Ý nghĩa của hình thức kế toán, trình bày hình thức Nhật ký chứng từ và hình thức kế toán trên máy vi tính. Liên hệ thực tiễn phần mềm kế toán thường dùng trong các doanh nghiệp hiện nay

ĐỀ TÀI 7: “Ý nghĩa của hình thức kế toán, trình bày hình thức Nhật ký chứng từ và hình thức kế toán trên máy vi tính. Liên hệ thực tiễn phần mềm kế toán thường dùng trong các doanh nghiệp hiện nay” PHẦN MỞ ĐẦU Trong những năm qua, công cuộc đổi mới đất nước ở nước ta đã đạt được nhiều thành tựu quan trọng. Quá trình toàn cầu hóa và cùng với sự phát triển như vũ bão của công nghệ thông tin đã làm thay đổi căn bản những mối quan hệ công việc truyền thống, mang lại rất nhiều lợi ích đối với mọi lĩnh vực của đời sống hiện đại, trong đó có lĩnh vực quản trị hoạt động tại các doanh nghiệp. Sự phát triển của công nghệ thông tin đã góp phần làm xuất hiện của các phần mềm kế toán. Và đến thời điểm hiện tại, thị trường phần mềm kế toán tại nước ta rất sôi động, đa dạng các loại phần mềm kế toán phục vụ cho nhiều hoạt động khác nhau với nhiều mức giá phù hợp cho các doanh nghiệp có thể lựa chọn. Hiện nay, trên thị trường ngoài các phần mềm kế toán do các công ty chuyên viết phần mềm của Việt Nam viết thì còn có một số phần mềm kế toán có nguồn gốc từ Mỹ như Solomon, Sun System, Exact Software, Peachtree Accounting… Tuy nhiên phần mềm kế toán Việt Nam vẫn được lựa chọn nhiều hơn các phần mềm nước ngoài. Để tìm hiểu rõ hơn về phần mềm kế toán, nhóm 7 chúng em xin đi sâu phân tích và tìm hiểu đề tài: “Ý nghĩa của hình thức kế toán, trình bày hình thức Nhật ký chứng từ và hình thức kế toán trên máy vi tính. Liên hệ thực tiễn phần mềm kế toán thường dùng trong các doanh nghiệp hiện nay”. Bài thảo luận gồm ba chương: Chương 1: Cơ sở lý thuyết Chương 2: Phần mềm kế toán thường dùng trong các doanh nghiệp hiện nay Chương 3: Bài tập

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT 2

I Ý nghĩa của hình thức kế toán 2

1 Khái niệm 2

2 Ý nghĩa của hình thức kế toán 2

II Hình thức Nhật ký chứng từ 2

1 Đặc trưng cơ bản 2

2 Các loại sổ kế toán 2

3 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ 3

4 Ưu, nhược điểm 3

III Hình thức kế toán trên máy vi tính 4

1 Đặc trưng cơ bản 4

2 Các loại sổ của hình thức kế toán trên máy vi tính 4

3 Trình tự ghi sổ kế toán 4

4 Ưu, nhược điểm 5

CHƯƠNG 2: PHẦN MỀM KẾ TOÁN 7

THƯỜNG DÙNG TRONG CÁC DOANH NGHIỆP HIỆN NAY 7

I Phần mềm kế toán trong các doanh nghiệp 7

1 Khái niệm và đặc điểm của phần mềm kế toán 7

1.1 Khái niệm 7

1.2 Đặc điểm 7

2 Các loại phần mềm kế toán trên thị trường hiện nay 8

3 Các tiêu chí đánh giá phần mềm kế toán 10

4 Vai trò của phần mềm kế toán trong doanh nghiệp 11

II Thực trạng sử dụng phần mềm kế toán tại các doanh nghiệp ở Việt Nam hiện nay 12

1 Thị trường cung cấp phần mềm kế toán tại Việt Nam 12

2 Các phần mềm kế toán thường dùng trong các doanh nghiệp tại Việt Nam hiện nay 15

2.2 Tại các doanh nghiệp lớn 19

III Ứng dụng thực tiễn phần mềm kế toán tại doanh nghiệp 20

1 Ứng dụng phần mềm kế toán tại Tập đoàn Hòa Phát – Phần mềm kế toán BRAVO 20

2 Ứng dụng phần mềm kế toán tại Vinamilk – Phần mềm kế toán Oracle ERP 22

3 Ứng dụng phần mềm kế toán tại Công ty Song Ngọc - Phần mềm kế toán Fast Accounting 25

CHƯƠNG 3: BÀI TẬP 27

I Tính X và lập bảng cân đối kế toán thời điểm đầu kỳ 27

II Lập định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, Tính tổng giá thành và giá đơn vị sản phẩm M 28

III Phản ánh vào tài khoản chữ T 32

IV Lập bảng cân đối kế toán tại thời điểm cuối kỳ 38

KẾT LUẬN CHUNG 39

TÀI LIỆU THAM KHẢO 39

PHẦN MỞ ĐẦU

Trong những năm qua, công cuộc đổi mới đất nước ở nước ta đã đạt được nhiềuthành tựu quan trọng Quá trình toàn cầu hóa và cùng với sự phát triển như vũ bão củacông nghệ thông tin đã làm thay đổi căn bản những mối quan hệ công việc truyềnthống, mang lại rất nhiều lợi ích đối với mọi lĩnh vực của đời sống hiện đại, trong đó cólĩnh vực quản trị hoạt động tại các doanh nghiệp Sự phát triển của công nghệ thông tin

đã góp phần làm xuất hiện của các phần mềm kế toán Và đến thời điểm hiện tại, thịtrường phần mềm kế toán tại nước ta rất sôi động, đa dạng các loại phần mềm kế toánphục vụ cho nhiều hoạt động khác nhau với nhiều mức giá phù hợp cho các doanhnghiệp có thể lựa chọn Hiện nay, trên thị trường ngoài các phần mềm kế toán do cáccông ty chuyên viết phần mềm của Việt Nam viết thì còn có một số phần mềm kế toán

có nguồn gốc từ Mỹ như Solomon, Sun System, Exact Software, PeachtreeAccounting… Tuy nhiên phần mềm kế toán Việt Nam vẫn được lựa chọn nhiều hơn cácphần mềm nước ngoài

Để tìm hiểu rõ hơn về phần mềm kế toán, nhóm 7 chúng em xin đi sâu phân tích vàtìm hiểu đề tài: “Ý nghĩa của hình thức kế toán, trình bày hình thức Nhật ký chứng từ vàhình thức kế toán trên máy vi tính Liên hệ thực tiễn phần mềm kế toán thường dùngtrong các doanh nghiệp hiện nay”

Bài thảo luận gồm ba chương:

Chương 1: Cơ sở lý thuyết

Chương 2: Phần mềm kế toán thường dùng trong các doanh nghiệp hiện nay

Chương 3: Bài tập

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT

I Ý nghĩa của hình thức kế toán

1 Khái niệm:

Hình thức kế toán là hình thức tổ chức hệ thống sổ kế toán gồm số lượng, kết cấucác loại số, mối quan hệ giữa các loại số, trình tự và phương pháp ghi chép tập hợp, hệthống hóa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo đúng phương pháp kế toán dựa trên cơ

2 Ý nghĩa của hình thức kế toán:

Trong công tác kế toán ở các đơn vị, việc tổ chức hệ thống sổ kế toán (lựa chọnhình thức kế toán) khoa học và hợp lý có ý nghĩa quan trọng Nỏ đảm bảo cung cấpthông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời đáp ứng yêu cầu của quản lý, đồng thời góp phầnnâng cao trình độ và năng suất lao động của nhân viên kế toán

II Hình thức Nhật ký chứng từ

1 Đặc trưng cơ bản:

Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh được căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra tính hợp

lệ, hợp pháp để phân loại, tập hợp, hệ thống hóa vào các sổ “nhật ký chứng từ” mởtheo bên Có của các tài khoản, kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đótheo các tài khoản đối ứng Nợ

2 Các loại sổ kế toán:

Các sổ kế toán được sử dụng trong hình thức kế toán Nhật ký chứng từ gồm: sổnhật ký chứng từ, bảng kê, sổ cái tài khoản và các sổ kế toán chi tiết

3 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ:

Hàng ngày căn cứ vào chứng từ đã kiểm tra kế toán ghi vào các sổ nhật kí chứng từtheo bên Có của đối ứng tài khoản Đồng thời theo dõi chi tiết trên các bảng kê theođối ứng Nợ tài khoản, và các sổ chi tiết có liên quan

Đối với các khoản chi phí sản xuất kinh doanh phát sinh cần tính toán phân bổ, căn

cứ chứng từ gốc lập các bảng phân bổ (Bảng phân bổ tiền lương, Bảng phân bổ công

vụ dụng cụ, Bảng phân bổ khấu hao), sau đó căn cứ bảng phân bổ để ghi vào các bảng

kê, nhật kí chứng từ có liên quan

Cuối tháng đối chiếu số liệu giữa các nhật kí chứng từ với nhau, giữa nhật kí chứng

từ với bảng kê, sau đó căn cứ vào nhật kí chứng từ ghi sổ cái, căn cứ chi tiết lập bảngtổng hợp chi tiết Đối chiếu số liệu giữa bảng tổng hợp chi tiết với sổ cái Căn cứ sổcái, bảng tổng hợp chi tiết, bảng kê và nhật kí chứng từ lập báo cáo tài chính

4 Ưu, nhược điểm:

Ưu điểm: tránh bị trùng lắp khi ghi sổ, giảm khối lượng ghi chép; việc đối chiếu sốliệu tương đối chính xác

Nhược điểm: mẫu sổ kế toán phức tạp, đòi hỏi trình độ nhân viên kế toán cao, khó

áp dụng tin học vào kế toán

Áp dụng: doanh nghiệp có quy mô lớn, nhiều nghiệp vụ, nhân viên kế toán có trình

độ cao (thể hiện đầy đủ tính ưu việt của hình thức này)

III Hình thức kế toán trên máy vi tính

1 Đặc trưng cơ bản:

Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán đượcthực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính Phần mềm kếtoán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợpcác hình thức kế toán quy định trên đây Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quytrình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theoquy định

2 Các loại sổ của hình thức kế toán trên máy vi tính:

Phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ củahình thức kế toán đó nhưng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay

3 Trình tự ghi sổ kế toán:

(1) Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ

kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoảnghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu đượcthiết kế sẵn trên phần mềm kế toán

Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kếtoán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký – Sổ Cái ) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liênquan

(2) Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thaotác khóa sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợpvới số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theothông tin đã được nhập trong kỳ Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệugiữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy

Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định.

Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy,đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghibằng tay

4 Ưu, nhược điểm:

 Ưu điểm:

+ Quá trình ghi sổ có độ chính xác cao, giảm bớt khối lượng công việc kế toán

+ Thông tin cung cấp nhanh chóng, kịp thời

+ Tiết kiệm chi phí: phần mềm kế toán trên máy vi tính giảm thời gian nhân viên làmtài khoản và giảm chi phí kiểm toán như hồ sơ gọn gàng, lên nhật và chính xác

+ Tốc độ nhập dữ liệu vào máy tính thực hiện nhanh hơn rất nhiều hơn so với phươngpháp kế toán thủ công

+ Xử lý dữ liệu nhanh chóng và chính xác

+ Hình thức kế toán trên máy vi tính giúp kế toán làm việc thuận tiện hơn, nhanhchóng, xử lý nghiệp vụ hiệu quả

 Nhược điểm:

+ Nếu có sai sót, khó phát hiện.

+ Chi phí vận hành cho hệ thống ngày càng trở nên lớn hơn Ngoài việc hàng năm cầnphải trả tiền bảo trì, bảo dưỡng, còn cần phải thuê thêm 1 chuyên gia CNTT vì nhiềucông việc kỹ thuật của hệ thống không phải lúc nào cũng được công ty CNTT thựchiện một cách nhanh chóng Ngoài ra, còn một số yêu cầu viết thêm để bổ sung thêmcác tính năng cho nhu cầu quản lý, và đây mới thực sự là một khoản chi phí “khủng”

CHƯƠNG 2: PHẦN MỀM KẾ TOÁN THƯỜNG DÙNG TRONG CÁC DOANH NGHIỆP HIỆN NAY

I Phần mềm kế toán trong các doanh nghiệp

1 Khái niệm và đặc điểm của phần mềm kế toán:

1.1 Khái niệm:

Phần mềm kế toán là một ứng dụng công nghệ thông tin được thiết lập, cài đặt trênmáy tính, các thiết bị cầm tay khác (điện thoại di động, máy tính bảng…) hoặc trênnền tảng web Qua hình thức nhập liệu, người dùng sẽ cung cấp dữ liệu đầu vào chophần mềm là các chứng từ, số liệu, hồ sơ trong toàn bộ các giao dịch tài chính củadoanh nghiệp Từ cơ sở dữ liệu đó, thông qua các công thức, thủ tục, quy trình đượcthiết lập sẵn, phần mềm kế toán sẽ xử lý để lên báo cáo tài chính và các báo cáo chitiết khác theo biểu mẫu kế toán hiện hành chuẩn với chế độ Kế toán Nhà nước ViệtNam hoặc theo những yêu cầu quản lý đặc thù của các Doanh nghiệp

1.2 Đặc điểm:

Trong thời đại kỹ thuật số, kể cả doanh nghiệp nhỏ nhất cũng thu được nhiều lợi íchkhi sử dụng phần mềm kế toán, không chỉ giảm thiểu lỗi con người trong tính toán, màcòn giúp thu được những hiểu biết sâu sắc mà chúng ta khó mà thấy trong hình dạnggiấy giờ, chẳng hạn như dự báo doanh số trong quý tới, xác định mặt hàng tồn đọng,hoặc dịch vụ ít sinh lợi nhất

Về mặt xây dựng, phần mềm kế toán có thể được phát triển bởi chính công ty sửdụng (thường là các công ty lớn có nhu cầu chuyên biệt), hoặc có thể mua từ bên thứ

ba, hoặc kết hợp giữa mua từ bên thứ ba nhưng có điều chỉnh theo yêu cầu của bên sửdụng

Về độ phức tạp, phần mềm kế toán căn bản nhất được gọi là hệ thống kế toán đơn,chủ yếu phục vụ cho việc quản lý tài chính cá nhân, hỗ trợ ghi séc và theo dõi giaodịch Phức tạp hơn một chút ta có hệ thống kế toán kép, chuyên xử lý sổ cái, các

khoản phải thu, các khoản phải trả… Phức tạp hơn nữa thì sẽ đụng tới tính lương, tồnkho, lập hoá đơn, quản lý tài sản cố định và phân tích kinh doanh

Về mặt công nghệ, phần mềm kế toán có thể chỉ là bảng tính Excel đơn giản, hoặcđược đóng gói mua/tải về cài đặt hoặc chạy trực tiếp trên nền internet (phần mềm kếtoán đám mây) Mỗi hình thức đều có ưu và nhược điểm riêng, tuỳ vào các điều kiện

về quy mô phát triển, phạm vi ứng dụng hoặc nhận thức mà doanh nghiệp sẽ quyếtđịnh sử dụng hình thức nào

Quá trình xử lý phải tuân thủ các chuẩn mực kế toán và chế độ ban hành

Độ chính xác của phần mềm tùy thuộc vào độ chính xác nhập liệu của kế toán viên

2 Các loại phần mềm kế toán trên thị trường hiện nay:

2.1 Phân loại theo độ phức tạp:

Bảng tính: Doanh nghiệp thường dùng các chương trình bảng tính như Microsoft

Excel hoặc Google Spreadsheet Bạn có thể tuỳ biến bảng tính theo hầu hết nhu cầu kếtoán căn bản nào, ví dụ như liệt kê chi phí, doanh số hoặc các dữ liệu tài chính khác,hoặc xử lý các chức năng kế toán cao cấp

Phần mềm kế toán thương mại: Xử lý hầu hết nhu cầu kế toán của doanh nghiệp

vừa và nhỏ, cho phép tạo ra các chức năng tuỳ biến phù hợp nhu cầu cụ thể, thườngbao gồm biểu đồ tóm lược dữ liệu và các báo cáo sức khoẻ doanh nghiệp Mỗi phầnmềm kế toán loại này đều có điểm yếu và mạnh riêng

ERP: Chủ yếu dùng cho các công ty lớn quản lý có bộ máy vận hành phức tạp.

Thường tích hợp kế toán với các dịch vụ khác như quản lý dòng công việc, BI(Business Intelligence) và hoạch định dự án Khi chọn sử dụng loại này, doanh nghiệpphải đi theo một lộ trình cần thiết bao gồm thu thập thông tin từ nhà cung cấp, chạythử sản phẩm và tìm hiểu thông tin,

Phần mềm kế toán theo yêu cầu: Doanh nghiệp có thể tự làm phần mềm kế toán

cho riêng mình, khi hoạt động kinh doanh phát triển, đội ngũ có trình độ sẽ được yêucầu viết phần mềm để xử lý nhiều tình huống kế toán khác nhau Những doanh nghiệpnày tạo ra phần mềm kế toán tuỳ chỉnh bởi vì không có phần mềm kế toán thương mạinào phù hợp với nhu cầu của mình

2.2 Phân loại theo nhiệm vụ:

Kế toán cốt lõi: Kế toán phải thu, phải trả, quản lý tồn kho, quản lý đơn hàng, sổ cái,

nhật kí…

Kế toán dự án: Các ứng dụng đồng bộ với quy trình tài chính trong quản lý dự án.

Kế toán quỹ: Hệ thống kế toán quỹ cho tổ chức lợi nhuận và phi lợi nhuận.

Quản lý tồn kho: Các ứng dụng căn bản theo dõi tồn kho.

Tính tiền và lập hoá đơn: Ứng dụng theo dõi, quản lý doanh số sản phẩm.

Lập ngân sách và dự báo: Hoạch định ngân sách, giúp công ty đồng bộ quy trình ra

quyết định

Kế toán tài sản cố định: Ứng dụng cho chuyên gia thuế và kế toán, muốn theo dõi và

tính toán khấu hao

Quản lý lương: Tổ chức tính lương và thuế thu nhập cá nhân của các nhân viên.

2.3 Phân loại theo quy mô doanh nghiệp:

Kế toán cơ bản: Phù hợp cho doanh nghiệp siêu nhỏ chỉ có 5, 6 nhân viên Cung

cấp các chức năng kế toán tiêu chuẩn như các khoản phải thu, các khoản phải trả vàbáo cáo tài chính cơ bản Một số nhà cung cấp có thể đề xuất bản miễn phí hoặc chodùng thử gói kế toán cơ bản Một số nhà bán lẻ, nhà sản xuất sử dụng phần mềm kếtoán dạng này như một dạng bổ sung vào hệ thống kinh doanh hiện tại

Kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ: Bên cạnh các tính năng căn bản có trong kế toán

cơ bản như trên thì còn bổ sung vào các mô-đun cho các phương diện khác của hoạtđộng kinh doanh, gồm tồn kho, nguồn nhân lực, POS (điểm bán hàng) và thu mua Vềmức độ hoàn thiện thì loại này được đánh giá là tiệm cận giải pháp ERP Các phầnmềm nổi tiếng trong loại này là Quickbooks Enterprise, NetSuite ERP vàFinancialForce ERP

Phần mềm kế toán doanh nghiệp lớn: Được thiết kế cho các tổ chức lớn Có vài

điểm tương đồng với kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ nhưng tính năng thì cao cấp vàmạnh hơn, tất nhiên, giá cũng cao hơn Trừ khi là công ty lớn hoặc có nhu cầu đặc thù

mà không phần mềm nào trên thị trường đáp ứng được thì hãy đầu tư vào loại phầnmềm này Phần mềm kế toán doanh nghiệp lớn có thể có chức năng CRM, theo dõiquan hệ với khách hàng và phản hồi nhanh với yêu cầu từ họ Cung cấp chức năng BI

và hệ thống báo cáo mạnh mẽ Các bộ dữ liệu có thể được tích hợp và xử lý để tạo rahiểu biết sâu sắc, giúp người dùng ra quyết định nhanh

Riêng với kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ, còn có thể chia thành: Tính lương và

kế toán, quản trị kinh doanh, ứng dụng chạy web, phần mềm kế toán miễn phí

2.4 Phân loại theo loại hình hoạt động sản xuất kinh doanh:

Đây là cách phân loại khá phổ biến được nhiều nhà cung cấp phần mềm kế toán sửdụng, mục tiêu là để doanh nghiệp chọn phần mềm kế toán phù hợp nhất với loại hìnhhoạt động sxkd của mình, giảm được chi phí và giảm các phần dư thừa không sử dụngđến Thông thường có các phần mềm ứng với các loại hình SXKD sau: Phần mềm kếtoán chuyên ngành dịch vụ, phần mềm kế toán chuyên ngành thương mại, phần mềm

kế toán chuyên ngành xây dựng, phần mềm kế toán chuyên ngành sản xuất, phần mềm

kế toán dành riêng cho các chuyên viên hành nghề kế toán (làm kế toán thuê)

3 Các tiêu chí đánh giá phần mềm kế toán:

 Phần mềm kế toán phải được xây dựng dựa trên cơ sở tuân thủ các quy định kế toáncủa Nhà nước

 Ðảm bảo tính động (tính mở) để có thể phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầuquản lý của từng loại hình doanh nghiệp và đơn vị.

 Phải dễ sử dụng, không gây khó khăn cho các đơn vị trong quá trình sử dụng Việcthao tác trên máy không yêu cầu kỹ thuật cao Giao diện phần mềm phải dễ hiểu, dễtruy cập và dễ tìm kiếm

 Phải có tính quản trị cao đáp ứng yêu cầu quản trị kinh doanh của các doanhnghiệp Các báo cáo tài chính với kế toán quản trị, có thể tự động lập báo cáo tàichính hoặc báo cáo quản trị vào thời điểm bất kỳ

 Phải có tính liên kết, liên hoàn đảm bảo có thể nối mạng LAN, hoặc mạng WAN,

và máy chủ phải kiểm soát duợc toàn bộ hoạt động của các máy khác

 Phải đảm bảo tính mật thông tin nội bộ cũng như bên ngoài Các nghiệp vụ đã đượchợp thức hoá, nếu có sai sót không được xoá bỏ và phải được sửa chữa theo quyđịnh Có hệ thống mã khoá hợp lý cho phép những nguời có trách nhiệm truy cậpnhững thông tin cần thiết theo mức độ trách nhiệm và thẩm quyền

 Ðảm bảo dịch vụ bảo trì, bảo hành trong suốt thời gian hoạt động

4 Vai trò của phần mềm kế toán trong doanh nghiệp:

Thứ nhất, nó hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi thông tin tài chính cho nhiều chức năng

kinh doanh khác nhau, theo dõi các tài liệu và quy trình dòng tiền, tính toán phức tạp,ghi nhận giao dịch và cung cấp các báo cáo chuyên sâu làm cơ sở cho quyết định củađội ngũ quản lý Khi có phần mềm kế toán phù hợp, lãnh đạo doanh nghiệp không chỉhoạt động hiệu quả hơn, mà còn đạt được hiểu biết tốt hơn về các chức năng vận hànhtrong công ty

Thứ hai, nó hỗ trợ trong việc gia tăng khả năng sinh lợi, hiệu quả vận hành, tăng

hiệu suất và giảm chi phí Thông tin thu được từ phần mềm kế toán còn có thể đượcdùng cho hoạch định sản xuất và hoạch định chiến lược marketing

Thứ ba, một phần mềm kế toán tốt còn hỗ trợ doanh nghiệp cập nhật kịp thời các

quy định về thuế, luật của chính quyền hoặc cơ quan thuế, tránh mắc phải những sailầm có thể gây ảnh hưởng đến doanh nghiệp

Thứ tư, khi được tích hợp các công cụ và chức năng hữu ích cho phân tích kinh

doanh và tài chính, phần mềm kế toán có thể giúp doanh nghiệp ngày càng hoàn thiện

hệ thống thông tin kế toán của mình, đi xa hơn các chức năng hiện có

II Thực trạng sử dụng phần mềm kế toán tại các doanh nghiệp ở Việt Nam hiện

nay

1 Thị trường cung cấp phần mềm kế toán tại Việt Nam:

Hiện nay, một trong số các phần mềm ứng dụng được sử dụng phổ biến trongngành công nghiệp phần mềm tại Việt Nam là phần mềm kế toán Hầu hết các doanhnghiệp khi bắt tay vào ứng dụng tin học đều khởi đầu bằng việc sử dụng phần mềm kếtoán Các doanh nghiệp quy mô dù lớn hay nhỏ đều lựa chọn cho mình một phần mềm

kế toán thích hợp Chưa có một thống kê đầy đủ nhưng ước tính Việt Nam có khoảng

130 nhà cung cấp phần mềm kế toán Mỗi nhà cung cấp thường có từ một đến vài sảnphẩm phần mềm kế toán khác nhau phù hợp với nhu cầu và quy mô của mỗi tổ chức,doanh nghiệp Như vậy có thể thấy sự phong phú của các phần mềm kế toán tại ViệtNam Hiện nay trên thị trường ngoài các phần mềm kế toán do các công ty chuyên viếtphần mềm của Việt Nam viết thì còn có một số phần mềm kế toán có nguồn gốc từ

Mỹ như Solomon, Sun System, Exact Software, Peachtree Accounting… Tuy nhiênphần mềm kế toán Việt Nam vẫn được lựa chọn nhiều hơn các phần mềm nước ngoài

Và dưới đây là một số nguyên nhân khiến phần mềm kế toán Việt Nam được lựa chọnnhiều hơn tại thị trường trong nước:

 Khác biệt về chuẩn mực kế toán

Trước năm 2003, các Chuẩn mực Kế toán Quốc tế được công bố với tên gọi IAS.Sau năm 2003, Các Chuẩn mực mới ra đời đều được đổi tên thành IFRS Đến hiện tại,Chuẩn mực Kế toán Quốc tế có tổng cộng 41 IAS và 16 IFRS

Chuẩn mực kế toán Việt Nam VAS được ban hành bởi Bộ Tài Chính Việt Nam, sửdụng IFRS làm cơ sở để soạn thảo Hiện tại, VAS bao gồm 26 chuẩn mực kế toánđược ban hành qua 5 đợt

 Khác biệt về cấu trúc, quan điểm thiết kế phần mềm

Phần mềm quản lý tài chính kế toán nước ngoài sử dụng IAS/IFRS làm cơ sở thiết

kế phần mềm nên không bị áp đặt về hình thức trình bày đối với hệ thống tài khoản(Chart of Account), biểu mẫu báo cáo (Accounting form), hình thức sổ kế toán(Ledgers) Các phần mềm này được viết khá linh hoạt và cung cấp cho người dùng cáctùy biến để điều chỉnh phần mềm phù hợp với yêu cầu sử dụng IAS/IFRS hầu hếtkhông quy định về các biểu mẫu kế toán nên các doanh nghiệp sử dụng phần mềmnước ngoài được phép tự tạo ra hệ thống tài khoản kế toán để phù hợp hơn với yêu cầu

về báo cáo tài chính cũng như báo cáo quản trị

Phần mềm quản lý kế toán tài chính Việt Nam được thiết kế theo VAS nên sẽ baogồm đầy đủ hệ thống tài khoản, biểu mẫu báo cáo tài chính, biểu mẫu về các báo cáochi tiết, báo cáo tổng hợp và một số báo cáo quản trị Thiết kế như vậy sẽ có ưu điểm

là doanh nghiệp không cần phải tốn thời gian để xây dựng, thiết lập quy trình hạchtoán cho công ty mình và luôn an tâm là trình bày báo cáo đúng yêu cầu của Bộ tàichính Bên cạnh đó, mỗi khi có thay đổi chính sách kế toán, các phần mềm trong nướckhá nhanh trong việc cập nhật các thay đổi này Tuy nhiên, việc bắt buộc sử dụng hệthống tài khoản đôi khi gây ra những bất lợi cho những doanh nghiệp nước ngoài tạiViệt Nam vì các doanh nghiệp thường gặp khó khăn trong chuyển đổi và làm giảmtính thống nhất giữa các công ty trong cùng tập đoàn Hơn nữa, với các công ty cầncác báo cáo chuyên sâu về quản trị thì các phần mềm kế toán đóng gói ở Việt Nam cóthể không đáp ứng được

 Khác biệt về công nghệ và chi phí đầu tư cho phần mềm

Phần mềm nước ngoài thường ổn định và được xây dựng trên một công nghệ tiêntiến Điều này có thể giải thích do ở các nước phát triển quy trình quản lý chặt chẽ vàchuyên nghiệp nên các phần mềm cần phải đáp ứng được các điều kiện khắt khe như:khả năng xử lý đa dạng, phong phú, tính ổn định, tính kiểm soát, chuyên nghiệp cao,hạn chế được các khả năng gian lận của nhân viên kế toán,… Chính vì vậy nên giá bán

của các phần mềm nước ngoài thường khá cao so với khả năng tài chính của các doanhnghiệp Việt, tổng chi phí sử dụng và triển khai dao động từ vài ngàn đến vài chụcngàn USD, thậm chí có phần mềm tổng chi phí lên đến hàng trăm ngàn USD Ngoài

ra, công nghệ của các phần mềm ngoại nhiều lúc sẽ không phù hợp với điều kiện hạtầng công nghệ trong nước Dẫn đến một số tính năng sẽ không được áp dụng và khaithác triệt để với doanh nghiệp Việt Nam

Phần mềm trong nước thường tiếp cận công nghệ sẽ chậm hơn so với các phầnmềm ở các nước phát triển Vì thế, các phần mềm Việt thường đơn giản, dễ sử dụng.Chi phí sử dụng phần mềm thấp, phù hợp hơn với điều kiện tài chính của các doanhnghiệp trong nước Giá chỉ dao động từ vài trăm đến vài nghìn USD Đây chính là ưuđiểm cạnh tranh lớn nhất giúp phần mềm kế toán Việt Nam giành được ưu thế tại thịtrường trong nước Trên thực tế hiện nay, các doanh nghiệp phát triển phần mềm tạiViệt Nam cũng đang cố gắng tiếp cận và sử dụng các nền tảng công nghệ hiện đại ởcác nước tiên tiến, tăng cường khả năng xử lý và khả năng tự động hóa cho sản phẩmcủa mình, tránh gian lận và phù hợp hơn với xu hướng hội nhập quốc tế

 Khác biệt về ngôn ngữ, thời gian triển khai phần mềm và dịch vụ sau bán

Phần mềm kế toán ngoại thường sẽ không có tiếng Việt và có nhiều thuật ngữ nướcngoài nên người sử dụng thường không hiểu được ngay ý nghĩa trong giai đoạn đầutiếp cận phần mềm Việc đào tạo, vận hành sử dụng các phần mềm nước ngoài thường

sẽ tiêu tốn rất nhiều thời gian và công sức Để bộ máy kế toán có thể sử dụng hết cáctính năng thường mất từ vài tháng cho đến vài năm Hơn nữa, việc bảo hành, sửa chữakhá phức tạp khi xảy ra sự cố và chi phí cũng sẽ rất đắt đỏ Nếu phần mềm doanhnghiệp sử dụng không có chi nhánh hỗ trợ tại Việt Nam thì doanh nghiệp phải gửi yêucầu hỗ trợ sang nước ngoài, việc này cũng sẽ gây khó khăn vì chênh lệch múi giờ vàbất đồng ngôn ngữ Nếu gặp sự cố mà cần phải mời chuyên viên nước ngoài về ViệtNam thì việc mất hàng ngàn USD cho việc sửa chữa này là điều không thể tránh khỏi

Khi sử dụng phần mềm quản lý tài chính kế toán Việt Nam, doanh nghiệp trongnước có thể dễ dàng tiếp cận và vận hành vì ngôn ngữ hoàn toàn bằng tiếng Việt Tuynhiên, với các công ty cần thêm ngôn ngữ thứ hai thì các phần mềm trong nướcthường không đáp ứng được ngay và doanh nghiệp cần phải trả thêm một khoản chiphí nhất định để thêm một ngôn ngữ khác vào phần mềm Thời gian triển khai phầnmềm thường khá thấp, chỉ từ vài ngày đến vài tuần Việc hỗ trợ sử dụng, bảo trì nângcấp phần mềm khi gặp sự cố cũng diễn ra nhanh chóng và thuận tiện hơn, chi phí cũngthấp hơn.

Hiện nay, xu hướng hội nhập quốc tế đã mang khá nhiều phần mềm kế toán quốc tếđến Việt Nam Một số phần mềm cũng đã được Việt hóa cho phù hợp với chế độ kếtoán trong nước Tuy nhiên, khi thực hiện triển khai ứng dụng, nhiều phần mềm vẫnchưa thực sự được chỉnh sửa để phù hợp với đặc điểm thị trường, dẫn đến sự khó khăncho doanh nghiệp khi sử dụng, nhất là trong các trường hợp có những thay đổi vềthuế, hoặc có thêm những điều chỉnh, bổ sung về chế độ kế toán Việt Nam Do đó,doanh nghiệp cần cân nhắc và lựa chọn cẩn thận phần mềm quản lý tài chính kế toántrong nước hoặc nước ngoài sao cho phần mềm đó phù hợp với công ty mình, vậnhành hiệu quả và giải quyết được các vấn đề của doanh nghiệp

2 Các phần mềm kế toán thường dùng trong các doanh nghiệp tại Việt Nam hiện nay:

2.1 Tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ:

Đối với doanh nghiệp nói chung, những doanh nghiệp vừa và nhỏ nói riêng, chi phí

để hoạt động công ty là yếu tố vô cùng quan trọng Các chủ doanh nghiệp phải chi trảcác khoản phí để duy trì độ ngũ nhân sự như lương, thưởng, bảo hiểm… Phí đào tạo

và rất nhiều chi phí cố định khác Khác với các doanh nghiệp lớn, doanh nghiệp vừa

và nhỏ thường sẽ thiếu sót về nhiều mặt tài chính và nhân lực để quản lý chặt chẽ.Chính vì vậy, việc sử dụng phần mềm kế toán để hỗ trợ hay không với họ là vấn đềđáng được quan tâm

Một số doanh nghiệp vừa và nhỏ thường lựa chọn hình thức tự làm kế toán hoặcthuê dịch vụ bên ngoài mà không cần phần mềm hỗ trợ để tiết kiệm chi phí Tuynhiên, lựa chọn này chỉ an toàn khi người làm kế toán có kiến thức tốt về kế toán Đểđảm bảo hỗ trợ tốt nhất cho hoạt động kế toán của doanh nghiệp, phần lớn nhữngdoanh nghiệp vừa và nhỏ sẽ lựa chọn sử dụng các phần mềm kế toán.

Một phần mềm kế toán cho doanh nghiệp vừa và nhỏ sẽ có các chức năng và tiệních cơ bản sau: Quản lý tài chính (kế toán vốn bằng tiền: tiền mặt, tiền gửi ngân hàng,tiền vay; kế toán công nợ phải thu, kế toán công nợ phải trả, kế toán tổng hợp, báo cáothuế, báo cáo tài chính), Kế toán chi phí và tính giá thành, Quản lý mua hàng, Quản lýbán hàng, Quản lý hàng tồn kho, Quản lý tài sản cố định (thiết bị, máy móc, nhàxưởng, văn phòng…), Quản trị hệ thống

Lợi ích của việc sử dụng phần mềm kế toán của doanh nghiệp vừa và nhỏ:

Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, hệ thống tài khoản, sổ kế toán cũng như cácchứng từ kế toán và hoạt động kế toán đều vô cùng đơn giản Do vậy, hầu hết cácdoanh nghiệp này thường quản lý tài chính – kế toán theo phương pháp thủ công hoặcthuê dịch vụ bên ngoài chứ không đầu tư cho mình một phần mềm kế toán chuyênnghiệp Tuy nhiên, nếu không dùng một phần mềm quản lý tài chính – kế toán chuyênnghiệp, các giám đốc, chủ doanh nghiệp sẽ rất khó để kiểm tra và đối soát được cáckhoản thu – chi của công ty Trong trường hợp kế toán viên khi thực hiện ghi sổ sách

kế toán, chứng từ rất dễ nhầm lẫn số liệu dẫn tới sai lệch con số ảnh hưởng tới hoạtđộng kinh doanh cũng như quản lý tài chính doanh nghiệp, thậm chí là các rắc rốipháp lý Do vậy, việc sử dụng phần mềm kế toán để quản lý là không thể thiếu

Đối với những doanh nghiệp thuê dịch vụ kế toán bên ngoài thì tất cả chứng từ, sổsách kế toán đều phải trao cho bên dịch vụ kế toán để thực hiện Đây là một nhượcđiểm rất lớn đối với hình thức kế toán này Vì là dịch vụ kế toán từ bên ngoài, nênphía doanh nghiệp sẽ khó kiểm soát sự minh bạch của chứng từ cũng như số liệu kếtoán mà phải phụ thuộc hoàn toàn vào bên dịch vụ Để khắc phục được nhược điểm

này, các doanh nghiệp có thể lựa chọn sử dụng phần mềm kế toán giống với bên dịch

vụ kế toán để có thể đọc được số liệu khi cần

Một lợi ích khác từ việc sử dụng phần mềm kế toán chính là giúp cho doanh nghiệp

có thể kiểm soát dữ liệu và dòng tiền lại càng phải chặt chẽ hơn Bởi lẽ với các công ty

có quy mô nhỏ thì từng khoản tiền trong thu – chi đều rất quý giá và quan trọng Đặcbiệt, nếu việc quản lý không chặt chẽ thì rất có thể doanh nghiệp sẽ phải vướng phảicác vấn đề liên quan tới pháp lý khi nộp báo cáo tài chính

Phần lớn các doanh nghiệp vừa và nhỏ thường lựa chọn sử dụng các phần mềm kếtoán do các doanh nghiệp trong nước thiết kế (tập trung chủ yếu là doanh nghiệp cổphần có vốn nhà nước chi phối, doanh nghiệp có quy mô nhỏ), hoặc do các doanhnghiệp thuê viết hoặc tự viết như: phần mềm Fast Accounting, phần mềm Misa, phầnmềm Effect, phần mềm Sapfico, phần mềm kế toán 3A, phần mềm Acman, phần mềmVisoft Accounting, phần mềm Weekend-accounting, phần mềm Acenpro, phần mềmSmart Pro… Đây là những phần mềm trong nước dễ sử dụng, chi phí bản quyền thấp

và tài liệu hướng dẫn bằng tiếng Việt, thuận lợi cho các kế toán viên Việt Nam trongkhai thác và sử dụng

Trong các phần mềm đó, Phần mềm kế toán MISA SME.NET được đánh giá là phùhợp với mọi doanh nghiệp vừa và nhỏ, đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ kế toán theo thông

tư 133/2016/TT-BTC và 200/2014/TT-BTC Phần mềm có hệ sinh thái tích hợp hóađơn điện tử, ngân hàng điện tử, chữ ký số…giúp doanh nghiệp vừa và nhỏ chuẩn hóa

kế toán tài chính – kế toán của doanh nghiệp mình dễ dàng Một số tính năng ưu việt

hỗ trợ công tác kế toán – tài chính của doanh nghiệp như:

 Tự động nhập liệu chứng từ mua hàng từ hóa đơn điện tử của nhiều nhà cung cấp

 Kết nối phần mềm hóa đơn điện tử:

Phần mềm cho phép doanh nghiệp dễ dàng xuất hóa đơn điện tử ngay trên phầnmềm kế toán và tự động hạch toán doanh thu

 Quản lý tài chính kế toán mọi lúc mọi nơi qua mobile:

Với MISA SME.NET Mobile, kế toán và lãnh đạo doanh nghiệp có thể quản lý tìnhhình tài chính – kế toán của doanh nghiệp mọi lúc mọi nơi chỉ cần điện thoại có kếtnối internet

 Kết nối ngân hàng điện tử với nhiều ngân hàng hàng đầu:

Dịch vụ ngân hàng điện tử MISA BankHub được tích hợp trực tiếp ngay trên phầnmềm kế toán MISA SME.NET, giúp kế toán tiết kiệm thời gian công sức giao dịch vớingân hàng Kế toán từ đây có thể chuyển tiền, tra cứu số dư, lấy sổ phụ ngân hàngngay tại văn phòng làm việc