Nghiên cứu hệ thống lưu trữ và tra cứu thông tin phục vụ người dùng tin tại thư viện quốc gia việt nam

Trước yêu cầu thực tiễn đó, Thư viện Quốc gia Việt Nam đã xác định cho mình nh ng bước đi đúng đ n và không ngừng nâng cao, hoàn thiện đổi mới cách tổ chức hợp l nhằm đáp ứng nhanh chóng

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

KHOA QUẢN LÝ XÃ HỘI

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

NGHIÊN CỨU HỆ THỐNG LƯU TRỮ VÀ

TRA CỨU THÔNG TIN PHỤC VỤ NGƯỜI DÙNG TIN

TẠI THƯ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM

Khóa luận tốt nghiệp ngành : KHOA HỌC THƯ VIỆN

Người hướng dẫn : THS PH M KIM THANH

Sinh viên thực hiện : L HUỆ ANH

Mã số sinh viên : 1705KHTA001

HÀ NỘI - 2021

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan, đây là công trình nghiên cứu khoa học do em thực

hiện và không sao chép bất cứ nghiên cứu khoa học nào cùng đề tài Các số

liệu được sử dụng phân tích trong đề tài hoàn toàn trung thực, chính xác, các

kết quả nghiên cứu có nguồn gốc rõ ràng do em tự tìm hiểu và phân tích một

cách trung thực, khách quan Các phần trích dẫn đã được ghi chú nguồn gốc

rõ ràng Nếu có vi phạm bản quyền hay sao chép không hợp lệ, em xin hoàn

toàn chịu trách nhiệm /

Sinh viên

Lê Huệ Anh

LỜI CẢM ƠN

Với l ng kính trọng và sự biết n sâu s c, em xin gửi tới cô giáo, ThS Phạm Kim Thanh, người đã tận tình hướng dẫn, giúp đ em trong suốt quá trình thực hiện và hoàn thành khóa luận này

Em xin gửi lời cảm n c a mình tới các thầy cô giáo khoa Quản l xã hội – Trường ại học Nội vụ Hà Nội đã dạy d , trang bị kiến thức cho em trong suốt 4 n m học tập và nghiên cứu

Em c ng xin được cảm n các cô chú, anh chị đang công tác tại Thư viện Quốc gia Việt Nam đã nhiệt tình giúp đ em trong quá trình thực hiện đề tài này

Em xin cảm n gia đình và bạn b luôn động viên, khuyến khích để em có thể hoàn thành khóa luận và có được kết quả như ngày hôm nay

Với vốn kiến thức và khả n ng có hạn nên khóa luận không tránh kh i

nh ng thiếu sót về nội dung c ng như hình thức trình bày Em rất mong nhận được

sự ch bảo, góp c a thầy cô và các bạn để khóa luận được hoàn thiện h n

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

TVQGVN Thư viện Quốc gia Việt Nam

TCTT Tra cứu thông tin

NCT Nhu cầu tin

NVTV Nhân viên thư viện

CSDL C sở d liệu

VTL Vốn tài liệu

CNTT Công nghệ thông tin

ISBD Quy t c mô tả thư mục theo

tiêu chuẩn quốc tế

International standard bibliographic description

AACR2 Quy t c biên mục Anh – Mỹ

2 có ch nh l

Anglo-American Cataloguing Rules 2 Revision

MARC21 Khổ mẫu biên mục đọc máy

MARC

Machine Readable Cataloguing

BBK Phân loại thư viện thư mục Bibliotechno

Bibliograficheskaja Klassifikacija UDC ảng phân loại thập phân

bách khoa

Classification

DDC 23 Khung phân loại thập phân

Dewey ấn bản 23

Dewey Decimal Classification version 23

System Integrated/ Set of Information System)

IFLA Liên đoàn Quốc tế các Hội

và C quan Thư viện

The International Federation of Library Associations and Institutions

PDF ịnh dạng tài liệu di động Portable Document Format

Group TIFF ịnh dạng tệp hình ảnh được

g n thẻ

Tagged Image File Format

MPEG Nhóm các chuyên gia hình

ảnh động

Moving Picture Experts Group

OCR Nhận dạng k tự quang học Optical Character Recognition

DANH S CH C C BẢNG BIỂU ĐỒ

Biểu đồ 2 Thống kê CSDL theo số trang tài liệu 32

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

DANH MỤC C C TỪ VIẾT TẮT

DANH S CH C C BẢNG BIỂU ĐỒ

MỞ ĐẦU 1

Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Tình hình nghiên cứu 2

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3

4 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 3

5 Phương pháp nghiên cứu 3

6 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 4

7 Giả thuyết nghiên cứu 4

8 Bố cục của đề tài 5

NỘI DUNG 6

CHƯƠNG LÝ THUYẾT CHUNG VỀ HỆ THỐNG LƯU TRỮ - TRA CỨU THÔNG TIN TRONG THƯ VIỆN VÀ KH I QU T VỀ THƯ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM 6

Khái quát về Thư viện Quốc gia Việt Nam 6

1.1.1 Sự hình thành và phát triển 6

1.1.2 Đặc điểm người dùng tin 9

1.1.3 Đặc điểm vốn tài liệu 11

1.2 Lý thuyết chung về hệ thống lưu trữ - tra cứu thông tin trong thư viện 12

1.2.1 Khái niệm, nguyên tắc lưu trữ thông tin 12

1 2 1 1 Khái niệm lưu tr thông tin 12

1 2 1 2 Chức n ng c a hệ thống lưu tr 14

1 2 1 3 Nguyên t c c a hệ thống lưu tr thông tin 15

1.2.2 Nguyên tắc c hệ thống tr c u thông tin 17

1 2 2 1 Nguyên t c chung c a hệ thống tra cứu thông tin 17

1 2 2 2 Vai tr c a hệ thống tra cứu 18

1.2.3 Các loại hệ thống lưu trữ - tr c u thông tin trong thư viện hiện nay 19 Tiểu kết chương 21

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG HỆ THỐNG LƯU TRỮ VÀ TRA CỨU

THÔNG TIN TẠI THƯ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM 22

2 Hệ thống lưu trữ thông tin – tra cứu thông tin tại thư viện 22

2.1.1 Lưu trữ thông tin 22

2 1 1 1 Thực tiễn quá trình xây dựng hệ thống lưu tr thông tin truyền thống tại thư viện 22

2.1.1.2 Thực tiễn quá trình xây dựng hệ thống lưu tr thông tin hiện đại tại thư viện 23

2.1.2 ệ thống tr c u thông tin 33

2 1 2 1 Hệ thống tra cứu thông tin truyền thống 33

2 1 2 2 Hệ thống tra cứu thông tin hiện đại 36

2.2 Đánh giá chất lượng hệ thống lưu trữ và tra cứu thông tin tại Thư viện Quốc gia Việt Nam 49

2.2.1 Ưu điểm 49

2.2.2 ạn chế và nguyên nhân hạn chế 51

Tiểu kết chương 2 52

CHƯƠNG 3 C C GIẢI PH P NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG HỆ THỐNG LƯU TRỮ VÀ TRA CỨU THÔNG TIN TẠI THƯ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM 53

3 Hoàn thiện hệ thống tra cứu hiện đại 53

3.2 Hoàn thiện hệ thống phần mềm 54

3.3.Hoàn thiện và phát triển B Từ kh a 56

3.4 Ch tr ng b sung nguồn tài liệu số h a toàn v n 57

3.5 Đảm bảo an toàn cho dữ liệu số 58

3.6 T ng cư ng kinh phí h trợ của nhà nư c 59

Tiểu kết chương 3 60

KẾT LUẬN 61

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 63

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Ngày nay, công nghệ thông tin và truyền thông phát triển nhanh chóng đã tác động mạnh mẽ đến mọi lĩnh vực c a đời sống kinh tế - xã hội nói chung và trong lĩnh vực thông tin thư viện nói riêng Sự tác động này đã dẫn đến hiện tượng “bùng nổ” thông tin và gia t ng nhu cầu tin trong xã hội Việc đảm bảo thông tin đầy đ , phù hợp, kịp thời và hiệu quả trở thành một trong nh ng nhiệm

vụ quan trọng hàng đầu c a m i thư viện và c quan thông tin Do vậy, vấn đề quan trọng được đ t ra đối với m i thư viện và c quan thông tin là phải tổ chức được nh ng phư ng tiện tra cứu thông tin có hiệu quả giúp cho việc khai thác thông tin, tra tìm tài liệu c a người dùng tin được tiến hành một cách nhanh chóng, dễ dàng và có tiện lợi nhất Việc tổ chức các phư ng tiện tra cứu tin c a các thư viện và c quan thông tin chính là cầu nối để bạn đọc tiếp cận tới nguồn thông tin có trong thư viện, là công cụ phổ biến để tìm kiếm thông tin

Trước yêu cầu thực tiễn đó, Thư viện Quốc gia Việt Nam đã xác định cho mình nh ng bước đi đúng đ n và không ngừng nâng cao, hoàn thiện đổi mới cách tổ chức hợp l nhằm đáp ứng nhanh chóng, kịp thời và đầy đ nhu cầu tin

c a bạn đọc ể đáp ứng tốt h n việc khai thác thông tin tư liệu c a bạn đọc thì một trong nh ng vấn đề quan trọng cần quan tâm trong hoạt động thông tin thư viện là hoạt động tra cứu, được thể hiện rõ nét qua bộ máy tra cứu tin ộ máy tra cứu gi vai tr đ c biệt quan trọng, là cầu nối gi a bạn đọc và nguồn tin,

là công cụ phục vụ đ c lực cho nhân viên thư viện và bạn đọc Hiện nay, ộ máy tra cứu tin tại Thư viện Quốc gia Việt Nam đã phần nào đáp ứng được các yêu cầu tra cứu tin, h trợ cho người dùng tin tiếp cận nhanh tới nguồn tin, góp phần thúc đẩy công tác nghiên cứu khoa học, giải trí và học tập c a

các độc giả cả nước Từ nh ng l do trên, tôi đã lựa chọn đề tài: “Nghiên c u

hệ thống lưu trữ và tr c u thông tin phục vụ người dùng tin tại Thư viện Quốc gi Việt N m” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp chuyên ngành Khoa học

thư viện c a mình

2 Tình hình nghiên cứu

Thư viện Quốc gia Việt Nam là thư viện khoa học tổng hợp lớn nhất ở nước ta, c ng là một trong nh ng thư viện có hoạt động chuyên môn nghiệp vụ phát triển Vì vậy từ trước đến nay đã có rất nhiều đề tài khóa luận c ng như luận v n thạc sĩ thực hiện nghiên cứu về hoạt động thông tin – thư viện tại Thư viện Quốc gia Việt Nam

ộ máy tra cứu tin là một công cụ không thể thiếu trong hoạt động thông tin – thư viện ề tài về vấn đề này đã có một số bài nghiên cứu khoa học nghiên cứu và khảo sát tại các c quan, trung tâm thông tin thư viện, như:

- Khóa luận tốt nghiệp ngành Thông tin – Thư viện: “Tìm hiểu bộ máy tra cứu tin và công tác phục vụ bạn đọc c a Thư viện Trường ại học Sư phạm Hà Nội 2” 2 3 c a tác giả Nguyễn Thị Minh Hiền, trường ại học Khoa học Xã hội và Nhân v n – ại học Quốc gia Hà Nội

- Khóa luận tốt nghiệp ngành Thông tin – Thư viện: “Tìm hiểu bộ máy tra cứu tin tại ại học Quốc gia Hà Nội” 2 8 c a tác giả Lư ng Thị Minh Hạnh, trường ại học Khoa học Xã hội và Nhân v n – ại học Quốc gia Hà Nội

- Luận v n cao học ngành Khoa học Thư viện: “Nghiên cứu ộ máy Tra cứu tin tại Thư viện t nh Hải Dư ng” 2 7 c a tác giả Nguyễn Thị Minh Nguyệt, trường ại học V n hóa Hà Nội

Trên đây là nh ng đề tài giúp cho tác giả có được nh ng l luận, l thuyết

về ộ máy tra cứu thông tin ở Thư viện Từ đó làm c sở l thuyết, có nh ng hướng để phát triển nghiên cứu đề tài tại Thư viện Quốc gia Việt Nam Ngoài ra

c ng có nh ng đề tài về bộ máy tra cứu tin tại Thư viện Quốc gia Việt Nam được nghiên cứu ở một số khía cạnh, và được nghiên cứu khái quát ở nh ng đề tài khác Nhưng, ở thời điểm hiện tại và gần đây thì đề tài chưa được đề cập đến Trên tinh thần ham tìm hiểu, muốn được khám phá sự thay đổi mới c a Thư viện, sự ứng dụng công nghệ thông tin c ng như muốn tìm hiểu các kết quả mà thư viện đã đạt được, khi mà các hệ thống và phần mềm c a thư viện đã đi vào ổn định, tôi tâm huyết và mong muốn được tiếp tục tìm hiểu sâu h n hệ thống lưu tr và tra cứu thông tin tại

Thư viện Quốc gia Việt Nam Trên c sở đó đề xuất nh ng giải pháp nhằm hoàn thiện và t ng cường chất lượng c a hệ thống lưu tr và tra cứu thông tin đáp ứng nhu cầu tin tại Thư viện trong giai đoạn hiện nay

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

❖ ối tượng nghiên cứu: Hệ thống lưu tr và tra cứu thông tin hiện đại OPAC, CSDL Toàn v n c a TV: CSDL Luận án, CSDL sách ông Dư ng, CSDL báo chí, CSDL sách Hán Nôm

❖ Phạm vi nghiên cứu: Tại Thư viện Quốc gia Việt Nam

❖ Thời gian nghiên cứu: từ tháng 12 n m 2 2 đến tháng 4 n m 2 21

4 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

4.1 Mục đích

Trên c sở nghiên cứu, khảo sát và đánh giá thực trạng Hệ thống lưu tr

và bộ máy tra cứu tin tại Thư viện Quốc gia Việt Nam, từ đó đưa ra nh ng giải pháp, kiến nghị nhằm hoàn thiện hệ thống lưu tr và tra cứu thông tin tại Thư viện Quốc gia Việt Nam

4.2 Nhiệm vụ

ề tài tập trung nghiên cứu các vấn đề:

❖ Nghiên cứu nh ng vấn đề l luận chung về Hệ thống lưu tr và tra cứu thông tin

❖ Khảo sát và đánh giá thực trạng Hệ thống lưu tr và tra cứu thông tin hiện đại OPAC, CSDL Toàn v n c a TV: CSDL Luận án, CSDL sách ông Dư ng, CSDL báo chí, CSDL sách Hán Nôm tại Thư viện Quốc gia Việt Nam

❖ ề xuất nh ng giải pháp thích hợp nhằm hoàn thiện Hệ thống lưu tr và tra cứu thông tin tại Thư viện Quốc gia Việt Nam

5 Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp luận

Khóa luận được thực hiện dựa trên c sở phư ng pháp luận c a ch nghĩa duy vật biện chứng về hệ thống lưu tr và tra cứu thông tin trong c quan thông tin thư viện

Phương pháp cụ thể

❖ Phư ng pháp phân tích, tổng hợp tài liệu;

❖ Phư ng pháp thống kê, so sánh;

❖ Phư ng pháp ph ng vấn;

❖ Khảo sát thực tế tại Thư viện Quốc gia Việt Nam

6 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài

❖ Về l luận: Khóa luận sẽ làm rõ thêm khái niệm về Hệ thống lưu tr và tra cứu thông tin, vai tr c a chúng trong hoạt động Thông tin – Thư viện

❖ Về thực tiễn: Trên c sở khảo sát thực trạng Hệ thống lưu tr và tra cứu thông tin tại Thư viện Quốc gia Việt Nam, đề tài đưa ra nh ng giải pháp cụ thể, phù hợp cho hoạt động tra cứu tin tại Thư viện, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động c a Hệ thống lưu tr và tra cứu thông tin c a Thư viện Quốc gia Việt Nam

7 Giả thuyết nghiên cứu

Hệ thống lưu tr và tra cứu thông tin c a Thư viện Quốc gia Việt Nam đã được quan tâm đầu tư xây dựng nên đã th a mãn được phần lớn nhu cầu tin c a người dùng tin Tuy nhiên ộ máy tra cứu thông tin ở Thư viện luôn cần được cải tiến để đáp ứng nhu cầu ngày càng t ng c a người dùng tin Do đó cần phải

có nh ng kiến nghị để hoàn thiện và nâng cao khả n ng đáp ứng nhu cầu khai thác thông tin c a người dùng tin

NỘI DUNG CHƯƠNG

LÝ THUYẾT CHUNG VỀ HỆ THỐNG LƯU TRỮ - TRA CỨU THÔNG TIN TRONG THƯ VIỆN VÀ KHÁI QUÁT VỀ THƯ VIỆN QUỐC GIA

VIỆT NAM 1.1 Khái quát về Thư viện Quốc gia Việt Nam

Tiền thân c a TVQGVN là Nha lưu tr và Thư viện trung ư ng ông

Dư ng, được thành lập vào ngày 29 tháng 11 n m 1917 do Toàn quyền ông

Dư ng Albert Sarraut k Nghị định lập, trụ sở tại phố orgnis Desbordes ngày nay là 31 phố Tràng Thi, Hà Nội

Sau gần hai n m chuẩn bị, TV mở cửa phục vụ bạn đọc vào ngày 1 tháng

9 n m 1919 Lúc này kho sách c a TV ch có 5 cuốn được tập hợp từ các giáo đoàn ở c Kỳ, báo chí chính thống c a ch nghĩa thực dân chiếm vị trí

ch yếu, ch một ít báo chí tiếng Việt phần lớn là công cụ c a thực dân Pháp và tay sai [8]

Ngày 28 tháng 2 n m 1935, Thư viện trung ư ng ông Dư ng đổi tên thành Thư viện Pierre Pasquier , đây là tên c a một viên Toàn quyền có nhiều đóng góp cho Thư viện Cách mạng tháng Tám thành công, Chính ph lâm thời Việt Nam Dân ch Cộng h a quyết định đổi tên Thư viện thành Quốc gia Thư viện

Tháng 2 n m 1947, Pháp chiếm lại Hà Nội, Thư viện lại được đổi tên thành Thư viện Trung ư ng thuộc Ph cao y Pháp tại Sài G n

N m 1953, Thư viện sát nhập vào Viện ại học Hà Nội và đổi tên là Tổng Thư viện Hà Nội Gi a n m 1954, trước khi rút chạy kh i miền c, thực dân Pháp đã đưa một phần kho sách c a Tổng Thư viện vào Sài G n

Là TV do Pháp xây dựng, nên chức n ng, nhiệm vụ c a Thư viện Trung

ư ng ông Dư ng c ng nhằm mục đích phục vụ cho công tác xâm lược và khai thác thuộc địa c a Pháp Ta tiếp quản Thư viện từ tay Pháp khoảng 8-9 vạn bản, trang thiết bị, điều kiện hoạt động ngh o nàn, khó kh n với số lượng bạn đọc hạn chế [8]

Sau ngày miền c đánh th ng Pháp, ngày 29 tháng 6 n m 1957, Th tướng Phạm V n ồng – Th tướng Chính ph nước Việt Nam Dân ch Cộng

h a ra quyết định chính thức thành lập TVQGVN Sự kiện này đã đánh dấu một bước tiến vô cùng quan trọng đối với ngành Thư viện c a Việt Nam

Ngày 28 tháng 11 n m 1958, Thư viện chính thức mang tên Thư viện Quốc gia do ộ trưởng ộ V n hóa quyết định

N m 1962, bộ phận lưu tr công v n tách ra thành Cục lưu tr thuộc Chính ph C ng từ đó Thư viện Quốc gia đã trở thành một c quan ngang Cục, Viện, Vụ trực thuộc ộ V n hóa – Thông tin

N m 1982, TVQGVN được Thư viện Liên hiệp quốc công nhận là Thư viện tàng tr tài liệu Liên hiệp quốc c a khu vực ông Dư ng

N m 1986 là một mốc lịch sử quan trọng đối với TVQGVN, c ng từ đây

mà hoạt động c a TV có nhiều thay đổi đáng kể Có thể nói đây chính là bước phát triển hoàn toàn mới L do có sự thay đổi đ c biệt này là TVQGVN được TVQG Australia t ng một máy vi tính và tổ chức 1 lớp học cho nhân viên thư viện sử dụng Nhờ có phư ng tiện này mà n m 1987, TVQGVN b t đầu tiến hành xây dựng CSDL khác Song song với việc tạo lập CSDL, TVQGVN c ng chuyển nhượng CSDL sách cho các TV tổng hợp các t nh [8]

N m 1993, Thư viện đưa các CSDL ra phục vụ bạn đọc tại ph ng đọc Lần đầu tiên NDT có thể tra cứu tài liệu trên máy tính

N m 1995, TV thành lập Ph ng Máy tính, nay là ph ng Tin học, đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong TVQGVN và trong hệ thống TV công cộng cả nước

Tháng 12 n m 2 1, TV triển khai xây dựng TV điện tử, đẩy mạnh việc ứng dụng CNTT trong hoạt động TV với việc sử dụng phần mềm thư viện điện

tử tích hợp iLib N m 2 6, TVQGVN áp dụng bảng phân loại DDC, ấn bản 14,

áp dụng ở tất cả các bộ phận có liên quan đến công tác phân loại ến n m

2 13, TV áp dụng bảng phân loại DDC23 cho toàn bộ tài liệu mới về TV

N m 2 8, TV chính thức khai trư ng Thư viện điện tử sau 2 n m chuẩn

bị Ngày 5 tháng 12 n m 2 12, TVQGVN chính thức là thành viên Thư viện số Thế giới WDL do UNESCO sáng lập và h trợ

Là thư viện lớn nhất c a cả nước, Thư viện Quốc gia lập quan hệ hợp tác

và trao đổi sách báo, tài liệu với hàng tr m thư viện, c quan tổ chức c a nhiều nước trên thế giới

TVQGVN với bề dày h n 1 n m xây dựng và phát triển, qua nhiều giai đoạn lịch sử, từ Thư viện Trung ư ng đến Thư viện Quốc gia, bao giờ c ng là

TV hàng đầu c a đất nước Cho đến nay, TVQGVN đã xây dựng được hệ thống OPAC với h n 85 nghìn biểu ghi tài liệu gồm nh ng loại như sách đ n, sách tập, luận án luận v n, ấn phẩm âm nhạc, ấn phẩm định kỳ, bài trích, [18]; hệ thống CSDL Toàn v n sách ông Dư ng, sách Hán – Nôm, Luận án Tiến sĩ,

áo chí Ngoài ra, TV c n mua quyền truy cập vào các CSDL nước ngoài như sách điện tử IG Publishing, CSDL Tổng hợp Wilson, CSDL trực tuyến ProQuest, CSDL trực tuyến SAGE Journals ối với CSDL nước ngoài mà TV truy cập, bạn đọc ch có thể sử dụng tại ph ng đọc a phư ng tiện, tầng 2 nhà D

và ph ng đọc dành cho Nhà nghiên cứu và Doanh nhân, tầng 3 nhà D tại Thư viện qua mạng LAN Các CSDL này là một n lực không ngừng ngh c a TVQGVN nhằm đáp ứng, thu hút bạn đọc tới TV

1.1.2 Đặc điểm người dùng tin

NDT là người sử dụng và tiếp nhận thông tin phục vụ mục đích học tập, nghiên cứu, ứng dụng, sản xuất, thư giãn, giải trí, NDT chính là ch thể c a NCT Quan trọng h n, NDT chính là mục tiêu, đối tượng hướng tới c a công tác lưu tr và TCTT tại các c quan TT – TV Do vậy, công tác nghiên cứu NDT để

có thể đưa ra nh ng chiến lược, kế hoạch nhằm nâng cao khả n ng đáp ứng và

th a mãn tối đa NCT cho NDT

NDT dù là cá nhân hay tập thể, là cán bộ lãnh đạo, học sinh, sinh viên hay các nhà khoa học c ng đều cần đến thông tin để phục vụ cho công tác chuyên môn c a mình ồng thời, NDT c ng chính là người tạo ra các thông tin mới về khoa học cho xã hội và nh ng thông tin bổ ích cho các c quan TT – TV trong quá trình hoạt động c a mình, thông qua nhu cầu tin c a họ

Hiện nay, đối tượng dùng tin tại TVQGVN đa dạng về thành phần và trình độ học vấn, bao gồm các cán bộ công tác tại TV và các đối tượng khác như: nh ng nhà nghiên cứu, giáo viên, cán bộ lãnh đạo, quản l , học sinh, sinh viên, cán bộ hưu trí, trong cả nước

Tính đa dạng c a NDT trong TV thể hiện ở sự khác nhau, về nhu cầu thông tin, lứa tuổi nghề nghiệp, c ng như trình độ hiểu biết c a họ Nhu cầu thông tin c a các đối tượng này rất khác nhau, do vậy mà phư ng thức phục vụ bạn đọc c a TV c ng rất đa dạng và phong phú để phù hợp với đ c thù c a từng NDT

NDT tại TVQGVN được chia thành 4 nhóm chính:

hợp Các sản phẩm thông tin có giá trị đã được xử l thường đáp ứng nhu cầu

c a họ như: Tổng luận, bản tin chọn lọc,

- Nhóm NDT là nh ng người nghiên cứu, giảng dạy tại các trường đại học

và viện nghiên cứu, các trung tâm nghiên cứu và phát triển

Nhóm này có t lệ không nhiều trên 2 tổng số NDT , song họ có trình

độ học vấn cao và có khả n ng sử dụng nhiều ngoại ng Thành phần nhóm NDT này khá đa dạng và phong phú Họ c ng chính là người sản sinh ra thông tin mới bởi họ chính là tác giả c a các công trình khoa học, giáo trình, bài giảng,

- Nhóm NDT là nghiên cứu sinh, học viên cao học, thực tập sinh, học sinh, sinh viên các trường đại học, cao đ ng, các viện nghiên cứu

ây là nhóm NDT có số lượng đông đảo nhất trong tổng số NDT tại TVQGVN với t lệ trên 73 Họ là sinh viên thuộc các hệ đào tạo, các chuyên ngành c a các trường cao đ ng, đại học trên cả nước Nhu cầu tin c a

họ rất đa dạng và phong phú nhằm đáp ứng nhu cầu học tập theo các chuyên ngành nhất định

- NDT là nh ng người hoạt động trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh như các nhà doanh nghiệp, công nhân kỹ thuật, nông dân, thợ th công, cán bộ hưu trí,

Do đ c điểm NDT đa dạng và phong phú như trên, nên hàng n m TVQGVN thường tổ chức các lớp bồi dư ng, đào tạo, cung cấp NDT nh ng hiểu biết chung về c chế, tổ chức hoạt động và các loại hình sản phẩm và dịch

vụ c a TV Hướng dẫn NDT để họ biết cách sử dụng các công cụ tra cứu và khai thác các sản phẩm và dịch vụ c a TV một cách có hiệu quả Giúp nâng cao kỹ

n ng khai thác, tìm tin cho NDT, để họ có thể ch động tiếp cận tới nguồn thông tin, tài liệu mà họ cần một cách dễ dàng

1.1.3 Đặc điểm vốn tài liệu

Theo số liệu thống kê n m 2 17, TV có h n 2,5 triệu đ n vị tư liệu và bộ sưu tập số khoảng 8 triệu trang tài liệu do TVQGVN tạo lập với nhiều bộ sưu tập khác nhau Trong vốn di sản v n hiến to lớn đó, có sự góp m t c a các bộ sưu tập tư liệu qu giá từ thế k 17 đến nay, như:

Tài liệu dạng in ấn [17]

4 Tư liệu ông Dư ng 68 5 bản tư liệu 3,11%

5 Tư liệu kháng chiến

Sách Hán Nôm: 1 952 cuốn 147 955 trang , truy cập toàn v n tại: http://hannom.nlv.gov.vn

Sách ông Dư ng bao gồm cả vi dạng : 8 cuốn 1 1 trang : truy cập toàn v n 1 phần bộ sưu tập: http://sach.nlv.gov.vn

áo, tạp chí ông Dư ng: 72 số 43 trang : truy cập toàn v n 1 phần bộ sưu tập: http://baochi.nlv.gov.vn

Sách tiếng Anh viết về Việt Nam: 338 cuốn 92 52 trang

ộ sưu tập ĩa CD/DVD 3 8 đĩa : Truy cập nội bộ

CSDL trực tuyến mua quyền truy cập: Wilson, ProQuest, sách điện tử IGroup Publishing, sách điện tử SpringerNature, SAGE Journal, SAGE Research Method [17]

1.2 Lý thuyết chung về hệ thống lưu trữ - tra cứu thông tin trong thư viện

1.2.1 Khái niệm, nguyên tắc lưu trữ thông tin

1.2.1.1 Khái ni ư rữ thông tin

Lưu tr thông tin là việc xây dựng, gi gìn danh mục tài nguyên thông tin

có trong c quan TV

Theo ư trực tuyến, lưu tr thông tin được định nghĩa

như sau:

“Lưu tr thông tin là quá trình truyền thông tin kịp thời, đồng thời đảm bảo sự bất biến c a vật mang tin giấy, phim ảnh, b ng từ, thẻ đục l Nói chung, lưu tr thông tin dựa trên hiệu ứng bộ nhớ c a thiết bị lưu tr c a bộ nhớ

cố định Lưu tr thông tin được kết nối ch t chẽ với truy xuất thông tin và do đó phải được thực hiện với sự tuân th b t buộc theo nguyên t c địa ch ; người ta

c ng phải thấy trước khả n ng rút thông tin từ thiết bị lưu tr và sao chép dưới dạng này hay dạng khác ”[13, tr 24]

Theo ư trực tuyến thì Lưu tr

thông tin dược định nghĩa như sau:

“Lưu tr và truy xuất thông tin ISAR là các hoạt động được thực hiện bởi phần cứng và phần mềm được sử dụng trong việc lập ch mục và lưu tr một tệp các bản ghi có thể đọc được bằng máy bất cứ khi nào người dùng truy vấn hệ thống để biết thông tin liên quan đến một ch đề cụ thể ối với các bản ghi được truy xuất, câu lệnh tìm kiếm phải được thể hiện bằng cú pháp thực thi bởi máy tính ” [13, tr 24]

ịnh nghĩa này đã nêu được bản chất c a công tác lưu tr thông tin nói chung Lưu tr thông tin là xây dựng các bộ sưu tập ghi lại đ c trưng để tìm kiếm, truy xuất thông tin một cách chính xác, khoa học và nhanh chóng Do vậy, lưu tr thông tin có các nhiệm vụ chính, đó là lưu tr thông tin theo một trật tự nhất định, bảo quản d liệu, truy xuất thông tin

Theo các nhà TV học c a Mỹ định nghĩa về lưu tr thông tin như sau:

“Lưu tr thông tin là quá trình nhập các d liệu vào hồ s để tàng tr tạm thời ho c vô thời hạn và sau này có thể truy nhập và sử dụng chúng ” [13, tr 23]

ây là một định nghĩa khái quát được cách tổ chức lưu tr thông tin trong

TV từ truyền thống cho tới hiện đại, lưu tr dạng số Việc tiêu chuẩn hóa và hợp tác quốc tế trong lưu tr thông tin ngày càng là xu hướng phát triển c a m i quốc gia và trên thế giới Lưu tr thông tin nhằm chia sẻ, hội nhập thông tin thông qua các bộ sưu tập và được phổ biến trên nền tảng web Do vậy, lưu tr

thông tin trong các c quan TT - TV cần phải tuân th các quy t c chung về lưu

tr , truy nhập, chia sẻ d liệu, nh ng tiêu chuẩn về CNTT liên quan đến việc lưu

tr , truy nhập và chia sẻ thông tin [13, tr 25]

Có nhiều phư ng pháp và phư ng tiện lưu tr thông tin trong các c quan khác nhau như lưu tr dạng in ấn truyền thống, ho c lưu tr hiện đại như TV điện tử và TV số Nh ng bản mô tả tài nguyên thông tin được lưu tr dưới nhiều dạng khác nhau như: bản mô tả được in trên giấy; bản mô tả được lưu trong các

bộ lưu tr thông tin dạng số dạng CSDL; lưu tr dưới dạng số hóa; lưu dưới dạng microfilm, microfiche

ư rữ

Hệ thống lưu tr có chức n ng c bản là nhận dạng, tập hợp, đánh giá hay chọn lọc và xác định vị trí c a tài liệu Các chức n ng này có sự phụ thuộc lẫn nhau

Chức n ng nhận dạng hay tìm kiếm tài liệu

Các HTLT được xây dựng nhằm tạo điều kiện cho người sử dụng có thể đối chiếu các d liệu về tài liệu đã biết với các biểu ghi trong hệ thống để xác định TV có tài liệu đó hay không Nói cách khác, HTLT cho phép người sử dụng nhận dạng ho c tìm kiếm tài liệu dựa trên các d liệu đã biết về tài liệu như tác giả, nhan đề, ch đề

Chức n ng tập hợp tài liệu

Chức n ng này cho phép các biểu ghi c a các tài liệu giống nhau ho c có liên quan ch t chẽ với nhau về một phư ng diện ho c dấu hiệu nào đó được tập hợp vào một ch trong mục lục Ch ng hạn, các tài liệu về cùng một ch đề được tập hợp vào một ch trong mục lục Ch ng hạn, các tài liệu về cùng một

ch đề được tập hợp lại với nhau trong mục lục ch đề hay MLPL, các tài liệu

c a cùng một tác giả được xếp cùng nhau trong MLCC Nhờ đó, người sử dụng

có thể biết được trong một TV có bao nhiêu tài liệu c a một tác giả nào đó ho c

có bao nhiêu tài liệu về một ch đề nào đó Một trong nh ng cách tốt nhất để

thực hiện chức n ng tập hợp tài liệu là thông qua quá trình kiểm soát tiêu đề chuẩn, đ c biệt là xây dựng hệ thống tham chiếu ch ch qua lại

Chức n ng đánh giá và ch n l c tài liệu

Chức n ng này cho phép người sử dụng lựa chọn từ nhiều biểu ghi nh ng tài liệu thích hợp nhất và tốt nhất chứa đựng kiến thức ho c thông tin cần thiết

Ch ng hạn, người sử dụng có thể lựa chọn một lần xuất bản nào đó trong nhiều lần xuất bản khác nhau c a cùng một tác phẩm ho c lựa chọn nh ng tài liệu có cùng một nội dung nhưng được viết bởi các tác giả khác nhau và được chứa trên các vật mang tin khác nhau

Chức n ng ác đ nh v trí tài liệu

HLTT phản ánh địa ch lưu tr tài liệu trong kho c a một ho c một số c quan TT – TV Nhờ đó, người sử dụng có thể dễ dàng xác định được vị trí c a tài liệu cần tìm [14, tr 59]

1.2.1.3 Nguyên tắ th ư rữ thông tin

HTLT thông tin luôn phát triển cùng với sự phát triển c a khoa học công nghệ

Trong HTLT truyền thống, HTLT thường được sử dụng cho các phư ng tiện lưu tr bằng hình thức in ấn như các danh mục tài liệu in, các bản thư mục, các hệ thống mục lục phiếu, và các HTLT bán tự động như phiếu l soi, l mép, mục lục dạng microfilm, microfiche Nguyên t c c a HTLT truyền thống là xây dựng các điểm truy cập phổ biến nhất trong các HTLT là tên tác giả, nhan đề,

m i bản mô tả d liệu được nghiên cứu sao cho thống nhất d liệu Nguyên t c lưu tr truyền thống thể hiện rõ nhất trong nguyên t c biên mục Paris được k kết vào n m 1961 [13, tr 3 ]

Trong thời kỳ cách mạng công nghiệp 4 , việc thiết lập HTLT được các nhà biên mục đưa ra trong thế k 21 theo các nguyên t c sau:

- Nguyên tắc ghi nhận và theo d i

Tất cả các HTLT thông tin, hoạt động ghi nhận là ghi lại nh ng thuộc tính nhằm nhận dạng các thực thể và theo dõi tình trạng c a thực thể đó để có khả

n ng truy xuất khi NDT yêu cầu Trong thực tế các TV, c quan lưu tr tổ chức ghi lại đ c điểm các thực thể là các tài liệu, tài nguyên thông tin bằng các phiếu

mô tả, ho c biểu ghi d liệu đối với từng đ n vị tài liệu/ tài nguyên thông tin Các phiếu mô tả, ho c biểu ghi d liệu này được tập hợp trong một hệ thống mục lục, ho c trong các CSDL và được theo dõi, quản trị và truy xuất thông tin theo yêu cầu

- Nguyên tắc kiểm soát

Các d liệu được lưu tr trong các c quan thông tin phải có chế độ kiểm soát thường xuyên về độ đầy đ , độ chính xác, độ cập nhật thông tin

- Nguyên tắc thống nhất

Các HTLT cần đảm bảo nguyên t c thống nhất về mô tả d liệu; thống nhất về tiêu chuẩn lưu tr , tra cứu, chia sẻ thông tin iều này sẽ đảm bảo độ liên kết d liệu Kiểm soát thống nhất d liệu trong lưu gi thông tin nhằm t ng hiệu quả truy xuất thông tin Trong HTLT truyền thống, kiểm soát nhất quán được thể hiện qua các quy t c, tiêu chuẩn mô tả d liệu; nguyên t c thống nhất đưuọc xem xét tại tiêu đề mô tả, các điểm truy cập c a m i tài liệu L thuyết biên mục hiện đại đã đưa ra nguyên t c thống nhất trong mô tả d liệu tuân theo

ữ (Functional Requirements For

Authority Data – FRAD)

- Nguyên tắc dễ tiếp cận

HTLT cần phải thuận tiện và thân thiện với người sử dụng So sánh HTLT truyền thống với lưu tr hiện đại cho thấy HTLT hiện đại dễ tiếp cận với người dùng h n thông qua máy tính, phần mềm lưu tr d liệu và đường truyên Internet HTLT cần cho phép NDT có thể tra cứu với tốc độ nhanh nhất và thời gian ng n nhất

- Nguyên tắc k p th i

Quá trình xây dựng hệ thống lưu tr không mất nhiều thời gian Các d liệu phải luôn được cập nhật sao cho thời gian xử l ngày càng được rút ng n

- Nguyên tắc về đ tin cậy

Thông tin đưa vào hệ thống lưu tr cần đảm bảo tính chính xác, phải được bảo vệ ch c ch n, chống bị đánh c p, ch nh sửa khi không được phép Nguyên

t c này đ i h i cần phải có bản lưu d liệu dự ph ng trong trường hợp có sự cố xảy ra

ể đảm bảo tuân th các nguyên t c chung trong lưu tr d liệu, các c quan TT – TV cần tổ chức ra các hệ thống lưu tr và TCTT dựa trên các dấu hiệu đ c trưng về hình thức và nội dung tài liệu [13, tr 3 -32]

1.2.2 Nguyên tắc c hệ thống tr c u thông tin

1.2.2.1 Nguyên tắ th ng tra c u thông tin

Theo Khoản 2, iều 7 c a Quyết định 4831/Q - VHTTDL Quyết định ban hành quy định về tiêu chí, tiêu chuẩn, nội dung, quy trình và định mức kinh

tế - kỹ thuật trong hoạt động xử l kỹ thuật, xây dựng c sở d liệu, bộ máy tra cứu các loại tài liệu tại các Thư viện Công lập thì Hệ thống TCTT cần phải đảm bảo các nguyên t c sau:

- ảo đảm tính cập nhật, bao quát toàn bộ VTL hiện có c a TV

iều này có nghĩa là phải có đầy đ các bộ phận cấu thành hệ thống tra cứu truyền thống và hiện đại: Kho tài liệu/CSDL tra cứu, hệ thống mục lục, hệ thống CSDL, hệ thống mạng, phần cứng, phần mềm, Trong đó, trước hết cần

c ng cố và hoàn thiện hệ thống tra cứu để phù hợp với trình độ, tập quán tra cứu

- Thân thiện, dễ tiếp cận với người sử dụng, đảm bảo sự hài l ng khi tra tìm tài liệu

HTLT và TCTT là một hệ thống nhất quán mà trong đó, hoạt động lưu tr đảm bảo các nguyên t c chung thì c ng sẽ đảm bảo nguyên t c chung c a hệ thống tra cứu Tuy nhiên, để đảm bảo tra cứu được tốt, giao diện tra cứu cần phải thân thiện, dễ sử dụng đối với người dùng Ngoài ra, để hệ thống tra cứu được tối ưu, việc xây dựng các ch mục là yêu cầu cần thiết cho người xử l d liệu Trong hoạt động TV, việc xây dựng các ch mục tuân theo bộ quy t c biên mục và các chuẩn nghiệp vụ như phân loại, định từ khóa, là không thể b qua Nếu như việc định ch mục làm không tốt, sẽ dẫn đến việc tra cứu không được, kết quả ra không chính xác ho c phải đi đường v ng Chính vì vậy mà công việc xử l

kỹ thuật tài liệu là một công việc quan trọng, cần phải chú và làm cẩn thận

− ảo đảm tính đa dạng, đáp ứng yêu cầu c a người sử dụng [1]

1.2.2.2 Vai trò c r

Hiện nay, trong bối cảnh bùng nổ thông tin và tri thức, số lượng thông ngày càng trở nên phong phú, kéo theo đó là số lượng tài liệu ngày t ng một cách nhanh chóng Nếu hệ thống tra cứu không hoàn ch nh thì không thể phát huy hết tác dụng c a tài liệu và việc kiểm soát tài liệu c a NVTV c ng trở nên khó kh n h n

Như chúng ta đã biết, tất cả nh ng hoạt động c a TV đều nhằm mục đích phục vụ NCT c a NDT Việc xây dựng hệ thống tra cứu c ng không ngoài mục đích đó

Vai tr c a hệ thống tra cứu được thể hiện:

- Là phư ng tiện tìm kiếm tài liệu c a NDT, chìa khóa h u hiệu để NDT tiếp cận thông tin

Hệ thống tra cứu được coi là tấm gư ng phản chiếu vốn tài liệu và là cầu nối gi a NDT với kho tài liệu c a TV, gi a NDT với NVTV Nhờ hệ thống tra cứu mà NDT có thể tìm kiếm được các tài liệu mình cần một cách nhanh chóng,

đầy đ , chính xác và kịp thời, từ đó nâng cao chất lượng phục vụ NDT trong các

TV và c quan thông tin

Việc tạo ra hệ thống tra cứu là để phục vụ cho nhu cầu tra cứu tài liệu c a NDT ạn đọc có thể tra cứu tin theo nhiều điểm tiếp cận khác nhau như: tên sách, tác giả, môn loại, ch đề và nếu tra tìm trên máy tính điện tử, ngoài

nh ng dấu hiệu trên thì bạn đọc c n có thể tìm theo các dấu hiệu khác như: n m xuất bản, nhà xuất bản, từ khóa

- ảm bảo thông tin cho NDT một cách có hiệu quả và chính xác Không

ch có vai tr đối với bạn đọc mà đối với NVTV, hệ thống tra cứu c ng có vai

tr rất to lớn

Hệ thống tra cứu giúp NVTV n m b t được một cách khái quát về VTL trong TV c a mình, để từ đó họ có c sở định hướng ch nh l và bổ sung VTL sao cho phù hợp với tính chất, chức n ng, nhiệm vụ c a thư viện mình

- Là c sở cho tất cả các hoạt động c a TV: bổ sung VTL, xử l thông tin, phục vụ bạn đọc,

- Hệ thống tra cứu là c sở để khảo sát, học tập về phư ng pháp làm việc một cách khoa học c a NVTV

Như vậy, hệ thống tra cứu có vai tr rất quan trọng và to lớn trong hoạt động c a TV Không nh ng nó có ảnh hưởng và vai tr đối với NDT mà c n thể hiện vai tr đối với cả người làm TV

1.2.3 Các loại hệ thống lưu trữ - tra c u thông tin trong thư viện hiện nay

HTLT và TCTT là hệ thống lưu tr mà trong đó người ta s p xếp, tổ chức

và lưu tr thông theo nh ng nguyên t c nhất định nhằm quản trị và TCTT Trong các TV, các HTLT và TCTT được thay đổi theo từng thời kỳ phát triển

c a TV HTLT đầu tiên tồn tại dưới dạng mục lục bằng cách tập hợp các phiếu

mô tả c a từng tài liệu có trong TV theo một trật tự nhất định, tiếp đến là các bản thư mục in, thư mục có thêm bản tóm t t

Ngày nay, lưu tr thông tin không ch đ n thuần là trên các dấu hiệu hình thức và tóm lược nội dung tài liệu mà c n trên nhiều dạng lưu tr thông tin khác đang được phát triển như dạng v n bản, hình ảnh tĩnh, hình ảnh động, hình ảnh không gian ba chiều, âm thanh,

Theo tiến trình phát triển c a HTLT trong TV, các nhà TV học phân chia

ra làm các loại hệ thống lưu tr thông tin sau:

❖ HTLT - TCTT truyền thống gồm: lưu tr thư mục và lưu tr toàn v n

- Hệ thống mục lục truyền thống bao gồm hệ thống mục lục phiếu theo ch cái, phân loại, ch đề Ngoài ra một số thư viện c n có mục lục công vụ,

- Các tài liệu tra cứu hay c n được gọi là CSDL d kiện, là nh ng danh dạ, niên giám thống kê,

❖ HTLT - TCTT hiện đại gồm các CSDL lưu tr thông tin và các phần

cứng, phần mềm để NDT truy cập và khai thác d liệu

Các TV hiện nay đang dần thay đổi cách thức lưu tr thông tin từ truyền thống sang hiện đại bằng cách áp dựng các nguyên t c lưu tr trên Internet Các tài liệu trong TV c ng rất đa dạng và phong phú như dạng v n bản, âm thanh, hình ảnh, video và dạng toàn v n lưu tr dưới dạng số hóa

HTLT – TCTT hiện đại được tổ chức dựa trên nguyên t c tổ chức d liệu theo một logic nhất định Các d liệu được định dạng và đưa vào phần mềm máy tính đã được lập trình s n nhằm phục vụ cho mục đích quản l VTL và TCTT

D liệu đưa vào máy tính phải có cấu trúc để có khả n ng truy xuất và chia sẻ

d liệu gi a các HTLT thông tin

HTLT – TCTT ra đời nhằm đáp ứng cho sự phát triển c a ngành TT – TV khi CNTT ngày càng phát triển Các hình thức lưu tr trong các c quan TT –

TV ngày càng trở nên phong phú Hình thức lưu tr từ tài liệu dạng in ấn, nghe nhìn đến dạng đa phư ng tiện tài liệu số HTLT – TCTT hiện đại được phát triển trên máy tính điện tử, dựa vào các thiết bị nhớ c a máy tính bằng cách xây dựng các CSDL

HTLT hiện đại được quản l bởi phần mềm quản trị tài liệu số có tuân

th các chuẩn quốc tế về nghiệp vụ TV c ng như các chuẩn về CNTT và truyền thông

Có 2 loại HLTT hiện đại, đó là:

- HTLT số dạng thư mục: có thể xem đây là bản hiện đại c a hệ thống mục lục phiếu Hiện nay mục lục phổ biến nhất dựa trên nền tảng Internet đó là OPAC – Mục lục công cộng truy cập trực tuyến Hiện nay có rất nhiều phần mềm thư viện tích hợp giúp quản l các CSDL, các hoạt động c a thư viện Một

số phần mềm phổ biến hiện nay là iLib, Koha, Libol,

- HTLT số dạng toàn v n: đây là hệ thống CSDL mà NVTV đã chuyển đổi hình thức tài liệu từ dạng in ấn sang dạng số Một số phần mềm lưu tr CSDL toàn v n hiện nay là Nainuwa, eFile,

Cả hai hình thức này đều đang được các TV khai thác song song và đều phát huy vai tr , tác dụng c a mình trong công việc tra tìm tài liệu c a NDT

Tiểu kết chương

Trong chư ng một chúng ta khái quát về TVQGVN Cùng với đó là làm

rõ nh ng nguyên t c chung c a lưu tr thông tin và hệ thống tra cứu thông tin

Nh ng l thuyết trên sẽ làm tiền đề giúp tác giả nghiên cứu thực trạng hệ thống lưu tr và tra cứu thông tin c a TVQGVN ở chư ng 2

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG HỆ THỐNG LƯU TRỮ VÀ TRA CỨU

THÔNG TIN TẠI THƯ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM

TVQGVN là một TV luôn có được sự quan tâm sát sao c a các ban ngành đoàn thể, NVTV luôn nghiên cứu, học tập và xây dựng TV phát triển ngày một khang trang và tốt đ p h n c biệt là công tác xây dựng và nâng cao chất lượng HTLT và TCTT đáp ứng tốt nhu cầu tìm kiếm c a NDT

Hệ thống TCTT c a TVQGVN gồm hai loại:

- Hệ thống tra cứu thông tin truyền thống

- Hệ thống tra cứu thông tin hiện đại

2.1 Hệ thống lưu trữ thông tin – tra cứu thông tin tại thư viện

2.1.1 Lưu trữ thông tin

2.1.1.1 Thực tiễn quá trình xây dựng h th ư rữ thông tin truyền

o Tìm tài liệu gốc theo tên tác giả theo ch đề ho c theo địa danh

o Quản l vốn tài liệu, vì các bộ phiếu cho ta biết chi tiết vào bất cứ lúc nào cấu tạo và thành phần c a vốn tài liệu

Việc xây dựng các bộ phiếu hay mục lục được thực hiện nhờ các ch dẫn thư mục Các mô tả thư mục và các mô tả nội dung cho ta một phiếu chính hay phiếu c bản Nội dung c a các mục lục có thể dựa vào một số yếu tố nào đó c a

ch dẫn thư mục, bao gồm cả việc phân loại và đánh ch số Tuy nhiên người ta

ch xây dựng nh ng mục lục sao cho nó có thể phục vụ cho việc tìm tài liệu và quản l vốn tài liệu và nó giúp cho người dùng tin có thể tiếp cận các nguồn tin

M i đ n vị thông tin, tùy theo yêu cầu và đ c điểm c a mình, phải xác định xem

cần xây dựng loại mục lục nào Nói chung m i c quan TT - TV cần phải xây dựng ít nhất một mục lục tác giả và một mục lục ch đề Các mục lục khác thường thấy là mục lục địa chí, mục lục công vụ, Hệ thống mục lục chính là

bộ nhớ lưu tr các thông tin và chúng trở thành một bộ phận c a bộ máy tra cứu

c a các đ n vị thông tin

Các quy t c nghiệp vụ mà hệ thống mục lục c a TV áp dụng: sử dụng quy

t c biên mục do thư viện Quốc gia biên soạn, khung phân loại K c a Liên xô

ch có hệ thống mục lục cho sách, báo – tạp chí, m i loại đều có mục lục ch cái theo tiêu đề, mục lục phân loại, mục lục tài liệu ông dư ng do Pháp xây dựng

Thư mục quốc gia được xây dựng từ nh ng n m đầu tiên xây dựng TV cho đến ngày nay

Trước n m 1954, dưới thời chính quyền thực dân Pháp, thư mục quốc gia được xây dựng bằng danh mục các tài liệu được thu thập tại ông Dư ng theo Luật Lưu chiểu c a chính quyền Pháp Hiện nay, TV c n lưu tr 7 quyển sách Thư mục ông Dư ng thuộc Pháp Trong đó là thư mục c a nh ng xuất bản phẩm tại ông Dư ng và về ông Dư ng về các ch đề như hành chính, ngôn

ng , nông nghiệp, được s p xếp theo bảng ch cái và ch đề [18]

Từ n m 199 , khi việc biên mục đã được tin học hóa, thư mục quốc gia được xây dựng theo từng tháng, từng n m dựa trên các CSDL về tài liệu là sách được nộp vào TV theo chế độ Lưu chiểu Hiện nay, TV đã tải lên 415 Thư mục Quốc gia theo tháng c a TV và 31 Thư mục Quốc gia theo N m từ n m 1984 đến n m 2 16 lên Website và trang OPAC c a TV [17, 18]

Hiện nay, TVQGVN ch c n lưu gi hệ thống mục lục ch cái được xếp theo ch cái và thời kì; và số lượng phiếu đã được dừng bổ sung từ n m 2 6

2.1.1.2 Thực tiễn quá trình xây dựng h th ư rữ

ư

2.1.1.2.1 Hệ thống lưu tr dạng thư mục

❖ Hạ tầng công nghệ thông tin

CNTT là một phần h trợ đ c lực và là yếu tố quyết định sự thành công trong rất nhiều lĩnh vực c a xã hội, trong đó phải kể đến lĩnh vực thông tin – thư viện CNTT giúp đẩy nhanh hiệu quả đáp ứng NCT c a NDT, giúp NVTV làm việc dưới môi trường hiện đại với sự h trợ c a mạng máy tính và internet Muốn vậy, các c quan TT-TV cần chú trọng tới yếu tố hạ tầng CNTT

Tại TVQGVN, hệ thống trang thiết bị c a TV không ngừng được đầu tư qua các dự án nâng cao n ng lực hoạt động TV như: “Xây dựng hệ thống thông tin thư viện điện tử/ thư viện số tại Thư viện quốc gia” 2 1 , “Nâng cao hệ thống thông tin thư viện điện tử/ thư viện số tại Thư viện Quốc gia và TV 61

t nh thành phố” 2 3 ; “Nâng cao n ng lực ứng dụng công nghệ thông tin thư viện điện tử, thư viện số tại Thư viện Quốc gia và hệ thống Thư viện công cộng”

2 5 ; “Mở rộng và nâng cấp hệ thống thư viện điện tử/ thư viện số tại Thư

viện Quốc gia và hệ thống Thư viện Công cộng” 2 6 ; “T ng cường n ng lực

tự động hóa tại Thư viện Quốc gia Việt Nam” 2 7, 2 9 , “T ng cường n ng lực Thư viện số và ảo quản số tại Thư viện Quốc gia Việt Nam” 2 12 và các

Dự án bổ sung thiết bị số hóa, hệ thống Mượn - trả tự động từ n m 2 2017.[11]

15-Theo áo cáo c a Thư viện Quốc gia Việt Nam n m 2 17 [1 ], Hệ thống trang thiết bị c a TVQGVN bao gồm:

− Mạng LAN: TVQGVN có hạ tầng máy LAN hoàn ch nh, kết nối gi a các

t a nhà bằng hệ thống cáp quang, đường dây mạng đến tất cả các ph ng trong thư viện Mạng LAN được xây dựng từ n m 199 , các CSDL lúc bấy giờ được lưu tr trên các ổ cứng c a máy tính riêng và các đĩa CD Tại thời điểm hiện tại, TVQGVN mới ch xây dựng được CSDL thư mục là các tài liệu được nộp vào

TV theo chế độ lưu chiểu

− ệ thống Internet

Đườ r ề riêng Leased-line với tốc độ cao, b ng thông lớn

phục vụ các dịch vụ trực tuyến c a thư viện như: CSDL thư mục OPAC , các phần mềm thư viện số, Website, và phục vụ truy cập Internet c a người sử dụng và NVTV Tại TVQGVN, hệ thống Internet được kết nối từ n m 2 1 cho các máy tính xử l biên mục tài liệu Hiện nayWifi được cung cấp rộng rãi, miễn phí tại tất cả các ph ng ban trong TV Người dùng có thể khai thác d liệu từ xa

− ệ thống máy tính

r tổng số h n 2 máy trạm phục vụ xử l tài liệu, số

hóa và phục vụ bạn đọc

18 máy ch với các máy ch chức n ng phục vụ: quản

trị mạng DNS, DHCP, Firewall, ISA , thư viện điện tử tích hợp iLib, OPAC , thư viện số docWork, Veridian , các bộ sưu tập số Luận án tiến sĩ tóm t t, toàn v n , áo, tạp chí ông Dư ng Sách ông Dư ng toàn v n, Sách Hán

Nôm toàn v n , Lưu tr d liệu Data Server , Website Tiếng Việt – Anh – Pháp ,

− Tr ng thiết bị số hó

Máy scanner DL3003 do hãng 4DigitalBooks cung cấp, h trợ scan cả sách, báo-tạp chí từ khổ nh nhất - đến khổ A1 với tốc độ quét trung bình từ 1.100-1 3 trang/giờ, đây là một trong nh ng thế hệ máy hiện đại nhất trên thế giới

Máy scanner bán tự động khổ A nhãn hiệu SupraScan Quartz A HD do hãng i2S cung cấp có khả n ng quét các tài liệu khổ lớn như bản đồ, bản vẽ, báo khổ lớn

Máy scan Microfilm Scan Pro 2 có thể chuyển dạng được cả microfilm và microfiche

Máy scan dạng ph ng flatbed khổ A3 EPSON 1 XL

− ệ thống quản lý thư viện điện tử/ thư viện số

Hệ thống Thư viện điện tử tích hợp ILI

Hệ thống Thư viện số Veridian

Hệ thống xử l tài liệu số docWorks

Hệ thống quản trị đĩa CD/DVD bằng phần mềm mã nguồn mở ResourceSpace [17]

❖ Tiêu chuẩn lưu trữ

TVQGVN sử dụng bộ Quy t c mô tả do chính TV biên soạn và được

ch nh sửa vào n m 1994 Nhìn chung bộ quy t c này là việc kết hợp tiêu chuẩn

mô tả thư mục do IFLA biên soạn, gọi t t là IS D và cách xác định tiêu đề theo quy t c mô tả thư mục Anh – Mỹ AACR2 Quy t c tuân theo 8 vùng mô tả và dấu mô tả c a IS D

ối tượng mô tả là sách một tập, nhiều tập , ấn phẩm tiếp tục định kỳ, không định kỳ, tùng thư , bài trích trong các tư liệu, bản đồ, các tiêu chuẩn và quy phạm kỹ thuật, tài liệu khoa học, luận án, tác phẩm âm nhạc, tài liệu nghe nhìn, microfilm, microfiche, tệp máy tính

o Từ trước n m 2 2, TVQGVN đã tổ chức lại hệ thống ph ng đọc sách tự chọn nh ng với nh ng điều kiện hạn chế vào thời điểm tổ chức các ph ng đọc đều có quy mô nh , áp dụng các chuẩn nghiệp vụ khác nhau và có một số ph ng chưa sử dụng các thiết bị an ninh

o Sau n m 2 2, TV đã tổ chức lại hệ thống ph ng đọc sách tự chọn theo tiêu chuẩn quốc tế về kỹ thuật, tổ chức kho với sự góp m t c a CNTT và hệ thống thiết bị an ninh như: ch từ, cổ từ, hệ thống camera, máy quét mã từ hiện đại, sách được s p xếp theo môn loại c a khung phân loại K Tuy nhiên, CSPL K kết hợp cả ch và số,vì vậy nhãn xếp giá có thể bị trùng l p gi a

ch cái và môn loại với ch cái tên tác giả ho c tên sách gây khó kh n cho NVTV và NDT trong khi tìm và xếp giá tài liệu

o ến cuối n m 2 7, cùng với sự chuyển đổi áp dụng chuẩn nghiệp vụ,

TV đã chuyển sang sử dụng khung phân loại DDC 14 và các kho mở c ng được

s p xếp theo khung phân loại này

o Từ n m 2 13, TV b t đầu tiến hành biên dịch và biên mục tài liệu theo khung phân loại DDC 23

Gi vai tr là TV đầu ngành, tiên phong áp dụng và triển khai hướng dẫn nghiệp vụ cho hệ thống TV công cộng Việt Nam, TVQGVN đã sớm xây dựng

ộ Từ khóa Từ n m 1997, TV tổ chức biên soạn ộ Từ khóa có kiểm soát được chọn lọc từ khoảng 2 từ khóa tự do – kết quả c a 5 n m định từ khóa tự do Trong quá trình sử dụng bộ từ khóa c n có nh ng sai sót, chưa hợp l TV đã tổ chức biên soạn lại N m 2 5, ộ Từ khóa c a TVQGVN đã được xuất bản,

c ng là một bộ Từ khóa có kiểm soát được biên soạn trên c sở xử l , lựa chọn rút ra nh ng từ khóa phù hợp từ 43 từ khóa tự do và từ khóa kiểm soát từ các CSDL khác nhau c a TVQGVN CSDL Sách tiếng Việt, tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Nga, tiếng ức và CSDL luận án tiến sĩ ến n m 2 12, TVQGVN lại lần n a cập nhật lại ộ Từ khóa nhằm thống nhất việc mô tả ch đề nội dung tài liệu và h trợ tìm tin được nhanh chóng và chính xác khi truy cập các CSDL

ộ Từ khóa 2 12 được cập nhật, ch nh l nhiều nội dung, bổ sung các từ khóa mới từ CSDL c a TVQGVN, biên tập, hiệu ch nh bộ từ khóa xuất bản 1997 và

2 5 theo nguyên t c thống nhất, bổ sung đầy đ nh ng từ khóa có tham chiếu

“Xem”, “Dùng cho” DC , và “C ng xem” CX ộ Từ khóa 2 12 gồm khoảng

35 thuật ng gồm 6 phần chính:

1 Từ khóa chính

2 Từ khóa nhân vật

3 Từ khóa địa danh

4 Từ khóa tên tổ chức, c quan quốc tế, khu vực và nước ngoài

5 ảng phân chia thời kì đối với tác phẩm v n học, lịch sử c a Việt Nam và thế giới

6 Hướng dẫn sử dụng ộ từ khóa bao gồm các quy định cụ thể khi sử dụng

ộ Từ khóa [3]

Từ n m 2 1, TVQGVN b t đầu tiến hành chuyển đổi, biên mục tài liệu sang khổ mẫu MARC 21 Tính đến hết tháng 4 n m 2 21, TV đã có h n 85 nghìn biểu ghi được biên mục theo khổ mẫu MARC 21 [18]

Vào đầu nh ng n m 9 c a thế k 2 , TVQGVN được trang bị nh ng chiếc máy tính đầu tiên để b t đầu quá trình tin học hóa công tác TV Việc ứng dụng CNTT vào các hoạt động TT – TV là một tiến trình tất yếu trong việc xây dựng và phát triển một TV hiện đại

Trong việc tin hóa công tác TV thì việc cần thiết và quan trọng là phải xây