Luận văn ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác tổ chức quản lý, điều hành văn phòng bộ nội vụ

HÀ NỘI - 2017BỘ NỘI VỤTRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀO CÔNG TÁC TỔ CHỨC QUẢN LÝ, ĐIỀU HÀNH VĂN PHÒNG BỘ NỘI VỤ K

HÀ NỘI - 2017

BỘ NỘI VỤTRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀO CÔNG TÁC

TỔ CHỨC QUẢN LÝ, ĐIỀU HÀNH VĂN PHÒNG BỘ NỘI VỤ

Khóa luận tốt nghiệp

ngành

: QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Sinh viên thực hiện : NGÔ VĂN TOẢN

Mã số sinh viên, khóa, lớp ĐH.QTVP13A : 1305QTVA064, 2013 - 2017,

LỜI CẢM ƠN

Trải qua quá trình học tập và rèn luyện tạiTrường Đại học Nội vụ Hà Nội, qua những đợtkiến tập, thực tập tôi đã tiếp thu được những

kinh nghiệm vô cùng quý giá giữa lý luậnchuyên ngành được học trên ghế nhà Trườngnhững kiến thức thực tế đã làm sáng tỏ giúp tôi

có cái nhìn sâu sắc về ngành học của mình tíchlũy thêm kiến thức, kinh nghiệm để sau này đilàm dễ tiếp cận hơn công việc của mình, thíchnghi nhành chóng hơn với môi trường làm việc.Qua 4 năm học tập đủ điều kiện làm khóa luậntốt nghiệp là một niềm vinh dự đối với tôi cũngnhư mọi sự cố gắng trong học tập phần nào cókết quả nhất định, tuy nhiên được làm khóa luậncũng là thử thách đối với bản thân tôi Thôngqua khóa luận tốt nghiệp có thể thấy được quátrình học tập của bản thân có thật sự đáp ứngđược về chất lượng, yêu cầu của kiến thức đãđược học trên ghế nhà Trường Thông qua bàikhóa luận tốt nghiệp tôi xin chân thành cảm ơnđến tất cả các thầy cô trong Khoa Quản trị vănphòng chuyên ngành tôi theo học luôn chỉ dẫn,giảng dạy tận tình luôn mong cho sinh viên củamình ra trường đều có công việc, đó là niềmhạnh phúc, mục tiêu, động lực để các thầy côđưa đò tri thức trên con đường trồng người Hơnhết xin chân thành cảm ơn Ths Nguyễn MạnhCường - Q.Trưởng khoa QTVP, đã hướng dẫn,định hướng về để tài và chỉ dẫn tận tình để tôihoàn thành tốt bài khóa luận tốt nghiệp của mình

Cuối cùng, chúng tôi xin được gửi lờicảm ơn đến các cán bộ, công chức tại văn phòng

Bộ Nội vụ cũng như Bộ Nội vụ đã hướng dẫn,giúp đỡ, tạo điều kiện trong quá trình tìm hiểuthực tế cũng như cung cấp thông tin tài liệu để

thực hiện khóa luận của mìnhXin chân thành cảm ơn!

LỜI CAM ĐOAN

Tôi tên là Ngô Văn Toản Tôi thực hiện khóa luận tốt nghiệp với tên đề tài:

“Ứng dụng CNTT vào công tác tổ chức quản lý, điều hành văn phòng Bộ nội vụ”

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi trong thời gian qua Tôixin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin sử dụng trongcông trình nghiên cứu này

Hà Nội, ngày 9 tháng 5 năm 2017

Người thực hiện

Ngô Văn Toản

DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT

LỜI CẢM ƠN

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN

DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Tổng quan tình hình nghiên cứu 1

3 Mục tiêu nghiên cứu 3

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4

5 Giả thuyết nghiên cứu 4

6 Nhiệm vụ nghiên cứu 4

7 Phương pháp nghiên cứu 4

8 Kết cấu của khóa luận 5

CHƯƠNG 1 _ CƠ SỞ LÝ LUẬN VĂN PHÒNG VÀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀO HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ VÀ ĐIỀU HÀNH VĂN PHÒNG 6

1.1 Lý luận về văn phòng và quản trị văn phòng 6

1.1.1 Khái niệm văn phòng, quản trị văn phòng 6

1.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của văn phòng Bộ 7

1.2 Công nghệ thông tin và ứng dụng CNTT trong việc quản lý và điều hành văn phòng 9

1.2.1 Khái niệm công nghệ thông tin 9

1.2.2 Khái niệm ứng dụng CNTT trong quản lý và điều hành 11

1.2.3 Khái niệm quản lý và điều hành 13

1.2.4 Vai trò của CNTT trong việc quản lý và điều hành văn phòng 14

CHƯƠNG 2.THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG • • • • TIN VÀO HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ VÀ ĐIỀU HÀNH VĂN PHÒNG BỘ NỘI VỤ 16

• • • 2.1 Giới thiệu khái quát về Văn phòng Bộ Nội vụ 16

2.1.1 Chức năng của Văn phòng Bộ Nội vụ 16

LỜI CẢM ƠN

2.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng Bộ Nội vụ 17

2.1.3 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ Nội vụ 23

2.1.4 Chế độ làm việc của Văn phòng Bộ 24

2.2 Hệ thống các văn bản của Nhà nước và Bộ Nội vụ về Ứng dụng CNTT vào hoạt động quản lý và điều hành tại cơ quan nhà nước 24

2.2.1 Văn bản của nhà nước quy định về ứng dụng CNTT 24

2.2.2 Văn bản của Bộ Nội vụ quy định về ứng dụng CNTT 26

2.3 Thực trạng việc ứng dụng CNTT vào hoạt động quản lý và điều hành tại Văn phòng Bộ Nội vụ 27

2.3.1 Hạ tầng kỹ thuật và phần mềm ứng dụng 27

2.3.2 Ứng dụng CNTT trong công tác văn thư 29

2.3.3 Ứng dụng CNTT trong quản lý nhân sự 39

2.3.4 Ứn g dụng CNTT trong công tác an ninh, bảo vệ 42

2.3.5 Ứng dụng CNTT trong việc quản lý tài chính 43

2.4 Đánh giá 46

2.4.1 Ưu điểm 46

2.4.2 Hạn chế 52

2.4.3 Nguyên nhân 54

CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀO HOẠT ĐỘNG QUẢN • • • • LÝ 56

VÀ ĐIỀU HÀNH VĂN PHÒNG 56

3.1 Nhóm giải pháp về nhân thức 56

3.2 Nhóm giải pháp về thể chế 57

3.3 Nhóm giải pháp về công nghệ 57

3.3.1 Về hạ tầng kỹ thuật 57

3.3.2 Trong công tác quản lý nhân sự 58

3.3.3 Trong việc quản lý tài chính 60

3.3.4 Tro ng công tác văn thư 61

3.3.5 Trong công tác an ninh, bảo vệ 62

3.4 Bảo đảm về môi trường pháp lý 62

3.5 Tăng cường ứng dụng ISO tại văn phòng Bộ 63

3.6 Đào tạo và phát triển đội ngũ nhân lực 63

3.7 Hiện đại hóa hành chính tại Bộ Nội vụ 64

KẾT LUẬN 66

TÀI LIỆU THAM KHẢO 67

PHỤ LỤC 70

• •

Việc dần thay thế, tự động hóa, các thủ tục giấy tờ văn bản theo cách làm việchiện hành qua đó sẽ tạo ra phong cách lãnh đạo mới, các cách thức mới trong việc đưa

ra các quyết định mang tính chiến lược đồng thời hỗ trợ cán bộ, chuyên viên hoàn thànhtốt công việc và nhiệm vụ của mình Việc cải cách hiệu quả của công tác hành chínhđồng nghĩa với cơ quan nhà nước sẽ phục vụ người dân, các tổ chức và doanh nghiệptốt hơn, góp phần đẩy mạnh công cuộc hiện đại hóa và phát triển đất nước Đẩy mạnhứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động văn phòng là rất cần thiết nhằm hiện đạihóa công tác hành chính

Chính vì công nghệ thông tin có tầm quan trọng đối với hoạt động của công tácvăn phòng như vậy, mặt khác qua thời gian thực tập tại Văn phòng Bộ Nội vụ tôi nhậnthấy vấn đề ứng dụng công nghệ thông tin, áp dụng các phương tiện kỹ thuật hiện đạicác hoạt động của văn phòng mặc dù đã có nhiều cố gắng nhưng vẫn còn hạn chế, thiếusót và chưa đem lại hiệu quả cao Do đó, tôi xin mạnh dạn đề xuất một vài ý kiến nhằm

là hoàn thiện hơn các hoạt động của văn phòng Vì lý do trên tôi đã chọn đề lài bài khóa

luận tốt nghiệp của mình là: “Ứng dụng CNTT vào công tác tổ chức quản lý, điều hành văn phòng Bộ nội vụ” Nghiên cứu đề tài này nhằm góp phần làm nâng cao hiệu

quả trọng hoạt động quản lý và điều hành văn phòng, và xây dựng một văn phòng hiệnđại, chuyên nghiệp năng động hơn

2 Tổng quan tình hình nghiên cứu

Ứng dụng CNTT trong hoạt động quản lý và điều hành văn phòng không còn làmột trong những vấn đề mới với những người làm quản trị văn phòng Có nhiều tác giả

cả trong lẫn ngoài nước đã nghiên cứu một cách cụ thể để vận dụng CNTT vào trongvăn phòng nhằm nâng cao hơn hiệu quả công tác văn phòng Dưới đây là một số sách,báo, tạp chí và đề tài nghiên cứu mà tôi được biết

Về các xuất bản phầm gồm: Các giáo trình, sách tham khảo dùng để giảng dạytrong các trường đại học, học viện các trường trung học như: “Xây dựng hệ thống thôngtin văn phòng” (Lê Tuấn Hùng) NXB Đại học Quốc gia, xuất bản năm 2005, giáo trình

“Vai trò của trang thiết bị trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng” (Đạihọc quốc gia Hà Nội) xuất bản năm 2005, “Qúa trình quản lý dự án công nghệ thôngtin”(Ngô Trung Việt), NXB Đại học Quốc gia Hồ Chí Minh xuất bản năm 2015, “Giáotrình lý thuyết thông tin” (Vũ Đình Quân), NXB Khoa học và Kỹ thuật, xuất bản năm2010

Về các bài viết nghiên cứu, trao đổi kinh nghiệm liên quan đến công nghệ thôngtin được đăng trên các tạp chí như: Tạp chí “Tổ chức nhà nước”, Tạp chí “Khoa học vàcông nghệ”, tạp chí “Khoa học công nghệ TT&TT”, Tạp chí “Thông tin và Tư liệu” (BộKH&CN) Ngoài ra còn có các bài báo, Tạp chí của các trường học viện Công nghệBưu chính Viễn thông, Đại học Quốc gia Hà Nội, Đại học Bách khoa Hà Nội

Các luận án Tiến sĩ, Thạc sĩ, cử nhân trường đại học: Đại học Xã hội Nhân văn,Đại học Quốc gia Hà Nội, Học viện Khoa học Xã hội chẳng hạn như

Luận văn Thạc sĩ Quản lý khoa học và công nghệ của tác giả Hoàng Minh Huệ

với đề tài: ''“Giải pháp ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin đẩy mạnh cải cách thủ tục hành chính nhà nước ở Việt Nam” với nội dung trình bày khái quát các khái

niệm cơ bản về công nghệ thông tin, cải cách thủ tục hành chính, ứng dụng và phát triểncông nghệ thông tin Phân tích thực trạng ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin,cải cách thủ tục hành chính trong các cơ quan hành chính ở nước ta

Luận văn Thạc sĩ Hệ thống thông tin của tác giả Bùi Quang Phúc với đề tài: “Ứng dụng công nghệ Web 2.0 (AJAX) vào xây dựng cổng thông tin điện tử” với nội dung

trình bày việc xây dựng một cổng thông tin điện tử về luồng công việc tại một cơ quancấp Bộ

Luận văn Thạc sĩ Lưu trữ học và tài liệu học của tác giả Lê Tuấn Hùng “Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản - một giải pháp để hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý của Bộ Khoa học và Công nghệ ”với nội dung: Nghiên cứu các nguồn

văn bản và hoạt động quản lý văn bản trong hệ thống thông tin quản lý của BộKH&CN Tìm hiểu thực trạng tình hình ứng dụng công nghệ thông tin thông qua quátrình mô tả và phân tích các chức năng của phần mềm ứng dụng quản lý văn bản trong

hệ thống thông tin quản lý Từ đó đề xuất các biện pháp để nâng cao hiệu quả ứng dụng

công nghệ thông tin trong công tác quản lý văn bản tại Bộ KH&CN

Luận văn Thạc sĩ công nghệ thông tin của tác giả Phạm Thùy Linh với đề tài

“Ứng dụng mô hình Rich Internet Application trong phát triển hệ thống quản lý tácnghiệp văn phòng” có nội dung nghiên cứu hiện trạng, mô hình nghiệp vụ và phân tích

hệ thống, từ đó phân tích và thiết kế hệ thống Quản lý tác nghiệp văn phòng theophương pháp hướng đối tượng Ứng dụng mô hình Rich Internet Application triển khaiphần mềm Quản lý tác nghiệp văn phòng như việc thiết kế giao diện phân hệ: quản lýcông văn, quản lý công việc, quản lý thông báo và quản trị hệ thống

Các công trình nghiên cứu nêu tại phần trên đều đề cập đến vấn đề công nghệthông tin hoặc ở dạng khái quát nhất hoặc được đặt trong phạm vi nghiên cứu cụ thểcủa từng lĩnh vực, từng phạm vi nghiên cứu cụ thể Đây có thể nói là nguồn cung cấptài liệu quý báu về cơ sở lý luận, về kiến thức, về kinh nghiệm để tìm ra những giảipháp phù hợp nâng cao hiệu quả trong việc ứng dụng công nghệ thông tin trong vănphòng

Có thể nói, ngoài những vấn đề chung thì ở các Bộ, các lĩnh vực khác nhau sẽcần có những yêu cầu, đòi hỏi, giải pháp khác nhau để nâng cao chất lượng ứng dụngCNTT trong văn phòng phù hợp với thực tiễn của đơn vị, địa phương trong từng giaiđoạn, bối cảnh Tuy nhiên, chưa có đề tài nào nghiên cứu về việc tìm ra giải pháp đểnâng cao chất lượng CNTT tại văn phòng Bộ Nội vụ Chính vì vậy, đây là vấn để cầnthiết cần được nghiên cứu một cách cụ thể, toàn diện trên cả phương diện lý luận vàthực tiễn để Văn phòng Bộ Nội vụ đáp ứng được vị trí, vai trò của tổ chức này trong cơquan Bộ Nội vụ

3 Mục tiêu nghiên cứu

Đề tài khóa luận nghiên cứu nhằm đạt được những mục đích sau:

- Tìm hiểu những vấn đề cơ bản về công nghệ thông tin trong văn phòng

- Phân tích, đánh giá thực trạng ứng dụng CNTT tại Văn phòng Bộ Nội vụ thấy

rõ những ưu điểm và hạn chế nhằm đưa ra những vấn đề cần nghiên cứu và giải quyếttại Văn phòng

- Thông qua đề tài, chúng tôi mong muốn nâng cao vị trí của CNTT trong nhậnthức của Văn phòng bộ nói chung các doanh nghiệp và người dân nói riêng

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng: Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý và điều

hành tại văn phòng Bộ Nội vụ

- Phạm vi nghiên cứu: Trọng tâm của đề tài này nhằm đề cập đến thực trạng

ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý và điều hành tại văn phòng BộNội vụ và đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả việc ứng dụng tin học tronghoạt động Quản trị văn phòng

Thời gian nghiên cứu từ năm 2014 đến năm 2016

5 Giả thuyết nghiên cứu

Ứng dụng CNTT vào các hoạt động quản lý của Bộ Nội vụ nói chung và công tácVăn phòng nói riêng đã được quan tâm Tuy nhiên, đối với việc ứng dụng công nghệthông tin vào trong Văn phòng Bộ Nội vụ cần được quan tâm và đầu tư hơn nữa đểnâng cao hiệu quả quản lý và điều hành tại Văn phòng

6 Nhiệm vụ nghiên cứu

- Nghiên cứu lý luận về văn phòng và tìm hiểu việc ứng dụng công nghệ thôngtin trong công tác văn phòng

- Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của văn phòng BộNội vụ

- Phản ánh thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản

lý và điều hành tại Văn phòng Bộ

- Phản ánh sự tác động của công nghệ thông tin vào chỉ số cải cách hành chínhtại Bộ Nội vụ

- Đánh giá hiệu quả của việc ứng dụng công nghệ thông tin, chỉ ra những hạnchế thiếu sót trong công tác văn phòng

7 Phương pháp nghiên cứu

a Phương pháp thu thập và xử lý thông tin

Đây là phương pháp chủ yếu để thực hiên bài nghiên cứu này, bao gồm tổng hợpnguồn tài liệu liên quan đến vấn đề nghiên cứu Trong quá trình tiến hành, tác giả đã thuthập các thông tin qua sách báo, các nguồn thông tin trên mạng Internet làm cơ sở phântích, đánh giá trong bài nghiên cứu

b Phương pháp khảo sát thực địa

Tiếp cận trực tiếp đối tượng nghiên cứu bằng cách thực hiện công việc quan sáttại văn phòng, cùng với đó là tra cưu số liệu, tìm hiểu trực tiếp qua nhân viên của vănphòng Đây là phương pháp quan trọng để tiến hành nghiên cứu nhằm góp phần cho

8 Kết cấu của khóa luận

Ngoài phần mở đầu, danh mục tài liệu tham khảo, kết luận và phần phụ lụcđính kém Nội dụng của khóa luận được kết cấu gồm 03 chương sau

Chương 1 Cơ sở lý luận văn phòng và ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý và điều hành văn phòng.

Chương 2 Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý

và điều hành văn phòng Bộ Nội vụ.

Chương 3 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý và điều hành văn phòng.

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VĂN PHÒNG VÀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀO HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ VÀ ĐIỀU HÀNH VĂN PHÒNG.1.1 Lý luận về văn phòng và quản trị văn phòng

1.1.1 Khái niệm văn phòng, quản trị văn phòng

a Khái niệm văn phòng.

Văn phòng là một bộ phận cấu thành, một đơn vị tổ chức không thể thiếu đượcđối với bất kỳ cơ quan nào.Văn phòng ra đời và tồn tại cùng với sự ra đời và tồn tại của

cơ quan Các đơn vị tổ chức, hay các đơn vị chức năng của cơ quan có thể sáp nhập,giải thể, có thể lúc này có, lúc này không có tùy thuộc vào phạm vi, chức năng, nhiệm

vụ của cơ quan được giao Riêng văn phòng là đơn vị tổ chức có vị chí đặc biệt quantrọng, thiếu nó cơ quan khó có thể hoạt động và tổ chức, điều hành công việc một cáchbình thường.[27; 11]

Khái niệm “văn phòng”có thể bao gồm những nội dung sau đây:

Thứ nhất, văn phòng là một bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ

quan chức năng, phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo Các cơ quan thẩm quyềnchung hoặc có quy mô lớn thì thành lập văn phòng, những cơ quan nhỏ thì có phònghành chính

Thứ hai, văn phòng còn được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địa

điểm giao tiếp, đối nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị đó

Thứ ba, văn phòng là nơi làm việc cụ thể của những người có chức vụ, có tầm

cỡ như nghị sĩ, tổng giám đốc

Thứ tư, văn phòng là một dạng hoạt động trong các cơ quan tổ chức, trong đó

diễn ra việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ các loại văn bản, giấy tờ, tức là những côngviệc liên quan đến công tác văn thư

Hay còn có một số định nghĩa khác nói về văn phòng như sau

Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, doanh nghiệp, là nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý, là nơi chăm lo cho mọi lĩnh vực dịch

vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan, doanh nghiệp, tổ chức[.1; 13]

Văn phòng là bộ máy giúp việc cho thủ trưởng cơ quan trong công tác lãnh đạo, quản lý, điều hành thực hiện chức năng nhiệm vụ của cơ quan[.32; 8]

Tóm lại, văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử

lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của lãnh đạo, đồng thời đảm bảo cácđiều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của cơ quan, tổ chức đó.[7; 12]

b Khái niệm quản trị văn phòng

Quản trị là những hoạt động cần thiết được thực hiện nhằm duy trì và tạo điềukiện cho tập thể con người hoạt động về hướng mục tiêu chung Quản trị văn phòngkhông phải đơn thuần dưới dạng các nghiệp vụ riêng rẽ như viết giấy giới thiệu, soạnthảo công văn giấy tờ, phân loại hồ sơ.mà các hoạt động nghiệp vụ phải được tổ chức,phối hợp tiêu chuẩn hóa và kiểm tra để hỗ trỡ cho các bộ phận khác hoạt động có hiệuquả

Với cách tiếp cận từ một góc độ tổ chức, tác giả trong cuốn Quản trị văn phòng

(Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân) định nghĩa “Quản trị là tổ chức là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo kiểm tra các nguồn lực và hoạt động của tổ chức, nhằm đạt được mục đích của tổ chức với kết quat và hiệu quả cao trong điều kiện môi trường luôn biến động”.[6; 14]

Mặc dù có những cách tiếp cận khác nhau, nhưng qua các định nghĩa trên, có thể

thấy: Quản trị là chức năng, nhiệm vụ cơ bản của những người đứng đầu cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nhằm tổ chức, điều hành hoạt động của những cơ quan đó sao cho các nguồn lực được huy động tối đa để đạt được những mục tiêu đã định.

Vậy có thể nêu khái niệm về quản trị văn phòng như sau: Quản trị văn phòng là một lĩnh vực thuộc khoa học quản trị nói chung, cụ thể là hoạch định tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn và kiểm soát các công việc văn phòng nhằm xử lý thông tin để đạt được những mục tiêu đã định trước.

1.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của văn phòng Bộ

a Chức năng tham mưu tổng hợp

Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những quyết định tối

ưu Để có những quyết định tối ưu, người lãnh đạo cần căn cứ vào những ý kiến thammưu của cấp quản lý, những người trợ giúp Những ý kiến đó được tổng hợp, phân tíchchọn lọc để đưa ra những kết luận chung nhất nhằm cung cấp cho lãnh đạo những thôngtin, phương án đúng nhất Hoạt động này rất cần thiết, hữu hiệu vì nó vừa mang tínhtham vấn vừa mang tính chuyên sâu

Thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, văn phòng tiến hành những hoạt động

có nội dung nhiều mặt và có tính chất tổng hợp trong việc tham vấn về mặt tổ chức,điều hành công việc lãnh đạo, chỉ đạo và tổ chức làm việc của lãnh đạo cơ quan, tổ

chức Như vậy “tham mưu” bao hàm nội dung tham vấn, còn “tổng hợp” là thống kê,

xử lý thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý Tóm lại văn phòng có vị trí quan trọngtrong các cơ quan hành chính nhà nước nói chung, trong bộ cơ quan ngang bộ, cơ quanthuộc chính phủ nói riêng Công tác văn phòng như Chủ tịch Hồ Chí Minh đã nói làcông tác có tầm quan trọng đặc biệt, giúp cho cán bộ lãnh đạo nắm được tình hình Cán

bộ văn phòng nắm được tình hình sau thì lãnh đạo sẽ giải quyết công việc không đúng.Vai trò đặc biệt quan trọng của văn phòng các bộ, cơ quan ngang bộ cơ quan mưu đắclực cho lãnh đạo bộ, cơ quan ngang bộ trong việc xây dựng, tổ chức thuộc Chính phủthể hiện ở chỗ tham thực hiện chương trình kế hoạch công tác, trong tổ chức, triển khai

và kiểm tra thực hiện các quyết định quản lý trong tổ chức và điều hành hằng ngày của

c Nhiệm vụ của văn phòng

Trên cơ sở chức năng, cơ bản của mình, văn phòng Bộ cần thực hiện các nhiệm

- Thực hiện công tác văn thư lưu trữ; giải quyết các văn thư, tờ trình của cácđơn vị và cá nhân theo quy chế của cơ quan; tổ chức theo dõi việc giải quyết các vănthư và tờ trình đó;

Mua sắm thiết bị, xây dụng cơ bản, sửa chữa, quản lý cơ sở vật chất, phươngtiện làm việc của cơ quan, bảo đảm các yêu hậu cần cho hoạt động và công tác của cơquan;

Tổ chức thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khỏe, bảo vệ trật tự, an toàn cơquan, tổ chức phục vụ các cuộc họp, lễ nghi khánh tiết, thực hiện công tác lễ tân, tiếpkhách.

Công tác văn phòng là công tác quan trọng không thể thiếu trong hoạt động củabất cứ cơ quan nào Các cơ quan nhà nước dù lớn hay nhỏ muốn thực hiện chức năng,nhiệm vụ của mình khâu đầu tiên phải tổ chức tốt công tác văn phòng vì văn phòng làđơn vị hay bộ phận tổ chức giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo cơ quan.[27; 12]

1.2 Công nghệ thông tin và ứng dụng CNTT trong việc quản lý và điều hành văn phòng

1.2.1 Khái niệm công nghệ thông tin

Hiện nay công nghệ thông tin (CNTT) với những xu thế vượt trội của nó đã đivào tất cả các lĩnh vực của đời sống Bộ Nội vụ nói chung và Văn phòng Bộ Nội vụ nóiriêng cũng không nằm ngoài những xu thế đó muốn hội nhập, thích ứng nhành chóngvới môi trường làm việc ngày càng hiện đại như ngày nay thì càng phải ứng dụngCNTT Ứng dụng CNTT là rất cần thiết cho hoạt động quản lý của Văn phòng Bộ Nội

vụ cũng như cho các hoạt động của thường ngày của các đơn vị, các vụ, cá nhân trựcthuộc Bộ Nội vụ trong nhu cầu giải quyết công việc Chính vì vậy các cơ quan nhànước có nhiều văn bản triển khai việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tácquản lý nhà nước nói chung Bộ Nộ vụ đưa ra các văn bản thực hiện ứng dụng CNTTtrong công tác quản lý, vận hành trong Bộ xem nó như là công cụ hiệu quả để có thểnâng cao hoạt động, chất lượng làm việc của Bộ Thực hiện theo văn bản ban hành của

Bộ đã đề ra tất các vụ, cơ quan trực thuộc Bộ đã tích cực, thực hiệm nghiêm chỉnh việcứng dụng CNTT vào trong công tác hàng ngày hiệu quả mạng lại rất lớn

Công nghệ thông tin: Công nghệ thông tin, viết tắt CNTT, (tiếng anh:Information Technology) là ngành ứng dụng công nghệ quản lý và xử lý thông tin.CNTT là ngành sử dụng máy tính và phần mềm máy tính để chuyển đổi, lưu trữ, bảo

vệ, xử lý, truyền và thu thập thông tin Ở Việt Nam: Khái niệm CNTT được hiểu vàđịnh nghĩa trong nghị quyết Chính phủ 49/CP được kí ngày 04/08/1993 về phát triểncông nghệ thông tin ở nước ta trong những năm 90

“Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, các phương tiện vàcông cụ kỹ thuật hiện đại, chủ yếu là kỹ thuật máy tính và viễn thông nhằm tổ chứckhai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin rất phong phú và tiềm

năng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội”.[7; 34]

Theo Chỉ thị 58-CT/TW ngày 17/10/2000 của Bộ Chính trị về việc đẩy mạnhứng dụng CNTT trong sự nghiệp công nghiệp hoá và hiện đại hoá: Công nghệ thông tin

là thuật ngữ dùng để chỉ các ngành khoa học, công nghệ, phương tiện, công cụ, baogồm chủ yếu là các máy tính, mạng truyền thông và hệ thống các kho dữ liệu nhằm tổchức, lưu trữ, truyền dẫn và khai thác, sử dụng có hiệu quả các nguồn thông tin trongmọi lĩnh vực hoạt động kinh tế, xã hội, văn hóa của con người

Theo Luật công nghệ thông tin năm 2007: Công nghệ thông tin là tập hợp cácphương pháp khoa học, công nghệ và công cụ kỹ thuật hiện đại để sản xuất, truyền đưa,thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông tin số

Hay theo định nghĩa trong Luật số 67/2006/QH11 Luật công nghệ thông tin tại

điều 4 “công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, công nghệ và công

cụ kỹ thuật hiện đại để sản xuất, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông tin số”.[14;56]

Trong từ điển Oxford “CNTT là việc nghiên cứu hoặc sử dụng thiết bị điện tử, đặc biệt là máy vi tính, để lưu giữ, phân tích và gửi thông tin”.[29;666]

Cần phân biệt rõ khái niệm tin học với khái niệm công nghệ thông tin, khái niệmcông nghệ thông tin chỉ là nội hàm của khái niệm tin học, nên khái niệm tin học có tínhkhái quát hơn và rộng hơn so với khái niệm công nghệ thông tin Nhưng khái niêmcông nghệ thông tin lại có tính chất chuyên sâu hơn so với khái niệm tin học Côngnghệ thông tin bao gồm các hoạt động như nghiên cứu, thiết kế, phát triển, cài đặt vàquản lý hệ thống thông tin, các ứng dụng phần mềm và các thiết bị phần cứng

Tin học là ngành khoa học nghiên cứu về thông tin, các phương pháp thể hiện,lưu trữ, xử lý và truyền dẫn thông tin một cách tự động bằng máy tính điện tử và cácphương tiện kỹ thuật thông tin liên lạc

Một số khái niệm liên quan đến tin học

Phần cứng (Hardware) là thành phần vật lý của một máy tính như màn hình,

case, bàn phím, cáp Từ phần cứng ở đây có thể hiểu là một bộ máy tính hoạch chỉ mộtphần nào đó như máy in hay máy scan Phần cứng sẽ không thể thực hiện được hoạtđộng nếu không có phần mềm.[15;196]

Phần mềm (Software) là các chương trình điều khiển các hoạt động phần cứng

máy tính và chỉ đạo việc xử lý dữ liệu Phần mềm của máy tính được chia làm 2 loại:Phần mềm hệ điều hành và phần mềm ứng dụng

Phần mềm hệ điều hành là chương trình nắm giữ tất cả các chi lệnh làm cho máy

hoạt động, bao gồm quá trình khởi động, hiển thị màn hình và sử dụng các ổ để lưu trữtài liệu Hệ điều hành cũng quản lý các chương trình như xử lý văn bản, trò chơi, duyệt,Internet Nó nhận lệnh từ những chương trình này, chuyển chúng tới CPU, sắp xếp hiểnthị trên màn hình, lấy kết quả từ CPU và truyền tới ổ cứng để lưu trữ tới máy in

Phần mềm ứng dụng là tất cả các phần mềm khác chạy trong máy tính Người sử

dụng các phần mềm này để thực hiện công việc của hộ Bộ chương trình MicrosoftOiffce 2007 là một ví dụ về các phần mềm ứng dụng

Ứng dụng tin học trong công tác văn phòng là việc ứng dụng những thành tựutin học trong từng nghiệp vụ cụ thể của văn phòng nhằm hỗ trỡ tốt nhất cho quá trìnhthực hiện công việc của con người Ví dụ như ứng dụng tin học trong quản lý văn bản

đi, văn bản đến của cơ quan và thủ trưởng các đơn vị, ứng dụng trong quản lý và lập hồ

sơ công việc

Mạng máy tính là một hệ thống gồm nhiều máy tính và các thiết bị được kết nối

với nhau bởi đường truyền vật lý theo một kiến trúc (Network Architecture) nào đónhằm thu thập, trao đổi dữ liệu và chia sẽ tài nguyên cho nhiều người sử dụng

Các máy tính được kết nối với nhau có thể trong cùng một phòng, một tòa nhà,một thành phố hoặc trên phạm vi toàn cầu

Mạng máy tính bao gồm ba thành phần chính:

1.2.2 Khái niệm ứng dụng CNTT trong quản lý và điều hành

Ứng dụng CNTT vào trong công tác quản lý và điều hành là việc sử dụng CNTTvào hoạt động quản lý của con người quản lý nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả củahoạt động này

Quyết định 246/2005/QĐ-TTg ngày 26 tháng 4 năm 2005 về chiến lược pháttriển công nghệ thông tin và truyền thông Việt Nam đến năm 2010 và định hướng đếnnăm 2020 Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ vềứng dụng CNTT trong hoạt động cơ quan nhà nước

1.2.3 Khái niệm quản lý và điều hành

a Khái niệm quản lý

Quản lý là một khái niệm rất rộng bao gồm nhiều dạng Chúng gộp thành 3 dạngchính:

Thứ nhất quản lý các quá trình của thế giới vô sinh (nhà cửa, ruộng đất, tài nguyên,hầm mỏ, thiết bị máy móc)

Thứ hai quản lý các quá trình diễn ra trong cơ thể sống (cây trồng, vật nuôi)

Thứ ba quản lý các quá trình diễn ra trong xã hội loài người (quản lý xã hội, Đảng,nhà nước, đoàn thể quần chúng, kinh tế các tổ chức)

Quản lý nói chung theo nghĩa Tiếng Anh là Administration vừa có nghĩa quản lý,vừa có nghĩa quản trị Ngoài ra trong tiếng anh còn có một số thuật ngữ khác làManagement vừa có nghĩa là quản lý, vừa có nghĩa là quản trị, nhưng hiện nay được dùngchủ yếu với nghĩa quản trị

Xét về từ ngữ, thuật ngữ “Quản lý” có thể hiểu là hai quá trình tích hợp cho nhau,quá trình quản lý, giữ gìn, duy trì trạng thái ổn định, quá trình lý là sửa sang, sắp xếp”.Còn nhiều quan niệm khác nhau về quản lý

- Vũ Thị Phụng: “Quản lý là việc thiết lập và duy trì môi trường nơi mà cá nhân làm việc với nhau trong từng nhóm có thể hoạt động hiệu và có kết quả, nhằm đạt được mục tiêu của nhóm ”.[17; 34]

- Đông Thị Thanh Phương “Quản lý là sự tác động chỉ huy, điều khiển hướng dẫn các quá trình xã hội và hành vi hoạt động của con người nhằm đạt tới mục tiêu đã đề ra”.[18; 23]

Từ những khái niệm cho thấy, quản lý là một hoạt động liên tục và cần thiết khi conngười kết hợp với nhau trong tổ chức Đó là quá trình tạo nên sức mạnh gắn liền các hoạtđộng của các cá nhân với nhau trong một tổ chức nhằm đạt được mục tiêu chung

Trong các hoạt động quản lý của Bộ nói chung và hoạt động quản lý, điều hành vănphòng Bộ nói riêng nó là phần nhỏ trong trình tự quản lý của Bộ đối với mảng công việc,

để giải quyết công việc nào đó người lãnh đạo cũng cần phải nắm rõ cơ sở lý thuyết, lýluận công việc mình cần quản lý Có như vậy mọi hoạt động của Bộ quản lý theo chứcnăng, nhiệm vụ, quyền hạn mới có thể hoàn thành tốt, đạt được mục tiêu chung đề ra

b Khái niệm điều hành.

Điều hành là một nghệ thuật vì quá trình điều hành liên quan chặt chẽ tới con người,tới cá nhân, tới cộng đồng Tâm lý học quản lý sẽ giúp người cán bộ quản lý có nghệ thuật

ứng xử, tập hợp mọi người có liên quan, bao gồm cả cấp trên, cấp dưới, bạn vè và đồngnghiệp những người trong tổ chức và ngoài tổ chức.[29, 138]

Điều hành là một khoa học trong quá trình lãnh đạo, quản lý thường phải giải quyết

đồng bộ cả 4 khâu: 1) Ra quyết định: xác định mục tiêu, đề ra chương trình, kế hoạch để thực hiện mục tiêu; 2) Xây dựng tổ chức và cơ chế để huy động và sử dụng nhân lực; 3) Chỉ đạo đôn đốc, giám sát, kiểm sát, kiểm tra việc thực hiện của các cấp, các tổ chức, các đơn vị 4) Đánh giá tổng kết các kết quả hoạt động so với mục tiêu đề ra trong quyết định.

Điều khó nhất trong điều hành là ra được quyết định đúng, xác định được rõ mục tiêu cầnđạt được trong từng giai đoạn Sau đó là tiến hành tốt các bước trong cả 4 khâu để thựchiện được các mục tiêu đã định trong thời gian

Tất cả các vấn đề này sẽ được lãnh đạo văn phòng bàn bạc xử lý đồng bộ, xây dựngthành mục tiêu, chương trình, kế hoạch và bàn cách tổ chức, thực hiện ở cả 4 khâu trongquá trình lãnh đạo, điều hành

1.2.4 Vai trò của CNTT trong việc quản lý và điều hành văn phòng

Trong nghị quyết số 36-NQ/TW của Trung ương về đẩy mạnh ứng dụng, phát triểnCNTT đáp ứng yêu cầu phát triển bền vững và hội nhập quốc tế, Đảng ta đã xác định

“CNTT là một công cụ hữu hiệu tạo lập phương thức phát triển mới và bảo vệ tổ quốc trong tình hình mới, là một trong những động lực quan trọng phát triển kinh tế tri thức, xã hội thông tin, nâng cao năng lực cạnh tranh quốc gia trong quá trình hội nhập quốc tế; góp phần đẩy mạnh công nghiệp hóa, hiện đại hóa, bảo đảm phát triển nhành, bền vững đất nước”.

Ứng dụng CNTT trong quản trị văn phòng tại cơ quan nhà nước nói riêng và các cơquan, tổ chức nói chung, góp phần tạo ra một phương thức vận hành thông suốt, hiệu quảcủa bộ máy công quyền, thông qua việc sử dụng các hệ thống thông tin điện tử Do vậy,việc ứng dụng CNTT phải được thiết lập chính trong bộ máy quản trị văn phòng tại cơquan nhà nước và nhờ tính năng đặc biệt của công nghệ mà những mục tiêu thiết lập một

bộ máy hành chính hoạt động hiệu quả, năng động và chất lượng sẽ được thực hiện

Lợi ích của CNTT mang lại trong việc quản lý và điều hành văn phòng tại Bộ Nộivụ

Thứ nhất: Giúp tăng cường hiệu quả vận hành quản lý CNTT giúp thông tin được

lưu giữ, xử lý chia sẻ đến các thành viên quản lý một cách liên tục nhanh chóng, nhờ đóquản lý được tất cả các tài sản, trang thiết bị văn phòng tại Bộ từ đó có thể đưa ra nhữngquyết định chính xác cho người quản lý

Thứ hai: Ứng dụng CNTT trong quản lý tại Văn phòng Bộ Nội vụ nói riêng và các

cơ quan, tổ chức nói chung góp phần tạo một phương thức vận hành thông suốt, thông quaviệc sử dụng các hệ thống thông tin điện tử

Thứ ba: Ứng dụng CNTT không chỉ giúp việc thực hiện các nghiệp vụ hành chính

được nhành chóng, dễ dàng hơn mà còn hỗ trợ cho việc quản lý những công việc đã vàđang thực hiện trong cơ quan Giúp lãnh đạo cơ quan nắm bắt được một cách chung nhấttình hình hoat động của cả cơ quan, làm giảm tối đa những công việc sự vụ thông tin nhanhchóng và chính xác

Thứ tư: Ứng dụng CNTT góp phần làm thay đổi cơ bản cách quản lý, học tập và

làm việc của con người văn phòng Thông qua CNTT, lãnh đạo cơ quan có thể dễ dàng liênkết với nhau hơn trong việc thực hiện điều hành bộ máy văn phòng một cách nhành chóng

có hiệu quả và chính xác; kiểm soát tốt hơn mọi hoạt động của cơ quan nâng cao tinh minhbạch và độ tin cậy của thông tin quản lý điều hành

Công nghệ thông tin có vai trò đặc biệt quan trọng nó vừa là công cụ cần thiết phục

vụ hiệu quả cho các quy trình quản lý, hoạt động của toàn bộ CNTT được xem như làcông cụ đắc lực nhất hỗ trợ đổi mới việc quản lý nói chung và quản lý trang thiết bị củavăn phòng Bộ Nội vụ nói riêng

CHƯƠNG 2.THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀO HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ VÀ ĐIỀU HÀNH VĂN PHÒNG BỘ NỘI VỤ

2.1 Giới thiệu khái quát về Văn phòng Bộ Nội vụ

2.1.1 Chức năng của Văn phòng Bộ Nội vụ

Văn phòng Bộ Nội vụ theo quy định tại Điều 1 Quyết định số 36-QĐ/BNV ngày12-01-2009 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ là tổ chức của Bộ Nội vụ có chức năng tham mưu,giúp Bộ trưởng tổng hợp thông tin, quản lý phục vụ chỉ đạo điều hành, điều phối chươngtrình làm việc của lãnh đạo Bộ, các cơ quan đơn vị trực thuộc Bộ trưởng theo chương trình,

kế hoạch công tác và theo chỉ đạo của Bộ trưởng, văn thư lưu trữ cung cấp thông tin chobáo chí, ngân sách, tài chính, kế toán, tài sản quản trị công sở của cơ quan Bộ Nội vụ

Chức năng tham mưu của văn phòng Bộ chủ yếu là tham mưu về mặt tổ chức điềuhành công việc, tổ chức làm việc và hoạt động của cơ quan bộ nói chung Cụ thể như thammưu giúp lãnh đạo bộ lập chương trình công tác và tổ chức thực hiện, giúp lãnh đạo bộ chỉđạo và điều hành công việc của cơ quan một cách thống nhất và chặt chẽ, giúp các đơn vị,

tổ chức trong cơ quan phối hợp công tác với nhau giải quyết nhiệm vụ chung của cơ quan

có hiệu quả Ngoài ra văn phòng Bộ còn tham mưu trên một số lĩnh vực công tác có tính

chất đặc thù riêng như công tác văn thư -lưu trữ, công tác kế hoạch - tài chính, kế toán - tài

vụ Chức năng tham mưu của văn phòng khác với chức năng của các đơn vị chức năng làtham mưu tổng hợp, tham mưu ở giai đoạn sau, ở mức độ cao hơn

Chức năng tổng hợp thông tin thể hiện ở chỗ văn phòng là đầu mối thông tin, đầumối quan hệ giao dịch của cơ quan Mọi thông tin đi đến khỏi cơ qua Bộ đều phải qua vănphòng Các thông tin phục vụ sự lãnh đạo và điều hành của lãnh đạo bộ đều được chuyểntải qua hệ thống văn bản đi và đến của cơ quan bộ qua văn thư của Văn phòng Các thôngtin trao đổi, giao tiếp, giao dịch với cơ quan bên ngoài, với cán bộ và nhân dân chủ yếu thuthập được qua văn phòng Văn phòng là đầu mối thông tin phục vụ lãnh đạo nên nó phải cóchức năng tổng hợp thông tin Chỉ có văn phòng với tư cách là bộ phận cấu thành của bộmáy giúp việc bộ trưởng mới có đủ điều kiện tổng hợp thông tin một cách đầy đủ, kịp thời

và chính xác Đồng thời, chỉ có văn phòng mới có đủ điều kiện quản lý, theo dõi xử lý, lưutrữ bảo quản và phục vụ khai thác thông tin một cách hiệu quả Có thể nói chức năng tổnghợp thông tin là chức năng cơ bản, vốn có của văn phòng, đóng vai trò cực quan trọngtrong lãnh đạo và điều hành công việc của cơ quan bộ, đặc biệt trong chức năng ra quyếtđịnh quản lý Tổng hợp là thu thập, xử lý thông tin làm cơ sở cho lãnh đạo ra và tổ chứcthực hiện các quyết định quản lý

Chức năng quản trị hành chính của văn phòng Bộ thể hiện trên các lĩnh vực côngtác như: Giúp lãnh đạo bộ quản lý tài chính, tài sản của cơ quan đơn vị theo đúng quy địnhcủa nhà nước, tổ chức và quản trị công sở của cơ quan, sắp xếp, bố chí chỗ làm việc chocác đơn vị, bảo đảm cơ sở vật chất kỹ thuật và các điều kiện lao động cho các bộ, côngchức trong cơ quan, tổ chức phục vụ trực tiếp các hoạt động vủa lãnh đạo cơ quan và củacác đơn vị thuộc cơ quan, chuẩn bị và tổ chức các cuộc họp giao ban lãnh đạo, các cuộchọp, hội nghị của cơ quan, đơn vị, các chuyến đi công tác trong và ngoài nước của lãnhđạo, tổ chức lễ tân, tiếp dân, tiếp khách trong và ngoài nước đến liên hệ công tác hoặc đếnlàm việc

Chức năng quản trị hành chính của văn phòng Bộ rất rộng, rất phức tạp và khôngkém phần quan trọng, Năng suất, chất lượng, hiệu quả làm việc của cán bộ, công chức,viên chức nói riêng và hoạt động của cơ quan nói chung phụ thuộc không nhỏ vào thựchiện chức năng quản trị hành chính của văn phòng Bộ Thực hiện tốt chức năng quản trịhành chính trong cơ quan bộ sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho mọi hoạt động của cơ quanthông suốt

Như vậy, văn phòng Bộ có vị chí và vai trò đặc biệt quan trọng trong cơ quan bộ, là

“tai mắt”, là “bộ nhớ”, “bộ xử lý thông tin” và là “bộ máy tham mưu giúp việc”của lãnhđạo Vị trí đặc biệt của nó được quy định nên bởi các chức năng cơ bản như: “tham mưu,

thông tin tổng hợp, quản trị hành chính” và hàng loạt các nhiệm vụ đa dạng và phức tạp.

[25, 83]

2.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng Bộ Nội vụ

Nhiệm vụ của văn phòng Bộ là triển khai thực hiện các mục tiêu, nội dung công việc

cụ thể của văn phòng Bộ theo các chức năng của văn phòng bộ Thực hiện các chức năngchủ yếu của mình Văn phòng Bộ phải thực hiện các nhiệm vụ sau

a Xây dựng, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của Bộ.

Có các kế hoạch, chương trình công tác dài hạn như kế hoạch, chương trình nhiềunăm, hằng năm, kế hoạch, chương trình hằng quý, hằng tháng, có các kế hoạch chươngtrình công tác ngắn hạn như chương trình hàng tuần, chương trình của một cuộc họp, mộtbuổi làm việc Trong các chương trình, ngoài việc nêu nội dung nhiệm vụ công tác cần ghi

rõ các giải pháp thực hiện, cá nhân, đơn vị, tổ chức thực hiện, điều kiện cần thiết để thựchiện, thời gian hoàn thành nhiệm vụ, xây dựng kế hoạch hay chương trình công tác cầnbám sát chức năng, nhiệm vụ của bộ

Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra đơn vị, tổ chức trong bộ thực hiện trong chương trìnhtheo kế hoạch đã để ra Giải quyết các công việc đột xuất, những khó khăn trở ngại trọngviệc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác, thông tin báo cáo kịp thời cho lãnh đạo để

có các giải pháp khắc phục, tổng kết, đánh giá rút kinh nghiệm việc thực hiện chươngtrình, kế hoạch công tác

b Công tác thông tin phục vụ lãnh đạo cơ quan

❖ Yêu cầu thông tin cho lãnh đạo

Một trong những chức năng, nhiệm vụ quan trọng của văn phòng là tổ chức công tácthông tin và làm công tác thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo Công tác thông tin tổng hợpphục vụ lãnh đạo và điều hành công việc hằng ngày của cơ quan, đơn vị là công tác quantrọng và cần thiết nhất Công tác thông tin của văn phòng Bộ nhằm

- Cung cấp cho lãnh đạo những thông tin, tư liệu cần thiết để nghiên cứu thảo luậnquyết định những nhiệm vụ đã được đặt ra trong chương trình, kế hoạch công tác của cơquan, ngành

- Phản ánh kết quả kiểm tra tình hình thực hiện các quyết định, chỉ thi, chươngtrình, kế hoạch công tác đã ban hành ở các cấp, các ngành, các cơ sở

❖ Những nội dung nhiệm vụ của công tác thông tin trong văn phòng.

- Thu thập, xây dựng các cơ sở dữ liệu thông tin

Thu thập thông tin là toàn bộ những công việc có liên quan đến việc xác định cácnguồn, các kênh thông tin cần thu thập, việc cập nhật thường xuyên các dạng các loại hìnhgửi đến tới cơ quan

- Xác định các nguồn thông tin gửi đến cơ quan

Các nguồn thông tin gửi đến Bộ rất quan trọng như

+ Từ các cơ quan Trung ương Đảng, Quốc hội và Chính phủ nhất là các thông tin cótính quy phạm về thực hiện chức năng, nhiệm vụ cơ quan

+ Từ các cơ quan nghiên cứu khoa học của Đảng và Nhà nước, từ các tư liệu, tài liệutham khảo, báo chí trong nước, ngoài nước

+ Từ các nguồn tin lưu trong kho lưu trữ của Đảng, Nhà nước của các Bộ

Ngoài việc thu thập tin từ các nguồn trên văn phòng còn phải nghiên cứu khảo sátthực tiễn ở các cơ sở, các đơn vị các ngành và trực tiếp báo cáo, thông tin cho lãnh đạo.Cần xác định rõ mối quan hệ với các cơ quan, đơn vị tổ chức khác trong việc thực hiệnchức năng, nhiệm vụ của cơ quan, trên cơ sở đó xác minh mối quan hệ trao đổi thông tinvới họ

- Xử lý thông tin

Xử lý thông tin phục vụ lãnh đạo trong công tác văn phòng gồm những công việcsau

+ Kiểm tra xác minh độ tin cậy của thông tin thu thập được

+ Nghiên cứu, phân tích, so sánh đối chiếu để xác định tính trung thực của thông tin,

độ chính xác của thông tin, mức độ tin cậy đầy đủ của thông tin Trong trường hợp phảinghiên cứu kỹ về nguồn tin để tham khảo và có cơ sở đánh giá chính xác mực độ tin cậycủa thông tin

-Phân tích thông tin

Sau khi kiểm tra xác minh độ tin cậy của thông tin cần tiến hành phân tích thông tin.Cần phân tích từng mặt trong khuynh hướng để chỉ ra bản chất của luồng tin của nguồn tin

-Tổng hợp thông tin

Để tổng hợp thông tin tốt cần phần tích sâu và kỹ, chỉ qua phân tích tốt mới có thểtổng hợp tốt.Tổng hợp thông tin là phương pháp sắp xếp các thông tin đã được kiểm tra,xác minh và phân tích vào một mối quan hệ mạch lạc, có hệ thống tiêu chí nhất định

-Kiến nghị giải quyết

Sau khi kiểm tra, xác minh, phân tích và tổng hợp cần có kiến nghị giải quyết nhữngvẫn đề mà thông tin đặt ra Xác định đúng đối tượng và truyền tin văn phòng cần xác định

rõ thông tin này gửi tới ai, truyền theo cách nào

-Lưu giữ thông tin

Lưu giữ thông tin là việc tích lũy, sắp xếp thông tin một cách có ý thức, có hệ thống

để sẵn sang khai thác, tra cứu phục vụ cho công tác thông tin tổng hợp Việc lưu giữ thôngtin không chỉ nhằm phục vụ yêu cầu từng lúc của lãnh đạo mà còn nhằm chủ động chuẩn bịđáp ứng đầy đủ nhu cầu thông tin chủ quan của lãnh đạo

c Thực hiện nhiệm vụ thư ký cho lãnh đạo.

Trong lãnh đạo quản lý và điều hành công việc hàng ngày, bộ trưởng và các thứtrưởng cần phải có người giúp việc trực tiếp giải quyết những công việc hành chính có liênquan đến văn bản và những công việc phục vụ khác liên quan đến văn bản Người giúpviệc trực tiếp đó là thư ký Nhiệm vụ của thư lý gồm

- Dự kiến chương trình làm việc hàng tuần, lịch làm việc cụ thể hàng ngày cho lãnhđạo Thiết lập chế độ, bố chí thời gian làm việc của lãnh đạo: Thời gian dự hội nghị, cuộchọp, thời gian làm việc, tiếp khách Nhắc nhở chuẩn bị mọi điều kiện giúp lãnh đạo thựchiện lịch công tác hằng tuần đã đề ra

- Tiếp nhận, xem xét, xử lý ban đầu tài liệu gửi lãnh đạo đề xuất lãnh đạo văn bảnđến cần chuyên cho cụ chức năng nào xử lý, chuẩn bị văn bản đề trình lãnh đạo ban hành.Xác định văn bản nào trình trước, văn bản nào trình sau, văn bản nào xin ý kiến trình gấp

- Tiếp nhận văn bản trình lãnh đạo ký, kiểm tra lần cuối xem hồ sơ văn bản trình ký

đã đầy đủ đúng thủ tục, đúng quy trình chưa Hệ thống hóa, phân loại, lập hồ sơ lưu trữ,quản lý tài liệu văn bản thành trong hình hoạt động của lãnh đạo

- Ghi biên bản, ghi tốc ký ý kiến phát biểu kết luận của lãnh đạo tại các cuộc họp,các buổi làm việc của lãnh đạo với lãnh đạo các vụ chức năng trong cơ quan cũng như cáccuộc họp, làm việc của lãnh đạo đối với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân bên ngoài

- Giúp lãnh đạo xử lý thông tin đu và đến qua hệ thống văn bản qua các phương tiệnthông tin giao dịch như điện thoại, fax qua mạng thông tin nội bộ của cơ quan bộ

Nhiệm vụ của thư ký trong văn phòng Bộ rất nặng nề và quan trọng Thực hiện tốtcác nhiệm vụ của thư ký sẽ góp phần to lớn vào việc hoàn thành chức năng nhiệm vụ củavăn phòng Bộ

d Tổ chức công tác văn thư, công tác lưu trữ.

❖ Tổ chức công tác văn thư

Công tác văn thư là hoạt động của bộ máy quản lý bao gồm công tác tài liệu hóamọi hoạt động quản lý của cơ quan và tổ chức, công tác văn bản trong quá trình thực hiệnchức năng quản lý Công tác văn thư là công tác khoa học nghiệp vụ, bao gồm một chuỗicác sự việc sau.

+ Nhận tài liệu đến

+ Vào sổ, đăng ký thống kê tài liệu đến

+ Phân phối tài liệu cho các cán bộ, công chức và các bộ phận có trách nhiệm giảiquyết

+ Xử lý và giải quyết văn bản

+ Kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện và giải quyết công văn, tài liệu

+ Hệ thông hóa và lập hồ sơ những tài liệu đã giải quyết xong

+ Soạn thảo và xây dựng các công văn, tài liệu gửi di các nơi khác

+ Vào sổ thống kê và gửi công văn, tài liệu đi

+ Nộp lưu hồ sơ, tài liệu và lưu trữ cơ quan

❖ Công tác lưu trữ

Nội dung công tác lưu trữ mà văn phòng Bộ cần phải làm những công việc sau.+ Sưu tầm, thu thập, bổ sung tài liệu

+ Phân loại tài liệu

+ Xác định giá trị tài liệu

+ Thống kê bảo quản tài liệu

+ Xây dựng hệ thống công cụ tra tì tài liệu

+ Tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu

e Tổ chức các cuộc giao ban, các cuộc họp, hội nghị trong Bộ.

Trong quản lý, điều hành công việc của cơ quan, nhiều quyết định được quản lýđược bàn bạc, thảo luận thông qua tại cuộc họp Tổ chức tốt các cuộc họp, hội nghị, hội ýgiao ban của lãnh đạo bộ với lãnh đạo các bộ, ngành khác sẽ góp phần nâng cao chấtlượng, hiệu quả làm việc của lãnh đạo trong việc giải quyết và thông qua các quyết địnhquản lý Tổ chức các cuộc họp, hội nghị là nhiệm vụ thương xuyên gắn liền với chức năng,nhiệm vụ của văn phòng Bộ Chẳng hạn các hội nghị sơ kết 6 tháng, hội nghị tổng kết côngtác năm của cơ quan bộ, của toàn ngành hay các cuộc họp giao ban lãnh đạo văn phòng

có nhiệm vụ chuẩn bị chuẩn bị toàn bộ về cả về nội dung và tổ chức phục vụ Riêng cáchội nghị chuyên đề, phần nội dung các báo cáo đề án do các đơn vị chức năng chuẩn bị,văn phòng bộ tham gia góp ý kiến Văn phòng Bộ có trách nhiệm cải tiến hoàn thiện việc

tổ chức phục vụ các cuộc họp, hội nghị của bộ nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả,tránh lãng phí.

f Quản lý công tác tài chính, kế toán và tài sản của cơ quan

Quản lý công tác tài chính, kế toán và tài sản của cơ quan là một nhiệm vụ quantrọng của văn phòng Bộ Nhiệm vụ này được thể hiện như sau

- Hướng dẫn các đơn vị trong cơ quan bộ lập dự toán thu, chi ngân sách nhà nước vàtổng hợp xây dựng dự toán thu, chi ngân sách của cơ quan bộ Tham gia xây dựng dự toáncác dự án, đề án, chương trình, mục tiêu, của cơ quan bộ theo quy định của nhà nước; tổchức triển khai thực hiện dự toán được giao, lại báo cáo quyết toán quý, năm theo quy địnhgửi cơ quan có liên quan, quản lý chi tiêu thường xuyên

- Quản lý tài sản công, hướng dẫn các đơn vị trực thuộc bộ lập hồ sơ, làm báo cáo, thống kê, đánh giá tài sản công của cơ quan bộ Tổng hợp báo cáo tình hình sử dụng tài sản công trong cơ quan

- Bảo đảm cơ sở vật chất kỹ thuật, phương tiện đi công tác xa và các điều kiện laođộng cho cán bộ, công chức trong cơ quan Lập kế hoạch, dự trù cấp phát trang thiết bị vănphòng phẩm

- Tổ chức công tác lễ tân, phục vụ các hội nghị cuộc họp, các cuộc tiếp dân, tiếp khách trong và ngoài nước, các chuyến đi công tác của lãnh đạo bộ

- Quản lý đội xe, quản lý việc sử dụng xăng xe theo đúng quy định của nhà nước, đảm bảo xe hoạt động an toàn tuyệt đối

- Quản lý đội bảo vệ, bảo đảm trật tự an toàn cho cơ quan, phòng cháy, chống cháy, nổ, bão lụt và các sự cố có thể sảy ra, triển khai việc thực hiện nội quy, quy định về bảo vệ cơ quan, nội quy ra vào cơ quan

Trên đây là những nhiệm vụ quan trọng và cơ bản của văn phòng Bộ Chúng có mối liên hệ hữu cơ và bổ sung cho nhau, thực hiện tốt nhiệm vụ này sẽ tạo tiền đề cho việc hoàn thành tốt các nhiệm vụ khác Thực hiện tốt các nhiệm vụ quan trọng và chủ yếu trên cũng có nghĩa là hoàn thành tốt những chức năng chủ yếu của văn phòng Xong để thực

hiện các chức năng và nhiệm vụ của văn phòng điều cơ bàn là phải nghiên cứu tổ chức bộ máy của văn phòng phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của nó.

2.1.3 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ Nội vụ

Theo Quyết định số 323/QĐ-BNV quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và

cơ cấu tổ chức của văn phòng Bộ thì văn phòng Bộ được chia thành các phòng như sau:

Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức văn phòng Bộ Nội vụ

Phòng, đội có trưởng phòng, không quá 02 phó Trưởng phòng do Bộ trưởng bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức theo quy định của pháp luật và của Bộ Nội vụ

2.1.4 Chế độ làm việc của Văn phòng Bộ

a) Văn phòng Bộ tổ chức và hoạt động theo chế độ thủ trưởng Chánh văn phòng

Bộ chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Văn

phòng Bộ Giúp Chánh Văn phòng Bộ phụ trách một hoặc một số lĩnh vực công tác có cácPhó Chánh Văn phòng Bộ;

b) Phó Chánh Văn phòng Bộ chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng Bộ và trướcpháp luật về nhiệm vụ được phân công

c) Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng Bộ và Phó Chánh Vănphòng phụ trách lĩnh vực về tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của Phòng và nhiệm vụ khácđược Chánh Văn phòng Bộ giao; các văn bản trước khi trình Chánh văn phòng Bộ phải xin

ý kiến Phó chánh văn phòng Bộ phụ trách lĩnh vực

d) Phó trưởng phòng giúp Trưởng phòng, chịu trách nhiệm về lĩnh vực được giaophụ trách và nhiệm vụ chuyên môn được phân công Các văn bản của phòng phải có ý kiếncủa Trưởng phòng trước khi trình lãnh đạo văn phòng Bộ Khi trưởng phòng vắng mặt,một phó trưởng phòng được ủy quyền quản lý văn bản, điều hành hoạt động của phòngtheo quy định ;

2.2 Hệ thống các văn bản của Nhà nước và Bộ Nội vụ về Ứng dụng CNTT vào • 9

hoạt động quản lý và điều hành tại cơ quan nhà nước

2.2.1 Văn bản của nhà nước quy định về ứng dụng CNTT

- Bản hướng dẫn về ứng dụng công nghệ thông tin trong Văn thư - Lưu trữ vănbản số 608/LTNN-TTNC ngày 19-11-1999 của cục Văn thư Lưu trữ

- Quán triệt và tổ chức triển khai thực hiện Chỉ thị 58-CT/TW ngày 17/10/2000của Bộ Chính trị về việc đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong sự nghiệp côngnghiệp hoá và hiện đại hoá;

- Quyết định số 246/2005/QĐ-TTg ngày 06/10/2005 của Thủ tướng Chính phủphê duyệt Chiến lược phát triển công nghệ thông tin và truyền thông Việt Nam năm 2010

và định hướng đến năm 2020;

- Luật giao dịch điện tử được Quốc hội thông qua ngày 29/11/2005 và có hiệu lựcthi hành từ ngày 01/03/2006;

- Luật số 67/2006/QH11 Luật công nghệ thông tin ngày 29/6/2006;

- Nghị định số 06/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ về ứng dụng côngnghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước;

- Chỉ thị số 34/2008/CT-TTg ngày 03/12/2008 của Thủ tướng Chính phủ tăngcường sử dụng hệ thống điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước;

- Quyết định số 1605/QĐ-TTg ngày 27/8/2010 cua Thủ tướng Chính phủ về việc

phê duyệt Chương trình quốc gia về Ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ quan Nhànước Giải đoạn 2011-2015;

- Quyết định số 1605/QĐ-TTg ngày 06/9/2010 của Thủ tướng Chính phủ phêduyệt chương trình Quốc gia về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quannhà nước Giải đoạn 2011 - 2015;

- Quyết định số 1755/QĐ-TTg ngày 22/9/2010 của Thủ tướng Chính phủ về phêduyệt Đề án “Đưa Việt Nam sớm trở thành nước mạnh về công nghệ thông tin và truyềnthông”;

- Nghị quyết số 36-NQ/TW ngày 01/7/2014 của Bộ Chính trị về đẩy mạnh ứngdụng, phát triển công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu phát triển bền vững và hội nhập quốctế;

- Quyết định số 1819/QĐ-TTg ngày 26/10/2015 của Thủ tướng Chính phủ phêduyệt Chương trình quốc gia về ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ quan nhà nướcGiải đoạn 2016-2020;

- Quyết định số 621/QĐ-BNV ngày 24/7/2015 của của Bộ trưởng Bộ Nội vụ banhành chương trình hành động của Bộ nội vụ thực hiện Nghị quyết số 36-NQ/TW ngày 01tháng 7 năm 2014 của Bộ Chính trị về đẩy mạnh ứng dụng, phát triển công nghệ thông tinđáp ứng yêu cầu phát triển bền vững và hôi nhập quốc tế;

- Công văn số 2634/BTTTT-THH ngày 17/8/2015 của Bộ thông tin và Truyềnthông về việc hướng dẫn xây dựng Kế hoạch ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ quannhà nước Giải đoạn 2016-2020;

2.2.2 Văn bản của Bộ Nội vụ quy định về ứng dụng CNTT

Để hợp pháp hóa và thực hiện đồng bộ công tác ứng dụng công nghệ thông tin vàohoạt động của cơ quan, các đơn vị tổ chức trực thuộc Bộ Nội vụ đã ban hành các văn bảnquy định về một số vấn đề có liên quan như:

- Quyết định số 1764/QĐ-BNV ngày 26/08/2004 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về việc xây dung hệ thống trang thông tin điện tử của Bộ Nội vụ

- Chỉ thị số 59/2005/CT-BNV ngày 14/6/2005 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về việc triển khai thực hiện giao dịch điện tử trong công tác của Bộ Nội vụ

- Quyết định 137/2005/QĐ-BNV ngày 26/12/2005 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành quy chế giao dịch điện tử trong công tác của Bộ Nội vụ

- Quyết định số 331/QĐ-BNV ngày 26/3/2008 ban hành quy chế Quản lý, tổ chức

và duy trì hoạt động của Trang tin điện tử về cải cách hành chính nhà nước của Bộ Nội vụ

- Quyết định số 1142/QĐ-BNV ngày 10 tháng 5 năm 2016 của Bộ trưởng Bộ Nội

vụ ban hành kế hoạch công nghệ thông tin trong hoạt động của Bộ Nội vụ Giải đoạn 2020

2016-Để tạo cơ chế, cơ sở pháp lý cho việc ứng dụng CNTT trong các hoạt động của BộNội vụ, trong Giải đoạn 2011-2015, Bộ Nội vụ và các đơn vị trực thuộc đã ban hành một

số văn bản quy phạm pháp luật, văn bản về điều hành về việc ứng dụng CNTT nhằm phục

vụ chức năng quản lý nhà nước của Bộ Nội vụ, phục vụ sự chỉ đạo cũng như trong việc tổchức, xây dựng, quản lý, vận hành hạ tầng kỹ thuật, cơ sở dữ liệu và các hện thống thôngtin điện tử của Bộ Các văn bản đã tạo ra hành lang pháp lý , đưa việc ứng dụng CNTTtrong bộ có kết quả, đúng quy định, dần dần đi vào ổn định, có chiều sâu, làm tiền đề choviệc ứng dụng CNTT trong giai đoạn 2016-2020

2.3 Thực trạng việc ứng dụng CNTT vào hoạt động quản lý và điều hành tại Văn

- Mạng diện rộng của Bộ Nội vụ

Bộ Nội vụ đã tổ chức mạng thông tin diện rộng (WAN), bao gồm các đơn vị thuộc

và trực thuộc Bộ Nội vụ

- Mạng LAN

Bộ Nội vụ có các mạng Lan tại khối cơ quan Bộ phục vụ cho các đơn vị, tổ chứcthuộc khối cơ quan Bộ gồm tại số 8 Tôn Thất Thuyết, Nam Từ Liêm và số 37A NguyễnBỉnh Khiêm Các đơn vị trực thuộc tổ chức mạng Lam tại trụ sở của mình

❖ Trung tâm tích hợp dữ liệu

Bộ Nội vụ có Trung tâm tích hợp dữ liệu do Trung tâm Thông tin Bộ quản lý vàvận hành

Tạ các đơn vị trực thuộc Bộ đều có Trung tâm tích hợp dữ liệu của từng đơn vịphục vụ các dịch vụ: Mạng LAN, WAN, Internet, E-mail, Web và các CSDL chuyênngành

❖ Máy tính, máy chỉ và các thiết bị khác

- Hệ thống máy chủ

Hệ thống máy chủ của Trung tâm tích hợp dữ liệu của Bộ Nội vụ được đặt tại trụ sởchính của Bộ với 16 máy chủ và 02 hệ thông lưu trữ dữ liệu, các máy chủ đang hoạt động nhằm phục vụ các nhiệm vụ và dịch vụ: quét và diệt các thư rác, Backup dữ liệu, CSDL hệ thống thư điện tử, e-Office Serev, Active Directoy; SQL Server, CSDL Hội, CSDL cán bộ,công chức

Tại các đơn vị trực thuộc Bộ đều có Trung tâm tích hợp dữ liệu của từng đơn vịphục vụ các dịch vụ: mạng Lan, Wan, Internet, Email, Web

Nội

vụ

- Tổng số cán bộ, công chức, viên chức được trạng bị máy tính: 406

- Tổng số mạng nội bộ Lan: Trong giai đoạn 2011-2015 đã hoàn thiện xây dựng mạng nội bộ (LAN) tại 2 trụ sở của Bộ đảm bảo kết nối và chia

sẻ dữ liệu

- Tổng số máy chủ: 16

- Tổng băng thông đường truyền Internet: 130Mb/s

- Tổng số kết nối Internet: 406

- Tổng số máy tính được trang bị phần mềm diệt virut: 406 (đạt 100%)

- Hệ thống lọc thư rác, bảo đam an toàn cho thư điện tử: InterScan Messaging Security Suite của trên Micro

- Hệ thống báo cháy tại trung tâm tích hợp dữ liệu

- Hệ thống chống sét phòng máy chủ

Bảng 2.1 Hạ tầng kỹ thuật

2.3.2 Ứng dụng CNTT trong công tác văn thư

❖ Khái niệm ứng dụng CNTT trong công tác văn thư

CNTT là một ngành ứng dụng công nghệ vào quản lý xã hội, xử lý thông tin Cóthể hiểu CNTT là ngành sử dụng máy tính và các phương tiện truyền thông để thu thập,truyền tải để thu thập, lưu trữ, quản lý và tra tìm thông tin

Công tác văn thư là toàn bộ quá trình quản lý văn bản phục vụ cho yêu cầu quản lýcủa các cơ quan Mục đích chính của công tác văn thư là bảo đảm thông tin cho quản lý.Những tài liệu, văn kiện được soạn thảo, quản lý và sử dụng theo các nguyên tắc của côngtác văn thư là phương tiện thiết yếu bảo đảm cho hoạt động của cơ quan có hiệu quả [7;99]

Như vậy ta có thể thấy ứng dụng CNTT trong văn thư - lưu trữ là việc áp dụng các công cụ tin học để xây dựng các cơ sở dữ liệu phục vụ yêu cầu quản lý, giải quyết và tra tìm thông tin trong các văn bản, hồ sơ, tài liệu lưu trữ được nhành chóng, chính xác; nâng cao năng suất và hiệu quả công tác trong các tổ chức chính trị, tổ chức kinh tế, cơ quan, tạo môi trường thuận lợi trao đổi thông tin giữa các cơ quan qua mạng thông tin nội bộ và các mạng thông tin quốc gia [14; 298]

Công tác văn thư bao gồm các nội dung như sau:

- Soạn thảo và ban hành văn bản

- Quản lý văn bản

- Quản lý con dấu

- Lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ

Việc ứng dụng công nghệ thông tin cho phép cán bộ, công chức thay thế lao độngthủ công bằng tự động hóa nhiều khâu của công tác văn thư như: Soạn thảo văn bản, quản

lý văn bản, tra cứu văn bản và cung cấp thông tin văn bản Do đó, sẽ đảm bảo thông tinđầy đủ, chính xác, nhành chóng, kịp thời, hỗ trỡ đắc lực cho lãnh đạo cho cơ quan trongviệc ra quyết định và điều hành hoạt động Nhờ vậy, hiệu quả hoạt động quản lý của cơquan được nâng cao, điều kiện lao động của cán bộ, viên chức làm công tác văn thư, giấy

tờ sẽ được cải thiện

Theo tôi tìm hiểu thì ứng dụng CNTT trong văn thư chỉ được áp dụng trong côngtác soạn thảo văn bản, quản lý văn bản Còn các nghiệp vụ như bảo quản con dấu, lập hồ

sơ chưa được triển khai

2.3.2.1 Quản lý công tác văn thư

a Việc soạn thảo văn bản

Việc ứng dụng CNTT trong soạn thảo văn bản là phổ biến nhất vì trong quá trìnhsoạn thảo, người thảo văn bản có thể sửa chữa, bổ sung câu hoặc thay đổi phần đoạn kháctrong văn bản, tạo một văn bản mà không tốn thời gian, văn phòng phầm

Văn phòng của Bộ Nội vụ hàng năm ban hành rất nhiều văn bản ở nhiều thể loạivăn bản khác nhau và có quy định rõ ràng và nghiêm ngặt theo đúng thể thức, nội dung.Toàn bộ việc soạn thảo tại Văn phòng Bộ Nội vụ được tiến hành trên máy tính, sử dụngphần mềm soạn thảo là Microsoft Office Các quy định về thể thức, thể

thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, sao văn bản, bằng chữ viết tắt tên loại vănbản và bản sao; mẫu chữ thực hiện tuân thủ theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19tháng 1 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hànhchính

Tại văn phòng Bộ quy trình soạn thảo tuân thủ theo 5 bước như sau

Bước 1: Xác định mục đích, nội dung ban hành văn bản Từ đó xác định được hìnhthức phù hợp Khi có yêu cầu về soan thảo thì văn thư phải hiểu được văn bản đó được xâydựng như thế nào, phản ảnh vấn đề ỳ, văn bản nhằm mục đích ỳ, nội dung và văn bản đóphải thể hiện như thế nào cho hợp lý

Bước 2: Thu thập thông tin liên quan đến văn bản cần ban hành

Đây là một công việc quan trọng trong công tác xây dựng và ban hành văn bản vìthu thập thông tin tốt, chính xác, nhanh thì nội dung văn bản sẽ sinh động hơn, đầy đủ vàphù hợp với thực tế hơn Văn phòng được coi là đầy đủ các thông tin là văn bản có đầy đủthông tin pháp lý và thông tin thực tế

Bước 3: Xây dựng đề cương và viết bản thảo

Đây là công việc chính, quan trọng trong khâu soạn thảo văn bản vì nếu làm cẩnthận, chính xác bước này thì văn bản khi ban hành mới phát huy hết được hiệu lực và mụcđích của văn bản hướng tới

Bước 4: Trình duyệt dự thảo văn bản, sau khi văn bản được soạn thảo chuyên viêntrình lãnh đạo xem xét, kiểm tra nội dung văn bản đã hợp lý chưa

Bước 5: Làm thủ tục phát hành văn bản

Đối với văn bản nào mẫu hóa được cài đặt mặc định vào máy tính, khi cần soạnthảo hình thức văn bản nào, người thảo chỉ cần gõ lệnh theo yêu cầu và thực hiện việc soạnthảo nội dung văn bản theo mẫu gồm một số văn bản sau: giấy mời, giấy giới thiệu, cácloại quyết định, công văn, Việc sọan thảo văn bản được tuân thủ theo đúng các bước tuân

thủ quy trình, đảm bảo tính thống nhất, chuyên môn hóa nâng cao chất lượng công tácnghiệp vụ văn phòng Làm tốt việc soạn thảo văn bản góp phần cập nhập thông tin nhànhchóng.

Trong các bước trên ta có thể thấy bước 3 đã ứng dụng công nghệ thông tin vào quytrình soạn thảo văn bản tại Bộ Bội vụ

b Quản lý văn bản

❖ Mô tả kỹ thuật Chương trình Quản lý văn bản

Chương trình quản lý văn bản được xây dựng dựa trên phần mềm nền tảng, gồm các nhóm chức năng chính như sau:

❖ Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến

Bước 1: Tiếp nhận, phân loại, bóc bì văn bản đến

Văn bản được tiếp nhận từ nhiều nguồn khác nhau có thể qua bưu điện bằng chuyểnphát hành hoặc thường, trực tiếp Cán bộ văn thư có trách nhiệm tiếp nhận các loại văn bản, báo, tạp chí, bưu phẩm gửi đến Bộ và ký nhận với nhân viên bưu điện

Tiếp nhận văn bản qua máy Fax

Khi văn bản được chuyển qua máy fax thì nơi Fax văn bản sẽ liên hệ với phòng vănthư sau khi tiếp nhận văn bản cán bộ văn thư sẽ làm thủ tục xử lý văn bản theo quy chế vănthư tại Bộ

Tiếp nhận bì văn bản.

Sau khi đã tiếp nhận văn bản cán bộ văn thư kiểm tra số lượng bị và phân loại thành

2 loại được bóc bì hay không được bóc bì Loại được bóc bì là những bì được chuyển đến các vụ trong bộ, tất cả những bì đóng dấu mức độ mật như: Mật, Tuyệt mật vẫn bóc bì bìnhthường

Nhập bì đến trên phần mềm

Bước 1: Nhấn nút trên màn hình sẽ hiện ra như sau

Khi văn bản đến có bì là tên riêng, Tạp chí nghiên cứu Nhà nước, thanh tra bộ,Lãnh đạo bộ, Viện nghiên cứu Khoa học Nhà nước thì không được bóc bì mà phải nội

dung theo giao diện trên.

Ví dụ như Nếu văn bản có độ mật là: Mật, Tuyệt mật; Tối mật thì phải nhập

vào ô

Đổ khẩn thể hiên trên văn bản là: Hỏa tốc, hỏa tốc hẹn giờ thì phải nhập vào ô

đơn vị, cá nhân

Bước 2: Sau khi nhập đầy đủ thông tin thì ấn T'èp mơi 1F71 để ghi lại thông tin

vừa nhập và thêm sổ bì mới

Bước 2: Đăng ký văn bản đến

Đóng dấu, ghi ngày tháng, đến và đăng ký văn bản vào phần mềm quan lý văn bản tại Bộ

Những văn bản được gửi đến Bộ sau khi kiểm tra, bóc bì, đóng dấu, ghi ngày tháng,trình ký thì văn bản được chuyển sang bộ phận Scan văn bản, 2 máy Scan văn bản tạiphòng được kết nối trực tiếp tới máy tính của cán bộ văn thư

Cách ghi nội dung trên dấu đến.

Số đến là số thứ tự đăng ký văn bản đến, bắt đầu từ số 01 vào ngày làm việc đầutiên trong năm và kết thúc vào ngày làm việc cuối cùng của tháng 12 hàng năm

Ngày đến là ngày, tháng, năm đối với những ngày dưới 10 và tháng dưới 2 thì phảithêm số 0 đằng trước, đối với năm thì ghi theo đúng năm dương lịch Sau khi văn bản đượcScan và chuyển cho các vụ qua phần mềm, các vụ có trách nhiệm tổng hợp và xử lý vănbản theo đúng quy định của pháp luật

Đăng ký văn bản vào sổ đăng ký

Tại văn thư Bộ Nội vụ sổ đăng ký và chuyển giao văn bản gồm

Thứ nhất: Sổ chuyển giao công văn đầy là sổ chuyển giao công văn đến cho cácđơn vị trong Bộ Sau khi văn bản được nhập vào hệ thống QLVB trên phần mềm thì cuốigiờ chiều cán bộ văn thư tiến hành in trực tiếp sổ văn bản từ trên phần mềm xuống Sổchuyển giao được cán bộ văn thư ghi rõ từng vụ, kèm theo giấy nhớ sau đó chuyển văn bảncho các vụ, các vụ có trách nhiệm đếm số lượng văn bản, xem có khớp với số lượng trong

sổ chuyển giao hay không sau đó ký nhận văn bản Cán bộ văn thư phải nhập đầy đủ nộidung thông tin như

- Cơ quan ban hành văn bản

- Số ký hiệu văn bản