Tiểu luận Môn quản lý dự án nâng cao

Quản lý dự án là ngành khoa học nghiên cứu về việc lập kế hoạch, tổ chức và quản lý, giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời gian, trong phạm vi ngân sách đã được duyệt, đảm bảo chất lượng, đạt được mục tiêu cụ thể của dự án và các mục đích đề ra.

BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦY LỢI - -

TIỂU LUẬN MÔN QUẢN LÝ DỰ ÁN XÂY DỰNG NÂNG CAO

Giảng viên hướng dẫn: PGS TS Nguyễn Trọng Hoan

Học viên thực hiện: Trương Văn Hân

MHV: 1582850302093

Lớp: 23QLXD22

Hà Nội, tháng 4 năm 2016

TIỂU LUẬN MÔN QUẢN LÝ DỰ ÁN XD NÂNG CAO

1 TỔ CHỨC QUẢN LÝ THỰC HIỆN DỰ ÁN

1.1 Anh (Chị) hãy trình bày sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của đơn vị (Cơ quan)mình? Hãy nêu chức năng, nhiệm vụ của bộ phận nơi anh (chị) công tác và cho biếtchức trách, trách nhiệm của bản thân anh chị trong tổ chức? Nêu một số tồn tại về

cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của đơn vị mà anh chị biết? Đề xuất giải pháp hoànthiện cơ cấu tổ chức đó?

1.2 Hãy trình bày vắn tắt cách xây dựng 3 loại hình kết cấu tổ chức dự án cơ bản:Chức năng, dự án, ma trận Hãy cho biết, cách lựa chọn kết cấu tổ chức quản lý dự

án phù hợp cho các dự án có quy mô khác nhau

2 QUẢN LÝ CHI PHÍ CỦA DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG

2.1 Trình bày nội dung kiểm soát, khống chế chi phí theo các giai đoạn dự án đầu tưxây dựng công trình?

2.2 Lấy một số ví dụ cụ thể trong thực tiễn mà anh (chị) biết để minh họa công tácquản lý chi phí trong các giai đoạn của dự án

Tiểu Luận: Quản lý dự án xây dựng nâng cao GVHD: PGS.TS Nguyễn Trọng Hoan

BÀI LÀM

CÂU 1 TỔ CHỨC QUẢN LÝ THỰC HIỆN DỰ ÁN

1.1-Anh (Chị) hãy trình bày sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của đơn vị (Cơ quan) mình?

Hãy nêu chức năng, nhiệm vụ của bộ phận nơi anh (chị) công tác và cho biết chức

trách, trách nhiệm của bản thân anh chị trong tổ chức? Nêu một số tồn tại về cơ

cấu tổ chức bộ máy quản lý của đơn vị mà anh chị biết? Đề xuất giải pháp hoàn

thiện cơ cấu tổ chức đó?

TL:

Cơ cấu tổ chức cơ quan: Viện Kỹ thuật công trình – Trường Đại học Thủy Lợi

+ Hiện tại: em đang công tác tại Trung tâm tư vấn kiểm định và giám sát chất lượng

công trình trực thuộc Viện Kỹ thuật công trình

+ Trách nhiệm bản thân: Tư vấn thiết kế, kiểm định và giám sát thi công xây dựng

công trình

+ Một số kiến nghị:

VIỆN KỸ THUẬT CÔNG TRÌNH

Lãnh đạo Viện -Viện trưởng

Trung tâm

Kỹ thuật thủy điện và năng lượng tái tạo

- Bộ phận Tài vụ

- Tổ Tư vấn trực thuộc Viện

-Nên thành lập thêm 1 số phòng: như phòng đấu thầu tổng hợp - phụ trách công việcđấu thầu trong xây dựng, phòng Lưu trữ hồ sơ – tổng hợp, tập trung các giấy tờ cánhân, hồ sơ, hợp đồng các dự án.

-Trong các trung tâm nên có thêm các trưởng phòng, hoặc các trưởng nhóm chuyêntrách để quản lý công việc hiệu quả nhất

1.2- Hãy trình bày vắn tắt cách xây dựng 3 loại hình kết cấu tổ chức dự án cơ bản:

Chức năng, dự án, ma trận Hãy cho biết, cách lựa chọn kết cấu tổ chức quản lý dự

án phù hợp cho các dự án có quy mô khác nhau

1.1.1 Phân tích loại hình của tổ chức dự án

Phần này sẽ phân tích 3 hình thức kết cấu tổ chức dự án cơ bản nhất, khi ápdụng sẽ căn cứ vào điều kiện cụ thể để tiến hành điều chỉnh và thay đổi để có đượchình thức kết cấu tổ chức phù hợp

2 Kết cấu tổ chức theo loại hình chức năng

Các bộ phận quản lý trong tổ chức dạng chức năng được thiết kế dựa trên tínhtương tự của nhiệm vụ công tác nào đó có cùng tiêu chuẩn như nhau hay không, xemtính chất hoạt động của các nhiệm vụ công tác này có tương tự với nhau hay không,chức năng làm việc cần thiết cho những nhiệm vụ công tác đó có giống nhau haykhông, việc hoàn thành các nhiệm vụ công tác này có phát huy vai trò giống với thựchiện các mục tiêu khác hay không?

Đặc điểm nổi bật nhất của kết cấu tổ chức dạng chức năng chính là sự phâncấp quản lý khác rõ ràng Cán bộ quản lý cấp cao, cấp trung và cấp cở sở đượcphân bố lần lượt theo cấp độ kết cấu quản lý, đây là một hình thức tổ chức truyềnthống phổ biến Hình 2.1 là một sơ đồ hệ thống kết cấu tổ chức điển hình dạngchức năng Trong kết cấu tổ chức dạng chức năng, mỗi một ban ngành đều cónghĩa vụ và trách nhiệm khác nhau Nói một cách khái quát thì các bộ phận trongmột doanh nghiệp chế tạo như bộ phận công trình, bộ phận chế tạo, bộ phận thiết

kế, bộ phận thị trường đều được công khai, mỗi một bộ phận chỉ được công khaimỗi một bộ phận chỉ dựa vào các chức năng đã định để thực hiện chức tráchcủa mình Ví dụ như trong một trường đại học, các chức năng mà nó có thể thiếtlập bao gồm bộ phận dạy học, bộ phận tài vụ,…

Tiểu Luận: Quản lý dự án xây dựng nâng cao GVHD: PGS.TS Nguyễn Trọng Hoan

Chức năng đặc biệt có nhiệm vụ sắp xếp một hoạt động đặc biệt nào đó, từ đó

có được hiệu quả đặc biệt tập trung lực lượng của các chuyên ngành khác nhau, ví dụnhư kiến trúc sư, kế toán nhà thiết kế…, vì được tập trung lại nên khả năng kỹ thuậtchuyên ngành của mỗi một cá nhân cũng được nâng lên rõ rệt điều này có lợi choviệc giao lưu và học hỏi lẫn nhau, đồng thời có thể giải quyết một cách hiệu quả cácvấn đề khó khăn về dự án trong lĩnh vực chức năng này

Sử dụng tiêu chuẩn chức năng để thiết kế ban ngành là một loại tư duy lô-gictự nhiên nhất, thuận tiện nhất và phù hợp nhất Việc tiến hành các công việc có liênquan đến dự án của các doanh nghiệp (công ty) có kết cấu theo dạng chức năng phầnlớn đều thể hiện trên việc khai thác các sản phẩm mới Doanh nghiệp sẽ lựa chọn ramột loạt các thành viên dự án từ các bộ phận như bộ phận bán hàng, bộ phận tài vụ,

bộ phận thiết kế, bộ phận chế tạo và bộ phận thu mua, thành lập nên một nhóm dự ánkhai thác sản phẩm mới, đồng thời giao cho một người làm giám đốc dự án, lãnh đạonhóm dự án khai thác sản phẩm mới Những thành viên dự án này phần lớn đều làkiêm chức, nhưng cũng có một số bộ phận là chuyên trách Thành viên dự án kiêmchức có hai chức trách, chức trách thứ nhất không có gì tách rời chức vụ làm việc vàcương vị làm việc trước đó, chức trách thứ hai là trách nhiệm quan trọng, đó là phụtrách khai thác sản phẩm mới Cũng có lúc điều này khiến cho doanh nghiệp khótránh khỏi xung đột, khi cương vị chức năng trước đây và nhóm dự án phát sinh mâuthuẫn với nhu cầu của một thành viên nào đó sẽ đòi hỏi có nhiều sự điều hành hơn,bởi vì bản thân thành viên nào đó sẽ đòi hỏi có nhiều sự điều hành hơn, bởi vì bảnthân thành viên này chịu hai sự lãnh đạo khác nhau, tức là sự quản lý của giám đốcdự án và sự quản lý của lãnh đạo bộ phận chức năng trước đây, cũng có lúc việcđiều hành này có thể sẽ vượt qua cả quyền hạn của giám đốc dự án

f Ưu điểm của kết cấu tổ chức dạng chức năng

Trong lúc thực hiện dự án, doanh nghiệp lựa chọn kết cấu tổ chức theo dạng chứcnăng thường lựa chọn ra một số thành viên từ các bộ phận chức năng khác nhauđể thành lập nên nhóm dự án, cách làm này cũng có một số ưu điểm riêng của nó

-Là sự ủng hộ lớn về trí lực và kỹ thuật Mỗi một bộ phận chức năng của kết

cấu này đều tập hợp được những nhân tài chuyên môn trên lĩnh vực này, điều này

có lợi cho việc giao lưu và nghiên cứu học hỏi giữa họ, là sự ủng hộ mạnh mẽ về trí

lực và kỹ thuật cho việc giải quyết các vấn đề của dự án.

-Tính linh hoạt trong việc sử dụng nhân viên Nhân tài về chuyên ngành và

kỹ thuật trên một phương tiện nào đó mà nhóm dự án cần có có thể được lựa chọn

từ các ban ngành chức năng tương ứng Hơn nữa, khi một thành viên nào đó cóxung đột trong nhiệm vụ công việc, bộ phận chức năng có thể linh hoạt lựa chọnthành viên khác để thay thế, như vậy có thể bảo đảm cho dự án được thực hiện liêntục, không bị gián đoạn Phương thức điều hành nhân viên linh hoạt này càng thểhiện được tính ưu việt của nó

- Ưu điểm của việc phân công chuyên môn hoá Vì các bộ phận được phân

chia theo chức năng và chuyên ngành nên sẽ có lợi cho các nhân tài chuyên môn ởcác bộ phận chuyên tâm vào việc nghiên cứu và tìm hiểu các kiến thức kỹ thuậttrên lĩnh vực này, có thể tiến hành sáng chế kỹ thuật và cải tiến phương pháp làmviệc một cách hiệu quả, như vậy tất nhiên cũng sẽ đặt cơ sở nền móng vững chắccho sáng chế của dự án

g Nhược điểm của kết cấu tổ chức dạng chức năng

-Xét về mặt điều hành, vì các thành viên của nhóm dự án được chọn tới từ các

bộ phận chức năng khác nhau nên giám đốc dự án phải nhất trí trong việc điều hànhvới lãnh đạo của các bộ phận chức năng, khi hai bên có xung đột về nhu cầu của mộtnhân viên nào đó thường sẽ rất khó điều hành

Xét về mặt tổng thể của tổ chức dự án, vì sự cấu tạo của các thành viên trong nhóm

dự án có tính bất ổn và tính ứng biến nhất định nên điều này lại gây ra những khókhăn nhất định nên điều này lại gây ra những khó khăn nhất định cho công tác quản

lý của tổ chức Hơn nữa, các thành viên của nhóm dự án vẫn còn thuộc về các bộphận cũ, chưa chắc đã có thể có sự nhất trí cao độ với mục tiêu của tổ chức dự án,như vậy chắc chắn sẽ ảnh hưởng đến việc thực hiện mục tiêu của dự án

- Xét về mặt chức trách, vì các thành viên của nhóm dự án thuộc về hai bộ

phận nên không ai muốn tự nguyện và chủ động gánh vác trách nhiệm và đươngđầu với mạo hiểm, hơn nữa, các thành viên trong nhóm dự án lại có tính lưu độngnhất định nên trách nhiệm của họ cũng khó mà xác định rõ ràng, điều này tất nhiên

sẽ khiến cho công tác quản lý rơi vào trạng thái hỗn loạn

Q u ả n

l ý

c ấ p

c a o

c ủ a

C ô n g

t y

B ộ

p h ậ n

n g u ồ n n h â n

l ự

c

B

ộ p h ậ

n tà

i v ụ

B ộ p h ậ n t u y ê n t r u y ề n c ô n g c ộ n g

B ộ p h ậ n

t h i ế t k ế

B ộ

p h ậ n

c u n g

ứ n g

B ộ p h ậ n

c ô n g

t r ì n h

Tiểu Luận: Quản lý dự án xây dựng nâng cao GVHD: PGS.TS Nguyễn Trọng Hoan

Hình 2.1: Sơ đồ kết cấu tổ chức theo dạng chức năng

1 Kết cấu tổ chức dạng dự án

Trong các doanh nghiệp có quy mô lớn, dựa vào dự án để tiến hành các hìnhthức phân nhóm cho hoạt động của doanh nghiệp là một việc làm ngày càng thể hiện

rõ được tầm quan trọng của nó Từ kết cấu tổ chức theo dạng chức năng đến kết cấu

tổ chức theo dạng dự án là cả một quá trình diễn biến

Cùng với sự lớn mạnh của doanh nghiệp hoặc công ty cũng như sự tăng lêncủa dự án hoặc sản phẩm, bất cứ một ban ngành chức năng nào cũng đều cảm thấyrằng công việc quản lý ngày càng trở nên phức tạp, trong khi đó phạm vi quản lý lại

bị hạn chế việc phát triển năng lực của cán bộ quản lý cấp dưới, thông qua việc tìmhiểu từ các nhà quản lý học và những người làm công tác quản lý, cuối cùng việcphân loại cho dự án (hoặc sản phẩm) của công ty cũng đã cải tổ được kết cấu tổ chứccủa doanh nghiệp Hình 2.2 là một sơ đồ điển hình cho kết cấu tổ chức dạng dự án

Kết cấu tổ chức dạng dự án được sáng lập đầu tiên bởi một phòng sự nghiệpcủa một công ty ô tô thông dụng nước Mỹ vào những năm 20 của thế kỷ XX, họ đãthiết lập nên nhiều bộ phận sự nghiệp dưới sự lãnh đạo của tổng công ty, mỗi bộphận sự nghiệp đều có sản phẩm hoặc thị trường độc lập của riêng mình và thực hiện

hạch toán độc lập Mỗi bộ phận sự nghiệp lại có tính tự chủ và tính độc lập về mặtquản lý kinh doanh, tức là mỗi bộ phận sự nghiệp đều dựa vào nhu cầu của bản thânđể lập ra các bộ phận chức năng, ví dụ như bộ phận sản xuất, bộ phận bán hang, bộphận nhân sự, bộ phận tài vụ…

Đặc điểm nổi bật nhất của hình thức kết cấu tổ chức này chính là “ tập trungquyết sách, phân tán kinh doanh”, tức là Tổng công ty khống chế quyết sách quantrọng và mục tiêu chiến lược của toàn bộ công ty, chi nhánh công ty và các bộ phậnsự nghiệp kinh doanh độc lập, đây là một kiểu cải cách từ chế độ tập tập quyền sangchế độ phân quyền trên phương thức lãnh đạo tổ chức

Trong kết cấu tổ chức dạng dự án, đối với mỗi dự án, ví dụ như dự án A, giámđốc dự án và các bộ phận chức năng cần thiết sẽ tự tiến hành việc khai thác dự án, hạch toán độc lập, cơ chế vận hành của nó không khác gì so với Tổng công ty và cácchi nhánh công ty Sự khác nhau lớn nhất giữa kết cấu tổ chức dạng dự án và kết cấu

tổ chức dạng chức năng chính là ở chỗ, kết cấu tổ chức dạng dự án có tổ chức và đội ngũ dự án độc lập, hoàn chỉnh của riêng mình, giám đốc dự án có quyền khống chế hoàn toàn đối với đội ngũ dự án, trong khi đó kết cấu tổ chức dạng chức năng lại có

xu thế lỏng lẻo, nhân viên có tính lưu động nhất định, các thành viên trong đội ngũ dự án thuộc vào hai bộ phận khác nhau nên giám đốc dự án thường khó khống chế được họ Kiểu kết cấu tổ chức dạng dự án này thường thấy ở một số công ty có quy

mô lớn với nhiều dự án

Q u ả n l ý c ấ p

c a o c ủ a

c ô n g t y

T r ợ

l ý T ổ n g g i á m

B ộ p h ậ n t h ị t r ư ờ n g

B ộ p h ậ n n h â n s ự

B ộ p h ậ n t à i v ụ

B ộ p h ậ n t ư v ấ n

D ự

á n A

( G i á m đ ố c d ự

á n )

D ự

á n B

( G i á m

đ ố c d ự

á n )

D ự

á n C

( G i á m

đ ố c d ự

á n )

D ự

á n D

( G i á m

đ ố c d ự

á n )

Tiểu Luận: Quản lý dự án xây dựng nâng cao GVHD: PGS.TS Nguyễn Trọng Hoan

Hình 2.2: Sơ đồ kết cấu tổ chức dạng dự án

Kết cấu tổ chức dạng dự án cũng có ưu, nhược điểm riêng của nó:

a Ưu điểm của kết cấu tổ chức dạng dự án

- Xét từ kết cấu tổ chức dự án, ưu điểm của nó là có giám đốc dự án riêng biệt, có đội ngũ dự án ổn định, có các ban ngành chức năng phân rõ chức trách.Những điều này đều thể hiện rằng, tổ chức dự án trong kết cấu tổ chức dạng dự án cótính nghiêm túc cao hơn so với tổ chức dự án trong kết cấu tổ chức dạng chức năng

- Xét từ góc độ quản lý, các cấp quản lý của tổ chức dự án trong kết cấu tổchức dạng dự án từ giám đốc dự án, chủ quản các ban ngành chức năng đến cán bộquản lý cấp cơ sở và nhân viên thi hành đều được phân cấp rõ ràng, có trách nhiệm

và quyền hạn rõ ràng, điều này có lợi cho quá trình vận hành trong công tác quản

lý của tổ chức

- Xét từ mục tiêu của tổ chức dự án, mỗi một tổ chức dự án đều là một chinhánh đơn vị hạch toán độc lập, nó không khác gì các chi nhánh công ty trong mộttập đoàn doanh nghiệp lớn, các thành viên trong đội ngũ dự án có tính ổn định cao,điều này có lợi cho việc thống nhất điều hành và chỉ huy, phát huy được tinh thầntập thể, từ đó thực hiện được mục tiêu của tổ chức dự án

-Xét từ mặt trách nhiệm và quyền hạn, vì các thành viên trong đội ngũ dự án

đã không còn thuộc về hai bộ phận khác nhau như trong kết cấu tổ chức dạng chứcnăng, mỗi thành viên dự án đều có trách nhiệm và quyền hạn rõ rang của riêngmình, điều này cũng có lợi cho việc chỉ huy và quản lý

b Nhược điểm của kết cấu tổ chức dạng dự án

Tuy có rất nhiều ưu điểm nhưng kết cấu tổ chức dạng dự án cũng vẫn tồn tạimột số nhược điểm rõ nét như sau:

-Xét về mặt bố trí cơ cấu, mỗi một tổ chức dự án tương đối độc lập đều thiết

lập ra bộ phận chức năng của riêng mình (xem Hình 2.2) Như vậy, một cơ cấu

chức năng không chỉ có trong kết cấu tổ chức chung mà còn có trong cả mỗi một tổchức dự án, ví dụ như bộ phận tài vụ, bộ phận nhân sự v.v…Điều này sẽ dẫn đếnsự trùng lặp trong lúc bố trí nhân viên, cơ sở hạ tầng, kỹ thuật và thiết bị…

Q u ả n l ý c ấ p c a o c ủ a

c ô n g t y

T r ợ

l ý T ổ n g g i á m

B ộ p h ậ n t h ị t r ư ờ n g

B ộ p h ậ n n h â n s ự

B ộ p h ậ n t à i v ụ

B ộ p h ậ n t ư

v ấ n

D ự

á n A

( G i á m đ ố c d ự

á n )

D ự

á n B

( G i á m đ ố c d ự

á n )

D ự

á n C

( G i á m đ ố c d ự

á n )

D ự

á n D

( G i á m đ ố c d ự

á n )

Xét về mặt lợi dụng nguồn lực, do có sự trùng lặp trong bố trí cơ cấu và các bộ phậnchức năng nên sự phối hợp giữa các nhân viên tất nhiên cũng sẽ có sự trùng lặp Hơnnữa, mỗi một tổ chức dự án đều là một tổ chức nhỏ tương đối độc lập, cho dù một

tổ chức dự án nào đó rất cần nhân tài và chuyên gia của một tổ chức khác đangnhàn rỗi cũng khó có thể điều động sang tổ chức kia Các nguồn lực khác như thiết

bị, máy móc cũng tương tự như vậy Vì thế mà sự bố trí nguồn lực của kết cấu tổchức dạng này có hiệu quả rất thấp

- Xét về mặt quan hệ giữa các tổ chức, trước tiên, các dự án nhỏ có thểkhông thống nhất với tổng công ty trên các phương diện như mục tiêu tổ chức, pháttriển chiến lược; tiếp đó, giữa các tổ chức dự án nhỏ cũng thường khó có thể có sựđiều hòa, điều này sẽ gây trở ngại cho việc thống nhất chỉ huy và phát triển chiếnlược của tổng công ty

- Xét về mặt sáng tạo kỹ thuật và sáng tạo dự án, khả năng sáng tạo của kếtcấu tổ chức dạng dự án có thể sẽ thấp hơn khả năng sáng tạo của kết cấu tổ chứcdạng chức năng trong cùng một điều kiện, bởi vì xét về mặt nguồn lực tổng thể củacông ty, nguồn lực sẽ được phân tán đến các tổ chức nhỏ của dự án khác nhau

có thể vừa kết hợp chúng lại một cách hiệu quả, vừa khắc phục được thiếu sót củachúng hay không?

Kết cấu tổ chức dạng ma trận chính là một loại hình thức tổ chức được tạo rađể kết hợp giữa bộ phận được phân chia theo chức năng với bộ phận được phân chiatheo dự án trong cùng một cơ cấu tổ chức Hình thức tổ chức này vừa có thể phát huy

ở mức lớn nhất ưu thế của hai loại hình thức tổ chức, vừa tránh được những thiếu sótcủa chúng trên một mức độ nhất định Hình 2.3 chính là sơ đồ hệ thống điển hình chokết cấu tổ chức dạng ma trận

Tiểu Luận: Quản lý dự án xây dựng nâng cao GVHD: PGS.TS Nguyễn Trọng Hoan

Kiểu sơ đồ kết cấu tổ chức được phân chia theo hai tiêu chuẩn chức năng vàdự án thể hiện rõ bằng “ma trận”, vì thế được gọi là kết cấu tổ chức dạng ma trận.Thực ra, trong kết cấu tổ chức thực tế lại không tồn tại cái gọi là ma trận theo nghĩađen Khi công ty tiếp nhận một dự án mới, ví dụ như dự án A trong sơ đồ, giám đốcdự án sẽ lựa chọn ra một người cấp dưới thuộc bộ phận của tổng giám đốc sự án đểgiao làm giám đốc dự án A, giám đốc dự án A sẽ dựa vào nhu cầu của dự án, cùngcác bộ phận chức năng khác thảo luận để lần lượt lựa chọn ra các nhân viên A1, A2,A3, A4, A5 …An cùng cấu thành nên đội ngũ dự án A Tất nhiên là thành viên củađội ngũ dự án được lựa chọn không phải là cố định không đổi mà dựa vào nhu cầucủa bộ phận chức năng hoặc của dự án, nhân viên sẽ đồng thời có tính lưu động nhấtđịnh Sau khi dự án A đã được hoàn thành, các thành viên của đội ngũ dự án sẽ lầnlượt trở về bộ phận chức năng cũ của mình hoặc tiếp tục thực hiện nhiệm vụ trong dự

án B, dự án C, trong khi đó, giám đốc dự án A cũng trở về với bộ phận giám đốc dự

án A cũng trở về với bộ phận giám đốc dự án cũ, đội ngũ dự án A sẽ tự nhiên mất đi

B ộ p h ậ n t h ị t r ư ờ n g

B ộ p h ậ n n h â n s ự

B ộ p h ậ n t à i v ụ

B ộ p h ậ n t ư v ấ n

B ộ p h ậ n T G Đ d ự

á n T G Đ d ự

á

B ộ p h ậ n c ô n g t r ì n h

B ộ p h ậ n t h i ế t k ế

B ộ p h ậ n c u n g ứ n g

B ộ p h ậ n 1

B ộ p h ậ n 2

B ộ p h ậ n 3

B ộ p h ậ n 4

B ộ p h ậ n 5

B ộ p h ậ n

ự

á n A G Đ d ự

á

A 1 - A 2 - A 3

A 4 - A 5 - A 6

Hình 2.3: Sơ đồ kết cấu tổ chức dự án dạng ma trận

Trong kiểu kết cấu tổ chức này, mỗi một thành viên trong đội ngũ dự án có thểphải đồng thời chịu sự lãnh đạo của hai cấp hoặc sự lãnh đạo trùng lặp, nghĩa làkhông những làm việc dưới sự chỉ huy của lãnh đạo bộ phận chức năng mà còn dướisự chỉ huy và lãnh đạo của một hoặc nhiều giám đốc dự án (bởi vì một thành viêncủa bộ phận chức năng có thể sẽ bị cử đến thực hiện nhiệm vụ của hai hoặc ba dự ántrở lên) Trong trường hợp này, điều quan trọng là phải xác định rõ thành viên củađội ngũ dự án sẽ báo cáo kết quả cho ai Những vấn đề có lien quan đến nhóm dự ántrước tiên sẽ phải trực tiếp báo cáo cho giám đốc dự án, còn về những công việc củaban ngành chức năng thì lại phải trực tiếp báo cáo cho lãnh đạo của các bộ phận chứcnăng Vì vậy, để giám đốc dự án và lãnh đạo chức năng không tùy ý can thiệp vàocông việc của người khác, không chỉ huy một cách mù quáng, xác định rõ được chứctrách của bản than là điều vô cùng quan trọng, tất nhiên là cũng không loại trừ trườnghợp giữa hai bộ phận này có sự kết nối và giao lưu hiệu quả

a Ưu điểm của kết cấu tổ chức dạng ma trận

 Có kết cấu tổ chức dạng chức năng

Trong kết cấu tổ chức dạng chức năng được để cập đến ở phần trên, chúng tôi

đã phân tích về ưu điểm của kiểu kết cấu này, đó là có sự ủng hộ lớn về trí lực và kỹthuật, việc sử dụng nhân viên cũng tương đối linh hoạt, có sự phân công chuyên mônhoá do tổ chức ma trận kết hợp được với đặc trưng của kết cấu tổ chức dạng chứcnăng nên nó cũng có được ưu thế trên những phương diện này Tổng hợp những ưuđiểm này sẽ thấy kết cấu tổ chức dạng ma trận có ưu thế về mặt phân bố nguồn lực.Nhân viên của một bộ phận chức năng nào đó không những có thể nhậm chức trongdự án A, dự án B mà còn có thể phục vụ cho rất nhiều dự án trong cùng một khoảngthời gian; cũng với cách lý giải như vậy, các nguồn lực khác của tổng công ty nhưmáy móc, thiết bị, công cụ cũng có thể điều phối trong bất cứ dự án nào, như vậy sẽđảm bảo cho các nguồn lực được tận dụng triệt để

 Có ưu điểm của kết cấu tổ chức dạng dự án

Trong lúc phân tích ưu điểm của kết cấu tổ chức dạng dự án, chúng tôi chủyếu phân tích trên 4 phương diện và kết cấu tổ chức dạng ma trận cũng kết hợp được