Dự án là tập hợp của những hoạt độngkhác nhau có liên quan với nhau theo một lô gíc, một trật tự xác định nhằm vào những mục tiêu xác định, thực hiện bằng những nguồn lực nhất định trong những khoảng thời gian xác định. Như vậy đặc điểm của dự án khác so với kế hoạch kinh doanh là: Thời gian: Có thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc Mục tiêu: Là rõ ràng, kết quả chính xác Đối tượng: Là duy nhất1 lần Nguồn lực: Bị giới hạn
Trang 1
Chuyên đề 1: DỰ ÁN, QUẢN LÝ DỰ ÁN VÀ GIÁM ĐỐC DỰ ÁN
DỰ ÁN VÀ KHÔNG PHẢI DỰ ÁN
I ĐẶC TRƯNG CỦA DỰ ÁN
- Diễn ra trong một khoảng thời gian nhất định
- Nhiệm vụ đặc biệt chỉ thực hiện một lần
- Công cụ quản lý đặc biệt
- Các nguồn lực bị giới hạn
- Nhân sự dự án là tạm thời, đến từ nhiều nguồn
- Là tập hợp các hoạt động tuơng đối độc lập (Subprojects)
- Có liên quan đến nhiều lĩnh vực, nhiều ngành, nhiều đối tượng khác nhau
II DỰ ÁN là gì ?
Dự án là tập hợp của những hoạt độngkhác nhau có liên quan với nhau theo một lô gíc, một trật tự xác định nhằm vào
những mục tiêu xác định, thực hiện bằng những nguồn lực nhất định trong những khoảng thời gian xác định.
Như vậy đặc điểm của dự án khác so với kế hoạch kinh doanh là:
- Thời gian: Có thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc
- Mục tiêu: Là rõ ràng, kết quả chính xác
- Đối tượng: Là duy nhất/1 lần
- Nguồn lực: Bị giới hạn
III ĐIỀU KIỆN RÀNG BUỘC CỦA DA
Kết quả
Thời hạn (có thời gian bắt đầu, kết thúc)
Nguồn lực (hạn chế)
IV PHÂN LOẠI DỰ ÁN
Dự án có thể được phân loại dựa vào các căn cứ như:
- Phạmvi
- Thờigian
- Qui mô
- Loại hàng hóa được cung cấp
Trang 2- Tính phức tạp
Lưu ý: Dù phân loại theo tiêu thức nào dự án vẫn phải chịu các ràng buộc về THỜI GIAN, NGUỒN LỰC VÀ KẾT QUẢ.
V CÁC LOẠI DỰ ÁN
- Theo mục tiêu của DA : Dự án đầutư, dự án phát triển (dự án xã hội)
- Theo mối quan hệ giữa các chủ thể trong dự án: Dự án thông thuờng (đầu tư, khai thác), dự án BOT (xây
dựng, khai thác và chuyển giao), dự án BO (xây dựng, khai thác)
- Theo quy mô của dự án: Dự án nhóm A, dự án nhóm B, Dự án nhóm C.
- Theo mức độ ưu tiên: Dự án ưu tiên, dự án thông thường.
- Theo lĩnh vực triển khai: dự án trong mỗi ngành, mỗi đơn vị
Phân loại có tác dụng gì?
VI SỰ KHÁC NHAU GIỮA DỰ ÁN PHÁT TRIỂN (XÃ HỘI) VÀ DỰ ÁN ĐẦU TƯ KINH DOANH
Dự án phát triển (Xã hội)
- Tổng kinh phí huy động lớn, khó thu hồi vốn, mục
đích là lợi ích KTXH cao hơn
- Có nhiều bên đối tác,
- Sử dụng nhiều công nghệ khác nhau
- Thời gian dài
- Góp phần cải tạo môi trường
- Cấu trúc tổ chức chuyên biệt hơn
- Đòi hỏi kỹ năng phối hợp hoạt động cao hơn
Dự án đầu tư kinh doanh
- Mục đích là lợi nhuận cao
- Có ít đối tác tham gia
- Thời hạn ngắn
- Eo hẹp về nguồn lực
- Tàn phá môi trường
- Tổ chức DA thường là một bộ phận của tổ chức
- Đòi hỏi người quản lý có kỹ năng cá nhân tốt
Dự án cũng như một chuyến đi
Nếu không biết rõ nơi nào anh sẽ đến thì rất dễ dàng bị lạc
CÂU HỎI TRANH LUẬN
Chìa khoá cho việc quản lý một dự án có hiệu quả là thiết lập lịch trình dự án thật chi tiết và làm theo đúng lịch trình
đã vạch ra.
CÁC LÝ DO ỦNG HỘ
- Dễ dàng lãnh đạo, kiểm tra, và giám sát dự án
- Kiểm soát tốt việc sử dụng nguồn lực và thời gian
Trang 3- Tránh rủi ro và những bất lợi cho dự án
- Thể hiện rõ trách nhiệm của các thành viên
- Dễ dàng nhận được sự ủng hộ của cán bộ cấp cao
- Dễ dàng đánh giá và rút kinh nghiệm
- Dễ phát hiện vấn đề và giải quyết kịp thời
- Bảo đảm không vượtquá nguồn lực
CÁC LÝ DO PHẢN ĐỐI
- Khó năng động, linh hoạt
- Khó thay đổi
- Hạn chế sáng tạo và thích ứng với cái mới
- Đôi khi lãng phí thời gian
- Không phù hợp với việc quản lý con người
- Không phù hợp với thực tế hiện nay
VII CHU KỲ CỦA DỰ ÁN
- Dự án … bao gồm nhiều giai đoạn khác nhau Các giai đoạn tạo thành một vòng khép kín của quá trình đầu tư gọi là một chu kỳ dự án (Project cycle)
- Mỗi chu kỳ dự án tạo thành một pha của chu trình thực hiện mục tiêu Có thể có nhiều pha khác nhau (Project phase)
VII CÁC GIAI ĐOẠN CỦA CHU KỲ DỰ ÁN
- Chuẩn bị dự án (Preparation)
- Thực hiện dự án (Implementation)
- Kết thúc, đưa dự án vào khai thác sử dụng (Terminate and handover)
VIII CÁC GIAI ĐOẠN CỦA CHU KỲ DỰ ÁN
- Xác định dự án (Xin phép đầu tưư) (Identification)
- Lập dự án(Design)
- Trình, thẩm định, phê duyệt dự án (get approval)
- Thiết lập cơ chế hoạt động (Execution)
- Điều hành, giám sátdự án(Operation)
- Kết thúc, đưa dự án vào khai thác sử dụng (Terminate and handover)
Trang 4QUẢN LÝ DỰ ÁN:
Là một chuỗi các hoạt động quản lý theo chu trình, có tính khép kín, định hướng theo kết quả cuối cùng (là mục tiêu của
dự án)
I QUẢN LÝ DỰ ÁN THEO CÁC LĨNH VỰC
- Quản lý ngân sách cho dự án
- Quản lý nguồn nhân lực tham gia dự án
- Quản lý các thiết bị và các nguồn lực vật chất khác được sử dụng để thực hiện dự án
Kết hợp chúng với nhau để đạt mụctiêu của dự án, đúng với tiến độ, trong phạm vi ngân sách với chất lượng thiế tkế
II QUẢN LÝ DỰ ÁN THEO CHỨC NĂNG
•Chức năng lập kế hoạch
•Chức năng tổ chức (xây dựng cơ cấu/tổ chức, tuyển chọn nhân sự, xây dựng quy chế/quy định, mô tả công việc, triển khai thực hiện, điều chính …)
•Chức năng lãnh đạo-điều hành-chỉ huy (sử dụng các công cụ như họp giao ban định kỳ, tạo động lực: tiền thưởng, tinh thần, đưa ra nguyên tắc chung, làm gương, định hướng, giao kế hoạch, đánh giá kết quả…)
•Chức năng kiểm tra, giám sát(…)
III QUẢN LÝ DỰ ÁN THEO QUÁ TRÌNH
- Quản lý trong giai đoạn lập dự án
- Quản lý trong giai đoạn tổ chức thực hiện dự án
- Quản lý dự án trong giai đoạn kết thúc dự án
IV QUẢN LÝ DỰ ÁN theo chức năng
Giai đoạn
Chức năng
Chuẩn bị
Thực hiện
Kết thúc
nguyên lý, nguyên tắc
quản lý vào việc thực hiện các giai đoạn của chu kỳ
dự án nhằm đạt mục tiêu của dự án
Tổchức
Lãnh đạo
Trang 5V QUẢN LÝ DỰ ÁN theo lĩnh vực
Giai đoạn
Lĩnhvực
Chuẩn bị
Thực hiện
Kết thúc
Tàichính
Là sự vận dụng các
nguyên lý, nguyên tắc
quản lý vào việc thực hiện các giai đoạn của chu kỳ
dự án nhằm đạt mục tiêu của dự án
Nhânlực
Nguồnlựcvậtchất
Thiếtbịmáymóc
GIÁM ĐỐC DỰ ÁN
I GIÁM ĐỐC DỰ ÁN LÀ AI ?
- Là người thay mặt chủ sở hữu điều hành, quản lý dự án
- Chịu trách nhiệm trướcchủ sở hữu về mọi hoạt độngvà kết quả thực hiện dự án
- Đượ chưởng thù lao tương xứng với kết quả thực hiện dự án
- Là đầu não của dự án
- Là đầu mối thông tin của dự án
II TRÁCH NHIỆM CỦA GIÁM ĐỐC DỰ ÁN
- Lãnh đạo, điều hành đơn vị hoàn thành công việc, dự án chứ không phải bào chữa;
- Nắm vững lịch trình dự án;
- Điều hành, phối hợp các hoạt động của dự án;
- Tạo ra sự hợp tác giữa các thành viên dự án và sự ủng hộ của cấp trên;
- Xây dựng nhóm làm việc hiệu quả;
- Động viên khích lệ mọi người làm việc;
Trang 6III MỘT SỐ KIẾN THỨC KỸ NĂNG CỦA GIÁM ĐỐC DỰ ÁN
- Kỹ năng giao tiếp: biết nghe và thuyết phục người khác (Communication skills)
- Kỹ năng đàm phán và giải quyết các mâu thuẫn, các xung đột: biết cách phân chia công việc, giao nhiệm vụ và phối hợp nhóm, xử lý các mâu thuẫn và các xung đột phát sinh (Conflict solving)
- Có kiến thức vững chắc về lĩnh vực liên quan, có kinh nghiệm tại công ty, đơn vị có dự án (Experience)
- Am hiểu về chuyên môn kỹ thuật, có kiến thức tốt về quản lý dự án (Technical skills)
IV MỘT SỐ ĐIỂM ĐÁNG LƯU Ý!
- Vai trò của giám đốc dự án thay đổi tuỳ thuộc vào quy mô của dự án Trong các dự án nhỏ, chính giám đốc dự án thường trực tiếp tham gia vào các hoạt động Trong những dự án lớn, giám đốc dự án tập trung vào công tác lãnh đạo
- Nếu dự án nhỏ, giám đốc dự án sẽ phải tập trung vào việc xử lý tốt các khía cạnh kỹ thuật
- Đối với các dự án lớn hơn, khả năng lãnh đạo, cũng như khả năng đàm phán và giải quyết các xung đột là những yếu tố mang tính quyết định
- Thông thường, giám đốc dự án cần phải giành ra một khoảng thời gian thích đáng để làm công tác tổ chức, quản lý, điều hành, kiểm tra, giám sát đối với các hợp phần, bộ phận của dự án
Lưu ý:
- Giám đốc dự án chỉ có kiến thức về kỹ thuật thôi chưa đủ; Giám đốc dự án cần biết lãnh đạo nhân viên của anh ta;
- Giám đốc dự án chỉ đơn thuần là nhà quản lý, hiểu biết về kỹ thuật, chuyên môn, về các lĩnh vực có liên quan là chưa
đủ Giám đốc cần cókhả năng làm trọng tài đối với các vụ phân xử cần thiết, anh ấy sẽ có được sự nể trọng.
- Nếu một giám đốc dự án mà không nói được ngôn ngữ của khách hàng, của nhân viên thì điều đó có thể là nguyên nhân gây ra nhiều vấn đề