Luận văn ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại văn phòng HĐND UBND huyện lục ngạn, tỉnh bắc giang

Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụcông tác quản lý, bao gồm toàn bộ các công việc về xây dựng, ban hành vănbản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản h

HÀ NỘI - 2017

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG

CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN

LỜI CẢM ƠN

Cuộc sống là sự tồn tại của con ngườixung quanh các sự vật, hiện tượng, là sựtương tác, hỗ trợ qua lại, giúp đỡ lẫn nhautrong công việc cũng như trong cuộc sống.Mỗi con người trong số chúng ta đềukhông thể tồn tại mà không nhờ dến sựgiúp đỡ của bất cứ ai, dù đó là sự giúp đỡlớn hay nhỏ, và tôi cũng vậy Các cụ ta đã

có câu: “ăn quả nhớ kẻ trồng cây”, hay

“uống nước nhớ nguồn”

Để có hoàn thành tốt bài khóa luận tốtnghiệp của mình, tôi xin gửi lời cảm ơnchân thành đến toàn bộ lãnh đạo cơ quan,cán bộ, công chức viên chức tại Văn phòngHĐND-UBND huyện Lục Ngạn đã tiếpnhận và tạo điều kiện tốt nhất để tôi có thểhoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao.Đặc biệt, tôi muốn gửi lời cảm ơn sâu sắcđến chị Dương Thị Tuyến- cán bộ văn thư

là người đã trực tiếp hướng dẫn và giúp đỡ

và chỉ bảo tôi trong suốt quá trình thực tập,cung cấp cho tôi những văn bản, số liệulàm cơ sở cho việc thực hiện bài khóa luậncủa mình

Hơn nữa, tôi xin gửi lời cảm ơn chânthành nhất đến các thầy cô của Khoa Quảntrị văn phòng, đặc biệt là Thạc sĩ NguyễnTiến Thành- giảng viên hướng dẫn đã trực

tiếp hướng dẫn, chỉ bảo, giúp đỡ tôi trong

suốt quá trình tôi làm bài để tôi có thể hoàn

thành bài khóa luận của mình một cách tốt

nhất, đúng với yêu cầu đã được giao

Mặc dù đã cố gắng quan sát học hỏi,

trau dồi kinh nghiệm, tham khảo thêm

nhiều tài liệu khác nhau, song bài báo cáo

của tôi vẫn còn nhiều thiếu sót Tôi rất

mong nhận được sự đóng góp từ Lãnh đạo

cơ quan, cán bộ nhân viên tại văn phòng và

quý thầy cô để bài báo cáo của tôi được

hoàn thiện hơn Tôi xin chân thành cảm

ơn !

Hà nội, ngày 23 tháng 04 năm 2017

Sinh viên

Lý Thị Mai LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan tất cả những số

liệu và kết quả trong khóa luận tốt nghiệp

đều là tài liệu, số liệu thực tại của Văn

phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn, tôi

không sao chép bất kỳ của một cơ quan nào

khác Tôi xin hoàn toàn chịu trác nhiệm

trước nhà trường về sự cam đoan này

Hà nội, ngày 23 tháng 04 năm 2017

Sinh viên

Lý Thị Mai

DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT

3 HĐND-UBND Hội đồng nhân dân-Ủy ban nhân dân

LỜI CẢM ƠN

LỜI CAM ĐOAN

DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề 2

3 Mục tiêu nghiên cứu 4

4 Nhiệm vụ nghiên cứu 5

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 5

6 Giả thuyết nghiên cứu 5

7 Phương pháp nghiên cứu 5

8 Cấu trúc của đề tài 6

NỘI DUNG 8

CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ 8

1.1 Một số khái niệm 8

1.1.1 Công nghệ thông tin 8

1.1.2 Vănphòng 9

1.1.3 Công tác văn thư 11

1.1.4 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư 12

1.2 Vai trò của công nghệ thông tin trong công tác văn thư 12

1.3 Nội dung của việc ứng dụng Công nghệ thông tin vào công tác văn thư trong công tác văn phòng 14

Tiểu kết chương 1 14

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CỦA VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG HĐND-UBND HUYỆN LỤC NGẠN 15

2.1 Khái quát về văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn 15

2.1.1 Chức năng của văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn 15

2.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn của văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn 15 2.1.3 Cơ cấu tổ chức của văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn 17

MỤC LỤC

2.2 Tình hình công tác văn thư tại Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục

Ngạn 19

2.2.1 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 21

2.2.2 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản 24

2.2.3 Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu 29

2.2.4 Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan 31

2.3 Các phần mềm ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư tại Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn 35

2.4 Sự cần thiết của việc ứng dụng Công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn 35

2.5 Thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn 37

2.5.1 Cơ sở hạ tầng về phần mềm 39

2.5.2 Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin trong việc soạn thảo văn bản 42 2.5.3 Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý văn bản 46

2.5.4 Ứng dụng công nghệ thông tin vào việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan 56

2.5.5 Ứng dụng công nghệ thông tin vào việc truyền tải, tiếp nhận cung cấp thông tin trong nội bộ cơ quan và ngoài cơ quan 58

2.5.6 Ứng dụng công nghệ thông tin trong việc sử dụng chữ ký số 59

2.6 Khảo sát các loại trang thiết bị được sử dụng trong công tác văn thư tại Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn 62

2.7 Nhận xét 64

2.7.1 Ưu điểm 64

2.7.2 Nhược điểm 68

2.7.3 Nguyên nhân 70

Tiểu kết chương 2 71

CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG HĐND-UBND HUYỆN LỤC NGẠN 73

3.1 Nhóm giải pháp về nhận thức 73

3.1.1 Nâng cao nhận thức của lãnh đạo văn phòng cũng như cán bộ, nhân viên trong văn phòng về tầm quan trọng của việc ứng dụng công nghệ thông tin

trong công tác văn thư 74

3.1.2 Chú trọng việc đẩy mạnh việc nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ nhân sự nhằm đáp ứng được các yêu cầu công việc, sự hiện đại hóa của các phần mềm, trang thiết bị 74

3.1.3 Tổ chức tuyển dụng thêm nhân sự cho văn phòng nhằm đáp ứng nhu cầu của công việc 76

3.2 Nhóm giải pháp về công nghệ 77

3.2.1 Trang bị cho văn phòng, cơ quan hệ thống mạng rộng rãi, hợp lý 77

3.2.2 Tăng cường việc ứng dụng các phần mềm trong việc thực hiện các nghiệp vụ của công tác văn thư 78

3.2.3 Thường xuyên bảo dưỡng, sửa chữa, tăng cường mua sắm các trang thiết bị hiện đại phục vụ công tác văn thư 79

3.2.4 Đẩy mạnh việc sử dụng chữ ký số vào hoạt động của cơ quan 80

3.2.5 Triển khai ứng dụng ISO 9000 trong công tác văn thư 80

3.3 Nhóm giải pháp về thể chế 81

Tiểu kết chương 3 82

KẾT LUẬN 83

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 85 PHỤ LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Với sự phát triển và hội nhập toàn cầu của nền kinh tế thế giới, đất nước

ta cũng có những chính sách, xu hướng đổi mới theo Đặc biệt là sự phát triểnnhư vũ bão của công nghệ thông tin,nó có tầm ảnh hưởng to lớn đới với tất cảcác lĩnh vực trong đời sống xã hội, sự phát triển này đòi hỏi đất nước ta cầnphát triển về mọi mặt, mọi ngành nghề,lĩnh vực, nhằm đáp ứng hóa nhu cầucủa thế giới Để đáp ứng nhu cầu này thì đòi hỏi công tác hành chính vănphòng càng được chú trọng hơn nữa

Văn phòng đóng vai trò rất quan trọng trong hoạt động của một cơ quan

Nó bao gồm toàn bộ bộ máy quản lý của tổ chức, bao gồm toàn bộ cơ sở vậtchất kỹ thuật và môi trường phục vụ cho hoạt động của tổ chức nói chung, cho

hệ thống quản lý nói riêng Văn phòng có đầy đủ tư cách pháp nhân trong hoạtđộng đối nội, đối ngoại để thực hiện mục tiêu chung của tổ chức Qua đó nhậnthức được tầm quan trọng của công tác hành chính văn phòng, đặc biệt là côngtác văn thư tại các cơ quan ngày càng được quan tâm

Công tác văn thư là một nhiệm vụ quan trọng không thể thiếu của bộphận Văn phòng trong hoạt động của cơ quan Làm tốt công tác này sẽ gópphần tích cực vào việc thu thập tài liệu, bảo quản và quản lý tài liệu của cơquan, lập và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụcông tác quản lý, bao gồm toàn bộ các công việc về xây dựng, ban hành vănbản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động của cơquan, tổ chức Chính vì vậy, vai trò của công tác văn thư ngày càng được chútrọng, nâng cao trong xã hội thông tin hiện nay, do nhu cầu phục vụ thông tincho hoạt động quản lý ngày càng cao và bức thiết Công tác văn thư ngày càngđược chú trọng, được tổ chức hợp lý và tự động hóa các khâu nghiệp vụ sẽ gópphần nâng cao hiệu quả của hoạt động quản lý

Công nghệ thông tin đang là một yếu tố có ảnh hưởng to lớn trên toàn cầu

và tất cả lĩnh vực của đời sống xã hội.Công nghệ thông tin là một phần khôngthể thiếu trong việc tổ chức và triển khai thực hiện các công việc Việc ứngdụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư là một nhu cầu mang tínhkhách quan, nó là một công cụ hỗ trợ đắc lực cho các khâu nghiệp vụ của côngtác văn thư, góp phần giúp cho công việc được giải quyết nhanh hơn, tiết kiệmthời gian, công sức, sức lao động tay chân của cán bộ, nhân viên trong cơquan, nâng cao năng suất, chất lượng công việc của cán bộ văn thư

Ứng dụng công nghệ thông tin là một vấn đề được Nhà nước ta quan tâmhàng đầu, nó được quy định hóa bằng các văn bản, quy định cụ thể Nhà nước

ta khẳng định, việc ứng dụng CNTT trong lĩnh vực quản lý hành chính nhànước là ưu tiên hàng đầu và công tác văn thư là một công việc mang tính chấthành chính, cũng được xác định là một lĩnh vực hàng đầu trong CNTT

Trước đây cũng như hiện nay, công tác văn thư tại Văn phòng UBND huyện Lục Ngạn đã được thực hiện tương đối tốt, đồng thời việc ứngdụng CNTT vào CTVT tại đây cũng khá được chú trọng, đặc biệt là việc ứngdụng phần mềm Netoffice vào trong các khâu nghiệp vụ của CTVT Hơn nữa,đội ngũ cán bộ nhân viên tại đây có năng lực, trình độ cao, luôn hòa đồng, cởi

HĐND-mở sẽ giúp tôi rất nhiều trong quá trình tôi về đây tìm hiểu và thu thập thôngtin

Trên cơ sở đó, tôi đã quyết định chọn đề tài: “Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn” làm chủ đề cho bài khóa luận tốt nghiệp của mình.

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

CNTT là một yếu tố quan trọng hàng đầu trong mọi lĩnh vực hoạt độngcủa đời sống xã hội, đặc biệt là trong thời đại phát triển mạnh về công nghệthông tin như hiện nay.Chính vì vậy vai trò, tầm quan trọng của CNTT ngàycàng được đẩy mạnh và chú trọng hơn nữa Xuất phát từ nhu cầu đó, đã có rất

- Báo cáo khoa học: Dương Thị Hòa: Vai trò của CNTT trong việc quản

lý văn bản của Bộ Nông nghiệp

- Báo cáo khoa học: Nguyễn Thu Huyền: Tìm hiểu về Ứng dụng CNTT ởmột số cơ quan nhà nước trung ương

- Khóa luận tốt nghiệp: KLTN389.2002 Nguyễn Thị Mai: Vai trò củaviệc ứng dụng CNTT vào công tác văn thư- lưu trữ

- Khóa luận tốt nghiệp: KLTN148.2016 Nguyễn Thị Lan: Tìm hiểu ứngdụng tin học trong Quản trị văn phòng tại Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Pháttriển nông thôn

- Khóa luận tốt nghiệp: LT.157.2004 Nguyễn Thị Út Trang: Ứng dụngCNTT trong CTVT tại Bộ Khoa học và Công nghệ

- Khóa luận tốt nghiệp: KL.173.2016 Chu Thị Hải Quỳnh: Ứng dụngCNTT trong công tấc văn thư tại Viện Thông tin khoa học- Học viện Chính trịquốc gia Hồ Chí Minh

- Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Thanh Hà: Ứng dụng CNTT trong côngtác văn phòng của Viện Quy hoạch và thiết kế công nghiệp

- Bài viết của tác giả Dương Mạnh Hùng “Một vài ý kiến xây dựng danhmục hồ sơ, hồ sơ và tập lưu công văn điện tử” Trang 3 Tạp chí văn thư lưu trữViệt Nam số 10 tháng 10 nă m 2007

- Luận văn cử nhân của Nguyễn Anh Tuấn (2005), Trường Đại học Khoahọc xã hội và Nhân văn: “Ứng dụng CNTT trong CTVT tại Công ty cổ phầnCNTT Sông Đà”

Các công trình khoa học, bài nghiên cứu trên đã nêu rõ thực trạng và giảipháp ứng dụng CNTT tại các cơ quan nhà nước, doanh nghiệp Các đề tài này

là cơ sở, tài liệu tham khảo cho đề tài Ứng dụng CNTT trong CTVT tại Văn

phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn của tôi Tuy nhiên, bài khóa luận củatôi chỉ tham khảo và kế thừa những tài liệu ở trên chứ không trùng lặp với bất

cứ đề tài nào nghiên cứu trước đó

3 Mục tiêu nghiên cứu

- Mục tiêu chung: trên cơ sở nghiên cứu lý luận chung về ứng dụngCNTT trong CTVT, tìm hiểu thực trạng của việc ứng dụng CNTT vào CTVTtại Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn, từ đó đề xuất một số giải phápnhằm nâng cao hiệu quả việc ứng dụng CNTT trong CTVT nói riêng và tronghoạt động của cả UBND huyện Lục Ngạn nói chung

- Mục tiêu cụ thể:

+ Nghiên cứu lý luận về việc ứng dụng CNTT vào CTVT

+ Nghiên cứu thực trạng của việc ứng dụng CNTT vào CTVT tại Vănphòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn

+ Đưa ra giải pháp nhằm khắc phục những hạn chế còn tồn tại và nângcao hiệu quả của việc việc ứng dụng CNTT vào CTVT tại Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn

- Mục đích nghiên cứu: nhằm nâng cao nhận thức của bản thân nói riêng

và của sinh viên Khoa Lưu trữ, Khoa Quản trị văn phòng nói chung về vị trí,vai trò của công nghệ thông tin đối với sự phát triển của xã hội, đồng thời việcứng dụng nó trong quản lý hành chính nói chung và đặc biệt trong công tác vănthư của cơ quan nói riêng.Việc nghiên cứu giúp cho việc rèn luyện kỹ năng tìmhiểu, nghiên cứu về vấn đề liên quan trực tiếp đến chuyên ngành tôi đang học

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

- Tìm hiểu lịch sử hình thành, cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn của Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn

- Nghiên cứu lý luận về văn phòng

- Khảo sát công tác văn thư tại Văn phòng HĐND-UBND huyện LụcNgạn

- Tình hình Ứng dụng CNTT trong CTVT tại Văn phòng HĐND-UBNDhuyện Lục Ngạn

- Các phần mềm được sử dụng trong việc ứng dụng CNTT

- Phân tích, xác định nguyên nhân và đưa ra giải pháp nhằm nâng cao việcứng dụng CNTT trong CTVT tại Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu của đề tài: thực trạng của việc ứng dụng CNTTtrong CTVT tại Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn

- Phạm vi nghiên cứu của đề tài:

+ Nội dung: tập trung nghiên cứu hoạt động của công tác văn thư, thựctrạng của việc ứng dụng CNTT trong CTVT tại Văn phòng HĐND-UBNDhuyện Lục Ngạn và đưa ra giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của việc ứngdụng CNTT trong CTVT

+ Không gian: Văn phòng HĐND- UBND huyện Lục Ngạn

6 Giả thuyết nghiên cứu

Việc ứng dụng CNTT trong CTVT tại Văn phòng HĐND-UBND huyệnLục Ngạn đã và đang ngày càng phát triển, ứng dụng rộng rãi và đem lại nhiềuhiệu quả

7 Phương pháp nghiên cứu

Đề thực hiện đề tài này, tôi đã sử dụng một số phương pháp sau:

- Phương pháp luận: kế thừa phương pháp lý luận chủ nghĩa Mác - Lênin

và tư tưởng Hồ Chí Minh

- Khảo sát thực tế: để thực hiện đề tài này, tôi đã trực tiếp về văn phòngHĐND-UBND huyện Lục Ngạn, trực tiếp tham gia vào quá trình thực hiện cácnghiệp vụ của công tác văn thư: soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý vănbản, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan Đồng thời tìmhiểu về các phần mềm ứng dụng CNTT trong công tác văn thư

8 Cấu trúc của đề tài

Đề tài ngoài phần mở đầu, kết luận, lời cam đoan, lời cảm ơn, danh mục

từ viết tắt, danh mục tài liệu tham khảo, phụ lục, đề tài gồm có 3 chương:

Chương 1: Lý luận chung về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong

công tác văn thư.

Nội dung chính của chương này là toàn bộ lý luận về văn phòng, côngnghệ thông tin, công tác văn thư, vai trò của công nghệ thông tin trong côngtác văn thư

Chương 2: Thực trạng của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong

công tác văn thư tại Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn.

Chương này trình bày chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chứccủa Văn phòng; tình hình công tác văn thư tại Văn phòng HĐND-UBNDhuyện, thực trạng của việc ứng dụng CNTT trong CTVT, các phần mềm ứngdụng CNTT, nhận xét về ưu, nhược điểm của việc ứng dụng CNTT trongCTVT

Chương 3: Giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của việc ứng dụng

công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn.

Trong chương này, tôi đã mạnh dạn đề xuất một số giải pháp nhằm hạnchế những mặt tiêu cực cũng như nâng cao hiệu quả của việc ứng dụng côngnghệ thông tin trong công tác văn thư tại Văn phòng HĐND-UBND huyện LụcNgạn

NỘI DUNG CHƯƠNG 1

LÝ LUẬN CHUNG VỀ VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ

1.1 Một số khái niệm

1.1.1 Công nghệ thông tin

Cuộc cách mạng khoa học- công nghệ đã đưa loài người bước vào một kỷnguyên mới- kỷ nguyên của công nghệ thông tin

Công nghệ thông tin, (tiếng Anh: Information Technology hay là IT) làmột nhánh ngành kỹ thuật sử dụng máy tínhvà phần mềm máy tính để chuyểnđổi, lưu trữ, bảo vệ, xử lý, truyền tải và thu thập thông tin, có rất nhiều góc độtiếp cận khác nhau về khái niệm này

Ở Việt Nam, khái niệm Công nghệ Thông tin được hiểu và định nghĩatrong nghị quyết Chính phủ 49/CP kí ngày 04/08/1993: "Công nghệ thông tin làtập hợp các phương pháp khoa học, các phương tiện và công cụ kĩ thuật hiện đại

- chủ yếu là kĩ thuật máy tính và viễn thông - nhằm tổ chức khai thác và sử dụng

có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin rất phong phú và tiềm năng trongmọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội"

Thuật ngữ "Công nghệ Thông tin" xuất hiện lần đầu vào năm 1958 trongbài viết xuất bản tại tạp chí Harvard Business Review Hai tác giả của bài viết,Leavitt và Whisler đã bình luận: "Công nghệ mới chưa thiết lập một tên riêng.Chúng ta sẽ gọi là công nghệ thông tin (Information Technology - IT).”

Công nghệ thông tin ( IT - Information Technology ) là một thuật ngữbao gồm phần mềm, mạng lưới internet, hệ thống máy tính sử dụng cho việcphân phối và xử lý dữ liệu, trao đổi, lưu trữ và sử dụng thông tin dưới hình thứckhác nhau.Một cách dễ hiểu hơn, Công nghệ thông tin là việc sử dụng côngnghệ hiện đại vào việc tạo ra, xử lý, truyền dẫn thông tin, lưu trữ, khai thácthông tin

Theo từ điển Bách khoa Việt Nam: “Công nghệ thông tin là một thuật

ngữ chỉ chung cho các ngành khoa học và công nghệ liên quan đến khái niệmthông tin và quá trình xử lý thông tin CNTT cung cấp cho chúng ta các quanđiểm và phương pháp, các phương tiện, công cụ và giải pháp kỹ thuật hiện đạichủ yếu là các máy vi tính và phương tiện truyền thông nhằm tổ chức khai thác

có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin trong mọi lĩnh vực hoạt động xã hội,kinh tế, văn hóa của con người”

Theo Ban chỉ đạo quốc gia về CNTT thì CNTT bao gồm các phươngpháp khoa học, các phương tiện và công cụ kỹ thuật và các giải pháp công nghệnhằm giúp con người nhận thức đúng đắn về thông tin và các hệ thống thôngtin( HTTT), tổ chức và khai thác HTTT trong mọi lĩnh vực hoạt động của conngười Theo cách khác, CNTT là ngành công nghệ về xử lý thông tin bằng cácphương tiện điện tử, trong đó nội dung xử lý thông tin bao gồm các khâu cơ bảnnhư thu thập, lưu trữ, chế biến và nhận thông tin

CNTT có thể được hiểu như sau: CNTT là thuật ngữ dùng để chỉ cácngành khoa học và công nghệ có liên quan đến thông tin và quá trình xử lýthông tin Theo cách hiểu đó, CNTT bao gồm các phương pháp khoa học, cácphương tiện, công cụ và giải pháp kỹ thuật hiện đại, chủ yếu là máy tính vàmạng truyền thông cùng với hệ thống nội dung thông tin điện tử nhằm tổ chức,lưu trữ, khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn thông tin trong mọi lĩnh vựchoạt động KTXH, văn hóa, an ninh, đối ngoại

Tóm lại, Công nghệ thông tin là hệ thống các phương pháp khoa học,công nghệ phương tiện, công cụ, bao gồm chủ yếu là máy tính, mạng truyềnthông và hệ thống các kho dữ liệu nhằm tổ chức, lưu trữ, truyền dẫn và khaithác sử dụng có hiệu quả các nguồng thông tin trong mọi lĩnh vực hoạt độngkinh tế, văn hóa, xã hội (trong đó có khoa học quản lý) của con người [5,225]

1.1.2 Văn phòng

Bất kỳ một tổ chức nào tồn tại, dù quy mô lớn hay nhỏ, muốn phát triểnlâu dài thì đều cần có hoạt động của Văn phòng.Văn phòng tồn tại gắn với mỗi

cơ cấu, loại hình tổ chức và để trợ giúp các nhà quản trị nên việc xác định vềphạm vi độc lập của văn phòng chỉ mang tính tương đối.Trên sơ sở nhận thức

về sự tồn tại tất yếu khách quan của văn phòng, có thể xác định văn phòng theocác cách sau:

Có nhiều cách hiểu khác nhau về thuật ngữ văn phòng: Văn phòng theonghĩa rộng bao gồm toàn bộ bộ máy quản lý của đơn vị từ cấp cao nhất đến cơ

sở với các nhân sự làm quản tri trong hệ thống quản lý của tổ chức; bao gồmtoàn bộ cơ sở vật chất kỹ thuật và môi trường phục vụ cho hoạt động của tổchức nói chung, cho hệ thống quản lý nói riêng Văn phòng toàn bộ có đầy đủ tưcách pháp nhân trong hoạt động đối nội, đối ngoại để thực hiện mục tiêu chungcủa tổ chức [5,10]

Văn phòng theo nghĩa hẹp chỉ bao gồm bộ máy trợ giúp nhà quản trịnhững việc trong chức năng được giao; là một bộ phận cấu thành trong cơ cấu

tổ chức, chịu sự điều hành của nhà quản trị cấp cao [5,10]

Theo cách hiểu “tĩnh”, văn phòng là một địa điểm làm việc và có một vịtrí dịa lý nhất định:

Văn phòng là phòng làm việc của một lãnh đạo, thủ trưởng hay của mộtngười “quan trọng” Ví dụ văn phòng giám đốc, văn phòng nghị sĩ, văn phòngkiến trúc sư trưởng,

Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, dự án, là nơi mà cáccán bộ công chức của cơ quan, đơn vị đó hàng ngày đến làm việc Ví dụ vănphòng Bộ, vãn phòng UBND, vãn phòng công trường,

Theo cách hiểu “động” văn phòng là một hoạt động:

Văn phòng là một loại hoạt động trong các tổ chức Hoạt động nàythường được hiểu là gắn liền với các công tác văn thư như thu nhận, bảo quản,lưu trữ thông tin

Một cách chung nhất, có thể hiểu:Văn phòng là bộ máy điều hành tổnghợp của cơ quan, tổ chức; là nơi thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho hoạt

dộng quản lý; là nơi chăm lo mọi lĩnh vực phục vụ hậu cần đảm bảo các điềukiện vật chất cho hoạt động của cơ quan, đơn vị [9,8].

Tóm lại văn phòng có thể được hiểu khái quát như sau: “Văn phòng làmột thực thể tồn tại khách quan trong mỗi tổ chức để thực hiện các chức năngtheo yêu cầu của nhà quản trị tổ chức đó” [5,12]

1.1.3 Công tác văn thư

Văn thư vốn là từ gốc Hán dùng để chỉ tên gọi chung của các loại vănbản , bao gồm cả văn bản do cá nhân, gia đình, dòng họ lập ra và văn bản do các

cơ quan nhà nước ban hành để phục vụ cho quản lý, điều hành công việc chung.Thuật ngữ này được sử dụng khá phổ biến dưới các triều đại phong kiến TrungHoa và du nhập vào nước ta từ thời Trung cổ

Ngày nay, văn bản đã và đang là phương tiện được các cơ quan Đảng,Nhà nước, các tổ chức chính trị, xã hội, các tổ chức kinh tế dùng để ghi chép vàtruyền đạt thông tin phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành các mặt côngtác Người ta phải tiến hành rất nhiều khâu xử lý đối với chúng như soạn thảo,duyệt, ký văn bản, chuyển giao, tiếp nhận văn bản, vào sổ đăng ký, lập hồ sơ Những công việc này được gọi là công tác văn thư và trở thành một thuật ngữquen thuộc đới với cán bộ, viên chức mọi cơ quan, tổ chức Công tác văn thưcũng được hiểu theo nhiều khiá cạnh khác nhau:

Công tác văn thư là tất cả các công việc có liên quan đến công văn giấy

tờ, bắt đầu từ khi thảo văn bản (đối với tài liệu đi) hoặc từ khi tiếp nhận (đối vớitài liệu đến) đến khi giải quyết xong công việc, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vàolưu trữ cơ quan

Hay công tác văn thư còn có thể được hiểu là toàn bộ các công việc vềsoạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trongquá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưutrữ cơ quan, tổ chức, quản lý và sử dụng con dấu trong văn thư [10,55]

1.1.4 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư

Ứng dụng CNTT vào CTVT là việc áp dụng các công cụ tin học để soạnthảo văn bản, xây dựng cơ sở dữ liệu phục vụ yêu cầu quản lý văn bản đi, đến,tra tìm thông tin trong các văn bản, tài liệu được nhanh chóng, chính xác, nângcao năng suất, hiệu quả công tác trong cơ quan, tổ chức và tạo môi trường thuậnlợi trao đổi thông tin giữa các cơ quan thông qua mạng thông tin nội bộ và cácmạng thông tin quốc gia[ 10,87]

Trong giai đoạn hiện nay, việc ứng dụng CNTT trong CTVT còn giúpcho các cơ quan, tổ chức có thể kết hợp sử dụng tài liệu điện tử trong giao dịchcông việc hàng ngày, lập hồ sơ tài liệu điện tử và quản lý hồ sơ, tài liệu điện tửhình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức

1.2 Vai trò của công nghệ thông tin trong công tác văn thư

Trong bối cảnh hội nhập toàn cầu hóa, CNTT là một yếu tố không thểthiếu và đóng vai trò rất quan trọng đối với nước ta trong giai đoạn hiện nay

Công nghệ thông tin giữ một vai rất quan trọng tại các quốc gia trên thếgiới, đặc biệt tại Việt Nam, công nghệ thông tin được xem là nền tảng vữngchắc phục vụ cho tiến trình phát triển đất nước bền vững, hướng đến một trongnhững quốc gia có nền kinh tế, an ninh, chính trị, văn hóa, giáo dục, xã hội ổnđịnh, tốt nhất tại Đông Nam Á và thế giới Chỉ thị 58 được Bộ Chính trị BanChấp hành Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam khóa VIII ban hành ngày17/10/2000 đã xác định: Công nghệ thông tin là một trong các động lực quantrọng nhất của sự phát triển, cùng với một số ngành công nghệ cao khác đanglàm biến đổi sâu sắc đời sống kinh tế, văn hóa, xã hội của thế giới hiện đại Ứngdụng và phát triển công nghệ thông tin nhằm thúc đẩy công cuộc đổi mới, pháttriển nhanh và hiện đại hóa các ngành kinh tế, tăng cường năng lực cạnh tranhcủa các doanh nghiệp, hỗ trợ có hiệu quả quá trình chủ động hội nhập kinh tếquốc dân, nâng cao chất lượng cuộc sống nhân dân, bảo đảm an ninh quốcphòng và tạo khả năng đi tắt đón đầu để thực hiện thắng lợi sự nghiệp công

nghiệp hóa, hiện đại hóa Công nghệ thông tin giữ một vai trò rất quan trọngtrong sự phát triển của xã hội trong thời đại ngày nay, là nhân tố quan trọng, làkênh kết nối trao đổi giữa các thành phần của xã hội, văn hóa, giáo dục, kinh tế

và thời đại toàn cầu hóa

Đây là vấn đề đang được các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân và cơ quannhà nước quan tâm sâu sắc, bởi công nghệ thông tin là cốt lõi trong các hoạtđộng phát triển kinh tế, văn hóa, giáo dục, xã hội trong thời đại ngày nay Việcđưa ứng dụng công nghệ thông tin vào quá trình tự động hóa xử lý qua các phầnmềm ứng dụng: phần mềm soạn thảo văn bản, phần mềm văn thư lưu trữ, phầnmềm quản lý điểm cho HSSV, phần mềm kế toán, phần mềm khai báo thuế,phần mềm quản trị nhân sự, phần mềm lập dự án trong sản xuất kinh doanh

Ngày nay không chỉ các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân quan tâm đếnviệc ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ cho công việc mà còn là một kênh

hỗ trợ đắc lực cho sự phát triển của đơn vị mình Chính phủ cũng xem việc ứngdụng công nghệ thông tin là yếu tố cốt lõi để thúc đẩy cải cách hành chính từTrung ương đến các địa phương, vào từng công đoạn trong công việc hànhchính hàng ngày của mỗi một cán bộ, công chức tại cơ quan hành chính, gópnâng cao hiệu quả quản lý, điều hành và tác nghiệp của cơ quan, đáp ứng tốthơn nhu cầu của công dân, tổ chức và là tiền đề quan trọng để tiến đến chínhquyền điện tử

Như vậy, có thể khẳng định Công nghệ thông tin trong nhịp sống vănhóa, xã hội, giáo dục, kinh tế và thời đại ngày nay có tầm ảnh hưởng, tác độngrất lớn đến sự phát triển, ổn định của các doanh nghiệp và Chính phủ của mỗiquốc gia nói chung và Việt Nam nói riêng trong giai đoạn hiện nay cũng nhưtrong tương lai Việc thúc đẩy phát triển cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin là đểphục vụ tốt cho người dân, doanh nghiệp, tổ chức, góp phần phát triển bềnvững trong xu thế toàn cầu hóa

Ứng dụng CNTT trong hoạt động của các cơ quan, nhà nước góp phần

nâng cao năng lực quản lý, điều hành của các cơ quan nhà nước, phục vụ tốthơn, hiệu quả hơn cho người dân và doanh nghiệp và góp phần đẩy nhanh tiếntrình đơn giản hóa thủ tục hành chính Sự tụt hậu về ứng dụng CNTT tronghành chính nhà nước là sự tụt hậu về năng lực, phương thức điều hành nền hànhchính.

1.3 Nội dung của việc ứng dụng Công nghệ thông tin vào công tác văn thư trong công tác văn phòng

- Ứng dụng CNTT để soạn thảo, in ấn, nhân sao văn bản

- Ứng dụng CNTT để quản lý, xử lý, tra tìm văn bản đi, đến nội bộ

- Ứng dụng CNTT để quản lý, xử lý, tra tìm đơn thư khiếu nại, tố cáo

- Ứng dụng CNTT để chuyển giao văn bản

- Ứng dụng CNTT vào việc truyền tải, tiếp nhận, cung cấp thông tintrong nội bộ cơ quan và ngoài cơ quan

Tiểu kết chương 1

Như vậy thông qua chương 1, tôi đã đưa ra được lý luận chung về việcứng dụng CNTT trong CTVT Thông qua chương này, chúng ta đã hiểu rõđược các khái niệm về CNTT, CTVT, Văn phòng; một số nội dung ứng dụngCNTT vào CTVT trong công tác văn phòng Và để hiểu rõ hơn về thực trạngcủa công tác này, tôi sẽ đi vào trình bày chi tiết ở phần chương 2

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CỦA VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG HĐND-UBND

HUYỆN LỤC NGẠN

2.1 Khái quát về văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn

2.1.1. Chức năng của văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn

- Văn phòng Hội đồng Nhân dân và Ủy ban Nhân dân huyện là cơ quanchuyên môn, giúp việc của Hội đồng Nhân dân và Ủy ban Nhân dân huyện

- Văn phòng Hội đồng Nhân dân và Ủy ban Nhân dân huyện có chứcnăng tham mưu, tổng hợp, giúp việc của Hội đồng Nhân dân và Ủy ban Nhândân huyện; tổ chức các hoạt động của Hội đồng Nhân dân và Ủy ban Nhân dânhuyện; tham mưu, giúp việc Thường trực Hội đồng Nhân dân giám sát các hoạtđộng của bộ máy hành chính ở địa phương, giúp cho Chủ tịch Ủy ban Nhân dânhuyện về chỉ đạo điều hành, điều hòa, phối hợp hoạt động của các cơ quanchuyên môn thuộc Ủy ban Nhân dân huyện.

- Văn phòng Hội đồng Nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện có tư cáchpháp nhân, có con dấu riêng và được mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước theo

quy định của pháp luật.( xem phụ lục 1)

2.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn của văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn

- Xây dựng các chương trình làm việc, kế hoạch công tác tháng, quý, sáutháng và cả năm của HĐND, Thường trực HĐND, UBND huyện Giúp Thườngtrực HĐND, UBND huyện tổ chức theo dõi, đôn đốc các cơ quan chuyên mônthuộc UBND huyện, HĐND và UBND các xã, thị trấn thực hiện các chươngtrình, kế hoạch công tác sau khi được ban hành

- Xây dựng và trình Hội đồng Nhân dân và Ủy ban Nhân dân huyệnchương trình công tác tháng, quý, cả năm và toàn khóa của Hội đồng Nhân dân,

Ủy ban nhân dân huyện Đôn đốc, kiểm tra các cơ quan, Hội đồng Nhân dân,

Ủy ban Nhân dân các xã, thị trấn việc thực hiện chương trình của Hội đồngNhân dân, Ủy ban Nhân dân huyện sau khi được phê duyệt; theo dõi, đôn đốc,kiểm tra công tác phối hợp giữa các cơ quan, các xã, thị trấn theo quy định củapháp luật

- Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị báo cáo phục vụ sự giám sát của Hộiđồng Nhân dân, Thường trực Hội đồng Nhân dân, sự lãnh đạo, chỉ đạo, điềuhành của Ủy ban Nhân dân và Chủ tịch Ủy ban Nhân dân huyện theo quy địnhcủa pháp luật Thực hiện công tác thông tin báo cáo định kỳ, đột xuất được giaotheo quy định

- Tổ chức công bố, truyền đạt các Nghị quyết của Hội đồng Nhân dânhuyện, quyết định, chỉ thị của Ủy ban Nhân dân huyện; các văn bản quy phạmpháp luật của các cơ quan Nhà nước cấp trên có liên quan Giúp Thường trựcHội đồng Nhân dân, Ủy ban Nhân dân huyện phối hợp với các cơ quan chứcnăng theo dõi, đôn đốc, kiểm tra, giám sát việc thực hiện các văn bản đó tại các

cơ quan, Ủy ban Nhân dân các xã, thị trấn

- Phối hợp với phòng Nội vụ huyện tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ về côngtác Văn phòng, kiểm tra, đánh giá kết quả thực hiện nhiệm vụ của các cán bộ,công chức làm công tác Văn phòng của các cơ quan, Ủy ban Nhân dân các xã,thị trấn; hướng dẫn các cơ quan, Ủy ban Nhân dân các xã, thị trấn trong việc lựachọn, kiện toàn bộ máy, cán bộ công tác văn phòng theo đúng chức danh, tiêuchuẩn nghiệp vụ theo quy định của Bộ trưởng - Chủ nhiệm Văn phòng Chínhphủ và Bộ trưởng Bộ Nội Vụ

- Bảo đảm việc thu thập, cung cấp thông tin, xử lý thông tin thườngxuyên, kịp thời, chính xác, phục vụ cho công tác của HĐND và UBND, Thườngtrực HĐND và chỉ đạo điều hành của UBND huyện Thực hiện chế độ thông tinbáo cáo định kỳ, đột xuất được giao theo quy định của pháp luật

- Giúp Thường trực HĐND, UBND huyện tiếp nhận và giải quyết đơnthư khiếu nại, tố cáo của công dân trong phạm vi quản lý của Văn phòng - Phốihợp với các cơ quan chức năng phổ biến và tập huấn triển khai thực hiện cácvăn bản quy phạm pháp luật đến các phòng ban, UBND các xã, thị trấn và theodõi, đôn đốc thực hiện những văn bản quy phạm pháp luật đó

- Phối hợp với các đơn vị liên quan để chuẩn bị nội dung và phục vụ các

kỳ họp HĐND, các phiên họp UBND huyện; các cuộc họp và làm việc củaThường trực HĐND, UBND huyện với các cơ quan, đơn vị, tổ chức và côngdân; bảo đảm các điều kiện về cơ sở vật chất, kỹ thuật, hậu cần cho các hoạtđộng của HĐND và UBND huyện

- Có ý kiến thẩm tra độc lập đối với các đề án, dự thảo văn bản của các

cơ quan, UBND các xã, thị trấn, trước khi trình duyệt UBND huyện và CHủtịch UBND huyện xem xét và quyết định.

- Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản, trực tiếp trình ký các vănbản và quản lý văn bản của Thường trực HĐND, HĐND, các ban của HĐND,UBND huyện, Chủ tịch UBND huyện, quản lý công tác văn thư, Hành chính,Lưu trữ, Tin học hóa hành chính nhà nước của HĐND, TTHĐND, UBNDhuyện theo quy định của pháp luật, đảm bảo đúng chủ trương, đường lối củaĐảng

- Trình UBND huyện chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện công táccải cách hành chính nhà nước thuộc phạm vi Văn phòng HĐND và UBND

huyện (xem phụ lục 1)

2.1.3. Cơ cấu tổ chức của văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn

- Văn phòng Hội đồng Nhân dân và Ủy ban Nhân dân huyện có 01Chánh Văn phòng và không quá 03 Phó Chánh Văn phòng

- Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng Hội đồng Nhân dân và Ủyban Nhân dân huyện do Chủ tịch Ủy ban Nhân dân bổ nhiệm, miễn nhiệm, khenthưởng, kỷ luật theo quy định của pháp luật

- Văn phòng Hội đồng Nhân dân và Ủy ban Nhân dân huyện có các cán

bộ, công chức chuyên môn nghiệp vụ giúp lãnh đạo Văn phòng phụ trách cáccông việc và được phân thành các khối sau:

+ Khối tham mưu tổng hợp: Gồm các chuyên viên phụ trách các lĩnh vực:Văn hóa - Xã hội, Tài chính - Giao thông - Xây dựng, Kinh tế tổng hợp, Nộichính, Công nghệ thông tin;

+ Khối hành chính: gồm các bộ phận phụ trách các lĩnh vực chuyên môn,nghiệp vụ sau: bộ phận Văn thư - Lưu trữ; bộ phận Hành chính - Quản trị gồmcác cán bộ: lái xe, điện nước, bảo vệ, tài vụ, tạp vụ

Cụ thể như sau:

+ 1 Chánh Văn phòng: Nguyễn Minh Nam.

+ 3 Phó chánh Văn phòng: Nguyễn Văn Khải và Hoàng Văn Khiển, TrầnThị Nhung

+ Chuyên viên khối Kinh tế tổng hợp: Vũ Trí Bằng

+ Chuyên viên khối Giao thông- Xây dựng: Vũ Văn Nam

+ Chuyên viên khối Văn hóa- Xã hội: Phạm Hồng Long

+ Chuyên viên tổng hợp phụ trách HĐND: Nguyễn Thị Yến

+ Bộ phận văn thư: Dương Thị Tuyến

+ Bộ phận kế toán: Nguyễn Thị Huyền

+ Bộ phận bảo vệ: Hoàng văn Hưng, Vi Thanh Điệp

+ Bộ phận vệ sinh, phục vụ: Trần Thị Hảo

+ Bộ phận lái xe: Đặng văn Ngữ, Trần Đức Thịnh, Giáp văn Tới

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn

đi đến, ghi chép sạch sẽ, rõ ràng; việc lưu trữ văn bản mật, đăng ký và phát hànhvăn bản đi kịp thời, đúng quy định; quản lý và sử dụng con dấu theo đúng chế

độ bảo mật Năm 2016 tiếp nhận và xử lý 5784 văn bản đến theo đúng quy

trình Lãnh đạo Văn phòng trực tiếp xử lý các văn bản đến, chuyển văn bản chongười có thẩm quyền giải quyết, cơ quan có liên quan thực hiện Quản lý vănbản chặt chẽ, đúng quy định; thường xuyên sắp xếp văn bản theo thứ tự và tênloại văn bản để quản lý và dễ tìm kiếm Văn phòng đã bố trí một Phó Chánh vănphòng HĐND và 1 cán bộ thực hiện công tác tiếp dân theo đúng quy định củaQuyết định 858/QĐ-TTg ngày 06/6/2010 của Thủ tướng Chính phủ Công táctiếp dân được duy trì thực hiện theo đúng quy định; công tác phân loại, sử lýđơn thư đảm bảo theo đúng quy trình, giao cơ quan chuyên môn và các địaphương có liên quan giải quyết; thường xuyên theo dõi, đôn đốc, cập nhật vàthực hiện báo cáo kết quả, giải quyết đơn thư theo quy định Trong năm 2016,Văn phòng đã tham gia tiếp dân cùng Thường trực HĐND, Lãnh đạo UBNDhuyện theo quy định và tiếp 298 lượt công dân, phản ánh 298 vụ việc, nhận 210đơn và chuyển cho các cơ quan chuyên môn, các địa phương có liên quan giảiquyết.

Về công tác xây dựng và ban hành văn bản, hàng năm Ủy ban Huyện xâydựng và ban hành văn bản hành chính như: quyết định, công văn, báo cáo, tờtrình, kế hoạch, thông báo Có thể thấy rõ số lượng văn bản ban hành qua bảngsau:

Số lượng văn bản do UBND huyện ban hành trong giai đoạn 2015.

6 Giấy mời 179 211 204 189

(Nguồn: Báo cáo công tác năm của Phòng Hành chính)

Số lượng văn bản của Ủy ban Huyện ban hành qua các năm tương đốinhiều, chủ yếu là công văn ban hành với số lượng nhiều nhất Song song vớiCông văn thì Huyện cũng ban hành Quyết định với số lượng tương đối nhiều,năm 2013 và 2014 số lượng văn bản Quyết định cũng đã giảm một lượng đáng

kể so với năm 2012 Tuy nhiên, đến năm 2015 thì số lượng Quyết định lại tănglên hẳn Điều đó, khẳng định đến việc tăng cường quản lý của Ủy ban Huyệnngày càng nhiều

Nhìn chung, các loại văn bản ban hành qua các năm đều tăng, khối lượngcông việc thuộc phạm vi trách nhiệm của Ủy ban Huyện ngày càng nhiều, hoạtđộng quản lý và điều hành ngày càng lớn, khối lượng công việc tăng lên đángkể

Trong các văn bản đã được ban hành ở Ủy ban đã thực hiện đúng thẩmquyền của người ban hành, đảm bảo đầy đủ các yếu tố về thể thức (9 yếu tố).Các văn bản được bố cục rõ ràng, giúp người tiếp nhận văn bản nắm bắt thôngtin một cách dễ dàng Khi soạn thảo văn bản, người soạn thảo đã chú ý đến vần

đề thể thức, các văn bản trước khi ban hành đều được đánh số tạo điều kiệnthuận lợi cho việc tìm kiếm văn bản về sau Về ngôn ngữ và văn phòng, văn bảnhành chính được sử dụng để điều chỉnh các mối quan hệ trong hoạt động quản

lý hay để truyền đạt thông tin, trao đổi, giao dịch giữa cơ quan, tổ chức trongviệc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình nên đòi hỏi phải có tính chínhxác, đại chúng khách quan, khuôn mẫu và trang trọng, lịch sự

Tuy nhiên, việc mắc lỗi sai về mặt thể thức như vậy không nhiều và đãđược bộ phận chuyên môn sửa lại kịp thời Nhìn chung các văn bản được banhành về thành phần thể thức và cách trình bày đề đã đúng, đủ và hợp lý, đảmbảo được tính pháp lý của văn bản

Hiện nay, tình hình công tác văn thư của UBND huyện được thực hiện

theo đúng các quy định của cơ quan nhà nước, đồng thời UBND huyện cũng đã

ban hành Quy chế Công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn huyện.( xem phụ lục 3)

2.2.1 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản

Quy trình soạn thảo văn bản là khái niệm dùng để chỉ trình tự các côngviệc cần tiến hành trong quá trình soạn thảo một văn bản để ban hành

*) Các bước trong quá trình soạn thảo văn bản:

Việc soạn thảo văn bản tại đây được tuân thủ thực hiện theo đúng các quyđịnh chung của Nhà nước và pháp luật như: Luật ban hành văn bản quy phạmpháp luật số: 80/2015/QH13 ngày 22 tháng 06 năm 2015, Luật ban hành vănbản quy phạm pháp luật của Hội đồng Nhân dân và Ủy ban Nhân dân năm2015; Thông tư liên tịch số: 55/2005/TT-BNV ngày 06 tháng 5 năm 2005 của

Bộ Nội Vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trìnhbày văn bản

Bước 1: Phân công soạn thảo văn bản.

- Căn cứ trên yêu cầu và nội dung văn bản cần soạn thảo, Thủ trưởngphòng, ban phân công cán bộ soạn thảo dựa trên chức năng, nhiệm vụ của cán

bộ đó theo quy chế làm việc và phân công nhiệm vụ cán bộ của đơn vị

- Xác định mục đích, giới hạn của văn bản, đối tượng giải quyết và thựchiện văn bản Bước đầu có tác dụng cho người lãnh đạo cơ quan và người soạnthảo thấy rõ cần thiết hay không cần thiết phải ban hành văn bản, xác định cácvấn đề cần nêu ở văn bản và xem những cơ quan nào có trách nhiệm giải quyếthoặc thực hiện

Bước 2: Soạn thảo văn bản.

- Chọn tên loại văn bản Nếu không chọn đúng tên loại sẽ ảnh hưởng đếnhiệu lực thi hành và kết quả thực hiện của văn bản đó

- Thu thập và xử lý thông tin Đây là một khâu quan trọng cần được coitrọng đúng mức, làm tốt khâu này sẽ góp phần làm cho văn bản soạn thảo đạt

được chất lượng tốt

- Cán bộ tại Văn phòng được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản phải tuântheo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP về thể thức và kỹ thuậttrình bày văn bản

- Chánh Văn phòng/ Phó chánh Văn phòng sẽ ký nháy vào dòng cuốicùng bên phải của văn bản, đồng thời phải chịu trách nhiệm về nội dung và tínhpháp lý của văn bản

- Với các Quyết định sau khi dự thảo xong phải trình lên lãnh đạo Vănphòng kèm theo hồ sơ hoặc văn bản thuyết trình

Bước 3: Kiểm tra.

- Lãnh đạo Văn phòng hoặc cán bộ được phân công có trách nhiệm kiểmtra thể thức và nội dung các văn bản do các phòng, ban, đơn vị chuyển đến Đốivới các văn bản đạt yêu cầu, lãnh đạo Văn phòng, cán bộ được phân công kýnháy vào chỗ nơi nhận của văn bản và trình lãnh đạo UBND huyện xem xét kýphê duyệt

- Đối với văn bản khôngphù hợp về thể thức hoặc các văn bản cần phảisửa đổi nội dung, lãnh đạo Văn phòng, cán bộ được phân công cho ý kiến vàovăn bản dự thảo chuyển trả lại phòng, ban, đơn vị soạn thảo để bổ sung, sửa đổi

Bước 4: Phê duyệt.

- Duyệt bản thảo Sau khi đã soạn thảo xong văn bản cần đưa cho thủtrưởng cơ quan cũng là người kí văn bản xem xét

- Lãnh đạo Văn phòng khi được ủy quyền ký thừa lệnhUBND huyện xemxét nội dung, hình thức và ký chính thức đối với các văn bản đạt yêu cầu

- Nếu không đạt yêu cầu, Văn phòngcó trách nhiệm chuyển trả lại đơn vị

soạn thảo văn bản để chỉnh sửa, hoàn thiện

- Chữ ký chính thức của người có thẩm quyền ở văn bản đi phải rõ ràng,không dùng bút chì, mực đỏ hoặc những thứ mực dễ phai để ký văn bản

Bước 5: Đăng ký văn bản đi và phát hành.

- Nhân bản văn bản Văn bản dự thảo sau khi đã được ban hành lãnh đạo

cơ quan duyệt thì đem nhân bản để chuẩn bị ban hành

- Hoàn thiện văn bản để ban hành Sau khi nhân bản, người soạn thảo cótrách nhiệm đọc lại văn bản nếu phát hiện những sai sót cần kịp thời sửa chữa

- Cán bộ văn thư có trách nhiệm kiểm tra lần cuối về thể thức văn bản,chữ ký người có thẩm quyền có hợp lệ hay không Nếu không đúng quy định vềthể thức văn bản, cán bộ Văn thư báo với lãnh đạo Văn phòng để chuyển trả lạiphòng, ban, đơn vị soạn thảo để chỉnh sửa theo đúng quy định

- Đối với văn bản hợp lệ, cán bộ Văn thư đăng ký vào Sổ công văn đi đểlấy số ký hiệu và ngày tháng năm, trích yếu của văn bản gốc

- Căn cứ vào nơi nhận, cán bộ Văn thu có trách nhiệm nhân bản văn bảnchính thức gửi đi theo nơi nhận

- Những văn bản có mức độ "mật", "khẩn", văn thư đóng dấu "khẩn",

"mật" lên bì văn bản Văn bản " khẩn" phải gửi đi ngay trong ngày làm việc.Những văn bản có cán bộ đến nhận trực tiếp thì ký nhận vào Sổ chuyển giaocông văn

- Những văn bản thông thường khác thì phải gửi chậm nhất trong thờihạn 02 ngày làm việc kể từ ngày ký

- Khi văn bản có hiệu lực thì sẽ được lưu 01 bản gốc tại bộ phận Văn thư

và 01 bản tại đơn vị soạn thảo văn bản để theo dõi và số lượng văn bản theo nơinhận

* Nhận xét.

Về cơ bản quy trình soạn thảo và ban hành văn bản đều được tiến hànhtheo đúng quy định của Nhà nước và của cơ quan Văn bản được kiểm tra tươngđối kỹ trước khi ban hành nên hạn chế được sai sót, bảo đảm đúng yêu cầu vềnội dung, đúng mục đích, có tính khả thi và tính khoa học cao

Phần lớn các văn bản sau khi soạn thảo và ban hành đều đảm bảo đúngthể thức và kỹ thuật trình bày văn bản theo quy định

2.2.2 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản

2.2.2.1 Quản lý văn bản đi

- Quản lý văn bản là áp dụng các biện pháp nghiệp vụ nhằm tiếp nhận,chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an toàn văn bản hình thành tronghoạt động hàng ngày của cơ quan

- Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản giấy, văn bảnđiện tử do cơ quan phát hành

Việc quản lý văn bản đi được thực hiện theo các bước sau:

Bước 1 Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày, ghi số, ngày tháng văn bản.

- Trước khi văn bản được phát hành và trình Lãnh đạo Văn phòng ký, vănbản phải được kiểm tra xem đúng và đầy đủ về mặt thể thức hay chưa, phải đảmbảo đúng theo Thông tư Liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP

- Văn bản phải ghi rõ số, ngày tháng năm ban hành văn bản.Nội dung này

sẽ do Văn thư thực hiện

Bước 2 Đăng ký văn bản.

- Hiện nay việc đăng ký văn bản đi của Văn phòng HĐND-UBND đãđược xây dựng bằng phần mềm hệ thống quản lý và điều hành tác nghiệp Tất

cả các văn bản do Văn phòng HĐND-UBND huyện phát hành đều được đăng

ký tại đây (ảnh)

Bước 3 Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mật, dấu khẩn.

- Số lượng văn bản được nhân bản sẽ dựa vào nơi nhận, cần phải nhân

bản đủ số lượng

- Các văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền sẽ được đóng dấu

cơ quan Tùy vào mức độ quan trọng của văn bản, văn bản sẽ được đóng dấu chỉmức độ " mật", " khẩn"

- Công việc này do bộ phận Văn thư trực tiếp thực hiện

Bước 4 Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.

- Các văn bản sau khi đã được hoàn thiện cả về hình thức và nội dung,đảm bảo giá trị và hiệu lực pháp lý sẽ được chuyển đến các phòng ban, đơn vị,

cá nhân có liên quan đúng theo nơi nhận Văn bản phải được gửi đi ngay trongngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo

- Có thể chuyển phát văn bản qua nhiều hình thức khác nhau như: chuyểntrực tiếp đến các phòng ban, cá nhân liên quan, gửi qua Fax, gửi qua bưu điện,người đưa thư, hoặc qua thư điện tử phải được cho vào phong bì và đóng dấuniêm phong Đối với các văn bản quan trọng đóng dấu chỉ mức độ " mật", "khẩn", "hỏa tốc" lên phong bì

Bước 5 Lưu văn bản đi.

- Các văn bản khi đã được phát hành, bản gốc sẽ được cán bộ Văn thư

lưu lại bằng cách hình thành các tập lưu văn bản khác nhau: theo tên loại vănbản, thời gian

- Tất cả các văn bản khi được phát hành sẽ được lưu làm 02 bản 01 bản

gốc tại Văn thư và 01 bản tại đơn vị soạn thảo

* Nhận xét.

- Nhìn chung các văn bản trước khi được phát hành đều đảm bảo tínhchính xác, khoa học, kịp thời gian.Vì vậy các văn bản của Văn phòng sau khiban hành đều thể hiện được tính pháp lý của cơ quan quản lý nhà nước cấphuyện

- Các văn bản đi của Văn phòng đều được đăng ký vào sổ trên hệ thống,đảm bảo tính chính xác, khoa học, rõ ràng

2.2.2.2 Quản lý và giải quyết văn bản đến

- Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, văn bản giấy, văn bản điện tử vàđơn thư do cơ quan nhận được từ cơ quan, cá nhân gửi đến

Hiện nay, Ủy ban nhận huyện thực hiện việc quản lý văn bản đến thôngqua phần mềm hệ thống quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp BGnetoffice.Thông qua phần mềm hệ thống này,việc quản lý văn bản đến được thực hiệnmột cách nhanh chóng, dễ dàng và chính xác hơn

Bảng thống kê các loại văn bản đến Ủy ban Huyện từ năm 2012 - 2015

(Nguồn: Báo cáo công tác năm của Phòng Hành chính, Bộ phận Văn thư)

Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến được thực hiện theo các bước:

Bước 1 Tiếp nhận văn bản đến.

- Tất cả các văn bản, tài liệu gửi đến cơ quan, cho cá nhân, hoặc phòng

ban nào đều do cán bộ Văn thư tiếp nhận và đăng ký vào hệ thống

- Khi tiếp nhận văn bản đến, người trực tiếp nhận văn bản phải kiểm tra

kỹ số lượng, tình trạng bì, mối dán, các thành phần ghi trên phong bì Trongtrường hợp thiếu, mất bì, bì không còn nguyên vẹn thì người tiếp nhận phải báongay với người có trách nhiệm và tiến hành lập biên bản với người chuyển bìvăn bản

- Văn thư mở các bì gửi đến cơ quan, trừ bì văn bản có đóng dấu" tốimật" " tuyệt mật", hoặc có dấu riêng người có tên mở bì, bì thư riêng của cánhân

- Văn thư cơ quan được trả lại nơi gửi những văn bản sai về thể thức,thiếu dấu, thiếu chữ ký, thiếu trang, chữ mờ, nhàu nát

- Văn bản đến có tiếp nhận bằng nhiều hình thức: thông qua người đưa

thư, chuyển phát nhanh qua bưu điện, qua thư điện tử

Bước 2 Đăng ký văn bản đến.

- Khi tiếp nhận văn bản, Văn thư sẽ có trách nhiệm đóng dấu " ĐẾN".

- Tất cả các văn bản đến đều được đăng ký vào cơ sở dữ liệu quản lý vănbản đến trên mạng máy tính của cơ quan Hiện nay văn bản đến của cơ quan đều

được đăng ký trong phần mềm hệ thống quản lý và điều hành tác nghiệp.(ảnh)

- Số văn bản đến được đánh liên tục chi từng năm Hết tháng, quý, năm in

và đóng thành sổ đăng ký văn bản đến phục vụ việc quản lý và tra tìm

Bước 3 Trình, chuyển giao văn bản đến.

- Tất cả các văn bản đến sau khi đăng ký, Văn thư phải kịp tời trình xin ý

kiến người có thẩm quyền phân phối để quyết định phân phối Văn bản khi có ýkiến phân phối của Lãnh đạo phải được chuyển ngay đến các cá nhân, đơn vị cótrách nhiệm xử lý

- Văn bản đến có thể được chuyển giao trực tiếp đến cá nhân, phòng ban

có liên quan, hoặc qua phần mềm quản lý văn bản đến trên hệ thống

- Khi chuyển giao văn bản đến cần đăng ký đầy đủ vào sổ chuyển vănbản đến

Bước 4 Giải quyết và theo dõi đôn đốc giải quyết văn bản đến.

- Hàng ngày từng cán bộ, công chức, viên chức phải truy cập vào cơ sở

dữ liệu quản lý văn bản đến để tiếp nhận yêu cầu xử lý, giải quyết văn bản

- Người đứng đầu cơ quan có trách nhiệm trực tiếp đôn đốc, kiểm tra các

đơn vị hoặc cá nhân trong việc giải quyết văn bản đến.

- Chánh Văn phòng giúp Thủ trưởng cơ quan kiểm tra và tổng hợp giảiquyết văn bản đến

- Văn thư có trách nhiệm kiểm tra việc giao nhân văn bản, nhắc nhở cácđơn vị cá nhân giải quyết văn bản đúng tiến độ, thời hạn, lập sổ theo dõi, giảiquyết những văn bản của các nơi gửi đến

* Nhận xét.

- Nhìn chung các văn bản được gửi đến cơ quan đều được tiếp nhận và

đăng ký vào hệ thống và giải quyết kịp thời, chính xác, đảm bảo tính khoa học

- Lãnh đạo Văn phòng trực tiếp xử lý các văn bản đến, chuyển văn bảncho người đúng người có thẩm quyền giải quyết, cơ quan có liên quan thựchiện

- Quản lý văn bản chặt chẽ, đúng quy định, thường xuyên sắp xếp vănbản theo thứ tự và tên loại văn bản để quản lý và dễ tìm kiếm

- Tuy nhiên, vẫn có 1 số ít trường hợp việc tiếp nhận và giải quyết vănbản đến bị chậm muộn, dẫn tới các văn bản bị tồn đọng, chưa kịp giải quyết

2.2.3 Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu

2.2.3.1 Các loại con dấu mà cơ quan sử dụng

Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn sử dụng các loại con dấu nhưsau:

- Dấu có hình quốc huy

- Dấu không có hình quốc huy

- Dấu “MẬT” “HỎA TỐC”, “KHẨN”

- Dấu tên: Nguyến Minh Nam, Nguyễn Văn Khải, Hoàng văn Khiển

- Dấu chức danh: dấu của Chánh văn phòng, dấu của Phó văn phòng

- Dấu văn phòng (ảnh)

2.2.3.2 Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu

Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước Chủ tịch Ủy ban Huyện việcquản lý, sử dụng con dấu của cơ quan

Các con dấu của Ủy ban Huyện được giao cho cán bộ văn thư quản lý

và sử dụng Cán bộ văn thư chịu trách nhiệm trước lãnh đạo đơn vị việc quản lý

và sử dụng con dấu

Khi nét dấu bị mòn hoặc bị biến dạng, cán bộ văn thư phải báo cáo Chủtịch Ủy ban Huyện để làm thủ tục đổi con dấu Trường hợp con dấu bị mất, Chủtịch Ủy ban Huyện phải báo cáo cơ quan công an, nơi xảy ra mất con dấu, lậpbiên bản

- Người đứng đầu cơ quan có trách nhiệm quản lý, kiểm tra việc bảo quản

và sử dụng con dấu của cơ quan mình

- Nhân viên văn thư là người trực tiếp được sử dụng con dấu

-Mỗi cơ quan chỉ được sử dụng một con dấu Cơ quan có nhiệm vụ cấpmột số giấy tờ đặc biệt được sử dụng dấu nổi, dấu thu nhỏ để phục vụ cho côngtác và nghiệp vụ nhưng phải được phép của cơ quan cố thẩm quyền

-Những văn bản do cơ quan ban hành phải đóng dấu cơ quan, văn bản doVăn phòng ban hành trong phạm vi, quyền hạn được giao phải đóng dấu củaVăn phòng

2.2.3.3 Bảo quản con dấu

- Con dấu của cơ quan được bảo quản ở trụ sở cơ quan và giao cho cán

bộ văn thư bảo quản và đóng dấu

- Dấu của cơ quan được bảo quản trong tủ đựng dấu.(ảnh)

- Cán bộ văn thư được giao giữ dấu có trách nhiệm:

+) Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bảncủa người có thẩm quyền

+) Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký củangười có thẩm quyền

+) Không được đóng dấu khống chỉ

- Nghiêm cấm việc làm dấu giả, dùng dấu giả, sử dụng con dấu khôngđúng quy định

- Người đứng đầu cơ quan có trách nhiệm giao nộp con dấu cho cơ quanquản lý dấu trong các trường hợp dấu hỏng, cơ quan đổi tên

* Nhận xét.

- Nhìn chung công tác trong hoạt động quản lý và sử dụng con dấu của cơ

quan hoạt động có hiệu quả, con dấu được trực tiếp văn thư sủ dụng và dưới sựgiám sát chặt chẽ của Lãnh đạo Văn phòng

- Tuy nhiên, còn một số ít trường hợp các văn bản bị đóng dấu chậm chễ,

sai với quy định

2.2.4 Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan

*) Lập hồ sơ là việc tập hợp và sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trìnhtheo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theonhững nguyên tắc, phương pháp nhất định

2.2.4.1 Các loại hồ sơ hình thành trong cơ quan, tổ chức

- Tại Ủy ban nhân dân huyện hình thành 3 loại hồ sơ chính đó là: hồ sơcông việc và hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ nhân sự

Hồ sơ công việc là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về mộtvấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể được hình thành trong quá trình theodõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan kể từkhi sự việc bắt đầu đến khi kết thúc.( ảnh mẫu bìa hồ sơ)

Hồ sơ nguyên tắc là tập hợp các văn bản quy phạm pháp luật, văn bảnhướng dẫn về những mặt công tác nghiệp vụ nhất định dùng làm căn cứ pháp lý,tra cứu khi giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân: hồ sơ tuyeerndụng

Hồ sơ nhân sự được lập ở phòng nhân sự bao gồm các văn bản sau:

- Bản lý lịch tự thuật;

- Các quyết địnhvề tuyển dụng, bổ nhiệm, điều động, thuyên chuyển,khen thưởng, kỷ luật;

- Các bản kiểm điểm, nhận xét của cán bộ, công chức hàng năm;

- Các đơn về kiến nghị, khiếu nại tố cáo, các văn bản xác minh, điều tra

về các vấn đề liên quan đến cán bộ đó;

- Các văn bằng, chứng chỉ liên quan

Danh mục hồ sơ là bảng kê các hồ sơ dự kiến trong năm của văn thư cơ

quan, tổ chức kèm theo ký hiệu, thời hạn bảo quản của mỗi hồ sơ và được xây

+) Lập hồ sơ theo danh mục hồ sơ.

+) Lập hồ sơ trong trường hợp không có danh mục hồ sơ:

• Phân định hồ sơ

• Sắp xếp các văn bản trong hồ sơ: sắp xếp theo trình tự thời gian, sắpxếp theo trình tự giải quyết công việc, sắp xếp theo số thứ tự của văn bản, sắpxếp theo vần chữ cái

- Thu thập văn bản vào hồ sơ:

Cán bộ có trách nhiệm lập hồ sơ cần thu thập đầy đủ các văn bản, giấy tờ

và các tư liệu có liên quan đến việc vào hồ sơ

- Sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ:

Các văn bản trong hồ sơ phải được sắp xếp theo một trình tự hợp lý, tùy