NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN HÀNG HÓA TRONG DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ
Những vấn đề chung về công tác kế toán hàng hóa trong doanh nghiệp vừa và nhỏ
1.1.1.Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán hàng hóa trong doanh nghiệp vừa và nhỏ
Kế toán là quá trình thu thập, xử lý và kiểm tra thông tin về tài sản và tình hình tài chính của doanh nghiệp, bao gồm giá trị, hiện vật và thời gian lao động Bên cạnh đó, kế toán có nhiệm vụ kiểm soát các khoản thu chi, phân tích số liệu kế toán và ngăn chặn vi phạm luật kế toán, nhằm cung cấp thông tin hữu ích cho quyết định của doanh nghiệp.
Việc tổ chức công tác kế toán một cách khoa học và hợp lý tại doanh nghiệp không chỉ giúp cung cấp thông tin đầy đủ và kịp thời về tài sản, thu chi và kết quả hoạt động kinh doanh, mà còn giảm thiểu tình trạng trùng lặp trong công việc kế toán, tiết kiệm chi phí Đồng thời, nó còn hỗ trợ trong việc kiểm kê, kiểm soát tài sản, nguồn vốn và hoạt động kinh tế, từ đó đánh giá hiệu quả kinh tế một cách chính xác.
Hàng hóa đóng vai trò then chốt trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thương mại, vì vậy việc quản lý hàng hóa từ khâu thu mua đến tiêu thụ là rất cần thiết Quản lý hiệu quả trên các mặt như số lượng, chất lượng, chủng loại và giá cả không chỉ giúp tiết kiệm chi phí vận chuyển và bảo quản, mà còn hỗ trợ xác định giá vốn hàng bán và giá bán hàng hóa Điều này góp phần tăng doanh thu và lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Kế toán hàng hóa đóng vai trò quan trọng trong quản lý hàng hóa, cả về mặt hiện vật lẫn giá trị Công cụ này giúp đáp ứng nhu cầu xã hội và giảm thiểu tổn thất, hao hụt hàng hóa trong quá trình kinh doanh thương mại, từ đó gia tăng lợi nhuận cho công ty.
1.1.2.Khái niệm ,đặc điểm và vai trò của hàng hóa trong doanh nghiệp vừa và nhỏ
1.1.2.1.Khái niệm hàng hóa trong doanh nghiệp vừa và nhỏ
Hàng hóa trong doanh nghiệp bao gồm các vật tư và sản phẩm được mua với mục đích bán ra Giá trị hàng hóa mua vào không chỉ bao gồm giá mua mà còn các loại thuế không hoàn lại và chi phí liên quan như vận chuyển, bốc xếp và bảo quản Ngoài ra, các khoản chiết khấu và giảm giá do hàng hóa không đạt tiêu chuẩn sẽ được trừ khỏi chi phí mua hàng.
Hàng hóa trong doanh nghiệp rất đa dạng và phong phú, thường xuyên biến động trong quá trình kinh doanh Do đó, việc theo dõi tình hình nhập, xuất và tồn kho là cần thiết, bao gồm các yếu tố như số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị hàng hóa.
1.1.2.2 Đặc điểm hàng hóa trong doanh nghiệp vừa và nhỏ
Hàng hóa là các vật tư, sản phẩm của doanh nghiệp mua về với mục đích để bán
Giá gốc hàng hóa mua vào bao gồm nhiều yếu tố quan trọng như giá mua, chi phí thu mua (bao gồm vận chuyển, bốc xếp, bảo quản từ nơi mua về kho của doanh nghiệp, và chi phí bảo hiểm), cùng với các loại thuế và chi phí liên quan trực tiếp đến việc mua hàng Ngoài ra, các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng bán cũng cần được trừ khỏi tổng chi phí mua hàng để xác định giá gốc chính xác.
Hàng hóa có sự đa dạng phong phú với các đặc tính lý, hóa, sinh học riêng biệt, ảnh hưởng trực tiếp đến số lượng và chất lượng Chất lượng, mẫu mã và thông số kỹ thuật của hàng hóa luôn thay đổi, điều này phụ thuộc vào trình độ phát triển sản xuất và nhu cầu của thị trường.
1.1.3.Nhiệm vụ của công tác kế toán hàng hóa tại doanh nghiệp vừa và nhỏ
Kế toán hàng hóa đóng vai trò quan trọng trong quản lý hàng hóa về mặt hiện vật và giá trị, giúp đáp ứng nhu cầu xã hội và hạn chế mất mát, hao hụt hàng hóa trong quá trình kinh doanh Việc tổ chức kế toán hàng hóa hiệu quả sẽ góp phần tăng lợi nhuận cho công ty Do đó, doanh nghiệp cần thực hiện tốt các nhiệm vụ liên quan đến kế toán hàng hóa.
-Tổ chức hợp lý, khoa học công tác kế toán ở doanh nghiệp
-Vận dụng đúng hệ thống tài khoản, đúng pháp luật, sử dụng các phương tiện kỹ thuật hiện tại
-Tổ chức thực hiện kiểm tra kế toán trong nội bộ doanh nghiệp
1.1.4.Phân loại hàng hóa trong doanh nghiệp vừa và nhỏ
Hàng hóa được phân loại theo tính chất thương phẩm và đặc trưng kỹ thuật, chia thành từng ngành hàng Mỗi ngành hàng bao gồm nhiều nhóm hàng, và trong mỗi nhóm hàng lại có nhiều mặt hàng với giá cả khác nhau.
Phân loại hàng hóa theo ngành hàng:
- Hàng dệt may,bông vải sợi
- Hàng gốm sứ,thủy tinh
- Hàng rượu bia,thuốc lá
Phân loại hàng hóa theo khâu lưu thông thì hàng hóa được chia thành:
- Hàng hóa ở khâu bán buôn
- Hàng hóa ở khâu bán lẻ
Phân loại hàng hoá theo phương thức vận động của hàng hóa :
- Hàng hóa chuyển qua kho
- Hàng hoá chuyển giao bán thẳng
1.1.5.Phương pháp tính giá hàng hóa
Giá thực tế của hàng hóa nhập kho:
Giá trị hàng hóa được xác định dựa trên giá gốc, và việc xác định giá gốc này có thể khác nhau tùy thuộc vào nguồn gốc hình thành Đối với hàng hóa nhập khẩu trong kỳ, giá gốc được tính theo các quy định cụ thể.
- Đối với hàng mua ngoài :
Giá thực tế hàng hóa nhập kho
Các khoản thuế không hoàn lại
Chiết khấu thương mại,giảm giá hàng mua
Giá mua ghi trên hóa đơn là số tiền doanh nghiệp cần thanh toán cho người bán, dựa trên hợp đồng hoặc hóa đơn, tùy thuộc vào phương pháp tính thuế GTGT mà doanh nghiệp áp dụng.
Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ giá mua hàng hóa là giá chưa có thuế GTGT đầu vào
Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp và hàng không chịu thuế GTGT thì giá mua là tổng giá thanh toán
Chi phí thu mua hàng hóa bao gồm nhiều yếu tố như chi phí vận chuyển, bảo quản, bốc dỡ, lưu kho, lưu bãi, bảo hiểm hàng hóa, và hao hụt trong định mức cho phép Những khoản chi phí này là một phần quan trọng trong công tác quản lý chi phí của bộ phận thu mua và dịch vụ phí.
- Các khoản thuế không được hoàn lại : Thuế nhập khẩu,thuế tiêu thụ đặc biệt,thuế GTGT (không khấu trừ )
- Chiết khấu thương mại: Là số tiền mà doanh nghiệp được giảm giá trừ do đã mua hàng,dịch vụ với khối lượng lớn theo thỏa thuận
Giảm giá hàng mua là khoản tiền mà người bán trừ đi cho người mua khi hàng hóa không đạt chất lượng, sai quy cách hoặc không đúng chủng loại Khoản giảm giá này được ghi nhận trong hóa đơn mua hàng.
- Đối với hàng hóa do doanh nghiệp tự gia công,chế biến:
Giá thực tế hàng hóa nhập kho = Giá xuất kho để gia công,chế biến + Chi phí gia công,chế biến
- Đối với hàng hóa thuê ngoài gia công,chế biến
Giá thực tế hàng hóa nhập kho
Giá xuất kho đem thuê ngoài gia công,chế biến
Chi phí vận chuyển bốc xếp đem đi gia công,chế biến
Chi phí thuê ngoài gia công,chế biến
- Hàng hóa được biếu tặng :
Giá nhập kho là giá thực tế được xác định theo thời giá trên thị trường
Giá thực tế của hàng hóa xuất kho
Phương pháp tính giá đích danh:
Theo phương pháp này, hàng hóa xuất kho sẽ được tính theo đơn giá nhập của lô hàng tương ứng Kế toán cần nắm rõ thông tin về các lần nhập hàng và đơn giá nhập Phương pháp này chỉ phù hợp với doanh nghiệp có ít mặt hàng, hàng tồn kho có giá trị lớn và ổn định, cũng như dễ dàng nhận diện loại mặt hàng Đối với doanh nghiệp có nhiều mặt hàng, phương pháp này không khả thi Ưu điểm của phương pháp này là tuân thủ nguyên tắc phù hợp trong kế toán, giúp chi phí thực tế khớp với doanh thu thực tế.
Nội dung tổ chức công tác kế toán hàng hòa trong doanh nghiệp vừa và nhỏ
1.2.1 Kế toán chi tiết hàng hóa trong doanh nghiệp vừa và nhỏ
1.2.1.1 Phương pháp thẻ song song:
+ Ở kho :Việc ghi chép tình hình xuất nhập tồn hàng ngày do thủ kho tiến hành ghi chép trên thẻ kho và chỉ ghi theo chỉ tiêu số lượng
Tại phòng kế toán, nhân viên sử dụng sổ kế toán chi tiết vật tư để ghi chép tình hình nhập xuất kho, bao gồm cả số lượng và giá trị.
Tại kho, thủ kho cần kiểm tra tính hợp lý và hợp pháp của các chứng từ nhập xuất nguyên vật liệu và hàng hóa Sau đó, họ ghi chép số liệu thực nhập, thực xuất vào thẻ kho và tính toán số tồn kho vào cuối ngày Hàng ngày hoặc định kỳ, thủ kho chuyển toàn bộ chứng từ và số liệu cho phòng kế toán Đồng thời, thủ kho phải thường xuyên đối chiếu số tồn kho trên thẻ kho với số vật liệu thực tế tồn kho để đảm bảo tính chính xác.
Trong phòng kế toán, việc mở sổ chi tiết vật liệu cho từng nguyên vật liệu và hàng hóa là cần thiết để theo dõi số lượng và giá trị Khi nhận chứng từ nhập xuất từ thủ kho, kế toán cần kiểm tra, ghi đơn giá và tính thành tiền, sau đó ghi vào sổ chi tiết vật liệu Cuối tháng, kế toán tổng hợp số liệu nhập, xuất, tồn của từng loại vật liệu và đối chiếu với thẻ kho, lập báo cáo tổng hợp về giá trị để đối chiếu với bộ phận kế toán tổng hợp.
Trình tự ghi sổ như sau ( Sơ đồ 1.1.)
Sơ đồ 1.1 : Kế toán chi tiết hàng hóa theo phương pháp ghi thẻ song song Ghi chú :
Ghi cuối tháng hoặc định kỳ:
Quan hệ đối chiếu và kiểm tra mang lại nhiều ưu điểm như tính đơn giản và dễ thực hiện, đồng thời đảm bảo độ chính xác của thông tin Phương pháp này còn có khả năng cung cấp thông tin nhãn hữu ích cho việc quản trị hàng hóa.
Nhược điểm của việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán là sự trùng lặp về chỉ tiêu số lượng, dẫn đến hạn chế chức năng của kế toán khi kiểm tra đối chiếu chỉ được thực hiện vào cuối tháng Phương pháp này phù hợp với các doanh nghiệp có ít chủng loại hàng hóa và khối lượng nghiệp vụ chuyên môn của nhân viên kế toán chưa cao.
1.2.1.2 Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển
Phương pháp này được cải tiến từ phương pháp thẻ song song, phù hợp với các doanh nghiệp có ít chủng loại hàng hóa và không có khả năng ghi chép, theo dõi tình hình nhập xuất tồn hàng ngày Tuy nhiên, phương pháp này ít được áp dụng trong thực tế.
Sổ kế toán chi tiết
Phiếu xuất kho Phiếu nhập kho
Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn
Sổ kế toán tổng hợp
+Ở kho: Việc ghi chép ở thủ kho cũng được thực hiện trên thẻ kho và chỉ ghi chép về tình hình biến động của vật liệu về mặt số lượng
Trong phòng kế toán, việc sử dụng sổ đối chiếu luân chuyển là cần thiết để tổng hợp số lượng và giá trị của từng loại vật liệu nhập, xuất và tồn kho trong tháng.
+Ở kho: theo phương pháp này thì việc ghi chép của thủ kho cũng được tiến hành trên thẻ kho như phương pháp thẻ song song
Trong phòng kế toán, kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình nhập xuất tồn kho của từng loại vật tư tại các kho Sổ này được duy trì trong suốt năm, nhưng chỉ ghi chép một lần vào cuối mỗi tháng Để có số liệu cho sổ đối chiếu, kế toán cần lập bảng kê nhập xuất tồn dựa trên các chứng từ do thủ kho gửi lên Cuối tháng, kế toán sẽ tiến hành kiểm tra và đối chiếu số liệu giữa sổ đối chiếu luân chuyển và thẻ kho.
Trình tự ghi sổ được khái quát ( Sơ đồ 1.2 )
Sơ đồ 1.2 : Kế toán chi tiết hàng hóa theo phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển
Ghi cuối tháng hoặc định kỳ:
Quan hệ đối chiếu cuối tháng:
Sổ đối chiếu luân chuyển
Sổ kế toán tổng hợp
Bảng kê nhập Bảng kê xuất
1.2.1.3 Phương pháp sổ số dư
Doanh nghiệp có nhiều loại hàng hóa và thường xuyên thực hiện nhập xuất nên xây dựng hệ thống giá hạch toán và điểm danh hàng hóa hợp lý.
+Ở kho: thủ kho chỉ theo dõi tình hình nhập xuất vật liệu theo chỉ tiêu số lượng
+Ở phòng kế toán: theo dõi tình hình xuất vật liệu theo từng nhóm, từng loại vật liệu theo chỉ tiêu giá trị
Thủ kho hàng ngày hoặc định kỳ phải tập hợp các chứng từ nhập xuất kho theo từng nhóm hàng hóa Dựa vào kết quả phân loại chứng từ, thủ kho lập phiếu giao nhận ghi rõ số lượng và số hiệu chứng từ cho từng loại hàng tồn kho Phiếu giao nhận phải được lập riêng cho phiếu nhập và phiếu xuất, sau đó đính kèm với các tập phiếu tương ứng để giao cho kế toán Cuối tháng, thủ kho căn cứ vào các thẻ kho đã kiểm tra để ghi số dư và chuyển giao cho phòng kế toán để tính thành tiền.
Kế toán định kỳ thực hiện việc kiểm tra ghi chép trên thẻ kho của thủ kho và tiếp nhận chứng từ nhập, xuất kho Sau khi nhận chứng từ, kế toán ký xác nhận vào phiếu nhận và mở bảng kê lũy kế nhập, xuất Cuối tháng, dựa vào bảng kê này, kế toán tổng hợp số tiền theo từng nhóm hàng hóa để ghi vào bảng kê lũy kế nhập, xuất, tồn kho và đối chiếu số liệu với sổ kế toán tổng hợp.
Trình tự ghi sổ được khái quát qua sơ đồ 1.3 như sau :
Sơ đồ 1.3: Kế toán chi tiết bán hàng hóa theo phương pháp ghi sổ số dư
Ghi cuối tháng hoặc định kỳ:
Quan hệ đối chiếu cuối tháng mang lại nhiều ưu điểm, bao gồm việc hạn chế ghi chép trùng lặp giữa kho và phòng kế toán Phương pháp này cho phép kiểm tra thường xuyên công việc ghi chép tại kho, giúp quản lý hàng hóa hiệu quả hơn Đồng thời, kế toán có thể ghi chép đều đặn trong tháng, đảm bảo cung cấp số liệu chính xác và kịp thời, từ đó nâng cao chất lượng công tác kế toán.
Nhược điểm của hệ thống là không theo dõi chi tiết từng loại hàng hóa trong quá trình nhập xuất thường xuyên Do đó, doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống giá hạch toán và danh mục hàng hóa hợp lý, đồng thời nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ kế toán.
1.2.2 Kế toán tổng hợp hàng hóa trong doanh nghiệp vừa và nhỏ
Phiếu nhập kho Phiếu nhập kho
Phiếu giao nhận chứng từ xuất
Phiếu giao nhận chứng từ nhập Sổ số dư
Bảng lũy kế nhập – xuất – tồn
Sổ kế toán tổng hợp là công cụ quan trọng để quản lý doanh nghiệp, yêu cầu kế toán hàng hóa phải được thực hiện đồng thời tại kho và trên cùng một cơ sở chứng từ Việc hạch toán tổng hợp tình hình biến động hàng hóa giúp ghi chép sự thay đổi về giá trị của hàng hóa trên các sổ kế toán tổng hợp.
Trong hệ thống kế toán hiện nay, việc theo dõi tình hình và biến động của hàng hóa phụ thuộc vào phương pháp hạch toán mà doanh nghiệp áp dụng, bao gồm phương pháp kê khai thường xuyên và phương pháp kiểm kê định kỳ.
1.2.2.1 Kế toán tổng hợp hàng hóa theo phương pháp kê khai thường xuyên
Đặc điểm của phương pháp kê khai thường xuyên
Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Dự phòng giảm giá hàng tồn kho là khoản dự phòng cho giá trị bị tổn thất do giảm giá hàng hóa tồn kho có thể xảy ra Việc trích lập và hoàn nhập khoản dự phòng này được thực hiện vào thời điểm khóa sổ kế toán để lập báo cáo tài chính năm Khoản dự phòng này được ghi nhận vào chi phí hoạt động kinh doanh của năm báo cáo, giúp doanh nghiệp có nguồn tài chính bù đắp tổn thất có thể xảy ra trong năm kế hoạch, từ đó bảo toàn vốn kinh doanh và đảm bảo phản ánh đúng giá trị tài sản.
Kết chuyển trị giá hàng hóa tồn đâuf kỳ
Kết chuyển hàng hóa tồn kho cuối ký
Hàng hóa mua vào trong kỳ(DN tính
VAT theo PP trực tiêp)
Cuối kì kết chuyển xác định giá vốn hàng bán cuối kỳ
Thuế nhập khẩu,tiêu thụ đặc biệt,giá trị gia tăng,phải nộp ngân sách nhà nước
Hàng hóa mua vào trong kỳ(DN tính VAT theo PP khấu trừ
Chiết khấu thương mại,giảm giá hàng bán……
VAT trị vật tư hàng hóa tồn kho không cao hơn giá cả trên giá trị có thể thu hồi được tại thời điểm lập báo cáo tài chính
Phương pháp xác định mức dự phòng
- Căn cứ vào tình hình giảm giá,số lượng hàng hóa tồn kho thực tế của hàng hóa để xác định mức dự phòng
- Xác định mức dự phòng theo công thức :
Mức dự phòng giảm giá hàng hóa tồn kho
Lượng hàng hóa thực tế tồn kho tại thời điểm lập báo cáo tài chính ×
Giá gốc hàng hóa tồn kho theo sổ kế toán
Giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng hóa tồn kho
- Giá thực tế trên thị trường của hàng hóa bị giảm giá tại thời điểm 31/12 là giá có thể mua bán được trên thị trường
Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cần thực hiện riêng cho từng loại hàng hóa và tổng hợp thành bảng kê chi tiết để quản lý hiệu quả.
Tài khoản sử dụng: Tài khoản 299- Dự phòng tổn thất tài sản
Tài khoản 299 được sử dụng để ghi nhận số dư hiện có và tình hình biến động của các khoản dự phòng tổn thất tài sản Trong khi đó, tài khoản 229 bao gồm 4 tài khoản cấp 2, trong đó có TK2291, dùng để phản ánh dự phòng giảm giá chứng khoán kinh doanh.
TK2292: Dự phòng tổn thất vào đơn vị khác
TK2293:Dự phòng phải thu khó đòi
TK2294:Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Hoàn nhập chênh lệch giữa số dự phòng tổn thất tài sản phải lập trong kỳ này nhỏ hơn số dự phòng đã lập và chưa sử dụng hết từ kỳ trước.
- Bù đắp phần giá trị tổn thất của tài sản từ số dự phòng đã lập trích
- Trích lập các khoản dự phòng tổn thất tài sản tại thời điểm lập BCTC
Số dư bên có :Số dự phòng tổn thất tài sản hiện có cuối kỳ
Khi lập Báo cáo tài chính, nếu số dự phòng giảm giá hàng tồn kho trong kỳ này lớn hơn số đã trích lập từ các kỳ trước, kế toán cần trích lập bổ sung phần chênh lệch.
Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán
Có TK 2294 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Khi lập Báo cáo tài chính, nếu số dự phòng giảm giá hàng tồn kho trong kỳ này nhỏ hơn số đã trích lập từ các kỳ trước, kế toán cần hoàn nhập phần chênh lệch này.
Nợ TK 2294 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Có TK 632 - Giá vốn hàng bán
Kế toán cần xử lý khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đối với vật tư và hàng hóa bị hủy bỏ do hết hạn sử dụng, mất phẩm chất, hư hỏng hoặc không còn giá trị sử dụng.
Nợ TK 2294 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho(được bù đắp bằng dự phòng)
Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán (nếu số tổn thất cao hơn số đã lập dự phòng)
Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán vào công tác kế toán hàng hóa
1.4.1 Hình thức kế toán Nhật ký chung : Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung : Tất cả các nghiệp vụ kinh tế,tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký,mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung,theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế ( định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký chung để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh
Hình thức kế toán Nhật ký chung bao gồm các loại sổ chủ yếu sau :
- Các sổ,thẻ kế toán chi tiết
Trình tự ghi sổ kế toán hàng hóa theo hình thức Nhật ký chung (Sơ đồ 1.6)
Sơ đồ 1.6 : Trình tự ghi sổ kế toán hàng tồn kho theo hình thức kế toán nhật ký chung
Ghi cuối tháng hoặc định kỳ:
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra:
1.4.2 Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ý – Sổ cái: Các nghiệp vụ kinh tế,tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế(theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký – sổ cái Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký – Sổ Cái là các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại
- Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái gồm có các loại sổ kế toán sau :
- Các Sổ,Thẻ kế toán chi tiết
Bảng cân đối số phát sinh
Bảng tổng hợp nhập-xuất
Sổ chi tiết vật liệu,dụng cụ,sản phẩm,hàng hóa,thẻ kho
- Trình tự ghi sổ kế toán hàng hóa theo hình thức Nhật ký sổ cái ( Sơ đồ 1.7)
Sơ đồ 1.7 : Trình tự ghi sổ kế toán hàng tồn kho theo hình thức kế toán
Nhật ký –Sổ Cái Ghi chú :
Ghi cuối tháng hoặc định kỳ:
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra:
1.4.3 Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ : Đặc trưng cơ bản cuẩ hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ : Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “chứng từ ghi sổ”.Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm :
Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ
Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái
Chứng từ ghi sổ là tài liệu do kế toán lập dựa trên từng chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp các chứng từ cùng loại với nội dung kinh tế tương tự Những chứng từ này được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm, theo thứ tự trong sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ bao gồm nhiều loại sổ kế toán khác nhau.
Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại
Sổ,thẻ kế toán chi tiết vật liệu,dụng cụ,sản phẩm,hàng hóa,thẻ kho
Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn
- Sổ Đăng ký chừng từ ghi sổ;
- Các Sổ,Thẻ kế toán chi tiết;
Trình tự ghi sổ kế toán hàng hóa theo hình thức chứng từ ghi sổ ( Sơ đồ 1.8)
Sơ đồ 1.8 : Trình tự ghi sổ kế toán hàng tồn kho theo hình thức kế toán
Ghi cuối tháng hoặc định kỳ:
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra:
1.4.4 Hình thức kế toán trên máy vi tính Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán máy : Công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán : Hình thức kế toán Nhật ký chung,nhật ký sổ cái,chứng từ ghi sổ hoặc kết hợp các hình thức kế toán theo quy định Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ
Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại
Sổ,thẻ kế toán chi tiết vật liệu,dụng cụ,sản phẩm,hàng hóa,thẻ kho
Sổ cái tài khoản 156,133 Chứng từ ghi sổ
Bảng cân đối số phát sinh
Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn
Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ kế toán,nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định
Các loại sổ trong hình thức kế toán máy vi tính phụ thuộc vào phần mềm kế toán được thiết kế Mặc dù các loại sổ này tương ứng với hình thức kế toán cụ thể, chúng không hoàn toàn giống với mẫu sổ kế toán ghi bằng tay.
Sơ đồ 1.9 : Trình tự ghi sổ kế toán hàng tồn kho theo hình thức kế toán trên máy vi tính Ghi chú :
Ghi cuối tháng hoặc định kỳ:
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra:
Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho…
Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại
-Sổ tổng hợp: Sổ NKC, Sổ cái TK
156 -Sổ chi tiết: Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ,sản phẩm, hàng hóa
-Báo cáo tài chính -Báo cáo kế toán quản trị
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY TNHH AN VŨ KHANG
HÓA TẠI CÔNG TY TNHH AN VŨ KHANG 2.1 Quá trình ra đời và sự phát triển của công ty TNHH An Vũ Khang
2.1.1.Quá trình hình thành và phát triển
Công ty TNHH An Vũ Khang đã được thành lập theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh với số hiệu 0201577559 do Cục thuế cấp ngày 17 tháng 10 năm 2014
Tên công ty: Công ty TNHH An Vũ Khang
Tên tiếng anh: AN VU KHANG COMPANY LIMITED
Tên giao dịch: AN VU KHANG CO.LTD
Địa chỉ:Số 103A Đình Đông,Phường Đông Hải,Quận Lê Chân,Thành Phố
Người đại diện: Vũ Trọng Hiển
Công ty TNHH An Vũ Khang chuyên cung cấp thiết bị văn phòng, máy tính, máy in và thiết bị wifi Sau 4 năm hoạt động, công ty đã vượt qua nhiều khó khăn trong bối cảnh khủng hoảng và cạnh tranh khốc liệt trong ngành công nghệ thông tin, ngày càng phát triển bền vững Thành công này đến từ sự đồng lòng và nhất trí cao giữa ban lãnh đạo và đội ngũ nhân viên có trình độ cao.
2.1.2.Đặc điểm sản xuất kinh doanh
Buôn bán thiết bị vi tính,thiết bị ngoại vi và phần mềm(4651) (Ngành chính)
Sửa chữa thiết bị ngoại vi,…(9511)
Bán lẻ thiết bị nghe nhìn (4742)
Hoạt động dịch vụ công nghệ thông tin,…
Dịch vụ sửa chữa thiết bị viễn thông,công nghệ thông tin
Trường ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp
2.1.3 Chức năng,nhiệm vụ của công ty
Công ty TNHH An Vũ Khang hoạt động trong nền kinh tế thị trường, thực hiện các hoạt động buôn bán và kinh doanh theo chức năng nhiệm vụ được pháp luật bảo vệ Các chức năng và nhiệm vụ của công ty bao gồm việc đảm bảo sự tuân thủ các quy định pháp lý và phát triển bền vững trong lĩnh vực kinh doanh.
- Công ty TNHH có tư cách pháp nhân,có con dấu và tài khoản tại ngân hàng
Tổ chức,sắp xếp,điều hành,quản lý mọi hoạt động của công ty phù hợp với nghành nghề kinh doanh
- Tổ chức,điều hành,thực hiện các kế hoạch sản xuất,kinh doanh theo nghành nghề ghi trên giấy phép kinh doanh của công ty
- Nghiêm chỉnh tuân thủ các quy định của pháp luật trong khi hoạt động
- Xây dựng kế hoạch,công việc cụ thể theo thời gian về mọi hoạt động của công ty
- Tổ chức công tác kế toán theo đúng luật kế toán,chuẩn mực kế toán
Tổ chức bộ máy quản lý của công ty TNHH An Vũ Khang theo mô hình trực tuyến chức năng và được thể hiện ( Sơ đồ 2.1)
Trường ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp
Sơ đồ 2.1 : Mô hình tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH An Vũ
Giám đốc là người có quyền quyết định và điều hành mọi hoạt động của công ty, đồng thời chịu trách nhiệm pháp lý về tất cả các hoạt động của doanh nghiệp.
Được quyền thay thế hoặc miễn nhiệm những cán bộ hoặc người lao động khi xét thấy họ không đảm đương được nhiệm vụ được giao
Thay mặt giám đốc điều hành các công việc hàng ngày khi giám đốc vắng mặt, người này hỗ trợ trong công tác quản trị điều hành của công ty và kịp thời báo cáo những phát sinh bất thường tại doanh nghiệp.
- Trực tiếp phụ trách các vấn đề liên quan tới kinh doanh của công ty
- Thực hiện công tác đối nội công ty,các quan hệ liên quan đến chính quyền và các ban nghành tại địa phương
Phòng Vật Tư Phòng Kinh
Trường ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp
Phòng kinh doanh :Tổ chức thực hiện các vấn đề liên quan tới mua bán các loại hàng hóa ,thiết bị,….thuộc công ty phụ trách
Phòng kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý thu – chi dòng tiền của công ty, theo dõi và tính toán để đảm bảo tính chính xác về nguồn vốn và công nợ Đồng thời, phòng kế toán cũng hạch toán hiệu quả kinh doanh của toàn công ty theo thời gian.
- Nhập – xuất vật tư,hàng hóa Kiểm kê hàng hóa vật tư
Chủ trì đánh giá tài sản cố định bao gồm máy móc, thiết bị và phương tiện vận chuyển, đồng thời chuẩn bị hồ sơ và thủ tục thanh lý tài sản cố định theo phân cấp quản lý.
2.1.5 Tổ chức công tác kế toán
2.1.5.1 Tổ chứcbộ máy kế toán
Công tác kế toán trong doanh nghiệp được tổ chức theo mô hình kế toán tập trung, với một phòng kế toán duy nhất thực hiện tất cả các công việc kế toán Phòng kế toán này ghi chép và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tổ chức hạch toán kế toán và đánh giá hoạt động tài chính, giúp Giám đốc ra quyết định hiệu quả Đồng thời, phòng kế toán cũng gửi báo cáo lên Giám đốc doanh nghiệp để đảm bảo thông tin được cập nhật kịp thời.
Sơ đồ 2.2: Mô hình tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH An Vũ Khang
Kế toán TSCĐ và tiền Lương
Kế toán hàng tồn kho Thủ quỹ
Trường ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp
Qua sơ đồ trên ta thấy:
Kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm chính về công tác kế toán trong công ty, đồng thời tư vấn cho giám đốc nhằm đưa ra các biện pháp tài chính hiệu quả Ngoài ra, kế toán trưởng còn phải theo dõi các nghĩa vụ thuế và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của số liệu kế toán của công ty.
Kế toán TSCĐ và tiền lương đảm nhiệm việc tính lương cho cán bộ nhân viên trong công ty, đồng thời thực hiện việc trích các khoản theo quy định cho từng cá nhân Ngoài ra, kế toán còn theo dõi tài sản cố định (TSCĐ) của công ty, thực hiện trích khấu hao và xác định giá trị còn lại của từng loại tài sản.
Kế toán thanh toán đảm nhiệm việc thu thập chứng từ liên quan đến công nợ của công ty, theo dõi tình hình thu chi tại quỹ tiền mặt và ngân hàng Họ thực hiện thanh toán cho nhà cung cấp và trả lãi ngân hàng, đồng thời đôn đốc thu hồi nợ và báo cáo với kế toán trưởng.
Thủ quỹ có trách nhiệm quản lý và thực hiện các giao dịch thu chi tiền mặt dựa trên các chứng từ như đề nghị thanh toán và tạm ứng Ngoài ra, thủ quỹ còn phải lập báo cáo quỹ tiền mặt theo quy định hiện hành.
Kế toán hàng tồn kho đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi và hạch toán công cụ, dụng cụ, và hàng hóa thông qua các tài khoản 153 và 156 Vào cuối tháng, kế toán cần thực hiện kiểm kê để đối chiếu số liệu giữa sổ sách và thực tế Khi phát hiện sự chênh lệch về hàng tồn kho, kế toán phải báo cáo ngay cho lãnh đạo để có biện pháp xử lý kịp thời.
2.1.5.2 Chế độ kế toán áp dụng tại doanh nghiệp
Niên độ kế toán năm : bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12
Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán : Đồng Việt Nam
Chế độ kế toán áp dụng : theo thông tư 133/2016/TT-BTC của Bộ Tài Chính
Phương pháp kế toán hàng tồn kho
- Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho : theo trị giá gốc
- Phương pháp tính giá hàng xuất kho : Phương pháp bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập
Trường ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho : Kê khai thường xuyên
- Kế toán chi tiết hàng tồn kho theo phương pháp : Thẻ song song
Hình thức kế toán áp dụng : Sổ nhật ký chung :
Trình tự luân chuyển chứng từ theo hình thức Nhật ký chung tại Công ty TNHH An Vũ Khang như sau : ( Sơ đồ 2.3 )
Sơ đồ 2.3 Sơ đồ trình tự kế toán theo hình thức Nhật ký chung của Công ty
Ghi cuối tháng hoặc định kỳ:
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra:
Mỗi ngày, kế toán dựa vào các chứng từ đã được kiểm tra để ghi nhận các nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung và các sổ kế toán chi tiết liên quan Dựa trên số liệu đã ghi trong sổ Nhật ký chung, kế toán tiếp tục ghi vào Sổ Cái các tài khoản phù hợp.
Bảng cân đối số phát sinh
Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết
Trường ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp
Cuối kỳ, kế toán tiến hành cộng số liệu trên Sổ Cái và đối chiếu với Bảng tổng hợp chi tiết được lập từ các Sổ và thẻ kế toán chi tiết Dựa vào Sổ Cái, kế toán lập Bảng cân đối số phát sinh Cuối cùng, từ Sổ Cái, Bảng tổng hợp chi tiết và Bảng cân đối số phát sinh, kế toán sẽ lập Báo cáo tài chính.
2.2 Thực trạng công tác kế toán hàng hóa tại Công ty TNHH An Vũ Khang 2.2 1.Đặc điểm về hàng hóa của công ty TNHH An Vũ Khang
Công ty TNHH An Vũ Khang kinh doanh các mặt hàng điện tử như:
- Máy in màu,máy in kim
Hiện tại, tại công ty, hàng hóa chỉ được mã hóa theo tên gọi mà chưa được tổ chức thành danh mục một cách khoa học, dẫn đến việc công tác kế toán hàng hóa chưa đạt hiệu quả cao.
2.2.2.Tổ chức kế toán chi tiết hàng hóa tại Công ty TNHH An Vũ Khang