KỸ NĂNG THU THẬP VÀ XỬ LÝ THÔNG TIN TRONG LÃNH ĐẠO, QUẢN LÝ CỦA CÁN BỘ CẤP CƠ SỞ

Ngày nay, việc thu thập và xử lý thông tin với sự trợ giúp của phương tiện công nghệ thông tin ngày càng thuận lợi hơn. Tuy nhiên, việc không nắm vững được các kỹ năng cơ bản cần thiết để thực hiện thu thập, xử lý thông tin phục vụ hoạt động công vụ khiến nhiều cán bộ, công chức không thể hoàn thành tốt nhiệm vụ, chức trách được giao ảnh hưởng đến tiến độ chất lượng công việc chung. Trong vị trí của công chức ngành tài chính, việc trang bị cho mình kiến thức, kỹ năng về thu thập và xử lý thông tin là rất cần thiết, là công cụ hữu hiệu để có phương án giải quyết công việc, sáng kiến đề xuất thực hiện và hoàn thiện thành nhiệm vụ được giao.

Trang 1

KỸ NĂNG THU THẬP VÀ XỬ LÝ THÔNG TIN TRONG LÃNH ĐẠO, QUẢN LÝ CỦA CÁN BỘ CẤP CƠ SỞ

Trang 2

I/ KHÁI NIỆM, PHÂN LOẠI THÔNG TIN TRONG

LÃNH ĐẠO QUẢN LÝ.

II/ KỸ NĂNG THU THẬP,

XỬ LÝ TT TRONG LĐQL CỦA CB CẤP CƠ SỞ.

NỘI

DUNG

Trang 3

1.1.1 Khái niệm thông tin

Thông tin trong lãnh đạo, quản lý (gọi tắt là thông tin quản lý) là sự truyền đạt các thông điệp, tin tức có liên quan đến hệ thống quản lý, được người nhận hiểu rõ ý nghĩa của thông điệp mà người gửi muốn truyền đạt, có tác dụng giúp thực hiện các mục tiêu lãnh đạo, quản lý

1 KHÁI NIỆM, PHÂN LOẠI THÔNG TIN

TRONG LÃNH ĐẠO QUẢN LÝ.

Khái niệm thông tin trong lãnh đạo, quản lý 1.1

Trang 4

Từ định nghĩa nêu trên, cần chú ý mấy điểm sau:

Thứ nhất, xét về hình thái vật chất và dưới dạng

tĩnh, thông tin quản lý là những thông điệp, tin tức,

có thể là một sản phẩm hữu hình hay cũng có thể là một sản phẩm vô hình

Thứ hai, thông tin luôn gắn liền với sự vận động

của nó

TRONG LÃNH ĐẠO QUẢN LÝ (tt)

Trang 5

Thông tin phản hồi (Thông tin ngược)

Người nhận

Tiếp nhận

Giải mã

Nhận thông điệp

Truyền tin

Diễn trình của thông tin

Trang 6

1.1.2 Khái niệm dữ liệu.

Dữ liệu được hiểu là các biểu hiện dùng để phản ánh đối tượng nghiên cứu

Trang 8

1.1.4 Dữ liệu định lượng

Dữ liệu định lượng là loại dữ liệu phản ánh mức

độ, mức độ hơn kém, tính được trị số trung bình

Trang 9

1.1.5 Dữ liệu định tính

Là loại dữ liệu phản ánh tính chất, sự hơn kém, ta không tính được trị trung bình của dữ liệu định tính

Trang 10

Kênh ấn phẩm Kênh nghe nhìn

Kênh giao tiếp trực tiếp:

Kênh thông tin không chính thức:

Trang 11

1.2.2 Các nguồn thông tin.

Thông tin xuất phát từ nhiều nguồn tin khác nhau:

Từ cấp

trên

Từ phòng ban -

ngang cấp

Từ các nguồn tin cấp dưới

Nguồn tin bên ngoài, nội bộ

Trang 12

1.2.3 Các đối tượng của thông tin

Thông tin luôn có đối tượng cho biết về một điều

gì đó nhất định Đối tượng của thông tin rất phong phú và đa dạng

Trang 13

1.2.4 Các chủ thể thông tin

Là người sở hữu thông tin, cung cấp thông tin hoặc đơn giản là người truyền tin, người đưa tin

Trang 14

1.2.5 Mục tiêu của thông tin

Mục tiêu của thông tin là để biết chuyện gì xảy ra,

để hiểu chuyện xảy ra như thế nào, có ý nghĩa gì và mục tiêu hành động: thông tin gợi mở ra biện pháp hành động và thúc đẩy hành động một cách chính xác, hiệu quả, chất lượng

Trang 15

Thông tin quản lý luôn đòi hỏi phải có người gửi và người nhận thông điệp.

Đặc điểm của thông tin đối với hoạt động lãnh đạo, quản lý.

1.3

Tính địa chỉ:

1.3.1

Trang 16

Người truyền tin phải chuẩn xác, vật mang tin phải phù hợp và giải mã phải chính xác, phải đảm bảo người nghe hiểu đúng ý đồ của mình.

I KHÁI NIỆM, PHÂN LOẠI THÔNG TIN

TRONG LÃNH ĐẠO QUẢN LÝ.

Trang 17

Thông tin quản lý chỉ bao gồm những thông điệp hữu ích (có liên quan và tác động) đối với hệ thống quản lý Đặc điểm này, đòi hỏi người cán bộ phải biết chắt lọc, tiếp nhận, xử lý, truyền đạt những thông tin thật sự cần thiết cho đơn vị mình.

Đặc điểm của thông tin đối với hoạt động lãnh đạo, quản lý.

1.3

Tính hữu ích.

1.3.3.

Trang 18

1.4.1 Thông tin vừa là đối tượng vừa là nguyên liệu đầu vào, vừa là hình thức thể hiện sản phẩm của lao động lãnh đạo, quản lý

Đầu vào của quá trình lao động là những thông tin, đầu ra của quá trình lao động lãnh đạo quản lý là những quyết định, công văn, báo cáo, chỉ thị,… là những sản phẩm dưới dạng thông tin

Vai trò của thông tin trong LĐ,QL.

1.4

Trang 19

1.4.2 Thông tin gắn liền với quyền lực lãnh đạo, quản lý.

Thông tin vừa là phương tiện, vừa là công cụ của quá trình lãnh đạo quản lý

1.4

Trang 20

- Yêu cầu đối với thông tin:

+ Thông tin phải chính xác, khách quan, công việc được giải quyết đúng đắn

+ Nếu thiếu thông tin hoặc thông tin sai lệch sẽ ảnh hưởng đến kết quả công việc

* Giải quyết phiến diện

* Không đáp ứng yêu cầu công tác

1.4

Trang 21

1.4.3 Thông tin có giá trị ngày càng cao, đóng góp ngày càng nhiều vào giá trị của tổ chức.

Trong thời đại thông tin hiện nay, bản thân thông tin có trị ngày càng tăng cao Người cán bộ lãnh đạo quản lý phải nắm bắt được các thông tin, kinh tế, chính trị, xã hội, phải biết đánh giá và phân loại thông tin

1.4

Trang 22

1.5.1 Theo hình thức thể hiện của thông tin.

Theo cách phân loại này, có:

1 KHÁI NIỆM, PHÂN LOẠI THÔNG TIN TRONG LÃNH ĐẠO QUẢN LÝ (tt)

Phân loại thông tin quản lý.

1.5

TT

Chữ viết

TT Lời nói

TT = các phương tiện

khác

Trang 23

TT

Lời

nói

Ưu điểm: truyền đạt nhanh,

hiệu quả cao

Nhược điểm: thiếu chuẩn xác,

tính pháp lý thấp

Trang 24

TT

chữ

viết

Ưu điểm: rõ ràng, tránh sai lạc,

có thể kiểm soát được, người gửi

và người nhận có điều kiện nghiên cứu kỹ thông tin

Nhược điểm: soạn thảo lâu,

mất nhiều thời gian

Trang 25

cơ thể

Những phương tiện khác

Cử chỉ Thái độ Nét mặt Ánh mắt Hình ảnh

Sơ đồ

Ký hiệu Qui ước

Trang 26

1.5.2 Theo chiều của thông tin trong hệ thông quản lý.

Theo tiêu chí này, có thông tin chỉ thị (thông tin xuống dưới) và thông tin báo cáo (thông tin lên trên), thông tin ngang và đan chéo

1.5

Trang 27

1.5

Trang 28

Thông tin không chính thức có một số đặc điểm cần chú ý:

+ Là dạng thông tin được hình thành và truyền đạt một cách tự nhiên trong tổ chức.

+ Tốc độ truyền nhanh, thậm chí nhanh hơn kênh chính thức.

+ Sức thuyết phục cao vì nó truyền đạt rất tự nhiên và thường truyền đạt trong nhóm có quan hệ tin cậy nhau.

+ Dễ bóp méo trong quá trình truyền tin.

1.5

Trang 29

1.5.4 Theo quan hệ với hệ thống.

- Thông tin bên trong là những thông tin phục vụ cho bản thân công tác quản lý, bảo đảm tính thống nhất, hiệu quả, hiệu lực của tổ chức

- Thông tin với bên ngoài bao gồm thông tin từ môi trường vào tổ chức và thông tin từ tổ chức ra môi trường

1.5

Trang 30

2.1.1 Nhu cầu thông tin về đối tượng bị lãnh đạo, quản lý

Nhu cầu thông tin về đối tượng này thể hiện rõ ở nhu cầu phải thu thập, xử lý thông tin nhân khẩu học, thông tin kinh tế, xã hội, văn hóa và lối sống của người dân, gia đình, tổ chức, cộng đồng ở cơ sở

2 NHU CẦU VÀ CÁC KỸ NĂNG THU THẬP,

XỬ LÝ THÔNG TIN TRONG LÃNH ĐẠO, QUẢN LÝ CỦA CÁN BỘ LÃNH ĐẠO,

QUẢN LÝ Ở CƠ SỞ.

2.1 Nhu cầu về các loại thông tin đối với cán bộ lãnh đạo, quản lý ở cơ sở.

Trang 31

2.1.2 Nhu cầu thông tin về đường lối, chủ trương,

cơ chế, chính sách

Việc xây dựng nhà nước pháp quyền và sống theo Hiến pháp, pháp luật đặt ra yêu cầu cao đối với việc nắm bắt thông tin kịp thời, đầy đủ, chính xác về đường lối, chủ trương, cơ chế, chính sách

Trang 32

2.1.3 Nhu cầu thông tin về các nhóm đối tượng

Lãnh đạo, quản lý liên quan đến nhiều nhóm đối tượng khác nhau do vậy cần phải thu thập, xử lý thông tin về các nhóm đối tượng đó

Trang 33

2.1.4 Nhu cầu thông tin về tình hình kinh tế - xã hội

Lãnh đạo, quản lý nhằm cải thiện đời sống kinh tế

- xã hội do vậy nhu cầu về tinh hình kinh tế xã hội nói chung của đất nước và của cơ sở là rất cấp thiết

Trang 34

2.2.1 Nhu cầu thu thập thông tin một cách khoa học

Thông tin rất đa dạng Do vậy, cần phải thu thập một cách khoa học để có được thông tin chính xác, đầy đủ và đáng tin cậy

2.2 Nhu cầu thu thập, xử lý thông tin

một cách khoa học.

Trang 35

2.2.2 Nhu cầu xử lý thông tin một cách khoa học

Thông tin thu được cần phải được xử lý một cách khoa học, tức là cần áp dụng các phương pháp phân loại, so sánh, đối chiếu,… xử lý bằng các phương pháp thống kê và các phương pháp định tính cùng

2.2 Nhu cầu thu thập, xử lý thông tin

một cách khoa học.

Trang 36

2.3.1 Quy trình thu thập thông tin

Quy trình thu thập và xử lý thông tin đóng vai trò quyết định tới chất lượng thông tin

Quy trình thu thập thông tin bao gồm các bước cơ bản sau:

2.3 Quy trình thu thập và xử lý thông tin.

Trang 37

+ Xác định nội dung thông tin cần thu thập.

+ Xác định đối tượng cung cấp thông tin:

+ Xác định phương pháp thu thập thông tin:

+ Xây dựng các bộ công cụ để thu thập thông tin: + Lựa chọn nhân sự thu thập thông tin

+ Tổ chức thu thập thông tin

Trang 38

2.3.2 Quy trình xử lý thông tin.

Việc xử lý và phân tích dữ liệu đòi hỏi phải tuân thủ quy trình chặt chẽ Các nhà nghiên cứu đã đưa ra quy trình xử lý dữ liệu như sau:

Trang 39

+ Mã hóa thông tin

+ Biên tập dữ liệu

+ Nhập dữ liệu máy tính (slide 65)

+ Chiết xuất dữ liệu

+ Làm sạch dữ liệu

Trang 40

2.4.1 Kỹ năng xác định loại thông tin cần thiết.

Để xác định loại thông tin cần thiết cần phải rèn luyện kỹ năng như:

- Kỹ năng nắm chắc mục đích, yêu cầu

2.4 Kỹ năng thu thập thông tin

Trang 41

- Kỹ năng phân loại thông tin

- Kỹ năng phân loại hình thức thông tin định

lượng và thông tin định tính

- Kỹ năng xác định loại thông tin theo mức độ:

Trang 42

2.4.2 Kỹ năng xác định nguồn thông tin

Để thu thập thông tin cần xác định rõ thông tin đó

từ đâu, tức là nguồn tin

Trang 43

2.4.3 Kỹ năng lựa chọn phương pháp thu thập thông tin.

- Điều tra bằng bảng hỏi

- Phỏng vấn sâu cá nhân

- Thảo luận nhóm tập trung

- Phân tích tài liệu sẳn có

Trang 44

2.4.4 Kỹ năng quan sát trực tiếp bằng các giác quan.

Trong lãnh đạo, quản lý, quan sát là hoạt động thu thập thông tin qua việc sử dụng các giác quan và phương tiện hỗ trợ để thu được những thông tin quản

lý

Trang 45

2.4.5 Kỹ năng tìm đọc thông tin

- Tìm đọc thông tin từ báo

- Tìm đọc thông tin từ tạp chí

- Tìm đọc thông tin từ sách

- Tìm đọc thông tin từ mạng Internet

Trang 46

- Tìm đọc thông tin từ các báo cáo của các cơ quan chức năng

- Tìm đọc thông tin từ các báo cáo kết quả nghiên cứu đã được công bố công khai

Trang 47

2.5.1 Kỹ năng ghi chép thông tin

Ghi chép là một kỹ năng quan trọng trong việc thu thập, lưu trữ và xử lý thông tin Có nhiều cách ghi chép khác nhau đã được sử dụng như: theo danh mục nội dung (list), theo bản đồ tư duy (mind map)

2.5 Kỹ năng xử lý thông tin.

Trang 48

2.5.2 Kỹ năng mô tả, kể chuyện

Mô tả, kể chuyện là việc chọn lọc, trình bày thông tin về một điều gì đó sao cho có thể hình dung và hiểu được chi tiết, cụ thể về đối tượng nhất định

Trang 49

2.5.3 Kỹ năng phân loại thông tin.

Nếu phân loại dựa trên hình thức cố định, thì thông tin, tài liệu trong nghiên cứu định tính bao gồm hai loại cơ bản: dưới dạng văn tự và phi văn tự

Trang 50

Nếu dựa vào nội dung phản ánh của thông tin, tài liệu thì có: tài liệu cá nhân và tài liệu xã hội

Nếu xét theo mức độ xử lý, phân tích, công bố thông tin, tài liệu được phân loại gồm: tài liệu đã được in ấn và tài liệu chưa được công bố

Trang 51

2.5.4 Kỹ năng sắp xếp, kết cấu thông tin.

Là kỹ năng chọn lọc và sắp đặt thông tin vào những vị trí phù hợp, gọi là chọn đúng từ, đúng chữ, đúng bối cảnh

Định dạng
Số trang	69
Dung lượng	1,41 MB