Luận văn văn hóa doanh nghiệp tại công ty cổ phần công nghệ lưu trữ số hóa tài liệu HT

Trong lần nghiên cứu này cũng vậy, để hoàn thành đề tài nghiên cứ khóaluận tốt nghiệp, tác giả đã nhận được những sự quan tâm động viên và tạo nhữngđiều kiện tốt nhất về cơ sở vật chất,

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

VĂN HÓA DOANH NGHIỆP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ LƯU TRỮ - SỐ

HÓA TÀI LIỆU HT

QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

THS TRẦN THỊ PHƯƠNG THÚY NGUYỄN THỊ LOAN 1507QTVB028

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là bài nghiêncứu do chính tôi thực hiện, là thành quả thực

sự từ công sức nghiên cứu của bản thân tôiqua quá trình quan sát, tìm tòi, khảo sát thực

tế về văn hóa doanh nghiệp tại Công ty Cổphần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệuHT

Hà Nội, ngày

01 tháng

7 năm 2017

LỜI CẢM ƠN

Bất kỳ một công trình nghiên cứu nào dù quy mô lớn hay nhỏ, để hoànthành tốt thì không chỉ một mình tác giả có thể thực hiện được mà luôn luôn cónhững người đứng phía sau, đứng bên cạnh chỉ bảo, hướng dẫn, động viên và tạonhững điều kiện tốt nhất để mỗi tác giả có thể hoàn thành đề tài nghiên cứu củamình

Trong lần nghiên cứu này cũng vậy, để hoàn thành đề tài nghiên cứ khóaluận tốt nghiệp, tác giả đã nhận được những sự quan tâm động viên và tạo nhữngđiều kiện tốt nhất về cơ sở vật chất, tài liệu cũng như trang thiết bị phục vụ choviệc nghiên cứu từ phía Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT.Xin cảm ơn các anh chị, bạn bè đã giúp đỡ rất nhiệt tình trong thời gian tác giảtìm hiểu thực tế tại đó; mọi người đã động viên và cổ vũ tinh thần rất nhiều để tácgiả có thể hoàn thành tốt khóa luận tốt nghiệp của mình

Đồng thời tác giả cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành đến tất cả các Thầy,

cô giáo khoa Quản trị Văn phòng, các thầy cô luôn là những người cha, người mẹthứ hai mà tác giả cần phải luôn trân trọng, chính các Thầy cô là những người chỉđường dẫn lối đúng đắn và ân cần nhất trên những bước đi đến thành công tươnglai cho tác giả cũng như các bạn sinh viên khác Một lời cảm ơn đặc biệt tác giảxin được gửi riêng tới giảng viên Trần Thị Phương Thúy, cô là người trực tiếphướng dẫn tác giả thực hiện khóa luận tốt nghiệp, cô đã rất ân cần và chỉ bảo tậntình trong quá trình tác giả thực hiện bài khóa luận Tác giả cảm thấy may mắnkhi được học tập và được cô hướng dẫn, cảm ơn cô trong thời gian qua đã luônsát sao và đồng hành cùng với tác giả để tác giả có thể hoàn thành tốt đề tài khóaluận tốt nghiệp này

Mặc dù đã có rất nhiều cố gắng, song do hạn chế về mặt thời gian và kiếnthức, đề tài không thể tránh khỏi những thiếu sót Tác giả mong nhận được những

ý kiến đóng góp quý báu của các Thầy cô và các bạn giúp tác giả hoàn thiện hơnnữa về nhận thức của mình

Một lần nữa tác giả xin chân thành cảm ơn rất nhiều!

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

Chương 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP XÂY DỰNG VĂN HÓA DOANH NGHIỆP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ LƯU TRỮ - SỐ HÓA

PHỤ LỤC

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Các doanh nghiệp là một trong những nhân tố quan trọng trong hoạt độngphát triển kinh tế của đất nước, chính vì vậy làm thế nào để có thể phát huy đượclợi thế của các doanh nghiệp để góp phần vào sự tăng trưởng kinh tế cũng nhưđẩy nhanh tiến độ hội nhập với bạn bè thế giới là điều rất cần thiết trong bối cảnhhiện nay

Văn hóa đã và đang trở thành một nhân tố tác động và có sức ảnh hưởnglớn tới mọi khía cạnh của hoạt động kinh doanh: từ tổ chức quản lý hoạt độngkinh doanh, trong và ngoài doanh nghiệp cho đến phong thái, phong cách củangười lãnh đạo và cách ứng xử giữa các thành viên trong doanh nghiệp Xâydựng và phát triển văn hóa doanh nghiệp của nước ta hiện nay có tác dụng rấtquan trọng trong việc nâng cao hiệu quả và sức cạnh tranh của doanh nghiệp theoyêu cầu phát triển kinh tế đất nước và hội nhập kinh tế quốc tế

Một doanh nghiệp có nền văn hóa mạnh và tốt sẽ là một điều kiện thuận lợi

để có thể thu hút và giữ chân được những nhân tài, củng cố được lòng chungthành của nhân viên đối với doanh nghiệp Văn hóa doanh nghiệp góp phần làmtăng sức cạnh tranh của doanh nghiêp, trên cơ sở tạo ra bầu không khí và tácphong làm việc tích cực, khích lệ tinh thần sáng tạo, củng cố lòng trung thànhgắn bó của các thành viên, nâng cao tinh thần trách nhiệm Tất cả những yếu tố

đó góp phần tạo năng suất lao động và đảm bảo chất lượng sản phẩm dịch vụ, từ

đó củng cố khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp

Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT tiền thân là Công

ty Cổ phần Đầu tư Phát triển Công nghệ Lưu trữ, là một công ty còn trẻ với tuổiđời tám năm, hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ lưu trữ, số hóa tài liệu Với sự cốgắng không ngừng, Công ty đã thực sự lớn mạnh và vươn lên trở thành một trongnhững Công ty hàng đầu trong lĩnh vực dịch vụ Lưu trữ - Số hóa tài liệu, vớihàng loạt các dự án đã và đang thực hiện cho các Cơ quan, ban, ngành trên toànquốc Từ những thành tích đó công ty đã tạo dựng được tên tuổi trong lĩnh vựcdịch vụ Lưu trữ - Số hóa tài liệu nói riêng và trong nền kinh tế Việt Nam nói

5

chung Tuy nhiên, vấn đề văn hóa doanh nghiệp tại công ty vẫn chưa được chútrọng đúng mức, điều đó làm ảnh hưởng tới sự phát triển bền vững của công ty.

Là một nhân viên văn phòng làm việc tại Công ty Cổ phần Công nghệ Lưutrữ - Số hóa tài liệu HT tác giả nhận thấy cần phải có những cách nhìn nhận đúngđắn về tầm quan trọng của văn hóa doanh nghiệp từ đó đánh giá thực trạng vănhóa tại tổ chức mình và đưa ra những giải pháp nhằm nâng cao nhận thức và pháthuy tích cực văn hóa doanh nghiệp tại công ty mình để góp phần xây dựng vàphát triển Công ty ngày càng vững mạnh, văn minh hiện đại và vươn xa hơn nữa.Xuất phát từ những điều đó, tác giả lựa chọn đề tài: “Văn hóa doanh nghiệp tạiCông ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT”

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Đã có khá nhiều các bài viết, các tạp chí, các bài luận văn, tiểu luận haynhững cuốn giáo trình viết về vấn đề văn hóa doanh nghiệp hay văn hóa công ty.Trong đó tác giả đã tìm đọc các tác phẩm:

Tác giả Syed Munir Ahmed Shah (2012), Tác động văn hóa tổ chức đến sự

hài lòng trong công việc của nhân viên và đến sự cam kết gắn bó với tổ chức

nghiên cứu được thực hiện tại các giảng viên trường đại học tư của các trườngPakistan Với kết luận là văn hóa tổ chức có tác động tích cực đến sự cam kết gắn

bó với tổ chức và tác động đến sự hài lòng trong côngviệc

Zahariah Mohd Zain (2009), Ảnh hưởng của văn hóa doanh nghiệp đến

cam kết gắn bó với tổ chức Kết luận rằng các công ty phải tạo môi trường làm

việc cho nhân viên với các yếu tố văn hóa được thúc đẩy sự cam kết gắn bó củanhân viên với tổ chức qua các khía cạnh: làm việc nhóm, giao tiếp tổ chức, khenthưởng và thừa nhận, đào tạo Được thực hiện 190 công ty ở Malaysia

Tác giả Đỗ Thụy Lan Hương (2008), Ảnh hưởng của văn hóa công ty đến

sự cam kết gắn bó với tổ chức của nhân viên làm việc trong các doanh nghiệp ở thành phố Hồ Chí Minh Với luận văn thạc sĩ thuộc trường Đại học Kinh Tế thành phố Hồ Chí Minh Dựa trên mô hình nghiên cứu của Recardo và Jolly

(1997) với tám khía cạnh văn hóa doanh nghiệp bao gồm: giao tiếp tổ chức, đàotạo và phát triển, phần thưởng và sự công nhận, hiệu quả việc ra quyết định, chấp

6

nhận rủi ro bởi sáng tạo và cải tiến, định hướng kế hoạch tương lai, làm việcnhóm và sự công bằng trong chính sách quản trị Với kết luận rằng năm khía cạnhvăn hóa doanh nghiệp có ý nghĩa trong nghiên cứu, thực sự tác động tích cực đến

sự cam kết gắn bó với tổ chức là: chấp nhận rủi ro bởi sáng tạo và cải tiến, đàotạo và phát triển, Sự công bằng và nhất quán trong chính sách quản trị, địnhhướng kế hoạch tương lai, cuối cùng là giao tiếp tổ chức

Ngoài ra còn một số cuốn sách như: Cẩm nang văn hóa ứng xử và giao

tiếp công sở của tác giả Vũ Bá Đức; Bài giảng Văn hóa đạo đức quảnlý của tác

giả Ths Vũ Thị Cẩm Thanh; giáo trình “Văn hóa doanh nghiệp” của PGS.TS

Đỗ Thị Phi Hoài; giáo trình “Văn hóa kinh doanh” của PGS.TS Dương Thị Liễu;

giáo trình “Đạo đức kinh doanh và văn hóa công ty” của PGS.TS Nguyễn Mạnh

Quân Những tài liệu này chủ yếu tập chung nghiên cứu tổng quan về văn hóa;văn hóa doanh nghiệp; đạo đức kinh doanh; văn hóa doanh nhân hay văn hóatrong các hoạt động kinh doanh, tại đây các tác giả làm rõ những vấn đề lý luận

về các khái niệm văn hóa doanh nghiệp; sự hình thành văn hóa doanh nghiệp; sựthay đổi văn hóa doanh nghiệp; các dạng văn hóa doanh nghiệp, các biểu hiện cụthể của văn hóa doanh nghiệp; và sự tác động của văn hóa doanh nghiệp Tuynhiên, chưa có công trình nào đề cập đến và đi sâu vào nghiên cứu về văn hóadoanh nghiệp tại Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT

Đây là những tài liệu hết sức quý giá có thể tham khảo và kế thừa khi

nghiên cứu đề tài “Văn hóa doanh nghiệp tại Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu

trữ - Số hóa tài liệu HT”.

3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

- Hệ thống lý luận về văn hóa doanh nghiệp

- Khảo sát thực trạng văn hóa doanh nghiệp tại Công ty Cổ phần Côngnghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT

- Đề xuất giải pháp nhằm xây dựng và hoàn thiện văn hóa doanh nghiệp tạiCông ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: Văn hóa doanh nghiệp tại Công ty Cổ phần Công

7

nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT.

- Phạm vi nghiên cứu: Khảo sát kết quả từ năm 2012 - 2017

5 Phương pháp nghiên cứu

Đề tài sử dụng các phương pháp nghiên cứu:

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu;

- Phương pháp phân tích, tổng hợp tài liệu;

- Phương pháp so sánh

6 Cấu trúc của đề tài

Ngoài Mở đầu, Kết luận, Tài liệu tham khảo (và phụ lục), hình ảnh minhhọa đề tài có cấu trúc gồm:

Chương 1 Cơ sở lý luận về văn hóa doanh nghiệp và khái quát về tổ chức

và hoạt động của Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT

Chương 2 Thực trạng văn hóa doanh nghiệp tại Công ty Cổ phần Côngnghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT

Chương 3 Một số giải pháp xây dựng và hoàn thiện văn hóa doanh HT

8

Chương 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN HÓA DOANH NGHIỆP VÀ KHÁI QUÁT VỀ

TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ

LƯU TRỮ - SỐ HÓA TÀI LIỆU HT 1.1 Cơ sở lý luận về văn hóa doanh nghiệp

1.1.1 Các khái niệm

1.1.1.1 Khái niệm văn hóa

Văn hóa được đề cập đến trong nhiều lĩnh vực nghiên cứu như: dân tộchọc, dân gian học, văn hóa học, xã hội học, kinh tế học, và trong mỗi lĩnh vựcnghiên cứu đó định nghĩa về văn hóa cũng khác nhau.Từ văn hóa có rất nhiềunghĩa, trong tiếng Việt văn hóa được dùng theo nghĩa thông dụng để chỉ học thức,lối sống; theo nghĩa chuyên biệt để chỉ trình độ phát triển của một giai đoạn;trong khi theo nghĩa rộng thì văn hóa bao gồm tất cả, từ những sản phẩm tinh vi,hiện đại, cho đến tín ngưỡng, phong tục, lối sống Do vậy, các nhà nghiên cứu

có những cách tiếp cận khác nhau nên dẫn đến nhiều quan niệm khác nhau vềkhái niệm văn hóa

Theo Đại từ điển tiếng Việt của Trung tâm Ngôn ngữ và Văn hóa Việt Nam

do Nguyễn Như Ý chủ biên, NXB Văn hóa -Thông tin, xuất bản năm 1998, thì:

“Văn hóa là những giá trị vật chất, tinh thần do con người sáng tạo ra trong lịchsử”.[13, tr.15]

Vào năm 1943, Chủ tịch Hồ Chí Minh đã đưa ra định nghĩa: “Vì lẽ sinhtồn cũng như mục đích sống, loài người mới sáng tạo và phát minh ra ngôn ngữ,chữ viết, đạo đức, pháp luật, khoa học, tôn giáo, văn học, nghệ thuật, những công

cụ cho sinh hoạt hàng ngày về ăn, mặc, ở và các phương tiện, phương thức sửdụng Toàn bộ những sáng tạo và phát minh đó tức là văn hóa”

Theo PGS.TS Trần Ngọc Thêm “Văn hóa là một hệ thống hữu cơ nhữnggiá trị vật chất và tinh thần do con người sáng tạo và tích lũy qua quá trình hoạtđộng thực tiễn, trong sự tương tác giữa con người với môi trường tự nhiên và xãhội của mình”.[12, tr.25]

Với những ý nghĩa đó, văn hóa có mặt ở mọi nơi, ở mọi hoạt động sản xuất

vật chất, tinh thần của con người Có thể khái quát về định nghĩa văn hóa,theonhóm tác giả trong cuốn giáo trình “Văn hóa doanh nghiệp” của NXB Tài chínhnhư sau: “Văn hóa là toàn bộ những giá trị vật chất và tinh thần mà loài người tạo

ra trong quá trình lịch sử”

1.1.1.2 Khái niệm doanh nghiệp

Hiện nay trên phương diện lý thuyết có khá nhiều định nghĩa thế nào làmột doanh nghiệp, mỗi định nghĩa đều mang trong nó một nội dung và giá trịnhất định Điều ấy cũng là đương nhiên vì rằng mỗi tác giả đứng trên nhiều quanđiểm khác nhau khi tiếp cận doanh nghiệp

Theo quan điểm pháp luật: Doanh nghiệp là tổ chức có tên riêng, có tàisản, có trụ sở giao dịch, được đăng kí thành lập theo quy định của pháp luật nhằmmục đích kinh doanh.[10, tr.2]

Theo quan điểm chức năng của tác giả M.Francois Peroux: doanh nghiệp

là một đơn vị tổ chức sản xuất mà tại đó người ta kết hợp các yếu tố sản xuấtkhác nhau do các nhân viên của công ty thực hiện nhằm bán ra trên thị trườngnhững sản phẩm hàng hóa hay dịch vụ để nhận được khoản tiền chênh lệch giữagiá bán sản phẩm với giá thành của sản phẩm ấy

Theo quan điểm phát triển của tác giả D.Larua A Caillat: doanh nghiệp làmột cộng đồng người sản xuất ra những của cải Nó sinh ra, phát triển, có nhữngthất bại, có những thành công, có lúc vượt qua những thời kỳ nguy kịch và ngượclại có lúc phải ngừng sản xuất, đôi khi tiêu vong do gặp phải những khó khănkhông vượt qua được

Theo quan điểm hệ thống: doanh nghiệp được các tác giả nói trên xemrằng “doanh nghiệp bao gồm một tập hợp các bộ phận được tổ chức, có tác độngqua lại và theo đuổi cùng một mục tiêu Các bộ phận tập hợp trong doanh nghiệpbao gồm 4 phân hệ sau: sản xuất, thương mại, tổ chức, nhân sự”

Ngoài ra có thể liệt kê hàng loạt những định nghĩa khác nhau nữa khi xemxét doanh nghiệp dưới những góc nhìn khác nhau Song giữa các định nghĩa vềdoanh nghiệp đều có những điểm chung nhất, nếu tổng hợp chúng lại với mộttầm nhìn bao quát trên phương diện tổ chức quản lý và xuyên suốt từ khâu hình

thành tổ chức, phát triển đến các mối quan hệ với môi trường, các chức năng vànội dung hoạt động của doanh nghiệp cho thấy đã là một doanh nghiệp nhất thiếtphải được cấu thành bởi các yếu tố sau đây:

Yếu tố tổ chức: một tập hợp các bộ phận chuyên môn hóa nhằm thực hiệncác chức năng quản lý như các bộ phận sản xuất, bộ phận thương mại, bộ phậnhành chính

Yếu tố sản xuất: các nguồn lực lao động, vốn, vật tư, thông tin

Yếu tố trao đổi: những dịch vụ thương mại - mua các yếu tố đầu vào, bánsản phẩm sao cho có lợi ở đầu ra

Yếu tố phân phối: thanh toán cho các yếu tố sản xuất, làm nghĩa vụ nhànước, trích lập quỹ và tính cho mọi hoạt động tương lai của doanh nghiệp bằngkhoản lợi nhuận thu được

Từ những cách nhìn nhận đó có thể đưa ra định nghĩa về doanh nghiệp nhưsau: “doanh nghiệp là đơn vị kinh tế có tư cách pháp nhân, quy tụ các phươngtiện tài chính, vật chất và con người nhằm thực hiện các hoạt động sản xuất, cungứng, tiêu thụ sản phẩm hoặc dịch vụ, trên cơ sở tối đa hóa lợi ích của người tiêudung, thông qua đó tối đa hóa lợi ích của chủ sở hữu, đồng thời kết hợp một cáchhợp lý các mục tiêu của xã hội

1.1.1.3 Khái niệm văn hóa doanh nghiệp

Văn hóa là thứ tồn tại song song cùng với sự phát triển của loài người,chính loài người với sự sống của mình đã tạo nên văn hóa, nhưng rồi chính vănhóa đã có những sự tác động rất lớn đến quá trình tồn tại và phát triển của loàingười Văn hóa nói chung có sự tác động và ảnh hưởng đến cuộc sống và sự pháttriển của con người, chính vì vậy mọi lĩnh vực và khía cạnh trong đời sống củacon người cũng có những nét văn hóa đặc thù, ví dụ trong mỗi một cơ quan, tổchức, doanh nghiệp đều có sự tồn tại của văn hóa, văn hóa hình thành trong hoạtđộng của mỗi doanh nghiệp được gọi là “văn hóa doanh nghiệp”

Trong một xã hội rộng lớn, thì mỗi doanh nghiệp cũng được coi là một xãhội thu nhỏ Xã hội mà chúng ta đang sống có nền văn hóa riêng được hình thành

và chi phối mọi hoạt động, chính vì thế trong xã hội thu nhỏ (các doanh nghiệp)

nền văn hóa này cũng chi phối và nó tạo nên những nét văn hóa đặc thù chodoanh nghiệp Edgar Schein - một nhà quản trị học nổi tiếng người Mỹ đã từngnói rằng: “Văn hóa doanh nghiệp gắn với văn hóa xã hội, là một bước tiến củavăn hóa xã hội, là tầng sâu của văn hóa xã hội Văn hóa doanh nghiệp đòi hỏi vừachú ý tới năng suất và hiệu quả sản xuất, vừa chú ý tới quan hệ chủ thợ, quan hệgiữa người với người Nói rộng ra, nếu toàn bộ nền sản xuất đều được xây dựngtrên một nền văn hóa doanh nghiệp có trình độ cao, nền sản xuất sẽ vừa mangbản sắc dân tộc, vừa thích ứng với thời đại hiện nay”.

Qua tìm hiểu sự thành công của các công ty Nhật Bản vào đầu những năm

70, các công ty Mỹ đã đưa ra kết luận qua các cụm từ được nhắc đến vào khoảngthời gian này đó là “Corporate culture/ organizational culture” (văn hóa doanhnghiệp, còn gọi là văn hóa xí nghiệp, văn hóa công ty), những cụm từ này dùng

để chỉ một trong những tác nhân chủ yếu dẫn đến sự thành công của các công tyNhật Bản trên khắp thế giới Do đó chỉ một thời gian sau, người ta bắt đầu đi sâunghiên cứ tìm hiểu những nhân tố cấu thành cũng như những tác động to lớn củavăn hóa đối với sự phát triển của một doanh nghiệp

Đã có rất nhiều khái niệm, định nghĩa khác nhau về văn hóa doanh nghiệpđược đưa ra nhưng cho đến nay vẫn chưa có một định nghĩa nào được chính thứccông nhận:

Ông Georges de Saite Marie, chuyên gia người Pháp về doanh nghiệp nhỏ

và vừa, đã đưa ra định nghĩa như sau: “Văn hóa doanh nghiệp là tổng hợp các giátrị, các biểu tượng, huyền thoại, nghi thức, các điều cấm kỵ, các quan điểm triếthọc, đạo đức tạo thành nền móng sâu xa của doanh nghiệp”.[3, tr.17]

Một định nghĩa khác của tổ chức lao động quốc tế (International LabourOrganization - ILO): “Văn hóa doanh nghiệp là sự trộn lẫn đặc biệt các giá trị,các tiêu chuẩn, thói quen và truyền thống, những thái độ ứng xử và lễ nghi màtoàn bộ chúng là duy nhất đối với một tổ chức đã biết”.[3, tr.17]

Tuy nhiên, định nghĩa phổ biến và được chấp nhận rộng rãi nhất là địnhnghĩa của chuyên gia nghiên cứu các tổ chức Edgar Schien: “Văn hóa công ty làtổng hợp những quan niệm chung mà các thành viên trong công ty học được

trong quá trình giải quyết các vấn đề nội bộ và xử lý các vấn đề với môi trườngxung quanh”.[3, tr.17]

Có thể thấy rằng các khái niệm trên đều đã đề cập đến những nhân tố vềtinh thần của văn hóa doanh nghiệp: quan niệm, các giá trị, huyền thoại, nghithức của doanh nghiệp mà chưa đề cập đến những nhân tố về vật chất - nhân tốquan trọng của văn hóa doanh nghiệp

Do đó, trên cơ sở kế thừa những nghiên cứu của các học giả và hệ thốngnghiên cứu logic về văn hóa và văn hóa kinh doanh, văn hóa doanh nghiệp đượcnhóm biên soạn giáo trình “Văn hóa kinh doanh” - NXB Đại học Kinh tế Quốcdân định nghĩa như sau: “Văn hóa doanh nghiệp là một hệ thống các giá trị, cácchuẩn mực, các quan niệm và hành vi của doanh nghiệp, chi phối hoạt động củamọi thành viên trong doanh nghiệp và tạo nên bản sắc kinh doanh riêng củadoanh nghiệp.[4, tr.234]

1.1.2 Các cấp độ văn hóa doanh nghiệp

ì.1.2.1 Cấp độ thứ nhất (biểu trưng trực quan - hữu hình): Những quá trình và cấu trúc hữu hình của doanh nghiệp

Đó là những biểu trưng trực quan giúp con người dễ dàng nhìn thấy, nghethấy, sờ thấy các giá trị và triết lý cần được tôn trọng, cấp độ này ta dễ dàng quansát được ngay từ lần gặp đầu tiên đối với doanh nghiệp, bao gồm: Kiến trúc, cáchbài trí, công nghệ, sản phẩm; cơ cấu tổ chức các phòng ban của doanh nghiệp;các văn bản quy định nguyên tắc hoạt động của doanh nghiệp; lễ nghi và lễ hộihàng năm; các biểu tượng, logo, slogan, khẩu hiệu, tài liệu quảng cáo của doanhnghiệp; ngôn ngữ, cách ăn mặc, cách biểu hiện cảm xúc; những huyền thoại, câuchuyện về doanh nghiệp; hình thức mẫu mã sản phẩm; thái độ cung cách ứng xửcủa các thành viên

Đây là cấp độ văn hóa dễ nhận biết nhất, dễ cảm nhận nhất ta có thể nhậnthấy ngay trong lần tiếp xúc đầu tiên thông qua các yếu tố vật chất như kiến trúc,cách bài trí, đồng phục, của doanh nghiệp Cấp độ văn hóa chịu ảnh hưởng nhiềubởi tính chất công việc ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp và quan điểmcủa lãnh đạo Cấp độ văn hóa này dễ thay đổi và thể hiện không đầy đủ và sâu

sắc văn hóa doanh nghiệp, có quan điểm cho rằng cấp độ này chỉ phản ánhkhoảng 13% đến 20% giá trị văn hóa của doanh nghiệp.

1.1.2.2 Cấp độ thứ hai (biểu trưng phi trực quan - vô hình): Những giá trị được tuyên bố và những quan niệm chung

Những giá trị được tuyên bố bao gồm các chiến lược kinh doanh, mục tiêu,triết lý của doanh nghiệp Doanh nghiệp nào cũng có những quy định, nguyêntắc, triết lý, mục tiêu và chiến lược hoạt động của riêng mình; nhưng chúng đượcthể hiện với nội dung, phạm vi mức độ khác nhau giữa các doanh nghiệp Đó làkim chỉ nam cho hoạt động của toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp và đượcdoanh nghiệp công bố rộng rãi ra công chúng để mọi thành viên cùng thực hiện,chia sẻ và xây dựng Đây chính là những giá trị được công bố, một bộ phận củanền văn hóa doanh nghiệp Những giá trị được công bố cũng có tính hữu hình vìngười ta có thể nhận biết và diễn đạt chúng một cách rõ ràng, chính xác Chúngthực hiện chức năng hướng dẫn cho các nhân viên trong doanh nghiệp cách thứcđối phó với các tình huống cơ bản và rèn luyện cách ứng xử cho các nhân viênmới trong môi trường cạnh tranh

Những quan niệm chung (những niềm tin, nhận thức, suy nghĩ và tình cảm

có tính vô thức, mặc nhiên được công nhận trong doanh nghiệp) Trong bất kỳcấp độ văn hóa nào, văn hóa dân tộc, văn hóa kinh doanh, văn hóa doanhnghiệp cũng đều có các quan niệm chung, được hình thành và tồn tại trong mộtthời gian dài, chúng ăn sâu vào tâm lý của hầu hết các thành viên trong nền vănhóa đó và trở thành điều mặc nhiên được công nhận Để hình thành được cácquan niệm chung, một cộng đồng văn hóa (ở bất kỳ cấp độ nào) phải trải qua quátrình hoạt động lâu dài, va chạm và xử lý nhiều tình huống thực tiễn Chính vìvậy, một khi đã hình thành, các quan niệm chung sẽ rất khó bị thay đổi Khi mộtdoanh nghiệp đã hình thành cho mình được quan niệm chung, tức là thành viêntrog doanh nghiệp cùng nhau chia sẻ và hành động theo quan niệm chung đó, họrất khó chấp nhận những hành vi đi ngược lại với quan niệm chung

1.1.3 Những biểu hiện văn hóa trong hoạt động doanh nghiệp

1.1.3.1 Văn hóa ứng xử trong nội bộ doanh nghiệp

Văn hóa ứng xử có vai trò quan trọng trong việc giúp cho doanh nghiệp dễdàng thành công hơn, làm đẹp thêm hình tượng của công ty; văn hóa ứng xử giúpcủng cố, phát triển địa vị của mỗi cá nhân trong nội bộ doanh nghiệp và tạo điềukiện phát huy dân chủ cho mọi thành viên.

Văn hóa ứng xử được biểu hiện thông qua văn hóa ứng xử của cấp trên đốivới cấp dưới; của cấp dưới đối với cấp trên; giữa các đồng nghiệp với nhau vàvăn hóa ứng xử với công việc

Biểu hiện văn hóa ứng xử của cấp trên đối với cấp dưới được thể hiệnthông qua việc xây dựng cơ chế tuyển chọn, bổ nhiệm công khai, bình đẳng, cạnhtranh, dùng người đúng chỗ; chế độ thưởng phạt công minh; thu phục được nhânviên dưới quyền; nghệ thuật khen; quan tâm đến thông tin phản hồi từ phía nhânviên; quan tâm đến cuộc sống của nhân viên; xử lý những tình huống căng thẳng.Biểu hiện văn hóa ứng xử của cấp dưới đối với cấp trên được thể hiện thông quaviệc biết cách thể hiện vai trò của mình đối với cấp trên; tôn trọng và cư xử đúngmực với cấp trên; làm tốt công việc; nhiệt tình; biết chia sẻ, tán dương Biểu hiệnvăn hóa ứng xử giữa các đồng nghiệp được thể hiện thông qua việc xây dựng thái

độ cởi mở; giúp đỡ lẫn nhau; xây dựng tình bạn, tình đồng nghiệp Biểu hiện vănhóa ứng xử với công việc được thể hiện thông qua cách ăn mặc; tôn trọng lĩnhvực của người khác; mở rộng kiến thức; tôn trọng giờ giấc làm việc; thực hiệncông việc đúng tiến độ; lắng nghe; làm việc siêng năng

Văn hóa ứng xử là yếu tố có ảnh hưởng rất lớn đến tinh thần, thái độ vàcách thức làm việc của các thành viên trong doanh nghiệp Khi xây dựng đượcnền văn hóa ứng xử tốt tức là người lãnh đạo và các nhân viên trong doanhnghiệp đã thành công lớn trong việc xây dựng nền tảng văn hóa doanh nghiệp vàđiều đó sẽ có tác dụng xây dựng thái độ an tâm công tác của các nhân viên trongdoanh nghiệp Một doanh nghiệp có nền văn hóa ứng xử tốt sẽ tạo cảm giác thoảimái và hăng say làm việc giữa các thành viên, tạo cảm giác tốt về một môi trườnglàm việc thì khi đó họ sẽ có cảm giác an tâm công tác và cống hiến cho doanhnghiệp Từ đó văn hóa ứng xử mang lại hiệu quả cao trong công việc, tạo hứngkhởi làm việc trong toàn doanh nghiệp, xây dựng củng cố tinh thần hợp tác và

xây dựng cho văn hóa doanh nghiệp có bản sắc riêng.

1.1.3.2 Văn hóa trong xây dựng và phát triển thương hiệu của doanh nghiệp

Văn hóa - nguồn lực nội tại của thương hiệu Sức sống của thương hiệuđược trang bị bằng chiều sâu văn hóa bên trong nó Văn hóa ngày càng trở thànhmột đòi hỏi mang tính xúc tác chính cho sự phát triển của thương hiệu Thươnghiệu không chỉ là tên gọi hoặc dấu hiệu nào đó, mà thương hiệu thể hiện được ýnghĩa, những lợi ích, sự mong đợi của khách hàng qua các giá trị, tính văn hóa,

sự quyến rũ, đạo đức, phong cách, tính cách, nét đặc trưng tiêu biểu của doanhnghiệp, của đất nước; sự tin tưởng, khát vọng, truyền thống khi sử dụng sản phẩm

đó Đôi khi với khách hàng, chuyện nhớ đến một thương hiệu không nằm ở chỗ

họ nắm quy mô tổ chức và phương tiện kỹ thuật cũng như sản lượng, doanh thucủa công ty, điều chinh phục họ lại là sức thu hút mang tính rung cảm của mộtkiểu logic qua một cách tiếp cận gần gũi phù hợp với tập quán đời sống và tácđộng đến cảm tình bằng những mẫu quảng cáo hay câu slogan đầy tính nghệthuật Như vậy, một thương hiệu mạnh không chỉ hàm chứa trong nó chất sángtạo mà còn mang sức mạnh văn hóa

1.1.3.3 Văn hóa trong hoạt động marketing của doanh nghiệp

Lựa chọn thị trường mục tiêu có ý nghĩa rất quan trọng đối với sự hoạtđộng của chủ thể, bởi vì sau khi lựa chọn thị trường mục tiêu, các chủ thể sẽ nỗlực tập trung marketing vào đó nhằm đạt được mục tiêu kinh doanh của mình.Với hai công việc là đánh giá sức hấp dẫn và lựa chọn những đoạn thị trường sẽphục vụ, nếu không tuân theo sứ mệnh kinh doanh đã định thì toàn bộ những hoạtđộng tiếp theo của họ sẽ chệch hướng Khi đánh giá các đoạn thị trường, người tathường dựa vào ba tiêu chuẩn cơ bản là quy mô tăng trưởng; sức hấp dẫn của cơcấu thị trường; mục tiêu và khả năng của chủ thể Trong đó quy mô tăng trưởng

và sức hấp dẫn của cơ cấu thị trường là những tiêu chuẩn có tính tương đối Khitiến hành vận dụng các kiến thức của marketing cho việc lựa chọn thị trường mụctiêu, các nhà quản trị marketing luôn luôn phải đối chiếu với sứ mệnh và các quytắc kinh doanh đã lựa chọn, để cho mọi hoạt động của mình không bị chệch

hướng khỏi quỹ đạo kinh doanh chung.

Định vị thị trường là việc thiết kế sản phẩm và hình ảnh nhằm chiếm đượcmột vị trí đặc biệt và có giá trị trong tâm trí khách hàng Để đạt được mục tiêu,định vị thị trường đòi hỏi nhà quản trị marketing phải khuyếch trương nhữngđiểm khác biệt của mình với khách hàng mục tiêu Do đó, định vị thị trườngchính là một cách thức để quảng bá văn hóa kinh doanh tới khách hàng Trongquá trình hoạt động, chủ thể kinh doanh có thể sử dụng nhiều biện pháp để tạohình ảnh riêng trong tâm trí khách hàng như: tạo ra một hình ảnh cụ thể cho sảnphẩm, nhãn hiệu; lựa chọn vị thế của sản phẩm, của chủ thể trên thị trường; tạođược sự khác biệt cho sản phẩm và nhãn hiệu; lựa chọn và khuyếch trương nhữngđiểm khác biệt có ý nghĩa bao gồm văn hóa trong các quyết định về sản phẩm;văn hóa trong các hoạt động truyền thông marketing

1.1.3.4 Văn hóa ứng xử trong đàm phán, giao dịch, thương lượng của doanh nghiệp

Theo từ điển Tiếng Việt: các tác giả Huỳnh Tịnh Của, Đào Duy Anh viết:

“Thương lượng là đôi bên hay nhiều bên bàn đắn đo, ước lượng tính cho cânphân, đồng đều”.Theo tác giả I Nierenberg - tác giả của cuốn “Nghệ thuật đàmphán” cho rằng: “Thương lượng không phải là một ván cờ, không nên yêu cầumột thắng, một thua, cũng không phải là một trận chiến phải tiêu diệt hay đặt đốiphương vào thế chết mà thương lượng vẫn là một cuộc hợp tác đôi bên cùng cólợi” và “Bất cứ khi nào người ta trao đổi ý kiến nhằm thay đổi mối quan hệ, khicon người bàn bạc để đi đến thống nhất, họ đều phải đàm phán với nhau”

Biểu hiện của văn hóa ứng xử trong đàm phán và trong thương lượng là:Hành vi phi ngôn ngữ: ngôn ngữ trong đàm phán; tạo sự tin tưởng trong đàmphán, kỹ năng đặt câu hỏi trong đàm phán và thương lượng; kỹ năng trả lời trongđàm phán và thương lượng; kỹ năng nghe trong đàm phán và thương lượng; tácđộng của văn hóa ứng xử tới đàm phán và thương lượng

1.1.3.5 Văn hóa trong định hướng tới khách hàng

Với doanh nghiệp, một trong những vấn đề quan trọng của tiếp thị là nhậnthức về khách hàng để đáp ứng và xóa đi khoảng cách giữa nhu cầu thị trường và

cung ứng sản phẩm Nhiều doanh nghiệp thua lỗ và phá sản cũng vì thiếu nhữngnghiên cứu thị trường liên quan đến văn hóa cụ thể Ảnh hưởng trực tiếp của vănhóa tới quyết định mua hàng của khách hàng là tác động lên chính hành vi của

họ So với ảnh hưởng trực tiếp, ảnh hưởng gián tiếp của văn hóa mang tínhthường xuyên hơn với diện tác động rộng hơn Tác động của văn hóa đến ngườimua không chỉ tập trung ở nhu cầu mong muốn, thị hiếu của họ mà còn được thểhiện qua tiêu chuẩn giá trị và thái độ, qua phong tục tập quán, qua sự khác biệt vàgiao thoa văn hóa và qua văn hóa của người tiếp thị và bán hàng Tất cả nhữngđiều đó có ảnh hưởng đến các biện pháp marketing của doanh nghiệp

Vì vậy phải xây dựng văn hóa doanh nghiệp định hướng vào khách hàng,phát triển môi trường văn hóa đặt khách hàng lên trên hết, lắng nghe khách hàng;chăm sóc khách hàng, xây dựng lòng trung thành của khách hàng

1.1.4 Vai trò và các yếu tố ảnh hưởng đến văn hóa doanh nghiệp

1.1.4.1 Vai trò của văn hóa doanh nghiệp

Thứ nhất, văn hóa doanh nghiệp là công cụ triển khai chiến lược Bất kỳ

doanh nghiệp nào muốn phát triển cần phải xây dựng bản chiến lược hoạt độngtương lai, gây dựng định hướng kinh doanh cần thực hiện, chỉ rõ thị trường mụctiêu của doanh nghiệp gồm: lĩnh vực hoạt động chủ yếu, khách hàng mục tiêu vàđịnh hướng hoạt động sản xuất sản phẩm như sản xuất, chất lượng, giá cả, dịch

vụ Sau khi xây dựng chiến lược sản xuất kinh doanh phù hợp thì mục tiêu kếhoạch có đạt được hay không phụ thuộc vào hiệu quả triển khai thực hiện chiếnlược như thế nào

Thứ hai, văn hóa doanh nghiệp là cách tạo động lực cho người lao động và

sự đoàn kết cho doanh nghiệp.Trong quá trình tồn tại và phát triển, mỗi doanhnghiệp sẽ lựa chọn cho mình một trong số những chuẩn mực mà xã hội thừa nhận

và coi trọng làm giá trị và triết lý chủ đạo của mình Bên cạnh đó, doanh nghiệpđưa ra những cam kết của mọi thành viên trong việc tự nguyện phấn đấu vìnhững giá trị và kiên trì theo đuổi những triết lý đó Giá trị là yếu tố tạo nên hìnhảnh của doanh nghiệp trong xã hội Từ những giá trị và triết lý tốt đẹp các thànhviên trong doanh nghiệp xây dựng nên mà doanh nghiệp và các thành viên trong

doanh nghiệp được đánh giá cao, là cơ sở tạo nên thương hiệu, tên tuổi của doanhnghiệp Yếu tố căn bản của văn hóa doanh nghiệp là về con người, vì con người;chính những con người trong doanh nghiệp đã tạo nên văn hóa doanh nghiệp:người lãnh đạo đóng vai trò khởi xướng, thành viên tổ chức đóng vai trò hoànthành Con người đã hiện thực hóa những giá trị được tuyên bố, ngược lại, giá trịđược tuyên bố làm cho việc làm và sự nỗ lực của mỗi thành viên có ý nghĩa Giátrị là chất keo gắn kết con người lại với nhau, tạo nên động lực hành động chocon người, làm cho mỗi người tự nguyện cam kết hành động vì mục tiêu chung.Nhờ văn hóa doanh nghiệp mà nhà quản lý có thể triển khai chiến lược, kế hoạchcông việc nhanh chóng và dễ dàng hơn Công việc quản lý lúc này có thể đượcthực hiện chủ yếu là quản lý bằng văn bản hóa - nhấn mạnh vai trò tự quản củatừng cá nhân, khích lệ tinh thần tự giác, ý thức trách nhiệm của từng cá nhân,thành viên tổ chức, hướng tới việc khơi dậy nguồn sức mạnh tiềm ẩn ở mỗi thànhviên, tập hợp sức mạnh tập thể từ các cá nhân Quản lý bằng văn hóa doanhnghiệp là quản lý bằng ý thức tự quản lý.

1.1.4.2 Các yếu tố ảnh hưởng đến văn hóa doanh nghiệp

Quá trình hình thành và phát triển của văn hóa doanh nghiệp là một quátrình lâu dài và chịu sự tác động của nhiều nhân tố, trong đó bảy yếu tố có ảnhhưởng quyết định nhất là: Người lãnh đạo; lịch sử truyền thống của doanhnghiệp; ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp; hình thức sở hữu của doanhnghiệp; mối quan hệ giữa các thành viên của doanh nghiệp; văn hóa vùng miền;những giá trị văn hóa học hỏi được

1.2 Khái quát về tổ chức và hoạt động của Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT

1.2.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty

Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT (HT Digitized

Documents - Archives Technology Joint Stock Company) Tên viết tắt của công ty

là “HT Archives., JSC”

Trụ sở chính: Số nhà 56A, tổ 50, cụm 8, Phường Phú Thượng, Quận Tây

Hồ, Hà Nội

Văn phòng giao dịch: Phòng 403, nhà N07-B2, khu đô thị Dịch Vọng, CầuGiấy, Hà Nội.

Sau một thời gian hoạt động và phát triển với sự cố gắng không ngừng,Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT đã thực sự lớn mạnh vàvươn lên trở thành một trong những Công ty hàng đầu trong lĩnh vực dịch vụ Lưutrữ - Số hóa tài liệu, với hàng loạt các dự án đã và đang thực hiện cho các Cơquan, ban, ngành trên toàn quốc

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của công ty

Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT là công ty kinhdoanh chủ yếu trong lĩnh vực dịch vụ Lưu trữ - Số hóa và một số các lĩnh vựckhác với các ngành nghề sau: đại lý; cho thuê xe có động cơ chi tiết: cho thuê ôtô; kho bãi và lưu trữ hàng hóa; hoạt động thư viện và lưu trữ; dịch vụ liên quanđến in, chi tiết: Đóng sách thành quyển, tạp chí, sách quảng cáo, catalo bằngcách gấp, xếp, khâu, dán hồ, kiểm tra thứ tự (trang sách), khâu lược, dán bìa, tỉa,xén, in tem vàng lên sách; xếp chữ, sắp chữ, sắp chữ in, nhập dữ liệu trước khi inbao gồm quét và nhận biết chữ cái quang học, tô màu điện tử; các hoạt động đồhọa khác như khắc rập khuôn, rập khuôn tem, in nổi, in dùi lỗ, chạm nổi, quétdầu và dát mỏng, kiểm tra thứ tự và sắp xếp

Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT có nhiệm vụ: Tư

vấn và đào tạo bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ văn thư lưu trữ trong các cơ quan,doanh nghiệp; dịch vụ chỉnh lý khoa học, bảo quản và phục chế tài liệu lưu trữ;dịch vụ cung ứng và sản xuất trang thiết bị văn phòng trong công tác lưu trữ, bảoquản và phục chế tài liệu; in và các dịch vụ liên quan đến in các ấn phẩm; dịch vụthiết lập cơ sở dữ liệu, khai thác cơ sở dữ liệu, dịch vụ lưu trữ dữ liệu và xử lý dữliệu; cung ứng phần mềm quản lý lưu trữ tài liệu.

Đối với các ngành nghề kinh doanh có điều kiện, Công ty chỉ kinh doanh,khi có đủ điều kiện theo quy định của pháp luật

1.2.3 Cơ cấu tổ chức

Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT hội tụ đội ngũcác chuyên gia, cử nhân, kỹ sư với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực dịch vụhoạt động lưu trữ

Cơ cấu tổ chức của công ty được xây dựng trên tiêu chí gọn nhẹ, khôngcồng kềnh mà vẫn đảm bảo được đầy đủ các phòng ban chức năng Cụ thể cơ cấu

tổ chức công ty bao gồm: Hội đồng quản trị, Hội đồng cố vấn, TổngGiám đốc,Văn phòng đại diện Miền nam, xưởng sản xuất, 03 phòng ban chức năng Trong

đó số nhân sự bao gồm: Hội đồng quản trị 01 người; Hội đồng cố vấn 01 người;Tổng Giám đốc 01 người; Văn phòng đại diện Miền Nam gồm 03 người; xưởngsản xuất (phân xưởng hộp, phân xưởng in, phân xưởng cơ khí) 20 người; 03phòng ban chức năng (phòng Hành chính - Kế toán; phòng Kế hoạch - Kinhdoanh; phòng Lưu trữ - Số hóa bao gồm 02 đội chỉnh lý và 01 đội số hóa) 40

hỗ trợ công tác văn thư - lưu trữ, nhân sự, bảo hiểm, thi đua khen thưởng, tàichính, hậu cần, hỗ trợ các phòng ban và thực hiện các nhiệm vụ khác.

Nhiệm vụ và quyền hạn của phòng là thực hiện công việc của lễ tân, khánhtiết, nhân sự, văn thư - lưu trữ, quản lý hồ sơ hoàn công các dự án, hồ sơ thầu củacông ty Thực hiện công việc của thủy quỹ, kế toán nội bộ, kế toán thuế, hoạchtoán, báo cáo để đảm bảo và thực hiện các công việc khác liên quan đến lĩnh vựccủa mình

Phòng Hành chính - Kế toán được quyền tham gia đóng góp ý kiến và đềxuất giải pháp thực hiện các lĩnh vực hoạt động của phòng và công ty với TổngGiám đốc.Được tham gia việc bố trí, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật cán bộ nhânviên thuộc Phòng và đề xuất với Tổng Giám đốc chấm dứt hợp đồng trước thờihạn đối với nhân viên trực thuộc Phòng không hoàn thành nhiệm vụ được giao.Được quyền sử dụng các trang thiết bị, phương tiện của Công ty vào mục đíchphục vụ công việc Được quyền từ chối thực hiện những nhiệm vụ do lãnh đạogiao nhưng không phù hợp với quy định của pháp luật

* Phòng Kế hoạch - Kinh doanh

Gồm 01 Trưởng phòng, 03 nhân viên Trưởng phòng chịu trách nhiệmtrước Tổng Giám đốc và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Phòng, nhânviên chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng và trước pháp luật về nhiệm vụ đượcphân công phụ trách

Phòng Kế hoạch - Kinh doanh có chức năng tham mưu cho Tổng Giámđốc quản lý các lĩnh vực sau: Công tác xây dựng kế hoạch, chiến lược; công tácthống kê tổng hợp sản xuất; công tác điều động sản xuất kinh doanh; công tácquản lý hợp đồng kinh tế; công tác thanh quyết toán hợp đồng kinh tế; công tácđấu thầu; thực hiện các nhiệm vụ khác do Tổng Giám đốc chỉ đạo

Nhiệm vụ và quyền hạn của phòng là:

Trong công tác kế hoạch: xây dựng kế hoạch đầu tư và thực hiện lập các

dự án đầu tư; chủ trì lập kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty trong từngtháng, quý, năm và kế hoạch ngắn hạn, trung hạn, dài hạn theo yêu cầu của lãnhđạo Công ty; thống kê, tổng hợp tình hình thực hiện các công việc sản xuất kinh

doanh của Công ty và các công việc khác được phân công theo quy định; phântích đánh giá kết quả việc thực hiện kế hoạch tháng, quý, năm Trên cơ sở đó dựthảo báo cáo tổng kết kế hoạch quý, năm, rút ra những mặt mạnh, yếu, tìmnguyên nhân để phát huy những ưu điểm, khắc phục nhược điểm.

Trong công tác hợp đồng: chủ trì soạn thảo và quản lý các hợp đồng kinh

tế, phối hợp cùng các phòng nghiệp vụ kiểm tra theo dõi các công tác liên quanđến việc thực hiện các hợp đồng kinh tế; tham mưu về hợp đồng kinh tế đối vớicác dự án Phối hợp cùng các ban thực hiện công tác nghiệm thu, thanh toán,quyết toán

Trong công tác đấu thầu: chủ trì tham mưu và thực hiện việc tìm kiếm,tham gia đấu thầu các dự án nhằm tạo doanh thu và lợi nhuận cho công ty; phốihợp cùng các phòng ban thực hiện lập hồ sơ dự thầu và tham gia đấu thầu các dựán

Phòng Kế hoạch - Kinh doanh được quyền yêu cầu các đơn vị trong Công

ty phối hợp và quan hệ với các cơ quan có liên quan để thực hiện các chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định; tham gia góp ý kiến và đề xuất giải phápthực hiện các lĩnh vực hoạt động của Công ty; ký các văn bản hành chính vànghiệp vụ theo quy định của pháp luật và của Công ty để thực hiện các công việcđược phân công và theo sự ủy quyền của Tổng Giám đốc; được tham gia việc bốtrí, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật cán bộ nhân viên thuộc Phòng và đề xuất vớiTổng Giám đốc chấm dứt hợp đồng trước thời hạn đối với những nhân viên trựcthuộc Phòng không hoàn thành nhiệm vụ được giao; được phép cử cán bộ củaphòng tham gia các tổ chức do Tổng Giám đốc ký quyết định thành lập; đượcquyền sử dụng các trang thiết bị, phương tiện của Công ty vào mục đích phục vụcông tác để hoàn thành các nhiệm vụ nêu trên; được quyền từ chối thực hiệnnhững nhiệm vụ do lãnh đạo giao nhưng không phù hợp với quy định của phápluật và quy trình thực hiện công việc đó

* Phòng Lưu trữ - Số hóa

Gồm 01 chuyên gia Quản lý chất lượng, 01 Trưởng phòng; 01 Phó phòng,

02 nhân viên lưu trữ, và các đội chỉnh lý tài liệu Trưởng phòng chịu trách nhiệm

trước Tổng Giám đốc và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Phòng Phóphòng chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng và trước pháp luật về nhiệm vụ đượcphân công phụ trách.

Phòng Lưu trữ - Số hóa có chức năng tham mưu cho Tổng Giám đốc trongđiều hành, triển khai các dự án và tổ chức thực hiện các dự án chỉnh lý tài liệulưu trữ

Nhiệm vụ và quyền hạn của phòng là: xây dựng trình Tổng Giám đốc kếhoạch và chương trình của Phòng, đảm bảo đúng quy định, chất lượng và hiệuquả của công tác tham mưu; quản lý, thực hiện triển khai dự án theo “Quy trìnhquản lý dự án chỉnh lý tài liệu lưu trữ”; tư vấn lập dự toán nhân công chỉnh lý, vật

tư, văn phòng phẩm, lựa chọn hình thức triển khai dự án; báo cáo về tiến độ vàchất lượng các dự án cho Tổng Giám đốc; xây dựng mạng lưới các đội khoán; tưvấn tuyển dụng nhân sự; thực hiện các công việc khác theo chỉ đạo của TổngGiám đốc

Phòng Lưu trữ - Số hóa được quyền tham gia góp ý kiến và đề xuất giảipháp thực hiện các lĩnh vực hoạt động của Phòng với Tổng Giám đốc; được thamgia việc bố trí, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật cán bộ nhân viên thuộc Phòng và đềxuất với Tổng Giám đốc chấm dứt hợp đồng trước thời hạn đối với những nhânviên trực thuộc Phòng không hoàn thành nhiệm vụ được giao; được quyền sửdụng các trang thiết bị, phương tiện của Công ty vào mục đích phục vụ côngviệc; được quyền từ chối thực hiện những nhiệm vụ do lãnh đạo giao nhưngkhông phù hợp với quy định của pháp luật

hóa tài liệu HT, tác giả tập trung đi sâu vào làm rõ các cấp độ văn hóa doanhnghiệp, thông qua việc cụ thể hóa và làm rõ những biểu hiện văn hóa trong hoạtđộng doanh nghiệp.

Chương 2 THỰC TRẠNG VĂN HÓA DOANH NGHIỆP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ LƯU TRỮ - SỐ HÓA TÀI LIỆU HT 2.1 Văn hóa ứng xử trong nội bộ công ty

2.1.1 Ứng xử của cấp trên với cấp dưới

Văn hóa ứng xử của cấp trên đối với cấp dưới là một trong những yếu tố

có tác động rất lớn đến văn hóa của công ty

Tại Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT văn hóa ứng

xử của cấp trên đối với cấp dưới được thể hiện thông qua việc xây dựng cơ chếtuyển chọn, bổ nhiệm công khai, bình đẳng, cạnh tranh, dùng người đúng chỗ.Xây dựng cơ chế tuyển chọn là điều rất cần thiết để tìm ra người thích hợp vớicông việc; từ đó bổ nhiệm một cách công khai và bình đẳng; bố trí người đúngchỗ đúng việc là một hành động quan trọng trong việc phát huy được sở trường

và vai trò của họ trong công việc Nhận thức được điều này Ban lãnh đạo công tyluôn quan tâm chú trọng tới việc tuyển chọn, bổ nhiệm theo hình thức công khai,bình đẳng, cạnh tranh đúng với tính chất của các doanh nghiệp Do tính chất côngviệc của một doanh nghiệp luôn có những áp lực, có những cuộc chạy đua vềdoanh số và tài chính, không thể tránh khỏi việc các nhân viên cảm thấy stress và

có những sự lo lắng trong khi giải quyết các công việc, do đó có những ngườikhông thể tồn tại và phải bỏ cuộc thì khi đó Ban lãnh đạo công ty là những ngườichỉ đạo việc tuyển chọn và bổ nhiệm nhân sự Việc tuyển chọn và bổ nhiệm nhân

sự được thực hiện theo những bước cơ bản về tuyển dụng nhân sự Tuy nhiên cóthể thấy một thực tế là hiện nay Công ty HT đang làm việc theo mô hình công tygia đình, khi 2/3 số lượng chủ chốt các thành viên tại văn phòng công ty đều lànhững người quen, thân, hoặc có cùng quê quán với Ban lãnh đạo Công ty

Ngoài việc tuyển dụng những người phù hợp với các vị trí công việc, thìcách thức tuyển chọn của Ban lãnh đạo Công ty vẫn là ưu tiên những người quen,thân và có sự quen biết Điều này có những mặt lợi và bên cạnh đó cũng cónhững tiêu cực nhất định trong việc phát triển công ty Mặt lợi là những ngườiđược tuyển chọn là những người đã được Ban lãnh đạo hiểu rõ về năng lực cũng

như chuyên môn nên có thể phù hợp với vị trí công tác; tuy nhiên mặt tiêu cực lànhững người này hầu như không có áp lực và gánh nặng về công việc giống nhưnhững nhân viên khác được tuyển dụng từ bên ngoài vào Chính vì những điềunày dẫn đến một vấn đề đó là việc bổ nhiệm những người giữa chức vụ quantrọng thường là những người thân quen và tín nhiệm; tuy vậy trường hợp nhữngngười có khả năng và năng lực vẫn được Ban lãnh đạo công ty cất nhắc và trọngdụng Như vậy, yếu tố bình đẳng, cạnh tranh giữa những nhân viên trong công tyvẫn tồn tại, mặc dù có sự ưu ái cho những người thân quen, tuy nhiên với nhữngnhân viên có năng lực và làm tốt công việc Ban lãnh đạo công ty vẫn đưa ranhững chính sách đãi ngộ phù hợp như tăng lương, hoặc để họ giữ những vị tríphù hợp với năng lực của họ.

Từ năm 2012 đến 2017, với cơ chế tuyển chọn và bổ nhiệm như vậy công

ty đã tuyển chọn được nhiều nhân sự có khả năng và hiện đang giữ những chức

vụ quan trọng tại công ty, đó là các Ông (bà) trưởng các phòng ban: Phòng Hànhchính - Kế toán, phòng Kế hoạch - Kinh doanh; phòng Lưu trữ - Số hóa, nhữngngười này trong thời gian qua đã rất gắn bó và phát huy tối đa khả năng và tráchnhiệm của mình trong công việc, tạo nên những thành công lớn cho công ty; cụthể, từ năm 2012 -2017 hàng loạt các dự án về chỉnh lý tài liệu và cung cấp vật tưthiết bị lưu trữ đều tăng mạnh theo từng năm; cùng với đó là doanh số thu đượccủa công ty cũng có những thay đổi rất quan trọng và tích cực:

Năm 2012, doanh thu đạt 2,388,167,071

Năm 2013, doanh thu đạt 4,438,228,949

Năm 2014, doanh thu đạt 4,528,638,988

Năm 2015, doanh thu đạt 20,218,351,718

Năm 2016, doanh thu đạt 14,779,123,770

Từ năm 2012-2016, doanh thu trung bình đạt 9,270,480,099

Ban lãnh đạo công ty, và đặc biệt là Tổng Giám đốc công ty - Ông BùiQuang Huy luôn là người dùng người đúng chỗ, qua cách nhìn nhận về cách thứclàm việc của các nhân viên trong công ty, bằng khả năng và kinh nghiệm củamình trong kinh doanh, ông luôn biết cách nhìn nhận các vị trí công việc phù hợp

với từng thành viên trong công ty, từ đó hướng họ đến những vị trí có thể pháthuy được năng lực và khả năng của họ Việc sử dụng người đúng việc và đúngchỗ sẽ phát huy được khả năng của người đó, tạo cho người đó niềm say mêtrong công việc, đồng thời gây không khí phấn khích cho những người khác; tăng

uy tín và khả năng dùng người của lãnh đạo công ty Minh chứng cho điều này,vào năm 2014 nhìn thấy khả năng làm việc của anh Trần Đình Hậu - một nhânviên trong đội chỉnh lý, Ông Bùi Quang Huy đã mời nhân viên này về văn phònglàm việc của công ty, và trong một thời gian ngắn sau khi bước vào công việc,nhân viên này đã phát huy được khả năng của mình và vượt qua những người cókinh nghiệm và thâm niên khác giữ chức Trưởng phòng Lưu trữ - Số hóa, hiệnnay người này vẫn đang giữ chức vụ trưởng phòng, qua thời gian công tác tạicông ty đã tích lũy được nhiều kinh nghiệm và đang phát huy mạnh mẽ khả năngcủa mình khi quản lý tốt các dự án chỉnh lý tài liệu; một bằng chứng khác chothấy khả năng dùng người của Tổng Giám đốc, trong năm 2013 Ông Bùi QuangHuy tuyển một nhân viên trái chuyên ngành hoàn toàn với ngành Kinh doanh -anh Nguyễn Xuân Bách, tuy nhiên sau 6 tháng làm việc tại công ty, bằng sựthông minh, nhanh nhạy và khả năng của mình, người này đã khẳng định vị trícủa mình trong một lĩnh vực không thuộc chuyên ngành, và hiện nay anh đanggiữ chức vụ Trưởng phòng Kế hoạch - Kinh doanh

Văn hóa ứng xử của cấp trên với cấp dưới tại Công ty HT còn được thểhiện thông qua chế độ thưởng phạt công minh Trong công việc luôn luôn cóthưởng và có phạt, người lãnh đạo phải luôn rõ ràng trong hai vấn đề này, bằngnhững cách thức nhất định thì thưởng và phạt cũng cần có nghệ thuật để chongười bị phạt cảm thấy đó là điều rõ ràng và minh bạch để họ không cảm thấy bấtmãn; ngược lại cần phải thưởng cho những trường hợp làm việc thật sự tốt và cầnđược khích lệ động viên Những điều này đã được Ban lãnh đạo Công ty thựchiện rất có hiệu quả Làm việc trong một môi trường doanh nghiệp trẻ, đang trên

đà phát triển và lớn mạnh, mặc dù hiện nay kinh tế của công ty còn hạn chế, thếnhưng Ban lãnh đạo công ty luôn ý thức được vai trò và ý nghĩa của việc thưởngphạt công minh Dự án “chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ công trình đường ô tô

cao tốc Hà Nội - Hải phòng” là dự án tương đối lớn, dự án này gặp rất nhiều khókhăn trong quá trình hoàn thiện, có thể nói dự án này gần như không có cách giảiquyết để kết thúc, tuy nhiên chị Lương Thị Chiên - phó phòng Lưu trữ - Số hóa

đã làm được điều mà các cấp lãnh đạo nghĩ khó có thể làm được, sau khi giảiquyết được vấn đề khúc mắc, chị được lãnh đạo thưởng nóng với số tiền tươngứng với mức lương tháng của chị Điều này khiến không những chị mà còn tất cảcác nhân viên trong công ty cảm thấy tin tưởng vào kết quả của sự cố gắng, sự cốgắng sẽ luôn luôn có sự đền bù xứng đáng Hình thức thưởng nóng và bất ngờluôn được Ban lãnh đạo lựa chọn, trước những cố gắng của nhân viên, mặc dù giátrị phần thưởng không quá lớn tuy nhiên như vậy cũng đủ làm những nhân viên

đó bất ngờ và thêm động lực cố gắng trong công việc Những lời nói động viêntrong công việc luôn được Ban lãnh đạo công ty truyền đạt tới nhân viên của mộtcách nhẹ nhàng và gần gũi nhất, khiến cho không khí tại Công ty luôn vui vẻ vàđiều này tạo cảm giác thoải mái cho mọi người trong công việc Mặc dù luônquan tâm và động viên tới các nhân viên trong công ty, nhưng việc khiển tráchđối với những cá nhân không làm tốt công việc hoặc sai cách thức được chỉ đạovẫn diễn ra, việc khiển trách trong công việc là không thể tránh khỏi, và nó có thểlàm cho tâm lý người bị khiển trách cảm thấy không thoải mái Tại Công ty HTviệc các nhân viên bị khiển trách khi không hoàn thành tốt công việc là việc vẫndiễn ra Trong những dự án chỉnh lý mà công ty giao trách nhiệm cho phòng Lưutrữ - Số hóa, có một số dự án do không có sự phối hợp nhịp nhàng với chủ đầu tư

đã gây nên nhiều khó khăn trong quá trình làm và làm chậm rất nhiều thời gian sovới quy định Những việc như vậy buộc Ông Bùi Quang Huy - Tổng Giám đốcphải khiển trách trước các phòng ban để các phòng không diễn ra tình trạng nhưvậy Tuy nhiên nhờ vào cách thức nói chuyện rõ ràng, và thực hiện theo các bướctiến: bước đầu khẳng định, chê trách và cuối cùng khích lệ của Ban lãnh đạo, mànhân viên nhận ra lỗi sai của mình, thấy được mình cần cố gắng vì mục tiêuchung thay vì không thoải mái thì các nhân viên bị khiển trách đã nhận ra việccần làm là phải thay đổi và cố gắng hơn

Ban lãnh đạo Công ty HT là những người rất biết cách thu phục nhân viên

dưới quyền Tổng Giám đốc - Ông Bùi Quang Huy là người rất nhiệt huyết trongcông việc, ông coi công việc là trên hết và luôn đặt nó lên hàng đầu, điều này cótác động lan tỏa tới mọi thành viên, ai cũng nhận thấy được và thật sự cố gắng vìđứa con tin thần của mình Cụ thể là trong tất cả các dự án có khả năng đạt đượchay không ông đều đi trước đón đầu, cố gắng tìm mọi cách thức để đạt được dự

án và mang về công việc cho các nhân viên Bằng sự truyền lửa trong cách thứcnói chuyện của mình, kết hợp với cách thức nêu gương và lòng nhiệt tình trongmọi công việc Ban lãnh đạo công ty đã làm cho nhân viên dưới quyền tuân theovới một thái độ chấp nhận vui vẻ Trong mọi dự án của Công ty Ban lãnh đạoCông ty luôn là những người mở đường cho những dự án, rồi sau đó các phòngban mới tiếp nhận công việc; mặc dù có những dự án rất khó khăn để có thểgiành được cho Công ty, tuy nhiên bất chấp những khó khăn, vất vả, bỏ quênnhững công việc cá nhân Ban lãnh đạo Công ty luôn là những người lo lắng vàdùng mọi cách thức, và đặt mục tiêu công việc lên hàng đầu để có thể giành đượcnhững dự án quan trọng mang về thành công và tên tuổi cho công ty Những hànhđộng này đã làm cho các nhân viên trong công ty tự cảm nhận được lòng nhiệttình, hăng hái của người quản lý và tiến hành công việc của họ với tinh thần tráchnhiệm cao nhất, và như vậy hiệu quả công việc sẽ tăng và nhân viên sẽ rút ranhiều kinh nghiệp quý báu “Lời khen” cũng là một công cụ hữu hiệu cổ vũ tinhthần cho nhân viên, sử dụng lời khen có hiệu quả sẽ có tác dụng khơi dậy tinhthần làm việc của nhân viên; lời khen cần phải xuất phát từ tấm lòng Nắm bắtđược yếu tố tâm lý này, cùng với sự quan tâm của những người lãnh đạo với nhânviên của mình, Ban lãnh đạo công ty luôn dành những lời khen đúng lúc, đúngchỗ, họ khen khi nhân viên làm được những điều tốt dù chỉ là những việc nhỏnhặt; khen cả những người có nỗ lực dù họ thuộc tầng lớp thấp nhất trong công tynhư các công nhân tại phân xưởng; khen cả những nhân viên mới vào công ty để

họ có lòng tự tin trong công việc; ngay cả với nhân viên gặp thất bại đang chánnản, người lãnh đạo cũng dùng lời khen như liều thuốc

động viên tinh thần của họ Chỉ là những lời khen đơn giản như “Em làm việc tốtlắm hay em đã hoàn thành công việc rất tốt, anh đánh giá cao năng lực và khả

năng giải quyết công việc của em”; hay “mặc dù mới về công ty nhưng anh thấy

em là người rất có khả năng, rất hiểu văn hóa công ty” v v, hoặc chỉ là những câu

nói hài hước làm giảm không khí làm việc căng thẳng trong công ty thôi, tất cảnhững điều đó đã khích lệ tinh thần và tạo hứng khởi làm việc rất lớn tới mọithành viên trong công ty

Văn hóa ứng xử của cấp trên đối với cấp dưới tại Công ty HT còn được thểhiện qua việc họ quan tâm đến thông tin phản hồi từ phía nhân viên Dự án

“Chỉnh lý tài liệu lưu trữ của Văn phòng HĐND - UBND huyện Hoài Đức, làmột dự án tương đối lớn, thời gian kéo dài 3 tháng tuy nhiên khi sang đến thángthứ hai, bộ phận Kế toán vẫn chưa thể hoàn thành các thủ tục thanh toán tạm ứngcho các đội chỉnh lý; môi trường làm việc nóng nực do nằm trên tầng 5 không cóđiều hòa, số lượng quạt ít khiến cho các nhân viên chỉnh lý cảm thấy bức xúc vàkhông thoải mái, sau khi nhận được những thông tin phản hồi từ các nhân viênchỉnh lý Ban lãnh đạo công ty đã xem xét và giải quyết vấn đề nóng nực tại đóbằng việc mua thêm quạt làm giảm sự nóng nực khi làm việc Khi người lãnh đạoquan tâm tới thông tin phản hồi từ phía nhân viên thì chắc chắn những nhân viênnày sẽ cảm thấy lời nói của mình được tôn trọng, và mình cần phải cố gắng nhiềuhơn trong công việc để luôn đưa ra được nhưng thông tin cần thiết phục vụ chohoạt động của công ty Họ quan tâm ngay cả đến những lời phàn nàn từ phía nhânviên, bởi họ biết những lời phàn nàn này phản ánh một phần những việc đangdiễn ra tại công ty; mặt khác những lời phàn nàn của nhân viên trong công tycũng có thể cung cấp những phản hồi có ích bởi những lời phàn nàn của nhânviên cũng có giá trị như lời phàn nàn của khách hàng

Ngoài ra, Ban lãnh đạo công ty cũng là những người rất quan tâm tới cuộcsống riêng của nhân viên, hàng ngày trong giờ làm việc hoặc giờ nghỉ trưa ÔngBùi Quang Huy - Tổng Giám đốc công ty; hay Ông Hoàng Huy Hùng - Chủ tịchHội đồng quản trị, vẫn dành thời gian để nói chuyện và trao đổi với các nhân viêntrong công ty những vấn đề quen thuộc trong cuộc sống như: “trưa nay mọi người

ăn gì, nấu cơm hay ăn cơm ở ngoài?” hay là “em bầu mấy tháng rồi sắp sinhchưa, có cảm thấy nặng nề hay khó chịu không?” để giảm khoảng cách và tăng

không khí cởi mở gần gũi giữa các thành viên trong công ty, bằng việc nhớ têncủa mọi người, hỏi han tình hình sức khỏe của gia đình họ, đó chỉ là những điềunhỏ nhặt thôi những giúp nhân viên cảm nhận rõ sự quan tâm từ những cái nhỏnhất từ chính người lãnh đạo của mình, điều này tác động rất lớn đến tâm lý và sự

cố gắng nỗ lực cũng như sự trung thành của nhân viên đối với tổ chức Với nhữngvấn đề quá căng thẳng và quá khó khăn để nhân viên giải quyết, Ban lãnh đạocông ty luôn là những người suy nghĩ, tìm kiếm giải pháp khắc phục khó khăn vìmục tiêu chung của tổ chức, chứ không để nhân viên của mình phải chịu đựngmột mình và không có cách giải quyết Ngoài ra vì có những căng thẳng, hay vavấp nhau về ý kiến giữa các nhân viên thì Ban lãnh đạo công ty cũng luôn lànhững người có vai trò giải quyết đồng thời có sự phối hợp chặt chẽ với cácthành viên trong tổ chức để xử lý những tình huống như vậy một cách có hiệuquả

2.1.2 Ứng xử của cấp dưới với cấp trên

Có thể nói không khí làm việc tại Công ty HT luôn có phần vui vẻ và thoảimái giữa những thành viên trong công ty, không chỉ bởi cách ứng xử giữa cấptrên với cấp dưới, mà còn là cách ứng xử của cấp dưới đối với cấp trên

Những nhân viên tại Công ty HT là những người nhân viên có thể nói rấthiểu chuyện, rất vui vẻ, hòa đồng và mang tinh thần đoàn kết rất cao Họ luônbiết cách thể hiện vai trò của mình trước cấp trên, và luôn tỏ ra mình là nhữngngười thông minh khi hầu hết những mong muốn và quyết sách của cấp trên đưa

ra đều được họ tiếp thu và thực hiện tốt

Họ luôn tôn trọng và cư xử đúng mực với cấp trên của mình Khi có những

ý kiến xung đột trong khi bàn bạc công việc kinh doanh với cấp trên, có nhữnglúc ý kiến của nhân viên không được Ban lãnh đạo tán thành, tuy nhiên bằng kiếnthức, khả năng và những cách thức của mình, các nhân viên của Công ty HT luônbiết cách cố gắng để làm cho cấp trên thay đổi quan điểm và đánh giá cao hơn về

ý kiến mà mình đề xuất

Trong công việc của mình, những nhân viên tại Công ty HT luôn là nhữngngười ý thức được trách nhiệm trong phần việc của mình, điều đó được thể hiện

qua doanh thu của công ty, được thể hiện bằng việc các dự án chỉnh lý tài liệu lưutrữ của công ty phần lớn luôn được thực hiện và giải quyết một cách có hiệu quả

và ít rủi ro nhất, rất ít khi các nhân viên trong công ty để phần việc của mình ảnhhưởng đến người khác, điều này thể hiện rằng từng thành viên ý thức tốt về tráchnhiệm của mình với công việc và với công ty Mọi cố gắng và nỗ lực của cácnhân viên đều được mọi thành viên trong công ty chia sẻ với nhau, họ ý thứcđược rằng không chỉ mình họ làm nên những thành công đó, khi đạt được nhữngthành công trong công việc các nhân viên đều chia sẻ thành công đó cùng các cấplãnh đạo của mình, điều này giúp tình cảm giữa mọi người tăng lên và ngày càngkhăng khít; đồng thời cũng tạo niềm tin cho các cấp lãnh đạo, tạo điều kiện để họchia sẻ với nhân viên của mình nhiều những cơ hội công việc về sau

Những nhân viên đều là những người trẻ, năng động và nhiệt huyết trongcông việc, họ luôn có những khát vọng và tham vọng trong công việc do đó họluôn cố gắng để hoàn thành phận sự của mình hoàn hảo hơn sự kỳ vọng của cấptrên; đồng thời chấp nhận những thử thách mới với mong muốn học hỏi thêmnhiều điều Điều đó được chứng minh qua thời gian thực hiện công việc và thờigian hoàn thành công việc; mặc dù được quy định giờ tan làm mỗi ngày vào5h30' buổi chiều nhưng hầu hết nhân viên làm việc đến 6h và còn có thể muộnhơn rất nhiều với mong muốn hoàn thành những phần việc của mình để khôngảnh hưởng đến tiến độ công việc và mang lại những thành công riêng cho từngcông việc của mỗi người Một số nhân viên đã lập gia đình, một số chưa lập giađình, tuy nhiên khi công ty có những dự án xa như ở Miền Nam và Miền Tây, tất

cả các nhân viên vẫn sẵn sàng tham gia công tác dài ngày để hoàn thành côngviệc được giao

2.1.3 Ứng xử giữa các đồng nghiệp

Như đã nói, các nhân viên và cả Ban lãnh đạo Công ty HT đều là nhữngngười trẻ, rất năng động, sáng tạo, có trách nhiệm, tràn đầy nhiệt huyết với côngviệc Mọi người đều là những người vui vẻ, hòa đồng và thân thiện, hiếm có môitrường làm việc nào lại hội tụ đủ những yếu tố về con người như vậy, đến công tymọi người luôn tạo ra bầu không khí vui vẻ và chan hòa nhất, có đôi khi trêu đùa

và tạo nên những tiếng cười làm xóa đi những căng thẳng, không có những lờichỉ trích, mỉa mai hay nói xấu bất kỳ thành viên nào sau lưng; họ đều là nhữngnhân viên có khả năng tuy nhiên chưa bao giờ mọi người tỏ ra hơn người khác;trong công việc không có những thủ đoạn len lỏi Chính vì vậy giữa những nhânviên trong công ty là tình bạn và tình đồng nghiệp theo đúng nghĩa Khi anhNguyễn Văn Lâm - nhân viên phòng Kinh doanh có những vướng mắc trongcuộc sống, thì chị Cao Thùy Linh - nhân viên phòng Kinh doanh đứng ra giảiquyết phần việc cho anh Lâm, và ở các phòng khác cũng vậy, mọi người tự cânđối công việc, hỗ trợ phần việc của người kia lúc khó khăn để chất lượng côngviệc luôn được đảm bảo; và đồng thời thể hiện được tình cảm thân thiết của mọingười dành cho nhau trong công ty Ngoài giờ làm việc, thứ hai hàng tuần công tyvẫn tổ chức đá bóng giao lưu với các công ty khác, các thành viên trong công tythường đến sân bóng để cổ vũ động viên tinh thần, kết thúc mỗi trận bóng tất cảmọi người ngồi lại cùng nhau nói chuyện, ăn uống Mỗi khi một nhân viên nàochuyển nhà mới, tất cả mọi người cùng rất nhiệt tình đến chia vui; hay khi ai đó

bị đau ốm thì mọi người cùng nhau tới thăm hỏi động viên tinh thần; hoặc đếnchia buồn khi đồng nghiệp có người thân qua đời Cách các nhân viên công ty HThiểu, đồng cảm cùng nhau, quan tâm đến nhau và biết cách giúp đỡ nhau khi cầnthiết đã góp phần xây dựng văn hóa công ty có bản sắc riêng; làm cho các thànhviên cảm nhận được tình cảm gắn gó lẫn nhau trong một gia đình lớn là công ty

2.1.4 Ứng xử với công việc

Trong công việc, văn hóa ứng xử được thể hiện trong cách ăn mặc giữa cácthành viên trong công ty Công ty HT không có những quy định về đồng phụccho các thành viên nhằm tạo sự thoải mái cho mọi người trong khi làm việc, tuynhiên hiểu được tính chất công việc thường phải đi giao dịch và làm việc cùngcác đối tác thuộc các cơ quan Nhà nước và các doanh nghiệp nên các nhân viêntại công ty luôn ý thức về việc ăn mặc gọn gàng và lịch sự để không làm ảnhhưởng xấu đến danh tiếng công ty Trong công việc, mọi người luôn tôn trọnglĩnh vực của người khác, không tỏ ra giỏi giang hay bình luận về công việc củangười khác, chỉ có thể là giúp đỡ các nhân viên khác chứ không ai tỏ ra giỏi

giang trong công việc mà mình không phụ trách Như phòng Kế hoạch - Kinhdoanh và phòng Lưu trữ - Số hóa; hai phòng với hai chức năng và chuyên mônkhác nhau, trong cùng văn phòng làm việc các thành viên tại hai phòng này vẫnthường xuyên hỗ trợ và giúp đỡ cho các công việc của phòng khác như photo tàiliệu, đóng quyển tài liệu, chuyển phát thư , nhưng chưa bao giờ xen ngang hay

có thái độ với cách thức làm việc của phòng kia

Các thành viên trong công ty vẫn luôn trao đổi với nhau những kiến thức,

kỹ năng và kinh nghiệm có liên quan trong công việc và hoạt động của công tyvới nhau trong và ngoài giờ làm việc; mọi người luôn có ý thức học hỏi và biếtcách ứng xử một cách linh hoạt

Trong công việc, các nhân viên trong công ty luôn có ý thức chấp hànhthời gian làm việc; mặc dù do tính chất công việc thường xuyên phải đi các dự ánhoặc gặp đối tác, tuy nhiên hầu hết các nhân viên vẫn luôn ý thức việc chấp hànhthời gian làm việc của công ty; không bớt xén thời gian làm việc hoặc sử dụngthời gian đó làm những việc không phải vì mục đích của công ty

Nhìn chung các nhân viên của Công ty HT luôn có kế hoạch cho công việccủa mình, lập ra kế hoạch nhằm mục đích theo dõi tiến độ và kết quả thực hiệncông việc Các phòng ban đều quán triệt phương pháp chung trong giải quyếtcông việc là lập kế hoạch và theo dõi cụ thể kế hoạch; đồng thời thông qua kếhoạch, nếu có sự thay đổi nào báo ngay các phòng ban, cá nhân có liên quan đểphối hợp thực hiện Mỗi phòng có những hình thức kế hoạch riêng để theo dõicác dự án và từng bước công việc khác nhau

Trong công việc, giữa Ban lãnh đạo và nhân viên; giữa những nhân viênvới nhau luôn có sự lắng nghe, để truyền đạt nội dung công việc và các chínhsách hoặc những vấn đề diễn ra thì luôn có một bên nói và một bên lắng nghe,điều này tạo nên giá trị văn hóa trong công việc tại Công ty Sự lắng nghe là rấtquan trọng, nếu như người lãnh đạo nói nhân viên không nghe, không có sự tiếpthu; hoặc giữa các nhân viên với nhau khi chia sẻ điều gì đó người nói không cóngười lắng nghe, thì những điều người nói nói ra là vô tác dụng và không có ýnghĩa Mọi người trong công ty luôn có ý thức giải quyết những vấn đề của riêng

mình; không có sự đổi lỗi cho người khác khi mình mắc lỗi, cũng không cóchuyện các nhân viên phàn nàn nhiều về những nguyên tắc không thể thay đổiđược.

Nhìn chung, văn hóa ứng xử nội bộ tại Công ty Cổ phần Công nghệ Lưutrữ - Số hóa tài liệu HT rất văn minh, hiện đại và đã làm nên những giá trị trongvăn hóa doanh nghiệp của công ty Văn hóa ứng xử qua các biểu hiện cụ thể nhưứng xử của cấp trên với cấp dưới; của cấp dưới với cấp trên; ứng xử giữa cácđồng nghiệp và ứng xử với công việc đều được các thành viên thể hiện rất tốt gópphần củng cố văn hóa công ty, đồng thời góp phần thúc đẩy hoạt động kinh doanhcủa công ty Tuy nhiên ngoài những điều đã thực hiện tốt thì trong văn hóa ứng

xử nội bộ công ty vẫn còn có những điểm hạn chế, thể hiện qua những việc sauđây:

Đối với người Lãnh đạo công ty vẫn còn diễn ra tình trạng “dùng người chỉ

vì thân” điều này có thể gây ra những ảnh hưởng không tốt trong công việc củacông ty, bởi dùng người chỉ vì thân có thể sẽ hạn chế việc dùng nhân tài tích cực

và có tính sáng tạo; có thể làm cho những người không cùng gia tộc và ngườikhông thân quen mất đi lòng trung thành và lực hướng tâm đối với công ty;quyền lực của người lãnh đạo không có sự hạn chế, thiếu sự giám sát đôn đốc cóhiệu quả; nảy sinh vấn đề lãnh đạo thường dùng thay lý, làm chế độ trở thànhhình thức, cá nhân độc đoán quyết sách, dẫn đến những tổn thất cho công ty Đốivới nhân viên: nhân viên trong công ty HT hầu hết là những người tuyệt vời trongcách cư xử với cấp trên và với đồng nghiệp, tuy nhiên trong công việc họ vẫn cònmột số hạn chế Đó là việc vẫn còn tình trạng lạm dụng nghỉ ốm, vấn đề nàythuộc về ý thức của mỗi thành viên, nó gây ảnh hưởng đến chất lượng công việc,nhưng nó cũng là một vấn đề rất khó giải quyết đôi với những người lãnh đạo;hầu hết các nhân viên đều ý thức tốt trong vấn đề tôn trọng giờ giấc làm việc, tuynhiên vẫn còn 1 bộ phận nhỏ nhân viên trong công ty sử dụng giờ làm việc côngnhư đi gặp đối tác, khách hàng rồi ăn gian thời gian, làm lãng phí quỹ thời gianlàm việc của công ty

2.2 Văn hóa trong xây dựng và phát triển thương hiệu

2.2.1 Các khía cạnh văn hóa trong xây dựng các thành tố thương hiệu

Khi xây dựng thương hiệu Ban lãnh đạo Công ty HT luôn chú ý đến việcđặt tên thương hiệu; xây dựng logo của thương hiệu; xây dựng câu khẩu hiệu;xây dựng hình ảnh công ty

* Đặt tên thương hiệu

Tên đầy đủ của công ty là Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tàiliệu HT Như vậy thương hiệu của Công ty HT được đặt bởi tên riêng; Chữ “HT”

là chữ viết tắt của ba người có sức ảnh hưởng lớn và đặt nền móng cho sự hìnhthành công ty đó là chữ viết tắt của ba cái tên: Lê Xuân Tình - Chủ tịch Hội đồng

tư vấn; Hoàng Huy Hùng - Chủ tịch Hội đồng quản trị; Bùi Quang Huy - TổngGiám đốc công ty Như vậy HT là chữ cái viết tắt của ba cái tên có sức ảnh hưởnglớn đến sự thành lập và toàn bộ hoạt động của công ty Ngày nay, mọi ngườitrong xã hội ngày càng xích gần nhau hơn, và tên riêng cũng được sử dụng nhiềuhơn trong giao tiếp và trong việc đặt tên cho thương hiệu bởi nó nghe thân thiệnhơn so với cách dùng họ hay cả họ lẫn tên trong xưng hô Ý nghĩa của việc Banlãnh đạo sử dụng tên riêng, bởi đây là nguồn gốc của sự thành lập công ty,thương hiệu của công ty sẽ mang dấu ấn đặc trưng của những thành viên trongBan lãnh đạo công ty này Thương hiệu của Công ty được lấy bằng tên của nhữngngười sáng lập công ty, điều này rất có ý nghĩa với những người sáng lập ra công

ty, thành công hay thất bại đều sẽ gắn tên tuổi của họ, tên tuổi của họ luôn đồnghành cùng sự phát triển của công ty trong mọi hoàn cảnh Ngoài ra có thể thấyviệc sử dụng tên riêng giúp thương hiệu tạo được sự thân thiết nơi khách hàng,nhất là những cái tên vốn rất quen thuộc với họ Nhờ vậy, thương hiệu có thể trởthành một người bạn, Ban lãnh đạo công ty nhận thấy họ cần phải tạo dựng mộthình ảnh gần gũi và thân thiện, đồng thời mang một ý nghĩa nhất định với công

ty, do đó qua việc sử dụng tên riêng làm thương hiệu cho sản phẩm, họ cảm thấythương hiệu của mình cũng mang dáng dấp của một con người bằng xương bằngthịt

* Xây dựng logo thương hiệu

Logo được sử dụng từ năm 2016 trở về trước

cốt cách tạo dựng thương hiệu

Logo được thay đổi và sử dụng từ năm 2017

Dù là logo nào thì các logo này được tạo dựng đều mang ý nghĩa là truyềntải những mục tiêu định vị hay đặc trưng của thương hiệu công ty

Logo hiện nay của công ty HT được lựa chọn và thiết kế rất đơn giản đó làhình ảnh hai chữ cái “HT” cách điệu đứng cạnh nhau với màu sắc của chữ là màuxanh dương, cùng với một hình gần giống hình elip nghiêng có với màu sắc làmàu cam Hình ảnh logo có vẻ rất đơn giản giống như chính những người đànông làm nên thương hiệu này, họ đều là những người đàn ông, và họ tạo dựngnhững thành tố thương hiệu vừa trẻ trung, đơn giản nhưng vẫn hiện đại phù hợpvới định hướng thị trường Màu sắc được chọn lựa cho logo cũng khá đơn giảntuy nhiên nó vẫn toát lên được sự mới mẻ, khỏe khoắn

Hai logo được sử dụng có sự khác biệt trong thiết kế, tuy nhiên logo mớicủa công ty nhìn đơn giản và tinh tế hơn, có sự phóng khoáng hơn và màu sắccũng tương sáng hơn so với logo trước đó Logo của công ty được sử dụng trongmọi hoạt động của công ty, tồn tại và ứng dụng nhiều nhất trong các văn bản nội

bộ, cũng như những văn bản gửi đến khách hàng

* Xây dựng khẩu hiệu

Khẩu hiệu hay còn gọi là slogan của công ty HT được đặt ngay dưới logo

của công ty, với dòng chữ “Cốt cách tạo dựng thương hiệu” Khi xây dựng câu

khẩu hiệu này Ban lãnh đạo công ty mong muốn thương hiệu của công ty mìnhđược khách hàng biết đến thông qua cốt cách, tức là những phẩm chất tốt đẹp vànhững giá trị mà các thành viên trong công ty mang đến cho khách hàng Khẩuhiệu này cũng thể hiện chiến lược và định hướng của công ty cũng như những lợiích đích thực và tiềm năng mà dịch vụ của công ty mang lại cho khách hàng.Định hướng của công ty đó là thu hút và giữ chân khách hàng bằng chính chấtlượng của dịch vụ, bằng cái tâm và cái tầm của những thành viên trong công ty,luôn cam kết và bằng mọi phương pháp đem đến những sản phẩm và dịch vụ tốtnhất đến khách hàng Lợi ích mà khách hàng nhận được đó là sự chân thành, tâmhuyết và ý thức trách nhiệm của từng thành viên trong công ty qua từng sản phẩmdịch vụ Bằng nhân cách của những con người tại HT, từng dịch vụ chỉnh lý, từngsản phẩm sử dụng cho văn phòng; cái mà Công ty muốn khẳng định với kháchhàng đó là chúng tôi làm ra sản phẩm, dịch vụ bằng chính những phẩm chất, bằngtrách nhiệm của những con người làm việc tại công ty và điều đó tạo nên thươnghiệu

Ngoài ra công ty cũng xây dựng cho mình khẩu hiệu hành động đó là

“Không gì là không thể” ý muốn khẳng định, với sức trẻ và sự quyết tâm, đoàn

kết của mọi thành viên trong công ty thì không có gì là không thể thực hiện được;

đó là một lời khẳng định nhưng cũng là lời thách thức giúp tạo động lực hoànthành mọi nhiệm vụ khó khăn cho các thành viên Với định hướng về tố chất lãnhđạo là “Trí tuệ - linh hoạt - vượt khó” Đây là định hướng mang ý nghĩa hình ảnhrất lớn, nói lên cách thức hành động của những người lãnh đạo, và những ngườimuốn vươn đến vị trí lãnh đạo trong công ty Với những khẩu hiệu như vậy đãgây được ấn tượng rất mạnh với khách hàng và các đối tác tiềm năng