LẬP và TRÌNH bày báo cáo của TỔNG GIÁM đốc VINGROUP gửi hội ĐỒNG QUẢN TRỊ về VIỆC bán VINMART

Đặc biệt thì trong các công ty trách nhiệm hữu hạn hay công ty cổphần, các cơ quan nhà nước thì cấp dưới phải viết báo cáo về tình hình đang diễn racho cấp lớn hơn, đó là một điều bắt bu

3 Trần Thị Phương Ngân K174070841 K17407C Nhóm trưởng, làm lý

thuyết, làm báo cáo

4 Bùi Huy Thành K174070845 K17407C Thành viên, làm báo

CHƯƠNG I TỔNG QUAN VỀ KỸ NĂNG BÁO CÁO 4

1.1 Tầm quan trọng của báo cáo 4

a Khái niệm 4

b Tầm quan trọng 5

c.Thời điểm báo cáo 5

1.2 Như thế nào là báo cáo hiệu quả 5

1.3 Câu chữ rõ ràng, tính logic và sự chính xác 6

a Câu chữ rõ ràng 6

b Tính logic 6

c Sự chính xác 7

1.4 Các thói xấu trong báo cáo 7

a Lạm dụng các hình ảnh, sơ đồ 7

b Văn phong không khoa học 8

c Sử dụng khổ giấy ngang 8

1.5 Các loại báo cáo 9

1.6 Các bước lập báo cáo 10

1.7 Kỹ năng trình bày báo cáo 12

a Bám sát nội dung trọng tâm 12

b Giọng nói và cử chỉ 12

CHƯƠNG II LẬP VÀ TRÌNH BÀY BÁO CÁO CỦA TỔNG GIÁM ĐỐC VINGROUP GỬI HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ VỀ VIỆC BÁN VINMART 13

2.1 Giới thiệu Vingroup và Vinmart 14

a Vingroup 14

b Vinmart 15

TÀI LIỆU THAM KHẢO 23

MỞ ĐẦU

Trong cuộc sống hàng ngày, chúng ta đôi khi cũng phải ghi lại thông tin quantrọng hay cần một bản kế hoạch đã làm trong quá khứ để xem xét tình hình diễn ra cụthể như thế nào Đặc biệt thì trong các công ty trách nhiệm hữu hạn hay công ty cổphần, các cơ quan nhà nước thì cấp dưới phải viết báo cáo về tình hình đang diễn racho cấp lớn hơn, đó là một điều bắt buộc và phải có, phải làm thường xuyên hàng quý,hàng năm Báo cáo rất quan trọng đối với một cơ quan bất kỳ nào vì nó thể hiện sốliệu, dữ liệu, thông tin một cách chính xác về tình hình hoạt động trong thời gian qua,

từ đó cấp trên có thể nắm bắt chính xác tình hình, đưa ra giải pháp cho những tìnhhuống xấu hay đưa ra kế hoạch tương lai dựa vào số liệu ở quá khứ

CHƯƠNG I TỔNG QUAN VỀ KỸ NĂNG BÁO CÁO

1.1 Tầm quan trọng của báo cáo

Trong trường hợp, nếu không báo cáo tiến độ công việc đều đặn với cấp trên hoặctrưởng phòng người có trách nhiệm sẽ khiến các thông tin bị không rõ ràng, cấp cóthẩm quyền không rõ công việc đó liệu có hoàn thành kịp deadline hay không, mọithành viên, module dự án có diễn ra đúng như kế hoạch không, có cần điều chỉnh haycan thiệp khác để đảm bảo tiến độ hay không?

Đặc biệt, không báo cáo sẽ có thể khiến người thực hiện công việc đó đi saihướng quá xa dẫn đến lãng phí vì phải làm lại từ đầu Và nếu làm xong hết rồi mớibáo cáo, khi đó người nhận báo cáo mới phát hiện ra thì đã quá muộn Toàn bộ dự ánbao gồm các công việc của thành viên khác có thể bị ảnh hưởng nghiêm trọng vàngười báo cáo sẽ bị giảm sự tín nhiệm của mình

Không báo cáo khi phát sinh ra lỗi mà tự mình xử lý lỗi sẽ có thể càng làm hậuquả nghiệm trọng hơn vì không thể đảm bảo người thực hiện công việc đó sẽ xử lýđúng Trong một dự án, chỉ một phần nhỏ gặp lỗi sẽ ảnh hưởng tới cả team, cả dự án

và có thể tới cả công ty Nhất là khi không báo cáo thì các thành viên và cấp trênnhững người nhiều kinh nghiệm và quyền hạn hơn sẽ không thể can thiệp giúp đỡkịp

c.Thời điểm báo cáo

Đối với những công việc có thời hạn dài thì nên báo cáo về tình hình công việctheo định kỳ Bên cạnh đó, cần báo cáo khi hoàn thành việc hoặc các công việc đượcgiao từ cấp trên, từ nhóm hay là khách hàng; khi có sự cố phát sinh hoặc những yếu

tố làm thay đổi công việc; những thông tin mới được cập nhật và khi có những ýtưởng, biện pháp mới giúp cải tiến chất lượng hoặc hiệu suất làm việc.

1.2 Như thế nào là báo cáo hiệu quả

- Trước khi báo cáo được gửi đi hay được chuyển đi thì đó phải là báo cáo được

chỉnh sửa hoàn chỉnh cuối cùng Vì người viết luôn nghĩ rằng văn bản đã hoàn thành

từ khi họ nói hay lúc họ suy nghĩ, nhưng thực ra đó chỉ là quan điểm của người gửi.Thực tế thì công việc chưa thực sự bắt đầu, chưa thực sự hoàn thiện qua suy nghĩ củangười gửi mà phải được chỉnh sửa chi tiết, sửa đổi một cách tốt nhất để tạo ra cơ hộilớn cũng như hiệu quả mạnh để người đọc có thể hành động ngay

- Viết tài liệu phải logic, tính chính xác hay sự thật mang lại hiệu quả Chúng ta phải

xác định chính xác ai là đối tượng mục tiêu và những gì khiến họ hồi đáp lại để tạo ravăn bản theo từng cá nhân riêng biệt Chẳng hạn như văn bản gửi đến phòng kếhoạch kinh doanh thì phải có đầy đủ số liệu, đồ thị và bảng biểu, văn bản gửi đến luật

sư thì nên gửi nhiều con chữ thay vì hình ảnh hay số liệu

1.3 Câu chữ rõ ràng, tính logic và sự chính xác

Không ai có thể phủ nhận sự tồn tại của tệ nạn quan liêu nhưng trong bộ máyhành chính, sự chuyên nghiệp là điều ai cũng cần phải học Tất cả các hình thái làmviệc trở nên khả thi nhờ có công nghệ hiện đại về viễn thông có thể đứng vững haythất bại là do các quy tắc và thực hiện nghiêm túc việc báo cáo chuyên nghiệp

a Câu chữ rõ ràng

- Bản báo cáo được trình bày sạch sẽ, không có lỗi chính tả hay lỗi kỹ thuật máy tính(khoảng trống hay lỗi font chữ, )

- Trong báo cáo nên sử dụng ngôn ngữ phổ thông, dễ hiểu

- Lối hành văn mạch lạc, rõ ràng, thiết thực Nên tránh những từ ngữ quá hoa mỹ,phô trương Vì báo cáo cần sự ngắn gọn nhưng đầy đủ và chính xác Nếu cần thiết cóthể sử dụng các số liệu, biểu đồ để minh họa nhưng những số liệu và sơ đồ đó phải dễhiểu và có tính khoa học

- Sự rõ ràng, súc tích và chính xác của ngôn ngữ là điều không thể thiếu trong xã hộitri thức Tuy nhiên, không may là việc làm chủ các kỹ năng này không phải là điềuhiển nhiên ngay cả với những người ở bậc học cao

b Tính logic

- Bài báo cáo cần được trình bày một cách có trình tự Đi từ bức tranh tổng thể chocâu chuyện định trình bày, sau đó đưa ra các luận điểm chính của câu chuyện và cuốicùng là trình bày nội dung chi tiết và cụ thể

- Nói đến kiến thức giao tiếp hiệu quả trong các hệ thống phức hợp, thì chúng ta vẫn

còn ở mức khởi đầu Ví dụ như trong các báo cáo tài chính hoặc báo cáo về các chỉ

số phân tích, vẫn có tình trạng thiếu dấu % hoặc trình bày đồ họa thông tin(infographics) chưa đúng tiêu chuẩn chuyên môn của ngành đặc thù như địa lý hay

đồ thị xã hội,…

- Một bài báo cáo có nhiều đoạn khác nhau, vì vậy cần tạo ra sự liên kết và quá trìnhchuyển tiếp các ý giữa các đoạn này cần nhịp nhàng và hợp logic để tạo ra sự liềnmạch và dễ hiểu cho báo cáo Bố cục về mặt tổng thể của báo cáo là sự kết hợp và bổsung cho nhau chặt chẽ giữa các phần, do đó khi trình bày báo cáo cần liên kết: cáccâu trong một đoạn và giữa các đoạn với nhau Sử dụng các câu từ chuyển tiếp như

- Sự chính xác và nguyên tắc bất di bất dịch của máy tính là điều cần thiết và buộcphải có mới có thể quản lý bộ máy hệ thống nhưng không thể áp dụng cho vị trí quản

lý hay lãnh đạo được, vậy nên cần phải tối ưu hóa máy tính cho yếu tố này

1.4 Các thói xấu trong báo cáo

a Lạm dụng các hình ảnh, sơ đồ

Khi báo cáo, những hình ảnh, bảng biểu, sơ đồ hay công thức có thể giúp nộidung trở nên hình tượng hóa và dễ hiểu hơn Tuy nhiên, việc lạm dụng nó để trình

bày với mong muốn “Một hình hơn ngàn câu chữ” thực ra không phải lúc nào cũng

có tác dụng như mong đợi

Có nhiều trường hợp, hình ảnh được đưa vào nhưng lại không đem mục đích gì

mà chỉ khiến người đọc thấy khó hiểu, mơ hồ, trừu tượng Để khắc phục điều này,người báo cáo cần biết rõ đối tượng đang nghe báo cáo của mình là những ai, ví dụnhư không thể trình bày sơ đồ mặt bằng cho một người không phải kiến trúc sư haykhông có chuyên môn về thiết kế cấu trúc, điều này khiến cho họ không nắm được ýnghĩa của sơ đồ, từ đó có thể gây ra những hiểu lầm dẫn đến đưa ra những đóng gópsai lệch cho bài báo cáo cũng như tốn nhiều thời gian để giải thích lại một cách rõràng và dài dòng

Nếu sơ đồ mặt bằng thì còn có sự logic về quy cách thiết kế, còn nếu báo cáo vềbuổi hội thảo, không có một tiêu chuẩn cụ thể nào cho nó cả, nói rộng ra là chung vềquản lý và tổ chức, không có khuôn mẫu nào để chúng ta có thể trình bày báo cáomột cách chuẩn được Vậy nên từ ngữ là hình thức hiệu quả nhất để giúp ta báo cáotrình bày chứ không phải hình ảnh minh họa - thứ có thể dẫn đến việc hiểu theo nhiềucách và rồi có thể gây thêm nhiều vấn đề phát sinh khác

Tóm lại, không nên dùng quá nhiều hình ảnh, biểu đồ trong một bài báo cáo màchỉ nên dùng chúng trong những tình huống cần thiết Sử dụng khi người báo cáomuốn mô tả một nội dung nào đó mà cần phải biểu diễn qua sơ đồ, biểu đồ còn đốivới những nội dung mà có thể diễn đạt và phân tích được thì tốt hơn là nên dùng vănbản

b Văn phong không khoa học

Báo cáo là một văn bản có khoa học, chính vì vậy khi trình bày trước hết cầnđảm bảo văn phong phải khoa học, chính xác và đầy đủ Tuy nhiên, việc thườngxuyên sử dụng mạng xã hội, nhắn tin, email hay blog đã khiến cho nhiều người hìnhthành nên thói quen trình bày một bài báo cáo với những câu từ như một bài viết hay

sự tương tác trên những phương tiện đó Điều này là không được đánh giá cao, bởi vìnhững nội dung đó thông thường được mang tính chất gần gũi với câu chữ rời rạc vàcụm từ thông dụng hơn là những câu hoàn chỉnh

c Sử dụng khổ giấy ngang

Việc trình bày theo khổ dọc với các dòng ngang vừa đủ ngắn trong tầm mắt có

thể đọc là một chi tiết nhỏ nhưng đem đến sự dễ chịu hơn hẳn so với việc dùng khổgiấy ngang Đó là lý do hầu hết các tờ báo theo khổ dọc và in chia khung với bề rộnghẹp

Tóm lại, văn bản nên tạo điều kiện thuận lợi cho thông tin liên lạc, chứ khôngphải cản trở Mục đích của văn bản là giảm tải cho bộ nhớ của người đọc, cung cấpmột cái nhìn tổng quan về các sự kiện và nhận định quan trọng, giúp đỡ theo dõi các

sự việc giữa cả núi thông tin Do đó, những mục đích này cần được xem xét kỹ càngkhi suy nghĩ và viết báo cáo – luôn luôn coi rằng hiệu quả là mối quan tâm thực sự

1.5 Các loại báo cáo

Báo cáo giải trình/đề xuất

Những báo cáo này có thể được dùng để đề xuất lên ban quản lý hay người cóquyền ra quyết định quan trọng trong công ty, thường có cấu tạo hai phần: tóm tắt vànội dung Tóm tắt nêu bật đề nghị của người báo cáo Phần nội dung (thân bài) phântích kỹ hơn lợi ích, chi phí, rủi ro, v.v đi kèm với nó

Báo cáo điều tra

Giúp xác định độ rủi ro liên quan đến một đường lối hành động nhất định Loạibáo cáo này vô cùng hữu ích trong việc hỗ trợ công ty dự báo hậu quả có thể xảy ra

Nó bao gồm phần giới thiệu, nội dung điều tra và kết luận Phần giới thiệu nhấnmạnh vấn đề được xem xét Phần nội dung điều tra được dùng để thảo luận về nhữngyếu tố thực tế và kết quả điều tra Kết luận được dùng để tóm tắt lại vấn đề

Báo cáo tuân thủ

Được dùng để giúp công ty thể hiện trách nhiệm của mình Nó chứng minh việctuân thủ luật lệ/quy định và chi tiêu hợp lý của công ty trước cơ quan chủ quản (chínhquyền thành phố, tỉnh, nhà nước,…) Báo cáo này bao gồm phần giới thiệu, phần nộidung báo cáo và kết luận Phần giới thiệu thường chứa đựng cái nhìn khái quát vềnhững nội dung chính trong báo cáo Phần nội dung trình bày dữ liệu, sự kiện, v.v cơquan điều hành cần biết Kết luận được dùng để tóm tắt lại

Báo cáo khả thi

Dùng để xác định liệu một ý tưởng có thiết thực hay không Báo cáo này nên cókết cấu hai phần: tóm tắt và nội dung báo cáo Phần nội dung trình bày lợi ích, nhữngvấn đề có thể gặp phải, chi phí đi kèm,v.v của ý tưởng được đề xuất.

Báo cáo nghiên cứu điều tra

Trình bày nghiên cứu về một vấn đề hay vướng mắc nào đó Đó thường là cáinhìn chuyên sâu về một vấn đề đặc biệt cụ thể, nên bao gồm các phần: tóm tắt, giớithiệu, phương pháp nghiên cứu, kết quả thu được, kết luận và đề xuất Nghiên cứuliên quan cũng nên được đề cập đến trong báo cáo này

Báo cáo định kỳ

Giúp công ty cải thiện chính sách, sản phẩm hay quy trình hoạt động thông quaviệc không ngừng theo dõi, kiểm tra Được lập trên những khoảng thời gian cố định,chẳng hạn như tuần, tháng, quý, v.v., báo cáo định kỳ có thể rà soát một cách chi tiếttính hiệu quả, lợi nhuận và thua lỗ hay bất kỳ tiêu chuẩn nào khác trong khoảng thờigian cho trước

Báo cáo tình hình

Trái ngược với khoảng thời gian cố định, tình huống cụ thể cần đến báo cáo tìnhhình Tình hình ở đây có thể chỉ đơn giản như thông tin thu được từ một cuộc hộithảo hay phức tạp như báo cáo về việc phản ứng trước một thảm họa tự nhiên Báocáo này bao gồm các phần: giới thiệu, nội dung và kết luận Dùng phần giới thiệunhằm nhận diện sự kiện và điểm qua những gì sẽ được đề cập đến trong nội dung báocáo Kết luận được dùng để nêu lên những cam kết hay hành động cần thiết trong tìnhhuống này

Báo cáo so sánh

Cân nhắc một vài giải pháp khả dĩ cho một tình huống nào đó Dựa trên kết quả,người viết sẽ đề xuất đường lối hành động cụ thể Nó thường bao gồm ba phần: giớithiệu, nội dung và kết luận Phần giới thiệu nêu rõ mục đích của báo cáo Phần giữatrình bày tình huống hay vấn đề cùng giải pháp/lựa chọn khả thi Phần kết tiết lộ giảipháp hay lựa chọn thay thế tốt nhất

1.6 Các bước lập báo cáo

Một văn bản báo cáo sẽ không có một khuôn mẫu nhất định nào cả Tùy vào mỗi

tổ chức và phòng ban sẽ có các yêu cầu khác nhau về hình thức và nội dung Nếu báocáo được viết theo mẫu quy định của cơ quan, tổ chức cụ thể thì người viết báo cáochỉ cần lên kế hoạch, thu thập dữ liệu và sau đó điền vào mẫu Tuy nhiên, nếu không

có mẫu báo cáo thì người viết lúc này phải tự nghiên cứu và trình bày theo kinhnghiệm của mình Nhìn chung, để lập báo cáo cần tiến hành theo các bước sau:

a Bước 1: Chuẩn bị lập báo cáo

- Xác định loại báo cáo mà mình đang viết, là báo cáo tình hình hay báo cáo định

kỳ,…để tiêu điểm của báo cáo được giữ vững và bài báo cáo được viết có trọng tâm,trọng điểm hơn

- Xác định mục đích của báo cáo theo yêu cầu của cấp trên hoặc do tính chất của

công việc đang thực hiện quyết định Khi mục đích của báo cáo đã rõ ràng, chúng ta

có thể xác định được mục tiêu Mục tiêu sẽ được nêu rõ trong phần mở đầu nhằm xácđịnh chính xác về những gì mà cần phải đạt được trong báo cáo

- Xác định đối tượng đọc và nghe báo cáo Họ có thể là đồng nghiệp, cấp trên hoặc

cấp dưới hay bất cứ những người liên quan nào trong hoặc ngoài tổ chức Cách trìnhbày sẽ khác biệt đáng kể dựa vào đối tượng tiếp nhận thông tin: Vị trí, kiến thức vàđiều mà họ quan tâm

Ví dụ:

+ Đối với cấp trên, cần kiểm soát các mục báo cáo ngắn gọn và súc tích, giúp dễ dàngnắm bắt nội dung và đưa ra đánh giá Các lãnh đạo hàng đầu công ty thường có rấtnhiều công việc cần giải quyết nên không thể dành nhiều thời gian để đọc từng báocáo Vì vậy, hãy trình bày nổi bật những ưu và nhược điểm của vấn đề để họ có thể

dễ dàng đưa ra quyết định

+ Đối với thành viên nội bộ, trước khi thực hiện báo cáo nên tìm hiểu những điểm màcác thành viên mong muốn và các kết quả tương ứng để báo cáo có trọng tâm vàđược quan tâm

+ Đối với khách hàng, cần đảm bảo đúng thời hạn, hình thức và thể hiện sự tôn trọng

- Thực hiện thu thập và xử lý các dữ liệu cần báo cáo Dữ liệu cần được nghiên cứu

một cách kỹ càng Bằng không, có thể báo cáo sẽ thiếu tính tin cậy Bên cạnh đó,thông số dữ liệu được lựa chọn cần ngắn gọn và phù hợp với luận điểm của báo cáo

Các dữ liệu có thể được thu thập từ nhiều nguồn khác nhau như từ việc khảo sát thực

tế trong hoạt động của các phòng, ban; từ số liệu qua báo cáo của chính các phòng,ban; từ ý kiến nhận định phản hồi của cán bộ nhân viên cơ quan, của những người cóliên quan, của báo chí,… Sau đó, xử lý các thông tin đã thu nhận được để có đượcthông tin chính xác đưa vào trong báo cáo; sắp xếp, tổng hợp các dữ liệu theo mộttrật tự nhất định để đưa vào báo cáo

b Bước 2: Xây dựng đề cương báo cáo

Đề cương báo cáo (tổng kết, sơ kết) có cấu trúc như sau:

Mở đầu: Nêu những điểm chính về chủ trương, công tác, nhiệm vụ được giao,nêu hoàn cảnh thực hiện với những khó khăn, thuận lợi có ảnh hưởng chi phối đếnkết quả thực hiện

Phần nội dung: Tổng kết, đánh giá kết quả đạt được so với kế hoạch đề ra, kiểmđiểm những việc đã làm được, chưa làm được, những nguyên nhân đem đến kết quảtrên; Đề ra phương hướng, nhiệm vụ trong thời gian tới

Phần kết thúc: Nêu những mục tiêu, nhiệm vụ, những biện pháp thực hiện, nhữngkiến nghị, đề nghị sự giúp đỡ, hỗ trợ của cấp trên hay các cơ quan chức năng

c Bước 3: Viết báo cáo

Trên cơ sở đề cương báo cáo đã được lãnh đạo phê duyệt và dựa vào các thôngtin, tư liệu đã sưu tầm được để tiến hành viết báo

d Bước 4: Hoàn thiện báo cáo và trình lãnh đạo duyệt

Kết thúc giai đoạn viết báo cáo trên đây văn bản có thể được hoàn thành để trìnhlãnh đạo duyệt Đối với những báo cáo quan trọng (báo cáo tổng kết năm hoặc 5năm, 10 năm trở lên), người soạn báo cáo cần dựa vào dàn ý và cấu trúc để sửa chữa,

bổ sung, biên tập hoàn chỉnh rồi trình lãnh đạo phê duyệt

1.7 Kỹ năng trình bày báo cáo

a Bám sát nội dung trọng tâm

Cần bám sát nội dung trọng tâm của báo cáo, không được đi lạc đề Nếu trình bàyquá rộng hay diễn đạt loanh quanh hoặc sai lạc vấn đề sẽ tốn thời gian và thêm vào