Là một phó hiệu trưởng có niềm đam mê với công tác ứng dụng CNTT trong trường học, tôi đã nhận thức được sâu sắc tầm quan trọng của cổng thông tin điện tử trong việc quảng bá hình ảnh cũ
Trang 1A ĐẶT VẤN ĐỀ
I LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI:
Ngày nay, sự lan tỏa của cách mạng công nghệ 4.0 với những bước đột phá của công nghệ số, đòi hỏi phải cải cách toàn diện, sâu sắc nền hành chính, nâng cao hiệu lực, hiệu quả công tác quản lý nhà nước nói chung, lĩnh vực giáo dục và đào tạo nói riêng Nắm bắt xu thế đó, cùng với cả nước, ngành Giáo dục
và Đào tạo Hà Nội đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào thực tiễn triển khai nhiệm vụ của ngành
Việc ứng dụng Công nghệ thông tin (CNTT) được xác định là một trong những nhiệm vụ quan trọng trong giai đoạn tới của ngành giáo dục toàn thành phố Không chỉ là trợ giảng cho giáo viên, là bạn đồng hành với học sinh, CNTT còn là “trợ lý không lương” của các nhà quản lý giáo dục Bên cạnh đó, CNTT còn giúp truyền thông giáo dục, công khai thông tin, là cầu nối giữa nhà trường, phụ huynh và học sinh Một trong những mô hình ứng dụng CNTT quan trọng, thiết thực, để nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác quản lý cũng như chất lượng giáo dục Đó chính là cổng thông tin điện tử (Web Portal)
Hiện nay, cổng thông tin điện tử đã được sử dụng rộng rãi trong lĩnh vực giáo dục từ các cơ sở giáo dục mầm non đến các cơ quan quản lý giáo dục Đặc biệt với cấp học mầm non, cổng thông tin điện tử chính là phương tiện hữu hiệu giúp cập nhật thông tin cần thiết, tạo sự yên tâm, hài lòng cho bậc phụ huynh khi gửi con đến trường Bên cạnh đó, cổng thông tin điện tử cũng giúp truyền đạt thông điệp của nhà trường, đồng thời cũng là phương tiện giúp các trường mầm non quảng bá hình ảnh của mình một cách hiệu quả nhất Xuất phát từ thực tế
đó, cổng thông tin của trường mầm non Đại Kim ra đời đã đáp ứng được nhu cầu của đông đảo các bậc phụ huynh cũng như đáp ứng nhu cầu đổi mới giáo dục của nhà trường
Là một phó hiệu trưởng có niềm đam mê với công tác ứng dụng CNTT trong trường học, tôi đã nhận thức được sâu sắc tầm quan trọng của cổng thông tin điện tử trong việc quảng bá hình ảnh cũng như cập nhật các thông tin của nhà trường Tôi luôn băn khoăn, trăn trở tìm ra các giải pháp để quản lý và vận hành cổng thông tin của trường mầm non Đại Kim một cách hiệu quả nhất, để cổng thông tin điện tử ngày càng gần gũi và trở thành một kênh thông tin truyền thông của nhà trường Sau một thời gian tìm tòi, nghiên cứu và thử nghiệm, cổng thông tin điện tử của trường mầm non Đại Kim đi vào hoạt động và đã đem lại sự hài lòng cho giáo viên và các bậc phụ huynh vì tính thời sự của nó Vì vậy, tôi đã
quyết định chọn đề tài “Một số biện pháp quản lý và vận hành cổng thông tin điện tử trong trường mầm non Đại Kim”
Trang 2II MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU:
Tìm ra hệ thống các biện pháp quản lý và vận hành cổng thông tin điện tử trong trường mầm non Đại Kim
III ĐỐI TƯỢNG, PHẠM VI, THỜI GIAN NGHIÊN CỨU:
1 Đối tượng nghiên cứu: Một số biện pháp quản lý và vận hành cổng thông tin điện tử trong trường mầm non Đại Kim
2 Phạm vi nghiên cứu: Cổng thông tin điện tử của trường mầm non Đại Kim
-Quận Hoàng Mai - Hà Nội
3 Thời gian thực hiện từ tháng 8/2019 đến tháng 3/2020.
B GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ
I CƠ SỞ LÝ LUẬN:
Ngày 20/12/2012, Bộ giáo dục và đào tạo đã ban hành Thông tư số 53/2012/TT-BGDĐT quy định Quy định về tổ chức hoạt động, sử dụng thư điện
tử và cổng thông tin điện tử tại sở giáo dục và đào tạo, phòng giáo dục và đào tạo và các cơ sở giáo dục mầm non, giáo dục phổ thông và giáo dục thường xuyên Trong thông tư nêu rõ: “Cổng thông tin điện tử (Portal) là Trang thông tin điện tử tích hợp các kênh thông tin, các dịch vụ và ứng dụng theo một phương thức thống nhất, thông qua một điểm truy cập duy nhất đối với người sử dụng”
Một số yêu cầu cơ bản về cổng thông tin điện tử
1 Bảo đảm cho tổ chức, cá nhân truy cập thuận tiện
2 Hỗ trợ tổ chức, cá nhân truy nhập và sử dụng các biểu mẫu trên cổng thông tin điện tử
3 Bảo đảm tính chính xác và sự thống nhất về nội dung của thông tin trên cổng thông tin điện tử
4 Cập nhật thường xuyên và kịp thời thông tin trên cổng thông tin điện tử
5 Thực hiện quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước
6 Cung cấp thông tin miễn phí trên cổng thông tin điện tử
7 Tích hợp hệ thống thông tin quản lý giáo dục, quản lý trực tuyến trường học
II CƠ SỞ THỰC TIỄN:
Trong nhiều năm qua, ngành giáo dục và đào tạo Thành phố Hà Nội nói chung và quận Hoàng Mai nói riêng luôn sát sao chỉ đạo việc xây dựng cổng thông tin điện tử trong các nhà trường Trường Mầm non Đại Kim cũng như các trường học trong quận Hoàng Mai đã triển khai thực hiện cổng thông tin điện tử Song, để công tác quản lý và vận hành cổng thông tin điện tử mang lại hiệu quả cao, tôi xin mạnh dạn nêu lên “Một số biện pháp quản lý và vận hành cổng thông tin điện tử trong trường mầm non Đại Kim”
Trang 3III THỰC TRẠNG:
1 Thuận lợi:
* Về phía nhà trường:
- Trường mầm non Đại Kim luôn được sự quan tâm của UBND phường Đại Kim, đặc biệt là sự chỉ đạo sát sao của Phòng GD và ĐT quận Hoàng Mai
- Hạ tầng và thiết bị CNTT được trang bị đầy đủ: 100% các lớp và các phòng ban được trang bị máy tính có kết nối Internet, hệ thống Wifi ổn định, đường truyền thông suốt
- Được sự giúp đỡ, phối hợp của Viettel study,sử dụng công nghệ phần mềm mã nguồn mở để xây dựng cổng thông tin điện tử, bước đầu thiết kế giao diện, với tên miền: mndaikim.edu.vn
- BGH nhà trường trẻ, nhiệt tình, sáng tạo, luôn tìm tòi, ham học hỏi để ứng dụng CNTT một cách hiệu quả nhất trong quản lý, chỉ đạo nhà trường
- Đội ngũ giáo viên có năng lực ứng dụng CNTT, biết khai thác các tài nguyên trên môi trường mạng để áp dụng trong quá trình giảng dạy, 33/45 giáo viên có chứng chỉ ứng dụng CNTT cơ bản theo Thông tư 03/2014/TT-BTTTT
- Bản thân tôi cùng 01 đ.c giáo viên đã được tập huấn việc triển khai sử dung cổng thông tin điện tử trong trường học do Phòng GD và ĐT quận Hoàng Mai kết hợp với ViettelStudy tổ chức
2 Khó khăn:
* Về cơ sở vật chất:
- Hệ thống máy tính của nhà trường cấu hình thấp, không đồng bộ như: ổ cứng, mainboard không ổn đinh, bộ vi xử lý dung lượng thấp, được trang bị từ những năm 2006- 2007, không đảm bảo nhu cầu ứng dụng CNTT hiện nay
* Về nhân sự phụ trách CNTT:
- Nhà trường không có cán bộ CNTT riêng biệt, bản thân tôi là một Phó hiệu trưởng, làm công tác kiêm nhiệm nên thời gian để cập nhật thông tin và cải tiến cổng thông tin điện tử không có nhiều
* Về giáo viên:
- Việc tuyên truyền về cổng thông tin điện tử của nhà trường đến các bậc phụ
huynh còn hạn chế
- Kỹ năng viết bài, chụp hình đăng tin trên cổng thông tin điện điện tử còn yếu
* Về phụ huynh:
- Mặt bằng đời sống kinh tế của phụ huynh không đồng đều, không quan tâm
đến việc truyền thông giáo dục Nhiều phụ huynh không có điều kiện trang bị các thiết bị điện tử như Smart Phone để truy cập vào cổng thông tin điện tử của nhà trường
Trang 43 Kết quả khảo sát trên cổng thông tin điện tử:
- Tính đến tháng 07/2019, số lượng tin bài trên cổng thông tin điện tử của nhà trường còn ít, cây chuyên mục có nội dung chưa phong phú, lượt truy cập không cao, cụ thể:
+ Số lượt truy cập: 15 lượt
+ Số lượng tin bài: 7
Giới thiệu Giới thiệu trườngCơ sở vật chất 00
Tin tức
Hoạt động giáo dục Hoạt động chungHoạt động chuyên môn 20
III MỘT SỐ BIỆN PHÁP THỰC HIỆN:
Trong phạm vi của đề tài, tôi đưa ra một số biện pháp cụ thể sau:
1 Biện pháp 1: Tìm hiểu về cổng thông tin điện tử
* Mục đích: Tìm hiểu về cổng thông tin điện tử giúp chúng ta hiểu rõ các định
nghĩa, tính năng của cổng thông tin điện tử và một số lợi ích khi sử dụng cổng thông tin điện tử trong nhà trường
*Cách tiến hành:
Vậy cổng thông tin điện tử (Web Portal) là gì?
Web portal là một thuật ngữ tin học xuất hiện năm 1998 Sau đây là một
số định nghĩa về web Portal thường được sử dụng:
Định nghĩa 1:
Portal là giao diện dựa trên nền web được tích hợp và cá nhân hóa tới các thông tin, ứng dụng và các dịch vụ hợp tác
Định nghĩa 2:
Portal như là một cổng tới các trang web, cho phép một khối lượng lớn các thông tin sẵn có trên Internet và các ứng dụng được tích hợp, được tuỳ biến, được cá nhân hóa theo mục đích của người sử dụng
Định nghĩa 3:
Portal là điểm đích truy cập trên Internet mà qua đó người dùng có thể khai thác mọi dịch vụ cần thiết và “không cần thiết phải đi đâu nữa”
Trang 5Cổng thông tin điện tử có gì khác một Website truyền thống?
So sánh Cổng thông tin điện tử
(Web Portal)
Website truyền thống
Chức năng - Cổng thông tin điện tử là một
bước phát triển của Website truyền thống
- Cổng thông tin cập nhật số lượng lớn thông tin, ứng dụng
và dịch vụ
- Người dùng có thể tìm kiếm được thông tin cần thiết và khai thác thông tin theo chế độ một cửa trên cổng thông tin điện tử
- Cổng thông tin được bảo mật
và có thể mở rộng quy mô dễ dàng
- Có thể chủ động tích hợp thêm các ứng dụng
- Website được xây dựng độc lập
- Không cập nhật được khối lượng thông tin lớn
- Các thông tin trên Website không thể chia
sẻ cho các website khác
- Không tích hợp được các thông tin dịch vụ từ nhiều website về một website
- Phù hợp với môi trường cung cấp thông tin hơn là môi trường chia sẻ thông tin
- Khó nâng cấp
Mục đích - Cung cấp thông tin chính xác
vào những thời điểm thích hợp nhất
- Các thông tin được tìm kiếm nhanh chóng, dễ sử dụng, có uy tín và bảo mật cao
- Tiết kiệm chi phí và mang lại
sự hài lòng nhất tử khách hàng
- Cung cấp thông tin nhưng lại không đảm bảo sự bảo mật cho thông tin
Xu hướng - Bên ngoài có giao diện thân
thiện, đầy đủ chức năng, dễ sử dụng
- Bên trong quản trị có hạ tầng,
có khả năng tích hợp được các thông tin, phần mềm và dịch vụ khác
- Cung cấp một môi trường tương tác qua lại giữa các Web trong cổng thông tin
- Chuyển sang cổng thông tin điện tử
Trang 6Giao diện - Giao diện dễ nhìn, bố cục sắp
xếp rõ ràng
- Giao diện được thiết kế theo sở thích của chủ sở hữu
Đánh giá - Ngày càng trở nên phổ biến
nhờ tính ứng dụng cao
- Không tích hợp được các phần mềm và công nghệ để phát triển
Có thể nói website truyền thống là đời trước của cổng thông tin điện tử Đối với giáo dục, Cổng thông tin điện tử là giải pháp xây dựng hệ thống
thông tin tổng thể trong phạm vi ngành giáo dục, hướng đến tích hợp với giải
pháp tổng thể trên phạm vi cả nước, chứ không đơn thuần là nâng cấp 1 website Giải pháp bao gồm việc quy hoạch định hướng ứng dụng CNTT trong ngành, đặc biệt là công nghệ trực tuyến, cung cấp thêm nhiều phần mềm tích hợp với nhau chung một lõi thống nhất (thông qua công nghệ SSO, các webservice) để xây dựng CSDL ngành, cung cấp tài khoản cho mọi tác nhân tham gia hệ thống, nhằm xây dựng hệ thống thông tin trực tuyến chuẩn có thể sử dụng lâu dài, hỗ trợ công tác điều hành quản lý, nâng cao chất lượng giáo dục Giải pháp cổng
thông tin điện tử là giải pháp cổng điều hành đa cổng (multi-portal) triển khai
từ Sở GDĐT xuống các Phòng GDĐT xuống các trường trên địa bàn Sở GDĐT
là portal tổng, vào cổng thông tin của Sở sẽ thấy các Phòng GDĐT, vào các Phòng GDĐT sẽ thấy các trường học
Tính năng của cổng thông tin điện tử:
Lợi ích khi các trường học sử dụng cổng thông tin điện tử là gì?
- Truyền thông tin tức, sự kiện
- Có diễn đàn trao đổi: Phụ huynh, học sinh có thể xem thông tin, trao đổi thông tin, đóng góp ý kiến về sự kiện nào đó đã, đang và sắp diễn ra…
Trang 7- Thư viện ảnh, video: Lưu lại khoảnh khắc các sự kiện của nhà trường và học sinh - Hệ thống được tối ưu hóa SEO giúp phụ huynh, học sinh dễ dàng tìm kiếm tới cổng thông tin của nhà trường
- Có công cụ tạo hàng loạt tài khoản cho học sinh, giáo viên trên toàn trường
- Cung cấp các công cụ hỗ trợ tuyển sinh đầu cấp
* Kết quả: Với những tính năng và lợi ích trên, một lần nữa ta có thể khẳng định
rằng, cổng thông tin điện tử là một mô hình ứng dụng công nghệ thông tin rất hữu hiệu trong các trường học nói chung và trường mầm non nói riêng
2 Biện pháp 2: Xây dựng kế hoạch điều hành và quy chế hoạt động của cổng thông tin điện tử
*Mục đích: Có lẽ, đối với một nhà quản lý, xây dựng kế hoạch là bước đầu tiên
và tiên quyết trước khi bắt đầu bất cứ một công việc nào Xây dựng kế hoạch giúp cho bản thân tôi sắp xếp công việc sẽ làm một cách tuần tự, hợp lý, khoa học, chủ động trong công việc Một kế hoạch điều hành và quy chế hoạt động cụ thể, rõ ràng và phù hợp sẽ quyết định đến 50% thành công của hoạt động đó
* Cách tiến hành:
_ Xây dựng kế hoạch:
Ngay sau khi nhận được công văn chỉ đạo của Phòng giáo dục và đào tạo quận Hoàng Mai về triển khai cổng thông tin điện tử trong ngành giáo dục, tôi
đã cùng các đồng chí trong Ban Giám Hiệu nhà trường bàn bạc, thảo luận và xây dựng kế hoạch quản lý và vận hành cổng thông tin điện tử trong nhà trường
Việc đầu tiên là thành lập Ban biên tập và phân công trách nhiệm cụ thể cho từng thành viên Ban biên tập bao gồm đồng chí Hiệu trưởng làm trưởng ban, 02 phó ban và các biên tập viên Trong đó, đồng chí Hiệu trưởng phân công cho tôi chịu trách nhiệm quản lý và vận hành cổng thông tin của nhà trường
Để xây dựng kế hoạch cụ thể, chi tiết, chúng tôi đã khảo sát tình hình thực
tế của cổng thông tin điện tử, xác định các điểm mạnh, điểm yếu của nhà trường
để đưa ra biểu tiến độ thực hiện kế hoạch rõ ràng Điều đó đã giúp các đồng chí giáo viên, nhân viên trường toàn trường nắm rõ nội dung công việc cũng như thời gian hoàn thành từng đầu việc cụ thể
Trong kế hoạch cũng quy định rõ các nội dung chính cần có trong cổng thông tin điện tử của nhà trường:
- Giới thiệu chung: Giới thiệu về nhà trường, Sơ đồ tổ chức
- Các văn bản quy định có liên quan đến hoạt động của nhà trường
- Thông báo - Tin tức về hoạt động của nhà trường
- Kho dữ liệu - Thư viện
Trang 8- Thông tin về “ba công khai” theo yêu cầu của Thông tư số 36/2017/TT-BGDĐT ngày 28/12/2017 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo về ban hành quy chế thực hiện công khai đối với cơ sở giáo dục và đào tạo thuộc hệ thống giáo dục quốc dân
- Tuyển sinh
- Liên hệ
“Một cây làm chẳng lên non
Ba cây chụm lại nên hòn núi cao”
Với phương châm xây dựng một cổng thông tin điện tử sinh động, nội dung phong phú, thực sự là một kênh thông tin để truyền thông giáo dục và quảng bá hình ảnh của nhà trường, tôi đã huy động các đoàn thể, mọi thành viên trong nhà trường tham gia viết bài, sưu tầm hình ảnh, video để có nguồn tư liệu phong phú đăng lên Web Từ đồng chí chủ tịch công đoàn, đoàn thanh niên đến tổ trưởng chuyên môn, giáo viên, thậm chí nhân viên y tế hay nhân viên nuôi dưỡng cũng tham gia viết bài đăng Web Việc phân công cụ thể, rõ người, rõ việc đã giúp tất cả các đồng chí giáo viên và nhân viên trong toàn trường đều có trách nhiệm trong việc hoàn thiện và làm phong phú nội dung các tin bài đăng lên Web
- Mục “ Giới thiệu trường”, tôi là người trực tiếp viết bài giới thiệu về nhà trường, giới thiệu cơ sở vật chất, cập nhật cơ cấu tổ chức cũng như các văn bản pháp quy , văn bản của trường lên Web
- Với tin bài về các sự kiện lớn của nhà trường theo từng tháng như Khai giảng, Trung thu, Ngày 20.11 , tôi phân công cho đồng chí Tổ trưởng chuyên môn chịu trách nhiệm viết bài Đây là một đồng chí có văn phong tốt cũng như có nhiều kinh nghiệm trong việc viết tin bài về các hoạt động của nhà trường để gửi lên cổng thông tin của UBND quận Hoàng Mai
- Tin bài về các hoạt động của các đoàn thể như công đoàn hay chi đoàn, tôi giao trực tiếp cho đồng chí chủ tịch công đoàn và bí thư đoàn thanh niên chịu trách nhiệm cung cấp bài viết
- Đối với tin bài về các hoạt động giáo dục của các lớp, tôi chủ động sắp xếp lịch viết bài của các đồng chí giáo viên trùng khớp với lịch đi giao nhận thực phẩm hàng tuần để các đồng chí giáo viên nhớ lịch, tránh chồng chéo
- Các chí nhân viên nuôi và nhân viên y tế chịu trách nhiệm viết bài cho danh mục cha mẹ cùng nuôi dạy bé Đối với các đồng chí nhân viên nuôi dưỡng, tôi cũng xếp một đồng có kỹ năng công nghệ thông tin với một đồng chí khả năng công nghệ thông tin còn hạn chế thành một nhóm Hai đồng chí sẽ hỗ trợ nhau
để viết bài đăng lên Web, số lượng tối thiểu 1 bài/ 1 tháng
Trang 9_Ban hành quy chế:
Song song với việc xây dựng kế hoạch điều hành thì việc ban hành quy chế hoạt động của cổng thông tin điện tử cũng rất quan trọng, nhằm qui định rõ ràng và minh bạch những hoạt động liên quan đến việc quản lý, điều hành và sử dụng cổng thông tin điện tử trong trường mầm non Đại Kim, cụ thể như: Qui định về tên miền của cổng tin điện tử, Qui định về thông tin và các nội dung thông tin đăng web, qui định về trách nhiệm của ban biên tập, trách nhiệm viết tin bài đăng Web của các thành viên trong nhà trường cũng như thống nhất hình thức trình bày đối với văn bản, hình ảnh đăng trên Web
Đặc biệt, trong quy chế cũng thể hiện rõ các qui định nhằm đảm bảo an ninh, an toàn khi sử dụng cổng thông tin điện tử, từ việc cài đặt mật khẩu, cung cấp mật khẩu cũng như qui trình đăng tin bài lên cổng thông tin điện tử Tất cả các bài viết, hình ảnh từ các đoàn thể, các tổ và cá nhân sẽ được kiểm duyệt cẩn thận và kỹ lưỡng trước khi đăng Web
* Kết quả:
Việc xây dựng kế hoạch điều hành và quy chế hoạt động của cổng thông tin ngay từ đầu năm học đã giúp tôi cũng như toàn thể CBGVNV trong trường luôn chủ động để hoàn thành tốt nhất nội dung công việc trong từng tháng Từ
đó, công tác chỉ đạo, tổ chức thực hiện việc viết tin bài cũng như cập nhật nội dung lên cổng thông tin điện tử của Ban giám hiệu cũng thuận lợi hơn, từng bước hoàn thiện cổng thông tin điện tử của nhà trường
3 Biện pháp 3: Lựa chọn giao diện và xây dựng cây chuyên mục trên cổng thông tin điện tử
* Mục đích:
Mục đích lớn nhất của tôi khi thực hiện biện pháp này là làm sao để lựa chọn được một giao diện cổng thông tin điện tử chuyên nghiệp và ấn tượng, Đó
Trang 10phải là một giao diện trực quan, có bố cục rõ ràng, đẹp mắt và hấp dẫn với nhiều đối tượng là cán bộ, giáo viên, nhân viên cho đến phụ huynh học sinh Thêm vào
đó cây chuyên mục trên web vừa phải theo đúng kế hoạch đề ra, vừa phải được sắp xếp hợp lý, trang trí hình ảnh phù hợp và hài hòa với nội dung Thật là một thách thức không nhỏ với dân không chuyên công nghệ như tôi
*Cách tiến hành:
Rất may mắn cho tôi khi được sự trợ giúp nhiệt tình từ phía Viettel Study
Họ đưa ra những giao diện Demo tương đối phù hợp và những nội dung, hình ảnh gần gũi với giáo dục mầm non Tham khảo ý kiến của các đồng chí trong nhà trường cũng như học hỏi giao diện cổng thông tin của các trường học có lượng tương tác cao, tôi đã lựa chọn được một giao diện tương đối phù hợp với tiêu chí của nhà trường
Ngay sau khi lựa chọn được giao diện của cổng thông tin điện tử, tôi bắt tay ngay vào việc xây dựng cây chuyên mục và sắp xếp danh mục trên cổng thông tin điện tử, bao gồm 5 chuyên mục và các danh mục như sau:
Từ nội dung chính đã qui định trong kế hoạch đồng thời dựa vào tình hình thực tế của nhà trường cũng như khả năng công nghệ thông tin của giáo viên,