HƯỚNG DẪN SẮP XẾP CHỨNG TỪ DOANH NGHIỆP

THỜI GIAN LƯU TRỮ CHỨNG TỪ Tài liệu kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng và lưu trữ.. Luật kế toán có quy định cụ thể từng loại tài liệu kế

GVHD: ThS ĐOÀN MẠNH LINH

Đà Nẵng 2019

1 DỤNG CỤ PHỤC VỤ ĐÓNG CHỨNG TỪ

2 CÁCH GHÉP, ĐÓNG CHỨNG TỪ

3 THỜI GIAN LƯU TRỮ CHỨNG TỪ

NỘI DUNG

1 DỤNG CỤ PHỤC VỤ ĐÓNG CHỨNG TỪ

 1.1 Dụng cụ để kẹp chứng từ

Các loại kẹp chứng từ to nhỏ khác nhau tùy theo

độ dầy mỏng của chứng từ, sử dụng từng loại kẹp cho phù hợp

Không nên sử dụng kẹp to vào tập chứng từ nhỏ (rất dễ tuột & sộc sệch), ngược lại đừng dùng kẹp nhỏ vào tập chứng từ to (rất dễ hỏng kẹp, bị doãng kẹp không sử dụng được lâu)

1.2 Dụng cụ để đóng chứng từ

- Chứng từ kế toán rất hay dùng vào nhiều việc, lấy ra,

ghép vào là chuyện đương nhiên vì vậy không nên đóng chết chứng từ, hoặc đóng đục lỗ buộc dây rất bất tiện cho việc lấy chứng từ ra khỏi quyển Nên đóng đục lỗ & dùng nẹp lá lúa bằng inox hoặc bằng nhựa

 - Nẹp là lúa bằng inox có tác dụng giữ chặt hơn nẹp nhựa nhưng rất dễ đứt tay

 Đục lỗ có nhiều loại & nhiều kích cỡ khác nhau, nếu có điều kiện Công ty nên đầu tư 3 loại đục lỗ to, trung, nhỏ

Đục lỗ lớn

Đục lỗ trung

Đục lỗ nhỏ

- Hóa đơn đầu ra (liên thứ 3 màu xanh)

- Phiếu xuất kho kiêm phiếu xuất kho

- Hóa đơn dịch vụ

- Phiếu kế toán liên quan đến đầu ra

- Phiếu xuất kho dùng cho sản xuất

Phiếu

Phiếu xuất kho

Phiếu kế toán

Chứng

từ khác

2.2 Chứng từ đầu vào có các loại phiếu sau:

2.4 Cách đóng chứng từ

- Để quyển chứng từ vuông thành sắc cạnh, không bị thò thụt, bung chứng từ ra khỏi quyển, cần ghép cẩn thận, ngay ngắn, tỷ mỉ, không nên cẩu thả, qua loa.

- Đục lỗ dứt khoát, ngọt, sắc nét 1 phát ăn ngay, đừng ngập ngừng, gáy giấy nham nhở, rất xấu

- Đóng từng quyển theo tháng hoặc theo quý,

- Không nên đóng quyển quá mỏng, tốn bìa của ÔNG

CHỦ, có thể đóng gộp Nếu quyển quá dầy có thể đóng

thành nhiều quyển, lưu ý đánh số thứ tự của quyển để dễ quản lý (VD Quyển 01/03 tức là quyển số 1 trên 3 quyển trong 1 tháng)

2.5 Bìa chứng từ đơn giản, đủ nội dụng:

- Tên đơn vị chủ quản: VD Sở KH & ĐT TP Hải Phòng

- Tên thời gian: VD Tháng 01/2017; Quý 01/2017, Năm 2017

- Tên địa danh: Hải Phòng, năm 2017; Hà Nội, năm 2017

7 Chứng từ của Tiền và các khoản tương đương tiền

8 Chứng từ tài sản của doanh nghiệp

9 Chứng từ công nợ

10.Chứng từ pháp lý

Cách sắp xếp chứng từ tưởng chừng đơn giản nhưng không phải ai cũng

làm được Nó thể hiện khả năng làm việc của bạn ngăn nắp, gọn gàng

trong công việc Hy vọng bài viết trên đem lại cho bạn đọc những kinh

nghiệm để hỗ trợ tốt trong công việc

3 THỜI GIAN LƯU TRỮ CHỨNG TỪ

 Tài liệu kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng và lưu trữ. Luật kế toán có quy định cụ thể từng loại tài liệu kế toán phải lưu trữ, thời hạn lưu trữ, thời điểm tính thời hạn lưu trữ, nơi lưu trữ và thủ tục tiêu huỷ tài liệu kế toán lưu trữ.

Theo điều 40 Luật kế toán:

Chứng từ kế toán được đưa vào lưu trữ phải bản chính (bản gốc) và phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn mười hai tháng, kể từ ngày kết thúc

kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán.

I Tài liệu lưu trữ vĩnh viễn

1 Đối với đơn vị kế toán thuộc lĩnh vực nhà nước, tài liệ kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn gồm:

- Báo cáo tổng quyết toán ngân sách nhà nước đã được Quốc hội phê chuẩn

- Báo cáo quyết toán ngân sách địa phương đã được Hội

đồng nhân dân các cấp phê chuẩn

- Hồ sơ, báo cáo quyết toán dự án hoàn thành thuộc nhóm A,

dự án quan trọng quốc gia

2 Đối với hoạt động kinh doanh, tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn gồm: các tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa

quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng

3 Thời hạn lưu trữ vĩnh viễn phải là thời hạn lưu trữ trên 10 năm cho đến khi tài liệu kế toán bị hủy hoại tự nhiên

II Chứng từ phải lưu trữ tối thiểu 5 năm 

1 Chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ sách và lập báo cáo tài chính như:

2 Tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị

kế toán không trực tiếp ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính

3 Hợp đồng lao động

- Lưu trữ tối đa 5 năm sau khi

chấm dứt Hợp đồng

4 Tờ khai hải quan

- Theo điểm đ khoản 2 Điều 18 Luật Hải quan số 54/2014/HQ13

III TÀI LIỆU LUU TRỮ TỐI THIỂU 10 NĂM

1 Báo cáo tài chính, Quyết toán thuế: Theo Quy định tại khoản 1 Điều 13 Nghị định số 174/2016/NĐ-CP

2 Tài liệu kế toán liên quan đến thanh lý, nhượng bán tài sản cố định; báo cáo kết quả kiểm kê và đánh giá kết quả

3 Tài liệu kế toán cảu đơn vị Chủ đầu tư: Bao gồm tài liệu kế toán của các ký kế toán năm và tài liệu kế toán

về báo cáo quyết toán dự toán hoàn thành thuộc nhóm

B, C

4 Tài liệu kế toán liên quan đến thành lập, chia, tách, hợp nhất, sát nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc chuyển đổi đơn vị, giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động, chấm dứt dự án.

5 Tài liệu liên quan tại đơn vị: Hồ sơ kiểm toán Nhà nước, Hồ sơ thanh tra, kiểm tra, giám sát của cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc hồ sơ của tổ chức kiểm toán độc lập

6 Hóa đơn: Không phân biệt hóa đơn giấy hay hóa đơn điện tử

7 Hồ sơ thẩm định giá:

- 10 năm đối với hồ sơ giấy

- Vĩnh viễn đối với lưu trữ điện tử

MỘT SỐ HƯỚNG DẪN VỀ THỜI HẠN NỘP TỜ KHAI THUẾ

1 Thời hạn nộp tờ khai thuế GTGT, TNCN, TNDN, Báo cáo sử dụng hóa đơn năm 2019

- Theo tháng: Chậm nhất là ngày 20 của tháng tiếp theo

- Theo quý: Chậm nhất là ngày 30 của tháng đầu tiên quý tiếp theo

- Theo năm: Chậm nhất là ngày 30/01 năm sau

- DN kê khai theo từng lần phát sinh: chậm nhất là ngày thứ 10 kể

từ ngày phát sinh

- Tờ khai quyết toán năm: Chậm nhất là ngày thứ 90 kể từ ngày kết

thúc năm tài chính Trường hợp doanh nghiệp chia tách, hợp nhất, sát nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, giải thể, chấm dứt hoạt động:

Chậm nhất là ngày thứ 45 kể từ ngày có quyết định

2 Thời hạn nộp tờ khai lệ phí môn bài năm 2019

Đối với tổ chức hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ

+ Khai lệ phí môn bài một lần khi tổ chức mới ra hoạt động kinh

doanh, chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng bắt đầu hoạt động sản xuất kinh doanh

 Trường hợp người nộp lệ phí mới thành lập cơ sở kinh doanh

nhưng chưa hoạt động sản xuất kinh doanh thì phải khai lệ phí môn bài trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày được cấp giấy chứng nhận

đăng ký kinh doanh hoặc ngày cấp giấy chứng nhận đăng ký đầu tư

và đăng ký thuế hoặc ngày cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh

nghiệp; ngày cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh; ngày ban hành văn bản phê duyệt chủ trương đầu tư

 GVHD: ThS Đoàn Mạnh Linh