Luận văn quản lý hồ sơ công việc tại trường đại học nội vụ hà nội

Để đạt được những mục tiêu nhiệm vụ đã đề ra, em tập trung vào các đốitượng nghiên cứu là công tác quản lý hồ sơ công việc của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, cụ thể là: + Hệ thống văn bản

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

KHOA VĂN THƯ - LƯU TRỮ

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

QUẢN LÝ HỒ SƠ CÔNG

VIỆC TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI

: 2016-2020: 1605LTHA

HÀ NỘI - 2020

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan đề tài “Quản lý hồ sơ công việc tại Trường Đại học Nội

vụ Hà Nội” là bài khóa luận tốt nghiệp của cá nhân em Trong quá trình thực

hiện đề tài, trung thực và khách quan là những tiêu chí hàng đầu để em lựachọn hoàn thành tất cả các nội dung của đề tài Mọi thông tin, số liệu trong đềtài đề có nguồn gốc rõ ràng, đảm bảo độ tin cậy, chính xác Kết quả nghiên cứucủa đề tài này chưa từng được công bố ở những đề tài khác

Em xin chịu hoàn toàn trách nhiệm về nội dung bài khóa luận tốt nghiệp

Sinh viên Nguyễn Thị Hồng Liên

LỜI CẢM ƠN

Trong suốt quá trình học tập, rèn luyện tại trường Đại học Nội vụ Hà Nộiđến nay, em đã nhận được rất nhiều sự quan tâm giúp đỡ của Quý thầy cô trongKhoa Văn thư - Lưu trữ và bạn bè trên lớp Em xin cảm ơn Quý thầy cô trongkhoa đã truyền đạt những tri thức, kinh nghiệm quý báu của mình cho em giúp

em có thể thực hiện bài luận của mình Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn đến TS.Trần Việt Hà vừa là cố vấn học tập vừa là giảng viên trực tiếp hướng dẫn chỉ bảo

và giúp đỡ em triển khai thực hiện khóa luận của mình

Đồng thời, em xin chân thành cảm ơn đến các viên chức của các khoaTrường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tạo điều kiện giúp đỡ, cung cấp số liệu trongquá trình khảo sát thực tế tại Trường để em có thể hoàn thành khóa luận Đặcbiệt là khoa Văn thư - Lưu trữ đã tạo điều kiện giúp đỡ, cung cấp số liệu trongquá trình khảo sát thực tế tại khoa phục vụ cho khóa luận của em

Em xin kính chúc TS Trần Việt Hà cùng quý thầy cô Khoa Văn thư - Lưutrữcó thật nhiều sức khỏe, thành công trong sự nghiệp

Do điều kiện kiện khảo sát và khả năng có hạn của bản thân nên cho dù cốgắng bài khóa luận của em không thể tránh khỏi được những thiết sót Do đó, emmong nhận được nhiều góp ý từ các thầy cô giảng viên để bài khóa luận của emđược hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

Ngày 19 tháng 05 năm 2020

Sinh viên Nguyễn Thị Hồng Liên MỤC LỤC

1.1 Nâng cao ý thức trách nhiệm đối với mỗi công chức, viên chức về

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC

53

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài.

Công tác văn thư, lưu trữ có chức năng đảm bảo thông tin cho hoạt độngquản lý của các cơ quan, tổ chức Cơ quan, tổ chức có hoạt động hiệu quả haykhông phần lớn phục thuộc vào công tác văn thư, lưu trữ Trong công tác vănthư, lưu trữ có nhiều quy trình nghiệp vụ từ soạn thảo, ban hành văn bản; quản

lý văn bản; quản lý sử dụng con dấu; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vàolưu trữ cơ quan; thu thập tài liệu vào lưu trữ; xác địch giá trị tài liệu; chỉnh lýtài liệu; bảo quản tài liệu và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu Ngoài ra, trongcông tác văn thư, lưu trữ có quy trình quản lý hồ sơ mà đặc biêt hơn là quytrình, nghiệp vụ quản lý hồ sơ công việc Đây là một loại hồ sơ quan trọngđược hình thành phổ phiến trong hoạt động của các cơ quan tổ chức Bởitrongquá trình hoạt động của mình các cơ quan tổ chức đều sản sinh ra hồ sơ, tàiliệu Các hồ sơ này chính là minh chứng cho các hoạt động của cơ quan, tổchức Bên cạnh đó, các hồ sơ công việc còn cung cấp thông tin cho hoạt độngquản lý của cơ quan, tổ chức Vì vậy, việc quản lý hồ sơ sao cho đầy đủ, khoahọc đang là yêu cầu cấp thiết

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trong quá trình hoạt động thực hiện chứcnăng, nhiệm vụ của mình đã sản sinh ra nhiều loại hồ sơ, tài liệu như hồ sơcông việc, hồ sơ đảng, hồ sơ nhân sự (hay hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức).Những hồ sơ này là minh chứng cho các hoạt động của trường Đặc biệt là hồ

sơ công việc một loại hồ sơ chiếm số lượng lớn tại các cơ quan tổ chức cũngnhư ở Trường là minh chứng là căn cứ cho các công việc của Trường cần đượcquản lý đầy đủ, khoa học để sử dụng khi cần thiết Bởi những hồ sơ công việcchứa nhiều thông tin cung cấp cho hoạt động quản lý cho cấp lãnh đạo đồngthời cung cấp thông tin hoạt động theo dõi, giải quyết công việc được giao củacông chức, viên chức, người lao động

6

Xuất phát từ tình hình thực tế của hoạt động quản lý hồ sơ công việc của

Trường, em quyết định chọn đề tài “Quản lý hồ sơ công việc tại Trường Đại

học Nội vụ Hà Nội” làm đề tài cho khóa luận của mình.

2 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài.

* Mục tiêu của đề tài:

Để thực hiện được tốt nhất đề tài này, em hướng đến những mục tiêu sau:

- Làm rõ thực trạng; phân tích những ưu điểm, hạn chế về công tác quản

lý hồ sơ công việc của trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý hồ sơcông việc của trường Đại học Nội vụ Hà Nội

* Nhiệm vụ của đề tài :

- Tìm hiểu được tổng quan về quản lý hồ sơ tại trường Đại học Nội vụ HàNội

- Tìm hiểu thực trạng công tác quản lý hồ sơ công việc của trường Đạihọc Nội vụ Hà Nội

- Đề xuất kiến nghị và đưa ra giải pháp để nhằm nâng cao hiệu quả côngtác quản lý hồ sơ công việc của trường Đại học Nội vụ Hà Nội

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài.

Để đạt được những mục tiêu nhiệm vụ đã đề ra, em tập trung vào các đốitượng nghiên cứu là công tác quản lý hồ sơ công việc của Trường Đại học Nội

vụ Hà Nội, cụ thể là:

+ Hệ thống văn bản quy định công tác quản lý hồ sơ công việc

+ Các khâu nghiệp vụ quản lý hồ sơ công việc

Phạm vi nghiên cứu của đề tài là các khoa của Trường Đại học Nội vụ HàNội ( Vì khả năng, cũng như quy mô của bài khóa luận nên em chủ yếu khảosát tại khoa Văn thư - Lưu trữ)

7

4 Lịch sử nghiên cứu vấn đề.

Qua tìm hiểu nghiên cứu em nhận thấy hướng nghiên cứu về công tácquản lý hồ sơ không phải là mới Vấn đề này đã được quan tâm nghiên cứu cảtrong nước và nước ngoài

Về vấn đề lý luận công tác lập hồ sơ và quản lý hồ sơ là một trong nhữnghướng nghiên cứu thường xuyên, phổ biến trong các công trình nghiên cứu củacác sinh viên, giảng viên của các Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhânvăn; Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Các kết quả nghiên cứu đã được thểhiện trong sách, giáo trình, các bài viết trên tạp chí chuyên ngành hoặc cácluận văn, khóa luận Điều này được thể hiện qua một số cuốn giáo trình cụ thểnhư:

+ Giáo trình “Lý luận và phương pháp công tác văn thư” của Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn xuất bản năm 2005 và cuốn “giáo trình văn

thư” của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội xuất bản năm 2016 đều có đề cập đến

vấn đề về lý luận, phương pháp lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào công tác lưutrữ Tuy nhiên trong cuốn giáo trình chưa đề cập đến vấn đề quản lý hồ sơcông việc

Ngoài ra còn có các bài luận văn, khóa luận, đi sâu nghiên cứu về vấn đềcông tác quản lý hồ sơnhư sau:

- Luận văn “Nâng cao chất lượng hoạt động lập và giao nộp hồ sơ, tài

liệu vào lưu trữ cơ quan sở, ban, ngành tại tỉnh Thái Nguyên”của thạc

sỹ Nguyễn Thị Hường, năm 2019

- “Lập hồ sơ hiện hành tại Văn phòng Chính phủ và các biện pháp chỉ

đạo hướng dẫn” luận văn thạc sỹ của Nguyễn Văn Quỳnh, năm 2013.

Bên cạnh đó là các bài viết trên các tạp chí chuyên ngành như Tạp chíVăn thư Lưu trữ Nhà nước (Tạp chí này đã giải thể), Tạp chí Dấu ấn thời giannhư:

8

- Bài viết về trách nhiệm công vụ và thể chế hoá công tác lập hồ sơ trong

hoạt động của các cơ quan công quyền (Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số

01/2011) của tác giả GS TSKH Nguyễn Văn Thâm

- Bài viếtTrách nhiệm công vụ của cán bộ, công chức, viên chức trong

việc lập hồ sơ công việc đã giải quyết xong (Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt

Nam, số 01/2011) của tác giả PGS Nguyễn Văn Hàm

- Bài viết Nâng cao nhận thức hoạt động quản lý nhà nước về công tác

lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử (Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 03/2013) của tác giả Phan Minh

Lý - Chi cục trưởng, Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bình Định

Thông qua đó có thể thấy vấn đề quản lý hồ sơ trong đó chủ yếu là côngtác lập hồ sơ đã được đi sâu nghiên cứu nhưng vấn đề quản lý hồ sơ công việclại chưa được nghiên cứu nhiều Cũng như chưa có đề tài nào đi sâu nghiêncứu chi tiết, cụ thể và đưa ra các giải pháp cho công tác quản lý hồ sơ côngviệc của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Tóm lại các tài liệu trên sẽ là cơ sở, là nguồn tư liệu để em triển khai đivào nghiên cứu và đưa ra được các gải pháp cho công tác quản lý hồ sơ côngviệc của Trường

5 Phương pháp nghiên cứu.

Trong quá trình nghiên cứu chúng tôi vận dụng các phương pháp, thủpháp sau:

- Phương pháp luận: Trình bày cơ sở lý luận về quản lý và sử dụng tài liệuđiện tử

- Phương pháp thu thập và xử lý tài liệu:

+ Thu thập, xử lý các thông tin có liên quan đến đề tài nghiên cứu

+ Tìm hiểu qua các sách, báo, tạp chí, các hội thảo liên quan đến quản lý

hồ sơ

9

- Phương pháp khảo sát:

+ Tìm hiểu thực trạng của công tác quản lý hồ sơ công việc của TrườngĐại học Nội vụ Hà Nội,

+ Quan sát, khảo sát, điều tra thống kê số liệu về quản lý hồ sơ công việc

- Phương pháp phân tích, tổng hợp và tổngkết kinh nghiệm: tổng hợpkinh nghiệm từ những đề tài đi trước, tài liệu tham khảo

- Phương pháp nghiên cứu sản phẩm hoạt động (nghiên cứu bài tiểu luận,báo cáo thực tập của sinh viên)

- Phương pháp đánh giá tình hình quản lý hồ sơ công việc, để đưa ra một

số giải pháp phù hợp nhằm nâng cao hiệu quả của công tác quản lý hồ sơ côngviệc của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

6 Đóng góp mới của đề tài

Đề tài sau khi hoàn thành sẽ có những đóng góp sau:

- Về mặt thực tiễn, đề tài cho chúng ta thấy khái quát quy trình nghiệp vụquản lý hồ sơ công việc của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Về kết quả của đề tài góp phần khắc phục những tồn tại, hạn chế vềcông tác quản lý hồ sơ công việc, để từ đó nâng cao hiệu quả công tác quản lý

hồ sơ công việc của trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Đề tài sẽ là tài liệu tham khảo cho sinh viên ngành lưu trữ học về vấn đềquản lý hồ sơ nói chung và quản lý hồ sơ công việc nói riêng

7 Bố cục của đề tài.

Bố cục gồm có 3 phần chính như sau:

- Phần mở đầu: Giới thiệu chungvề đề tài, nêu cơ sở để triển khai đề tài

- Phần nội dung: với 03 chương sau:

Chương 1 Tổng quan về quản lý hồ sơ tại Trường đại học Nội vụ HàNội

Chương 2 Thực trạng công tác quản lý hồ sơ công việc của Trường

10

Đại học Nội vụ Hà Nội.

Chương 3 Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác quản lý hồ sơcông việc của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Phần tổng kết: Tổng kết của em về quá trình thực hiện và kết quả triển khai đề tài đồng thời để khép lại vấn đề đã được nêu ra từ phần mở đầu.

11

PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ HỒ SƠ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI.

1.1 Một số khái niệm cơ bản.

Có nhiều cách hiểu khác nhau về khái niệm hồ sơ Theo Từ điển Lưu trữViệt Nam của Cục Lưu trữ nhà nước in năm 1992 có giải thích thuật ngữ hồ sơ

như sau: “Hồ sơ là tập gồm toàn bộ (hoặc một) tài liệu có liên quan với nhau

về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có cùng một đặc điểm

về thể loại hoặc về tác giả , hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan hoặc của một cá nhân Một hồ sơ có thể là một hoặc gồm nhiều đơn vị bảo quản Mỗi đơn vị bảo quản được đặt trong một tờ bìa và không dày quá 4 cm.”

Trong Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 03 năm 2020 củaChính phủ về công tác văn thư có định nghĩa “ Hồ sơ” tại Khoản 14, Điều 3

như sau: “Hồ sơ là tập hợp các văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một

vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm

vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.”

Theo PGS Vương Đình Quyền trong cuốn Lý luận và phương pháp công

tác văn thư có đưa ra khái niệm hồ sơ như sau: “Hồ sơ là một tập văn bản

(hoặc một văn bản) có liên quan về một vấn đề, sự việc hay một người hình thành trong quá trình giải quyết vấn đề, sự việc đó hoặc được kết hợp lại do có những điểm giống nhau về hình thức như cùng loại văn bản, cùng tác giả, cùng thời gian ban hành” [17, 309] Có thể hiểu khái niệm hồ sơ này là khái

niệm phân loại, phân loại các văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan,

cá nhân theo các vấn đề, sự việc hoặc các đặc điểm khác của văn bản.

Như vậy có thể thấy có nhiều cách hiểu khái niệm “Hồ sơ” các khái niệmnày chưa có sự đồng nhất Vì vậy, để có sự thống nhất cũng như căn cứ sửdụng hồ sơ có thể sử dụng khái niệm hồ sơ được quy định tại Khoản 10, Điều 2của văn bản quy phạm pháp luật cao nhất là Luật số 01/2011/QH13 ngày 11tháng 11 năm 2011 của Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam

khóa XIII như sau: “Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn

đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm

vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân”.

Theo từ điển Bách khoa Việt Nam, quản lý khi là động từ mang ý nghĩa:

“Quản” là trông coi và giữ gìn theo những yêu cầu nhất định; “Lý” là tổ chức

và điều khiển các hoạt động theo yêu cầu nhất định Khi hiểu theo ngôn ngữHán Việt, công tác “quản lý” là thực hiện hai quá trình liên hệ chặt chẽ vớinhau: “quản” và “lý” Quá trình “quản” gồm sự coi sóc, giữ gìn, duy trì hệthống ở trạng thái “ổn định”; quá trình “lý” gồm việc sửa sang, sắp xếp, đổimới đưa hệ thống vào thế “phát triển” Nếu người quản lý chỉ lo việc “quản”tức là chỉ lo việc coi sóc, giữ gìn thì tổ chức dễ trì trệ; tuy nhiên nếu chỉ quantâm đến việc “lý”, tức là chỉ lo việc sắp xếp, tổ chức, đổi mới mà không đặttrên nền tảng của sự ổn định, thì hệ thống sẽ phát triển không bền vững Nóichung, trong “quản” phải có “lý” và trong “lý” phải có “quản”, làm cho hoạtđộng của hệ thống luôn ở trạng thái cân bằng Sự quản lý đưa đến kết quả đíchthực bền vững đòi hỏi phải có mưu lược, nghệ thuật làm cho hai quá trình

“quản” và “lý” tích hợp vào nhau [16]

Theo Bách khoa toàn thư mở Wikipedia: “Quản lý là việc quản trị của

một tổ chức, cho dù đó là một doanh nghiệp, một tổ chức phi lợi nhuận hoặc

cơ quan chính phủ Quản lý bao gồm các hoạt động thiết lập chiến lược của một tổ chức và điều phối các nỗ lực của nhân viên (hoặc tình nguyện viên) để hoàn thành các mục tiêu của mình thông qua việc áp dụng các nguồn lực sẵn

có, như tài chính, tự nhiên, công nghệ và nhân lực”.

Trong cuốn “Khoa học Tổ chức và Quản lý”, tác giả Đặng Quốc Bảo

quan niệm: “Quản lý là một quá trình lập kế hoạch, tổ chức, hướng dẫn và

kiểm tra những nỗ lực của các thành viên trong một tổ chức và sử dụng các nguồn lực của tổ chức để đạt được những mục tiêu cụ thể”.

Theo Haror Koontz:“Quản lý là một hoạt động thiết yếu đảm bảo sự phối

hợp nỗ lực của các cá nhân nhằm đạt đến mục tiêu tổ chức nhất định.”

Theo Mariparker Follit (1868 - 1933), nhà khoa học chính trị, nhà triếthọc Mỹcho rằng: “Quản lý là một nghệ thuật khiến công việc được thực hiệnthông qua người khác”

Từ các khái niệm trên, có thể hiểu Quản lý là sự tác động của chủ thểquản lý lên đối tượng và khách thể quản lý bằng các nguyên tắc, phương phápnhằm sử dụng hiệu quả nhất các nguồn lực, thời cơ của tổ chức để đạt đượcmục tiêu đặt ra trong điều kiện môi trường luôn biến đổi

Quản lý hồ sơ cũng là một trong những công việc của công tác văn thư lưu trữ Tuy nhiên, cho đến nay khái niệm “quản lý hồ sơ” vẫn chưa được quyđịnh rõ ràng Cụm từ “Quản lý hồ sơ” là từ ghép từ hai từ “quản lý” và “hồsơ” Thông qua khái niệm của hai từ “quản lý” và “hồ sơ” ta có thể hiểu địnhnghĩa “quản lý hồ sơ” theo một số cách sau:

Cách thứ nhất, quản lý hồ sơ bao gồm các nguyên tắc về xây dựng, quản

lý lưu trữ hồ sơ tài liệu trong cơ quan, tổ chức; thành phần hồ sơ và biểu mẫuquản lý hồ sơ tài liệu; chế độ quản lý hồ sơ; trách nhiệm của các cơ quan,phòng ban, đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức; chế độ báo cáo và tập

huấn nghiệp vụ quản lý hồ sơ Nhằm giúp cho qua trình quản lý hồ sơ tại cơquan, tổ chức được tiến hành một cách nhanh chóng, chính xác và hiệu quả,

- Cách thứ hai, có thể hiểu quản lý hồ sơ bao gồm việc sắp xếp, thiết kế

và xem xét lại các văn bản, hồ sơ trong cơ quan, tổ chức Nó liên quan đến việcphối hợp các nhiệm vụ, quản lý, bảo quản, tiêu hủy trong sự hoạt động của một

tổ chức

Tóm lại, Quản lý hồ sơ chính là việc áp dụng các biện pháp khoa học,

nghiệp vụ để nhằm lập hồ sơ hoàn chỉnh, đảm bảo an toàn hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động hàng ngày của cơ quan, tổ chức, lưu giữ hồ sơ phục vụ cho nhu cầu khai thác và sử dụng.

1.2 Khái quát vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.

1.2.1 Về vị trí, chức năng.

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là cơ sở giáo dục đại học công lập thuộc

hệ thống giáo dục quốc dân, trực thuộc Bộ Nội vụ, có chức năng đào tạo trình

độ đại học, sau đại học, nghiên cứu khoa học, chuyển giao công nghệ, hợp tácquốc tế và dịch vụ công phục vụ ngành Nội vụ, nền công vụ và yêu cầu của xãhội

Trường là đơn vị sự nghiệp có thu,có tư cách pháp nhân, con dấu và tàikhoản riêng tại kho bạc Nhà nước và ngân hàng theo quy định của Pháp Luật.Trường chịu sự lãnh đạo, chỉ đạo và quản lý trực tiếp của Bộ Nội vụ; chịu

sự quản lý nhà nước về giáo dục đào tạo của Bộ Giáo dục và Đào tạo; chịu sựquản lý hành chính theo lãnh thổ của Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trựcthuộc Trung ương nơi Trường đặt trụ sở, Văn phòng và Cơ sở đào tạo, đượchưởng các chính sách, chế độ của Nhà nước áp dụng cho hệ thống các trườngđại học, cao đẳng công lập

1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn.

- Xây dựng trình Bộ trưởng Bộ Nội vụ chiến lược phát triển Trường, kếhoạch công tác dài hạn, trung hạn, hàng năm của Trường và tổ chức thực hiệnsau khi được phê duyệt

- Đào tạo nguồn nhân lực các ngành trình độ đại học, sau đại học theo quyđịnh; quản lý phôi và cấp các loại văn bằng, chứng chỉ theo quy định

- Phát triển chương trình đào tạo, bảo đảm sự liên thông giữa các chươngtrình và trình độ đào tạo; tổ chức thực hiện các chương trình, kế hoạch, biệnpháp giáo dục và quản lý người học

- Thực hiện việc đánh giá chất lượng giáo dục và chịu sự kiểm định chấtlượng giáo dục của cơ quan có thẩm quyền; xây dựng và phát triển hệ thống,bảo đảm chất lượng của Trường; tăng cường các điều kiện bảo đảm chất lượng

và không ngừng nâng cao chất lượng đào tạo của Trường

- Nghiên cứu khoa học và công nghệ; ứng dụng, phát triển và chuyểngiao, chuyển nhượng kết quả hoạt động khoa học và công nghệ; công bố kếtquả hoạt động khoa học và công nghệ; bảo vệ lợi ích của Nhà nước và xã hội,quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân trong hoạt động đào tạo, khoa học vàcông nghệ của Trường

- Thự hiện tư vấn, dịch vụ về đào tạo, khoa học công nghệ, hợp tác côngtư; cung cấp các dịch vụ công phục vụ ngành Nội vụ, nền công vụ và yêu cầucủa xã hội phù hợp với năng lực của Trường theo quy định của pháp luật

- Thự hiện hợp tác với các tổ chức, cá nhân trong nước và nước ngoàitrong việc đào tạo và nghiên cứu khoa học theo quy định của pháp luật và phâncấp của Bộ Nội vụ

- Tổ chức thực hiện quy chế dân chủ, xây dựng nếp sống văn hóa và môitrường sư phạm trong Trường; thực hiện cải cách hành chính theo chươngtrình, kế hoạch cải cách hành chính của Bộ Nội vụ và phân công của Bộ trưởng

Bộ Nội vụ Ban hành các quy định, quy chế quản lý nội bộ phù hợp với cácquy định của pháp luật hiện hành.

- Tuyển dụng, tiếp nhận, sử dụng, quản lý đội ngũ viên chức người laođộng của Trường theo quy định của pháp luật và theo phân cấp quản lýcủa Bộtrưởng Bộ Nội vụ; bảo đảm quyền, lợi ích hợp pháp cho công chức, viên chức

và người lao động của Trường

- Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, tài chính, tài sản; quyết định thànhlập các đơn vị, tổ chức thuộc và trực thuộc theo cơ cấu tổ chức đã được Bộ Nội

vụ phê duyệt; quyết định các vấn đề về tổ chức cán bộ theo phân cấp của BộNội vụ

- Quản lý, sử dụng các nguồn lực tài chính để thực hiện các nhiệm vụđược giao theo quy định của pháp luật và phân cấp của Bộ Nội vụ; được nhànước giao hoặc cho thuê đất, cơ sở vật chất; được miễn, giảm thuế theo quyđịnh của pháp luật

- Tham gia xây dựng, góp ý thẩm định các dự án, dự thảo văn bản quyphạm pháp luật, chính sách, quy hoạch, kế hoạch phát triển của Bộ Nội vụ, củangành Nội vụ theo phân công của Bộ trưởng Bộ Nội vụ

- Quản lý và sử dụng cơ sở dữ liệu về đội ngũ cơ sở công chức, viên chức,người lao động, các hoạt động đào tạo, khoa học, công nghệ và hợp tác quốc tếcủa Trường; xây dựng và phát triển hệ thống thông tin, thư viện và các trangthiết bị phục vụ đào tạo và nghiên cứu khoa học đáp ứng yêu cầu nâng cao chấtlượng đào tạo

- Xuất bản và phát hành tạp chí, bản tin, các ấn phẩm khoa học, tổ chứcbiên soạn và phát hành các chương trình, giáo trình, tài liệu phục vụ công tácgiảng dạy, học tập và nghiên cứu của Trường

- Thực hiện chế độ thông tin, báo cáo và chịu sự kiểm tra, thanh tra của

Bộ Nội vụ, Bộ Giáo dục và Đào tạo, các bộ, ngành và chính quyền địa phương

các cấp theo quy định của pháp luật.

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Bộ trưởng Bộ Nội vụ giao

1.2.3 Cơ cấu tổ chức.

Cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội theo Quyết định số58/2010/QĐ-TTg ngày 22/9/2010 của Thủ tướng Chính phủ về việc Ban hànhĐiều lệ trường đại học và Quyết định số 347/QĐ-BNV ngày 19/4/2012 của Bộtrưởng Bộ Nội vụ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chứccủa Trường

Cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội bao gồm:

- Đảng ủy;

- Hội đồng trường;

- Ban giám hiệu gồm: Hiệu trưởng và không quá 03 Phó Hiệu trưởng.+ Hiệu trưởng: PGS TS Nguyễn Bá Chiến lãnh đạo quản lý toàn diệnmọi mặt hoạt động thuộc chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của Hiệu trưởng theoquy định của pháp luật

+ Phó Hiệu trưởng: PGS TS Nguyễn Minh Phương giúp Hiệu trưởngphụ trách các lĩnh vực công tác Thanh tra - Pháp chế; Khảo thí và Bảo đảmchất lượng; Công nghệ thông tin; Bồi dưỡng ngắn hạn; Ký chứng chỉ, chứngnhận bồi dưỡng ngắn hạn; Tạp chí Khoa học Nội vụ; các Trung tâm và Việnthuộc Trường Phụ trách các đơn vị gồm Phòng Khảo thí và bảo đảm chấtlượng; Tạp chí Khoa học Nội vụ; Trung tâm dịch vụ công; Phân hiệu TrườngĐại học Nội vụ Hà Nội tại Quảng Nam; Trực tiếp phụ trách điều hành Trungtâm Tin học - Ngoại ngữ Thực hiện các công việc khác theo sự phân công, ủynhiệm của Hiệu trưởng

+ Phó Hiệu trưởng: TS Lê Thanh Huyền giúp Hiệu trưởng phụ trách cáclĩnh vực công tác Đào tạo đại học; Đào tạo hệ vừa làm, vừa học, trung cấp;Công tác giảng dạy; Ký chứng chỉ, chứng nhận kết thúc học phần; Thư viện, tư

liệu, xuất bản; Thanh tra đào tạo; Công nghệ thông tin; phần mềm quản lý đàotạo và các phần mềm khác; Quản trị đại học hiện đại; Website của Trường;Chính trị và Công tác sinh viên; Công tác đoàn thể gồm Cựu chiến binh, Côngđoàn, Đoàn thanh niên Phụ trách các đơn vị gồm Phòng Quản lý đào tạo đạihọc; Phòng Công tác sinh viên; Các khoa; Kiêm trưởng khoa Khoa Quản lý xãhội Thực hiện các công việc khác theo sự phân công, ủy nhiệm của Hiệutrưởng.

+ Phó Hiệu trưởng: PGS TS Nguyễn Quốc Sửu giúp Hiệu trưởng phụtrách các mảng công tác Đào tạo sau đại học; Nghiên cứu khoa học; Hợp tác,liên kết khoa học, đào tạo sau đại học với các đơn vị trong nước và nước ngoài.Phụ trách các đơn vị gồm Phòng Quản lý đào tạo sau đại học; Viện nghiên cứu

và phát triển; Các khoa gồm Pháp luật hành chính, Hành chính học, Khoa họcchính trị, Quản trị nguồn nhân lực, Tổ chức và xây dựng chính quyền Thựchiện các công việc khác theo sự phân công và ủy nhiệm của Hiệu trưởng

- Hội đồng Khoa học, Đào tạo, các Hội đồng tư vấn khác

+ Phòng Quản lý đào tạo Sau đại học;

+ Phòng Công tác sinh viên

- Các Khoa đào tạo, gồm;

+ Khoa Hành chính học;

+ Khoa Quản trị nguồn nhân lực;

+ Khoa Quản trị văn phòng;

+ Khoa Pháp luật Hành chính;

+ Khoa Quản lý xã hội;

+ Khoa Văn thư - Lưu trữ;

+ Khoa Khoa học chính trị;

+ Khoa Tổ chức và Xây dựng chính quyền

- Các Trung tâm, gồm:

+ Trung tâm Tin học - Ngoại ngữ;

+ Trung tâm Thông tin Thư viện;

+ Trung tâm Dịch vụ công

- Các đơn vị trực thuộc Trường, gồm:

+ Tạp chí Khoa học Nội vụ;

+ Viện Nghiên cứu và phát triển;

+ Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại tỉnh Quảng Nam;

+ Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại thành phố Hồ Chí Minh

1.3 Các loại hồ sơ hình thành trong hoạt động của Trường Đại học Nội

vụ Hà Nội

Trong quá trình hoạt động của mình các cơ quan tổ chức thường hìnhthành ra 3 loại hồ sơ sau: hồ sơ công việc, hồ sơ nhân sự và hồ sơ nguyên tắc.Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cũng không ngoại lệ Trong quá trình hoạtđộng thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình Trường đã hình thành ra 3 loại

- Hồ sơ nguyên tắc: Là tập hợp các văn bản quy phạm pháp luật, văn bảnhướng dẫn về từng mặt công tác nghiệp vụ nhất định dùng làm căn cứ pháp lý,tra cứu khi giải quyết công viêc của cơ quan, tổ chức, cá nhân (loại hồ sơ nàythường là các bản sao và không phải nộp vào lưu trữ mà chỉ dùng để giảiquyết, xử lý công việc).

- Hồ sơ nhân sự: Là một tập văn bản, tài liệu có liên quan về một cá nhân

cụ thể (hồ sơ đảng viên, hồ sơ cán bộ, hồ sơ học sinh - sinh viên )

1.4 Tác dụng của việc quản lý hồ sơ tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.

Có nhiều loại hồ sơ khác nhau như hồ sơ công việc, hồ sơ nguyên tắc, hồ

sơ, nhân sự hình thành trong hoạt động của cơ quan tổ chức Như vậy, hồ sơcông việc, hồ sơ nhân sự, hồ sơ nguyên tắc đều là những hồ sơ được hìnhthành trong hoạt đông của Trường Các hồ sơ này sẽ bao gồm tất cả các hồ sơhình thành trong quá trình hoạt động thực hiện chức năng nhiệm vụ củatrường

Đặc biệt trong đó có hồ sơ công việc là một loại hồ sơ hình thành trongquá trình hoạt động thực hiện chức năng nhiệm vụ của trường có liên quan đếnmột vấn đề, sự việc

Với chức năng đào tạo, nghiên cứu khoa học, chuyển giao công nghệ, hợptác quốc tế và dịch vụ công phục vụ ngành Nội vụ, nền công vụ và yêu cầu của

xã hội, vì vậy, hồ sơ công việc của Trường có nội dung phản ánh các vấn đề vềđào tạo, nghiên cứu khoa học, chuyển giao công nghệ, hợp tác quốc tế và dịch

vụ công

Từ đó, có thể thấy hồ sơ công việc của Trường chứa đựng những thôngtin có giá trị, có tính chính xác cao Chúng phản ánh được quá trình hoạt độngcủa Trường Hồ sơ công việc chính là minh chứng cho những nhiệm vụ, côngviệc mà Trường theo dõi, giải quyết

Thông qua đó, có thể thấy tác dụng của việc quản lý hồ sơ của Trườngnhư sau:

- Quản lý hồ sơ chính là giúp quản lý, bảo quản tốt các hồ sơ, tài liệu làminh chứng cho những hoạt động của Trường Đây là những bằng chứng choviệc Trường có thực hiện đúng theo chức năng, nhiệm vụ của Trường haykhông

- Quản lý hồ sơ là căn cứ, cơ sở để thực hiện triển khai các nhiệm vụ,công việc tiếp theo Bởi những hồ sơ này có thể là những tài liệu quan trọngđược dùng để tham khảo khi giải quyết một vấn đề, công việc nào đó Hay cụthể hơn làm bằng chứng để giải quyết công việc cụ thể hoặc tìm ở đó nhữngthông tin cần thiết và đáng tincậy để phục vụ cho việc nghiên cứu tình hình,tổng kết và đúc rút kinh nghiệm côngtác, vạch ra chủ trương, chính sách Quản

lý hồ sơ được nghiêm túc, khoa học sẽ giúp cho việc tra cứu thông tin trong cơquan, tổ chức được nhanh chóng, đủ căn cứ chính xác để giải quyết công việckịp thời, hiệu quả Đối với từng cán bộ, công chức trong quá trình giải quyếtcông việc cần lập đầy đủ các hồ sơ để có căn cứ khoa học khi đề xuất ý kiến vàgiải quyết công việc, nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác

- Quản lý hồ sơ còn là căn cứ để phục vụ cho việc thanh tra, kiểm tra,giám sát hoạt động của Trường, của các phòng, khoa, cá nhân

- Quản lý hồ sơ còn với mục đích thiết thực là để phục vụ cho việc khaithác, sử dụng khi cần của tất cả các cá nhân trong và ngoài Trường

Tóm lại, Việc quản lý hồ sơ là vô cùng quan trọng mà Trường cần phảithực hiện Với những vai trò, ý nghĩa mà công tác quản lý hồ sơ mạng lạiTrường đã và đang dần hoàn thiện quy trình quản lý hồ sơ trong đó có quản lý

hồ sơ công việc

Tiểu kết

Công tác quản lý hồ sơ là một trong những công việc quan trọng trong

công tác văn thư - lưu trữ cũng như của mỗi cơ quan tổ chức Nếu công tác nàyđược thực hiện tốt sẽ tạo điều kiện cho các hoạt động của Trường Đại học Nội

vụ Hà Nội được hoàn thành tốt và ngược lại nếu không quản lý hồ sơ được tốt,

hồ sơ không đầy đủ sẽ ảnh hưởng tới việc cung cấp thông tin phục vụ quản lý,điều hành của Trường Trong chương 1 em đã trình bày một số khái niệm vềquản lý hồ sơ; khát quát về chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của TrườngĐại học Nội vụ Hà Nội; giới thiệu các loại hồ sơ hình thành trong hoạt độngcủa Trường và trình bày tác dụng của công tác quản lý hồ sơ công việc củaTrường Những nội dung trình bày ở chương 1 sẽ là cơ sở để em triển khai nội

dung chương 2 - Thực trạng công tác quản lý hồ sơ công việc của Trường Đại

học Nội vụ Hà Nội.

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ CÔNG VIỆC CỦA

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI.

2.1 Các quy định về công tác quản lý hồ sơ công việc tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.

Để thực hiện tốt công tác quản lý hồ sơ công việc, các văn bản quy địnhliên quan đến công tác quản lý hồ sơ công việc và công tác văn thư, lưu trữ làcăn cứ quan trọng để triển khai thực hiện tốt, cụ thể một số văn bản đề cập tớivấn đề quản lý hồ sơ công việc như sau:

- Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 03 năm 2020 của Chính

phủ về Công tác văn thư Nghị định này quy định những vấn đề cơ bản của

công tác văn thư trong đó có chương IV quy định về việc lập hồ sơ và nộp lưu

hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

- Luật số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 của Quốc hội khóa

XIII ban hành Luật Lưu trữ Luật đã quy định các vấn đề cơ bản của công tác

lưu trữ với các khâu nghiệp vụ từ thu thập, bảo quản, và tổ chức khai thác, sửdụng tài liệu

- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính

phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ.

- Thông tư số 27/2016/TT-BGDĐT ngày 30 tháng 12 năm 2016 của Bộ

Giáo dục và Đào tạo quy định thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn nghiệp

vụ của ngành giáo dục Thông tư được áp dụng để bảo quản các hồ sơ công

việc chuyên môn về đào tạo của Trường

- Quyết định số 1687/QĐ-BKHCN ngày 23 tháng 07 năm 2012 của Bộ

Khoa học và Công nghệ về việc công bố tiêu chuẩn quốc gia Quyết định đã

quy định công bố các tiêu chuẩn về bìa hồ sơ, hộp bảo quản hồ sơ, tài liệu và

giá bảo quản hồ sơ, tài liệu.

Các văn bản quy định của nhà nước là căn cứ để công chức, viên chức,người lao động thực hiện công tác văn thư cũng công tác quản lý hồ sơ côngviệc đươc tốt Thông qua các văn bản quy định này Nhà trường ban hành quychế công tác văn thư lưu trữ

Công tác văn thư - lưu trữ đã được Trường Đại học Nội vụ quan tâm,ngày 06 tháng 11 năm 2013 Trường đã ban hành Quyết định số 1138/QĐ-ĐHNV về việc ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ Đây là căn cứ để tổchức, thực hiện công tác văn thư, lưu trữ nói chung, quản lý hồ sơ công việcnói riêng

Quy chế công tác Văn thư - Lưu trữ của Trường có quy định công tác vănthư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản vàtài liệu khác được hình thành trong quá trình hoạt động của Trường; lập hồ sơ

và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Trường; quản lý và sử dụng con dấutrong công tác văn thư Đặc biệt là quy chế quy định nội dung, yêu cầu, tráchnhiệm của việc lập hồ sơ và giao và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữTrường tại Điều 23, Điều 24, Điều 25 của Mục 3 là một trong những nghiệp vụcủa công tác quản lý hồ sơ công việc

Quy chế công tác văn thư, lưu trữ, cùng với các văn bản quy định củaNhà nước đã giúp cho công chức, viên chức, người lao động có căn cứ để thựchiện công tác văn thư cũng như công tác quản lý hồ sơ công việc được thuậnlợi Mặc dù vậy công tác quản lý hồ sơ công việc chưa được Trường quy định

cụ thể bao gồm các quy trình trong một văn bản cụ thể mà chỉ quy định rời lẻtrong quy chế văn thư, lưu trữ của Trường

2.2 Quản lý hồ sơ công việc tại trường Đại học Nội vụ Hà Nội.

2.2.1 Công tác lập hồ sơ công việc.

Lập hồ sơ là khâu quan trọng cuối cùng của công tác văn thư, giải quyếtxong công việc nhưng chưa lập hồ sơ coi như chưa hoàn thành công việc TheoNghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/03/2020 của Chính phủ về công tác văn

thư có giải thích tại Khoản 15 Điều 3 như sau “Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp

xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định”.

Lập hồ sơ là trách nhiệm của tất cả cán bộ từ cán bộ quản lý đến cán bộchuyên môn Điều này đã được quy định rõ tại các văn bản quy phạm pháp luật

và văn bản hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyền quy định về công tác vănthư, lưu trữ, thể hiện ở các văn bản như: Quy định tại Điều 9 Luật Lưu trữ

2011 ; Điều 31 của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/03/2020 của ChínhPhủ về công tác văn thư; Khoản 4 Điều 3 Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày22/11/2012 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu

hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

Từ việc thực hiện áp dụng các quy định nêu trên, Trường Đại học Nội vụ

Hà Nội đã tiến hành các biện pháp để tổ chức quá trình lập hồ sơ và quản lý hồ

sơ Điều này được thể hiện trong các văn bản qui định về công tác văn thư, lưutrữ của Trường.Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã ban hành Quyết định số1138/QĐ-ĐHNV ngày 06/11/2013 về việc ban hành Quy chế công tác văn thư,lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Điều 25 có quy định về tráchnhiệm đối với việc lập hồ sơ [xem phụ lục 4]

Thực tế các khoa thuộc Trường khi tổ chức hoạt động chức năng tổ chứcthực hiện hoạt động giáo dục, đào tạo trình độ đại học, sau đại học; tổ chứchoạt động bồi dưỡng nghiệp vụ gắn với chuyên môn của Khoa; thực hiện hoạtđộng hợp tác quốc tế; khoa học và công nghệ phù hợp với mục tiêu, phươnghướng phát triển của Trường đã sản sinh ra các hồ sơ công việc là minh chứng

cho hoạt động của các khoa đồng thời cung cấp thông tin để giải quyết cáccông việc có liên quan Nhận thấy tầm quan trọng của hồ sơ công việc các viênchức đã chủ động lập các hồ sơ công việc mà mình giải quyết dựa vào Quy chếcông tác văn thư, lưu trữ của Trường và các văn bản quy định của Nhà nướcbao gồm việc xây dựng danh mục hồ sơ và tiến hành lập hồ sơ.

2.2.1.1 Xây dựng danh mục hồ sơ.

Theo cuốn giáo trình văn thư của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thì danh

mục hồ sơ được định nghĩa như sau: “Danh mục hồ sơ là bảng kê hệ thống các

hồ sơ dự kiến hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức trong một năm kèm theo số thứ tự, ký hiệu, đơn vị (hoặc người) lập và thời hạn bảo quản của mỗi hồ sơ” [14, Tr158]

Danh mục hồ sơ là một công cụ không chỉ giúp cho việc quản lý các hoạtđộng của trường và cá nhân được rõ ràng hơn thông qua hệ thống hồ sơ; giúpcho nhà trường và các đơn vị chủ động trong việc lập hồ sơ và quản lý hồ sơ,tài liệu mà còn giúp cho việc phân loại, sắp xếp tài liệu được chặt chẽ, khoahọc và chủ động, hợp lý và thuận tiện hơn rất nhiều Không chỉ vậy, danh mục

hồ sơ còn làm căn cứ để lãnh đạo kiểm tra đôn đốc các đơn vị, cán bộ chuyênmôn của trường thực hiện tốt công tác lập hồ sơ mà còn là căn cứ để giao nộp

hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan Hơn cả là nâng cao được tinh thần tráchnhiệm của viên chức nhà trường trong việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ

cơ quan

Mặc dù có những ý nghĩa và vai trò quan trọng như vậy, nhưng tạiTrường Đại học Nội vụ Hà Nội hiện nay việc xây dựng Danh mục hồ sơ vẫncòn nhiều hạn chế vì công tác lập hồ sơ của nhà Trường còn gặp phải nhữngkhó khăn nhất định như: Chưa có sự chỉ đạo, kiểm tra đối với công tác lập hồ

sơ của đơn vị tham mưu giúp việc về công tác văn thư; Văn phòng phẩm phục

vụ cho việc lập hồ sơ chưa cung cấp kịp thời; phương pháp lập hồ sơ đối với

các cán bộ chuyên môn chưa được cập nhật đầy đủ và thường xuyên Bêncạnh đó, cán bộ văn thư của Trường là người đóng vai trò quan trọng trongviệc hướng dẫn các cán bộ chuyên môn phương pháp lập hồ sơ và đề xuất xâydựng danh mục hồ sơ nhưng việc này vẫn chưa được triển khai, thực hiện tốt.Cũng bởi chưa có danh mục hồ sơ nên một số cán bộ chuyên môn khó khăntrong quá trình xác định tên hồ sơ hay xác định hồ sơ cần lập

Cụ thể đối với các khoa đã từng bước xây dựng được Danh mục hồ sơ củatừng đơn vị mình không chỉ là căn cứ để xây dựng lên Danh mục hồ sơ củaTrườngmà còn giúp cho việc quản lý hồ sơ trong từng khoa được chủ động,hợp lý, khoa học, thuận tiện Hơn thế nữa, các viên chức sẽ chủ động nâng cao

ý thức, trách nhiệm trong việc lập và quản lý hồ sơ trong giai đoạn văn thư.Đồng thời giúp cho lãnh đạo Khoa nắm được toàn bộ công việc của khoa vàcông việc của từng cá nhân

Để xây dựng được danh mục hồ sơ, các khoa cần căn cứ vào các nội dung

cơ bản sau:

- Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các khoa;

- Căn cứ vào kế hoạch công tác năm (năm tiến hành xây dựng danh mục

- Hồ sơ xây dựng đề án mở chuyên ngành;

- Hồ sơ về kiến tập, thực tập;

- Hồ sơ nghiệm thu đề tài nghiên cứu khoa học sinh viên cấp khoa;

- Hồ sơ về bảo vệ khóa luận cho sinh viên;

- Hồ sơ tập văn bản xây dựng đề cương chi tiết học phần

Cụ thể qua khảo sát khoa Văn thư - Lưu trữ có các hồ sơ như sau:

- Hồ sơ xây dựng đề án mở chuyên ngành Văn thư - Lưu trữ

Hồ sơ về công tác kiến tập ngành nghề của sinh viên Khoa Văn thư Lưu trữ

Hồ sơ về khóa luận cho sinh viên bậc đại học ngành Lưu trữ học

- Hồ sơ về nghiệm thu đề tài nghiên cứu khoa học sinh viên cấp khoangành Lưu trữ học

- Hồ sơ xây dựng đề cương chi tiết học phần bậc đại học

- Hồ sơ các lớp ngắn hạn của khoa Văn thư - Lưu trữ

- Hồ sơ lớp ngắn hạn của Campuchia và Lào

Ngoài ra còn có những công việc được các khoa thực hiện nhưng trênthực tế thì không lập hồ sơ về công việc đó Những hồ sơ về hoạt động côngviệc đó khi lập danh mục hồ sơ đều được đề cập tới như: Hồ sơ tổ chức chàođón tân sinh viên bậc đại học thuộc khoa; Hồ sơ về hoạt động khảo sát thựctế Đây là những hồ sơ khi lập danh mục hồ sơ đều được đề cập đến có triểnkhai thực hiện nhưng không lập hồ sơ làm minh chứng cho hoạt động đó

2.2.1.2 Lập hồ sơ công việc.

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã có những chỉ đạo để giúp công tác lập

hồ sơ đi vào nề nếp điển hình là việc ban hành Quyết định số 1138/QĐ- ĐHNVngày 06 tháng 11 năm 2013 về việc ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữcủa Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Trong quy chế công tác văn thư, lưu trữ

của Trường đã quy định nội dung việc lập hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được

lập tại Điều 23 [xem phục lục 4].

Ngoài ra, khi lập mỗi hồ sơ còn cần đảm bảo các Yêu cầu của việc lập hồ

sơ như sau:

- Thứ nhất, hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của

đơn vị hình thành hồ sơ, đúng chức năng, nhiệm vụ của Trường, đúng côngviệc mà cá nhân chủ trì giải quyết Do đó văn bản tài liệu hình thành trong quátrình hoạt động của mỗi đơn vị phải phản ánh được chức năng, nhiệm vụ vàhoạt động trong lĩnh vực chuyên môn của Trường là đào tạo và nghiên cứukhoa học, hay phải phản ánh từng mặt công tác, từng vấn đề, sự việc cụ thể

- Thứ hai, văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải đầy đủ, hoàn

chỉnh, có giá trị pháp lý, có sự mối liên hệ chặt chẽ với nhau và phản ánh đúngtrình tự diễn biến của vấn đề, sự việc hay trình tự giảiquyết công việc

- Thứ ba, các văn bản, tài liệu thu thập vào hồ sơ phải có giá trị pháp lý và

độtin cậy cao Văn bản tài liệu thu thập đưa vào lập hồ sơ phải là bản chínhhoặc bảnsao có giá trị như bản chính Hay có thể hiểu văn bản trong hồ sơ phải

có giá trị bảo quản tương đối đồng đều

Nội dung, phương pháp của việc lập hồ sơ, gồm 3 bước sau:

* Bước 1: Mở hồ sơ

- Mở hồ sơ là việc lấy một tờ bìa hồ sơ và ghi những thông tin ban đầu về

hồ sơ, như: Ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ Bìa hồ sơ được thiết

kế và in theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012 Bìa hồ sơ lưu trữ

- Căn cứ vào Danh mục hồ sơ được xây dựng vào đầu năm của Trường vàthực tế công việc được giao giải quyết công chức, viên chức, người lao độngphải chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi nhưng thông tin ban đầu về hồ sơ lên bìa hồ sơ.Trong quá trình giải quyết công việc nếu có công việc được giao thêm thì côngchức, viên chức, người lao động cũng sẽ lấy bìa hồ sơ để mở thêm hồ sơ mới làghi các thông tin ban đầu như tiêu đề hồ sơ, ký hiệu hồ sơ, năm mở hồ sơ và bổ

sung thêm tên hồ sơ đó vào bản danh mục hồ sơ Công chức, viên chức, ngườilao động trong quá trình giải quyết công việc của mình sẽ tiếp tục đưa các vănbản hình thành có liên quan vào hồ sơ.

* Bước 2: Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ

- Công chức, viên chức, người lao động có trách nhiệm lập hồ sơ cần thuthập, cập nhật tất cả, đầy đủ các văn bản, giấy tờ và các tư liệu hình thànhtrong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ tướng ứng đã mở, kể

cả tài liệu phim, ảnh, ghi âm

- Cần thu thập kịp thời những văn bản, tài liệu như bài phát biểu của lãnhđạo, tham luận của các đại biểu tại hội nghị, hội thảo đảm bảo sự toànvẹn, đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc

- Các văn bản trong hồ sơ phải được sắp xếp theo một trình tự hợp lý, tùytheo đặc điểm khác nhau của công việc để lựa chọn cách sắp xếp chothích hợp chủ yếu là theo trình tự thời gian và diễn biến công việc

Việc thu thập các văn bản, tài liệu vào hồ sơ của các khoa được thể hiệnthông quaviệc lập hồ sơ với các văn bản mà em có khảo sát được của khoa Vănthư - Lưu trữ [xem phụ lục 2] như sau:

- Đối với Hồ sơ về khóa luận cho sinh viên bậc đại học ngành Lưu trữ

học bao gồm các văn bản sau:

+ Kế hoạch tổ chức, hướng dẫn thực hiện khóa luận và đánh giá khóaluận tốt nghiệp cho sinh viên các lớp đại học hệ chính quy

+ Quyết định thành lập ban chỉ đạo và tổ soạn thảo xây dựng quy định về

đồ án, khóa luận tốt nghiệp

+ Quyết định ban hành quy định về đồ án, khóa luận tốt nghiệp

+ Quyết định giao đề tài khóa luận tốt nghiệp và cử giảng viên hướngdẫn cho sinh viên bậc đại học hệ chính quy

+ Quyết định thành lập hội đồng đánh giá khóa luận tốt nghiệp

+ Phiếu tổng hợp kết quả đánh giá khóa luận tốt nghiệp sinh viên.

+ Biên bản họp hội đồng đánh giá

+ Phiếu chấm điểm khóa luận

+ Bản nhận xét khóa luận

+ Kết quả đánh giá khóa luận

+ Đơn đăng ký làm khóa luận

- Đối với Hồ sơ xây dựng đề án mở chuyên ngành Văn thư - Lưu trữ bao

+ Quyết định giao khoa Văn thư lưu trữ xây dựng chương trình đào tạo vàquản lí chuyên ngành Văn thư - Lưu trữ thuộc ngành Lưu trữ học trình độ đạihọc sau khi được cấp phép đào tạo

+ Công văn về việc rà soát việc xây dựng chuẩn đầu ra của chương trìnhđào tạo

- Đối với Hồ sơ tài liệu hướng dẫn biên soạn đề cương chi tiết học

phầngồm có các văn bản, tài liệu sau:

+ Hướng dẫn quy trình thủ tục biên soạn, chỉnh sửa và nghiệm thu đềcương chi tiết học phần trình độ đại học

+ Công văn về việc đề nghị điều chỉnh đề cương học phần trong chươngtrình đào tạo trình độ đại học.

+ Công văn về việc điều chỉnh đề cương học phần trong chương trình đàotạo trình độ đại học

+ Tổng hợp danh sách giảng viên biên soạn, phản biện đề cương trình độđại học do khoa Văn thư - Lưu trữ quản lý

+ Danh sách thành viên hội đồng nghiệm thu đề cương chi tiết học phầncấp Trường

+ Biên bản họp hội đồng nghiệm thu đề cương chi tiết học phần trình độđại hoc

+ Thông báo điều chỉnh tên và số tín chỉ một số học phần trong chươngtrình đào tạo trình độ đại học của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Đây đều là một số loại hồ sơ công việc được hình thành phổ biến tại cáckhoa của Trường Những hồ sơ này được lập, thu thập đầy đủ văn bản sản sinh

ra trong quá trình giải quyết công việc và được sắp xếp theo trình tự giải quyếtcông việc

* Kết thúc và biên mục hồ sơ:

- Khi công việc được giải quyết xong thì hồ sơ được kết thúc, công chức,viên chức lập hồ sơ có trách nhiệm cũng như tiến hành kiêm tra mức độ đầy đủcủa văn bản, tài liệu có trong hồ sơ, nếu thiếu cần bổ sung cho đủ Ngoài ra cầnxem xét loại ra khỏi hồ sơ các bản trùng, bản nháp, bản thảo nếu đã có bảnchính (trừ bản thảo về vấn đề quan trọng có ghi ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cơquan hoặc ý kiến góp ý của các cơ quan hữu quan hoặc bản thảo mà người lập

hồ sơ thấy cần thiết phải giữ lại); bản chụp văn bản, tài liệu tham khảo xét thấykhông cần phải lưu giữ

* Kết thúc và biên mục hồ sơ: Khi công việc giải quyết xong thì hồ sơcũng kết thúc Viên chức, người lao động có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm