Lý do chọn đề tài Hiện nay, trong việc dạy - học ở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nói riêngcũng như ở các cơ sở đào tạo khác về các chuyên ngành mà trong chương trìnhđào tạo bắt buộc có họ
Trang 1Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường
1
BỘ NỘI VỤ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
_ A X _ _ z\ _ _< _ _ _ _ X X
ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC CẤP TRƯỜNG
XÁC ĐỊNH NỘI HÀM HỆ THỐNG THUẬT NGỮ VỀ CÁC LOẠI
• • • • •
VÀ THỂ LOẠI VĂN BẢN HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG
• • • CỦA CÁC CƠ QUAN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC TRUNG ƯƠNG
VIỆT NAM GIAI ĐOẠN TỪ NĂM 2000-2010
Trang 2Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường
2
_ A X _ _ z\ _ _< _ _ _ _ X X
ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC CẤP TRƯỜNG
XÁC ĐỊNH NỘI HÀM HỆ THỐNG THUẬT NGỮ VỀ CÁC LOẠI
• • • • •
VÀ THỂ LOẠI VĂN BẢN HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG
• • • CỦA CÁC CƠ QUAN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC TRUNG ƯƠNG
VIỆT NAM GIAI ĐOẠN TỪ NĂM 2000-2010
• •
Chủ nhiệm đề tài: TS Nguyễn Cảnh Đương
Thành viên tham gia: Nguyễn Mạnh Cường Trần Thị
Hạnh Nguyễn Thị Thuý Hằng Trần Văn Quang
Hà Nội, năm 2012
Trang 3Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường
Trang 4PHẦN MỞ ĐẦU
1 Lý do chọn đề tài
Hiện nay, trong việc dạy - học ở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nói riêngcũng như ở các cơ sở đào tạo khác về các chuyên ngành mà trong chương trìnhđào tạo bắt buộc có học phần, nội dung liên quan đến công tác như: soạn thảo,ban hành, quản lý và sử dụng văn bản quản lý nhà nước chưa có một công trìnhnghiên cứu nào có tính toàn diện và chuyên sâu để xác định nội hàm các thuậtngữ về các loại và thể loại văn bản quản lý nhà nước được hình thành trong hoạtđộng của các cơ quan nhà nước Việt Nam
Nguyên nhân cơ bản của tình hình nêu trên là do thiếu tính cập nhật cácvăn bản qui phạm pháp luật hiện hành và chưa có sự tổng kết cần thiết về thànhtựu đã có về hướng nghiên cứu này ở trong cũng như ngoài nước Ví dụ, ngaymột số công trình nghiên cứu gần đây nhất, khi giải thích thuật ngữ cơ bản có liênquan đến nội dung của hướng nghiên cứu của đề tài như thuật ngữ “Tài liệu” vẫnchưa phân tích sự khác biệt của nó với thuật ngữ “Văn bản”, đặc biệt là còn nhấnmạnh tới phương diện vật mang tin với tư cách là một phương diện chủ yếu trongcác nội hàm của hai thuật ngữ này Trong khi đó, ở thế giới, phương diện nàyđang dần dần được coi là thứ yếu do xu hướng điện tử hóa, hiện đại hóa quá trìnhsoạn thảo, bản hành, giải quyết và quản lý văn bản trong các cơ quan quản lý nhànước Thậm chí có một số tác giả, đó đây, còn chưa chuẩn xác khi giải thích nộihàm một số thuật ngữ về một số thể loại văn bản
Trong khi đó, công cuộc cải cách toàn diện và sâu rộng nền hành chínhnước ta theo hướng hiện đại, hội nhập quốc tế đòi hỏi phải chuẩn xác hóa, nhấtthể hóa, thống nhất hóa, đặc biệt là phải qui chuẩn hóa và công khai hóa các thủtục hành chính, trong đó có thủ tục văn thư với nội dung cơ bản là soạn thảo, banhành, giải quyết và quản lý văn bản hình thành trong quá trình hoạt động quản lýnhà nước nói chung và ở các cơ quan quản lý văn bản hành chính nhà nước ởTrung ương nói riêng Đến lượt mình, việc ban hành và tổ chức thực hiện thủ tụcvăn thư một cách có hiệu quả không thể không nghiên cứu để chuẩn hóa và thống
Trang 5nhất cách giải thích nội hàm hệ thống thuật ngữ về loại và thể loại văn bản hìnhthành trong quá trình hoạt động quản lý nhà nước nói chung và ở các cơ quanquản lý văn bản hành chính nhà nước ở Trung ương nói riêng Như vậy, xét vềmặt lý luận cũng như thực tiễn, việc nghiên cứu để xác định nội hàm hệ thốngthuật ngữ về các loại và thể loại văn bản hình thành trong hoạt động của các cơquan quản lý nhà nước ta hiện nay là tối cần thiết và rất cấp bách Xuất phát từnhững lý do nêu trên tác giả đã đề xuất và được Hiệu trưởng Trường Đại học Nội
vụ Hà Nội cho phép triển khai nghiên cứu đề tài cấp Trường với tên gọi: “Xác
định nội hàm hệ thống thuật ngữ về các loại và thể loại văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan quản lý nhà nước trung ương Việt Nam giai đoạn từ năm 2000-2010”.
2 Lịch sử nghiên cứu
Trước hết là tình hình nghiên cứu ở Việt Nam Theo kết quả nghiên cứucủa chúng tôi, cơ quan nghiên khoa học chuyên ngành về văn thư - lưu trữ làTrung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ của Cục Văn thư và Lưutrữ nhà nước, các cơ nghiên cứu khoa học khác ở nước ta và các cơ sở đào tạo vềchuyên ngành văn thư - lưu trữ như: Khoa lưu trữ học và Quản trị văn phòng(Trường đại học Khoa học xã hội và Nhân văn - Đại học quốc gia Hà Nội),Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cũng như Học viện Hành chính thuộc Học viênChính trị quốc gia Hồ Chí Minh - nơi có đào tạo chuyên sâu về kỹ thuật xây dưngvăn bản quản lý nhà nước, đều chưa thực hiện công trình nghiên cứu nào về đềtài này, có chăng chỉ trong một số công trình nghiên cứu có đề cập một cách sơlược, chưa toàn diện về nội dung của đề tài này Cụ thể là, các công trình tiêubiểu như: “Từ điển thuật ngữ Lưu trữ Việt Nam” (1992), Đề tài nghiên cứu khoahọc cấp Bộ với tên gọi “Xây dựng hệ thống thuật ngữ Văn thư Việt Nam” (năm2008) do tác giả Trần Quốc Thắng - Phó Cục trưởng Cục Văn Thư và Lưu trữViệt Nam thực hiện hoặc Đề tài cấp Bộ với tên gọi “Xây dựng hệ thống thuật ngữLưu trữ Việt Nam” (2008) do tác giả Vũ Thị Minh Hương - Cục trưởng Cục Vănthư và Lưu trữ Nhà nước thực hiện, tuy có nêu và định nghĩa một số thuật ngữ về
Trang 6loại và thể loại văn bản thường gặp trong công tác văn thư - lưu trữ nhưng chưa
có sự xem xét chúng từ góc độ phân tích nội hàm của chúng và đặc biệt là chưa
có sự liên kết giữa chúng với nhau trong một tổng thể Tình hình tương tự cũngxảy ra với một loạt các công trình nghiên cứu khác - những công trình được sửdụng làm tài liệu giảng dạy hiện nay ở các cơ sở đào tạo ở nước ta - của các tácgiả như: Vương Đình Quyền (Ch.biên và tác giả) với các công trình: Văn bản vàlưu trữ học đại cương, H: Giáo dục 1996, Lý luận và phương pháp công tác vănthư, H Đại học Quốc gia Hà Nội, 2005, Văn bản quản lý nhà nước và công táccông văn, giấy tờ thời phong kiến Việt Nam, H CTQG 2002; Lưu Kiếm Thanh(Ch.b), Nguyễn Văn Thâm, Giáo trình kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản, H.Giáo dục 2006 và Nguyễn Văn Thâm, Soạn thảo và xử lý văn bản quản lý nhànước, - H CTQG 2010; Nghiêm Kỳ Hồng và các tác giả khác, Nghiệp vụ thư kývăn phòng hiện đại, Nxb “Lao Động” H- 2009; Lê Văn In, Soạn thảo văn bản vàcác mẫu tham khảo trong hoạt động quản lý và kinh doanh, Nxb “Chính trị quốcgia” H-2010; Dương Văn Khảm, Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ.Nxb, “Văn hóa thông tin” H-2011 và một số bài báo của các tác giả khác đăngtải trên Tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam Ví dụ, tác giả công trình “Soạn thảovăn bản và các mẫu tham khảo trong hoạt động quản lý và kinh doanh”.Nxb.“Chính trị quốc gia” H-2010 đã định nghĩa “Công văn” như sau: “Là thưcông dùng để liên hệ giao dịch giải quyết công việc mang tính hành chính với các
cơ quan khác” (tr.57) Sự thiếu chuẩn xác của định nghĩa này là sử dụng kháiniệm “thư công” - là một thể loại văn bản có tên gọi để định nghĩa cho một vănbản không có tên loại cụ thể Có thể đưa ra định nghĩa về “Công văn” mà tác giảkhác đã nêu ra để khẳng định tính thiếu nhất quán hiện nay trong hướng nghiêncứu này Đó là định nghĩa về “Công văn” do các tác giả của cuốn “Hướng dẫn kỹthuật nghiệp vụ hành chính” do nhà xuất bản Thống kê ấn hành năm 1999: “Làmột loại văn bản hành chính không có tên loại, được dùng để thông tin trong hoạtđộng giao dịch, trao đổi công tác vv giữa các chủ thể có thẩm quyền để giảiquyết các nhiệm vụ có liên quan” (Tr.170) Trên đây là khái quát tình hình nghiên
Trang 7cứu về vấn đề cần nghiên cứu thuộc phạm vi đề tài ở trong nước.
Tình hình nghiên cứu ở nước ngoài: Ở một số nước và các tổ chức thế gớicũng đã có những công trình công bố đề cập đến một số nội dung nghiên cứutương tự của đề tài này Ví dụ, ở Nga có “Từ điển các thuật ngữ chuyên sâu vềcác loại và thể loại tài liệu”, Từ điển “Thuật ngữ lưu trữ hiện đại của các nước xãhội chủ nghĩa” (1982), Tổ chức ICA (Hội đồng Lưu trữ quốc tế) xuất bản “Từđiển thuật ngữ Lưu trữ” hoặc ở Liên bang Đức có công trình nghiên cứu củaBarbara Craig “Xác định giá trị lưu trữ” (2004) đều đưa ra định nghĩa về một sốloại và thể loại văn bản.Ngoài ra còn có những công trình nghiên cứu khác cóliên quan đến đề tài này Nhưng ở các công trình nghiên cứu này cũng chỉ đưa rađịnh nghĩa mà không nghiên cứu toàn diện và chuyên sâu để xác định nội hàmcủa các thuật ngữ văn bản quản lý nhà nước
4 Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp duy vật biện chứng và duy vật lịch sử;
- Phương pháp so sách, thống kê, tổng hợp;
- Phương pháp phân tích hệ thống;
- Phương pháp phân tích thông tin;
- Phương pháp chuyên gia
5 Phạm vi nghiên cứu
Về nội dung, đề tài chỉ đề cập tới các loại và thể loại văn bản quản lý nhànước, trong đó chủ yếu là văn bản quản lý hành chính nhà nước ở cấp Trungương, bởi vì các cơ quan quản lý hành chính nhà nước trung ương có tầm quantrọng đặc biệt và ảnh hưởng rộng lớn, đồng thời có liên q uan trực tiếp tới côngcuộc cải cách nền hành chính nhà nước hiện nay ở nước ta Trong các cơ quan
Trang 8quản lý hành chính nhà nước trung ương , về phạm vi cơ quan, đề tài cũng chỉ lựachọn một số bộ, ngành tiêu biểu cho một số lĩnh vực cơ bản: lĩnh vực nội chính,lựa chọn Bộ Nội vụ; lĩnh vực kinh tế - Bộ Kế hoạch và Đầu tư; lĩnh vực văn hóa -
xã hội lựa chọn Bộ Văn hóa - Thể thao và Du lịch; lĩnh vực Khoa học - Côngnghệ lựa chọn Viện Khoa học - Công nghệ Quốc gia
Về thời gian, tuy đề tài có số liệu khảo sát từ năm 2000-2010, nhưng đề tài
đề cập sâu đến các vấn đề nảy sinh chủ yếu trong 5 năm gần đây để đảm bảo vừa
có tính kế thừa vừa có tính cập nhật thông tin mới
Về các loại văn bản, đề tài chỉ đề cập đến những văn bản qui phạm phápluật, tài liệu hành chính mà không bàn tới tài liệu chuyên ngành cũng như không
đề cập tới khái niệm “ tài liệu lưu trữ” nói chung và các loại tài liệu lưu trữ cụ thểnói riêng
6 Nội dung nghiên cứu
- Khảo sát, thống kê và hệ thống hóa các loại và thể loại văn bản quản lýnhà nước hình thành trong hoạt động của một số cơ quan quản lý hành chính nhànước Việt Nam trong 10 năm (từ 2000-2010), đặc biệt là trong các văn bản quyphạm pháp luật, các công trình nghiên cứu và các tài liệu nghiệp vụ có liên quanđến nội dung nghiên cứu của đề tài;
- Nghiên cứu, so sánh, phân tích và tổng hợp các định nghĩa về các loại vàcác thể loại văn bản nêu trên;
- Nghiên cứu làm sáng rõ các khái niệm cơ bản như: văn bản, văn kiện, tàiliệu, tư liệu, những đặc điểm cơ bản của văn bản nói chung và văn bản quản lýnhà nước nói riêng để làm căn cứ khoa học cho việc giải thích về nội hàm cácthuật ngữ mà đề tài sẽ đề cập tới;
- Trên cơ sở kết quả thực hiện các nội dung nêu trên, đưa ra định nghĩathống nhất, chuẩn hóa cho những thuật ngữ về loại và thể loại văn bản quản lýnhà nước thuộc phạm vi của đề tài
7 Nguồn tài liệu tham khảo
Đề tài được thực hiện dựa trên kết quả phân tích và tổng hợp các nguồn tài
Trang 9liệu có độ tin cậy và rất phong phú đa dạng Các nguồn tài liệu đó có thể chia làm
ba nhóm chính: Nhóm thứ nhất là các công trình nghiên cứu có liên quan của cáctác giả trong và ngoài nước mà chúng tôi có thể tiếp cận được; Nhóm thứ hai làcác văn bản quy phạm pháp luật, các tiêu chuẩn, qui chuẩn nghiệp vụ trong lĩnhvực văn thư - lưu trữ, trong đó có công tác ban hành văn bản quy phạm pháp luật,văn bản hành chính; Nhóm thứ ba là những kết quả khảo sát, ý kiến đóng góp củamột số chuyên gia, nhà quản lý ở một số cơ quan được khảo sát
8 Kết cấu của đề tài
Ngoài phần Mở đầu và Kết luận, Nội dung của đề tài được chia làm bachương:
Chương 1 Cơ sở lý luận để xác định các loại và thể loại văn bản quản lýnhà nước
Chương 2 Thực trạng của công tác văn bản hóa trong hoạt động của các
cơ quan nhà nước trung ương Việt Nam giai đoạn 2000-2010
Chương 3 Nội hàm hệ thống thuật ngữ về các loại và thể loại văn bản hìnhthành trong hoạt động của các cơ quan quản lý nhà nước trung ương
PHẦN NỘI DUNG Chương 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN XÁC ĐỊNH CÁC LOẠI VÀ THỂ LOẠI VĂN BẢN
QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC 1.1 Một số khái niệm
1.1.1 Khái niệm “Tài liệu”
Trước hết, để bàn về loại và thể loại văn bản quản lý nhà nước cần phảihiểu thống nhất về thuật ngữ “văn bản” và một số thuật ngữ liên quan khác như:tài liệu, văn kiện, tư liệu và văn bản quản lý nhà nước
Khái niệm “tài liệu” (TL), tiếng La tinh là “dokumentum”, tiếng Nga là
“gokyMeHT”, tiếng Anh là “document” là một trong những thuật ngữ cơ bản, cótính phổ biến bậc nhất trong công tác văn thư và lưu trữ cũng như trong hoạtđộng quản lý của các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp hiện nay ở trên toàn thế
Trang 10giới Chính vì vậy, việc giải thích có cơ sở khoa học khái niệm “tài liệu” là mộttrong những vấn đề lý luận cơ bản của văn bản học và lưu trữ học Cho nên làm
rõ nội dung (nội hàm) của khái niệm này đóng góp phần quan trọng trong việcgiải quyết thành công, ở một phạm vi rộng lớn, các vấn đề liên quan đến nghiệp
vụ văn thư - lưu trữ cũng như quản lý hành chính nhà nước Do đó, trong côngtrình nghiên cứu này chúng tôi cố gắng đưa ra một cách giải thích có cơ sở khoahọc làm căn cứ phân biệt với các khái niệm khác như “Văn bản”, “Văn kiện” và
“Tư liệu” với mục đích làm sáng tỏ nội hàm các thuật ngữ về các loại và thể loạitài liệu thuộc hệ thống văn bản quản lý nhà nước hình thành trong các cơ quanquản lý nhà nước Trung ương Việt Nam
Ở nước ta, hai từ “tài liệu” được sử dụng rất rộng rãi trong công tác Vănthư - Lưu trữ, song hai từ này chỉ được quan tâm xem xét mới đây với tư cáchnhư là một thuật ngữ Thật vậy, ngay trong từ điển “Thuật ngữ Lưu trữ ViệtNam” do Cục Lưu trữ nhà nước xuất bản năm 1992, thuật ngữ này vẫn chưa đượcđịnh nghĩa Trong khi đó nó được dùng làm từ gốc để định nghĩa cho các loại tàiliệu Cụ thể, theo thống kê của chúng tôi, hai từ này được sử dụng ở đây để làm
từ gốc cho 29 thuật ngữ phái sinh về các loại tài liệu và 16 năm sau (năm 2008)trong công trình nghiên cứu khoa học “Xây dựng hệ thống thuật ngữ văn thư ViệtNam” do tác giả Trần Quốc Thắng chủ nhiệm, hai từ “tài liệu” mới được địnhnghĩa với tư cách là một thuật ngữ trong công tác Văn thư - Lưu trữ Việt Nam.Trong công trình nghiên cứu này, thuật ngữ “tài liệu” được định nghĩa như sau:
Định nghĩa 01 (Đn 01): “Tài liệu là vật mang tin chứa đựng các thông tin
về các đối tượng của thực tế khách quan hoặc hoạt động tư duy của con người”.Phân tích định nghĩa này, ta thấy có ba nội hàm cơ bản Tài liệu trước hết phải làvật mang Thứ hai, vật mang đó chứa đựng thông tin Điều cần nhấn mạnh ở đây,
đã là tài liệu, trước hết phải là vật mang có thông tin phản ánh không chỉ hoạtđộng lao động sản xuất, hoạt động quản lý, hoạt động xã hội mà còn cả hoạt động
tư duy của con người
Định nghĩa tiếp theo được nêu trong “Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư
Trang 11lưu trữ Việt Nam” (Nxb “Văn hóa thông tin”, Hà Nội - năm 2011) thuật ngữ
“Tài liệu” được giải thích là:
Đn 02: “Tài liệu”: “Vật mang thông tin làm phương tiện cho các hoạt động
xã hội” Phân tích định nghĩa này ta thấy, có ba nội hàm được đưa ra Thứ nhất,tài liệu trước hết là vật mang tin Thứ hai, vật mang tin đó có thông tin Thứ ba,vật mang thông tin đó phải là phương tiện cho các hoạt động xã hội Điều cần chú
ý ở đây là, định nghĩa quan tâm tới khả năng tài liệu có thể làm phương tiện cho
các hoạt động xã hội (Nội hàm đó trong định nghĩa này, cần được lưu ý khi tiếnhành tổng hợp về các nội hàm thuật ngữ “tài liệu”) Hơn nữa, để hiểu thống nhất
về định nghĩa này cần hiểu thống nhất về cụm từ “các hoạt động xã hội” Lý do làcác hoạt động xã hội có thể hiểu theo nghĩa là các hoạt động của xã hội loàingười mà cũng có thể được hiểu là các hoạt động có tính chất thuần túy xã hội đểphân biệt với các hoạt động khác như hoạt động sản xuất, hoạt động quản lý Chính vì vậy khi giải thích định nghĩa này, Từ điển đã làm rõ rằng “các hoạtđộng xã hội” ở đây là được hiểu là “các lĩnh vực hoạt động của xã hội” Cụ thểtác giả cho rằng: “Tài liệu bao gồm các loại văn bản quy phạm pháp luật, văn bản
hành chính, hoặc các nguồn tư liệu khác, được ghi trên các vật mang tin khác
nhau, như trên giấy, băng từ, đĩa từ, thẻ nhớ dùng làm căn cứ để xử lý, giải
quyết các công việc thuộc các lĩnh vực hoạt động khác nhau của xã hội và lưu
trữ các thông tin của những hoạt động đó” Như vậy, theo cách giải thích này,
khái niệm “tài liệu” bao gồm cả các nguồn tư liệu khác Nhưng nguồn tư liệu
khác là nguồn nào thì chưa được giải thích Điều này rất cần thiết, bởi vì, thuậtngữ “tư liệu”, “nguồn tư liệu” là hai thuật ngữ hiện nay tuy đang được sử dụngtrong công tác thông tin - thư viện và công tác văn thư - lưu trữ nhưng chưa cómột giải thích thống nhất
Một định nghĩa mới đây nhất về thuật ngữ “tài liệu” là định nghĩa đượcnêu trong Điều 2 Chương I của Luật Lưu trữ được Quốc hội nước Cộng hoà xãhội chủ nghĩa Việt Nam khóa XIII, kỳ họp thứ 2 thông qua ngày 11 tháng 11 năm
2011 Trong Luật này thuật ngữ “tài liệu” được định nghĩa:
Trang 12Đn 03: “Là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơquan, tổ chức, cá nhân” Ở định nghĩa này, ngoài hai yếu tố nêu trên, yếu tố “vậtmang” và “thông tin” có thêm một yếu tố thứ ba là nguồn gốc xuất xứ “hìnhthành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân” Trong phần giải thích,
Luật đã qui định rằng “Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ,
công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, viphim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học,nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặcin; ấn phẩm và vật mang tin khác” Phân tích định nghĩa và cách giải thích trongLuật này, chúng ta thấy, thuật ngữ “tài liệu” được hiểu rất rộng: là vật mang tinvới điều kiện duy nhất là vật mang tin đó hình thành nên trong quá trình hoạtđộng của cơ quan, tổ chức và của cá nhân Nó bao gồm tất cả các vật mang tin, kể
cả những vật mang tin được bao hàm bởi thuật ngữ “văn bản” Rõ ràng đây làmột sự giải thích chưa logic về nội hàm của thuật ngữ Thật vậy, thuật ngữ “vănbản” có nội hàm rộng không thể liệt kê cùng cấp với các loại tài liệu như đượcliệt kê trong Luật này Về thuật ngữ này chúng sẽ bàn tới dưới đây
Trên đây là những định nghĩa giải thích khái niệm “tài liệu” với tư cách làthuật ngữ khoa học và dùng trong quản lý công tác lưu trữ Ngoài ra còn có cáccách giải thích về thuật ngữ này rải rác ở các công trình khoa học, giáo trình khácnhưng không phải với mục đích giải thích nó như một thuật ngữ khoa học màthông qua nó để giải quyết các vấn đề chính khác Ví dụ, trong cuốn “Tổ chức vàbảo quản tài liệu”, thuật ngữ “tài liệu” được giải thích như sau:
Đn 04: “Nói đến thư viện và trung tâm thông tin là nói đến sách, tạp chí vàcác vật mang tin khác, ta gọi chung là tài liệu” Phân tích cách giải thích này, tathấy, khái niệm tài liệu được giải thích theo phương pháp liệt kê các vật mangthông tin khác nhau Đây là một điểm cần chú ý khi tổng hợp cách giải thích vềkhái niệm tài liệu
Trên đây là những định nghĩa được nêu trong các công trình khoa học củamột số tác giả người Việt Nam do các nhà xuất bản Việt Nam công bố ở trong
Trang 13Dưới đây là sự phân tích một số định nghĩa về thuật ngữ này ở nước ngoài.Trước hết là các định nghĩa do một số nhà văn bản học và lưu trữ học nướcNga đưa ra
Cần phải nói rằng, có nhiều nhà văn kiện học cũng như nhà lưu trữ học Ngaquan tâm đặc biệt tới việc định nghĩa thuật ngữ tài liệu (gokyMeHT) Thật vậy,cho đến nay, có nhiều định nghĩa khác nhau về khái niệm tài liệu, được tổng hợp
và phân tích sâu trong các công trình nghiên cứu của nhiều nhà văn bản học vàlưu trữ học Nga Song trong khuôn khổ công trình nghiên cứu mà chúng tôi tiếnhành, cần kể đến công trình nghiên cứu như: “Các khó khăn trong việc giải thíchkhái niệm “tài liệu” và những cách vượt qua chúng” (K.B Geliman-Vinogradop
Sứ mệnh đặc biệt của các tài liệu Các công trình của các nhà khoa học của ViệnBNIIDAD M.2009) Bởi lẽ, tính tới thời điểm này đây là công trình nghiên cứu
có sự phân tích và tổng kết nhiều định nghĩa về khái niệm “tài liệu ” được công
bố ở nước Nga Trong công trình này, sau khi phân tích các định nghĩa được nêutrong các nguồn tài liệu khác nhau ở trong và ngoài nước, cũng như quá trìnhchuẩn hóa định nghĩa khái niệm “tài liệu” đối với các loại tài liệu khác nhau (tàiliệu trên nền giấy (tài liệu truyền thống), tài liệu phim - ảnh - điện ảnh, tài liệu matrận (MaTg), tài liệu đọc bằng máy, tài liệu điện tử), tác giả đã lưu ý rằng, “đểvượt qua những khó khăn trong việc giải thích khái niệm “tài liệu” cần phải theodõi các thành tựu mang tầm quốc tế trong lĩnh vực văn bản học và lưu trữ học,những thành tựu được khẳng định bởi các kết quả của khoa học lịch sử, sử liệuhọc, các bộ môn khoa học chuyên ngành và của hàng loạt các khoa học đang pháttriển khác thuộc phạm vi khoa học nhân văn” Tác giả, theo hướng nghiên cứunày, đã đi đến một nhận xét rằng, định nghĩa được nêu ra trong bản tiêu chuẩn
quốc tế hiện hành ISO 15489-1 “Thông tin và hệ thống tài liệu” là “một sự giải thích đáng tin cậy và cô đọng nhất” Tiêu chuẩn này đã định nghĩa như sau về
thuật ngữ “tài liệu” (document)
Đn 05: “Là thông tin được ghi lại hoặc một đối tượng có thể được xử lý
Trang 14như một đơn vị - một thể thống nhất” Tuy nhiên, tác giả lưu ý rằng, định nghĩanày đã bỏ qua sự hiện diện của một bộ phận cấu thành, mà theo suy nghĩ của tácgiả, là có tính bắt buộc Đó là bộ phận cấu thành có tính vật chất tạo nên tài liệu.
Do đó, theo hướng để chuẩn hóa định nghĩa này, tác giả nhắc đến một định nghĩađược tác giả đưa ra trước đây mà không trái với định nghĩa nêu trong tiêu chuẩnnày
Đn 06: “Tài liệu (là đối tượng vật chất, có chứa bản ghi (3anucb-gần tươngđương với thuật ngữ Record-ND) thông tin ngữ nghĩa” Theo quan điểm của tácgiả, việc định nghĩa tài liệu với tư cách một đối tượng vật chất là vô cùng cầnthiết, bởi lẽ, nó không những không làm giảm ý nghĩa của thông tin - bộ phận cấuthành nên đối tượng mà còn cho phép sử dụng được những đặc trưng của nó như:kích thước, hình khối, trọng lượng và những đặc tính về lượng khác, tọa độ trongthành phần của các bộ tài liệu, các tính chất lý - hóa của vật liệu tạo nên đốitượng đó, các đặc điểm công nghệ và kinh tế của chúng vv Trên cơ sở kết quảphân tích đó, tác giả đã đi đến một khẳng định rất đáng lưu ý Tác giả khẳng định,
“đặc trưng tạo nền tảng chung cho tất cả các loại tài liệu (trên nền giấy - tài liệutruyền thống, tài liệu phim - ảnh - điện ảnh, tài liệu ma trận (MaTd), tài liệu đọcbằng máy, tài liệu điện tử) là sự hiện diện thông tin được ghi lại trong đó Điềunày rất quan trọng để tránh lệch hướng khi định nghĩa khái niệm “tài liệu” Tuynhiên, khi tuân theo điều đó, cần chú ý tới một sự tổng kết bổ sung là: tùy theocác mục đích lập và các định hướng sử dụng của tài liệu mà có thể thiên về mộttrong các ý nghĩa như: điều hành, pháp lý, truyền thông (thông báo), chuyển phát,
ký ức, tưởng niệm và ý nghĩa có tính đơn nhất giống như thế hoặc kết hợp nhiều
ý nghĩa - ý nghĩa kết hợp” Một lưu ý khác của tác giả mà đối với chúng ta cũngrất quí báu Đó là hiện nay, khi ứng dụng các công nghệ mới có liên quan đến sửdụng tài liệu điện tử, đang xuất hiện các định nghĩa mang hình thái khác nhau vềkhái niệm “tài liệu” theo hướng đạt được tính tổng hợp trong giải thích Ví dụ,trong bản tiêu chuẩn nhà nước Nga - rOCT P 52292-2004: “Giao dịch thông tinđiện tử” về thuật ngữ “tài liệu” được nêu như sau:
Trang 15Đn 07: “Là đối tượng của sự tương hỗ thông tin trong môi trường xã hội,nhằm biểu hiện về mặt hình thức các mối quan hệ xã hội giữa các đối tượng khácnhau của môi trường xã hội đó” Với định nghĩa có tầm bao quát lớn như vậy, tácgiả lưu ý rằng cần phải xem xét một cách toàn diện để tránh liệt kê vào khái niệm
“tài liệu” - “tất cả các đối tượng vật chất, những cái có thể được sử dụng đểtruyền thông tin trong xã hội (bao gồm cả các vật trưng bày của các bảo tàng, đàitưởng niệm, các mẫu vật đất đá vv Điều đã gặp phải trong cuốn sách củaN.N.Kushnarenko (“Văn bản học” sách giáo khoa Kiep.2001)”
Một công trình nghiên cứu khác có sự phân tích sâu về các định nghĩa vềkhái niệm “tài liệu” “Tài liệu điện tử trong quản lý” của hai tác giả: M.V.Larin,O.I Rưskốp xuất bản 2005 Ở đây, sau khi phân tích các định nghĩa về khái niệm
“tài liệu”, trong đó có sự xem xét tới mối liên kết giữa mang vật chất và thông tinđược cố định trên vật mang đó, các tác giả đã đi đến kết luận: “Những định nghĩatrước đây có xu hướng chú trọng tới đối tượng vật chất, tới vật mang thông tinnhiều hơn, còn những định nghĩa gần đây lại chú ý nhiều tới thông tin tạo nên tàiliệu Các tác giả đã nêu lên các ví dụ, cụ thể là: trong tiêu chuẩn thuật ngữ đầutiên của nước Nga trong lĩnh vực công tác văn thư TCNN 1647- 70 “Công tácvăn thư và công tác lưu trữ Những thuật ngữ và định nghĩa”, thuật ngữ “Tài liệu”được định nghĩa là:
Đn 08: “phương tiện cố định các tin tức về các sự vật, sự kiện, hiện tượngcủa hiện thực khách quan và hoạt động tư duy của con người”; ví dụ khác, trongtiêu chuẩn thuật ngữ rOCT P 16487 - 83 “Công tác văn thư và công tác lưu trữ.Những thuật ngữ và định nghĩa”, thuật ngữ tài liệu được định nghĩa là: “đốitượng vật chất với thông tin được cố định bởi con người bằng một phương thức
để truyền thông tin đó theo thời gian và trong không gian”
Hiện nay, khái niệm tài liệu trong Luật Liên bang “Về thông tin hoá và bảo
vệ thông tin” và trong tiêu chuẩn nhà nước rOCT P 51141 - 98 được định nghĩanhư sau:
Đn 09: “Tài liệu - đó là thông tin được cố định trên vật mang vật chất kèm
Trang 16theo các yếu tố thể thức mà những yếu tố đó cho phép nhận dạng được thôngtin” Đối với quản lý, công tác văn thư và công tác lưu trữ rất cần thiết để thôngtin trong tài liệu có thể nhận dạng được, để tài liệu được trình bày theo thủ tục đãquy định cùng với những yếu tố thể thức nhất định.
Cần phải bổ sung thêm là tài liệu còn có thêm hai đặc trưng nổi bật khác.Đặc trưng thứ nhất là thông tin được cố định trong tài liệu có sự tham gia có ýthức của con người Cho nên tài liệu phản ánh quá trình quản lý hoặc hoạt độngcủa cá nhân; tài liệu không chỉ là một tập hợp đơn giản các dữ liệu mà là kết quảhoặc sản phẩm của một sự kiện nào đó Đặc trưng thứ hai có vai trò không kémtầm quan trọng trong hoạt động quản lý và hoạt động của cá nhân là một phần nộidung tạo nên tài liệu có tính chất pháp lý Đó là khả năng làm bằng chứng của tàiliệu Ở đây tác giả đã đồng tình với cách định nghĩa được nêu trong tiêu chuẩnquốc tế ISO 15489-1 về khái niệm “tài liệu-record” Theo đó, TL được hiểu là:
Đn 10: “Là thông tin, được lập, nhận và duy trì bởi một tổ chức hoặc một cá nhân với tư cách là chứng cứ và thông tin làm căn cứ thực hiện nghĩa
vụ pháp lý hoặc trong các giao dịch kinh” Có nghĩa là trước hết tài liệu là
thông tin song thông tin đó phải được một pháp nhân cụ thể lập ra, nhận và đượcbảo quản-duy trì để làm bằng chứng hoạt động của một tổ chức hoặc một cá nhântrong xã hội Cần nói rõ ở đây một điều là, trong tiếng Nga, thuật ngữ “tài liệu -document” được hiểu và định nghĩa không phân biệt với thuật ngữ “văn bản -record” Bởi vì tiếng Nga không có từ nào tương đương với từ Record của tiếngAnh Thực tế có một từ tiếng Nga gần với từ Record là từ 3anucb - bản ghi.Nhưng không phải bản ghi nào cũng là văn bản theo nghĩa tiếng Anh Cho nên,Đn.10 nêu trên là định nghĩa được nêu trong tiêu chuẩn quốc tế ISO 15489-1.Song, nguyên bản tiếng Anh, định nghĩa này là định nghĩa dành cho thuật ngữ
“RECORDS”, tiếng Nga dịch là gokyMeHT-tài liệu, còn tiếng Việt RECORD làvăn bản
Một công trình nghiên cứu tiếp theo có sự phân tích sâu về các định nghĩa
về khái niệm “tài liệu” Đó là công trình do M.P Rukôva chủ biên “Xác định giá
Trang 17trị tài liệu quản lý và thu thập chúng vào các viện lưu trữ nhà nước” (Lý luận vàphương pháp M, 2007) Ở đây, tác giả cho rằng:
Đn 11: Tài liệu - là kết quả của việc cố định thông tin về các sự vật củahiện thực khách quan và về hoạt động tư duy của con người bằng cách viết, đồhọa, chụp ảnh, ghi âm hoặc bằng một phương thức khác trên một vật mang tin bấtkỳ Là một khái niệm khoa học chung, tài liệu có một số điểm khác nhau nhấtđịnh trong định nghĩa bởi khác bộ môn khoa học khác nhau phản ánh đối tượng
và nhiệm vụ của các môn học đó Cách hiểu rộng nhất về tài liệu được đưa ra
trong môn tài liệu học Theo đó tài liệu được hiểu là vật mang vật chất bất kỳ với thông tin được cố định bằng ngôn ngữ bất kỳ và bởi phương thức bất kỳ.
Trong văn bản học, tài liệu là phương tiện cố định thông tin bằng các phươngthức khác nhau trên vật liệu đặc biệt về các sự kiện, biến cố của hiện thực kháchquan và hoạt động tư duy của con người Trong sử liệu học, tài liệu là khách thể(đối tượng) dành riêng cho việc truyền thông tin
Nói tóm lại, sự phân tích một số định nghĩa do một số nhà văn bản học vàlưu trữ học nước Nga đưa ra cho thấy, cần phải rất thận trọng khi bàn tới nội hàmcủa thuật ngữ “tài liệu” Bởi lẽ, hiện nay có nhiều định nghĩa mang sắc thái khácnhau Cho nên, khi bàn về nội hàm của thuật ngữ này phải dựa vào các căn cứnhư: Thứ nhất là mục đích lập và định hướng sử dụng (chỉ là để thông báo-truyền thông tin trong không gian và thời gian hay với mục đích làm bằng chứng
- làm phương tiện hoạt động hay là kết hợp nhiều mục đích và hướng sử dụngkhác nhau); Thứ hai là thông tin; Thứ ba vật mang tin Tùy thuộc vào mức độ sâu
và rộng trong sử dụng các căn cứ này, sẽ có những cách giải thích khác nhau vềkhái niệm “tài liệu”
Để khẳng định nhận định trên, chúng ta tiếp tục xem xét một số định nghĩa
về thuật ngữ “tài liệu” do các học giả khác ở một số nước nói tiếng Anh, Cơ quantiêu chuẩn quốc tế ISO và Hội đồng lưu trữ quốc tế (ICA) nêu ra trong nhữngnăm gần đây
Trước hết phải kể đến công trình “Xác định giá trị lưu trữ” (Lý luận và
Trang 18Phương pháp) của Barbara Craig, xuất bản năm 2004, Muchen- CHLB Đức Bởi
lẽ đây là một công trình chuyên khảo có tính tổng kết “dành cho việc xác định giátrị các đối tượng lưu trữ đã được thực hiện ở các nước nói tiếng Anh” Trongcông trình khoa học này, thuật ngữ “tài liệu” (document) được định nghĩa nhưsau:
Đn 12: “Là một đơn vị thông tin được ghi lại không phụ thuộc vào hìnhthức và vật mang” (A unit of recorded information regardless of form andmedia) Phân tích định nghĩa này cho thấy rằng, khái niệm “tài liệu” bao gồmtrong nó ba yếu tố cơ bản sau đây: Thứ nhất phải là một đơn vị chỉnh thể Thứ hai
là đơn vị thông tin - mang thông tin Thứ ba là đơn vị thông tin đó phải được ghi
ký lại Một điều cần chú ý là, định nghĩa này không chú trọng tới yếu tố: vậtmang và hình thức thể hiện của thông tin mà chỉ chú trọng tới bộ phận cấu thành
cơ bản nhất của tài liệu là bộ phận thông tin Tuy vậy, nếu phân tích sâu, chúng tacũng thấy rằng: mặc dù định nghĩa này phát biểu “không phụ thuộc vào vật mang
và hình thức thông tin” nhưng điều đó không chứng minh là hai yếu tố đó khôngbao hàm trong khái niệm “tài liệu” Có nghĩa là thông tin được ghi lại vẫn ở trênhoặc trong vật mang và có hình thức nhất định Nhưng chúng ta cần hiểu vậtmang và hình thức đó là vật mang và hình thức bất kỳ Sở dĩ định nghĩa nàykhông nhấn mạnh tới hai yếu tố vật chất và hình thức là vì nó thiên về mục tiêuquản lý thông tin mà không chú trọng về quản lý vật mang và hình thức biểu thịcủa thông tin Và nhờ vậy nó đạt được tính khái quát hơn, rộng hơn Khác với xuhướng này là cách định nghĩa về khái niệm “tài liệu” theo hướng hẹp và kémtổng quát hơn Ví dụ, trong cuốn “Từ điển các thuật ngữ lưu trữ” (Hội đồng lưutrữ quốc tế Munchen NewYork London Paris -1988), thuật ngữ “tài liệu”(document) được giải thích theo hai nghĩa sau đây:
Đn 13 (nghĩa 1): Một sự kết hợp giữa vật mang và thông tin được ghi lạitrên hoặc trong vật mang đó, cái có thể dùng làm chứng cứ hoặc để tham khảo
Đn 14 (nghĩa 2): “Là một tài liệu lưu trữ độc lập, văn bản hoặc bản thảo viết tay hoặc tài liệu đánh máy” Thông thường không thể chia được về thực thể
Trang 19-vật lý ”.
Phân tích Đn 13 nêu trong từ điển này về thuật ngữ “tài liệu”, ta thấy địnhnghĩa đó bao quát ba yếu tố (đặc trưng) như: Thứ nhất, phải là vật mang Thứ hai,phải có thông tin ở trên hoặc trong vật mang Thứ ba, phải có giá trị - làm bằngchứng (chứng cứ) hoặc có giá trị tham khảo Phân tích Đn 14 nêu trong từ điểnnày về thuật ngữ “tài liệu”, ta thấy định nghĩa đó không có sự giải thích mà chỉcoi nó có nghĩa tương đương với ba thuật ngữ là “tài liệu lưu trữ”, “văn bản” vàthuật ngữ “ bản thảo - viết tay hoặc tài liệu đánh máy” Ở đây chúng ta cần chú ýtới thuật ngữ “văn bản - record” một thuật ngữ sẽ được xem xét dưới đây
Có thể nói, cách định nghĩa này được đưa ra theo xu hướng không mở rộng, kémtổng quát Nó nhấn mạnh yêu cầu khi nói đến tài liệu là phải có sự liên kết giữavật mang và thông tin và phải chú trọng tới giá trị chứng cứ hoặc giá trị thamkhảo của tài liệu Ngoài ra, khái niệm “tài liệu” đồng nghĩa với khái niệm “vănbản”
Ngược với xu hướng này là cách định nghĩa nêu trong Tiêu chuẩn quốc tếISO 15489-1: “Thông tin và hệ thống tài liệu Phần chung Quản lý văn bản”.Theo tiêu chuẩn này, thuật ngữ “tài liệu - document” được định nghĩa như sau:
Đn 15: “là thông tin được ghi lại hoặc một đối tượng có thể được xử lý nhưmột đơn vị hoàn chỉnh”
Phân tích định nghĩa này cho thấy, thuật ngữ “tài liệu” bao gồm trong nóquá ít yếu tố Cụ thể là chỉ cần có thông tin được ghi lại là có thể coi đối tượngbất kỳ nào đó là tài liệu miễn là nó được xử lý như một đơn vị (thông tin-TG)hoàn chỉnh
Tổng kết những phân tích 15 định nghĩa nêu trên về khái niệm “tài liệu”,căn cứ vào mức độ nông - sâu, rộng - hẹp và sự kết hợp của ba bộ phận (yếu tố -đặc trưng) cơ bản cấu thành thuật ngữ “tài liệu” như: vật mang - bộ phận vật chất,thông tin - bộ phận cấu thành nội dung, phương tiện hoạt động, giá trị bằngchứng, giá trị tham khảo - bộ phận phản ánh về mục đích lập và định hướng sửdụng tài liệu chúng ta có thể phân chia chúng thành ba nhóm sau đây:
Trang 20Nhóm thứ nhất, Đó là các định nghĩa giải thích thuật ngữ “tài liệu” theohướng nhấn mạnh bộ phận thông tin mà không quan tâm đến bộ phận vật mang-yếu tố vật chất cũng như mục đích và giá trị sử dụng cụ thể của tài liệu Thuộcnhóm này có các định nghĩa 05, 07, 12, 15 Tiêu biểu, phù hợp, đáng tin cậy và
cô đọng nhất là định nghĩa được nêu trong ISO 5489-1 “Thông tin và hệ thống tàiliệu” Tiêu chuẩn này đã định nghĩa như sau về thuật ngữ “tài liệu” (document):
Đn 05: “Là thông tin được ghi lại hoặc một đối tượng có thể được xử lýnhư một đơn vị - một thể thống nhất”
Định nghĩa này được các nhà lưu trữ Canada và nước Nga tán đồng Ví dụ,
Đn 12 nêu trên là định nghĩa được ghi trong bản Báo cáo về “Chính sách và quátrình thu thập, tiêu chuẩn và bảng chú giải thuật ngữ của cơ quan Lưu trữ thànhphố Toronto-Canada” Cụ thể là, thuật ngữ “tài liệu - document” được định nghĩa
ở đây như sau: “Là một đơn vị thông tin được ghi lại không phụ thuộc vào hìnhthức và vật mang” (A unit of recorded information regardless of form andmedia)
Nhóm thứ hai, đó là các định nghĩa giải thích thuật ngữ “tài liệu” theohướng kết hợp hai bộ phận hợp thành của tài liệu là vật mang và thông tin đượcghi trên hoặc trong vật mang đó Thuộc nhóm này có các định nghĩa 01, 03, 04,
08, 09 và 11 Tiêu biểu, phù hợp, đáng tin cậy và cô đọng nhất đối với công tácquản lý hành chính nhà nước nói chung và lĩnh vực văn thư và lưu trữ nói riêng -những lĩnh vực rất cần thiết để thông tin trong tài liệu có thể nhận dạng được, đểtài liệu được trình bày theo thủ tục đã quy định cùng với những yếu tố thể thứcnhất định, định nghĩa về “tài liệu” trong Luật Liên bang “Về thông tin hoá và bảo
vệ thông tin” và trong tiêu chuẩn nhà nước Nga - rOCT P 51141-98, là cần đượclưu ý nhất Ở đây, “Tài liệu - đó là thông tin được cố định trên vật mang vật chấtkèm theo các yếu tố thể thức mà những yếu tố đó cho phép nhận dạng được thôngtin”
Nhóm thứ ba, Đó là các định nghĩa giải thích thuật ngữ “tài liệu” theohướng kết hợp hai bộ phận hợp thành của tài liệu là thông tin được ghi trên hoặc
Trang 21trong vật mang đó với mục đích làm chứng cứ để khẳng định những trách nhiệmpháp lý hoặc khẳng định về hoạt động quản lý Thuộc nhóm này có 01 định nghĩa
- Đn 10: “Là thông tin, được lập, nhận và duy trì bởi một tổ chức hoặc một
cá nhân với tư cách là chứng cứ và thông tin làm căn cứ thực hiện nghĩa vụ pháp lý hoặc trong các giao dịch kinh”.
Nhóm cuối cùng là nhóm có sự kết hợp cả ba yếu tố (đặc trưng trên).Thuộc nhóm này có các định nghĩa 02, 06, 13, 14 Tiêu biểu, phù hợp, đáng tincậy và cô đọng nhất thuộc nhóm này là định nghĩa được nêu trong cuốn “Từ điểncác thuật ngữ lưu trữ” (Hội đồng lưu trữ quốc tế Munchen NewYork London.Paris -1988), thuật ngữ “tài liệu” (document) được giải thích như sau:
Đn 13 (nghĩa 1): một sự kết hợp giữa vật mang và thông tin được ghi lạitrên hoặc trong vật mang đó, cái có thể dùng làm chứng cứ hoặc để tham khảo
Như vậy, loại trừ Đn 10, tức là nhóm ba - bởi vì, định nghĩa này thực chất
là định nghĩa dành cho thuật ngữ “văn bản”, khái niệm tài liệu được hiểu rất đadạng Có định nghĩa cần được hiểu rất rộng, có định nghĩa lại phải hiểu rất hẹp.Theo nghĩa hẹp, nó được hiểu như thuật ngữ “văn bản” Song về phương diệnkhoa học cần phải phân biệt thật rõ sự khác nhau và giống nhau giữa các thuậtngữ nói chung và đặc biệt là hai thuật ngữ rất phổ biến hiện nay trong quản lýnhà nước cũng như công tác văn thư - lưu trữ, thông tin - thư viện là thuật ngữvăn bản và tài liệu Sự phân tích dưới đây về thuật ngữ “văn bản” sẽ làm sáng tỏđiều này
1.1.2 Khái niệm “Văn bản”
Để làm sảng tỏ hơn các định nghĩa về khái niệm “tài liệu” được đưa ra như
đã phân tích ở trên, nhất thiết phải xem xét khái niệm “Văn bản”
Như trên chúng ta đã thấy, hiện nay ở nước ta đang tồn tại nhiều địnhnghĩa khác nhau về văn bản Nhưng chưa có một công trình nghiên cứu toàn diện
và sâu về nội hàm của thuật ngữ này Cho nên, cho đến nay chưa có một sự thốngnhất về cách giả thích về thuật ngữ này Dưới đây, bằng phương pháp phân tích -tổng hợp các định nghĩa đang sử dụng trong các tài liệu của nước ta và nước
Trang 22ngoài mà chúng tôi tham khảo được, trên cơ sở phân tích các đặc trưng thuộc bảnchất của đối tượng nghiên cứu, chúng ta sẽ thống nhất đưa ra một định nghĩachung về khái niệm “văn bản”.
Trước hết, như chúng ta điều biết, ở nước ta, hai từ “văn bản” được sửdụng rất rộng rãi trong công tác văn thư - lưu trữ, song hai từ này chỉ được cácnhà văn bản học và lưu trữ học Việt Nam quan tâm xem xét với tư cách như làmột thuật ngữ khoa học từ cuối những năm 90 của thế kỷ XX Cụ thể, Từ điển
“Thuật ngữ Lưu trữ Việt Nam” do Cục Lưu trữ nhà nước xuất bản năm 1992, đãđưa ra định nghĩa như sau về thuật ngữ “văn bản”:
Đn 01 (nghĩa 01): Vật mang tin được ghi bằng ký hiệu ngôn ngữ, có giá trịpháp lý
Đn 02 (nghĩa 02): Các công văn giấy tờ hình thành trong hoạt động củacác cơ quan như luật, pháp lệnh, lệnh, nghị quyết, nghị định, quyết định, chỉ thị,thông tư, thông cáo, thông báo, kế hoạch, báo cáo v.v
Trong giáo trình “Văn bản học và Lưu trữ học đại cương”, được Nhà xuất
“Giáo dục” ấn hành năm 1996, khái niệm “Văn bản” được hiểu theo hai nghĩa:
Đn 03 (nghĩa rộng): văn bản là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu ngônngữ (tức là các loại chữ viết dùng để thể hiện ngôn ngữ của con người)
Đn 04 (nghĩa hẹp): văn bản là khái niệm dùng để chỉ công văn, giấy tờhình thành trong hoạt động của các cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp (gọi chung là cơquan)
Đn 05: Vật mang thông tin thành văn được truyền đạt bằng ngôn ngữ hoặc
ký hiệu, hình thành qua hoạt động xã hội, được trình bày theo thể thức nhất định
Đn 06: Văn bản là phương tiện ghi lại và truyền đạt thông tin bằng mộtngôn ngữ (hay ký hiệu) nhất định
Đn 07: Văn bản hiểu theo nghĩa chung nhất là khái niệm dùng để chỉ vậtmang tin được ghi bằng ký hiệu ngôn ngữ nhất định Theo nghĩa hẹp thì văn bảnđược hiểu là công văn, giấy tờ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơquan, tổ chức, xí nghiệp
Trang 23Đn 08: Văn bản là sản phẩm của hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ, chủyếu tồn tại ở dạng viết, thường là tập hợp các câu, có tính trọn vẹn về nội dung,hoàn chỉnh về hình thức, có tính liên kết chặt chẽ và hướng tới một mục đích giaotiếp nhất định.
Đn 09: Văn bản là Một chỉnh thể nguyên câu, gồm một chuỗi các câu,đoạn văn được cấu tạo theo quy tắc của một ngôn ngữ, tạo nên thông báo có tính
Đn 12: Văn bản là sản phẩm và phương tiện của hoạt động giao tiếp để ghitin và truyền thông tin bằng ngôn ngữ (ký hiệu) từ chủ thể này đến chủ thể khác,nhằm thỏa mãn những yêu cầu hoặc mục đích nhất định
Đn 13: Văn bản là vật mang tin trên đó thông tin được ghi và truyền đạtbằng ký hiệu hoặc ngôn ngữ nhất định theo hình thức và thể thức qui định, hìnhthành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức
Đn 14: Văn bản vừa là sản phẩm vừa là phương tiện của hoạt động giaotiếp, có mục đích ghi tin và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ (ký hiệu) từ chủthể này đến chủ thể khác, nhằm thỏa mãn những yêu cầu hoặc mục đích nhấtđịnh
Trên đây là cách định nghĩa được nêu trong các tài liệu do các nhà khoahọc Việt Nam đề xuất và được các nhà xuất bản Việt Nam xuất bản Dưới là một
sô định nghĩa về thuật ngữ “văn bản”do một số tác giả nước ngoài đề xuất:
Đn 15: Là thông tin, được lập, nhận và duy trì bởi một tổ chức hoặc một cánhân với tư cách là chứng cứ và thông tin làm căn cứ thực hiện nghĩa vụ pháp lý
hoặc trong giao dịch kinh doanh”.
Đn 16: Một tài liệu được lập ra hoặc nhận được trong quá trình tiến hành
Trang 24các công việc của một người hoặc một tổ chức và được bảo quản bởi người hoặc
tổ chức đó với mục đích tham khảo trong tương lai
Đn 17: Thông tin được ghi lại (tài liệu) không phụ thuộc vào hình thức vàvật mang, được lập ra, nhận và được duy trì bởi một cơ quan, tổ chức, cá nhânlàm căn cứ thực hiện nghĩa vụ hợp pháp hoặc trong giao dịch kinh doanh
Phân tích các định nghĩa nêu trên, ta thấy có các điểm chung như sau:1/ Là vật mang-bộ phận cấu thành mang tính vật chất tạo nên văn bản.2/ Là thông tin được ghi lại-bộ phận cấu thành nội dung văn bản
3/ Ghi lại bằng ký hiệu ngôn ngữ (phải là ký hiệu ngôn ngữ chứ không chibằng ký hiệu phi ngôn ngữ) - hình thức biểu đạt nội dung văn bản
Bên cạnh có các điểm chung đó, giữa hai định nghĩa này có một điểm khácnhau cơ bản Đó là định nghĩa 01 không xác định cụ thể về nguồn gốc xuất xứ.Trong khi đó, trong định nghĩa 02 qui định cụ thể về nguồn gốc hình thành văn
bản - phải là sản phẩm trực tiếp hình thành trong hoạt động của cơ quan nhà nước Hay nói cách khác văn bản phải phản ánh trực tiếp hoạt động của cơ quan
nhà nước (không bao gồm các chủ thể khác, ví dụ, một cá nhân, một tổ chức phichính phủ ) Ngoài ra, ở định nghĩa 01 có nhấn mạnh tới giá trị pháp lý của vănbản - bộ phận thể hiện giá trị - mục đích, công dụng văn bản, Đn 02 không nêu rõđiểm này Trong các định nghĩa trên, có các định nghĩa 15, 16 và 17 là nhữngđịnh nghĩa không nhấn mạnh về yếu tố vật mang và hình thức ghi tin - bộ phậnthứ nhất
Kết quả phân tích trên đây về “tài liệu” và “văn bản” - hai thuật ngữ cơbản có tính phổ biến trong quản lý nhà nước và lĩnh vực văn thư - lưu trữ, chophép ta đi đến định nghĩa thống nhất sau đây:
1 Định nghĩa về thuật ngữ “tài liệu”: Là đơn vị thông tin được ghi lại
không phụ thuộc vào hình thức và vật mang”.
2 Định nghĩa về thuật ngữ “văn bản ”: Một tài liệu được lập ra hoặc nhận
được trong quá trình tiến hành các công việc hợp pháp của một người hoặc một
tổ chức và được bảo quản - được duy trì bởi người hoặc tổ chức đó với mục đích
Trang 25làm chứng cứ hoặc để tham khảo trong tương lai.
Ở đây, ta thấy, văn bản trước hết là tài liệu, nghĩa là nó “Là đơn vị thôngtin được ghi lại không phụ thuộc vào hình thức và vật mang” Nhưng phải “đượclập ra hoặc nhận được trong quá trình tiến hành các công việc của một ngườihoặc một tổ chức và được bảo quản bởi người hoặc tổ chức đó với mục đích làmchúng cứ cho hoạt động của mình hoặc để tham khảo trong tương lai.”
Ưu điểm nổi bật của định nghĩa này là nó bao gồm trong đó các yếu tố cơbản như: 1/ Thông tin có nguồn gốc xuất xứ; 2/ Thông tin có giá trị làm chứng cứpháp lý cho hoạt động hợp pháp, đáp ứng đúng nhu cầu của công cuộc cải cáchhành chính hiện nay ở nước ta theo xu hướng xây dựng một nền hành chính nhànước hiện đại, hiệu lực, hiệu quả - một nhà nước của dân, do dân và vì dân - sống
và làm việc theo hiến pháp và pháp luật; 3/ Thông tin có thể sử dụng được do nóđược duy trì; 4/ Phù hợp với qui định của “Luật lưu trữ” mới ban hành cũng nhưcách hiểu phổ biến trong lưu trữ học hiện nay ở nước ta; 5/ Góp phần đổi mớihoạt động quản lý văn thư - lưu trữ theo hướng hiện đại phù hợp với xu hướngchung của thế giới - chuyển mạnh từ quản lý văn bản nặng về vật mang vật chất
và phương thức ghi ký truyền thống (công nghệ giấy) sang quản lý văn bản với
sự chú trọng tới việc quản lý thông tin được ghi trên hoặc trong văn bản - quản lýnội dung văn bản và theo hiện đại (công nghệ điện tử)
Ngoài ra nó cho phép phân biệt nó với thuật ngữ “văn kiện”
1.1.3 Khái niệm “Văn kiện”
Thuật ngữ “văn kiện” cho đến nay đều được hiểu thống nhất như sau: Vănkiện trước hết là văn bản song đó là loại “Văn bản có ý nghĩa quan trọng về chínhtrị - xã hội”
Ngoài ba thuật ngữ nêu trên, sẽ là thiếu hoàn chỉnh nếu không bàn tới thuậtngữ “tư liệu” - thuật ngữ đã, đang được sử dụng thường xuyên hiện nay tuykhông phổ biến so với các thuật ngữ trên
1.1.4 Khái niệm “Tư liệu”
Về thuật ngữ này hiện ở nước ta chưa có sự thống nhất khi dịch sang tiếngAnh Thật vậy, tiếng Anh thuật ngữ này được viết là document, documentation,
Trang 26documentary, ví dụ, mộc bản triều Nguyễn của nước ta được UNESCO côngnhận là di sản tư liệu trong chương trình ký ức thế giới Tiếng Anh đối với cụm
từ “di sản tư liệu” được dịch là “Documentary Heritage”- từ gốc ở đây bằng tiếngAnh là Document Song trong lĩnh vực văn thư- lưu trữ từ documment được dịchsang tiếng Việt là “tài liệu” Trong công trình nghiên cứu này, từ document cũngđược dịch sang tiếng Việt là “tài liệu”
Theo cách hiểu thông dụng (phổ thông), khái niệm “tư liệu” được địnhnghĩa như sau:
Đn 01 Tư liệu: “Vật mang tin dưới nhiều dạng thức khác nhau như sách,
ấn phẩm định kỳ, băng ghi âm, ghi hình, phim ảnh, đĩa từ, đĩa quang ”
Đn 02 “ Tài liệu sử dụng cho việc nghiên cứu” (nghĩa 02)
Như vậy thông thường, khái niệm “tư liệu” được hiểu gần giống như kháiniệm “tài liệu” Vậy trong lĩnh vực văn thư- lưu trữ khái niệm “tư iệu” cần đượcgiải thích như thế nào để chính xác hóa khi sử dụng nó trong mối quan hệ vớikhái niệm “tài liệu” và “văn bản” Hiện nay, rất tiếc, trong các công trình nghiêncứu thuộc lĩnh vực này chưa có định nghĩa riêng về thuật ngữ này mà chỉ có địnhnghĩa về khái niệm “tư liệu lưu trữ”:
Đn 01 “Tư liệu lưu trữ”: “Tài liệu không mang đầy đủ tính chất như tàiliệu lưu trữ nhưng có giá trị tham khảo cho các công trình nghiên cứu (bao gồmcác xuất bản phẩm cổ, cổ sử, những tài liệu đơn lẻ; các sưu tập tài liệu theochuyên đề lịch sử, các tư liệu lịch sử, hồi ký được sử dụng như một nguồn sửliệu bổ trợ cho các công trình nghiên cứu)”
Đn 02 Tư liệu lưu trữ: “Xuất bản phẩm hoặc tài liệu lưu trữ không thuộcthành phần phông lưu trữ và được đưa vào phòng tư liệu hoặc thư viện của kholưu trữ để tham khảo trong quá trình nghiên cứu sử dụng tài liệu lưu trữ có liênquan” Trong thực tiễn, trong cơ cấu tổ chức của các Trung tâm lưu trữ quốc gia
ở nước hiện nay đều có bộ phận tư liệu này
Ngoài hai định nghĩa nêu trên, tuy không nêu thành định nghĩa, song có đềcập đến nội hàm của khái niệm tư liệu Đó là cách giải thích cho rằng: “Tư liệu
Trang 27phần nhiều là những sách, báo, tài liệu do yêu cầu công tác cơ quan thu thập vềbằng cách mua, nhận biếu tặng, sao chép hoặc biên soạn ra, hoặc cơ quan khácgửi cho dùng làm cơ sở nghiên cứu tham khảo Những tài liệu này không phảnánh trực tiếp hoạt động của cơ quan, không phải lập hồ sơ nộp lưu vào các kholưu trữ của Nhà nước”.
Qua sự phân tích nêu trên cho thấy: khái niệm tư liệu là một khái niệmphái sinh của khái niệm tài liệu Nó là tài liệu song chỉ có giá trị thông tin thamkhảo cho các công nghiên cứu nhất định nào đó và không phản ánh trực tiếp hoạtđộng của cơ quan, không phải lập hồ sơ nộp lưu vào các kho lưu trữ của Nhànước, có thể mua bán được theo cơ chế kinh doanh văn hóa phẩm
Thống nhất lại ta thấy rằng, thuật ngữ “tài liệu” là thuật ngữ cơ bản nhất
Nó bao hàm trong đó ít yếu tố (đặc trưng) nhất Do đó nó có tính linh hoạt và tínhbao quát rộng nhất Nó là thuật ngữ có tính nền tảng làm thuật ngữ gốc cho cácthuật ngữ còn lại Thuật ngữ thứ hai, theo mức độ bao quát là thuật ngữ “tư liệu”
Nó phân biệt so với thuật ngữ “tài liệu” ở chỗ tài liệu được hiểu là tư liệu khi nóđược sử dụng vào một công trình nghiên cứu cụ thể, một chương trình, công trìnhkhoa học nhất định cho trước hoặc vào những công việc cụ thể và có tính chất bổtrợ Khác với thuật ngữ “văn bản” Theo độ bao quát, thuật ngữ này có nội hàmphức tạp hơn, có nhiều yếu tố hơn Xét về nguồn gốc nó là thuật ngữ phái sinh từthuật ngữ “tài liệu” Tiếp đến là thuật ngữ “văn kiện” Thuật ngữ này có mức độbao quát hẹp nhất Nó là định nghĩa phái sinh trực tiếp từ khái niệm “văn bản”.Như vậy, căn cứ vào độ bao quát, bốn khái niệm nêu trên đươc xếp theo thứ tựsau đây: Tài liệu - tư liệu - văn bản - văn kiện Có nghĩa là khi nói đến tài liệuchúng ta hàm ý rằng nó bao gồm trong đó tư liệu, văn bản và văn kiện; nói tới tưliệu là nói tới một bộ phận của tài liệu, văn bản và văn kiện Nói tới văn bản lànói tới một bộ phận cơ bản của tài liệu Và văn kiện là bộ phận tinh túy nhất củavăn bản Thứ tự này tạo nên nền tảng lý luận của văn bản học Cần lưu ý rằng,thứ tự này chỉ có tính thuận chiều, không đảo ngược, do tính bao quát rộng hẹpcủa từng thuật ngữ
Trang 28Hệ thống theo thứ bậc cùng với sự thống nhất trong cách định nghĩa về cácthuật ngữ như đã nêu trên, có những ưu điểm khi bàn về khái niệm “Tài liệu” Đólà:
1/ Không quá nhấn mạnh tới vật mang, phương thức ghi ký, hình thức vàthể thức của tài liệu
2/.Thống nhất với định nghĩa phổ biến hiện nay trên thế giới về thuật ngữnày, đáp ứng nhu cầu hội nhập quốc tế
3/ Phản ánh đúng thực tại khách quan không chỉ của lĩnh vực văn thư , lưutrữ mà còn của lĩnh vực thông tin-thư viện-một lĩnh vực mà thuật ngữ “tài liệu”cũng được sử dụng rất rộng rãi
4/ Cho phép phân biệt nó một cách rõ ràng nhất với thuật ngữ “văn bản”.5/ Góp phần tiêu chuẩn hóa các thuật ngữ trong quản lý văn bản quản lýnhà nước, đặc biệt là làm rõ nội hàm của các loại và thể loại tài liệu hiện đangđược sử dụng rộng rãi trong công tác quản lý nhà nước về văn thư-lưu trữ, thôngtin thư viện, bao quát được tất cả các loại và thể loại đã và sẽ tiếp tục hình thànhtrong tương lai (tránh được những lỗi đã gặp phải khi liệt kê các loại và thể loạitài liệu), phản ánh được xu hướng áp dụng ngày càng rộng rãi công nghệ thôngtin nói riêng và các thành tựu khoa học công nghệ khác nói chung vào các lĩnhvực hoạt động khác nhau của xã hội có liên quan đến việc lập và sử dụng tài liệu
Dựa vào nền tảng trên, chúng ta tiếp tục xét tới khái niệm “văn bản quản lýnhà nước” (VBQLNN)
1.1.5 Khái niệm văn bản quản lí nhà nước
Ở nước ta, về khái niệm “văn bản quản lý nhà nước” hiện có nhiều địnhnghĩa khác nhau Dưới đây là một số định nghĩa về văn bản quản lý nhà nước:
Đn 01 “Văn bản do cơ quan nhà nước ban hành để ghi lại và truyền đạtcác quyết định quản lý nhà nước hoặc những thông tin cần thiết cho hoạt độngquản lý”
Đn 02 “Do các cơ quan nhà nước ban hành theo thẩm quyền, thủ tục để
thực hiện chức năng quản lý nhà nước, mang tính quyền lực do pháp luật qui
Trang 29Đn 03 “Là những quyết định và thông tin quản lý, do các cơ quan nhà
nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức do luật định nhằm
điều chỉnh các quan hệ trong quá trình quản lý”
Đn 04 “Văn bản do cơ quan nhà nước ban hành theo thẩm quyền, thủ tục,
để thực hiện chức năng quản lý nhà nước, mang tính quyền lực do pháp luật quiđịnh Là phương tiện để xác định và vận dụng các chuẩn mực pháp lý vào quản
lý nhà nước”
Đn 05 “Là những quyết định và thông tin quản lý, do các cơ quan nhà
nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức do pháp luật qui
định nhằm điều chỉnh các quan hệ trong quá trình quản lý La phương tiện đểxác định và vận dụng các chuẩn mực pháp lý vào quá trình quản lý nhà nước”
Đn 06 Văn bản quản lý nhà nước là những quyết định và thông tin quản
lý thành văn (được văn bản hoá) do các cơ quan quản lý nhà nước ban hành theothẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định và được Nhà nước bảo đảmthực thi bằng những biện pháp khác nhau nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản
lý nội bộ nhà nước hoặc giữa các cơ quan nhà nước với các tổ chức và công dân
Đn 07 “Văn bản quản lý nhà nước thể hiện ý chí, mệnh lệnh của các cơ
quan nhà nước đối với cấp dưới Đó là hình thức để cụ thể hoá luật pháp; làphương tiện để điều chỉnh những quan hệ xã hội thuộc phạm vi quản lý nhà nước.Văn bản quản lý nhà nước do cơ quan nhà nước ban hành và sửa đổi theo luậtđịnh
Qua các định ngĩa trên mchungs ta thấy có một điểm chung là: Đặc trưng nổi bật của văn bản quản lý nhà nước là hiệu lực pháp lý của chúng trong quá trình quản lý nhà nước Nó cho phép xác định mối quan hệ giữa cơ quan
quản lý và cơ quan bị quản lý, giữa các cơ quan có liên quan trong hệ thống bộmáy quản lý nhà nước nói chung Các văn bản quản lý nhà nước mang tính quyền
lực theo luật định Văn bản quản lý nhà nước có thể thức riêng, được quy định
bởi các cơ quan nhà nước có thẩm quyền Sự hình thành các văn bản quản lý nhà
Trang 30nước được thực hiện theo một quy trình xác định.
Đn 08 “Văn bản quản lý nhà nước là văn bản mà các cơ quan nhà nước
dùng để ghi chép, truyền đạt các quyết định quản lý và các thông tin cần thiết cho
hoạt động quản lý theo đúng thể thức, thủ tục và thẩm quyền luật định”.
Đn 09 “Là công cụ chuyển tải thông tin để các cơ quan quản lý nhà nước
cụ thể hoá và truyền đạt kịp thời các chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng,Nhà nước vào cuộc sống và là tác phẩm văn hoá để lại cho các thế hệ mai sau sử
dụng với nhiều mục đích, ý nghĩa khác nhau”.
Đn 10 “Xét từ góc độ quản lý, văn bản quản lý Nhà nước là những quyết
định thành văn, do các cơ quan quản lý Nhà nước có thẩm quyền ban hành theo
những thể thức, thủ tục và thẩm quyền do luật định, mang tính quyền lực đơn
phương, làm phát sinh các hệ quả pháp lý cụ thể”
Đn 11 “Là phương tiện quản lý, là cơ sở pháp lý trong hoạt động của các
cơ quan nhà nước và do các cơ quan nhà nước ban hành”
Phân tích các định nghĩa nêu trên ta thấy chúng đều thống nhất ở mấyđiểm sau đây:
1/ Có nguồn gốc xuất xứ: do các cơ quan quản lý Nhà nước có thẩmquyền ban hành
2/ Chứa quyết định quản lý hoặc thông tin cần thiết cho hoạt động quảnlý
3/ Có hiệu lực pháp lý, mang tính quyền lực đơn phương- thể hiện ý chímệnh lệnh của cơ quan nhà nước đối với cấp dưới, làm phát sinh các hệ quả pháp
lý, được Nhà nước bảo đảm thực thi bằng những biện pháp khác nhau
4/ Làm cơ sở (căn cứ), phương tiện- công cụ pháp lý để thực hiện cácchức năng quản lý nhà nước
5/ Lập ra, ban hành theo thẩm quyền, hình thức, thể thức, trình tự và thủtục do luật định
Trên cơ sở phân tich nêu trên, thống nhất với định nghĩa về khái niệm văn
bản, chúng có thể phát biểu như sau về khái niệm về “Văn bản quản lý nhà
Trang 31“Văn bản QLNN là văn bản do các cơ quan quản lý nhà nước ban hành,
tiếp nhận và duy trì với mục đích làm chứng cứ - phương tiện, công cụ pháp lý
trong quá trình thực hiện các chức năng quản lý nhà nước theo thẩm quyền, trình
tự, thủ tục, hình thức và thể thức được xác định, có hiệu lực pháp lý, mang tínhđơn phương, được bảo đảm thực thi bằng những biện pháp khác nhau”
Văn bản quản lý nhà nước là một tập hợp các văn bản được ban hành tạo
nên một chỉnh thể các văn bản cấu thành hệ thống, trong đó tất cả các văn bản cóliên hệ mật thiết với nhau về mọi phương diện, được sắp xếp theo trật tự pháp lýkhách quan, lôgic và khoa học Đó là một hệ thống kết hợp chặt chẽ các cấu trúcnội dung bên trong và hình thức biểu hiện bên ngoài, phản ánh được và phù hợpvới cơ cấu quan hệ xã hội, yêu cầu của công tác quản lý nhà nước Hệ thống nàychứa đựng những tiểu hệ thống với tính chất và cấp độ hiệu lực pháp lý cao thấp,rộng hẹp khác nhau Trong từng tiểu hệ thống có nhiều tên loại văn bản và cácthể loại văn bản được xác định theo kết quả phân loại chúng
1.2 Phân loại văn bản quản lí nhà nước
1.2.1 Mục đích phân loại văn bản
Văn bản quản lý nhà nước là một tập hợp các văn bản được ban hành tạonên một hệ thống văn bản quản lý Trong đó, các văn bản có liên hệ mật thiết vớinhau về mọi phương diện, được sắp xếp theo một trật tự pháp lý, khách quan,logic, khoa học
Nhìn một cách tổng quát, hệ thống văn bản quản lý nhà nước là một tậphợp những văn bản hình thành trong hoạt động quản lý của các cơ quan nhà nước
mà giữa chúng có liên quan với nhau, ảnh hưởng lẫn nhau và quan hệ nhất định
Trang 32soạn thảo thích hợp (cả về cấu trúc, ngôn ngữ, văn phong, nội dung văn bản).
- Hai là, tạo thuận lợi cho việc quản lí và sử dụng văn bản hình thành tronghoạt động của cơ quan
- Ba là, có cách xử lý đúng đắn đối với từng loại, từng nhóm văn bản khilập hồ sơ, xác định giá trị, tổ chức bảo quản và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơquan
- Bốn là, tạo điều kiện để nhất thể hóa, tiêu chuẩn hóa hệ thống văn bảnnói chung và văn bản quản lý nhà nước nói riêng
- Năm là, từng bước hiện đại hóa, tự động hóa công tác văn bản hóa cácchức năng quản lý của các cơ quan quản lý
1.2.2 Các đặc trưng làm căn cứ để phân loại văn bản quản lý nhà nước
Như trên chúng ta đã phân tích, khái niệm VBQLNN bao gồm trong nónhiều yếu tố - đặc trưng Chính những đặc trưng này là căn cứ để phân chia hệthống VBQLNN thành các tiểu hệ thống Trong một số sách báo, các đặc trưngnày được gọi là tiêu chí phân loại
Ví dụ 1 Theo “Giáo trình Kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản” / TS
Lưu Kiếm Thanh (Ch.b) - H : Nxb Giáo dục, 2006, có các tiêu chí phân loại như
5/ Địa điểm ban hành;
6/ Kỹ thuật chế tác, ngôn ngữ thể hiện;
7/ Hướng chu chuyển của văn bản;
8/ Hiệu lực pháp lý
Ví dụ 2 Theo “Lý luận và phương pháp công tác văn thư” / Vương Đình
Quyền - H.: Nxb CTQG, 2005, có các tiêu chí phân loại như sau:
Trang 331/ Chủ thể ban hành văn bản;
2/ Nguồn gốc của văn bản;
3/ Phạm vi sử dụng của văn bản;
4/ Tính chất cơ mật và phạm vi phổ biến của văn bản;
5/ Hiệu lực pháp lý của văn bản;
6/ Theo mức độ chính xác của văn bản
Ví dụ 3 Theo cuốn “Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ” Nxb
“Văn hóa thông tin” H-2011, có các đăc trưng sau:
phân chia văn bản theo từng chủng loại dựa trên các đặc trưng hay chức năng
cụ thể (chức năng thông tin, chức năng pháp lý, chức năng quản lý, chức năng
văn hoá, chức năng xã hội) của chung Theo yêu cầu này có thể phân loại văn
bản theo những đặc trưng sau đây: Văn bản trao đổi, văn bản truyền đạt chủtrương, văn bản chỉ đạo, văn bản giải trình Ngoài ra, có thể phân loại theo một sốđặc trưng khác của chúng như: tác giả, tên gọi, thời gian hình thành văn bản, địađiểm hoặc khu vực sử dụng” Cần phải căn cứ vào nhu cầu nghiên cứu, biên soạn
và sử dụng mà lựa chọn cách phân loại thích hợp cho các văn bản của mỗi cơquan, đơn vị
Ví dụ 05 Điều 4 trong Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4năm 2004 của Chính phủ về “Công tác văn thư”, đã căn cứ vào đặc trưng “hìnhthức văn bản” đề phân loại các văn bản hình thành trong hoạt động của các cơquan, tổ chức
Trang 34Phân tích và tổng hợp các ý kiến nêu trên, ta thấy, ở nước ta hiện chưa cócông trình nghiên cứu chuyên sâu và toàn diện về các căn cứ phân loại tài liệu nóichung và VBQLNN nói riêng Do đó, đã dẫn đến trình trạng phân chia văn bảnhình thành trong các cơ quan, tổ chức nói chung và VBQLNN nói riêng thành cácloại chưa được thống nhất, thiếu thuyết phục Một số ví dụ dưới đây có thể minhhọa cho nhận định đó.
Ví dụ 01 Điều 4 trong Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4năm 2004 của Chính phủ về “Công tác văn thư”, căn cứ vào đặc trưng hình thứcvăn bản, đã phân chia các văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổchức thành:
1 / Văn bản qui phạm pháp luật;
2 / Văn bản hành chính;
3 / Văn bản chuyên ngành;
4 / Văn bản của các tổ chức chính trị, chính trị-xã hội
Phân tích sự phân chia này ta thấy, sự phân loại này chưa logic Bởi vì nókhông dựa vào đặc trưng hình thức văn bản cũng như không chỉ dựa vào đặctrưng tác giả hoặc mức độ pháp lý của văn bản Ví dụ, Trong thành phần văn bảncủa các tổ chức chính trị - xã hội bao gồm cả văn bản qui phạm pháp luật và vănbản hành chính
Ví dụ 02 Theo “Giáo trình Kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản” /TS
Lưu Kiếm Thanh (Ch.b) - H : Nxb Giáo dục, 2006, VBQLNN được tác giả
phân chia thành 04 nhóm sau mà không nêu rõ căn cứ vào đặc trưng nào:
1/ Văn bản quy phạm pháp luật;
2/ Văn bản hành chính thông thường;
3/ Văn bản chuyên môn kỹ thuật;
4/ Văn bản cá biệt
Ví dụ 03 Lý luận và phương pháp công tác văn thư” / Vương Đình
Quyền - H.: Nxb CTQG, 2005,, căn cứ vào đặc trưng hiệu lực pháp lý của văn
bản, tác giả phân chia VBQLNN thành 02 nhóm sau:
Trang 351/ Văn bản quy phạm pháp luật Trong đó có thể phân loại chi tiết hơn.
Nếu phân chia theo tính chất và thức bậc hiệu lực pháp lý của văn bản gồm cócác loại:
- Văn bản luật
- Văn bản dưới luật
2/ Văn bản quản lý nhà nước thông thường
Ở đây, tác giả cho rằng, loại văn bản này bao gồm các loại văn bản như:Báo cáo; hợp đồng; thông báo; đề án; biên bản; chương trình; tờ trình; công văn;
kế hoạch thông thường còn gồm cả văn bản áp dụng quy phạm pháp luật (hayvăn bản cá biệt)
Ví dụ 4 Theo “Soạn thảo và xử lý văn bản quản lý nhà nước” / Nguyễn
Văn Thâm - H.: Nxb CTQG, 2006, VBQLNN được phân chi thành các loại như sau:
1/.Văn bản quy phạm pháp luật;
2/ Các loại văn bản hành chính thông thường;
3/ Văn bản chuyên môn;
4/ Văn bản kỹ thuật.
Ví dụ 5 Theo “ Soạn thảo văn bản và các mẫu tham khảo trong hoạt độngquản lý và kinh doanh” /.Lê Văn IN Nxb “Chính trị quốc gia” H-2010.(22.21-23), văn bản được phân chia thành các loại sau:
1/ Văn bản qui phạm pháp luật;
2/ Văn bản hành chính (bao gồm văn bản cá biệt và văn bản hành chínhthông thường) ;
3/.Văn bản chuyên ngành (bao gồm văn bản chuyên môn và văn bản kỹthuật)
Rõ ràng là ở nước ta, việc phân chia văn bản QLNN còn chưa thống nhất, thiếu thuyết phục Mặc dù vậy, việc phân chia này cũng đã căn cứ vào một số đặc
trưng phổ biến thuộc nội hàm của khái niệm VBQLNN Trong số các đặc trưng
đó có những đặc trưng chủ yếu thuộc nội hàm khái niệm VBQLNN mà chúng ta
Trang 36đã thống nhất ở trên Đó là các đặc trưng sau đây:
1/ Tác giả - chủ thể ban hành văn bản
2/ Tên loại - hình thức và thể thức văn bản
3/ Nội dung - thông tin phản ánh các chức năng hoạt động quản lý nhànước
4/ Mục đích - điều chỉnh các mối quan hệ nảy sinh trong hoạt động quản
lý nhà nước
5/ Mức độ (phạm vi) hiệu lực pháp lý - chứng cứ pháp lý, ý chí, mệnhlệnh theo thứ bậc, theo thẩm quyền, thủ tục và trình tự pháp lý
Căn cứ vào mục tiêu của đề tài này là phải làm sáng tỏ nội hàm các thuậtngữ về các loại và thể loại VBQLNN, tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý và tên loại vănbản (hình thức văn bản) là hai đặc trưng phù hợp nhất để phân loại VBQLNN Trước hết, theo tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý với mức độ cao - thấp, rộng -hẹp khác nhau, chúng ta phân chia VBQLNN, vốn là một tổ hợp lớn bao gồm hai
hệ thống văn bản có giá trị pháp lý khác nhau, thành ba nhóm lớn: VBQQPPL,VBQLNN thông thường hay còn gọi là văn bản hành chính (VBHC) và nhómvăn bản quản lý chuyên môn - kỹ thuật
Tiếp đến, trong từng hệ thống nêu trên, chúng ta chia văn bản thành cácnhóm tiểu hệ thống, theo các loại văn bản phù hợp Cuối cùng trong mỗi loại vănbản này, chúng ta tiếp tục phân loại văn bản theo từng thể loại văn bản tương ứngđược xác định
1.2.3 Khái niệm loại và thể loại văn bản
Ở đây, trước khi tiến hành phân loại theo từng loại và thể loại, chúng ta
cần thống nhất về khái niệm “loại và thể loại văn bản”.
Khái niệm “loại và thể loại văn bản” được sử dụng trong hoạt động quản lý
hệ thống văn bản song chưa được giải thích Theo nghiên cứu của chúng tôi, kháiniệm này dùng để phân biệt các văn bản theo đặc trưng tên loại-một trong các đặctrưng đã được chúng ta nêu ở trên Đặc trưng này được thể hiện ở việc qui định
về kỹ thuật trình bày hình thức, thể thức văn bản phù hợp với tên gọi của văn bản
Trang 37quản lý nhà nước Thật vậy, trong thực tiễn của công tác quản lý văn bản đượcphân theo tên gọi cụ thể trong từng tiểu hệ thống văn bản Ví dụ trong tiểu hệthống văn bản quy phạm pháp luật, chúng ta có 08 tên loại văn bản như: Hiếnpháp; Luật; Nghị quyết Pháp lệnh; Lệnh; Quyết định ; 7 Nghị định; Thông.
Trong tiểu hệ thống văn bản quản lý hành chính nhà nước thông thường có
32 tên loại văn bản như: Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quychế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương
án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bảnghi nhớ, bản cam kết, bản thoả thuận, giấy chứng nhận, giấy uỷ quyền, giấy mời,giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi,phiếu chuyển, thư công
Mỗi loại văn bản nêu trên điều có những qui định hình thức, thể thức và kỹthuật trình bày riêng
Từ sự phân tích nêu trên chúng ta có thể thống nhất về khái niệm “loại văn
bản ” như sau: loại văn bản là một khái niệm dùng để chỉ về một nhóm văn bản có cùng một tên gọi có hình thức thể thức và kỹ thuật trình bày giống nhau được thực hiện theo qui định trong văn bản qui phạm pháp luật tương ứng dùng để phân loại văn bản thuộc một tiểu hệ thống văn bản nào đó nhằm mục đích quản lý và sử dụng hiệu quả văn bản.
Trong từng loại văn bản nêu trên có thể có ác thể loại văn bản Thật vậy, tùytheo mức độ thông tin và phạm vi phổ biến và chức năng của văn bản, trong từngloại văn bản có các thể loại văn bản, Ví dụ rõ nét nhất có thể nêu ra ở đây là, đốivới các văn bản quy phạm pháp luật, các thể loại bản như: nghị quyết liên tịch,Thông tư liên tịch; đối với văn bản quản lý hành chinh thông thường có các thể
loại trong loại báo cáo như : Báo cáo tổng kết là báo cáo được viết khi công việc
đã kết thúc nhằm tổng hợp kết quả đã đạt được, rút những ưu điểm, tồn tại và
những bài học kinh nghiệm Báo cáo sơ kết là báo cáo được viết khi công việc
chưa kết thúc hoặc kế hoạch đề ra chưa hoàn thành, nhưng cần phải bước đầuxem xét kết quả đã đạt được đến mức độ nào, có những ưu khuyết điểm gì, qua
Trang 38đó rút kinh nghiệm và đề ra biện pháp để làm tốt công việc hoặc nhiệm vụ còn
lại Báo cáo tổng hợp là báo cáo có nội dung đề cập đến nhiều vấn đề Báo cáo
chuyên đề là báo cáo đề cập đến một sự việc, vấn đề hoặc một lĩnh vực công tác Báo cáo định kỳ là báo cáo được làm ra theo thời hạn quy định Báo cáo đột xuất
là báo cáo được làm ra khi có những vấn đề, sự việc xảy ra đột xuất cần phản ánh
với cơ quan có thẩm quyền để đề nghị hỗ trợ hoặc chỉ đạo giải quyết Báo cáo
nhanh là báo cáo phản ánh tình hình được làm ra một cách nhanh chóng, kịp thời
theo yêu cầu của cấp trên Đặc điểm của báo cáo này là tình hình, số liệu đượcphản ánh trong báo cáo có thể chưa hoàn toàn chính xác, có trường hợp chỉ mangtính ước lượng ; Hoặc như các thể loại biên bản: biên bản cuộc họp các loại,biển bản kiểm tra các loại, biên bản giao nhận, biên bản thanh lý hợp đông cácloại, biên bản ghi nhớ, vv
Phân tích các thể loại văn bản này cho thấy chúng đều có một tên gọi cuamột loại văn bản với sự bổ sung về cơ quan ban hành hoặc về nội dung thông tin
cụ thể để làm rõ thêm nội hàm của từng văn bản trong loại văn bản đó Như vậy,
có thể hiểu thống nhất về khái niệm “thể loại văn bản” như sạu “ Thể loại văn bản là một khái niệm dùng để chỉ về một nhóm văn bản trong một loại văn bản có bổ sung tên cơ quan ban hành và hoặc chi tiết hóa nội dung thông tin
để phân biệt nó trong tập hợp văn bản thuộc một loại văn bản nhằm mục đích quản lý và sử dụng hiệu quả văn bản Thể loại văn bản là hình thức tạo
lập văn bản có những đặc trưng nhất định về tính chất, nội dung và thể thức
Trang 39Chương 2 THỰC TRẠNG VĂN BẢN HÓA TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA MỘT SỐ CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TRUNG ƯƠNG
VIỆT NAM GIAI ĐOẠN 2000-2010 2.1 Thực trạng quy định về thẩm quyền ban hành các loại và thể loại văn bản quản lí nhà nước hình thành trong hoạt động của cơ quan nhà nước ở trung ương giai đoạn từ năm 2000 - 2010
2.1.1 Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật
Từ năm 2000 đến 2010 các loại văn bản và thể loại văn bản quy phạm pháp luậtđược quy định trong các văn bản Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật ban hành củacác năm 1996, năm 2002, năm 2008
- Từ năm 2000 đến 2001:
Trong giai đoạn này, thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật của các cơquan Trung ương được quy định tại Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật (năm1996) Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật được ban hành bởi các cơ quan sau:
Theo Điều 1 của Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 1996, “Hệ thốngvăn bản quy phạm pháp luật bao gồm:
1- Văn bản do Quốc hội ban hành: Hiến pháp, luật, nghị quyết;
Văn bản do Uỷ ban thường vụ Quốc hội ban hành: pháp lệnh, nghị quyết;
2- Văn bản do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền khác ở trung ương ban hành đểthi hành văn bản quy phạm pháp luật của Quốc hội, Uỷ ban thường vụ Quốc hội:
a) Lệnh, quyết định của Chủ tịch nước;
Trang 40b) Nghị quyết, nghị định của Chính phủ; quyết định, chỉ thị của Thủ tướng Chínhphủ;
c) Quyết định, chỉ thị, thông tư của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủtrưởng cơ quan thuộc Chính phủ;
d) Nghị quyết của Hội đồng Thẩm phán Toà án nhân dân tối cao; quyết định, chỉthị, thông tư của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao;
đ) Nghị quyết, thông tư liên tịch giữa các cơ quan nhà nước có thẩm quyền, giữa cơquan nhà nước có thẩm quyền với tổ chức chính trị - xã hội;
3- Văn bản do Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân ban hành để thi hành văn bảnquy phạm pháp luật của Quốc hội, Uỷ ban thường vụ Quốc hội và văn bản của cơ quan nhànước cấp trên; văn bản do Uỷ ban nhân dân ban hành còn để thi hành nghị quyết của Hộiđồng nhân dân cùng cấp:
a) Nghị quyết của Hội đồng nhân dân;
b) Quyết định, chỉ thị của Uỷ ban nhân dân.”
- Từ năm 2002 đến 2007:
Đến năm 2002, khi Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Ban hành văn bảnquy phạm pháp luật được ban hành đã quy định lại về thẩm quyền ban hành văn bản quyphạm pháp luật:
1 Điều 1 được sửa đổi, bổ sung như sau:
''Điều 1 Văn bản quy phạm pháp luật
Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền banhành theo thủ tục, trình tự luật định, trong đó có quy tắc xử sự chung, được Nhà nước bảođảm thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa
Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật bao gồm:
1 Văn bản do Quốc hội ban hành: Hiến pháp, luật, nghị quyết
Văn bản do Uỷ ban thường vụ Quốc hội ban hành: pháp lệnh, nghị quyết;
2 Văn bản do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền khác ở trung ương ban hành đểthi hành văn bản quy phạm pháp luật của Quốc hội, Uỷ ban thường vụ Quốc hội:
a) Lệnh, quyết định của Chủ tịch nước;