TÀI LIỆUHƯỚNG DẪN SỬ DỤNGPHẦN MỀM HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ, ĐIỀU HÀNH MIS Phiên bản 1.0

Sau khi phân công xử lý thì văn bản này sẽ xuất hiện trong danh sách văn bản cần xử lý của mỗi người sau khi đăng nhập như sau: Trong quá trình xử lý văn bản, những người liên quan có th

TẬP ĐOÀN BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG VIỆT NAM - VNPTCÔNG TY ĐIỆN TOÁN VÀ TRUYỀN SỐ LIỆU - VDC

TÀI LIỆUHƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

PHẦN MỀM HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ, ĐIỀU HÀNH

MISPhiên bản 1.0

HÀ NỘI, 10-2010

1 Giới thiệu sản phẩm

Tên sản phẩm: Phần mềm hệ thống thông tin quản lý điều hành MISNhà cung cấp: Công ty điện toán và truyền số liệu VDC

Phiên bản: 1.0

Ngày tháng năm đóng gói: 31/10/2010

Địa chỉ: Tòa nhà Internet Lô IIA Làng quốc tế Thăng Long

2 Hướng dẫn sử dụng

Mô tả chung: Sau khi đăng nhập vào chương trình, người sử dụng sẽ thao tác trên cácMenu để sử dụng các chức năng của chương trình: Thêm, sửa, xóa các bảng danh mục, sửdụng các chức năng sẵn có của chương trình

Các nhóm người sử dụng theo chức năng:

Nhóm chuyên viên: Nhóm chuyên viên là nhóm người dùng có quyền hạn ở mức chuyên

viên thông thường Mỗi chuyên viên có thể đăng nhập vào MIS để nhận gửi thông tin, đốivới các thông tin gửi đi ở cấp đơn vị (văn bản, đăng ký lịch tuần, báo cáo tuần, tin tức, ) thìchuyên viên không thể thực hiện việc kiểm duyệt nếu không được cấp quyền Nghĩa là đốivới chuyên viên thông thường thì các thông tin muốn phát hành ra bên ngoài đơn vị thì cầnđược sự đồng ý (kiểm duyệt) của lãnh đạo đơn vị hoặc người được lãnh đạo đơn vị ủyquyền (lãnh đạo đơn vị cấp quyền cho chuyên viên trên hệ thống)

Nhóm lãnh đạo đơn vị: Nhóm này là những người dùng có chức danh là Trưởng, Phó các

phòng ban có toàn quyền quản lý kiểm duyệt thông tin trong đơn vị mình Lãnh đạo đơn vị

có thể tạo thêm danh sách người sử dụng trong đơn vị mình cũng như thực hiện cấp quyềncho họ Đồng thời lãnh đạo đơn vị có thể ủy quyền (cấp quyền) cho người sử dụng nào đótrong đơn vị mình để thực hiện chức năng kiểm duyệt thông tin như: Văn bản, lịch tuần,báo cáo tuần, tin tức, …

Nhóm văn thư công ty: Nhóm này ngoài chức năng như các chuyên viên thông thường

còn có các chức năng quản lý chung về công tác văn thư của công ty như: Cấp số văn bản,thực hiện trình văn bản, cấp số hợp đồng, kiểm duyệt tin tức chung, quảnn lý chung danhbạ,

2.1 Đăng nhập

2.1.1Mục đích :

Cho phép người sử dụng đăng nhập vào chương trình

2.1.2Đối tượng thực hiện:

Đối tượng thực hiện là người sử dụng và các nhà quản trị hệ thống

2.1.3Hoạt động:

- Để đăng nhập vào chương trình người sử dụng nhập đúng địa chỉ ip đăng nhập vào hệthống và phải điền đúng và đầy đủ các thông tin sau:

+ User name : Tên người sử dụng truy cập.

+ Password : Mật khẩu đăng nhập.

+ Người sử dụng nhập đầy đủ thông tin và ấn vào nút Sign in Hệ thống sẽ chuyển người

sử dụng vào giao diện chương trình

Đổi mật khẩu:

Để đổi mật khẩu bạn bấm chuột vào liên kết Acount trên banner (phía trên thanh menu),

khi đó hiển thị trang như sau:

Bạn bấm chuột vào liên kết Change password tại dòng Password của phần thông tin chi tiết

người dùng, khi đó chuyển đến trang thay đổi mật khẩu như sau:

Nhập vào mật khẩu cũ và mật khẩu mới phù hợp, sau đó bấm nút Change password để

thay đổi mật khẩu

Cập nhật thông tin cá nhân:

Tại trang thông tin cá nhân như ở trên, bạn bấm vào liên kết Edit tạo dòng cuối cùng bảng

thông tin chi tiết người dùng, khi đó bảng thông tin chi tiết cho phép bạn cập nhật các thông

tin sau đó bấm nút Update để ghi lại, bấm Cancel để bỏ qua.

Chú ý: Tại phần Personalize cho phép bạn lựa chọn theme và ngôn ngữ, bạn nên lựa chọn theme là misSkin và ngôn ngữ Vietnamese.

2.2 Văn bản đơn vị

2.2.1Văn bản đến

2.2.1.1 Mục đích

Theo dõi thông tin các văn bản đến đơn vị, các văn bản này có thể đến từ công ty hoặc đến

từ các đơn vị khác trong công ty

2.2.1.2 Đối tượng hoạt động

Người sử dụng chương trình có chức năng theo dõi các văn bản đến của đơn vị

2.2.1.3 Hoạt động

Truy cập vào menu Văn bản đơn vị  Văn bản đến Bạn sẽ đến trang như sau:

Trang danh sách này chứa các văn bản đến của một đơn vị, trong đó bao gồm cả văn bảnđến của công ty mà đơn vị này được nhận và văn bản đến từ các đơn vị khác trong công tygửi cho đơn vị này Trong đó có các ký hiệu màu sắc như sau:

Màu vàng (Mức 1) chỉ ra rằng văn bản tương ứng là văn bản mà đơn vị được nhận có trách

nhiệm xử lý chính văn bản đó tức

Màu xanh nhạt (Mức 2) chỉ ra rằng văn bản tương ứng là văn bản mà đơn vị được nhận có

trách nhiệm xử lý liên quan văn bản đó

Màu trắng chỉ ra rằng các văn bản tương ứng là văn bản mang tính tham khảo.

Để xem thông tin một văn bản bạn bấm chuột trái lên dòng chứa thông tin văn bản muốnxem Khi đó thông tin một văn bản hiện ra có thể như sau:

Sau khi văn bản đến đơn vị, trưởng đơn vị hoặc người được ủy quyền có thể phân công xử

lý văn bản đó cho các thành viên trong đơn vị Để thực hiện việc phân công, bấm vào mục

Phân công xử lý văn bản, khi đó xuất hiện nội dung chỉ đạo và danh sách thành viên trong

đơn vị để phân công như sau:

Sau khi ghi ý kiến xử lý nếu cần và đánh dấu tên thành viên muốn phân công, bấm vào nút

Phân công để thực hiện phân công xử lý Sau khi phân công xử lý thì văn bản này sẽ xuất

hiện trong danh sách văn bản cần xử lý của mỗi người sau khi đăng nhập như sau:

Trong quá trình xử lý văn bản, những người liên quan có thể ghi ý kiến xử lý đối với vănbản đó, để thực hiện việc ghi ý kiến này tại trang danh sách văn bản bấm vào liên kết Xử lý

có biểu tượng như sau:

Khi đó sẽ chuyển đến trang như sau:

Để tạo mới một ý kiến bấm vào nút Tạo mới, khi đó đến trang như sau:

Nhập thông tin ý kiến xử lý và ghi lại, ở đây có mục Phạm vi ý kiến xử lý nhằm phân biệt ýkiến này là với Văn thư công ty hay là với các thành viên trong đơn vị

Mục Tìm kiếm phía góc trên bên phải của danh sách văn bản đến cho phép bạn tìm kiếm văn bản đến theo các tiêu chí được chỉ ra, để thực hiện tìm kiếm bạn bấm vào liên kết Tìm

kiếm khi đó sẽ hiển thị vùng tìm kiếm như sau:

Tùy theo các thông tin bạn muốn tìm mà cung cấp, sau đó bấm nút Tìm kiếm để thực hiện.

2.2.2Văn bản đi

2.2.2.1 Mục đích

Chứa danh sách các văn bản đi của đơn vị, bao gồm các văn bản gửi nội bộ trong công ty

và văn bản gửi ra bên ngoài công ty

2.2.2.2 Đối tượng thực hiện

Người sử dụng chương trình có chức năng quản lý văn bản đi của đơn vị

2.2.2.3 Hoạt động

Văn bản đi nội bộ công ty là văn bản do các đơn vị bên trong công ty phát hành nội bộ màkhông cần trình lấy ý kiến của lãnh đạo công ty Để thực hiện tạo và gửi văn bản nội bộ,

truy cập vào menu Văn bản đơn vi  Văn bản đi, khi đó chuyển đến trang sau:

Danh sách này chứa các văn bản đi do đơn vị phát hành, để tạo mới bấm nút Tạo mới, để

chỉnh sửa bấm chuột trái vào dòng chứa thông tin văn bản muốn sửa, để xóa đánh dấu vào

văn bản và bấm liên kết Xóa thông tin đã chọn.

Tạo mới văn bản đi nội bộ không thông qua trình ký tức là văn bản gửi thẳng đến các đơn

vị nội bộ mà không cần trình lãnh đạo công ty Khi bấm vào nút Tạo mới sẽ chuyển đến

trang sau:

Cung cấp các thông tin cần thiết cho văn bản Mục Sổ văn bản nhằm quản lý đánh số tựđộng cho văn bản, sau khi chọn Sổ văn bản trong danh sách thì số kí hiệu của văn bản sẽđược đánh tự động Văn bản đi nội bộ sẽ được đánh số theo đơn vị, văn bản đi ra bên ngoàicông ty sẽ đánh số theo số ký kiệu của công ty.

Chú ý: Bạn phải thực hiện việc gắn kèm tệp (nếu có) trước khi cập nhật thông tin của văn

bản, điều này để đảm bảo rằng tệp gắn kèm đã được upload lên máy chủ thành công trướckhi ghi lại thông tin của văn bản nhằm tránh trường hợp nếu upload đồng thời với ghi thôngtin văn bản thì có thể quá trình upload không thành công thì văn bản cũng ko được ghi lại

Mục Văn bản liên quan: để chỉ ra các văn bản mà văn bản này có liên quan Để thực hiện

gắn văn bản liên quan bạn bấm vào liên kết Văn bản liên quan, khi đó xuất hiện vùng tìm

kiếm văn bản liên quan, tìm kiếm văn bản liên quan cần thiết rồi bấm vào nút Chọn ngược lại bấm nút Đóng để hủy bỏ.

Chú ý: Đối với các đơn vị thì giới hạn tìm kiếm văn bản liên quan là các văn bản do đơn vị

tạo ra và các văn bản đến đơn vị

Mục Đơn vị nhận văn bản: Là các đơn vị nội bộ trong công ty sẽ nhận văn bản:

Sau khi một văn bản đi được phát hành thì văn bản này trở thành văn bản đến đối với cácđơn vị nhận đã được chỉ ra ở trên

Hiệu chỉnh thông tin: Bấm chuột vào dòng chứa thông tin văn bản muốn chỉnh sửa rồi làm

tương tự như khi tạo mới

Xóa văn bản: đánh dấu văn bản muốn xóa (đánh dấu vào ô check bên trái văn bản) và bấm

vào liên kết Xóa thông tin đã chọn.

2.2.3Văn bản trình

2.2.3.1 Mục đích

Tạo văn bản trình lãnh đạo công ty về nội dung nào đó Đối với những văn bản phát hành

ra bên ngoài hoặc trong nội bộ công ty mà cần xin ý kiến của lãnh đạo công ty thì sẽ tuântheo quy trình trình ký, sau khi kết thúc quy trình trình ký thì văn bản trở thành văn bản đi

2.2.3.2 Đối tượng thực hiện

Người sử dụng chương trình có chức năng tạo văn bản trình của đơn vị

2.2.3.3 Hoạt động

Để tạo văn bản đi trình lãnh đạo, bạn truy cập vào menu Văn bản đơn vi  Văn bản trình, khi đó sẽ đến trang như sau:

Trang này chứa các văn bản của đơn vị đang trình lên lãnh đạo Để thêm mới văn bản trình

bạn bấm vào nút Tạo mới, để chỉnh sửa bạn bấm chuột trái vào dòng chứa văn bản muốn

sửa, để xóa văn bản trình bạn đánh dấu văn bản đó và bấm vào liên kết Xóa thông tin đã

chọn.

Tạo mới văn bản trình:

Để thực hiện bạn bấm vào nút Tạo mới, khi đó sẽ chuyển đến trang sau:

Bạn cung cấp các thông tin cần thiết cho văn bản trình, trong đó:

Mục văn bản liên quan: Để chỉ ra các văn bản đã có mà văn bản này có liên quan để tiện

theo dõi Bấm vào liên kết Văn bản liên quan để tìm kiếm và gắn văn bản liên quan vào

văn bản này

Mục Vị trí lưu trữ văn bản giấy: Là mục bạn chọn ngăn tủ hồ sơ chứa văn bản dạng giấy

của văn bản này (ví dụ trong một tủ hồ sơ có 3 ngăn đánh số từ ngăn 1 đến ngăn 3)

Mục Chi tiết lưu trữ: Là mục bạn mô tả chi tiết vị trí của văn bản đó trong ngăn tủ (ví dụ

Kẹp công văn đi từ 1 đến 300 nghĩa là văn bản được để trong kẹp công văn đánh số từ 1đến 300)

Mục Đơn vị nhận nội bộ: Là nơi bạn chọn các đơn vị nội bộ công ty sẽ nhận văn bản này.

Bấm vào liên kết Đơn vị nhận nội bộ sẽ hiện ra danh sách các đơn vị để chọn.

Mục Găn kèm tệp: để gắn kèm các tệp cho văn bản trình tương ứng, để thực hiện bạn bấm

vào liên kết Găn kèm tệp.

Bạn chọn tệp cần gắn kèm sau đó bấm vào nút Upload để thực hiện

Mục Thông tin trình ký: cung cấp thông tin lãnh đạo đơn vị duyệt văn bản, lãnh đạo công

ty sẽ trình văn bản lên và thông tin liên hệ với người trình văn bản

Sau khi cung cấp các thông tin, bấm Cập nhật để ghi lại, bấm Xóa bỏ để xóa thông tin, bấm Quay lại để trở về trang danh sách.

Sau khi văn bản trình được tạo ra, tổ thư ký sẽ xem xét và chuyển văn bản cho lãnh đạo kýduyệt văn bản

Trong quá trình trình ký văn bản nào đó, tổ thư ký có thể ghi ý kiển chỉ đạo của lãnh đạocông ty và thay đổi trạng thái của văn bản trình; các đơn vị có thể thấy sự thay đổi thông tinnày trên trang danh sách văn bản trình của đơn vị mình

Sau khi lãnh đạo ký thì văn bản được chuyển đến văn thư để đóng dấu và cấp số trở thànhvăn bản đi của công ty

2.3 Văn bản công ty

Menu văn bản công ty dùng cho cán bộ văn thư của công ty quản lý các văn bản của công

ty như công văn đến, công văn đi, văn bản trình ký

2.3.1.2 Đối tượng thực hiện

Người sử dụng chương trình có chức năng quản lý văn bản đến của công ty

2.3.1.3 Hoạt động

Truy cập vào menu Văn bản công ty  Văn bản đến, khi đó sẽ chuyển đến trang danh

sách như sau:

Danh sách hiện ra chứa các văn bản đến của công ty, để thêm mới văn bản bạn bấm vào nút

Tạo mới, để sửa một văn bản bạn bấm chuột trái vào dòng chứa thông tin văn bản đó, để

xóa văn bản bạn đánh dấu vào văn bản muốn xóa và bấm vào liên kết Xóa thông tin đã

chọn.

Thêm mới một văn bản:

Sau khi bạn bấm vào nút Tạo mới, sẽ chuyển đến cửa sổ sau đây:

Bạn cung cấp các thông tin cần thiết cho một văn bản, sau khi hoàn tất bạn bấm nút Cập nhật để ghi lại, nút Hủy bỏ để bỏ qua, nút Quay lại để trở về trang trước đó.

Mục Văn bản liên quan cho phép bạn gắn các văn bản mà văn bản hiện tại có liên quan

đến Để thực hiện, bạn bấm vào liên kết Văn bản liên quan Khi đó hiển thị một vùng dữ

liệu cho phép bạn tìm kiếm các văn bản liên quan:

Để chọn văn bản nào bạn đánh dấu vào văn bản đó và bấm nút Chọn, ngược lại bấm nút Đóng để thoát.

Mục Phân văn bản để thực hiện phân phối văn bản này cho các đơn vị được chọn Để thực

hiện bạn bấm vào liên kết Phân văn bản, khi đó một vùng dữ liệu sẽ hiện ra:

Bạn đánh dấu vào các đơn vị cần thiết Trong đó phần Phân công xử lý để chỉ ra các đơn vị

có trách nhiệm xử lý văn bản này, trong các đơn vị đó thì đơn vị nào chủ trì đơn vị nào liên

quan Phần Đơn vị được phép xem để đánh dấu các đơn vị ngoài các đơn vị xử lý được

phép xem văn bản này

Mục Gắn kèm tệp thực hiện việc gắn kèm các tệp dữ liệu cho văn bản Sau khi chọn các tệpđính kèm tương ứng, bạn bấm vào nút Upload để thực hiện việc upload tệp lên server Chú

ý là bạn thực hiện việc upload này trước khi cập nhật văn bản để đảm bảo rằng tệp đã đượcupload lên server hoàn thành trước khi việc cập nhật thông tin văn bản diễn ra

2.3.2Văn bản đã ban hành

2.3.2.1 Mục đích

Theo dõi danh sách các văn bản đã ban hành của công ty

2.3.2.2 Đối tượng thực hiện

Người sử dụng chương trình có chức năng theo dõi, in danh sách văn bản đi của công ty

2.3.2.3 Hoạt động

Văn thư có thể dựa vào danh sách văn bản để in ra thành sổ theo dõi văn bản

Để thực hiện bạn truy cập vào menu Văn bản công ty  Văn bản đã ban hành, khi đó

hiện ra trang danh sách như sau:

Tại vùng tìm kiếm bạn có thể giới hạn số lượng văn bản in ra bằng các cung cấp các tham

số tìm kiếm hoặc giới hạn bằng ngày tháng khi nhập tham số Từ ngày và tham số Đến

ngày Sau đó để in danh sách ra tệp Excel bạn bấm vào nút Xuất báo cao.

2.3.3Văn bản nội bộ

2.3.3.1 Mục đích

Theo dõi danh sách các văn bản gửi nội bộ trong công ty

2.3.3.2 Đối tượng thực hiện

Người sử dụng có chức năng theo dõi các văn bản gửi nội bộ trong công ty

2.3.3.3 Hoạt động

Menu Văn bản công ty  Văn bản nội bộ cung cấp cho văn thư danh sách các văn bản

gửi nội bộ giữa các đơn vị trong công ty dùng để tham khảo

Để xem chi tiết một văn bản bạn bấm chuột trái vào dòng chứa thông tin văn bản muốnxem, khi đó sẽ hiện ra thông tin chi tiết văn bản như sau:

Để xem văn bản này được gửi cho những đơn vị nào bạn bấm vào liên kết Đơn vị nhận VB.

2.3.4Văn bản chờ ban hành

2.3.4.1 Mục đích

Sử dụng để cấp số ký hiệu cho văn bản đi của công ty

2.3.4.2 Đối tượng thực hiện

Người sử dụng có chức năng cấp số ký hiệu cho văn bản đi của công ty

2.3.4.3 Hoạt động

Sau khi văn bản được lãnh đạo ký, nó sẽ chuyển đến danh sách các văn bản chờ văn thư

cấp số để chính thức thành văn bản đi của công ty Để thực hiện truy cập vào menu Văn bản công ty  Văn bản chờ ban hành, khi đó sẽ chuyển đến trang sau:

Danh sách này chứa các văn bản đã được lãnh đạo ký duyệt, chờ văn thư cấp số Sau khicấp số thì văn bản hoàn thành qui trình để trở thành văn bản đi, và nó sẽ chuyển đến trangdách văn bản đã ban hành

Để tạo mới văn bản đi bấm vào nút Tạo mới, để sửa thông tin bấm vào dòng chứa thông tin

văn bản, để xóa đánh dấu vào văn bản muốn xóa rồi bấm vào liên kết Xóa thông tin đã

chọn.

Cấp số cho văn bản, bấm vào dòng chứa thông tin văn bản, khi đó sẽ chuyển đến trang sau:

Cán bộ văn thư lưu ý nhập các thông tin sau đây:

Loại văn bản, chọn loại văn bản phù hợp để có các đánh số ký hiệu tương ứng

Sổ văn bản và số ký hiệu, chọn sổ văn bản đi của công ty, khi đó số ký hiệu của văn bản tựđộng được sinh ra theo qui tắc số ký hiệu của các loại văn bản tương ứng đã chọn

Trạng thái, cho biết trạng thái văn bản là ban hành hay chưa ban hành

Vị trí lưu trữ văn bản giấy là nơi văn thư lưu trữ bản sao của văn bản đi

Ngoài ra văn thư cũng có thể gắn kèm thêm tệp cho văn bản, hoặc gửi văn bản này đến cácđơn vị nội bộ Sau khi điền đầy đủ các thông tin và để trạng thái là Đã ban hành thì văn bảnchính thức được ban hành và chuyển sang danh sách văn bản đã ban hành

2.3.5Sổ trình ký văn bản

2.3.5.1 Mục đích

Theo dõi và trình các văn bản của các đơn vị gửi cho lãnh đạo công ty

2.3.5.2 Đối tượng thực hiện

Người sử dụng chương trình có chức năng xử lý các văn bản trình của công ty

2.3.5.3 Hoạt động

Sau khi đơn vị tạo văn bản và trình lên lãnh đạo, bộ phận chuyên môn chuyển văn bản đólên lãnh đạo ký, lãnh đạo ký thì văn bản đó đã trình thành công và khi đó chuyển sang danhsách văn bản chờ văn thư cấp số

Để thực hiện trình văn bản, truy cập vào menu Văn bản công ty  Sổ trình ký văn bản,

khi đó sẽ chuyển đến trang sau:

Danh sách này chứa các văn bản mà các đơn vị trình lãnh đạo ký Để xem và duyệt văn bảnbạn bấm chuột trái vào dòng chứa văn bản tương ứng, để xóa văn bản trình bạn đánh dấu

văn bản đó và bấm vào liên kết Xóa thông tin đã chọn.

Duyệt văn bản: Bấm vào dòng chứa thông tin văn bản tương ứng, sẽ chuyển đến trang sau:

Mục Sổ trình ký bạn chọn sổ trình ký văn bản, khi đó mã số sẽ được tự động sinh ra Bấm

nút Cập nhật đẻ ghi lại các thay đổi thông tin nhưng chưa duyệt văn bản này, bấm nút Duyệt để duyệt văn bản này (duyệt ở đây hiểu là lãnh đạo đã đồng ý nội dung văn bản trình), bấm Quay lại để trở về trang danh sách.

2.4 Lịch tuần

Lịch tuần là chức năng để các đơn vị có thể đăng ký hoặc tra cứu lịch làm việc hàng tuần

2.4.1Đăng ký lịch tuần

2.4.1.1 Mục đích

Đăng ký lịch tuần lên bộ phận văn phòng

2.4.1.2 Đối tượng thực hiện

Người sử dụng chương trình có chức năng đăng ký lịch tuần cho đơn vị

2.4.1.3 Hoạt động

Truy cập vào menu Lịch tuần  bấm vào nút Đăng ký lịch, khi đó chuyển đến trang như

sau:

Bạn cung cấp các thông tin cần thiết để đăng ký, sau đó bấm nút Cập nhật để ghi lại các thông tin của lịch đã có, bấm nút Tạo mới để ghi lại nếu là thông tin tạo mới, bấm nút Xóa

bỏ để xóa thông tin, bấm nút Hủy bỏ để hủy bỏ đăng ký lịch.

Chú ý:

Tại mục Lãnh đạo để chọn lãnh đạo tham gia vào công việc đăng ký trong lịch, để chọn bạnchọn tên lãnh đạo sau đó bẫm vào nút chuyển theo chiều mũi tên để thêm vào hoặc bớt đikhỏi danh sách lãnh đạo

Tại mục Địa điểm có nút Kiểm tra nhằm thực hiện việc kiểm tra xem tình trạng sẵn sàng

của địa điểm diễn ra công việc đăng ký trong lịch Bạn chọn phòng mong muốn và bấm nútkiểm tra để thực hiện, khi đó sẽ hiển thị kết quả như sau:

Các phòng có màu đánh dấu là xanh thì chưa sử dụng, màu đỏ là phòng đã được đăng ký sửdụng.

Tại mục Máy chiếu để kiểm tra tình trạng sẵn sàng của máy chiếu, để thực hiện bạn chọn

máy chiếu sau đó bấm vào nút Kiểm tra khi đó sẽ hiển thị kết quả như sau:

Xem lịch, bạn có thể xem lịch của tuần nào đó đã có bằng cách nhập vào số thứ tự của tuần

trong năm và bấm vào nút Xem lịch, khi đó nội dung lịch sẽ hiển thị phía bên phải của

trang như sau:

2.4.2Tra cứu lịch tuần

2.4.2.1 Mục đích

Tra cứu lịch đã đăng ký

2.4.2.2 Đối tượng thực hiện

Người sử dụng có chức năng tra cứu lịch tuần

2.5 Danh mục đơn vị

2.5.1Danh sách chuyên viên

2.5.1.1 Mục đích

Quản lý danh sách chuyên viên trong phòng ban

2.5.1.2 Đối tượng thực hiện

Người sử dụng chương trình có chức năng quản lý danh sách chuyên viên

2.5.1.3 Hoạt động

Truy nhập vào menu Danh mục  Danh sách chuyên viên, khi đó chuyển đến trang như

sau:

Trang này chứa danh sách cán bộ của một phòng ban nào đó, để thêm mới bẫm vào nút

Tạo mới, để hiệu chỉnh thông tin bấm vào dòng chứa thông tin của chuyên viên muốn sửa,

để xóa chuyên viên đánh dấu vào ô check tương ứng và bấm vào liên kết Xóa thông tin đã

chọn.

Tạo mới:

Bấm vào nút Tạo mới khi đó chuyển đến trang như sau:

Cung cấp các thông tin cần thiết, bấm nút Tạo mới để ghi lại, bấm nút Hủy bỏ để xóa thông tin, bấm nút Quay lại để trở về trang danh sách.

Đánh dấu vào ô check tương ứng đối với mỗi mục quyền hạn được cấp.

2.5.2Danh mục vị trí lưu trữ văn bản

Văn bản giấy được lưu trữ tại các tủ hồ sơ của mỗi đơn vị, các đơn vị khác nhau thì có thểđịnh nghĩa các vị trí lưu trữ khác nhau Cấu trúc của vị trí lưu trữ được quản lý như sau:Một đơn vị có nhiều tủ hồ sơ, một tủ hồ sơ có nhiều ngăn lưu trữ Nghĩa là ở đây quản lý vịtrí lưu trữ đến cấp thứ 2, còn trong các ngăn lưu trữ có thể mô tả chi tiết hơn về vị trí vănbản, ví dụ một công văn đi được lưu trữ trong tủ công văn đi năm 2008, tại ngăn hồ sơ thứnhất, tại kẹp công văn có số thứ tự công văn từ 1 đến 300

2.5.2.1 Mục đích

Quản lý các vị trí lưu trữ văn bản của đơn vị

2.5.2.2 Đối tượng thực hiện

Người sử dụng có chức năng quản lý các vị trí lưu trữ của đơn vị

2.5.2.3 Hoạt động

Để định nghĩa vị trí lưu trữ cho đơn vị hiện tại

Truy cập vào menu Danh mục  Vị trí lưu trữ văn bản, khi đó sẽ chuyển đến trang danh

sách sau:

Tại đây liệt kê các vị trí lưu trữ của đơn vị, để tạo mới một vị trí bấm vào nút Tạo mới, để

hiệu chỉnh thông tin vị trí đã có bấm chuột trái vào dòng chứa vị trí muốn sửa, để xóa bỏ

một vị trí đánh dấu vị trí đó rồi bấm vào liên kết Xóa thông tin đã chọn.

Tạo mới vị trí lưu trữ:

Bấm nút Tạo mới trong trang danh sách, khi đó sẽ chuyển đến trang sau:

Nhập vào các thông tin cần thiết cho vị trí lưu trữ rồi bấm Tạo mới để ghi lại.