CHUYÊN đề THỰC tập NÂNG CAO HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ NGUYÊN vật LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN HOÀNG MAI

Công ty TNHH Phát triển Hoàng Mai với tầm nhìn trở thành công ty hàng đầu về, phát triển bền vững vì lợi ích của người tiêu dùng. Với giá trị cốt lõi là chất lượng sản phẩm đến với người tiêu dùng Việt Nam cũng như quốc tế. Để giữ vững thị phần công ty liên tục cải tiến sản xuất, tiết giảm chi phí. Một trong những khâu quan trọng của quá trình sản xuất là xây dựng hệ thống quản trị nguyên vật liệu. Do vậy Công ty cần phải có biện pháp sử dụng nguyên vật liệu hiệu quả. Xuất phát từ thực tiễn như vậy tác giả mới mạnh dạn xây dựng đề tài “Nâng cao hoạt động quản trị nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Phát triển Hoàng Mai”

CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP

NÂNG CAO HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI

CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN HOÀNG MAI

Họ và tên:

Lớp: HCM2 Ngành: Quản trị kinh doanh Giảng viên hướng dẫn:

Hà Nội, tháng 12 năm 2020 DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

Số hiệu Tên bảng Trang

2.2: Bảng giá trị tồn kho của Công ty TNHH Phát triển Hoàng

2.3: Bảng kết quả sản xuất dinh doanh của Công ty TNHHCông

Số hiệu Tên sơ đồ Trang

2.1: Sơ đồ tổ chức công ty TNHH Phát triển Hoàng Mai 22

2.3: Quy trình công nghệ sản xuất vật liệu xây dựng tại Công

2.4: Quy trình xuất nguyên vật liệu cho sản xuất ở Công ty

2.5: Sơ đồ tổ chức kho nguyên vật liệu Công ty TNHH Phát

2.6: Sơ đồ tổ chức kho nguyên vật liệu Công ty TNHH Phát

2.7: Quy trình nhận hàng kho nguyên vật liệu ở Công ty

2.8: Quy trình xuất hàng kho nguyên vật liệu ở Công ty TNHH

diện, với mục tiêu cải tiến liên tục và yêu cầu đối với chất lượng không bao giờ kếtthúc Để tồn tại, các doanh nghiệp phải luôn luôn chế tạo và cung cấp những sảnphẩm, dịch vụ phù hợp với yêu cầu của khách hàng được tốt hơn, rẻ hơn, nhanhhơn, an toàn hơn và dễ sử dụng hơn các đối thủ cạnh tranh Doanh nghiệp phải đảmbảo cho các hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp được tiến hành liêntục, đều đặn và cải tiến liên tục Muốn vậy doanh nghiệp phải thực hiện kết hợpnhiều biện pháp, trong đó quản trị nguyên vật liệu từ quá trình mua sắm nguyên vậtliệu, bảo quản dự trữ và cấp phát đến việc tổ chức sử dụng nguyên vật liệu là mộtbiện pháp quan trọng và cần thiết Hơn thế nữa, để tăng tính cạnh tranh, hiện naycác doanh nghiệp không những tập trung vào quảng cáo truyền thông mà còn tậptrung vào chất lượng sản phẩm, giá cả sản phẩm Các doanh nghiệp chú trọng vàoviệc gia tăng các giá trị nguồn lực từ quan điểm khách hàng, mang lại cho kháchhàng

Vậy khách hàng mong muốn có một sản phẩm toàn diện mà họ không muốntrả thêm bất cứ chi phí nào không làm tăng thêm giá trị của sản phẩm Vì vậy buộccác doanh nghiệp tìm cách giảm chi phí sản xuất tối đa, cải tiến liên tục, bình ổngiá

Công ty TNHH Phát triển Hoàng Mai với tầm nhìn trở thành công ty hàng đầu

về, phát triển bền vững vì lợi ích của người tiêu dùng Với giá trị cốt lõi là chất lượngsản phẩm đến với người tiêu dùng Việt Nam cũng như quốc tế Để giữ vững thị phầncông ty liên tục cải tiến sản xuất, tiết giảm chi phí Một trong những khâu quan trọngcủa quá trình sản xuất là xây dựng hệ thống quản trị nguyên vật liệu Do vậy Công tycần phải có biện pháp sử dụng nguyên vật liệu hiệu quả Xuất phát từ thực tiễn như vậy

tác giả mới mạnh dạn xây dựng đề tài “Nâng cao hoạt động quản trị nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Phát triển Hoàng Mai”

Kết cấu của Chuyên đề bao gồm có 3 phần:

Phát triển Hoàng Mai.

Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác quản trị nguyên vật

Trong quá trình thực hiện báo cáo người viết luôn tâm đắc với đề tài và qua

đó đã dành nhiều thời gian tìm tòi học hỏi nghiên cứu Tuy nhiên do thời gian vàkiến thức bản thân còn hạn chế nên bài Chuyên đề không thể tránh được những saisót rất mong nhận được ý kiến đóng góp của Thầy Cô để báo cáo được hoàn chỉnh

và mang tính thiết thực hơn

1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty

Tên công ty: Công ty TNHH Phát triển Hoàng Mai

Tên quốc tế: HOANG MAI DEVELOPMENT COMPANY LIMITED

Quản lý bởi: Chi cục Thuế khu vực Vũng Tàu - Côn Đảo

Cùng với sự nỗ lực không ngừng của bộ máy tổ chức và toàn thể cán bộ côngnhân viên, Công ty Hoàng Mai đã mở rộng cả quy mô về vốn và lao động, hiệu quảsản xuất kinh doanh liên tục được cải thiện

Trong suốt quá trình gần 8 năm xây dựng, phát triển và trưởng thành, đãkhẳng định được là một trong những đơn vị xây lắp hàng đầu trên địa bàn tỉnh BàRịa - Vũng Tàu Hệ thống tổ chức sản xuất kinh doanh đa dạng của đơn vị đượcphân bố trên phạm vi trong và ngoài tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu, hoạt động trong nhiềulĩnh vực, trong đó tập trung chủ yếu là hoạt động xây lắp Đồng thời sau nhiều nămhoạt động trong cơ chế thị trường, Công ty đã tích luỹ được nhiều kinh nghiệmquản lý và chỉ đạo sản xuất kinh doanh, tích tụ thêm vốn và năng lực sản xuất, quan

hệ với các doanh nghiệp bạn trong và ngoài tỉnh được mở rộng, nhờ vậy doanh thuhàng năm không ngừng tăng trưởng và ổn định

Công ty TNHH Phát triển Hoàng Mai được kế thừa toàn bộ nhân sự, tài sản,năng lực, kinh nghiệm, quyền lợi và nghĩa vụ của Công ty Với đội ngũ cán bộ côngnhân viên sáng tạo, năng động, có nhiều kinh nghiệm và hệ thống máy móc thiết bị

dự án chính sách trọng điểm: Đường vào Trung Tâm xã Phú Sơn Tân Kỳ (Vốn Tráiphiếu Chính phủ) Thư viện tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu, Khách sạn nghỉ mát 3D, Trungtâm Viễn thông Quảng Bình, Bện viện 7 – Quân khu 3 của Cục Hậu Cần, các côngtrình do chúng tôi thi công đều đạt chất lượng tốt, đáp ứng các yêu cầu khắt khe,được các nhà đầu tư đánh giá cao Công ty Cổ phần Biển Đông luôn mong muốn vàsẵn sàng hợp tác, liên doanh liên kết với các tổ chức kinh tế, cá nhân nhằm mụcđích mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh và ngày càng phát triển.

Công ty không những có tích luỹ đầu tư chiều sâu, chất lượng phục vụ tốt, màcòn không để xảy ra tiêu cực, tai nạn giao thông, tai nạn lao động nghiêm trọng,luôn đảm bảo tiến độ và chất lượng công trình Có đươc sự thay đổi này chính là ởđội ngũ cán bộ công nhân viên đã biết làm chủ tập thể, đoàn kết một lòng cùng đưaCông ty đi lên cùng với sự phát triển của toàn xã hội

1.2 Cơ cấu tổ chức của Công ty

Sơ đồ 1.1: Cơ cấu tổ chức tại TNHH Phát triển Hoàng Mai

(Nguồn: Phòng Tổ chức hành chính – Công ty TNHH Phát triển Hoàng Mai)

Phòng

Kế hoạch kinh doanh

Cửa hàng bán lẻ

Kho hàng hóa

nhất trước người bổ nhiệm và trước pháp luật về mọi hoạt động sản xuất kinh doanhcủa doanh nghiệp.

- Phòng TCHC: có nhiệm vụ bố trí phù hợp các công việc trong doanh

nghiệp, tuyển dụng và quản lý người lao động, giải quyết các vấn đề về tiền lương

- Phòng kế hoạch kinh doanh: lập kế hoạch sản xuất kinh doanh, kiểm tra

mọi hoạt động về mặt chất lượng hàng hóa nhập kho, xác định khối lượng, đơn giá,lập kế hoạch giá thành

- Phòng Kế toán: chịu trách nhiệm hạch toán, kiểm tra tình hình tài chính của

doanh nghiệp đảm bảo chế độ kế toán áp dụng

- Phòng bán hàng: Có nhiệm vụ tìm kiếm khách hàng, thương thảo hợp

đồng về bán hàng trình giám đốc công ty ký duyệt, quảng cáo sản phẩm, đưa sảnphẩm đi bán và thu hồi công nợ

1.3 Đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty

(Trích bảng báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh)

Qua bảng trên ta thấy: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ năm 2018 sovới năm 2017 tăng 770 triệu đồng với tỷ lệ tăng 17,65% Sang năm 2019 tăng 182triệu đồng chiếm tỷ lệ 3,55% so với năm 2018 và giảm 14,1% so với hai năm trước

đó Nhưng điều này cũng cho thấy sự cố gắng của công ty trong việc tiêu thụ sảnphẩm Điều này chẳng những làm tăng doanh thu thuần, tạo điều kiện gia tăng lợinhuận kinh doanh mà còn giúp công ty thu hồi được vốn, gia tăng thị phần tiêu thụsản phẩm Tuy nhiên cũng cần nghiên cứu nguyên nhân dẫn đến sự thay đổi đó vàtình hình về thành phẩm hàng hóa tồn kho ở công ty như thế nào để đưa ra chínhsách hợp lý

Giá vốn hàng bán năm 2018 so với năm 2017 tăng 647 triệu đồng với tỷ lệtương ứng 42,43% Khi lượng hàng tiêu thụ tăng thì trị giá vốn hàng bán cũng tănglên là lẽ đương nhiên Nhưng so với tỷ lệ tăng của doanh thu là 17,65% thì tỷ lệ nàytăng quá cao, đây là dấu hiệu của việc tăng chi phí làm lợi nhuận công ty giảm Tuynhiên, sang năm 2019 thì tỷ lệ này vẫn tăng nhưng có giảm so với năm 2018 còn15,93 % Có nghĩa là công ty đã có biện pháp để cắt giảm chi phí xuống và rất đángghi nhận Chi phí tài chính năm 2018 so với 2017 tăng 251 triệu đồng với tỷ lệ tăng30,91% Điều này cũng hợp lý vì trong năm công ty các khoản nợ của công ty chưathu hồi kịp thời nên phải đi vay để đảm bảo vốn trong quá trình hoạt động Sangnăm 2019 vẫn đi vay nhưng giảm so với 2018 là 125 triệu đồng tương ứng tỷ lệ11,76% Cho thấy tình hình tài chính trong công ty đã cải thiện được phần nào.Chi phí quản lý kinh doanh năm 2018 giảm 137 triệu đồng chiếm 8,61% so với

2017 Năm 2019 vẫn tiếp tục giảm so với 2018 và giảm 5,15% Cho thấy công ty đãquản lý tốt các khoản chi phí kinh doanh Nhưng công ty cũng cần xem xét kiệntoàn lại bộ máy hoạt động sao cho có hiệu quả nhất và giảm chi phi để tăng lợinhuận sau thuế

Như vậy có thể thấy trong năm 2019 lợi nhuận sau thuế của công ty tăng mạnh

so với các năm trước Cho thấy công tác bán hàng tiêu thụ sản phẩm công ty đã thựchiện tốt Bên cạnh đó chi phí có xu hướng tăng tuy là một phần là do khách quan

công ty không thể giảm được nhưng một số khoản công ty như chi phí quản lý kinhdoanh thì công ty đã quản lý tốt.

Lợi nhuận sau thuế của công ty năm 2019 tăng 27 triệu đồng với tỷ lệ tăngtương ứng 8,13% so với năm 2018 Cho thấy hiệu quả kinh doanh năm nay tốt hơnnăm trước, chứng tỏ công ty có tốc độ tăng trưởng nhanh và hiệu quả kinh doanhcao Điều đó thể hiện sự cố gắng của công ty trong quá trình tìm kiếm lợi nhuậnđồng thời nó cũng cho thấy sự phát triển của công ty trong quá trình kinh doanh.Bảng phân tích trên cho thấy lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh năm 2018 so với

2017 tăng 9 triệu đồng chiếm tỷ lệ 2,07% Nhưng sang đến năm 2019 thì tỷ lệ nàytăng lên đến 8,13% so với năm 2018, cho thấy sự nỗ lực cố gắng của công ty trongviệc sản xuất kinh doanh và đã dần dần cải thiện được tình hình tài chính của mình.Lợi nhuận khác không có do đó lợi nhuận trước thuế cũng tăng 36 triệu đồng với tỷ

lệ tăng tương ứng 8,13% Xem xét các chỉ tiêu phản ánh doanh thu chi phí ta thấy:

Bảng 1.2: Một số chỉ tiêu hiệu quả kinh doanh Của Công ty giai đoạn 2016

-2019

2016

Năm 2017

Năm 2018

Năm 2019

Năm 2020

Doanh lợi của tổng vốn(%) 4,93 5,1 4,02 4,84

Hiệu quả sử dụng vốn lưu

(Nguồn: Phòng kế toán tài chính của Công ty)

Trong các năm từ 2016 đến năm 2019, hiệu quả hoạt động sản xuất kinhdoanh của Công ty liên tục tăng, duy chỉ có năm 2020 thì Công ty bị thua lỗ.Nguyên nhân chính là do Công ty Hoàng Mai đang thử sức mình với việc tự nhậnđặt hàng từ nước ngoài mà không thông qua trung gian, việc nhận đặt hàng trực tiếp

gây cho Công ty không ít khó khăn, hiện tại Công ty đang tìm cách khắc phục vàphát triển

1.3.2 Các hoạt động khác

* Hoạt động quản trị doanh nghiệp

Cán bộ công nhân viên đã có sự chuyển biến đáng kể, từ tư tưởng cán bộ chođến chất lượng các hoạt động kinh doanh, đặc biệt là sự biến động không ngừng về

số lượng lao động Số lượng lao động trong giai đoạn 2013- 2017 được phản ánh ởbiểu đồ sau:

Biểu đồ 2.1: Số lượng lao động của công ty TNHH Phát triển Hoàng Mai giai đoạn năm 2016-2020

53

49

(Nguồn: Phòng hành chính nhân sự)

Với quan điểm nguồn nhân lực là tài sản chiến lược đối với sự phát triển củacông ty, Lãnh đạo của công ty luôn quan tâm đến các hoạt động phát triển nguồnnhân lực Nhìn vào biểu đồ, ta thấy nguồn nhân lực năm 2016 đến 2020 số lượngtăng 07 người (tăng 15,2 % so với năm 2016) số lượng lao động trong công ty tăngkhông nhiều Tuy nhiên từ khi mở rộng hoạt động kinh doanh sang nhiều lĩnh vựckhác như: bất động sản, xây dựng và mở rộng các chi nhánh tại Hà Nội, Hải Phòngthì số lượng lao động tăng lên rất nhiều so với những năm đầu thành lập (tăng200% so với năm 2003)

2016

Tạo động lực lao động thông qua tiền thưởng

Ngoài tiền lương thì tiền thưởng cũng trở nên vô cùng quan trọng trong việccạnh tranh giữa các công ty cùng ngành nghề để thu hút các nhân tài Các doanhnghiệp xác định tiền thưởng là đòn bẩy giúp người lao động làm việc nhiều hơn, tạo

ra hiệu quả sản xuất kinh doanh cao hơn

* Thưởng ngày lễ

Hiện nay công ty đang có hình thức thưởng cố định cho các dịp lễ như: tếtdương, 30/4, 1/5, 2/9 Mức thưởng cho các ngày lễ này từ 500.000 đồng đến1.000.000 đồng cho mỗi cán bộ công nhân viên Mức thưởng cho thấy sự quan tâmcủa người sử dụng lao động đến từng cán bộ công nhân viên và mức thưởng cũngkhông có sự chênh lệch quá lớn so với các doanh nghiệp nghiệp khác cùng loại hìnhsản xuất cũng như thị trường

* Thưởng cuối năm (thưởng từ lợi nhuận)

Hình thức thưởng quan trọng nhất trong năm của công ty là thực hiện trảthưởng năm (thưởng tháng lương thứ 13) Đối tượng trả thưởng là các cán bộ côngnhân viên tại công ty Quỹ thưởng hàng năm trích từ phần lợi nhuận của Công tyquyết toán vào cuối năm, được giám đốc phê duyệt và theo quy định là bằng 1 thánglương thời gian

Hiện nay công ty hình thức thưởng cuối năm (tháng lương thứ 13) của công

ty được trả dựa trên mức lương thời gian của từng cán bộ công nhân viên và thờigian làm việc thực tế tại công ty Cụ thể, cách xác định tiền thưởng cuối năm nhưsau:

1 tháng lương hiện hưởng

Mức thưởng = x Số tháng làm việc thực tế

12 tháng

* Thưởng hoàn thành công việc

Đây là hình thức thưởng đối với những cá nhân, tập thể hoàn thành đúng thờihạn công việc quy định, hoặc có thể hoàn thành sớm hơn dự kiến nhưng phải đảm

bảo được chất lượng công việc Hình thức này sẽ khuyến khích người lao động làmviệc hăng say hơn, có trách nhiệm hơn, đảm bảo hiệu quả kinh doanh đạt mức vàvượt mức kế hoạch đề ra

* Thưởng đột xuất do đạt thành tích xuất sắc

Điều kiện khen thưởng:

- Đối với cá nhân: có sáng kiến cải tiến chất lượngk dịch vụ, có biện pháp tiết

kiệm chi phí so với kế hoạch đã dự kiến ban đầu, có biện pháp quản lý đem lại hiệu quảcao trong thực tế, hoàn thành xuất sắc các kế hoạch được giao

- Đối với tập thể: hoàn thành xuất sắc kế hoạch được giao về chất lượng dịch

vụ và hiệu quả công việc

Mức thưởng: Với cá nhân: tối đa không quá 1 triệu đồng/người/lần.

Với tập thể: tối đa không quá 5 triệu đồng/đơn vị/lần.

Mức thưởng trên có thể thay đổi tùy thuộc vào đặc điểm, tình hình kinh doanhtừng giai đoạn và mức độ thành tích đạt được của cá nhân hay tập thể

* Thưởng do đạt các chỉ tiêu, danh hiệu của phong trào thi đua.

- Với cá nhân: đạt lao động tiên tiến cấp công ty được thưởng ½ tháng lương, đạt

chiến sĩ thi đua lao động giỏi cấp ngành được thưởng 1 tháng lương

- Với tập thể: tập thể lao động tiên tiến cấp công ty được thưởng 4-5 triệu

đồng; tập thể lao động xuất sắc cấp ngành được thưởng 5-7 triệu đồng

Để đánh giá mức độ tạo động lực lao động của chính sách tiền thưởng củacông ty, tác giả tiến hành điều tra bằng bảng hỏi và thu được kết quả như sau:

Bảng 1.3: Đánh giá của người lao động về tiền thưởng

Đơn vị tính:%

Nội dung

Rấtkhôngđồng ý

Khôngđồng ý thườngBình Đồngý đồng ý TổngRất

Cơ chế và cách thức khen,

Tiền thưởng được doanh

nghiệp trả kịp thời khi NLĐ có 2 12 38 28 20 100

thành tích công tác

Tiền thưởng kích thích sự nỗ

lực của người lao động trong

thực hiện công việc

(Nguồn :Kết quả điều tra khảo sát của tác giả)

Theo kết quả khảo sát, có 42% người lao động cho rằng tiền thưởng không

có khả năng kích thích người lao động nỗ lực trong thực hiện công việc, 35% cho làbình thường và chỉ có 23% người được hỏi cho rằng tiền thưởng không có tính kíchthích đối với người lao động trong thực hiện công việc Sở dĩ có tới 40% người laođộng cho rằng tiền thưởng không có tính kích thích cao đối với sự nỗ lực trong thựchiện công việc của người lao động là do họ thấy rằng mức thưởng của công ty cònchưa tương xứng với công sức mà họ bỏ ra, cách phân chia tiền thưởng chưa hợp lý,còn mang tính cào bằng cao

*Hoạt động kiểm soát tại công ty:

Một số lãnh đạo của Công ty chưa thực sự quan tâm đến công tác kiểm tra,kiểm soát Thông qua việc chưa nghiêm túc xem xét, chỉnh sửa các kiến nghị kiểmtra việc khắc phục các sai sót về thực hiện cơ chế, quy chế, xử lý kỷ luật cán bộ cósai phạm không đến nơi đến chốn, thực hiện qua loa đại khái, có nơi có lúc lãnhđạo bảo vệ cán bộ một cách thiếu khách quan như bao che cho cán bộ sai sót trongmột số vụ việc, có Công ty còn có biểu hiện đề phòng đối với phòng kiểm soát nội

bộ Do đó, việc kiểm tra kiểm soát chưa được thừa nhận đúng đắn

Ban giám đốc của Công ty chưa thực sự là đại diện chủ sở hữu, vai trò thực sựtrong Công ty về Hội đồng quản trị; Ban kiểm soát, thì hoạt động chưa hiệu quả

Bộ phận kiểm toán nội bộ hoạt động chưa hiệu quả như mong muốn, do nhiềunguyên nhân như trình độ, thẩm quyền nhưng chủ yếu do tính độc lập của bộ phậnnày chưa được đảm bảo Để làm tốt nhiệm vụ kiểm toán, bộ phận kiểm toán nội bộphải độc lập với ban điều hành, trong khi đó bộ phận này tại Công ty đang bị trùnglặp

Hoạt động xây lắp là hoạt động chủ yếu đem lại thu nhập cao nhất cho Công

ty (khoảng 70% tổng thu nhập) Vì vậy, Công ty đã chú trọng qúa mức vào việctăng trưởng phát triển các hoạt động xây lắp, kiểm soát hoạt động xây lắp hơn là các

hoạt động khác trong Công ty, nhiều khi Công ty còn chấp hành không nghiêm túcchế độ xây lắp và điều kiện bán chịu.

*Hoạt động kiểm soát:

Thủ tục kiểm soát chất lượng xây lắp tại Công ty tồn tại một số hạn chế sau:Công tác giám sát, thanh tra, kiểm tra tình hình quản lý tài chính ngân sáchvẫn mạng nặng hình thức, khi phát hiện những sai phạm chưa xử lý kịp thời, chế tàichưa đủ mạnh, chủ yếu dừng ở mức nhắc nhở, rút kinh nghiệm hoặc khi phát hiệnsai phạm chỉ xử lý thu hồi nộp ngân sách nhưng chưa quy trách nhiệm và xử lýquyết liệt đối với cá nhân vi phạm

Nhìn chung công tác kiểm soát chi phí xây lắp còn nhiều hạn chế Cần tăngcường công tác lập kế hoạch thanh, kiểm tra, hướng dẫn cụ thể và tăng cường nănglực thành viên các đoàn thanh, kiểm tra/ kiểm tra nội bộ

Sự phối hợp việc kiểm tra kiểm soát với các phòng ban chức năng chưa đượcchặt chẽ, chưa có những cuộc họp thường xuyên với các lãnh đạo bộ phận chứcnăng để thu thập ý kiến phản hồi từ các bộ phận này về công tác hoạt động của bankiểm soát và những ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện kế hoạch kiểm toán hằng nămvào tháng 12 và nâng cao chất lượng của công tác kiểm toán nội bộ, chưa làm tốtmối quan hệ giữa từ kiểm tra nghiệp vụ với kiểm toán nội bộ, chưa quy định họpgiao ban định kỳ giữa Ban kiểm soát với phòng kiểm toán nội bộ tại cơ sở nên sựtrao đổi thông tin trong hệ thống kiểm soát nội bộ chưa được thường xuyên, cácphòng kiểm toán nội bộ chưa có điều kiện phản ánh những khó khăn, vướng mắc,

đề xuất kiến nghị Ban kiểm soát để từ đó Ban kiểm soát rà soát những bất hợp lýtrong quá trình thực hiện nhiệm vụ nhằm khắc phục kịp thời, sự phối hợp giữa kiểmtra nội bộ với hệ thống kiểm tra ngoài ngành chưa được chặt chẽ làm ảnh hưởng đếnmột phần kết quả và hiệu quả của công tác kiểm tra kiểm toán

Ban kiểm soát được trao trách nhiệm thực hiện toàn diện hoạt động kiểm toánnội bộ Tuy nhiên, Ban kiểm soát về thực chất vẫn chưa có được sự độc lập tươngđối với bộ phận được kiểm tra, đặc biệt là ban giám đốc Hơn nữa sự hạn chế vềnguồn lực con người đã hạn chế rất nhiều khả năng kiểm soát nội bộ của ban kiểmsoát

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NGUYÊN VẬT LIỆU

TẠI CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN HOÀNG MAI

2.1 Thực trạng quản trị nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Phát triển Hoàng Mai

Quy trình quản trị NVL Công ty đang áp dụng

Quy trình quản trị NVL công ty đang áp dụng gồm 5 bước như sau:

Bước 1: Xây dựng định mức nguyên vật liệu

Bước 2: Xây dựng kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu

Bước 3: Xây dựng kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu

Bước 4: Tiếp nhận nguyên vật liệu

Bước 5: Sử dụng và thanh toán, quyết toán nguyên vật liệu

2.1.1 Xây dựng định mức Nguyên vật liệu

Cơ sở xây dựng định mức: Căn cứ vào số lượng nguyên vật liệu dùng trực tiếpsản xuất từng loại sản phẩm và tỷ lệ hao hụt cho phép, phòng kế hoạch tính toánlượng nguyên vật liệu cần sản xuất cho từng loại sản phẩm, sau đó tính cho toàn bộsản phẩm sản xuất trong kỳ

Công tác xây dựng và quản lý định mức tiêu dùng do Phòng kế toán, phòng kếhoạch cùng phòng sản xuất tiến hành thực hiện Nhiệm vụ của công tác xây dựngđịnh mức là tiến hành xây dựng định mức chi tiết, tổng hợp cho sản xuất, quản lýviệc thực hiện sản xuất theo định mức và nghiên cứu sản xuất hiệu quả

Bảng 2.1: Định mức nội bộ vật tư thi công

Nước Lít 165C3225 Vữa bê tông M300,đá 1x2, độ sụt 6-8 m3

Quy trình mua nguyên vật liệu

Bước 1: Khi các bộ phận và phòng ban có nhu cầu hoặc khi tồn kho dưới mức

an toàn sẽ tiến hành lập phiếu đề nghị mua hàng gửi lên phòng kế hoạch

Bước 2: Nhân viên kế hoạch kiểm soát phân quyền của bộ phận đề nghị, xem

xét định mức tốn kho, mục đích sử dụng và ngân sách chuyển đến trưởng phòng kếhoạch duyệt, chuyển yêu cầu mua hàng đến phòng mua hàng

Bước 3: Phòng mua hàng tiến hành lựa chọn các nhà cung cấp, thu thập báogiá, xác định thời gian xử lý đơn hàng, thời gian thanh toán và trình ban giám đốcduyệt giá

Bước 4: Sau khi Phiếu đề nghị mua hàng được duyệt, phòng mua hàng lập đơnđặt hàng hoặc hợp đồng mua bán với nhà cung cấp đã được duyệt

Bước 5: Nhân viên mua hàng theo dõi tiến độ giao hàng Trường hợp có thayđổi tiến độ giao hàng thì phải có sự thống nhất của bộ phận sử dụng

Bước 6: Thủ kho và bộ phận yêu cầu mua hàng nhận hàng theo yêu cầu về sốlượng và yêu cầu kỹ thuật của nguyên vật liệu

Bước 7: Nhập kho

2.1.3 Xây dựng kế hoạch dự trữ nguyên vật liệu

Do nhà máy sản xuất hàng trăm loại nguyên vật liệu khác nhau Mà để sảnxuất mỗi loại sản phẩm lại đòi hỏi phải có một số lượng chi tiết, bộ phận và nguyênvật liệu rất đa dạng, nhiều chủng loại rất khác nhau Hơn nữa số lượng nguyên vậtliệu sử dụng cho sản xuất khác nhau thường xuyên thay đổi, thời điểm cần sử dụngcũng khác nhau Vì vậy, tổng số danh mục vật tư, nguyên liệu và chi tiết bộ phận

mà phòng kế hoạch chịu trách nhiệm quản lý rất nhiều mà phức tạp, phải cập nhậpthường xuyên Phòng kế hoạch lên kế hoạch sản xuất hàng tháng dựa vào bảng kếhoạch bán hàng (dự tính nhu cầu thị trường) do phòng Nghiệp vụ và Marketing lậpnên Phòng kế hoạch lập kế hoạch chính xác nhu cầu nguyên vật liệu, đúng khốilượng và thời điểm yêu cầu để duy trì lượng dự trữ nguyên vật liệu ở mức thấp nhấtnhưng vẫn đảm bảo an toàn cho sản xuất

Việc dữ trữ nguyên vật liệu của công ty được xác định theo từng tháng Phòng

kế hoạch xác định lượng tồn kho an toàn dựa vào thời gian mua hàng, thời giankiểm nghiệm, thời gian vận chuyển từ nhà cung cấp đến kho

Bảng 2.2: Bảng giá trị tồn kho của Công ty TNHH Phát triển Hoàng Mai qua các năm

Đơn vị tính: tỷ đồng

Tổng tồn kho 216.325 222.152 252.076 282.925Nguyên Vật liệu 150.721 138.416 186.841 180.986

(Nguồn: Phòng Kế toán công ty)

Qua bảng trên ta thấy giá trị hàng tồn kho của Công ty ngày càng tăng, nămsau tăng lên so với năm trước, sự gia tăng này do nguyên vật liệu tăng lên và thànhphẩm hoàn thành nhập kho cũng tăng lên, điều này chứng tỏ quá trình sản xuất kinhdoanh của Công ty ngày càng mở rộng, tỷ lệ sản phẩm lỗi, hỏng ít xảy ra

Đối với nguyên vật liệu sản xuất trực tiếp và nguyên liệu bao bì:

Do đặc điểm nguyên vật liệu đa dạng về chủng loại, hạn sử dụng và tình hìnhsản xuất dựa vào báo cáo bán hàng, dự báo bán hàng hàng tuần, doanh nghiệp quản

lý tồn kho theo mô hình EOQ Phòng kế hoạch dựa vào các số liệu có sẵn để tínhtoán số lượng nguyên vật liệu cần đặt và thời gian đặt hàng mỗi NL để đảm bảo tồnkho an toàn cho sản xuất

Tổng chi phí về hàng tồn kho = chi phí tồn trữ hàng năm + chi phí đặt hàng

TC: tổng chi phí về hàng tồn kho cho một năm

Ctt: chi phí tồn trữ

Cdh: chi phí đặt hàng

D: nhu cầu hàng năm tính bằng đơn vị hàng cho một năm

H: chi phí tồn trữ tính cho 1 đơn vị hàng trong 1 năm,thường được tính theophần trăm của giá trị một đơn hàng

Q/2: lượng tồn kho trung bình trong một năm

Thời gian đặt hàng giữa các lần

TBO = EOQ/D x 12 tháng/năm

Cách sử dụng mô hình này thích hợp với các dòng sản phẩm có đầu ra ổn định

và các trường hợp gia công có sản lượng xác định dựa vào hợp đồng hàng năm củacông ty, việc duy trì tồn kho này luôn đảm bảo số lượng nguyên vật liệu sẵn có chosản xuất liên tục, đảm bảo đầu ra các sản phẩm đã có chỗ đứng vững mạnh trên thịtrường

Đối với Nguyên liệu sản xuất, tính từng nguyên liệu của từng loại sản phẩm

Ví dụ đối với nguyên liệu Thùng carton như sau:

Nhu cầu hàng năm đối với sản phẩm vật liệu xây dựng 100%: 42.432.000thùng với chi phí đặt hàng là 50.000.000 VND/lần và chi phí dự trữ là 5.000 VND/thùng/năm

Xét theo mô hình EOQ ta có lượng đặt hàng tối ưu là:

ty, từ đó đưa ra đánh giá về việc sử dụng NVL

Đối với những nguyên liệu phụ dùng cho một số sản phẩm thử nghiệm hoặcsản phẩm mới, sản phẩm có thị phần nhỏ, lượng tồn kho phụ thuộc vào tình hình thịtrường và sản xuất nên chưa áp dụng mô hình cụ thể mà dựa vào số liệu hỗ trợ từphần mềm ERP với các dữ liệu về dự báo, tình hình bán hàng thực tế, mức tồn khothực tế…

Đối với nguyên vật liệu kỹ thuật:

Dựa vào yêu cầu kỹ thuật và quy định bảo trì bảo dưỡng của hệ thống dâychuyền sản xuất mà bộ phận kỹ thuật có nhiệm vụ kiểm kê, mua hàng hàng thángtùy thuộc vào điều kiện thực tế

2.1.4 Tiếp nhận nguyên vật liệu:

 Quy trình nhập kho tiếp nhận nguyên vật liệu

Bước 1: Khi NCC giao hàng, thủ kho tiến hành nhận hàng tại kho hoặc tại

trạm cân, bảo vệ hướng dẫn xe ra vào kho

Bước 2: Thủ kho kiểm tra hóa đơn, chứng từ giao nhận, tên nguyên vật liệu,

số lượng, chủng loại Đối với hàng nhập khẩu, kiểm tra số cont, số seal; kiểm tratình trạng bao gói nguyên vẹn

Bước 3: Chất xếp nguyên vật liệu vào kho Ký xác nhận trên biên bản giao

nhận hàng và cập nhật thẻ kho

Bước 4: nhập kho trên hệ thống ERP và lưu bộ chứng từ gồm đơn đặt hàng,phiếu ĐNMH, phiếu kiểm nghiệm, hóa đơn, phiếu nhập kho

Bước 5: Kiểm tra và ký xác nhận toàn bộ bộ chứng từ, lưu hồ sơ

2.1.5 Sử dụng và thanh quyết toán nguyên vật liệu

2.1.5.1 Tổ chức cấp phát nguyên vật liệu

 Quy trình xuất nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất

Sơ đồ2.5: Quy trình xuất hàng kho nguyên vật liệu ở Công ty TNHH Phát triển Hoàng Mai

Bước 1: Nhận phiếu yêu cầu xuất vật tư từ bộ phận sản xuất, xem xét số lượng

Nhận lệnh yêu cầu xuất vật tư từ bộ phận sản xuất

Chuẩn bị nguyên vật liệu xuất theo yêu cầu

Tổ chức bốc xếp nguyên vật liệu lên xe

Giám sát số lượng nguyên vật liệu trên xe

Giao nhận nguyên vật liệu và ký xác nhận

nguyên vật liệu tồn kho có đủ nhu cầu xuất hay không để mua bổ sung đáp ứng nhu cầusản xuất.

Bước 2: Chuẩn bị nguyên vật liệu xuất theo yêu cầu, Kiểm tra số lượng tồnkho, Xác định số lượng xuất theo chứng từ trên nguyên tắc nhập trước xuất trước

Bước 3: Lái xe nâng chuyển pallet nguyên vật liệu đưa lên xe

Bốc xếp nguyên vật liệu chất xuống xe: dùng tay bốc nguyên vật liệu xếpxuống xe nhẹ nhàng không làm ảnh hưởng đến chất lượng nguyên vật liệu đầu vào Bước 4: Nhân viên nhận hàng kiểm tra số lượng pallet nguyên vật liệu lái xenâng chuyển lên xe Bảo vệ giám sát quá trình xuất hàng, kiểm đếm số lượng

Bước 5: Ký xác nhận và biên bản giao nhận hàng

Sau khi kiểm tra đã giao nhận toàn bộ nguyên vật liệu lên xe theo đúng chủngloại và số lượng trên chứng từ, thủ kho và bên nhận (tài xế) ký xác nhận số lượng giaonhận lên chứng từ (biên bản giao nguyên vật liệu)

2.1.5.2 Thanh quyết toán nguyên vật liệu

Định kỳ căn cứ bảng kê chứng từ xuất vật tư lập hàng tháng, kế toán lập bảngtổng hợp nguyên vật liệu tiêu hao (Phụ lục Bảng 2.8) xem có sự tăng hay giảmnguyên vật liệu so với thiết kế được duyệt để kịp thời điều chỉnh Đồng thời máy tựđộng tổng hợp lượng vật tư nhập - xuất - tồn trong kỳ thông qua bảng tổng hợpnhập - xuất - tồn (Phụ lục Bảng 2.9) Đồng thời định kỳ, bộ phận vật tư tiến hànhkiểm kê nguyên vật liệu (đối với vật liệu đang còn giá trị sổ sách) (Phụ lục Biểu2.10) và (đối với vật liệu đã sửa dụng hết giá trị) (Phụ lục Biểu 2.11) như bên dướiđây

2.3 Các giải pháp nâng cao hiệu quả quản trị nguyên vật liệu đang được Công

ty áp dụng

2.3.1 Quản lý tồn kho

a Dự trữ nguyên vật liệu trong kho

Dự trữ tồn kho nguyên vật liệu hiện nay đang sử dụng sự hỗ trợ từ phần mềmquản lý ERP và tình hình sản xuất hiện tại dựa vào dự báo nhu cầu hàng năm từphòng kế hoạch Lượng nguyên vật liệu từ phòng sản xuất chuyển sang sẽ đượcxuất sử dụng dựa vào các đơn hàng, phần còn lại được dự trữ Hàng tháng nhân viênkho kiểm kê thực tế và điều chỉnh lượng nguyên vật liệu tồn kho và kế hoạch sảnxuất.

Việc xác định mức tồn kho tối ưu hiện nay đối với nguyên vật liệu chưa đượchoàn thiện bởi một quy chuẩn nhất định mà dựa vào kinh nghiệm Mức tồn khochung cho tất cả các loại nguyên vật liệu là 6 tuần, nhân viên kế hoạch dựa vào đó

để có những điều chỉnh tương đối về mức tồn kho sau đó Dựa vào kinh nghiệm nhưvậy gặp khó khăn trong việc xác định chính xác mức tồn kho tối ưu

Sau đây là bảng dự trữ tồn kho của các Công ty qua các năm:

Bảng 2.3 BẢNG DỰ TRỮ TỒN KHO CỦA CÔNG TY QUA CÁC NĂM 2016

-2019

Nhóm hàng A - thép cuộn

A001,35 Thép cuộn cán nóng 1,35mm x 1250 kg 23.256,4 25.587 26.756,4 28.564,214 A001,45 Thép cuộn cán nóng 1,45mm x 1250 kg 48.456,9 58.562 61.456,9 65.525,541 A001,75 Thép cuộn cán nóng 1,75mm x 1250 kg 54.564 60.254 65.564 70.215.145

.

Nhóm hàng B - Thép tấm

B003 Thép tấm 3,0mm x 1500 x 6000 kg 150.256 154.256 159.256 165.254,265 B004 Thép tấm 4,0mm x 1500 x 6000 kg 156.689 165.254 175.689 184.524,265 B005 Thép tấm 5,0mm x 1500 x 6000 kg 487.568 488.598 489.568 874.254 B005CT Thép tấm chống trượt 5,0 mm tấm 897.965 921.458 897.965 899.546

.

Nhóm SP1 - Sản phẩm U các loại

SP1_U030 Thép U30 kg 1.120.154 1.3120.655 1.420.154 2.5124.256 SP1_U040 Thép U40 kg 2.258.989 3.258.989 4.526.265 5.526.546 SP1_U050 Thép U50 cây 3.256.566 5.564.566 6.654.214 8.256.566

.

Nhóm SP2 - Sản phẩm L các loại

SP2_L020 Thép L20 x 20 kg 5.256.256 6.654.231 7.895.254 9.256.256 SP2_L050 Thép L50 x 50 kg 2.568.658 3.3254.546 4.568.658 6.568.658 SP2_L063 Thép L63 x 63 tấn 6.625.814 6.587.568 7.625.814 8.625.814

.

Từ bảng 2.3, có thể thấy tỉ lệ dự trữ tồn kho tất cả các mặt hàng của Công ty có

xu hướng tăng qua các năm, năm sau cao hơn năm trước, chứng tỏ, sản lượng sảnxuất và tiêu thụ ngày càng gia tăng, do đó lượng dữ trữ tồn kho cũng tăng theo đểđáp ứng yêu cầu luận chuyển hàng tồn kho trong hoạt động sản xuất kinh doanh củacông ty

2.3.2 Công tác bảo quản nguyên vật liệu trong kho

* Sắp xếp nguyên vật liệu trong kho

 Sắp xếp nguyên vật liệu trên pallet

Nguyên vật liệu do nhà máy sản xuất ra đều được sắp xếp trên cùng một loạipallet gỗ, do công nhân xếp dở phòng Sản Xuất thực hiện Tùy theo kích thước vàtính chất của từng loại nguyên vật liệu được quy định cách xếp của từng nguyên vậtliệu vừa đảm bảo yêu cầu kỹ thuật, phù hợp với tính chất yêu cầu sử dụng, vừa bảoquản đảm bảo chịu được áp lực không làm hỏng vật liệu sản xuất

 Bố trí nguyên vật liệu trong kho

Thực tế nguyên vật liệu trong kho được bố trí theo hình chữ U, nguyên vậtliệu được sắp xếp thành từng dãy pallet để hai bên tường kho, ở giữa là đường đi.Mỗi dãy xếp 7 pallet hàng Nguyên vật liệu trong kho được tách làm 2 khu vựcchính: khu vực vật liệu để sản xuất thành phẩm, khu vực hàng nguyên vật liệu thừahoặc vật liệu hỏng thu hồi từ sản xuất

Các loại nguyên vật liệu được sắp xếp theo hạn sử dụng, đối với mỗi loạinguyên vật liệu có cùng hạn sử dụng được xếp thành dãy pallet hàng theo từng lô vàdán giấy viết thứ tự lô xuất hàng

Tuy nhiên, vì có nhiều loại nguyên vật liệu trong khi tồn kho thực tế từngnguyên vật liệu luôn thay đổi, không thể chính xác như kế hoạch dự trữ nên có

những loại nguyên vật liệu không sắp xếp theo đúng như sơ đồ định vị, hay sắp xếpcác loại theo hạn sử dụng Trong mỗi ô không để khoảng trống để có thêm 1 loạihàng mới hay tồn kho cao quá kế hoạch dự trữ Hơn nữa nguyên tắc nhập trước xuấttrước chưa được thực hiện triệt để, đối với với từng nguyên vật liệu không được đểlần lượt theo hạn sử dụng, dẫn đến lái xe nâng lấy hàng khó tìm kiếm Nhiều khihàng nhập trước để bên trong, hàng nhập sau để bên ngoài, rất khó cho việc xuấthàng phải đảo lại.

* Lựa chọn kho và phân bổ hàng hóa:

Việc phân bổ nguyên vật liệu trong kho dựa vào số lượng tồn kho thực tế, kếhoạch cung ứng nguyên vật liệu kỳ kế tiếp, kế hoạch sản xuất và sức chứa của cáckho

Dựa vào số lượng nguyên vật liệu tồn kho, kế hoạch sản xuất, dự báo bánhàng, phòng kế hoạch lập kế hoạch chuyển kho cho chu kỳ kế tiếp Dựa vào sốlượng nguyên vật liệu cần chuyển kho theo kế hoạch, thủ kho tính toán và chuẩn bịnhân sự, thiết bị vận chuyển, pallet cần thiết để thực hiện việc chuyển kho

2.2 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN HOÀNG MAI

2.2.1 Ưu điểm

Về công tác xây dựng định mức:

Công ty đã xây dựng được một hệ thống định mức tiêu dùng nguyên vật liệutương đối hoàn chỉnh cho tất cả các sản phẩm Hệ thống này ngày càng hoàn chỉnhhơn đã đóng vai trò quan trọng trong việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm nguyên vật liệu.Hàng năm công ty vẫn tổ chức xem xét và xây dựng lại định mức tùy theo yêu cầucủa thị trường

Việc thực hiện định mức sử dụng nguyên vật liệu của Công ty hiện nay đã đạtđược một số kết quả nhất định như nguyên vật liệu sử dụng thấp hơn định mức tiêudùng, do đó tiết kiệm nguyên vật liệu và góp phần vào việc giảm giá thành sản

phẩm Bên cạnh đó công ty luôn quan tâm tới vấn đề thực hiện định mức tại các tổsản xuất và tập thể hoàn thành hoặc có thành tích trong việc sử dụng hợp lý tiếtkiệm nguyên vật liệu.

Về công tác mua sắm nguyên vật liệu:

Để đảm bảo cho quá trình sản xuất liên tục và đạt hiệu quả cao công ty đã xâydưng các kế hoạch về cung ứng và mua sắm nguyên vật liệu cho các phân xưởngkịp thời, đầy đủ về số lượng, chủng loại và đảm bảo về chất lượng Đồng thời giảmchi phí dự trữ, giảm hao hụt trong bảo quản Công ty đã dựa vào căn cứ xác thực(bản kế hoạch sản xuất kinh doanh, chỉ tiêu trên giao) để xây dựng cầu nguyên vậtliệu cho kỳ kế hoạch, việc xác định lượng đặt hàng, thời gian đặt hàng và lượng dựtrữ phụ thuộc vào số sản phẩm sản xuất và qua việc kiểm kê vật liệu còn trong kho

để quyết định mua

Tiến hành chọn nhà cung ứng, giá cả hợp lý, cách vận chuyển thuận tiện, tiến

độ mua nhanh chóng mà vẫn đảm bảo thực hiện tốt các yêu cầu đặt ra Vì nhà cungứng là một trong năm yếu tố cạnh tranh theo mô hình của Micheal Portor, vì vậy nóquyết định khá lớn đến sự thành bại của Công ty chỉ khi nguyên vật liệu được cungứng đúng, đủ, kịp thời thì việc sản xuất của Công ty mới diễn ra thuận lợi Công ty

đã thực hiện theo quan điểm cạnh tranh hiện đại: Việc xây dựng quan hệ dựa trênquan hệ hợp tác lâu dài cả hai bên cùng có lợi, nếu có sự ảnh hưởng đến lợi ích củanhau thì quan hệ đó sẽ chấm dứt

Về công tác tiếp nhận nguyên vật liệu:

Công ty luôn đặt ra những nội quy, quy chế cho việc nhập nguyên vật liệu Tất

cả các nguyên vật liệu khi nhập kho đều phải được kiểm tra chất lượng Ghi cácchứng từ rõ ràng và có người ký xác nhận Nếu có nguyên vật liệu nào không hợpquy cách, không đúng như trong hợp đồng đều phải lập biên bản và báo cáo lại cholãnh đạo

Về công tác sử dụng nguyên vật liệu: