HƯỚNG TỚI SỰ HÌNH THÀNH XÃ HỘI SỐ Ở NHẬT BẢN Tháng 1/2021

Việc đối phó với dịch COVID-19 đã làm nổi lên nhiều vấn đề liên quan đến chuyển đổisố như sự chậm trễ chuyển đổi số và thiếu nhân lực của nhà nước, của địa phương, quản lý hành chính kém

HƯỚNG TỚI SỰ HÌNH THÀNH

XÃ HỘI SỐ Ở NHẬT BẢN

Tháng 1/2021 Cục Quản lý Hành chính Bộ Nội vụ Trưởng phòng Kế hoạch hệ thống thông tin hành chính

OKUDA Naohiko

Việc đối phó với dịch COVID-19 đã làm nổi lên nhiều vấn đề liên quan đến chuyển đổi

số như sự chậm trễ chuyển đổi số và thiếu nhân lực của nhà nước, của địa phương, quản lý hành chính kém hiệu quả do kết nối hệ thống không đầy đủ, thủ tục hành chính phức tạp và

sự chi trả chậm trễ, sự suy giảm dịch vụ đối với người dân, sự chậm trễ chuyển đổi số tại doanh nghiệp và trong xã hội…

Để giải quyết 1 cách cơ bản những vấn đề được nêu trên, Chính phủ đã quyết định thực hiện cải cách quy chế 1 cách toàn diện, xóa bỏ quản lý hành chính theo chiều dọc Một sự đột phá để thực hiện điều này là thành lập Cục Kỹ thuật số (Digital Agency).

Xây dựng 1 xã hội trong đó hiện thực hóa các dịch vụ mà người dân mong đợi, cảm nhận được sự tiện ích của chuyển đổi số.

Do vậy, Cục Kỹ thuật số cần chức năng của một Bộ chỉ huy mạnh mẽ, tập hợp nhân lực trình độ cao không phụ thuộc là nhà nước hay tư nhân, là tổ chức dẫn đầu quá trình chuyển đổi số trong toàn xã hội

Việc thành lập Cục Kỹ thuật số là một sự cải cách gắn liền với chuyển đổi lớn về kinh tế,

xã hội của Nhật Bản, cần phải được triển khai với tốc độ chưa từng có từ trước đến nay.

1

Tầm nhìn hướng tới xã hội số

Một xã hội trong đó người dân có thể lựa chọn được các dịch vụ phù hợp với nhu cầu của mỗi người, đem lại nhiều hạnh phúc cho người dân thông

qua chuyển đổi số

～Không để ai bị bỏ lại phía sau, chuyển đổi số thân thiện với con người ～

Có thể thực hiện One Stop trên điện

thoại di động các thủ tục và dịch vụ

liên quan đến các sự kiện trong cuộc

sống do nhà nước và tư nhân cung cấp.

Có thể nhận được thông báo tại thời

điểm thích hợp theo trục thời gian liên

quan các thủ tục cần thiết theo từng

giai đoạn của cuộc đời như sinh đẻ, đi

học, nuôi dạy con, chăm sóc sức khỏe….

Tự động hóa/thực hiện One

Stop các dịch vụ liên quan đến

các sự kiện trong cuộc sống

Dịch vụ phù hợp với mỗi người

sử dụng tài nguyên dữ liệu

Có thể tiếp nhận dịch vụ chăm sóc sức khỏe, y tế, phúc lợi phù hợp với tình hình của mỗi người bất kỳ lúc nào, ở bất kỳ đâu thông qua sự kết nối/sử dụng một cách an toàn, an tâm như thông tin về thăm khám sức khỏe, bệnh đã và đang điều trị, lịch sử dùng thuốc, các thông tin liên quan đến sự sống hàng ngày…

Nhu cầu di chuyển theo thời gian thực, tình hình vận hành của đường sắt, xe buýt,

di chuyển thuận tiện nhờ kết nối với tình hình sử dụng của xe ô tô chia sẻ (share car)

Bất kỳ lúc nào, bất kỳ ở đâu

có thể tự lựa chọn để tham gia xã hội

Có thể vừa sinh sống tại nơi ưu đãi

về môi trường tự nhiên phong phú phù hợp với việc nuôi dạy trẻ và chăm sóc sức khỏe, vừa làm việc trong không gian kỹ thuật số mà không cần đến văn phòng

Ở nhà nhưng vẫn có thể tham dự các chương trình đào tạo của các

cơ sở giáo dục hàng đầu thế giới, được trải nghiệm/sáng tạo/chia sẻ các nội dung văn hóa/nghệ thuật…

２

1 Mở/Minh bạch

• Chuẩn hóa và thúc đẩy kết nối giữa nhà nước và tư nhân thông qua việc công khai thông tin

• Nhận diện cá nhân, thúc đẩy việc sử dụng ở cấp độ tư nhân các nền tảng chia sẻ dữ liệu như dữ liệu đăng ký cơ sở (Base Registory)

• Cân bằng giữa việc sử dụng AI và bảo đảm tính minh bạch

• Phát huy trách nhiệm giải trình của người sử dụng

10 nguyên tắc (nguyên tắc cơ bản) trong định hướng hướng tới xã hội số

6

3

5 8

10 NGUYÊN TẮC DƯỚI DÂY LÀ ĐỊNH HƯỚNG LỚN ĐỂ HÌNH THÀNH XÃ HỘI SỐ TẠI NHẬT BẢN

4 Liên tục/Ổn định/Tăng cường

• Duy trì, nâng cao sự năng động của xã hội

• Bảo đảm tính bền vững thông qua sự cùng sinh tồn với môi trường

• Bảo đảm độ bền của thiết bị phòng ngừa rủi ro hỏng hóc, sự cố của máy móc thiết bị

• Tăng cường khả năng phục hồi bởi sự cân bằng giữa phân tán và tăng trường

9 Tạo ra giá trị mới

• Phát huy tối đa nguồn tài nguyên dữ liệu giữa nhà nước và tư nhân

• Phát triển kinh tế và văn hóa thông qua thúc đẩy đổi mới sáng tạo để

tạo ra giá trị gia tăng

7 Bao trùm/Đa dạng

• Bảo đảm khả năng truy cập

• Cân bằng giữa người cao tuổi/người tàn tật/người bệnh/trẻ

nhỏ/chăm sóc sức khỏe và sự tham gia xã hội

• Giá trị quan và đa dạng hóa lối sống, thực hiện cân bằng giữa

công việc và cuộc sống 5 Giải quyết các vấn đề xã hội

• Tái cấu trúc lại cơ chế/quy tắc, hoàn thiện hạ tầng để phát triển thông qua việc tăng cường liên kết giữa nhà nước - địa phương - tư nhân, giảm chi phí nhằm hướng tới

6 Nhanh chóng/Linh hoạt

• “Đẻ ra nhỏ, nuôi dưỡng lớn”, thực hiện với tốc độ chỉ có được bởi kỹ thuật số

• Cơ chế/hệ thống có thể đáp ứng linh hoạt với tình hình xã hội và sự thay đổi về nhu cầu

• Phát huy ý tưởng về Agile (phương pháp phát triển phần mềm linh hoạt), đạt kết quả cao

với việc kiểm soát chi phí

• Đưa vào trong kiến trúc có xét tới giá trị quan trọng từ khâu ý tưởng đến giai đoạn thiết kế

• Xây dựng xã hội có thể sống an toàn, an tâm suốt đời với kỹ thuật số

• Tăng cường tính an toàn với các giải pháp về an ninh mạng

• Triển khai áp dụng kỹ thuật số, bảo hộ thông tin cá nhân và ngăn ngừa sử dụng thông tin cá nhân không chính đáng nhằm làm giảm sự bất an trong quá trình chuyển đổi số

10 Sự nhảy vọt/đóng góp cho cộng đồng quốc tế

• Thực hiện chuyển đổi số để người dân cảm nhận được tính tiện ích tối đa

• Ngay cả lĩnh vực chưa thực hiện chuyển đổi số, nâng tầm theo 3 nguyên tắc

của kỹ thuật số (*), hình thành xã hội đa dạng

• Phát huy sức hấp dẫn của các địa phương thông qua việc sử dụng kỹ thuật số

• Dẫn đầu thế giới với các chính sách kỹ thuật số/dữ liệu coi trọng sự tự do và lòng tin

8 Sự xâm nhập vào cuộc sống

• Tăng cường tính hiệu quả của kỹ thuật số bởi sự chuyển

đổi số “có ích”

• Hướng tới chuyển đổi số “dễ hiểu” “vui vẻ” thông qua việc

đào tạo cho cả bên sử dụng và cả bên cung cấp kỹ thuật số

• Để người dân cảm nhận thành quả của chuyển đổi số,

không tạo ra lỗ hổng (??)

1

2

4 7

(*) Digital First, Once Only, Connected One Stop

Chuyển đổi số thân thiện với con người

３

Quan điểm về việc thành lập Cục kỹ thuật số (tên gọi tạm thời)

Quan điểm cơ bản

✓ Là tổ chức có chức năng điều phối tổng thể (quyền hạn đưa ra khuyến cáo) như Bộ chỉ huy liên quan đến hình thành xã hội số

✓ Xây dựng kế hoạch như chính sách phương châm cơ bản, tổng hợp/quản lý, kiểm soát hệ thống thông tin quốc gia, tự xây dựng và hoàn thiện các hệ thống quan trọng

４

Nghiệp vụ của Cục Kỹ thuật số (tên gọi tạm thời)

✓ Hệ thống nghiệp vụ quốc gia: Cùng với việc xây dựng phương châm cơ bản về hoàn thiện/quản lý, tổng hợp/quản lý, giám sát thông qua xây dựng đồng bộ ngân sách Tự mình xây dựng và vận hành hệ thống quan trọng.

✓ Hạ tầng kỹ thuật số chung cho địa phương: xây dựng kế hoạch và điều phối chung liên quan đến chuẩn hóa/chia sẻ nhằm chuyển đổi sang công nghệ đám mây với quy mô toàn quốc, quản lý tổng thể/giám sát hệ thống phân bổ tiền trợ cấp

✓ Mã số cá nhân: thống nhất 1 đầu mối xây dựng kế hoạch tổng thể về hệ thống mã số cá nhân, chuyển đổi tổ chức hệ thống địa phương (J-LIS) thành pháp nhân do nhà nước và địa phương cùng phối hợp quản lý

✓ Hỗ trợ chuyển đổi số của tư nhân/chuyển đổi số của bộ phận bán công: làm rõ chính sách cụ thể và thời gian thực hiện trong kế hoạch trọng điểm được quy định theo Luật cơ bản vể IT sửa đổi, quản lý tổng thể/giám sát hệ thống thông tin của bộ phận bán công

✓ Sử dụng/phát huy dữ liệu: xây dựng và dự thảo chính sách về ID, hoàn thiện hệ thống đăng ký cơ sở (base registory)

✓ Triển khai an ninh mạng: thành lập nhóm chuyên trách về an ninh mạng, thực hiện kiểm tra/giám sát hệ thống

✓ Bảo đảm nguồn nhân lực về kỹ thuật số: đề xuất xem xét việc xây dựng phân ngành kỹ thuật số (tên gọi tạm thời) trong kỳ thi tuyển công chức

Cơ cấu tổ chức của Cục kỹ thuật số

✓ Là tổ chức trực thuộc Nội các Người đứng đầu là Thủ tướng Chính phủ, các chức vụ như Bộ trưởng phụ trách Kỹ thuật số, Thứ trưởng, Thứ trưởng hành chính, Chuyên gia kiểm toán số (digital audit) (tên gọi tạm thời) là nghề đặc thù, Cục trưởng về kỹ thuật số (tên gọi tạm thời)

✓ Số lượng nhân sự tại thời điểm thành lập: quy mô 500 người

✓ Các chức vụ như CTO (người chịu trách nhiệm cao nhất về kỹ thuật) và CDO (người chịu trách nhiệm cao nhất về dữ liệu, sắp xếp nhân

sự phù hợp vào vị trí phù hợp không phân biệt là nhà nước hay tư nhân, hoàn thiện môi trường làm việc linh hoạt và hấp dẫn

✓ Thành lập “Platform cùng sáng tạo” là nơi đối thoại với cán bộ ở địa phương

✓ Thành lập Cục Kỹ thuật số (tên gọi tạm thời) vào 1/9/2021

PHỤ LỤC

Khái quát Kế hoạch triển khai quản trị kỹ thuật số【Sửa đổi năm 2020】

➢ Xã hội trong đó người dân có thể lựa chọn được dịch vụ phù hợp với mỗi người, đem lại nhiều hành phúc thông qua chuyển đổi số～Không để ai bị bỏ lại phía sau, chuyển đổi số thân thiện với con người ～

➢ Hướng tới việc thanh lập Cục kỹ thuật số, trên cơ sở “Định hướng cơ bản của cải cách nhằm hiện thực hóa xã hội số”, đẩy nhanh các nỗ lực về quản trị

số như đưa nội dung quản trị số vào Hướng dẫn chuyển đổi số của nhà nước/địa phương

Thiết kế dịch vụ/triệt để cải cách nghiệp vụ (BPR)

Hoàn thiện hạ tầng để triển khai Chính phủ điện từ (các nội dung khác ngoài Hướng dẫn nêu trên)

✓ 政Hoàn thiện hệ thống dùng chung trong Chính phủ, nền tảng, chức năng (hạ tầng kỹ thuật số)

✓ Xem xét việc sử dụng dịch vụ Cloud, thúc đẩy cơ chế đánh giá an ninh mạng (ISMAP)

✓ Triệt để thực hiện chính sách bảo đảm an ninh thông tin, bảo mật thông tin cá nhân, bảo đảm tính liên tục của nghiệp vụ

✓ Hoàn thiện đăng ký cơ sở (pháp nhân, dữ liệu cơ bản liên quan đến đất đai) trên cơ sở Chiến lược dữ liệu mới, xây dựng nên hành chính như một platform, thúc đẩy tăng cường hệ thống dữ liệu mở của cơ quan quản lý hành chính.

※Kế hoạch này có vai trò như kế hoạch hoàn thiện hệ thống thông tin trên cơ sở các phương thức của kỹ thuật số

Hướng dẫn Chuyển đổi số của nhà nước/địa phương

✓ Xuất phát từ nhu cầu của người sử dụng, dịch vụ hành chính “có thể sử dụng được ngay”, “đơn giản”, “tiện lợi” … trên cơ sở 12 nguyên tắc thiết kế dịch vụ trên quan điểm End-to-End

✓ Đối với người sử dụng, hiện thực hóa chuyển đổi số 100% dịch vụ hành chính để mọi dịch vụ hành chính đều được số hóa từ khâu đầu đến khâu cuối

✓ Triệt để cải cách nghiệm vụ (BPR), nắm bắt và phân tích sự khác biệt giữa những người sử dụng và chi tiết nghiệp vụ thực tế

✓ Triển khai trên cơ sở “Hệ thống mã số cá nhân và Báo cáo của Nhóm công tác về cải thiện căn bản hạ tầng kỹ thuật số của nhà nước và địa phương” (bao gồm

cả tiến độ )

✓ Xây dựng hệ thống “Gov-Cloud” (tên gọi tạm thời) là nền tảng chung của hệ thống thông tin của nhà nước và địa phương

✓ Liên kết thông tin và ngoài 3 lĩnh vực an sinh xã hội, thuế, thảm họa và xem xét hệ thống thông báo tự động để triển khai Once-Only, rà soát lại 1 cách căn bản kiến trúc liên quan đến liên kết thông tin

✓ Rà soát lại một cách căn bản cấu trúc mạng lưới của nhà nước và địa phương (tốc độ cao, giá rẻ, dung lượng lớn…)

✓ Chuẩn hóa/chia sẻ/sử dụng “Gov-Cloud” (tên gọi tạm thời) của hệ thống nghiệp vụ ở địa phương

✓ Thành lập Cục Kỹ thuật số là Bộ Chỉ huy, chuyển đổi J-LIS thành pháp nhân do nhà nước và địa phương cùng quản lý

✓ Hình thành cơ chế đăng ký tài khoản tiếp nhận tiền của nhà nước/địa phương, cơ chế nhằm thực hiện thuận lợi gắn mã số định danh cá nhân với tài khoản tiền gửi tiết kiệm

✓ Đưa tính năng của thẻ mã số định danh cá nhân lên ứng dụng của điện thoại thông minh, có thể thực hiện thiết đặt lại mã số bảo mật của chứng nhận điện tử tại bưu điện, gửi đơn xin cấp thẻ có gắn mã vạch 2 chiều cho người chưa có mã số, đồng bộ các loại thẻ (giấy phép lái xe, thẻ cư trú, các loại chứng chỉ quốc gia)

✓ Cải thiện UX-UI của Myna Portal (kết nối các địa phương), tăng cường chức năng trung tâm thông tin

✓ Rà soát lại quy định pháp lý về bảo mật thông tin cá nhân (đồng bộ pháp luật, giảm gánh nặng cho doanh nghiệp tư nhân)

✓ Thể chế hóa cách phiên âm tên trong sổ hộ khẩu (sử dụng ký tự phiên âm tiếng Anh trên thẻ, đẩy nhanh tốc độ xử lý của hệ thống)

Khái quát Kế hoạch triển khai quản trị kỹ thuật số【Sửa đổi năm 2020】 - Tiếp theo

Chuyển đổi số các thủ tục hành chính, thúc đẩy dịch vụ 1 cửa

✓ Cùng với việc rà soát lại văn bản, con dấu, tiếp xúc trực tiếp, thúc đẩy việc chuyển đổi sang hình thức trực tuyến các thủ tục hành chính

✓ Đối với các loại giấy chứng nhận (đã bắt đầu liên kết thông tin), sổ hộ khẩu (từ năm 2023), trên cơ sở liên kết thông tin giữa các cơ quan hành chính, từng bước thực hiện việc lược bỏ các chứng từ đính kèm trong các thủ tục hành chính

✓ Thực hiện One Stop Service đối với các thủ tục như chăm sóc trẻ nhỏ, chăm sóc người già, chuyển nhà, tử vong/thừa kế, bảo hiểm xã hội cho nhân viên, thuế và thành lập doanh nghiệp

✓ Tăng cường tính tiện ích của các thủ tục đối với doanh nghiệp như mở rộng chức năng của Digital Platform cho doanh nghiệp

✓ Hướng tới việc thành lập Cục Kỹ thuật số, tăng cường quản lý dự án mang tính tập trung từ trước khi đề xuất ngân sách đến khi triển khai liên quan đến toàn bộ hệ thống thông tin chính phủ.

✓ Để tăng cường hiệu quả và hiện đại hóa hệ thống thông tin chính phủ, mở rộng phạm vi đối tượng phân bổ 1 lần ngân sách liên quan đến hệ thống thông tin (xem xét phân bổ 1 lần cho Cục Kỹ thuật số toàn bộ ngân sách liên quan đến tất cả hệ thống)

✓ Để hoàn thiện hệ thống 1 cách cơ động, hiệu quả, thử nhiệm phương thức mua sắm và phương thức hợp đồng mới theo đó có thể thảo luận mang tính kỹ thuật về nội dung đề xuất với nhiều doanh nghiệp trước khi ký kết hợp đồng

✓ Hướng tới đến năm tài chính 2025 giảm 30% chi phí vận hành hệ thống thông tin chính phủ, chi phí liên quan đến cải thiện hệ thống trong phần chi trí trang thiết bị (so với năm 2020)

✓ Cơ chế sử dụng nhân lực chuyên môn cao từ bên ngoài, sớm áp dụng cơ chế tuyển dụng nhân lực IT thông qua kỳ thi công chức

Tăng cường quản lý dự án mang tính tập trung

Thực hiện Chính phủ điện tử tại địa phương

Giải pháp đối với khoảng cách số/thực hiện tuyên tuyền

✓ Triển khai căn bản cơ chế có nhân viên hỗ trợ việc sử dụng kỹ thuật số để có thể tư vấn một cách thuận tiện nhất

✓ Tuyên truyền dễ hiểu qua hệ thống tin nhắn/hình ảnh, tổ chức các sự kiện có sự tham gia của người dân

※Kế hoạch này có vai trò như kế hoạch hoàn thiện hệ thống thông tin trên cơ sở các phương thức của kỹ thuật số

✓ Đẩy nhanh việc chuẩn hóa/chia sẻ hệ thống nghiệp vụ ở địa phương (nhà nước hỗ trợ bao gồm cả nguồn tài chính)

✓ Thực hiện chuyển đổi sang hình thức trực tuyến các thủ tục hành chính của các địa phương thông qua sử dụng Myna Portal (bao gồm thủ tục hành chính trên cơ sở các điều khoản/quy định)

✓ Hỗ trợ các nỗ lực của địa phương trên cơ sở “Kế hoạch thực hiện chuyển đổi số của địa phương”

✓ Sử dụng dịch vụ Cloud, thúc đẩy hiệu quả của các nghiệp vụ sử dụng AI, RPA.

✓ Bảo đảm/phát triển nguồn nhân lực kỹ thuật số sử dụng “Cố vấn thông tin hóa địa phương”

Tổ công tác cải thiện căn bản hệ thống mã số định danh cá nhân

và hạ tầng kỹ thuật số của nhà nước và địa phương

〇 Được thành lập vào T6/2020 trực thuộc Hội đồng Chính phủ điện tử (chủ tịch là Chánh Văn phòng nội các - ông Kan (đương thời) theo chỉ đạo của Chánh Văn phòng nội các.

〇 Trên cơ sở kinh nghiệm ứng phó với dịch bệnh Covid-19, để cải thiện căn bản hệ thống mã số định danh cá nhân và nền tảng kỹ thuật số của nhà nước và địa phương như trợ cấp nhanh chóng và chính xác trong tình trạng khẩn cấp, HĐ đã chỉ ra 33 vấn đề và thảo luận về định hướng giải quyết.

〇 Tháng 12/2020, quyết định định hướng nhằm giải quyết những vấn đề đã nêu ra

và lộ trình mới.

I KHÁI QUÁT

Ⅱ ĐỊNH HƯỚNG NHẰM GIẢI QUYẾT 33 VẤN ĐỀ

1.1 Thiết kế tổng thể bao gồm Hệ thống liên quan đến Mã số định danh cá nhân (hệ thống quản lý, Myna Portal), hệ thống đăng ký dân cư cơ sở, hệ thống liên quan của chính phủ trong nhóm hệ thống của địa phương.

 Giải pháp phải nhanh chóng triển khai đến năm 2022

・ Xây dựng “nền tảng SaaS chung của địa phương (tên gọi tạm thời) là hệ thống có thể đáp ứng được với các nghiệp vụ phát sinh của địa phương.

・ Xây dựng và hoàn thiện “Gov-Cloud (tên gọi tạm thời)” là môi trường sử dụng nhiều dịch vụ Cloud mà nhà nước và địa phương đều có thể sử dụng.

 Thiết kế tổng thể mạng lưới hệ thống hướng đến năm 2025 (mục tiêu)

・ Chuẩn hóa/chia sẻ/sử dụng “Gov-Cloud (tên gọi tạm thời) của hệ thống nghiệp vụ ở địa phương

・ Xây dựng nền tảng liên kết thông tin (“Public Service Mesh”) (liên kết thông tin sử dụng mã số định danh cá nhân ngoài 3 lĩnh vực là an sinh xã hội, thuế, thảm họa với tiền đề là quản lý phân tán, liên kết thông tin chỉ sử dụng gắn số cơ học trong tất cả các nghiệp vụ hành chính, thông báo qua tin nhắn, rà soát lại cầu trúc liên quan đến liên kết thông tin)

・ Xây dựng Portal Site hướng tới người dân và doanh nghiệp tư nhân với tính tiện ích cao (“Touch Point tư nhân”)

・ Rà soát căn bản mạng lưới kết nối gắn liền với Cloud hóa hệ thống (Dự án xây dựng mạng lưới chính phủ).

1 Hoàn thiện hệ thống liên quan đến Mã số định danh cá nhân