Luận văn ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại văn phòng công ty TNHH minh giang

LỜI CẢM ƠNTrong quá trình thực hiện đề tài khóa luận tốt nghiệp: “Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại Văn phòng Công ty TNHH Minh Giang”, tôi đã nhận được rất nhiều

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG

TIN TRONG

PHÕNG

LỜI CAM ĐOAN

Tôi thực hiện đề tài khóa luận tốt nghiệp với tên đề

tài là: “Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn

phòng tại Văn phòng Công ty TNHH Minh Giang” Tôi

xin cam đoan đây là bài nghiên cứu của tôi, dựa trên tinh

thần cá nhân, tích cực học hỏi, nghiên cứu, tìm tòi, khảo

Khóa luận tốt nghiệp ngành

2016-2020

ĐH QTVP 16B

Hà Nội - 2020

sát thực tế và tham khảo thông tin Những số liệu trong đềtài được khảo sát và thu thập tại phòng Tổ chức hànhchính Công ty TNHH Minh Giang Tôi xin chịu tráchnhiệm nếu có sự không trung thực trong nghiên cứu.

Sin

h viên

Nguyễn Thị Kim Oanh

LỜI CẢM ƠN

Trong quá trình thực hiện đề tài khóa luận tốt nghiệp: “Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại Văn phòng Công ty TNHH Minh

Giang”, tôi đã nhận được rất nhiều sự giúp đỡ tạo điều kiện của tập thể ban

lãnh đạo, các cán bộ, chuyên viên Khoa quản trị Văn phòng; tập thể ban lãnhđạo và cán bộ Văn phòng Công ty TNHH Minh Giang, tôi xin bày tỏ lòng biết

ơn chân thành về sự giúp đỡ đó

Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới Th.S Đinh Thị Hải Yến - giảngviên hướng dẫn đã đồng hành và hỗ trợ suốt quá trình tôi thực hiện đề tài này

Tôi xin gửi lời cảm ơn đến bà Đỗ Thị Thùy Liên - Trưởng phòng TCHCCông ty TNHH Minh Giang cùng toàn thể cán bộ nhân viên Văn phòng Công

ty vì sự hợp tác và giúp đỡ trong quá trình thực hiện nghiên cứu đề tài của tôi

Do thời gian và trình độ nghiên cứu còn hạn chế mặc dù đã rất cố gắngsong đề tài của tôi không tránh khỏi những thiếu sót Tôi rất mong nhận được

sự chỉ bảo giúp đỡ, đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo, giảng viên Những ýkiến đóng góp của thầy cô và các bạn đọc sẽ giúp tôi nhìn nhận được nhữnghạn chế và trang bị thêm nhiều nguồn kiến thức và hiểu biết trên con đườnghọc tập cũng như nghiên cứu sau này

Sinh viên

Nguyễn Thị Kim Oanh

DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU

hành chính - Công ty TNHHMinh Giang

được sử dụng tại Phòng tổ chức hành chính - Công ty TNHH Minh Giang

2019

Giang

excel

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Chúng ta đang sống trong thời đại kinh tế xã hội phát triển, thừa hưởngnhững thành tựu của CNTT Những thành tựu của nó đang tác động mạnh mẽtới mọi hoạt động chính trị - kinh tế - xã hội trên thế giới nói chung và Việt Namnói riêng Việc ứng dụng CNTT vào các công việc, bộ phận là hoạt động tất yếudiễn ra hằng ngày và thường xuyên Sự phát triển của CNTT đã mang lại nhiềulợi ích cho con người, cho xã hội không chỉ ở trong nâng cao hiệu quả trong cáclĩnh vực kinh tế, xã hội mà công nghệ thông tin còn đem lại những giá trị tinhthần trong đời sống của con người Nó giúp số hóa tất cả các dữ liệu thông tin,luân chuyển mạnh mẽ và kết nối tất cả chúng ta lại với nhau

Sự bùng nổ về các ngành công nghiệp thông tin (mạng internet) với cácphần mềm tiện ích như google, gmail, facebook, zalo, cùng với sự hội nhậpcủa nền kinh tế đa quốc gia, đã đặt ra một vấn đề cấp thiết đối với các ngành,các lĩnh vực cần học hỏi, nắm bắt cơ hội để hội nhập và nâng cao kinh tế quốcgia

Các cơ quan tổ chức, các lĩnh vực hiện nay hầu hết đều đã ứng dụngCNTT vào hoạt động của mình Là trung tâm xử lý thông tin, là cầu nối giữalãnh đạo và nhân viên văn phòng cũng là bộ phận không ngoại lệ, với vai tròquan trọng đó văn phòng cần được quan tâm trong việc cập nhập và ứng dụngnhững tiến bộ của khoa học vào nghiệp vụ của mình Có thể khẳng định việcứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng một cách toàn diện làyêu cầu hết sức cấp thiết có ý nghĩa lớn trong việc nâng cao năng suất, hiệu quảcông việc, nâng cao trình độ và tính chuyên nghiệp của nhân viên

Tuy nhiên, hiện nay việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tácvăn phòng vẫn mang tính nhỏ lẻ chưa có tính đồng bộ, đặc biệt là trong các cơquan doanh nghiệp tư nhân làm giảm năng suất và chất lượng công việc TạiCông ty TNHH Minh Giang, việc ứng dụng CNTT vào các nghiệp vụ còn sơ

sài, kém hiệu quả Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề này nên tôi đã

chọn đề tài: “Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại Văn phòng Công ty TNHH Minh Giang”để làm đề tài khóa luận tốt nghiệp của

mình

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Ứng dụng công nghệ thông tin vào các nghiệp vụ văn phòng hiện nay làmột hoạt động tất yếu, với vai trò và lợi ích thúc đẩy sự phát triển kinh tế và xãhội nó ngày càng được ứng dụng phổ biến trong mọi lĩnh vực, ngành nghề.Bàn

về vấn đề này đã có rất nhiều tác giả với các công trình nghiên cứu và đề tàiđược công bố về ứng dụng CNTT vào các cơ quan, tổ chức và bộ phận vănphòng

- Có thể kể đến một số giáo trình:

+ Đinh Văn Sơn (2014),“Phát triển kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin ”, NXB Lao động - Xã hội, cuốn sách đã hệ thống hóa lý luận về công nghệ

thông tin ở nước ta hiện nay

+ Nguyễn Đăng Khoa (2008), “Tin học ứng dụng trong quản lý hành chính”, NXB Khoa học Kỹ thuật Hà Nội, cuốn sách đã khái quát những vấn đề

chung về quản lý hành chính, tổ chức văn phòng và các nghiệp vụ ứng dụng tinhọc trong quản lý hành chính, đưa chúng ta tiếp cận gần hơn với ứng dụng côngnghệ thông tin, với cái nhìn cụ thể để các cá nhân, các cơ quan, doanh nghiệp cóthể áp dụng vào bộ phận mình một cách phù hợp

+ Phan Đình Diệu (1997), “Tổng quan về công nghệ thông tin và tác động của nó đối với sự phát triển kinh tế xã hội”, NXB Giao thông vận tải,

cuốn sách cho ta cái nhìn tổng quan nhất về tầm quan trọng và ý nghĩa của khoahọc kỹ thuật và CNTT đối với sự phát triển của đất nước

+ Phạm Chí Tân (2015), “Nâng cao hiệu quả ứng dụng Công nghệ thông tin trong các cơ quan nhà nước”, NXB Lao động - Xã hội Tài liệu đề cập về

đánh giá thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động văn phòng

tại các cơ quan, tổ chức.

- Một số công trình, đề tài nghiên cứu:

+ Luận văn cử nhân của Trần Hoàng Minh(2014) Trường Đại học Khoa

học xã hội Nhân văn, “Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động tại văn phòng UBND quận Hải Châu, Đà Nẵng”.

+ Khóa luận tốt nghiệp: KL157.2004 Nguyễn Thị Út Trang: “Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ tại bộ KH&CN”.

- Một số bài viết trên tạp chí

+ Hồng Minh (2011), “Giải pháp chiến lược công nghệ thông tin hiện đại”, Tạp chí Công nghệ và Thông tin truyền thông, kỳ 2, tháng 1/2011.

+ Đặng Thị Việt Đức và Nguyễn Thanh Tuyên (2011), “Vai trò công nghệ thông tin và truyền thông trong nền kinh tế tri thức và trường hợp của Việt Nam”, Tạp chí Công nghệ và truyền thông, kỳ 2, tháng 2/2011.

+ “Quản lý quá trình xử lý văn bản hành chính bằng kỹ thuật tin học tại Văn phòng Chính Phủ Một số điểm cần lưu ý khi ứng dụng tin học vào Lưu Trữ”, Tạp chí lưu Trữ Việt Nam.

Nhìn chung các công trình nghiên cứu và các đề tài trên đã đề cập tới vấn

đề ứng dụng công nghệ thông tin tại các bộ phận, các cơ quan khác nhau, tuynhiên hầu hết đều nghiên cứu ở các cơ quan nhà nước, số công trình, đề tàinghiên cứu tại văn phòng và tại các công ty tư nhân còn ít Do vậy, tôi chọn đề

tài “Ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại Văn phòng Công ty TNHH Minh Giang” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp.

3 Mục tiêu nghiên cứu

Thông qua việc khảo sát, đánh giá thực trạng ứng dụng công nghệ thôngtin tại bộ phận Văn phòng Công ty TNHH Minh Giang đưa ra giải pháp để nângcao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại Công

ty TNHH Minh Giang

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

- Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài:

+ Tìm hiểu cơ sở lý luận về văn phòng và việc ứng dụng CNTT trongcông tác văn phòng

+ Khảo sát công tác văn phòng và ứng dụng công nghệ thông tin trongcông tác văn phòng của Công ty TNHH Minh Giang

+ Đưa ra các nhận xét về ưu điểm, nhược điểm trong công tác ứng dụngcông nghệ thông tin từ đó có thể tìm ra nguyên nhân

+ Đưa ra một số giải pháp khắc phục nhằm hoàn thiện công tác ứng dụngcông nghệ thông tin trong quá trình làm việc, nâng cao hiệu quả công tác ứngdụng công nghệ thông tin

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng: Công tác ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn

6 Phương pháp nghiên cứu

Đề tài sử dụng một số phương pháp nghiên cứu:

- Sử dụng các phương pháp thống kê phân tích: Đọc và nghiên cứu các

tài liệu trên các báo cáo về chất lượng trang thiết bị của công ty, hồ sơ mua sắm

và sử dụng trang thiết bị từ đó phân tích và chọn lọc để tổng hợp thành bảngbiểu đưa ra các nhận xét về bản chất và nguyên nhân của vấn đề từ đó đưa racác đánh giá chung

- Phương pháp nghiên cứu, tổng hợp và so sánh: Tìm hiểu và nghiên cứu

để tổng hợp và chọn lọc các tài liệu, thông tin có giá trị tham khảo khoa học phùhợp với đề tài nghiên cứu

- Phương pháp quan sát khoa học: Qua quan sát về tác phong làm việc,

phương thức áp dụng, các tài liệu thu thập xử lý thông tin trong phạm vi vănphòng trong 1 khoảng thời gian nhất định để thu được những thông tin cần thiết

từ đó kiểm chứng, đối chiếu với lý thuyết đã có

- Phương pháp phỏng vấn: Sử dụng phương pháp này cho các nhân viên.

Xây dựng nội dung câu hỏi phỏng vấn thông qua lý thuyết thu thập được vàthực tiễn tại bộ phận khảo sát, từ đó đánh giá về mức độ phù hợp và hiệu quả

7 Giả thuyết nghiên cứu

Nếu bài luận được hoàn thành thì từ thực trạng nghiên cứu và nhữngđánh giá nhận xét ưu nhược điểm về ứng dụng công nghệ thông tin trong côngtác văn phòng tại bộ phận Văn phòng Công ty TNHH Minh Giangsẽ góp phầnnâng cao chất lượng làm việc của văn phòng Công ty

8 Kết cấu của khóa luận.

LÝ LUẬN CHUNG VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÕNG 1.1 Một số khái niệm

1.1.1 Khái niệm văn phòng.

Trên thực tế văn phòng tồn tại như một thực thể nên có nhiều cách tiếpcận khác nhau:

- Tiếp cận theo phương diện tổ chức: Văn phòng là một đơn vị cấu thànhcủa tổ chức bao gồm các yếu tố cấu thành phù hợp với việc thực hiện chức năng

và nhiệm vụ được giao theo định hướng hoạt động chung của tổ chức;

- Tiếp cận theo chức năng tổ chức: Văn phòng là một thực thể được hìnhthành để thực hiện các hoạt động tham mưu, tổng hợp, hậu cần theo yêu cầu củanhà quản trị;

- Tiếp cận theo tính chất hoạt động: Văn phòng là một thực thể thực hiệncông tác quản lý thông tin phục vụ hoạt động của nhà quản lý [5;tr11]

Trên đây là những cách tiếp cận khác nhau của “văn phòng” Để có mộtđịnh nghĩa đầy đủ về “văn phòng” chúng ta cần xem xét toàn diện các hoạt độngdiễn ra trong bộ phận này tại các tổ chức

Bên cạnh đó, văn phòng còn được hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau:

- Khái niệm: “Văn phòng là nơi diễn ra các hoạt động kiểm soát, nghĩa lànơi soạn thảo, sử dụng và tổ chức hồ sơ, công văn, giấy tờ nhằm mục đích thông

- Nghĩa rộng: “Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp trợ

- Nghĩa hẹp: “Văn phòng là trụ sở làm việc của một cơ quan, đơn vị, là

Từ những nội dung hoạt động của văn phòng cũng như cách thức tiếp cậntrên đây, tôi xin đưa ra định nghĩa đầy đủ về văn phòng cơ quan, đơn vị nhưsau:

Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý

và tổnghợp thông tin phục vụ cho hoạt động điều hành của lãnh đạo, giúp nhà

1Nguyễn Hữu Thân (2007), “Quản trị hành chính văn phòng”, Nhà xuất bản Thống kê, Hà Nội.

2 Nguyễn Thành Độ (2005), “Quản trị văn phòng”, NXB Lao động xã hội, Hà Nội.

lãnh đạo điều hành công việc, đồng thời đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan, tổ chức đó.

Hiện nay, khái niệm về công tác văn phòng vẫn chưa có sự thống nhấtchung Có nhiều tác giả đưa ra các khái niệm khác nhau

Theo tác giả Nguyễn Hữu Tri trong cuốn Giáo trình quản trị văn phòng

đưa ra khái niệm: “Công tác văn phòng là chỉnh thể bao gồm việc tổ chức, quản

lý và sử dụng thông tin dữ liệu để duy trì hoạt động của cơ quan, tổ chức nhằm đạt được kết quả mong muốn”.[9;tr10]

Theo tác giả Nghiêm Kỳ Hồng: “Công tác văn phòng chỉ các hoạt động tham mưu, tổng hợp, thu nhận và xử lý thông tin phục vụ quản lý và đảm bảo điều kiện vật chất cho cơ quan do bộ phận văn phòng của cơ quan thực hiện trong một không gian văn phòng nhất định với những con người làm công tác văn phòng chuyên trách có nhiệm vụ, quyền hạn và tiêu chuẩn nghiệp vụ được quy định đối với chức danh công chức, viên chức văn phòng”.[7;tr5].

Theo tác giả Nguyễn Thành Độ: “Ở mỗi cơ quan, đơn vị có nhiều bộ phận mà mỗi bộ phận có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn độc lập với nhau; song để hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình, các bộ phận đều phải thực hiện chức năng văn phòng” [1;tr23].

Từ những khái niệm trên, tôi mạnh dạn đưa ra khái niệm về công tác vănphòng như sau:

Công tác văn phòng là tổng hợp các công việc, các hoạt động xoay quanh các công tác tổ chức, quản lý, điều hành có mối quan hệ mật thiết với nhau và thực hiện nhiệm vụ của văn phòng nhằm duy trì chức năng của văn phòng hướng tới hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức.

- Thông tin: Là thuật ngữ vô cùng quen thuộc với chúng ta, nó là một

khái niệm trừu tượng, được các nhà nghiên cứu nhìn nhận, xem xét dưới nhiều

góc độ khác nhau.

Theo ngôn ngữ Latin, thông tin được gọi là “Informatio”, còn theo ngônngữ phổ biến hiện nay, nó được gọi là “information”

Trong cuốn từ điển Oxford English Dictionary, thông tin được định nghĩa

Theo quan điểm của triết học “Thông tin là phạm trù triết học phản ánhsựvận động và tương tác của các sự vật, hiện tượng và các quá trình tư duy”

Các nhà kinh tế học thì khẳng định “Thông tin là những tín hiệu được thunhận, được hiểu, được đánh giá là có ích trong việc ra quyết định”

Tóm lại, dù hiểu theo nghĩa nào thì thông tin có thể hiểu một cách kháiquát như sau:

Thông tin là những dữ liệu có nội dung, ý nghĩa được sử dụng để biểu thị những vấn đề cụ thể, giúp cho đối tượng tiếp nhận thông tin có được những quyết định nhằm đạt được mục đích mong muốn.

- Công nghệ thông tin:

Công nghệ thông tin (tên viết tắt trong tiếng anh Information technology)

là một từ khóa quen thuộc trong một xã hội thông minh ngày nay

CNTT là một nhánh ngành kỹ thuật sử dụng máy tính và phần mềm máy tính đểchuyển đổi, lưu trữ, bảo vệ, xử lý, truyền tải và thu thập thông tin

Thuật ngữ “Công nghệ thông tin” xuất hiện lần đầu vào năm 1958 trongbài viết xuất bản tại tạp chí Harvard Business Review Hai tác giả của bài viết,Leavitt và Whisler đã bình luận “Công nghệ mới chưa thiết lập một tên riêng.Chúng ta sẽ gọi là công nghệ thông tin”

Ở Việt Nam, khái niệm Công nghệ Thông tin được hiểu và định nghĩatrong Nghị quyết Chính phủ 49/CP ký này 04/08/1993: “Công nghệ thông tin làtập hợp các phương tiện và công cụ kỹ thuật hiện đại - chủ yếu là kĩ thuật máytính và viễn thông - nhằm tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồntài nguyên thông tin rất phong phú và tiềm năng trong mọi lĩnh vực hoạt động

của con người và xã hội.”

“Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, các phươngtiện, công cụ kỹ thuật hiện đại- chủ yếu là máy tính điện tử và các mạng viễnthông, nhằm cung cấp các giải pháp toàn thể để tổ chức, khai thác, sử dụng cóhiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin phong phú và tiềm tàng trong moi lĩnh

Như vậy, từ việc phân tích trên tôi đưa ra cách hiểu của mình về CNTTlà:

Ứng dụng các thiết bị kĩ thuật hiện đại như máy vi tính và các phần mềm ứng dụng vào hoạt động thu thập, xử lí, lưu trữ, bảo mật, trình bày, chuyển giao, gửi và nhậnthông tin một cách nhanh chóng, an toàn làm tăng năng suất

và chất lượng công việc.

phòng

Ngày nay CNTT đã phát triển đến mức độ cao, nền kinh tế xã hội theo đócũng phát triển không ngừng Trên thị trường, các trang thiết bị công nghệ thôngtin được cải tiến ngày một trởnên thông minh và tiện ích nhằm đáp ứng nhu cầucủa con người về vấn đề tìm hiểu, trao đổi và bảo mật thông tin

Thành tựu của công nghệ trong việc liên kết máy tính điện tử và thông tinviễn thông đã làm cho hoạt động của cơ quan, tổ chức thay đổi Công nghệthông tin đã có tác động mạnh đến chiến lược hoạt động, cơ cấu cũng như hoạtđộng quản lý của một cơ quan tổ chức Đặc biệt việc ứng dụng công nghệ thôngtin vào trong công tác văn phòng là một bước ngoặt lớn, đánh dấu sự thay đổi

về phương pháp quản lý và xử lý thông tin

Văn phòng với một khối lượng công việc bao gồm nhiều khâu từ thuthập, xử lý thông tin cho đến công tác lập kế hoạch, kiếm tra đánh giá, soạn thảovăn bản, lưu trữ tài liệu thì việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác

5Nghiêm kỳ Hồng, Lê Văn In, Đỗ Văn Học, Nguyễn Văn Báu, Đỗ Văn Thắng (2015), “Quản trị văn

văn phòng là một hoạt động thiết yếu Máy tính, phần mềm, các thiết bị kĩ thuậtthông minh đã thể hiện vai trò, chức năng to lớn của mình trong việc thu thập,lưu trữ và truyền đạt thông tin Không phải một nhà kho, không phải những kệsách, máy tính lưu trữ được toàn bộ tài liệu của cơ quan tổ chức và tìm kiếmmột cách dễ dàng với phần mềm tìm kiếm theo mục, tên tài liệu Các phầnmềmvà hệ thống mạng LAN giúp cho việc xử lý thông tin đầu vào và nối mạngWAN để xử lý thông tin đầu ra Ứng dụng công nghệ thông tin sẽ tạo tiền đềphát triển cho cả cơ quan, góp phần đổi mới phương pháp điều hành của Lãnhđạo các cấp.

Như vậy chúng ta có thể hiểu một cách chung nhất về ứng dụng côngnghệ thông tin trong công tác văn phòng là

Ứng dụng các thiết bị kỹ thuật hiện đại như máy vi tính và các phần mềm ứng dụng vào hoạt động thu thập, tổng hợp, xử lý và truyền đạt thông tin, dữ liệu nhằm duy trì hoạt động hành chính của cơ quan, tổ chức bất kì để đạt được

sứ mệnh mục tiêu của tổ chức.

1.2 Vai trò và sự cần thiết ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng

Trước đây khi khoa học công nghệ thông tin chưa phát triển, các nghiệp

vụ được thực hiện thủ công, thông tin thu thập qua tài liệu sách báo, tổng hợp vàtriển khai bằng cách viết tay, vẽ, kẻ bảng biểu Khi Công nghệ thông tin xuấthiện và phát triển thì tốc độ thu thập, xử lý và truyền đạt thông tin nhanh hơngấp rất nhiều lần thông qua các thiết bị công nghệ Việc sử dụng các phươngtiện gửi thư và giấy mời bằng ứng dụng các phần mềm, dịch vụ chuyển phátnhanh cũng giảm đảm bảo giải quyết công việc nhanh chóng, thuận lợi

Trong thời kỳ cách mạng khoa học công nghiệp lần thứ 4 phát triểnnhanh chóng, việc ứng dụng công nghệ thông tin trên thế giới cũng như ở trongnước đối với các cơ quan, tổ chức được triển khai mạnh mẽ Thực tế đó đòi hỏicác cơ quan doanh nghiệp cũng phải đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin

nhằm đem lại chất lượng, hiệu quả trong hoạt động và bắt kịp xu hướng thờiđại Đối với bộ phận văn phòng, công nghệ thông tin có vai trò vô cùng lớn gópphần vào sự phát triển của cơ quan:

+ Trước tiên việc ứng dụng CNTT giúp cho các nghiệp vụ văn phòng nhưsoạn thảo, chuyển giao, lưu trữ văn bản, lập chương trình, kế hoạch, tổ chức hộihọp, được thực hiện chuyên nghiệp hơn, nhanh chóng, đảm bảo tiến độ vàchất lượng công việc

+ Thứ hai, cũng bởi văn phòng cơ quan là bộ phận đầu não, trung tâm xử

lý thông tin, phối hợp giữa các bộ phận trong cơ quan, tổ chức vì vậy ứng dụngCNTT giúp lãnh đạo và nhân viên văn phòng phối hợp công việc nhịp nhàng,nắm bắt thông tin và giải quyết công việc nhanh chóng đem lại hiệu quả côngviệc

+ Thứ ba, ứng dụng CNTT trong giai đoạn hiện nay của các cơ quan tổchức và các bộ phận cũng góp phần không nhỏ vào xây dựng môi trường làmviệc của văn phòng nói riêng và cơ quan tổ chức nói chung văn minh hơn, phùhợp với thời đại xã hội đang phát triển ngày nay

+ Thứ tư, công tác truyền thông của bộ phận văn phòng cũng ngày mộthiện đại và nhanh chóng hơn nhờ vào các phần mềm, ứng dụng công nghệ vàthiết bị kĩ thuật Đưa thương hiệu, thông tin dịch vụ và sản phẩm của cơ quanphổ biến rộng khắp

+ Thứ năm, ứng dụng đồng bộ và đầy đủ CNTT trong công tác vănphòng giúp hoàn thiện xây dựng hiện đại hóa văn phòng

1.3 Nội dung ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng

phòng ì.3.1.1 Cơ chế- chính sách

Đảng và nhà nước ta đã có những chính sách và văn bản quy định khuyếnkhích việc ứng dụng CNTT vào các hoạt động của con người Đặc biệt, trong

cải cách tổ chức bộ máy hành chính Chính phủ đã có Luật, Quyết định, Nghịquyết riêng quy định về hình thức ứng dụng CNTT vào hoạt công tác vănphòng.

+ Luật Công nghệ thông tin số 67/2006/Q11 của Quốc hội ngày 29 tháng

6 năm 2006 Trong bộ luật này có đưa ra những quy định về việc áp dụng, đốitượng, điều kiện ứng dụng CNTT vào quản lí và các lĩnh vực của đời sống xãhội

+ Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 của Quốc hội ngày 29 tháng

11 năm 2005 Bộ luật này có đưa ra quy định về việc sử dụng thư điện tử, chữ kíđiện tử,

+ Nghị định số 71/2007/NĐ-CP của Chính phủ ngày 03 tháng 5 năm

2007 quy định chi tiết và hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật công nghệ thông tin về công nghiệp công nghệ thông tin

+ Nghị định số 6/2007/NĐ-CP của Chính phủ ngày 10 tháng 4 năm 2007

về ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ quan nhà nước

+ Nghị định số 26/2007/NĐ-CP của Chính phủ ngày 15 tháng 02 năm

2007 quy định chi tiết về thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ kí số và dịch

trợ hoạt động văn phòng như: Word, powpoit, excel, mail, đây là cácphần mềm được các cơ quan, tổ chức tận dụng tối đa chức năng để thựchiện công tác văn phòng Bộ phần mềm Microsoft Office có rất nhiều ứng

dụng tốt trong văn phòng ngoài Word, Excel, Powerpoint như Outlook(để gửi email - hỗ trợ tốt cho gửi email hàng loạt mà vẫn cá nhân hóa vàquản lý và lưu trữ tốt.

vụ: Phần mềm quản lý văn phòng, phần mềm quản lý văn bản, phần mềmquản lý nhân sự, phần mềm quản trị thiết bị, các ứng dụng trên websitetuyển dụng, Ví dụ: Phần mềm eBizOffice, phần mềm văn phòng điện tửCloudOffice, phần mềm quản lý nhân sự Perfect HRM, Phần mềm quản

lý tài sản thiết bị ERPViet

văn phòng

1.3.2.1 Trong công tác tham mưu, tổng hợp

“Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những quyếtđịnh tối ưu Để có những quyết định tối ưu, người lãnh đạo cần căn cứ và những

ý kiến tham mưu của các cấp quản lý, những người trợ giúp Những ý kiến đóđược tổng hợp, phân tích để đưa ra những kết luận chung nhất nhằm cung cấpnhững thông tin, phương án tối ưu nhất.”6

Theo Từ điểm tiếng Việt “Tổng hợp là tổ hợp các yếu tố riêng rẽ thànhmộtchỉnh thể”7

Tham mưu tổng hợp là hoạt động đề xuất các ý tưởng, sáng kiến, phương

án độcđáo, và các giải pháp có tính chất tổng thể, khả thi cho thủ trưởng cơquan trên cơ sởtổng hợp những ý kiến tham mưu khác, thông tin hữu ích có liênquan

+ Chức năng tham mưu, tổng hợp là một trong hai chức năng cơ bản củavăn phòng;

+ Tham mưu của văn phòng mang tính chất tổng hợp - điểm khác biếtgiữa chức năng tham mưu của văn phòng với các bộ phận, phòng ban chuyênmôn khác;

+ Thông qua chức năng tham mưu, tổng hợp, văn phòng hỗ trợ đắc lựccho thủ trưởng cơ quan, đơn vị trong việc thực hiện các hoạt động quản lý, điềuhành.

Vì vậy, cần thiết sử dụng các phần mềm, ứng dụng hỗ trợ cho công táctham mưu tổng hợp tại văn phòng

- Công tác soạn thảo văn bản: Soạn thảo văn bản là một bước quan trọng

vì thể thức và nội dung sẽ quyết định trực tiếp tới tính pháp lý và hiệu lực củavăn bản Văn bản vừa là nguồn pháp luật cơ bản vừa là công cụ quản lý hữuhiệu phục vụ cho việc quản lý và điều hành nhà nước tại các cơ quan Việc soạnthảo và ban hành văn bản sẽ bảo đảm cho hoạt động của cơ quan diễn ra mộtcách có hệ thống, đảm bảo hơn nữa tính pháp quy, thống nhất chứa đựng bêntrong các văn bản quản lý hành chính nhà nước trong giải

trị Quốc gia, Hà Nội.

quyết công việc của cơ quan mình Hiện nay với sự phát triển của khoa họccông nghệ, việc ứng dụng những thành tựu tiến bộ của nó vào việc soạn thảovăn bản là rất cần thiết và không thể thiếu trong các cơ quan Công tác soạn thảovăn bản của cán bộ văn phòng nói chung sẽ được tiến hành theo đúng quy địnhcủa pháp luật

- Công tác quản lí văn bản: Tất cả những văn bản đều được đăng ký, quản

lý tại văn thư Sau khi tiến hành các thủ tục đăng ký vào sổ và phần mềm trênmáy tính cán bộ văn thư thực hiện làm thủ tục phát hành đối với văn bản đi vàchuyển giao đối với văn bản đến Công tác quản lý văn bản góp phần quan trọngđảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp những tài liệu, tư liệu, sốliệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích khác nhau; cung cấp những thông tinquá khứ, những căn cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý cơquan Hiện nay, tại rất nhiều cơ quan, tổ chức đã ứng dụng những website, cácphần mềm nhằm quản lý văn bản đạt hiệu quả cao nhất, phần mềm CloudOffice

là một trong những ứng dụng tiện ích trong việc quản lí và khai thác sử dụng

văn bản đi - đến.

- Công tác lưu trữ: Việc ứng dụng CNTT vào công tác lưu trữ có quytrình và các bước cụ thể Trước hết cần phân loại tài liệu lưu trữ sau đó thống kênhu cầu khai thác, nghiên cứu sử dụng tài liệu chính là đặt yêu cầu khai thác vào

cơ sở dữ liệu căn cứ vào số lượng tài liệu cần lưu trữ để ứng dụng tin học vàoquản lý lưu trữ nói chung phải có cơ sỡ dữ liệu quản lý phông lưu trữ, thưmục để phục vụ cho việc tìm kiếm thông tin văn bản theo các mục đích sau:

+ Tìm kiếm tài liệu theo loại tài liệu;

+ Tìm kiếm theo thời gian của tài liệu;

+ Tìm kiếm theo người nộp tài liệu vào lưu trữ;

+ Tìm kiếm tài liệu theo mức độ khẩn, mật;

+ Tìm kiếm tài liệu chuyên đề, ngành hoạt động;

+ Tìm kiếm tài liệu theo số ký hiệu

Nhân sự có vai trò to lớn trong việc phát triển hoặc tụt hậu, của tổ chức

Vì vậy bộ phận này cần được chú trọng quan tâm quản lý để đảm bảo đi đúngtheo guồng máy đang hoạt động của tổ chức Trong công tác quản lí nhân sựđược bộ phận văn phòng áp dụng các phần mềm như excel, word, các cơ sở dữliệu lưu trữ tài liệu Sự thay đổi nhân sự rất cần biện pháp quản lý hồ sơ nhân sựchặt chẽ, văn phòng thường sử dụng phần mềm word để xây dựng văn bản vàlưu trữ vào cơ sở dữ liệu phục vụ tra tìm và quản lý Hiện nay, có một số phầnmềm thực hiện các chức năng nhân sự tổng hợp như phần mềm nhân sựHRPRO7, phầm mềm VnisHurex 20(.)8, Các phần mềm các ứng dụng chophép hỗ trợ đắc lực và chính xác về thông tin và quản lí nhân sự

Công tác hội họp gồm 3 giai đoạn, và hiện nay ở hầu khắp các cơ quan tổchức đều ứng dụng công nghệ thông tin vào cả 3 giai đoạn này

- Giai đoạn chuẩn bị: Để chuẩn bị một cuộc họp cần có kế hoạch, giấy tờtài liệu phục vụ cuộc họp cần được gửi đến các thành phần tham gia trước

khi bắt đầu cuộc họp, thành phần tham dự khá đa dạng vì vậy việc mờihọp cũng cần đa dạng, thư mời, giấy mời và hình thức mời cũng phụthuộc vào công nghệ thông tin nếu khách mời ở xa và đây là cuộc họpgấp như mail, tin nhắn Chuẩn bị về cơ sở vật chất, phương tiện di chuyểnđảm bảo cuộc họp diễn ra đúng lịch.

- Giai đoạn trong cuộc họp: Ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ và hỗtrợ cho cuộc họp được diễn ra mạch lạc các bước có sự kiên kết chặt chẽvới nhau Xử lý kịp thời những tình huống phát sinh đột xuất trong quátrình diễn ra cuộc họp

- Giai đoạn sau cuộc họp: Nhờ vào sự tiện ích của các ứng dụng, phầnmềm, sau cuộc họp việc thu thập hồ sơ cũng sẽ dễ dàng Việc ghi biênbản cuộc họp và thông báo kết luận cuộc họp được hỗ trợ bởi phần mềmword, sử dụng máy phô tô và scan để phát hành văn bản

Như vậy, việc sử dụng các trang thiết bị hỗ trợ là điều vô cùng cần thiết.Các trang thiết bị kĩ thuật dùng để hỗ trợ trong các cuộc họp: Máy chiếu, míc,máy vi tính, loa, góp phần vào sự thành công của cuộc họp

Trang thiết bị tài sản đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc nâng caonăng suất và chất lượng công việc, sự cải tiến của khoa học kĩ thuật đã góp phầnlàm hiện đại hóa các trang thiết bị công sở và trong công tác quản lý các trangthiết bị đó cũng có sự ứng dụng công nghệ thông tin

Hoạt động quản lý và sử dụng trang thiết bị văn phòng là một chuỗi cáchoạt động thường xuyên, liên tục trước hết được đảm bảo thông qua việc lập vàđôn đốc thực hiện các chương trình, kế hoạch Nhân viên được giao nhiệm vụquản lí tài sản cần sử dụng các phần mềm quản lý tài sản, các thiết bị nghe nhìn,

cơ sở vật chất của cơ quan nhằm theo dõi, kiểm tra tình trạng sử dụng, khả năngphục vụ của các trang thiết bị đó để kịp thời nâng cấp và sửa chữa, thay thế khicấn thiết

Công tác truyền thông ngày nay được hiện đại hóa bằng các phương tiện

kĩ thuật khoa học tiên tiến, hoạt động truyền thông trở nên phong phú, đa dạng

và nhanh chóng gấp nhiều lần phương tiện truyền thông truyền thống Mộtdoanh nghiệp, một tổ chức được đông đảo mọi người biết đến đều do bộ phậntruyền thông thực hiện tốt vai trò, trách nhiệm của mình Với các phần mềm,ứng dụng và các phương tiện truyền tin hiện đại như báo, tạp chí, đài truyềnhình, đài phát thanh, internet Hầu hết các cơ quan đều có trang thông tin cổngđiện tử riêng giới thiệu về cơ quan tổ chức về chức năng nhiệm vụ của cơ quangiúp cho người đọc dễ dàng tìm kiếm qua hệ thống internet Báo mạng ngàycàng phát triền và đã phát huy tác dụng của nó khi người Việt hiện nay đang cóthói quen đọc báo mạng vào mỗi buổi sáng vì thông tin đa dạng phong phú, cậpnhật nhanh chóng, đặc biệt là tiết kiệm được kinh phí

Có thể thấy việc ứng dụng kịp thời cũng như chính xác những trang thiết

bị, những phần mềm hiện đại, tiên tiến nhất giúp cho công tác truyền thôngđược thực hiện có hiệu quả với chất lượng cao Góp phần vào việc nâng cao vịtrí và thương hiệu của doanh nghiệp

1.4 Nguyên tắc, yêu cầu ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng

Khi ứng dụng công nghệ thông tin cần phải tuân thủ các nguyên tắc sau:

- Nguyên tắc đồng bộ:

Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng được thực hiệnchủ yếu nhằm vào các trang thiết bị và năng lực của người sử dụng Chính vìvậy, để ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng đạt được hiệuquả cao nhất cần tiến hành ứng dụng trên các mặt để đảm báo tính đồng bộ.Tính đồng bộ cho phép khai thác triệt để và hiệu quả hoạt động ứng dụng côngnghệ thông tin trong công tác văn phòng Ví dụ, khi công nghệ thông tin đượcứng dụng trong công tác văn phòng; nghiệp vụ hành chính văn phòng được cảicách nâng cao mà yếu tố con người không có sự đổi mới cả về chất và lượng sẽ

không vận hành hiệu quả hệ thống trang thiết bị hiện đại cũng như quy trìnhnghiệp vụ cải cách Nguyên tắc đồng bộ góp phần tiết kiệm trong hoạt động vậnhành và phát huy tối đa hiệu quả của hoạt động ứng dụng công nghệ thông tintrong công tác văn phòng Nguyên tắc đồng bộ còn được thể hiện thông qua sựphù hợp, thích ứng giữa các trang thiết bị hiện đại với nhau Tóm lại, cần phảiđầu tư đồng bộ về trang thiết bị sử dụng trong hoạt động doanh nghiệp và đồngthời động bộ về yếu tố con người trong việc cập nhật mới, nhận thức và sử dụngtrang thiết bị.Có như vậy, các trang thiết bị hiện đại mới có thể phát huy hếtcông năng, giá trị sử dụng.

- Nguyên tắc phù hợp:

Bất cứ một sự thay đổi nào trong cơ quan, đơn vị dù là nhỏ nhất cũng rấtcần yếu tố phù hợp Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng cótác động trên nhiều mặt trong văn phòng doanh nghiệp như: Đáp ứng nguyêntắc phù hợp khi những sự thay đổi không đi ngược lại sứ mệnh, cản trở việcthực hiện sứ mệnh của doanh nghiệp; phải phù hợp với nguồn lực, văn hóatruyền thống của văn phòng, cơ quan, đất nước; dễ dàng được chấp nhận vàthực hiện một cách tự nguyện cũng như đem lại được hiệu quả cao nhất cho vănphòng, doanh nghiệp Chính vì thế, ứng dụng công nghệ thông tin cần tuân thủnguyên tắc phù hợp

- Nguyên tắc không gián đoạn:

Ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng không phải là một việc, làmmột lần, nó là một quá trình không có kết thúc Quá trình này diễn ra liên tụcbám sát với sự tiến bộ khoa học - kỹ thuật cũng như những đòi hỏi ngày càngcao của công tác văn phòng nói riêng, hoạt động của cơ quan, đơn vị nói chung.Chính vì thế, ý thức về ứng dụng công nghệ thông tin luôn được thể hiện trongtừng hoạt động của văn phòng Công tác này nếu bị gián đoạn sẽ gây ảnh hưởngtrực tiếp tới chất lượng công tác văn phòng nói riêng và hoạt động cơ quan nóichung

Ngoài những nguyên tắc trên, khi ứng dụng công nghệ thông tin trongcông tác văn phòng phải đảm bảo về các yêu cầu như:

- Yêu cầu về sự thiết thực:

Ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng là một quá trình lâu dài và cóảnh hưởng toàn diện đến mọi nguồn lực, hoạt động của văn phòng Nguồn kinhphí phục vụ cho hoạt động ứng dụng CNTT là rất lớn, hơn nữa thành tựu khoahọc - kỹ thuật thay đổi từng ngày Chính vì thế, khi tiến hành ứng dụng CNTTtrong công tác văn phòng cần tập trung vào những mảng, nội dung có ảnhhưởng tích cực, cần thiết trực tiếp tới chất lượng công việc Cần có sự sắp xếpthứ tự ưu tiên cho các nội dung, mặt hoạt động cần ứng dụng và chỉ tập chungcho những mảng có ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng công việc Tính thiếtthực thể hiện qua việc lợi ích thu được phải cao hơn chi phí bỏ ra cho việc ứngdụng

- Yêu cầu về sự tiết kiệm

Công tác văn phòng là công tác gián tiếp phục vụ cho hoạt động sản xuấtkinh doanh Chính vì vậy, việc sử dụng một lượng kinh phí đầu tư về CNTT vàohoạt động văn phòng một cách toàn diện là điều khó diễn ra, đặc biệt đối vớinhững cơ quan, doanh nghiệp có nguồn kinh phí eo hẹp Vì vậy việc trang bịcần có nhiều giai đoạn, ưu tiên những đối tượng cần thiết và đặc biệt cần có sựnghiên cứu kỹ lưỡng trước khi đầu tư kinh phí Không nên đầu tư dàn trải, đầu

tư cho những nội dung thứ yếu Ví dụ, trong trường hợp không có nhiều kinhphí, ta nên đầu tư hệ thống phần mềm quản lý văn bản trước hệ thống bàn ghếmới Các khoản đầu tư cần có sự phân tích và lựa chọn sao cho sát nhất với nhucầu sử dụng thực tế

những cơ sở lý luận về văn phòng, thông tin và việc ứng dụng công nghệ thôngtin trong công tác văn phòng cho thấy văn phòng đóng một vai trò quan trọng,không thể thiếu trong mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức Và đây là cơ sở lýluận để tôi nghiên cứu thực trạng ở chương 2

Chương 2 THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÕNG TẠI CÔNG TY TNHH MINH GIANG

2.1 Tổng quan về Công ty TNHH Minh Giang và Văn phòng Công ty.

Giang

Công ty TNHH Minh Giang là doanh nghiệp được thành lập theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số: 0101068910 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp ngày 27 tháng 10 năm 2000

- Tên Công ty: CÔNG TY TNHH MINH GIANG

- Tên giao dịch: MINH GIANG COMPANY LIMITED

- Tên viết tắt: MG CO.LTD

- Vốn điều lệ: 750.000.000.000 đồng (Bảy trăm năm mươi tỷ đồng)

- Địa chỉ trụ sở chính: Số 35 - 37, Khu X3, Phường Phú Đô, Quận Nam TừLiêm, Hà Nội

- Điện thoại: 024.37850516

- Email: congtyminhgiang@gmail.com

Công ty TNHH Minh Giang hoạt động kinh doanh đầu tư đa ngành nghềbao gồm: đầu tư xây dựng và kinh doanh nhà ở, trung tâm thương mại, kinhdoanh bất động sản, xây dựng công nghiệp dân dụng, các công trình giao thôngthuỷ lợi, sản xuất và buôn bán đồ gỗ nội thất, trồng rừng, khai thác, chế biến và

Với đội ngũ nhân sự có trình độ chuyên môn, tận tâm, say mê nghề vàcác cố vấn là những chuyên gia đầu ngành trong các lĩnh vực đầu tư xây dựng,khoa học công nghệ và tài chính; với nguồn lực tài chính tích lũy đảm bảo, công

ty tự tin tham gia đầu tư vào các chương trình dự án phát triển kinh tế xã hội củađịa phương nhằm góp phần vào sự nghiệp xây dựng và phát triển chung của thủ

đô và đất nước

* Cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Minh Giang

(Xem phụ lục 2 - sơ đồ cơ cấu tổ chức Công ty TNHH Minh Giang)

Công ty TNHH Minh Giang

- Là phòng nghiệp vụ tham mưu, giúp việc Giám đốc xây dựng cơ cấu tổchức bộ máy Công ty; quản lý, thực hiện chế độ chính sách đối với ngườilao động; thực hiện công tác cán bộ và công tác phát triển nguồn nhân lựctrong toàn hệ thống Công ty

- Tham mưu, giúp việc cho Giám đốc thực hiện công tác liên quan đến tiềnlương; thi đua khen thưởng, kỷ luật; giải quyết khiếu nại

- Tham mưu, giúp việc Giám đốc trong việc ban hành các nội quy, quy chế

quản lý, hướng dẫn triển khai và kiểm tra giám sát việc thực hiện các nộiquy, quy chế này trong toàn công ty.

- Tham mưu, giúp việc Giám đốc trong việc mua sắm, quản lý, bảo quảntrang thiết bị, bảo dưỡng máy móc, phương tiện đi lại, thực hiện công tácquản trị, bảo vệ an toàn tài sản, an ninh trật tự tại trụ sở chính Công ty

- Tham mưu, giúp việc Giám đốc trong việc tổ chức công tác văn phòng,văn thư, lưu trữ tại trụ sở chính, đáp ứng yêu cầu chỉ đạo điều hành kinh doanh

- Tham mưu, đề xuất giải quyết các chế độ và quyền lợi cho người laođộng như: Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, hưu trí, mất sức, thôi việc, tai nạnlao động, bệnh nghề nghiệp, chế độ tử tuất, ốm đau, thai sản.theo quy định củapháp luật hiện hành

- Quản lý hồ sơ người lao động theo quy định

- Tổng hợp báo cáo tình hình thực hiện hợp đồng lao động trong toàn hệthống Công ty trong từng thời kỳ

b Công tác Đào tạo - Tuyển dụng

- Xây dựng phương án quy hoạch, kế hoạch đào tạo bồi dưỡng cán bộ, cửcán bộ đi học hoặc tổ chức các khoá đào tạo để nâng cao trình độ chuyênmôn kỹ thuật hoặc lý luận theo yêu cầu phát triển của Công ty

- Xây dựng tiêu chuẩn tuyển lao động theo nhu cầu sản xuất kinh doanhtrong toàn hệ thống Công ty

- Lập kế hoạch tuyển lao động và thực hiện việc tuyển lao động theo quyđịnh trong Quy chế Tuyển lao động của Công ty

c Công tác lao động tiền lương

- Xây dựng kế hoạch lao động - tiền lương, xây dựng đơn giá tiền lương,phương án chi trả lương theo hướng cơ chế tiền lương là cơ chế động lực;quản lý hệ thống định mức lao động; hướng dẫn các đơn vị và tổng hợpquỹ tiền lương của toàn hệ thống Công ty

- Đề xuất các phương án phân phối tiền lương, tiền thưởng và trả lươngkhoán sản phẩm trong Công ty đảm bảo công bằng, hợp lý

- Tổng hợp báo cáo Giám đốc và cơ quan quản lý có thẩm quyền về tìnhhình lao động, tiền lương của toàn hệ thống Công ty

- Tổng hợp lưu trữ các tài liệu về định mức lao động, đơn giá tiền lương

và thực hiện các báo cáo theo quy định của Nhà nước

d Công tác tổng hợp lưu trữ

- Chủ trì tổng hợp và trình Giám đốc ban hành quy định về chức năng,nhiệm vụ quyền hạn của các phòng ban Đánh giá việc thực hiện chức năngnhiệm vụ, duy trì nội quy, quy chế của các phòng/ban trong toàn công ty

- Đánh giá kết quả công việc của các phòng/ban, kết quả thực hiện dự ánđầu tư theo tiến độ, kế hoạch thực hiện dự án

- Thực hiện công tác pháp chế của Công ty, đảm bảo ban hành cơ chế,quy chế và các văn bản, giấy tờ phù hợp với quy định của Pháp luật

-Lưu trữ hồ sơ, tài liệu đảm bảo tính pháp lý và bảo mật

- Quản lý và viết giấy giới thiệu, giấy công tác, sao y bản chính tài liệucông ty

- Sử dụng và quản lý con dấu theo quy định của Nhà nước

- Tiếp nhận, mở sổ theo dõi công văn đi, đến; gửi, phát hành văn bản tớiđúng người, đúng Phòng (Ban) ghi trên mục đề gửi/nơi nhận của văn bản

e Công tác bảo vệ

- Thực hiện các biện pháp bảo vệ nội bộ

- Kiểm tra và hướng dẫn nghiệp vụ bảo vệ cho lực lượng bảo vệ các đơn

vị trực thuộc (Nhà máy, các công trình, các Dự án ).

- Xây dựng và trình Giám đốc ban hành phương án phòng cháy chữacháy, phòng chống bão lụt của Công ty Kiểm tra và chỉ đạo các đơn vị trongCông ty thực hiện công tác phòng cháy chữa cháy, phòng chống bão lụt củaCông ty theo phương án đã được duyệt

f Công tác hành chính- quản trị

- Quản lý, điều động, sửa chữa, mua sắm văn phòng phẩm, thiết bị, dụng

cụ văn phòng, phương tiện làm việc, thiết bị thông tin liên lạc, đặt mua báo, tàiliệu, mua vé phương tiện giao thông cho cán bộ đi công tác khi được Giám đốcphê duyệt

- Quản lý, sửa chữa văn phòng làm việc, vệ sinh môi trường văn phòngCông ty Phục vụ nước uống và ăn trưa cho cán bộ văn phòng Công ty

- Chuẩn bị cơ sở vật chất cho các cuộc họp, hội nghị, hội thảo, lễ tết, lễkhởi công, khánh thành công trình của Công ty

(Xem phụ lục 3 - sơ đồ cơ cấu tổ chức phòng TCHC Công ty TNHHMinh Giang)

2.2 Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin tại Văn phòng Công

ty TNHH Minh Giang

công nghệ thông tin trong công tác văn phòng

Trang thiết bị văn phòng là vật không thể thiếu để hỗ trợ công việc tại các

cơ quan tổ chức, trang thiết bị rất đa dạng và phong phú và phụ thuộc vào tínhchất công việc của mỗi cơ quan, tổ chức Tại phòng Tổ chức hành chính sau đâytôi xin thống nhất là TCHC Công ty TNHH Minh Giangcó sự trang bị về cơ sởvật chất và các ứng dụng để phục vụ cho hoạt động văn phòng

a) Dụng cụ, trang thiết bị văn phòng

Các trang thiết bị hiện nay của phòng tổ chức hành chính Công ty TNHH

Minh Giangbao gồm 3 nhóm chính

- Các trang thiết bị phục vụ công tác thu thập, xử lý, lưu trữ và truyền đạtcác thông tin quản lý như: Máy vi tính, máy điện thoại, máy in, máy scan, máyphoto coppy

- Các phương tiện làm việc như: Bàn làm việc, tủ giá đựng sách, giá đựngtài liệu, các loại kẹp hồ sơ

- Các trang thiết bị phù hợp đảm bảo cho phòng hoạt động bình thường,

an toàn: Thiết bị chống nóng, chống ồn, thông gió, thiết bị chiếu sáng

Bảng 2.1: Bảng thống kê các thiết bị, dụng cụ của phòng Tổ chức hành chính - Công ty TNHH Minh Giang

TT Tên dụng cụ, trang thiết bị văn phòng Số lượng Đơn vị

(Nguồn Phòng Tổ chức Hành chính - Công ty TNHHMinh Giang)

Theo thống kê cho thấy, các dụng cụ, trang thiết bị của bộ phận vănphòng Công ty về cơ bản là đầy đủ, đảm bảo thực hiện công việc, số lượng máytính, bàn ghế làm việc đủ cho số lượng nhân viên của văn phòng Thừa một máytính chủ để cán bộ văn phòng và cán bộ quản trị thiết bị sử dụng điều hành, sao

lưu các công việc cần thiết Phòng TCHC được phân phát số lượng tủ đựng tàiliệu khá lớn nhằm phục vụ công tác lưu các văn bản đang trong quá trình xử lýcông việc Máy photo của toàn công ty được đặt trong văn phòng vì tần suất sửdụng của văn phòng lớn hơn các bộ phận khác Máy in, scan cũng được trang bịkhá nhiều để đáp ứng nhu cầu in ấn tài liệu của từng nhóm nhân viên, tránh mấtthời gian di chuyển, chờ đợi trong quá trình thực hiện công việc Phòng TCHCcủa Công ty được sắp xếp đặt tại tầng 4, không gian phòng kín, lắp đặt đủ cácthiết bị như quạt trần, quạt điện, điều hòa, đèn chiếu sáng, bàn ghế tiếp khách, Đảm bảo đáp ứng nhu cầu làm việc cho nhân viên trong phòng.

Với số lượng đủ dùng và đảm bảo thực hiện được công việc tuy nhiên hiện nay hệ thống máy móc trang thiết bị này đã kém gây ảnh hưởng không nhỏtới chất lượng và hiệu suất công việc của cơ quan, hệ thống máy tính là công cụ làm việc chính và quan trọng nhất nhưng chưa được lắp đặt hiện đại và thay mới, số tuổi thọ đã kéo dài đến 12 năm, mãy đơ, cũ, gây khó khăn trong xử lí công việc của nhân viên Các trang bị máy móc khác cũng thường xuyên phải thay sửa khi bị hỏng, lỗi

b) Phần mềm quản lí, điều hành

Qua khảo sát thực tế trong quá trình hoạt động văn phòng tại Công ty TNHH Minh Giang, tôi có có bảng thống kê như sau:

Bảng 2.2: Bảng thống kê các phần mềm quản lý, hệ điều hành đang được

sử dụng tại Phòng tổ chức hành chính - Công ty TNHH Minh Giang

Phầm mềm soạn thảo văn bản

Không thường xuyên

4 Phần mềm Unikey Đánh máy bằng Tiếng Việt Thường xuyên

Phần mềm quản lý điều hành

website Cổng thông tin

Tìm kiếm thông tin về

cơ quan: Địa chỉ, hành động của cơ quan

- Gửi email công việc

- Trao đổi công việc qua ứng

Thường xuyên

OMEGA.FA

- Quản lí tài sản cố định và dụng cụ, trang thiết bị

Thường xuyên

(Nguồn Phòng Tổ chức Hành chính - Công ty TNHH Minh Giang)

Các phần mềm ứng dụng hỗ trợ công tác văn phòng của Công ty về cơbản đã được lắp đặt sử dụng, tuy nhiên mọi thứ dựng lại ở mức cơ bản Cácphần mềm word, excel, powerpoit, unikey, được áp dụng phổ biến và thườngxuyên sử dụng do đã được cài đặt sẵn trên máy Các ứng dụng như Zalo, Facebook, gmail cũng được ứng dụng hỗ trợ giải quyết công việc tuy nhiên các phầnmềm này đủ nhưng chưa hoàn thiện và hiện đại hóa để đáp ứng nhu cầu giảiquyết và thực hiện công việc nhanh chóng của nhân viên Hiện nay ở các cơquan nhà nước và một số cơ quan tư nhân đã xây dựng và lắp đặt nhiều phầnmềm hỗ trợ giải quyết công việc như phần mềm CloudOffice, phần mềm quản lívăn bản tự động làm giảm thời gian giải quyết và xử lí văn bản, công việc củaphòng Về cơ bản hệ thống phần mềm của Văn phòng nói riêng và toàn công tyTNHH Minh Giang nói chung còn nhiều hạn chế, chưa được cập nhật mới

Trên đây là số liệu các thiết bị trong văn phòng được tôi tổng hợp trongkhoảng thời gian năm 2018-2020 Trang bị thiết bị, cơ sở vật chất tin học choVăn phòng Công ty khá đa dạng, nhiều tiện ích, tuy nhiên còn nhiều phần mềm

và ứng dụng chưa được chuẩn bị và ứng dụng tại Văn phòng Công ty

2.2.2 Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại Văn phòng Công ty TNHH Minh Giang

hợp

Công ty TNHH Minh Giang có bộ phận tham mưu riêng, đó là phòngTCHC.Với chức năng này, phòng sẽ có nhiệm vụ phải dựa trên những thông tinmình thu thập được qua quá trình xử lý, phân tích, tổng hợp, sẽ đưa ra nhữngphương án thích hợp cho lãnh đạo Từ đó, lãnh đạo sẽ xem xét và lựa chọn mộtphương án tối ưu để thực hiện Và để phục vụ tốt nhất cho việc tổng hợp cácthông tin, phòng sử dụng hệ thống các trang thiết bị hiện đại như máy tính,camera, điện thoại để ban, và một số phần mềm tìm kiếm trên các trình duyệtnhư google chrome, cốc cốc, các file lưu trên máy tính về thông tin nội bộ vàthông tin có sẵn được lưu trên các phần mềm Quá trình xử lý, phân tích, tổnghợp cũng được hỗ trợ đắc lực bởi các tính năng có sẵn trong phần mềm, ví dụ:

Bộ lọc trong phầm mềm excel giúp việc tìm kiếm nhanh chóng, chính xác thôngtin đang cần Việc tìm kiếm tư liệu và tổng hợp thông tin còn được thực hiệnqua thư điện tử mail, các ứng dụng như zalo, Các nguồn thông tin nội bộ đượclưu trên sever, được trao đổi qua mail và zalo Công ty TNHH Minh Giang có

hệ thống nhóm trao đổi thông tin nội bộ bằng ứng dụng Zalo và Zalo là phươngtiện chính được Công ty sử dụng để làm việc vì nó khá bí mật và không dễ bịchia sẻ ra bên ngoài Ngoài việc lập nhóm để trao đổi công việc theo phòng,theo tiêu chí công việc thì Zalo được các nhân viên Công ty tận dụng để trao đổivới mỗi cá nhân vừa tiện, vùa tiết kiệm mà tính chất bảo mật tốt

Văn phòng thực hiện nhiệm vụ quan trọng của cơ quan đó là tham mưucho lãnh đạo về việc lập chương trình kế hoạch tuần, tháng, quý Đây là nhiệm

vụ mà phòng tổng hợp cần phải rất thận trọng trong việc tìm hiểu thông tin.Nguồn thông tin mà phòng tìm kiếm là giấy mời họp, tài liệu phục vụ họp; cácvăn bản để biết, để báo cáo; thông báo chung; thông tin chỉ đạo, điều hành củalãnh đạo, lịch công tác; các chương trình kế hoạch của cơ quan; các tài liệu cần

trao đổi trong quá trình xử lý công việc và các loại văn bản khác; trừ các vănbản thuộc loại mật, tối mật, tuyệt mật, đơn thư, tranh chấp, khiếu nại, tố cáohoặc các văn bản đặc biệt khác Công tác tham mưu được thực hiện dựa trênnguồn thông tin của công tác tổng hợp, vì vậy yêu cầu thông tin thu được phảichính xác, có nguồn gốc, căn cứ rõ ràng Việc xử lí thông tin được chuyên viênhành chính sàng lọc, đánh giá và tổng hợp để hình thành nên văn bản Đối vớicông tác soạn thảo văn bản thì sử dụng phần mềm Microsoft word Phần mềmexcel hỗ trợ tính toán, lập bảng biểu, phân tích thông số,

Bên cạnh việc thu thập và xử lý thông tin nhằm tham mưu cho lãnh đạothì nhân viên văn phòng còn trực tiếp xây dựng các chương trình công tác của

cơ quan hàng năm, quý, tháng; sắp xếp lịch làm việc tuần cho lãnh đạo cơ quan

Và công việc này được thực hiện dễ dàng hơn khi đã có mẫu văn bản sẵn trênmáy vi tính mà nhân viên văn phòng chỉ cần điền nội dung thay thế vào Cácphần mềm chuyên dụng như: Microsoft Word, Word Perfect, hỗ trợ đắc lực chocông tác tổng hợp thông tin và tham mưu cho lãnh đạo Các phần mềm này giúpcho việc soạn thảo các văn bản tổng hợp thông tin được chính xác và và chuẩnhóa theo quy định của Nhà nước, chỉnh sửa văn bản được nhanh chóng, đáp ứngkịp thời yêu cầu của lãnh đạo

Sử dụng dịch vụ chuyển phát nhanh bản cứng và gửi bản mềm bằng mailvừa hiện đại vừa nhanh chóng Thư điện tử có thể gửi kèm với hình ảnh, âmthanh qua công nghệ đa phương tiện góp phần làm giảm chi phí đi lại, hội họptận nơi Máy tính cũng là công cụ hỗ trợ đắc lực và hiệu quả, là thiết bị cần nhất

để thực hiện các nghiệp vụ ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác vănphòng

Với sự hỗ trợ của công nghệ thông tin, công tác tổng hợp và tham mưucủa phòng TCHC Công ty TNHH Minh Giang được thực hiện dễ dàng, nhanhchóng với độ chính xác cao, chi phí thấp Điều này đã có tác động không nhỏđến chất lượng và tiến độ thực hiện công việc của cơ quan

Việc ứng dụng CNTT vào công tác văn thư lưu trữ ngày nay phổ biến tại

các cơ quan, tổ chức Nó trở thành một phần không thể thiếu nhất là trong công tác soạn thảo và lưu trữ hồ sơ giấy tờ.

a Trong công tác soạn thảo văn bản

Hình thức văn bản hành chính thuộc thẩm quyền ban hành của Công tyTNHH Minh Giang và bộ phận văn phòng bao gồm: Quyết định, Thông báo,Công văn, Báo cáo, Tờ trình, Kế hoạch, Biên bản, Hợp đồng, Giấy mời, và một

số văn bản khác liên quan đến quá trình điều hành, thực hiện của Công ty

Bảng 2.3: Bảng số liệu số lượng văn bản đi của công ty năm 2018-2019

(Nguồn phòng tổ chức hành chính - Công ty TNHH Minh Giang)

Phần mềm mà nhân viên văn trong văn phòng dùng để phục vụ cho côngtác soạn thảo văn bản bao gồm các phần mềm như: Microsoft Word, Unikey, BộFont TCVN3, Free PDF To Word Doc Converter, Foxit Reader cho PC và các

trình duyệt web Với mỗi tính năng khác nhau các phần mềm là công cụ hỗ trợcho việc soạn thảo văn bản được chính xác hoàn chỉnh theo đúng form mẫu vàtheo đúng quy định của nhà nước.

Hiện nay Công ty TNHH Minh Giang đang dùng dụng phần mềmMicrosoft Word 2007 cho việc soạn thảo văn bản Nó cho phép người dùng làmviệc với văn bản thô (text), các hiệu ứng như phông chữ, màu sắc, cùng với hìnhảnh đồ họa (graphics) và nhiều ứng dụng đa phương tiện (multimedia) khác như

âm thanh, video khiến cho việc soạn thảo văn bản được thuận tiện hơn Ngoài

ra, cùng có các công cụ như kiểm tra chính tả, ngữ pháp của nhiều ngôn ngữkhác nhau để hỗ trợ người sử dụng Các phiên bản của Word 2007 thường lưu

tên tập tin với đuôi là doc, hay docx.

(Xem phụ lục 4 - Giao diện Microft Word 2007)

Unikey cung cấp đầy đủ bảng mã chuyển đổi của các loại font, chữviết thường, chữ viết hóa, có dấu, gõ tắt Unikey có hỗ trợ đầy đủ bảng mã tiếngViệt: Unicode dựng sẵn, Unicode tổ hợp, TCVN3 (ABC), VNI, VPS, VISCII.5

Và các kiểu gõ để người dùng lựa chọn: Telex, VNI,VIQR, Microsoft VILayout, kiểu tự định nghĩa

(Xem phụ lục 4 - Bảng Unikey 2007)

Cốc Cốc và Chrome là hai ứng dụng được nhân viên phòng tổ chức hànhchính thường xuyên sử dụng nhằm tìm kiếm, thu thập thông tin phục vụ chocông tác soạn thảo văn bản Những ứng dụng này giúp tìm kiếm thông tin nhanhchóng hơn, thuận tiện và dễ dàng hơn trước rất nhiều

• Free PDF To Word Doc Converter - Phần mềm chuyển đổi file PDFsang Word

Phần mềm chuyển đổi file PDF sang Word là một trong những phần mềm

không thể thiếu nhằm hỗ trợ cho nhân viên văn phòng trong công tác soạn thảovăn bản Với các file PDF chúng ta không thể sửa được nội dung của nó, mọingười khi muốn có bất kỳ thay đổi nào thì sẽ phải chuyển đổi file PDF sang

định dạng file Word là doc.

Các bước nghiệp vụ về soạn thảo đều được tiến hành qua phần mềm soạnthảo trên máy vi tính như Microsoft Word , sau đó thông qua mạng nội bộ(LAN) chuyển cho lãnh đạo xem xét và chuyền ý kiến sửa chữa luôn qua hệthống quản lý văn phòng sau đó tiến hành việc ban hành văn bản Khi có sự kếtnối máy tính với mạng nội bộ công tác soạn thảo được thực hiện nhanh chónghơn, hiệu quả hơn nhất là khi công ty đã mẫu hóa được văn bản, việc mẫu hóamột số văn bản thường xuyên được sử dụng và cho vào một folder lưu trên máychủ, đặt tên là mẫu văn bản hành chính, người dùng chỉ việc truy cập lấy mẫuvăn bản và điền thông tin, chỉnh sửa cần thiết Điều này làm cho công tác soạnthảo nhanh hơn và hiệu quả hơn rất nhiều so với phương thức thủ công và việcngồi soạn mới một văn bản

Với các tính năng trên của các phần mềm được ứng dụng vào công tácsoạn thảo văn bản giúp cho hoạt động soạn thảo của cơ quan tránh được nhữnghạn chế mà trước đây thường gặp phải như: Văn bản sai nội dung, thể thức,thiếu mạch lạc, văn bản trái thẩm quyền, văn bản sai thủ tục hành chính, hayvăn bản không có tính khả thi

b Trong công tác quản lý văn bản

Công ty TNHH Minh Giang chưa có “mạng văn phòng điện tử liênthông”, tuy nhiên việc tiếp nhận và xử lí văn bản được sử dụng phầm mềmexcel để làm báo cáo theo tuần

Quản lý văn bản đi

Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi và cơ sở dữ liệutheo chương trình quản lý văn bản đi

*Phần đăng ký văn bản đi

Phần đăng ký văn bản đi được trình bày trên trang giấy khổ A3