Cơ sở lý luận của công tác số hóa tài liệu lưu trữ
Khái niệm số hóa tài liệu lưu trữ
Khi khoa học kỹ thuật phát triển, công nghệ “số hóa” đã ra đời và ngày càng được nhắc đến nhiều trong xã hội hiện đại Sự phát triển này đã dẫn đến nhiều ý kiến khác nhau về khái niệm “số hóa”.
Tại Khoản 18, Điều 4 của Luật Công nghệ thông tin số 67/2006/QH11 có quy định “Số hóa là việc biến đổi các loại hình thông tin sang thông tin số”.
Theo Quy trình Tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ (Quyết định số 310/QĐ-VTLTNN ngày 21 tháng 12 năm 2012 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước), số hóa được định nghĩa là quá trình chuyển đổi các loại hình thông tin sang định dạng số.
Khái niệm “số hóa” trong hai văn bản trên đã được định nghĩa một cách rõ ràng, đơn giản và dễ hiểu, giúp người đọc có thể hình dung một cách ban đầu về nội dung này.
Số hóa là một quá trình vật lý nhằm tạo ra sự thể hiện bằng kỹ thuật số của các nguồn tư liệu analog như tài liệu hình ảnh, phim điện ảnh, âm thanh hoặc vật thể Quá trình này được thực hiện thông qua việc sử dụng máy quét hình hoặc các thiết bị ghi hình kỹ thuật số khác, theo định nghĩa trong cuốn kỷ yếu Hội thảo khoa học quốc tế năm 2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
Khái niệm này được trình bày cụ thể hơn so với các khái niệm khác, tuy nhiên, tính chất thuật ngữ của nó có thể khiến một số người đọc cảm thấy khó hiểu.
Số hóa là quá trình ứng dụng công nghệ thông tin để chuyển đổi thông tin truyền thống sang định dạng số Thông tin truyền thống bao gồm tài liệu, văn bản, tranh vẽ, bản đồ, băng hình và băng ghi âm Kết quả của quá trình này là tạo ra các tệp dữ liệu được lưu trữ trên máy tính điện tử.
Số hóa là quá trình sử dụng công nghệ kỹ thuật số để ghi lại, truyền tải, quản lý và sử dụng thông tin Bản chất của số hóa nằm ở việc mã hóa dữ liệu dưới dạng các dãy số nhị phân, yêu cầu sử dụng phần mềm tương ứng để truy cập và đọc hiểu thông tin.
Khái niệm tài liệu lưu trữ đã được định nghĩa qua nhiều quan điểm khác nhau, tuy nhiên, khái niệm này trong Luật lưu trữ được coi là chặt chẽ và toàn diện nhất.
Theo Khoản 3, Điều 2 của Luật Lưu trữ, tài liệu lưu trữ được định nghĩa là những tài liệu có giá trị phục vụ cho hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học và lịch sử, được lựa chọn để lưu giữ Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc và bản chính; nếu không còn bản gốc hoặc bản chính, có thể sử dụng bản sao hợp pháp để thay thế.
Mặc dù các trường phái có quan điểm khác nhau về khái niệm tài liệu lưu trữ, nhưng chúng đều có hai điểm chung quan trọng Thứ nhất, tài liệu lưu trữ phải có nguồn gốc xuất xứ, tức là phải được hình thành trong quá trình theo dõi và quản lý công việc của các cơ quan, tổ chức và cá nhân Thứ hai, tài liệu lưu trữ cần phải là bản gốc; trong trường hợp không còn bản gốc, bản sao hợp pháp sẽ được chấp nhận thay thế.
Tại Việt Nam, có rất nhiều tài liệu có giá trị cao phải kể đến “Mộc bản”,
Các tài liệu lưu trữ như "Châu bản" triều Nguyễn, bản "Tuyên ngôn Độc lập" và "Di chúc" của Chủ tịch Hồ Chí Minh có giá trị lớn trong nghiên cứu và thực tiễn Trong quá trình làm việc, nhiều tài liệu được tạo ra và sau khi hoàn tất công việc, chúng sẽ được lựa chọn để bảo quản trong kho lưu trữ Để đảm bảo an toàn cho các tài liệu này và nâng cao chất lượng sử dụng, công tác số hóa tài liệu lưu trữ đã được áp dụng, đáp ứng nhu cầu khai thác ngày càng cao của người dân.
Quan điểm cá nhân tôi về số hóa tài liệu lưu trữ là việc sử dụng thiết bị số để chuyển đổi các nguồn tài liệu khác nhau sang dạng số, giúp quản lý hiệu quả bằng các thiết bị điện tử Các nguồn tài liệu này bao gồm tài liệu lưu trữ truyền thống như giấy, tài liệu nghe nhìn và các loại tài liệu khác Sau khi được số hóa, tài liệu lưu trữ truyền thống sẽ trở thành dạng số mà máy tính có thể xử lý và hiểu được.
Đặc điểm của tài liệu lưu trữ dạng số (Bản số hóa tài liệu lưu trữ)
Tài liệu lưu trữ dạng số, hay còn gọi là bản số hóa tài liệu lưu trữ, là hình thức tài liệu lưu trữ điện tử khác biệt so với tài liệu lưu trữ truyền thống Bản số hóa tài liệu lưu trữ sở hữu những đặc điểm riêng, tạo nên sự khác biệt rõ rệt với các dạng tài liệu lưu trữ truyền thống.
Thông tin trong bản số hóa tài liệu lưu trữ được mã hóa dưới dạng dãy số nhị phân, tạo nên sự khác biệt lớn nhất so với tài liệu lưu trữ truyền thống Khi tài liệu lưu trữ truyền thống được số hóa, thông tin sẽ chuyển đổi thành dạng số và được mã hóa theo định dạng nhị phân.
Bản số hóa tài liệu lưu trữ được lưu giữ trong môi trường điện tử, yêu cầu người dùng sử dụng phần mềm tương ứng để đọc Khác với tài liệu lưu trữ truyền thống, có thể nhận dạng và đọc bằng mắt thường, tài liệu số cần được bảo quản trong môi trường điện tử và yêu cầu thiết bị, phần mềm phù hợp cho việc truy cập Tất cả thông tin trong bản số hóa đều ở dạng số.
Bản số hóa tài liệu lưu trữ từ khi được tạo ra cho đến khi kết thúc vòng đời không thể tách rời khỏi cơ sở dữ liệu Tài liệu lưu trữ số được hình thành từ việc số hóa tài liệu truyền thống, với thông tin luôn ở dạng số ngay từ khi sản sinh Do đó, tài liệu lưu trữ số luôn gắn chặt với cơ sở dữ liệu.
Các bản số hóa tài liệu lưu trữ sẽ được quản lý vĩnh viễn trong môi trường điện tử, có tuổi thọ cao và thường xuyên được cập nhật, đảm bảo sự tồn tại lâu dài Do đó, tài liệu lưu trữ dạng số sẽ luôn được duy trì và quản lý một cách hiệu quả.
Việc số hóa tài liệu lưu trữ sẽ đảm bảo tính toàn vẹn và đầy đủ của tài liệu gốc Bản số hóa được thực hiện từ tài liệu gốc, do đó nội dung luôn giữ nguyên sự toàn vẹn và thông tin không bị sửa đổi.
Việc số hóa tài liệu lưu trữ giúp giảm chi phí vận hành và quản lý, đồng thời nâng cao hiệu quả sử dụng Chi phí bảo quản tài liệu truyền thống thường cao do cần đầu tư vào các biện pháp phòng chống hư hại từ yếu tố tự nhiên và yêu cầu bảo quản khác nhau cho từng loại tài liệu Ngược lại, tài liệu lưu trữ số có chi phí vận hành và bảo quản thấp hơn, đồng thời mang lại hiệu quả khai thác cao hơn so với tài liệu truyền thống.
Tài liệu lưu trữ dạng số mang lại nhiều lợi ích cho công tác lưu trữ và có những ưu điểm nổi bật so với tài liệu lưu trữ truyền thống Tuy nhiên, không tài liệu lưu trữ số nào có thể thay thế vị trí, giá trị và tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ truyền thống.
Mục đích, ý nghĩa của công tác số hóa tài liệu lưu trữ
Công tác số hóa tài liệu lưu trữ được phát triển nhằm phục vụ bốn mục đích chính trong hoạt động lưu trữ tại các cơ quan và tổ chức, bao gồm lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử.
Công tác số hóa tài liệu lưu trữ không chỉ bảo quản an toàn tài liệu gốc mà còn kéo dài tuổi thọ của chúng, giúp tránh mất mát hoặc hư hỏng trong quá trình lưu trữ Khi tài liệu gốc được số hóa, tài liệu lưu trữ dạng số ra đời, cho phép độc giả khai thác và sử dụng thông tin mà không cần tiếp xúc trực tiếp với tài liệu gốc, từ đó giảm thiểu nguy cơ hư hỏng cho tài liệu lưu trữ.
Công tác số hóa tài liệu lưu trữ không chỉ đáp ứng nhu cầu chia sẻ thông tin mà còn giúp giảm thời gian tìm kiếm tài liệu Việc này nâng cao chất lượng tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ, chuyển đổi từ hình thức giấy sang dạng số Nhờ đó, độc giả có thể khai thác và sử dụng tài liệu một cách nhanh chóng, thuận tiện và hiệu quả, tiết kiệm thời gian Đồng thời, cán bộ lưu trữ cũng có thể nhanh chóng đáp ứng yêu cầu của độc giả trong quá trình khai thác tài liệu.
Công tác số hóa tài liệu lưu trữ không chỉ tạo thuận lợi cho việc lập bản sao bảo hiểm mà còn giúp chuyển đổi dữ liệu nhanh chóng và dễ dàng Nhờ vào quá trình số hóa, việc tạo bản sao bảo hiểm trở nên hiệu quả hơn, góp phần quan trọng trong việc bảo quản và quản lý thông tin.
Công tác số hóa tài liệu lưu trữ giúp giảm không gian lưu trữ hiệu quả Sau khi số hóa, các hồ sơ có thời hạn bảo quản không vĩnh viễn sẽ được Hội đồng xác định giá trị tài liệu xem xét Nếu tài liệu vẫn có giá trị, thời hạn bảo quản sẽ được xác định để tiếp tục lưu trữ; ngược lại, những tài liệu không còn giá trị sẽ được xem xét để tiêu hủy Tuy nhiên, nội dung của các tài liệu này vẫn được bảo quản dưới dạng số hóa Cần lưu ý rằng tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn không được phép tiêu hủy sau khi đã số hóa.
Nếu như công tác số hóa tài liệu lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức được thực hiện tốt sẽ đem lại rất nhiều ý nghĩa, cụ thể:
Số hóa tài liệu lưu trữ giúp tiết kiệm diện tích và không gian lưu trữ, đặc biệt đối với những tài liệu không còn cần thiết và sẽ được tiêu hủy Mặc dù các tài liệu này không được bảo quản dưới dạng vật lý, nhưng nội dung và thông tin của chúng vẫn được lưu giữ qua bản số hóa Nhờ đó, việc lưu trữ trở nên hiệu quả hơn, giảm thiểu diện tích kho lưu trữ cần thiết.
Số hóa tài liệu không chỉ giúp mở rộng quy mô lưu trữ mà còn cho phép lưu giữ một lượng dữ liệu khổng lồ Kho lưu trữ dữ liệu số hóa ngày càng có khả năng chứa đựng dung lượng lớn hơn, nhờ vào sự phát triển vượt bậc của khoa học công nghệ Mặc dù kích thước vật lý của ổ cứng không thay đổi, nhưng dung lượng lưu trữ lại ngày càng gia tăng.
Số hóa tài liệu lưu trữ không chỉ kéo dài tuổi thọ của các tài liệu mà còn bảo quản an toàn tài liệu gốc Quá trình này tạo ra bản số hóa, giúp người dùng truy cập và khai thác thông tin mà không cần tiếp xúc trực tiếp với tài liệu gốc Nhờ vậy, nguy cơ hư hỏng tài liệu lưu trữ gốc được giảm thiểu đáng kể.
Số hóa tài liệu lưu trữ đảm bảo thông tin được bảo tồn và tăng cường độ tin cậy cho các dữ liệu phục vụ nghiên cứu thực tiễn và lịch sử Khi tài liệu bị hư hỏng hoặc mất mát, không có nguồn thông tin nào có thể thay thế, do đó, số hóa trở thành giải pháp tối ưu Việc tạo bản sao lưu từ tài liệu gốc giúp bảo vệ thông tin mà không làm ảnh hưởng đến tài liệu lưu trữ gốc.
Số hóa tài liệu lưu trữ giúp bảo quản đồng nhất các dữ liệu số bằng cách chuyển đổi thông tin từ tài liệu gốc sang dạng nhị phân Mỗi loại tài liệu lưu trữ yêu cầu cách bảo quản khác nhau về nhiệt độ, độ ẩm và trang thiết bị, nhưng khi tài liệu được số hóa, toàn bộ thông tin sẽ được đồng nhất và bảo quản hiệu quả hơn.
Số hóa tài liệu lưu trữ không chỉ giúp khai thác và sử dụng tài liệu một cách thuận tiện hơn, mà còn mở rộng phạm vi độc giả Quá trình này tạo điều kiện cho việc tra cứu thông tin nhanh chóng và chính xác, cho phép người dùng tìm kiếm thông tin không chỉ trong từng tập hồ sơ mà còn trên toàn bộ khối tài liệu lưu trữ qua mạng nội bộ Hơn nữa, số hóa giúp khắc phục tình trạng khó khăn trong việc tiếp cận tài liệu do khoảng cách địa lý, từ đó nâng cao khả năng sử dụng tài liệu cho nhiều người hơn.
Số hóa tài liệu lưu trữ không chỉ nâng cao trình độ và kỹ năng cho cán bộ, nhân viên mà còn tăng cường tính chuyên nghiệp trong các cơ quan, tổ chức Để quản lý và khai thác hiệu quả hệ thống dữ liệu số hóa, đội ngũ cán bộ cần có kiến thức vững vàng về công nghệ thông tin Do đó, việc phát huy giá trị tài liệu lưu trữ dạng số yêu cầu cán bộ, nhân viên phải liên tục rèn luyện kỹ năng và nâng cao chuyên môn của mình.
Số hóa tài liệu lưu trữ không chỉ giúp phát triển hạ tầng kỹ thuật trong các cơ quan, tổ chức mà còn yêu cầu nâng cấp và mua sắm trang thiết bị chuyên dụng Quá trình này đóng góp tích cực vào việc cải thiện và hiện đại hóa cơ sở hạ tầng, tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý và lưu trữ thông tin.
Số hóa tài liệu lưu trữ không chỉ hỗ trợ tổ chức khoa học mà còn hiện đại hóa công tác lưu trữ, giúp cải thiện hiệu quả quản lý và bảo quản thông tin.
Yêu cầu đối với công tác số hóa tài liệu lưu trữ
Số hóa tài liệu lưu trữ không chỉ giúp bảo quản và bảo vệ tài liệu gốc mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc khai thác và sử dụng tài liệu Tuy nhiên, quá trình này cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro, do đó, cần thiết phải đặt ra các yêu cầu cụ thể để đảm bảo hiệu quả trong công tác số hóa tài liệu lưu trữ.
Các yêu cầu đối với cơ quan thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ
Khi tiến hành số hóa tài liệu lưu trữ, các cơ quan cần ban hành văn bản hướng dẫn dựa trên quy định của nhà nước Việc tuân thủ các hướng dẫn này không chỉ nâng cao hiệu quả công tác số hóa mà còn đảm bảo tính hợp pháp trong quá trình thực hiện.
Trước khi tiến hành số hóa tài liệu lưu trữ, cơ quan cần trang bị cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin hiện đại để đáp ứng yêu cầu quản lý và khai thác tài liệu số Để đảm bảo công tác số hóa đạt hiệu quả cao, cần có nguồn nhân lực công nghệ thông tin có trình độ chuyên môn, hiểu biết và kinh nghiệm trong quản lý và khai thác tài liệu lưu trữ dạng số.
Yêu cầu đối với việc số hóa tài liệu
Tính quy phạm là yếu tố quan trọng trong việc số hóa tài liệu lưu trữ Tất cả tài liệu phải được chuyển đổi bằng các phương pháp kỹ thuật phù hợp và tuân thủ các tiêu chuẩn văn bản theo quy định hiện hành của nhà nước.
Đảm bảo tính an toàn cho tài liệu gốc là rất quan trọng trong quy trình lưu trữ Cần hạn chế tối đa các tác động có thể gây hại cho tài liệu trong quá trình số hóa để bảo vệ giá trị và tính nguyên vẹn của chúng.
Tính xác thực là yếu tố quan trọng hàng đầu trong việc đảm bảo nội dung tài liệu Việc số hóa thông tin không làm thay đổi giá trị của nó, mà chỉ là sự chuyển đổi về trạng thái tồn tại Do đó, cần phải duy trì tính chân thực để đảm bảo thông tin được truyền tải một cách chính xác và đáng tin cậy.
Tính hiệu quả của bản số hóa tài liệu lưu trữ là rất quan trọng, vì nó cần đáp ứng yêu cầu của độc giả trong việc khai thác và sử dụng tài liệu Đồng thời, bản số hóa cũng phải phát huy vai trò của mình trong công tác lưu trữ.
Yêu cầu đối với hệ thống số hóa tài liệu lưu trữ
Hệ thống số hóa tài liệu cần được thiết kế mở để đảm bảo tính cập nhật liên tục Việc số hóa tài liệu lưu trữ không chỉ là một lần mà cần thực hiện thường xuyên sau mỗi lần nộp lưu, thu thập và chỉnh lý tài liệu Do đó, một hệ thống dữ liệu số hóa linh hoạt là rất quan trọng để duy trì tính chính xác và kịp thời của thông tin.
Tôn trọng hệ thống thông tin và dữ liệu hiện có là nguyên tắc quan trọng trong công tác số hóa tài liệu lưu trữ Cần đảm bảo tính chính xác và giữ nguyên thông tin của tài liệu gốc trong phiên bản số Việc làm sai lệch thông tin trong tài liệu lưu trữ số là điều tuyệt đối không được phép.
Cần thiết lập cơ chế an toàn bảo mật thông tin khi số hóa tài liệu lưu trữ Việc này không chỉ đảm bảo an toàn cho tài liệu gốc mà còn bảo vệ tài liệu số hóa khỏi nguy cơ đánh cắp, phá hoại hoặc chỉnh sửa.
Trước khi triển khai số hóa tài liệu lưu trữ, cần thực hiện một giai đoạn thử nghiệm với một lượng nhỏ tài liệu Việc này giúp đội ngũ thực hiện làm quen với quy trình và phát hiện những sai sót hoặc điểm bất cập trong quá trình số hóa.
Việc xây dựng hệ thống dữ liệu phải đi đôi với cải cách hành chính, với chính phủ xác định cải cách thủ tục hành chính là nhiệm vụ trọng tâm Điều này nhằm giảm thiểu các thủ tục rườm rà và tiết kiệm thời gian, từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho việc khai thác và sử dụng hệ thống dữ liệu số hóa.
Nguyên tắc đối với công tác số hóa tài liệu lưu trữ
Mọi công việc đều có những nguyên tắc nhất định, đóng vai trò quan trọng trong việc định hướng và thực hiện nhiệm vụ Những nguyên tắc này không chỉ là cơ sở để tiến hành công việc mà còn mang tính bắt buộc, đảm bảo tính hiệu quả và sự nhất quán trong quá trình làm việc.
Công tác số hóa tài liệu lưu trữ cần tuân thủ các nguyên tắc riêng để đảm bảo hiệu quả Để hiểu rõ hơn về các nguyên tắc này, tôi đã nghiên cứu một số tài liệu liên quan.
Chuyên đề 15 về số hóa tài liệu lưu trữ theo tiêu chuẩn chức danh lưu trữ viên (Hạng III) được quy định trong Quyết định số 1276/QĐ-BNV ngày 12 tháng 4 năm 2017 nêu rõ nguyên tắc số hóa tài liệu.
Trong quá trình quy hoạch cụ thể, cần tuân thủ các nguyên tắc quan trọng Đầu tiên, nguyên tắc về giá trị yêu cầu ưu tiên số hóa những tài liệu có giá trị cao nhất như tài liệu lưu trữ quan trọng và quý, nhằm giảm thiểu việc sử dụng trực tiếp tài liệu gốc và bảo quản chúng lâu dài Việc này không chỉ bảo vệ tài liệu mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho người dùng trong việc khai thác Tuy nhiên, cần lưu ý đến chế độ sử dụng của tài liệu, đặc biệt là những tài liệu có bảo mật cao, để tránh rủi ro an toàn thông tin trong môi trường số Thứ hai, nguyên tắc số hóa cần dựa trên nhu cầu sử dụng thực tế của người dùng.
Để tối ưu hóa việc số hóa tài liệu lưu trữ, cần ưu tiên lựa chọn các tài liệu có tỷ lệ khai thác sử dụng cao từ người dùng Quy trình bắt đầu bằng việc phân tích thông tin của người khai thác và kiểm duyệt nội dung tài liệu lưu trữ Sau đó, xác minh số lượng và loại tài liệu thường được sử dụng bởi các người dùng quan trọng để tiến hành số hóa Ngoài ra, có thể áp dụng các phương thức bổ sung như kiểm tra theo yêu cầu của người dùng hoặc thông qua mô tả tài liệu giấy để số hóa các nguồn tài liệu lưu trữ và xây dựng mô hình quản lý số hóa hiệu quả.
Khi phân tích thông tin người khai thác và dữ liệu được kiểm duyệt trong kho lưu trữ, cần xem xét các thời kỳ lịch sử và thứ bậc người dùng khác nhau Mỗi nhóm người dùng có nhu cầu thông tin lưu trữ khác nhau tùy theo mục đích nghiên cứu của họ Nguyên tắc về tính mở trong chế độ sử dụng cũng đóng vai trò quan trọng trong việc đáp ứng nhu cầu này.
Ưu tiên số hóa các tài liệu lưu trữ có khả năng mở là rất quan trọng, vì mức độ mật của chúng ảnh hưởng lớn đến tính mở Các tài liệu với các cấp độ mật khác nhau sẽ có phạm vi và mức độ khai thác sử dụng khác nhau Khi tiến hành số hóa, cần chọn lựa các tài liệu đã được giải mật để cung cấp kịp thời cho người dùng Đối với những tài liệu không thể công khai do hạn chế về mật độ, cần kiểm định và giải mật kịp thời các tài liệu đã hết thời hạn bảo quản trước khi tiến hành số hóa.
Việc ưu tiên số hóa tài liệu lưu trữ đặc sắc trong kho là rất quan trọng, bởi mỗi vùng địa lý và hệ thống chuyên ngành đều có những đặc thù riêng trong việc hình thành tài liệu Thêm vào đó, các quy định khác nhau ở mỗi quốc gia về ngành lưu trữ tạo nên sự đa dạng cho từng kho lưu trữ Do đó, lựa chọn tài liệu lưu trữ chưa có trong kho để số hóa không chỉ giúp tạo ra thương hiệu thông tin sản phẩm độc đáo mà còn thể hiện giá trị và đặc sắc của kho, từ đó góp phần tuyên truyền hiệu quả cho kho lưu trữ.
Việc tuân thủ các nguyên tắc này cho phép thực hiện quy trình số hóa tài liệu lưu trữ một cách tuần tự, đồng thời đáp ứng nhu cầu khai thác và sử dụng tài liệu trong môi trường mạng hiệu quả.
Theo Điều 9, Chương II của Quy định về lập hồ sơ, chỉnh lý, số hóa và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan tại tỉnh Vĩnh Phúc (Quyết định số: 30/2017/QĐ-UBND ngày 11 tháng 9 năm 2017), nguyên tắc số hóa tài liệu lưu trữ được quy định rõ ràng nhằm đảm bảo tính chính xác và bảo mật của thông tin.
“1 Việc thực hiện quét (scan) phải tuân thủ theo nguyên tắc về nghiệp vụ lưu trữ và kỹ thuật và kỹ thuật công nghệ thông tin.
2 Phải đảm bảo tính chính xác, giữ nguyên bố cục của tài liệu gốc.
3 Việc sử dụng các định dạng tệp văn bản điện tử sau khi quét phải thống nhất định dạng có đuôi “.pdf”.
4 Việc lưu trữ, sắp xếp các file điện tử phải được ký hiệu thống nhất, theo trình tự khoa học, an toàn thông tin, có khả năng truy cập, khai thác ngay khi tài liệu được tạo lập.
5 Việc tạo nguồn lưu trữ dữ liệu, cần thống nhất các ký hiệu, phân quyền truy cập để đảm bảo việc giao nộp hồ sơ, tài liệu được an toàn, tránh mất mát hoặc sau khi giao nộp vẫn còn lưu lại gây lãng phí thiết bị lưu trữ.” [41;Tr.8]
Theo Điều 11, Mục 4, Chương II của Quy định về lập hồ sơ, chỉnh lý, số hóa tài liệu và nộp lưu hồ sơ tại các cơ quan, tổ chức ở Thành phố Hồ Chí Minh (Ban hành kèm theo Quyết định số 38/2014/QĐ-UBND ngày 07 tháng 11 năm 2014), nguyên tắc số hóa tài liệu được quy định rõ ràng, nhằm đảm bảo tính chính xác và bảo mật trong quá trình lưu trữ.
“1 Việc thực hiện quét (scan) phải tuân thủ theo nguyên tắc về nghiệp vụ lưu trữ và kỹ thuật và kỹ thuật công nghệ thông tin.
2 Phải đảm bảo tính chính xác, giữ nguyên bố cục của tài liệu gốc.
3 Việc sử dụng các định dạng tệp văn bản điện tử sau khi quét phải thống nhất định dạng có đuôi “.pdf”.
4 Việc lưu trữ, sắp xếp các file điện tử phải được ký hiệu thống nhất, theo trình tự khoa học, an toàn thông tin, có khả năng truy cập, khai thác ngay khi tài liệu được tạo lập.
5 Việc tạo nguồn lưu trữ dữ liệu, cần thống nhất các ký hiệu, phân quyền truy cập để đảm bảo việc giao nộp hồ sơ, tài liệu được an toàn, tránh mất mát hoặc sau khi giao nộp vẫn còn lưu lại gây lãng phí thiết bị lưu trữ.” [40;Tr.9]
Cơ sở pháp lý của công tác số hóa tài liệu liệu lưu trữ
Công tác lưu trữ đóng vai trò quan trọng trong các cơ quan, tổ chức, nơi mà mỗi đơn vị có chức năng và nhiệm vụ riêng nhưng đều sản sinh ra nhiều tài liệu, văn bản Những tài liệu này có giá trị cho hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học và lịch sử, do đó cần được lưu trữ để khai thác khi cần thiết Để thuận tiện trong việc sử dụng và bảo quản tài liệu an toàn, nhiều cơ quan đã áp dụng số hóa vào công tác lưu trữ Tuy nhiên, hiện nay hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về lưu trữ vẫn thiếu các quy định cụ thể liên quan đến số hóa tài liệu.
Sau đây, tôi xin liệt kê một số quy định về công tác số hóa tài liệu lưu trữ Cụ thể:
Điều 13 của Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 quy định về quản lý tài liệu lưu trữ điện tử nhưng chưa đề cập đến công tác số hóa tài liệu lưu trữ Khoản 3, Điều 3 chỉ khẳng định rằng tài liệu số hóa không thể thay thế tài liệu gốc, thiếu quy định cụ thể về công tác số hóa Trong khi đó, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP đã bổ sung quy định về số hóa tài liệu lưu trữ, thể hiện sự cần thiết phải hoàn thiện khung pháp lý cho công tác này.
Nghị định số 01/2013/NĐ-CP quy định rằng tài liệu lưu trữ điện tử từ việc số hóa phải đáp ứng tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và cấm hủy tài liệu lưu trữ có giá trị vĩnh viễn sau khi số hóa Đồng thời, các cơ quan, tổ chức cần sử dụng chữ ký số cho tài liệu số hóa Tuy nhiên, các quy định này vẫn còn chung chung và chưa cụ thể Để thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ, các cơ quan cần kinh phí, được quy định trong Thông tư số 04/2014/TT-BNV của Bộ Nội vụ, trong đó nêu rõ định mức kinh tế, kỹ thuật và lao động cho việc số hóa Thêm vào đó, Thông tư số 194/2012/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn mức chi cho việc tạo lập thông tin điện tử nhằm duy trì hoạt động của các đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước.
“Điều 5 Quản lý, sử dụng và thanh quyết toán kinh phí:
Kinh phí cho nhiệm vụ này được lấy từ dự toán chi ngân sách hàng năm của các cơ quan, đơn vị được giao bởi cơ quan có thẩm quyền Việc quản lý và chi tiêu kinh phí phải tuân theo quy định của Luật Ngân sách nhà nước cùng các văn bản hướng dẫn thực hiện hiện hành.
Các khoản chi phải được thanh toán theo hợp đồng giữa các cơ quan, đơn vị và nhà cung cấp, đồng thời cần tuân thủ các quy định về hóa đơn, chứng từ cũng như các quy định pháp luật liên quan đến đấu thầu và mua sắm tài sản, hàng hóa, dịch vụ.
Các khoản chi cho cán bộ, công chức, viên chức theo chế độ tiền lương làm thêm giờ được thực hiện theo quy định hiện hành Hướng dẫn cụ thể được nêu tại Thông tư liên tịch số 08/2005/TTLT-BNV-BTC ngày 05/01/2005 của Liên Bộ Tài chính và Bộ Nội vụ, nhằm thực hiện chế độ trả lương cho việc làm vào ban đêm và làm thêm giờ.
Theo Điều 6 của Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007, Chính phủ quy định rõ trách nhiệm số hóa tài liệu trong hoạt động của các cơ quan Nhà nước, nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin.
Chính sách của nhà nước về số hóa được quy định tại Điều 3, Luật Công nghệ thông tin số 67/2006/QH11 ngày 29 tháng 6 năm 2006 Để hiểu rõ hơn về cơ sở pháp lý cho công tác số hóa tài liệu lưu trữ, bài viết sẽ hệ thống lại các văn bản quy phạm pháp luật và hướng dẫn nghiệp vụ liên quan đến lĩnh vực này.
Luật Công nghệ thông tin số 67/2006/QH11 ngày 29 tháng 6 năm 2006 của Quốc hội khóa XI.
Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 của Quốc hội khóa XIII.
Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan Nhà nước.
Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ.
Thông tư số 22/2013/TT-BTTTT, được ban hành vào ngày 23 tháng 12 năm 2013 bởi Bộ Thông tin và Truyền thông, quy định Danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật ứng dụng công nghệ thông tin trong các cơ quan nhà nước.
Thông tư số 194/2012/TT-BTC, ban hành ngày 15 tháng 11 năm 2012 bởi Bộ Tài chính, quy định hướng dẫn mức chi cho việc tạo lập thông tin điện tử Mục tiêu của thông tư này là đảm bảo duy trì hoạt động thường xuyên cho các cơ quan và đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước.
Thông tư số 04/2014/TT-BNV, ban hành ngày 23 tháng 6 năm 2014 bởi Bộ Nội vụ, quy định các định mức kinh tế - kỹ thuật cần thiết để tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.
Hướng dẫn số 169/HD-VTLTNN ngày 10 tháng 3 năm 2010 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước Hướng dẫn xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ.
Quyết định số 175/QĐ-VTLTNN, ban hành ngày 21 tháng 10 năm 2011 bởi Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, quy định quy trình và hướng dẫn chuyển dữ liệu số hóa sang phim bảo hiểm Quy trình này nhằm đảm bảo việc lưu trữ và bảo quản thông tin số hóa một cách hiệu quả và an toàn.
Quyết định số 176/QĐ-VTLTNN ngày 21 tháng 10 năm 2011 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước quy định quy trình và hướng dẫn thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ nhằm lập bản sao bảo hiểm và bản sao sử dụng Quy trình này giúp nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu và bảo vệ thông tin quan trọng trong lưu trữ.
Quyết định số 310/QĐ-VTLTNN, ban hành ngày 21 tháng 12 năm 2012 bởi Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, quy định quy trình tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Quyết định này nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và bảo tồn tài liệu lưu trữ, đồng thời đảm bảo tính chính xác và an toàn trong việc lưu trữ thông tin Việc áp dụng quy trình này sẽ giúp cải thiện chất lượng dịch vụ lưu trữ và đáp ứng nhu cầu tra cứu tài liệu của người dùng.
Trong thời gian qua, hệ thống văn bản quy định về công tác số hóa tài liệu lưu trữ đã được xây dựng, tạo nên hành lang pháp lý cho việc thực hiện số hóa tại các cơ quan, tổ chức Tuy nhiên, hệ thống này vẫn chưa đủ vững chắc so với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ thông tin hiện nay Các văn bản hiện tại chỉ quy định chung về công tác số hóa mà chưa đi vào chi tiết từng khía cạnh như khai thác, sử dụng, chất lượng và tiêu chuẩn của tài liệu lưu trữ dạng số Do đó, cần bổ sung thêm các văn bản quy phạm pháp luật để đảm bảo tính thống nhất và hiệu quả trong việc áp dụng số hóa tài liệu lưu trữ.
Cơ sở thực tiễn
Giới thiệu khái quát về Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch
1.3.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch
Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch đã trải qua quá trình xây dựng và phát triển mạnh mẽ từ khi thành lập, góp phần quan trọng vào sự nghiệp cách mạng của đất nước qua các thời kỳ lịch sử.
Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch hiện nay có nguồn gốc từ Bộ Thông tin, Tuyên truyền, được thành lập vào ngày 25/8/1945 Chính phủ lâm thời Việt Nam Dân chủ Cộng hòa gồm 13 Bộ và 15 Bộ trưởng, do Chủ tịch Hồ Chí Minh lãnh đạo Trong cấu trúc Chính phủ, Bộ Thông tin, Tuyên truyền do Ông Trần Huy Liệu đảm nhiệm chức vụ Bộ trưởng.
Sau 10 năm hoạt động với nhiều lần thay đổi về vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức, vào ngày 20/9/1955, tại Kỳ họp Quốc hội khóa V, Bộ Tuyên truyền đã được đổi tên thành Bộ Văn hóa.
Vào ngày 13 tháng 7 năm 1977, Ủy ban Thường vụ Quốc hội đã ban hành Quyết định số 99/NQ/QHK6, chính thức phê duyệt việc hợp nhất Bộ Văn hóa và Cục Thông tin thành Bộ Văn hóa và Thông tin.
Ngày 31/3/1990, Hội đồng Nhà nước ban hành Quyết định số 244/NQ- HĐNN8 thành lập Bộ Văn hóa - Thông tin Thể thao và Du lịch.
Vào ngày 27 tháng 7 năm 1991, Quốc hội khóa VIII đã thông qua nghị quyết tại kỳ họp thứ 9, trong đó quyết định đổi tên Bộ Văn hóa - Thông tin Thể thao và Du lịch thành Bộ Văn hóa Thông tin và Thể thao.
Nghị quyết Quốc hội khóa IX kỳ họp thứ nhất vào ngày 30/9/1992 đã quy định danh sách các Bộ và cơ quan ngang Bộ thuộc Chính phủ, trong đó bao gồm Bộ Văn hóa - Thông tin.
Vào ngày 31 tháng 7 năm 2007, Quốc hội khóa XII đã thông qua Nghị quyết thành lập Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch, kết hợp các lĩnh vực Văn hóa từ Bộ Văn hóa - Thông tin, Tổng cục Thể dục Thể thao và Tổng cục Du lịch.
Ngày 17 tháng 7 năm 2017, Chính phủ ban hành Nghị định số 79/2017/NĐ-
CP Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch.
1.3.1.2 Vị trí, chức năng của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch
Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch là cơ quan Chính phủ có trách nhiệm quản lý nhà nước về văn hóa, gia đình, thể dục, thể thao và du lịch trên toàn quốc Bộ cũng đảm nhận việc quản lý các dịch vụ công trong các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý của mình.
1.3.1.3 Nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch
Nhiệm vụ và quyền hạn của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch được quy định rõ ràng trong Nghị định số 79/2017/NĐ-CP của Chính phủ Nghị định này xác định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ, cung cấp khung pháp lý cho hoạt động của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch Thông tin chi tiết có thể tham khảo tại phụ lục 01 về nhiệm vụ và quyền hạn của Bộ.
1.3.1.4 Cơ cấu tổ chức của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch
Cơ cấu tổ chức của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch được quy định tại Nghị định số 79/2017/NĐ-CP, ban hành ngày 17 tháng 7 năm 2017 Nghị định này xác định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của bộ Thông tin chi tiết về sơ đồ cơ cấu tổ chức có thể được tìm thấy trong phụ lục 02.
Trong dự án “Số hóa tài liệu lưu trữ tại Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch”, Văn phòng Bộ là đơn vị triển khai và chịu trách nhiệm trước Bộ Theo Quyết định số 3088/QĐ-BVHTTDL ngày 08 tháng 8 năm 2017, một trong những nhiệm vụ của Văn phòng là quản lý công tác hành chính, văn thư, lưu trữ của Bộ, cũng như hướng dẫn và kiểm tra nghiệp vụ hành chính, văn thư, lưu trữ cho các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ.
Giới thiệu khái quát tài liệu lưu trữ đang được bảo quản trong kho lưu trữ của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch
Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch quản lý ba lĩnh vực quan trọng: văn hóa, thể thao và du lịch Từ khi thành lập, Bộ đã không ngừng phát triển và đóng góp to lớn vào sự nghiệp cách mạng của đất nước qua các thời kỳ lịch sử Trong quá trình hoạt động, Bộ đã sản sinh ra nhiều tài liệu có giá trị lớn, hiện đang được bảo quản trong kho lưu trữ, phục vụ cho các hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học và lịch sử.
1.3.2.1 Khối lượng tài liệu lưu trữ
Hiện trong kho lưu trữ của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch đang bảo quản
Tài liệu 696 mét giá chứa thông tin quan trọng từ các lãnh đạo Bộ và các Vụ, đơn vị trực thuộc Bộ, được hình thành trong quá trình hoạt động cũng như từ các cơ quan cấp trên và các cơ quan liên quan Bên cạnh đó, tài liệu của phòng Quản lý nhà đất thuộc phông tài liệu Bộ Văn hóa Thông tin cũng đang được bảo quản trong kho.
1.3.2.2 Loại hình tài liệu lưu trữ
Trong kho lưu trữ của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch, tài liệu lưu trữ chủ yếu được lưu giữ dưới dạng giấy, bao gồm hai loại chính: tài liệu hành chính và tài liệu khoa học - kỹ thuật và công nghệ.
Tài liệu hành chính của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch bao gồm các văn bản, công văn và hồ sơ được tạo ra từ năm 2001 đến nay trong quá trình hoạt động của bộ Những tài liệu này bao gồm văn bản của lãnh đạo Bộ và hồ sơ quản lý công việc của cán bộ chuyên môn tại các đơn vị, được lưu trữ trong kho lưu trữ của Bộ.
Tài liệu khoa học - kỹ thuật và công nghệ bao gồm bản vẽ thiết kế thi công cho trụ sở Bộ 51 Ngô Quyền, Hà Nội, cùng với các khối trường, bảo tàng, trung tâm và nhà hát Hồ sơ chi tiết cho từng hạng mục xây dựng hoặc sửa chữa của các công trình do Bộ cấp vốn hoặc quản lý cũng được bao gồm trong tài liệu này.
1.3.2.3 Nội dung tài liệu lưu trữ
Nội dung cơ bản của tài liệu lưu trữ hiện đang được bảo quản trong kho lưu trữ của Bộ là:
Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch có thẩm quyền ban hành các văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến lĩnh vực văn hóa, thể dục, thể thao, gia đình và du lịch.
Công văn, quyết định lưu của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch và Văn phòng
Bộ là các văn bản được ban hành theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch và Văn phòng Bộ.
Nhóm tài liệu lưu trữ tổng hợp trong các lĩnh vực văn hóa, thể dục, thể thao và du lịch.
Nhóm tài liệu lưu trữ về thi đua khen thưởng trong các lĩnh vực văn hóa, thể dục, thể thao và du lịch.
Nhóm tài liệu lưu trữ về kế hoạch, tài chính từ năm 2001 đến năm 2016 của phông tài liệu Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch.
Nhóm tài liệu lưu trữ về tổ chức cán bộ từ năm 2001 đến năm 2015 của phông tài liệu Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch.
Nhóm tài liệu lưu trữ của Vụ hợp tác quốc tế thuộc Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch tập trung vào hợp tác quốc tế trong các lĩnh vực văn hóa, thể dục, thể thao và du lịch trong giai đoạn từ năm 2001 đến 2015.
Nhóm tài liệu lưu trữ của Vụ Đào tạo thuộc Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch bao gồm các tài liệu liên quan đến đào tạo trong các lĩnh vực văn hóa, thể dục, thể thao và du lịch, được thu thập trong khoảng thời gian từ năm 2001 đến năm 2016.
Nhóm tài liệu lưu trữ về quản lý nhà đất cung cấp thông tin chi tiết về tình hình quản lý và sử dụng đất tại các khu đất do Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch quản lý Nội dung này giúp hiểu rõ hơn về quy trình và hiệu quả trong việc sử dụng tài nguyên đất đai trong lĩnh vực văn hóa, thể thao và du lịch.
Nhóm tài liệu lưu trữ khoa học - kỹ thuật và công nghệ liên quan đến công trình xây dựng trụ sở Bộ 51 Ngô Quyền, Hà Nội, bao gồm các khối trường học, bảo tàng, trung tâm và nhà hát, cùng với từng hạng mục xây dựng hoặc sửa chữa của các công trình do Bộ cấp vốn hoặc quản lý.
1.3.2.4 Tình trạng tài liệu lưu trữ trong kho lưu trữ Bộ Văn hóa, Thể thao và
Tình trạng vật lý của các tài liệu lưu trữ là cũ, một số tài liệu bị ố vàng, nhòe mực dấu, một vài tài liệu bị rách, bẩn.
Công tác lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch chưa đạt yêu cầu, dẫn đến tình trạng nhiều tài liệu lưu trữ bị rời rạc và thiếu tính liên kết.
Tính đến thời điểm hiện tại, toàn bộ tài liệu lưu trữ tại kho của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch đã được chỉnh lý, đóng hộp và sắp xếp lên giá.
1.3.2.5 Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ đang được bảo quản trong kho lưu trữ
Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch
Tài liệu lưu trữ tại kho của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch có giá trị quan trọng, hỗ trợ cho cán bộ chuyên môn trong các đơn vị thuộc bộ Những tài liệu này không chỉ bảo tồn di sản văn hóa mà còn cung cấp thông tin quý báu cho các hoạt động nghiên cứu và phát triển trong lĩnh vực văn hóa, thể thao và du lịch.
Tài liệu lưu trữ là nguồn thông tin quan trọng cho hoạt động quản lý của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch Để lãnh đạo hiệu quả các lĩnh vực này, các lãnh đạo Bộ cần nắm bắt thông tin chính xác và đáng tin cậy từ tài liệu lưu trữ Những tài liệu này không chỉ đảm bảo độ chính xác cao mà còn cung cấp thông tin cần thiết để hỗ trợ công tác quản lý trong các cơ quan, tổ chức.
Cán bộ chuyên môn có thể dựa vào tài liệu lưu trữ để hỗ trợ trong việc giải quyết công việc hàng ngày Trong quá trình làm việc, họ cần lập hồ sơ công việc, và những hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên sẽ được nộp lưu vào lưu trữ Việc này giúp họ có thể khai thác và sử dụng các hồ sơ, tài liệu lưu trữ để phục vụ cho công việc hàng ngày Hơn nữa, tài liệu lưu trữ còn đóng vai trò quan trọng trong việc chứng minh kết quả của quá trình giải quyết công việc.