Khái niệm, chức năng, các bước triển khai Email marketing

khái niệm email marketing, các loại email marketing, lợi ích của email marketing, thực trạng về email marketing, chức năng của email marketing, các bước triển khai công cụ email marketing, những phương thức tối ưu hóa việc ứng dụng email marketing, kpi đo lường hiệu quả hoạt động email marketing. bài báo cáo được xây dựng bởi nhóm sinh viên đại học. Để xem chi tiết vui lòng tải tài liệu xuống bản đầy đủ. Xin cảm ơn

NHIỆM VỤ NGHIÊN CỨU TUẦN 2

NỘI DUNG TÌM HIỂU: EMAIL MARKETING

THÀNH VIÊN:

Bùi Văn Toàn N17DCQT036

Trần Thị Thương Thương N17DCQT036

Bùi Minh Ngọc Giang N17DCQT049

Lê Đình Tuấn (nhóm trưởng) N17DCQT037

Nguyễn Thị Dung N17DCQT008

Lớp : D17CQQM01

1 Khái quát về Email Marketing:

1.1 Khái niệm Email Marketing:

Email marketing là một loại internet marketing, đây là quá trình khi một công ty gửi tin nhắn hoặc tài liệu quảng cáo cho các nhóm người dùng thông qua email Thông thường, các tin nhắn này chứa các nội dung về quảng cáo, thương mại, chào hàng, kêu gọi quyên góp hoặc kêu gọi sự giao dịch mua bán.

Bất kỳ loại email nào có nội dung và mục đích là: thu hút khách hàng mới, xây dựng hoặc cải thiện mối quan hệ của công ty với khách hàng hiện tại, phát triển lòng tin, lòng trung thành của khách hàng với doanh nghiệp, cung cấp cho khách hàng những nhận thức về thương hiệu… đều là email marketing.

1.2 Các loại Email Marketing:

- Email giao dịch: email này được gửi đến hộp thư đến của khách hàng khi hai bên đã thực hiện một giao dịch mua bán, thanh toán… với nhau

Hình 1-Một hóa đơn được gửi bằng email bởi GOOGLE PLAY.

- Email trực tiếp (direct email): Mục đích của các email này là trình bày các tài liệu quảng cáo như: thông báo, ưu đãi đặc biệt, giảm giá hoặc có thể là giới thiệu về các sản phẩm có sẵn phục vụ bán trực tuyến.

Hình 2-Giới thiệu một bài viết có tính năng mới của một công ty

- Email "Welcome!" (Chào mừng!): Khách hàng sẽ nhận được loại email này khi họ đăng ký nhận thư (sign up) Đây là những bước đầu tiên trong hành trình thiết lập sự tin tưởng của doanh nghiệp với khách hàng, nhằm nâng cao thương hiệu và thể hiện sự tín nhiệm của một tổ chức.

Hình 3- Email welcome của công ty Slack.

- Email bản tin (newsletter emails): Mục đích của những email này nhằm cung cấp cho khách hàng những đặc điểm, điểm nhấn, tác dụng của sản phẩm của công ty.

Hình 4- Email giới thiệu về công ty dịch vụ tìm nhân viên từ xa Hubstaff Weekly.

1.3 Lợi ích khi sử dụng Email Marketing:

- Đầu tiên, khi so sánh với hình thức quảng cáo truyền thống bằng cách thiết kế các banner, biển quảng cáo, marketing bằng email sẽ giúp tiết kiệm triệt để các chi phí thiết kế, chi phí vận chuyển, chi phí thuê địa điểm.

- Email marketing giúp doanh nghiệp xây dựng thương hiệu trong mắt người tiêu dùng, tăng mối liên hệ, tạo lòng tin với khách hàng.

- Ngoài ra, khi sử dụng hình thức này để marketing các bạn có thể thống kê chi tiết được số lượng người click mở mail, click vào các đường dẫn từ đó bạn sẽ có thể tìm hiểu được nhu cầu của khách hàng, xác định đúng được thị hiếu của khách hàng để có những điều chỉnh phù hợp.

- Hơn nữa, bạn còn có thể tự động hóa chiến dịch marketing bằng cách đặt lịch gửi email marketing chăm sóc khách hàng theo tuần hoặc theo tháng cụ thể.

1.4 Thực trạng về email marketing:

- Có nhiều tư tưởng sai lầm rằng email marketing đã lỗi thời Rằng trong thời kì công nghệ, việc marketing bằng quảng cáo trên những mạng xã hội mới là thứ đem lại hiệu quả Đó là quan điểm của những người chưa biết tác dụng thực sự của email mail marketing là gì.

- Trong 3 năm trở lại đây, chi phí thực sự mà các doanh nghiệp bỏ ra cho email marketing đã tăng gấp 3 lần Việc đầu tư này cho thấy tầm quan trọng của các chiến dịch email marketing.

- Ngày nay, Email Marketing là dịch vụ tiếp thị rất phổ biến được nhiều doanh nghiệp áp dụng Hơn nữa, dịch vụ bán hàng qua Email cũng đã được tích hợp vào bộ công cụ CRM Marketing với nhiều tùy chỉnh tối ưu cho hoạt động kinh doanh của DN.

1.5 Chức năng của Email Marketing:

- Quản lý danh sách email: giúp bạn quản lý danh sách email một cách rõ ràng, cụ thể Phân loại theo địa lý, nguồn gốc, giới tính, độ tuổi, công việc…

- Theo dõi, báo cáo: Các bạn sẽ biết được tỉ lệ email vào inbox, tỉ lệ

mở email, tỉ lệ click, tỉ lệ chuyển đổi Theo dõi chi tiết tỉ lệ tương tác của khách hàng.

- Tự động hóa chiến dịch: Bạn có thể lên chiến dịch, và đặt lịch gửi email cụ thể, email sẽ được tự động gửi đi một cách nhanh chóng và chính xác.

- Các mẫu email đa dạng: Rất nhiều các template chuyên nghiệp, đa dạng cho bạn lựa chọn, sẽ giảm thiểu thời gian trong việc viết nội dung.

2 Cách thức triển khai công cụ Email – Marketing

Quy trình triển khai công cụ Email-Marketing gồm có 6 bước: Xây dựng mục tiêu; Thu thập, quản lý dữ liệu theo danh sách website; Cài đặt cấu hình hệ thống email; Xây dựng template, xây dựng nội dung; Gửi email theo lịch trình địinh sẵn; Theo dõi, đánh giá và điều chỉnh chiến dịch Email – Marketing.

2.1 Xác định mục tiêu chiến dịch Email – Marketing

Mỗi chiến dịch bao gồm nhiều email khác nhau Mỗi email đều định hướng khách hàng tiềm năng tới mục tiêu đó Chẳng hạn như :

- Giới thiệu sản phẩm

- Cung cấp các chương trình khuyến mại, giảm giá

- Thông tin về cuộc thi, trò chơi, sự kiện

- Tăng độ nhận diện thương hiệu

- Khảo sát, thu thập phản hồi của khách hàng

- Chăm sóc khách hàng, hỏi thăm, chúc mừng

- Quản lý truyền thông nội bộ…

Sau bao lâu bạn sẽ gửi cho khách hàng một email ? Bạn nên giữ liên lạc với người đăng ký sau 5-6 ngày để xây dựng mối quan hệ với

họ Khung giờ hợp lý nên lựa chọn gửi email vào khoảng 8-9 giờ sáng hoặc 3-4 giờ chiều Đây là thời điểm người xem thường có thời gian rảnh rỗi hoặc check email Nhờ đó, tỷ lệ tương tác sẽ cao hơn so với các khoảng thời gian khác.

 Đây là yếu tố quan trọng, luôn có ở bất kì một chiến lược nào Đôi khi mọi người thường bỏ qua bước này chỉ tập trung cho những bước tiếp theo Nhưng thực chất đây là bước cực kì quan trọng, chúng là kim chỉ nam cho mọi hoạt động định hướng của toàn bộ

kế hoạch.

2.2 Thu thập quản lý dữ liệu

Danh sách data chính là tài sản Giống như kinh doanh cần giá trị cốt lõi thì email cần nhất là tệp đối tượng khách hàng mục tiêu Việc xây dựng data tùy vào nguồn thu thập thông tin sẽ có cách thực hiện khác nhau Và đây là tâm điểm của toàn bộ hoạt động kinh doanh của bạn Bạn có thể lên kế hoạch thu thập dữ liệu khách hàng như tạo subscribe, dùng Facebook search hoặc mua bán data nếu cần thiết…

2.2.1 Tạo subscribe

Đây là cách xây dựng list đăng ký bền vững bằng cách đặt form nhận tin Việc tìm kiếm, thu hút và xây dựng subscribe được thực hiện chủ yếu thông qua blog, website Do vậy, nếu muốn thu thập email theo cách này, bạn nên xây dựng một trang web, hay một blog tin tức Và nội dung chia sẻ phải liên quan đến mục đích của việc thu thập email nhằm tạo ra tệp khách hàng tiềm năng.

2.2.2 Dùng mạng xã hội

Đây là gợi ý cho việc tìm kiếm và xây dựng subscribe nhanh với việc thu thập email chỉ bằng một bài post Hay có thể dùng Google Form thông qua mạng xã hội Facebook Sao đó tách lọc địa chỉ email bằng cách phần mềm quét hoặc công cụ thích hợp.

2.2.3 Data khách hàng hiện hữu

Đây là danh sách mà bạn có từ nhiều nguồn Nó là tài sản có sẵn của công ty Sau khi thu nhận được đầy đủ email người dùng, việc tiếp theo sẽ là định dạng dữ liệu Bao gồm lọc và loại bỏ email chết, email sai, email không còn hoạt động Rồi phân loại danh sách email thành từng nhóm theo tiêu chí phù hợp.

2.3 Cài đặt cấu hình hệ thống email

Cơ chế hoạt động của email marketing có thể được biểu thị qua sơ

đồ sau:

Đó là sự kết hợp của ba bước gồm cài đặt Email server:

- SMTP server

- Xác thực domain thông qua hệ thống đánh giá email

- Phần mềm gửi email tự động

Ở bước này chính là cài đặt cấu hình hệ thống Email Server  Cài đặt hệ thống đánh giá email (Verify domain email)  Cài đặt phần mềm gửi email marketing

2.3.1 Hệ thống Email server (SMTP server)

Email server là hệ thống máy chủ thư điện tử, dùng để gửi và nhận thư điện tử Cụ thể hơn đó là cài đặt liên quan đến SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) như SMTP Host, Port, Username, Password Mỗi email được gửi đi thông qua máy chủ để đi đến người nhận Nếu không có các máy chủ này, bạn sẽ chỉ gửi email cho những người có tên miền trùng với tên miền email của bạn Hệ thống SMTP server sẽ giải quyết các vấn đề như email bị virus, spam, blacklist, không check được webmail

Hiện nay có rất nhiều nhà cung cấp dịch vụ SMTP khá tốt cho việc gửi email marketing Chẳng hạn như Amazon SES, Getrespone, Sendgrid, Mailchimp…

2.3.2 Cài đặt hệ thống đánh giá email (Verify domain email) Bước này nhằm xác thực domain, đánh giá uy tín của người gửi tin, nguồn tin, các kết quả tiêu cực (nếu có) Phần này rất quan trọng bởi

nó có thể nâng cao tỷ lệ email rơi vào inbox Thông qua hệ thống đánh giá lọc thư rác, chặn tin nhắn rác rơi vào inbox

Có hai phương thức để phát hiện email giả mạo là SPF (Sender Policy Framework) và DKIM (DomainsKey Identified Mail) Đây là các

hệ thống đánh giá email, phát hiện email giả mạo nhờ vào cơ chế kiểm tra domain Và hệ thống máy chủ gửi tin nhắn của email gửi đến có được xác thực quyền bởi người quản trị domain Spammer thường sử dụng địa chỉ email giả mạo để gửi Nên các phương thức xác nhận này được xem như một kỹ thuật để loại trừ Email Spam.

2.3.3 Phần mềm gửi email marketing

Trong hệ thống kiến thức Email Marketing, phải nói đến phần mềm email Email phải được gửi đi từ SMTP server và được xác thực domain cùng email Phần mềm gửi email đóng vai trò trung gian, là công cụ kết nối giữa máy chủ với người dùng Người sử dụng soạn thảo nội dung, nhập data lên phần mềm email Sau đó, SMTP sẽ nhận lệnh chuyển email đi hàng loạt tới danh sách người nhận theo

dữ liệu phần mềm đẩy lên.

Hiện nay có rất nhiều phần mềm hỗ trợ cho việc gửi email marketing hàng loạt Phổ biến nhất tại Việt Nam hiện nay là TOP Email Marketing Sau đó đến Ultramailer, A23, Solid… Hoặc hoạt động trên giao diện web như Zentamail… Mỗi công cụ đều có tính năng và mức giá khác nhau Tuy nhiên, cấu trúc và cách thức chung

sẽ không có nhiều thay đổi Đơn cử như phần mềm TOP Email Marketing, phần mềm này được xếp hạng TOP 1 trong đánh giá 5 phần mềm gửi email tốt nhất.

2.4 Xây dựng nội dung:

Với việc xây dựng nội dung cho chiến dịch email marketing cần đảm bảo ba tiêu chí :

- Tiêu đề email không quá dài, sẽ làm ẩn chữ khi người đọc nhận được email Đặc biệt là trên màn hình điện thoại Và đồng thời không được quá cụt ngủn bởi nó không thể hiện sự trau chuốt, tôn trọng người nhận Email Marketing yêu cầu phải có thông điệp và thu hút khách hàng click mở email ngay từ tiêu đề.

- Thứ hai, Email Marketing phải có đầy đủ các phần mở đầu, nội dung chính, rồi kết luận Bố cục rõ ràng hợp lý

- Cuối cùng, một bức email phải có tùy chọn cho phép người dùng hủy nhận tin đăng ký Cách thức xây dựng nội dung email như thế nào sẽ được TOP chia sẻ trong các bài viết sắp tới.

2.5 Gửi Email theo lịch trình định sẵn

Công tác chuẩn bị đã hoàn thiện Việc tiếp theo là gửi một email test đến một email của mình để kiểm tra lại các thông tin : Tên

người gửi, tiêu đề, nội dung, hình ảnh hiển thị trên cả laptop và điện thoại Sau khi tất cả mọi thứ đều tốt, bạn có thể đợi thời điểm thích hợp để gửi email marketing hàng loạt

Nếu tất cả các bước trên bạn điều làm tốt nhưng nếu bạn chọn sai thời điểm gửi Email thì bạn cũng không gặt được kết quả như mong đợi Thông thường đối với những Email Marketing nên được gửi vào những khoảng thời gian rãnh sẽ có tỷ lệ mở cao hơn Theo nghiên cứu của các nhà Marketing thì khoảng thời gian mà người dùng thường mở thư của bạn là từ 8h-10 sáng và từ 3h-4h chiều Vì vậy cần gửi mail vào trước khoảng thời gian trên 1 tiếng để đạt được tỷ

lệ mở mail lí tưởng.

2.6 Đánh giá, theo dõi và điều chỉnh chiến dịch email

marketing

Tuy nhiên, mọi thứ chưa dừng lại ở đó Các bước trên chỉ giúp bạn trả lời câu hỏi của sếp : ” Em đã gửi email marketing đến khách hàng chưa? “ Hay tự an ủi bản thân : “Mình đã tiếp thị khách hàng thông qua Email Marketing rồi”

Đây là yếu tố cuối cùng cần thực hiện để xem mức độ hoàn thành mục đích mà ta đặt ra ở bước 1 như thế nào Cần xem xét dựa trên các chỉ tiêu, thông số liên quan như tỷ lệ mở mail, tổng lượng mở mail, tỷ lệ chuyển đổi, thư bị trả lại, doanh thu….Tùy theo mục đích

mà mình đề ra để xem xét các chỉ số có liên quan Để từ đó đưa ra điều chỉnh chiến dịch email marketing theo hướng tối ưu hóa.

3 Những phương thức tối ưu hóa việc ứng dụng email marketing

Bạn có thể bắt đầu bằng việc tạo một danh sách khách hàng tiềm năng

và cung cấp cho họ những thông tin có giá trị như một bản tin hấp dẫn, một buổi hội thảo miễn phí, hoặc biết thêm thông tin về sản phẩm, dịch

vụ của bạn.

Bạn có thể thông qua bản đăng kí nhận tin để nắm được những thông tin

cơ bản của khách hàng như Tên, Email,… Lưu ý, chỉ lấy những thông tin thực sự cần thiết, tránh làm phiền khách hàng với một bản điền thông tin dài ngoằng.

Bên cạnh đó, bạn cần quản lí danh sách liên lạc của bạn đồng thời tôn trọng các chính sách quyền riêng tư của khách hàng và đảm bảo thực hiện đúng cam kết đã nêu về cách bạn sử dụng những thông tin đó.

Nội dung cần được tiếp cận một cách cá nhân – chính là chìa khóa để một chiến dịch tiếp thị bằng email thành công.

Nó khởi đầu bằng việc bạn nên biết tên của người gửi; nhưng những gì tiếp sau đó cần cho thấy bạn đã chuyển tải nội dung phù hợp với lợi ích của người nhận dựa theo thói quen tìm kiếm, thông tin phản hồi và những lần mua sắm trước đó.

Nội dung, câu từ của thư nên đề cập trực tiếp những điểm này và sử dụng ngôn ngữ

đề cập trực tiếp đến đối tượng (bạn, của bạn) để đặt khách hàng vào trung tâm của nội dung truyền thông.

Việc phân nhóm và quản lý danh sách khách hàng mục tiêu này chiếm khá nhiều thời gian nhưng đáng để bạn đầu tư.

3.3 Đầu tư vào phần nội dung của Email

Một bài viết thú vị đồng thời mang lại giá trị sẽ đảm bảo thành công cho bất kì chiến dịch email marketing nào Để có được nội dung hoàn hảo, bạn cần:

 Xem cách những đối thủ của bạn đang làm Bạn chỉ mất vài phút

để đăng kí bản tin email từ những đối thủ cạnh tranh, hãy xem

cách họ chăm sóc khách hàng của mình, những nội dung họ gửi và cách trình bày nó Từ đó, bạn có thể lựa chọn một phong cách

riêng cho mình sao cho thu hút khách hàng nhất.

 Để tạo ra một thông điệp đúng, bạn cần lập ra một kế hoạch

tiếp thị nhằm vào giải quyết các mục tiêu.

 Viết email có độ dài vừa phải Một nguyên tắc được đặt ra là hãy rút ngắn email của bạn so với độ dài thông thường mà bạn muốn viết.

 Sử dụng ngôn ngữ giản dị, dễ hiểu khi viết mail cho khách hàng Hãy suy nghĩ như một khách hàng và trò chuyện với họ như với

một cá nhân riêng lẻ

 Trò chuyện với khách hàng như một cá nhân riêng lẻ.

 Tránh sử dụng từ “Miễn phí” trong tiêu đề email của bạn vì có

thể khiến email của bạn bị coi là tin rác và làm dấy lên sự nghi ngờ của người đọc.

 Chọn những chủ đề mà khách hàng của bạn hiện đang quan

tâm, tránh những nội dung mơ hồ, chung, hãy chọn những nội

dung mang lại lợi ích cụ thể cho khách hàng của mình.

 Tìm hiểu về nhu cầu của khách hàng, xem họ muốn nhận được những thông tin như thế nào? Mối quan tâm của họ đối với sản

phẩm, dịch vụ của họ.

3.4 Dành thời gian để tạo nên một chủ đề hoàn hảo

Chủ đề có nhiệm vụ thu hút khách hàng tiềm năng mở email của bạn, hoặc ngược lại làm họ quyết định xóa bức thư.

Một số chuyên gia đề xuất nên sử dụng những dòng chủ đề thể hiện ngôn ngữ hành động Khi bạn lược bỏ danh từ và đại từ, dòng chủ đề sẽ cô đọng nhưng có sức tác động: hãy nói với người nhận chính xác điều mà nội dung email mang lại cho họ và họ được lợi gì khi mở email.

3.5 Chọn thời gian gửi email

Thời gian tốt nhất để gửi email phụ thuộc vào sản phẩm – dịch vụ, đối tượng khách hàng và nội dung, nhưng có một số phương cách chung mà các nhà tiếp thị có thể sử dụng để tối ưu hóa chiến dịch của họ khi tiếp cận hộp thư điện tử của khách hàng.

Kết quả phân tích từ rất nhiều chiến dịch tiếp thị qua email cho thấy những email gửi vào ngày thứ Năm nói chung được mở nhiều nhất, kế đó

là các thư gửi vào ngày thứ Ba Ngoại trừ các chiến dịch có nội dung liên quan đến giải trí và sở thích, dữ liệu cho thấy rằng những ngày cuối tuần

là thời gian kém lý tưởng nhất để phát đi một chiến dịch thư điện tử Một vài gợi ý về thời điểm chọn để gửi Email:

 Email có nội dung giải trí nhận được phản ứng tốt hơn khi được phát đi vào cuối tuần, tương tự là một số chiến dịch có nội dung

quảng bá liên quan đến sở thích và bán lẻ.