Luận văn xây dựng hệ thống mẫu văn bản trong quản lý khoa học và công nghệ của trường cao đẳng nội vụ hà nội

Từ lý luận đến thực tiễn nghiên cứu và giảng dạy môn Văn bản tại Trường,nhận thức được tầm quan trọng của các văn bản quản lý khoa học và công nghệ của Trường, chúng tôi quyết định lựa c

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG CAO ĐẲNG NỘI VỤ HÀ NỘI

ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC:

XÂY DỰNG HỆ THỐNG MẪU VĂN BẢN

• • TRONG QUẢN LÝ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ CỦA TRƯỜNG CAO ĐẲNG NỘI VỤ HÀ NỘI

• • •

CHỦ NHIỆM ĐỀ TÀI: THS ĐỖ THỊ THU HUYỀN

HÀ NỘI - 2008

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG CAO ĐẲNG NỘI VỤ HÀ NỘI

ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC:

XÂY DỰNG HỆ THỐNG MẪU VĂN BẢN

• • TRONG QUẢN LÝ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ CỦA TRƯỜNG CAO ĐẲNG NỘI VỤ HÀ NỘI

PHẦN MỞ ĐẦU

1

Sự cần thiết của việc nghiên cứu đề tài

Hoạt động khoa học và công nghệ có vai trò quan trọng trong sự phát triển đấtnước nói chung, trong giáo dục và đào tạo nói riêng Điều này đã được khẳng định tạiĐiều 37 của Nghị quyết về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Hiến pháp nướcCộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam năm 1992: “Phát triển khoa học và công nghệ làquốc sách hàng đầu Khoa học và công nghệ giữ vai trò then chốt trong sự nghiệpphát triển kinh tế - xã hội của đất nước”[18, 184]

Nhận thức được tầm quan trọng đó, Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩaViệt Nam khóa X, kỳ họp thứ 7 thông qua Luật Khoa học và Công nghệ ngày09/6/2000 đã khẳng định tại phần mở đầu như sau: "Khoa học và công nghệ là quốcsách hàng đầu, giữ vai trò then chốt trong sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc, lànền tảng và động lực cho công nghiệp hóa, hiện đại hóa, phát triển nhanh, bền vữngđất nước"[19]

Điều 18 của Luật Giáo dục (được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩaViệt Nam khóa XI, kỳ họp thứ 7 thông qua ngày 14 tháng 6 năm 2005) cũng ghi rõ:

"Nhà nước tạo điều kiện cho nhà trường và cơ sở giáo dục khác tổ chức nghiên cứu,ứng dụng, phổ biến khoa học, công nghệ; kết hợp đào tạo với nghiên cứu khoa học vàsản xuất nhằm nâng cao chất lượng giáo dục, từng bước thực hiện vai trò trung tâmvăn hóa, khoa học, công nghệ của địa phương hoặc của cả nước

Nhà trường và cơ sở giáo dục khác phối hợp với tổ chức nghiên cứu khoa học,

cơ sở sản xuất, kinh doanh, dịch vụ trong việc đào tạo, nghiên cứu khoa học vàchuyển giao công nghệ phục vụ phát triển kinh tế - xã hội" [10, 16-17]

Điều 9 của Điều lệ Trường Cao đẳng (Ban hành kèm theo Quyết định số56/2003/QĐ-BGD&ĐT ngày 10 tháng 12 năm 2003 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục vàĐào tạo) cũng khẳng định nhiệm vụ của trường cao đẳng trong việc tiến hành nghiêncứu khoa học và phát triển công nghệ; kết hợp đào tạo với nghiên cứu khoa học và

Đất nước ta đang trong thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa và phát triển theo

xu thế toàn cầu hóa Các quốc gia trên thế giới, trong đó có Việt Nam đang phát triểnnền kinh tế tri thức, coi tri thức là công cụ để phát triển kinh tế - xã hội Xu thế đó đã

và đang tác động mạnh mẽ đến khoa học và công nghệ; khoa học và công nghệ đượcxem là yếu tố then chốt để phát triển kinh tế - xã hội Thực tiễn trong xã hội hiện đạicho thấy rằng, các trường đại học, cao đẳng, viện nghiên cứu là nơi tập trung đội ngũcán bộ làm công tác nghiên cứu khoa học - công nghệ; là nơi mà hàm lượng tri thứcđược sản sinh và chuyển giao vào trong đời sống thực tiễn một cách hiệu quả nhất

Vì những lý do trên, có thể khẳng định hoạt động khoa học và công nghệ làmột trong những nhiệm vụ quan trọng của trường cao đẳng, do đó cần đặc biệt coitrọng công tác quản lý hoạt động này

Mặt khác, soạn thảo và ban hành văn bản là một nội dung của nghiệp vụ côngtác văn thư Đây là một hoạt động thường xuyên của mọi cơ quan trong hệ thống bộmáy Nhà nước Trên thực tế, công tác văn thư trong các cơ quan cũng ngày càng đượccủng cố Các nghiệp vụ của công tác này ngày càng được quy định một cách cụ thể,đặc biệt là nghiệp vụ xây dựng và quản lý văn bản ở khâu văn thư hiện hành trong các

cơ quan

Thực trạng về chuẩn hóa văn bản quản lý Nhà nước đã được PGS.TS DươngVăn Khảm nhận định trong bài “Một số kết quả của Chương trình nghiên cứu chuẩnhóa Văn bản quản lý Nhà nước” như sau:

Việc chuẩn hoá văn bản quản lý nhà nước đã được thể hiện một phần trong cácvăn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước, như Luật Ban hành văn bản quy phạmpháp luật được Quốc hội nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam khoá IX, kỳ họpthứ 10 thông qua ngày 12/11/1996 và được Quốc hội khoá XI, kỳ họp thứ 2 sửa đổi,

bổ sung, thông qua ngày 16/12/2002 và các Nghị định của Chính phủ, như Nghị định

số 101/1997/NĐ-CP hướng dẫn thi hành Luật Ban bành văn bản quy phạm pháp luật,Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 về công tác văn thư Ngoài ra, yêu

cầu về chuẩn hoá văn bản còn được thể hiện trong các Tiêu chuẩn Việt Nam, Thông

tư, như TCVN 5700:2002 ngày 31/12/2002 do Bộ Khoa học và Công nghệ ban hành

và Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ

và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Tuy vậy, mỗi văn bản nêu trên, đều có những chế tài riêng, chưa đáp ứng yêucầu chuẩn hoá toàn bộ các văn bản về thể thức và kỹ thuật trình bày, nên việc chuẩnhoá văn bản quản lý nhà nước của nước ta vẫn chưa nề nếp và chưa có hệ thống [31]

Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I (nay là Trường Cao đẳng Nội

vụ Hà Nội) mới được nâng cấp từ trường trung học Do vậy, hoạt động khoa học vàcông nghệ có vị trí quan trọng trong hoạt động của Trường Trong công tác quản lýhoạt động khoa học và công nghệ của Trường sẽ hình thành nên hệ thống các văn bản

về khoa học và công nghệ của Trường Do đây là hoạt động mới nên cần có sự nghiêncứu để xây dựng hệ thống mẫu văn bản quản lý khoa học và công nghệ Nếu làmđược điều đó sẽ góp phần thực hiện đúng quy định của các cơ quan Nhà nước có thẩmquyền và phù hợp với thực tiễn của Trường, đưa hoạt động này đi vào nề nếp, đápứng được yêu cầu, góp phần nâng cao hiệu suất, chất lượng soạn thảo; từ đó góp phầnvào việc cải cách nền hành chính Quốc gia

Từ lý luận đến thực tiễn nghiên cứu và giảng dạy môn Văn bản tại Trường,nhận thức được tầm quan trọng của các văn bản quản lý khoa học và công nghệ của

Trường, chúng tôi quyết định lựa chọn đề tài: “Xây dựng hệ thống mẫu văn bản

trong quản lý khoa học và công nghệ của Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội” làm

đề tài nghiên cứu khoa học của mình

2 Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu

2.1 Mục tiêu nghiên cứu

Xây dựng hệ thống mẫu văn bản trong quản lý khoa học và công nghệ củaTrường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội, nhằm phục vụ hoạt động quản lý khoa học và côngnghệ của Trường, đáp ứng yêu cầu phát triển của Trường trong thời kỳ mới

2.2 Nhiệm vụ nghiên cứu

- Nghiên cứu cơ sở khoa học của việc xây dựng hệ thống mẫu văn bản trong

xuất, dịch vụ khoa học và công nghệ theo quy định của Luật Khoa học và Công nghệ,

Luật Giáo dục và các quy định khác của pháp luật [7]

quản lý khoa học và công nghệ của Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội;

- Nghiên cứu thực trạng xây dựng và ban hành văn bản trong quản lý khoa học

và công nghệ của Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội;

- Xây dựng hệ thống mẫu văn bản trong quản lý khoa học và công nghệ củaTrường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

3.1 Đối tượng nghiên cứu: hệ thống mẫu văn bản trong quản lý khoa học và

công nghệ của Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội

3.2 Phạm vi nghiên cứu: đề tài tập trung nghiên cứu, làm rõ cơ sở khoa học

của việc xây dựng hệ thống mẫu văn bản trong quản lý khoa học và công nghệ; xâydựng hệ thống mẫu văn bản trong tuyển chọn cấp cơ sở đề tài nghiên cứu khoa họccấp Bộ, xây dựng hệ thống mẫu văn bản trong quản lý khoa học và công nghệ củaTrường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội từ cấp Trường đến cấp cơ sở (cấp phòng, khoa,trung tâm) và xây dựng hệ thống mẫu văn bản quản lý đề tài nghiên cứu khoa học củasinh viên Bên cạnh đó, còn cung cấp các mẫu văn bản quản lý khoa học và công nghệcấp bộ

4 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp luận nghiên cứu: trong quá trình thực hiện đề tài này, chúng tôi

đã tiếp cận nghiên cứu theo quan điểm khoa học của phép biện chứng duy vật, quanđiểm lịch sử - logic

- Các phương pháp nghiên cứu cụ thể:

+ Nhóm phương pháp nghiên cứu lý luận: phương pháp phân tích - tổng hợp,phương pháp phân loại - hệ thống hóa, phương pháp sử liệu học;

+ Nhóm phương pháp nghiên cứu thực tiễn: phương pháp khảo sát thực tiễn,chuyên gia, ;

+ Nhóm phương pháp toán học: phương pháp toán thống kê

5 Kết cấu của đề tài

Ngoài phần mở đầu và kết luận, danh mục tài liệu tham khảo chính, phụ lục, nội dung của đề tài bao gồm 3 chương như sau:

Chương 1: Cơ sở khoa học của việc xây dựng hệ thống mẫu văn bản trong

quản lý khoa học và công nghệ của Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội

Chương 2: Thực trạng xây dựng và ban hành văn bản trong quản lý khoa học và công nghệ của Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội

• • • •

Chương 3: Xây dựng hệ thống mẫu văn bản trong quản lý khoa học và công nghệ của Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ KHOA HỌC CỦA VIỆC XÂY DỰNG HỆ THỐNG

MẪU VĂN BẢN TRONG QUẢN LÝ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ

CỦA TRƯỜNG CAO ĐẲNG NỘI VỤ HÀ NỘI

1.1 Các khái niệm cơ bản

1.1.1 Khái niệm về khoa học

Luật Khoa học và Công nghệ được Quốc hội khóa 10 thông qua ngày 09/6/2000khẳng định: khoa học và công nghệ là quốc sách hàng đầu, giữ vai trò then chốt trong

sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc, là nền tảng và động lực cho công nghiệp hóa,hiện đại hóa, phát triển nhanh, bền vững đất nước

Khái niệm “khoa học” được nêu trong Luật này như sau: Khoa học là hệ thống tri thức về các hiện tượng, sự vật, quy luật của tự nhiên, xã hội và tư duy [19].

Thuật ngữ “khoa học” được mô tả trong Tiếng Anh là từ “science”

Theo Đại từ điển Tiếng Việt, “khoa học” được hiểu là: hệ thống tri thức về thế giới khách quan Thuật ngữ này còn được hiểu là khoa học tự nhiên, khoa học xã hội,

nghiên cứu khoa học [17, 907]

Khái niệm “khoa học” có liên quan đến khái niệm “nghiên cứu khoa học” LuậtKhoa học và Công nghệ cũng đưa ra khái niệm về nghiên cứu khoa học: “Nghiên cứukhoa học là hoạt động phát hiện, tìm hiểu các hiện tượng, sự vật, quy luật của tựnhiên, xã hội và tư duy; sáng tạo các giải pháp nhằm ứng dụng vào thực tiễn Nghiêncứu khoa học bao gồm nghiên cứu cơ bản, nghiên cứu ứng dụng” [19]

1.1.2 Khái niệm về công nghệ

Thuật ngữ “công nghệ” được mô tả trong Tiếng Anh là từ “technology”

Theo Luật Khoa học và công nghệ, thuật ngữ “công nghệ” được hiểu là: “ tập hợp các phương pháp, quy trình, kỹ năng, bí quyết, công cụ, phương tiện dùng để biến đổi các nguồn lực thành sản phẩm” [19].

Theo Đại từ điển Tiếng Việt, “công nghệ” là từ gọi chung những phương pháp

gia công, chế tạo, làm thay đổi trạng thái, tính chất, hình dáng nguyên vật liệu hoặc bán thành phẩm dùng trong quá trình sản xuất để tạo sản phẩm [17, 456].

Hoạt động khoa học và công nghệ bao gồm nghiên cứu khoa học, nghiên cứu vàphát triển công nghệ, dịch vụ khoa học và công nghệ, hoạt động phát huy sáng kiến,cải tiến kỹ thuật, hợp lý hóa sản xuất và các hoạt động khác nhằm phát triển khoa học

và công nghệ;

Phát triển công nghệ là hoạt động nhằm tạo ra và hoàn thiện công nghệ mới, sảnphẩm mới Phát triển công nghệ bao gồm triển khai thực nghiệm và sản xuất thửnghiệm;

Triển khai thực nghiệm là hoạt động ứng dụng kết quả nghiên cứu khoa học đểlàm thực nghiệm nhằm tạo ra công nghệ mới, sản phẩm mới;

Sản xuất thử nghiệm là hoạt động ứng dụng kết quả triển khai thực nghiệm để sảnxuất thử ở quy mô nhỏ nhằm hoàn thiện công nghệ mới, sản phẩm mới trước khi đưavào sản xuất và đời sống,

Dịch vụ khoa học và công nghệ là các hoạt động phục vụ việc nghiên cứu khoahọc và phát triển công nghệ; các hoạt động liên quan đến sở hữu trí tuệ, chuyển giaocông nghệ; các dịch vụ về thông tin, tư vấn, đào tạo, bồi dưỡng, phổ biến, ứng dụngtri thức khoa học và công nghệ và kinh nghiệm thực tiễn

1.1.3 Khái niệm về quản lý

Thuật ngữ “quản lý” được mô tả trong Tiếng Anh là từ “management”

Theo Đại từ điển Tiếng Việt, “quản lý” được hiểu là: tổ chức, điều khiển hoạt động của một số đơn vị, một cơ quan [17, 1363].

1.1.4 Khái niệm về văn bản và hệ thống văn bản

1.1.4.1 Khái niệm về văn bản

Trong Tiếng Anh, thuật ngữ “văn bản” được mô tả là từ “document”.

Văn bản là đối tượng nghiên cứu của nhiều ngành khoa học Tuỳ theo góc độnghiên cứu mà các ngành đó có những định nghĩa khác nhau về từ này

Dưới góc độ văn bản học, văn bản được hiểu theo nghĩa rộng nhất: Văn bản là

vật mang tin được ghi bằng ký hiệu ngôn ngữ nhất định.

Dưới góc độ hành chính học, văn bản được giải thích theo nghĩa hẹp hơn: Khái

niệm dùng để chỉ công văn, giấy tờ hình thành trong hoạt động của các cơ quan,

tổ chức Với nghĩa hẹp này, thì các chỉ thị, quyết định, chương trình, kế hoạch, báo

cáo, thông báo, biên bản, sổ sách, chứng từ, đơn từ được hình thành trong hoạt độnghàng ngày của các cơ quan, tổ chức đều được gọi là văn bản [12, 47]

Đại từ điển Tiếng Việt có đưa ra khái niệm về “văn bản” như sau: theo nghĩa thứ nhất, văn bản là bản chép tay hoặc in ấn với một nội dung nhất định, thường để lưu lại lâu dài; theo nghĩa thứ hai, văn bản là chuỗi kí hiệu ngôn ngữ hay loại kí hiệu nào đó, tạo nên một chỉnh thể với ý nghĩa trọn vẹn [17, 1795].

1.1.4.2 Khái niệm về hệ thống văn bản

Trong Tiếng Anh, thuật ngữ “hệ thống văn bản” là “documents system”

Để hiểu được khái niệm về hệ thống văn bản, trước hết cần nắm được khái niệm

- Giữa các yếu tố đó phải có mối liên hệ qua lại và tác động lẫn nhau

Theo quan điểm của khoa học hiện đại, bất kỳ một khách thể nào trong thế giớihiện thực cũng là một hệ thống Nghĩa là bao gồm những bộ phận, những yếu tố cấuthành có quan hệ nội tại với nhau Một hệ thống gắn liền với một hình thức tổ chức

nhất định Hình thức tổ chức ấy thể hiện ở cấu trúc thứ bậc đặc trưng cho kết cấu hìnhthức và phương thức hoạt động của hệ thống Mỗi hệ thống gồm nhiều phân hệ, nhiềuphân hệ con và nhiều yếu tố hợp thành Mỗi phân hệ, mỗi hệ con, mỗi yếu tố ấy vừa

là yếu tố của hệ thống cao hơn, vừa làm một hệ thống của những yếu tố thấp hơn [12,62]

PGS Vương Đình Quyền trong sách “Lý luận và phương pháp công tác văn thư”

đã đưa ra khái niệm về hệ thống văn bản quản lý nhà nước như sau:

Nhìn một cách tổng quát, hệ thống văn bản quản lý nhà nước là một tập hợp nhữngvăn bản hình thành trong hoạt động quản lý của các cơ quan nhà nước mà giữa chúng

có liên quan với nhau, ảnh hưởng lẫn nhau và có quan hệ nhất định về mặt pháp lý.[12, 62]

Trên cơ sở khái niệm đó, theo chúng tôi, hệ thống văn bản được hiểu là một tập

hợp những văn bản hình thành trong hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức

mà giữa chúng có liên quan với nhau, ảnh hưởng lẫn nhau và có quan hệ nhất định về mặt pháp lý.

1.1.5 Khái niệm về mẫu văn bản

Thuật ngữ “mẫu văn bản” được mô tả trong Tiếng Anh là từ “form” hay

“template”

Mẫu hóa văn bản là sự trình bày văn bản theo thể thức (tiêu chuẩn) đã được các

cơ quan có thẩm quyền quy định dùng làm mẫu để các cơ quan tuân theo khi soạnthảo và ban hành văn bản [12, 277]

Theo chúng tôi, mẫu văn bản là văn bản được trình bày theo thể thức (tiêu chuẩn) đã được các cơ quan có thẩm quyền quy định dùng làm mẫu để các cơ quan tuân theo khi soạn thảo và ban hành văn bản.

Chẳng hạn, khi Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội ban hành tập mẫu văn bảndùng trong hoạt động quản lí của Trường thì các đơn vị, tổ chức thuộc Trường phảituân theo khi soạn thảo và ban hành văn bản

1.1.6 Khái niệm về xây dựng

Trong văn bản học, thuật ngữ “xây dựng” được mô tả trong Tiếng Anh với từ

“create” hoặc “make”

Khái niệm về “xây dựng” được nêu trong Đại từ điển Tiếng Việt như sau: theo nghĩa thứ nhất, xây dựng là làm nên, gây dựng nên; theo nghĩa thứ hai, xây dựng là tạo ra cái có giá trị tinh thần, có nội dung nào đó; theo nghĩa thứ ba, xây dựng là có tinh thần đóng góp, làm tốt hơn (thái độ, ý kiến) [17, 1856].

Đề tài này có mục đích xây dựng hệ thống mẫu văn bản trong quản lý khoa học

và công nghệ của Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I Như vậy, nghĩacủa từ “xây dựng” ở đây dùng theo nghĩa thứ hai

1.2 Vai trò của hoạt động khoa học và công nghệ và văn bản quản lý về khoa học và công nghệ trong Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội

Cùng với việc xác định mục tiêu của hoạt động khoa học và công nghệ nói trên,Luật Khoa học và Công nghệ cũng xác định rõ nguyên tắc hoạt động khoa học vàcông nghệ, bao gồm các nguyên tắc sau đây:

- Hoạt động khoa học và công nghệ phải phục vụ nhiệm vụ phát triển kinh tế - xãhội, bảo đảm quốc phòng, an ninh;

- Xây dựng và phát huy năng lực nội sinh về khoa học và công nghệ kết hợp vớiviệc tiếp thu có chọn lọc các thành tựu khoa học và công nghệ của thế giới, phùhợp với thực tiễn Việt Nam;

- Kết hợp chặt chẽ khoa học tự nhiên, khoa học kỹ thuật và công nghệ với khoa

học xã hội và nhân văn; gắn nghiên cứu khoa học và phát triển công nghệ

với giáo dục và đào tạo, với hoạt động sản xuất, kinh doanh và phát triển thị

trường công nghệ;

- Phát huy khả năng lao động sáng tạo của mọi tổ chức, cá nhân;

- Trung thực, khách quan, đề cao đạo đức nghề nghiệp, tự do sáng tạo, dân chủ, tựchủ, tự chịu trách nhiệm (Điều 5)

Nhiệm vụ của hoạt động khoa học và công nghệ được quy định tại Điều 4 của LuậtKhoa học và Công nghệ, đáng chú ý là các nhiệm vụ sau đây:

- Nâng cao năng lực khoa học và công nghệ để làm chủ các công nghệ tiên tiến,công nghệ cao, các phương pháp quản lý tiên tiến; sử dụng hợp lý tài nguyên thiênnhiên, bảo vệ môi trường, bảo vệ sức khỏe của nhân dân; dự báo kịp thời, phòng,chống, hạn chế và khắc phục hậu quả thiên tai; (khoản 2 Điều 4)

- Tiếp thu các thành tựu khoa học và công nghệ của thế giới để tạo ra, ứng dụng cóhiệu quả các công nghệ mới; tạo ra sản phẩm mới có sức cạnh tranh cao; phát triểnnền khoa học và công nghệ Việt Nam đạt trình độ tiên tiến trong khu vực, tiếp cận vớitrình độ thế giới, làm cơ sở vững chắc cho việc phát triển các ngành công nghiệp hiệnđại; đẩy mạnh việc phổ biến và ứng dụng các thành tựu khoa học và công nghệ vàosản xuất và đời sống (khoản 3 Điều 4)

Trách nhiệm của trường cao đẳng nói chung (trong đó Trường Cao đẳng Nội vụ

Hà Nội nói riêng) trong hoạt động khoa học và công nghệ cũng được quy định tạiĐiều 18 của Luật Giáo dục năm 2005:

"Nhà nước tạo điều kiện cho nhà trường và cơ sở giáo dục khác tổ chức nghiêncứu, ứng dụng, phổ biến khoa học, công nghệ; kết hợp đào tạo với nghiên cứu khoahọc và sản xuất nhằm nâng cao chất lượng giáo dục, từng bước thực hiện vai trò trung

tâm văn hóa, khoa học, công nghệ của địa phương hoặc của cả nước.

Nhà trường và cơ sở giáo dục khác phối hợp với tổ chức nghiên cứu khoa học,

cơ sở sản xuất, kinh doanh, dịch vụ trong việc đào tạo, nghiên cứu khoa học vàchuyển giao công nghệ phục vụ phát triển kinh tế - xã hội

Nhà nước có chính sách ưu tiên phát triển nghiên cứu, ứng dụng và phổ biếnkhoa học giáo dục Các chủ trương, chính sách về giáo dục phải được xây dựng trên

cơ sở kết quả nghiên cứu khoa học, phù hợp với thực tiễn Việt Nam"

Ngày 2.11.2005, Chính phủ đã ra Nghị quyết số 14/2005/NQ -CP về đổi mới

cơ bản và toàn diện giáo dục đại học Việt Nam giai đoạn 2006-2020 Nghị quyết đã

nêu rõ, mục tiêu chung cần đạt được là đổi mới cơ bản và toàn diện giáo dục đại học,tạo được chuyển biến cơ bản về chất lượng, hiệu quả và quy mô, đáp ứng yêu cầu của

sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước, hội nhập kinh tế quốc tế và nhu cầuhọc tập của nhân dân Đến 2020, giáo dục đại học Việt Nam đạt trình độ tiên tiếntrong khu vực và tiếp cận trình độ tiên tiến trên thế giới, có năng lực cạnh tranh cao,thích ứng với cơ chế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa

Nghị quyết đã đưa ra 7 nhiệm vụ và giải pháp, đó là: Đổi mới cơ cấu đào tạo và

hoàn thiện mạng lưới cơ sở giáo dục đại học; Đổi mới nội dung, phương pháp và quytrình đào tạo; Đổi mới công tác quy hoạch, đào tạo, bồi dưỡng, sử dụng giảng viên và

cán bộ quản lý; Đổi mới tổ chức triển khai các hoạt động khoa học và công nghệ;

Đổi mới việc huy động nguồn lực và cơ chế tài chính; Đổi mới cơ chế quản lý; Hộinhập quốc tế Về tổ chức thực hiện, Nghị quyết đã nêu rõ việc thành lập Ban Chỉ đạođổi mới giáo dục đại học do một Phó Thủ tướng đứng đầu và quy định trách nhiệmcủa các cơ quan quản lý nhà nước; trong đó Bộ Khoa học và Công nghệ có tráchnhiệm chủ trì, phối hợp với Bộ Giáo dục và Đào tạo và các Bộ, ngành, các địa phươngxây

“Tiến hành nghiên cứu khoa học và phát triển công nghệ; kết hợp đào tạo vớinghiên cứu khoa học và sản xuất, dịch vụ khoa học và công nghệ theo quy định củaLuật Khoa học và Công nghệ, Luật Giáo dục và các quy định khác của pháp luật.”(khoản 2 Điều 9).

Điều 10 của Điều lệ nói trên đã quy định về quyền hạn và trách nhiệm củatrường cao đẳng:

Trường cao đẳng được quyền tự chủ và tự chịu trách nhiệm theo quy định củapháp luật và Điều lệ này về quy hoạch, kế hoạch phát triển nhà trường, tổ chức cáchoạt động đào tạo, khoa học và công nghệ, tài chính, quan hệ quốc tế, tổ chức và nhân

sự Một số quyền hạn và trách nhiệm quan trọng có liên quan đến khoa học và côngnghệ của Trường Cao đẳng là:

- “Huy động, quản lý, sử dụng các nguồn lực nhằm thực hiện mục tiêu giáodục; hợp tác, liên kết với các tổ chức kinh tế, giáo dục, văn hoá, thể dục, thể thao, y tế,nghiên cứu khoa học trong nước và nước ngoài nhằm nâng cao chất lượng giáo dục,gắn đào tạo với việc làm, phục vụ sự nghiệp phát triển kinh tế - xã hội;”(khoản 3 Điều10)

- “Nghiên cứu các đề tài, nhiệm vụ khoa học công nghệ, thực hiện các dự án,sản xuất thử nghiệm, chuyển giao công nghệ theo kế hoạch do cấp trên giao hoặc chủđộng hợp tác với các viện, các trường đại học, cao đẳng, học viện, các tổ chức quốc

tế, các cơ sở sản xuất, kinh doanh trong và ngoài nước theo quy định của pháp luật; tổchức đánh giá, nghiệm thu đề tài nghiên cứu khoa học, dự án, sản xuất thử nghiệmcấp trường và cấp Bộ; xuất bản tập san, các ấn phẩm khoa học, tài liệu, giáo trìnhphục vụ

- “Thực hiện dân chủ, bình đẳng, công khai trong việc bố trí và thực hiện cácnhiệm vụ đào tạo, khoa học và công nghệ và hoạt động tài chính;” (khoản 8 Điều 10).

Chức năng nghiên cứu khoa học và triển khai áp dụng tiến bộ khoa học côngnghệ phục vụ phát triển kinh tế - xã hội của Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội đượcquy định tại khoản 1 Điều 1 Quyết định số 1052/QĐ-BNV ngày 04/8/2008 của Bộtrưởng Bộ Nội vụ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức củaTrường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội như sau:

Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội là đơn vị sự nghiệp trực thuộc Bộ Nội vụ, cóchức năng: tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có trình độ cao đẳng và thấphơn trong lĩnh vực công tác nội vụ và các ngành nghề khác có liên quan; nghiên cứukhoa học và triển khai áp dụng tiến bộ khoa học công nghệ phục vụ phát triển kinh tế

- Tổ chức thực hiện các dịch vụ khoa học, công nghệ, sản xuất phù hợp vớingành nghề đào tạo của Trường theo quy định của pháp luật

- Xây dựng và thực hiện kế hoạch hợp tác quốc tế về đào tạo, nghiên cứu khoa

học theo chức năng, nhiệm vụ được giao và theo quy định của pháp luật

Về cơ cấu tổ chức:

1.1 Hiệu trưởng và các Phó Hiệu trưởng

- Hiệu trưởng do Bộ trưởng Bộ Nội vụ bổ nhiệm, các Phó Hiệu trưởng do Bộtrưởng Bộ Nội vụ bổ nhiệm theo đề nghị của Hiệu trưởng

1.2 Hội đồng Khoa học và Đào tạo và các Hội đồng tư vấn khác

1.4 Các Khoa và các Trung tâm:

- Khoa Văn thư - Lưu trữ;

- Khoa Văn hóa - Thông tin và Xã hội;

- Khoa Quản trị Văn phòng;

- Khoa Quản lý nhân lực;

- Khoa Hành chính học;

- Khoa Đào tạo tại chức;

- Khoa Lý luận chính trị;

- Trung tâm Tin học - Ngoại ngữ;

- Trung tâm đào tạo Nghề;

- Trung tâm Thông tin Thư viện;

1.5 Cơ sở của Trường tại Thành phố Đà Nẵng

1.6 Các tổ chức Đảng, đoàn thể theo quy định

Như vậy, qua Luật Khoa học và Công nghệ, Luật Giáo dục và các văn bản đãnêu ở trên, với tư cách là một trường cao đẳng, để thực hiện được chức năng nghiên

cứu khoa học và triển khai áp dụng tiến bộ khoa học phục vụ phát triển kinh tế - xãhội, Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội cần phải thực hiện việc gắn nghiên cứu khoahọc và phát triển công nghệ với giáo dục và đào tạo Có thể nói, hoạt động khoa học

và công nghệ đóng một vai trò rất quan trọng trong việc thực hiện các nhiệm vụ đượcgiao và sự phát triển của Trường Đây là một nhiệm vụ quan trọng của Trường songsong với nhiệm vụ đào tạo Nếu thực hiện tốt các hoạt động khoa học và công nghệ sẽgóp phần thúc đẩy và nâng cao chất lượng đào tạo của Trường, phục vụ sự nghiệpcông nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước

1.2.2 Vai trò của văn bản quản lý về khoa học và công nghệ trong Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội

Như đã trình bày ở trên, bên cạnh chức năng tổ chức, đào tạo bồi dưỡng nguồnnhân lực có trình độ cao đẳng và thấp hơn trong lĩnh vực công tác nội vụ và các ngànhnghề khác có liên quan, Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội còn có chức năng nghiêncứu khoa học và triển khai áp dụng tiến bộ khoa học công nghệ phục vụ phát triểnkinh tế - xã hội

Trong quá trình Trường thực hiện các chức năng, nhiệm vụ được giao sẽ hìnhthành nên một hệ thống văn bản về khoa học và công nghệ của Trường Do đây là mộtnhiệm vụ đóng một vai trò quan trọng trong hoạt động của Trường nên hệ thống vănbản về khoa học và công nghệ hình thành trong hoạt động của Trường cũng đóng mộtvai trò quan trọng trong hệ thống văn bản của Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội vàcũng có những chức năng như chức năng chung của một văn bản quản lý nhà nước, cụthể là:

* Chức năng thông tin

Chức năng thông tin là chức năng bao quát nhất của văn bản nói chung, văn bảnquản lý nhà nước nói riêng Văn bản được con người làm ra trước hết nhằm ghi chépthông tin và truyền đạt thông tin Đó là thông tin về các sự kiện, hiện tượng xảy ratrong đời sống xã hội tự nhiên, thông tin về luật pháp, quy định, quyết định quản lýcủa bộ máy nhà nước, vv

Xét về mặt lịch sử, việc ghi chép và truyền đạt thông tin bằng hình thức vănbản chỉ xuất hiện sau khi loài người sáng tạo ra chữ viết - văn tự Sự ra đời của chữ

viết đã đánh dấu một bước phát triển quan trọng trong tiến trình lịch sử của xã hội loàingười nói chung và của từng dân tộc nói riêng Ăng-ghen xem đây là bước chuyển từthời đại mông muội sang thời đại văn minh

Chữ viết ra đời, văn bản trở thành phương tiện thông tin ngày càng quan trọngtrong đời sống xã hội, nó khắc phục được những hạn chế về không gian của việcthông tin bằng ngôn ngữ nói và trở thành một động lực thúc đẩy mạnh mẽ sự pháttriển của xã hội loài người Nhờ có chữ viết mà nhiều dân tộc đã ghi chép được nhữngthông tin về nhiều mặt

Ở nước ta hiện nay, trong hoạt động của các cơ quan nhà nước, khối lượng thôngtin cần truyền đạt từ cấp trên xuống cấp dưới, từ cấp dưới lên cấp trên, từ cơ quan nàytới cơ quan khác, từ hệ thống này sang hệ thống khác rất lớn Để thoả mãn nhu cầunày, các cơ quan đã áp dụng nhiều hình thức ghi chép (băng từ, phim ảnh, địa vi tính)

và chuyển tải thông tin (điện báo, điện thoại, truyền thanh, truyền hình, mạngInternet.) Tuy nhiên, hình thức thông tin bằng văn bản vẫn là hình thức có vị trí quantrọng hàng đầu đối với hoạt động quản lý Các cơ quan đã sử dụng văn bản để ghichép và truyền đạt các loại thông tin sau đây:

- Thông tin về quy phạm pháp luật, nhằm điều tiết các mối quan hệ xã hội

- Thông tin về tổ chức, nhân sự, chủ trương, chính sách, chương trình, kế hoạch,biện pháp công tác

- Thông tin phản ánh tình hình lên cấp trên

- Thông tin mang tính chất thông báo, đề nghị, kiến nghị

- Thông tin trao đổi công việc giữa các cơ quan với nhau, giữa các cơ quan vớicán bộ, viên chức hoặc với quần chúng nhân dân

Có thể khẳng định, thông tin bằng văn bản là hình thức thông tin chủ yếu đượccác cơ quan nhà nước sử dụng để đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của mình

Văn bản quản lý về khoa học và công nghệ trong Trường Cao đẳng Nội vụ HàNội chứa đựng nhiều thông tin về hoạt động quản lý khoa học và công nghệ củaTrường, bao gồm thông tin về các đề tài nghiên cứu khoa học, nghiên cứu và pháttriển công nghệ, dịch vụ khoa học và công nghệ, hoạt động phát huy sáng kiến, cảitiến kỹ thuật và các hoạt động khác nhằm phát triển khoa học và công nghệ

* Chức năng pháp lý

Chức năng pháp lý là một chức năng mang tính riêng biệt của văn bản quản lýnhà nước, được thể hiện ở các mặt sau đây:

- Văn bản quản lý nhà nước là phương tiện ghi chép và truyền đạt các quy

phạm pháp luật, xác lập quan hệ luật pháp giữa các cơ quan.

Công tác quản lý nhà nước phải dựa trên cơ sở luật pháp thành văn Đó chính làHiến pháp, các đạo luật, bộ luật và các văn bản dưới luật như pháp lệnh, nghị quyết,nghị định, quyết định mà Nhà nước ta đã sử dụng để đề ra các quy phạm pháp luậtthuộc các lĩnh vực khác nhau của đời sống xã hội

Văn bản quy phạm pháp luật là công cụ mà Nhà nước sử dụng để điều chỉnhcác quan hệ xã hội Bằng hệ thống các quy phạm pháp luật được văn bản hoá, sẽ tạothuận lợi cho việc truyền đạt và thực thi pháp luật trong các cơ quan nhà nước và toàn

xã hội được đầy đủ, đúng đắn, nghiêm chỉnh và thống nhất; đồng thời tạo dựng đượcmột hành lang pháp lý cần thiết đảm bảo cho hoạt động quản lý của Nhà nước đạtđược hiệu quả cao Mặt khác, luật pháp của Nhà nước thường được thực thi bởi nhiều

cơ quan, tổ chức Cho nên, văn bản quy phạm pháp luật cần phải xác định trách nhiệmthực hiện của từng cơ quan, tổ chức có liên quan Đó chính là sự xác lập mối quan hệ

về luật pháp giữa các cơ quan quản lý đối với các đối tượng quản lý nói riêng Hiệnnay, chúng ta đang phấn đấu xây dựng nhà nước pháp quyền, tức một nhà nước có hệthống văn bản quy phạm pháp luật hoàn chỉnh để làm cơ sở pháp lý cho mọi hoạtđộng theo đúng luật pháp, đồng thời phải đảm bảo quyền lợi chính đáng của mọi côngdân đã được luật pháp quy định Chính vì vậy, những năm gần đây, Nhà nước đã rấtcoi trọng công tác xây dựng và ban hành các văn bản quy phạm pháp luật, hàng chụcđạo luật và bộ luật, hàng trăm văn bản quy phạm pháp luật khác đã được ban hành

- Văn bản quản lý nhà nước làm bằng chứng pháp lý cho các quyết định quản

lý và các thông tin về quản lý khác Văn bản quản lý nhà nước của một cơ quan là

tiếng nói chính thức của cơ quan đó với tư cách là một pháp nhân mà chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn đã được quy định bằng văn bản của cơ quan nhà nước có thẩmquyền Tư cách pháp nhân này còn được thể hiện bởi chữ ký của người có thẩmquyền, dấu đóng trên văn bản Đó là những bằng chứng đảm bảo cho văn bản ban

hành có giá trị pháp lý, tức có hiệu lực thi hành, trong trường hợp cần thiết có thểdùng làm bằng chứng để truy cứu trách nhiệm Ví dụ: Các văn bản hợp đồng, hiệpđịnh, hiệp ước mà hai bên ký kết thoả thuận với nhau về trách nhiệm, nghĩa vụ vàquyền lợi của mỗi bên Trong quá trình thực hiện, nếu một bên vi phạm thì bên kia cóthể dựa vào đó truy cứu trách nhiệm Đây là một ưu thế của các quyết định quản lý vàcác thông tin về quản lý khác được truyền đạt bằng văn bản so với các quyết địnhquản lý và các vấn đề khác của hoạt động quản lý được truyền đạt bằng miệng Bởivậy, trong công tác quản lý, đối với những vấn đề, sự việc cần có cơ sở pháp lý đểđảm bảo hiệu lực thi hành thì thủ trưởng cơ quan hoặc tập thể lãnh đạo cơ quan đềutruyền đạt bằng hình thức văn bản

Văn bản quản lý về khoa học và công nghệ trong Trường Cao đẳng Nội vụ HàNội không được trái với các văn bản quy phạm pháp luật về khoa học và công nghệcủa các cơ quan nhà nước có thẩm quyền Đó còn là bằng chứng pháp lý cho cácquyết định quản lý và các thông tin khác về quản lý khoa học và công nghệ Chẳnghạn: Trong hợp đồng triển khai nhiệm vụ khoa học và công nghệ cấp Trường, bên Bchịu trách nhiệm tổ chức triển khai các nội dung nghiên cứu và nộp cho bên A các sảnphẩm khoa học theo thỏa thuận, bên A cấp cho bên B số tiền theo thỏa thuận Hai bêncam kết thực hiện đúng điều khoản đã được ghi trong hợp đồng Nếu bên nào vi phạmphải bồi thường thiệt hại và chịu trách nhiệm theo các quy định hiện hành

* Chức năng quản lý

Nhìn từ góc độ quản lý, văn bản quản lý nhà nước là phương tiện để nhà nước nóichung, mỗi cơ quan nói riêng sử dụng để thực hiện chức trách quản lý theo chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn được giao Trong công tác quản lý, văn bản được dùng vàonhiều mục đích: Truyền đạt các quyết định quản lý, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra việcthực hiện các quyết định đó, phản ảnh tình hình lên cấp trên, liên hệ, trao đổi với các

cơ quan hoặc với cán bộ và công dân về những vấn đề có liên quan Trong đó, khâuquan trọng nhất là truyền đạt các quyết định quản lý, như đề ra các chủ trương, chínhsách, các biện pháp công tác, xây dựng chương trình, kế hoạch các thông tin này cầnvăn bản hóa để các cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm thi hành, giúp chocác đối tượng đó thực hiện nội dung các quyết định được thuận lợi và đạt hiệu quả

cao Mặt khác, các quyết định quản lý được văn bản hoá cũng sẽ là căn cứ không thểthiếu để chủ thể ban hành tiến hành theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện và xử lýnhững trường hợp không chấp hành nghiêm chỉnh

Trong quá trình quản lý, để đề ra được những quyết định quản lý đúng đắn, thườngphải thu thập và xử lý nhiều nguồn thông tin, trong đó nguồn thông tin đã được vănbản hoá có ý nghĩa rất quan trọng Vì vậy, xây dựng và ban hành các quyết định quản

lý là một trong những công việc chủ yếu của hoạt động quản lý Hiệu quả thực hiệncác nhiệm vụ công tác của một cơ quan, một ngành hay rộng hơn là của bộ máy nhànước một phần rất lớn phụ thuộc vào sự đúng đắn và kịp thời của các quyết định quản

lý mà chủ yếu được truyền đạt bằng văn bản là hình thức tối ưu nhưng không phải duynhất Nếu sử dụng một cách tùy tiện, thiếu cân nhắc hình thức truyền đạt này, sẽ cóthể dẫn đến lạm phát công văn, giấy tờ và nảy sinh tệ quan liêu trong các cơ quan.Văn bản quản lý về khoa học và công nghệ trong Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội

là một công cụ quan trọng để giúp Trường quản lý khoa học và công nghệ củaTrường Vì vậy, trên cơ sở những quy định của các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền;tham khảo một số trường đại học, cao đẳng khác; đồng thời vận dụng vào hoàn cảnhthực tế của Trường, chúng ta cần xây dựng một hệ thống mẫu văn bản dùng trong việcquản lý khoa học và công nghệ của Trường

1.3 Phân loại hệ thống văn bản về khoa học và công nghệ của Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội

Từ tháng 10/2005, Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I (nay làTrường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội) được thành lập, phòng Quản lý khoa học và Hợptác quốc tế (nay là Phòng Quản lý khoa học công nghệ và Hợp tác quốc tế) mới đượchình thành Đây là đơn vị giúp Hiệu trưởng quản lý hoạt động khoa học và công nghệcủa Trường (theo Quyết định số 27/QĐ-CĐVTLT ngày 06/02/2007 của Hiệu trưởngTrường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I) Do mới được thành lập và đi vàohoạt động nên các văn bản cần thiết phục vụ công tác quản lý khoa học và công nghệcủa Trường vẫn chưa đầy đủ và đạt chất lượng cao Cần có một khoảng thời gian hoạtđộng nhất định mới có thể xây dựng nên một hệ thống văn bản về khoa học và côngnghệ của Trường một cách hoàn chỉnh

- Giúp chúng ta nắm được tính chất, công dụng, đặc điểm của từng loại văn bản

để chọn thể loại văn bản ban hành phù hợp với từng trường hợp cụ thể, đồng thời ápdụng phương pháp soạn thảo thích hợp (cả về cấu trúc, ngôn ngữ, văn phong cũngnhư nội dung văn bản)

- Tạo thuận lợi cho việc quản lý và sử dụng văn bản hình thành trong hoạt độngcủa cơ quan

- Có cách xử lý đúng đắn đối với từng loại, từng nhóm văn bản khi lập hồ sơ,xác định giá trị, tổ chức bảo quản và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan

Có thể phân loại văn bản về khoa học và công nghệ dưới nhiều góc độ khácnhau dựa theo những đặc điểm về hình thức và nội dung của chúng Theo chúng tôi,

có thể phân loại như sau:

1.3.1 Phân loại theo nguồn gốc của văn bản

Nếu theo nguồn gốc của văn bản về khoa học và công nghệ của Trường, chúng ta

có thể chia thành ba loại:

- Văn bản đến;

- Văn bản đi;

- Văn bản lưu hành nội bộ

* Văn bản đến: là văn bản do các cơ quan khác ban hành và gửi tới Ví dụ: chỉ thị,thông tư của cơ quan cấp trên gửi xuống; hoặc công văn hành chính của các cơ quanngang cấp gửi tới

* Văn bản đi: là văn bản do Trường ban hành nhằm mục đích gửi cho các cơ quankhác Ví dụ: báo cáo, tờ trình gửi lên các cơ quan cấp trên; công văn đăng ký đề tàinghiên cứu khoa học cấp Bộ

* Văn bản lưu hành nội bộ: là văn bản do Trường ban hành nhưng chỉ sử dụng

1.3.2 Phân loại theo nội dung và phạm vi sử dụng của văn bản

Căn cứ vào nội dung và phạm vi sử dụng văn bản, có thể chia ra văn bản về khoahọc và công nghệ của Trường làm hai loại: văn bản thông dụng và văn bản chuyênmôn

- Văn bản thông dụng: là văn bản được sử dụng phổ biến trong hoạt động quản lýcủa cơ quan Chẳng hạn: các quyết định giao đề tài nghiên cứu khoa học, quyết địnhnghiệm thu đề tài nghiên cứu khoa học

- Văn bản chuyên môn: là loại văn bản thể hiện chuyên môn nghiệp vụ mang tínhđặc thù của hoạt động khoa học và công nghệ như: phiếu đăng ký và thuyết minh đềtài nghiên cứu khoa học và công nghệ; phiếu đánh giá thuyết minh đề tài nghiên cứukhoa học và công nghệ;

1.3.3 Phân loại theo tính chất cơ mật và phạm vi phổ biến của văn bản

Theo đặc điểm này, có thể chia văn bản về khoa học và công nghệ thành baloại: văn bản mật, văn bản nội bộ và văn bản phổ biến rộng rãi

- Văn bản mật: là văn bản có nội dung chứa đựng bí mật nhà nước, bí mật cơquan không được phổ biến và chỉ những người có trách nhiệm mới được đọc Văn bảnmật được bảo quản cẩn thận theo quy định của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền.Tính chất mật của văn bản có thể mất dần theo thời gian tuỳ theo nội dung thông tin

mà văn bản đề cập và sự thay đổi của tình hình có liên quan Ví dụ: Các thông tinmang tính bí mật trong quá trình nghiên cứu, phát triển khoa học và công nghệ, chẳnghạn như quy trình và công thức tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ hiện đại

- Văn bản nội bộ: là văn bản chỉ sử dụng trong nội bộ cơ quan chứ không công

và công nghệ của Trường.

1.3.4 Phân loại theo hiệu lực pháp lý của văn bản

Dựa vào hiệu lực pháp lý của văn bản, có thể chia văn bản về khoa học và côngnghệ làm hai loại: văn bản quy phạm pháp luật về khoa học và công nghệ; văn bảnkhoa học và công nghệ thông thường

- Văn bản quy phạm pháp luật về khoa học và công nghệ: là văn bản quy phạmpháp luật có nội dung quy định về hoạt động khoa học và công nghệ

“Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do cơ quan nhà nước ban hành hoặcphối hợp ban hành theo thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục được quy định trongLuật này hoặc trong Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhândân, Ủy ban nhân dân, trong đó có quy tắc xử sự chung, có hiệu lực bắt buộc chung,được Nhà nước đảm bảo thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội.”

Có thể hiểu định nghĩa này như sau:

- Văn bản quy phạm pháp luật chứa đựng các quy tắc xử sự chung, tức các quyđịnh mang tính chuẩn mực mà các cơ quan tổ chức, cá nhân phải tuân theo khi thamgia các quan hệ xã hội được quy tắc đó điều chỉnh

- Văn bản quy phạm pháp luật thuộ0c thẩm quyền ban hành của một số cơ quannhà nước nhất định, chứ không phải cơ quan, tổ chức nào cũng có quyền ban hànhloại văn bản này Điều này được quy định rõ trong Hiến pháp 1992 và Luật Ban hànhvăn bản quy phạm pháp luật

- Việc ban hành văn bản quy phạm pháp luật phải theo đúng thủ tục và trình tự

đã được luật pháp quy định Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật đã quy định

cụ thể thủ tục và trình tự ban hành đối với từng loại văn bản quy phạm pháp luật

- Mục đích ban hành văn bản quy phạm là để điều chỉnh các quan hệ xã hội.Nói cách khác, văn bản quy phạm pháp luật là công cụ để Nhà nước điều chỉnh cácquan hệ xã hội

Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội không có thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật về khoa học và công nghệ.

- Văn bản khoa học và công nghệ thông thường: là loại văn bản khoa học vàcông nghệ không mang tính quy phạm pháp luật được dùng để quy định, quyết định,phản ánh, thông báo tình hình, trao đổi công việc và xử lý các vấn đề cụ thể khác củahoạt động quản lý Loại văn bản này gồm nhiều thể loại: quy chế, quy định, quyhoạch, kế hoạch, chương trình, chiến lược, đề án, hướng dẫn, thông báo, báo cáo, biênbản, tờ trình, hợp đồng, công văn hành chính có nội dung phản ánh về khoa học vàcông nghệ

Ngoài ra, văn bản khoa học và công nghệ thông thường còn gồm cả văn bản ápdụng quy phạm pháp luật (hay văn bản cá biệt) Văn bản áp dụng quy phạm pháp luật

là văn bản được ban hành dựa trên cơ sở những quy định của pháp luật nhằm giảiquyết những sự việc, vấn đề cụ thể đối với các đối tượng cá biệt Loại văn bản nàythường thể hiện dưới hình thức như quyết định Ví dụ: Quyết định về việc giao đề tàinghiên cứu khoa học, Quyết định nghiệm thu đề tài nghiên cứu khoa học cho cán bộ,viên

chức được Trường ban hành dựa trên các văn bản quy phạm pháp luật về khoa học và

công nghệ của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền

Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội được sử dụng các loại văn bản khoa học và công nghệ thông thường để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình.

1.3.5 Phân loại theo mức độ chính xác của văn bản

Theo phân cách loại này, có thể chia văn bản về khoa học và công nghệ làm hailoại: Bản chính và bản sao

Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn

thư đưa ra khái niệm bản chính như sau: “Bản chính văn bản” là bản hoàn chỉnh về

nội dung và thể thức văn bản được cơ quan, tổ chức ban hành Bản chính có thể được làm thành nhiều bản có giá trị như nhau.

Theo khái niệm trên, sau khi văn bản đã được người có thẩm quyền ký, đượcphôtôcopy thành nhiều bản và đóng dấu thì cả bản có chữ ký trực tiếp của người cóthẩm quyền có đóng dấu và bản có chữ ký phôtôcopy có đóng dấu đều được coi là bảnchính

Tuy nhiên, khái niệm bản chính còn được hiểu theo một cách khác Chẳng hạn,theo PGS Vương Đình Quyền viết trong sách “Lý luận và phương pháp công tác vănthư”, bản chính được hiểu là bản có đầy đủ thể thức văn bản với chữ ký trực tiếp củangười có thẩm quyền và là bản cơ sở để làm ra các bản sao [12, 71]

Bản chính được xem là văn bản có độ chính xác cao nhất Một văn bản banhành thường chỉ có một bản chính Tuy nhiên, cũng có thể gồm nhiều bản chính và cógiá trị như nhau Đó là trường hợp bản thảo văn bản sau khi phê duyệt được đánh máyhoặc phôtôcopy thành nhiều bản và người có trách nhiệm của cơ quan ký trực tiếp vàocác văn bản đó để ban hành Đối với các văn bản thể hiện sự thoả thuận giữa các bênnhư hợp đồng thì tối thiểu phải làm hai bản chính để mỗi bên lưu giữ một bản

Bản sao là bản được sao nguyên văn từ bản chính hoặc từ một bản sao khác

có giá trị như bản chính theo thể thức nhất định.

Theo Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, bản sao có nhiều loại: bản sao y bảnchính, bản trích sao, bản sao lục

“Bản sao y bản chính” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản vàđược trình bày theo thể thức quy định Bản sao y bản chính phải được thực hiện từbản chính

Ngoài ra, khi đề cập đến bản chính và bản sao của văn bản quản lý nhà nướcnói chung, văn bản về hoạt động khoa học và công nghệ nói riêng, cũng cần phải nói

tới một loại văn bản có liên quan đó là bản thảo Bản thảo là bản được viết hoặc

đánh máy, hình thành trong quá trình soạn thảo một văn bản của cơ quan, tổ chức Bản thảo sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt mới được nhân bản để ban

hành chính thức Bởi vậy bản thảo không có hiệu lực thi hành, dĩ nhiên cũng khôngphải là văn bản quản lý nhà nước Nói chung, khi ban hành một văn bản có nội dungđơn giản như công văn hành chính, thông báo , thường chỉ thảo một lần, tức chỉ cómột bản thảo Nhưng đối với những văn bản có nội dung quan trọng và phức tạp, cóthể phải trải quan nhiều lần dự thảo Sau mỗi lần dự thảo, phải trình cấp có thẩmquyền xem xét hoặc đưa ra trao đổi, lấy ý kiến của các cơ quan, đơn vị, cá nhân cóliên quan để sửa chữa, bổ sung cho đến lúc văn bản hoàn thiện, đạt được mục đích vàyêu cầu đề ra Bản thảo cuối cùng được người có thẩm quyền phê duyệt gọi là bảngốc Nên hiểu rằng bản gốc ở đây là bản làm cơ sở để đánh máy hoặc in ra văn bản đểban hành, chứ không phải là tài liệu gốc trong lưu trữ (trong lưu trữ, tài liệu gốc làkhái niệm dùng để chỉ bản chính của văn bản, loại văn bản có độ tin cậy cao nhất)

Mặc dù không có giá trị pháp lý, nhưng trong trường hợp cần thiết, như không

có bản chính hoặc bản sao của văn bản người ta vẫn có thể giữ lại bản thảo để làmbằng chứng

1.3.6 Phân loại theo cấp ban hành văn bản

Theo cấp ban hành văn bản, có thể chia văn bản về khoa học và công nghệthành hai loại chính: văn bản cấp cơ sở (cấp phòng, khoa, trung tâm) và văn bản cấpTrường

- Văn bản về khoa học và công nghệ cấp cơ sở (cấp phòng, khoa, trung tâm): làvăn bản về khoa học và công nghệ do cấp phòng, khoa, trung tâm của Trường banhành như: Phiếu đăng ký và thuyết minh đề tài nghiên cứu khoa học và công nghệ, Dựtoán chi tiết kinh phí thực hiện đề tài nghiên cứu khoa học và công nghệ, Phiếu đánhgiá thuyết minh đề tài nghiên cứu khoa học và công nghệ

- Văn bản về khoa học và công nghệ cấp Trường: là văn bản về khoa học vàcông nghệ do cấp Trường ban hành như: Công văn đăng ký đề tài nghiên cứu khoahọc, Phiếu đăng ký và thuyết minh đề tài nghiên cứu khoa học và công nghệ cấpTrường, Quyết định thành lập Hội đồng Tuyển chọn đề tài nghiên cứu khoa học,Quyết định giao đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường, Hợp đồng triển khai nhiệm

vụ khoa học và công nghệ cấp Trường

Tóm lại, phân loại chung văn bản về khoa học và công nghệ của Trường là mộtphương pháp khoa học, giúp chúng ta nhận thức được các loại văn bản này từ nhiềugóc độ khác nhau, từ đó có thể xử lý tốt những vấn đề có liên quan đến văn bản.Ngoài các cách phân loại nói trên, còn có thể phân loại văn bản về khoa học và côngnghệ của Trường theo những đặc điểm khác của văn bản như theo tác giả vănbản Chọn cách phân loại nào là tuỳ thuộc vào yêu cầu nghiên cứu và xử lý nhữngvấn đề, sự việc có liên quan đến văn bản Ngoài ra, cần phải thấy rằng, các cách phânloại nói trên chỉ mang tính tương đối Bởi trong thực tế, có những loại văn bản cónhiều chức năng và thuộc thẩm quyền ban hành của nhiều cấp khác nhau (như cấpphòng, khoa, trung tâm; cấp Trường), cho nên tính chất và đặc điểm của văn bản cóthể thay đổi tuỳ thuộc vào mục đích ban hành và chủ thể ban hành

Việc xây dựng hệ thống mẫu văn bản quản lý khoa học và công nghệ củaTrường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội phải đạt được các yêu cầu sau đây:

1.4.1 Yêu cầu về thể thức của hệ thống mẫu văn bản

Hệ thống mẫu văn bản phải đúng thể thức theo quy định của cơ quan Nhà nước

có thẩm quyền

Thể thức văn bản là các thành phần cần phải có và cách thức trình bày cácthành phần đó đối với một thể loại văn bản nhất định do các cơ quan có thẩm quyềnquy định

Theo quy định hiện hành, thể thức các văn bản mẫu quản lý khoa học và côngnghệ của Trường cần trình bày theo đúng quy định tại Thông tư liên tịch số55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòngChính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Đây là một yêu cầu mang tính bắt buộc đối với các văn bản quản lý Nhà nướcnói chung, văn bản khoa học và công nghệ nói riêng Hệ thống mẫu văn bản quản lýkhoa học và công nghệ của Trường phải được xây dựng trên cơ sở tuân thủ đúng thểthức theo quy định của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền và theo quy định hiện hành

1.4.2 Yêu cầu về nội dung của hệ thống mẫu văn bản

Các thông tin trong hệ thống mẫu văn bản phải logic, khoa học

Hệ thống mẫu văn bản phải mẫu hóa được một phần nội dung, trong đó có mẫuhóa một số cụm từ thường diễn đạt trong văn bản quản lý hoạt động khoa học và côngnghệ

Văn bản quản lý khoa học và công nghệ có nhiều hình thức khác nhau, với tínhchất và công dụng cũng khác nhau Không thể xây dựng mẫu (đặc biệt là mẫu hóa về

nội dung) cho tất cả các hình thức văn bản hình thành trong hoạt động khoa học vàcông nghệ, mà chỉ có thể xây dựng hệ thống mẫu văn bản hình thành trong quá trìnhquản lý khoa học và công nghệ được sử dụng phổ biến Trong đó, yêu cầu đặt ra làphải mẫu hóa được một phần nội dung, cụ thể là mẫu hóa một số cụm từ thường diễnđạt trong văn bản quản lý khoa học và công nghệ

1.4.3 Yêu cầu về hình thức của hệ thống mẫu văn bản

Văn bản và hệ thống mẫu văn bản là một thể thống nhất, có tính chất hoànchỉnh về mặt hình thức Tính hoàn chỉnh về hình thức của văn bản được thể hiện quacác đặc điểm sau đây:

- Hình thức được thể hiện trong mẫu văn bản phải phù hợp với nội dung haynói cách khác, phải căn cứ vào nội dung mà chọn hình thức cho phù hợp để đạt đượcmục đích ban hành văn bản;

- Mẫu văn bản hoàn thiện về mặt hình thức là khi soạn thảo xong, không cầnthêm bất cứ một câu nào vào nội dung văn bản

1.4.4 Yêu cầu về bố cục của hệ thống mẫu văn bản

Bố cục văn bản là sự phân nhóm các ý và sắp xếp chúng trong văn bản theo mộttrật tự logic nào đó, nhằm nêu bật được mục đích cần thể hiện trong văn bản Việcphân nhóm, sắp xếp các ý và các nhóm trong văn bản phải dựa trên những cơ sở hợp

lý, không thể sắp xếp một cách tùy tiện Việc ngắt đoạn và thể hiện rõ ràng từng vấn

đề trong văn bản cũng tạo nên một thể thống nhất về nội dung, đảm bảo yêu cầu vềhình thức văn bản

Hệ thống mẫu văn bản quản lý khoa học và công nghệ có nhiều loại, tính chất vàcông dụng của từng loại có sự khác biệt nhất định Mẫu hóa Phiếu đánh giá thuyếtminh đề tài nghiên cứu khoa học và công nghệ khác với mẫu hóa Báo cáo định kỳ tiến

độ thực hiện đề tài khoa học và công nghệ, Phiếu ghi điểm tổng hợp của thành viênhội đồng, Hợp đồng triển khai nhiệm vụ khoa học và công nghệ Từng thể loại vănbản nói trên có tính chất và công dụng khác nhau nên cần nghiên cứu để mẫu hóa chođúng và phù hợp Mỗi loại có yêu cầu riêng về bố cục

Tùy theo từng loại văn bản mà người soạn thảo trình bày bố cục văn bản cho phùhợp Thông thường, các văn bản được bố cục thành 3 phần: mở đầu, nội dung và kết

thúc

1.4.5 Yêu cầu về ngôn ngữ của hệ thống mẫu văn bản

Trong trình bày về nội dung văn bản, cần chú ý đến phong cách ngôn ngữ trongvăn bản khoa học và công nghệ Theo các nhà ngôn ngữ học, khái niệm về phongcách xuất hiện từ thời kỳ Hy Lạp và La Mã cổ đại, cùng với sự xuất hiện của khoa học

về hùng biện Phong cách ngôn ngữ là sự kết hợp của hai nhân tố: “nói gì” và “nóinhư thế nào”, có nghĩa là sự tổng hòa các phương tiện ngôn ngữ Xét về phương diệnvăn hóa khoa học thì trong từng lĩnh vực hoạt động của các khoa học khác nhau,phong cách ngôn ngữ có những sắc thái biểu đạt đặc thù Cơ sở phong cách ngôn ngữvăn bản khoa học và công nghệ tiếng Việt hiện đại là các chuẩn ngôn ngữ viết bằngtiếng Việt có các tính chất xác định, cụ thể là:

+ Về từ vựng học: sử dụng số lượng lớn các từ và thuật ngữ chuyên ngành dướidạng từ thuần Việt hoặc vay mượn Từ loại thường được lựa chọn rất cẩn thận để đạtnghĩa chính xác tối đa

+ Về ngữ pháp: chỉ sử dụng các chuẩn ngữ pháp đã được xác định chắc chắntrong văn viết Khác với tác phẩm văn học với nhiệm vụ chủ yếu là xây dựng cácnhân vật, văn bản khoa học và công nghệ có xu hướng mô tả và giải thích hiện tượngxác định một cách chính xác nhất Vì vậy, trong văn bản khoa học và công nghệ phầnlớn sử dụng các câu phức chủ động và bị động, trong đó chiếm ưu thế là danh từ, tính

từ, các dạng bị động và vô nhân xưng của động từ

Phong cách ngôn ngữ văn bản khoa học và công nghệ có một vài cấp bậc Cácvăn bản khoa học khác nhau không chỉ bởi lĩnh vực khoa học mà văn bản đề cập tới,

mà còn bởi mức độ chuyên môn hóa của chúng Các đặc trưng nêu trên hoàn toàn cóliên quan đến các tài liệu tham khảo và các bài báo, tóm tắt và sách giáo khoa Tuynhiên, trong văn bản của các sách chỉ dẫn về kỹ thuật, danh mục, bảng biểu, báo cáo

kỹ thuật, bản liệt kê và hướng dẫn đôi khi có thể có những câu không có vị ngữ (khitính các số liệu về kỹ thuật và v.v.) hoặc chủ ngữ (nếu theo văn bản cụ thể) Trong cácsách chỉ dẫn về kỹ thuật thường gặp nhiều đoạn văn bản chỉ là liệt kê con số Bảngbiểu, bảng liệt kê, báo cáo kỹ thuật và danh mục thường được lập theo khuôn mẫucứng và bằng các thuật ngữ chuyên ngành Khuôn mẫu về từ vựng - ngữ pháp cũng

tồn tại trong văn bản về chứng nhận

Phong cách ngôn ngữ trong văn bản khoa học và công nghệ tiếng Việt cónguyên tắc hoạt động như sau:

- Sử dụng một lượng lớn các thuật ngữ khoa học, nghĩa là các từ hoặc cụm từbiểu đạt nghĩa của khái niệm về khoa học Chúng ta không thể xác định được giới hạn

rõ ràng giữa thuật ngữ và từ của ngôn ngữ toàn dân do sự đa nghĩa của nhiều từ Ví

dụ, các khái niệm phổ biến như điện, nhiệt độ, ô tô và các từ thường được sử dụngnhư nguyên tử, chất dẻo, vitamin, vũ trụ, trong ngôn ngữ toàn dân là nơi mà các thuậtngữ khoa học chỉ đóng vai trò thứ yếu (phụ thuộc), không phải là các thuật ngữ Mặtkhác, những từ đơn giản như nước, trái đất, lửa, chất lỏng, lực, bạc, áp suất lại là thuậtngữ trong văn bản khoa học cụ thể

Hệ thống hóa các thuật ngữ tiếng Việt khoa học và công nghệ cơ bản thườnggặp khó khăn do cùng một thuật ngữ có ý nghĩa khác nhau trong các lĩnh vực khácnhau của khoa học hoặc thậm chí trong các giới hạn của một lĩnh vực (ví dụ, tronglĩnh vực công nghiệp than tồn tại hơn 6 000 tên gọi cho 300 ngành nghề cơ bản), cũngnhư bởi sự xuất hiện số lượng lớn các thuật ngữ mới

- Trong tiếng Việt còn sử dụng nhiều thuật ngữ và cấu trúc vay mượn, trong đó

có cả đồng nghĩa về từ vựng : cùng một khái niệm có thể được biểu đạt bằng các từkhác nhau, chủ yếu là các từ có nguồn gốc Latinh (Pháp), Anglơ Xăcxông (Anh) hoặcSlavơ (Nga) Theo nghiên cứu của chúng tôi, trong các văn bản khoa học và côngnghệ, trong đó chủ yếu là văn bản khoa học kỹ thuật, tiếng Việt chịu ảnh hưởng rấtlớn của các ngôn ngữ nước ngoài nêu trên, đặc biệt là trong các văn bản dịch do cáctác giả dịch đã chuyển dịch sang tiếng Việt các cấu trúc mang nhiều sắc thái của ngônngữ ban đầu hơn là thuần Việt (ví dụ, trong các văn bản khoa học công nghệ thôngtin: mouse - chuột, computer - máy tính, keyboard - bàn phím hoặc cách dịch các cấutrúc bị động như từ tiếng Nga sang tiếng Việt)

- Trong văn bản khoa học và công nghệ, cá nhân tác giả lùi xuống vị trí thứ haicòn tên gọi sự vật, quá trình v.v được chuyển lên vị trí thứ nhất do vấn đề được quantâm là các hiện tượng cụ thể cần mô tả và giải thích Ngoài ra, trong văn bản khoa họchiện đại, nội dung thường được truyền đạt bởi các cấu trúc vô nhân xưng dạng : cần

phải, không được, nên v.v Do vậy, có thể nói rằng, văn bản khoa học và công nghệ cóphương thức biểu đạt nội dung trung lập hoặc có phong cách trung lập Tác giả có xuhướng loại bỏ khả năng lý giải võ đoán bản chất sự vật Vì vậy, trong văn bản khoahọc và công nghệ hầu như không sử dụng các phương tiện biểu cảm như ẩn dụ, hoán

dụ và v.v., và sự biểu đạt văn bản mang đôi chút đặc tính hình thức, khô khan

Cần chú ý rằng, nhiệm vụ chính của văn bản khoa học và công nghệ là đưađược lượng thông tin nhất định đến tận người đọc một cách thật rõ ràng và chính xác.Điều này đạt được bằng cách soạn thảo văn bản có cơ sở logic trên thực tế, không sửdụng các từ, các thành ngữ và cấu trúc ngữ pháp mang tính biểu cảm Phương thứctạo lập văn bản như vậy có thể gọi là phương thức trình bày logic [32]

Để đạt được yêu cầu này, đòi hỏi mẫu văn bản phải đủ ý, ngắn gọn, súc tích

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG XÂY DỰNG VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN

TRONG QUẢN LÝ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ CỦA TRƯỜNG CAO ĐẲNG NỘI VỤ HÀ NỘI 2.1 Chức năng, nhiệm vụ của Phòng Quản lý khoa học và Hợp tác Quốc

tế (nay là Phòng Quản lý khoa học công nghệ và Hợp tác Quốc tế) - Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I (nay là Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội)

Theo Quyết định số: 27/QĐ-CĐVTLT ngày 06/02/2006 của Hiệu trưởngTrường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I (nay là Trường Cao đẳng Nội vụ HàNội) về thành lập Phòng Quản lý khoa học và Hợp tác Quốc tế (nay là Phòng Quản lýkhoa học công nghệ và Hợp tác Quốc tế) thuộc Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữTrung ương I, Phòng Quản lý khoa học và Hợp tác Quốc tế có chức năng, nhiệm vụsau đây:

1 Xây dựng chương trình, kế hoạch nghiên cứu khoa học, phát triển côngnghệ; quản lý công tác nghiên cứu khoa học, cải tiến sáng kiến, ứng dụng các thànhtựu khoa học vào các hoạt động đào tạo của Trường; liên kết nghiên cứu khoa học,phát triển công nghệ với các đơn vị ngoài Trường

2 Giúp Hiệu trưởng ban hành quy định về quản lý khoa học và hợp tác quốc tế

3 Làm thường trực Hội đồng khoa học của Trường Chủ trì việc tổ chức đăng

ký, bảo vệ, nghiệm thu, tổng kết đánh giá kết quả các công trình nghiên cứu khoa họccủa cán bộ, giảng viên, giáo viên, học sinh, sinh viên

4 Xuất bản các ấn phẩm, tư liệu khoa học phổ biến các kết quả nghiên cứukhoa học, thông tin tuyên truyền về các hoạt động của Nhà trường

5 Thiết lập các quan hệ và lập kế hoạch hoạt động trong các lĩnh vực hợp tácquốc tế Tổ chức thực hiện công tác hợp tác quốc tế về nghiên cứu khoa học

6 Phối hợp với phòng Hành chính Tổ chức, các đơn vị tổ chức làm thủ tục cácđoàn ra, đóp tiếp các đoàn vào

7 Quản lý các dự án hợp tác quốc tế Phối hợp với các đơn vị thực hiện cácchương trình hợp tác nghiên cứu khoa học ngoài Trường

8 Tổ chức và chủ trì các hội nghị, hội thảo quốc tế về các lĩnh vực đào tạo củaTrường

9 Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Hiệu trưởng.

2.2 Thực trạng ban hành văn bản về khoa học và công nghệ của Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội

Như đã trình bày ở trên, Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I (nay

là Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội) được thành lập từ tháng 10/2005, đến nay đã quahơn hai năm hoạt động với tư cách là Trường Cao đẳng Hoạt động khoa học và côngnghệ của Trường đã được chú trọng và đã đạt được một số kết quả nhất định Chẳnghạn, tính riêng trong năm 2006 đã có 04 đề tài cấp Trường và 01 đề tài cấp Bộ Nội vụđược tiến hành Đến năm 2007 có 08 đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường, 01 đềtài nghiên cứu khoa học cấp phòng và 01 đề tài nghiên cứu khoa học cấp Bộ Nội vụ.Đây là những kết quả đáng khích lệ trong hoạt động nghiên cứu khoa học của Trường

Trong quá trình quản lý hoạt động khoa học và công nghệ của Trường đã hìnhthành nên các văn bản về khoa học và công nghệ của Trường Theo chúng tôi, cần tạomột hành lang pháp lý vững chắc cho hoạt động khoa học và công nghệ của Trường

Đó chính là việc ban hành các văn bản mang tính quy định về hoạt động khoa học vàcông nghệ của Trường Chẳng hạn như cần ban hành Quy chế về hoạt động khoa học

và công nghệ của Trường; Quy chế về hoạt động nghiên cứu khoa học của sinh viênTrường;

Thực tiễn cho thấy, sau hơn 2 năm tiến hành hoạt động khoa học và công nghệ,Trường vẫn chưa ban hành Quy chế về hoạt động khoa học và công nghệ của Trường

và các văn bản hướng dẫn thực hiện Quy chế Theo chúng tôi, đây là một việc làm cầnthiết, bởi vì: mặc dù đã có những văn bản quy định về hoạt động khoa học và côngnghệ như Quy định về hoạt động khoa học và công nghệ trong các trường đại học, caođẳng trực thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo (ban hành kèm theo Quyết định số 19/2005/QĐ-BGDĐT ngày 15/6/2005 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo), nhưng đó chỉ

là văn bản để tham khảo, không có tính bắt buộc thực hiện đối với các trường đại học,cao đẳng không trực thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo như Trường Cao đẳng Nội vụ HàNội

Bên cạnh việc ban hành văn bản mang tính quy định về hoạt động khoa học vàcông nghệ, việc mẫu hóa các văn bản quản lý khoa học và công nghệ của Trường

cũng là vô cùng cần thiết, nhằm tạo thuận lợi cho công tác quản lý khoa học và côngnghệ của Trường.

2.2.1 Một số ưu điểm trong công tác ban hành văn bản về khoa học và công nghệ của Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội

Hai là, các văn bản ban hành tương đối kịp thời Qua đó, chứng tỏ sự chủ động

trong việc quản lý hoạt động khoa học và công nghệ của Trường nói chung, củaPhòng Quản lý khoa học công nghệ và Hợp tác quốc tế nói riêng

Ba là, Trường đã cung cấp một số mẫu văn bản cần thiết, tạo thuận lợi cho các

chủ nhiệm đề tài nghiên cứu khoa học trong quá trình thực hiện đề tài

2.2.2 Một số tồn tại trong công tác ban hành văn bản về khoa học và công nghệ của Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I

Bên cạnh những ưu điểm trong công tác ban hành văn bản về khoa học và côngnghệ của Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội, theo chúng tôi vẫn còn một số tồn tại cầnkhắc phục như sau:

Một là, việc xây dựng và ban hành các văn bản mang tính quy định còn chưa

kịp thời, chẳng hạn như chưa ban hành được Quy chế về hoạt động khoa học và côngnghệ của Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội, Quy chế về hoạt động nghiên cứu khoahọc của sinh viên Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội và các văn bản hướng dẫn thựchiện Quy chế

Trong thời gian qua, Phòng Quản lý khoa học công nghệ và Hợp tác Quốc tếcủa Trường đã giúp Hiệu trưởng dự thảo Quy chế về hoạt động khoa học và côngnghệ của Trường Quy chế này đã được hội thảo lần thứ nhất nhưng cho đến nay vẫnchưa được ban hành

Hai là, còn thiếu một số mẫu văn bản quản lý khoa học và công nghệ của

Trường như: Phiếu ghi điểm tổng hợp của thành viên hội đồng khoa học, Hợp đồng

triển khai nhiệm vụ khoa học và công nghệ cấp Trường, Giấy gia hạn, Phiếu đăng kýkết quả nghiên cứu đề tài cấp Trường

Ba là, chưa xây dựng được hệ thống mẫu văn bản quản lý khoa học và công

nghệ của Trường Một số mẫu văn bản chưa đúng thể thức, chưa đạt chất lượng

Muốn xác định được những thể loại văn bản quản lý khoa học và công nghệcủa Trường cần xây dựng và mẫu hóa, có thể dựa vào quy trình đăng ký, thực hiện,đánh giá - nghiệm thu đề tài nghiên cứu khoa học Tất nhiên, việc xây dựng mẫu cácvăn bản quản lý hoạt động khoa học và công nghệ của Trường một cách khoa học,đầy đủ là một việc làm không đơn giản Nó có những yêu cầu nhất định mà chúng tôi

đã đề cập ở Chương 1

2.2.3 Nguyên nhân của những ưu điểm và tồn tại

Quá trình xây dựng và ban hành văn bản về khoa học và công nghệ của TrườngCao đẳng Nội vụ Hà Nội đã đạt được những ưu điểm nhất định và bên cạnh đó cònmột số tồn tại như đã phân tích ở trên Muốn phát huy những ưu điểm và khắc phụcđược những tồn tại đó, cần tìm ra nguyên nhân

Theo chúng tôi, những ưu điểm trong công tác ban hành văn bản về khoa học

và công nghệ của Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội là do những nguyên nhân cơ bảnsau đây:

Một là, Ban Giám hiệu Trường đã có sự chỉ đạo sát sao, quan tâm và đầu tư

tương đối nhiều cho hoạt động khoa học và công nghệ, bởi vì nhận thức được đây làmột hoạt động quan trọng để thực hiện một trong hai chức năng chính của Trường đãđược giao là đào tạo và nghiên cứu khoa học

Hai là, Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội là một Trường đào tạo về nghiệp vụ

văn thư và một số nghiệp vụ khác Trong nghiệp vụ văn thư có nội dung soạn thảo vàban hành văn bản Những quy định về soạn thảo và ban hành văn bản của Nhà nước

đã được Trường vận dụng vào thực tiễn soạn thảo tương đối tốt

Ba là, các cán bộ quản lý khoa học của Phòng Quản lý khoa học công nghệ và

Hợp tác Quốc tế đã có sự bám sát quy trình đăng ký, thực hiện, đánh giá - nghiệm thu

đề tài nghiên cứu khoa học, có sự tham khảo, học hỏi kinh nghiệm của những trường

đại học, cao đẳng khác.

Những hạn chế trong công tác ban hành văn bản về khoa học và công nghệ củaTrường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội là do những nguyên nhân cơ bản sau đây:

Một là, do Trường được nâng cấp từ Trường Trung học Văn thư Lưu trữ Trung

ương I nên hoạt động khoa học và công nghệ chưa phát triển nhiều Do vậy, có thể nóiđây là một hoạt động, một nhiệm vụ mới song song với nhiệm vụ đào tạo của Trường

Vì vậy, cần có thời gian đầu tư nghiên cứu, đưa các hoạt động này đi vào nền nếp, bàibản

Hai là, do Phòng Quản lý khoa học và Hợp tác Quốc tế của Trường (nay là

Phòng Quản lý khoa học công nghệ và Hợp tác Quốc tế) mới được hình thành từ khiTrường được nâng cấp lên Trường Cao đẳng Với số lượng cán bộ còn mỏng, côngviệc phải đảm nhiệm cả quản lý khoa học và hợp tác Quốc tế, nhưng đến nay mới chỉ

có 04 người, trong đó có 01 Trưởng phòng, 02 chuyên viên và 01 nghiên cứu viên.Theo chúng tôi, Trường cần tăng thêm số lượng cán bộ cho Phòng trong tương lai đểđáp ứng được yêu cầu công việc, nâng cao chất lượng, hiệu quả công việc của Phòng

và của Trường

Ba là, hệ thống tài liệu và văn bản về khoa học và công nghệ còn nghèo,

phương pháp tiếp cận cũng như nhận thức sâu về văn bản khoa học và công nghệ củađội ngũ làm công tác quản lý khoa học và công nghệ chưa thực sự đem lại hiệu quảcao Do đó, ảnh hưởng đến công tác quản lý khoa học và công nghệ, trong đó có việcmẫu hóa các văn bản

Tóm lại, để tạo thuận lợi cho công tác quản lý khoa học và công nghệ củaTrường, việc mẫu hóa các văn bản quản lý khoa học và công nghệ là vô cùng cầnthiết

CHƯƠNG 3 XÂY DỰNG HỆ THỐNG MẪU VĂN BẢN TRONG QUẢN LÝ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ CỦA TRƯỜNG CAO ĐẲNG NỘI VỤ HÀ NỘI

Trên cơ sở nghiên cứu các văn bản quy định của cơ quan Nhà nước có thẩmquyền về khoa học và công nghệ; về soạn thảo và ban hành văn bản; tuân theo các yêu

cầu khi xây dựng hệ thống mẫu văn bản quản lý khoa học và công nghệ của Trường;đồng thời tham khảo các mẫu văn bản của một số trường đại học, cao đẳng, Đề tài xâydựng hệ thống mẫu văn bản trong tuyển chọn cấp cơ sở đề tài nghiên cứu khoa họccấp Bộ, hệ thống mẫu văn bản trong quản lý khoa học và công nghệ của Trường Caođẳng Nội vụ Hà Nội ở cấp Trường, cấp cơ sở (cấp phòng, khoa, trung tâm) và hệthống mẫu văn bản quản lý đề tài nghiên cứu khoa học của sinh viên.

Trong thực tế, cùng với việc nghiên cứu các đề tài cấp cơ sở và cấp Trường,còn có những đơn vị, cá nhân thực hiện các đề tài nghiên cứu khoa học và công nghệcấp bộ Do vậy, trong đề tài này, chúng tôi còn sưu tầm để cung cấp các mẫu văn bản

về khoa học và công nghệ cấp bộ, qua đó tạo thuận lợi cho các đơn vị, cá nhân trongquá trình nghiên cứu

3.1 Xây dựng hệ thống mẫu văn bản trong tuyển chọn cấp cơ sở đề tài nghiên cứu khoa học cấp Bộ

Hệ thống mẫu văn bản trong tuyển chọn cấp cơ sở đề tài nghiên cứu khoa học cấp Bộ gồm 04 mẫu, từ mẫu 1 đến mẫu 4

Mẫu 1: Công văn thông báo việc đăng ký đề tài nghiên cứu khoa học cấp BộMẫu 2: Quyết định thành lập Hội đồng Tuyển chọn cấp cơ sở đề tài nghiên cứukhoa học cấp Bộ

Mẫu 3: Biên bản họp Hội đồng Tuyển chọn cấp cơ sở đề tài nghiên cứu khoa họccấp Bộ

Mẫu 4: Công văn đăng ký đề tài nghiên cứu khoa học cấp Bộ

3.2 Xây dựng hệ thống mẫu văn bản trong quản lý khoa học và công nghệ cấp Trường

3.2.1 Xây dựng hệ thống mẫu văn bản quản lý đề tài nghiên cứu khoa học

Hệ thống mẫu văn bản quản lý đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường

_Ạ_ -g _X_ J A _X W _X «

gồm 21 mẫu, từ mẫu 5 đến mẫu 25:

Mẫu 5: Công văn đăng ký đề tài nghiên cứu khoa học

Mẫu 6: Phiếu đăng ký và thuyết minh đề tài nghiên cứu khoa học và công nghệ cấp Trường