bài tập kỹ năng làm việc nhóm

Trong xu hướng hội nhập quốc tế hiện nay, các tổ chức và doanh nghiệp Việt Nam đang rất chú trọng đến kỹ năng cũng như tinh thần làm việc nhóm của nhân viên.. Những cá nhân trong nhóm có

HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG

KHOA CNTT1



BÀI TẬP KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM

HỌ TÊN: NGUYỄN BÁ NHẬT NGÀY SINH: 05/03/1999

MÃ SV: B17DCCN479 NHÓM: 12

Hà Nội, ngày 2 tháng 10 năm 2019

MỤC LỤC

Lời nói đầu 2 Câu 1: Theo anh/chị xung đột trong nhóm bắt nguồn từ đâu? Trình bày các biện pháp giải quyết xung đột? Với tư cách là trưởng nhóm anh/chị dùng biện pháp “Chim cú”

để giải quyết xung đột nhóm trong trường hợp nào, cho ví dụ minh họa? 3 Câu 2: Anh/chị cho biết lợi ích của lắng nghe, làm thế nào để lắng nghe hiệu quả? Trình bày và phân tích các cấp độ lắng nghe? 8 Câu 3: Anh/chị thu nhận được gì sau khi học môn Kỹ năng làm việc nhóm Chia sẻ trải nghiệm của anh chị khi tham gia vào một nhóm, phân tích và rút ra bài học kinh nghiệm cho hoạt động nhóm trong tương lai? 11

LỜI NÓI ĐẦU

“Một cây làm chẳng nên non, ba cây chụm lại nên hòn núi cao” Bạn biết đấy,

làm việc theo nhóm ngày càng trở thành kỹ năng phổ biến và có tác dụng nâng cao

hiệu quả công việc Việc thể hiện kỹ năng này cũng là yêu cầu thiết yếu với những bạn

trẻ trong công việc Trong xu hướng hội nhập quốc tế hiện nay, các tổ chức và doanh

nghiệp Việt Nam đang rất chú trọng đến kỹ năng cũng như tinh thần làm việc nhóm

của nhân viên Tương tự, bên cạnh đó,các trường học cũng đang áp dụng phương pháp

học tập và làm việc nhóm trong nhà trường cho các em học sinh, sinh viên

Kỹ năng làm việc nhóm là một môn học rất bổ ích và cần thiết Qua quá trình học

tập, môn học giúp cho sinh viên nắm được những kiến thức cơ bản nhất về nhóm: các

khái niệm, tầm quan trọng của làm việc nhóm, quy mô, phân loại nhóm, Bên cạnh đó

nó cũng trang bị cho sinh viên những kiến thức quan trọng để xây dựng nhóm làm việc

hiệu quả, từ đó có thể áp dụng vào công việc học tập cũng như mọi lĩnh vực của cuộc

sống Không những thế, môn học đã cung cấp một kỹ năng làm việc rất cần thiết và

hữu ích trên con đường lập nghiệp của sinh viên sau này Kỹ năng làm việc nhóm là

môi trường tốt để bạn có thể phát triển kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm làm việc từ

việc học hỏi các thành viên trong nhóm Nhất là đối với các bạn sinh viên mới ra

trường, mới bắt đầu bước vào môi trường công sở Và khi bạn đã có đầy đủ kiến thức,

kỹ năng và kinh nghiệm thì việc thăng tiến trong công việc là điều hiển nhiên

Câu 1: Theo anh/chị xung đột trong nhóm bắt nguồn từ đâu? Trình bày các biện pháp giải quyết xung đột? Với tư cách là trưởng nhóm anh/chị dùng biện pháp

“Chim cú” để giải quyết xung đột nhóm trong trường hợp nào, cho ví dụ minh họa?

Bài làm

Xung đột là gì?

Xung đột là sự đối lập về những nhu cầu, giá trị và lợi ích Xung đột có thể là

nội tại (trong bản thân) cá nhân hay trong một tổ chức, nhóm

Xung đột thường được đánh giá theo khía cạnh tiêu cực đồng nghĩa với các khái niệm bạo lực, phá hoại, bất hợp lý Vì vậy cần phải tránh xung đột Nhưng quan điểm này đôi khi không hoàn toàn đúng, xung đột có thể giúp kích thích sự sáng tạo, thúc đẩy tư duy đổi mới, cải thiện mỗi cá nhân Từ đó đội nhóm ngày càng phát triển, hoàn thiện

Nguồn gốc của sự xung đột

Có rất nhiều nguyên nhân dẫn đến xung đột, nhưng ta có thể chia thành 2 nhóm chính sau:

1 Nguyên nhân chủ quan

Nguồn gốc phổ biến của mọi xung đột là luôn luôn tồn tại sự khác biệt giữa các cá nhân Những cá nhân trong nhóm có sự khác biệt về tính cách, sở thích, quan điểm, nền tảng văn hóa-giáo dục, kinh nghiệm, kỹ năng, nghề nghiệp, vai trò, quyền lực, điều kiện kinh tế,… là những yếu tố tạo nên xung đột

a Sự đối lập về tính cách cá nhân

Xung đột liên quan đến tính cách con người thường gắn với yếu tố cảm xúc cá nhân, là cảm giác thích hay không thích tính cách của một ai đó Ví dụ một người có tính được chăng hay chớ sẽ ghét những đồng nghiệp có tính chỉn chu, có tổ chức vì theo họ mọi

sự cẩn thận, chu đáo là biểu hiện của sự thiếu sáng tạo; một người

có tính xu nịnh sẽ không thích những đồng nghiệp say mê chuyên

môn vì theo họ những người kia chú mũi vào chuyên môn vì chăng

được sếp ưa, vì chẳng còn việc khác để làm

Tuy nhiên việc nhận diện xung đột này thường không dễ dàng

gì vì trong nhiều trường hợp, các bên liên quan thường thường cố che giấu nguồn gốc thực sự để làm cho mọi chuyển tỏ ra khách quan vì sợ ảnh hưởng tới bản thân Chính vì vậy, một khi đã xuất hiện, dạng xung đột này càng trở nên tồi tệ hơn, khó nắm bắt

b Sự khác biệt về quan điểm và kỳ vọng vào công việc, tổ chức và người phối hợp

Mỗi người có một quan điểm và kỳ vọng riêng, tổ chức dường như không thể đáp ứng hết tất cả họ Tuy nhiên, các nhà quản lý thường cho xung đột dạng này là các vấn đề cá nhân và giải pháp của họ là thuyên chuyển, điều động những người này sang một bộ phận khác phù hợp hơn Đây không phải là biện pháp khôn ngoan

vì thiếu tính triệt để và thể hiện sự thiếu bản lĩnh trong việc giải quyết xung đột nội bộ

c Sự khác biệt về năng lực cá nhân

Đây là một trong những mối quan tâm chủ chốt trong kỹ thuật phát triển đội nhóm Kết hợp sự khác biệt giữa các cá nhân, trong

đó có năng lực có thể là một cách làm cho đời sống làm việc phong phú, tạo nên áp lực cần thiết cho thay đổi, rèn luyện cá nhân hoặc

để khắc phục những yếu kém hay phát huy những thế mạnh về năng lực Tuy nhiên hiệu quả này phụ thuộc rất nhiều về khả năng điều phối của người quản lý nhóm Nếu không, sự khác biệt quá lớn về năng lực giữa các cá nhân có thể là mầm mống của sự ghen ghét, đố kỵ hay coi thường, thiếu tôn trọng lẫn nhau

d Sự khác biệt về những giá trị

Nền tảng văn hóa, giá trị, quan điểm,… ăn sâu vào máu thịt mỗi con người, là niềm tin mãnh liệt, là lý tưởng sống của mỗi người khó có thể phá vỡ hay vứt bỏ để chấp nhận niềm tin, lý tưởng của người khác Vì vậy chúng ta thấy dễ hiểu khi có những điều cực kỳ quan trọng với người này nhưng lại chẳng là gì với

người khác, cái mà mình cho là đúng lại thật ngớ ngẩn với người khác Vì vậy, trong làm việc nhóm việc việc hiểu lầm hay phản bác

là điều tất yếu xảy ra Và thực tế cho thấy xung đột bắt nguồn từ sự khác biệt về những giá trị bao giờ cũng khó giải quyết nhất Ví dụ đối với anh A, giá trị cuộc đời là được tự do: tự do trong suy nghĩ, trong hành động Từ đó, anh luôn tự mình quyết định mọi việc Anh A không thích kết hôn, say mê đi khắp đó đây để khám phá cuộc sống Anh B lại có quan niệm khác về giá trị của cuộc sống Anh cho rằng làm việc là niềm vui, là niềm say mê, là khám phá, là chinh phục, là được đóng góp Vì vậy hầu hết thời gian của anh là dùng cho công việc Ngược lại, đối với cậu sinh viên C, học tập và làm việc thật nặng nhọc và vất vả, sống là phải biết hưởng thụ, “trẻ không chơi, già hối tiếc”, thế nên cậu bỏ bê việc học hành, lười lao động, ham chơi game, thích rủ rê bạn bè nhậu nhẹt, chơi bời, lêu lổng

Giá trị là một đặc điểm vững chắc và lâu bền nhất của mỗi cá nhân Nó được xem là nên tảng cơ bản để hình thành lên hệ thống những quan điểm và sở thích riêng của từng người Từ đó tạo ra quyết định và định hướng sống Cũng nhờ đó ta xác định được điều nào là đúng, là lẽ phải, là hợp đạo lý để chúng ta theo đuổi và tạo nên một cuộc sống có ý nghĩa

Từ việc tìm hiểu sự khác biệt giữa các cá nhân, giúp chúng ta thấy được nguồn gốc của sự hiểu lầm, bất đồng, mâu thuẫn; từ đó giúp ta nắm được đầu mối để giải quyết xung đột một cách triệt để Hơn nữa, chúng ta cũng không nên loại bỏ xung đột mà quản lý xung đột bằng cách chấp nhận sự khác biệt, kiểm soát cảm xúc để hướng tới mối quan hệ hợp tác phát triển Không nên xem sự khác biệt cá nhân là nguyên nhân không thể hòa hợp mà đó là sự bổ sung cần thiết cho nhóm trở nên hoàn thiện

2 Nguyên nhân khách quan (nguyên nhân đến từ tổ chức, môi trường xung quanh)

a Các nguồn lực bị giới hạn: Trong điều kiện khan hiếm về nguồn

lực như tiền bạc, thời gian, không gian, trang thiết bị,… nên tranh chấp xảy ra nhằm giành ưu thế cho riêng mình hoặc cho nhóm của mình Các cá nhân trở nên giảm niềm tin, gia tăng sự ích kỷ, giảm hợp tác với các thành viên khác

b Đặc điểm của nhóm: Mỗi nhóm có những đặc trưng riêng về mục

tiêu, quy mô, nguyên tắc, chuẩn mực thông tin, mức độ rõ ràng, hệ thống khen thưởng, mức độ lãnh đạo,… Và bất cứ đặc trưng nào cũng có thể là mầm mống của mâu thuẫn khi nó không làm thõa mãn nhu cầu của cá nhân hay đi ngược lại với giá trị của các cá nhân trong nhóm

c Sự thiếu hụt thông tin: Những xung đột đến từ sự thiếu hụt thông

tin hoặc thông tin không chính xác cũng rất phổ biến trong nhóm

Trên thực thế, thông tin trao đổi không đầy đủ, thông điệp truyền tải bị hiểu sai gây cản trở cho quá trình thực hiện nhiệm vụ và làm giảm hiệu quả của sự hợp tác dẫn đến xung đột giữa các bên liên quan

Các biện pháp giải quyết xung đột

1 Rút lui (Rùa): Khi gặp xung đột, Rùa thường rút lui nhằm tránh sự đối

đầu, va chạm Họ tránh những tình huống tiềm ẩn xung đột Nếu xung đột xảy ra họ né tránh, rút lui hoặc cho đối phương định đoạt, chấp nhận mọi kết quả kể cả phải hi sinh mục đích, mối quan hệ của mình để được sống yên ổn, tránh được mâu thuẫn

2 Áp đảo (Cá mập): Họ tìm cách để đạt được mục đích với bất cứ giá nào

(đe dọa, trấn áp, đè bẹp,…), họ không quan tâm đến nhu cầu của người khác Đối với kiểu người này, giải quyết vấn để quan trọng hơn giữ gìn mối quan hệ các bên Vì vậy đây được coi là cuộc cạnh tranh một mất một còn

3 Xoa dịu (Gấu bông): Họ xem mối quan hệ là tối quan trọng và quyền lợi

của họ là thứ yếu Họ sẵn sàng hi sinh mục đích, quyền lợi miễn là người khác yêu thương họ Họ nghĩ rằng tránh mâu thuẫn để giữ hòa khí

4 Thỏa hiệp (Chồn): Người sử dụng biện pháp này chấp nhận hi sinh một

phần quyền lợi và vận động đối phương cùng hành động như mình

5 Hợp tác (Chim cú): Họ coi mâu thuẫn là một vấn đề cần giải quyết Mẫu

người này coi trọng cả mục đích và quan hệ Họ tìm giải pháp làm giảm căng thẳng, họ không thõa mãn cho đến khi đạt được mục đích chung và giảm căng thẳng giữa đôi bên

Biện pháp “chim cú” giải quyết xung đột trong những trường hợp sau:

1 Đối với xung đột xuất phát từ sự hiểu lầm hay rào cản ngôn ngữ, đặc trưng

riêng biệt của nhóm

2 Những xung đột quan trọng nhưng không khẩn cấp về mặt thời gian cũng nên áp dụng biện pháp này

3 Khi cần tạo dựng mối quan hệ lâu dài giữa các bên

Ví dụ minh họa: Giả sử tôi đang điều hành một công ty sữa Vào một ngày thì một nhân viên tên Đông phụ trách chăm sóc sức khỏe đàn bò có sáng kiến là sẽ cho đàn bò nghe nhạc giao hưởng và mong tôi cho phép mua trang thiết bị để phục vụ cho việc nghe nhạc của đàn bò Nhưng nhân viên thũ quỹ tên Mai lại cho rằng việc cho bò nghe nhạc là bất hợp lý và đang làm phí ngân sách Điều này đã tạo nên xung đột giữa hai người ảnh hưởng đến cả công ty

Cách giải quyết của tôi theo phương pháp hợp tác (chim cú):

Trước tiên cần một buổi họp mặt có cả Đông và Mai Sau đó là phân tích và giải quyết xung đột theo từng bước sau đây:

• Bước 1: Phân tích: Xác định nội dung xung đột càng cụ thể càng tốt, không dán nhãn, không tố cáo

Nội dung xung đột ở đây là việc mua trang thiết bị cho bò nghe nhạc

và bị cho là vô lý và gây lãng phí tiền của công ty

• Bước 2: Trao đổi: Lắng nghe, đánh giá ý kiến của nhau

Điều quan trọng hơn hết là khiến mọi người hiểu lợi ích, nhu cầu và mối quan tâm của mỗi bên Vì vậy cần giữ lập trường tích cực, giữ cho cuộc nói chuyện lịch sự, và tránh đổ lỗi cho bất cứ ai

Tôi sẽ hỏi quan điểm của mỗi người, và xác nhận rằng mình cần họ hợp tác để giải quyết vấn đề Hỏi các thành viên để hiểu động lực và mục tiêu của từng người, và suy nghĩ đó ảnh hưởng tới hành động của họ như thế nào

Khuyến khích mọi người sử dụng các kỹ năng lắng nghe tích cực, chẳng hạn như nhìn thẳng vào người nói, lắng nghe một cách cẩn thận, gật đầu, và đợi cho người kia kết thúc trước khi tới lượt mình nói Bằng cách làm theo những hướng dẫn này, tất cả mọi người sẽ lắng nghe và hiểu được vị trí cũng như nhận thức của người khác

• Bước 3: Hiểu hoàn cảnh: Cố gắng hiểu hoàn cảnh của bên kia, đặt mình vào vị trí của đối phương

Ở tình huống này Mai cần hiểu được ý nghĩa của việc cho bò nghe nhạc là giúp bò sinh trưởng, phát triển tốt, bò ăn ngon hơn và kích thích cho nhiều sữa hơn Còn Đông cần hiểu rằng Mai chỉ muốn tốt cho công ty, tránh lãng phí tiền của

• Bước 4: Thỏa thuận: Cùng tìm ra giải pháp phù hợp với cả đôi bên Linh hoạt và sẵn sàng hợp tác

Khi cả hai đã hiểu rõ được vấn đề rằng việc cho bò sữa nghe nhạc sẽ giúp tăng năng suất, tăng lợi nhuận cho công ty thì việc chi tiền mua trang thiết bị là hoàn toàn hợp lý và không hề gây ra lãng phí Như vậy, Đông

đã đạt được mong muốn của mình và Mai cũng không còn lo lắng về điều

gì nữa

Câu 2: Anh/chị cho biết lợi ích của lắng nghe, làm thế nào để lắng nghe hiệu quả? Trình bày và phân tích các cấp độ lắng nghe?

Bài làm Giao tiếp là kỹ năng quan trọng trong làm việc nhóm Giao tiếp là một quá trình tương hỗ hai chiều bao giờ cũng có người nói – người nghe, người gửi – người nhận Chúng ta thường lầm tưởng rằng hiệu quả giao tiếp phụ thuộc vào khả năng ăn nói khéo léo, hoạt bát, cuốn hút Tuy nhiên nếu gặp đối tượng không muốn nghe, không có

kỹ năng nghe, không đủ kiên trì để nghe,… thì chắc chắn hiệu quả giao tiếp là con số

0

Các doanh nhân nói về vai trò của kỹ năng lắng nghe:

Ông John Browne, nguyên Tổng Giám đốc của tập đoàn dầu khí BP: “Phải biết nói ít nghe nhiều!”

Ông Jack Welch, nguyên Tổng Giám đốc của tập đoàn GE nói “Công việc quan trọng nhất và khiến tôi bỏ nhiều thời gian nhất là lắng nghe và động viên nhân viên của mình”

Ông Hewitt, nguyên Tổng Giám đốc của tập đoàn IABC chia sẻ “Lắng nghe để quản lý và đổi mới”

Lắng nghe được coi là “chìa khóa giao tiếp” vì những lợi ích mà nó đem lại:

o Thu thập được nhiều thông tin hơn Bằng cách khuyến khích người ta nói bạn sẽ có được nhiều thông tin, từ đó có cơ sở mà quyết định Bạn

càng có được nhiều thông tin thì quyết định của bạn càng chính xác

o Thoả mãn nhu cầu của đối tượng Không có gì chán bằng khi mình nói

mà không ai thèm nghe Vì vậy, khi bạn lắng nghe người ta nói, chứng tỏ bạn biết tôn trọng người khác và có thể thoả mãn nhu cầu tự trọng của anh ta

o Tạo mối quan hệ tốt đẹp giữa các bên giao tiếp

o Hiểu biết hơn về đối tượng giao tiếp với mình Lắng nghe giúp bạn nắm bắt được tính cách, tính nết và quan điểm của họ, vì họ sẽ bộc lộ con người của họ trong khi nói

o Lắng nghe giúp chúng ta giải quyết được nhiều vấn đề Có nhiều vấn đề, nhiều sự mâu thuẫn không giải quyết được chỉ vì hai bên không chịu lắng nghe để hiểu nhau Bằng sự cởi mở của mình và bằng cách khuyến khích người ta nói, hai bên sẽ phát hiện ra những nguyên nhân dẫn đến mâu thuẫn và cùng nhau đưa ra các giải pháp để thoát sự xung đột đó

Làm thế nào để lắng nghe hiệu quả? Dưới đây là một số gợi ý:

o Dùng ánh mắt: nhìn vào mắt người nói để thể hiện sự tôn trọng, sự chú ý lắng nghe, tránh sao nhãng và không quan tâm đến những gì xung quanh