Đề tài nghiên cứu khoa học 1 0 Chủ nhiệm: Trần Như NghiêmTRƯỜNG CAO ĐẲNG VĂN THƯ LƯU TRỮ TRUNG ƯƠNG I "Ứng dụng quy chế để xây dựng mẫu một số loại văn bản quản lý thuộc thẩm quyền ban h
Trang 1Đề tài nghiên cứu khoa học 1 0 Chủ nhiệm: Trần Như Nghiêm
TRƯỜNG CAO ĐẲNG VĂN THƯ LƯU TRỮ TRUNG ƯƠNG I
"Ứng dụng quy chế để xây dựng mẫu một số loại văn bản quản lý thuộc thẩm quyền ban hành của Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I và một số văn bản có liên quan đến học sinh, sinh • • •
viên".
Chủ nhiệm đề tài : Trần Như Nghiêm
Thành viên đề tài: Dương Mạnh Hùng, Nguyễn Xuân Thịnh
2008
Trang 2Đề tài nghiên cứu khoa học 1 0 Chủ nhiệm: Trần Như Nghiêm
MỤC LỤC
• •Lời mở đầu 5
Phần thứ nhất
I Khái lược quy định của Nhà nước về thể thức văn bản 9
2 Vai trò của văn bản trong hoạt động quản lý của Hiệu trưởng
Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I 13
Phần thứ hai
I Khảo sát khối văn bản do Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I ban hành từ ngày 15 tháng 6 năm 2005 đến ngày 31/12/2007 16
3 Trích yếu nội dung văn bản 17
4 Chức vụ, họ, tên, chữ ký của người ký văn bản 19
5 Nơi nhận
II Khảo sát các mẫu văn bản do Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I ban hành 22
Phần thứ ba
VẬN DỤNG QUY CHẾ ĐỂ XÂY DỰNG MỘT SỐ MẪU VĂN BẢN
II Số lượng mẫu và hình thức văn bản 22
IIINhững tồn tại trong các mẫu văn bản đã ban hành 24
IV Khảo sát đơn của học sinh, sinh viên viết gửi Trường Cao đẳng
Trang 3Đề tài nghiên cứu khoa học 1 0 Chủ nhiệm: Trần Như Nghiêm
QUẢN LÝ THUỘC THẨM QUYỀN
LƯU TRỮ TRUNG ƯƠNG I VÀ VĂN BẢN CÓ LIÊN QUAN ĐẾN
HỌC SINH SINH VIÊN
I Xác định các hình thức văn bản thuộc thẩm quyền ban hành của Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I và văn bản có liên quan đến học sinh sinh viên 28
3 Kết quả xây dựng mẫu văn bản
III Mẫu văn bản thuộc thẩm quyền ban hành của Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I và văn bản có 41 liên quan đến học sinh, sinh viên
1 Bảng chữ viết tắt tên hình thức văn bản 41
2 Bảng chữ viết tắt tên Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I và
Bộ 60 mẫu văn bản 43 Mẫu số 01: Quyết định (quy
Mẫu số 02: Quyết định (ban hành, phê duyệt một văn bản khác) 45Mẫu số 03: Quyết định (giao kế hoạch công tác năm) 46Mẫu số 04: Kế hoạch công tác năm (ban hành kèm theo Quyết định) 47Mẫu số 05: Quy chế, Quy định (ban hành kèm theo Quyết định) 58Mẫu số 06: Quyết định (bổ nhiệm có thời hạn trưởng (phó) phòng (khoa) 59
Mẫu số 09: Quyết định (thành lập Hội đồng, Ban giúp việc) 54Mẫu số 10: Quyết định (thành lập Hội đồng tuyển sinh hệ vừa làm vừa học) 55
Mẫu số 11: Quyết định (thành lập các Ban giúp việc Hội đồng tuyển sinh hệ
Mẫu số 12: Quyết định (khen thưởng tập thể, cán bộ, nhân viên của Trường)
69Mẫu số 13: Quyết định (công nhận tốt nghiệp nhiều người hệ chính quy bậc
Trang 4Đề tài nghiên cứu khoa học 1 0 Chủ nhiệm: Trần Như Nghiêm
64Mẫu số 16: Quyết định (công nhận tốt nghiệp nhiều người hệ vừa làm vừa học
Mẫu số 23: Quyết định (khen thưởng nhiều học viên, học sinh, sinh viên) 79
Mẫu số 24: Quyết định (kỷ luật học viên, học sinh, sinh viên) 80 Mẫu số 25:Danh sách học viên, học sinh, sinh viên tốt nghiệp (ban hành kèm theo quyếtđịnh) 81 Mẫu số 26: Chương trrình (mẫu chung) 82 Mẫu số 27: Chương trình(chương trình hội nghị) 83 Mẫu số 28: Báo cáo (mẫu chung) 84 Mẫu số 29:Biên bản (mẫu chung) 85 Mẫu số 30: Biên bản (cuộc họp, hội nghị) 86 Mẫu số31: Kế hoạch (mẫu chung) 88 Mẫu số 32: Kế hoạch (tuyển sinh lớp vừa làmvừa học) 89 Mẫu số 33: Kế hoạch (đào tạo lớp vừa làm vừa học) 90Mẫu số 34: Tờ trình (mẫu chung) 92 Mẫu số 35: Công văn (mẫu chung) 93Mẫu số 36: Công văn (đề nghị) 94 Mẫu số 37: Công văn ( hướng dẫn, chỉ đạo)
95 Mẫu số 38: Công văn (đôn đốc, nhắc nhở công việc) 96 Mẫu số 39: Côngvăn (trả lời) 97 Mẫu số 40: Công văn (mời dự hội nghị, cuộc họp) 98 Mẫu số41: Công văn (mời phóng viên đưa tin) 99 Mẫu số 42: Công văn (thu hồi văn
Mẫu số 43: Giấy mời họp 101 Mẫu số 44: Giấy giới thiệu 102 Mẫu số 45:Giấy ủy quyền ( dùng cho học viên, học sinh, sinh viên) 103Mẫu số 46: Giấy cam đoan (dùng cho học viên, học sinh, sinh viên 104Mẫu số 47: Đơn đề nghị (dùng cho cán bộ, giáo viên) 105Mẫu số 48: Đơn đề nghị (dùng cho học viên, học sinh, sinh viên) 106Mẫu số 49: Đơn đề nghị (cấp giáo dùng cho hệ vừa làm vừa học) 107Mẫu số 50: Giấy nghỉ phép 108 Mẫu số 51: Đơn xin nghỉ phép năm 109 Mẫu
số 52: Đơn xin xác nhận (dùng cho cán bộ, giáo viên) 110 Mẫu số 53: Phiếutrình (phiếu trình giải quyết công việc) 111 Mẫu số 54: Hợp đồng (dùng cho
Mẫu số 55: Hợp đồng làm việc lần đầu 114 Mẫu số 56: Hợp đồng làm việc
117 Mẫu số 57: Giấy chứng nhận (chứng nhận là học viên, học sinh, sinh viêncủa Trường) 120 Mẫu số 58: Giấy chứng nhận (chứng nhận đã học xong chươngtrình) 121 Mẫu số 59: Giấy chứng nhận (chứng nhận tốt nghiệp) 122 Mẫu số60: Phiếu Biên nhận hồ sơ đăng ký dự tuyển 123 Tài liệu tham khảo 124
Trang 5LỜI MỞ ĐẦU
Nghiên cứu khoa học là nhiệm vụ quan trọng của các cơ quan nói chung
và của mỗi cán bộ chuyên môn nghiệp vụ nói riêng Trong các cơ sở đào tạo,kết quả nghiên cứu khoa học còn có tác dụng phục vụ thiết thực cho công tácgiảng dạy và học tập Với lý do nói trên kết hợp với những vấn đề tồn tại hiệnhữu trong khối văn bản của Trường, chúng tôi được Hiệu trưởng Trường Caođẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I giao nhiệm vụ nghiên cứu đề tài:
"Ứng dụng quy chế để xây dựng mẫu một số loại văn bản quản lý thuộc thẩm quyền ban hành của Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I và một số văn bản có liên quan đến học sinh, sinh • _• •
viên".
Trong lời mở đầu, chúng tôi xin được tóm tắt một số nội dung chínhdưới đây giúp độc giả tiếp cận với kết quả nghiên cứu đề tài được thuận lợihơn
1 Đối tượng nghiên cứu
Với đề tài nêu trên, nhóm nghiên cứu xác định thể thức văn bản quản lýcủa Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I và văn bản có liên quanđến học sinh, sinh viên thuộc Trường là đối tượng nghiên cứu
Nhóm nghiên cứu cho rằng nói đến thể thức văn bản là nói đến cácthành phần thuộc thể thức, trong đó có nội dung Vì vậy khi nghiên cứu thểthức văn bản, đề tài cố gắng đi sâu nghiên cứu để mẫu hoá cả nội dung trongmỗi hình thức văn bản
2 Nhiệm vụ nghiên cứu
Để phục vụ thiết thực nhu cầu quản lý điều hành của Hiệu trưởngTrường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I, hoạt động của các đơn vịthuộc Trường và học tập của học sinh sinh viên, chúng tôi xác định nhiệm vụnghiên cứu của đề tài bao gồm:
- Nghiên cứu để xây dựng mẫu một số loại văn bản quản lý thuộc thẩmquyền ban hành của Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trungương I
- Nghiên cứu để xây dựng mẫu một số loại giấy tờ có liên quan đến họcsinh, sinh viên thuộc Trường
3 Giới hạn vấn đề
Văn bản quản lý thuộc thẩm quyền ban hành của Hiệu trưởng TrườngCao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I có nhiều hình thức Trong thực tiễn,Trường cũng đã ban hành nhiều hình thức văn bản để thực hiện chức năngnhiệm vụ của mình Qua khảo sát, có một số hình thức văn bản được ban hànhrất ít Ví dụ: Phiếu gửi; Phiếu chuyển Vì vậy, đề tài giới hạn nghiên cứu xây
Trang 6dựng mẫu những hình thức văn bản quản lý được sử dụng nhiều trong hoạtđộng của Trường như: Quyết định; Công văn; Báo cáo.
4 Phương pháp nghiên cứu
Để thực hiện đề tài, nhóm nghiên cứu đã sử dụng các phương pháp dướiđây
a Nhóm phương pháp liên quan đến lý luận Thuộc nhóm này có:
- Vận dụng phương pháp luận của chủ nghĩa Mác Lênin
- Vận dụng phương pháp hệ thống
- Vận dụng phương pháp văn bản học
- Sử dụng phương pháp so sánh
b Nhóm phương pháp thực tiễn Thuộc nhóm này có:
- Điều tra khảo sát thực tế
- Lấy ý kiến chuyên gia
Để thực hiện nhiệm vụ của đề tài, nhóm nghiên cứu vận dụng tổng hợpnhiều phương pháp Trong đó coi trọng việc khảo sát thực tế, kế thừa thành tựu
đã có, tham khảo ý kiến chuyên gia
Mẫu văn bản mà nhóm nghiên cứu đưa ra phải bảo đảm tính pháp lý,khoa học và phù hợp với thực tiễn của Trường, dễ hiểu, dễ sử dụng
5 Tiếp thu ý kiến của Hội đồng nghiệm thu
Ngày 16 tháng 4 năm 2008, Hội đồng nghiệm thu đã họp để nghiệm thukết quả nghiên cứu Hội đồng có 07 thành viên do Hiệu trưởng - Thạc sĩ TriệuVăn Cường làm Chủ tịch Chủ nhiệm đề tài cùng nhóm nghiên cứu đã báo cáobảo vệ kết quả nghiên cứu trước Hội đồng
Căn cứ kết luận của Hội đồng, nhóm nghiên cứu đã làm việc nghiêmtúc: Kiểm tra lại về mặt lý luận; Nghiên cứu lại một lần nữa các quy định củapháp luật về hình thức văn bản và chức năng, tác dụng của mỗi hình thức Từ
đó bổ sung hoàn chỉnh bản báo cáo tổng kết và bộ mẫu văn bản
6 Kết quả nghiên cứu đề tài
Với ý thức trách nhiệm cao và nhiệt tình khoa học, sau 2 năm nghiêncứu, đến nay đề tài đã được hoàn thành Ngoài Lời mở đầu, Mục lục, Bản kê
tài liệu tham khảo, bản Báo cáo tổng kết nghiên cứu đề tài này gòm có 4
phần:
Phần thứ nhất: Cơ sở lý luận của đề tài.
Phần thứ hai: Khảo sát văn bản của Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ
Trung ương I
Phần thứ ba: Vận dụng quy chế để xây dựng một số mẫu văn bản quản
lý thuộc thẩm quyền ban hành của Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Văn thư Lưutrữ Trung ương I và văn bản có liên quan đến học sinh, sinh viên
Trang 7Phần thứ tư: Bộ 60 mẫu văn bản thuộc thẩm quyền ban hành của Hiệu
trưởng Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I và văn bản có liênquan đến học sinh, sinh viên
- Hai là: So với 36 mẫu đã có của Trường, 60 mẫu văn bản do đề tài xâydựng thể hiện sự cố gắng của nhóm nghiên cứu về số lượng và độ chi tiết trongmỗi mẫu
- Ba là: Nhóm đề tài ngộ nhận rằng bộ 60 mẫu văn bản do đề tài xâydựng sẽ tạo thuận lợi rất nhiều cho người sử dụng
- Bốn là: Nhóm nghiên cứu đã đề xuất nhiều ý kiến mới mẻ Trong đóđặc biệt về vấn đề viết học hàm, học vị trước họ và tên của người ký trong vănbản của Trường Đây là đề xuất có giá trị cao Vì trong các văn bản quy phạmpháp luật mới chỉ quy định có tính nguyên tắc Ngoài ra, Nhà nước chưa cóvăn bản hướng dẫn cụ thể
8 Ý kiến đề nghị
a Ngày 21 tháng 4 năm 2008, Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành
Quyết định số 2275/QĐ/BGDĐT về việc đổi tên Trường Cao đẳng Văn thưLưu trữ Trung ương I thành Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội Quyết định nàylàm thay đổi tên gọi một số thành phần thể thức văn bản của Trường Nhóm đềtài cũng định sửa đổi cho tất cả các mẫu văn bản đã xây dựng nhưng lại chưa
đủ căn căn cứ Trường chưa có văn bản quy định cụ thể chức năng nhiệm vụquyền hạn và tổ chức bộ máy Vấn đề mới nảy sinh nêu trên, sau này, khi đưakết quả nghiên cứu vào sử dụng, nếu Trường giao, Chủ nhiệm đề tài sẽ thựchiện nhiện vụ
b Trên cơ sở kết quả nghiên cứu của đề tài, Văn phòng nên chọn lọc những
mẫu có thể sử dụng, trình Hiệu trưởng ban hành để phục vụ nhu cầu công táccủa Trường cũng như của học sinh, sinh viên
9 Lời kết.
Trong quá trình nghiên cứu, nhóm đề tài đã được Ban Giám hiệu, PhòngQuản lý khoa học và Hợp tác quốc tế và nhiều cán bộ, giảng viên giúp đỡ.Chúng tôi chân thành cảm ơn sự quan tâm giúp đỡ có hiệu quả đó
Văn bản quản lý nói chung, thể thức văn bản nói riêng là một vấn đềkhó và mới mẻ Tuy đã dày công nghiên cứu một cách rất nghiêm túc, song dothực tiễn quá phong phú cho nên kết quả nghiên cứu đề tài không tránh khỏinhững sai sót, hạn chế Nhóm nghiên cứu xin được tiếp nhận ý kiến của bạn
Trang 8đọc để nâng cao hơn nhận thức của mình về vấn đề được quan tâm.
Chủ nhiệm đề tài
Trang 9Phần thứ nhất
CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA ĐỀ TÀI
I KHÁI LƯỢC QUY ĐỊNH CỦA NHÀ NƯỚC VỀ THỂ THỨCVĂN BẢN
1 Thời kỳ phong kiến
Nhà nước Văn Lang-Âu Lạc được coi là Nhà nước đầu tiên của nước ta.Nhà nước Văn Lang tồn tại trong thời gian ngắn thì bị phong kiến phương Bắcxâm lược và đô hộ Lịch sử nước ta gọi thời kỳ này là thời kỳ Bắc thuộc kéodài hơn 1000 năm, bắt đầu từ năm 179 trước công nguyên đến năm 938 Vớichiến thắng Bạch Đằng đánh bại quân Nam Hán năm 938, Ngô Quyền đãchấm dứt ách đô hộ của các triều đại phong kiến phương Bắc Từ năm 938 đếncuối thế kỷ XIX, các triều đại phong kiến Việt Nam đã thay thế nhau thiết lậpNhà nước để quản lý đất nước Trong quá trình tồn tại gần 1000 năm, Nhànước phong kiến Việt Nam đã ban hành nhiều loại văn bản như: Luật, Chiếu,Sắc, Cáo, Hịch v.v để quản lý đất nước Trong hệ thống văn bản do các triềuđại phong kiến Việt Nam ban hành, có nhiều văn bản quy định về thể thức vănbản Dưới đây là một số ví dụ:
- Về việc ghi Quốc hiệu trên văn bản
Năm 1838, Minh Mạng ra sắc chỉ: Việc ghi Quốc hiệu lên văn bản làvấn đề hệ trọng có liên quan đến vấn đề quốc thể Từ nay Quốc hiệu phải gọi
là Đại Nam Mọi văn bản, giấy tờ đều phải ghi như vậy (Phỏng theo sách Vănbản quản lý Nhà nước và công tác công văn, giấy tờ thời phong kiến Việt Namcủa Phó Giáo sư Vương Đình Quyền, do Nhà xuất bản Chính trị Quốc gia innăm 2002) (sau đây gọi là sách đã dẫn)
+ Đối với văn bản của thần dân, năm 1227, Vua Trần Thái Tông quy
định: Tất cả đơn từ, văn khế đều dùng phép in ngón tay vào nửa tờ giấy (sách
đã dẫn) Việc lăn ngón tay vào mực rồi in vào đơn từ, văn khế của dân ta thời
bấy giờ gọi là điểm chỉ và đó được coi là chữ ký của người viết đơn.
2 Thời Pháp thuộc
Năm 1858, thực dân Pháp nổ tiếng súng đầu tiên xâm lược Việt Nam.Trong hơn 100 năm thống trị, bộ máy xâm lược của thực dân Pháp tại ViệtNam đã ban hanh nhiều văn bản Trong số đó có văn bản quy định về việc biênsoạn và ban hành văn bản Ví dụ:
Ngày 6 tháng 4 năm 1878, Thống đốc Nam kỳ đã ban hành Nghị định số
Trang 1082 quy định: Từ ngày 1 tháng 1 năm 1892 phải dùng chữ quốc ngữ để viết, đểcông bố các văn bản chính thức của nhà nước như Nghị định, Quyết định,Lệnh, Chỉ thị, v.v Những hình thức văn bản này (tên loại văn bản), chúng tathấy vẫn còn được sử dụng đến ngày nay.
3 Thời kỳ chính quyền dân chủ nhân dân và xã hội chủ nghĩa (từ năm
1945 đến nay)
Sau khi cách mạng tháng 8 năm 1945 thành công, ngày 12 tháng 10 năm
1945, Chủ tịch Chính phủ lâm thời nước Việt Nam dân chủ cộng hòa đã banhành Sắc lệnh số 49 Sắc lệnh quy định: “các công văn, công điệp, phiếu, trát,đơn từ, các báo chí, chúc từ, điếu văn, khấn vái, cúng lễ, v.v , bắt đầu từ ngày
ký Sắc lệnh này đều phải tiêu để:
VIỆT NAM DÂN CHỦ CỘNG HOÀ - NĂM THỨ NHẤT"
Sắc lệnh số 49 cho thấy văn bản nói chung, các yếu tố tạo thành văn bảnnói riêng là rất quan trọng và được Nhà nước ta quan tâm rất sớm
Từ khi có Sắc lệnh số 49 đến nay, Nhà nước đã ban hành nhiều văn bảnquy định và hướng dẫn nghiệp vụ về soạn thảo và ban hành văn bản Trong số
đó có nhiều văn bản quy định về hình thức văn bản, thể thức văn bản quản lýnhà nước Dưới đây là một số văn bản tiêu biểu:
- Nghị định số: 527/TTg ngày 2/11/1957 của Chính phủ ban hành Điều
lệ quy định chế độ chung về công văn, giấy tờ ở các cơ quan Trong Điều lệ cónhiều điều quy định về hình thức văn bản và thể thức văn bản
- Nghị định số: 142/CP ngày 28/9/1963 của Chính phủ ban hành Điều lệ
về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ Trong Điều lệ có quy định vềthảo và duyệt văn bản; ký văn bản; thể thức văn bản
- Luật Sửa đổi bổ sung một số điều của Luật Ban hành văn bản quyphạm pháp luật năm 2002 Trong Luật có nhiều mục quy định về thể loại, thẩmquyền ban hành văn bản và thể thức văn bản quy phạm pháp luật
- Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân,
Uỷ ban nhân dân năm 2004 Trong Luật có nhiều mục quy định về thể loại,thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân và
Uỷ ban nhân dân
- Nghị định số: 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ vềcông tác văn thư Nghị định quy định cụ thể về hình thức văn bản, ký văn bản,thể thức văn bản quy phạm pháp luật
- Thông tư liên tịch số: 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5năm 2005 của liên bộ Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thểthức và kỹ thuật trình bày văn bản
- Văn bản số: 900-VPCP/HC ngày 14/3/1998 của Văn phòng Chính phủhướng dẫn việc ghi ký hiệu các văn bản quản lý hành chính Nhà nước
Trang 11- V.v
Qua việc khái quát quy định của các triều đại phong kiến Việt Nam,chính quyền thực dân Pháp và của Nhà nước ta về văn bản, chúng ta thấy cácquy định về văn bản nói chung, thể thức văn bản nói riêng chứng minh rằngvăn bản có vai trò quan trọng Việc nghiên cứu về văn bản nói chung và thểthức văn bản nói riêng là cần thiết Trên bình diện rộng, việc nghiên cứu nàyphục vụ cho nhu cầu quản lý Nhà nước Trong phạm vi một cơ quan, việcnghiên cứu về văn bản, thể thức văn bản và mẫu hoá văn bản không chỉ có tácdụng làm cho việc biên soạn và ban hành văn bản được thống nhất mà còn gópphần nâng cao hiệu xuất chất lượng công tác
II VAI TRÒ CỦA VĂN BẢN VÀ THỂ THỨC VĂN BẢN TRONG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ CỦA HIỆU TRƯỞNG TRƯỜNG CAO ĐẲNG VĂN THƯ LƯU TRỮ TRUNG ƯƠNG I
1 Các loại hình văn bản thuộc thẩm quyền ban hành của Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I
Nguy 18 th5ng 12 n"m 1971, Bé tr-êng Phn Thn t-íng ban h^nh QuyÕt
®hnh sè 109/BT vÒ viồc thiinli lẼp Tr-êng Trung hac V"n th- L-u tr^ Ngày
25 th5ng 4 n"m 1996, Bé tr-êng-Tr-êng Ban T® ch0c- Qn bé ChÝnh phn ban
11111111 QuyÕt ®hnh sè 72/TCCP-TC vò viồc ®^i fn Tr-êng Trung hac V"nth- L-u tr+- thiinli Tr-êng Trung hac L-u tr+- VỊI Nghiồp vô V"n phBng I.Nguy 01 th5ng 10 năm 2003, Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Quyết định số64/2003/QĐ-BNV về việc đổi tên Trường Trung học Lưu trữ và Nghiệp vụVăn phòng I thành Trường Trung học Văn thư Lưu trữ Trung ương I Ngày 15tháng 6 năm 2005, Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành Quyết định số3225/QĐ-BGD&ĐT-TCCB về việc thành lập Trường Cao đẳng Văn thư Lưutrữ Trung ương I trên cơ sở nâng cấp Trường Trung học Văn thư Lưu trữTrung ương I Tính từ khi thành lập trường trung học năm 1971 đến nay,Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I đã có trên 36 năm hoạt động.Chỉ tính từ khi thành lập trường cao đẳng, mỗi năm Trường ban hành hơn mộtngàn văn bản Các văn bản do Trường ban hành có vai trò tác dụng rất lớntrong quá trình hoạt động của nhà trường
Căn cứ vào thẩm quyền ban hành và đặc điểm nội dung của văn bảnđược quy định trong các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành thì có thể phânchia các văn bản thuộc thẩm quyền ban hành của Hiệu trưởng Trường Caođẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I thành các loại chính dưới đây:
a Văn bản hành chính
Theo Nghị định số: 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 củaChính phủ về công tác văn thư thì văn bản hành chính bao gồm các hình thứcvăn bản:
Quyết định (cá biệt), Chỉ thị (cá biệt), Thông cáo, Thông báo, Chươngtrình, Kế hoạch, Phương án, Đề án, Báo cáo, Biên bản, Tờ trình, Hợp đồng,Công điện, Giấy chứng nhận, Giấy ủy nhiệm, Giấy mời, Giấy giới thiệu, Giấy
Trang 12nghỉ phép, Giấy đi đường, Giấy biên nhận hồ sơ, Phiếu gửi, Phiếu chuyển.
Ở Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I, trong loại văn bảnhành chính, chúng tôi chú ý nhiều đến hình thức văn bản Quyết định (cá biệt)
và hình thức văn bản Chỉ thị (cá biệt) Sở dĩ như vậy là vì:
Thứ nhất: Đối với hình thức văn bản Chỉ thị (cá biệt), Trường Cao đẳngVăn thư Lưu trữ Trung ương I chưa ban hành hình thức văn bản này lần nào
Thứ hai: Xét theo góc độ hiệu lực pháp lý, Quyết định (cá biệt) là loạihình văn bản đặc thù Nó có nguồn gốc từ văn bản quy phạm pháp luật Nó vậndụng văn bản quy phạm pháp luật để quy định cụ thể từng nội dung của vănbản Quyết định (cá biệt) có hiệu lực thi hành cao hơn rất nhiều so với các hìnhthức văn bản hành chính khác Trong thực tế, mỗi năm Trường Cao đẳng Vănthư Lưu trữ Trung ương I đã ban hành hàng trăm Quyết định
Việc chú trọng đến hai hình thức văn bản nêu trên có tác dụng giúp chonhóm nghiên cứu đi sâu tìm tòi để mẫu hoá văn bản có tần số sử dụng nhiềutrong thực tiễn là văn bản Quyết định và không mẫu hoá văn bản chưa đượcban hành lần nào là văn bản Chỉ thị
- Quyết định tuyển dụng cán bộ;
- Quyết định bổ nhiệm cán bộ;
- Quyết định khen thưởng cán bộ, học sinh, sinh viên;
- Quyết định trúng tuyển đối với thí sinh dự thi tuyển sinh vào Trường;
- Quyết định công nhận tốt nghiệp cho học sinh, sinh viên;
- Quyết định ban hành Quy chế để quản lý các lĩnh vực công tác củaTrường;
- V.v
c Văn bản chuyên môn
Văn bản chuyên môn là loại văn bản có nội dung về nghiệp vụ thuầntuý Ở Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I, loại văn bản này đượchình thành nhiều trong công tác đào tạo, quản lý học sinh, sinh viên, kế toán tài
vụ Loại văn bản này bao gồm các bảng biểu về kế toán, bảng điểm học tập,danh sách học sinh sinh viên có kèm theo các thông số như nơi sinh, nămsinh
Trang 13d Văn bản kỹ thuật
Trên phạm vi rộng, văn bản kỹ thuật được hình thành trong hoạt độngcủa các ngành xây đựng, giao thông, khí tượng thuỷ văn, địa chất, đo đạc bản
đồ, nghiên cứu khoa học.Ở Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương
1, văn bản kỹ thuật được hình thành trong công tác xây dựng cơ bản, công tácnghiên cứu khoa học Trong thực tiễn, Trường có nhiều tài liệu đo đạc, khoankhảo sát địa chất; bản vẽ kỹ thuật các công trình xây dựng cơ bản; bản đăng
ký, kế hoạch, thuyết minh, báo cáo nghiệm thu các đề tài nghiên cứu khoa họccủa Trường
Việc phân loại văn bản thuộc thẩm quyền ban hành của Hiệu trưởngTrường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I có ý nghĩa tác dụng về nhiềumặt Nó phục vụ thiết thực cho việc soạn thảo văn bản: Bảo đảm văn bản đượcban hành đúng thẩm quyền Hình thức văn bản phải phù hợp với nội dung vănbản Văn bản của Trường phải đủ các thành phần thuộc thể thức văn bản theoquy định nhà nước Qua việc phân loại văn bản của Trường, sẽ nhận biết rõhơn đặc điểm của mỗi hình thức văn bản Nó phục vụ thiết thực cho việc xâydựng mẫu văn bản Mặt khác việc phân loại văn bản của Trường còn làm rõđược vai trò tác dụng của mỗi hình thức văn bản và phát huy nó trong hoạtđộng quản lý của Hiệu trưởng
Trong đề tài này, chúng tôi đi sâu nghiên cứu để mẫu hóa các hình thứvăn bản thuộc loại văn bản hành chính, văn bản cá biệt (Quyết định)
2 Vai trò của văn bản trong hoạt động quản lý của Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I
Về lý thuyết chung, văn bản được hình thành từ rất sớm Văn bản có vaitrò quan trọng trong hoạt động của các cơ quan Có thể nói tóm tắt rằng vănbản là phương tiện ghi nhận và truyền đạt thông tin Ở nước ta, văn bản làcông cụ chủ yếu để truyền đạt chủ trương đường lối chính sách của Đảng vàNhà nước Văn bản là căn cứ có chứa đựng yếu tố pháp lý làm bằng chứng đểgiải quyết công việc Trong quan hệ quốc tế, văn bản là căn cứ pháp lý để thựchiện quyền lợi và nghĩa vụ của nước ta với các quốc gia, các tổ chức quốc tế
Trong phạm vi một cơ quan như Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữTrung ương I, văn bản có vai trò tác dụng trên nhiều mặt Dưới đây chúng tôitrình bày tóm tắt hai tác dụng lớn nhất của văn bản trong mối quan hệ giữa vănbản với hoạt động của Hiệu trưởng
a Vai trò của văn bản trong tổ chức các hoạt động của nhà trường
Theo Điều lệ Trường Cao đẳng được ban hành kèm theo Quyết định số56/2003/QĐ-BGDĐT ngày 10 tháng 12 năm 2003 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục
và Đào tạo và theo Quyết định 108/2005/QĐ-BNV ngày 17 tháng 10 năm
2005 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và
cơ cấu tổ chức của Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I thì Trường
Trang 14Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I là một tổ chức sự nghiệp trực thuộc
Bộ Nội vụ Trường được quyền tự chủ và tự chịu trách nhiệm theo quy địnhcủa pháp luật về quy hoạch kế hoạch phát triển nhà trường, tổ chức các hoạtđộng đào tạo, khoa học và công nghệ, tài chính, quan hệ quốc tế, tổ chức vànhân sự Trường có chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy riêng Hiệu trưởngchịu trách nhiệm trước Bộ trưởng Bộ Nội vụ về toàn bộ công tác của Trường.Hiệu trưởng quyết định công việc theo thẩm quyền Trong quá trình tổ chứchoạt động của Trường, văn bản có vai trò tác dụng rất quan trọng
Nhìn chung, Hiệu trưởng sử dụng tất cả các hình thức văn bản, trong đó
Đề án, Kế hoạch, Chương trình, Quyết Định là những hình thức văn bản
được sử dụng nhiều để đề ra chủ trương, nhiệm vụ Căn cứ vào kế hoạch,chương trình, các đơn vị triển khai thực hiện
Trong quá trình hoạt động, Trường có rất nhiều việc nảy sinh Đối vớiloại việc này, Hiệu trưởng sử dụng hầu hết các hình thức văn bản thuộc thẩmquyền ban hành như: Báo cáo, Tờ trình, Công văn để tổ chức giải quyết Vídụ:
Ngày 16 tháng 8 năm 2006, Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Văn thưLưu trữ Trung ương I có Công văn số: 296/CĐVTLT-GDTX gửi Bộ Giáo dục
và Đào tạo về việc đề nghị Bộ giao cho Trường được đào tạo trình độ cao đẳngcác ngành học: Lưu trữ học; Quản trị văn phòng; Thư ký văn phòng; Thông tinthư viện theo hình thức vừa làm vừa học Căn cứ đề nghị của Trường, ngày 21tháng 8 năm 2006, Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo có Công văn số:7428/BGDDT-ĐH&SĐH trả lời đồng ý để Trường được đào tạo ở trình độ caođẳng theo hình thức vừa làm vừa học các ngành hoc mà Trường đề nghị
Ví dụ trên là một biểu hiện sinh động về vai trò tác dụng của văn bảntrong hoạt động của Hiệu trưởng tổ chức các hoạt động của nhà trường
b Vai trò của văn bản trong truyền đạt quyết định quản lý của Hiệu trưởng
Quyết định quản lý ở đây được hiểu theo nghĩa rộng Đó là các kết luậncủa Hiệu trưởng trong quá trình tổ chức thực hiện, chức năng, nhiệm vụ củaTrường
Các kết luận đó được lập thành văn bản Các nhà nghiên cứu gọi đó làhiện tượng văn bản hoá
Đứng ở góc độ thông tin, văn bản là phương tiện ghi tin và truyền đạtthông tin Trong phạm vi một cơ quan, về vai trò tác dụng, văn bản có mốiquan hệ mật thiết với thủ trưởng cơ quan Văn bản vừa là sản phẩm lao độngtrí tuệ của thủ trưởng, vừa là phương tiện quan trọng để thủ trưởng truyền đạtcác ý tưởng, các quyết định của mình đối với các cơ quan, tổ chức và cá nhânhữu quan
Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I là cơ quan độc lập.Trường có phạm vi hoạt động trong phạm vi cả nước Trường có hàng ngàn
Trang 15học sinh, sinh viên Vì vậy Trường có khối lượng công tác lớn Để giải quyếtđược khối lượng công tác đó, Hiệu trưởng sử dụng hệ thống văn bản để quản
lý, chỉ đạo, điều hành, hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc, kết luận, quyết định theothẩm quyền Ví dụ:
Ngày 31 tháng 8 năm 2006, Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Văn thư Lưutrữ Trung ương I đã ban hành Quyết định số: 474/QĐ-CĐVTLT về việc quyđịnh chế độ thanh toán tiền công lao động đối với các lớp chính quy, tại chức
và bồi dưỡng ngắn hạn Đây là một quyết định quản lý bằng văn bản của Hiệutrưởng đối với việc sử dụng kinh phí của Trường
Qua hai nội dung nêu trên, chúng ta thấy văn bản có vai trò quan trọngđối với hoạt động quản lý, điều hành của Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Vănthư Lưu trữ Trung ương I Nói đến văn bản cũng là nói thể thức văn bản Bởi
lẽ văn bản do các thành phần thể thức văn bản tạo thành Nói vai trò tác dụngcủa văn bản cũng là nói vai trò tác dụng của thể thức văn bản Vì vậy, việcnghiên cứu về thể thức văn bản để xây dựng mẫu văn bản của Trường là cầnthiết Nó góp phần thiết thực trong việc tổ chức các hoạt động của Trường
Trang 16Phần thứ hai
KHẢO SÁT VĂN BẢN CỦA TRƯỜNG CAO ĐẲNG VĂN THƯ LƯU TRỮ TRUNG ƯƠNG I
(Những tồn tại và hướng giải quyết)
I KHẢO SÁT KHỐI VĂN BẢN DO TRƯỜNG CAO ĐẲNG VĂN THƯ LƯU TRỮ TRUNG ƯƠNG I BAN HÀNH TỪ NGÀY 15 THÁNG 6 NĂM 2005 ĐẾN NGÀY
31 THÁNG 12 NĂM 2007
Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I được thành lập ngày 15tháng 6 năm 2005 Đến nay, Trường mới hoạt động được hơn 2 năm Qua khảosát, từ ngày 15 tháng 9 năm 2005 đến ngày 31 tháng 12 năm 2007, Trường đãban hành 3858 văn bản Trong đó năm 2005 ban hành 461 văn bản; năm 2006ban hành 1552 văn bản; năm 2007 ban hành 1845 văn bản Về thể loại, trongtổng số văn bản đã ban hành, có các hình thức văn bản: Quyết định, Thôngbáo, Kế hoạch, Báo cáo, Hợp đồng, Tờ trình, Công văn, Giấy Giới thiệu, Giấy
đi đường, Giấy đề nghị Về mặt thể thức, văn bản của Trường Cao đẳng Vănthư Lưu trữ Trung ương I có ưu điểm:
- Văn bản của Trường, nói chung có đủ thể thức
- Văn bản được ban hành đúng thẩm quyền
- Hình thức văn bản phù hợp với nội dung
Bên cạnh những ưu điểm nói trên, về thức văn bản của Trường cũng cónhững tồn tại dưới đây:
1 Số của văn bản
Qua khảo sát, có 1 hình thức văn bản là Hợp đồng không được ghi sốcủa văn bản Trong thực tế, mỗi năm Trường ký rất nhiều hợp đồng Hợp đồng
về nhiều loại việc khác nhau và do nhiều đơn vị soạn thảo
Để phục vụ nhu cầu quản lý và giải quyết công việc, chúng tôi đề nghịhình thức văn bản Hợp đồng của Trường cũng cần được đánh số Do có nhiềuloại Hợp đồng cho nên hình thức văn bản này cần được đánh số riêng, bắt đầu
từ 01 cho Hợp đồng được ký đầu tiên trong năm Cũng do Hợp đồng có nộidung thuộc các đơn vị khác nhau soạn thảo, vì vậy trong cụm từ chỉ số và kýhiệu của Hợp đồng nên ghi tên đơn vị soạn thảo Hợp đồng Ví dụ:
Trang 17Số:01/HĐ-CĐVTLT-HCTC (Hợp đồng này do Phòng Hành chính Tổchức soạn thảo).
Số 02/HĐ-CĐVTLT-GDTX (Hợp đồng này do Khoa Giáo dục thườngxuyên soạn thảo)
2 Ký hiệu của văn bản
Trong văn bản do Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I ban
hành có 01 văn bản ghi ký hiệu không phù hợp Đó là Công văn số: CĐVTLT ngày 16 tháng 11 năm 2006 về việc mất tài sản của học sinh dự thi cao đẳng.
532/CV-Theo Thông tư số 55/2005/BNV-VPCP ngày 16 tháng 5 năm 2005 củaliên bộ Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuậttrình bày văn bản (sau đây viết tắt là Thông tư 55) thì loại văn bản có tên gọi làCông văn, không phải ghi chữ viết tắt tên gọi văn bản trong thành phần số và
ký hiệu văn bản (cụ thể là không có chữ CV).
Chúng tôi đề nghị: Loại văn bản Công văn do Trường ban hành nên ghichữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo văn bản sau chữ viết tắt tên Trường Ví dụ:
Số: /CĐVTLT-GDTX (Công văn do Khoa Giáo dục thường xuyên soạnthảo)
Số: /CĐVTLT-HCTC (Công văn do Phòng Hành chính Tổ chức soạnthảo)
3 Trích yếu nội dung văn bản
Qua khảo sát, nói chung các văn bản do Trường ban hành đều có tríchyếu nội dung rõ ràng Tuy vậy ở những văn bản có nội dung về công tác đào
tạo, việc dùng chữ khóa học, chữ hệ nghề ở trích yếu nội dung chưa được
thống nhất Dưới đây là những trường hợp cụ thể
a Chữ “khóa học”
Trường hợp 1: Tại văn bản số 548/KH-CĐVTLT ngày 24 tháng 11 năm
2006, trích yếu nội dung viết: Thực tập tay nghề và thực tập tốt nghiệp lớp
Trung cấp Thư ký văn phòng 12 tháng k3 Trong văn bản này, chúng tôi hiểu chữ k là chữ khoá và được viết tắt.
Trường hợp 2: Tại văn bản số 537/KH-CĐVTLT ngày 21 tháng 1 năm
2006, trích yếu nội dung viết: Kế hoạch thực tập tay nghề và thực tập tốt
nghiệp lớp Trung cấp Hành chính-Văn thư 12 tháng khóa 3 Trong văn bản này, chữ khoá được viết đủ chữ; không viết tắt.
Trường hợp 3: Tại Quyết định số 396/QĐ-CĐVTLT ngày 04 tháng 8
năm 2006, trích yếu nội dung viết: Về việc cử học sinh hệ Nghề khóa 2006) đi thực tập tốt nghiệp Trong văn bản này, sau chữ khoá có cụm chữ số
(2005-chỉ thời gian của khoá học và được để trong ngoặc đơn ( )
Trang 18Ý kiến của chúng tôi về chữ khoá (khoá học) như sau:
Chữ khoá (khoá học) được dùng theo ba nghĩa.
Nghĩa thứ nhất: Chữ khóa được dùng để chỉ số thứ tự các lần tuyển sinh
trong cùng một ngành đào tạo Mỗi một lần tuyển sinh được đánh một số Số
thứ tự đó là số khóa Ví dụ: khoá 1; khoá 2
Nghĩa thứ hai: Chữ khóa được dùng để chỉ thời gian đào tạo một lớp học
của một ngành đào tạo Lớp học đó bắt đầu học (khai giảng) từ năm nào đếnnăm nào thì bế giảng Ví dụ:
Viết: lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng khóa 1 (2007-2010) được hiểu làlớp Cao đẳng Quản trị Văn phòng khóa 1 học từ năm 2007 đến năm 2010 thì
bế giảng
Nghĩa thứ ba Chữ khoá đươc dùng để chỉ năm học Ví dụ:
Trong khoá học 2007-2008, Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trungương I đề ra các chỉ tiêu dưới đây cho học sinh sinh viên phấn đấu:
Với cách hiểu như trình bày ở trên, chúng tôi đề nghị chữ khóa trong các
văn bản về lớp học nên dùng như sau
+ Nếu dùng chữ khóa để chỉ số thứ tự các lần tuyển sinh hoặc để chỉ thứ
tự các lớp học (với nghĩa là khóa học thứ mấy) thì viết đủ chữ Khóa Ví dụ: Khóa 5 Không viết tắt chữ khóa thành chữ k.
+ Nếu dùng chữ khóa vừa để chỉ số thứ tự của lần tuyển sinh, vừa để chỉ
thời gian đào tạo của khoá đó từ năm nào đến năm nào thì viết đủ chữ khóa cókèm theo số thứ tự của khóa và thời gian đào tạo Năm chỉ thời gian đào tạo
được để trong ngoặc đơn Ví dụ: Khóa 8 (2007-2009).
+ Nếu dùng chữ khóa để chỉ khoá học đó thuộc năm nào thì sử dụng cụm từ: khóa học 200 - 200 Cụm chữ số chỉ năm học không để trong ngoặc
Trường hợp 2: Tại Quyết định số 396/QĐ-CĐVTLT ngày 04 tháng 8
năm 2006, trích yếu nội dung viết: Về việc cử học sinh hệ Nghề khóa 2006) đi thực tập tốt nghiệp Trong văn bản này, sau chữ nghề không có chữ
Trang 194 Chức vụ, họ, tên, chữ ký của người ký văn bản
Qua khảo sát văn bản của Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trungương I, về vấn đề chức vụ, họ, tên, chữ ký của người ký văn bản, chúng tôithấy nội dung cần quan tâm là việc ghi học hàm, học vị của người ký văn bảnchưa được thống nhất Ví dụ:
Trường hợp 1: Tại Quyết định số 448/QĐ-CĐVTLT ngày 25 tháng 8năm 2006 của Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I về việc kỷ luật
học sinh, ở phần họ tên của người ký ghi: Ths Dương Mạnh Hùng Trong văn bản này có viết chữ Ths (thạc sĩ) trước họ tên người ký.
Trường hợp 2: Tại văn bản số 395/KH-CĐVTLT ngày 24 tháng 11 năm
2006 của Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I về Kế hoạch thựctập tay nghề và thực tập tốt nghiệp lớp Trung cấp Hành chính-Văn thư 12
tháng khoá 3, ở phần họ tên của người ký ghi: Dương Mạnh Hùng Trong văn bản này không viết chữ Ths (thạc sĩ) trước họ tên người ký Mặc dù cả hai văn
bản nêu trên đều có nội dung về đào tạo và do cùng một người có học hàm thạc
Như vậy, theo Thông tư 55, việc ghi học hàm, học vị trong các văn bản
có thể hiểu như sau:
- Đối với văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính, trừ vănbản của các tổ chức sự nghiệp giáo dục, y tế, nghiên cứu khoa học, văn bản củacác cơ quan còn lại không phải ghi học hàm, học vị trước họ tên của người ký
- Ngay cả văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính của các cơquan sự nghiệp giáo dục, y tế, nghiên cứu khoa học nói chung cũng không phảighi học hàm, học vị trước họ tên của người ký, chỉ trừ những trường hợp cầnthiết
- Thông tư 55 chỉ quy định việc viết học hàm, học vị trước họ tên củangười ký đối với văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính Khôngquy định đối với loại văn bản khác-văn bản chuyên môn
Trang 20- Thông tư 55 cũng không quy định cụ thể trường hợp nào là trường hợp cần thiết cần ghi học hàm, học vị trước họ tên của người ký đối với loại
văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính của cơ quan sự nghiệp giáodục, y tế, nghiên cứu khoa học
Thông tư số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 củaliên bộ Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuậttrình bày văn bản là văn bản quy phạm pháp luật Những vấn đề nêu trên chưa
có văn bản hướng dẫn thực hiện Đây là vấn đề khó, vượt quá phạm vi nghiêncứu của đề tài cấp cơ sở Tuy vậy, để phục vụ cho đề tài này, chúng tôi vẫnphải nghiên cứu và xin đề xuất ý kiến việc ghi học hàm, học vị trước họ têncủa người ký các văn bản của Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương Inên như sau
Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I là cơ quan sự nghiệpgiáo dục Vận dụng Thông tư 55, trên các văn bản hành chính của Trường,trong những trường hợp cần thiết, trước họ tên của người ký, nên ghi danh hiệudanh dự học hàm, học vị Vấn đề ở đây là trường hợp nào là trường hợp cầnthiết Theo chúng tôi có rất nhiều trường hợp cụ thể được coi là cần thiết.Không thể liệt kê hết được Phương pháp chung, chúng tôi đề nghị hướng giảiquyết là: nên coi những việc thuộc lĩnh vực đào tạo, nghiên cứu khoa học, hợptác quốc tế là những việc thuộc trường hợp cần thiết Như vậy có nghĩa là trêncác văn bản hành chính do Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương Iban hành có nội dung thuộc lĩnh vực nói trên thì nên ghi thêm học hàm, học vịtrước họ tên của người ký Ví dụ các văn bản:
- Công văn chiêu sinh;
- Quyết định trúng tuyển vào học các ngành, nghề đào tạo thuộc Trường;
- Kế hoạch đào tạo;
- Quyết định tốt nghiệp cho học sinh, sinh viên;
- Quyết định khen thưởng học sinh, sinh viên;
- Hợp đồng về đào tạo;
- Kế hoạch hợp tác quốc tế;
- Kế hoạch nghiên cứu khoa học;
- Quyết định thành lập hội đồng khoa học, hội đồng nghiệm thu đề tàinghiên cứu khoa học;
- Quyết định cử chủ nhiệm đề tài nghiên cứu khoa học;
- V.v
5 Nơi nhận
Trong nhiều văn bản của Trường, ở yếu tố nơi nhận có tồn tại là: tên
đơn vị nhận văn bản, ghi không thống nhất Có văn bản ghi phòng, khoa trướcchữ viết tắt tên đơn vị nhận văn bản Có văn bản không ghi phòng, khoa Ví
Trang 21Trường hợp 1: Tại Quyết định số 448/QĐ-CĐVTLT ngày 25 tháng 8năm 2006 về việc kỷ luật học sinh Nguyễn Hải Nga, lớp Văn thư đánh máyK6A khóa 2005-2006, ghi:
Nơi nhận:
- Như điều 2;
- Ông Nguyễn Văn Nhinh (để biết);
- Lưu: VT, QLHSSV
Tại Quyết định này không viết chữ phòng trước cụm từ QLHSSV).
Trường hợp 2: Tại văn bản số 548/KH-CĐVTLT ngày 24 tháng 11 năm
2006 về kế hoạch thực tập tay nghề và thực tập tốt nghiệp lớp Trung cấp Thư
- Hiệu trưởng, các Phó Hiệu trưởng;
- Lưu: VT, Khoa HCVP&TTTV, Khoa Thư ký
Tại văn bản này, ở nơi nhận có viết chữ phòng, chữ khoa trước tên đơn
vị nhận văn bản
Về việc ghi tên đơn vị nhận văn bản ở nơi nhận, tại điểm thứ 9 của Mục
II Thông tư 55 quy định:
“ ; Căn cứ yêu cầu giải quyết công việc, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo
hoặc chủ trì soạn thảo có trách nhiệm đề xuất những cơ quan, tổ chức, đơn vị
và cá nhân nhận văn bản trình người ký văn bản quyết định
Đối với văn bản chỉ gửi cho một số nhóm đối tượng cụ thể thì phải ghitên từng cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản; đối với văn bản được gửi chomột hoặc một số nhóm đối tượng nhất định thì nơi nhận được ghi chung, ví dụ:
- Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ;
- Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;
- Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã (thuộc tỉnh )
Đối với những văn bản có ghi tên loại, nơi nhận bao gồm từ “nơi nhận”
và phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản
Đối với công văn hành chính, nơi nhận bao gồm hai phần:
- Phần thứ nhất bao gồm từ “kính gửi”, sau đó là tên các cơ quan, tổ
chức hoặc đơn vị, cá nhân trực tiếp giải quyết công việc;
- Phần thứ hai bao gồm từ “nơi nhận”, phía dưới là từ “Như trên”, tiếp
Trang 22theo là tên cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân có liên quan khác nhận côngvăn”.
Như vậy, theo Thông tư 55, trừ trường hợp văn bản được gửi cho một
hoặc một số nhóm đối tượng nhất định, các văn bản còn lại, ở phần nơi nhận
cần ghi tên cơ quan, tên tổ chức, tên đơn vị nhận văn bản Theo chúng tôi, ởTrường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I, tên đơn vị thuộc trường là têncác phòng, khoa, trung tâm Vì vậy trong các văn bản do Trường ban hànhchúng tôi đề nghị:
- Ở nơi nhận cần ghi đủ chữ phòng hoặc khoa, trung tâm.
- Trong trường hợp tên đơn vị là trung tâm, nên viết tắt chữ trung (T),còn chữ tâm được viết đầy đủ (Tâm) Các chữ còn lại của tên đơn vị nhận vănbản nên viết tắt bằng chữ in hoa Ví dụ:
1 Số lượng mẫu và hình thức văn bản
Ngày 04 tháng 6 năm 2006, Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trungương I có văn bản số 177/TB-CĐVTLT về việc ban hành mẫu của 23 loại vănbản bao gồm 36 mẫu cụ thể Theo thông báo, 36 mẫu văn bản gồm có:
Mẫu số 01: Nghị quyết Hội nghị cán bộ, công chức
Mẫu số 02: Nghị quyết liên tịch
Mẫu số 03: Quyết định thông thường
Mẫu số 04: Quy định hoặc Quy chế ban hành kèm theo Quyết định.Mẫu số 05: Quyết định ban hành kèm theo chương trình hành động.Mẫu số 06: Chương trình hành động kèm theo Quyết định
Mẫu số 07: Chương trình hội nghị (cuộc họp)
Mẫu số 08: Báo cáo
Mẫu số 09: Báo cáo của Ban chỉ đạo, Hội đồng do Hiệu trưởng thành lập.
Mẫu số 10: Biên bản họp
Trang 23Mẫu số 11: Kế hoạch.
Mẫu số 12: Tờ trình
Mẫu số 13: Công văn trả lời
Mẫu số 14: Công văn thu hồi
Mẫu số 15: Công văn mời, báo đưa tin
Mẫu số 16: Công văn mời họp
Mẫu số 17: Công văn của Ban chỉ đạo, Hội đồng do Hiệu trưởng thành lập.
Mẫu số 18: Công văn thông thường
Mẫu số 19: Thông báo
Mẫu số 20: Thông báo kết luận Hội nghị, cuộc họp
Mẫu số 21: Thông báo kết luận giao ban công tác tuần
Mẫu số 22: Giấy mời họp
Mẫu số 23: Giấy giới thiệu (cỡ văn bản bằng 1/2 khổ giấy A4)
Mẫu số 24: Giấy đi đường
Mẫu số 25: Giấy ủy quyền (dùng cho cán bộ, giáo viên và học sinh).Mẫu số 26: Giấy cam đoan (dùng cho cán bộ, giáo viên và học sinh).Mẫu số 27: Giấy đề nghị
Mẫu số 28: Giấy đề nghị thanh toán
Mẫu số 29: Giấy đề nghị tạm ứng
Mẫu số 30: Giấy nghỉ phép (cỡ văn bản bằng 1/2 khổ giấy A4)
Mẫu số 31: Đơn xin nghỉ phép
Mẫu số 32: Đơn xin xác nhận (dùng cho cán bộ, giáo viên và học sinh).
Mẫu số 33: Giấy đề nghị sử dụng xe ô tô (cỡ văn bản bằng 1/2 khổ giấyA4)
Mẫu số 34: Hợp đồng vụ việc
Mẫu số 35: Hợp đồng làm việc lần đầu
Mẫu số 36: Hợp đồng làm việc
2 Những tồn tại trong các mẫu văn bản đã ban hành
Trong hoàn cảnh mới được thành lập, Trường đã mẫu hóa được 36 mẫuvăn bản là sự quan tâm rất lớn của Ban Giám hiệu và Văn phòng nhà trường.Qua nghiên cứu 36 mẫu, chúng tôi thấy trong mỗi mẫu văn bản, giữa hai bộphận là thể thức và nội dung thì phần thể thức được mẫu hoá nhiều hơn Phầnnội dung của văn bản được mẫu hoá ít Tuy vậy căn cứ vào mẫu, cán bộ côngchức nhà trường soạn thảo văn bản cũng được thuận lợi hơn so với không cómẫu Nói như vậy để bộc lộ một điều là nếu đề tài có đưa ra những đề nghị nào
Trang 24đó thì chỉ là phần thêm vào điều đã có cho hoàn thiện hơn Với cách nghĩ nhưtrên, chúng tôi mạnh dạn trình bày một số nội dung dưới đây.
- Thứ nhất: Trong 36 mẫu, có nhiều mẫu, cách viết chỉ dẫn sử dụng mẫu
chưa phù hợp Ví dụ:
Mẫu số 03: Quyết định thông thường.
Mẫu số 05: Quyết định ban hành kèm theo chương trình hành động Theo chúng tôi không viết Quyết định thông thường, Quyết định ban hành kèm theo chương trình hành động.
Ở hai ví dụ nêu trên, nếu muốn chỉ Quyết định đó là loại Quyết định trựctiếp hay Quyết định ban hành một văn bản khác thì chữ trực tiếp, chữ ban hànhmột văn bản khác được để trong ngoặc đơn ( ) sau tên loại văn bản Ví dụ:
Mẫu số 03 ở trên, nên viết là: Quyết định (quyết định trực tiếp)
Mẫu số 05 ở trên, nên viết là: Quyết định (Quyết định ban hành chươngtrình hành động)
- Thứ hai: Trong 36 mẫu, mẫu số 20: Thông báo kết luận hội nghị, cuộc họp.
Nội dung của mẫu này trùng với mẫu số 21: Thông báo kết luận giao ban côngtác tuần Theo chúng tôi nên ghép mẫu số 20 và mẫu số 21 thành 1 mẫu
- Thứ ba: Mẫu số 25: Giấy uỷ quyền (dành cho cán bộ, giáo viên và học sinh).
Trong mẫu có mục xác nhận của nhà trường Chúng tôi thấy, giấy uỷ quyềnđược dùng để giao cho người khác làm giúp mình một việc nào đó Vì vậykhông cần có nội dung xác nhận của nhà trường
- Thứ tư: Các mẫu: số 27-Giấy đề nghị;
số 28-Giấy đề nghị thanh toán;
số 29-Giấy đề nghị tạm ứng;
Ba mẫu nêu trên đều có nội dung phụ trách bộ phận, phụ trách đơn vị, thủ trưởng đơn vị Theo chúng tôi nếu là đơn vị thuộc Trường thì nên ghi:
Trưởng phòng, khoa, trung tâm Nếu là Ban Giám hiệu thì nên ghi Hiệu
trưởng Không nên sử dụng chữ Thủ trưởng đơn vị để chỉ Hiệu trưởng; Phụ trách đơn vị để chỉ Trưởng phòng, Trưởng khoa.
- Thứ năm: Trong 36 mẫu, có 3 mẫu sử dụng chung cho cán bộ, giáo viên và
học sinh Các mẫu đó là:
Mẫu số 25: Giấy ủy quyền;
Mẫu số 26: Giấy cam đoan;
Mẫu số 32: Đơn xin xác nhận
Qua 3 mẫu nêu trên, chúng tôi thấy trong trường hợp cụ thể này, về kếtcấu (bố cục) thì mẫu có thể giống nhau Nhưng nội dung cụ thể ở từng mụctrong mẫu thì hoàn toàn khác nhau, vì vậy nên tách mẫu dùng cho cán bộ giáo
Trang 25viên riêng Mẫu dùng cho học sinh, sinh viên riêng Trong mỗi mẫu, có thiết kếnội dung chi tiết phù hợp.
- Thứ sáu: Về hình thức văn bản Trong 36 mẫu, có 03 mẫu dùng chung cho
cán bộ, giáo viên và học sinh như trình bày ở trên Trong thực tiễn, học sinh,sinh viên có quan hệ với nhà trường ở nhiều việc Từ mối quan hệ đó, nẩy sinhloại giấy tờ do học sinh, sinh viên viết gửi nhà trường và hình thức văn bản donhà trường ban hành để giải quyết nhu cầu của học sinh, sinh viên Chính vìvậy, chúng tôi đề nghị nên có thêm một số hình thức văn bản (một số loại mẫu)nữa để dùng riêng cho học sinh, sinh viên Ví dụ:
* Giấy uỷ quyền (uỷ quyền nhận bằng tốt nghiệp);
* Giấy cam đoan;
* Đơn đề nghị (về nhiều nội dung);
* Giấy chứng nhận (chứng nhận là học sinh của Trường);
* Giấy chứng nhận (đã học xong chương trình);
* Giấy chứng nhận tốt nghiệp (cấp thay bằng tốt nghiệp đã mất);
- Thứ bảy: Về số và ký hiệu Trong 36 mẫu, có 01 mẫu không có ký hiệu văn
bản Đó là mẫu số 22- Giấy mời Ví dụ:
Bộ Nội vụ Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Trang 26Hà Nôi, ngày tháng năm
GIẤY MỜI
Mẫu Giấy mời nói trên không có thành phần số và ký hiệu văn bản.Chúng tôi đề nghị, hình thức văn bản có tên gọi Giấy mời của Trường cũngnên có số và ký hiệu, Ví dụ:
Số: /GM-CĐVTLT
Trong 36 mẫu, có 02 mẫu ghi ký hiệu chưa phù hợp với Thông tư 55
Đó là mẫu số 23, mẫu số 24
Số và ký hiệu của mẫu số 23-Giấy giới thiệu: Số: /GGT-CĐVTLT.
Số và ký hiệu của mẫu số 24-Giấy đi đường: Số: /GĐĐ-CĐVTLT.
Ký hiệu của hai loại văn bản nói trên cần được thực hiện theo Thông tư
- Thứ tám: Về nội dung văn bản Đây là vấn đề rất khó trong việc mẫu hóa
văn bản Xuất phát từ thực tế chức năng nhiệm vụ của Trường, căn cứ vào tácdụng của mỗi hình thức văn bản, đề tài nghiên cứu xây dựng mẫu chi tiết nhất
có thể xây dựng được cho mỗi hình thức văn bản nhằm tạo thuận lợi cho người
sử dụng mẫu (xin xem bộ 60 mẫu văn bản-sản phẩm chính của đề tài)
III KHẢO SÁT ĐƠN CỦA HỌC SINH, SINH VIÊN GỬI TRƯỜNG CAO ĐẲNG VĂN THƯ LƯU TRỮ TRUNG ƯƠNG I
Học sinh, sinh viên gửi rất nhiều đơn cho Trường Cao đẳng Văn thưLưu trữ Trung ương I Chúng tôi đã tiến hành khảo sát đơn của học sinh, sinhviên
Có thể nói đơn của học sinh, sinh viên nhiều về khối lượng, phong phú
về thể thức văn bản Qua khảo sát, đơn của học sinh, sinh viên có những ưuđiểm và tồn tại chung dưới đây
1 Ưu điểm
- Về thể thức văn bản (thể thức đơn) Nhiều đơn có đủ thành phần chính của
thể thức văn bản Các thành phần đó là: Quốc hiệu; tên loại văn bản; địa điểm,thời gian; nội dung đơn; họ và tên, chữ ký của người viết đơn
Trường Cao đẳng
Văn thư Lưu trữ Trung ương I
Độc lập - tự do - hạnh phúc
Trang 27- Về nội dung, tuy cách diễn đạt có dài dòng song các đơn đều nói được đềnghị việc gì Ví dụ: Xin nghỉ học; xin bảo lưu kết quả học tập; xin cấp giáotrình
2 Tồn tại
- Về thể thức văn bản Có nhiều đơn thiếu thể thức văn bản.Ví dụ:
§-n cna hac vian La Till3 BÝch Thuũ líp Trung cÊp H^nh chÝnh V"nphBng khãa 54 thiÕu thanh phần: ®ha ®iÓm, ngay th5ng n"m viÕt ®-n
- Về nội dung đơn Như đã trình bày ở phần ưu điểm, hầu hết các đơnnói được nội dung chính là đề nghị việc gì Ngoài nội dung chính đó ra, trongđơn còn rất nhiều nội dung khác có liên quan nhưng không được đề cập đếnđầy đủ Các nội dung đó là: Học viên học ở lớp nào, ngành đào tạo nào, hìnhthức đào tạo chính quy hay đào tạo theo hình thức vừa làm vừa học Có đơnxin bảo lưu kết quả học tập nhưng không nói rõ bảo lưu từ ngày tháng năm nàođến ngày tháng năm nào Các đơn xin nghỉ học thường chỉ nêu lý do chungchung như bận việc riêng, bận công tác Có đơn xin học bù nhưng không nóithiếu bao nhiêu tiết ở chương, mục nào Ví dụ:
+ Đơn của học viên Nguyễn Thị Minh Chính (lớp Trung cấp Hành chínhVăn phòng khóa 54) thiếu tên lớp, ngành đào tạo, khóa đào tạo, địa điểm vàthời gian viết đơn
+ Đơn của học viên Phạm Hạnh Duyên lớp Trung cấp Hành chính Vănphòng khóa 54 xin học bù số tiết thiếu môn Lịch sử và Tổ chức cơ quan Nhànước Đơn xin học bù nhưng không nói rõ thiếu bao nhiêu tiết của chương nào
- Về bố cục và cách trình bày nội dung đơn
Có thể nói, các đơn được trình bày một cách tự nhiên, không theo mộtkhuôn mẫu thống nhất Có đơn viết ngày tháng năm ở dưới Quốc hiệu Có đơnviết ngày tháng năm ở cuối đơn (phía trên chữ lý của người viết đơn) Có đơnviết đầy đủ chữ ngày tháng năm Có đơn dùng các gạch chéo để thay chữ ngàytháng năm Ví dụ:
Đơn của học viên Nguyễn Thị Hương lớp Trung cấp Hành chính Vănphòng khóa 54, cuối đơn viết: Ngày 26/8/2006
Qua nghiên cứu và nhất là trong thực tế công tác, các tồn tại nói trênkhông phải chỉ làm thiếu đi tính thống nhất, nghiêm túc trong đơn từ mà cònảnh hưởng rất lớn đến tiến độ giải quyết đơn của học sinh sinh viên Làm giảmnăng suất, chất lượng công tác của các đơn vị hữu quan
Phần thứ ba
VẬN DỤNG QUY CHẾ ĐỂ XÂY DỰNG MỘT SỐ MẪU VĂN BẢN QUẢN LÝ THUỘC THẨM QUYỀN BAN HÀNH CỦA HIỆU TRƯỞNG TRƯỜNG CAO ĐẲNG VĂN THƯ LƯU TRỮ TRUNG ƯƠNG I VÀ VĂN BẢN CÓ LIÊN QUAN ĐẾN HỌC SINH SINH VIÊN
Trang 28I XÁC ĐỊNH CÁC HÌNH THỨC VĂN BẢN THUỘC THẦM QUYỀN BAN HÀNH CỦA HIỆU TRƯỞNG TRƯỜNG CAO ĐẲNG VĂN THƯ LƯU TRỮ TRUNG ƯƠNG
I VÀ VĂN BẢN CÓ LIÊN QUAN ĐẾN HỌC SINH SINH VIÊN
Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo; Quyết định số 108/2005/QĐ-BNV ngày 17tháng 10 năm 2005 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trungương I và các văn bản do Hiệu trưởng ban hành theo thẩm quyền thì TrườngCao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I hiện nay có vị trí, chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức như sau:
- Vị trí
Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I là tổ chức sự nghiệptrực thuộc Bộ Nội vụ Trường chịu sự quản lý trực tiếp và toàn diện của BộNội vụ Trường chịu sự quản lý nhà nước của Bộ Giáo dục và Đào tạo về đàotạo Trường là đơn vị sự nghiệp, tự chủ về tài chính theo quy định của phápluật Trường tự chịu trách nhiệm về tổ chức bộ máy và biên chế theo quy địnhcủa pháp luật Trường chịu sự quản lý hành chính theo lãnh thổ của Uỷ bannhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi Trường đặt trụ sở Trường
có tư cách pháp nhân, có con dấu, được mở tài khoản riêng tại các ngân hàng
và kho bạc nhà nước Trường đặt trụ sở chính tại thành phố Hà Nội
- Chức năng
Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I có chức năng đào tạo,bồi dưỡng nguồn nhân lực có trình độ cao đẳng và thấp hơn trong lĩnh vực vănthư, lưu trữ, quản trị văn phòng, thông tin thư viện, quản trị nhân lực, quản lývăn hoá, thư ký văn phòng và các ngành nghề khác có liên quan; nghiên cứukhoa học và triển khai áp dụng tiến bộ khoa học phục vụ phát triển kinh tế-xãhội của đất nước
- Nhiệm vụ
Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I có nhiệm vụ:
1 Xây dựng và tổ chức thực hiện quy hoạch, kế hoạch phát triển củaTrường phù hợp với quy hoạch, kế hoạch phát triển ngành văn thư, lưu trữ vàchiến lược phát triển giáo dục của Nhà nước
2 Đào tạo nguồn nhân lực có trình độ cao đẳng và các trình độ thấp hơn
Trang 29về các ngành học (hoặc các chuyên ngành) văn thư, lưu trữ, hành chính vănphòng, thông tin thư viện, thư ký văn phòng, tin học văn phòng, quản trị nhânlực, quản lý văn hoá, hành chính văn thư, văn thư-lưu trữ và các ngành nghềkhác có liên quan khi được các cơ quan có thẩm quyền cho phép và theo quyđịnh của pháp luật.
3 Bồi dưỡng, đào tạo lại nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ độingũ cán bộ, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ và các lĩnh vực khác theoyêu cầu của các cơ quan, tổ chức
4 Xây dựng chương trình, giáo trình, kế hoạch giảng dạy và học tập đốivới ngành nghề Trường được phép đào tạo trên cơ sở chương trình khung do
Bộ Giáo dục và Đào tạo quy định
5 Biên soạn và duyệt giáo trình để sử dụng trong Trường trên cơ sởthẩm định của Hội đồng thẩm định giáo trình do Hiệu trưởng thành lập
6 Tổ chức đào tạo và các hoạt động giáo dục theo mục tiêu chươngtrình đã được Bộ Giáo dục và Đào tạo và cơ quan quản lý có thẩm quyền chophép; công nhận tốt nghiệp, cấp văn bằng, chứng chỉ theo quy định
7 Triển khai thực hiện hoạt động nghiên cứu khoa học-công nghệ; kếthợp đào tạo với nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ trongcông tác giáo dục và đào tạo nhằm tiếp cận với khoa học hiện đại, tiên tiến củacác nước trên thế giới và khu vực
8 Tổ chức thực hiện các dịch vụ khoa học-công nghệ, sản xuất phù hợpvới ngành nghề đào tạo của Trường theo quy định của pháp luật
9 Tổ chức và thực hiện công tác hợp tác quốc tế về đào tạo và nghiêncứu khoa học theo chức năng, nhiệm vụ được giao và theo quy định của Nhànước
10 Huy động, quản lý và sử dụng các nguồn lực nhằm thực hiện mụctiêu giáo dục, đào tạo, hợp tác, liên kết với các cơ quan, tổ chức hữu quannhằm phát triển, nâng cao chất lượng giáo dục đào tạo, phục vụ sự nghiệp pháttriển kinh tế-xã hội
11 Tổ chức tuyển sinh và quản lý học sinh, sinh viên theo quy định
12 Phối hợp với gia đình, các tổ chức, cá nhân trong hoạt động giáodục, đào tạo học sinh, sinh viên
13 Quản lý và xây dựng đội ngũ cán bộ, giảng viên, nhân viên đáp ứngyêu cầu phát triển của Trường
14 Quản lý, sử dụng cơ sở vật chất, tài chính, tài sản, đất đai được giaotheo quy định
15 Thực hiện chế độ báo cáo với Bộ Nội vụ và các cơ quan quản lý nhànước về các hoạt động của Trường theo quy định của pháp luật
16 Thực hiện các nhiệm vụ khác theo chức năng, quyền hạn của
Trang 30Trường và quy định của pháp luật.
- Quyền hạn và trách nhiệm của Hiệu trưởng
1 Hiệu trưởng chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng Bộ Nội vụ về toàn bộhoạt động của Trường theo quy định hiện hành của pháp luật và của Bộ Nộivụ
2 Quy định chức năng, nhiệm vụ cụ thể cho các đơn vị thuộc Trường
3 Xây dựng quy chế tổ chức và hoạt động của Trường theo quy địnhtrình Bộ trưởng Bộ Nội vụ phê duyệt
4 Quản lý cán bộ, công chức, viên chức, giảng viên, nhân viên Quyếtđịnh thành lập các tổ chức trực thuộc Trường theo cơ cấu tổ chức đã được phêduyệt trong quy chế tổ chức và hoạt động của Trường Quyết định bổ nhiệmcác chức vụ từ trưởng phòng, trưởng khoa hoặc tương đương trở xuống Quyếtđịnh các vấn đề liên quan đến công tác cán bộ, công chức, viên chức từ ngạchgiảng viên, chuyên viên và tương đương trở xuống; thực hiện những công việcthuộc thẩm quyền trong tuyển dụng giảng viên, cán bộ, công chức, viên chức
và ký kết hợp đồng lao động theo quy định của pháp luật và của Bộ Nội vụ
5 Chiêu sinh, công nhận trúng tuyển, cấp bằng tốt nghiệp từ bậc caođẳng chuyên nghiệp trở xuống cho học sinh, sinh viên của Trường
6 Thực hiện các quyền hạn khác theo quy định tại Điều lệ Trường Caođẳng ban hành theo Quyết định số 56/2003/QĐ-BGD&ĐT ngày 10/12/2003của Bộ Trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo
T
ổ chức bộ máy
Hiồn nay tu ch0c bé m,y cna Tr-êng Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trungương I gồm cã:
1 Hiệu trưởng và các Phó Hiệu trưởng;
2 Hội đồng Khoa học và Đào tạo và các Hội đồng tư vấn khác;
11 Khoa Hành chính Văn phòng và Thông tin Thư viện;
12 Khoa Thư ký và Quản trị Văn phòng;
Trang 3113 Khoa Giáo dục đại cương;
14 Khoa Giáo dục thường xuyên;
15 Trung tâm Tin học;
16 Trung tâm Đào tạo Nghề
18 Cơ sở đào tạo Đà Nẵng;
19 Đảng bộ Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I;
20 Công đoàn Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I;
21 Đoàn thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh Trường Cao đẳng Văn thưLưu trứ Trung ương I
Căn cứ vào vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức củaTrường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I nêu trên sẽ bảo đảm cho cácvăn bản do Trường ban hành đúng với thẩm quyền và có hiệu lực thi hành
b Căn cứ quy chế nhà nước về văn bản và thể thức văn bản
Từ năm 1945 đến nay, Nhà nước đã ban hành rất nhiều văn bản quyđịnh về hình thức, thẩm quyền ban hành, thể thức và kỹ thuật trình bày vănbản Trong số đó có nhiều văn bản hiện đang có hiệu lực thi hành Ví dụ:
- Luật Sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Ban hành văn bản quyphạm pháp luật được Quốc hội khóa XII, kỳ họp thứ 2 thông qua ngày 16tháng 12 năm 2002 Luật quy định thẩm quyền ban hành và hình thức văn bảnquy phạm pháp luật của:
+ Quốc hội, Uỷ ban Thường vụ Quốc hội;
+ Chủ tịch nước;
+ Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ;
+ Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quanthuộc Chính phủ;
+ Toà án nhân dân tối cao;
+ Viện kiểm sát nhân dân tối cao;
+ Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân các cấp
- Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm
2005 của liên bộ Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và
kỹ thuật trình bày văn bản Theo Thông tư, thể thức văn bản bao gồm các thànhphần:
+ Quốc hiệu;
+ Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản;
+ Số, ký hiệu văn bản;
Trang 32+ Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản;
+ Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản;
+ Nội dung văn bản;
+ Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền;
+ Dấu của cơ quan, tổ chức;
c Căn cứ nhu cầu công tác của Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I
Qua khảo sát tài liệu do Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương Iban hành từ ngày thành lập đến nay và nghiên cứu tham khảo khối tài liệuđược ban hành trong thời gian Trường mang tên Trường Trung học Văn thưLưu trữ Trung ương I thì thấy trong thực tế có một số hình thức văn bản nhưCông điện, Giấy ủy nhiệm, Phiếu gửi, Phiếu chuyển v.v , Trường có ban hànhnhưng với số lượng rất ít Riêng hình thức văn bản Chỉ thị (cá biệt), Thông cáo,Trường chưa ban hành lần nào Do nhu cầu sử dụng ít như vậy, cho nên chúngtôi không đưa các hình thức văn bản nêu trên vào danh mục văn bản nghiêncứu, mẫu hoá của đề tài
Theo Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật và Thông tư số 55,chúng tôi không thấy có hình thức văn bản Phiếu trình Nghiên cứu một số bàiviết đăng trên tạp chí và thực tế công tác mà chúng tôi đã sử dụng thì thấy, nếukhông kể về thể thức văn bản thì Phiếu trình thực chất là Tờ trình Có lẽ vì vậy
mà Nhà nước không xác định Phiếu trình là một hình thức văn bản ngang vớihình thức văn bản khác Trong thực tế, khi trình thủ trưởng cơ quan ký banhành văn bản mà nội dung có liên quan đến nhiều đơn vị khác, đơn vị dự thảophải báo cáo quá trình dự thảo; ý kiến của các đơn vị hữu quan; những vấn đềtồn tại; ý kiến của đơn vị chủ trì soạn thảo làm căn cứ để thủ trương phê duyệtbản thảo Các nội dung nói trên của báo cáo được viết thành văn trên giấy (vănbản) Vì được sử dụng nội bộ nên giấy này không đủ tất các thành phần của thểthức văn bản Xét về nhiều góc độ, Phiếu trình tuy là loại giấy tờ nội bộ nhưng
có tác dụng rất lớn trong quá trình giải quyết công việc của Trường Với lý do
Trang 33nói trên chúng tôi mạnh dạn đưa Phiếu trình vào danh mục nghiên cứu để mẫuhoá và coi đó như một sáng kiến của đề tài.
2 Kết quả xác định
Căn cứ Luật ban hành văn quy phạm pháp luật và Thông tư số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của liên bộ Bộ Nội vụ và Vănphòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; căn cứchức năng nhiệm vụ quyền hạn và thực tiễn hoạt động của Trường, Qua khảosát đơn do học sinh, sinh viên viết gửi cho Trường và thực tiễn hoạt động củaTrường, nhóm nghiên cứu xác định được 17 hình thức văn bản thuộc thẩmquyền ban hành của Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trungương I và văn bản có liên quan đến học sinh, sinh viên; 01 hình thức giấy tờ sửdụng nội bộ của Trường được mẫu hoá, đó lá:
14 Giấy uỷ quyền;
15 Giấy cam đoan;
16 Giấy biên nhận hồ sơ;
1 Định hướng chung của việc xây dựng mẫu văn bản
Xây dựng mẫu văn bản là một việc làm có nhiều khó khăn Việc xây
Trang 34dựng mẫu văn bản cần theo định hướng chung Các định hướng đó là:
a Các hình thức văn bản được mẫu hoá phải thuộc thẩm quyền ban hành của
Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I Ví dụ: Có thểmẫu hoá văn bản Báo cáo nhưng không mẫu hoá văn bản Nghị định
b Nội dung của các văn bản được mẫu hoá phải thuộc chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn của Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I
Ví dụ: Có thể mẫu hoá văn bản Quyết định tốt nghiệp Trung cấp Văn thư Lưutrữ nhưng không mẫu hoá văn bản Quyết định tốt nghiệp Trung cấp Nôngnghiệp
c Khi xây dựng mẫu văn bản phải thực hiện đúng quy định của Nhà nước về
vị trí trình bày các thành phần của thể thức văn bản Ví dụ:
Thông tư 55 quy định: số và ký hiệu văn bản được viết ở dưới vị trí tácgiả văn bản Khi mẫu hoá văn bản của Trường, yếu tố này cũng phải được viếtđúng ở vị trí đó Không thể viết yếu tố này ở vị trí khác
d Trong thể thức văn bản, Khi mẫu hoá, có một số yếu tố cần được thống
nhất cách trình bày Tránh trường hợp một yếu tố ở các văn bản cùng loạinhưng mỗi văn bản lại được trình bày một cách khác nhau Ví dụ:
Trường ban hành một văn bản Văn bản này gửi cho Phòng Đào tạo và
Phòng Quản lý học sinh sinh viên Theo chúng tôi, ở yếu tố Nơi nhận trên văn bản cần thống nhất cách ghi Yếu tố Nơi nhận trong trường hợp nói trên có thể
ghi theo một trong hai cách dưới đây
Chúng tôi lựa chọn cách viết thứ hai
e Mẫu hoá chi tiết từ mẫu chung thành nhiều mẫu cụ thể Xuất phát từ thực tế
của Trường như đã đề cập ở phần trên, có một số hình thức văn bản như Quyếtđịnh, Công văn được sử dụng ở những nội dung khác nhau và được sử dụngnhiều lần Vì vậy, ngoài mẫu chung của mỗi hình thức văn bản này, đề tàinghiên cứu, mẫu hoá từ mẫu chung thành nhiều mẫu chi tiết phù hợp với nhucầu sử dụng
Ví dụ: Mẫu Công văn có:
Trang 35- Mẫu Công văn (mẫu chung) Ngoài mẫu chung còn có:
- Mẫu Công văn đề nghị
- Mẫu Công văn trả lời
- Mẫu Công văn đôn đốc công việc
g Mẫu văn bản phải rõ ràng, cụ thể, dễ hiểu, dễ sử dụng.
2 Phương pháp xây dựng mẫu văn bản thuộc Trường
Việc xây dựng mẫu văn bản của Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữTrung ương I được tiến hành theo 4 bước chính:
Bước 1 Lựa chọn mẫu văn bản đã có.
a Lựa chọn mẫu từ các mẫu văn bản do Nhà nước ban hành
Nhà nước đã ban hành nhiều mẫu văn bản Đề tài nghiên cứu để lựachọn những mẫu phù hợp với Trường Đối với loại này, mẫu được chọn phảibảo đảm các yêu cầu:
- Mẫu do cơ quan có thẩm quyền ban hành và được sử dụng trong cảnước
- Mẫu đang có hiệu lực thi hành
Thực tế, đề tài nghiên cứu và lựa chọn mẫu văn bản được quy định trongNghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ vềcông tác văn thư và những mẫu văn bản được quy định trong Thông tư liên tịch
số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ vàVăn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.Kết quả, chúng tôi chỉ lựa chọn được tên loại văn bản hành chính thuộc thẩmquyền ban hành của Hiệu trưởng Trường Cao đăng Văn thư Lưu trữ Trungương I Các hình thức văn bản đó là: Quyết định (cá biệt); Chương trình; Kếhoạch; Báo cáo; Biên bản; Tờ trình; Hợp đồng; Công văn; Giấy chứng nhận;Giấy mời; Giấy giới thiệu; Giấy nghỉ phép; Giấy biên nhận hồ sơ
b Lựa chọn mẫu từ các mẫu do Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I ban hành
Ngày 01 tháng 6 năm 2006, Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trungương I ban hành 36 mẫu văn bản mà chúng tôi đã trình bày ở phần trên Saukhi lựa chọn được mẫu từ các văn bản do Nhà nước ban hành, đề tài nghiêncứu lựa chọn tiếp những mẫu do Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trungương I ban hành ngày 01 tháng 6 năm 2006 Kết quả lựa chọn được 04 mẫugiấy tờ dùng trong nội bộ Trường đó là: Giấy cam đoan; Giấy đề nghị; Đơn xinnghỉ phép; Đơn xin xác nhận
Bước 2 Xây dựng mẫu chi tiết.
Xây dựng mẫu văn bản là công việc rất khó khăn Nội dung chính củaxây dựng mẫu văn bản bao gồm mẫu hoá thể thức và mẫu hoá nội dung văn
Trang 36Về thể thức văn bản, ở bước 1 đã lựa chọn được hình thức văn bản (còngọi là tên loại văn bản như Báo cáo; Tờ trình ) Ngoài ra thông qua các mẫuvăn bản của Nhà nước, chúng tôi cũng kế thừa được kết quả về vị trí trình bàycác thành phần của thể thức văn bản Những vấn đề còn lại như nội dung củamỗi thành phần thể thức và đặc biệt là nội dung văn bản thì việc kế thừa từmẫu của Nhà nước là rấ ít Hai vấn đề còn lại nêu trên được giải quyết ở bước
2 này Quá trình mẫu hoá chi tiết mỗi hình thức văn bản được thực hiện ở 3 nộidung và theo thứ tự sau đây:
Nội dung 1 Lựa chọn những thành phần của thể thức văn bản không phải thay
thế
Trên cơ sở mẫu văn bản đã chọn như trình bày ở trên, tiến hành nghiêncứu, xác định những thành phần của thể thức văn bản trong mẫu do Nhà nướcban hành sẽ được giữ nguyên, không phải thay thế gì trong mẫu văn bản củaTrường Ví dụ:
Trong mẫu văn bản của Nhà nước đã có thành phần:
Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt NamĐộc lập - Tự do - Hạnh phúcChúng tôi xác định đấy là thành phần không phải thay đổi, được giữnguyên trong mẫu văn bản của Trường
Nội dung 2 Thay thế nội dung thể thức văn bản của Trường vào thành phần
thể thức tương ứng trong mẫu văn bản của Nhà nước
Sau khi xác định xong các thành phần được giữ lại, chúng tôi tiến hànhnghiên cứu để ghi nội dung thể thức văn bản của Trường vào từng thành phầncủa thể thức văn bản trong mẫu do Nhà nước ban hành Ví dụ
Trong mẫu hình thức văn bản Quyết định của Nhà nước có thành phầntác giả văn bản Trong mẫu văn bản của Nhà nước (Thông tư số 55) chỉ ghi:Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản (còn gọi là tác giả văn bản) Khi xâydựng mẫu văn bản của Trường, đề tài phải nghiên cứu để ghi cụ thể thành phầnnày trong văn bản do Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I banhành được ghi như thế nào? Kế thừa mẫu văn bản đã có, chúng tôi xác định vịtrí và cách trình bày thành phần tác giả văn bản của Trường như sau:
BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG CAO ĐẲNG VĂN THƯ LƯU TRỮ TRUNG ƯƠNG I
Nội dung 3 Mẫu hoá chi tiết nội dung văn bản trong mỗi mẫu văn bản của
Trường
Theo chúng tôi, thể thức văn bản bao gồm hai bộ phận Bộ phận thứ
nhất là các thành phần của thể thức văn bản Ví dụ: Quốc hiệu, tác giả, số và
ký hiệu văn bản Bộ phận thứ hai là nội dung văn bản Nói hai bộ phận là để
Trang 37nhận biết rõ hơn đặc điểm và tác dụng của mỗi bộ phận Còn xét theo mối quan
hệ tổng thể các yếu tố tạo thành một văn bản thì nội dung văn bản là một thànhphần thuộc thể thức văn bản Theo nghĩa rộng, ở mỗi thành phần của thể thứcvăn bản cũng đã chứa đựng nội dung thuộc văn bản Với cách nghĩ như trên,khi mẫu hoá văn bản, phải mẫu hoá cả hai bộ phận của văn bản Có nghĩa là
phải mẫu hoá thể thức văn bản và mẫu hoá nội dung văn bản Các việc làm
ở nội dung 1 và nội dung 2 của bước 2 nói trên thuộc phạm vi mẫu hoá thể thức văn bản Còn các việc làm ở nội dung 3 này thuộc phạm vi mẫu hoá nội dung văn bản.
Nghiên cứu để ghi cụ thể những nội dung có thể cụ thể được trong mỗimẫu văn bản là công việc khó và tốn nhiều thời gian Nó đòi hỏi phải nắmvững quy định nhà nước, hiểu biết cụ thể công tác của Trường và khả năng thểhiện nó một cách khái quát nhưng phải rõ ràng, mạch lạc.Ví dụ:
Đối với hình thức văn bản Quyết định, khi mẫu hoá các căn cứ để raQuyết định, chúng tôi đã xử lý thông tin như sau:
Nếu xây dựng mẫu văn bản Quyết định công nhận tốt nghiệp cho họcsinh, sinh viên hệ chính quy thì phần căn cứ ra Quyết định phải lấy nội dung từvăn bản của Bộ Giáo dục và Đạo tạo quy định về công tác đào tạo chính quy.Còn nếu xây dựng mẫu Quyết định công nhận tốt nghiệp cho học viên hệ vừalàm vừa học thì phần căn cứ lại phải lấy nội dung từ văn bản của Bộ Giáo dục
và Đào tạo quy định về công tác đào tạo hệ vừa làm vừa học
Việc mẫu hoá nội dung văn bản đã tốn nhiều thời gian, công sức Nhưngnếu mẫu được xây dựng chi tiết bao nhiêu thì người sử dụng mẫu càng thuậnlợi bấy nhiêu Vì vậy nhóm nghiên cứu đề tài đã đầu tư nhiều thời gian côngsức cho việc này
Bước 3 Lấy ý kiến chuyên gia.
Trong thực tế, sau khi nghiên cứu, dự thảo mẫu nhiều lần, nhóm đề tài
đã nhân bản dự thảo mẫu gửi đến nhiều cán bộ giảng viên để xin ý kiến góp ý.Nhóm đề tài đã nhận được ý kiến của các chuyên gia đóng góp trực tiếp trênbản thảo
Bước 4 Hoàn chỉnh mẫu.
Trên cơ sở bản thảo, nhóm đề tài nghiên cứu, phân tích một cách cụ thể,sâu sắc ý kiến của các chuyên gia Tiếp thu một cách sáng tạo những nội dunggóp ý phù hợp với đề tài Từ đó tiến hành sửa chữa bổ sung hoàn chỉnh toàn bộmẫu văn bản thuộc phạm vi nghiên cứu của đề tài
3 Kết quả xây dựng mẫu văn bản
Với phương pháp nói trên, đề tài đã nghiên cứu và mẫu hóa 60 mẫu vănbản dưới đây:
1 Quyết định (quy định trực tiếp, mẫu chung)
2 Quyết định (phê duyệt một văn bản khác)
Trang 383 Quyết định (giao kế hoạch công tác năm).
4 Kế hoạch công tác năm (ban hành kèm theo Quyết định)
5 Quy chế, Quy định (ban hành kèm theo Quyết định)
6 Quyết định (bổ nhiệm có thời hạn trưởng (phó) phòng (khoa)
7 Quyết định (nâng bậc lương)
8 Quyết định (điều động cán bộ)
9 Quyết định (thành lập Hội đồng, Ban giúp việc)
10 Quyết định (thành lập Hội đồng tuyển sinh hệ vùa làm vừa học)
11 Quyết định (thành lập Ban giúp việc hội đồng tuyển sinh hệ vừa làm vừa học )
12 Quyết định (khen thưởng tập thể, cán bộ, nhân viên của Trường)
13 Quyết định (công nhận tốt nghiệp nhiều người, hệ chính quy bậc cao đẳng)
4 Quyết định (công nhận tốt nghiệp nhiều người hệ chính quy bậc trung cấp)
15 Quyết định (công nhận tốt nghiệp nhiều người đào tạo nghề)
16 Quyết định (công nhận tốt nghiệp nhiều người hệ vừa làm vừa học bậc cao đẳng)
17 Quyết định (công nhận tốt nghiệp một người hệ vừa làm vừa học bậc cao đẳng)
18 Quyết định (công nhận tốt nghiệp nhiều người hệ vừa làm vừa học bậc trung cấp)
19 Quyết định (công nhận tốt nghiệp một người hệ vừa làm vừa học bậc trung cấp)
20 Quyết định (công nhận học xong môn học, học phần)
21.Quyết định (công nhận tốt nghiệp nhiều người lớp bồi dưỡng nghiệp vụ)
22 Quyết định (công nhận tốt nghiệp một người lớp bồi dưỡng nghiệp vụ)
23 Quyết định (khen thưởng nhiều học viên, học sinh, sinh viên)
24 Quyết định (kỷ luật học viên, học sinh, sinh viên)
25.Danh sách học viên, học sinh, sinh viên tốt nghiệp (ban hành kèm theo Quyết định)
26 Chương trình (mẫu chung)
27 Chương trình (hội nghị)
Trang 3928 Báo cáo (mẫu chung).
29 Biên bản (mẫu chung)
30 Biên bản (cuộc họp, hội nghị)
31 Kế hoạch (mẫu chung)
32 Kế hoạch (tuyển sinh lớp vừa làm vừa học)
33 Kế hoạch (đào tạo lớp vừa làm vừa học)
34 Tờ trình (mẫu chung)
35 Công văn (mẫu chung)
36 Công văn (đề nghị)
37 Công văn (hướng dẫn, chỉ đạo)
38 Công văn (đôn đốc, nhắc nhở công việc)
39 Công văn (trả lời)
40 Công văn (mời dự hội nghị, cuộc họp)
41 Công văn (mời phóng viên đưa tin)
42 Công văn (thu hồi văn bản)
43 Giấy mời họp
44 Giấy giới thiệu
45 Giấy uỷ quyền (dùng cho học viên, học sinh, sinh viên)
46 Giấy cam đoan (dùng cho học viên, học sinh, sinh viên)
47 Đơn đề nghị (dùng cho cán bộ, giáo viên)
48 Đơn đề nghị (dùng cho học viên, học sinh, sinh viên)
49 Đơn đề nghị (cấp giáo trình, dùng cho hệ vừa làm vừa học)
50 Giấy nghỉ phép
51 Đơn xin nghỉ phép năm
52 Đơn xin xác nhận (dùng cho cán bộ, giáo viên)
53 Phiếu trình (phiếu trình giải quyết công văn)
54 Hợp đồng (dùng cho hợp đồng lao động vụ việc)
Trang 4059 Giấy chứng nhận (chứng nhận tốt nghiệp).
60 Phiếu Biên nhận hồ sơ đăng ký dự tuyển
III MẪU VĂN BẢN THUỘC THẨM QUYỀN BAN HÀNH CỦA HIỆU TRƯỞNG TRƯỜNG CAO ĐẲNG VĂN THƯ LƯU TRỮ TRUNG ƯƠNG
I VÀ VĂN BẢN CÓ LIÊN QUAN ĐẾN HỌC SINH SINH VIÊN
1 Bảng chữ viết tắt tên hình thức văn bản
Stt Tên loại văn bản Chữ viết tắt