Luận văn tìm hiểu về công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện ý yên

Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay hầu hết các côngviệc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đối với các lĩnh vực đều gắnliền với văn bản, cũng có nghĩa là gắn l

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

TÌM HIỂU VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN Ý YÊN

Khóa luận tốt nghiệp

Lớp : ĐH QTVP 13B

HÀ NỘI - 2017

LỜI CẢM ƠN

Tôi xin chân thành cảm ơn khoa Quản trị văn phòng trường Đại học Nội

Vụ Hà Nội, cùng tất cả thầy cô giáo đã tận tình giảng dậy và giúp đỡ tôi trongsuốt thời gian học tập và nghiên cứu Đồng thời tôi xin cảm ơn ban lãnh đạoUBND huyện Ý Yên- tỉnh Nam định đã tạo điều kiện để tôi khỏa sát, thu thậpthông tin để hoàn thành bài nghiên cứu này

Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến cô Ths Trần Việt Hà và các cán

bộ tại UBND huyện Ý Yên đã giảng dậy và hướng dẫn tạo mọi điều kiện thuậnlợi giúp đỡ tôi trong quá trình thực hiện đề tài

Tuy đã cố gắng nhiều, nhưng chắc chắn bài khoá luận của tôi còn nhiềuthiếu sót Rất mong được sự đóng góp của thầy cô giáo để bài được hoàn thiệnhơn

Xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 17 tháng 04 năm 2017

Sinh viên

Nguyễn Thị Đào

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là bài khoá luận của riêng tôi, tất cả nội dung vàkết quả nghiên cứu đều trung thực

Hà Nội, ngày 17 tháng 04 năm 2017

DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT

- UBND: Uỷ ban nhân nhân

- TL: tài liệu

- TLLT: tài liệu lưu trữ

- VTLT: văn thư, lưu trữ

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN

LỜI CAM ĐOAN

PHẦN MỞ ĐẦU 1

Chương 1 KHÁI QUÁT VỀ UBND HUYỆN Ý YÊN - TỈNH NAM ĐỊNH 7

1.1 Kh ái quát chung về UBND huyện Ý Yên 7

1.2 Ch ức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức cơ quan 10

1.2.1 Ch ức năng 10

1.2.2 N hiệm vụ, quyền hạn 11

1.2.3 Cơ cấu tổ chức 12

1.3 Chức năng, quyền hạn của văn phòng tại UBND huyện Ý Yên 12

1.3.1 Vị trí, chức năng 12

1.3.2 Nhiệm vụ và quyền hạn 12

1.3.3 Cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND huyện 14

Tiểu kết 14

Chương 2.THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG UBND HUYỆN Ý YÊN- TỈNH NAM ĐỊNH 15

2.1 Tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ 15

2.1.1 Tổ chức bộ phận quản lý công tác văn thư, lưu trữ 15

2.1.2 Tổ chức nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ 16

2.1.3 Tổ chức xây dựng ban hành các văn bản, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ 18

2.1.4 Tổ chức các hoạt động kiểm tra, giám sát công tác văn thư, lưu trữ 20 2.2 Tổ chức thực hiện nghiệp vụ văn thư tại UBND huyện Ý Yên 21

• • 9 • 1 • • */ • 2.2.1 Soạn thảo và ban hành văn bản 22 2.2.2 Quản lý và giải quyết văn bản đi (xem phụ lục 1)

2.2.3 Quản lý và giải quyết văn bản đến(xem phụ lục 2) 27

2.2.4 Quản lý và sử dụng con dấu 30

2.2.5 Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 31

2.3 Tổ chức thực hiện nghiệp vụ công tác lưu trữ tại UBND huyện Ý Yên-• • 9 «1 • 9 • •/ • tỉnh Nam Định 33

2.3.1 Công tác quản lý, chỉ đạo công tác lưu trữ của UBND huyện Ý Yên 34 2.3.2 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu và kho lưu trữ cơ quan 35

2.3.3 Công tác xác định giá trị tài liệu 36

2.3.4 Cô ng tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ 38

2.3.5 Cô ng tác thống kê và công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ 39

2.3.6 Cô ng tác bảo quản tài liệu lưu trữ 39

2.3.7 Cô ng tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 41

2.4 Ứn g dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ 41

Tiểu kết 43

Chương 3 MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢCÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN Ý YÊN- NAM ĐỊNH 44

7 • • • 3.1 Nhận xét chung 44

3.1.1 Kết quả đạt được 44

3.1.2 Hạn chế 45

3.1.3 Nguyên nhân 47

3.2 Các giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện Ý Yên 48

3.2.1 Giảipháp về nhận thức 48

3.2.2 Tăng cường hiện đại hoá công tác văn thư 50

3.2.3 Về chất lượng cán bộ: 50

3.2.4 Tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra đánh giá xếp loại 51

Tiểu kết 52

KẾT LUẬN 53

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 54

PHỤ LỤC 55

Tài liệu giấy tờ là một trong những phương tiện cần thiết trong hoạtđộng quản lý Nhà nước Hồ sơ tài liệu ghi lại hoạt động của cơ quan, vì vậycần phải được giữ gìn để tra cứu và sử dụng khi cần thiết Mặt khác, công việccủa cơ quan, tổ chức được tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu

do công văn giấy tờ có làm tốt không, do việc giữ gìn hồ sơ tài liệu có cẩn thậnkhông, điều đó có tác dụng trực tiếp đến hiệu lực, hiệu quả của công tác quản

lý và lãnh đạo

Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay hầu hết các côngviệc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đối với các lĩnh vực đều gắnliền với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban hành và tổ chức

sử dụng văn bản nói riêng, với công tác văn thư lưu trữ nói chung Do đó, vaitrò của công tác văn thư lưu trữ đối với hoạt động quản lý hành chính nhà nước

là rất quan trọng được

Thứ nhất, góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quảnlý; cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đíchchính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội Đồng thời, cung cấp những thông tin quákhứ, những căn cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của các

cách có hệ thống, qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút kinhnghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng,hiệu quả và đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chínhnhà nước ở nước ta hiện nay

Thứ ba, tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơquan, tổ chức Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của

cơ quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát

Thứ tư, góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơquan, tổ chức và các bí mật quốc gia

UBND huyện Ý Yên từ khi thành lập đến nay rất chú trọng về công tácvăn thư lưu trữ và được xem như là nhiệm vụ quan trọng trong việc quản lýmọi hoạt động của cơ quan Vì thế công tác văn thư lưu trữ rất được quan tâm

và đi vào nề nếp, được quản lý chặt chẽ từ khâu nghiệp vụ đến khâu quản lý.Bên cạnh những kết quả đạt được vẫn còn những thiếu sót như hệ thống vănbản quản lý về văn thư lưu trữ còn hạn chế, đội ngũ cán bộ còn thiếu vềchuyên môn, công tác kiểm tra giám sát còn mang tính hình thức

Để khắc phục tình trạng trên và tăng cường công tác văn thư lưu trữđồng thời làm tốt khả năng khai thác thông tin lưu trữ phục vụ cho hoạt độngquản lý, nhanh chóng tìm ra các biện pháp nâng cao hiệu quả của tổ chức văn

thư lưu trữ Xuất phát từ thực tế, tôi đã chọn đề tài “Tìm hiểu về công tác văn

thư, lưu trữ tại UBND huyện Ý Yên” làm đề tài của mình Thông qua đề tài

nhằm xem xét và nghiên cứu thực trạng về công tác văn thư lưu trữ để đề xuấtmột số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Công tác văn thư, lưu trữ có vai trò rất quan trọng trong mọi hoạt độngcủa cơ quan, doanh nghiệp, vì thế chủ đề công tác văn thư lưu trữ đã được khaithác rất nhiều trong các bài khóa luận, nghiên cứu trước đây Một trong số đólà:

- Đề tài nghiên cứu khoa học của TS Dương Văn Khảm “ cơ sở khoahọc để tổ chức quản lý nhà nước về công tác lưu trữ 1999- 2000” đề tài chủyếu tập trung vào việc đánh giá thực trạng tổ chức lưu trữ, hệ thống đào tạocán bộ công chức của nước ta trong giai đoạn từ khi có ngành lưu trữ hìnhthành Đề tài đề xuất một cơ chế quản lý nhà nước về công tác lưu trữ

- Nghiên cứu khoa học của Nguyễn Thị Tâm “ đổi mới công tác văn thư,lưu trữ trong cải cách nền hành chính nhà nước 2002-2005

- Nghiên cứu khoa học của Lê Thị Minh Hằng” công tác văn thư lưu trữtại Chi Cục Thuế Quận Thanh Xuân- khảo sát và kiến nghị”

- Nghiên cứu khoa học của Đặng Thị Nhung “ công tác văn thư lưu trữ

ở UBND tuyên quàn và một số ý kiến”

- Luận văn thạc sĩ khoa học giáo dục của Huỳnh Thị Thanh Quyên “một số biện pháp quản lý công tác văn thư lưu trữ ở trường Đại Học QuảngNam”

- Luận văn: Đề tài Công tác văn thư tại Văn phòng UBND xã Lai Uyênhuyện Bến Cát tỉnh Bình Dương

- Khoá luận của sinh viên Nguyễn Thị Hiền” tổ chức công tác văn thưlưu trữ tại UBND huyện Thiệu Hoá”

- Khoá luận tốt nghiệp của sinh viên Trần Thị Thuý “ thực trạng và biệnpháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại Công Ty Đầu tư Xây lắp ĐiệnHải Phòng” khoá luận đề cập đến thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại cơquan vầ đề ra các biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan

3 Mục tiêu nghiên cứu

Làm rõ nội dung của công tác văn thư ở cơ quan, bao gồm các nội dungsau:

- Làm rõ một số vấn đề lí luận về công tác văn thư lưu trữ

- Phân tích đánh giá thực trạng tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ

- Thực hiện nghiệp vụ công tác văn thư và lưu trữ

- Thấy rõ những ưu điểm, hạn chế của công tác văn thư ở cơ quan

- Đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả của công tác văn thư- lưu trữ tại UBND huyện Ý Yên

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

- Tìm hiểu về cơ cấu tổ chức UBND huyện Ý Yên

- Tìm hiểu mô hình công tác văn thư- lưu trữ của UBND huyện

- Tìm hiểu về hoạt động văn thư lưu trữ, trách nhiệm của lãnh đạo cơ quan, trách nhiệm của Chánh văn phòng, trưởng phòng Nội Vụ

Đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả của công tác văn thư lưu trữ

5 Phương pháp nghiên cứu

Để thực hiện khoá luận này tôi đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:

- Phân tích, tiếp cận các tài liệu thu thập thông tin, số liệu, tài liệu lưu trữ và các bài nghiên cứu liên quan đến văn thư- lưu trữ

- Điều tra khảo sát thực tế về chức năng của nhà quản trị văn phòng trong công tác văn thư- lưu trữ

- Sử dụng phương pháp thống kê, phương pháp tổng hợp

- Phương pháp phân loại và hệ thống hóa

2.1 Tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ

2.1.1 Tổ chức bộ phận quản lý văn thư lưu trữ

2.1.2 Tổ chức nhân sự làm công tác văn thư lưu trữ

2.1.3 Tổ chức xây dựng ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tácvăn thư, lưu trữ

2.1.4 Tổ chức hoạt động kiểm tra của công tác văn thư lưu trữ

2.2 Tổ chức thực hiện nghiệp vụ văn thư

2.2.1 Soạn thảo và ban hành văn bản

2.2.2 Quản lý và giải quyết văn bản đi và đến

2.2.3 Quản lý con dấu

2.2.4 Lập hồ sơ, tài liệu vào cơ quan

2.3 Tổ chức thực hiện nghiệp vụ lưu trữ

2.3.1 Công tác quản lý, chỉ đạo lưu trữ

2.3.2 Xác định giá trị tài liệu

2.3.3 Chỉnh lý tài liệu

2.3.4 Công cụ tra tìm tài liệu

2.3.5 Bảo quản tài liệu

2.3.6 Khai thác và sử dụng tài liệu Tiểu kết

Chương 3: Đề xuất một số giải pháp để nâng cao công tác văn thư lưu trữ tại UBND huyện Ý Yên

B PHẦN NỘI DUNG Chương 1 KHÁI QUÁT VỀ UBND HUYỆN Ý YÊN- TỈNH NAM ĐỊNH 1.1 Khái quát chung về UBND huyện Ý Yên

Vị trí địa lý

Huyện Ý Yên nằm ở phía tây nam tỉnh Nam Định, cách thành phố NamĐịnh hơn 20km, phía bắc tiếp giáp tỉnh Hà Nam, phía tây giáp tỉnh Ninh Bìnhngăn cách bởi con sông Đáy, phía đông giáp huyện Vụ Bản, phía nam giáphuyện Nghĩa Hưng

Huyện có diện tích tự nhiên 241,23 km2, dân số (theo thống kê năm2013) là 228100 người Địa giới hành chính gồm 1 thị trấn và 31 xã: Thị trấnLâm và các xã Yên Thọ, Yên Thành, Yên Trung, Yên Nghĩa, Yên Phương,Yên Tân, Yên Chính, Yên Phú, Yên Hưng, Yên Phong, Yên Bình, Yên Minh,Yên Dương, Yên Xá, Yên Hồng, Yên Quang, Yên Tiến, Yên Bằng, YênThắng, Yên Cường, Yên Đồng, Yên Mỹ, Yên Lợi, Yên Khánh, Yên Ninh, YênKhang, Yên Lộc, Yên Phúc, Yên Trị, Yên Nhân, Yên Lương Ý Yên nằm giữahai trung tâm kinh tế chính trị của tỉnh Nam Định và Ninh Bình; Huyện cótuyến đường cao tốc, quốc lộ 10, đường sắt xuyên Việt đi qua Ý Yên hội tụnhiều điều kiện thuận lợi để thông thương và thu hút đầu tư, phát triển kinh tế -

Khánh Cũng vào thời Trần, cuối thế kỷ XIV, chùa Đô Quan, xã Yên Khangđược xây dựng, chứng tích còn lại là bệ đá hình hộp hoa sen ở bái đường, mộttác phẩm nghệ thuật tôn giáo đẹp và nguyên vẹn.

Ý Yên là huyện giàu truyền thống cách mạng Năm 1927, tại Ý Yên đã

có chi bộ hội Việt Nam cách mạng thanh niên., đồng chí Tống Văn Trân ngườicon yêu nước tiêu biểu của Ý Yên và là một trong những người đảng viên đầutiên của quê hương Ý Yên; Chi bộ cộng sản đầu tiên của huyện được thành lậptại thôn Tiêu Bảng - xã Yên Trung Tháng 9 năm 1929 Trải qua bao năm đấutranh anh dũng, kiên cường kể từ khi có Đảng Cộng sản Việt Nam, Đảng bộ ÝYên đã lãnh đạo nhân dân trong huyện giành chính quyền và xây dựng cuộcsống mới trên quê hương ngày càng giàu đẹp, văn minh Vượt qua bao khókhăn, gian khổ, mất mát, hy sinh, với tất cả tinh thần, nghị lực và nhiệt tìnhcách mạng Đảng bộ và nhân dân Ý Yên đã lập nhiều thành tích trong chiến đấu

và xây dựng, góp phần xứng đáng vào thắng lợi chung của dân tộc Với nhữngthành tích xuất sắc đó cho đến nay đã có 17/32 xã thị trấn được Nhà nướcphong tặng danh hiệu Anh hùng lực lượng vũ trang thời kỳ kháng chiến chốngPháp Vinh dự cao quý này là nguồn cổ vũ, tiếp thêm sức mạnh để Đảng bộ vànhân dân Ý Yên không ngừng phấn đấu vươn lên, xây dựng thành công chủnghĩa xã hội trên quê hương Ý Yên yêu dấu Đặc điểm mảnh đất Ý Yên: Làvùng đất hình thành sớm trong vùng đồng bằng châu thổ sông Hồng, Ý Yênnằm ở vùng đất trũng hơn cả, địa hình không đồng đều (một số núi đất sót lại:núi Phượng Hoàng, Bảo Đài ) nên sản xuất nông nghiệp gặp những khó khănnhất định Ý Yên có nhiều làng nghề truyền thống qua hàng chục thế kỷ, nổitiếng như: đúc đồng Tống Xá, mộc La Xuyên, sơn mài Cát Đằng Sự tài hoacủa bàn tay, khối óc nghệ nhân Ý Yên kết tinh lại trong các tác phẩm, côngtrình tôn giáo tín ngưỡng như đình Ruối, đình Cát Đằng, đình La Xuyên ÝYên còn là nơi tiềm ẩn kho tàng văn hoá dân gian phong phú Làng chèo cổYên Nhân với những làn

điệu cất lên từ vùng quê “đồng trắng, nước trong” ca ngợi quê hương, tình làngnghĩa xóm đã có tác động không nhỏ trong đời sống cộng đồng cho tới tậnngày nay Ý Yên là đất học, đất văn, quê hương của 38 Tiến sỹ, Hoàng giáp,Phó bảng tiêu biểu như tiến sỹ Khiếu Năng Tĩnh ,148 người có họchàm, học vị 39 người là nhà văn, nhà thơ, nghệ sỹ nhân dân, nghệ sỹ ưutú

Du lịch

Làng nghề đúc đồng Tống Xá (xã Yên Xá), làng chạm khắc gỗ Ninh Xá,

La Xuyên (xã Yên Ninh), làng nghề sơn mài Cát Đằng (xã Yên Tiến); đềnNinh Xá (xã Yên Ninh), đình Cát Đằng (xã Yên Tiến), đình La Xuyên (xã YênNinh), đình Ruối (xã Yên Nghĩa), đình chùa Đô Quan (xã Yên Khang); phủQuảng Cung (xã Yên Đồng), Cây Dã Hương trên 500 năm tuổi ( xã YênNhân); Đền thờ Liệt sỹ (tại trung tâm huyện)

Một số lễ hội tiêu biểu: hội làng Tống Xá (xã Yên Xá), hội đền vuaĐinh (thôn Dương Hồi, xã Yên Thắng), Lễ hội Đình ruối ( Yên Nghĩa), Lễ hộiđền Độc bộ (xã Yên Nhân) Hội chợ xuân Yên Thọ ( ngày mùng 9 tết nguyênđán); Hội chợ xuân YênThắng(ngày mùng 10 tết nguyên đán) Hàng lưu niệm:

đồ đồng (tranh đồng, tượng đồng, con giống, đồ thờ.), đồ gỗ mỹ nghệ (trạmkhắc.), tranh sơn mài, các sản phẩm từ nứa chắp, băng giang, thêu ren, nón lá,

án và triển khai chương trình xây dựng nông thôn mới giai đoạn 2015 - 2020

Đến nay, tỷ lệ hộ dân được sử dụng nước sạch và hợp vệ sinh đạt87,5%

Năm 2014, giá trị sản xuất nông nghiệp (giá so sánh 2010) đạt 2.562,1

tỷ đồng, tăng 16,8% so với năm 2010; GTSX tăng bình quân 3,2%/năm; Giá trịsản phẩm thu hoạch bình quân/ha canh tác đạt 93,7 triệu đồng; Lao động nôngnghiệp còn 72,5%, giảm 2,8% so với năm 2010

Đến nay có 03 cụm công nghiệp tập trung, hầu hết các xã đều quyhoạch, nhiều xã đã xây dựng được điểm công nghiệp Phát triển thêm cácdoanh nghiệp vừa và nhỏ Hiện nay toàn huyện có 4.650 cơ sở sản xuất côngnghiệp - TTCN với 441 doanh nghiệp Đến nay, toàn bộ hệ thống đường Quốc

lộ, tỉnh lộ, huyện lộ, đường liên xã đã được trải nhựa; 564 km đường giaothông thôn, xóm được bê tông hóa; 135 km đường nội đồng được cứng hóa

Tổng GTSX công nghiệp, xây dựng năm 2014 (giá so sánh 2010) đạt5.532,3 tỷ đồng, năm 2015 ước đạt 6.817 tỷ đồng, tốc độ tăng trưởng bìnhquân 23,5%/năm Tỷ lệ lao động công nghiệp, TTCN, xây dựng chiếm 19%,tăng 2,7% so với năm 2010

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức cơ quan

1.2.1 Chức năng

UBND huyện Ý Yên là cơ quan hành chính ở cấp huyện, thực hiện chứcnăng nhiệm vụ, qui định tại luật tổ chức HĐND và UBND ngày 26 tháng 11năm 2003

Uỷ ban nhân dân do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan chấp hành củaHội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu tráchnhiệm trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên

Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các vănbản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùngcấp nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội,củng cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn

Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương,góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà

nước từ trung ương tới cơ sở.

- Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quanchuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện

- Tổ chức thực hiện ngân sách huyện; thực hiện các nhiệm vụ phát triểnkinh tế - xã hội, phát triển công nghiệp, xây dựng, thương mại, dịch vụ, dulịch, nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, mạng lưới giao thông, thủy lợi, xâydựng điểm dân cư nông thôn; quản lý và sử dụng đất đai, rừng núi, sông hồ, tàinguyên nước, tài nguyên khoáng sản, nguồn lợi ở vùng biển, tài nguyên thiênnhiên khác; bảo vệ môi trường trên địa bàn huyện theo quy định của pháp luật

- Thực hiện các nhiệm vụ về tổ chức và bảo đảm việc thi hành Hiếnpháp và pháp luật, xây dựng chính quyền và địa giới hành chính, giáo dục, đàotạo, khoa học, công nghệ, văn hóa, thông tin, thể dục, thể thao, y tế, lao động,chính sách xã hội, dân tộc, tôn giáo, quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xãhội, hành chính tư pháp, bổ trợ tư pháp và các nhiệm vụ, quyền hạn khác theoquy định của pháp luật

- Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan nhà nước cấp trên phâncấp, ủy quyền

- Phân cấp, ủy quyền cho Ủy ban nhân dân cấp xã, cơ quan, tổ chứckhác thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân huyện

1.2.3 Cơ cấu tổ chức

Chủ tịch UBND huyện: Hoàng Xuân Thành

Phó chủ tịch UBND huyện: Nguyễn Quang Liệu

Phó chủ tịch UBND huyện: Hà Quang Thiện

Phó chủ tịch UBND huyện: Trịnh Thị Kim Tình

Sơ đồ cơ cấu tổ chức UBND huyện Ý Yên (Phụ lục 1)

1.3 Chức năng, quyền hạn của văn phòng tại UBND huyện Ý Yên

1.3.1 Vị trí, chức năng

Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Ý Yên là cơ quan chuyên môn thuộc

Ủy ban nhân dân huyện, có chức năng tham mưu tổng hợp cho Hội đồng nhândân và Ủy ban nhân dân về hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhândân; tham mưu cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân về chỉ đạo, điều hành của Chủtịch Ủy ban nhân dân; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động củaHội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân và các cơ quan nhà nước ở địa phương;đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủyban nhân dân

Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Ý Yên có tưcách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổchức, biên chế và công tác của Ủy ban nhân dân huyện đồng thời chịu sự chỉđạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Văn phòng Ủy bannhân dân thành phố Nam Định

Đối với công tác văn thư, lưu trữ Văn phòng là nơi thực hiện và chỉ đạo,đây cũng là một trong những chức năng chính của văn phòng

1.3.2 Nhiệm vụ và quyền hạn

Ở mỗi thời kỳ, chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng huyện có sự thayđổi bổ sung để phù hợp với yêu cầu thực tiễn của UBND, tuy nhiên xuyên suốtvẫn là hai chức năng chính: Tham mưu, tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậucần.Mỗi chức năng đều có vai trò, vị trí và đặc điểm riêng song giữa chúngluôn có mối quan hệ mật thiết, sự đan xen với nhau

* Văn phòng với công tác tham mưu - tổng hợp cho cơ quan:

Tổng hợp: Văn Phòng UBND huyện Ý Yên là đơn vị chịu trách nhiệm

chính trong việc tổng hợp và báo cáo lãnh đạo về các thông tin liên quan tớihoạt động văn thư, lưu trữ của UBND Văn phòng thiết lập cơ chế thu thậpthông tin cũng như các biện pháp và phương tiện xử lý thông tin và qua đóthực hiện theo dõi, nắm bắt và tổng hợp thông tin trên các mặt hoạt động củacông tác văn thư, lưu trữ cơ quan theo Quy chế hoạt động và yêu cầu của lãnhđạo Các thông tin đó được phân tích, xử lý, kiểm tra, đánh giá và tổng hợp báocáo tới các cấp lãnh đạo hay cung cấp tới các đơn vị theo Quy chế Từ đó cónhững biện pháp thích hợp để tổ chức quản lý và điều hành được chính xác vàhợp lý.

Tham mưu: Với vị trí là giúp bộ phận giúp việc trực tiếp cho lãnh đạonên văn phòng được coi là bộ phận tham mưu chính cho lãnh đạo trong việcquản lý và điều hành công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan Trên cơ sở thôngtin đã được thu thập, xử lý, phân tích, tổng hợp và trình lãnh đạo; văn phòngtrong phạm vi quyền hạn còn nghiên cứu tình hình, tham mưu, đề xuất các biệnpháp hợp lý giúp lãnh đạo có thêm cơ sở lựa chọn và ban hành các quyết địnhkịp thời nhằm giải quyết các công việc liên quan đến công tác văn thư, lưu trữmột cách hiệu quả nhất lý trong công tác quản lý và điều hành

* Văn phòng với công tác giúp việc hậu cần.

Ở chức năng này, văn phòng tiến hành các công việc đảm bảo đầy đủ cơ

sở vật chất phục vụ cho hoạt động của toàn cơ quan, đảm bảo các trang thiết bị,phương tiện làm việc được an toàn, thống nhất Để thực hiện công việc này,văn phòng tham mưu cho lãnh đạo trong việc xây dựng các kế hoạch mua sắm,bảo trì, thay thế các trang thiết bị, phương tiện làm việc và các tài sản khácphục vụ cho hoạt động của toàn cơ quan Việc đảm bảo công tác lễ tân, khánhtiết, an ninh, an toàn cũng là những công việc mà văn phòng tiến hành thựchiện thường xuyên, phục vụ hiệu quả cho các hoạt động của UBND nói chung,công tác văn thư, lưu trữ nói riêng

1.3.3 Cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND huyện

Tổ chức văn phòng bao gồm:

-Chánh văn phòng(1)

-Phó chánh văn phòng(2)

-Kế toán (1)

-Nhân viên văn thư ,lưu trữ(1)

- Nhân viên lái xe, tạp vụ (3)

-Nhân viên quản trị mạng(1)

- Bộ phận tiếp dân và tiếp nhận hồ sơ hành chính(1)

Sơ đồ cơ cấu tổ chức UBND huyện (Phụ lục 02)

Chương 2.THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG UBND HUYỆN Ý YÊN- TỈNH NAM ĐỊNH

2.1 Tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ

Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ là thông qua pháp luật về công tác vănthư, lưu trữ qua bộ máy quản lý và các chế nghiệp vụ văn thư, lưu trữ để tổchức khoa học tài liệu văn thư, tập trung những hồ sơ có giá trị vào bảo quảntrong kho lưu trữ và tổ chức khai thác, sử dụng hiệu quả những hồ sơ tài liệu

đó cho công cuộc xây dựng và bảo vệ đất nước nhằm đưa công tác văn thư,lưu trữ không ngừng phát triển, phục vụ tốt nhất các mục tiêu của bộ máy quản

lý và của toàn xã hội

2.1.1. Tổ chức bộ phận quản lý công tác văn thư, lưu trữ

Bộ phận quản lý công tác văn thư, lưu trữ nằm trong cơ cấu của Vănphòng, bộ phận này giúp cho lãnh đạo văn phòng nói riêng và lãnh đạo UBNDnói chung quản lý về công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan bằng việc thựchiện các nhiệm vụ cụ thể như: quản lý tổ chức các nghiệp vụ, xây dựng và banhành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn, đề xuất các phương án đào tạo, bồi dưỡngcán bộ văn thư, lưu trữ, kiểm tra, giám sát

UBND huyện Ý Yên bộ phận quản lý trực tiếp về công tác văn thư, lưutrữ là bộ phận văn phòng, và cụ thể là Chánh văn phòng- Nguyễn Văn Đứcngười đứng đầu chỉ đạo

Việc đánh giá một cách toàn diện công tác văn thư đã tạo động lực đểlãnh đạo văn phòng UBND quan tâm, chỉ đạo tốt hơn công tác văn thư cũngnhư đầu tư kinh phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ

Trong quá trình hoạt động, Chánh văn phòng UBND đã tham mưu chochủ tịch UBND huyện ban hành các văn bản nhằm chỉ đạo hướng dẫn thựchiện công tác văn thư trong cơ quan Đặc biệt là ban hành các văn bản nhằmchỉ đạo về nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ chuyên trách lĩnh vực này nhưvăn bản triển khai thực hiện Thông tư số: 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ banhành ngày 19/01/2011 hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hànhchính và Nghị định số: 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 về công tác văn thư

Ngoài ra ông Chánh văn phòng huyện tham mưu cho lãnh đạo UBND

về việc đưa cán bộ đi tập huấn chuyên môn ở cấp tỉnh nhằm nâng cao chấtlượng cán bộ tại phòng công tác văn thư, đề ra phương hướng nhiệm vụ nămtới tạo điều kiện cho công tác văn thư ngày một đi vào hoạt động có nề nếp vàhiệu quả phục vụ đắc lực cho hoạt động của cơ quan

2.1.2. Tổ chức nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ

Công tác văn thư, lưu trữ nằm trong cơ cấu của Văn phòng do ôngNguyễn Văn Đức - Chánh văn phòng chỉ đạo

Hiện nay công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện Ý Yên do cán bộ

Cù Thị Nga phụ trách thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến công tác tiếp nhận

văn bản đi đến, quản lý con dấu, vào sổ văn bản đi đến bên cạnh đó có anhNguyễn Văn Thuận giúp đỡ trong việc sao chụp, photo tài liệu, khắc phục sửachữa các sự cố liên quan đến máy tính.

Hình 2.1 Hình ảnh cán bộ đang thực hiện nghiệp vụ

Mục tiêu cơ bản của bất kì cơ quan nào đều là sử dụng hiệu quả nhấtnguồn nhân lực của mình để đạt được nhiều thành quả nhất có thể được.Tronggiai đoạn trở lại đây, con người luôn được coi là nhân tố quan trọng, là mộtnguồn lực có tiềm năng khai thác lớn Trong công tác lãnh đạo, kiểm tra và tổchức điều hành, nhà lãnh đạo văn phòng có thể xây dựng những hình thức,phương pháp tốt nhất để có thể phát triên không ngừng chính bản thân họ,đồng thời đóng góp công sức cho mục tiêu của tổ chức

Hiện nay, công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện Ý Yên được tổchức thực hiện theo nguyên tắc tập trung, thống nhất, nghĩa là tất cả mọi hoạtđộng của cơ quan đều thông qua văn bản gửi về phòng văn thư Đây là nơi tiếpnhận các văn bản của cơ quan gửi đến, đồng thời là nơi gửi đi các văn bản của

cơ quan theo nhiệm vụ quyền hạn của cơ quan ban hành

- Vị trí, chức trách: là chuyên viên phòng văn thư, lưu trữ thực hiện cáccông tác về giấy tờ theo sự phân công của Chánh Văn Phòng.

- Nhiệm vụ quyền hạn: Giúp Chánh văn phòng thực hiện các lĩnh vựcliên quan đến công tác văn thư, lưu trữ

+ Xây dựng kế hoạch, phương án triển khai công tác văn thư trên cơ sởnhững quy định của nhà nước phù hợp với thực tế của cơ quan

+ Tham gia xây dựng các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về công tác vănthư, lưu trữ

+ Hướng dẫn, đôn đốc, theo dõi quá trình thực hiện các công việc đượcphân công; phân tích, đánh giá hiệu quả và báo cáo kịp thời theo yêu cầu vàmục tiêu của quản lý nghiệp vụ lưu trữ; phát hiện và đề xuất với lãnh đạo đểuốn nắn những lệch lạc trong quá trình thi hành của các tổ chức lưu trữ cơ sởthuộc phạm vi quản lý, nhằm bảo đảm các quy định về lưu trữ được thi hànhnghiêm túc, chặt chẽ và có hiệu lực

+ Xây dựng quy chế, quy định quản lý hồ sơ tài liệu thuộc công việcđược phân công

+ Chịu sự chỉ đạo về nghiệp vụ của công chức nghiệp vụ cấp trên

Hiểu biết

- Nắm được các quy định của Nhà nước, của ngành và của cơ quan vềcông tác lưu trữ

- Nắm được các nguyên tắc, thủ tục nghiệp vụ hành chính Nhà nước

- Nắm được tổ chức bộ máy, chức năng, nhiệm vụ, vị trí và mối quan

hệ của cơ quan trong hệ thống tổ chức bộ máy Nhà nước

- Hiểu rõ hoạt động và đặc điểm của đối tượng quản lý

- Viết được các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ thuộc phạm viđược phân công và biết cách triển khai đúng nguyên tắc

- Biết hợp tác với các viên chức và đơn vị liên quan trong công việcquản lý của mình

Trong những năm qua, UBND huyện Ý Yên áp dụng các văn bản chỉđạo, hướng dẫn của nhà nước về công tác văn thư lưu trữ như: luật số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 của Quốc hội về lưu trữ, Nghị định số 110/2004/NĐ-

CP ngày 08/04/2004 về công tác văn thư; Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày19/01/2011 của bộ Nội Vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bảnhành chính; Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ vềhướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

Thực hiện công văn số 55/VTLTNN-NVĐP ngày 18/01/2012 của CụcVăn thư Lưu trữ Nhà nước v/v hướng dẫn phương hướng, nhiệm vụ công tácvăn thư, lưu trữ năm 2012, ngày 21/02/2012 Sở Nội vụ tỉnh Nam Định đã banhành công văn số 162/SNV0-CCVTLT hướng dẫn thực hiện nhiệm vụ côngtác văn thư, lưu trữ năm 2012 cho các Sở, Ban, Ngành; UBND các huyện,thành phố; các cơ quan tổ chức khác thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữlịch sử

Ngày 27/8/2012, UBND tỉnh Nam Định đã ban hành Quyết định số16/2012/QĐ-UBND về việc ban hành Quy chế (mẫu) công tác văn thư, lưu trữcơquan Căn cứ vào Quy chế này, UBND các huyện, thành phố Nam Định; các

Sở, Ban, Ngành, các cơ quan tổ chức khác thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữlịch sử tỉnh ban hành Quy chế văn thư, lưu trữ cơ quan, đơn vị mình cho phùhợp Trong quy chế nêu rất rõ trách nhiệm quản lý và thực hiện công tác văn

thư, lưu trữ đồng thời thấy được các nghiệp vụ của công tác của cán bộ vănthư, lưu trữ

Công tác văn thư- lưu trữ UBND huyện Ý Yên thực hiện theo chỉ đạocủa Chi cục Văn thư - Lưu trữ Nam Định thuộc Sở Nội vụ Nam Định đượcthành lập ngày 10/12/2010 theo Quyết định 2694/2010/QĐ-UBND của UBNDtỉnh Nam Định là cơ quan vừa thực hiện chức năng quản lý nhà nước về côngtác văn thư lưu trữ vừa thực hiện chức năng của một đơn vị sự nghiệp Chi cụcVăn thư - Lưu trữ hiện đang bảo quản và phục vụ độc giả khai thác gần 400mét giá tài liệu, chủ yếu là tài liệu các phông UBND tỉnh Nam Định

Công văn số: 886/SNV- VTLT của sở Nội Vụ tỉnh Nam Định vềviệc thực hiện “Quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổbiến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức” ngày 17/8/2010 Công văn số

363 /SNV- CCVTLT của sở Nội Vụ tỉnh Nam Định về việc Hướng dẫn thựchiện nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2013 ngày 09/4/2013

Nhờ có hệ thống các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo mà UBND huyện ÝYên đẫ thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ và đạt được những kết quả đáng

kể, các nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ cũng được thực hiện theo đúng quy định

từ việc soạn thảo đến quản lý văn bản tuy nhiên vẫn còn gặp nhiều khó khăntrong việc đưa ra các văn bản hướng dẫn như triển khai kế hoạch chưa tốt, cáccán bộ chuyên môn chưa có đủ năng lực để thực hiện

2.1.4 Tổ chức các hoạt động kiểm tra, giám sát công tác văn thư, lưu trữ

Kiểm tra về tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại UBND, trình độ và sốlượng cán bộ làm công tác lưu trữ trong cơ quan, trang thiết bị bảo quản tàiliệu tại lưu trữ cơ quan và việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ theo những quyđịnh, hướng dẫn của nhà nước

Từ đó tổng hợp kết quả đưa ra những đánh giá chính xác về sự phát triểnngành lưu trữ trong toàn quốc đồng thời xây dựng phương án, kế hoạch khắc

phục những tồn tại hạn chế nhằm mục đích xây dựng một ngành lưu trữ pháttriển bền vững đáp ứng được đầy đủ các yêu cầu xã hội đặt ra với ngành lưutrữ.

Bộ phận thanh tra, pháp chế hoặc Chánh văn phòng văn phòng UBND

có thể kiểm tra công tác lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị ngang cấp hoặc thựchiện công tác kiểm tra đối với cơ quan cấp dưới, sau đó báo cáo với cơ quanchủ quản hoặc lãnh đạo cơ quan cùng cấp

Ở UBND huyện Ý Yên bộ phận làm công tác kiểm tra, đánh giá về côngtác lưu trữ thường là bộ phận thanh tra, pháp chế hoặc do chánh văn phòng quyđịnh

Chánh văn phòng tăng cường kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư,lưu trữ đối với UBND, tổ chức trực thuộc Nội dung kiểm tra, hướng dẫn cầntập trung:

- Phổ biến các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản khác của Nhànước về công tác văn thư, lưu trữ;

- Triển khai thực hiện các văn bản của Nhà nước về công tác văn thư,lưu trữ;

- Ban hành các văn bản chỉ đạo, quản lý về công tác văn thư, lưu trữ;

- Thực hiện và hướng dẫn các cơ quan tổ chức trực thuộc thu thập, chỉnh

lý, xác định giá trị tài liệu; bảo quản và phục vụ khai thác tài liệu có hiệu quả;

- Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ;

- Tổ chức sơ kết, tổng kết về hoạt động văn thư, lưu trữ

- Yêu cầu kiểm tra, đánh giá trên tất cả các mặt hoạt động của công tácvăn thư, lưu trữ (bao gồm cả lĩnh vực quản lý nhà nước và nghiệp vụ văn thưlưu trữ).

- Đánh giá, xếp loại thi đua trong công tác văn thư, lưu trữ của các cơquan

2.2 Tổ chức thực hiện nghiệp vụ văn thư tại UBND huyện Ý Yên

Công tác văn thư là khái niệm dung để chỉ toàn bộ công việc liên quan

để soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơhiện hành nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản cho hoạt động quản lý của cơquan tổ chức

2.2.1 Soạn thảo và ban hành văn bản

Quy trình soạn thảo văn bản là khái niệm dùng để chỉ trình tự các côngviệc cần tiến hành trong quá trình soạn thảo một văn bản để ban hành

Tại UBND huyện Ý Yên quá trình soạn thảo văn bản được chia làm 2trường hợp:

- Đối với các văn bản như quyết định, quy chế do văn thư của cơ quansoạn thảo và trình lên lãnh đạo

- Đối với văn bản hành chính thông thường thì do các đơn vị thuộcUBND soạn thảo, ứng với mỗi lĩnh vực cụ thể, ví dụ như các văn bản liên quanđến giáo dục thì do chuyên viên phòng giáo dục soạn thảo, về lĩnh vực nội vụthì do chuyên viên phòng nội vụ soạn thảo dưới sự chỉ đạo của Trưởng phòng

tuy nhiên do UBND thực hiện cơ chế 1 cửa nên toàn bộ văn bản sau khi soạnthảo đều được nộp vào văn thư cơ quan.

Sau đây là quy trình soạn thảo văn bản của UBND huyện Ý Yên

Bước 1: văn thư được giao chuẩn bị soạn thảo văn bản

Bước 2: Soạn thảo văn bản

Bước 3: Chánh văn phòng duyệt bản thảo, sửa chữa bổ sung bản thảo đãduyệt

Bước 4: Văn thư kiểm tra văn bản trước khi trình kí

Bước 5: Kí văn bản, phát hành văn bản tại văn thư cơ quan

Diễn giải quy trình như sau:

Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo văn bản

- Văn thư xác định mục đích của văn bản: khi chuẩn bị soạn thảo mộtvăn bản phải xác định rõ văn bản ban hành để làm gì

- Xác định tên và nội dung của văn bản: phải xem xét, tìm hiểu văn bảncần trình bày vấn đề gì, xác định mẫu trình bày của văn bản

- Xác định mức độ mật, khẩn của văn bản

- Thu thập và xử lý thông tin: tập hợp các thông tin, lựa chọn các thôngtin cần thiết và chính xác để đưa vào văn bản

Bước 2: Soạn thảo văn bản

- Văn thư xây dựng đề cương chi tiết đối với những văn bản quan trọng,

để từ đó làm rõ bố cục và các nội dung chính của văn bản cần đưa ra, không bỏsót các ý, sắp xếp nội dung logic

- Viết bản thảo: Văn thư viết bản thảo sau đó xin ý kiến của Chánh vănphòng

Bước 3: Duyệt bản thảo, sửa chữa bổ sung bản thảo đã duyệt

- Sau khi hoàn thành việc soạn thảo văn bản, trình văn bản lên chánhVăn phòng duyệt bản thảo

- Bản thảo được duyệt về nội dung, hình thức, thể thúc và kỹ thuật trìnhbày Nếu có sai sót, sửa chữa thì văn thư sẽ sửa lại theo yêu cầu rồi trìnhChánh văn phòng xem xét lại

Bước 4: Kiểm tra văn bản trước khi trình kí.

- Văn thư soạn thảo văn bản, tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữkiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản, đề xuấtmức độ khẩn, đối chiếu quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật Nhà nước xácđịnh việc đóng dấu mật, đối tượng nhận văn bản, trình người ký văn bản quyếtđịnh

- Chánh văn phòng UBND huyện phải kiểm tra chịu trách nhiệm về hìnhthức, thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản đối với các vănbản do UBND huyện ban hành

- Văn thư soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độchính xác của nội dung văn bản

Bước 5: Kí văn bản, phát hành văn bản tại văn thư cơ quan

- Đối với những vấn đề quan trong của UBND huyện mà theo quy địnhcủa pháp luật hoặc theo quy chế làm việc của đơn vị, phải được thảo luận tậpthể và quyết định theo đa số (thẩm quyền chung), việc ký văn bản được quyđịnh như sau:

+ Chủ tịch UBND huyện thay mặt tập thể lãnh đạo ký các văn bản củaUBND huyện

+ Phó Chủ tịch UBND huyện và các thành viên giữ chức vụ lãnh đạokhác được thay mặt tập thể, ký thay Chủ tịch UBND huyện những văn bảntheo ủy quyền của Chủ tịch UBND huyện và những văn bản thuộc các lĩnh vựckhác được phân công phụ trách

+ Đối với những vấn đề của UBND huyện được thực hiện theo chế độthủ trưởng (thuộc thẩm quyền riêng), Chủ tịch UBND huyện có thể giao phócho Phó chủ tịch ký thay các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách

+ Trong trường hợp đặc biệt Chủ tịch UBND huyện có thể ủy quyền chothủ trưởng các cơ quan ký thừa ủy quyền một số văn bản và giới hạn trong mộtthời gian nhất định Người được ủy quyền không được ủy quyền lại cho ngườikhác ký

+ Chánh văn phòng HĐND & UBND huyện được chủ tịch HĐND và

Chủ tịch UBND huyện giao cho ký thừa lệnh một số loại văn bản như: giấymời, giấy giới thiệu, công văn trả lời

Hình 2.2 Chữ kí của chủ tịch UBND huyện Ý Yên

- Việc soạn thảo và ban hành văn bản theo đúng thể thức sẽ giúp choviệc vào sổ công văn đi đến, giải quyết các văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào

cơ quan được thuận tiện hơn

2.2.2. Quản lý và giải quyết văn bản đi (xem phụ lục 3)

Quá trình quản lý văn bản đi đều được thống nhất theo quy trình nhưsau:

Bước 1: Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày tháng văn

bản đi Do chuyên trách Văn thư UBND kiểm tra trước khi đăng kí văn bảnđi,Chánh văn phòng chịu trách nhiệm kiểm tra về thể thức và kỹ thuật trìnhbày của văn bản Chủ tịch chịu trách nhiệm về mặt nội dung

Bước 2: Đăng kí văn bản đi

Hiện tại cơ quan đang dùng hình thức đăng kí bằng sổ.Và mẫu sổ đượcquy định trong thông tư 07/2012/TT-BNV

Hình 2.3 Mẫu sổ đăng kí văn bản đi

Hình 2.4 mẫu sổ đăng kí văn bản đi

Bước 3:Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mật, dấu khẩn

- Nhân bản

Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng được xác định ở phầnNơi nhận của văn bản và đúng thời gian quy định

- Đóng dấu cơ quan

Việc đóng dấu lên chữ ký và các phụ lục kèm theo văn bản chính phải rõràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định Khi đóng dấulên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái

Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặcphụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trangvăn bản

- Đóng dấu chỉ các mức độ khẩn, mật

Văn bản có mức độ khẩn mật thì phải đóng dấu “khẩn”, “thượng khẩn”,

“hỏa tốc”, “mật”, “tuyệt mật” lên văn bản và bì thư, dưới số ký hiệu

Bước 4: Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản

đi; Sau khi có chữ ký của Chủ tịch UBND, văn bản đi phải được hoàn thànhthủ tục:

Viết bì văn bản, đề đầy đủ tên cơ quan hoặc cá nhân nhận văn bản; địachỉ, số, ký hiệu văn bản Sau khi hoàn thành các thủ tục văn thư sẽ tiến hànhchuyển pháp ngay trong ngày

Bước 5: Lưu văn bản đi; Sau khi đăng ký và làm thủ tục ban hành, văn

thư giữ lại 01 bản gốc văn bản đi để lập hồ sơ lưu trữ theo từng tháng và từngtên loại văn bản, mỗi năm chuyển lên kho lưu trữ một lần, còn bản chính lưutại các đơn vị, cá nhân soạn thảo

Hình 2.5 Bảng tổng kết số lượng văn bản đi trong giai đoạn

2011-2015

STT Tên loại văn bản

Năm 2011

Năm 2012

Năm 2013

Năm 2014

Năm 2015

2.2.3 Quản lý và giải quyết văn bản đến (xem phụ lục 4)

Tất cả văn bản kể cả văn bản đơn thư do cá nhân gửi đến cơ quan đềuphải được quản lý theo trình tự sau:

Bước 1: Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

- Tất cả văn bản đến tại UBND đều phải được quản lý tập trung, thôngnhất tại văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, phân loại bóc bì, đóng dấuđến, đăng kí quản lý hồ sơ của cơ quan

- Phân loại bóc bì văn bản:

+ Loại vào sổ đăng kí như công văn, giấy tờ gửi cho UBND huyện.+ Loại không đăng kí vào sổ như: thư riêng, bản tin, thông báo

+ Loại bóc bì: là các văn bản bên ngoài bì có đề tên của UBND huyện+ Loại không bóc bì: là các văn bản có ghi dấu chỉ mức độn mật hoặcchỉ đích danh cá nhân tổ chức

+ Việc bóc bì các văn bản mật phải thực hiện theo Thông tư số 12/2002/TT-BCA ngày 13/09/2002 của Bộ Công An về việc hướng dẫn thực hiện nghịđịnh số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của chính phủ quy định chi tiết thihành pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước

- Đóng dấu đến: dấu đến có mục đích là xác nhận văn bản đã qua vănthư, ghi nhận ngày tháng, số đến văn bản

Hình 2.6 Mẫu dấu đến

- Vào sổ đăng kí văn bản đến: phải ghi rõ, chính xác đầy đủ số đến, nộidung của văn bản đến mẫu sổ đăng kí văn bản đến theo quy định của thông tư

số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 về hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ

sơ và nọp hồ sơ tài liệu vào cơ quan

VĂN PHÒNG UBND HUYỆN

CV ĐẾN Số:

Ngày tháng.năm