PHÂN TÍCH và SO SÁNH 5s của 2 văn PHÒNG ( văn PHÒNG BAN TRUYỀN THÔNG và QUAN hệ CÔNG CHÚNG TRƯỜNG đại học tôn đức THẮNG vàvới văn PHÒNG CÔNG TY LUẬT CENTA)

TỔNG LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG VIỆT NAM TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÔN ĐỨC THẮNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH MÔN HỌC: QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG ĐỀ BÀI: PHÂN TÍCH VÀ SO SÁNH 5S CỦA 2 VĂN PHÒNG VĂN PHÒNG BAN TRUYỀN

TỔNG LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG VIỆT NAM TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÔN ĐỨC THẮNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

MÔN HỌC: QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

ĐỀ BÀI:

PHÂN TÍCH VÀ SO SÁNH 5S CỦA 2 VĂN PHÒNG

( VĂN PHÒNG BAN TRUYỀN THÔNG VÀ QUAN HỆ CÔNG CHÚNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÔN ĐỨC THẮNG VÀVỚI VĂN

PHÒNG CÔNG TY LUẬT CENTA)

Giảng viên hướng dẫn: HOÀNG THỊ THU HÀ

1

Sinh viên thực hiện: NHÓM 01 Ngành: QUẢN TRỊ MARKETING Khoa: QUẢN TRỊ KINH DOANH Khóa: 2018 - 2022

TP.HCM, THÁNG 11 NĂM 2020 DANH MỤC ĐÁNH GIÁ THÀNH VIÊN NHÓM 01

Tỉ lệ hoàn

1 Hồ Thị Trúc

Ly

71801816 - Phân chia công việc

- Thuyết trình

- Phân tích nội dung:

+ So sánh cả 2 văn phòng

+ Tổng hợp nội dung

20% 100% Nhóm

trưởng

2 Ngô Tuấn Kiệt 71801794 - Chụp và quay clip

văn phòng Ban truyền thông và Quan hệ công chúng của trường Đại học Tôn Đức Thắng

- Phân tích nội dung:

+ Phân tích văn phòng Trường

+ Phân tích ưu và nhược điểm của văn phòng Trường

20% 100%

3 Nguyễn Hoài

Khải Văn

71801939 -Phân tích nội dung:

+ Phân tích văn phòng Luật

+ Phân tích ưu và nhược điểm của văn phòng Luật

20% 100%

4 Nguyễn Quang

Huy 71802010 -Chụp và quay clip văn phòng luật

CENTA

- Phân tích nội dung:

+ Giới thiệu văn

20% 100%

phòng Luật.

5 Lâm Thùy

Dung 71800228 -Làm PowerPoint.- Phân tích nội dung:

+ Giới thiệu văn phòng Trường

20% 100%

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN

3

…

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 5

1.Khái niệm về 5S: 6

1.1.Khái niệm: 6

1.2.Ý nghĩa: 6

2.Giới thiệu và phân tích tổng thể về 5S của 2 văn phòng: 6

2.1.Văn phòng Công ty Luật CENTA: 6

2.1.1.Giới thiệu văn phòng Công ty Luật CENTA: 6

2.1.2.Phân tích tổng thể về 5S của văn phòng Công ty Luật CENTA: 7

2.1.3.Ưu và nhược điểm của văn phòng Công ty Luật CENTA: 9

2.2 Văn phòng Ban truyền thông và Quan hệ công chúng Đại học Tôn Đức Thắng: 9

2.2.1.Giới thiệu văn phòng Ban truyền thông và Quan hệ công chúng Đại học Tôn Đức Thắng: 9

2.2.2.Phân tích tổng thể về 5S của văn phòng Ban truyền thông và Quan hệ công chúng Đại học Tôn Đức Thắng: 10

2.2.3.Ưu và nhược điểm của văn phòng Ban truyền thông và Quan hệ công chúng Đại học Tôn Đức Thắng: 12

3.So sánh giữa 2 văn phòng: 13

4.Lợi ích của 5S: 14

LỜI MỞ ĐẦU

Các doanh nghiệp của Nhật Bản đã đạt được rất nhiều thành công trong lĩnh vực kinh doanh riêng của họ thông qua cách bố trí và sắp xếp văn phòng làm việc một cách khoa học và hợp lý Ở Nhật Bản, họ đã khéo léo áp dụng triết lý Kaizen và nguyên tắc 5S vào trong lao động rất thông minh Lấy nền tảng là triết lý Kaizen và nguyên tắc 5S thì môn Quản trị văn phòng đã giúp sinh viên có cái nhìn rõ ràng, cụ thể và đầy đủ nhất về những triết lý và nguyên tắc đó

Bài báo cáo lần này là sự đúc kết của sinh viên thông qua việc tìm hiểu và so sánh sự khác biệt của hai văn phòng Công ty Luật CENTA và văn phòng phòng Ban truyền thông và Quan hệ công chúng của ĐH Tôn Đức Thắng Mỗi văn phòng có một cách sắp xếp khác nhau, tùy vào lĩnh vực và công dụng của văn phòng nhưng nhìn chung, cả hai đều có cách bố trí vật dụng, thiết bị một cách gọn gàng, sạch sẽ và khoa học nhất để có thể tối đa hóa năng suất làm việc và chuyên nghiệp hóa hơn

Từ đó, ta thấy được việc sắp xếp văn phòng phải theo những nguyên tắc nhất định để thu được lợi ích cao nhất trong công việc Đồng thời, tầm quan trọng của việc giữ văn phòng sạch sẽ cũng là một trong những cách để tăng tinh thần trách nhiệm của các nhân viên trong văn phòng và ý thức giữ gìn vệ sinh chung, tăng khả năng sáng tạo và tạo một môi trường làm việc văn mình

1.Khái niệm về 5S:

1.1.Khái niệm:

- 5S là một phương pháp cải tiến đơn giản, dễ hiểu đối với mọi người, thực hiện dễ dàng và chi phí thực hiện ít tốn kém

- 5S không những giúp cho các công ty nâng cao được chất lượng hoạt động mà còn giúp mọi người nâng cao được khả năng để đem lại sự phát triển cho công ty và làm giảm lãng phí cho doanh nghiệp

1.2.Ý nghĩa:

2.Giới thiệu và phân tích tổng thể về 5S của 2 văn phòng:

2.1.Văn phòng Công ty Luật CENTA:

2.1.1.Giới thiệu văn phòng Công ty Luật CENTA:

Công ty Centa Luật & Văn phòng luật sư Trần Hải Đức được liên kết bởi đội ngũ thành viên là các luật sư dày dặn kinh nghiệm, các luật gia, các chuyên gia pháp luật cùng các cố vấn uy tín hiện đang công tác trong lĩnh vực pháp lý Trong suốt quá trình hoạt động, Centa không ngừng nổ lực để đem đến cho khách hàng chất lượng dịch vụ pháp lý tốt nhất

Với phương châm làm việc “tất cả vì quyền lợi khách hàng”, qua nhiều năm hoạt động, công ty đã gầy dựng được uy tín trong lòng các khách hàng đã sử dụng dịch vụ Với thế mạnh về kỹ năng hành nghề, cùng đội ngũ các luật sư giàu kinh nghiệm, Centa đã và đang cung cấp dịch vụ pháp lý chuyên nghiệp trên phạm vi toàn quốc “Tại Centalaw, chúng tôi tự hào về chất lượng dịch vụ và sự chăm sóc tận tình

7

mà chúng tôi dành cho mỗi khách hàng Chúng tôi tự tin rằng có thể giải quyết tất cả các nhu cầu pháp lý của bạn và cung cấp cho bạn giải pháp đúng đắn, hợp lý nhất nhằm bảo vệ tối đa quyền và lợi ích hợp pháp của bạn.”

Hình 1: Hình ảnh và logo văn phòng Luật CENTA.

2.1.2.Phân tích tổng thể về 5S của văn phòng Công ty Luật CENTA:

- Sàng lọc: Không có những đồ vật gây nguy hiểm tính mạng, có trang bị nước rửa tay

để ngăn ngừa Covid – 19, hệ thống điện được lắp âm tường không gây nguy hiểm về điện

- Sắp xếp:

+ Mọi thứ được sắp xếp gọn gàng từ bàn ghế, vật trang trí, hồ sơ, tài liệu được đựng trong tủ kính dễ tìm kiếm, dễ lấy, dễ sắp xếp khi sử dụng xong, mỗi bàn ứng với mỗi

vị trí làm việc đều có đầy đủ thiết bị để phục vụ cho công việc của từng vị trí

+ Máy móc như máy vi tính được giữ khoảng cách đúng với nhân viên để tránh tình trạng gây bệnh khúc xạ cho nhân viên, máy nước nóng/ lạnh đặt trong phòng làm việc

để nhân viên có thể sử dụng nếu cần thiết trong lúc làm việc mệt mỏi, lịch được đặt trên bàn để nhân viên dễ nằm bắt ngày tháng, nước rửa tay thì được đặt gần nơi làm việc của mỗi nhân viên để có thể vệ sinh tay thường xuyên, điện thoại bàn được đặt

vừa tầm để nhân viên có thể kịp thời trả lời các cuộc gọi của khách hàng một cách nhanh chóng, bàn và sofa tiếp khách cũng được sắp xếp hợp lí để khách hàng có thể ngồi chờ hoặc quản lí có thể quan sát quá trình làm việc của nhân viên

- Sạch sẽ: Nơi làm việc sạch sẽ, ngăn nắp Bàn làm việc, ghế làm việc, sofa,… tất cả đều được vệ sinh mỗi ngày để tránh bụi làm hư hỏng hoặc làm mất vẻ chuyện nghiệp của văn phòng

- Săn sóc: Máy móc, thiết bị như máy vi tính, máy điều hòa, máy nước nóng/ lạnh, điện thoại bàn, đèn,… đều được bảo dưỡng định kì để tránh tình trạng hư hỏng, đảm bảo công suất làm việc Ngoài ra việc vệ sinh, bảo dưỡng định kì khiến nơi làm việc sạch sẽ cũng khiến nhân viên tự hào về nơi làm việc, có tinh thần làm việc hơn, không

có vật dụng thừa trên bàn

- Sẵn sàng: Nhân viên luôn tự giác chủ động giữ vệ sinh và dọn dẹp ngăn nắp bàn làm việc cá nhân, góp phần giữ môi trường làm việc chung thoáng đãng, sạch sẽ, chuyên nghiệp

Hình 2: Hình ảnh tổng quát của văn phòngLuật CENTA.

9

2.1.3.Ưu và nhược điểm của văn phòng Công ty Luật CENTA:

-Ưu điểm:

+ Khoảng cách giữa các chỗ ngồi gần nhau nên tiện cho việc trao đổi thông tin giữa các vị trí khiến công việc diễn ra suôn sẻ hơn, thông tin cũng được cập nhật kịp thời

và nhanh chóng

+ Hồ sơ được sắp xếp gọn gàng trong tủ đựng hồ sơ thuận lợi cho việc tìm kiếm, tra cứu tài liệu, không cần lãng phí thời gian trong việc tìm kiếm tài liệu

+ Văn phòng sạch sẽ, gọn gàng, ngăn nắp khiến nhân viên tự hào, năng suất làm việc cao hơn

+ Không có quá nhiều đồ dùng, nội thất dư thừa nhờ vậy phòng làm việc nhìn vào thấy được sự khoa học, tinh tế trong cách sắp xếp và bày trí

+ Các thiết bị được săn sóc, bảo quản thường xuyên nên không có tình trạng hỏng hóc

+ Sàn nhà, đèn làm việc luôn được lau chùi nên không ảnh hưởng sức khỏe

-Nhược điểm:

+ Do khoảng cách gần nhau nên việc bảo mật thông tin sẽ là một vấn đề khó khăn, dễ

bị kẻ gian lợi dụng

+ Không có cửa sổ khiến không khí làm việc đôi khi trở nên ngột ngạt, thiếu ánh sáng

tự nhiên

2.2 Văn phòng Ban truyền thông và Quan hệ công chúng Đại học Tôn Đức Thắng:

2.2.1.Giới thiệu văn phòng Ban truyền thông và Quan hệ công chúng Đại học Tôn Đức Thắng:

- Vị trí cũ Phòng A0006, Tòa nhà A hiện tại đã dời qua tầng trệt Nhà Thi Đấu

- Nhiệm vụ, chức năng: Tổ chức thực hiê ̣n và kiểm tra, báo cáo việc thực hiện các nhiệm vụ

- Hoạt động website:

+ Đầu mối tổ chức xây dựng, nâng cấp và phát triển hệ thống website và các ứng dụng trên website của Trường Đại học Tôn Đức Thắng

+ Quản lý hệ thống trang chủ, website của Trường

+ Quảng bá website Trường trên các phương tiện truyền thông khác

+ Xác nhận việc đăng thông tin luận án trên website cho các nghiên cứu sinh của Trường

+ Triển khai các dịch vụ đi kèm đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ của Trường trong từng giai đoạn phát triển

- Hoạt động truyền thông:

+ Đầu mối tổ chức các hoạt động truyền thông nội bộ và truyền thông đối ngoại; + Tổ chức xuất bản các ấn phẩm truyền thông của Trường gồm: phim tài liệu, clip, video

+ Đầu mối tổ chức họp báo; liên hệ mời các cơ quan báo chí, truyền thông tham dự và đưa tin về hoạt động của Trường; tiếp nhận yêu cầu của phóng viên báo chí đến làm việc với Trường

+ Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ truyền thông cho cán bộ, sinh viên Trường Đại học Tôn Đức Thắng

Hình 3: Hình văn phòng của Ban truyền thông và Quan hệ công chúng Đại học Tôn

Đức Thắng.

2.2.2.Phân tích tổng thể về 5S của văn phòng Ban truyền thông và Quan hệ công chúng Đại học Tôn Đức Thắng:

11

- Sàng lọc: Các vật dụng, thiết bị không còn giá trị sử dụng, lưu trữ quá lâu không dùng đến hoặc bị hư hỏng sẽ được kiểm tra, xét duyệt, phân chia và chọn lọc để loại

bỏ Đảm bảo tính hiệu quả và gọn gàng không gian làm việc

- Sắp xếp: Các đồ dùng văn phòng, thiết bị điện tử, vật dụng thường ngày, được sắp xếp gọn gàng, đúng vị trí theo quy định và theo thói quen sử dụng Các tài liệu, công văn, sách báo, được phân chia và sắp xếp theo nhóm, đặt trong tủ kính đảm bảo dễ dàng lưu trữ, sử dụng và an toàn theo thời gian Hệ thống dây điện, ổ điện được bao bọc kĩ càng, sắp xếp khoa học để tránh tình huống nguy hiểm và an toàn cho con người

- Sạch sẽ: Khu vực làm việc, không gian trong văn phòng được lau dọn định kỳ và sắp xếp gọn gàng, vì vậy văn phòng luôn duy trì được sự ngăn nắp, sạch sẽ

- Săn sóc: Theo định kỳ mỗi năm một lần, văn phòng Ban Truyền thông và Quan hệ công chúng sẽ được tái thiết lập vị trí bố cục cũng như màu sơn và tổng vệ sinh toàn Ban để tạo sự mới mẻ trong không gian làm việc, ngoài ra còn là để khắc phục những nhược điểm mà cách bố trí trước đó còn tồn đọng

- Sẵn sàng: Đội ngũ nhân viên các cấp luôn tự giác, chủ động thực hiện 4S khi có vấn

đề phát sinh và phân chia nhiệm vụ, công việc theo thứ tự mỗi tuần để đảm bảo văn phòng luôn đảm bảo tính 5S

Hình 4 Hình ảnh tổng quát của văn phòng Ban truyền thông và Quan hệ công chúng

Đại học Tôn Đức Thắng.

2.2.3.Ưu và nhược điểm của văn phòng Ban truyền thông và Quan hệ công chúng Đại học Tôn Đức Thắng:

- Ưu điểm:

+ Không gian mở giúp tăng tính tương tác giữa mọi người với nhau, giúp mọi người

có thể giao tiếp, góp ý và hỗ trợ lẫn nhau trong công việc

+ Tăng sự thân thiết giữa mọi người với nhau, giúp mọi người trò chuyện nhiều hơn, gần gũi nhau hơn Từ đó cải thiện mối quan hệ giữa đồng nghiệp, cấp trên và cấp dưới

+ Tăng hiệu quả làm việc nhóm, các nhân viên chỉ cần xoay sang trao đổi, góp ý, bàn bạc với nhau

+ Không gian rộng rãi, mở, giúp mọi người có thể dễ dàng di chuyển mà không bị rào chắn vướng víu

+ Do văn phòng mở nên từng nhân viên có thể lựa chọn cho mình những vị trí, không gian và cách bố trí khác nhau giúp tối ưu hóa năng lực cá nhân và hiệu quả công việc + Nhân viên được tiếp xúc với nguồn ánh sáng tự nhiên nhiều hơn, giảm thiểu các bệnh văn phòng

+ Ngoài ra không gian mở giúp dễ dàng hơn trong việc tái cấu trúc văn phòng, nâng cấp hoặc mở rộng

- Nhược điểm:

+ Giảm sự tập trung do mọi người đều có thể bị ảnh hưởng, phân tâm bởi các cuộc gọi, tranh luận hay trò chuyện của người khác

+ Thiếu sự thoải mái do màn hình, cuộc hội thoại hay các thông tin cá nhân đều có thể

dễ dang bị nhìn thấy

+ Và do không gian chung nên có thể dễ dàng lây nhiễm lẫn nhau những bệnh dễ lây lan qua đường hô hấp

13

Hình 5 Hình ảnh vật dụng, thiết bị của văn phòng Ban truyền thông và Quan hệ công

chúng Đại học Tôn Đức Thắng.

3.So sánh giữa 2 văn phòng:

Giống nhau Khác nhau

 Sàng lọc:

+ Đều đã loại bỏ những thiết bị, vật dụng

không cần thiết, không an toàn

 Sàng lọc:

+ Văn phòng Luật CENTA: Có hệ thống điện được lắp âm tường

+ Văn phòng Ban truyền thông và Quan

hệ công chúng của ĐH Tôn Đức Thắng: Không có hệ thống điện được lắp âm tường

 Sắp xếp:

+ Các tài liệu, công văn, sách báo,

được phân chia và sắp xếp theo nhóm,

đặt trong tủ kính đảm bảo dễ dàng lưu

trữ, sử dụng và an toàn theo thời gian

+ Đồ dùng và thiết bị điện tử được đặt

khoa học, hợp lý, đúng vị trí

 Sắp xếp:

+ Văn phòng Luật CENTA: Có bố trí thêm những vật dụng văn phòng khác như điện thoại bàn, dung dịch nước rửa tay, lịch bàn, bàn và ghế sofa tiếp khách Mỗi bàn ứng với mỗi vị trí làm việc + Văn phòng Ban truyền thông và Quan

hệ công chúng của ĐH Tôn Đức Thắng:

Hệ thống dây điện, ổ điện được bao bọc

kĩ càng, sắp xếp khoa học

 Sạch sẽ:

+ Nơi làm việc sạch sẽ, ngăn nắp

 Sạch sẽ:

+ Không có

 Săn sóc:

+ Văn phòng luôn được vệ sinh và bảo

dưỡng định kì

 Săn sóc:

+ Văn phòng Luật CENTA: Không được tái thiết lập lại văn phòng

+ Văn phòng Ban truyền thông và Quan

hệ công chúng của ĐH Tôn Đức Thắng: Được tái thiết lập lại hằng năm, thay đổi màu sơn, bố cục văn phòng

 Sẵn sàng:

+ Đội ngũ nhân viên tự giác chủ động

giữ vệ sinh và dọn dẹp ngăn nắp bàn làm

việc cá nhân

+ Có ý thức giữ gìn môi trường làm việc

chung

 Sẵn sàng:

+ Văn phòng Luật CENTA: Chưa có sự phân chia trách nhiệm dọn dẹp

+ Văn phòng Ban truyền thông và Quan

hệ công chúng của ĐH Tôn Đức Thắng: Phân chia nhiệm vụ, công việc theo thứ

tự mỗi tuần để đảm bảo văn phòng luôn đảm bảo tính 5S

4.Lợi ích của 5S:

- Loại bỏ được những thứ không cần thiết, thu dọn không gian được gọn gàng, thoáng đãng hơn

- Những vật dụng được đặt vào đúng nơi, đúng chỗ, thuận tiện hơn cho công việc

- Máy móc, thiết bị làm truyền thông cũng nhờ đó mà bền bỉ hơn do được lau chùi và bảo quản tốt

- Nơi làm việc thoải mái khiến cho mọi người phát triển thêm nhiều sáng kiến và tăng hiệu quả công việc

- Tất cả mọi thứ đều luôn ở vị trí sẵn sàng phục vụ cho công tác tác nghiệp và truyền thông tức thời

- Xây dựng hình ảnh phòng ban chuyên nghiệp, sáng tạo

15