Luận văn nghiên cứu hệ thống tổ chức lưu trữ cấp huyện từ năm 1998 đến nay

Lý do chọn đề tài Tài liệu lưu trữ là những tài liệu có giá trị về chính trị, kinh tế, quốc phòng, an ninh, ngoại giao, văn hóa, giáo dục, khoa học và công nghệ được hình thànhtrong các

BÁO CÁO TỔNG HỢP

ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC CỦA NGƯỜI HỌC

NGHIÊN CỨU HỆ THỐNG TỔ CHỨC LƯU TRỮ

CẤP HUYỆN TỪ NĂM 1998 ĐẾN NAY

Chủ nhiệm đề tài : Lê Thị Hồng Nhung

Cán bộ hướng dẫn : ThS Trần Văn Quang

Hà Nội, 2018

BÁO CÁO TỔNG HỢP

ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC CỦA NGƯỜI HỌC

NGHIÊN CỨU HỆ THỐNG TỔ CHỨC LƯU TRỮ

CẤP HUYỆN TỪ NĂM 1998 ĐẾN NAY

Chủ nhiệm đề tài : Lê Thị Hồng Nhung Thành viên tham gia : Nguyễn Hồng Loan Lớp : 1405LTHB

Cán bộ hướng dẫn : ThS Trần Văn Quang

Hà Nội, 2018

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là nghiên cứu của nhóm chúng tôi, mọi số liệu đềuđược nghiên cứu trên cơ sở khảo sát thực tế Chúng tôi hoàn toàn chịu tráchnhiệm về sự cam đoan này./

Nhóm nghiên cứu

BẢNG CHỮ VIẾT TẮT

STT Tên viết tắt Tên đầy đủ

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN

BẢNG CHỮ VIẾT TẮT

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 2

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

4 Nhiệm vụ nghiên cứu 3

5 Lịch sử nghiên cứu vấn đề 3

6 Phương pháp nghiên cứu 5

7 Đóng góp mới của đề tài 6

8 Bố cục của đề tài 6

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ HỆ THỐNG TỔ CHỨC LƯU TRỮ CẤP HUYỆN TỪ NĂM 1998 ĐẾN NAY 9

1.1 Khái niệm về hệ thống, tổ chức và công tác lưu trữ 9

1.2 Khái quát về đơn vị hành chính cấp huyện và các cơ quan nhà nước cấp huyện

12 1.2.1 Khái quát về đơn vị hành chính cấp huyện 12

1.2.2 Các cơ quan nhà nước cấp huyện

12 1.2.2.1 Hội đồng nhân dân cấp huyện

12 1.2.2.2 Ủy ban nhân dân cấp huyện

13 1.2.2.3, Tòa án nhân dân cấp huyện 14

1.2.2.4, Viện kiểm sát nhân dân cấp huyện 15

1.3 Thành phần, nội dung, giá trị tài liệu lưu trữ cấp huyện 15

1.3.1 Thành phần tài liệu lưu trữ cấp huyện 15

1.3.2 Nội dung tài liệu lưu trữ cấp huyện 16

1.3.3 Giá trị của tài liệu lưu trữ cấp huyện 18

1.3.3.1 Giá trị thực tiễn 18

1.3.3.2 Giá trị lịch sử 21

1.4 Tổng quan các quy định của nhà nước về tổ chức lưu trữ cấp huyện từ năm 1998 đến nay 10

TIỂU KẾT 22

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC LƯU TRỮ CẤP HUYỆN TỪ NĂM 1998 ĐẾN NAY 23

2.1 Thực trạng tổ chức lưu trữ cấp huyện từ năm 1998 đến nay 23

2.1.1 Về tổ chức bộ máy của lưu trữ cấp huyện 23

2.1.1.1 Giai đoạn từ năm 1998 đến năm 2008 (việc quản lý công tác VTLT cấp huyện trực thuộc Văn phòng HĐND-UBND) 23

2.1.1.2 Giai đoạn từ năm 2008 đến nay (việc quản lý công tác VTLT cấp huyện trực thuộc Phòng Nội vụ) 24

2.1.2 Về tổ chức nhân sự của lưu trữ cấp huyện 27

2.1.2.1 Từ năm 1998 đến năm 2011 27

2.1.2.2 Từ năm 2011 đến nay (khi Luật Lưu trữ ban hành) 28

2.2 Ban hành văn bản của Lưu trữ cấp huyện về công tác Văn thư - Lưu trữ Error! Bookmark not defined 2.2.1 Tại Ủy ban Nhân dân huyện Thạch Thất Error! Bookmark not defined 2.2.2 Tại Ủy ban Nhân dân quận Tây Hồ Error! Bookmark not defined. 2.3 Về quản lý nghiệp vụ của lưu trữ cấp huyện 32

2.3.1 Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ 32

2.3.2 Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu 33

2.3.3 Thống kê và xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ 35

2.3.4 Bảo vệ, bảo quản tài liệu lưu trữ 36

2.3.5 Công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 37

trữ cấp xã Error! Bookmark not defined.

TIỂU KẾT 39

CHƯƠNG 3 CÁC GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG TỔ CHỨC LƯU TRỮ CẤP HUYỆN 41

3.1 Nhận xét về hệ thống tổ chức lưu trữ cấp huyện từ năm 1998 đến nay 41 3.1.1 Ưu điểm 41

3.1.2 Hạn chế 42

3.2 Nguyên nhân của những hạn chế về tổ chức bộ máy của cơ quan thực hiện chức năng quản lý công tác lưu trữ cấp huyện từ năm 1998 đến nay 46

3.3 Các giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ cấp huyện 48 3.3.1 Đối với cơ quan quản lý ngành 48

3.3.1.1 Về tổ chức 48

3.3.1.2 Về nhân sự 49

3.3.1.3 Về văn bản quản lý 50

3.3.1.4 Về quy trình nghiệp vụ 50

3.3.1.5 Về cơ sở vật chất, trang thiết bị bảo quản 51

3.3.2 Đối với Lưu trữ cấp Tỉnh 51

3.3.3 Đối với Lưu trữ cấp huyện 52

TIỂU KẾT 57

PHẦN KẾT LUẬN 58

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 60 PHỤ LỤC

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Tài liệu lưu trữ là những tài liệu có giá trị về chính trị, kinh tế, quốc phòng,

an ninh, ngoại giao, văn hóa, giáo dục, khoa học và công nghệ được hình thànhtrong các thời kỳ lịch sử của dân tộc Việt Nam, trong quá trình hoạt động của các

cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổchức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân và các nhânvật lịch sử, tiêu biểu phục vụ việc nghiên cứu lịch sử, khoa học và hoạt động thựctiễn TLLT cùng các nguồn lực khác trong cả nước tham gia xây dựng và bảo vệ

tổ quốc, đóng góp trực tiếp vào các lĩnh vực nghiên cứu, phát triển xã hội Nhậnthấy rõ tầm quan trọng đó của tài liệu lưu trữ, công tác lưu trữ được ra đời để đảmbảo cho việc bảo quản an toàn tài liệu và phát huy giá trị của TLLT

Hệ thống tổ chức lưu trữ nước ta được hình thành kể từ khi Cục Lưu trữtrực thuộc Phủ Thủ tướng ra đời theo Nghị định số 102/CP của Hội đồng Chínhphủ ngày 04/9/1962 Đặc biệt, đến năm 1998 sau khi Thông tư 40/1998/TT-TCCP ngày 24/01/1998 của Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ hướng dẫn tổ chứclưu trữ ở cơ quan nhà nước các cấp ra đời thì công tác lưu trữ từ trung ương đếnđịa phương, trong đó có lưu trữ cấp huyện mới được quy định cụ thể và có bướcngoặt quan trọng

Kể từ năm 1998 đến nay, công tác lưu trữ cấp huyện đã từng bước đi vào

nề nếp và ngày càng được củng cố kiện toàn, góp phần đảm bảo cho hoạt độngquản lý công tác lưu trữ Tuy nhiên, trong quá trình đưa vào thực tiễn hệ thống tổchức lưu trữ cấp huyện vẫn còn một số tồn tại, chưa có sự ổn định cao về tổ chức

và quản lý nhà nước, đòi hỏi phải có một hệ thống văn bản thay thế nhu cầu củangành trong hiện tại và tương lai để ổn định tổ chức, nhân sự, đảm bảo quản lý tàiliệu chặt chẽ, giúp cho việc khai thác và sử dụng tài liệu được dễ dàng

Có thể nói, công tác lưu trữ giữ vai trò rất quan trọng đối với hoạt động củacấp huyện Bởi vì tài liệu hình thành ở cấp huyện phản ánh một cách đầy đủ vàchân thực nhất toàn bộ hoạt động của cấp huyện đó; là cơ sở, tiền đề để cơ quanlưu trữ cấp trên nắm được tình hình thực tế nhằm giúp cho công tác quản lý nhà

1

nước về lưu trữ ở cấp huyện được thực hiện tốt hơn Vì vậy, để công tác lưu trữcấp huyện đi vào nề nếp, hoạt động có hiệu quả, ngày càng phục vụ hơn nữa pháttriển kinh tế - xã hội tại cấp huyện thì trước hết, việc tổ chức, quản lý lưu trữ cấphuyện được đặt ra và cần phải giải quyết.

Là sinh viên khoa Văn thư - Lưu trữ, việc nghiên cứu đề tài góp phầnkhông nhỏ trong việc hình thành lý luận, giúp hiểu thêm về việc xây dựng tổ chứchành chính địa phương, cụ thể là cấp huyện Đồng thời, việc nghiên cứu còn tạođiều kiện thuận lợi cho việc học tập và nghiên cứu chuyên sâu sau này, để từ đónhận ưu điểm và hạn chế, tìm ra biện pháp khắc phục tồn tại trong công tác lưutrữ cấp huyện nhằm nâng cao hiệu quả, hạn chế bất cập trong hệ thống tổ chứclưu trữ cấp huyện Bởi những lẽ trên, nhóm nghiên cứu đã quyết định lựa chọn đề

tài “Nghiên cứu hệ thống tổ chức lưu trữ cấp huyện từ năm 1998 đến nay” để

thực hiện bài nghiên cứu khoa học này

2 Mục tiêu nghiên cứu

Để thực hiện được tốt nhất đề tài này, nhóm nghiên cứu hướng đến nhữngmục tiêu sau:

- Thứ nhất: Khái quát cơ sở khoa học về hệ thống tổ chức lưu trữ cấphuyện từ năm 1998 đến nay;

- Thứ hai: Đánh giá thực trạng sự thay đổi của tổ chức lưu trữ cấp huyện

từ năm 1998 đến nay (qua khảo sát trực tiếp tại UBND huyện Thạch Thất - TP.HàNội; UBND quận Tây Hồ - TP.Hà Nội);

- Thứ ba: Chỉ ra những ưu điểm, tồn tại trong hệ thống tổ chức lưu trữ cấphuyện từ năm 1998 đến nay, nguyên nhân của vấn đề này; từ đó đề xuất các biệnpháp để góp phần làm hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ cấp huyện

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

a Đối tượng nghiên cứu

- Hệ thống tổ chức lưu trữ cấp huyện từ năm 1998 đến nay;

b Phạm vi nghiên cứu

- Thời gian nghiên cứu: từ năm 1998 - tính từ thời điểm Ban Tổ chức Cán

bộ Chính phủ ban hành Thông tư số 40/1998/TT-TCCP về việc hướng dẫn tổ

2

chức lưu trữ ở cơ quan nhà nước các cấp cho đến nay;

- Không gian nghiên cứu: Với quy mô của một đề tài nghiên cứu của sinhviên, do điều kiện và khả năng có hạn Vì vậy nhóm nghiên cứu chủ yếu nghiêncứu về hệ thống tổ chức đối với công tác lưu trữ của các cơ quan thuộc thẩmquyền quản lý của UBND huyện (qua khảo sát trực tiếp tại UBND huyện ThạchThất - TP.Hà Nội; UBND quận Tây Hồ - TP.Hà Nội)

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

- Thứ nhất: Tìm hiểu cơ sở khoa học về hệ thống tổ chức lưu trữ cấp huyện

từ năm 1998 đến nay;

- Thứ hai: Chỉ ra được những sự thay đổi về tổ chức lưu trữ cấp huyện quacác giai đoạn từ năm 1998 đến nay (qua khảo sát trực tiếp tại UBND huyện ThạchThất - TP.Hà Nội; UBND quận Tây Hồ - TP.Hà Nội);

- Thứ ba: Đưa ra một số nhận xét, ưu điểm, tồn tại trong hệ thống tổ chứclưu trữ cấp huyện từ năm 1998 đến nay và nguyên nhân của vấn đề này Từ đóđưa ra các kiến nghị để góp phần làm hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ cấphuyện

5 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Về công tác lưu trữ ở các cấp, trong đó cấp huyện không phải là hướngnghiên cứu hoàn toàn mới Đã có các công trình nghiên cứu về lưu trữ ở địaphương được thực hiện một cách nghiêm túc và có những đóng góp quan trọng về

cơ sở lý luận cũng như thực tiễn Qua khảo sát thực tế nguồn tài liệu, chúng em

đã tìm hiểu và tổng kết được các xuất bản phẩm, đề tài, luận văn, bài viết, khóaluận, báo cáo khoa học có liên quan đến đề tài Cụ thể là:

- Hệ thống lưu trữ các cấp được trình bày và đánh giá một cách khái quát

trong các xuất bản phẩm như: “Quá trình phát triển và trưởng thành” của Cục Lưu trữ Nhà nước xuất bản năm 2002; “Lưu trữ Việt Nam - những chặng đường phát triển”” của PGS.TSKH.Nguyễn Văn Thâm, TS.Nghiêm Kỳ Hồng xuất bản năm 2006; “Lịch sử Lưu trữ Việt Nam’” của PGS.TSKH.Nguyễn Văn Thâm,

PGS.Vương Đình Quyền, TS.Nghiêm Kỳ Hồng, TS.Đào Thị Diến xuất bản năm2010;

3

- Đề tài khoa học cấp ngành: “Cơ sở lý luận và thực tiễn về tổ chức các kho lưu trữ ở Việt Nam’”, năm 1990, do PGS.Vương Đình Quyền chủ nhiệm đề tài; đề tài khoa học cấp ngành: “Cơ sở khoa học để tổ chức quản lý nhà nước về công tác văn thư lưu trữ””, năm 2001, do PGS.TS.Dương Văn Khảm chủ nhiệm

- Các luận văn, khóa luận tốt nghiệp, báo cáo khoa học của sinh viên, họcviên cao học khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, trường Đại học Khoa học

Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội gồm các nghiên cứu, tìm hiểu vềquá trình hình thành, phát triển và thực trạng hoạt động của hệ thống lưu trữ các

cấp, như luận văn thạc sỹ của Trần Thanh Tùng: “Hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ nhà nước””, năm 2003; nghiên cứu riêng cho lưu trữ huyện như luận văn thạc sỹ của Nguyễn Nghĩa Văn: “Cơ sở khoa học để định thời hạn bảo quản văn bản quản lý nhà nước ở cấp huyện””, năm 2003; luận văn Thạc sỹ của Phạm Thị Diệu Linh: “Các giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động công tác lưu trữ cấp huyện của thành phố Hà Nội”, năm 2009, đề tài này phản ánh công tác lưu trữ

cấp huyện của một địa phương cụ thể - thành phố Hà Nội nhưng ở một góc độ

4

nhất định, tác giả đề tài đã nói lên được những vấn đề quan trọng của lưu trữ cấp

huyện luận văn Thạc sỹ Lưu trữ của Trần Văn Quang: “Tổ chức và quản lý Lưu trữ cấp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh”, năm 2014 Ngoài ra còn có các khóa luận tốt nghiệp như: “Mạng lưới các kho, các Trung tâm Lưu trữ Nhà nước qua 40 năm chặng đường hình thành và phát triển” của Nguyễn Thị Chinh, năm 2002; “Tổng luận các nghiên cứu về vấn đề quản lý lưu trữ địa phương ở nước ta”” của Vũ Thị Ngoan, năm 2011; “Quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ tại một số quận, huyện thuộc thành phố Hải Phòng”” của Nguyễn Thị Minh

Thu, năm 2011 Bên cạnh đó còn có các bài báo cáo nghiên cứu khoa học như:

“Nghiên cứu các giải pháp tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại kho lưu trữ UBND huyện Gia Lâm ” của Đào Thị Nhật cùng nhóm nghiên cứu năm 2016;

“Biện pháp tổ chức, quản lý tài liệu các nhà khoa học tại Trung tâm Di sản cácnhà khoa học Việt Nam” của Lê Thị Huyền năm 2017;

Tuy nhiên, các nghiên cứu trực tiếp liên quan đến Lưu trữ huyện chưađánh giá rõ năng lực, thực trạng tổ chức và quản lý của Lưu trữ cấp huyện, cácgiải pháp phát huy năng lực cần thiết của nó Vì vậy việc tập trung tìm hiểu nănglực hiện tại của các Lưu trữ cấp huyện và khả năng phát huy hiệu quả của nótrong điều kiện phát triển của đất nước hiện nay là điểm khác biệt và tính mớitrong nghiên cứu của tác giả so với những nghiên cứu trước đó

6 Phương pháp nghiên cứu

Để nghiên cứu đề tài này, nhóm nghiên cứu sử dụng các phương phápnghiên cứu sau:

- Phương pháp phân tích, tổng hợp, thống kê: Đây là nhóm phương phápđược nhóm nghiên cứu sử dụng xuyên suốt trong quá trình thực hiện đề tài Dophạm vi khảo sát rộng, thực hiện trong thời gian khác nhau, lượng thông tinnhiều, nội dung phong phú Vì vậy đòi hỏi phải được phân tích, tổng hợp nhằmrút ra những nhận định, giải pháp đối với công tác này

- Phương pháp điều tra, khảo sát, phỏng vấn: Đây là nhóm phương phápquan trọng và thường xuyên mà nhóm sử dụng để thực hiện đề tài Nhóm nghiêncứu đã tiến hành điều tra, khảo sát đặc biệt kết hợp với phỏng vấn lãnh đạo Văn

5

phòng UBND huyện, lãnh đạo phòng Nội vụ và cán bộ lưu trữ tại kho lưu trữ cáchuyện khảo sát như: UBND huyện Thạch Thất - TP.Hà Nội; UBND quận Tây Hồ

- TP.Hà Nội

- Phương pháp phân tích, so sánh chức năng: Phân tích chức năng của đơn

vị, bộ phận hình thành nên tài liệu Phân tích chức năng của các loại tài liệu trongmối quan hệ với chức năng cơ quan hay đơn vị sử dụng văn bản

7 Đóng góp mới của đề tài

- Thứ nhất, về mặt thực tiễn quản lý, đề tài cho chúng ta thấy thành phần,nội dung, giá trị tài liệu lưu trữ, thực trạng tổ chức lưu trữ cấp huyện từ 1998 đếnnay qua khảo sát tại UBND huyện Thạch Thất và UBND quận Tây Hồ Trên có

sở đó thấy được tính khách quan cần phải ổn định tổ chức, biên chế thực hiệncông tác lưu trữ;

- Thứ hai, kết quả của đề tài đã cung cấp các giải pháp nhằm nâng caohiệu quả và góp phần hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ cấp huyện;

- Thứ ba, là tài liệu tham khảo cho sinh viên ngành lưu trữ học về vấn đề

hệ thống tổ chức lưu trữ của cơ quan quản lý hành chính cấp huyện

8 Bố cục của đề tài

Gồm có 3 phần chính như sau:

Phần mở đầu: Giới thiệu chung về đề tài trong đó mô tả những cơ sở để

triển khai đề tài và khẳng định tính nghiêm túc của tác giả trong quá trình thựchiện

Phần nội dung: Gồm có 3 chương

Chương 1: Cơ sở khoa học về hệ thống tổ chức lưu trữ cấp huyện từ năm 1998 đến nay

Trình bày về cơ sở khoa học trong đó có cơ sở lý luận, cơ sở pháp lý và cơ

sở thực tiễn của hệ thống tổ chức lưu trữ cấp huyện Đồng thời, trình bày kháiquát về tình hình lưu trữ cấp huyện từ năm 1998 đến nay

Chương 2: Thực trạng của hệ thống tổ chức lưu trữ cấp huyện từ năm

1998 đến nay

Tìm hiểu những quy định của Nhà nước liên quan đến hệ thống tổ chức lưu

6

trữ cấp huyện Đồng thời, với những thông tin thu thập được qua việc khảo sáttrực tiếp tại UBND huyện Thạch Thất - TP.Hà Nội; UBND quận Tây Hồ - TP.HàNội, nhóm nghiên cứu nêu thực trạng về hệ thống tổ chức lưu trữ cấp huyện.

Chương 3: Đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ cấp huyện

Trên cơ sở thực trạng đã nêu ở Chương 2, nhận xét ưu điểm, hạn chế và đềxuất các giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ cấp huyện

Phần kết luận: Sự tổng kết của tác giả về quá trình thực hiện và kết quả

triển khai đề tài, vừa để khép lại vấn đề đã được nêu ra từ phần mở đầu, vừa để đềxuất một số nội dung có liên quan đến đề tài cần được tiếp tục nghiên cứu trongnhiều công trình tiếp theo Với kết luận này, tác giả hy vọng cung cấp thêm đượcnhững hướng nghiên cứu mới trong lúc các nhà khoa học và nhà quản lý vẫn đangtiếp tục hoàn thiện hệ thống lý luận và văn bản quản lý cho hệ thống Lưu trữ nóichung cũng như hệ thống lưu trữ cấp huyện nói riêng

Trong quá trình thực hiện bài nghiên cứu khoa học này, ngoài sự nỗ lực,nhóm nghiên cứu cũng nhận được rất nhiều sự hướng dẫn, giúp đỡ tận tình củacác cán bộ, công chức tại các lưu trữ cấp huyện đã khảo sát như: UBND huyệnThạch Thất - TP.Hà Nội, UBND quận Tây Hồ - TP.Hà Nội; các thầy, cô KhoaVăn thư - Lưu trữ và đặc biệt là sự giúp đỡ, hướng dẫn, chỉ bảo tận tình của Thạc

sĩ Trần Văn Quang - Giảng viên Khoa Văn thư - Lưu trữ, Trường Đại học Nội Vụ

Hà Nội Qua đây, cho phép nhóm nghiên cứu xin gửi lời cảm ơn chân thành vàsâu sắc nhất đến những sự giúp đỡ quý báu đó

Tuy nhiên, do kiến thức còn hạn chế và thiếu kinh nghiệm thực tế nênnhóm nghiên cứu cũng gặp không ít khó khăn trong quá trình thực hiện bàinghiên cứu khoa học Vì vậy, trong bài này không thể tránh khỏi những hạn chế

và sai sót nhất định Nhóm nghiên cứu rất mong nhận được sự chỉ bảo, đóng góp

ý kiến của các thầy cô và các bạn để bài nghiên cứu khoa học này được hoànthiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 07 tháng 05 năm 2018

7

Nhóm nghiên cứu

Lê Thị Hồng Nhung Nguyễn Hồng Loan

8

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ HỆ THỐNG TỔ CHỨC LƯU TRỮ CẤP HUYỆN

TỪ NĂM 1998 ĐẾN NAY 1.1 Cơ sở lý luận về hệ thống tổ chức lưu trữ cấp huyện từ năm 1998 đến nay

Theo Từ điển Tiếng Việt năm 2011 của Nhà xuất bản Đà Nẵng, hệ thống “là

sự kết hợp các phần lại thành một khối hệ thống quản lý” [22;284]

“Tổ chức” là một thuật ngữ được sử dụng khá phổ biến Nguyên nghĩa của tổchức (“organon” theo tiếng Hy Lạp) là để chỉ một cơ quan nào đó của cơ thể người,

có chức năng nhất định, là kết cấu tự nhiên trong chỉnh thể người

Hiện nay có nhiều cách định nghĩa khác nhau về tổ chức Theo Từ điển Tiếng

Việt Việt Nam năm 2011 Nhà Xuất Bản Đà Nẵng: “Tổ chức là sắp xếp, bố trí cho thành một chỉnh thể, có một cấu tạo, một cấu trúc và những chức năng chung nhất định Tổ chức là sắp xếp, bố trí cho thành một trật tự, có nề nếp ” [22;1567]

Cũng gần với định nghĩa trên, Đại từ điển Tiếng Việt do Nguyễn Như Ý chủ

biên giải thích nghĩa của tổ chức như sau: “1 Sắp xếp, bố trí thành các bộ phận để cùng thực hiện một nhiệm vụ hoặc một chức năng chung; 2 Sắp xếp, bố trí để làm cho có trật tự, nề nếp ” [13]

Các khái niệm trên của tổ chức được sử dụng như một động từ, nhưng trongthực tế tổ chức còn được sử dụng như một danh từ Và trong nội dung bài luận vănnày, thì “tổ chức” được hiểu theo nghĩa là một danh từ

Khoa học tổ chức và quản lý định nghĩa tổ chức với ý nghĩa hẹp: “Tổ chức là tập thể của con người tập hợp nhau lại để thực hiện một nhiệm vụ chung hoặc nhằm đạt tới một mục tiêu xác định của tập thể đó” [11;4].

Theo cuốn sách Hành chính công của Học viện Hành chính Quốc gia, khái

niệm tổ chức được sử dụng để chỉ “một tập hợp của nhiều người - hai người trở lên, cùng với việc sắp xếp công việc cụ thể và thống nhất với nhau vì một hay một vài mục tiêu ”

Từ điển Bách khoa Việt Nam định nghĩa: tổ chức là “hình thức tập hợp, liên kết các thành viên trong xã hội (cá nhân, tập thể) nhằm đáp ứng yêu cầu, nguyện

vọng, lợi ích của các thành viên, cùng nhau hành động vì mục tiêu chung” [20;455].

Về công tác lưu trữ, trên thực tế tồn tại rất nhiều khái niệm, định nghĩa khácnhau Theo cuốn “Giáo trình lưu trữ” Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội (nay là

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội), Nhà xuất bản Giao thông vận tải: “Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của Nhà nước bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan đến tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học, lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác của cơ quan, tổ chức, cá nhân

Theo Từ điển thuật ngữ lưu trữ các nước xã hội chủ nghĩa M 1982, thuật

ngữ thứ 19, tiếng Nga - Công tác lưu trữ: “Ngành hoạt động của xã hội (nhà nước), bao gồm các mặt chính trị, khoa học, pháp luật và thực tiễn của việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ”.

Tổng kết sự phân tích các định nghĩa nêu trên, có thể đưa ra định nghĩa

chung về khái niệm “công tác lưu trữ” ở Việt Nam như sau: “Công tác lưu trữ là hoạt động của các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế, đơn vị sự nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân và các cá nhân trong quản lý và tiến hành (thực hiện) các công việc liên quan đến thu thập, xác định giá trị, tổ chức khoa học, thống

kê, bảo quản, sử dụng tài liệu của Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam và các tài liệu lưu trữ khác”.

Trên cơ sở những khái niệm trên về hệ thống, tổ chức và công tác lưu trữ, ta

có thể hiểu hệ thống tổ chức lưu trữ từ trung ương đến cơ sở, xây dựng hệ thống vănbản quy phạm pháp luật văn thư, lưu trữ, tổ chức thu thập, bảo vệ an toàn và tổ chứckhai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ quốc gia, đào tạo cán bộ, chỉ đạo cán

bộ, chỉ đạo nghiên cứu ứng dụng khoa học công nghệ thông tin trong văn thư lưutrữ, quan hệ hợp tác quốc tế, tổ chức hội lưu trữ

1.2 Cơ sở pháp lý về hệ thống tổ chức lưu trữ cấp huyện từ năm 1998 đến nay

Hệ thống văn bản quy định về tổ chức công tác lưu trữ cấp huyện luôn được

thực hiện đúng với văn bản quy định của cấp trên Việc thực hiện nhằm tạo sự thốngnhất trong quản lý công tác lưu trữ tại địa phương Tài liệu lưu trữ cấp huyện hìnhthành trong quá trình hoạt động của UBND, việc ban hành các văn bản liên quanquy định cụ thể về công tác lưu trữ cấp huyện là một việc làm cần thiết Các quyđịnh của nhà nước về công tác lưu trữ cấp huyện được ban hành từ cấp Trung ươngđến địa phương cho thấy công tác lưu trữ luôn được quan tâm một cách hệ thống vàthống nhất, gồm các văn bản quy định sau:

1 Thông tư số 40/1998/TT-TCCP ngày 24/01/1998 về hoạt động tổ chức lưutrữ ở các cơ quan nhà nước các cấp;

2 Thông tư số 21/2005/TT-BNV ngày 01/01/2005 về “hướng dẫn chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn thư, lưu trữ bộ, cơ quan ngang bộ,

cơ quan thuộc chính phủ và ủy ban nhân dân các cấp”;

3 Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 quy định về tổ chức các cơquan chuyên môn thuộc huyện, quận, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh.;

4 Thông tư 04/2008/TT-BNV ngày 04/06/2008 hướng dẫn về chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Sở Nội Vụ, phòng Nội vụ, thuộc Uỷ BanNhân Dân cấp tỉnh, cấp huyện;

5 Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28/04/2010 của Bộ Nội Vụ hướng dẫnchức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chứcc văn thư, lưu trữ bộ, cơquan ngang bộ, cơ quan thuộc chính phủ và UBND các cấp;

6 Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 của Quốc hội khóa XIII;

7 Thông tư số 15/2014/TT-BNV ngày 31/10 /2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫnchức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ thuộc Ủy bannhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; Phòng Nội vụ thuộc Ủy ban nhândân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh;

8 Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20/11/2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫngiao, nhận tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử các cấp

Thông qua hệ thống văn bản về lưu trữ cấp huyện như trên, có thể thấy sựquan tâm của Đảng và Nhà nước ta đến việc xây dựng và kiện toàn hệ thống lưu trữcấp huyện Từ năm 1998 đến nay, với nhiều thay đổi, hệ thống lưu trữ địa phương

trong đó có cấp huyện về cơ bản đã được hoàn thiện.

Sau khi Luật lưu trữ ban hành đã làm hoàn thiện hơn công tác lưu trữ nóichung, cũng như công tác lưu trữ của cấp huyện nói riêng Tuy nhiên, trong quátrình thực thi, tổ chức bộ máy của lưu trữ cấp huyện vẫn còn một số tồn tại vướngmắc cần khắc phục Như vậy, tình hình lưu trữ cấp huyện từ năm 1998 đến nay đã

có nhiều thay đổi to lớn, ảnh hưởng đến nhiều khía cạnh khác nhau, đặc biệt về hệthống tổ chức lưu trữ mà ta sẽ làm sáng tỏ trong bài luận này

1.3 Cơ sở thực tiễn về hệ thống tổ chức lưu trữ cấp huyện từ năm 1998 đến nay

1.3.1 Khái quát về đơn vị hành chính cấp huyện và các cơ quan nhà nước cấp huyện

ì.3.1.1 Khái quát về đơn vị hành chính cấp huyện

Theo từ điển Tiếng Việt Việt Nam năm 2011 của Nhà xuất bản Đà Nẵng:

“Huyện là đơn vị hành chính dưới tỉnh, gồm nhiều xã” [22;733]

Cấp huyện ở Việt Nam hiện nay được quy định trong Luật Tổ chức chínhquyền địa phương 2015 bao gồm: huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thànhphố thuộc thành phố trực thuộc trung ương Theo quy định của pháp luật, cấp huyệnchia thành 3 loại (I, II, III) Tuy nhiên, ngoài chia thành 3 loại trên, còn có chia theo:Huyện gắn với khu vực nông thôn; Quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phốthuộc thành phố trực thuộc Trung ương gắn với khu vực đô thị Mỗi đơn vị hànhchính cấp huyện đều được tổ chức chính quyền tương ứng Chính quyền cấp huyệngồm có HĐND và UBND Cấp huyện là đơn vị hành chính lãnh thổ trung gian nằmgiữa tỉnh và xã Chính quyền địa phương cấp huyện chịu sự quản lý nhà nước trựctiếp của chính quyền địa phương cấp tỉnh và trực tiếp quản lý nhà nước đối vớichính quyền địa phương cấp xã

1.3.1.2 Các cơ quan nhà nước cấp huyện

*Hội đồng nhân dân cấp huyện

Theo Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2015 ngày 19 tháng 6 năm

2015, Điều 6, khoản 1: “Hội đồng nhân dân gồm các đại biểu Hội đồng nhân dân

do cử tri ở địa phương bầu ra, là cơ quan quyền lực nhà nước ở địa phương, đại

diện cho ý chí, nguyện vọng và quyền làm chủ của nhân dân, chịu trách nhiệm trước nhân dân địa phương và cơ quan nhà nước cấp trên ” [26]

HĐND quyết định những chủ trương, biện pháp quan trọng để phát huy tiềmnăng của địa phương, xây dựng và phát triển địa phương về kinh tế - xã hội, củng cốquốc phòng, an ninh, không ngừng cải thiện đời sống vật chất và tinh thần của nhândân địa phương HĐND cấp huyện thực hiện quản lý nhà nước mang tính chất lãnhthổ, gắn với ý chí, nguyện vọng của người dân trên địa huyện được phân công quản

lý HĐND thực hiện quyền giám sát đối với hoạt động của HĐND, UBND, Toà ánnhân dân, Viện kiểm sát nhân dân cùng cấp; giám sát việc thực hiện các nghị quyếtcủa Hội đồng nhân dân; giám sát việc tuân theo pháp luật của cơ quan nhà nước, tổchức kinh tế, tổ chức xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân và của công dân ở địaphương

*Ủy ban nhân dân cấp huyện

UBND huyện được quy định theo Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm

2015, Điều 8 như sau: “Ủy ban nhân dân do Hội đồng nhân dân cùng cấp bầu ra,

là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân địa phương, Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan hành chính nhà nước cấp trên ” [26]

Đây là cơ quan hành chính của các địa phương cấp huyện, quận, thành phốtrực thuộc tỉnh, thị xã UBND cấp huyện có từ 9 đến 13 thành viên, gồm Chủ tịch,các Phó Chủ tịch, ủy viên thư ký và các ủy viên UBND thực hiện quản lý nhà nướccác vấn đề của địa phương thông qua chấp hành Nghị quyết của HĐND cùng cấp

Bộ máy giúp việc của chính quyền địa phương cấp huyện thông thường gồmcác phòng, ban trực thuộc:

- Văn phòng UBND

- Phòng Tài chính - Kế hoạch, Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội,Phòng Tài nguyên - Môi trường, Phòng Kinh tế và Hạ tầng, Phòng Nông nghiệp

-và Phát triển nông thôn, Phòng Tư pháp, Phòng Giáo dục và Đào tạo, Phòng Văn hóa - Thông tin, Phòng Dân tộc, Phòng Y tế, Phòng Nội vụ, Phòng Thống kê

- Thanh tra huyện, Ban Quản lý các Dự án đầu tư và Xây dựng cơ bản

- Một số cơ quan nhà nước ở cấp huyện như Chi cục Thuế, Chi cục Thống

kê, huyện đội, Công an huyện, Ban Chỉ huy Quân sự v.v không phải là cơ quancủa chính quyền địa phương cấp huyện mà là cơ quan theo ngành dọc của chínhquyền trung ương đặt tại huyện (đứng chân trên địa bàn huyện)

Các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện (không phải là cơ quanhành chính Nhà nước) được tổ chức theo Nghị định 14/2008/NĐ-CP Bao gồm: Các

cơ quan chuyên môn được tổ chức thống nhất ở các quận, huyện, thị xã, thành phốthuộc tỉnh

Ngoài 10 cơ quan chuyên môn được tổ chức thống nhất ở tất cả các quận,huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh như trên, còn có một số cơ quan chuyên môn đểphù hợp với từng loại hình đơn vị hành chính cấp huyện:

*Tòa án nhân dân cấp huyện

Theo Luật Tổ chức Tòa án nhân dân năm 2002: “Tòa án nhân dân huyện là

cơ quan xét xử của địa phương, xét xử nhũng vụ án hình sự, dân sự, hôn nhân và gia đình, lao động, kinh tế, hành chính và giải quyết những việc khác theo quy định của pháp luật ” [24]

Tòa án nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh và tương đương là

cơ quan xét xử của quyền lực nhà nước Việt Nam, thực hiện quyền tư pháp, là cấpthấp nhất trong hệ thống tòa án nhân dân 4 cấp, 4 cấp đó là: Tòa án nhân dân tốicao; các Tòa án nhân dân cấp cao; các Tòa án nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộctrung ương; các Tòa án nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh và tươngđương; các Toà án quân sự

- Phòng Nội vụ

- Phòng Tư pháp

- Phòng Tài chính-Kế hoạch

- Phòng Tài nguyên và Môi trường

- Phòng Lao động - Thương binh

và

Xã hội

- Phòng Giáo dục và Đào tạo

- Phòng Y tế

- Thanh tra huyện

- Văn phòng Hội đồng Nhân dân và

Ủy ban Nhân dân

- Phòng Văn hoá và Thông tin

Nhiệm vụ, quyền hạn của Tòa án nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phốthuộc tỉnh và tương đương gồm có: Sơ thẩm vụ việc theo quy định của pháp luật;giải quyết việc khác theo quy định của pháp luật.

*Viện kiểm sát nhân dân cấp huyện

Theo Luật Tổ chức Viện kiểm sát nhân dân năm 2002, “Viện kiểm sát nhân dân huyện là cơ quan thực hành quyền công tố và kiểm sát các hoạt động tư pháp ở địa phương theo quy định của pháp luật ” [25]

Viện kiểm sát nhân dân có nhiệm vụ bảo vệ Hiến pháp và pháp luật, bảo vệquyền con người, quyền công dân, bảo vệ chế độ xã hội chủ nghĩa, bảo vệ lợi íchcủa Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân, góp phần bảo đảmpháp luật được chấp hành nghiêm chỉnh và thống nhất

Ngoài ra, các cơ quan nhà nước cấp huyện còn có các cơ quan nhà nước trựcthuộc ngành dọc, các đơn vị sự nghiệp và các doanh nghiệp thuộc cấp huyện hoạtđộng bằng ngân sách nhà nước Đây là một bộ phận cấu thành cơ cấu tổ chức củacác cơ quan hành chính nhà nước, cùng thực hiện các chức năng chuyên môn nhấtđịnh trong phạm vi của mình

1.3.1.3 Thành phần, nội dung, giá trị tài liệu lưu trữ cấp huyện

*Thành phần tài liệu lưu trữ cấp huyện

TLLT cấp huyện là toàn bộ những tài liệu sản sinh ra trong quá trình hoạtđộng của các cơ quan nhà nước cấp huyện, phản ánh các mặt hoạt động của cấphuyện, bao gồm những loại tài liệu như sau:

- Tài liệu hành chính: Loại tài liệu này chủ yếu là hệ thống các văn bản quản

lý nhà nước, đây là loại hình tài liệu chiếm một khối lượng lớn tại các cơ quan quản

lý nhà nước bao gồm:

+ Tài liệu của cơ quan cấp trên gửi xuống (cấp Trung ương, cấp tỉnh) chỉ đạotrực tiếp việc thực hiện các nhiệm vụ được giao, bao gồm các loại Nghị quyết, Chỉthị, Quyết định, Kế hoạch Nội dung tài liệu do các cơ quan quản lý cấp trên gửixuống cấp huyện yêu cầu thực hiện các chủ trương, đường lối, chính sách, nhữngquy định của Đảng, Nhà nước và của tỉnh về các lĩnh vực mà các cơ quan quản lýnhà nước cấp huyện có nhiệm vụ phải chấp hành và tổ chức thực hiện tại địa

+ Tài liệu do các đơn vị, phòng ban chức năng thuộc các cơ quan cấp huyệnban hành Nội dung của những tài liệu này phản ánh các lĩnh vực hoạt động thuộcphạm vi, chức năng, nhiệm vụ quản lý nhà nước của cấp huyện

+ Tài liệu của các cơ quan ngang cấp gửi đến, bao gồm các loại Nghị quyếtliên tịch, Kế hoạch phối hợp thực hiện, Thông báo, Công văn, trao đổi về các lĩnhvực hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước cùng cấp

+ Tài liệu của các cơ quan cấp dưới gửi lên bao gồm Đề án, Tờ trình, Báocáo, Công văn, Thông báo, Kế hoạch để báo cáo tình hình triển khai thực hiệnnhiệm vụ công tác hoặc trình xin ý kiến chỉ đạo về các chủ trương, biện pháp, cáchthức giải quyết các vấn đề

- Tài liệu khoa học, kỹ thuật và công nghệ: Loại tài liệu này chiếm số lượng

ít Tài liệu khoa học kỹ thuật có nhiều loại như: các bản vẽ thiết kế kỹ thuật, bản vẽthiết kế thi công, hoàn công, bản vẽ chi tiết công trình, bản vẽ tổng thể công trình;các loại hồ sơ thầu; các loại sơ đồ, biểu đồ tính toán; các loại bản đồ địa giới hànhchính, trắc địa, bản đồ,

- Tài liệu chuyên môn: Tài liệu do các đơn vị thuộc các cơ quan nhà nướcban hành Gồm có tài liệu từ các phòng ban chuyên môn liên quan đến những lĩnhvực trong phạm vi trách nhiệm xử lý của cơ quan đó

*Nội dung tài liệu lưu trữ cấp huyện

Lĩnh vực chỉ đạo, quản lý

- Tài liệu công tác lãnh đạo, chỉ đạo: Tài liệu chỉ đạo của cơ quan trung ương,của tỉnh về các vấn đề về kinh tế - xã hội, bao gồm hồ sơ về các hội nghị, các kỳhọp của huyện;

- Tài liệu thi đua, khen thưởng: Tài liệu về công tác thi đua, khen thưởng củahuyện

- Tài liệu quản lý công tác văn thư, lưu trữ: Tài liệu chỉ đạo của cơ quan trungương, của tỉnh ban hành xuống để hướng dẫn, chỉ đạo về lĩnh vực văn thư, lưu trữ

Lĩnh vực Thương mại - Dịch vụ - Du lịch

Tài liệu hướng dẫn, chỉ đạo về lĩnh vực thương mại dịch vụ, du lịch Báo cáo

liệt kê tổng hợp về hoạt động thương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn huyện.

Lĩnh vực Giáo dục và Đào tạo

Tài liệu của Bộ Giáo dục và Đào tạo, của Sở, của Phòng về lĩnh vực Giáo dục

và Đào tạo Tài liệu về công tác giáo dục và đạo tạo của các cơ sở đào tạo trên địabàn

Lĩnh vực Công - Nông - Lâm nghiệp- Thủy lợi

Hồ sơ quản lý thực hiện chương trình, dự án phát triển công nghiệp, nôngnghiệp, lâm nghiệp, thủy lợi; xây dựng và phát triển các khu công nghiệp, nôngnghiệp, lâm nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế trong địa bàn huyện và kết quả củacác dự án đó

Lĩnh vực quản lý, xây dựng và phát triển đô thị

- Quản lý xây dựng các công trình xây dựng cơ bản: Tài liệu chỉ đạo về côngtác quản lý xây dựng; chương trình, kế hoạch, báo cáo - tổng hợp về công tác xâydựng dự án cơ bản của huyện; hồ sơ, tài liệu về quy hoạch xây dựng trên địa bàn

- Điện lực: Tài liệu, số liệu về lĩnh vực điện lực Kế hoạch, báo cáo về lĩnhvực điện của huyện

- Giao thông vận tải: Tài liệu chỉ đạo của cơ quan cấp trên về lĩnh vực giaothông vận tải

Lĩnh vực Quốc phòng - An ninh

Tài liệu chỉ đạo, hướng dẫn về công tác quốc phòng an ninh chính trị, đảmbảo giữ gìn trật tự, an toàn xã hội Các báo cáo về công tác giữ gìn an ninh trật tự antoàn xã hội của huyện, của các xã, phường gửi đến

Lĩnh vực Văn hóa - Thông tin - Thể dục thể thao

- Văn hóa - Thể thao: Tài liệu chỉ đạo về công tác văn hóa, thể thao và cácbáo cáo về các hoạt động văn hóa, thể thao của huyện Các chương trình, kế hoạchhoạt động thể thao trên toàn huyện

- Phát thanh - Truyền hình: Tài liệu về lĩnh vực truyền hình đài truyền hình,

hệ thống loa phát thanh tại các khu khố, phường

Lĩnh vực Y tế - Bảo hiểm - Xã hội

- Y tế: Tài liệu về lĩnh vực y tế, tình hình hoạt động y tế của Trung tâm y tế

dự phòng của huyện, Bệnh viện đa khoa, các trạm y tế của các xã, phường Báo cáotổng kết hoạt động y tế của các bệnh viện.

- Lao động - Thương binh - Xã hội: Tài liệu về công tác lao động, thươngbinh, xã hội Tài liệu về Hội cựu chiến binh các xã, phường Kế hoạch, báo cáo tổngkết về công tác lao động, thương binh và xã hội trên địa bàn huyện

- Bảo hiểm xã hội: Tài liệu chỉ đạo của cơ quan Bảo hiểm xã hội Việt Nam,Bảo hiểm xã hội tỉnh và của Bảo hiểm xã hội huyện về công tác bảo hiểm

- Dân số - Gia đình và Trẻ em: Tài liệu chỉ về công tác dân số, gia đình và trẻem; báo cáo việc thực hiện chế độ kế hoạch hóa gia đình

ì.3.1.4 Giá trị của tài liệu lưu trữ cấp huyện

TLLT có giá trị hết sức thiết thực trên nhiều phương diện đối với các nhàquản lý, các nhà nghiên cứu và người dân có thể khai thác sử dụng cho nhiều mụcđích khác nhau Xét một cách khái quát TLLT cấp huyện có hai giá trị cơ bản: Giátrị thực tiễn và giá trị lịch sử

ra các quyết định phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của các đơn vị, phòng bantrên các lĩnh vực như: nội chính, kinh tế, văn hoá-giáo dục, lao động, thương binh -

xã hội Đây là nguồn thông tin không thể thiếu giúp cho lãnh đạo, cán bộ quản lý

sử dụng thông tin trong TLLT để hoạch định các chính sách, chương trình, kế hoạch

và ban hành các quyết định quản lý cho phù hợp

TLLT là bằng chứng quá trình hoạt động của cơ quan cấp huyện, là nguồnthông tin chính xác phục vụ hoạt động quản lý và giải quyết các vấn đề tại địaphương Nguồn thông tin từ lưu trữ huyện còn góp phần trong việc quản lý các lĩnh

vực đất đai, hộ khẩu, tài sản của huyện được thuận lợi Bên cạnh việc thực hiệncác quy định chung của nhà nước về công tác văn thư lưu trữ, cơ quan cấp huyệncòn xây dựng các văn bản quy định cụ thể liên quan đến công tác lưu trữ phù hợpvới địa phương để dế dàng áp dụng vào thực tiễn.

Ví dụ: Tại UBND Quận Tây Hồ để quản lý công tác VTLT, UBND quận đãban hành Quyết định số 389/QĐ-UBND về việc ban hành Quy chế công tác VTLT.Việc ban hành quyết định 389 sẽ góp phần phục vụ cho hoạt động quản lý và thựchiện chuyên môn nghiệp vụ tại UBND Quận Tây Hồ được tốt hơn

- Hoạt động thanh tra, kiểm tra

Vì tài liệu lưu trữ phản ánh kết quả công việc, cung cấp tài liệu một cách chânthực Tài liệu lưu trữ là bằng chứng, là căn cứ giúp cơ quan trong việc thanh tra,kiểm tra và xử lý những vi phạm trong quá trình hoạt động Thông tin trong tài liệulưu trữ phản ánh chính xác hoạt động của cơ quan cáp huyện

HLVỆNTH^CH THÁT Eóx iãỉ Tf Jt H JLI FU.

TA.-A mi- ■•? *** Sfll

-n s «>CÃO

&.ẼI MBS Itựx hKẼTi kxTB Im chiE-r-iap tfec •■rin 'hí lrj í rũ'till EBE 3d ik 1 Ertn

BJiB.jJl'* Irin dg i«n 111J\|Ị Tlự.11 YiiỈ!

ì.ĩ^E 1^11 K< E14 = 3Ẽ- i 4SrKI UăNV njiq- ±5 ihjER - aim _1JI * -.UL 11'

Nộ 1'1 jrii |.lx> Ha ■ I VUÌ EI kÌEi lE'E.d-jai kiÈri I.-J diCu -ij 1.3 1J-.' TÌI

An IU rnj Jkj? ;J< IBNP phưlrr* đi |J! rhuộc UBNDqriịỈE h//íf li

39 T1T -11 hữn ikdak r+ft I Hl hỴi rJn >117 1Cl\n iwrrkn Th«k Thk M= dA

tl: qta kiari in liJr, Tín d|.i M ' hiTj-lri I'lfeJ-i'lliT Ell.- OLE

I TFIII HlX'H kHMT^ij^C TiCVÃNrarLƯL TRƠ

I- TỸ-rhr.' IkvE n;n

Ị llifrin Haiti Tltfl <M hl- Urik >MI Kí toMi sò I I 'KH-"JBKO

=CJ? : ■’ -VIM I -I t«T in =317 -j<i? -Ju- R.13 mlnmi ?.i - u I.RMDii; <*■

rii FJ7 Irfi U1 :m luirp- I hail Ird: rSri 3117; qvfH rijnh 11

-JiFt h'tirii L-J -X F TJ cii> |J.- Ju Iru : -”j Quyvl L £ I L 3E- ỈỈÌĨÌỈX^Đ-UŨNE}

'■’■M , »|7 t.-Ai I.IHJ-C ib^-7 «-r ■■ 7- Mil "ír riiMJ kitii L IT EE II dr L'.J hfijE r<3Ỵ LIS n in rhXi'i r?-rp r»' *.3 I rf-31 I Hl I j- ki yif T ijfc;h ThJi fViri 3DI“: ■:»Tl qrl ■ > Ì4-I>iji: 1 'HSU r^:-: MJ trail 7 Eta I.1UMD inyflr Ll nail i'l'-J-j JI □ in 33 m; Mil a; kizm n —KM E-=E| jr Tin LU LTJ irũ

-.ill.-II Ir I iTlLyl-i IT Ji |L.*I 1-khi ■!;■■ I.hj.i'h i'l (Ilf III dril ■■ I I I '+J I

<j‘i J dm ■-! rm EỈ-k'1 i'lii-j Lj 4 -IT ■ Ị ITa : 1 -aS I i+ai I k rirs T.Ì han ?.?ri ill

risk 'A J - -.-J MI 303J EỀEX Hu J K3 E=r< 13= I hn friJ I LU T 3 ELI rail d=T.-.1.

■JDMD 11 jil r'la dfrl bó III Ị E S ‘.K7F I J >JŨ- Hi kirn liri dia dm -li E3U ‘i’ll s-i‘i riiArJi '.-If I I 'L T V I rj3 n I'l rhdri ill -TS-: Albi M I" I b'l'i 1 I/Xiệ |'9 i'll# 7bj ■.-■>' rn'i ũ“7 EXE “LT-3 i-iTp '.1*1 d£ 'in Y riiHi vilỉ 3dA i1jT£, cl lm.wh cHra

’ra, rư; J1A kzn ira -ra 1-3 shủc titTs Ira r*h dm IL= Ii-E=- di dps nc LlkMI> t-LộlE rJi lu.h^JL ■.1.3 >! E 4 Ỷự kí i '>JJI kiàr JU ÍŨE rail" -J-ji ik'1 m lirx dm f I

itjiTC ciif*- ■• j> J rj i’s.1 CÍE f JU dkũỊBÙH : JI JU vẻn 1 1 JLI ■Mil dubi < ill H J l-Jn L7Ù1 T3TẸ kJlf El d FJ silTi dim i-idi - klhri If> -I blịến ||3 rii/a- -A Hl ifi

Hình 1.1 Báo cáo số 410/BC-UBND ngày 27/10/2017 của UBND huyện Thạch Thất về kết quả thực hiện kiểm tra chéo công tác VTLT tại các xã, thị trấn

năm 2017 trên địa bàn huyện Thạch Thất

- Đối với việc nghiên cứu và xây dựng chính sách

TLLT trong kho lưu trữ cấp huyện phản ánh các chính sách của Đảng và Nhànước đối với các từng lĩnh vực cụ thể như: Tài liệu của Phòng tài chính - kế hoạchphản ánh hoạt động quản lý nhà nước về: Tài chính; kế hoạch và đầu tư; đăng kýkinh doanh; tổng hợp và thống nhất quản lý các vấn đề về doanh nghiệp, hợp tác xã,kinh tế tư nhân.Tài liệu của Phòng Nội vụ phản ánh quá trình thành lập và tổ chức

bộ máy chính quyền địa phương; phản ánh chính sách quản lý và sử dụng biên chếhành chính; chính sách quy hoạch, tuyển dụng, bổ nhiệm cán bộ; công tác văn thư-lưu trữ; Như vậy, tài liệu bảo quản tại UBND huyện Thạch Thất và UBND quậnTây Hồ giúp cho những nhà nghiên cứu và xây dựng chính sách có thể nhìn nhậnmột cách khách quan nhất về các chính sách trong các giai đoạn trước, từ đó rút ranhững bài học kinh nghiệm để xây dựng được những chính sách mới phù hợp đốivới từng lĩnh vực của huyện trong giai đoạn hiện nay

*Giá trị lịch sử

Giá trị lịch sử của TLLT là giá trị của những thông tin chứa đựng trong tàiliệu để phục vụ cho nghiên cứu lịch sử Những tài liệu có giá trị lịch sử chiếm tỷ lệthấp hơn trong tổng số tài liệu được hình thành, là chứng tích của lịch sử và đượcbảo quản vĩnh viễn trong kho lưu trữ

- Những tài liệu có giá trị lịch sử hiện đang bảo quản trong kho lưu trữ huyệnchiếm tỷ lệ ít TLLT trong kho lưu trữ huyện mang dấu ấn của thời đại chúng đượchình thành, là nguồn sử liệu quan trọng phục vụ cho công tác nghiên cứu lịch sử cấphuyện Nó phản ánh một cách sinh động, chân thực tiến trình lịch sử của từng địaphương qua các thời kỳ lịch sử khác nhau Qua việc nghiên cứu tài liệu ở từng thời

kỳ các nhà nghiên cứu, nhà sử học có thể tái hiện đầy đủ, chính xác hoạt động cácngành như kinh tế, văn hóa, giáo dục, y tế, của từng địa phương đó

TLLT hình thành tại cơ quan cấp huyện liên quan đến chính sách của Đảng vàNhà nước trên các lĩnh vực, vì nó chứa đựng những thông tin có độ tin cậy cao và lànguồn sử liệu chân thực nhất phục vụ cho công tác nghiên cứu lịch sử của huyện(biên soạn lịch sử cấp huyện), lịch sử phát triển các ngành ở huyện

Ví dụ: TLLT đang bảo quản trong kho lưu trữ UBND huyện Thạch Thất cungcấp nguồn sử liệu có giá trị giúp cho các nhà nghiên cứu lịch sử và văn hóa để biênsoạn lịch sử tại địa phương Hiện nay UBND huyện Thạch Thất đã sử dụng TLLT

để phục vụ cho việc tuyên truyền các chủ trương chính sách của Đảng và pháp luậtcủa nhà nước Tuyên truyền giáo dục truyền thống cách mạng, truyền thống địaphương cho các thế hệ trẻ, sử dụng TLLT làm bằng chứng và căn cứ điều tra nhữngsai phạm để xây dựng bộ máy chính quyền trong sạch vững mạnh

- Giáo dục truyền thống

Qua tài liệu lưu trữ các thế hệ trẻ hiểu được để có cuộc sống hòa bình nhưngày hôm nay, biết bao sự hi sinh, các anh hùng đã phải đánh đổi bằng xương máumới có được Vì vậy, giáo dục truyền thống cho thế hệ trẻ giúp cho họ có thái độđúng đắn hơn trong việc đánh giá, nhận thức những giá trị truyền thống tốt đẹp.Đồng thời, tài liệu lưu trữ còn phục vụ cho việc tuyên truyền các chủ trương, chínhsách của Đảng và pháp luật của nhà nước; tuyên truyền giáo dục truyền thống cáchmạng, chủ nghĩa anh hùng cách mạng, tình yêu quê hương đất nước, truyền thốngđịa phương cho các thế hệ trẻ, quyết tâm xây dựng quê hương thêm vững mạnh

Hình 1.2 Tập bài giảng “Lịch sử huyện Thạch Thất” của Nhà xuất bản

Chính trị quốc gia ban hành ngày 20/08/2015.

TIỂU KẾT

TLLT phục vụ cho các nhu cầu khác nhau của đời sống xã hội, thông qua việckhai thác và sử dụng dữ liệu thông tin trong quá khứ và hiện tại Mục đích của côngtác lưu trữ là hướng tới việc phục vụ nhu cầu và lợi ích chính đáng của xã hội và củamỗi người Do vậy, nếu công tác lưu trữ ở các cơ quan, đơn vị được tổ chức tốt sẽmang lại nhiều ý nghĩa, tác dụng đối với địa phương, các cơ quan và toàn xã hội.Nhận thấy tầm quan trọng đó của TLLT và công tác lưu trữ, Nhà nước ta đã xâydựng hệ thống tổ chức lưu trữ để quản lý công tác này được tốt hơn, giúp cho TLLT

có thể phát huy được tối đa giá trị

Ở cấp huyện, tổ chức lưu trữ đã ngày càng kiện toàn hơn, hệ thống lý luậnhoàn thiện hơn để đáp ứng được mọi nhu cầu mà thực tiễn đặt ra Kể từ năm 1998đến nay, hệ thống tổ chức lưu trữ cấp huyện đã có nhiều thay đổi cùng với sự thayđổi của ngành lưu trữ nói chung

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG HỆ THỐNG TỔ CHỨC LƯU TRỮ CẤP HUYỆN

TỪ NĂM 1998 ĐẾN NAY 2.1 Tình hình tổ chức lưu trữ cấp huyện từ năm 1998 đến nay

2.1.1 Về tổ chức bộ máy của lưu trữ cấp huyện

2.Ì.Ì.Ì Giai đoạn từ năm 1998 đến năm 2008 (việc quản lý công tác VTLT cấp huyện trực thuộc Văn phòng HĐND-UBND)

Ngày 24 tháng 01 năm 1998 Ban tổ chức cán bộ Chính phủ đã ban hànhThông tư số 40/1998/TT-TCCP (gọi tắt là Thông tư 40) hướng dẫn tổ chức lưu trữ ởcác cơ quan nhà nước các cấp Theo Phần II, mục B, Điều 1, 2: ở huyện, quận, thị

xã thành phố trực thuộc tỉnh, Văn phòng UBND thực hiện chức năng quản lý vềcông tác VTLT trong phạm vi huyện, trực tiếp quản lý kho lưu trữ của huyện vàTLLT hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan UBND huyện Thông tư số

40 đã yêu cầu bố trí cán bộ lưu trữ chuyên trách thuộc Văn phòng HĐND và UBNDhuyện để giúp Chánh văn phòng và UBND huyện quản lý nhà nước về công tác lưutrữ trong phạm vi huyện, trực tiếp quản lý kho lưu trữ của huyện và tài liệu lưu trữhình thành trong hoạt động của cơ quan UBND huyện

Thông tư 40 đã đánh dấu sự ra đời của hệ thống tổ chức VTLT trong phạm vi

cả nước nói chung và huyện Thạch Thất, quận Tây Hồ nói riêng Thực hiện theoThông tư 40, Văn phòng UBND huyện Thạch Thất và UBND quận Tây Hồ thựchiện chức năng quản lý về công tác VTLT trong phạm vi huyện và đã bố trí 01 cán

bộ lưu trữ chuyên trách Thông tư 40 có ưu điểm lớn là nêu rõ trách nhiệm của cơquan, người giúp Chánh văn phòng và UBND huyện quản lý nhà nước trên địa bàn.Cán bộ chuyên trách lưu trữ huyện giúp Chánh văn phòng và giúp UBND huyệnthực hiện quản lý nhà nước về công tác lưu trữ trong phạm vi huyện; trực tiếp quản

lý kho lưu trữ huyện và tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của UBNDhuyện Thực hiện chức năng giúp Chánh văn phòng và UBND huyện quản lý nhànước trên địa bàn, theo thông tư 40, cán bộ chuyên trách lưu trữ huyện, hướng dẫn

và kiểm tra các cơ quan đơn vị thực hiện các chế độ quy định của nhà nước về quản

lý công tác lưu trữ

Để góp phần hoàn thiện hệ thống quản lý lưu trữ cấp huyện ngày 01 tháng 02năm 2005 Bộ Nội Vụ ban hành thông tư số 21/2005/TT-BNV hướng dẫn chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của VTLT Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quanthuộc chính phủ và UBND thay thế Thông tư 40 Trong thông tư này quy định lưutrữ huyện là lưu trữ lịch sử và là một bộ phận thuộc Văn phòng HĐND-UBNDhuyện, từ đó định hình sơ bộ tổ chức lưu trữ cấp huyện và giao cho tổ chức nàychức năng mới

Vì vậy, giai đoạn từ năm 1998 đến năm 2008 với sự ra đời nối tiếp của Thông

tư số 40/1998/TT-TCCP, thông tư 21/2005/TT-BNV việc quản lý công tác văn thưlưu trữ cấp huyện đã được giao do Văn phòng UBND còn gặp nhiều khó khăn trongviệc chỉ đạo quản lý công tác VTLT, vì Văn phòng HĐND- UBND là cơ quan thammưu giúp việc cho UBND trong nhiều lĩnh vực của cấp huyện, công tác VTLT chỉ làmột bộ phận nhỏ nên sự quan tâm đến công tác này là không lớn Vì vậy yêu cầu đặt

ra là cần phải có cơ quan đủ thầm quyền để quản lý nhà nước về VTLT cấp huyện

2.Ì.Ì.2 Giai đoạn từ năm 2008 đến nay (việc quản lý công tác VTLT cấp huyện trực thuộc Phòng Nội vụ)

a) Từ năm 2008 đến năm 2011

Ngày 04 tháng 02 năm 2008 Chính phủ đã ban hành Nghị định số14/2008/NĐ-CP quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện,quận, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh Theo đó, chức năng quản lý về công tácVTLT chuyển từ Văn phòng UBND về Phòng Nội vụ Đây là sự thay đổi có tínhthống nhất về cơ quan quản lý công tác VTLT từ Trung ương đến địa phương Thựchiện theo đúng tinh thần của Nghị định 14, UBND huyện Thạch Thát và UBNDquận Tây Hồ đã chuyển chức năng quản lý về công tác VTLT từ Văn phòng UBND

về Phòng Nội vụ của huyện/quận

Để cụ thể hóa quy định tại Nghị định 14 của Chính phủ, ngày 14 tháng 6 năm

2008 Bộ Nội vụ đã ban hành Thông tư số 04/2008/TT-BNV hướng dẫn chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ, Phòng Nội vụ thuộc UBNDcấp tỉnh, huyện Theo quy định của Thông tư, trách nhiệm quản lý về công tácVTLT tại cấp huyện được chuyển từ Văn phòng UBND huyện về Phòng Nội vụhuyện, thay thế cơ bản những quy định thông tư 21/2005/TT- BNV

Qua khảo sát thực tế, việc chuyển đổi này là đúng vì Phòng Nội vụ quận Tây

Hồ, huyện Thạch Thất là cơ quan cấp dưới theo ngành dọc của Sở Nội vụ thành phố

Hà Nội và Bộ Nội Vụ Như vậy sẽ dễ dàng quản lý về VTLT cấp huyện dưới sự chỉđạo từ cấp trung ương xuống

Tuy nhiên bên cạnh sự thay đổi mang hướng tích cực ở trên thì việc quản lýTLLT tại cấp huyện cũng gặp nhiều khó khăn Trách nhiệm quản lý về công tác

VTLT đã được chuyển từ Văn phòng UBND huyện về Phòng Nội vụ, nhưng việcquản lý TLLT của Lưu trữ huyện chưa được quy định cụ thể.

Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28/04/2010 Bộ Nội vụ ban hành hướngdẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức VTLT bộ, cơ quanngang bộ, cơ quan thuộc chính phủ và UBND các cấp Đối với cấp huyện, chưa cóquy định cụ thể về việc quản lý tài liệu lưu trữ cấp huyện, tại Khoản 1, Điều 7,

Chương III quy định: “quản lý tài liệu lưu trữ của cấp huyện theo hướng dẫn của

Sở Nội vụ” Trong khi chưa có hướng dẫn của cơ quan cấp trên, các Sở Nội vụ gặp

lúng túng khi chỉ đạo việc quản lý tài liệu lưu trữ cấp huyện Do đó đã dẫn tới sự chỉđạo không thống nhất ở các địa phương

UBND huyện Thạch Thất rất quan tâm đến vấn đề hướng dẫn chỉ đạo quản lýtài liệu cấp huyện, vì vậy theo chỉ đạo của cấp trên, UBND huyện Thạch Thất đãchuyển toàn bộ tài liệu lưu trữ từ Văn phòng UBND huyện sang Phòng Nội vụ quản

lý danh mục tài liệu đang bảo quản tại kho lưu trữ của Văn phòng UBND huyện còntoàn bộ tài liệu vẫn được bảo quản tại Văn phòng UBND huyện

Như vậy, bắt đầu từ năm 2008 công tác VTLT đã không còn để Văn phòngUBND huyện quản lý mà giao cho Phòng Nội vụ Đây là sự thay đổi có tính chặtchẽ, thống nhất toàn quốc về cơ quan quản lý công tác VTLT từ Trung ương đến địaphương Ở Trung ương lĩnh vực quản lý nhà nước về VTLT giao

cho Bộ Nội vụ, cấp tỉnh giao cho Sở Nội vụ và cấp huyện giao cho Phòng Nội vụ

Nghị định số 14/2008/NĐ-CP đánh dấu sự thay đổi lớn có kết quả tốt cho tổchức lưu trữ cấp huyện của Việt Nam Đến thông tư 02/2010/TT-BNV đã làm hoànthiện hơn tổ chức bộ máy lưu trữ địa phương nói chung Tuy nhiên, trước thời điểmLuật lưu trữ ra đời, hệ thống tổ chức lưu trữ cấp huyện vẫn chưa được quy định rõràng, cụ thể, chi tiết qua hệ thống văn bản quản lý

b) Từ năm 2011 đến nay ( khi Luật Lưu trữ 2011 được ban hành)

Ngày 11 tháng 11 năm 2011 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 được Quốc hộithông qua và có hiệu lực từ ngày 01 tháng 7 năm 2012 Đây là văn bản quy phạmpháp luật có hiệu lực pháp lý cao nhất của ngành lưu trữ Đối với cấp huyện, theo

quy định tại Khoản 1, Điều 19 Luật Lưu trữ: “Lưu trữ lịch sử được tổ chức ở trung

ương và cấp tỉnh để lưu trữ tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử” Cũng trong Luật Lưu trữ, theo quy định tại Điểm b, Khoản 2, Điều 20, Mục 3, Chương II:“Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh thu thập, tiếp nhận tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức cấp huyện”.

Như vậy, Lưu trữ lịch sử không còn được tổ chức ở cấp huyện như trước đây

Đó là sự thay đổi lớn, có nhiều tác động đến tổ chức VTLT tại huyện Thạch Thất vàquận Tây Hồ Trên thực tế triển khai thực hiện Luật Lưu trữ về việc không tổ chứcLưu trữ lịch sử ở huyện Thạch Thất và quận Tây Hồ hiện nay đang có sự khác nhau

Ngày 31/10/2014, Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 15/2014/TT-BNV hướngdẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ thuộc UBNDtỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; Phòng Nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân huyện,quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh Theo đó, tại Điều 9,10, Chương 2 có quy định về

vị trí và chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Phòng Nội vụ Với Thông tư này,Phòng Nội vụ đã được quy định rõ ràng và cụ thể

Theo quy định tại Luật Lưu trữ thì lưu trữ lịch sử được tổ chức ở 02 cấp làcấp Trung ương và cấp tỉnh, không được tổ chức ở cấp huyện Ngày 20 tháng 11năm 2014, tại Thông tư số 16/2014/TT-BNV hướng dẫn giao, nhận tài liệu lưu trữ

vào Lưu trữ lịch sử các cấp Tại Điểm a, Khoản 2, Điều 6 có quy định: “Tài liệu không thuộc thành phần nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử cấp lỉnh đang bảo quản tại kho Lưu trữ cấp huyện do Phòng Nội vụ trực tiếp quản lý và được lưu trữ đến khi hết thời hạn bảo quản

Từ năm 2011 đến nay, với sự ra đời của Luật Lưu trữ, Thông tư số15/2014/TT-BNV và Thông tư 16/2014/TT-BNV đã góp phần hoàn thiện hệ thốngquản lý công tác lưu trữ tại cấp huyện nói chung, tại UBND huyện Thạch Thất vàUBND Quận Tây Hồ nói riêng Từ đây ngành đã có văn bản có hiệu lực pháp lý caonhất giúp cho việc tổ chức, quản lý công tác lưu trữ được chặt chẽ Mặc dù LuậtLưu Trữ ban hành muộn nhất trong hệ thống văn bản quản lý Nhà nước về lưu trữnhưng đã nêu ra khá đầy đủ các vấn đề mà ngành yêu cầu, khái quát toàn diện mọiphương diện khi đưa vào áp dụng thực tiễn Đối với lưu trữ cấp huyện đã được quy

định lý luận về tổ chức và giúp cho việc vận dụng vào thực tiễn được có hệ thống.Tuy nhiên, những vướng mắc mà tổ chức lưu trữ cấp huyện đang mắc phải như đã

đề cập ở những phần trên đòi hỏi Bộ Nội vụ phải có những biện pháp khắc phụctrong tương lai gần nhất để hệ thống tổ chức lưu trữ cấp huyện được hoàn thiện hơnnữa

2.1.2 Về tổ chức nhân sự của lưu trữ cấp huyện

2.Ì.2.Ì Từ năm 1998 đến năm 2011

Thông tư 40 quy định bố trí từ 01 đến 02 người có trình độ trung học lưu trỡtrở lên Tại UBND huyện Thạch Thất và UBND quận Tây Hồ đều bố trí 01 cán bộkiêm nhiệm có trình độ trung cấp VTLT Đến Thông tư 21 không quy định rõ sốlượng biên chế làm công tác lưu trữ ở cấp huyện mà chỉ quy định biên chế cán bộlàm công tác lưu trữ chuyên trách thuộc Văn phòng HĐND-UBND do chủ tịchUBND quyết định trong tổ số biên chế hành chính sự nghiệp của huyện Còn tại cácphòng ban chuyên môn trực thuộc UBND huyện bố trí cán bộ, công chức kiêmnhiệm làm công tác VTLT Sau khi Nghị định 14 được ban hành, nhiệm vụ quản lýcông tác VTLT được chuyển từ Văn phòng UBND sang Phòng Nội vụ quản lý, sau

đó Thông tư 04 ra đời để hướng dẫn thực hiện Nghị định 14, không đề cập đến sốlượng và chất lượng của cán bộ làm lưu trữ mà chỉ đề cập đến chức năng, nhiệm vụcủa Phòng Nội vụ Ngày 28/04/2010 Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 02/2010/TT-BNV hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư,lưu trữ bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc chính phủ và UBND các cấp Trong đó

có quy định Phòng Nội vụ bố trí công chức chuyên trách giúp trưởng Phòng Nội vụthực hiện chức năng tham mưu cho UBND cấp huyện quản lý nhà nước về VTLTnhưng cũng chưa có những quy định số lượng cán bộ cụ thể cho lưu trữ cấp huyện.Ngoài ra, trình độ chuyên môn nghiệp vụ cũng được quy định: Cơ bản đều được đàotạo trình độ trung cấp trở lên

Qua khảo sát thực tế, tại Phòng Nội vụ của UBND huyện Thạch Thất TP.Hà Nội đã bố trí 02 cán bộ để thực hiện chức năng tham mưu cho lãnh đạo cơquan trong việc ban hành các văn bản về VTLT, trong đó có 01 cán bộ kiêm nhiệm,

-01 cán bộ chuyên trách Các phòng ban còn lại trong UBND đều bố trí -01 cán bộ

văn thư kiêm nhiệm Còn tại Phòng Nội vụ của UBND quận Tây Hồ - TP.Hà Nội đã

bố trí 03 cán bộ, trong đó có 01 cán bộ chuyên trách, 02 cán bộ kiêm nhiệm Cácphòng ban còn lại cũng đều chỉ bố trí 01 cán bộ văn thư kiêm nhiệm

2.Ì.2.2 Từ năm 2011 đến nay (khi Luật Lưu trữ ban hành)

Sau khi Luật Lưu trữ được ban hành, số lượng và trình độ của cán bộ làmcông tác lưu trữ tại UBND huyện Thạch Thất và UBND quận Tây Hồ vẫn khôngthay đổi Dưới đây là bảng thống kê tình hình cán bộ lưu trữ tại Phòng Nội vụ củaUBND huyện Thạch Thất và UBND quận Tây Hồ năm gần đây nhất (huyện ThạchThất năm 2017 và quận Tây Hồ năm 2016):

Tên quận/huyện Số

lượn g

bộ kiêm nhiệm khác thì phải đảm nhiệm rất nhiều công việc từ văn thư đến lưu trữ,

đa số các cán bộ kiêm nhiệm này đều chủ yếu nắm vững kiến thức về văn thư vàthực hiện các công việc của văn thư nhiều hơn lưu trữ, như vậy liệu có đủ khả năng

để đảm nhiệm khối lượng công việc của lưu trữ?

Luật Lưu trữ quy định: “Lưu trữ lịch sử được tổ chức ở Trung ương và cấp Tỉnh ”, không tổ chức Lưu trữ lịch sử cấp huyện đã gây khó khăn cho việc bố trí

cán bộ cấp huyện Đối với những lưu trữ cấp huyện đã bố trí các cán bộ lưu trữ đểthực hiện nhiệm vụ của lưu trữ lịch sử thì sẽ phải thuyên chuyển, điều động như thếnào và đi đâu cho phù hợp

Như vậy, việc bất cập trong tổ chức nhân sự của lưu trữ cấp huyện đều xuấtphát là do các cơ quan quản lý ngành chưa quy định cụ thể, rõ ràng về số lượng,

chất lượng cán bộ lưu trữ trong các văn bản quản lý Bởi vậy các lưu trữ cấp huyệnchưa có cơ sở để thực hiện được tốt việc tổ chức nhân sự làm công tác lưu trữ, đặcbiệt là từ sau khi có Luật lưu trữ 2011.

Để làm rõ sự thay đổi của hệ thống tổ chức và nhân sự làm công tác lưu trữcấp huyện, nhóm nghiên cứu đã xây dựng sơ đồ hóa theo 2 giai đoạn như đã trìnhbày ở phần trên, lấy ví dụ về UBND huyện Thạch Thất như sau:

*Giai đoạn từ năm 1998 đến năm 2008:

*Giai đoạn từ năm 2008 đến nay:

UBND huyện Thạch Thất là cơ quan quản lý Nhà nước tại cấp huyện, trong

đó có quản lý Nhà nước về công tác VTLT cấp huyện Theo Thông tư số 40 vàThông tư số 21, việc quản lý công tác VTLT được giao cho Văn phòng HĐND-UBND huyện, có nhiệm vụ tham mưu cho UBND huyện trong việc quản lý côngtác VTLT cấp huyện Tại Văn phòng bố trí 01 cán bộ lưu trữ có trình độ trung cấpVTLT Kể từ sau Nghị định số 14 năm 2008 được ban hành, việc quản lý công tácVTLT cấp huyện không còn thuộc nhiệm vụ của Văn phòng HĐND-UBND màchuyển giao cho Phòng Nội vụ huyện Đây là bước ngoặt quan trọng, chính xácbởi nó tạo sự thống nhất theo ngành dọc như đã trình bày ở phần trên Thông tư 04

và Thông tư 02 tiếp tục làm rõ và khẳng định chức năng của Phòng Nội vụ đối với

việc quản lý công tác VTLT huyện Tại Phòng Nội vụ, kể từ sau Thông tư 02 năm

2010 đã bố trí thêm 01 cán bộ lưu trữ, nâng tổng số cán bộ làm công tác lưu trữlên 02 người, trong đó có 01 cán bộ chuyên trách có trình độ Đại học VTLT, 01cán bộ kiêm nhiệm có trình độ Trung cấp VTLT Sau khi Luật lưu trữ được banhành, lưu trữ lịch sử cấp huyện không còn, chỉ tồn tại 2 cấp: cấp trung ương vàcấp tỉnh Thông tư số 15 và Thông tư số 16 quy định rõ về chức năng của PhòngNội vụ, trong đó có việc quản lý công tác VTLT Số lượng nhân sự làm công tácVTLT tại huyện Thạch Thất vẫn là 02 người và tiếp tục duy trì số lượng nhân sự

đó cho đến nay

2.2 Về thực trạng quản lý nghiệp vụ của lưu trữ cấp huyện

2.2.1 Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ

- Trước khi Luật Lưu trữ có hiệu lực, việc thu thập tài liệu được áp dụngtheo Pháp lệnh lưu trữ quốc gia năm 2001 Theo khảo sát, Lưu trữ lịch sử huyệnchủ yếu thu được tài liệu của Văn phòng HĐND và UBND huyện Theo số liệutổng hợp từ báo cáo tình hình quản lý TLLT của các tỉnh gửi về Cục Văn thư vàLưu trữ nhà nước tháng 10 năm 2014, trước thời điểm Luật Lưu trữ có hiệu lực có

414 huyện thu được tài liệu của Văn phòng HĐND và UBND huyện và 172 huyệnthu được tài liệu của các phòng chuyên môn thuộc UBND huyện Một số tỉnh,Lưu trữ lịch sử huyện chưa thu thập được hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, tổ chứcthuộc nguồn nộp lưu: Hải Dương, Hòa Bình, Đà Nẵng, Bến Tre, Hưng Yên, HàGiang Số lượng tài liệu trung bình hiện đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử huyện

từ 50 - 70 mét giá/01 Lưu trữ lịch sử huyện

Tại UBND huyện Thạch Thất - TP.Hà Nội TLLT trong kho gồm có Phônglưu trữ UBND, phông lưu trữ HĐND là 2 phông dễ thu nhất, với tổng 48 mét giátài liệu vì đó là tài liệu được nộp lưu thường xuyên theo định kỳ Tuy nhiên các tàiliệu thu thập về ít được lập hồ sơ mà chủ yếu ở dạng bó gói, rời lẻ Bên cạnh khốitài liệu của các cơ quan, đơn vị thuộc UBND huyện, tài liệu của các đơn vị sựnghiệp, các cơ quan quản lý ngành dọc cũng không được nộp vào lưu trữ lịch sửhuyện

Hình 2.1 Tài liệu của UBND quận Tây Hồ chưa được lập hồ sơ hoàn

chỉnh, tình trạng bó gói, lộn xộn

Về thời gian và thủ tục giao nộp của lưu trữ cấp huyện không tuân thủ theoquy định Tài liệu của UBND huyện Thạch Thất và quận Tây Hồ thường khôngđược nộp theo đúng thời hạn, đa số là muộn hơn; thủ tục giao nộp cũng sơ sài,không có văn bản đi kèm như biên bản giao nhận tài liệu, thống kê danh mục tàiliệu nộp lưu, Như vậy có thể thấy việc thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữhuyện trong những năm qua còn gặp nhiều vấn đề bất cập

- Sau khi Luật Lưu trữ có hiệu lực, công tác thu thập tài liệu từ các cơ quan,

tổ chức cấp huyện thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh như UBND huyệnThạch Thất và UBND quận Tây Hồ bước đầu đã được triển khai Việc không tổchức lưu trữ lịch sử cấp huyện gây ra nhiều khó khăn cho các lưu trữ với số lượngTLLT trước đây được bảo quản tại lưu trữ lịch sử cấp huyện Những tài liệu đó giờnên bảo quản ở đâu và bằng biện pháp gì cũng là một vấn đề cần quan tâm

2.2.2 Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu

Phân loại, chỉnh lý và xác định giá trị tài liệu sẽ giúp cho việc tổ chức tàiliệu khoa học hơn, tạo điều kiện phục vụ tốt cho các nghiệp vụ khác

- Trước thời điểm Luật Lưu trữ có hiệu lực, việc phân loại, xác định giá trịtài liệu tại UBND huyện Thạch Thất và UBND quận Tây Hồ chưa được quan tâm,việc thực hiện dựa trên quan điểm cá nhân của cán bộ lưu trữ mà chưa áp dụngđầy đủ theo quy định của Nhà nước Công tác chỉnh lý TLLT chưa được chú trọngthực hiện, số lượng tài liệu tích đống, bó gói rất lớn