thành đơn vị thành viên của Tổng Công ty xây dựng công trình giao thông 5 nhằm củng cố cơ cấu tổ chức, nâng cao hiệu quả quản lý và hoạt động sản xuất kinh doanh trong lĩnh vực xây dựng công trình giao thông Quyết định quy định nguyên tắc, phạm vi và lộ trình chuyển đổi, bảo đảm quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp sau khi gia nhập Tổng Công ty, đồng thời thiết lập cơ chế quản lý và triển khai tại đơn vị thành viên mới Việc chuyển đổi được kỳ vọng tăng cường sự liên kết trong hệ thống Tổng Công ty và tối ưu hóa nguồn lực, từ đó nâng cao năng lực cạnh tranh và hiệu quả đầu tư vào các dự án giao thông trên toàn quốc.
Quyết định số 1973/QĐ-BGTVT ngày 10 tháng 7 năm 2013 của Bộ trưởng Bộ GTVT về giá trị doanh nghiệp cổ phần hóa của công ty TNHH MTV Quản lý và Khai thác hầm đường bộ Hải Vân thuộc Tổng Công ty xây dựng công trình giao thông 5
Theo Quyết định số 3079/QĐ-BGTVT ngày 04/10/2013 của Bộ Giao thông vận tải về việc phê duyệt Phương án và chuyển Công ty TNHH MTVQuản lý và Khai thác hầm đường bộ Hải Vân thuộc Tổng công ty Xây dựng công trình giao thông 5 thành công ty cổ phần
Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp số 0400101965 đã đăng ký thay đổi lần thứ 11 vào ngày 27 tháng 01 năm 2014 Doanh nghiệp này được cổ phần hóa từ Công ty TNHH MTV Quản lý và khai thác hầm đường bộ Hải Vân, ngày chuyển đổi là 02/01/2014.
Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức
- Chức năng của Công ty: là hoạt động kinh doanh đa ngành nghề Là quản lý, bảo trì cơ sở hạ tầng đường bộ và một số ngành nghề khác phù hợp với năng lực của Công ty.
+ Quản lý chuyên ngành về hầm đường bộ, cầu đường bộ, đường bộ và thu phí đường bộ;
+ Đảm bảo giao thông thông suốt trong mọi tình huống;
+ Tham gia ứng cứu, xử lý các trường hợp khẩn cấp do thiên tai, địch họa gây ra theo yêu cầu của ngành, các cấp chính quyền địa phương; + Bảo toàn và phát triển vốn của Chủ sở hữu giao, vốn tự bổ sung, sử dụng hợp lý các nguồn lực, tối đa hóa lợi nhuận, tích lũy đầu tư và phát triển Công ty.
Căn cứ quyết định số 3079/QĐ-BGTVT ngày 04/10/2013 của Bộ giao thông vận tải về việc phê duyệt Phương án và chuyển Công ty TNHH MTVQuản lý và Khai thác hầm đường bộ Hải Vân thuộc Tổng công ty Xây dựng công trình giao thông 5 thành công ty cổ phần, mô hình tổ chức quản lý là Hội đồng quản trị, kiểm soát viên, Tổng giám đốc a) Hội đồng quản trị: 07 thành viên
- Chủ tịch Hội đồng quản trị : 01 thành viên;
- Phó chủ tịch Hội đồng quản trị gồm: 01 thành viên;
- Các thành viên Hội đồng quản trị: 05 thành viên. b) Ban kiểm soát: 03 thành viên c) Ban điều hành: 02 thành viên
- Tổng giám đốc là người đại diện theo pháp luật của Công ty;
- Phó Tổng giám đốc: 01 thành viên;
- Kế toán trưởng: 01 thành viên. d) Các phòng nghiệp vụ tham mưu giúp việc:
- Ban quản lý dự án;
- Phòng Kế hoạch - Kỹ Thuật;
- Phòng Vật tư - Thiết Bị;
- Phòng Kế Toán - Tài Chính;
- Phòng Hành Chính - Nhân Sự;
- Phòng KSNB - Pháp Chế. e) Các đơn vị trực thuộc:
- XN Sản xuất dịch vụ thương mại Hải Vân (HASECO)
- XN quản lý vận hành hầm đường bộ Hải Vân (HAPACO)
- XN quản lý vận hành hầm đường bộ Đèo Cả
- XN Quản lý vận hành hầm Phước Tượng - Phú Gia
- XN thi công xây lắp công trình
Qua việc khái quát về tổ chức và hoạt động của Công ty Cổ phần Quản lý và Khai thác hầm đường bộ Hải Vân thông qua các nội dung như: lịch sử hình thành và phát triển, chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức, tác giả nhận thấy Phòng Hành chính – Nhân sự có vị trí và tầm quan trọng đặc biệt đối vớiCông ty Cơ cấu tổ chức của văn phòng Công ty khá chặt chẽ, đầy đủ Từ việc nắm bắt rõ được chức năng, nhiệm vụ của phòng Hành chính – Nhân sự củaCông ty Cổ phần Quản lý và Khai thác hầm đường bộ Hải Vân đã tạo tiền đề cho tác giả đi sâu vào tìm hiểu Trách nhiệm của phòng Hành chính – Nhân sự trong công tác tổ chức phục vụ chuyến đi công tác ở chương 2.
TRÁCH NHIỆM CỦA PHÒNG HÀNH CHÍNH – NHÂN SỰ
Giới thiệu văn phòng Công ty Cổ phần Quản lý và Khai thác hầm đường bộ Hải Vân
2.1 Giới thiệu văn phòng Công ty Cổ phần Quản lý và Khai thác hầm đường bộ Hải Vân.
2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ a.Chức năng:
+ Xây dựng chiến lược, kế hoạch phát triển nguồn nhân lực, ngân sách và các chế độ chính sách nhân sự
+ Đào tạo và phát triển
+ Đánh giá thành tích, đánh giá năng lực
+ Quản lý mối quan hệ nhân sự Lương thưởng và phúc lợi
+ Quản lý thủ tục hành chính nhân sự
Quản lý việc sử dụng và bảo vệ các loại tài sản hành chính tại VP nhằm tối ưu nguồn lực và giảm thiểu rủi ro Đảm bảo an ninh trật tự khu vực làm việc và thực hiện các biện pháp an toàn lao động, vệ sinh lao động đạt chuẩn Song song đó, công tác phòng chống cháy nổ được triển khai đồng bộ để bảo vệ tài sản và an toàn cho người lao động trong công ty.
+ Công tác hành chính b Nhiệm vụ:
- Hoạch định mô hình tổ chức nhân sự: soạn thảo, trình duyệt và tổ chức thực hiện các quy định, quy trình liên quan đến Nhân sự áp dụng trong Công ty;
+ Đề xuất cơ cấu tổ chức, bộ máy điều hành của Công ty;
+ Xây dựng hệ thống các quy chế, quy trình, quy định cho Công ty, tổ chức thực hiện và giám sát việc chấp hành các quy định đó.
- Thực hiện công tác tuyển dụng nhân sự đảm bảo chất lượng theo yêu cầu, chiến lược của Công ty
+ Lập kế hoạch tuyển dụng hàng năm, quý, tháng theo yêu cầu của công ty và các bộ phận liên quan;
+ Tổ chức tuyển dụng theo chương trình đã phê duyệt;
+ Tổ chức theo dõi và ký hợp đồng lao động cho Người lao động;
+ Quản lý hồ sơ, lý lịch của nhân viên toàn công ty;
+ Thực hiện công tác tuyển dụng, điều động nhân sự, theo dõi biến động nhân sự;
+ Đánh giá, phân tích tình hình chất lượng, số lượng đội ngũ cán bộ nhân viên lập báo cáo định kỳ, đột xuất theo yêu cầu của Ban Tổng Giám đốc.
- Tổ chức và phối hợp với các đơn vị khác thực hiện phát triển nguồn nhân lực
+ Lập chương trình đào tạo định kỳ hàng năm.
+ Tổ chức triển khai và kiểm tra công tác đào tạo của Công ty.
+ Tổ chức, tham gia việc tập huấn cho người lao động mới vào Công ty về lịch sử hình thành, chính sách, nội quy lao động Công ty…
+ Đánh giá chất lượng đào tạo nhằm nâng cao trình độ, kỹ năng và hiệu quả trong công việc của cá nhân theo mục tiêu công ty.
- Tổ chức quản lý Nhân sự toàn Công ty
+ Điều động nhân sự theo yêu cầu sản xuất kinh doanh.
+ Soạn thảo các quyết định bổ nhiệm, bãi nhiệm, điều động cán bộ nhân viên Công ty.
+ Quản lý ngày công, ngày nghỉ của cán bộ nhân viên.
+ Lập ngân sách nhân sự.
+ Hoạch định nguồn nhân lực nhằm phục vụ tốt cho chiến lược phát triển của Công ty.
+ Giải quyết khiếu nại, thắc mắc của nhân viên Công ty.
+ Tham gia xử lý kỷ luật lao động.
+ Tổ chức đánh giá thực hiện công việc của toàn thể nhân viên Công ty.
- Xây dựng quy chế lương thưởng, các biện pháp khuyến khích người lao động làm việc, thực hiện các chế độ cho người lao động
+ Xây dựng và thực hiện các chế độ chính sách đối với người lao động.
+ Chấm công, tính lương; kiểm tra xếp bậc lương, điều chỉnh mức lương theo đúng quy định Công ty.
+Tham gia nghiên cứu và tổ chức thực hiện phương pháp và hình thức trả lương, thưởng, phụ cấp làm việc tại Công ty.
+ Theo dõi thực hiện các chế độ cho người lao động theo đúng quy định của Công ty.
+ Tổ chức theo dõi, lập danh sách người lao động tham gia bảo hiểm xã hội, BHYT, BHTN và các chế độ liên quan đến người lao động theo đúng quy định của Công ty và pháp luật hiện hành.
+ Lập kế hoạch, trình duyệt và tổ chức thực hiện chế độ đối với các ngày lễ, tết theo quy định của pháp luật.
+ Giao dịch với cơ quan nhà nước để thực hiện chế độ cho người lao động.
- Các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Tổng Giám đốc
Thực hiện công tác quản lý hành chính
- Xây dựng, tổ chức và quản lý hệ thống thông tin.
- Xây dựng, giữ gìn và phát triển mối quan hệ với các cơ quan nhà nước.
- Tổ chức các hội thảo, hội nghị, các chuyến công tác của lãnh đạo theo yêu cầu của Công ty.
- Tổ chức các hoạt động đón, tiếp khách Xây dựng phong cách làm việc chuyên nghiệp, xây dựng văn hóa Công ty.
- Quản lý, theo dõi các chi phí hành chính của Công ty cấp phát quản lý văn phòng phẩm.
Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ
- Tiếp nhận và theo dõi, lưu chuyển công văn, văn bản đi đến.
- Giao nhận tài liệu, thư từ , báo chí cho các phòng, ban trong Công ty.
- Quản lý sử dụng con dấu của Công ty.
- Đánh máy, photo, scan văn bản, công văn giấy tờ liên quan.
- Lưu giữ, bảo mật, quản lý tài liệu, tài sản Công ty.
Thực hiện công tác quản lý hệ thống thiết bị IT
- Vận hành hệ thống Website, hệ thống văn phòng điện tử, email
- Quản trị, đảm bảo sự hoạt động thông suốt hệ thống IT của Công ty.
- Quản lý tổng đài điện thoại, fax của Công ty.
Quản lý việc sử dụng và bảo vệ các loại tài sản của Công ty, đảm bảo an ninh trật tự an toàn vệ sinh lao động và phòng chống cháy nổ trong Công ty
- Quản lý hồ sơ các loại tài sản của Công ty.
- Theo dõi, giám sát, kiểm tra quản lý và sử dụng các loại tài sản của các bộ phận Công ty.
- Phối hợp với các đơn vị bảo trì, bảo dưỡng thường xuyên.
- Thực hiện công tác an ninh trật tự, an toàn vệ sinh lao động và phòng chống cháy nổ trong Công ty.
- Tổ chức xây dựng và quản lý các loại hình nhà công vụ, điều hành… mà Công ty sử dụng.
Các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Tổng Giám đốc.
2.1.2 Sơ đồ tổ chức văn phòng
Mục đích, phân loại chuyến đi công tác
- Mục đích: Chuyến đi công tác bao giờ cũng gắn với chức năng,nhiệm vụ của cơ quan để giải quyết một số công việc, thiết lập mối quan hệ,học tập kinh nghiệm đối tác, nắm bắt tình hình thực tế tại cơ sở
+ Các chuyến đi công tác thường kỳ
+ Các chuyến đi công tác đột xuất
+ Các chuyến đi công tác trong nước
+ Các chuyến đi công tác nước ngoài
Khi thủ trưởng đi công tác bộ phận văn phòng phải biết hoạch định, sắp xếp các chuyến đi công tác
Trách nhiệm của phòng Hành chính – nhân sự trong công tác tổ chức phục vụ chuyến đi công tác
tổ chức phục vụ chuyến đi công tác
2.3.1 Trách nhiệm trong công tác chuẩn bị
2.3.1.1 Lập kế hoạch chuyến đi công tác
- Kế hoạch chuyến đi công tác là một loại văn bản dùng để trình bày một cách có hệ thống những công việc lien quan đến chuyến đi công tác Kế hoạch chuyến đi là cơ sở để đánh giá kết quả chuyến đi
- Là một công ty hoạt động kinh doanh đa ngành nghề Là quản lý, bảo trì cơ sở hạ tầng đường bộ và một số ngành nghề khác phù hợp với năng lực của Công ty Các chuyến đi công tác của lãnh đạo được văn phòng đưa vào kế hoạch công tác năm của đơn vị với các mục tiêu, nhiệm vụ cụ thể
- Có những chuyến đi công tác đơn giản mang tính thường xuyên thì văn phòng không lập kế hoạch
- Phòng đã lập kế hoạch theo đầy đủ các nội dung:
6 Tài liệu, tư liệu, dự thảo hợp đồng,
9 Các giấy tờ cần thiết
2.3.2.2 Chuẩn bị tổ chức chuyến đi công tác
* Liên hệ nơi tiếp nhận chuyến đi công tác
- Văn phòng sẽ điện thoại đến nơi cơ quan đoàn hoặc lãnh đạo đến công tác, thông báo nội dung, hẹn ngày, giờ làm việc và đăng ký nơi ăn, nơi ở, thành phần tham gia( số lượng, chức vụ, ).
- Khi mà lãnh đạo công ty đi công tác nước ngoài thì văn phòng sẽ chuẩn bị :
+ Cần báo cáo bằng văn bản cho cơ quan có thẩm quyền trong nước xem xét duyệt và đàm phán với nước sẽ đến
+ Các tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ, các sách tham khảo,…
* Chuẩn bị tư liệu, tài liệu
Việc chuẩn bị tư liệu, tài liệu của văn phòng được thực hiện rất tốt, đó là việc chuẩn bị:
- Giấy giới thiệu, giấy đi đường
- Văn bản quy phạm pháp luật có liên quan
- Các thông tin ở dạng dự liệu máy tính,…
* Chuẩn bị về phương tiện giao thông
Trong chuyến đi công tác thì văn phòng của Công ty đã căn cứ vào tình hình tài chính Công ty, địa điểm đến, thành phần đi, thời gian,… để chuẩn bị và có những phương án để điều chỉnh phù hợp
* Chuẩn bị các giấy tờ
Chuẩn bị các công văn liên hệ, giấy tờ tùy thân ( Chứng minh nhân dân,…), giấy giới hiệu, giấy đi đường, danh thiếp
* Chuẩn bị kinh phí và một số yếu tố khác
Khi lập dự trù kinh phí thì người lập dự trù đã lưu ý đến các chi phí thực tế và các khoản chi phí dự phòng phát sinh như:
- Tiền vé máy bay, tàu, ô tô
- Tiền đóng góp hội thảo,…
- Chi phí khác như: thuốc men, quà tặng,
* Lên kế hoạch đảm nhận trách nhiệm ở nhà
- Thông báo về thời gian vắng mặt của lãnh đạo, cá nhân
- Những công việc như: hủy bỏ và lên lịch lại các cuộc họp đã ấn định trong suốt thời gian Thủ trưởng vắng mặt
* Kiểm tra chuyến đi phút trót
2.3.2 Trách nhiệm trong chuyến đi
Trách nhiệm của văn phòng trước khi lãnh đạo đi công tác :
- Hoạch định và sắp xếp chuyến đi
- Dự buổi họp bàn giao của lãnh đạo cho người được ủy nhiệm. Nắm vững nội dung công việc
- Ghi lại những công việc lãnh đạo ủy quyền và giải quyết công việc
Trách nhiệm của văn phòng trong khi lãnh đạo đi công tác:
- Giúp các phó thủ trưởng thực hiện các nhiệm vụ mà thủ trưởng giao
- Đối với công tác thư tín, phân loại thư tín theo tầm quan trọng như:
+ Hồ sơ những công việc cần làm
+ Hồ sơ để thông báo
Sau đó các văn bản sẽ được các cá nhân đã được ủy quyền xử lý giải quyết Hiện tại văn phòng Công ty có sổ nhật ký
CÁC HOẠT ĐỘNG HÀNH CHÍNH CẦN LƯU Ý
- Giữ liên lạc với thủ trưởng trong thời gian mà thủ trưởng đi công tác
2.3.3 Trách nhiệm sau chuyến đi
Sau mỗi chuyến đi công tác, nhất là các chuyến đi công tác trong ngày, bộ phận văn phòng phải tiến hành một số công việc như:
- Giúp Thủ trưởng giải quyết các vấn đề liên quan đến thủ tục tổ chức chuyến đi công tác
- Thu thập giấy tờ, tài liệu sau chuyến đi công tác để lập hồ sơ
- Báo cáo sổ óm tắt thư tín, sổ nhật ký các hoạt động hành chính
- Báo cáo tóm tắt diễn biến trong các phòng ban trong Công ty
- Nhận giấy tờ, chứng từ chi phí công tác
- Soạn thảo thư cảm ơn nơi mà tiếp nhận chuyến đi công tác
Qua việc đi sâu vào văn phòng và trách nhiệm của văn phòng trong công tác tổ chức phục vụ chuyến đi công tác tại Công ty Cổ phần Quản lý và Khai thác hầm đường bộ Hải Vân, tôi nhận thấy văn phòng đã thực hiện cơ bản tốt những nhiệm vụ được giao, từ đó rút ra những ưu điểm như sự chủ động, tổ chức công tác chu đáo và tuân thủ tiến độ, đồng thời nhận diện nhược điểm ở một số khâu nghiệp vụ văn thư và quản lý hồ sơ Những nhận định này làm cơ sở đề xuất các giải pháp cho chương 3 nhằm nâng cao hiệu quả của việc kiểm tra, giám sát nghiệp vụ văn thư của cơ quan, cải thiện hệ thống lưu trữ, quy trình xử lý hồ sơ và nâng cao năng lực đội ngũ.
Chương 3 GIẢI PHÁP NÂNG CAO CÔNG TÁC TỔ CHỨC PHỤC VỤ CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CỦA PHÒNG HÀNH CHÍNH – NHÂN SỰ
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN QUẢN LÝ VÀ KHAI THÁC
Nhận xét, đánh giá
Nhà quản trị văn phòng tại Công ty Cổ phần Quản lý và Khai thác hầm đường bộ Hải Vân luôn nhận được sự quan tâm của Ban Lãnh đạo và được tạo điều kiện thuận lợi để làm việc hiệu quả Sự hỗ trợ kịp thời và định hướng từ lãnh đạo giúp nâng cao hiệu suất công tác hành chính, tối ưu quy trình làm việc và duy trì môi trường làm việc chuyên nghiệp cho đội ngũ liên quan đến quản lý và khai thác hầm đường bộ Hải Vân Điều này khẳng định cam kết của công ty trong việc phát triển nguồn lực và đảm bảo hoạt động thông suốt của hầm đường bộ Hải Vân.
- Chức năng, nhiệm vụ của Trưởng phòng Hành chính – Nhân sự đã được quy định cụ thể tại Quyết định số: 05/QĐ-HAMADECO về việc thành lập Phòng Hành chính – Nhân sự Đó là tiền đề thuận lợi để nhà quản trị văn phòng thực hiện tốt hơn vai trò của mình;
- Công tác tổ chức phục vụ chuyến đi cũng được lãnh đạo quan tâm
- Khâu tổ chức chuyến đi công tác chưa được thực hiện nghiêm ngặt, còn bỏ sót một số khâu trong quy trình dẫn tới chưa đánh giá hết được khả năng của nhân viên;
- Sự đánh giá của nhà quản trị văn phòng đôi khi còn thiên về cảm tính.
- Trong quá trình chuẩn bị đi công tác còn gặp nhiều hạn chế: trong việc lập và xây dựng kế hoạch đi công tác cho lãnh đạo
Khi đi công tác cùng lãnh đạo, thường gặp những trường hợp như hạn chế sức khỏe ảnh hưởng đến việc đi lại, sự chuẩn bị tài liệu chưa chu đáo, và bố trí chỗ nghỉ ngơi cùng ăn uống cho lãnh đạo chưa được sắp xếp hợp lý, làm ảnh hưởng đến tiến độ và hiệu quả của chuyến công tác.
- Khi đi công tác cùng lãnh đạo về thì văn phòng chậm trong việc hoàn tất hồ sơ các khoản chi phí và thanh toán tạm ứng
Những hạn chế trên bắt nguồn từ một số nguyên nhân sau:
Quy định về trách nhiệm cá nhân trong thực hiện nhiệm vụ của công ty chưa rõ ràng và cụ thể, khiến một số nhân viên văn phòng thiếu động lực làm việc và dễ tái phạm sau khi được nhắc nhở, từ đó gây ra một số lỗi trong quá trình tổ chức và quản lý công việc.
Các giải pháp
3.2.1 Nâng cao nhận thức của nhà quản trị văn phòng trong việc tổ chức phục vụ các chuyến đi công tác của Công ty Đây là hoạt động nhận thức có vai trò rất quan trọng đối với hoạt động thực tiễn Đem lại cho tổ chức sự ổn định, đội ngũ nhân lực có chất lượng cao, có kỷ luật lao động tốt và có khả năng thu hút các nhân tài khác đến với tổ chức.
3.2.2 Nâng cao năng lực nghiệp vụ tổ chức chuyến đi công tác cho nhà quản trị văn phòng và nhân viên trong công ty
Với bất kỳ một cấp quản trị nào, dù cao hay thấp cũng luôn cần được bồi dưỡng những kỹ năng và kiến thức chuyên môn một cách thường xuyên,liên tục. Được đào tạo và bồi dưỡng một cách bài bản sẽ giúp cho nhà quản trị văn phòng tiếp cận được những phương pháp, cách thức làm việc mới từ đó sẽ nâng cao hiệu suất, chất lượng côngviệc. Đối với các nhân viên, việc được đào tạo sẽ giúp họ nâng cao tinh thần trách nhiệm, cải thiện trình độ chuyên môn, có khả năng hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ được giao và trở thành những người hỗ trợ đắc lực cho nhà quản trị văn phòng trong thực hiện công việc.
3.2.5 Lãnh đạo cơ quan cần tạo mọi điều kiện tốt nhất cho nhà quản trị văn phòng hoàn thành chức năng, nhiệm vụ được giao, nhất là đối với công tác tổ chức phục vụ chuyến đi công tác
Về chế độ và chính sách đối với nhà quản trị văn phòng, ban lãnh đạo cần xây dựng và thực thi các chế độ đãi ngộ hợp lý nhằm thu hút và giữ chân nhân tài Khi được hưởng các chính sách đãi ngộ công bằng và cạnh tranh, nhà quản trị văn phòng sẽ có cơ sở để cam kết cống hiến lâu dài cho tổ chức và đóng góp tích cực vào sự phát triển của doanh nghiệp.
- Về cơ sở vật chất, trang thiết bị: Điều kiện cơ sở vật chất, trang thiết bị tốt là tiền đề giúp cho cán bộ và nhân viên văn phòng thực hiện công việc hiệu quả hơn và tránh được tâm lý căng thẳng do cơ sở vật chất không đủ điều kiện đáp ứng Một số máy tính tại phòng Hành chính – Nhân sự không còn đủ điều kiện đáp ứng nhu cầu sử dụng của cán bộ và nhân viên văn phòng thì nên được thay mới, bên cạnh đó, việc bố trí lại cảnh quan của các phòng ban cũng là điều rất cần thiết.
Tại chương 3, tôi đã chỉ ra những ưu điểm và hạn chế về công tác phục vụ tổ chức chuyến đi công tác của văn phòng tại Công ty Cổ phần Quản lý và
Khai thác hầm đường bộ Hải Vân đặt ra những hạn chế cho công tác tổ chức chuyến công tác; dựa trên những hạn chế ấy, tôi đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao trách nhiệm của văn phòng trong công tác phục vụ tổ chức chuyến đi Những giải pháp này thiết thực và hướng tới tăng cường tính chủ động, minh bạch và hiệu quả quản lý, từ đó giúp nhà quản trị văn phòng thực hiện tốt chức năng và nhiệm vụ của mình.