Với vai trò của người điều phối, tôi có nhiệm vụ dẫn dắt các cuộc họp diễn ra theo đúng trình tự đã đề ra và nhiều lần tôi không tránh khỏi cảm giác chúng gây lãng phí quá nhiều thời gian. Đư
Trang 1Họp hành hiệu quả nhờ điều phối
thông minh
” Với vai trò của người điều phối, tôi có nhiệm vụ dẫn dắt các cuộc họp diễn ra
theo đúng trình tự đã đề ra và nhiều
lần tôi không tránh khỏi cảm giác
chúng gây lãng phí quá nhiều thời gian Đương nhiên, dù thế nào, tôi vẫn được trả thù lao cho tôi ngay cả khi buồi họp không
đi đến đâu
Hầu hết mọi người điều phối như tôi đều nhận thù lao đề làm
những mảng công việc khác chẳng hạn như điều hành doanh nghiệp và tất cả đều thừa nhận rằng một số cuộc hội họp hoàn
toàn không đem lại hiệu quả cho công ty và khiến những người tham dự lãng phí thời gian.
Trang 2Những gì tôi nêu dưới đây là bí quyết để điều phối thật thành công một buồi họp không phải những người điều phối chuyên
nghiệp mà dành cho chính bạn Đừng chỉ trông chờ vào người
điều phối trong mọi cuộc họp; chính bạn cũng có khả năng xoay
chuyên tình thế mà không cần có họ
Hãy coi đó như cơ hội giúp bạn bộc lộ khả năng lãnh đạo và rèn
luyện kỹ năng quản lý Nếu đã từng chứng kiến các buổi họp đi vào bề tắc, dưới đây là những gì bạn nên làm để tháo gỡ chúng:
Dũng cảm và biết im lặng đúng lúc
Thậm chí ngay cả khi bạn tưởng như mình đã biết rõ những gì
đang diễn ra thì vẫn còn những người trong buồi họp chưa nắm
vững và thậm chí bản thân bạn cũng có thê chưa thực sự nắm
bat tron ven van dé
Trong trường hợp này, phát ngôn sau được coi là một lời dẫn dắt đây giá trị: "Vô cùng xin lỗi nhưng tôi đã bị lạc hướng Liệu có ai
giúp tôi hiểu được thực chất vấn đề chúng ta đang mắc phải là gì
Trang 3và chúng ta cần làm gì để tháo gỡ rắc rối không? Joe, anh có thé
giúp tôi được chứ?”
Bí quyết thành công trong phương pháp này không nằm ở bản
thân câu hỏi mà phụ thuộc vào Joe Nên nhớ nhân vat Joe trong
tình huống này nhất định phải là người có tài giao tiếp nỗi trội hơn
cả Qua việc hướng sự chú ý tới một nhân vật như thế, bạn sẽ
giúp cả nhóm dừng dòng suy nghĩ lan man và tập trung lắng nghe
những gì Joe sắp nói
Như vậy, đây chính là phương pháp giúp bạn đưa mọi người tập trung trở lại với cuộc họp Trong trường hợp này, sự im lặng của
bạn là vàng
Hỗ trợ, tạo ra định hướng chung kết hợp sử dụng công nghệ
"Liệu tôi có nên ghi chép đôi chút không nhỉ?” cũng là một câu hỏi
xác đáng Thay vì sử dụng bút viết bảng và lược đồ, bạn hãy mở máy tính cá nhân ra và ghi chú vài điểm cần nhân mạnh lên màn
Trang 4hình máy chiếu Làm như vậy, mọi người sẽ dễ dàng chỉnh sửa nội dung và bạn cũng dễ đưa vào các lời diễn giải
Việc chú giải và trình chiếu thông tin trình bày qua máy chiếu đem
lại một số lợi ích nhất định Thứ nhất, mọi người sẽ tập trung hơn
với những nội dung chẳng hạn như hàng loạt các câu hỏi, các
quyết định cần trưng câu ý kiến, các bình luận cá nhân hoặc bất
kỳ nội dung gì bạn cần nhân mạnh nếu chúng được trình chiếu rõ ràng trước mắt họ
Thứ hai, nếu có thể, hãy tận dụng triệt để cách trình bày nội dung
qua tài liệu phát cho mọi người để thúc đấy quá trình đưa ra giải
pháp Hãy luôn gói gọn nội dung của cuộc họp theo một trình tự
Xoay quanh 6 đầu mục chủ chốt "vẫn đề, mục tiêu, dữ liệu, câu
hỏi, bước thực hiện, và bước tiếp theo" Điều đó giúp bạn trình
bày mọi nội dung mạch lạc và dẫn dắt mọi người đi đúng hướng
Thêm nữa, đừng quên chốt lại bản tài liệu bằng việc tóm tắt lại ý
chính và liệt kê các bước tiếp theo Bây giờ, với nỗ lực của bạn,
Trang 5mọi người đã có trong tay bộ tài liệu hữu ích mà họ có thé lưu
thành tài liệu tham khảo cho lần tới Đây là một phương pháp đơn giản nhưng vô cùng hiệu quả Quan trọng hơn cả, bạn đã nỗ
lực làm được điều mà những người điều phối chuyên nghiệp
không thê
Tìm ra nguyên nhân khiến các cuộc họp đi lạc hướng và kiến
nghị phương pháp giải quyết
Không phủ nhận một sự thật chúng ta dường như bị vướng vào
chính vòng xoáy do mình tạo ra và khi đã nhận ra điều này, hãy
tự hỏi điều gì khiến vòng luận quần đó chưa kết thúc Đôi khi, bằng việc tìm ra nguyên nhân vốn khiến các cuộc họp chẳng đi đến đâu, bạn sẽ biết được cách để đưa mọi người tập trung trở lại hoặc tìm được một người có khả năng dẫn dắt hiệu quả hơn
Tuy nhiên, bạn cũng cân thận trọng bởi chúng ta không dễ gì tìm
ra được gốc rễ của vấn đề Nhằm hỗ trợ bạn, tôi liệt kê dưới đây
những rào cản thường khiến các cuộc họp đi lệch trọng tâm:
Trang 6- Thiéu sự chuẩn bị kỹ lưỡng
Thông thường, các cuộc họp đều lâm vào bề tắc bởi không phải
ai (thậm chí là không ai) chuẩn bị trước khi tham dự Điều này là
dễ hiểu vì ai cũng bận rộn Dù bạn gửi tài liệu cuộc họp từ sớm
hay 20 phút trước khi bắt đầu thì mọi người đều không dành nỗi
mội vài phút xem qua nội dung
Trong trường hợp khác, một số người không thích bị gò bó vào nội dung đã soạn sẵn mà muốn thỏa sức tư duy theo hướng của
mình Tất cả những trường hợp này đều làm lãng phí thời gian của mọi người Đề tránh trường hợp như vậy xảy ra, tôi khuyến
khích một hoặc hai người trong nhóm sẽ tóm lược lại nội dung và
đọc to trước cuộc họp Điều này tưởng chừng thiếu chuyên
nghiệp nhưng nó lại đem lại hiệu quả bat ngờ
Hãy đảm bảo rằng những người trình bày không chỉ xác định đúng trọng tâm của buôồi họp mà còn kiến nghị được những giải pháp và biết gắn kết với nhóm Hiếm buổi họp đạt được hiệu quả
Trang 7bằng việc xa rời trọng tâm và để mặc mọi người tư duy theo
hướng của riêng họ
- Ai là người có quyền quyết định
Xác định "ai phải gánh trách nhiệm với quyết định này?" Hãy hỏi
liệu họ đã sẵn sang dé đưa ra quyết định ngay lúc này chưa
- Những nhân vật chủ chốt không có mặt
Đề tránh cho cuộc họp trở nên buồn tẻ, bạn phải nhận ra những
ai thật sự cần cho cuộc họp nhưng đang vắng mặt và biết rằng,
cuộc họp không thê tiền hành nếu không có họ Hãy tạm dừng
đôi phút và gọi bằng được người đó cùng tham gia
- Người có quyền quyết định chưa sẵn sàng đưa ra quyết định Nếu vô tình bạn là người đưa ra quyết định, hãy đủ vững vàng đề cho cả nhóm thấy được quan điểm của bạn Nếu chưa sẵn sàng,
hãy dũng cảm phát biêu "tôi chưa sẵn sàng đưa ra quyết định về
van dé nay, hãy cho nói cho tôi biết mọi điều bạn muốn nói và tôi
Trang 8sẽ trả lời bạn sau đó" Không vì điều này mà ai đó sẽ kết luận ban
yếu thê Nếu đã hứa sẽ trả lời sau về vẫn đề nào đó, hãy đưa ra
thời điểm cụ thê và thực hiện nó
Những điều đề cập trên đây có đôi chút chuyên sâu với một
người không chuyên nhưng đó là những phương pháp hết sức
hữu ích đề giúp bạn trau dồi khả năng lãnh đạo và kỹ năng quản
lý
Nếu bạn cảm thấy cuộc họp do mình điều phối đang lâm vào bế tắc thì nhiều đồng nghiệp của bạn rất có thể cũng đã từng gặp phải Vì thế, họ sẽ đánh giá cao nỗ lực của bạn đề đưa những budi họp như thế trở lại đúng hướng