Xây dựng các chính sách tạo động lực làm việc cho nhân viên văn phòng tại công ty cổ phần dịch vụ hàng không sân bay nội bài, thành phố hà nội

LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành khoá luận tốt nghiệp với đề tài: “Xây dựng các chính sách tạo động lực làm việc cho nhân viên văn phòng tại Công ty Cổ phần Dịch vụ Hàng không sân bay Nội Bài,

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

XÂY DỰNG CÁC CHÍNH SÁCH TẠO ĐỘNG LỰC

LÀM VIỆC CHO NHÂN VIÊN VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ HÀNG KHÔNG SÂN BAY NỘI BÀI, THÀNH

PHỐ HÀ NỘI

Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Người hướng dẫn : THS ĐINH THỊ HẢI YẾN

Sinh viên thực hiện : NGUYỄN QUÝ ANH

Mã số sinh viên : 1705QTVB002

HÀ NỘI - 2021

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành khoá luận tốt nghiệp với đề tài: “Xây dựng các chính sách

tạo động lực làm việc cho nhân viên văn phòng tại Công ty Cổ phần Dịch vụ Hàng không sân bay Nội Bài, thành phố Hà Nội”, tác giả xin chân thành cảm ơn

Ban Giám hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tạo điều kiện cho tác giả đi thực tập tại Công ty Cổ phần Dịch vụ Hàng không sân bay Nội Bài (NASCO)

Tác giả xin gửi lời cảm ơn tới Ban lãnh đạo Công ty Cổ phần Dịch vụ Hàng không sân bay Nội Bài, Chánh Văn phòng và đặc biệt là các anh chị ở phòng Văn thư Công ty đã tận tình chỉ bảo giúp tác giả hoàn thành tốt khoá luận này Trong thời gian thực tập vừa qua, tác giả không chỉ nhận được những kiến thức bổ ích về chuyên môn mà còn ở những lĩnh vực khác Những trải nghiệm quý báu đó không chỉ giúp tác giả hoàn thành tốt bài báo cáo mà còn là hành trang theo tác giả trong suốt thời gian học tập và làm việc sau này

Tác giả cũng xin cảm ơn các giảng viên Khoa Quản trị văn phòng cùng toàn thể giảng viên trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã truyền đạt cho tác giả nhiều kiến thức và kỹ năng để nghiên cứu và hoàn thành khoá luận tốt nghiệp này Đặc biệt tác giả xin gửi lòng biết ơn sâu sắc nhất đến cô giáo hướng dẫn ThS Đinh Thị Hải Yến- người đã hết lòng giúp đỡ, hướng dẫn tận tình và tạo điều kiện tốt nhất cho tác giả hoàn thành khoá luận

Do kiến thức và kinh nghiệm còn hạn chế nên bài báo cáo có thể còn nhiều thiếu sót Tác giả mong nhận được sự đánh giá và góp ý từ phía thầy, cô để khoá luận tốt nghiệp của tác giả được hoàn thiện hơn

Tác giả xin chân thành cảm ơn!

LỜI CAM ĐOAN

Tác giả xin cam đoan đây là bài khoá luận tốt nghiệp của tác giả được viết trong quá trình đi thực tập tại Công ty Cổ phần Dịch vụ Hàng không sân bay Nội Bài (NASCO) Các kết quả và số liệu đều do tác giả tìm hiểu, nghiên cứu và phân tích một cách khách quan, trung thực, có nguồn gốc rõ ràng và chưa từng được công bố dưới bất kỳ hình thức nào

Tác giả xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin sử dụng trong quá trình thực hiện báo cáo thực tập này

Hà Nội, ngày 17 tháng 05 năm 2021

SINH VIÊN

NGUYỄN QUÝ ANH

NASCO Công ty Cổ phần Dịch vụ Hàng không

sân bay Nội Bài

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN

LỜI CAM ĐOAN

DANH MỤC VIẾT TẮT

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 2

3 Nhiệm vụ nghiên cứu 2

4 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 2

5 Lịch sử vấn đề nghiên cứu 3

6 Phương pháp nghiên cứu 6

7 Bố cục của đề tài 7

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TẠO ĐỘNG LỰC LÀM VIỆC CHO NHÂN VIÊN VĂN PHÒNG 8

1.1 Khái quát chung về tạo động lực làm việc 8

1.1.1 Khái niệm tạo động lực làm việc 8

1.1.2 Vai trò của tạo động lực làm việc 9

1.1.3 Các học thuyết tạo động lực làm việc 10

1.1.3.1 Tháp 5 nhu cầu của Maslow (1943) 10

1.1.3.2 Học thuyết 2 yếu tố của Herzberg (1959) 11

1.1.3.3 Học thuyết công bằng của Adam (1963) 12

1.1.3.4 Học thuyết kỳ vọng 13

1.1.3.5 Học thuyết tăng cường tích cực 14

1.1.4 Các yếu tố ảnh hưởng đến tạo động lực làm việc 14

1.1.4.1 Yếu tố thuộc về con người 14

1.1.4.2 Yếu tố thuộc về tổ chức 16

1.1.5 Các biện pháp tạo động lực làm việc 18

1.2 Khái quát chung về văn phòng 20

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng 22

1.2.2.1 Chức năng của văn phòng 22

1.2.2.2 Nhiệm vụ của văn phòng 24

1.2.3 Vai trò của văn phòng trong hoạt động của doanh nghiệp 26

1.3 Sự cần thiết trong việc xây dựng chính sách tạo động lực làm việc cho nhân viên văn phòng 29

1.4 Các chính sách tạo động lực cho nhân viên văn phòng 30

1.4.1 Chính sách vật chất 31

1.4.1.1 Tiền lương, phụ cấp 31

1.4.1.2 Thưởng 33

1.4.1.3 Phúc lợi 33

1.4.2 Chính sách phi vật chất 34

1.4.2.1 Môi trường làm việc 34

1.4.2.2 Đánh giá thực hiện công việc 35

1.4.2.3 Bố trí sử dụng lao động hợp lí 36

1.4.2.4 Phong cách lãnh đạo 36

1.4.2.5 Đào tạo nhân lực và tạo cơ hội thăng tiến 37

1.4.2.6 Văn hoá doanh nghiệp 38

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÁC CHÍNH SÁCH TẠO ĐỘNG LỰC LÀM VIỆC CHO NHÂN VIÊN VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ HÀNG KHÔNG SÂN BAY NỘI BÀI 40

2.1 Giới thiệu về Công ty Cổ phần Dịch vụ Hàng không sân bay Nội Bài 40

2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 41

2.1.2 Cơ cấu tổ chức Công ty 41

2.1.3 Văn hóa, sứ mệnh, tầm nhìn 44

2.1.4 Tổng quan về nguồn nhân lực Văn phòng Công ty 45

2.2 Thực trạng các chính sách tạo động lực làm việc cho nhân viên văn phòng tại Công ty Cổ phần Dịch vụ Hàng không sân bay Nội Bài 46

2.2.1 Chính sách vật chất 46

2.2.1.1 Tiền lương, phụ cấp 46

2.2.1.2 Tiền thưởng 50

2.2.1.3 Phúc lợi 52

2.2.2 Chính sách phi vật chất 56

2.2.2.1 Môi trường làm việc 56

2.2.2.2 Đánh giá thực hiện công việc 61

2.2.2.3 Bố trí sử dụng lao động hợp lí 64

2.2.2.4 Phong cách lãnh đạo 66

2.2.2.5 Đào tạo nhân lực và cơ hội thăng tiến 67

2.2.2.6 Văn hoá doanh nghiệp 72

2.3 Nhận xét đánh giá 74

2.3.1 Ưu điểm 74

2.3.2 Nhược điểm 76

2.3.3 Nguyên nhân 77

CHƯƠNG 3 XÂY DỰNG CÁC CHÍNH SÁCH TẠO ĐỘNG LỰC LÀM VIỆC CHO NHÂN VIÊN VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẨN DỊCH VỤ HÀNG KHÔNG SÂN BAY NỘI BÀI, THÀNH PHỐ HÀ NỘI 79

3.1 Xây dựng các chính sách tạo động lực làm việc cho nhân viên văn phòng tại Công ty Cổ phần Dịch vụ Hàng không sân bay Nội Bài 79

3.1.1 Chính sách vật chất 79

3.1.2 Chính sách phi vật chất 84

3.1.2.1 Chính sách đào tạo - bồi dưỡng 84

3.1.2.2 Các quyền lợi dành cho CBNV 87

3.1.2.3 Hoàn thiện hoạt động tiếp nhận, bố trí nguồn lực và tạo cơ hội thăng tiến cho CBNV 91

3.1.2.4 Xây dựng và phát triển văn hoá doanh nghiệp 92

3.1.2.5 Chính sách đánh giá hiệu suất làm việc 94

3.1.2.6 Chính sách đề bạt, bổ nhiệm cán bộ 97

3.2 Áp dụng mô hình SWOT để đánh giá tính khả thi của các chính sách khi triển khai áp dụng tại NASCO 99

3.3 Một số giải pháp để triển khai áp dụng các chính sách tạo động lực làm việc cho nhân viên văn phòng tại Công ty Cổ phần Dịch vụ Hàng

không sân bay Nội Bài 100

3.3.1 Về phía Ban Lãnh đạo Công ty 100

3.3.2 Về phía Ban Lãnh đạo Văn phòng 101

3.3.3 Về phía cá nhân CBNV Văn phòng 102

KẾT LUẬN 103

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 104

PHỤ LỤC 108

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Chúng ta biết rằng hoạt động thông tin gắn liền với công tác văn phòng, Văn phòng là trung tâm tiếp nhận, truyền đạt thông tin phối hợp với các quy trình hoạt động của doanh nghiệp, tổ chức Là bộ mặt của doanh nghiệp, cầu nối giao tiếp đối nội và đối ngoại thông qua hệ thống văn bản đi, đến, văn bản nội bộ Ngoài ra, Văn phòng còn thực hiện các hoạt động tham mưu tổng hợp, đảm bảo hậu cần cho doanh nghiệp Có thể nói, Văn phòng có vị trí đặc biệt quan trọng ở bất kỳ doanh nghiệp,

tổ chức nào Nhưng để cho Văn phòng làm việc hiệu quả, phát huy hết năng lực thì các doanh nghiệp, tổ chức phải tạo động lực, tạo cảm hứng làm việc cho nhân viên văn phòng

Việc tạo động lực làm việc cho nhân viên nói chung và nhân viên văn phòng nói riêng đang được rất nhiều doanh nghiệp quan tâm không chỉ ở Việt Nam mà ở các quốc gia khác trên thế giới họ cũng chú trọng Như ở Nhật Bản, họ có nghệ thuật quản lý nhân sự của mình rất đặc biệt Họ coi trọng nhân sự của mình, mang tới cho nhân viên những công việc trọn đời, để nhân viên nói lên ý kiến của mình, luân chuyển nhân sự cấp cao vào những vị trí phù hợp và đáp ứng tốt nhất các nhu cầu của họ Xây dựng môi trường làm việc tin tưởng lẫn nhau, đẩy mạnh kỹ năng làm việc nhóm và đào tạo chuyên sâu cho các nhà quản lý Chính vì vậy, để giữ chân các nhân viên có kinh nghiệm và thu hút được nguồn nhân lực chất lượng, các doanh nghiệp hiện nay cần xây dựng chính sách tạo động lực làm việc cho nhân viên đặc biệt là nhân viên văn phòng

Công ty Cổ phần Dịch vụ Hàng không sân bay Nội Bài (NASCO) là Công

ty con trực thuộc Tổng Công ty Hàng không Việt Nam Với chiến lược và mục tiêu chú trọng tổ chức đầu tư kinh doanh truyền thống (Phòng khách Bông sen; Bán hàng miễn thuế; dịch vụ chở khách trong sân đỗ), Công ty đang ngày càng phát triển không ngừng Văn phòng Công ty cũng đóng vai trò hết sức quan trọng trong việc nâng cao hoạt động vận hành của Công ty và phát triển tiềm lực về kinh tế- xã hội Nhận thức được tầm quan trọng của hoạt động tạo động lực làm việc cho nhân viên, Công ty NASCO đã quan tâm và tổ chức nhiều các hoạt động tạo động lực làm việc, tạo dựng môi trường thân thiện, hợp tác, phát huy tinh thần chủ động sáng

tạo cho người lao động nói chung và nhân viên văn phòng nói riêng Cuối năm

2019 đầu năm 2020 là khoảng thời gian khó khăn do dịch bệnh Covid-19 khiến cho việc hoạt động của Công ty bị trì trệ, nhân viên văn phòng phải nghỉ luân phiên, tạm hoãn hợp đồng lao động khiến cho họ không chỉ thiếu thốn về mặt vật chất mà tinh thần làm việc cũng bị giảm sút Xuất phát từ thực tế như vậy, tác giả đã chọn

đề tài “Xây dựng các chính sách tạo động lực làm việc cho nhân viên văn phòng

tại Công ty Cổ phần Dịch vụ Hàng không sân bay Nội Bài, thành phố Hà Nội” với

mong muốn góp phần giúp Công ty phát triển cũng như tạo điều kiện tốt nhất cho nhân viên văn phòng làm việc một cách tối ưu và hiệu quả

2 Mục tiêu nghiên cứu

Thông qua việc đánh giá công tác tạo động lực làm việc cho nhân viên văn phòng để xây dựng chính sách tạo động lực cho nhân viên văn phòng tại Công ty

Cổ phần Dịch vụ Hàng không sân bay Nội Bài

3 Nhiệm vụ nghiên cứu

Thứ nhất , hệ thống hóa các vấn đề cơ sở lý luận về tạo động lực làm việc

Thứ hai, khảo sát thực trạng các chính sách tạo động lực làm việc cho nhân viên văn phòng tại Công ty Cổ phần Dịch vụ Hàng không sân bay Nội Bài; xác định những ưu, nhược điểm cần phát huy và khắc phục; xác định các nguyên nhân, vấn đề

Thứ ba, đánh giá các lý thuyết, kết quả khảo sát thực tế,

Thứ tư, xây dựng các chính sách tạo động lực làm việc cho nhân viên văn phòng tại Công ty một cách khoa học, hợp lý

Thứ năm, đề xuất kiến nghị đưa các chính sách tạo động lực làm việc vào thực tiễn

4 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

• Đối tượng nghiên cứu

Chính sách tạo động lực làm việc cho nhân viên văn phòng tại Công ty Cổ phần Dịch vụ Hàng không sân bay Nội Bài

Giáo trình “Quản trị nhân lực” của nhóm tác giả Nguyễn Văn Điềm-

Nguyễn Ngọc Quân , NXB Đại học Kinh tế Quốc dân năm 2007 đã nêu được tổng quan về quản trị nhân lực, kế hoạch hoá và bố trí nhân lực, tạo động lực trong lao động và phát triển, đánh giả nguồn nhân lực, vấn đề thù lao và phúc lợi, quản trị tiền công và tiền lương, các khuyến khích tài chính, quan hệ lao động, an toàn và sức khoẻ cho người lao động

Giáo trình “Quản trị văn phòng” của Gs.Ts Nguyễn Thành Độ, Trường Đại

học Kinh tế Quốc dân xuất bản năm 2012, giáo trình đã khái quát nội dung chính gồm hai phần (phần 1 bao gồm những vấn đề chung, phần 2 là những nghiệp vụ cơ bản của văn phòng) Cuốn giáo trình này chủ yếu đề cập đến cách quản lý văn phòng của các cơ quan tổ chức

Giáo trình “Hành vi tổ chức” của PGS.TS Bùi Anh Tuấn, NXB Trường Đại

học Kinh tế Quốc dân xuất bản năm 2009, giáo trình đã nghiên cứu thái độ, hành

vi của người lao động trong tổ chức nhằm đạt được hiệu quả cao nhất trong việc phát huy nguồn lực con người

Cuốn “Phương pháp và kỹ năng quản lý nhân sự” của Viện Nghiên cứu và

Đào tạo về quản lý, NXB Lao động Xã hội năm 2004 đã nghiên cứu các biện pháp quản lý nhân sự hiện đại, nhấn mạnh bí quyết để thu hút và lưu giữ nhân tài

Cuốn “Bộ Luật Lao động- chính sách đãi ngộ, hô trợ, tạo việc làm đối với

người lao động” của tác giả Vũ Thanh năm 2014 được sưu tầm và hệ thống hoá

những quy định về lao động, việc làm quyền và trách nhiệm của công đoàn công tác huấn luyện và thực hiện an toàn vệ sinh trong lao động, các chính sách đối với người lao động về tiền lương, trợ cấp, bảo hiểm, xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động bảo hiểm

Cuốn “Tạo động lực cho người lao động trong tổ chức” của tác giả Nguyễn

Trang Thu, NXB Giáo dục năm 2014 đã giới thiệu khái quát về người lao động và tâm lý người lao động, các vấn đề về động lực làm việc của người lao động, những phương hướng và biện pháp cụ thể nhằm khuyến khích, động viên người lao động làm việc và đề cập một số vấn đề mới về động lực làm việc trong văn hoá tổ chức

Sách “Nghệ thuật kiến tạo động lực cho nhân viên ” của Ota Hajime, NXB

Lao động năm 2020 đã vẽ ra một lộ trình đi tìm lời giải đáp liên quan tới những khúc mắc xung quanh Kiến tạo động lực cho nhân viên

Các giáo trình, sách này đã đưa ra những vấn đề chung về tạo động lực làm việc cho nhân viên văn phòng để tác giả có cơ sở nghiên cứu, so sánh và đánh giá với thực tế công tác tạo động lực làm việc tại các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp

Hai là những đề tài luận văn thạc sĩ hay luận án tiến sĩ như:

Luận văn thạc sĩ “Hoàn thiện công tác tạo động lực lao động tại Tổng Công

ty xi măng Việt Nam” của tác giả Mai Quốc Bảo- Trường Đại học Kinh tế Quốc

dân (2014) đã đưa ra các giải pháp để hoàn thiện công tác tạo động lực lao động tại Công ty xi măng;

Luận văn thạc sĩ “Tạo động lực cho người lao động tại Công ty Cổ phần Tập

đoàn MV” của tác giả Nguyễn Hà Thanh- Trường Đại học Kinh tế Đại học Quốc

Gia Hà Nội (2015) đã chỉ ra thực trạng tạo động lực làm việc cho người lao động ngoài ra cũng đưa ra các giải pháp để công tác tạo động lực làm việc cho người lao

động tại Công ty Cổ phần Tập đoàn MV có hiệu quả cao, nền kinh tế Công ty phát triển;

Luận án Tiến sĩ Kinh tế “Tạo động lực cho lao động quản lý trong các doanh

nghiệp Nhà nước ở Hà Nội đến năm 2020” của tác giả Vũ Thị Uyên đã đề cập tới

lượng lao động quản lý tại các doanh nghiệp đặc biệt có các nhà quản trị văn phòng,

từ đó tìm giải phảp tạo động lực cho họ để thúc đẩy phát triển nền kinh tế của doanh nghiệp Nhà nước ở Hà Nội

Ba là các bài viết trên các tạp chí, báo như:

Nguyễn Khác Hoàn (2010) , “Các yếu tố ảnh hưởng đến động lực làm việc

của nhân viên”, Tạp chí khoa học Đại học Huế, số 60

Hoàng Thị Hồng Lộc và Nguyễn Quốc Nghi (2014), “Xây dựng khung lý

thuyết về tạo động lực”, Tạp chí Khoa học Đại học Cần Thơ, số 32

Bốn là nguồn internet:

“Nghệ thuật quản lý nhân sự của các Công ty Nhật Bản”, Trang

vnresource.vn sưu tầm Bài viết chia sẻ các phuoưng pháp quản lý nhân sự của các Công ty Nhật bản từ đó giúp tác giả so sánh, đối chiếu với cách quản lý nhân viên văn phòng tại Công ty Cổ phần dịch vụ Hàng không sân bay Nội Bài

“Làm thế nào truyền động lực cho nhân viên hiệu quả”, Công ty cổ phần

Bravohr viết bài Nội dung đưa ra các biện pháp để truyền động lực cho nhân viên hợp lý, hiệu qủa để tác giả xây dựng các chính sách tạo động lực làm việc khoa học

Tuy có khá nhiều các công trình nghiên cứu về động lực làm việc như đã đề cập ở trên nhưng chưa có đề tài khóa luận tốt nghiệp nào nghiên cứu xây dựng các chính sách tạo động lực làm việc cho nhân viên văn phòng tại một đơn vị cụ thể là Công ty Cổ phần Dịch vụ hàng không sân bay Nội Bài

6 Phương pháp nghiên cứu

Để thực hiện khóa luận này, tôi đã sử dụng một số phương pháp nghiên cứu sau:

Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Tác giả sử dụng các công trình nghiên cứu

có liên quan để phục vụ cho cơ sở lý luận thực tiễn của đề tài

Phương pháp điều tra, khảo sát thực tế: Đây là phương pháp quan trọng giúp

tác giả nắm rõ được ở Công ty hiện tại đang thực hiện các chính sách tạo động lực làm việc cho nhân viên văn phòng có hiệu quả hay không, các chính sách có phù hợp với nhân viên hay không,

Phương pháp quan sát: Tác giả sử dụng phương pháp này nhằm mục đích

theo dõi cách thực hiện các chính sách tạo động lực cho nhân viên văn phòng như thế nào, thái độ làm việc của nhân viên văn phòng có cảm thấy hào hứng hay không,…

Phương pháp thống kê: Tác giả hệ thống hóa các dữ liệu, số liệu về cơ cấu

nhân viên văn phòng, tiền lương, tiền thưởng, tiền phụ cấp xã hội, môi trường và điều kiện làm việc nhằm phục vụ cho quá trình phân tích, dự đoán ra các chính sách tạo động lực làm việc

Phương pháp phân tích tổng hợp: Phân tích các tư liệu để đưa ra những nhận

xét, đánh giá có tính xác thực và nhìn nhận khách quan về tổ chức công tác tạo động lực làm việc cho nhân viên văn phòng tại Công ty Và từ những lập luận trên xây dựng các chính sách tạo động lực làm việc cho nhân viên văn phòng tại Công

ty Cổ phần Dịch vụ Hàng không Sân bay Nội Bài

Phương pháp so sánh: Phương pháp này nhằm đưa ra những điểm giống và

khác nhau giữa các chính sách tạo động lực làm việc cho nhân viên văn phòng trên

lý thuyết và trong thực tiễn

Phương pháp phỏng vấn: Tác gỉả trực tiếp phỏng vấn, đặt câu hỏi cho các

nhân viên văn phòng nói riêng và nhân viên trong Công ty nói riêng để có cái nhìn khách quan cho việc nghiên cứu

Phương pháp điều tra bằng hỏi: Tác giả thiết kế bảng khảo sát để cung cấp

thêm số liệu, những phân tích, nhận định đánh giá cho đề tài

7 Bố cục của đề tài

Chương 1: Cơ sở lý luận tạo động lực làm việc cho nhân viên văn phòng

Chương 2: Thực trạng các chính sách tạo động lực làm việc cho nhân viên văn phòng tại Công ty Cổ phần Dịch vụ Hàng không sân bay Nội Bài

Chương 3: Xây dựng các chính sách tạo động lực làm việc cho nhân viên văn phòng tại Công ty Cổ phần Dịch vụ Hàng không sân bay Nội Bài, thành phố Hà Nội

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TẠO ĐỘNG LỰC LÀM VIỆC CHO NHÂN VIÊN

VĂN PHÒNG 1.1 Khái quát chung về tạo động lực làm việc

1.1.1 Khái niệm tạo động lực làm việc

Maier và Lawler (1973) đã đưa ra mô hình về kết quả thực hiện công việc của mỗi cá nhân như sau:

Kết quả thực hiện công việc = Khả năng x Động lực

Khả năng = Khả năng bẩm sinh x Đào tạo x Các nguồn lực

Động lực = Khao khát x Tự nguyện

Như vậy, động lực có tác động rất lớn đến thực hiện công việc của mỗi cá nhân Điều đó có thể lí giải tại sao mọi người lại bắt đầu làm việc trong tổ chức có trình độ cao nhưng kết quả thực hiện công việc lại thấp hơn kỳ vọng của tổ chức là

do người đó không có động lực làm việc Cùng với quá trình phát triển của tổ chức đòi hỏi chính mỗi thành viên trong đó phải nỗ lực không ngừng để nâng cao trình

độ đáp ứng nhu cầu tồn tại và phát triển của tổ chức

Theo Từ điển kinh tế xã hội Việt Nam: “Động lực là nhân tố bên trong kích

thích con người nỗ lực lao động trong điều kiện có thuận lợi nó tạo ra kết quả cao” [4,186]

Động lực được hiểu chung nhất với nghĩa là tất cả những gì kích thích thúc

đẩy con người và xã hội vận động, phát triển theo hướng tiến bộ

Theo giáo trình Quản trị nhân lực của Nguyễn Vân Điềm- Nguyễn Ngọc

Quân: “ Động lực lao động là sự khao khát, tự nguyện của người lao động để tăng cường nỗ lực nhằm hướng tới một mục tiêu, kết quả nào đó” [15,134]

Theo giáo trình Hành vi tổ chức của Bùi Anh Tuấn: “ Động lực lao động là

những nhân tố bên trong kích thích con người tích cực làm việc trong điều kiện cho

phép tạo ra năng suất, hiệu quả cao Biểu hiện của động lực là sự sẵn sàng, nỗ lực, say mê làm việc nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức cũng như bản thân người lao động” [27,85]

Vì vậy, động lực làm việc là những mong muốn khao khát thúc đẩy người

lao động làm việc hướng tới những mục tiêu nhất định của cá nhân và của doanh

nghiệp

Theo tác giả Nguyễn Hữu Lam (2007): “Tạo động lực là các biện pháp và cách ứng xử của doanh nghiệp và của nhà quản lý nhằm tạo ra sự khao khát và tự nguyện của người lao động cố gắng phấn đấu để đạt được các mục tiêu của doanh

nghiệp” [23,132] Và theo giáo trình Hành vi tổ chức của tác già Bùi Anh Tuấn

(2013): “Tạo động lực làm việc được hiểu là hệ thống các chính sách, biện pháp, thủ thuật quản lý tác động đến người lao động nhằm làm con người lao động có động lực trong công việc” [27,145]

Theo cách tiếp cận của đề tài này, tạo động lực làm việc là quá trình xây

dựng, triển khai thực hiện và đánh giá các biện pháp tác động tới người lao động nhằm kích thích những mong muốn, khát khao của họ trong công việc góp phần đạt được các mục tiêu của các nhân và của doanh nghiệp

Qua khái niệm này có thể thấy: Tạo động lực làm việc cho người lao động

trong doanh nghiệp là một quá trình bao gồm các bước cơ bản xây dựng, triển khai

thực hiện các chương trình tạo động lực và đánh giá kết quả tạo động lực nhằm tạo

ra, duy trì và phát huy động lực của người lao động

1.1.2 Vai trò của tạo động lực làm việc

Tạo động lực làm việc là hoạt động tạo sự gắn kết giữa lao động với tổ chức, tăng mức độ hài lòng, niềm tin, sự gắn bó và tận tụy của các nhân viên trong doanh nghiệp Nó mang lại lợi ích đối với con người lao động người sử dụng lao động và

tổ chức doanh nghiệp Tạo động lực làm việc có vai trò quan trọng trong sự tăng năng suất lao động khi các điều kiện đầu vào khác không đổi Tạo động lực làm việc như một sức mạnh vô hình từ bên trong con người kích thích sự sáng tạo, thúc đẩy họ hăng say làm việc

Vai trò của hoạt động tạo động lực được xét trên cả ba khía cạnh: người lao động, doanh nghiệp và cả xã hội

Xét về người lao động: Đó làm việc tăng thu nhập, cải thiện điều kiện làm

việc, điều kiện sống, bù đắp hao phí lao động và người lao động đã bỏ ra Thúc đẩy tính sáng tạo và năng lực làm việc, giúp hoàn thiện bản thân và đáp ứng tốt hơn nhu cầu của bản thân

Xét về doanh nghiệp: Doanh nghiệp muốn thành công cần có đội ngũ nhân

viên giỏi Tạo động lực làm việc cho nhân viên chính là tạo ra sự gắn kết: giữ được người tài Hình thành nên môi trường làm việc vui vẻ, tích cực, sáng tạo Tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp trong việc khai thác tốt nguồn lực sẵn có của mình không ngừng nâng cao năng suất lao động phát triển cơ sở vật chất cơ sở kĩ thuật giảm

Xét về mặt xã hội: Khi động lực được tạo cho người lao động làm cho năng

suất lao động xã hội tăng lên, từ đó lên kinh tế xã hội sẽ tăng trưởng cao Đồng thời con người khi đó sẽ yêu thích lao động, cảm thấy vui khi được lao động Nhờ đó

xã hội sẽ ngày càng phát triển và văn minh hơn

1.1.3 Các học thuyết tạo động lực làm việc

1.1.3.1 Tháp 5 nhu cầu của Maslow (1943)

Năm 1943, Maslow đã đưa ra lý thuyết về thang bậc nhu cầu của con người

từ thấp đến cao theo hình kim tự tháp Nhu cầu con người được chia làm hai nhóm chính là nhu cầu thấp và nhu cầu cấp cao Sự thoả mãn nhu cầu ở cấp thấp sẽ là động lực thúc đẩy nhu cầu ở cấp cao hơn 5 bậc nhu cầu của con người đó gồm:

+ Nhu cầu sinh lý: nhu cầu cơ bản để con người tồn tại như ăn uống, ngủ

+ Nhu cầu được tôn trọng: mong muốn sự công nhận, đánh giá cao từ

người khác

+ Nhu cầu tự hoàn thiện : là nhu cầu được trưởng thành và phát triển,

được biến các năng lực của mình thành hiện thực hoặc nhu cầu đạt được các thành tích mới và có ý nghĩa nhu cầu sáng tạo

Hình 1.1 Tháp nhu cầu của Maslow

(Nguồn: Giáo trình quản trị nguồn nhân lực)

Muốn tạo động lực cho nhân viên, trước hết nhà quản trị cần hiểu được nhân viên đó đang ở đâu trong tháp nhu cầu của Maslow Bất kỳ nhân viên nào đều có những nhu cầu riêng, có thể thay đổi tuỳ thời điểm và đòi hỏi sự thoả mãn khác nhau Nếu nhà quản trị kịp thời tìm cách giúp họ thoả mãn nhu cầu sẽ đem lại sự cống hiến tuyệt với từ nhân viên và gắn kết họ lâu dài với tổ chức

1.1.3.2 Học thuyết 2 yếu tố của Herzberg (1959)

Herzberg (1923-2000) là nhà tâm lý học người Mỹ, ông đưa ra thuyết hai yếu tố vào năm 1959 Theo đó, ông chia các nhân tố tạo ĐLLV cho nhân viên thành hai loại: nhân tố duy trì – thuộc về sự thỏa mãn bên ngoài và nhân tố động viên – thuộc về sự thỏa mãn bản chất bên trong, được thể hiện chi tiết trong hình 1.2

Hình 1.2 Thuyết hai yếu tố của Herzberg (1959)

Theo Herzberg, khi không được đáp ứng các nhân tố duy trì thì nhân viên sẽ bất mãn, từ đó hiệu quả công việc giảm Nhưng khi thỏa mãn các nhân tố duy trì thì họ chỉ không cảm thấy bất mãn chứ không làm tăng động lực làm việc Đối với các nhân tố động viên, nếu đáp ứng được, nhân viên không những thỏa mãn mà còn tạo động lực to lớn thúc đẩy họ làm việc tích cực, hăng hái hơn Tuy nhiên, nếu không có, người lao động cũng không đến mức bất mãn Vì vậy, các nhà quản trị không thể mong đợi sự thỏa mãn của nhân viên bằng cách đơn giản là xóa bỏ các nguyên nhân gây ra sự bất mãn Việc tạo động lực cho nhân viên không những được xây dựng bằng cách thỏa mãn các nhân tố duy trì mà quan trọng hơn hết là thực hiện các nhân tố động viên Có thể lương thưởng, điều kiện làm việc sẽ khiến nhân viên hài lòng với công việc, giữ vững phong độ làm việc Tuy nhiên, để có niềm say mê, hăng hái và sự bứt phá về năng suất lao động thì nhà quản trị cần chú

ý hơn nữa những yếu tố khác như sự công nhận, cơ hội thăng tiến cho nhân viên

1.1.3.3 Học thuyết công bằng của Adam (1963)

Thuyết công bằng là một lý thuyết về tạo động lực cho nhân viên do John Stacey Adams, một nhà tâm lý học hành vi và quản trị đưa ra vào năm 1963 Theo Adams, người lao động luôn muốn được đối xử công bằng Mọi người thường có xu hướng so sánh nhận thức về những đóng góp của bản thân như sự

nỗ lực, chuyên môn, kinh nghiệm và những quyền lực cá nhân như lương thưởng, phúc lợi, thăng tiến so với người khác có công bằng hay không Xu hướng đa số nhân viên thường thổi phồng đóng góp của bản thân đồng thời đánh giá cao

quyền lợi người khác nhận được Họ vẫn có động lực và hài lòng với công việc nhưng một khi họ biết được đồng nghiệp của mình có mức lương hay phần

thưởng nhiều hơn cho cùng một công việc hay làm ít hơn nhưng nhận được y như

họ, họ sẽ cảm thấy bất bình đẳng và họ tự động điều chỉnh bản thân theo hướng tiêu cực để có được sự công bằng Thuyết công bằng đòi hỏi sự tương xứng giữa quyền lợi và đóng góp của cá nhân cũng như các thành viên khác trong tổ chức Chỉ khi cảm thấy an tâm về vấn đề này, nhân viên mới thật sự thoải mái trong việc nỗ lực đạt mục tiêu.

1.1.3.4 Học thuyết kỳ vọng

Victor Vroom cho rằng động lực được quyết định bởi nỗ lực và nhận thức

về những kỳ vọng trong tương lai Theo ông, nhân viên có động lực khi họ tin rằng những nỗ lực của họ sẽ có kết quả tốt, từ đó họ sẽ nhận được những phần thưởng tương xứng Công thức về thuyết mong đợi của Vroom:

Động viên = Kỳ vọng x Phương tiện x Hấp lực

+ Kỳ vọng: niềm tin vào sự nỗ lực sẽ đem lại kết quả tốt (thể hiện mối

quan hệ giữa nỗ lực và kết quả)

+ Phương tiện: niềm tin vào kết quả tốt sẽ đem lại phần thưởng xứng

đáng(thể hiện mối quan hệ giữa kết quả và phần thưởng)

+ Hấp lực: sự hấp dẫn của phần thưởng đối với người lao động (thể

hiện mốiquan hệ giữa phần thưởng và mục tiêu cá nhân)

Hình 1.3 Thuyết kỳ vọng của Victor Vroom

(Nguồn: Victor Vroom, 1964)

Nhà quản trị giỏi sẽ chỉ ra cho nhân viên mối quan hệ giữa nỗ lực và kết quả đạt được, qua đó nhân viên sẽ thấy được sự cố gắng của bản thân có ý nghĩa như thế nào Vì vậy, vấn đề truyền thông về chính sách công nhận, khen thưởng khá quan trọng trong tổ chức Khi nhân viên nắm rõ mục tiêu, biết phương hướng

thực hiện cũng như hiểu được giá trị phần thưởng, họ sẽ có động lực cao nhất để làm việc

1.1.3.5 Học thuyết tăng cường tích cực

Học thuyết này dựa vào những công trình nghiên cứu của B.F Skinner, hướg vào việc làm thay đổi hành vi của con người thông qua các tác động tăng cường Học thuyết cho rằng những hành vi được thưởng sẽ có xu hướng được lặp lại, còn những hành vi không được thưởng (hoặc bị phạt) sẽ có xu hướng không được lặp lại Đồng thời, khoảng thời gian giữa thời điểm xảy ra hành vi và thời điểm thưởng/ phạt càng ngắn bao nhiêu thì càng có tác dụng thay đổi hành vi bất nhiêu Học thuyết cũng quan niệm rằng phạt có tác dụng loại trừ nhữg hành vi ngoài ý muốn của người quản lý nhưng có thể gây ra những hậu quả tiêu cực, do đó đem lại ít hiệu quả hơn so với thưởng Để tạo động lực lao động, người quản lý cần quan niệm đến các thành tích tốt và thưởng cho các thành tích đó Sự nhấn mạnh các hình thức thưởng sẽ đem lại hiệu quả cao hơn sự nhấn mạnh các hình thức phạt

1.1.4 Các yếu tố ảnh hưởng đến tạo động lực làm việc

1.1.4.1 Yếu tố thuộc về con người

Nhu cầu lợi ích cá nhân: Theo giáo trình Hành vi tổ chức của Nguyễn Hữu

Lam (1996): “Hành vi của con người hành động có mục đích nhằm thỏa mãn những nhu cầu nào đó của cá nhân” [23, 7]

Mỗi cá nhân khi tham gia vào làm việc trong tổ chức họ đều có mong muốn thật hạnh yêu cầu riêng của mình Các nhu cầu đó tạo thành hệ thống các nhu cầu

cá nhân, bao gồm cả yêu cầu chất và tinh thần nhưng thu nhập cao, cố gắng tiến,

có được công việc phù hợp với năng lực và sở trường Nếu khi làm việc cho tổ chức mà các nhu cầu của họ được thỏa mãn thì họ sẽ có động lực làm việc hăng say, nhiệt tình hơn và gắn bó lâu dài với tổ chức Ngược lại nếu nhu cầu của họ không được thỏa mãn thì họ sẽ không có động lực để phấn đấu làm việc, hiệu quả không cao và có xu hướng ra khỏi chức để tìm nơi làm việc khác mà ở đó nhu cầu được thoả mãn hơn Hiểu và nắm rõ được hệ thống nhu cầu của người lao động là yếu tố rất quan trọng để tạo động lực cho họ Vì vậy các nhà quản lý luôn phải tìm biện pháp, công cụ quản trị thích hợp để tạo động lực cho người lao động nhằm

thỏa mãn những nhu cầu người lao động, để họ có động lực làm việc hăng say nhiệt tình, trung thành với tổ chức tổ chức

Mục tiêu cá nhân: Theo giáo trình Hành vi tổ chức của Nguyễn Hữu Lam

(1996): “Mục tiêu là trạng thái mong đợi cần có và có thể có của cá nhân” [23, 15]

Điều này có nghĩa là mục tiêu cá nhân là cái đích mà cá nhân con người muốn vươn tới và qua đó sẽ thực hiện nhiều biện pháp để đạt được cái đích để ra trạng thái

mong đợi

Thái độ, tính cách cá nhân: Thái độ cá nhân là cách nhìn nhận của cá nhân

đối với công việc họ đang thực hiện [30,47] Qua cách nhìn nhận nó thể hiện đánh giá chủ quan của con người đối với công việc (yêu, ghét, thích, không thích, bằng lòng, không bằng lòng, ), yếu tố này chịu ảnh hưởng nhiều bởi quan niệm xã hội

và tác động của bạn bè Nên có thái độ tích cực đối với công việc thì cá nhân sẽ

hăng say với công việc còn không thì ngược lại

Tính cách con người là sự kết hợp các thuộc tính tâm lý cơ bản và bền vững của con người [30,72] Nó được biểu thị thành thái độ, hành vi của con người đối với bản thân, gia đình, bạn bè, đồng nghiệp và đối với xã hội nói chung

Tính cách không phải là do di truyền mà nó chính là hậu quả tác động của giáo dục, rèn luyện bản thân và sự tác động gián tiếp của môi trường mà người đó được sống và làm việc trong đó Các nhà quản trị khi biết được tính cách của mỗi người lao động trong doanh nghiệp mình thì nó sẽ là cơ sở để họ tìm ra cách đối

xử và sử dụng tốt hơn Tính cách con người cũng là yếu tố cơ bản tác động đến hành vi ứng xử của người nào đó

Khả năng, năng lực của cá nhân: Khả năng hay còn gọi là năng khiếu là

những thuộc tính cá nhân giúp con người có thể lĩnh hội một công việc một kỹ năng hay một loại kiến thức nào đó dễ dàng khi họ được hạnh phúc ở lĩnh vực đó thì khả năng của họ sẽ được phát huy tối đa kết quả thu được sẽ cao hơn những người khác

[10, 53]

Năng lực vừa là yếu tố di truyền vừa là kết quả của sự rèn luyện Năng lực

là cơ sở để tạo ra khả năng của con người Năng lực được thể hiện và trưởng thành

chủ yếu trong thực tế Trong các loại năng lực của con người thì quan trọng nhất là năng lực tổ chức và năng lực chuyên môn Nhân viên có thể có một trình độ chuyên môn tốt nhưng nếu họ chỉ được sắp xếp làm những công việc ngang bằng với trình

độ hiện có thì năng lực của họ cũng chưa được phát huy hết sức vì con người luôn muốn tìm tòi, học hỏi để nâng cao tầm hiểu biết của mình Vì vậy, trong thực tế quá trình lao động nhà quản trị luôn phải thiết kế công việc, bố trí nhân sự sao cho người lao động có điều kiện để duy trì và phát triển năng lực chuyên môn của mình Đánh giá đúng năng lực nhân viên là cơ sở để nhà quản trị sử dụng tốt nhân viên trong doanh nghiệp

Thâm niên, kinh nghiệm công tác: Là yếu tố phải được tính đến khi trả

công lao động Người lao động có thâm niên lâu năm trong nghề thì có mong muốn nhận được lương cao hơn Chính sách này mang tính tổng hợp và chú trọng đảm bảo mức sinh hoạt cho người lao động Nhân viên có thâm niên và bằng cấp càng cao thì hệ số lương được thưởng càng cao Trả lương theo thâm niên bằng cấp động

viên người lao động gắn bó lâu dài với doanh nghiệp tạo tính ổn định

1.1.4.2 Yếu tố thuộc về tổ chức

Nhóm yếu tố này thể hiện sự ủng hộ và tạo điều kiện của tổ chức để người lao động có thể đem lại khả năng của bản thân công hiến cho mục tiêu chung và cũng chính là giúp họ đạt được mục tiêu của chính mình Để thấy rõ sự tác động của chúng, có thể xem xét một số yếu tố căn bản dưới đây:

Công việc cá nhân đảm nhận: Theo TS Vũ Thị Uyên, Giảng viên Trường

Đại học Kinh tế Quốc dân có viết: “Công việc chính là tập hợp các nhiệm vụ được thực hiện bởi một người lao động hay những nhiệm vụ tương tự nhau được thực hiện bởi một số người lao động để hoàn thành mục tiêu của tổ chức” [36,18] Tuy nhiên để người lao động hoàn thành công việc có hiệu quả phụ thuộc rất lớn vào

sự hứng thú trong lao động của họ Sự hứng thú chỉ đạt được khi họ cảm nhận công việc phù hợp với khả năng sở trường, được hưởng những quyền lợi xứng đáng khi hoàn thành nhiệm vụ được giao Khi người lao động càng quen với nhiệm vụ thì tính nhàm chán trong công việc cũng xuất hiện, đó là nguyên nhân làm triệt tiêu động lực làm việc Bởi vậy, để công việc luôn tạo sự lôi cuốn cho cấp dưới thì người lãnh đạo cấp trên nên quan tâm tới phân tích và thiết kế lại công việc phù

hợp với khả năng sở trường, xác định nhiệm vụ mang tính thách thức, trách nhiệm phân định rõ ràng

Điều kiện lao động: Điều kiện lao động tại nơi làm việc là tập hợp các yếu

tố môi trường lao động bao gồm các yếu tố vệ sinh, tâm sinh lý, tâm lý xã hội và thẩm mỹ có tác động từ trạng thái chức năng cơ thể con người, khả năng làm việc, thái độ lao động, sức khỏe, quá trình tái sản xuất sức lao động và hiệu quả lao động của họ trong hiện tại và tương lai Điều kiện lao động đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo công việc diễn ra suôn sẻ, đảm bảo duy trì khả năng làm việc và sức khỏe của người lao động Theo đánh giá của các chuyên gia, Việt Nam là nước có

tỉ lệ bệnh nghề nghiệp và tai nạn lao động vào loại cao trên thế giới [14, 17]

Văn hoá Tổ chức: Văn hóa tổ chức là hệ thống những ý nghĩa chung được

chấp nhận rộng rãi bởi những người lao động trong thời gian nhất định [39, 91] Hay theo Robbin, 2003: “Văn hóa tổ chức là một hệ thống ý nghĩa chung hàm giữ bởi các thành viên của tổ chức, qua đó có thể phân biệt tổ chức này với tổ chức khác [41, 63]” Như vậy, văn hóa tổ chức là hệ thống những giá trị, những niềm tin, những quy phạm được chia sẻ bởi các thành viên trong tổ chức và hướng dẫn hành vi của những người lao động trong tổ chức Tổ chức được tạo thành từ tổng thể các mục tiêu, các chính sách quản lý, bầu không khí tâm lý của tập thể lao động,

lê lối làm việc và các mối quan hệ dân sự Văn hóa tổ chức giúp cho các thành viên thông qua việc chia sẻ kinh nghiệm có thể phát triển quan điểm chung nhằm chỉ dẫn cho các hoạt động hằng ngày của họ Người cũ có thể giúp người mới hội nhập

và tập thể, cùng hiểu mục tiêu của tổ chức, xác lập trách nhiệm và phương pháp hành động thích hợp nhắn tin hiện mình và những người xung quanh Văn hóa tổ chức còn giúp người lãnh đạo và nhân viên xích lại gần nhau hơn Người lãnh đạo

sẽ hiểu những gì nhân viên nghĩ, tạo được sự nhất trí cao giữa các thành viên, tăng

sự hợp tác, sự trung thành và cam kết của các thành viên của tổ chức [25,16]

Cơ cấu tổ chức: Theo PGS.TS Bùi Anh Tuấn, Giáo trình Hành vi tổ chức:

“Cơ cấu tổ chức là hệ thống các nhiệm vụ, mối quan hệ báo cáo và quyền lực nhằm duy trì sự hoạt động của tổ chức Cơ cấu tổ chức xác định cách thức phân chia, tập hợp và phối hợp các nhiệm vụ công việc trong tổ chức nhằm đạt được mục tiêu của

tổ chức [27,32]” Mỗi tổ chức có mục tiêu riêng nên cần phải có một cơ cấu phù hợp thể hiện sự bố trí phối hợp các hoạt động của cá nhân nhằm đạt được mục tiêu

đó Có một số loại cơ cấu tổ chức cơ bản là: quản lý theo chức năng, trực tuyến, hỗn hợp trực tuyến chức năng và quản lý theo dự án Cơ cấu tổ chức làm rõ mức

độ tập quyền hay phân quyền trong quản lý, quyền ra quyết định thuộc về ai và mức độ gắn kết nhân viên vào quá trình ra quyết định Khi có một cơ cấu quản lý phù hợp với trách nhiệm rõ ràng, linh hoạt, gọn nhẹ, không chồng chéo thì chi phí quản lý tối giản, thông tin phản hồi dự cấp trên và cấp dưới sẽ nhanh chóng giúp giải quyết tốt các vấn đề phát sinh Người lao động sẽ thấy rõ địa vị trong tổ chức

và họ sẽ chủ động và cam kết trong công việc

Chính sách nhân sự và sự thực hiện: Các chính sách nhân sự rất đa dạng

qua các khía cạnh từ tuyển dụng, bố trí, đào tạo, đánh giá thực hiện công việc, thù lao lao động đến vấn đề bảo vệ lao động Các chính sách này đưa ra các chỉ dẫn cho người quản lý cần phải làm gì để phù hợp với mục tiêu của tổ chức và sự mong đợi của người lao động, chứ không phải các luật đệ cứng nhắc Các chính sách cần được sửa đổi cùng với quá trình phát triển của tổ chức Bởi chúng có ảnh hưởng quan trọng tới việc thực thi của các cấp lãnh đạo và tác động lớn đến người lao động như: cung cấp nơi làm việc an toàn; trả lương cao với lại kết quả cao; đảm bảo sự trao tiền cho những người có năng lực và thành tích tốt; khuyến khích nhân viên làm việc hết khả năng và trung thành khi họ thấy rõ sự công bằng

1.1.5 Các biện pháp tạo động lực làm việc

❖ Xác định nhiệm vụ và tiêu chuẩn thực hiện công việc cho nhân viên

- Xác định mục tiêu hoạt động của tổ chức và làm cho người lao động hiểu rõ mục tiêu đó

- Xác định nhiệm vụ cụ thể và các tiêu chuẩn thực hiện công việc cho người lao động

- Đánh giá thường xuyên và công bằng thực hiện công việc của người lao động

- Phản hồi và định hướng cho người lao động

❖ Tạo điều kiện để người lao động hoàn thành nhiệm vụ

- Môi trường làm việc phù hợp với khả năng tâm sinh lý người lao động

- Cung cấp đầy đủ và kịp thời các điều kiện cho sản xuất liên tục

• Tiền lương , tiền công:

- Đảm bảo tái sản xuất sức lao động

- Dựa trên cơ sở thỏa thuận, không trái pháp luật

- Thỏa đáng so với đóng góp, phải công bằng

- Khuyến khích tài chính:

Lựa chọn hình thức khuyến khích hợp lý

- Xác định mức khuyến khích hợp lý

- Công khai chính sách khuyến khích đến người lao động

- Thực hiện đảm bảo đúng lúc, công bằng, hợp lý

- Thực hiện khuyến khích tài chính công khai

- Phát triển văn hóa doanh nghiệp

- Cung cấp cơ hội học tập

- Tạo cơ hội thăng tiến

- Nâng cao trách nhiệm trong công việc

- Tổ chức các phong trào thi đua, tặng bằng khen, giấy khen

1.2 Khái quát chung về văn phòng

1.2.1 Khái niệm về văn phòng

Để phục vụ cho công tác lãnh đạo quản lý ở các cơ quan, đơn vị cần phải có công tác văn phòng với những nội dung chủ yếu như: tổ chức, thu thập xử lý, phân phối, truyền tải quản lý sử dụng các thông tin bên ngoài và nội bộ, trợ giúp lãnh đạo thực hiện các hoạt động điều hành quản lý cơ quan, đơn vị,… Bộ phận chuyên đảm trách các hoạt động nói trên được gọi là văn phòng

Theo GS.TS Nguyễn Thành Độ (2005), Giáo trình Quản trị văn phòng, NXB Lao động- Xã hội định nghĩa về văn phòng có thể được hiểu theo nhiều góc độ khác nhau như sau:

- Nghĩa rộng: Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp trợ giúp cho việc điều hành của ban lãnh đạo một cơ quan, đơn vị Theo quan niệm này thì ở các cơ quan thẩm quyèn chung, cơ quan đơn vị có quy mô lớn thì thành lập văn phòng (ví dụ: Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chính phủ, Văn phòng Tổng Công ty…) còn ở các cơ quan, đơn vị có quy mô nhỏ thì văn phòng là phòng hành chính tổng hợp

- Nghĩa hẹp: Văn phòng là trụ sở làm việc của một cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp đối nội và đối ngoại của cơ quan đơn vị đó

Có thể nêu định nghĩa đầy đủ về văn phòng như sau:

“ Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp cơ quan đơn vị; là nơi thu thập

xử lý cung cấp truyền đạt thông tin trợ giúp cho hoạt động quản lí; là nơi chăm lo dịch vụ hậu cần bảo đảm các điều kiện cho hoạt động của cơ quan đơn vị” [17,06]

Theo TS Nguyễn Hữu Thân (2004), Giáo trình Quản trị Hành chánh văn

phòng có viết nhân viên hành chính văn phòng thông thường sẽ đảm nhận các nhóm

công việc sau đây:

- Lễ tân văn phòng: trả lời điện thoại, đón khách, xử lý thông tin ban đầu

và hướng dẫn khách đến các bộ phận chức năng để giải quyết công việc

- Thư ký hỗ trợ: sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, chuẩn bị trang thiết bị cho các cuộc họp, phỏng vấn, liên hoan,…

- Soạn thảo và lưu trữ văn bản – hồ sơ: soạn thảo các thư từ kinh doanh, dịch văn bản tiếng Anh, tổng hợp và lưu trữ các loại giấy tờ

- Quản lý cơ sở hạ tầng, trang thiết bị: mua sắm các trang thiết bị, văn phòng phẩm cho công ty, thực hiện đặt báo chí, thực phẩm phục vụ cho nhu cầu của các nhân viên, kiểm kê đảm bảo số lượng và chất lượng cơ sở vật chất trong văn phòng, thay mới, bổ sung nếu cần thiết

- Duy trì môi trường làm việc: chăm sóc sức khỏe cho cán bộ nhân viên,

tổ chức khám sức khỏe định kỳ Đôi khi chính nhân viên hành chính sẽ là người đứng ra giải quyết các mâu thuẫn giữa các cá nhân, dung hòa các mối quan hệ vì lợi ích chung của công ty

- Hỗ trợ các vấn đề pháp lý: tư vấn các vấn đề liên quan đến giấy tờ, pháp

lý, hỗ trợ cho các lãnh đạo quản lý chương trình, kế hoạch công tác của công ty [31,15]

Như vậy, nhân viên văn phòng là người chịu trách nhiệm thực thi các đầu

việc cụ thể trong phòng ban hành chính như thi hành cách công việc nằm trong kế hoạch lớn của mục tiêu kinh doanh chung (lễ tân, hậu cần tổ chức sự kiện, hội thảo, họp, gặp đối tác,…), theo dõi chế độ phúc lợi của nhân viên và các công việc khác (quản lý thiết bị, văn phòng phẩm, đặt lịch hẹn,…)

Theo Giáo trình Quản trị hành chánh văn phòng (2004) của TS Nguyễn

Hữu Thân, nếu hiểu công tác văn phòng theo quan điểm hệ thống thì:

- Ở đầu vào, công tác văn phòng bao gồm các hoạt động trợ giúp lãnh đạo,

tổ chức, quản lý, sử dụng toàn bộ hoạt động thông tin về kinh tế, chính trị, xã hội, hành chính, môi trường theo các phương án sử dụng khác nhau nhằm thu được kết quả tối ưu trong từng hoạt động của cơ quan, tổ chức

- Ở đầu ra, công tác văn phòng là những hoạt động phân phối, truyền tải, thu

và xử lý thông tin phản hồi trong nội bộ và bên ngoài cơ quan, tổ chức theo yêu cầu của lãnh đạo [31,12]

Vậy công tác văn phòng là một chỉnh thể gồm việc tổ chức, quản lý và sử dụng

thông tin, dữ liệu để duy trì hoạt động của một cơ quan, tổ chức nhằm đạt được kết

quả mong muốn

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng

1.2.2.1 Chức năng của văn phòng

Trong các cách tiếp cận về văn phòng, hiện có những quan niệm khác nhau

về chức năng của văn phòng Cụ thể như:

- Có quan điểm cho rằng, văn phòng chỉ có chức năng hậu cần, văn phòng không có chức năng tham mưu tổng hợp, vì công tác tham mưu tổng hợp thuộc các

bộ phận chuyên môn;

- Văn phòng có chức năng tham mưu tổng hợp;

- Văn phòng có chức năng thu thập xử lí thông tin;

Theo ThS Nguyễn Thành Độ viết trong Giáo trình Quản trị văn phòng

(2005), văn phòng có 2 chức năng cơ bản như sau:

❖ Chức năng tham mưu tổng hợp

Chức năng tham mưu tổng hợp của văn phòng là một trong những chức năng quan trọng nhất góp phần vào công cuộc cải cách hành chính, nâng cao hiệu quả

và chất lượng quản lý, lãnh đạo

Cần hiểu chức năng này của văn phòng là tham mưu, nhưng là tham mưu mang tính tổng hợp, giúp người lãnh đạo điều hành, quản lý chung mọi hoạt động, mọi đơn vị tổ chức trong cơ quan làm cho mọi hoạt động của cơ quan được trôi chảy, hiệu quả nhất; còn công tác tham mưu tổng hợp đối với các đơn vị khác trong

cơ quan là tham mưu chuyên sâu trong lĩnh vực

Tham mưu là một hoạt động cần thiết cho công tác quản lý Người quản lý phải quán xuyến mọi đối tượng trong đơn vị và kết nối được các hoạt động của họ một cách nhịp nhàng, khoa học Muốn vậy đòi hỏi người quản lý phải tinh thông nhiều lĩnh vực, phải có mặt ở mọi lúc, mọi nơi, phải quyết định chính xác kịp thời mọi vấn đề… Điều đó vượt quá khả năng hiện thực của các nhà quản lý Do đó, đòi hỏi phải có một lực lượng trợ giúp các nhà quản lý trước hết là công tác tham mưu tổng hợp

Tham mưu tổng hợp là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm nhữg quyết định tối ưu cho quá trình quản lý để đạt kết quả cao nhất Chủ thể làm công tác tham mưu trong cơ quan đơn vị có thể là cá nhân hay tập thể tồn tại độc lập tương đối với chủ thể quản lý Trong thực tế, các cơ quan, đơn vị thường đặt bộ phận tham mưu tại văn phòng để giúp cho công tác này được thuận lợi Để có ý kiến tham mưu, văn phòng phải tổng hợp các thông tin bên trong và bên ngoài, phân tích, quản lý sử dụng các thông tin đó theo những nguyên tắc trình tự nhất định

Như vậy văn phòng vừa là nơi thực hiện công tác tham mưu vừa là nơi thu thập, tiếp nhận, tổng hợp các ý kiến của các bộ phận khác cung cấp cho lãnh đạo,

cơ quan đơn vị

❖ Chức năng hậu cần

Văn phòng là bộ phận đảm bảo điều kiện vật chất- kỹ thuật cho hoạt động của cơ quan với nhiều công việc như: bố trị, sắp xếp nơi làm việc; mua sắm trang

thiết bị; quản lý tài sản; chăm lo về phương tiện, an ninh cho cơ quan… để mọi hoạt động trong công việc có hiệu quả Đó là chức năng hậu cần của văn phòng

Quy mô và đặc điểm của các phương tiệ vật chất nêu trên sẽ phụ thuộc vào đặc điểm và quy mô hoạt động của cơ quan, đơn vị Chi phí thấp nhất với hiệu quả cao nhất là phương châm hoạt động của công tác văn phòng

Tóm lại, văn phòng là đầu mối giúp việc cho lãnh đạo thông qua hai chức năng quan trọng trên đây Các chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sung cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan phải tồn tại văn phòng ở mỗi cơ quan, đơn vị

1.2.2.2 Nhiệm vụ của văn phòng

Tuỳ theo đặc điểm về lĩnh vực hoạt động, quy mô của mỗi cơ quan đơn vị

mà văn phòng sẽ được giao những nhiệm vụ khác nhau Trong giáo trình Quản trị

văn phòng (2005) của ThS Nguyễn Thành Độ, NXB Trường Đại học Kinh tế Quốc

dân có đề cập, các nhiệm vụ của văn phòng bao gồm:

Xây dựng chương trình kế hoạch và tổ chức thực hiện chương trình kế hoạch công tác: Văn phòng xây dựng công tác hàng năm, quý tháng, tuần và

thường xuyên theo dõi việc thực hiện chương trình kế hoạch công tác đó Đồng thời văn phòng cũng phải trực tiếp xây dựng chương trình kế hoạch, lịch công tác của lãnh đạo, giúp lãnh đạo triển khai thực hiện Văn phòng là bộ phận tổng hợp các chương trình kế hoạch đó để tạo thành hệ thống nhất hoàn chỉnh ăn khớp để đạt mục tiêu chung

Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan đơn vị: Để

cơ quan, tổ chức, đơn vị hoạt động đúng trong khuôn khổ pháp luật, thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn nhất thiết cơ quan, tổ chức đơn vị đó phải có những quy định quy ước bắt buộc phải tuân thủ trong hoạt động thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và xử sự trước mọi mối quan hệ để giải quyết công việc Những quy chế này khiến cho hoạt động của cơ quan có tổ chức và kỷ luật Đây là nhiệm vụ đầu tiên khi tổ chức bắt đầu đi vào hoạt động

Thu thập xử lý, cung cấp, quản lý thông tin: Thông tin là công cụ, là

phương tiện, đồng thời cũng là sản phẩm của quá trình quản lý Về bản chất, hoạt động quản lý là quá trình làm việc với thông tin Văn phòng đảm bảo việc thu thập chuyển phát tất cả thông tin đến- đi, phân loại là xử lý thông tin kịp thời, chính xác Văn phòng tổng hợp báo cáo tình hình hoạt động của các đơn vị trong cơ quan, đề xuất kiến nghị các biện pháp phục vụ sự chỉ đạo điều hành của thủ trưởng

Thực hiện công tác văn thư lưu trữ: Khi các cơ quan, tổ chức được thành

lập, công tác văn thư, lưu trữ sẽ tất yếu được hình thành vì đó là “huyết mạch” trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý, điều hành công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiép tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan,

Tổ chức công tác hội họp, lễ tân trong cơ quan tổ chức: Tổ chức hội họp, hội nghị

là một hoạt động không thể thiếu của các cơ quan, tổ chức Hội họp là hình thức để thu thập truyền đạt thông tin và đảm bảo cho thông tin được lưu chuyển thông suốt

Lễ tân hành chính là một nội dung tác nghiệp rất quan trọng, giúp cho việc mở rộng, củng cố, thúc đẩy việc giải quyết các mối quan hệ có liên quan đến chức năng quản lý của mỗi cơ quan, tổ chức

Tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo: Giúp lãnh đạo duy trì, phát triển

mối quan hệ với cơ quan ngành và địa phương Chuẩn bị các yếu tố đảm bảo cho

sự thành công của chuyến đi như: các tài liệu phục vụ chuyến đi, nơi ăn ở, phương tiện đi lại, kinh phí và một số yếu tố khác

Bảo đảm cơ sở vật chất cho hoạt động của cơ quan như kinh phí hoạt động,

các trang thiết bị làm việc: quy mô và yêu cầu cụ thể về điều kiện vật chất tuỳ thuộc

vào đặc điểm tình hình của cơ quan đơn vị tổ chức Văn phòng lập kế hoạch về nhu cầu, dự trù kinh phí hoạt động, tổ chức mua sắm các trang thiết bị, quản lý sử dụng

cơ sở vật chất đó để nâng cao hiệu quả văn phòng

1.2.3 Vai trò của văn phòng trong hoạt động của doanh nghiệp

Văn phòng là trung tâm hỗ trợ cho việc hoàn thành các chức năng chính của công ty do các phòng, ban, bộ phận khác đảm nhiệm Văn phòng giữ một vai trò then chốt có ảnh hưởng to lớn đến hiệu quả và chất lượng hoạt động của doanh nghiệp Nói cách khác, văn phòng vừa là bộ phận đầu não vừa là bộ mặt của cơ quan; là nơi thu nhận và phát ra những lượng thông tin kịp thời nhất cho lãnh đạo

xử lý; đảm bảo tốt các công việc hậu cần để hoạt động của doanh nghiệp được trôi chảy và đạt hiệu quả cao

❖ Văn phòng là trung tâm thực hiện quá trình quản lý điều hành

Các quyết định, chỉ đạo của thủ trưởng đều phải thông qua văn phòng chuyển giao đến các phòng ban đơn vị Văn phòng có trách nhiệm đôn đốc nhắc nhở việc thực hiện các quyết định và sự chỉ đạo của Lãnh đạo cơ quan Nếu văn phòng không làm việc thì mọi hoạt động của doanh nghiệp sẽ bị trì trệ

❖ Văn phòng là nơi tiếp nhận các mối quan hệ, đặc biệt là quan hệ đối ngoại

Văn phòng được coi là “cổng gác thông tin” của cơ quan, doanh nghiệp Bởi

vì mọi thông tin đến hay đi đều phải thông qua bộ phận văn phòng Từ những nguồn thông tin tiếp nhận được văn phòng sẽ phân loại theo những kênh thíhc hợp để chuyển phát hoặc lưu trữ Đây là hoạt động vô cùng quan trọng Nó quyết định đế

sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp

❖ Văn phòng là bộ máy làm việc của các nhà lãnh đạo

Văn phòng là bộ máy giúp việc cho thủ trưởng Mọi công việc của văn phòng đều nhằm thực hiện các mục tiêu của nhà quản lý như việc soạn thảo và văn bản; tham mưu, tổng hợp đưa ra các đề xuất phương án xây dựng các kế hoạch triển khai Ngoài ra, Văn phòng còn là nơi trung chuyển mọi công việc của các cá nhân, phòng ban tới thủ trưởng

❖ Văn phòng có vai trò đảm bảo hậu cần trong doanh nghiệp

Theo từ điển bách khoa Việt Nam (2005), “Hậu cần là việc đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị, kỹ thuật, y tế, môi trường và những yếu tố khác phục vụ hoạt động của cơ quan tổ chức” Việc quan tâm tới môi trường làm việc, tổ chức mua sắm và kiểm tra trang thiết bị, phương tiện làm việc trong Công ty là nhiệm

vụ của Văn phòng Văn phòng quản lý, sắp xếp môi trường làm việc văn minh, cung cấp đầy đủ trang thiết bị cần thiết cho người lao động để họ có tinh thần làm việc thoải mái đạt hiệu quả cao

Văn phòng là bộ phận thực hiện các công tác tạo động lực làm việc cho người lao động như: Tổ chức team-building gắn kết các thành viên trong doanh nghiệp;

Tổ chức nghỉ mát, về nguồn cho người lao động để họ có nhiều kỷ niệm và muốn cống hiến lâu dài với doanh nghiệp Ngoài ra, Văn phòng còn là bộ phận tổ chức các cuộc họp, đối thoại hội nghị trong đó có Hội nghị người lao động hay các buổi toạ đàm về chuyên môn công việc để lắng nghe ý kiến của nhân viên Từ đó Văn phòng tổng hợp lại cho Ban Lãnh đạo để đưa ra những chính sách tốt tạo động lực làm việc cho người lao động

Văn phòng xây dựng nội quy, quy chế và giám sát người lao động thực hiện Ngoài ra, Văn phòng là bộ phận triển khai nội dung Văn hoá Doanh nghiệp để giúp cho người lao động cảm thấy tự tin, thoải mái khi làm việc tại cơ quan Có thể nói, vai trò đảm bảo hậu cần trong doanh nghiệp của Văn phòng là vai trò rất quan trọng, nó tác động nhiều tới công tác tạo động lực làm việc cho người lao động

❖ Văn phòng tạo điều kiện cho nhân viên phát huy khả năng của mình

Không còn là những bức tường khô khan, văn phòng làm việc của những công ty, tập đoàn lớn đã thực sự trở thành những tác phẩm nghệ thuật, xứng đáng

là niềm mơ ước của bất cứ một nhân viên nào Trong một không gian mở và cực

kỳ thoải mái như vậy, các nhân viên của họ tha hồ thoả sức sáng tạo để hoàn thành công việc của mình

Ngoài chức năng là một nơi làm việc, văn phòng còn được xem như là ngôi nhà thứ hai của tất cả mọi người trong công ty, điều đó cho thấy sự gắn kết giữa nhân viên và công ty là rất lớn

Vì vậy, những công ty lớn, nhất là các công ty đa quốc gia đều cố gắng để tạo ra một môi trường làm việc thân thiện, tạo cảm giác gắn bó giữa tất cả mọi người để xây dựng một tập thể đoàn kết, cùng chung sức cho mục tiêu của tổ chức

❖ Văn phòng là bộ mặt của doanh nghiệp, góp phần tạo dựng thương hiệu

Văn phòng làm việc còn đóng một vai trò hết sức quan trọng, là bộ mặt của

cả công ty Khi khách hàng hay đối tác đến tham quan, làm việc, điều gây ấn tượng đầu tiên và sâu sắc nhất với họ chính là văn phòng làm việc của công ty Nói một cách khác, văn phòng làm việc phải thể hiện được phong cách và cá tính của công

ty, góp phần quan trọng giúp khách hàng và đối tác ghi nhớ thương hiệu của công

ty

Cùng với các yếu tố khác: Tên thương hiệu, logo, name card, website…, văn phòng làm việc là một yếu tố rất quan trọng trong hệ thống nhận diện thương hiệu của một tổ chức Vì vậy việc thiết kế, trang trí và sử dụng nội thất văn phòng đều phải tuân theo những quy tắc nhất định nhằm tạo ra một hệ thống nhận diện thương hiệu chặt chẽ và xuyên suốt

Đồng thời, văn phòng làm việc sẽ thể hiện được phong cách và cá tính của doanh nghiệp, để trở thành một nét văn hóa đặc sắc mang đậm bản chất của doanh nghiệp đó

1.3 Sự cần thiết trong việc xây dựng chính sách tạo động lực làm việc cho nhân viên văn phòng

Tạo động lực là một phần quan trọng trong việc quản lý hiệu suất làm việc Thực tế này đóng vai trò chính trong quản lý hiệu quả làm việc mà các nhà quản lý luôn quan tâm Nhân viên phải hiểu được mục tiêu và tầm quan trọng của hiệu suất công việc, đồng thời cũng phải có động lực để theo đuổi mục tiêu đó

Tạo động lực cho nhân viên văn phòng là một hoạt động có ý nghĩa quan trọng trong công tác quản lý Nó không những giúp cho các nhân viên văn phòng tăng thu nhập, cải thiện điều kiện làm việc, điều kiện sống mà nó còn giúp nhân viên văn phòng có thái độ tích cực, hoàn thiện bản thân trong công việc và tạo cơ hội thuận lợi cho họ tham gia vào các hoạt động xã hội

Đối với nhân viên văn phòng thì việc xây dựng chính sách tạo động lực làm việc giúp họ có tâm lý tốt, thúc đẩy tinh thần làm việc Ngoài ra, khi có động lực làm việc nhân viên văn phòng sẽ nỗ lực học hỏi, trau dồi kinh nghiệm để nâng cao kiến thức hoàn thiện bản thân mình

Đối với doanh nghiệp, xây dựng chính sách tạo động lực làm việc cho nhân viên văn phòng sẽ ảnh hưởng tói hành vi của họ, nó có thể định hướng, điều chỉnh hành vi của cá nhân theo hướng tích cực cụ thể:

- Tạo sự gắn kết giữa nhân viên văn phòng và doanh nghiệp, giữ được nhân viên giỏi, giảm được tỉ lệ lao động nghỉ việc Khi nhân viên có động lực làm việc thì họ sẽ có xu hướng muốn làm việc ổn định, duy trì tại doanh nghiệp

- Tăng mức độ thoả mãn, niềm tin, sự gắn bó và tận tuỵ của nhân viên với doanh nghiệp Nhân viên văn phòng khi được thoả mãn những nhu cầu về vật chất

và tinh thần thì họ sẽ tin tưởng vào doanh nghiệp, nỗ lực làm việc để có thể thoả mãn những nhu cầu cao hơn

- Giảm thời gian, chi phí tuyển và đào tạo nhân viên mới Chi phí tuyển dụng

và đào tạo nhân viên sẽ làm gia tăng chi phí cho nguồn nhân lực, các doanh nghiệp đều tìm cách giảm đến mức tối đa chi phí này

- Tăng năng suất lao động, chất lượng công việc, là nền tảng để tăng doanh thu, cải thiện lợi nhuận Doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp phụ thuộc phần lớn vào năng suất lao động, chất lượng công việc của các nhân viên Ngoài ra, nó chịu ảnh hưởng của nhiều yếu tố, trong đó tạo động lực làm việc là một yếu tố cơ bản, nhất là trong thời điểm kinh tế gặp nhiều khó khăn như hiện nay

- Là cơ sở để doanh nghiệp phát triển bền vững Yếu tố con người là yếu tố mang tính quyết định đối với sự thành bài của một doanh nghiệp Vì thế, các chính sách tạo động lực làm việc cho nhân viên văn phòng cũng mang tính quyết định trong sự phát triển của doanh nghiệp, thông qua sự gia tăng ổn định của doanh thu

và lợi nhuận Đây cũng chính là thước đo hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực của doanh nghiệp

Như vậy, việc xây dựng chính sách tạo động lực làm việc cho nhân viên nói chung và nhân viên văn phòng nói riêng không những có tính quyết định trong việc đạt hiệu quả sản xuất kinh doanh cao, mà còn là cơ sở cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp

1.4 Các chính sách tạo động lực cho nhân viên văn phòng

Chính sách tạo động lực làm việc cho nhân viên văn phòng là tổng thể các quan điểm, mục tiêu, giải pháp và công cụ mà nhà quản lý sử dụng đối với nhân viên văn phòng nhằm tạo ra động lực làm việc, kích thích họ làm việc một cách tự giác, nhiệt tình, có kết quả và hiệu quả cao, qua đó góp phần vào việc thực hiện nhiệm vụ chung của doanh nghiệp Chính sách tạo động lực được áp dụng tốt nhất

là tạo ra một hệ thống khen thưởng dựa trên các khuyến khích và các tiêu chuẩn hoá với sự thực hiện công việc và người lao động

Mục tiêu của chính sách tạo động lực làm việc cho nhân viên văn phòng về

cơ bản là nhằm thúc đẩy họ hành động một cách tích cực, có năng suất, chất lượng

và hiệu quả, có khả năng sáng tạo cao nhất trong tiềm năng của họ để thực hiện công việc nhằm đóng góp vào kết quả và hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Khi xây dựng một chính sách tạo động lực làm việc đòi hỏi phải có tính khách quan, khoa học, tính ổn định, tính hiệu quả Tính khách quan khoa học là

tiêu chuẩn xuyên suốt quá trình phân tích đánh giá lựa chọn vấn đề chính sách cũng như mục tiêu, giải pháp và phương án chính sách Nhờ có cơ sở khách quan khoa học nên các chính sách có hiệu quả cao, đạt được sự công bằng, khắc phục được các thành kiến cá nhân và có tính khả thi cao Tính ổn định của chính sách là những quy định được tồn tại một cách lâu dài không thể thay đổi nhanh chóng Và tính hiệu quả của chính sách phụ thuộc vào thời gian tồn tại của chính sách vì cần phải

có thời gian, thực tế áp dụng mới có thể thấy được chính sách hợp lý, với doanh nghiệp, tổ chức [18,42]

Có nhiều chính sách tạo động lực làm việc cho nhân viên văn phòng tuy nhiên có thể phân ra làm hai nhóm là: Chính sách vật chất và chính sách phi vật chất

1.4.1 Chính sách vật chất

Chính sách vật chất nhằm là các chính sách dựa trên nhóm động cơ lợi tích vật chất của người lao động cụ thể là nhân viên văn phòng, được sử dụng phổ biến và có tác động mạnh mẽ tới động lực làm việc cho nhân viên văn phòng trong doanh nghiệp Chính sách vật chất nhằm tạo động lực cho nhân viên văn phòng qua các công cụ tài chính như: Lương, phụ cấp, trợ cấp, cổ phần, phúc lợi

Tiền lương là theo Tổ chức Lao động Quốc tế (ILO): “Tiền lương là sự trả

công hoặc thu nhập bất luận tên gọi hay cách tính thế nào, mà có thể biểu hiện bằng tiền hoặc ấn định bằng thoả thuận giữa người sử dụng lao động và người lao động, hoặc bằng luật pháp, pháp quy quốc gia, do người sử dụng lao động phải trả cho người lao động theo một hợp đồng lao động được viết ra hay bằng miệng, cho một công việc đã thực hiện hay sẽ phải thực hiện, hoặc cho những dịch vụ đã làm hay

sẽ phải làm” [3,34]

Ở Việt Nam, theo quan điểm cải cách tiền lương năm 1993, “Tiền lương là giá cả sức lao động được hình thành qua thoả thuận giữa những người sử dụng lao động và người lao động phù hợp với quan hệ cung cầu sức lao động trong nền kinh

tế thị trường” [1,03] Chính vì vậy, tiền lương có một vai trò hết sức quan trọng không chỉ đối với tất cả những người lao động mà còn đối với mọi doanh nghiệp

Các hình thức trả lương: Trả lương theo thời gian, trả lương theo sản phẩm và trả lương hỗn hợp

Tổ chức công tác tiền lương và chế độ trả lương hợp lý, công bằng sẽ tạo ra hoà khí cởi mở giữa những người lao động, hình thành khối đoàn kết thống nhất, trên dưới một lòng, một ý chí vì sự nghiệp phát triển và vì lợi ích của bản thân họ Chính vì vậy mà người lao động tích cực làm việc bằng cả nhiệt tình, hăng say và

có quyền tự hào vì mức lương họ đạt được Hoặc khi công tác tổ chức tiền lương trong doanh nghiệp thiếu tính công bằng và hợp lý thì không những hiệu quả công việc không được đảm bảo nó sẽ sinh ra mâu thuẫn nội bộ rất gây gắt giữa những người lao động với nhau

Một ví dụ cụ thể trong các doanh nghiệp nhà nước đó là mức lương quá thấp, không đủ trang trải chi phí sinh hoạt thường nhật, vì vậy xuất hiện tình trạng rất phổ biến cho các nhân viên đó là “chân ngoài dài hơn chân trong”, họ phần lớn không quan tâm đến hiệu quả công việc của doanh nghiệp mình mà chỉ lao vào kiếm tiền ở bên ngoài Đặc biệt, thời gian gần đây hiện tượng “chảy máu chất xám”

đã được “kêu cứu” ở rất nhiều tỉnh, thành trên cả nước do việc cán bộ trong cơ quan nhà nước bỏ ra ngoài làm cho tư nhân, các công ty liên doanh có nguồn thu nhập cao hơn rất nhiều so với làm nhà nước… Vì vậy rõ ràng ta thấy rằng lương đóng vai trò rất quan trọng trong việc tạo động lực cho người lao động

Phụ cấp: là khoản tiền mà doanh nghiệp hỗ trợ người lao động do việc họ

đã nhận thêm trách nhiệm hoặc do họ phải làm việc trong những điều kiện ít an toàn, khó khăn hay không ổn định Phụ cấp là để bổ sung cho lương cơ bản, bù đắp thêm cho người lao động và tạo ra sự cân bằng giữa những người trong công ty, góp phần phục vụ hoàn thành công việc một cách tốt nhất Trên thực tế, có rất nhiều hình thức phụ cấp như: phụ cấp trách nhiệm công việc, phụ cấp độc hại nguy hiểm, phụ cấp khu vực phụ cấp lưu động Trên cơ sở định nghĩa như vậy chúng ta thấy được phụ cấp có hai tác dụng chính:

Nâng cao thu nhập: các khoản trợ cấp thêm cho người lao động sẽ giúp cho người lao động có thêm thu nhập, bù đắp cho những trách nhiệm nặng nề hơn mà

họ lại phải làm Ngoài ra trợ cấp có tác dụng kích thích tinh thần đối với người lao