TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG TÀI LIỆU HIỆN NAY
Vấn đề lưu trữ văn bản giấy
Hiện nay, trong các công ty và cơ quan nhà nước, số lượng công văn và hồ sơ lưu chuyển hàng năm có thể dao động từ một ngàn đến vài ngàn Tổng số lượng công văn lưu trữ của một viện có thể lên tới hàng chục ngàn hồ sơ và tài liệu văn bản mỗi năm.
Sự lưu trữ tài liệu giấy với số lượng lớn gặp khó khăn do tính lưu động thấp, khối lượng nặng nề và khả năng truy cập hạn chế Mặc dù giấy có những ưu điểm như giá thành rẻ và tính linh hoạt, nhưng trong quy mô lớn, nó trở thành một phương tiện lưu trữ kém hiệu quả, khó tìm kiếm và phân loại, thiếu sức mạnh của công nghệ máy tính.
Tài liệu giấy được lưu trữ dưới nhiều loại hình:
Tài liệu hành chính là loại tài liệu phản ánh hoạt động tổ chức và quản lý của các cơ quan trong các lĩnh vực kinh tế, chính trị, văn hóa, khoa học và nhiều lĩnh vực khác.
Tài liệu hành chính bao gồm các loại văn bản như Luật, Nghị quyết, Quyết định, và các sổ sách từ thời phong kiến như sổ hộ tịch, sổ địa bạ Hiện nay, tài liệu hành chính phản ánh nhiều lĩnh vực của đời sống xã hội và có khối lượng lớn nhất trong tài liệu lưu trữ Quốc gia Việt Nam Sự phát triển của xã hội đã dẫn đến sự gia tăng đáng kể về số lượng tài liệu này.
Tài liệu khoa học kỹ thuật là loại tài liệu phản ánh các công trình nghiên cứu và ứng dụng thành tựu khoa học vào sản xuất, bao gồm bản vẽ, thiết kế thi công công trình xây dựng, chế tạo sản phẩm công nghiệp, bản đồ, đồ án, và tài liệu khí tượng thủy văn Loại tài liệu này chiếm khối lượng lớn thứ hai sau tài liệu hành chính và ngày càng gia tăng theo sự phát triển của khoa học kỹ thuật.
Tài liệu nghe nhìn (TL ảnh, phim điện ảnh, ghi âm, hình) là sản phẩm của các cơ quan văn hóa, thông tin tuyên truyền và quản lý nhà nước, cũng như từ những người chụp ảnh, quay phim nghiệp dư có giá trị khoa học và lịch sử Những tài liệu này, bất kể thời gian, địa điểm hay vật liệu, đều được nộp lưu tại các viện và kho lưu trữ theo quy định Tài liệu nghe nhìn không chỉ đặc biệt về hình thức mà còn phong phú về nội dung, bao gồm nhiều loại hình khác nhau.
+ Tài liệu phim điện ảnh
Theo Keneth Thibodeau, Giám đốc trung tâm lưu trữ tài liệu điện tử thuộc Lưu trữ Quốc gia Mỹ, tài liệu lưu trữ là tài liệu được bảo quản ở dạng đặc biệt, chỉ có thể đọc, xử lý và in bằng máy vi tính Cuốn "Thuật ngữ lưu trữ quốc tế" do Hội đồng Lưu trữ Quốc tế xuất bản năm 1988 định nghĩa rằng tài liệu điện tử được coi là một dạng tài liệu đọc bằng máy.
Tài liệu điện tử được định nghĩa là các vật mang tin như đĩa từ, băng từ và thẻ đục lỗ, mà nội dung chỉ có thể truy cập thông qua máy vi tính Theo Tiến sĩ Nguyễn Cảnh Đương, tài liệu lưu trữ điện tử là phần tài liệu điện tử có giá trị tương đương bản chính, phản ánh chân thực hoạt động của các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân, nhằm phục vụ nhu cầu xã hội cả hiện tại và lâu dài.
Hiện nay, tài liệu điện tử ở Việt Nam còn hạn chế, nhưng với những cơ hội và thách thức mới, việc lưu trữ tài liệu điện tử đang được quan tâm hơn Điều này có ý nghĩa quan trọng trong việc xây dựng chính phủ điện tử, giúp giảm thiểu sai sót và phiền hà trong quản lý hành chính như cấp sổ đỏ và giấy đóng thuế.
Ứng dụng công nghệ thông tin và lưu trữ văn bản số qua ứng dụng đó
Công nghệ thông tin và truyền thông đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển của doanh nghiệp và thịnh vượng của quốc gia Ứng dụng công nghệ thông tin đã trở thành yếu tố thiết yếu trong chiến lược cạnh tranh của doanh nghiệp và quốc gia Tại Việt Nam, số lượng người sử dụng máy tính và Internet, cũng như số trang web của doanh nghiệp và cơ quan chính phủ, đã tăng đáng kể trong những năm gần đây Tuy nhiên, hầu hết các ứng dụng công nghệ thông tin vẫn còn ở mức cơ bản, chủ yếu tập trung vào việc tìm kiếm thông tin, trong khi khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp và chính phủ thông qua các hệ thống quản lý và thương mại điện tử vẫn còn hạn chế.
Nghiên cứu toàn cầu chỉ ra rằng các doanh nghiệp và chính phủ ở nhiều quốc gia đang phát triển, cũng như các nước công nghiệp hóa mới như Trung Quốc và các nước ASEAN, đều gặp phải những hạn chế tương tự trong việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý.
Mục đích ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hành chính là tăng cường việc soạn thảo, lưu trữ, trao đổi và khai thác thông tin trên mạng máy tính Nhờ đó, các tài liệu, công văn và giấy tờ hiện có tại cơ quan, công sở và trường học sẽ được số hóa và quản lý hiệu quả hơn Điều này hỗ trợ các cấp lãnh đạo và chuyên viên trong việc tham mưu và ra quyết định, đồng thời dần thay thế các thách thức liên quan đến lưu trữ và quản lý hồ sơ - văn bản truyền thống.
Nhằm đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp, tôi đã nghiên cứu công nghệ lưu trữ và quản lý tài liệu, đồng thời phát triển phần mềm mã nguồn mở Alfresco Phần mềm này giúp tổ chức lưu trữ tài liệu điện tử một cách khoa học và hiệu quả Với tính năng dễ sử dụng, khả năng tổ chức lưu trữ tốt và tìm kiếm tài liệu nhanh chóng, Alfresco trở thành công cụ hỗ trợ đắc lực cho các doanh nghiệp.
Chức năng tổ chức và quản lý tài nguyên số cho phép người quản trị xây dựng và kiểm soát cấu trúc kho tài nguyên phục vụ người dùng Việc này được coi là bước khởi đầu quan trọng trong việc hình thành kho tài nguyên số hóa có giá trị Do đó, hệ thống phần mềm cần cung cấp đầy đủ các tính năng để tổ chức và quản lý hiệu quả kho tài nguyên số.
Cho đến gần đây, việc lưu trữ tài liệu số hóa chủ yếu diễn ra dưới dạng tập tin trên ổ đĩa cứng hoặc ổ đĩa mạng Mặc dù phương pháp lưu trữ kiểu cây thư mục đơn giản và hiệu quả cho việc tìm kiếm văn bản, nhưng nó chỉ phù hợp cho các phòng ban nhỏ hoặc cá nhân với số lượng tài liệu hạn chế Hơn nữa, hình thức này gặp khó khăn trong việc chia sẻ tài liệu do thiếu cơ chế an toàn dữ liệu và bảo mật thông tin.
Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ với tính năng linh hoạt là rất cần thiết để phục vụ cho việc lưu trữ, tìm kiếm, trao đổi và khai thác thông tin trên mạng máy tính.
Có thể liệt kê một vài tính năng mà một Hệ thống quản lý văn bản - hồ sơ cần phải đáp ứng nhƣ sau:
- Cho phép lưu trữ từ hàng ngàn tới hàng triệu trang văn bản số hóa
- Cho phép dễ dàng phân loại và quản lý tài liệu bằng các thông tin metadata
- Cho phép phân loại và tìm duyệt tài liệu theo cấu trúc giống nhƣ cây thƣ mục, có thể tìm kiếm nhanh chóng dựa trên các máy tìm kiếm
- Cho phép người dùng truy cập tài liệu toàn văn, từ trên mạng máy tính, từ trang hoặc toàn bộ tài liệu
- Có khả năng phân cấp, phân quyền quản lý và bảo mật truy cập và khai thác
Hệ thống quản lý văn bản cho phép trao đổi văn bản số hóa và thông tin metadata một cách nhanh chóng, tiện lợi và tự động Việc này có thể thực hiện qua nhiều phương thức khác nhau, bao gồm trực tuyến thông qua mạng máy tính, cũng như ngoại tuyến qua e-mail, đĩa mềm và CDROM.
Mạng Internet và các máy tìm kiếm hiện nay cung cấp một môi trường hiệu quả cho việc lưu trữ, tìm kiếm và truy cập thông tin Hệ thống quản lý văn bản hiện đại hoạt động dựa trên cơ chế truy cập thông tin qua trình duyệt web, cho phép tìm kiếm nội dung toàn văn với sự hỗ trợ của các máy tìm kiếm mạnh mẽ Hệ thống này còn có khả năng cá nhân hóa cao độ và cơ chế bảo mật hiệu quả, đảm bảo an toàn cho người dùng.
TỔNG QUAN HỆ THỐNG LƯU TRỮ VÀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU
Giới thiệu Alfresco
Alfresco đã đƣợc sang lập bởi John Newton, đồng sang lập của Documentum và John Powell, cựu COO của doanh nghiệp
Alfresco là phần mềm mã nguồn mở hàng đầu cho quản lý tài liệu doanh nghiệp, cho phép sử dụng công nghệ mã nguồn mở tốt nhất và nhận được sự đóng góp từ cộng đồng, từ đó nâng cao chất lượng sản phẩm với chi phí thấp hơn Dưới đây là sơ đồ tổng quan về việc Alfresco tích hợp với các hệ thống bên ngoài.
Hệ thống tập tin ảo, ứng dụng Web, Cổng kiến thức, và dịch vụ Web
Hình 2.1 Sơ đồ tổng quan của Alfresco tích hợp với hệ thống bên ngoài
Kho tài liệu là một hệ thống hoặc dịch vụ chuyên dụng để lưu trữ, tìm kiếm và quản lý tài liệu hiệu quả Nó hỗ trợ các ứng dụng như quản lý tài liệu, hệ thống quản lý nội dung web, lưu trữ hình ảnh và quản lý hồ sơ, đáp ứng nhu cầu lưu trữ khối lượng tài liệu lớn Các dịch vụ của kho tài liệu bao gồm lưu trữ và nhập tài liệu, phân loại nội dung, bảo mật tài liệu, kiểm soát nội dung qua quy trình check-in và check-out, cùng với dịch vụ tìm kiếm tài liệu.
Sự phức tạp của các dịch vụ tài liệu tương tự như một công việc kinh doanh, với kho tài liệu có thể lớn hơn cả cơ sở dữ liệu riêng Mặc dù đã nỗ lực trong suốt mười năm để chuẩn hóa các giao diện, nhưng chỉ trong hai năm qua mới có những tiến bộ đáng kể Vào năm 2005, thông qua cộng đồng Java, giao diện chuẩn JSR-170 đã được thiết lập, và kho tài liệu của Alfresco đã được xây dựng dựa trên tiêu chuẩn này.
2.1.2 Kiến trúc mở rộng Điều quan trọng nhất của bất kì hệ thống EMC là các kiến trúc cơ bản Alfresco hỗ trợ các khía cạnh khác nhau theo định hướng kiến trúc của các mã nguồn mở tiêu chuẩn nhƣ: Spring, Hibernate, Lucene, MyFaces, JSR 168, JSR 170, và JSE5 Các kiến trúc Alfresco hỗ trợ cao cho ứng dụng quan trọng bằng cách gom lại phân phối đầy đủ bộ nhớ đệm, hỗ trợ và nhân rộng trên nhiều máy chủ Các tính năng và các kiến trúc lớp này đƣợc hiển thị trong các con số sau đây
Hình 2.2 Tính năng và kiến trúc Alfresco
Alfresco được xây dựng dựa trên các tiêu chuẩn mở, cho phép triển khai ứng dụng trên nhiều môi trường như Windows, Linux, và Mac Nó hỗ trợ nhiều loại cơ sở dữ liệu quan hệ như MySQL và Oracle, có thể hoạt động trên các máy chủ ứng dụng như Jboss và Apache Tomcat, cũng như tương thích với các trình duyệt phổ biến như Mozilla Firefox, Microsoft Internet Explorer, và Google Chrome Alfresco cũng có khả năng tích hợp với các cổng như JBoss Portal và Liferay Portal Trong các doanh nghiệp, khối lượng tài liệu cần quản lý ngày càng tăng, đặc biệt trong các lĩnh vực như truyền thông, dược phẩm và y tế, do đó quy mô trở thành yếu tố quan trọng khi đánh giá các giải pháp EMC.
Kiến trúc modular và nhẹ của Alfresco cho phép mở rộng khả năng cao, với quy mô theo chiều ngang cho từng tầng trên nhiều máy chủ Alfresco cũng hỗ trợ quy mô theo chiều dọc cho các phân vùng và cân bằng tải trong môi trường đa phục vụ Máy chủ Alfresco có khả năng tìm kiếm thông tin phức tạp nhờ vào cấu trúc và phân loại thông tin, đồng thời cung cấp hoạt động thông tin phức tạp cho mỗi lần xem với khả năng hiển thị năng động và an toàn ở cấp độ đối tượng.
2.1.3 Thành phần kiến trúc cơ bản
Alfresco được xây dựng trên những tiêu chuẩn mở dưới đây:
+ JSR 170-Java Content Repository API
+ ACEGI Aspect-Orientted Security Framework
+ JLAN - Java based File Server supporting Windowns Files sharing (SMB/CIFS), NFS, FTP
+ Jakartha POI - Java API to Access Microsoft File formats
+ PDFBox - Open Source Java PDF Library
+ JSR - 233 Java Language Integration - Scripting for Java Platform
Nếu doanh nghiệp của bạn hoạt động trên quy mô toàn cầu, việc cung cấp nội dung đa ngôn ngữ là rất cần thiết Nhiều doanh nghiệp mở rộng ra thị trường quốc tế, nơi mà phần lớn người dùng không thông thạo tiếng Anh Do đó, các hệ thống quản lý nội dung (ECM) cần được thiết kế để hỗ trợ nhiều ngôn ngữ Alfresco đáp ứng nhu cầu này với khả năng hỗ trợ các ngôn ngữ như Tiếng Trung Quốc, Tiếng Hà Lan, Tiếng Anh, Tiếng Pháp, Tiếng Đức, Tiếng Nga, Tiếng Ý và Tiếng Tây Ban Nha.
- Kiểm soát an toàn và truy cập
Bảo vệ chống truy cập không hợp lệ vào nội dung là yếu tố quan trọng đối với doanh nghiệp, áp dụng cho trang web, intranets, extranets và ứng dụng văn phòng Alfresco mang lại lợi ích lớn khi cho phép thiết lập bảo mật ở cấp độ thư mục hoặc cho từng mục nội dung cá nhân Hệ thống này cũng hỗ trợ cơ sở dữ liệu quan hệ và cho phép nhận dạng thành viên từ bên ngoài thông qua các hệ thống quản lý như LDAP, NTLM, Kerberos và Active Directory.
- Dịch vụ thƣ viện thiết yếu
Dịch vụ thư viện của Alfresco cho phép bạn quản lý và kiểm soát nội dung trong hệ thống EMC, bao gồm các tính năng như check-in/check-out, kiểm soát phiên bản, kiểm tra thông tin và quản lý nội dung trực tuyến.
Sử dụng Alfresco cho phép bạn xác định các dịch vụ thư viện tự động thực hiện theo quy tắc kinh doanh, như kiểm soát phiên bản tự động cho tất cả các thay đổi nội dung hoặc di chuyển nội dung đến vị trí cụ thể khi check-out, dựa trên quy định của doanh nghiệp.
Alfresco cho phép người dùng thêm siêu dữ liệu, quy định doanh nghiệp và quy tắc an ninh vào nội dung, đồng thời hỗ trợ hợp tác linh hoạt Với các tính năng mạnh mẽ, Alfresco biến đổi nội dung và bài dịch, tự động phân loại để tối ưu hóa quy trình quản lý nội dung thông minh.
- Tự động xử lý quá trình kinh doanh
Tự động hóa quy trình kinh doanh giúp nâng cao năng suất, giảm chi phí và rút ngắn chu kỳ hoạt động Alfresco tích hợp JBoss Business Process Manager (JBPM) như một giải pháp hiệu quả cho quản lý và tự động hóa quy trình doanh nghiệp.
Nó giúp quản lý chu kỳ tài liệu an toàn và khả năng đường đi kiểm toán
Alfresco là một giải pháp quản lý nội dung doanh nghiệp (EMC) toàn diện, bao gồm quản lý tài liệu, hợp tác, hồ sơ, kiến thức, quản lý nội dung trang web và hình ảnh Người dùng có thể dễ dàng cấu hình và tùy chỉnh Alfresco theo nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp Một trong những lợi ích nổi bật của Alfresco là khả năng lưu trữ và quản lý tài liệu hiệu quả.
Sử dụng Alfresco cho quản lý tài liệu
Sử dụng Alfresco, bạn có thể triển khai các giải pháp quản lý tài liệu như quản lý tài liệu doanh nghiệp, quản lý tài sản số và quản lý hợp đồng Alfresco cung cấp nền tảng mã nguồn mở với các tính năng quản lý tài liệu toàn diện, bao gồm khả năng tìm kiếm, quản lý phiên bản, và hiển thị mối quan hệ cũng như phụ thuộc giữa các tài liệu.
Nó áp dụng kiến trúc Service-Oriented với các tiêu chuẩn công nghiệp như Spring, Hibernate, Lucene, MyFaces, JSR 168, JSR 170 và JSE5 Kiến trúc này đạt hiệu quả cao nhờ vào việc sử dụng đồng bộ phân phối Master/Slave trong trung tâm dữ liệu, thông qua hai giai đoạn cam kết từ xa giữa các mô hình trang web Hơn nữa, kiến trúc hỗ trợ khách hàng zero-footprint, giúp họ dễ dàng truy cập máy chủ thông qua chuẩn Windows Network File Share.
Tìm hiểu về xây dựng và cấu hình hệ thống
2.2.1 Cơ sở dữ liệu: MySQL, Oracle, MS SQL server
Alfresco sử dụng Hibernate, một thành phần phần mềm mã nguồn mở, để trừu tượng hóa lớp cơ sở dữ liệu Hibernate cung cấp sự liên kết hiệu quả giữa Alfresco và các cơ sở dữ liệu quan hệ.
If you have chosen a Windows operating system, MS SQL Server is a suitable option Alternatively, if you already possess an Oracle license, Oracle Database would be an excellent choice.
Các hệ cơ sở dữ liệu MySQL đã trở thành nổi tiếng nhất của mã nguồn mở
MySQL đã được cài đặt trên hơn 10 triệu hệ thống khác nhau, từ các tập đoàn lớn đến các ứng dụng chuyên biệt Nó hỗ trợ hơn 20 hệ điều hành, bao gồm Linux, Windows, OS/X, HP-UX, AIX và NetWare, mang đến sự linh hoạt và kiểm soát tối ưu cho người dùng.
2.2.2 Ứng dụng máy chủ: Tomcat, JBoss
Alfresco có thể hoạt động trên bất kỳ ứng dụng máy chủ nào tuân thủ J2SE 5.0, không phụ thuộc vào một máy chủ cụ thể nào Việc chọn lựa máy chủ ứng dụng là rất quan trọng trước khi triển khai vào sản xuất Alfresco sử dụng framework Spring thay vì Enterprise Java Beans (EJB), do đó không cần phụ thuộc vào JBoss hay bất kỳ máy chủ nào có EJB container Đối với phát triển ứng dụng, Tomcat là một lựa chọn tốt, với khả năng mở rộng lớn và được sử dụng rộng rãi trong nhiều ngành công nghiệp và tổ chức Apache Tomcat là máy chủ ứng dụng phổ biến nhất trên thị trường hiện nay.
Khi lựa chọn máy chủ ứng dụng, JBoss là một lựa chọn hàng đầu với thị phần hơn 35% trong lĩnh vực J2EE toàn cầu JBoss tích hợp Tomcat, mang lại những lợi ích vượt trội của servlet Tomcat Alfresco tận dụng khả năng bộ nhớ cache của JBoss để quản lý và duy trì nội dung doanh nghiệp hiệu quả Bên cạnh đó, Alfresco sử dụng các cụm và tính năng cân bằng tải của JBoss để mở rộng quy mô hoạt động Quá trình quản lý các chức năng này được hỗ trợ bởi các công cụ JBPM của JBoss.
Alfresco cung cấp một gói phần mềm tốt bao gồm tất cả các chương trình cần thiết để sử dụng Alfresco trên hệ điều hành Windows của bạn
- Các bước tiến hành cài đặt
Chọn phiên bản hợp với hệ điều hành
Sau khi download xong chạy file alfresco-community-4.2.b-installer-win-x32 Chọn ngôn ngữ là English và click OK để tiếp tục:
Hình 2.3 Chọn ngôn ngữ cài đặt Alfresco
Click Next để tiếp tục
Hình 2.4 Giao diện giới thiệu
Chọn Advandced - configures server post and service properties sau đó chọn Next
Hình 2.5 Chọn kiểu cài đặt
Chọn các gói cần cài đặt sau đó chọn Next
Hình 2.6 Chọn các gói cần cài đặt
Chọn thƣ mục cài đặt: mặc định là C:\Alfresco
Hình 2.7 Chọn thư mục cài đặt
Hình 2.8 Chọn cổng Database Server
Hình 2.9 Cấu hình cổng Tomcat Server
Chọn Next Đặt mật khẩu cho tài khoản admin, nhập 2 lần giống nhau vào 2 ô text
Hình 2.11 Đặt mật khẩu cho tài khoản admin
Hình 2.12 Cấu hình cổng Share Point
Hình 2.13 Cấu hình cổng LibreOffice Sever
Chọn kiểu khởi động Tomcat Server: mặc định là manual tức là chạy bằng tay, muốn nó tự chạy khi khởi động máy thì chọn auto
Hình 2.15 Chuẩn bị cài đặt
Tiến trình cài đặt Alfresco
Hình 2.16 Tiến trình cài đặt
Sau khi tiến trình cài đặt kết thúc, bạn chọn Finish để hoàn tất
Hình 2.17 Kết thúc cài đặt Để truy cập Alfresco, gõ địa chỉ sau vào trình duyệt http://localhost:8080/alfresco
Sau khi Việt hóa và đăng nhập vào hệ thống bạn sẽ có giao diện nhƣ sau:
Hình 2.18 Giao diện đăng nhập Alfresco sau khi được Việt hóa
ỨNG DỤNG ALFRESCO ĐỂ QUẢN LÝ TÀI LIỆU CHO KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRƯỜNG ĐẠI HỌC VINH
Cấu trúc không gian trên Alfresco của khoa CNTT Đại học Vinh
Hình 3.1 Hệ thống không gian khoa công nghệ thông tin
Bên trong khoa Công nghệ thông tin có các không gian sau:
- Bộ môn khoa học máy tính
- Bộ môn kỹ thuật máy tính
- Bộ môn mạng máy tính và truyền thông
- Bộ môn hệ thống thông tin
- Bộ môn phương pháp giảng dạy.
Quản lý không gian và người dùng
Để tạo không gian cho tất cả người dùng, trước tiên bạn cần thiết lập một không gian chung, sau đó tiến hành thêm người dùng mới Để thực hiện việc này, hãy làm theo các bước hướng dẫn sau.
+ Nhấp chuột vào Trang chủ công ty
+ Nhấp chuột vào Quản lý giao diện điều khiển
Hình 3.2 Tạo không gian người dùng
Trước khi thêm người dùng mới, cần biết rõ những thông tin sau về mỗi người dùng:
+ Vị trí không gian trang chủ
+ Tên không gian chủ Điền thông tin người dùng mới
Hình 3.4 Giao diện điền thông tin người dùng mới
Khi đã hoàn thành các bước trên, nhấn Kết thúc để hoàn tất việc tạo người dùng mới
- Tìm kiếm người dùng tồn tại
Sau khi hoàn tất thì nhấn Hiển thị tất cả
Hình 3.5 Giao diện quản lý người dùng
Quản lý nhóm người dùng
- Tạo nhóm và nhóm con
Trong không gian bất kỳ, để quản lý giao diện điều khiển, bạn cần nhấn chuột vào mục Quản lý giao diện điều khiển trên thanh công cụ Tiếp theo, trong phần Quản lý giao diện điều khiển, hãy chọn Quản lý nhóm người dùng Cuối cùng, trong mục Quản lý nhóm người dùng, bạn chỉ cần nhấn vào Tạo nhóm để bắt đầu.
Hình 3.6 Giao diện tạo nhóm người dùng Đặt tên nhóm rồi nhấn chuột vào Tạo nhóm
Sau khi tạo xong nhóm, bạn có thể thêm người dùng vào một nhóm, rời người dùng ra khỏi nhóm.
Quản lý phân quyền
Mỗi người dùng đều có những quyền khác nhau với mỗi thư mục khác nhau Nhấn chuột vào:
+ Quản lý không gian người dùng
Hình 3.6 Giao diện quản lý
Để cấp quyền cho lời mời, bạn hãy nhấn chuột vào mục "Lời mời", sau đó kiểm tra các quyền cần cấp và nhấn nút "Tiếp theo" Cuối cùng, hãy nhấp vào "Kết thúc" để hoàn tất quá trình.
Để kiểm tra các quyền truy cập và người dùng liên quan đến thư mục bạn sở hữu, hãy vào thư mục đó và chọn "Thêm hành động" sau đó chọn "Quản lý không gian người dùng".
Sử dụng hệ thống lưu trữ và quản lý tài liệu số
Hệ thống lưu trữ và quản lý tài liệu số được phát triển trên nền tảng mã nguồn mở Alfresco, nhằm đáp ứng nhu cầu lưu trữ và quản lý tài liệu số cho doanh nghiệp và các cơ quan nhà nước tại Việt Nam.
The system operates on a web-based platform, allowing easy access and usage through any web browser such as Internet Explorer, Firefox, or Google Chrome This guide will specifically demonstrate the usage on the Google Chrome browser.
Hệ thống này cho phép bạn dễ dàng lưu trữ và quản lý tài liệu, bao gồm việc tạo tài liệu mới, tải lên tài liệu có sẵn, tải xuống tài liệu, tìm kiếm và xem tài liệu một cách thuận tiện.
Mỗi người dùng sẽ nhận được một tài khoản với Tên người dùng và mật khẩu Để đăng nhập vào hệ thống, hãy mở Google Chrome và truy cập vào địa chỉ: http://localhost:8080/alfresco.
Màn hình đăng nhập xuất hiện cho phép nhập Tên người dùng và mật khẩu Sau khi đăng nhập vào hệ thống ta đƣợc
Hình 3.9 Giao diện sau khi đăng nhập hệ thống
3.5.2.2 Cách tạo nội dung tài liệu trên hệ thống lưu trữ và quản lý tài liệu
Hệ thống cho phép tạo trực tiếp các file HTML, Plain text và XML Để tạo nội dung trong thư mục mà bạn có quyền, hãy chọn Tạo > Tạo nội dung.
+ Trong hướng dẫn tạo nội dung, bạn gõ tên, loại, loại nội dung Sau đó nhấn Tiếp theo
Hình 3.10 Giao diện bước 1 tạo nội dung dạng HTML, XML, Plain text
+ Ở bước 2 là cho phép bạn nhập nội dung của tài liệu nhập xong nhấn Tiếp theo
+ Cuối cùng, bạn nhấn kết thúc để vào phần Tóm tắt
Hình 3.12 Giao diện bước 3 tạo nội dung dạng HTML, XML, Plain text
+ Trong Sửa đổi đặc tính nội dung, bạn thêm những thông tin nhƣ: tiêu đề, mô tả, tác giả và nhấn OK để tạo tài liệu
Hình 3.13 Giao diện sửa đổi đặc tính nội dung
3.5.2.3 Cách upload tài liệu lên hệ thống lưu trữ và quản lý tài liệu
- Nếu bạn có một số tài liệu bằng giấy, bạn đƣa vào máy scan để quét chuyển sang file TIFF hoặc PDF
Để lưu trữ và quản lý tài liệu có định dạng doc, pdf, ppt trên hệ thống, bạn cần thực hiện theo các bước hướng dẫn sau.
+ Vào thƣ mục bạn cần upload tài liệu lên (Bạn phải có quyền upload tại thƣ mục này) Chọn Thêm nội dung
Để thêm nội dung vào hộp thoại, hãy chọn "Chọn tệp" và tìm đường dẫn tới file cần upload Sau đó, nhấn "OK" để truy cập phần sửa đổi đặc tính nội dung.
+ Trong Sửa đổi đặc tính nội dung, bạn thêm những thông tin nhƣ: mô tả, tác giả cho file Nhấn OK để upload tạo tài liệu
Và đây là file đƣợc upload
Hình 3.14 Giao diện file được upload 3.5.2.4 Cách download tài liệu trên hệ thống lưu trữ và quản lý tài liệu
- Để tải một file tài liệu, người dùng vào không gian chứa file đó, nhấn chuột vào nút download nhƣ hình sau
3.5.2.5 Cách tìm kiếm tài liệu trên hệ thống lưu trữ và quản lý tài liệu
Để tìm kiếm tài liệu, người dùng có thể sử dụng chức năng tìm kiếm nằm ở góc phải phía trên giao diện hệ thống.
Hình 3.16 Phần tìm kiếm tài liệu
- Để tìm kiếm nâng cao, chọn: tùy chọn > tìm kiếm nâng cao như hình dưới Giao diện phần chức năng tìm kiếm nhƣ sau:
Hình 3.17 Giao diện tìm kiếm nâng cao
- Người dùng có thể tìm kiếm theo tên, nội dung, không gian
3.5.2.6 Các thao tác trên tập tin
Sau khi tải lên hệ thống, các tập tin sẽ có nhiều chức năng như xem thuộc tính, chỉnh sửa thuộc tính, xóa và sao chép Những chức năng này giúp người dùng quản lý và thao tác với tập tin một cách hiệu quả.
Hình 3.19 thuộc tính chỉnh sửa trực tuyến của tập tin
Hình 3.20 thuộc tính chỉnh sửa gián tuyến của tập tin
Hình 3.22 Các thao tác khác của tập tin