Luận văn tổ chức hệ thống thông tin phục vụ lãnh đạo và quản lý tại trung tâm thông tin thư viện trường đại học FPT

Thư viện là một cơ quanhoặc một bộ phận của cơ quan có nhiệm vụ cung cấp các thông tin tư liệu chocác đối tượng người dùng tin trong đó có lãnh đạo quản lý đáp ứng nhu cầu hoạtđộng của c

BỘ NỘI VỤ

• • • TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

• • • • •KHOA QUẢN LÝ XÃ HỘI

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

Người hướng dẫn : ThS NGÔ THỊ THU HUYỀN Sinh viên thực hiện : NGUYỄN THỊ NGẦN

Hà Nội, 2020

BỘ NỘI VỤ

• • • TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

• • • • •KHOA QUẢN LÝ XÃ HỘI

BÁO CÁO TÓM TẮT KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

Người hướng dẫn : ThS NGÔ THỊ THU HUYỀN Sinh viên thực hiện : NGUYỄN THỊ NGẦN

Khóa, Lớp : 2016-2020, 1605KHTA

Hà Nội, 2020 LỜI CAM ĐOAN

Chúng tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng chúng tôi Các số liệu, kết quả nêu trong đề tài nghiên cứu là trung thực và chưa được công bố trong các công trình khác Nếu không đúng như đã nêu trên, chúng tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về đề tài của mình.

Nguyễn Thị Ngần

Sinh viên thực hiện

LỜI CẢM ƠN

Lời đầu tiên, em xin được bày tỏ lòng biết ơn chân thành tới giảng viên hướng dẫn - Th.s.Ngô Thị Thu Huyền, người đã tận tình hướng dẫn cho em trong suốt quá trình để hoàn thiện đượck hóa luận Xin chân trọng cảm ơn tập thể cán bộ thư viện tại Thư viện trường Đại học FPT đã truyền đạt, nhiệt tình giúp đỡ tôi thu thập thông tin, cung cấp tài liệu cho đề tài này, chỉ dạy những kiến thức quý báu trong suốt quá trình thực hiện khóa luận của mình Trong quá trình làm khóa luận, ngoài những thuận lợi, em cũng gặp những khó khăn nhất định về: điều kiện, khả năng và thời gian nghiên cứu nên khóa luận không tránh khỏi còn nhiều hạn chế Em rất mong nhận được sự góp ý của quý thầy, cô để khóa luận được hoàn chỉnh Xin chân trọng cảm ơn!

Sinh viên thực hiện

Nguyễn Thị Ngần

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

NLTT Nguồn lực thông tin

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

Chương 1 THƯ VIỆN VỚI HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN PHỤC VỤ LÃNH ĐẠO, QUẢN LÝ 7

1.1 Khái niệm 7

1.1.1 Khá i niệm tổ chức 7

1.1.2 Khái niệm quản lý 7

1.1.3 Khái niệm lãnh đạo 8

1.1.4 Khái niệm thông tin 8

1.1.5 Khái niệm thông tin phục vụ lãnh đạo quản lý 9

1.1.6 Khái niệm tổ chức thông tin 9

1.1.7 Khái niệm hệ thống 10

1.1.8 Khái niệm hệ thống thông tin 10

1.1.9 Khái niệm hệ thống thông tin quản lý 11

1.1.10 Khái niệm tổ chức hệ thống thông tin phục vụ lãnh đạo quản lý 11

1.2 Vai trò của tổ chức thông tin phục vụ lãnh đạo quản lý trong hoạt động thông tin thư viện 11

1.2.1 Đối với các nhà lãnh đạo, quản lí 11

1.2.2 Đối với Thư viện 12

1.3 Các yếu tố đảm bảo tổ chức hệ thống thông tin phục vụ lãnh đạo quản lý trong hoạt động thông tin thư viện 13

1.3.1 Nguồn lực thông tin 13

1.3.2 Nhân lực thông tin 13

1.3.3 Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin lãnh đạo quản lý 14

1.3.4 Cơ sở vật chất 15

1.4 Nội dung tổ chức hệ thống thông tin phục vụ lãnh đạo quản lý trong hoạt động thông tin thư viện 18

1.4.1 Phân loại và xác định nhu cầu thông tin của các cấp lãnh đạo quản lý

18

1.4.3 Xử lý thông tin phục vụ lãnh đạo và quản lý 20

1.4.4 Lưu trữ và bảo quản thông tin 22

1.4.5 Cung cấp và phổ biến thông tin 22

Tiểu kết chương 1 24

Chương 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN PHỤC VỤ LÃNH ĐẠO VÀ QUẢN LÝ TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC FPT 25

2.1 Khái quát về trường Đại học FPT và Trung tâm Thông tin Thư viện trường Đại học FPT 25

2.1.1 Khái quát về trường Đại học FPT 25

2.1.2 Khái quát về Trung tâm Thông tin Thư viện trường Đại học FPT 27

2.2 Quy trình tổ chức hệ thống thông tin phục vụ lãnh đạo và quản lý tại Trung tâm Thông tin Thư viện Trường Đại học FPT 32

2.2.1 Nghiên cứu nhu cầu tin của lãnh đạo và quản lý 32

2.2.2 Thu thập thông tin 39

2.2.3 Xử lý thông tin 43

2.2.4 Lưu trữ và phổ biến thông tin 48

2.2.5 Cung cấp và phổ biến thông tin 52

2.3 Nhận xét về tổ chức hệ thống thông tin phục vụ lãnh đạo và quản lý tại Trung tâm Thông tin Thư viện trường Đại học FPT 54

2.3.1 Ưu điểm 54

2.3.2 Hạn chế và nguyên nhân 59

Tiểu kết chương 2 63

Chương 3 GIẢI PHÁP TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN PHỤC VỤ LÃNH ĐẠO VÀ QUẢN LÝ TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC FPT 64

3.1 Nhóm giải pháp về quy trình tổ chức thông tin phục vụ lãnh đạo và quản lý 64 3.1.1 Phát triển nguồn lực thông tin 64

3.1.2 Chuẩn hóa trong xử lý thông tin 70

3.1.3 Lưu trữ và phổ biến thông tin phục vụ lãnh đạo quản lý 74

3.2 Nhóm giải pháp về vận hành hệ thống thông tin phục vụ lãnh đạo và quản lý 87

3.2.1 Tăng cường số lượng và chất lượng của nhân lực thông tin 87

3.2.2 Ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức hệ thống thông tin phục vụ lãnh đạo quản lý 90

Tiểu kết chương 3 94

KẾT LUẬN 95

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 96

PHỤ LỤC 98

Bảng 2.4: Bảng thống kê sự đánh giá của người dùng tin

về chất lượng của sản phẩm thông tin thư viện tại Thư

viện trường Đại học FPT

36

5

Bảng 2.5: Bảng thống kê sự đánh giá về chất lượng dịch

vụ thông tin thư viện tại Thư viện trường đại học FPT 37

Biểu đồ 2.2: Biểu đồ thể hiện nhu cầu về nội dung tài

3

Biểu đồ 2.3: Biểu đồ thể hiện nhu cầu về loại hình tài

4

Biểu đồ 2.4: Biểu đồ thể hiện sự đánh giá của người

dùng tin về chất lượng của sản phẩm thông tin thư viện

tại Thư viện trường Đại học FPT

37

5

Biểu đồ 2.5: Biểu đồ thể hiện sự đánh giá của người

dùng tin về chất lượng dịch vụ thông tin thư viện tại Thư

viện trường Đại học FPT

38

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Trong bối cảnh nền kinh tế tri thức hiện tại và tương lai, x ây dựng hệthống thông tin là một nhu cầu tất yếu trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức,doanh nghiệp Tổ chức hệ thống thông tin sẽ giúp cung cấp thông tin khoa học

và kịp thời cho hoạt dộng lãnh đạo quản lý Hoạt động lãnh đạo, quản lý củacán bộ lãnh đạo, quản lý bao gồm nhiều giai đoạn khác nhau như: Lập kế hoạch

và ra quyết định, tổ chức và kiểm tra việc thực hiện quyết định; tổng kết và rútkinh nghiệm Như vậy, nắm bắt, thu thập và xử lý thông tin là khâu đầu tiên để

ra quyết định nhưng nó đóng vai trò quyết định tất cả các khâu tiếp theo của chutrình hoạt động lãnh đạo, quản lý Đặc biệt, đối với khâu ra quyết định củangười lãnh đạo, quản lý, việc thu thập, xử lý thông tin đóng vai trò nòng cốt.Chất lượng của các quyết định quản lý tùy thuộc vào chất lượng của thông tinđược cung cấp

Thông tin được các cán bộ lãnh đạo, quản lý tiếp cận dưới nhiều góc độkhác nhau, với những quan niệm khác nhau Tuy nhiên, có thể hiểu rằng thôngtin là tất cả các sự kiện, sự việc, ý tưởng, phán đoán làm tăng sự hiểu biết củacon người Thông tin hình thành trong quá trình giao tiếp, phương tiện thông tinđại chúng, từ các ngân hàng dữ liệu hoặc từ các hiện tượng quan sát được trongmôi trường xung quanh Thông tin phản ánh các quy luật của tự nhiên, xã hội và

tư duy của con người Trong thời đại phát triển của kinh tế tri thức, thông tin tácđộng một cách trực tiếp hoặc gián tiếp đến mọi lĩnh vực của đời sống xã hội,trong đó có hoạt động lãnh đạo, quản lý Người cán bộ lãnh đạo, quản lý cáccấp phải nắm bắt, thu thập và xử lý những thông tin có liên quan đến hoạt độngcủa mình

Người lãnh đạo, quản lý ra quyết định bằng cách đưa ra nhiều phương ánkhác nhau để chọn lấy một phương án có khả năng thực hiện Như vậy, quyếtđịnh là sản phẩm sáng tạo của người lãnh đạo, quản lý trong quá trình giải quyết

công việc Để chọn một phương án có khả năng thực hiện phụ thuộc nhiều vàoviệc người lãnh đạo, quản lý thu thập, tiếp nhận và xử lý thông tin như thế nào.Nhà lãnh đạo, quản lý có thể thu thập thông tin qua nhiều kênh: Chỉ đạo của cấptrên, phản ánh của cấp dưới, tài liệu, hội họp, Việc ban hành quyết định tronglãnh đạo, quản lý đúng hay sai, kịp thời hay không kịp thời phụ thuộc vào việcnắm bắt, thu thập, xử lý thông tin Nếu không có thông tin hoặc thiếu thông tin,người lãnh đạo, quản lý sẽ thiếu cơ sở khoa học để đưa ra các quyết định.

Trong mỗi cơ quan tổ chức, mỗi phòng ban chức năng đóng vai trò nhấtđịnh tùy thuộc vào chức năng nhiệm vụ được phân công trong việc cung cấpthông tin phục vụ cho hoạt động lãnh đạo quản lý Thư viện là một cơ quanhoặc một bộ phận của cơ quan có nhiệm vụ cung cấp các thông tin tư liệu chocác đối tượng người dùng tin trong đó có lãnh đạo quản lý đáp ứng nhu cầu hoạtđộng của cơ quan tổ chức Kênh thông tin được cung cấp qua thư viện luôn làkênh thông tin đáng tin cậy và thường xuyên nên được cán bộ lãnh đạo, quản lýquan tâm và sử dụng với tần suất cao

Trường Đại học FPT là cơ sở giáo dục tư nhân với thế mạnh chủ đạo làcác ngành đào tạo về công nghệ thông tin So với nhiều cơ sở giáo dục, TrườngĐại học FPT có thời gian ra đời chưa lâu nhưng với sự cố gắng nỗ lực của banlãnh đạo nhà trường, tập thể cán bộ nhân viên, giảng viên của nhà trường đãbước đầu hình thành một cơ sở giáo dục đào tạo có chất lượng và hiệu quả với

14 chuyên ngành Thư viện Trường Đại học FPT là một đơn vị trực thuộcTrường với số lượng nhân lực hạn chế nhưng đã đáp ứng nhu cầu của các đốitượng người dùng tin trong đó có lãnh đạo quản lý thông qua tổ chức hoạt độngthông tin khoa học (họ coi thư viện là kênh cung cấp thông tin đáng tin cậy với

tỷ lệ 77,8 người dùng tin lãnh đạo quản lý tại Trường) Hoạt động tổ chức thôngtin tại Thư viện đã góp phần cung cấp sản phẩm, dịch vụ thông tin hiện đại, chấtlượng, kịp thời cho lãnh đạo quản lý tại Trường nâng cao chất lượng của cácquyết định quản lý Tuy nhiên trong thực tế với nhân lực còn trẻ và số lượng

hạn chế, hoạt động tổ chức thông tin phục vụ lãnh đạo quản lý tại Thư việnTrường còn nhiều khó khăn nhất định trong bối cảnh nhu cầu sử dụng các sảnphẩm, dịch vụ thông tin tại Thư viện của lãnh đạo, quản lý nhà trường với tầnsuất ngày càng cao.

Như vậy, tổ chức thông tin của Thư viện đóng vai trò quan trọng trongviệc cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động ra quyết định của người quản lý,lãnh đạo tại Trường Đại học FPT Xuất phát từ thực tế đó, tôi đã chọn đề tài

khóa luận của mình là “Tổ chức hệ thống thông tin phục vụ lãnh đạo và quản

lý tại Trung tâm Thông tin Thư viện trường Đại học FPT”.

2 Tình hình nghiên cứu

Tình hình nghiên cứu trên thế giới

Nghiên cứu về vấn đề tổ chức hệ thống thông tin có nhiều nghiên cứukhác nhau của các tác giả như: Wenshin Chen, Rudy Hirschheim, AdrianWilliamson, Constantinos Illiopoulos [20] tập trung cho rằng sự phát triển của

hệ thống thông tin theo xu hướng hỗ trợ cho hoạt động tổ chức học tập, tri thức

và được thực hiện trên cơ sở có sự đầu tư về công nghệ

Theo tác giả Gerard Salton [22], tổ chức thông tin trong thư viện hướngđến các dịch vụ tự động hóa gồm: Thu thập, phân loại, phân tích, lưu trữ, truyxuất, truyền tải và phổ biến thông tin Việc phân tích đánh giá hệ thống thư việnđược giới thiệu dưới dạng các mô hình lý thuyết cũng như các ứng dụng thực tế

Tình hình nghiên cứu ở Việt Nam

Vấn đề “ tổ chức hệ thống thông tin” đã được nhiều nhà khoa học, giảngviên, sinh viên tiến hành nghiên cứu thông qua các công trình sách, đồ án, luận

án, luận văn, với nội dung chủ yếu tập trung vào một số lĩnh vực nhất địnhnhư: Kế toán, du lịch, quản trị Một số công trình tiêu biểu của các tác giảNguyễn Hoàng Dũng [3], Đỗ Nguyễn Thùy Dương [4], Phan Thị Huệ [8],

Nghiên cứu về hệ thống thông tin phục vụ cho hoạt động lãnh đạo quản

lý tại Thư viện được nhiều nhà thư viện học tìm hiểu nghiên cứu từ những năm

đầu của thập niên 90 Các tác giả tiêu biểu như: Đoàn Phan Tân [15], NguyễnThị Đông [5], Bùi Loan Thùy [16], Tác giả Đoàn Phan Tân [15] tập trungnghiên

cứu về các hệ thống thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý như MIS, ES, Tác giả Bùi Loan Thùy [16], Nguyễn Thị Đông [5] đã giới thiệu và phân tích vềquy trình tổ chức hệ thống thông tin trong hoạt động thư viện, lưu trữ, quản trịvăn phòng bao gồm các khâu: Thu thập thông tin, xử lý thông tin, lưu trữ và bảoquản thông tin, phổ biến thông tin và vai trò của thông tin với việc ban hành cácquyết định quản lý

Nghiên cứu về hoạt động của Trung tâm Thông tin Thư viện Trường Đại học FPT

Trường Đại học FPT là một cơ sở giáo dục đào tạo còn non trẻ, do đó sốlượng đề tài nghiên cứu về hoạt động của Thư viện Trường còn hạn chế Một sốcông trình nghiên cứu tiêu biểu tập trung vào các mặt hoạt động cụ thể của Thưviện và không mang tính tổng thể đa chiều của các tác giả: Nguyễn PhươngAnh, Trần Thị Ngân Tác giả Nguyễn Phương Anh [1] đã nghiên cứu chuyên đềvào hoạt động xây dựng phát triển nguồn lực thông tin, thông qua nghiên cứuthực trạng và đề xuất các giải pháp phát triển nguồn lực thông tin tại Thư việnTrường Tác giả Trần Thị Ngân [11] tập trung vào quá trình sử dụng phần mềmlibl 6.0 vào hoạt động của Thư viện Trường Tác giả Nguyễn Mạnh Nguyên[12] đã có bài viết đăng tải trên tạp chí Thông tin Tư liệu với nội dung chủ yếutập trung vào sử dụng hình thức marketing trực tuyến trong hoạt động thư việndựa theo kinh nghiệm và thực trạng hoạt động của Thư viện Trường Đại họcFPT

Như vậy, chưa có một đề tài nào nghiên cứu về tổ chức hệ thống thôngtin phục vụ lãnh đạo và quản lý tại Thư viện trường Đại học FPT Do đó, đây làmột đề tài mới, không trùng lặp

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Tổ chức hệ thống thông tin phục vụ lãnh đạo vàquản lý tại Trung tâm Thông tin Thư viện Trường Đại học FPT.

Phạm vi nghiên cứu:

Không gian: Trung tâm Thông tin Thư viện trường Đại học FPT tại cơ sở

Hà Nội ở Khu Công nghệ cao Hòa Lạc, km29 Đại lộ Thăng Long, huyện ThạchThất, Hà Nội

Thời gian: Từ đầu năm 2019 đến tháng 4 năm 2020

4 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

Mục đích nghiên cứu

Trên cơ sở khảo sát thực trạng tổ chức hệ thống thông tin phục vụ lãnhđạo và quản lý tại Thư viện Trường Đại học FPT, từ đó đề xuất những giải phápnhằm nâng cao hiệu quả trong việc tổ chức hệ thống thông tin phục vụ lãnh đạo

và quản lý tại Thư viện trường Đại học FPT

Nhiệm vụ nghiên cứu

Nghiên cứu cơ sở lý luận về tổ chức hệ thống thông tin phục vụ lãnh đạoquản lý

Thực trạng tổ chức hệ thống thông tin phục vụ lãnh đạo quản lý tại Thưviện Trường Đại học FPT

Giải pháp nâng cao hiệu quả trong tổ chức hệ thống thông tin phục vụlãnh đạo, quản lý tại Thư viện Trường Đại học FPT

5 Giả thuyết khoa học

Vấn đề tổ chức hệ thống thông tin phục vụ lãnh đạo và quản lý tại Thưviện Trường Đại học FPT còn nhiều hạn chế nhất định về các mặt hoạt độngnhư: Thu thập, xử lý, lưu trữ bảo quản và phổ biến thông tin Các hạn chế donhiều nguyên nhân chủ quan và khách quan mang lại Vì vậy, cần đưa ra giảipháp nhằm khắc phục những hạn chế, nâng cao hiệu quả trong tổ chức hệ thốngthông tin phục vụ lãnh đạo và quản lý tại Thư viện trường Đại học FPT

6 Phương pháp nghiên cứu

Khóa luận sử dụng các phương pháp nghiên cứu phù hợp gồm:

Phương pháp luận: Chủ nghĩa Mác Lenin, tư tưởng Hồ Chí Minh, chủtrương của Đảng và Nhà nước Việt Nam về hoạt động thông tin

Phương pháp nghiên cứu cụ thể: Điều tra bằng bảng hỏi, phân tích tổnghợp thông tin, so sánh,

7 Đóng góp của khóa luận

8 Bố cục của khóa luận

Ngoài phần lời cam đoan, lời cảm ơn, lời nói đầu, kết luận, phụ lục vàdanh mục tài liệu tham khảo, nội dung của khóa luận gồm 3 chương:

Chương 1: Thư viện với hoạt động tổ chức hệ thống thông tin phục vụ

lãnh đạo và quản lý

Chương 2: Thực trạng tổ chức hệ thống thông tin phục vụ lãnh đạo và

quản lý tại Thư viện Trường Đại học FPT

Chương 3: Giải pháp tổ chức hệ thống thông tin phục vụ lãnh đạo và

quản lý tại Thư viện Trường Đại học FPT

Chương 1 THƯ VIỆN VỚI HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC HỆ THỐNG

THÔNG TIN PHỤC VỤ LÃNH ĐẠO, QUẢN LÝ 1.1 Khái niệm

1.1.1 Khái niệm tổ chức

Trong thực tế có nhiều quan điểm khác nhau về tổ chức theo các khíacạnh khác nhau: Nghĩa danh từ và động từ, theo nghĩa trạng thái tĩnh, theo nghĩatrạng thái động Theo đó tổ chức là một thể chế, một quá trình, một công cụ củacon người, các yếu tố trong đó có mối quan hệ chặt chẽ, có vai trò thúc đẩy đạtđược mục đích chung của một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp

Theo tác giả Đoàn Phan Tân, “tổ chức là một tổ hợp các thành phần cóquan hệ chặt chẽ với nhau, cùng hỗ trợ và thúc đẩy lẫn nhau nhằm thực hiệnnhiệm vụ chung Tổ chức bao giờ cũng hoạt động trong một môi trường nhấtđịnh và chịu tác động của môi trường đó” [15]

Từ các khái niệm trên, có thể khái quát chung về tổ chức như sau: Là tậphợp của ít nhất hai cá nhân trở lên cùng hoạt động trong những hình thái cơ cấunhất định để đạt được những mục đích chung Yếu tố liên kết gắn bó các cánhân chính là mục tiêu chung Khi tham gia vào tổ chức các cá nhân có thể theođuổi những mục tiêu cá nhân khác nhau nhưng họ đều hướng tới mục đíchchung

Theo tác giả Đoàn Phan Tân, “quản lý là một hoạt động thiết yếu của conngười nhằm thiết kế và duy trì một môi trường làm việc bên trong và bên ngoàicủa tổ chức sao cho nó đảm bảo sự phối hợp những nỗ lực của các cá nhân, các

bộ phận để có thể hoàn thành các nhiệm vụ và mục tiêu đã định, trên cơ sở sử

dụng tốt nhất các nguồn tài nguyên” [15] Các nguồn tài nguyên ở đây bao gồm

con người, tiền của, vật chất, năng lượng,

Như vậy chủ thể và khách thể của hoạt động quản lý đều là con ngườihay nói cách khác là mối quan hệ giữa người quản lý và người được quản lý.Thông qua hoạt động của người quản lý nhằm đạt được mục tiêu của tổ chứcbằng việc bố trí và sử dụng hiệu quả các nguồn lực của tổ chức

Quá trình quản lý có thể được xác định như là một loại các hoạt động

định hướng theo mục tiêu, trong đó có các hành động cơ bản là : Xác định mụctiêu, lập kế hoạch để thực hiện mục tiêu, tổ chức và kiểm tra việc thực hiện kếhoạch đó.

Mỗi tổ chức đều cần một bộ phận lãnh đạo Những người lãnh đạo củamột tổ chức là một nhóm nhỏ những người có trách nhiệm vận hành công việccủa một tổ chức và có trách nhiệm báo cáo với một người trong nhóm có tráchnhiệm lãnh đạo cao nhất gọi là thủ trưởng

Theo tác giả Nguyễn Thị Đông, “lãnh đạo là việc định ra chủ trương,đường lối, mục đích, tính chất, nguyên tắc hoạt động của một hệ thống nào đótrong các điều kiện môi trường nhất định Lãnh đạo là quá trình định hướng dàihạn cho một chuỗi các tác động của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý [5]

Như vậy, nội dung của hoạt động lãnh đạo đó là xác định phương hướng,

mục tiêu hoạt động lâu dài; Chọn lựa chủ trương đường lối chiến lược; Điều tiếtphối hợp các mối quan hệ Chủ thể quản lý ở đây chính là nhà quản lý, đốitượng được quản lý chính là con người, cơ sở vật chất, tài chính, quy trình

1.1.4 Khái niệm thông tin

Thông tin tồn tại rất đa dạng và có vai trò quan trọng trong xã hội Kháiniệm thông tin được rất nhiều nhà khoa học, tổ chức hiểu theo nhiều cách kháchnhau

Theo tác giả Đoàn Phan Tân, “Thông tin là sự loại trừ tính bất định củacác hiện tượng ngẫu nhiên” [14] Đây là khái niệm thông tin được thừa nhận vàphản ánh chính xác bản chất của thông tin Như vậy thông tin không phải lànhững tin tức thông thường bất biến, thông tin phản ánh quy luật phát triển củathế giới tự nhiên, xã hội và tư duy con người

1.1.5 Khái niệm thông tin phục vụ lãnh đạo quản lý

Kết quả của hoạt động lãnh đạo quản lý là ra quyết định quản lý của một

bộ phận hoặc tổ chức/cơ quan thông qua các thông tin đã được phân tích tổng

hợp xử lý theo các phương pháp khác nhau Do đó bản chất của hoạt động lãnhđạo quản lý chính là xử lý thông tin Thông tin ở đây rất đa dạng phong phú vềnội dung, loại hình, nguồn cung cấp Chính hiệu quả của hoạt động xử lý thôngtin sẽ quyết định chất lượng của các quyết định quản lý Qua nghiên cứu thực tế

và tài liệu tham khảo, tác giả cho rằng thông tin phục vụ lãnh đạo quản lý là tất

cả những thông tin có giá trị như thông báo, sự kiện, số liệu, dữ liệu, tài liệukhoa học được sử dụng làm nguyên liệu đầu vào cho thực hiện các chức năngquản lý hỗ trợ ra quyết định

1.1.6 Khái niệm tổ chức thông tin

Theo quan điểm của tác giả, tổ chức thông tin là hoạt động tiếp nhận, xử

lý, lưu trữ và truyền tải thông tin đến người dùng tin

Tiếp nhận thông tin hay còn gọi là thu thập thông tin Đây là quá trìnhxác định nhu cầu tin của người dùng tin, tìm kiếm, chọn lọc và bổ sung thôngtin từ nhiều nguồn tin đáng tin cậy phù hợp với chức năng nhiệm vụ của một cơquan, tổ chức và nhu cầu của người dùng tin

Xử lý thông tin là một quy trình gồm nhiều công đoạn khác nhau nhằmtạo ra các sản phẩm và dịch vụ thông tin phục vụ người dùng tin

Lưu trữ và truyền tải thông tin là quá trình xây dựng bộ máy tra cứu, tổchức kho, bảo quản và cung cấp thông tin đến người dùng tin

Hệ thống là một tập hợp các phần tử hay các bộ phận khác nhau có mốiquan hệ tác động qua lại với nhau và được sắp xếp theo một trình tự đảm bảotính thống nhất và có khả năng thực hiện một số chức năng và mục tiêu nhấtđịnh

Như vậy hệ thống có ba thành phần tương ứng với chức năng cơ bản cóquan hệ tương tác với nhau là: Đầu vào, xử lý, đầu ra Yếu tố đầu vào là các yếu

tố được thu thập vào hệ thống để xử lý như: Dữ liệu, nguồn nhân lực, Yếu tố

xử lý bao gồm quá trình xử lý chế biến các yếu tố vào thành các yếu tố ra như:

Quá trình xử lý dữ liệu, quá trình sản xuất, Yếu tố dầu ra bao gồm các phần tửđược tạo ra từ quá trình xử lý cho mục đích cuối cùng như: Sản phẩm thông tin,dịch vụ thông tin,

1.1.8 Khái niệm hệ thống thông tin

Theo tác giả Đoàn Phan Tân, Bùi Loan Thùy, hệ thống thông tin là hệthống sử dụng nguồn lực con người và công nghệ thông tin để tiếp nhận cácnguồn dữ liệu như yếu tố đầu vào và xử lý chúng thành các sản phẩm thông tin

là các yếu tố đầu ra” [15], [16, tr.155]

Hệ thống thông tin bao gồm tập hợp các đơn vị thông tin được tổ chứctheo một trật tự nhất định, chúng tác động tương hỗ với nhau cùng thực hiệnchức năng thu thập, xử lý, lưu trữ và cung cấp thông tin với mục tiêu chung làcung cấp thông tin cho người dùng tin đạt hiệu quả cao

Như vậy các khái niệm hệ thống thông tin đều có điểm chung là một quátrình tiếp nhận, xử lý thông tin tạo thành các yếu tố đầu ra là các sản phẩmthông tin thỏa mãn nhu cầu của người dùng tin Quá trình trên được tổ chức theomột trật tự nhất định có sự vận dụng của các nguồn lực trong của tổ chức như:Nhân lực, công nghệ thông tin (phần cứng, phần mềm), dữ liệu/thông tin

1.1.9 Khái niệm hệ thống thông tin quản lý

Trong thực tế có nhiều quan điểm khác nhau về hệ thống thông tin quảnlý: Góc độ cung cấp thông tin, góc độ tổ chức thông tin, góc độ áp dụng côngnghệ thông tin, góc độ quản lý thông tin Các khái niệm đều nhấn mạnh vàomục đích tổ chức thu thập, xử lý lưu trữ và cung cấp thông tin cho hoạt độngquản lý của tổ chức Theo tác giả Bùi Loan Thùy, “hệ thống thông tin quản lý làmột tập hợp các phương tiện, công cụ, phương pháp, tổ chức và con người cóliên quan chặt chẽ với nhau nhằm đảm bảo việc thu thập, lưu trữ, xử lý và cungcấp thông tin cần thiết giúp người quản lý ra các quyết định và tổ chức thựchiện quyết định quản lý” [16; tr.157]

Từ đó có thể đưa ra khái niệm hệ thống thông tin quản lý theo góc độ

tổng quát: là một tập hợp các cơ quan, đơn vị thông tin được tổ chức theo mộttrật tự nhất định có tác động tương hỗ với nhau thể hiện chức năng thu thập, xử

lý, lưu trữ, bảo quản và cung cấp thông tin

1.1.10 Khái niệm tổ chức hệ thống thông tin phục vụ lãnh đạo quản lý

Theo quan điểm của tác giả, tổ chức hệ thống thông tin phục vụ lãnh đạoquản lý là các hoạt động chuyên môn nghiệp vụ về tìm tin, thu thập, xử lý, lưutrữ và phổ biến thông tin tới các nhóm người dùng tin ở các thẩm quyền quản lýkhác nhau nhằm đáp ứng kịp thời thỏa mãn nhu cầu tin phục vụ lãnh đạo quảnlý

Như vậy có thể nói tổ chức thông tin phục vụ lãnh đạo quản lý là một quytrình nghiệp vụ gồm các công đoạn khác nhau có vai trò và quan hệ mật thiếtvới nhau tạo nên một chu trình thông tin hiệu quả và chất lượng

1.2 Vai trò của tổ chức thông tin phục vụ lãnh đạo quản lý trong hoạt động thông tin thư viện

1.2.1 Đối với các nhà lãnh đạo, quản lí

Thư viện cung cấp tài liệu về đường lối, chiến lược, chỉ thị, nghị quyếtcủa Đảng, pháp luật của nhà nước; kế hoạch, chiến lược phát triển kinh tế, vănhóa, giáo dục, khoa học công nghệ Đây là những thông tin quan trọng trongquá trình hoạch định xây dựng chiến lược quản lý và phát triển giáo dục đào tạotrong các cơ sở giáo dục

Việc tổ chức hệ thống thông tin phục vụ lãnh đạo quản lý hiệu quả giúpnâng cao nhận thức của lãnh đạo, quản lý về vai trò của thư viện trong hoạtđộng của một cơ quan tổ chức Từ đó họ sẽ có sự quan tâm đầu tư nhất định về

cơ chế chính sách, tài chính và nhân lực đảm bảo hoạt động thư viện đạt chấtlượng cao

Tổ chức hệ thống thông tin sẽ đáp ứng nhu cầu đa dạng của các đối tượngngười dùng tin khác nhau Bên cạnh đó, tổ chức hệ thống thông tin giúp ngườidùng tin xây dựng thói quen sử dụng thư viện trong hoạt động nghiên cứu,

giảng dạy và lãnh đạo, quản lý.

Tổ chức hệ thống thông tin phục vụ nhu cầu tin cho lãnh đạo quản lý còngiúp thư viện khẳng định được vị thế của mình trong hoạt động của một cơquan, tổ chức

Tổ chức hệ thống thông tin phụ vụ lãnh đạo quản lý giúp thư viện quảng

bá, tuyên truyền được chức năng, nhiệm vụ và điều đó sẽ giúp thu hút đông đảocác đối tượng người dùng tin, trong đó có đối tượng người dùng tin là lãnh đạoquản lý trong sử dụng nguồn lực tại Thư viện

Thông qua mục tiêu đáp ứng nhu cầu tin của các đối tượng người dùngtin nói chung và lãnh đạo quản lý nói riêng, ban lãnh đạo và nhân lực thư việncàng thêm yêu nghề, nhận thức được tầm quan trọng trong công tác tổ chứcthông tin chất lượng, hiệu quả Từ đó thư viện sẽ dần dần cải tiến hoạt động tổchức thông tin cung cấp các sản phẩm và dịch vụ thông tin hiện đại đáp ứng nhucầu của người sử dụng

1.3 Các yếu tố đảm bảo tổ chức hệ thống thông tin phục vụ lãnh đạo quản lý trong hoạt động thông tin thư viện

1.3.1 Nguồn lực thông tin

NLTT yếu tố đầu vào của một hệ thống thông tin và là một nguồn lựcquan trọng cho thư viện vì đây là một trong bốn yếu tố cốt lõi cấu thành nênhoạt động của bất kỳ một thư viện Nó được ví như cầu nối giữa bạn đọc và thưviện Bạn đọc đến thư viện với mục đích sử dụng NLTT thông qua các sảnphẩm, dịch vụ thư viện

NLTT giúp duy trì tính thống nhất chuẩn hóa trong hoạt động thư việncũng như tạo lập, mở rộng, đa dạng hóa các sản phẩm- dịch vụ thông tin thưviện và nâng cao vị thế xã hội của thư viện Các sản phẩm và dịch vụ thư việnchính là đầu ra của quy trình xử lý kỹ thuật nghiệp vụ đối với NLTT được bổsung về thư viện Nhờ NLTT mà các chuẩn thư viện như: Chuẩn trong biên mục

(Marc21, ISBD), chuẩn trong xử lý nội dung (Phân loại theo KPL DDC 14,định từ khóa sử dụng Bộ Từ khóa) được các Thư viện Trường thực hiện.

1.3.2 Nhân lực thông tin

Nhân lực là sức lực con người, nằm trong mỗi con người và làm cho conngười hoạt động Sức lực đó ngày càng phát triển cùng với sự phát triển của cơthể con người và đến một mức độ nào đó, con người đủ điều kiện tham gia vàoquá trình lao động - con người có sức lao động Nguồn nhân lực là nguồn lựccon người Nhân lực thông tin là người làm công tác thông tin, chuyên gia thôngtin tại các cơ quan tổ chức

Nhân lực thông tin là một trong bốn yếu tố cấu thành nên hoạt độngcủa một cơ quan thông tin thư viện Nếu không có nhân lực thông tin thì khôngthể có hoạt động của một thư viện bởi nhân lực thông tin vừa là chủ thể của quátrình tổ chức hệ thống thông tin vừa là cầu nối giữa thư viện và bạn đọc Vì vậytrong hoạt động thông tin, việc tuyển dụng và bố trí sắp xếp vị trí việc làm củanhân lực thông tin đóng vai trò then chốt giúp phát huy vai trò của thư việntrong một cơ quan, tổ chức Trong một cơ quan thông tin thư viện, thông thườnghai yếu tố quan trọng về nhân lực thông tin luôn được quan tâm là: số lượngnhân lực và trình độ chuyên môn của nhân lực Hai yếu tố trên cần được đảmbảo hài hòa và phù hợp sẽ giúp nâng cao hiệu quả hoạt động của mỗi thư viện

Các chuẩn mực đối với chuyên viên làm công tác phục vụ thông tin lãnhđạo quản lý:

Được đào tạo bài bản ngành lưu trữ, thông tin thư viện, quản trị vănphòng

Sử dụng hệ thống thông tin phải đảm bảo hệ thống được thu thập kịp thờichính xác đồng bộ

Có trách nhiệm bảo vệ các hệ thống thông tin và dữ liệu Truy cập và xử

lý thông tin theo đúng thẩm quyền

Không tiết lội các thông tin bảo mật qua hệ thống thông tin

Phải nắm vững và sử dụng thành thạo hệ thống thông tin.

Tuân thủ các quy định về an toàn sử dụng mạng Không truy cập trangweb, phát tán các tập tin và chương trình vi phạm pháp luật, thông tin sai lệch

Ngôn ngữ giao tiếp lịch sự rõ ràng ngắn gọn dễ hiểu

Quản lý máy tính được cấp, đảm bảo hoạt động thông tin đều đặn thôngsuốt

1.3.3 Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin lãnh đạo quản lý

Xác định nhu cầu thông tin của các cấp, các khâu quản lý là một sự cầnthiết khách quan, hệ thống thông tin phải chọn lọc những thông tin thiết yếu chotừng cấp, từng khâu quản lý, tránh tình trạng các nhà quản lý phải làm việctrong điều kiện quá thiếu hoặc quá tải thông tin Đồng thời tất cả các cấp, cáckhâu đều cần được cung cấp thường xuyên những thông tin thuộc thẩm quyềncủa mình, tránh tình trạng cấp này, khâu này thì được cung cấp nhanh, cấp khác,khâu khác thì cung cấp chậm hoặc không được cung cấp

Người dùng tin ở các cấp lãnh đạo quản lý phân chia phụ thuộc vào cácyếu tố: Cấp độ quản lý và thẩm quyền lãnh đạo (Trung ương, trung gian, cơ sở);Trình độ nghiệp vụ; Phạm vi và trách nhiệm quản lý; Đặc điểm chức năng đượcgiao

Người dùng tin thuộc các cấp lãnh đạo quản lý khác nhau sẽ có nhu cầu

về nguồn thông tin, phạm vi, mức độ xử lý thông tin, tầm định hướng, nội dung,hình thức và tần suất sử dụng khác nhau

Trong một tài liệu của Mintzberg xuất bản năm 1979 [21], ông cho rằngnhu cầu tin phụ thuộc vào vị trí của mỗi cá nhân trong các bộ phận khác nhau,gồm 5 yếu tố:

Cấp chiến lược - cấp quản lý cao nhất nơi mà tổ chức được quản lý ở tầm

vĩ mô nhất

Cấp then chốt - nơi mà các công việc cơ bản tạo ra các sản phẩm và dịchvụ

Cấp trung gian - bao gồm nhà quản lý làm cầu nối giữa cấp chiến lược vàcấp then chốt.

Công nghệ - bao gồm những người thiết kế, phân tích hệ thống và giámsát việc thực hiện công việc theo tiêu chuẩn đặt ra trong tổ chức

Các nhân viên hỗ trợ - người hỗ trợ tổ chức trong các công việc khácnhau nhưng không trực tiếp tham gia vào Nhân lực thư viện được xếp vàotrong nhóm các nhân viên hỗ trợ

Cơ sở vật chất thư viện là toàn bộ trụ sở và trang thiết bị của các thưviện sử dụng nhằm tổ chức hệ thống thông tin đáp ứng nhu cầu tin của ngườidùng tin Trụ sở thư viện là tổng diện tích của một hoặc các tòa nhà thư viện củamột cơ quan cùng khuôn viên xung quanh thuộc quyền quản lý của thư viện.Trong trụ sở thư viện, các phòng ban chức năng được tổ chức và bố trí hợp lýtùy thuộc vào cơ cấu tổ chức và nhân lực của mỗi thư viện Trang

thiết bị gồm phần mềm quản trị thư viện, máy tính và hệ thống trang thiết bị cầnthiết đảm bảo cho hoạt động của một thư viện như: Đèn chiếu sáng, quạt, giásach, tủ đồ, dụng cụ chữa cháy,

Khoa học công nghệ đóng vai trò quan trọng là nền tảng để đánh giátrình độ phát triển kinh tế xã hội của một quốc gia, dân tộc Khoa học công nghệluôn thay đổi, do đó để có thể phát triển, các ngành nghề và lĩnh vực đều phảibiết cách vận dụng trong các điều kiện hoàn cảnh cụ thể Ngành thư viện cũngkhông nằm ngoài xu hướng thực tế đó

Trong quá trình tổ chức hệ thống thông tin, các thư viện cần vận dụngcác tiến bộ khoa học công nghệ vào các công đoạn trong dây chuyền thông tin

tư liệu nhằm tiết kiệm thời gian công sức của nhân lực thông tin, thông tin được

xử lý với tốc độ nhanh hơn và tốc độ truy cập thông tin của người dùng tinnhanh, tiện lợi hơn

Đặc thù công việc của lãnh đạo quản lý là ra các quyết định quản lý

Họ thường không có nhiều thời gian cho hoạt động tìm kiếm thông tin trực tiếptại các thư viện Để ra các quyết định quản lý, họ cần thông tin có độ sâu, độbao quát cao và được cung cấp một cách kịp thời Để thực hiện được yêu cầu

đó, thư viện cần tăng cường ứng dụng công nghệ trong hoạt động thu thập, xử

lý, lưu trữ, phổ biến thông tin hiệu quả Vì vậy, việc sử dụng các phần mềm thưviện hiện đại với việc tích hợp đa dạng các module cùng với các trang thiết bịcần thiết (máy tính, đường truyền dữ liệu) đóng vai trò rất quan trọng trong điềuphối hoạt động của một thư viện

Tác dụng của tổ chức hệ thống thông tin quản lý được tin học hóa:

Thực hiện nhanh các quá trình thống kê, kế toán với các số liệu chính xáccung cấp cho cán bộ lãnh đạo quản lý

Đảm nhiệm toàn bộ phần thu thập xử lý thông tin, giảm thời gian và côngsức xử lý thông tin, vì thế mở rộng khả năng sáng tạo của nhà lãnh đạo, quản lý

Tăng khả năng xử lý linh hoạt, cung cấp thông tin nhạy bén kịp thời tronghoạt động quản lý

Tạo khả năng liên lạc dễ dàng với các bộ phận chức năng, khả năng traođổi thông tin với môi trường bên trong và bên ngoài

Tài chính là một trong các yếu tố không thể thiếu, điều kiện cần cho hoạtđộng của bất kỳ một cơ quan, tổ chức Đối với các thư viện công lập, hàng nămnhà nước đều có ngân sách hỗ trợ cho các hoạt động thường xuyên Đối với cácthư viện dân lập không được nhận ngân sách hỗ trợ của nhà nước nên hoạt độngcòn rất nhiều hạn chế

Như đã trình bày cụ thể, các lãnh đạo quản lý tại các cơ sở đào tạo cầnthông tin được phân tích tổng hợp, có tính cập nhật được cung cấp kịp thời đápứng yêu cầu thực tiễn Để đạt được yêu cầu đó thư viện cần có nguồn tài chính

để phát triển các sản phẩm và dịch vụ thông tin hiện đại như: CSDL toàn vănchuyên ngành, tạp chí chuyên ngành, tổng luận tổng quan khoa học, dịch vụ phổ

biến thông tin có chọn lọc, dịch vụ tư vấn thông tin,

Nếu không có nguồn tài chính thì thư viện cũng không thể đảm bảo chohoạt động thường xuyên như: Trang bị trang thiết bị cơ sở vật chất hiện đại, xâydựng nguồn lực thông tin, đào tạo phát triển nhân lực thông tin, tổ chức các hoạtđộng tuyên truyền giới thiệu tài liệu theo định kỳ,

Đối với các thư viện kể cả các thư viện công lập và thư viện dân lập, họvẫn triển khai đầu tư phát triển một số dịch vụ có thu phí và thực hiện tốt côngtác xã hội hóa sự nghiệp thư viện thông qua hoạt động hợp tác, kêu gọi sự hỗtrợ, tài trợ của các tổ chức, cá nhân, cơ sở đào tạo bên ngoài nhằm thu hút tài trợ

về nguồn lực thông tin, vốn, cơ sở vật chất, từ đó tăng thêm nguồn kinh phí chohoạt động của thư viện

1.4 Nội dung tổ chức hệ thống thông tin phục vụ lãnh đạo quản lý trong hoạt động thông tin thư viện

1.4.1 Phân loại và xác định nhu cầu thông tin của các cấp lãnh đạo quản lý

Nhu cầu thông tin của cấp quản lý chiến lược

Là mức cao nhất của công tác quản lý có tác động đến toàn bộ tổ chức.Việc quản lý ở đây nhằm xác định các mục tiêu chiến lược và các đường lốichính sách để thực hiện các mục tiêu đó

Trong khi đó hầu hết các thông tin mà cấp quản lý chiến lược yêu cầu làđược dùng cho ra quyết định Đặc trưng thông tin ở cấp quản lý chiến lược làchúng phải có tính tổng hợp, ít chi tiết, những thông tin có tính dự báo, có quy

mô rộng và thường không được xác định trước Đó là những thông tin không cócấu trúc Trong nhiều trường hợp thông tin này phải được trình bày dưới dạngđặc biệt, những bảng số liệu mang tính so sánh, những biểu đồ nói lên tình trạng

cơ bản và xu hướng phát triển của tổ chức Thông tin chiến lược bao gồm thôngtin được sinh ra từ nội bộ và các thông tin nhận được từ bên ngoài tổ chức Cácthông tin về bên ngoài bao gồm các thông tin về các đối tác và môi trường hoạt

động của tổ chức Đó là những thông tin không thể thiếu trong quá trình raquyết định của nhà quản lý

Nhu cầu thông tin của cấp quản lý chiến thuật

Quản lý mức chiến thuật: Đây là công tác quản lý ở mức trung gian, cóquy mô một đơn vị Quản lý chiến thuật là xác định các chức năng cụ thể cầnlàm gì để thực hiện các mục tiêu và đường lối đã đề ra trong mức quản lý chiếnlược Nó định hướng vào các nhiệm vụ và các quá trình

Các nhà quản lý chiến thuật và tác nghiệp đòi hỏi thông tin có tính chitiết, những thông tin được quy định trước, có tính định kỳ và với quy mô nhỏ,phản ánh tình trạng hiện tại của tổ chức Trong nhiều trường hợp đó là nhữngthông tin được rút ra từ báo cáo định kỳ hoặc từ việc kiểm tra hàng ngày cáchoạt động của tổ chức

Nhu cầu thông tin của cấp quản lý tác nghiệp

Quản lý mức tác nghiệp: Đây là quản lý các công việc hàng ngày, nhằmthực hiện các nhiệm vụ cụ thể với quy mô phòng làm việc, tổ công tác hoặc mộtphân xưởng sản xuất

Các thông tin tác nghiệp là những thông tin có cấu trúc, dựa trên dữ liệurút ra từ các hoạt động nội bộ của tổ chức, trên phạm vi hẹp, được thu thậptrong khoảng thời gian ngắn và được sử dụng để quyết định những vấn đề diễn

ra trong thời gian ngắn như trong giờ, trong ngày hoặc trong tuần như: Báo cáolượt bạn đọc và lượt luân chuyển tài liệu trong tuần/tháng/quý/năm,

1.4.2 Thu thập thông tin phục vụ lãnh đạo quản lý

Tổ chức thu thập thông tin là hình thành hệ thống các kênh thông tin bênngoài và bên trong tổ chức, trực tiếp hay gián tiếp qua các nút tin trung gian.Đây là công đoạn có vai trò quan trọng trong quy trình xử lý thông tin vì chỉ cóthu thập đầy đủ các thông tin cần thì mới đảm bảo cho ta được số liệu chínhxác, phản ánh toàn diện các mặt hoạt động của một hiện tượng xã hội mà chúng

ta quan tâm

Phương thức thu thập thông tin tại thư viện

Bổ sung tài liệu thư viện theo định kỳ: Có hai phương thức bổ sung là bổsung mất tiền và bổ sung không mất tiền Đây là hình thức thu thập thông tin sửdụng chủ yếu của các cơ quan thông tin thư viện để làm phong phú thêm nguồnlực thông tin của mình

Phương thức thu thập trực tiếp: Thông qua tiếp xúc trực tiếp giữa nhânlực thông tin và cán bộ lãnh đạo quản lý qua các hình thức như: tổ chức hộinghị hội thảo, tọa đàm, sử dụng bảng hỏi, phiếu hỏi phát trực tiếp, phỏng vấntrực tiếp,

Phương thức thu thập gián tiếp: Quá trình thu thập thông tin không quatiếp xúc trực tiếp giữa nhân lực thư viện và cán bộ lãnh đạo quản lý Các hìnhthức thu thập gián tiếp như: Sử dụng email, phiếu hỏi, hộp thư, phản hồi

Các nguồn thông tin chủ yếu

*Phân loại nguồn thông tin theo nội dung thông tin phản ánh

Nguồn thông tin pháp luật: Các văn bản pháp quy, Đây là các nguồnthông tin về văn bản quy phạm pháp luật, các điều ước quốc tế mà Việt Nam làmột bên ký kết hoặc tham gia, các dữ kiện được tạo lập và thu nhận trong quátrình lập pháp, hành pháp, tư pháp

Nguồn thông tin kinh tế: Nguồn thông tin về chính sách, chiến lược thôngtin, thương mại, đầu tư, luật kinh tế, quy định việc kinh doanh của các nước,thông tin về lao động và nguồn lao động,

Nguồn thông tin thống kê: Bảng thống kê, bảng số liệu,

Nguồn thông tin khoa học: Hội thảo khoa học,

Nguồn thông tin an ninh quốc phòng

Nguồn thông tin về kỹ thuật nghiệp vụ, hành chính quản trị, nguồn vốn,tình hình sử dụng trang thiết bị trong cơ quan tổ chức, doanh nghiệp,

*Phân loại nguồn thông tin cần thu thập theo hình thức

Văn bản pháp quy: Công văn chỉ thị hướng dẫn, nghị quyết, quy chế

Thông tin chuyên đề: Kỷ yếu hội thảo, hội nghị, kỷ yếu khoa học, báocáo kết quả đề tài nghiên cứu khoa học.

Niên giám thống kê: Niên giám thống kê của Cục thống kê, niên giámthống kê của các tỉnh thành phố

Sách, báo, tài liệu tham khảo trong và ngoài nước có liên quan

1.4.3 Xử lý thông tin phục vụ lãnh đạo và quản lý

Đây là khâu quan trọng và khó khăn, phức tạp nhất của quá trình thôngtin Trong thực tiễn công việc này thường chủ yếu do các bộ phận và các cán bộtham mưu giúp việc cho lãnh đạo hay do bản thân những người lãnh đạo, quản

lý trực tiếp thực hiện Thực chất của xử lý thông tin là trình tự các bước tácđộng vào thông tin nhằm rút ra những thông tin mới cần thiết cho quá trìnhquản lý

Xử lý thông tin là quá trình chế biến dữ liệu thô đã thu thập từ nhiềunguồn, loại bỏ thông tin nhiễu trở thành thông tin có giá trị và phù hợp với yêucầu tin của nhà lãnh đạo quản lý Xử lý thông tin bao gồm: Xử lý thông tin vềhình thức và xử lý thông tin về nội dung

Xử lý thông tin về hình thức: Đó là lựa chọn các yếu tố đặc trưng về hình

thức của tài liệu để mô tả theo quy tắc nhất định Xử lý hình thức có mục đíchgiúp người dùng tin tìm kiếm tài liệu theo các yếu tố hình thức, cung cấp cácthông tin địa chỉ truy cập đến thông tin

Xử lý thông tin về nội dung: Là quá trình phân tích nội dung tài liệu và

thể hiện chúng bằng một hình thức trình bày mà hệ thống thông tin sử dụng

Các mức độ xử lý nội dung tùy thuộc từng cơ quan, thông thường có cácmức độ sau: Phân loại, định chủ đề, định từ khóa, tóm tắt chú giải, tổng quan, tạo thành các điểm tiếp cận thông tin là ký hiệu phân loại, các từ khóa, các bàitóm tắt chú giải, bài tổng luận

Công cụ xử lý thông tin: Đây là các căn cứ cơ sở để các cơ quan thông tin

thư viện tiến hành xử lý hình thức và nội dung thông tin/ tài liệu Công cụ xử lý

thông tin gồm:

Công cụ xử lý chuyên biệt: Để xử lý hình thức tài liệu các thư viện cần

áp dụng các quy tắc mô tả như: ISBD, AACR2 Để xử lý nội dung tài liệu cầncác loại công cụ như sau: Bảng phân loại, từ điển từ chuẩn, bộ từ khóa, bảngtiêu đề chủ đề và các công cụ tra cứu trợ giúp

Công cụ hiện đại: Sử dụng máy tính, phần mềm và các trang thiết bị để

nhận thông tin (bàn phím và chuột), xử lý thông tin (Bộ xử lý thông tin CPU,phần mềm chuyên dụng), xuất thông tin (Màn hình, máy in), lưu trữ thông tin(Bộ nhớ máy tính, đĩa, vi phim vi phiếu, )

1.4.4 Lưu trữ và bảo quản thông tin

Bảo quản tài liệu là áp dụng các biện pháp khoa học, kỹ thuật nhằm bảođảm an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu để phục vụ các yêu cầu nghiên cứu,

sử dụng tài liệu trước mắt và lâu dài

Công tác bảo quản tài liệu có ý nghĩa rất quan trọng Tài liệu lưu trữ dễ bị

hư hỏng khi chịu tác động bởi các nhân tố tự nhiên, môi trường, hóa chất vànhân tố con người Thực hiện các nội dung nghiệp vụ bảo quản tài liệu nhằmđảm bảo sự toàn vẹn của tài liệu lưu trữ, giữ được thông tin tài liệu phục vụnghiên cứu sử dụng Vị trí nước ta nằm trong khu vực nhiệt đới có gió mùa,nóng, ẩm, nhiều mưa, các loại vi sinh vật, nấm mốc côn trùng dễ có điều kiệnmôi trường phát triển tác động, gây hư hại tài liệu lưu trữ rất lớn Việc bảo quảntài liệu ở nước ta là nhiệm vụ rất khó khăn và phức tạp

Trong quá trình bảo quản cần phân chia loại hình tài liệu bảo quản theochất liệu: Tài liệu truyền thống và tài liệu điện tử để có thể áp dụng các biệnpháp và tiêu chuẩn bảo quản phù hợp

Lưu trữ thông tin chính là quá trình xây dựng bộ máy tra cứu của thưviện Trong quá trình xây dựng bộ máy tra cứu tùy từng cơ quan thông tin sẽ cómột mức độ áp dụng công nghệ thông tin nhất định vào hoạt động này đặc biệtviệc thống nhất trong sử dụng khổ mẫu biên mục và định kỳ sao lưu dữ liệu thư

1.4.5 Cung cấp và phổ biến thông tin

Đây là công đoạn cuối cùng trong dây chuyền thông tin tư liệu Muốn

cung cấp và phổ biến thông tin cần xác định rõ nhu cầu thông tin của các cấpquản lý, các khâu quản lý Yêu cầu của vấn đề này là đáp ứng nhu cầu phục vụkịp thời, chính xác, đúng đối tượng, bằng các hình thức thích hợp Trong quátrình cung cấp và phổ biến thông tin cần trả lời các câu hỏi:

+ Cung cấp và phân phối thông tin gì ? (nội dung)

+ Cung cấp và phân phối thông tin cho ai ? (đối tượng)

+ Cung cấp và phân phối thông tin lúc nào ? (thời gian)

+ Cung cấp và phân phối thông tin như thế nào ? (hình thức)

+ Xác định những thông tin đó có thể khai thác ở đâu ? (nguồn tin) Các

hình thức phục vụ thông tin cho cán bộ lãnh đạo và quản lý Phục vụ rộng rãi:

Đây là hình thức phục vụ cho mọi cán bộ lãnh đạo quản lý không phân biệttrình độ và lĩnh vực quản lý của họ Hình thức này nhằm đáp ứng nhu cầu tinthường xuyên đã được xác định trước về những vấn đề nhất định trong mộtkhoảng thời gian dài Chẳng hạn thông tin về các vấn đề chung, mang tính chấtliên ngành, đa ngành Ví dụ như: Tổng luận chuyen đề “Khoa học - Công nghệ -Kinh tế”, Bản tin “Thông tin chiến lược phát triển khoa học kỹ thuật kinh tế” rahàng tháng,

Phục vụ theo nhóm: Phục vụ thông tin theo nhóm cán bộ lãnh đạo quẩn

lý có trình độ khác nhau cùng hoạt động trong một lĩnh vực hoặc cùng đảmnhiệm những trách nhiệm về chuyên môn giống nhau thỏa mãn nhu cầu tin vềcác vấn đề chuyên ngành hẹp hoặc từng lĩnh vực hoạt động cụ thể Ví dụ như:Bản tin chọn lọc phục vụ lãnh đạo quản lý ngành giáo dục đào tạo, bộ tài liệuđặc biệt phục vụ lãnh đạo cán bộ nghiên cứu các ngành khoa học xã hội,

Phục vụ cá nhân: Đây là hình thức phục vụ thông tin theo địa chỉ xác

định cho những cán bộ lãnh đạo quản lý chủ chốt của các cơ quan trung ương

và địa phương, các ngành nghề, các cấp.

Các cơ quan thông tin sẽ cụ thể hóa các hình thức phục vụ người dùng tinlãnh đạo quản lý bằng các sản phẩm và dịch vụ thông tin phù hợp như: Sảnphẩm thông tin (tổng luận khoa học, đề tài khoa học, tạp chí tóm tắt, kỷ yếu hộinghị hội thảo, tạp chí chuyên ngành, CSDL, ), dịch vụ thông tin (tư vấn thôngtin, phổ biến thông tin có chọn lọc, )

Tiểu kết chương 1

Trong chương 1 tác giả đã trình bày và phân tích cơ sở lý luận về tổ chức

hệ thống thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý tại cơ quan thông tin thư viện baogồm: Khái niệm, vai trò của tổ chức hệ thống thông tin tại các cơ quan thông tinthư viện, phân tích các yếu tố đảm bảo cho tổ chức thông tin tại các cơ quanthông tin thư viện và nội dung của tổ chức thông tin tại các cơ quan thông tinthư viện Từ đó có thể thấy rằng tổ chức thông tin là hoạt động then chốt trongcác cơ quan thông tin thư viện nhằm phục vụ hiệu quả các đối tượng ngườidùng tin khác nhau đặc biệt là đối với người dùng tin là cán bộ lãnh đạo quản

lý, bởi đây là đối tượng người dùng tin đặc thù với đặc điểm và nhu cầu tin có

sự khác biệt nhất định so với các đối tượng người dùng tin khác Chương 1 lànền tảng để tác giả nghiên cứu thực trạng và giải pháp được áp dụng tại một cơquan cung cấp thông tin cụ thể

Chương 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN PHỤC VỤ LÃNH ĐẠO VÀ QUẢN LÝ TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN

THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC FPT 2.1 Khái quát về trường Đại học FPT và Trung tâm Thông tin Thư viện trường Đại học FPT

2.1.1 Khái quát về trường Đại học FPT

Lịch sử hình thành phát triển

Đại học FPT được thành lập ngày 8/9/2006 theo Quyết định số 208/2006/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ và hoạt động theo Quy chế tổ chức và hoạtđộng của Trường Đại học tư thục theo Quyết định số 61/2009/QĐ-TTg ban hànhngày 17/4/2009 của Chính phủ

Là một bộ phận trực thuộc Tập đoàn FPT - Tập đoàn công nghệ thông tin

và truyền thông số 1 của Việt Nam Sứ mệnh của Đại học FPT là đào tạo nguồnnhân lực chất lượng cao trong giai đoạn hội nhập, cung cấp năng lực cạnh tranhtoàn cầu cho người học, góp phần mở mang bờ cõi trí tuệ đất nước Khác biệttrong phương pháp đào tạo của Đại học FPT là gắn kết chặt chẽ với các doanhnghiệp, đào tạo theo chương trình chuẩn công nghệ quốc tế, thành thạo hai ngoạingữ, rèn luyện kỹ năng mềm, chú trọng phát triển con người toàn diện, hài hòa

Mục tiêu trước mắt của Trường Đại học FPT là đào tạo và cung cấp nguồnnhân lực chất lượng cao chuyên ngành CNTT, Kinh tế, Mỹ thuật và các nhómngành khác cho các doanh nghiệp trong nước cũng như các tập đoàn thế giới

Hiện tại trường Đại học FPT có 4 cơ sở khác nhau trên cả nước:

Cơ sở Hà Nội: Khu Công nghệ cao Hòa Lạc, Km29 Đại lộ Thăng Long,

Sứ mệnh của Trường Đại học FPT là xây dựng mô hình của một TrườngĐại học thế hệ mới, có triết lí giáo dục hiện đại, gắn liền đào tạo với thực tiễncuộc sống và nhu cầu nhân lưc của đất nước, góp phần đưa giáo dục Việt Namlên ngang tầm các nước tiên tiến trên thế giới.

Mục tiêu trước mắt của Trường Đại học FPT là đào tạo và cung cấp nguồnnhân lực chất lượng cao chuyên ngành CNTT, quản trị kinh doanh và các nhómngành đào tạo khác có liên quan cho tập đoàn FPT cũng như các tập đoàn CNTTtoàn cầu tại khắp nơi trên thế giới và các doanh nghiệp Việt Nam Nhằm mụcđích tạo ra những công dân của xã hội tri thức thì ngoài những kiến thức chuyênmôn vững vàng sinh viên Trường còn được trang bị những kĩ năng mềm như tựhọc, đổi mới sáng tạo, giao tiếp, ngoại ngữ Chính với những điều này đang giúpcho Đại học FPT trở thành Trường đại học của kỹ năng mềm

Đội ngũ nhân lực lãnh đạo quản lý

Hiện nay Trường Đại học FPT cơ sở Hà Nội có số cán bộ lãnh đạo quản lý

là 25 người gồm: Ban Giám hiệu, trưởng phó các phòng, khoa, bộ phận, tổtrưởng tổ chuyên môn với trình độ chuyên môn từ Cử nhân trở lên

Ban giám hiệu có nhiệm vụ đề ra chủ trương phương hướng hoạt động củaTrường theo giai đoạn và trong từng năm và quản lý hoạt động chung của cácphòng ban, bộ phận trực thuộc

Trưởng phó các phòng, khoa, bộ phận và tổ chuyên môn có nhiệm vụquản lý hoạt động của các bộ phận phòng ban, tổ bộ môn được giao phụ trách.

2.1.2 Khái quát về Thư viện trường Đại học FPT

2.1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

Là một thư viện của một Trường Đại học chuyên ngành hẹp, Thư việnluôn coi trọng chức năng phục vụ hoạt động giảng dạy, học tập, đào tạo, nghiêncứu khoa học, triển khai ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ và quản lí của nhàTrường thông qua việc sử dụng khai thác các loại tài liệu có trong thư viện (Tàiliệu in, tài liệu điện tử, mạng internet ) nhằm tạo ra môi trường học tập kiểumới là giảng đường thứ hai đối với các bác sinh viên, học viên

Nhiệm vụ

Tham mưu những kế hoạch tổ chức hoạt động của thư viện cho ban giámhiệu nhằm mục đích xây dựng chiến lược phát triển phù hợp cho Thư viện đápứng được nhu cầu công tác đào tạo của nhà Trường

Thu thập, bổ sung, trao đổi tài liệu, các CSDL, nguồn tài nguyên thôngtin Tiến hành xử lí kĩ thuật cập nhật dữ liệu vào hệ thống quản trị Tổ chức,quản lý và khai thác có hiệu quả các loại tài nguyên thông tin phục vụ yêu cầugiảng dạy, học tập và nghiên cứu khoa học của cán bộ, giáo viên và sinh viên.Đặc biệt Thư viện có nhiệm vụ cung cấp toàn bộ giáo trình giảng dạy và học tậpcho giảng viên và sinh viên vào đầu các block

Thu nhận và xử lý các tài nguyên nội sinh để đem ra phục vụ người dùngtin như các đồ án nghiên cứu, luận án, luận văn

Tổ chức sắp xếp, bảo quản, quản lý, kiểm kê các loại tài nguyên thông tin.

Tổ chức phục vụ và phổ biến thông tin cho NDT Đào tạo NDT biết cách sửdụng, tìm kiếm thông tin trên hệ thống tìm tin hiện đại của thư viện

Xây dựng và phát triển mối quan hệ hợp tác với các cơ quan thư viện, cáctrung tâm thông tin, các trường đại học trong và ngoài nước nhằm tăng cườngnguồn tài nguyên, chia sẻ nguồn lực thông tin làm phong phú thêm nguồn lựcthông tin của thư viện mình, mặt khác nâng cao trình độ cán bộ thư viện Học hỏinhững kinh nghiệm hay trong việc tổ chức hoạt động Tham gia hoạt động trongliện hiệp hội thư viện phía Bắc, Liên hiệp thư viện Việt Nam

Tiếp nhận tài trợ, giúp đỡ của tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước Thamgia các hội nghề nghiệp trong nước và Quốc tế về thư viện

Xuất, nhập, lưu trữ, bảo quản giáo trình của trường theo yêu cầu của cấptrên, lưu trữ các tài liệu theo quy đinh của Chính phủ

2.1.2.2 Cơ cấu tổ chức và nhân sự

Nhân lực thư viện

Tổng số nhân lực của Thư viện Trường Đại học FPT là 5 trong đó có 01

Trưởng bộ phận và 04 cán bộ chuyên viên phụ trách các mảng của Thư viện.Trình độ của các nhân lực đều từ trình độ Cử nhân chuyên ngành Thông tin Thưviện trở lên Hiện Thư viện có 3 nhân lực có trình độ Thạc sĩ, 2 nhân lực có trình

độ cử nhân

Đội ngũ nhân lực tại Thư viện Trường luôn có lòng yêu nghề và nhiệthuyết trong công việc

2.1.2.3 Nguồn lực thông tin

Về bản chất, vốn tài liệu và nguồn lực không phải là hai thực thể riêngbiệt, không liên quan đến nhau Đó chỉ là tên gọi khác, sự tiếp nối, kế thừa, pháttriển để hòa nhập với xu thế phát triển chung và đáp ứng tốt hơn nhu cầu NDT

Theo Luật Thư viện “Vốn tài liệu thư viện là những tài liệu được sưu tầm, tập

hợp theo nhiều chủ đề, nội dung nhất định, được xử lý theo quy tắc, quy trìnhkhoa học của nghiệp vụ thư viện để tổ chức phục vụ người đọc đạt hiệu quả cao

và được bảo quản” Vốn tài liệu là một trong bốn yếu tố cốt lõi cấu thành nênhoạt động của một thư viện

Tài liệu truyền thống: Bao gồm sách, báo tạp chí.

Hiện Thư viện có hơn 80.000 bản sách giáo khoa và tham khảo chuyênngành thuộc các ngành Công nghệ thông tin, Quản trị kinh doanh, Ngôn ngữAnh, Ngôn ngữ Nhật

Thư viện bổ sung và tổ chức hơn 17 loại báo tạp chí được cập nhật thườngxuyên, bao gồm: Làm bạn máy tính, Thời báo vi tính, Hoa học trò, Sinh viênViệt Nam, Thời báo kinh tế tài chính, Tuổi trẻ,

Thư viện chia làm 2 kho lớn là kho giáo trình và kho tham khảo Từ 2 kholớn này chia thành các kho nhỏ hơn theo nội dung tài liệu:

Kho sách

Số tên sách

Sách được tài trợ bởi Quỹ sách châu Á

Hạn chế 552 1195 Đa nội dung: Công

nghệ, kinh tế, kỹ thuật,

xã hội

Sách chỉ dành cho cán bộ, giảng viên

Chủ yếu là CD các môn học ngoại ngữ, công nghệ

Kho sách

Số tên sách

Số bản

tiếng Thái, tiếng Việt

Tự nhiên 247 425 Sách về lĩnh vực tự nhên

Thông tin

559 1405

Sách về lĩnh vực công nghệ

Xã hội 1925 3299 Sách về lĩnh vực xã hội

Đối với tài liệu điện tử

Thư viện Trường đại học FPT có CSDL (CSDL Dpace và CSDL

Bookx24x7) với hơn 65.700 tài liệu điện tử Bộ sưu tập DVD, CD phục vụ nhu cầu học tập nghiên cứu chủ yếu thuộc các môn học ngoại ngữ và công nghệ với

165 tên và 343 bản Thư viện đang quản lý 2 CSDL trực tuyến:

Trụ sở Thư viện

Thư viện của trường đại học FPT nằm ở tầng 1 tòa nhà Beta, tổng diện

tích trên 800m2được trang bị đầy đủ bàn ghế, hệ thống giá tủ, hệ thống ánh sáng,điều hòa, thông gió, các thiết bị phòng cháy chữa cháy Phòng đọc có thể phục

vụ cùng lúc200 bạn đọc

Thư viện chia thành 2 khu vực: Khu vực dành cho người dùng tin và khuvực dành cho cán bộ thư viện Cán bộ thư viện sử dụng máy tính cá nhân đểphục vụ công việc

Hệ thống các phòng và kho tài liệu:

Thư viện được tổ chức dưới hình thức kho mở nên đã được trang bị cổngtừđể quản lý vốn tài liệu và người dùng tin

Trang thiết bị và phần mềm Thư viện

Các trang thiết bị của Thư viện gồm có: 2 cổng từ, 2 máy nạp từ, 5 đầuđọc mã vạch cầm tay, máy in khổ A4, máy in mã vạch Barcode

Bên cạnh các trang thiết bị cứng, Thư viện đang sử dụng phần mềm tíchhợp quản trị thư viện Libol 6.0 để quản lý nguồn lực thông tin truyền thống vàphần mềm thư viện số Dspace để quản lý tài nguyên nội sinh

Giá sách được sơn tĩnh điện và được vệ sinh hàng ngày vững chắc, sạch

sẽ, đảm bảo an toàn cho vốn tài liệu

2.2 Quy trình tổ chức hệ thống thông tin phục vụ lãnh đạo và quản lý tại Thư viện Trường Đại học FPT

2.2.1 Nghiên cứu nhu cầu tin của lãnh đạo và quản lý

2.2.1.1. Tần suất sử dụng thông tin

Phần lớn cán bộ lãnh đạo quản lý tại Thư viện trường Đại học FPT giànhthời gian trung bình từ 1 - 2 lần/ tháng hoặc ít hơn để đến Thư viện nhằm sửdụng tài liệu phục vụ công việc và nghiên cứu khoa học