Luận văn nghiên cứu hệ thống văn bản quản lý nhà nước về công tác lưu trữ từ năm 2001 đến nay

Để bảo vệ an toàn và tổ chức sử dụng tốt tài liệu lưu trữ phục vụ lợi ích đất nước, cơ quan quản lý lưu trữ đã cónhiều biện pháp quản lý nhà nước về công tác lưu trữ trong đó có việc biê

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

KHOA VĂN THƯ - LƯU TRỮ

BÁO CÁO TỔNG HỢP

ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC CỦA NGƯỜI HỌC

• •

TÊN ĐỀ TÀI

NGHIÊN CỨU HỆ THỐNG VĂN BẢN QUẢN LÝ

NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ

TỪ NĂM 2001 ĐẾN NAY

Mã số: ĐTSV.2018.19

: Đỗ Thị Kiều Oanh : ĐH Lưu trữ học 14A : ThS Phạm Thị Hồng Quyên

HÀ NỘI 06, 2018

Chủ nhiệm đề tài Lớp/Khoa

Cán bộ hướng dẫn

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

KHOA VĂN THƯ - LƯU TRỮ

NGHIÊN CỨU HỆ THỐNG VĂN BẢN QUẢN LÝ

NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ

TỪ NĂM 2001 ĐẾN NAY

Mã số: ĐTSV.2018.19

: Đỗ Thị Kiều Oanh : Lê Phương Thảo Nguyễn Thị My

Vũ Thị Bích Thùy

Mai Thị Thu Hương : ĐH Lưu trữ học 14A : ThS Phạm Thị Hồng Quyên

Chủ nhiệm đề tài Thành viên nhóm

Lớp/Khoa Cán bộ hướng dẫn

HÀ NỘI 05, 2018

DANH MỤC CÁC TỪ VÀ CỤM TỪ VIẾT TẮT

MỤC LỤC A.

B.

A PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

D. Công tác lưu trữ luôn gắn liền với quá trình vận hành của bộ máy nhànước Đây là một công tác mà không một thể chế nhà nước nào có thể nhà nướcnào có thể xem nhẹ vai trò của nó Nhận thức được điều đó trong nhiều năm quaĐảng và Nhà nước ta đã ban hành nhiều văn bản chỉ đạo, hướng dẫn để đưa côngtác này đi vào nề nếp và ngày càng hoàn thiện hơn Để bảo vệ an toàn và tổ chức

sử dụng tốt tài liệu lưu trữ phục vụ lợi ích đất nước, cơ quan quản lý lưu trữ đã cónhiều biện pháp quản lý nhà nước về công tác lưu trữ trong đó có việc biên soạncác văn bản quy phạm pháp luật trình nhà nước ban hành

E. Công tác lưu trữ ở Việt Nam những năm gần đây có bước tiến quantrọng, hệ thống quản lý nhà nước về công tác lưu trữ ngày một hoàn thiện hơn gópphần đưa công tác lưu trữ đi vào nề nếp Bên cạnh đó, trong nhiều năm liền việcquản lý công tác lưu trữ còn nhiều khó khăn Công tác lưu trữ trước năm 2001không được phát triển, hệ thống tổ chức lưu trữ chưa thật sự hoàn chỉnh, chưađược đầu tư thích đáng, nghiệp vụ lưu trữ còn rất yếu kém ở nhiều nơi, chưa có sựthống nhất Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật còn nhiều chồng chéo

F. Do vậy, vấn đề đặt ra là phải tìm hiểu, nhìn nhận lại thực tại công táclưu trữ cụ thể là hệ thống văn bản quản lý nhà nước về công tác lưu trữ, xây dựng

cơ sở khoa học về hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và văn bản quản lý nhànước về công tác lưu trữ được hoàn thiện chỉnh hơn Đó là lý do mà nhóm nghiên

cứu chọn đề tài này:“ Nghiên cứu hệ thống văn bản quản lý nhà nước về công tác lưu trữ từ năm 2001 đến nay” nhằm tìm hiểu hệ thống văn bản quản lý nhà

nước về công tác lưu trữ đồng thời đưa ra những nhận xét, ý kiến, đánh giá, đềxuất giải pháp nâng cao chất lượng hệ thống văn bản quản lý nhà nước về lưu trữ

từ năm 2001 đến nay

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

G. Hệ thống văn bản quản lý nhà nước về công tác lưu trữ đã được

nhiều người quan tâm, nghiên cứu; được đề cập đến trong nhiều bài viết, tạp chí,sách, trang thông tin điện tử Các bài viết, công trình nghiên cứu trước đó tậptrung vào một số hướng chính như sau:

H. Hướng đầu tiên là về tổ chức bộ máy, với đề tài của tác giả DươngVăn Khảm “Công tác lưu trữ nhà nước và xây dựng hệ thống cơ quan lưu trữTrung ương và địa phương”, (8), 2002; đề tài “Cơ sở khoa học để xây dựng LuậtLưu trữ” do TS Dương Văn Khảm làm chủ nhiệm năm 2003, đề tài nghiên cứukhoa học cấp bộ đã đi sâu nghiên cứu tính cấp thiết cần phải xây dựng Luật Lưutrữ

I. Hướng thứ hai là về nhân sự, với các bài viết trên tạp chí Văn thư

-Lưu trữ như: “Bàn về vấn đề tổ chức lưu trữ cấp huyện”của Hồ Văn Quýnh.

J. Hướng thứ ba là về hoạt động nghiệp vụ công tác lưu trữ, có các bàiviết như: “Pháp Lệnh Lưu trữ quốc gia năm 2001, văn bản có hiệu lực pháp lý caođáp ứng yêu cầu về văn bản quản lý công tác văn thư, thống nhất với công tác lưutrữ” tác giả Hạnh Dung, tạp chí Văn thư - Lưu trữ số 3, năm 2017 Đề tài khoa họccấp thành phố của tác giả Vũ Công Quảng, “Cơ sở khoa học để phân loại tài liệulưu trữ phông lưu trữ thành ủy Hà Nội” (2001)

K. Hướng thứ tư là đánh giá kết quả thực hiện các văn bản quy phạmpháp luật về công tác lưu trữ đã có các bài viết như của tác giả Hạnh Dung:

L. “Pháp Lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001 - Văn bản có hiệu lực pháp

lý cao, đáp ứng yêu cầu về quản lý công tác văn thư thống nhất với công tác lưutrữ phần 2” tạp chí Văn thư - Lưu trữ số 3, năm 2017

3 Mục tiêu nghiên cứu

M. Đặt vấn đề nghiên cứu trên, mục tiêu nghiên cứu của đề tài nhằm đạtđược những mục tiêu sau:

- Khái quát được nội dung của các văn bản quản lý nhà nước về công tác lưu trữ đã ban hành

- Làm rõ được sự cần thiết của việc xây dựng, hoàn thiện hệ thống văn bản

quản lý nhà nước về công tác lưu trữ.

- Đưa ra một số ý kiến, đánh giá về hệ thống văn bản quản lý nhà nước về công tác lưu trữ của Việt Nam hiện nay

- Trên cơ sở đó nhóm nghiên cứu đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng hệ thống văn bản quản lý nhà nước về công tác lưu trữ

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

5 Nhiệm vụ nghiên cứu

R. Nhiệm vụ nghiên cứu trọng tâm của đề tài tập trung vào các vấn đề:

S. Tìm hiểu cơ sở lý luận của hệ thống văn bản quản lý nhà nước về công tác lưu trữ từ năm 2001 đến nay

T. Hệ thống được văn bản quản lý về công tác lưu trữ giai đoạn 2001 đến nay

U. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng hệ thống văn bản quản lý nhà nước về công tác lưu trữ

6 Phương pháp nghiên cứu

V. Để thực hiện đề tài, nhóm nghiên cứu đã áp dụng các phương pháp nghiên cứu như:

W. Phương pháp đọc tài liệu ở thư viện: được áp dụng trong việc tìm kiếm các tư liệu, các bài viết trên các tạp chí chủ yếu là tạp chí Văn thư - Lưu trữ

X. Phương pháp phân tích: được áp dụng để nghiên cứu, phân tích cáctài liệu, tư liệu liên quan để có thể đưa ra những lập luận mang tính khoa học cao

Y. Phương pháp tổng hợp: dựa trên kết quả tổng hợp được đem phântích, đánh giá

Z. Phương pháp so sánh: để so sánh hệ thống văn bản quản lý nhà nướctrước và sau khi Luật Lưu trữ ban hành.

AA Phương pháp hệ thống: là phương pháp nghiên cứu, tìm hiểu hệ

thống văn bản quản lý nhà nước về công tác lưu trữ

7 Đóng góp của đề tài

AB Đề tài sẽ góp phần cung cấp thông tin hữu ích là cơ sở giúp cho giảng

viên, sinh viên chuyên ngành lưu trữ đang giảng dạy, học tập tại các trường đạihọc, cao đẳng, trung cấp nói chung và giảng viên, sinh viên của Trường Đại họcNội vụ Hà Nội nói riêng có thêm tài liệu tham khảo thực tế phong phú, đa dạng tưliệu liên quan đến chuyên ngành Lưu trữ học

AC Đề tài sẽ giúp các nhà quản lý về lưu trữ có thêm tư liệu tham khảo

để có thể xây dựng hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và chỉ đạo nghiệp vụ vềlưu trữ

AD. Đề tài cung cấp cho người nghiên cứu, độc giả hệ thống vănbản quản lý nhà nước về công tác lưu trữ

8 Bố cục của đề tài

AE Phần mở đầu

AF Phần nội dung: gồm 03 chương

AG Chương 1 Những vấn đề cơ bản về hệ thống VBQLNN về công tác

AL NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ HỆ THỐNG VĂN BẢN QUẢN LÝ

NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ

1.1 Khái niệm hệ thống VBQLNN về công tác lưu trữ

1.1.1 Khái niệm hệ thống

AM Thứ nhất: Hệ thống là tập hợp các phần tử có quan hệ hữu cơ với

nhau, tác động chi phối lẫn nhau theo các quy luật nhất định để trở thành mộtchỉnh thể [26]

AN Thứ hai: Hệ thống là tập hợp nhiều yếu tố, đơn vị cùng loại hoặc

cùng chức năng, có mối quan hệ hoặc liên hệ với nhau chặt chẽ, làm thành 1 thểthồng nhất [25]

AO Khái quát lại, ta có thể hiểu: Hệ thống là tập hợp tất cả các yếu tố, bộ

phận có mối quan hệ, tác động qua lại với nhau

1.1.2 Khái niệm VBQLNN

AP 1.1.2.1 Khái niệm văn bản

AQ Có rất nhiều định nghĩa khác nhau về văn bản Theo nghĩa rộng, văn

bản đưuọc hiểu là vật mang tin được ghi bằng kí hiệu hay bằng ngôn ngữ (haymột loại kí hiệu) nhất định, nghĩa là bất cứ phương tiện nào dùng để ghi nhận vàtruyền đạt thông tin từ chủ thể này đến chủ thể khác

AR Theo nghĩa hẹp, văn bản được hiểu là các tài liệu, giấy tờ, hồ sơ được

hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, các tổ chức xãhội, các tổ chức kinh tế Theo định nghĩa này, các loại giấy tờ dùng để quản lý vàđiều hành các hoạt động của cơ quan, tổ chức như chỉ thị, thông tư, nghị quyết,quyết định, đề án công tác, báo cáo, đều gọi là văn bản [12; Tr.1]

AS “Văn bản - đó là sản phẩm của quá trình sáng tạo lời, mang tính cách

hoàn chỉnh, được khách quan hóa dưới dạng tài liệu viết, được trau chuốt vănchương theo loại hình tài liệu ấy, là tác phẩm gồm tên gọi (đầu đề) và một loạt đơn

vị riêng (những thể thống nhất trên câu), hợp nhất lại bằng những loại hình liên hệkhác nhau về từ vựng, ngữ pháp, logic, tu từ, có một hướng đích nhất định và mộtmục tiêu thực dụng” [14]

AT Theo ông Paul Ricoeur - một nhà triết học người Pháp từng tìm hiểu

văn bản là gì? Ông có nêu rằng: “Chúng ta gọi tất cả mọi diễn ngôn được ghi lại làvăn bản Trong ý nghĩa của sự định nghĩa này thì sự ghi lại bằng chữ viết tạo nênvăn bản”

AU Có rất nhiều ý kiến khác nhau mà nhóm đã tìm hiểu và đồng ý với

quan điểm này: “Văn bản là một tài liệu được lập ra hoặc nhận được trong quátrình tiến hành các công việc hợp pháp của 1 người hoặc một tổ chức được bảoquản - được duy trì bởi người hoặc tổ chức đó với mục đích làm chứng cứ hoặc đểtham khảo trong tương lai” [18;Tr.25]

1.1.2.2 Khái niệm văn bản quản lý nhà nước

AV Khái niệm về văn bản quản lý nhà nước được xác định dựa trên rất

nhiều định nghĩa khác nhau như:

AW Định nghĩa 1: Văn bản QLNN là văn bản do các cơ quan nhà nước

ban hành dùng để ghi chép, truyền đạt các quyết định quản lý và các thông tin cầnthiết cho hoạt động quản lý theo đúng thể thức, thủ tục và thẩm quyền luật định

AX Định nghĩa 2: Văn bản quản lý nhà nước “ Do các cơ quan nhà nước

ban hành theo thẩm quyền, thủ tục để thực hiện chức năng quản lý nhà nước hoặcnhững thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý.”

AY Định nghĩa 3: Văn bản quản lý nhà nước là những quyết định và

thông tin quản lý thành văn (được văn bản hóa) do các cơ quan quản lý nhà nướcban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định và được Nhànước đảm bảo thực thi bằng những biện pháp khác nhau nhằm điều chỉnh các mốiquan hệ quản lý nội bộ Nhà nước hoặc giữa các cơ quan nhà nước với các tổ chức

và công dân

AZ Những định nghĩa này nhóm tham khảo trong Giáo trình Văn bản

quản lý nhà nước những vấn đề lý luận và ký thuật soạn thảo do TS Triệu Văn

Cường - TS Nguyễn Cảnh Dương đồng chủ biên

BA Định nghĩa 4: Văn bản quản lý nhà nước là những quyết định và

thông tin quản lý thành văn (được văn bản hóa) do các cơ quan nhà nước ban hành

theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định và được Nhà nước đảm bảothi hành bằng những biện pháp khác nhau nhằm điều chỉnh các mối quan hệ nội

bộ nhà nước hoặc giữa các cơ quan nhà nước với các tổ chức và công dân.[11;Tr.9]

BB Định nghĩa 5: Văn bản quản lý Nhà nước được định nghĩa là những

thông tin quản lý thành văn do các cơ quan Nhà nước ban hành nhằm mục đíchđiều chỉnh các mối quan hệ quản lý hành chính qua lại giữa các cơ quan Nhà nướcvới nhau hoặc giữa các cơ quan Nhà nước với các cơ quan, tổ chức

BC Nói chung tất cả các khái niệm trên đều có một đặc trưng chung là:

có hiệu lực pháp lý trong quá trình quản lý nhà nước.

BD Có rất nhiều định nghĩa mà nhóm đã tìm hiểu được như nêu trên,

phân tích và tổng hợp lại, ta có thể hiểu theo một định nghĩa bao quát nhất: “ Văn

bản quản lý nhà nước là văn bản do các cơ quan quản lý nhà nước ban hành, tiếp

nhận và duy trì với mục đích làm chứng cứ - phương tiện pháp lý trong quá trìnhthực hiện các chức năng quản lý nhà nước theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hìnhthức và thể thức được xác định, có hiệu lực pháp lý, mang tính đơn phương, đượcbảo đảm thực thi bằng những biện pháp khác nhau” [18;Tr.31]

1.1.3 Khái niệm công tác lưu trữ

BE Về khái niệm “Công tác lưu trữ” hiện đang tồn tại nhiều cách định

nghĩa khác nhau:

BF Theo Từ điển thuật ngữ lưu trữ các nước xã hội chủ nghĩa M 1982,

trang 19, thuật ngữ thứ 19, tiếng Nga - Công tác lưu trữ: “Ngành hoạt động của

xã hội (nhà nước), bao gồm các mặt chính trị, khoa học, pháp luật và thực tiễn của việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ”.[20;Tr.19]

BG Theo cuốn “Giáo trình lưu trữ” Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội (nay

là Trường Đại học Nội vụ Hà Nội) Nhà xuất bản Giao thông vận tải: “Công tác

lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của Nhà nước bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan đến tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức

khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học, lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác của cơ quan, tổ chức, cá nhân”.[21;Tr.17]

BH Theo giáo trình Lý luận và thực tiễn công tac lưu trữ ở Liên xô,

M.1980 - Cuốn giáo trình được tham khảo, sử dụng phổ biến ở nước ta từ những

năm 80 của thế kỷ XX đến nay, Công tác lưu trữ được định nghĩa là: “Một ngành

hoạt động nhà nước bao gồm các mặt chính trị, khoa học, pháp luật và thực tiễn trong tổ chức tài liệu lưu trữ và công việc của các tổ chức lưu trữ” [9;Tr.4]

BI. Theo Điều 01 Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm

2013 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành “Quy chế mẫu về công tác văn thư, lưu

trữ”: “Công tác lưu trữ bao gồm các công việc về thu thập, chỉnh lý, xác định giá

trị và sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức” [1;Tr.2]

BJ Tổng kết sự phân tích các định nghĩa nêu trên, xét theo xu hướng hội

nhập quốc tế cũng như theo tinh thần đổi mới được đề ra trong Luật Lưu trữ của

nước ta, có thể đưa ra định nghĩa chung về khái niệm Công tác lưu trữ ở Việt Nam như sau: Công tác lưu trữ là hoạt động của các cơ quan nhà nước, các tổ chức

chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức

xã hội, tổ chức kinh tế, đơn vị sự nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân và các cá nhân trong quản lý và tiến hành (thực hiện) các công việc liên quan đến thu thập, xác định giá trị, tổ chức khoa học, thống kê, bảo quản, sử dụng tài liệu của Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam và các tài liệu lưu trữ khác.

BK Các định nghĩa này có thể được phát biểu ở dạng rút gọn như sau:

Công tác lưu trữ là hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức, doanh nghiệp

và các cá nhân trong tổ chức bảo quản, thu thập, thống kê và sử dụng tài liệu lưu trữ.

BL KẾT LUẬN: Từ tất cả các khái niệm đã phân tích, nhóm có thể định

nghĩa : “Hệ thống văn bản quản lý về công tác lưu trữ là Tập hợp tất cả các văn

bản có mối quan hệ nhất định về mặt pháp lý, bao gồm các vấn đề về lý luận, thựctiễn và pháp chế liên quan đến hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức,doanh nghiệp và các cá nhân trong thu thập, tổ chức khoa học, bảo quản, thống kê

và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ

1.2 Vai trò của hệ thống VBQLNN về công tác lưu trữ

BM Hệ thống VBQLNN về công tác lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng

trong các cơ quan, tổ chức hiện nay

BN Thứ nhất, hệ thống văn bản quản lý nhà nước về công tác lưu trữ là

công cụ để cụ thể hóa chủ trương đường lối chính sách của Đảng và Nhà nướctrong lĩnh vực lưu trữ

BO Với vai trò là hạt nhân chính trị trong hệ thống chính trị, Đảng Cộng

Sản Việt Nam thực hiện sự lãnh đạo chính trị đối với toàn bộ tổ chức và hoạt độngcủa hệ thống chính trị, trong đó có Nhà nước Sự lãnh đạo của Đảng được thôngqua quyền quyết định và quyền kiểm tra, giám sát việc thực hiện đường lối chínhtrị Tại Đại hội VI năm 1986 Đảng đã khẳng định “Đảng lãnh đạo, Nhà nước quản

lý, nhân dân làm chủ” Quyền lực chính trị của Đảng được kết tinh trong cươnglĩnh chính trị, đường lối chính trị, chủ trương tạo lập khung chính trị cho sự pháttriển của đất nước, của từng lĩnh vực, từng ngành, từng cấp trong mỗi giai đoạnphát triển

BP Trong lĩnh vực lưu trữ, Đảng đã thể hiện sự quan tâm sâu sắc tại các

văn kiện của Đảng như Báo cáo Ban Chấp hành Trung ương tại Đại hội đại biểutoàn quốc lần thứ VI của Đảng Cộng Sản Việt Nam tháng 12/1986 - Đại hội mởđầu cho thời kì đổi mới, lần đầu tiên Đảng chính thức giao nhiệm vụ cho cácngành, các cấp phải “Tổ chức tốt công tác lưu trữ; bảo vệ an toàn và sử dụng cóhiệu quả tài liệu lưu trữ quốc gia” Tháng 4/2006, một lần nữa trong Báo cáochính trị của Ban Chấp hành Trung ương Đảng khóa IX được thông qua tại Đạihội đại biểu toàn quốc lần thứ X của đảng xác định nhiệm vụ “Bảo vệ và phát huygiá trị của tài liệu lưu trữ” góp phần phát triển văn hóa, nền tảng tinh thần xã hội

BQ Thực hiện sự chỉ đạo của Đảng tại các văn kiện nêu trên Nhà nước đã

cụ thể hóa chủ trương, đường lối của Đảng bằng văn bản Luật và các văn bản dướiLuật như Nghị định, Thông tư vv trong lĩnh vực lưu trữ Có thể nói hệ thống vănbản quản lý Nhà nước về công tác lưu trữ ra đời là công cụ để cụ thể hóa đườnglối, chính sách của Đảng, qua đó thể hiện quan điểm của Đảng trong công tác lưutrữ Được sự quan tâm của Đảng và Nhà nước, đến nay công tác lưu trữ ở nước ta

đã đạt được những thành tựu nhất định, góp phần bảo quản, phát huy giá trị của tàiliệu lưu trữ Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam được hiệu quả hơn

BR Thứ hai, hệ thống văn bản quản lý nhà nước về công tác lưu trữ thực

hiện quyền làm chủ của công dân trong lĩnh vực lưu trữ

BS Tiếp cận thông tin là việc đọc, xem, nghe, ghi chép, sao chép, chụp

thông tin Tiếp cận thông tin là một trong những quyền của công dân, được Hiếnpháp 2013 nước Việt Nam ghi nhận và được cụ thể hóa bằng Luật Tiếp cận thôngtin số 104/2016/QH13 ban hành ngày 06 tháng 4 năm 2016 Luật tiếp cận thôngtin khẳng định: Mọi công dân đều bình đẳng, không bị phân biệt đối xử trong việcthực hiện quyền tiếp cận thông tin

BT Trong lĩnh vực lưu trữ nói riêng và lĩnh vực khác nói chung, công

dân được quyền tiếp cận thông tin theo quy định của nhà nước Hệ thống văn bảnquản lý nhà nước về công tác lưu trữ từ năm 2001 đến nay không giới hạn đốitượng trong việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Khoản 1, Điều 29 Luật Lưutrữ 2011 khẳng định “Cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền sử dụng tài liệu lưu trữ

để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học, lịch sử và các nhu cầu chính đángkhác”

BU Tài liệu lưu trữ có giá trị chứng cứ và giá trị thông tin chứa trong đó

có thể cung cấp bằng chứng và cung cấp thông tin trong các lĩnh vực của đời sốngnhư: chính trị, kinh tế, khoa học và các lĩnh vực khác Tại các cơ quan, tổ chức tàiliệu lưu trữ được sử dụng để làm căn cứ giải quyết công việc; phục vụ nghiên cứutình hình, tổng kết và rút kinh nghiệm trong công tác Đối với các cá nhân tài liệu

lưu trữ được sử dụng để nghiên cứu khoa học, lịch sử; giải quyết chế độ thươngbinh, người có công với cách mạng; tranh chấp đất đai vv

BV Văn bản quản lý nhà nước về công tác lưu trữ đảm bảo quyền được

tiếp cận tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức và cá nhân Mọi cơ quan, tổ chứclưu trữ tạo điều kiện thuận lợi nhất để các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhânđược tiếp cận và khai thác tài liệu lưu trữ phục vụ mục đích chính đáng của mình

BW Thứ ba, hệ thống văn bản quản lý nhà nước về công tác lưu trữ tạo

hành lang pháp lý để tổ chức công tác lưu trữ từ trung ương đến cơ sở

BX Nội dung quản lý nhà nước về công tác lưu trữ bao gồm xây dựng,

chỉ đạo hoàn thiện quy hoạch phát triển lưu trữ; xây dựng và ban hành văn bảnquản lý về công tác lưu trữ; quản lý thống nhất tài liệu lưu trữ quốc gia; tổ chứcchỉ đạo và ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ trong hoạt động lưu trữ;đào tạo bồi dưỡng cán bộ công chức, viên chức; quản lý công tác thi đua khenthưởng trong hoạt động lưu trữ; thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại tố cáo và

xử lý vi phạm pháp luật về lưu trữ; hợp tác quốc tế về lưu trữ

BY Mỗi cơ quan, tổ chức trên đều phải thực hiện các nội dung quản lý về

công tác lưu trữ nêu trên Vì vậy để thống nhất việc quản lý và chỉ đạo thực hiệncông tác lưu trữ trên cả nước, hệ thống văn bản quản lý nhà nước về công tác lưutrữ ra đời là điều tất yếu

BZ Hệ thống văn bản quản lý nhà nước về công tác lưu trữ chứa đựng

các quy phạm, các quy định, các tiêu chuẩn Tất cả những điều ấy là cơ sở cho các

cơ quan nhà nước, cán bộ, công chức thực thi công vụ Nó làm căn cứ cho cáchoạt động quản lý đồng thời là sợi dây ràng buộc trách nhiệm của cơ quan nhànước về công tác lưu trữ, ngoài ra nó là cơ sở pháp lý để công dân thực hiệnquyền và nghĩa vụ của mình

CA Hệ thống văn bản quản lý nhà nước về công tác lưu trữ được ban

hành nhằm thống nhất công tác lưu trữ trên phạm vi cả nước, bảo vệ an toàn vàphát huy giá trị của tài liệu lưu trữ phục vụ cho sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ

quốc Văn bản quản lý nhà nước về công tác lưu trữ chứa đựng thông tin địnhhướng sự phát triển công tác lưu trữ, cung cấp thông tin làm căn cứ để các cơquan xây dựng kế hoạch, chỉ đạo công tác lưu trữ trong mỗi cơ quan tổ chức Nhờ

có hệ thống văn bản quản lý mà nguyên tắc thống nhất trong công tác lưu trữ đượcduy trì và đảm bảo thực hiện

CB Thứ tư, hệ thống văn bản quản lý nhà nước về công tác lưu trữ giúp

thống nhất việc thực hiện nghiệp vụ lưu trữ trong phạm vi cả nước

CC Các văn bản quản lý nhà nước về công tác lưu trữ do Chính phủ, Bộ

Nội vụ, Cục văn thư và lưu trữ nhà nước ban hành là cơ sở pháp lý để các cơquan, tổ chức thực hiện thống nhất các nội dung của hoạt động lưu trữ Hệ thốngvăn bản quản lý về công tác lưu trữ hướng dẫn việc thực hiện nghiệp vụ lưu trữ từ

đó các cơ quan, tổ chức có căn cứ để thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ trong cơquan mình

CD Phương pháp thực hiện nghiệp vụ lưu trữ trong các văn bản quản lý

đã được nghiệm thu trong thực tiễn, qua các nghiên cứu cũng như ứng dụng côngnghệ hiện đại, là phương pháp tối ưu nhất được các cơ quan chức năng thông qua.Ngoài ra, việc thực hiện thống nhất các nghiệp vụ theo một cách thức nhất địnhgiúp nhà nước quản lý thống nhất nghiệp vụ lưu trữ trên cả nước, từ đó liên tụccập nhật và nghiên cứu các phương pháp thực hiện nghiệp vụ lưu trữ để phát triểncông tác lưu trữ, bảo đảm an toàn, phát huy giá trị khối tài liệu lưu trữ trong cảnước

CE Thứ năm, hệ thống văn bản quản lý nhà nước về công tác lưu trữ giúp

chuẩn hóa đội ngũ cán bộ làm công tác lưu trữ

CF Đội ngũ cán bộ làm công tác lưu trữ là nhân tố có vai trò quan trọng

trong công tác lưu trữ Trình độ của cán bộ lưu trữ tác động trực tiếp đến chấtlượng công tác lưu trữ tại mỗi cơ quan, tổ chức Vì vậy, các văn bản quản lý nhànước không thể không đề cập đến nội dung nhân sự trong công tác lưu trữ Cácvăn bản quản lý đề cập đến chế độ phụ cấp độc hại cho cán bộ làm công tác lưu

trữ, quy định chức danh nghề nghiệp cho cán bộ lưu trữ Đây là căn cứ để các cơquan, tổ chức thực hiện tuyển dụng, quản lý, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lưu trữ;thực hiện chế độ phụ cấp từ đó nâng cao chuyên môn nghiệp vụ đồng thời giúpcán bộ lưu trữ yên tâm hết mình với nghề.

CG Thứ sáu, hệ thống văn bản quản lý nhà nước về công tác lưu trữ góp

phần nâng cao ý thức, trách nhiệm của lãnh đạo, cán bộ nhân viên các cấp, cácngành và các cơ quan về công tác lưu trữ

CH Văn bản quản lý nhà nước là cơ sở pháp lý mang tính quyền lực Nhà

nước, bắt buộc các chủ thể khác phải thực hiện và được đảm bảo thực hiện bởiNhà nước như các hoạt động tổ chức trực tiếp hoặc cưỡng chế Trong hoạt độngcông vụ , trách nhiệm được hình thành trên cơ sở quy định của luật pháp, quy chếcủa cơ quan, tổ chức Vì vậy, văn bản quản lý Nhà nước về công tác lưu trữ khôngchỉ quy định cơ sở pháp lý trong lĩnh vực lưu trữ mà hệ thống văn bản quản lýNhà nước về công tác lưu trữ quy định trách nhiệm của mọi đối tượng Từ tínhchất bắt buộc phải thực hiện cùng với các điều khoản quy định xử phạt theo quyđịnh của pháp luật, văn bản quản lý Nhà nước về công tác lưu trữ nâng cao ý thức,trách nhiệm của lãnh đạo, cán bộ nhân viên trong cơ quan về công tác lưu trữ

CI. Các vấn đề trong lưu trữ chỉ dừng lại ở việc nghiên cứu lý luận làchưa đủ cần phải cụ thể bằng các văn bản của các cơ quan có thẩm quyền Sau khivăn bản được ban hành, văn bản cần được triển khai tới các cấp lãnh đạo và cáccán bộ, nhân viên trong cơ quan Từ đây nâng cao nhận thức, phổ biến kiến thứcpháp luật về lưu trữ tới toàn bộ cán bộ trong cơ quan Cùng việc ban hành văn bảnquản lý nhà nước về công tác lưu trữ giúp thay đổi nhận thức của lãnh đạo, cán bộnhân viên trong cơ quan đối với vai trò của tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ

CJ Lãnh đạo và các cán bộ nhân viên trong cơ quan có ý thức được giá

trị, tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ thì mới thực hiệnnghiêm túc được việc bảo vệ, bảo quản và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữtrong quá trình làm việc tại cơ quan

1.3 Nội dung cơ bản của hệ thống văn bản quản lý nhà nước về lưu trữ

CK Việc ban hành hệ thống văn bản quản lý nhà nước về công tác lưu trữ

dựa trên nội dung của công tác lưu trữ Công tác lưu trữ gồm hai hoạt động đó làhoạt động quản lý và hoạt động lưu trữ

CL Nội dung của hệ thống văn bản quản lý nhà nước về hoạt động quản

lý của công tác lưu trữ gồm: xây dựng và chỉ đạo việc thực hiện quy hoạch, kếhoạch và phát triển lưu trữ; xây dựng, ban hành và tổ chức thực hiện các văn bảnquy phạm pháp luật về lưu trữ; quản lý thống nhất tài liệu lưu trữ quốc gia; quản

lý thống nhất chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ; tổ chức chỉ đạo việc nghiên cứukhoa học và ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ trong hoạt động lưu trữ;đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức văn thư lưu trữ, quản lý công tác thi đuakhen thưởng trong hoạt động lưu trữ; thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tốcáo và xử lý vi phạm pháp luật về lưu trữ; hợp tác quốc tế

CM Nội dung của hệ thống văn bản quản lý nhà nước về hoạt động lưu

trữ hay còn gọi là nghiệp vụ lưu trữ gồm: phân loại tài liệu lưu trữ; thu thập, bổsung tài liệu lưu trữ; xác định giá trị tài liệu; chỉnh lý tài liệu; công cụ tra cứu tàiliệu lưu trữ; bảo quản, tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ; tổ chức sử dụng tài liệu lưutrữ và thống kê trong công tác lưu trữ

CN Các nội dung trên của hệ thống văn bản quản lý nhà nước đều đã

được các cơ quan quản lý nhà nước về công tác lưu trữ ban hành đầy đủ và chặtchẽ

CO Tiểu kết chương 1

CP Trong chương này, đã giới thiệu các khái niệm về công tác lưu trữ, hệ

thống văn bản quản lý nhà nước về công tác lưu trữ là nền tảng để làm rõ các vấn

đề và để thống nhất cách hiểu các thuật ngữ trong phạm vi đề tài nghiên cứu khoahọc này; Chỉ ra được vai trò quan trọng của hệ thống văn bản quản lý nhà nước vềcông tác lưu trữ trên các phương diện: thông tin, quản lý, pháp lý Đồng thời thấy

được sự hình thành, phát triển và hoàn thiện của hệ thống văn bản quản lý nhànước về công tác lưu trữ từ khi nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa được thành lậpcho đến nay, thể hiện được sự quan tâm của Đảng và Nhà nước đến công tác lưutrữ và việc bảo vệ giữ gìn, phát huy tài liệu lưu trữ.

CQ Chương 2

CR HỆ THỐNG VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC

LƯU TRỮ TỪ NĂM 2001 ĐẾN NAY

CS Hệ thống VBQLNN về công tác lưu trữ từ năm 2001 đến nay về cơ

bản đã quy định đầy đủ các vấn đề của công tác lưu trữ, để tìm hiểu một cách có

hệ thống và khoa học về hệ thống văn bản này, chúng tôi tập hợp và trình bày theo từng vấn đề cụ thể sau:

2.1 Hệ thống VBQLNN về tổ chức lưu trữ

CT Văn bản quản lý nhà nước về tổ chức lưu trữ là hệ thống văn bản

quản lý của nhà nước quy định cụ thể về nội dung tổ chức lưu trữ Trước tiên là,ngày 04/4/2001, Pháp lệnh lưu trữ quốc gia số 34/2001/PL - UBTVQH10 ngày 04tháng 4 năm 2001 của Uỷ ban Thường Vụ Quốc Hội, Chủ tịch nước cộng hòa xãhội chủ nghĩa Việt Nam Trần Đức Lương đã ký Lệnh số: 03/2001/L/CTN công bốPháp Lệnh Lưu trữ Quốc gia

CU Pháp Lệnh Lưu trữ quốc gia năm 2001 đã quán triệt sâu sắc những

quan điểm đổi mới của Đảng trong các quy định về mở rộng quyền khai thác, sửdụng tài liệu lưu trữ, tạo điều kiện thuận lợi cho lưu trữ Việt Nam mở cửa hộinhập với Lưu trữ thế giới Nhấn mạnh vai trò của Lãnh đạo trong sự quản lý thốngnhất nhà nước về công tác lưu trữ

CV Tại Điều 25 trong Pháp Lệnh có quy định về nội dung quản lý nhà

nước về lưu trữ bao gồm:

CW “1 Xây dựng và chỉ đạo thực hiện quy hoạch, kế hoạch phát triển lưu

trữ;

2 Xây dựng, ban hành và tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật

về lưu trữ;

3 Quản lý thống nhất tài liệu lưu trữ quốc gia;

4 Thống kê nhà nước về lưu trữ;

5 Quản lý thống nhất chuyên môn, nghiệp vụ về lưu trữ;

6 Tổ chức, chỉ đạo việc nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu khoahọc và công nghệ trong hoạt động lưu trữ;

7 Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức văn thư, lưu trữ; quản lý công tác thiđua, khen thưởng trong hoạt động lưu trữ;

8 Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật

về lưu trữ;

9 Hợp tác quốc tế về lưu trữ.”

CX Điều 3 quy định:

CY “Lưu trữ quốc gia đặt dưới sự lãnh đạo của Đảng và sự quản lý thống

nhất của nhà nước Tài liệu lưu trữ quốc gia phải được quản lý thống nhất theoquy định của pháp luật”

CZ Điểm mới quan trọng là Pháp lệnh đã thể hiện nâng cao tính Đảng

trong công tác lưu trữ Lý do là tài liệu lưu trữ gắn với an ninh chính trị quốc gia.Điều 26 khoản 2 quy định: “Cơ quan lưu trữ trung ương có chức năng tham mưucho Đảng, chịu trách nhiệm trước Chính phủ thực hiện quản lý nhà nước về lưutrữ” Tuy vậy tương lai gần việc thay thế Pháp lệnh bằng Luật Lưu trữ là điều cầnthiết

DA Ngày 8 tháng 4 năm 2004 Thủ tướng thay mặt chính phủ ký ban hành

Nghị định số 111/2004/NĐ-CP hướng dẫn thi hành Pháp lệnh Lưu trữ tài liệu quốcgia Nội dung bao trùm toàn bộ mọi mặt của công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ.Nghị Định có 5 chương, 30 Điều Phạm vi áp dụng của Nghị Định là bao gồmtoàn bộ các cơ quan tổ chức nhà nước, các tổ chức chính trị - xã hội Tại Điều 23quy định trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức các cấp: Bộ trưởng bộNội Vụ thực hiện quản lý nhà nước về công tác lưu trữ Quy định tất cả các cơ

quan tổ chức phải có lưu trữ hiện hành và quy định nhiệm vụ của lưu trữ hiệnhành.

DB Theo Luật Lưu trữ 2011 quy định: “Điều 38 Trách nhiệm quản lý về

lưu trữ:

1 Chính phủ thống nhất quản lý nhà nước về lưu trữ

2 Bộ Nội vụ chịu trách nhiệm trước Chính phủ thực hiện quản lý nhà nước vềlưu trữ và quản lý tài liệu Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam

3 Cơ quan có thẩm quyền của Đảng Cộng sản Việt Nam thực hiện quản lý tàiliệu Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam

4 Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, cơ quan trung ương của

tổ chức chính trị - xã hội trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình thựchiện quản lý về lưu trữ

5 Ủy ban nhân dân các cấp trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình thựchiện quản lý nhà nước về lưu trữ ở địa phương.”

DC Luật Lưu trữ ban hành nhằm quy định rõ việc thống nhất phông lưu

trữ quốc gia Việt Nam, phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình thực hiện quản lýnhà nước về lưu trữ ở địa phương

DD Về hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ quyền hạn cơ cấu tổ chức: Thông

tư 15/2014/TT-BNV Thông tư hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và cơcấu tổ chức của Sở Nội vụ thuộc UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương,phòng Nội vụ thuộc UBND huyện, quận, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh

DE Theo Điều 2 của Thông Tư này quy định về Nhiệm vụ và quyền hạn:

DF “1 Trình Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh dự

thảo các quyết định, chỉ thị; quy hoạch, kế hoạch dài hạn, 05 năm, hàng năm; các

đề án, dự án và chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện các nhiệm vụ cải cáchhành chính về ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Sở Nội vụ trênđịa bàn tỉnh

DG 2 Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế

hoạch, đề án, dự án, chương trình đã được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền,hướng dẫn, kiểm tra, phổ biến, giáo dục, theo dõi thi hành pháp luật về các lĩnhvực thuộc phạm vi quản lý nhà nước được giao.

DH Khoản 3, Điều 2 trong Thông tư quy định:

DI. “Về tổ chức bộ máy:

a) Trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định việc phân cấp quản lý tổ chức

bộ máy đối với các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp công lập thuộc

Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, Ủy ban nhân dân cấp huyện;

b) Trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh đề án thành lập, sáp nhập, chia tách, giảithể các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, Ủy ban nhândân cấp huyện để trình cấp có thẩm quyền quyết định theo quy định;

c) Trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ban hành văn bản quy định cụ thể chứcnăng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ;

d) Giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh trong việc xây dựng đề án thành lập, tổchức lại, giải thể các đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Ủy ban nhân dân cấptỉnh để trình cấp có thẩm quyền quyết định theo quy định;

DJ đ) Thẩm định về nội dung đối với dự thảo văn bản quy định chức

năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của các cơ quan chuyên môn, đơn vị

sự nghiệp công lập thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh Thẩm định đề án thành lập, tổchức lại, giải thể các đơn vị sự nghiệp công lập thuộc thẩm quyền quyết định của

Ủy ban nhân dân cấp tỉnh;

e) Thẩm định việc thành lập, kiện toàn, sáp nhập, giải thể các tổ chức phối hợpliên ngành thuộc thẩm quyền quyết định của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấptỉnh theo quy định của pháp luật;

DK g) Phối hợp với các cơ quan chuyên môn cùng cấp hướng dẫn Ủy ban

nhân dân cấp huyện quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của cácphòng chuyên môn, đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện;

DL h) Chủ trì, phối hợp với các cơ quan chức năng có liên quan của tỉnh

hướng dẫn, theo dõi, kiểm tra việc thực hiện phân loại, xếp hạng đơn vị sựnghiệp công lập của tỉnh theo quy định của pháp luật.”

DM. Thông tư 06/2015/TT-BNV hướng dẫn chức năng nhiệm vụ,quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư lưu trữ bộ và cơ quan ngang bộ

DN.Bộ nội vụ ban hành thông tư 06 nhằm mục đích quy định chức năng

nhiệm vụ, quyền hạn cơ cấu tổ chức của Bộ và cơ quan ngang bộ

DO.Tại Điều 3 của Thông tư này quy định về nhiệm vụ, quyền hạn của

phòng Văn thư - Lưu trữ như sau:

DP “a) Xây dựng, trình Bộ ban hành các chế độ, quy định về văn thư, lưu

DS * Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý về lưu trữ.

DT.

2.2 Hệ thống VBQLNN về nhân sự trong lưu trữ

DU Các VB QLNN về nhân sự trong lưu trữ quy định về các vấn đề gồm:

chế độ phụ cấp độc hại nguy hiểm, chế độ phụ cấp trách nhiệm công việc đối vớicán bộ công chức viên chức ngành lưu trữ; tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp viênchức chuyên ngành lưu trữ

2.2.1 Các văn bản quy định về tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp viên chức chuyên ngành lưu trữ

DV *Thông tư số 13/2014/TT-BNV quy định mã số và tiêu chuẩn chức

danh nghề nghiệp viên chức chuyên ngành lưu trữ

DW Thông tư có hiệu lực thi hành kể từ ngày 15 tháng 12 năm 2014, với

một số nội dung chính như sau:

DX 1 Quy định về chức danh nghề nghiệp viên chức chuyên ngành lưu

trữ

DY Thông tư số 13/2014/TT-BNV quy định về mã số và tiêu chuẩn chức

danh nghề nghiệp viên chức chuyên ngành lưu trữ, áp dụng đối với viên chứcchuyên ngành lưu trữ làm việc trong các đơn vị sự nghiệp công lập (Điều 1)

DZ - Mã số và phân hạng chức danh nghề nghiệp viên chức chuyên

ngành lưu trữ được quy định tại Điều 2 gồm:

EA + Lưu trữ viên chính (hạng II) - Mã số: V.01.02.01

EB + Lưu trữ viên (hạng III) - Mã số: V.01.02.02

EC + Lưu trữ viên trung cấp (hạng IV) - Mã số: V.01.02.03

ED - Quy định tiêu chuẩn chung về đạo đức nghề nghiệp tại Điều 3 và

tiêu chuẩn cụ thể của từng chức danh nghề nghiệp viên chức chuyên ngành lưu trữđược quy định tại Điều 4, Điều 5 và Điều 6 là căn cứ để tuyển dụng, sử dụng vàquản lý viên chức chuyên ngành lưu trữ trong các đơn vị sự nghiệp công lập.Ngoài ra, các đơn vị sự nghiệp thuộc tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổchức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, đơn vị sự nghiệp thuộc đơn vị sựnghiệp công lập, đơn vị sự nghiệp thuộc công ty trách nhiệm hữu hạn một thànhviên do Nhà nước làm chủ sở hữu được áp dụng các quy định tại Thông tư này để

tuyển dụng, sử dụng và quản lý người làm công tác lưu trữ.

EE - Thông tư số 13/2014/TT-BNV thay thế Quyết định số

420/TCCP-CCVC ngày 29 tháng 5 năm 1993 của Bộ trưởng, Trưởng ban Tổ chức - Cán bộChính phủ (nay là Bộ Nội vụ) về việc ban hành tiêu chuẩn nghiệp vụ các ngạchcông chức ngành lưu trữ; bãi bỏ quy định về danh mục các ngạch viên chức ngànhlưu trữ tại Quyết định số 78/2004/QĐ-BNV ngày 03 tháng 11 năm 2004 của Bộtrưởng Bộ Nội vụ ban hành danh mục các ngạch công chức và các ngạch viênchức

EF - Thông tư số 14/2014/TT-BNV đã bãi bỏ quyết định số

650/TCCP-CCVC ngày 20 tháng 8 năm 1993 của Bộ trưởng, Trưởng ban Ban Tổ chức - Cán

bộ Chính phủ về việc ban hành tiêu chuẩn nghiệp vụ các ngạch công chức quản lývăn thư - lưu trữ

EG Đặc biệt, theo quy định tại Thông tư số 13/2014/TT-BNV thì một

trong những tiêu chuẩn để chức danh lưu trữ viên (hạng III) thăng hạng lên chứcdanh lưu trữ viên chính (hạng II) là phải có thời gian công tác tối thiểu 09 năm,trong đó có đủ từ 03 năm công tác với bằng tốt nghiệp đại học

2.2.2 Các văn bản quy định về chế độ phụ cấp trách nhiệm công việc đối với cán bộ công chức, viên chức

EH *Thông tư số 05/ 2005/TT-BNV ngày 05 tháng 5 năm 2015 của Bộ

Nội Vụ hướng dẫn thực hiện chế độ phụ cấp trách nhiệm công việc đối với cán bộ công chức, viên chức.

EI Theo khoản 1, chương II của thông tư này, có các mức phụ cấp công

việc như sau:

EJ Phụ cấp trách nhiệm công việc gồm 4 mức: 0,5; 0,3; 0,2 và 0,1 so với

mức lương tối thiểu chung Theo mức lương tối thiểu chung 290.000 đồng/thángthì các mức tiền phụ cấp trách nhiệm công việc thực hiện từ ngày 01 tháng 10 năm

2004 như sau:

EK M

ức

EL H

ệ số EM Mức tiền phụ cấp thực hiện 01/10/2004

FB - Trưởng kho lưu trữ tài liệu, thư viện, Trưởng kho lưu trữ bảo quản,

phục chế hiện vật trong các bảo tàng hạng II trở lên, kho khu di tích Phủ Chủ tịch;

FC - Trưởng kho lưu trữ tài liệu thuộc Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước;

FD - Trưởng kho thuộc Cục Dự trữ Quốc gia;

FE - Trưởng kho, Trưởng quỹ tiền, vàng bạc, đá quý Ngân hàng Nhà

nước và Kho bạc Nhà nước từ Trung ương đến cấp huyện;

FF. Theo mục d) của khoản này thì các đối tượng sau được hưởng

phụ cấp ở Mức 4, hệ số 0,1:

FG - Phó trưởng kho lưu trữ tài liệu, thư viện, Phó trưởng kho lưu trữ

bảo quản, phục chế hiện vật trong các bảo tàng hạng II trở lên, kho khu di tích PhủChủ tịch;

FH - Trưởng kho lưu trữ tài liệu, thư viện Trưởng kho lưu trữ bảo quản,

phục chế và giới thiệu hiện vật trong các bảo tàng;

FI. Phó trưởng kho, Phó trưởng quỹ tiền, vàng bạc, đá quý Ngân hàngNhà nước và Kho bạc Nhà nước từ Trung ương đến cấp huyện

2.2.3 Các văn bản quy định về chế độ phụ cấp độc hại nguy hiểm đối với cán bộ công chức viên chức ngành lưu trữ.

FJ. *Thông tư số 07/2005/TT-BNV Ngày 05 tháng 01 năm 2001 của Bộ

Nội Vụ hướng dẫn thực hiện chế độ phụ cấp độc hại nguy hiểm đối với cán bộ, công chức, viên chức.

FK Thông tư này của Bộ Nội vụ có quy định như sau:

FL Về mức phụ cấp: Phụ cấp độc hại, nguy hiểm gồm 4 mức: 01; 02; 03

và 04 so với mức lương tối thiểu chung Theo mức lương tối thiểu chung 290.000đồng/tháng, thì các mức tiền phụ cấp độc hại, nguy hiểm thực hiện từ ngày 1-10-

2

FT.

0,2

FU 58.000 đồng FV.

3

FW.

0,3

FX 87.000 đồng FY.

4

FZ.

0,4

GA 116.000 đồng GB.

GC Quy định áp dụng các mức phụ cấp độc hại, nguy hiểm:

GD + Mức 1, hệ số 0,1 áp dụng đối với cán bộ, công chức, viên chức làm

việc trực tiếp ở nơi có một trong các yếu tố độc hại, nguy hiểm sau: Tiếp xúc trựctiếp với chất độc, khí độc, bụi độc, làm việc ở môi trường dễ bị lây nhiễm, mắccác bệnh truyền nhiễm Làm việc trong môi trường chịu áp suất cao hoặc thiếudưỡng khí, nơi quá nóng hoặc quá lạnh Những công việc phát sinh tiếng ồn lớnhoặc làm việc ở nơi có độ rung liên tục với tần số cao vượt quá tiêu chuẩn an toànlao động và vệ sinh lao động cho phép Làm việc ở môi trường có phóng xạ, tiabức xạ hoặc điện từ trường vượt quá tiêu chuẩn cho phép

GE + Mức 2, hệ số 0,2 áp dụng đối với cán bộ, công chức, viên chức làm

việc trực tiếp ở nơi có hai trong các yếu tố độc hại, nguy hiểm quy định tại điểmtrên

GF + Mức 3, hệ số 0,3 áp dụng đối với cán bộ, công chức, viên chức làm

việc trực tiếp ở nơi có 3 trong các yếu tố độc hại, nguy hiểm theo quy định

GG + Mức 4, hệ số 0,4 áp dụng đối với cán bộ, công chức, viên chức làm

việc trực tiếp ở nơi có các yếu tố độc hại, nguy hiểm theo quy định

GH Cách tính trả phụ cấp: Phụ cấp độc hại, nguy hiểm được tính theo

thời gian thực tế làm việc tại nơi có các yếu tố độc hại, nguy hiểm; nếu làm việcdưới 4 giờ trong ngày thì được tính bằng 1/2 ngày làm việc, nếu làm việc từ 4 giờtrở đi thì được tính cả ngày làm việc Phụ cấp độc hại, nguy hiểm được trả cùng

kỳ lương hằng tháng và không dùng để tính đóng, hưởng chế độ bảo hiểm xã hội

GI * Công văn số 2939/BNV-TL ngày 04 tháng 10 năm 2005 của Bộ Nội

vụ về việc chế độ phụ cấp độc hại nguy hiểm đối với cán bộ công chức viên chức ngành lưu trữ.

GJ Căn cứ quy định tại Thông tư số 07/2005/TT-BNV ngày 05/01/2005

của Bộ Nội vụ hướng dẫn thực hiện chế độ phụ cấp độc hại, nguy hiểm đối vớicán bộ, công chức, viên chức, Bộ Nội vụ hướng dẫn thực hiện mức phụ cấp độchại, nguy hiểm đối với cán bộ, công chức, viên chức trực tiếp làm việc trong cáckho lưu trữ thuộc các cơ quan nhà nước và các đơn vị sự nghiệp của Nhà nướcnhư sau:

GK 1) Mức 2, hệ số 0,2 tính theo lương tối thiểu đối với cán bộ, công

chức, viên chức trực tiếp làm công việc lựa chọn, phân loại, bảo quản tài liệu và tổchức sử dụng tài liệu trong kho lưu trữ

GL 2) Mức 3, hệ số 0,3 tính theo lương tối thiểu đối với cán bộ, công

chức, viên chức trực tiếp làm công việc khử trùng tài liệu, tu sửa phục chế tài liệu

hư hỏng

GM Cách tính trả phụ cấp độc hại, nguy hiểm được thực hiện theo quy

định tại Thông tư số 07/2005/TT-BNV ngày 05/01/2005 của Bộ Nội vụ hướng dẫnthực hiện chế độ phụ cấp độc hại, nguy hiểm đối với cán bộ, công chức, viênchức

2.3 Hệ thống VBQLNN về nghiệp vụ lưu trữ

GN Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của nhà nước bao gồm

những vấn đề về lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan đến việc tổ chức khoahọc tài liệu, bảo quản, tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ nhằm phục vụcông tác quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng của công dân.

GO Trong công tác lưu trữ gồm có hai nội dung đó là hoạt động quản lý

và hoạt động lưu trữ (hay còn gọi là hoạt động nghiệp vụ) Hoạt động lưu trữ gồm

có 08 nghiệp vụ: phân loại tài liệu lưu trữ; thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ; xácđịnh giá trị tài liệu; chỉnh lý tài liệu; công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ; bảo quản tàiliệu lưu trữ; tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ; công cụ thống kê tài liệulưu trữ

GP Để thực hiện tốt hoạt động nghiệp vụ lưu trữ cần có một hệ thống văn

bản quản lý quy định những vấn đề trong nghiệp vụ công tác lưu trữ Vì vậy, các

cơ quan quản lý nhà nước về công tác lưu trữ đã cho ban hành các loại văn bảntheo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình để quản lý hoạt động lưu trữ đượcchặt chẽ

2.3.1 Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ

GQ Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ gồm các nội dung: nguồn

tài liệu thu vào lưu trữ; thành phần tài liệu thu thập, bổ sung vào lưu trữ; trách

GR nhiệm giao nộp của Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử, thời hạn giao nộp

vào lưu trữ Ở từng nội dung của công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ đã

có các văn bản quy định cụ thể sau:

2.3.1.1 Nguồn tài liệu thu thập vào lưu trữ

GS Công văn số 26/LTNN-NVĐP ngày 22 tháng 01 năm 2003 của Cục

Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn xây dựng và ban hành Danh mục số 1 các cơquan, tổ chức thuộc diện nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh và Lưu trữhuyện

GT Hướng dẫn này thay thế văn bản số 330/NVĐP của Cục Lưu trữ Nhà

nước ban hành ngày 02/8/1996 do có một số điểm không còn phù hợp với tìnhhình thực tế Trên cơ sở bản hướng dẫn này, mỗi tỉnh, mỗi huyện cần xây dựng

ban hành Danh mục số 1 các cơ quan, tổ chức thuộc diện nộp lưu tài liệu vàoTrung tâm Lưu trữ tỉnh và Lưu trữ huyện cho phù hợp với đặc điểm ở địa phương.Công văn này đã hết hiệu lực vào ngày 25 tháng 4 năm 2006 và được thay thếbằng Thông tư số 04/2006/TT-BNV ngày 11 tháng 4 năm 2006 của Bộ Nội vụHướng dẫn xác định cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch

sử các cấp

GU Thông tư số 04/2006/TT-BNV ngày 11 tháng 4 năm 2006 của Bộ Nội

vụ Hướng dẫn xác định cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữlịch sử các cấp

GV Trong Thông tư này hướng dẫn việc xác định cơ quan, tổ chức thuộc

nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử các cấp Đối tượng để xem xét khi xácđịnh nguồn nộp lưu theo hướng dẫn tại Thông tư này bao gồm: cơ quan, tổ chức

sự nghiệp Nhà nước; tổ chức chính trị - xã hội - nghề nghiệp; tổ chức xã hội; tổchức kinh tế Nhà nước; đơn vị vũ trang nhân dân đang hoạt động, có tài khoản,con dấu, văn thư và biên chế độc lập Đối tượng thực hiện việc xác định nguồnnộp lưu theo hướng dẫn tại Thông tư này là lưu trữ lịch sử các cấp, bao gồm:Trung tâm Lưu trữ Quốc gia; Trung tâm Lưu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc Trungương; Lưu trữ huyện, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh

GW Thông tư này hết hiệu lực vào ngày 01 tháng 02 năm 2015 và được

thay thế bằng Thông tư số 17/2014/TT-BNV ngày 20 tháng 11 năm 2014 hướngdẫn xác định cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử cáccấp

GX Thông tư số 17/2014/TT-BNV ngày 20 tháng 11 năm 2014 hướng

dẫn xác định cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử cáccấp

GY Trong Thông tư này sẽ hướng dẫn xác định cơ quan, tổ chức thuộc

nguồn nộp lưu tài liệu vào các Trung tâm Lưu trữ quốc gia, Lưu trữ lịch sử tỉnh,thành phố trực thuộc Trung ương (gọi chung là Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh) và hướng

dẫn xây dựng, thẩm định, ban hành và sửa đổi, bổ sung Danh mục cơ quan, tổchức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử các cấp và áp dụng đối vớicác Trung tâm Lưu trữ quốc gia, Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh; các cơ quan, tổ chứcthuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử các cấp Thông tư này có hiệu lựcthi hành kể từ ngày 01 tháng 02 năm 2015 và thay thế Thông tư số 04/2006/TT-BNV ngày 11 tháng 4 năm 2006 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xác định cơ quan, tổchức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử các cấp đã hết hiệu lực.

2.3.1.2 Thành phần tài liệu thu thập bổ sung vào lưu trữ

GZ Công văn số 262/LTNN-NVTW ngày 12 tháng 6 năm 2001 của Cục

Lưu trữ Nhà nước ban hành bản Hướng dẫn thành phần hồ sơ, tài liệu của các cơquan hành chính nhà nước trung ương thuộc diện nộp lưu vào các Trung tâm Lưutrữ Quốc gia

HA Mục đích của việc ban hành bản Hướng dẫn thành phần hồ sơ, tài

liệu của các cơ quan hành chính nhà nước trung ương cần nộp lưu vào các Trungtâm Lưu trữ Quốc gia là nhằm bảo đảm thu thập một cách đầy đủ, chính xác vàthống nhất hồ sơ, tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơquan hành chính nhà nước trung ương vào bảo quản trong các Trung tâm Lưu trữQuốc gia Và Hướng dẫn này được áp dụng đối với các cơ quan hành chính nhànước trung ương Các cơ quan khác thuộc Danh mục số 1 các cơ quan thuộc diệnnộp lưu hồ sơ, tài liệu vào các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia được ban hành kèmtheo Quyết định số 58/QĐ-TCCP ngày 17/3/1995 của Ban Tổ chức - Cán bộChính phủ có thể tham khảo, vận dụng bản Hướng dẫn để xác định giá trị và lựachọn hồ sơ, tài liệu giao nộp cho các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia

HB Công văn này hết hiệu lực vào ngày 01 tháng 6 năm 2004 và được

thay thế bằng Công văn số 319/VTLTNN-NVTW ngày 01 tháng 6 năm 2004 củaCục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc Hướng dẫn thực hiện giao nộp tài liệulưu trữ vào lưu trữ lịch sử các cấp

HC Thông tư số 46/2005/TT-BNV ngày 27 tháng 4 năm 2005 của Bộ Nội

vụ hướng dẫn quản lý tài liệu khi chia, tách, sáp nhập cơ quan, tổ chức, đơn vịhình chính và tổ chức lại, chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp nhà nước.

HD Thông tư này sẽ hướng dẫn việc quản lý tài liệu khi chia, tách, sáp

nhập cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính và tổ chức lại, chuyển đổi hình thức sởhữu các doanh nghiệp Nhà nước Và những đối tượng áp dụng của Thông tư này

là các cơ quan Nhà nước, các tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xãhội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế Nhà nước và đơn vị vũ trang nhân dân

HE Sau gần 13 năm kể từ ngày văn bản này có hiệu lực thì vẫn chưa có

văn bản nào thay thế Điều này cho thấy những quy định trong văn bản này vẫncòn phù hợp với các cơ quan, tổ chức thuộc đối tượng áp dụng của Thông tư

HF Để có được điều này là chính là nhờ các quy định hướng dẫn trong văn bản

đã có mối liên kết chặt chẽ nhau tạo thành một “mạng lưới” quy định “kết dính”

mà không để “lọt” sự sai lệch cũng như những kẽ hở trong việc quản lý tài liệu khichia, tách, sáp nhập cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính và tổ chức lại, chuyển đổihình thức sở hữu các doanh nghiệp Nhà nước

HG Thông tư liên tịch số 01/2014/TTLT-BNV-BXD ngày 21 tháng 8 năm

2014 hướng dẫn thành phần tài liệu dự án, công trình xây dựng nộp lưu vào Lưutrữ lịch sử

HH Nội dung chính trong Thông tư này sẽ hướng dẫn thành phần tài liệu

dự án, công trình xây dựng nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử Và đối tượng áp dụng củaThông tư là các Lưu trữ lịch sử, chủ đầu tư xây dựng công trình, chủ quản lý sửdụng công trình

HI Có thể thấy, đây là văn bản quy phạm pháp luật đầu tiên hướng dẫn

thành phần tài liệu dự án, công trình xây dựng nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử vàtrách nhiệm giao nộp tài liệu dự án, công trình xây dựng vào Lưu trữ lịch sử.Trong Thông tư liên tịch Bộ Nội vụ và Bộ Xây dựng đã quy định rất rõ ràng và cụthể thành phần của một bộ hồ sơ xây dựng cơ bản đầy đủ khi được nộp lưu vàoLưu trữ Lịch sử

HJ Và trong số các lần Thông tư liên tịch này phát huy tác dụng đó là Bộ

Xây dựng đã sử dụng văn bản làm một trong những căn cứ để ban hành công văn

số 15/BXD-VP về việc rà soát, lập danh mục các dự án, công trình xây dựng cơ

bản thuộc diện nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử các cấp đến ngày 31 tháng 12năm 2017 Cụ thể trong Công văn, Bộ Xây dựng đề nghị Sở Xây dựng các tỉnh,

thành phố rà soát, thống kê, lập danh mục các dự án, công trình xây dựng cơ bản

do Sở Xây dựng làm chủ đầu tư hoặc Quyết định đầu tư theo Điều 3 Thông tư liêntịch số 01/2014/TTLT-BNV-BXD, thuộc diện nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sửcác cấp đến ngày 31/12/2017 (bao gồm cả các dự án, công trình đã phê duyệtquyết toán vốn hoàn thành từ năm 2015 trở về trước còn trong tình trạng bó gói,chất đống, chưa nộp lưu trữ theo quy định

2.3.1.3 Trách nhiệm Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử Irong công tác thu thập bổ sung tài liệu

HK Trong Luật Lưu Trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011

của Quốc Hội khoá 13 có quy định trách nhiệm của lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịchsử

HL Trách nhiệm của Lưu trữ trong công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ

cơ quan được quy định tại Điều 10 trong Luật Lưu trữ, cụ thể:

HM “1 Giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức hướng dẫn việc lập hồ sơ

và nộp lưu hồ sơ, tài liệu.

2 Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổ chức

sử dụng tài liệu lưu trữ.

3 Giao nộp tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; tổ chức huỷ tài liệu hết giá trị theo quyết định của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.”

HN Tại Khoản 2, Điều 19 trong Luật Lưu Trữ có quy định trách nhiệm

của Lưu trữ lịch sử khi thực hiện việc giao, nhận, cụ thể:

HO “1 Trình cơ quan có thẩm quyền về lưu trữ cùng cấp ban hành Danh

mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu và phê duyệt Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử;

2 Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu chuẩn bị tài liệu nộp lưu;

3 Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.”

2.3.1.4 Thời hạn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử

HP Điều này được quy định tại Điều 11 và Điều 21 của Luật Lưu trữ, cụ

thể:

HQ “Điều 11 Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

HR 1 Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan được quy

định như sau:

a) Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc, trừ trường hợp quy định tại điểm b khoản này;

b) Trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán đối với hồ

sơ, tài liệu xây dựng cơ bản.

HS 2 Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã

đến hạn nộp lưu quy định tại khoản 1 Điều này để phục vụ công việc thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức đồng ý và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ cơ quan.

HT Thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02

năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu.”

HU “Điều 21 Thời hạn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử

HV 1 Trong thời hạn 10 năm, kể từ năm công việc kết thúc, cơ quan, tổ

chức thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu có trách nhiệm nộp lưu tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử.

HW 2 Thời hạn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử của ngành công an,

quốc phòng, ngoại giao và của ngành khác được thực hiện theo quy định của

Chính phủ.”

HX Thời hạn nộp lưu tài liệu lưu trữ của các ngành công an, quốc phòng,

ngoại giao được quy định tại Điều 14 của Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03tháng 01 năm 2013 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều của LuậtLưu trữ, cụ thể:

HY “Điều 14 Thời hạn nộp lưu tài liệu lưu trữ của các ngành công an,

quốc phòng, ngoại giao

HZ 1 Tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn của các ngành công

an, quốc phòng, ngoại giao phải nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử trong thời hạn 30 năm, kể từ năm công việc kết thúc, trừ tài liệu lưu trữ chưa được giải mật hoặc tài liệu lưu trữ cần thiết cho hoạt động nghiệp vụ hàng ngày.

IA. 2 Bộ Công an, Bộ Quốc phòng, Bộ Ngoại giao có trách nhiệm quy định thời hạn bảo quản tài liệu của ngành sau khi có ý kiến thống nhất của Bộ Nội vụ; thống nhất đầu mối tổ chức việc lựa chọn tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn đã đến hạn nộp lưu và giao nộp vào Lưu trữ lịch sử có thẩm quyền theo quy định của Luật lưu trữ.”

IB. Thời hạn nộp lưu tài liệu lưu trữ chuyên môn nghiệp vụ của ngànhkhác được quy định tại Điều 15 của Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng

01 năm 2013 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưutrữ, cụ thể:

IC. “Điều 15 Thời hạn nộp lưu tài liệu lưu trữ chuyên môn nghiệp vụ

của ngành khác

ID. 1 Tài liệu chuyên môn nghiệp vụ có giá trị bảo quản vĩnh viễn của các ngành, lĩnh vực khác phải nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử trong thời hạn 30 năm,

kể từ năm công việc kết thúc, trừ tài liệu lưu trữ cần thiết cho hoạt động nghiệp

vụ hàng ngày của cơ quan, tổ chức.

IE. 2 Cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực có trách nhiệm quy định thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn nghiệp vụ sau khi có ý kiến thống nhất của Bộ Nội

vụ; tổ chức việc lựa chọn tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn đã đến hạn nộp lưu và giao nộp vào Lưu trữ lịch sử có thẩm quyền theo quy định của Luật lưu trữ.”

2.3.1.5 Hướng dẫn thực hiện giao nộp tài liệu

IF. Công văn số 319/VTLTNN-NVTW ngày 01 tháng 6 năm 2004 củaCục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc Hướng dẫn thực hiện giao nộp tài liệulưu trữ vào lưu trữ lịch sử các cấp

IG Văn bản này áp dụng đối với việc giao nộp tài liệu quản lý hành

chính, tài liệu chuyên môn, tài liệu khoa học công nghệ, văn học nghệ thuật trênnền giấy thông thường Các hướng dẫn tại văn bản này có thể vận dụng khi tổchức thực hiện việc giao nộp tài liệu phim, ảnh; phim điện ảnh; mi-crô-phim; tàiliệu ghi âm, ghi hình và tài liệu trên các vật mang tin khác và đối tượng thực hiệnbao gồm lưu trữ lịch sử các cấp và các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức

xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân thuộc nguồn nộplưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử các cấp

IH Công văn này hết hiệu lực vào ngày 01 tháng 02 năm 2015 và được

thay thế bằng Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20 tháng 11 năm 2014 của BộNội vụ hướng dẫn giao, nhận tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử các cấp

II. Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20 tháng 11 năm 2014 của BộNội vụ hướng dẫn giao, nhận tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử các cấp

IJ. Trong thông tư này gồm 8 điều và 3 phụ lục hướng dẫn việc giaonộp, tiếp nhận tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn của các cơ quan, tổchức thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữlịch sử các cấp và áp dụng đối với các cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ quan,

tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử các cấp Thông tư này cóhiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 02 năm 2015 và bãi bỏ Công văn số319/VTLTNN-NVTW ngày 01 tháng 6 năm 2004 của Cục Văn thư và Lưu trữNhà nước về việc hướng dẫn thực hiện giao nộp tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch

sử các cấp.

IK Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07 tháng 9 năm 2017 của Thủ tướng

Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưutrữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử

IL. Đây là văn bản mới nhất của Thủ tướng Chính phủ ban hành liênquan về một nghiệp vụ trong công tác lưu trữ Trong văn bản này đã chỉ ra tráchnhiệm của Bộ trưởng các bộ, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, Thủ trưởng cơ quanthuộc Chính phủ, các tập đoàn kinh tế và tổng công ty nhà nước, Chủ tịch Ủy bannhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương cũng như trách nhiệm của Bộtrưởng Bộ Nội vụ về chỉ đạo trong công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưutrữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử

2.3.2 Chỉnh lý tài liệu

IM Đối với phông lưu trữ có khối lượng lớn tài liệu hành chính ở dạng

rời lẻ khi vận dụng phương pháp phân loại tài liệu trực tiếp sẽ thực hiện theohướng dẫn Công văn số 283/VTLTNN-NVTW của Cục Văn thư Lưu trữ Nhànước ban hành ngày 19 tháng 5 năm 2004 ban hành bản hướng dẫn chỉnh lý tàiliệu hành chính

IN. Công văn này được áp dụng cho lưu trữ lịch sử các cấp và lưu trữhiện hành của các cơ quan nhà nước, tổ chức trong phạm vi toàn quốc để thựchiện một cách khoa học và thống nhất Và Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước banhành kèm theo Công văn này bản Hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính

IO Quyết định số 321/QĐ-VTLTNN ngày 22 tháng 8 năm 2005 của Cục

Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc Ban hành Quy trình chỉnh lý tài liệu

IP. Trong Quy trình này có hướng dẫn trình tự các bước trong việc chỉnh

lý tài liệu nhưng không mô tả, hướng dẫn chi tiết từng công việc cụ thể phải làm

IQ Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01 tháng 6 năm 2009 của Cục

Văn thư và Lưu trữ nhà nước Ban hành Quy trình “Chỉnh lý tài liệu” theo TCVNISO 9001:2000

IR. Trong quy trình này hướng dẫn trình tự các bước chỉnh lý tài liệugiấy tại các lưu trữ lịch sử, lưu trữ cơ quan và làm rõ trách nhiệm của các cá nhân,đơn vị thực hiện nhiệm vụ chỉnh lý tài liệu Và Quyết định này thay thế Quyếtđịnh số 321/QĐ-VTLTNN ngày 22 tháng 8 năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữnhà nước về việc ban hành Quy trình Chỉnh lý tài liệu.

IS. Thông tư số 03/2010/TT-BNV ngày 29 tháng 4 năm 2010 của Bộ Nội

vụ về việc quy định định mức kinh tế - kỹ thuật chỉnh lý tài liệu giấy

IT. Trong Thông tư này, quy định định mức kinh tế - kỹ thuật chỉnh lý tàiliệu giấy tại các cơ quan, tổ chức nhà nước ở trung ương và địa phương và thaythế Quyết định số 630/QĐ-BNV ngày 05 tháng 4 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Nội

vụ về việc ban hành định mức kinh tế - kỹ thuật chỉnh lý tài liệu bằng giấy

IU. Thông tư số 12/2010/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2010 của BộNội vụ hướng dẫn phương pháp xác định đơn giá chỉnh lý tài liệu giấy

IV. Nội dung của Thông tư này là hướng dẫn phương pháp xác định đơngiá chỉnh lý tài liệu giấy để xây dựng dự toán kinh phí thực hiện thuê khoán chỉnh

lý tài liệu của các cơ quan, tổ chức sử dụng ngân sách nhà nước và các cơ quan, tổchức sử dụng ngân sách nhà nước căn cứ tình hình thực tế tài liệu của đơn vị vàhướng dẫn tại Thông tư này để xây dựng dự toán chi ngân sách trình cấp có thẩmquyền phê duyệt

IW Luật Lưu Trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 của

Quốc Hội khoá 13

IX. Tại Điều 15 của Luật Lưu trữ quy định trách nhiệm của người đứngđầu cơ quan, tổ chức khi thực hiện chỉnh lý tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức vàcác yêu cầu của tài liệu lưu trữ sau khi chỉnh lý Cụ thể:

IY. “Điều 15 Chỉnh lý tài liệu

IZ. 1 Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo, tổ chức việc chỉnh lý tài liệu thuộc phạm vi quản lý.

JA 2 Tài liệu sau khi chỉnh lý phải bảo đảm các yêu cầu cơ bản sau