Luận văn nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin vào tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại chi cục văn thư lưu trữ thành phố hải phòng

Vì vậy, việc đánh giá thực trạng ứng dụng CNTT trong tổ chức khai thác, sử dụng TLLT tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành phố Hải Phòng để đưa racác giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng d

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

KHOA VĂN THƯ - LƯU TRỮ

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀO TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG

TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI CHI CỤC VĂN THƯ

Mã số sinh viên : 1405LTHC050

: 2014-2018: ĐH LTH 14C

HÀ NỘI - 2018

: TS NGUYỄN THỊ NGỌC MAI : NGUYỄN THỊ PHƯƠNG

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là bài khóa luận của tôi, do tôi tự làm, khôngsao chép của ai Mọi số liệu sử dụng trong bài khóa luận tốt nghiệp đềuchính xác, chân thật Bài khóa luận có tham khảo thông tin ở một số tàiliệu khác nhưng đều được trích nguồn rõ ràng

Hà Nội, ngày 26 tháng 3 năm 2018

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành được bài khóa luận tốt nghiệp này, trước hết cho tôi xingửi lời cảm ơn đến cô giáo Nguyễn Thị Ngọc Mai, cô đã rất tận tình, chu đáochỉ bảo, hướng dẫn, giúp tôi hoàn thiện khóa luận tốt nghiệp này

Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến các thầy cô trong khoa Văn thư Lưu trữ đã nhiệt tình truyền thụ kiến thức cho chúng tôi và cũng vô cùng cảm

-ơn các cán bộ công tác tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành phố Hải Phòng đãnhiệt tình cung cấp số liệu, hướng dẫn, chỉ bảo giúp tôi có nguồn thông tinthực tiễn để hoàn thành khóa luận tốt nghiệp

Tôi xin chân thành cảm ơn!

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

LỜI CAM ĐOAN 2

LỜI CẢM ƠN 3

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT 4

MỞ ĐẦU 9

1 Lý do chọn đề tài .9

2 Mục tiêu của đề tài .11

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 11

4 Nhiệm vụ nghiên cứu .11

5 Lịch sử nghiên cứu vấn đề .12

6 Phương pháp nghiên cứu .16

7 Đóng góp của đề tài .16

8 Bố cục của đề tài .17

Chương 1 CƠ SỞ KHOA HỌC CỦA VIỆC ỨNG DỤNG CNTT VÀO TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TLLT TẠI CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG 19

1.1 Cơ sở lý luận của việc ứng ứng dụng CNTT vào tổ chức khai thác và sử dụng TLLT 19

1.1.1 Một số khái niệm 19

1.1.1.1 Khái niệm TLLT 19

1.1.1.2 Khái niệm tổ chức khai thác, sử dụng TLLT 21

1.1.1.3 Khái niệm CNTT 22

1.1.1.4 Khái niệm ứng dụng CNTT vào tổ chức khai thác, sử dụng TLLT 24

1.2 Cơ sở pháp lý về việc ứng dụng CNTT vào tổ chức khai thác, sử dụng TLLT 24

1.2.1 Văn bản Luật về việc ứng dụng CNTT vào tổ chức khai thác, sử

dụng TLLT 24

1.2.2 Văn bản dưới Luật về việc ứng dụng CNTT vào tổ chức khai thác, sử dụng TLLT 25

1.3 Cơ sở thực tiễn của việc ứng ứng dụng CNTT vào tổ chức khai thác và sử dụng TLLT tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành phố Hải Phòng 26

1.3.1 Khối lượng, thành phần, nội dung của khối TLLT đang bảo quản tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành phố Hải Phòng 26

1.3.1.1 Khối lượng, thành phần 26

1.3.1.2 Nội dung 27

1.3.2 Giá trị của khối TLLT 28

1.3.3 Văn bản hiện hành quy định về tổ chức khai thác, sử dụng TLLT tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành phố Hải Phòng 30

* Tiểu kết 32

Chương 2 THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CNTT VÀO TỔ CHỨC KHAI THÁC, • • • ' SỬ DỤNG TLLT TẠI CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG 34

2.1 Khái quát về Chi cục văn thư - Lưu trữ thành phố Hải Phòng 34

2.1.1 Lịch sử hình thành Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành phố Hải Phòng 34 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành phố Hải Phòng 35

2.1.3 Cơ cấu tổ chức của Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành phố Hải Phòng .36

2.1.3.1 Về cơ cấu tổ chức của Chi cục gồm: 36

2.1.3.2 Về đội ngũ nhân sự của Chi cục 38

2.2 Thực trạng quản lý và tổ chức khoa học khối TLLT tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành phố Hải Phòng 39

2.2.1 Thực trạng thu thập, phân loại, xác định giá trị TLLT tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ Thành phố Hải Phòng 39

2.2.1.1 Thực trạng thu thập và bổ sung TLLT tại Chi cục Văn thư

-Lưu trữ thành phố Hải Phòng 39

cục Văn thư - Lưu trữ thành phố Hải Phòng 42

2.2.2 Thực trạng bảo quản TLLT tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ Thành phố Hải Phòng 43

2.3 Thực trạng ứng dụng CNTT vào nghiệp vụ tổ chức khai thác, sử dụng TLLT tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành phố Hải Phòng 45

2.3.1 Các hình thức tổ chức khai thác, sử dụng TLLT tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành phố Hải Phòng 45

2.3.1.1 Tổ chức sử dụng TLLT tại phòng đọc 45

2.3.1.2 Triển lãm TLLT 46

2.3.1.3 Cung cấp bản sao lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ 48

2.3.1.4 Giới thiệu TLLT trên trang thông tin điện tử 50

2.3.2 Thực trạng ứng dụng CNTT vào tổ chức khai thác, sử dụng TLLT tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành phố Hải Phòng 52

2.3.2.1 Thực trạng ứng dụng CNTT vào hình thức sử dụng TLLT tại phòng đọc 52

2.3.2.2 Thực trạng ứng dụng CNTT vào hình thức triển lãm TLLT .55 2.3.2.3 Thực trạng ứng dụng CNTT vào hình thức cung cấp bản sao, bản chứng thực lưu trữ 56

2.3.2.4 Thực trạng ứng dụng CNTT vào hình thức giới thiệu TLLT trên trang thông tin điện tử 57

2.3.3 Đánh giá 58

2.3.3.1 Ưu điểm 58

2.3.3.2 Hạn chế 59

2.3.3.3 Nguyên nhân của hạn chế 61

* Tiểu kết 62

Chương 3 62

MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CNTT VÀO TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TLLT TẠI CHI CỤC VĂN ' • • • THƯ - LƯU TRỮ THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG 63

3.1 Sự cần thiết của việc nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT vào tổ chức khai thác, sử dụng TLLT 63

3.1.1 Đáp ứng nhu cầu khai thác, sử dụng TLLT 63

3.1.2 Góp phần đa dạng hóa các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu và hiện đại hóa công tác lưu trữ 64

3.2 Một số giải pháp ứng dụng CNTT vào tổ chức khai thác, sử dụng TLLT tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành phố Hải Phòng 65 3.2.1 Ứng dụng Web 2.0 vào tổ chức khai thác, sử dụng TLLT tại chi cục

2.2.1.2 Thực trạng phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị TLLT tại Chi

Văn thư - Lưu trữ thành phố Hải Phòng 65

3.2.1.1 Khái niệm Web 2.0 65

3.2.1.2 Ứng dụng thành tựu của web 2.0 vào việc tạo tài khoản facebook giới thiệu TLLT 66

3.2.1.3 Ứng dụng thành tựu của web 2.0 vào xây dựng phòng đọc ảo.68 3.2.1.4 Ứng dụng thành tựu của web 2.0 vào triển lãm TLLT trực tuyến 74 3.3 Điều kiện triển khai 75

3.3.1 Cơ sở pháp lý hoàn thiện 75

3.3.2 Cần sự hợp tác giữa Ngành VT - LT và Ngành CNTT 77

3.3.3 Chi cục cần hoàn thiện nguồn tài liệu được số hóa trên những vật mang tin khác 77

3.3.4 Cần đầu tư kinh phí; cơ sở vật chất, hạ tầng kỹ thuật 78

3.3.5 Cần nâng cao chất lượng đội ngũ nhân viên 79

* Tiểu kết 80

PHẦN KẾT LUẬN 81

TÀI LIỆU THAM KHẢO 83

PHỤ LỤC 86

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Thông đạt số 01-C/VP ngày 03/01/1946 của Chủ tịch Hồ Chí Minh đã khẳng định: “Tài liệu có giá trị đặc biệt trên phương diện kiến thiết quốc gia” TLLT là một loại di sản văn hóa có giá trị đặc biệt của dân tộc, nó chứa đựng

ký ức thiêng liêng của cả một dân tộc, quốc gia, có độ tin cậy cao, phản ánh trung thực, toàn diện mọi mặt của đời sống xã hội và phục vụ hữu ích các nhu cầu nghiên cứu khoa học, thực tiễn cuộc sống của con người Tuy nhiên, TLLT chỉ thực sự có giá trị khi chúng được đem gia phục vụ mọi mặt hoạt động xã hội khác nhau của con người Xác định được tầm quan trọng của việc đó, tại Đại hội Đại biểu toàn quốc của Đảng khóa VI (12/1986), “Báo cáo Chính trị” của Ban chấp hành Trung ương Đảng trình bày trước Đại hội đã xác định công tác lưu trữ là một bộ phận trong hệ thống thông tin quan trọng phục vụ cho công tác lãnh đạo của Đảng và quản lý Nhà nước Từ quan điểm đó, Đảng đã

đề ra chủ trương phải “tổ chức tốt công tác lưu trữ; bảo vệ an toàn và sử dụng

có hiệu quả TLLT Quốc gia”.

Tuy nhiên, trong bối cảnh hiện nay, khoa học công nghệ ngày càng pháttriển, đặc biệt là CNTT phát triển với tốc độ như vũ bão, đã từng bước len lỏivào mọi ngõ ngách của đời sống xã hội, làm thay đổi cuộc sống của con người

và trở thành một phần không thể thiếu trong cuộc sống Sự phát triển đó đã gópphần tạo lên một xã hội thông tin đa dạng hóa về cả nội dung và hình thức, conngười chìm ngập trong dòng khai thác thông tin và sự định hướng cho ngườikhai thác thông tin cách thức tìm kiếm thông tin trong xu hướng hiện nay làmột vấn đề hết sức quan trọng đối với Nhà nước nói chung, với các cơ quanquản lý Ngành VT - LT nói riêng Đây chính là một trong những nhiệm vụ mớiđặt ra đối với công tác tổ chức khai thác, sử dụng TLLT trong bối cảnh CNTTphát triển như ngày nay Để đáp ứng xu thế đó, ngày 02/3/2007 Thủ tướngChính phủ ban hành Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg về tăng cường bảo vệ và pháthuy giá trị TLLT Chỉ thị đã chỉ ra nhiệm vụ rõ ràng đối với các cơ quan, tổ

chức như “đẩy mạnh tuyên truyền, phổ biến pháp luật về lưu trữ để nâng cao hơn nữa nhận thức về công tác lưu trữ”, “nghiên cứu, ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ vào việc bảo vệ, bảo quản an toàn, bảo hiểm và quản lý, khai thác TLLT” Sau đó, để tiếp tục củng cố việc ứng dụng CNTT trong việc

phát huy giá trị TLLT, năm 2013, Chính phủ ban hành Nghị định số01/2013/NĐ-CP quy định về chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ,

nhấn mạnh: “Cơ quan, tổ chức có trách nhiệm đăng tải thông tin về quy trình, thủ tục, chi phí thực hiện dịch vụ sử dụng TLLT điện tử trên trang tin điện tử của cơ quan, tổ chức Khuyến khích việc thực hiện dịch vụ sử dụng TLLT điện

tử trực tuyến”.

Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành phố Hải Phòng là cơ quan trực thuộc

Sở Nội Vụ có chức năng giúp giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho UBND thànhphố quản lý Nhà nước về VT - LT của thành phố và trực tiếp quản lý TLLTlịch sử của thành phố theo quy định của pháp luật Hiện nay, khối tài liệu đang

được Chi cục bảo quản là rất lớn, đa dạng về về nội dung lẫn hình thức, phảnánh cả một thời kỳ phát triển huy hoàng của thành phố Cảng Hải Phòng.Nhưng trên thực tế, việc tổ chức khai thác, sử dụng TLLT tại Chi cục đangdừng ở mức khiêm tốn: chưa tổ chức đa dạng các hình thức khai thác, sử dụngTLLT Đặc biệt trong thời kỳ CNTT phát triển như ngày nay, việc ứng dụngCNTT trong tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu đem lại hiệu quả rất cao, nhưng

do giới hạn về kinh phí, cơ sở vật chất, kỹ thuật hạ tầng, nguồn nhân lực nênviệc ứng dụng CNTT vào công tác này tại Chi cục còn rất hạn chế: Trangthông tin điện tử tại Chi cục chỉ đáp ứng nhu cầu khai thác thông tin ở cấp độ

2, việc ứng dụng CNTT vào các hình thức khai thác tài liệu còn chưa nhiều,chưa phát huy tối đa giá trị thông tin trong khối TLLT đang bảo quản trong cáckho Vì vậy, việc đánh giá thực trạng ứng dụng CNTT trong tổ chức khai thác,

sử dụng TLLT tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành phố Hải Phòng để đưa racác giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT trong tổ chức khaithác, sử dụng TLLT tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành phố Hải Phòng là mộttrong những việc làm vô cùng cần thiết

Từ các lý do và thực trạng trên, tác giả quyết định chọn đề tài: “Nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT vào tổ chức khai thác, sử dụng TLLT tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành phố Hải Phòng” làm đề tài khóa luận tốt

nghiệp

2 Mục tiêu của đề tài

Đề tài hướng tới mục tiêu như sau:

Đánh giá thực trạng ứng dụng CNTT vào nghiệp vụ tổ chức khai thác,

sử dụng TLLT tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành phố Hải Phòng và đưa ramột giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT trong việc phát huygiá trị TLLT

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

3.1 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là: Hiệu quả ứng dụng CNTT vào tổchức khai thác, sử dụng TLLT tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành phố HảiPhòng

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

+ Thứ nhất, hệ thống hóa được cơ sở lý luận, cơ sở pháp lý và thực tiễn

của việc ứng dụng CNTT vào nghiệp vụ tổ chức khai thác, sử dụng TLLT

+ Thứ hai, khảo sát và phân tích thực trạng ứng dụng CNTT vào tổ chức

khai thác, sử dụng TLLT tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành phố Hải Phòng

+ Thứ ba, nghiên cứu đề xuất ra những giải pháp cụ thể đối với việc

nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT vào tổ chức khai thác, sử dụng TLLT vànhững điều kiện cần thiết để triển khai những giải pháp đó tại Chi cục Văn thư

- Lưu trữ thành phố Hải Phòng

5 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Xã hội ngày càng phát triển, nhu cầu sử dụng thông tin trong TLLT đểphục vụ nghiên cứu khoa học, thực tiễn đời sống ngày càng cao Điều đó đòihỏi các cơ quan quản lý Ngành VT - LT cần nghiên cứu và đề ra nhiều hìnhthức tổ chức khai thác, sử dụng TLLT mới phù hợp với xu hướng xã hỗi đểđáp ứng được nhu cầu khai thác thông tin của mọi người Có nhiều tài liệu liênquan đến vấn đề “nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT trong tổ chức khai thác,

sử dụng TLLT” bao gồm sách, báo, tạp chí, luận văn thạc sỹ, khóa luận tốtnghiệp tiếng Việt và tiếng nước ngoài Cụ thể:

* Các nghiên cứu của Việt Nam

+ Giáo trình lý luận và phương pháp công tác lưu trữ của Trường Đại

học Nội Vụ Hà Nội do NXB Lao động xã hội xuất bản năm 2016 đã trình bày

hệ thống lý luận về hoạt động quản lý và hoạt động nghiệp vụ lưu trữ Đồngthời cuốn giáo trình cũng đưa ra được hệ thống văn bản quản lý nhà nước vềcông tác lưu trữ làm căn cứ để mọi cơ quan, tổ chức thực hiện, qua đó đảm bảođược tính thống nhất trong công tác lưu trữ

+ Thông qua thực trạng tổ chức khai thác, sử dụng TLLT tại Bộ Giáodục và Đào tạo, Phạm Thị Chung đã đề xuất một số giải pháp nhằm củng cốnhững thành tựu đã đạt được và khắc phục những hạn chế hiện nay còn gặpphải trong tổ chức khai thác, sử dụng TLLT tại Bộ Giáo dục và Đào tạo trongLuận văn thạc sĩ “Nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng TLLT tại Bộ Giáo dục

và Đào tạo” năm 2009

+ Luận văn thạc sĩ “Nghiên cứu xây dựng phòng đọc ảo phụ vụ khaithác, sử dụng TLLT ở Việt Nam” của tác giả Đỗ Thu Hiền năm 2014 (KhoaLưu trữ học và Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhânvăn) đã nêu ra những ưu điểm và hạn chế của các hình thức tổ chức khai thác,

sử dụng TLLT truyền thống, qua đó thấy được sự cần thiết của việc xây dựngphòng đọc ảo trong xu thế hiện nay để phụ vụ khai thác Đồng thời luận văncũng đề xuất mô hình phòng đọc ảo cũng như các điều kiện tiên quyết và hỗtrợ để triển khai được dự án xây dựng phòng đọc ảo

+ Thông qua thực trạng tổ chức khai thác, sử dụng TLLT tại Chi cụcVăn thư - Lưu trữ thành phố Hải Phòng, khóa luận tốt nghiệp “Nâng cao hiệuquả tổ chức khai thác, sử dụng TLLT tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành phốHải Phòng” năm 2015 (Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Trường Đạihọc Khoa học Xã hội và Nhân văn) của Nguyễn Thị Hương đã đề ra một sốbiện pháp nhằm nâng cao hiệu quả của công tác này như hoàn thiện hệ thốngpháp luật, tổ chức khoa học TLLT, maketing TLLT, ứng dụng CNTT vào tổchức khai thác, sử dụng TLLT

+ Một số khái niệm và những ưu điểm vượt trội của Web 2.0 trong tổ

chức khai thác, sử dụng TLLT; những cơ hội cũng như những thách thức củaviệc ứng dụng Web 2.0 vào tổ chức khai thác, sử dụng TLLT tại Việt Nam đãđược TS Nguyễn Thị Chinh truyền tải trong bài viết “Web 2.0 - Cơ hội vàthách thức đối với công tác tổ chức, sử dụng TLLT” năm 2017 (Kỷ yếu hộithảo nghiệp vụ “Hoạt động chỉnh lý và tổ chức sử dụng TLLT” tại Cục Vănthư và lưu trữ Nhà nước)

+ Bài viết “Triển lãm trực tuyến trong tổ chức, sử dụng TLLT tại lưu trữQuốc gia Singapore” của Th.S Nguyễn Phạm Ngọc Hân năm 2017 (Kỷ yếu hộithảo nghiệp vụ “Hoạt động chỉnh lý và tổ chức sử dụng TLLT” tại Cục Vănthư và Lưu trữ Nhà nước) đưa ra khái niệm “Triển lãm trực tuyến” và nhữngthông tin về cơ quan Lưu trữ quốc gia Singapore cũng như thiết kế triển lãmtrực tuyến TLLT tại đây

+ Bài viết “Một số vấn đề về triển lãm TLLT trực tuyến” của Tạc Thị MinhHuyền đăng tải trên Tạp chí Văn thư - Lưu trữ, số 4 năm 2017 đã đưa ra kháiniệm về “triển lãm trực tuyến”, cơ sở pháp lý, ưu nhược điểm của hình thứcnày, thực trạng tổ chức triển lãm trực tuyến trên thế giới và ở Việt Nam, giảipháp.

* Các nghiên cứu của nước ngoài

+ Một số đặc điểm cũng như kinh nghiệm xây dựng và phát triển kho lưu trữtrực tuyến tại 5 năm nước Mỹ, Anh, Australia, Canada, Singapore đã được LaKinh đề cập trong bài viết “Kinh nghiệm xây dựng và phát triển nguồn lưu trữtrực tuyến của năm nước Mỹ, Anh, Australia, Canada, Singapore” năm 2014đăng tải trên Báo lưu trữ Trung Quốc Qua đó, thấy được, cả 5 nước đều xâydựng kho lưu trữ trực tuyến trên cơ sở lấy người dùng làm định hướng, chútrọng đến nhu cầu người dùng và phân loại người dùng Đồng thời, 5 nướccũng tập trung phát triển kho lưu trữ trực tuyến bằng cách tổ chức các dịch vụcông trực tuyến, dịch vụ tương tác toàn diện trên website, hệ thống giáo dụccông đặc biệt, hỗ trợ trực tuyến chuyên nghiệp, triển lãm trực tuyến chất lượngcao

+ Khái niệm Web 2.0 và sự thay đổi xã hội hoàn toàn khi web 2.0 xuấthiện như con người có thể nhanh chóng thu thập thông tin trên những trangđiện tử về lưu trữ cũng như phản hồi về thông tin ngược lại tới các lưu trữ đó,hay sự lan truyền thông tin nhanh chóng tới mọi người trong thời gian ngắn,qua đó giúp mọi người nhanh chóng tiệp cận với nguồn thông tin đã đượcDaniel Nations đề cập trong bài viết “How Web 2.0 Completely ChangedSociety” năm 2016

+ Bài viết “5 Free and Open Source Tools for Creating DigitalExhibitions” đã đề cập đến triển lãm kỹ thuật số - một hình thức giới thiệuTLLT được sử dụng ở các Bảo tảng và thư viện Bài viết đã đưa ra khái niệm

“triển lãm kỹ thuật số” và giới thiệu phần mềm chính (Contentdm

(http://www.contentdm.org/) trong thiết kế triển lãm kỹ thuật số Tuy nhiên,phần mềm này với giá rất đắt đỏ gây khó khăn trong việc triển khai triển lãm

kỹ thuật số nên tác giả đã giới thiệu phần mềm 5 công cụ miễn phí và mãnguồn mở thay thế cho phần mềm chính trong thiết kế triển lãm kỹ thuật đểgiảm chi phí thiết kế, đó là: Omeka (http://omeka.org/; Collective Access

tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu, cụ thể các bài viết đã đề cập đến xây dựng

mô hình phòng đọc ảo, triển lãm trực tuyến TLLT, giới thiệu TLLT trên cácphương tiện thông tin đại chúng Đấy vừa là những giải pháp để phát huy giátrị TLLT vừa là để áp dụng CNTT vào tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu gópphần hiện đại hóa công tác lưu trữ Việt Nam nói chung Đồng thời, đây cũng lànhững tài liệu tham khảo hữu ích cho việc nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTTtrong tổ chức khai thác, sử dụng TLLT tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành phốHải Phòng Tuy nhiên, hiện nay còn rất ít các bài viết nghiên cứu chuyên sâuliên quan đến “Nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT vào tổ chức khai thác, sửdụng TLLT tại lưu trữ lịch sử cấp Tỉnh nói chung, tại Chi cục Văn thư - Lưutrữ thành phố Hải Phòng nói riêng” Do đó, đề tài “Nâng cao hiệu quả ứngdụng CNTT vào tổ chức khai thác, sử dụng TLLT tại Chi cục Văn thư - Lưutrữ thành phố Hải Phòng” là đề tài nghiên cứu mới

6 Phương pháp nghiên cứu

Để hoàn thiện khóa luận tốt nghiệp này, tác giả sử dụng những phương

pháp nghiên cứu khác nhau:

- Điều tra thu thập số liệu: Thông qua các báo cáo tổng hợp, số liệuthống kê, các báo cáo tham luận của Chi cục Văn thư - lưu trữ thành phố HảiPhòng cũng như các bài viết về lịch sử hình thành Chi cục để biết được khốilượng thành phần, nội dung khối tài liệu Chi cục đang bảo quản và thực trạngứng dụng CNTT trong tổ chức khai thác, sử dụng TLLT tại Chi cục

- Phương pháp thống kê so sánh: So sánh, đối chiếu số lượng lượt khaithác, sử dụng TLLT qua các năm, qua đó đánh giá được hiệu quả của việc tổchức khai thác, sử dụng TLLT qua từng năm của Chi cục Văn thư - Lưu trữthành phố Hải Phòng

- Phương pháp tổng hợp, phân tích số liệu: Tổng hợp số lượng lượtkhai thác, sử dụng TLLT của các hình thức khai thác, sử dựng TLLT tại Chicục Văn thư - Lưu trữ thành phố Hải Phòng, qua đó phân tích, đánh giá đượchình thức phục vụ khai thác thác, sử dụng TLLT truyền thống hay hình thứcứng dụng CNTT mang lại hiệu quả cao

7 Đóng góp của đề tài

Đề tài khóa luận của tác giả hoàn thành sẽ đem lại những đóng góp như:+ Đánh giá được mức độ ứng dụng CNTT vào tổ chức khai thác, sửdụng TLLT và khẳng định được sự cần thiết của việc nâng cao hiệu quả ứngdụng CNTT vào tổ chức khai thác, sử dụng TLLT tại Chi cục Văn thư - Lưutrữ thành phố Hải Phòng

+ Đóp góp một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTTtrong tổ chức khai thác, sử dụng TLLT tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ

+ Làm tài liệu tham khảo cho sinh viên ngành Lưu trữ học

khai thác, sử dụng TLLT tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành phố Hải Phòng

Chương này viết về cơ sở lý luận, cơ sở thực tiễn, cơ sở pháp lý của việcứng dụng CNTT vào tổ chức khai thác, sử dụng TLLT tại Chi cục Văn thư -Lưu trữ thành phố Hải Phòng

Chương 2: Thực trạng ứng dụng CNTT vào tổ chức khai thác, sử dụng TLLT tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành phố Hải Phòng.

Chương này tập trung giới thiệu khái quát về Chi cục Văn thư - Lưu trữthành phố Hải Phòng, thực trạng quản lý và tổ chức khoa học TLLT và thựctrạng ứng dụng CNTT vào tổ chức khai thác, sử dụng TLLT tại Chi cục

Chương 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT vào

tổ chức khai thác, sử dụng TLLT tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành phố Hải Phòng

Đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT vào tổchức khai thác, sử dụng TLLT và những điều kiện triển khai để thực hiện đượcnhững giải pháp đó

Trong quá trình thực hiện bài khóa luận tốt nghiệp, tôi đã nhận được sựgiúp đỡ tận tình của giảng viên hướng dẫn - TS Nguyễn Thị Ngọc Mai, sự giúp

đỡ, chỉ bảo tận tình của cô Phạm Thu Hương - Chi cục trưởng Chi cục Văn thư

- Lưu trữ thành phố Hải Phòng, Trường phòng quản lý kho lưu trữ kho lưu trữ

Đỗ Thị Thơm, chuyên viên Trần Ngọc Ánh đã hướng dẫn cho tôi trong suốtquá trình khảo sát cũng như nhiệt tình cung cấp những thông tin cần thiết liênquan đến hoạt động tổ chức khai thác, sử dụng TLLT tại Chi cục Tuy nhiên,ngoài những thuận lợi trên, tôi cũng gặp những khó khăn như một số kết quảcủa hình thức khai thác, sử dụng TLLT tài liệu tại Chi cục Văn thư - lưu trữthành phố Hải Phòng chưa được tổng hợp cụ thể khiến việc thu thập số liệuphục vụ bài viết của tôi còn hạn chế Do vậy, từ khó khăn trên nên bài khóaluận tốt nghiệp của tôi sẽ có những sai sót nhất định Tôi rất mong nhận được

sự đóng góp ý kiến, nhận xét của các thầy cô trong khoa VT - LT để bài khóaluận này được hoàn thiện hơn.

Tôi xin chân thành cảm ơn!

và truyền đạt thông tin có độ bền cao, lưu trữ thông tin lâu dài đó là tài liệubằng giấy Tài liệu giấy ra đời đã phục vụ đắc lực cho việc truyền đạt thông tintrong hoạt động quản lý đất nước, lưu giữ kinh nghiệm trong trồng trọt, sảnxuất vụ mùa hay lưu trữ những truyền thống tốt đẹp của cả một dân tộc Vìvậy, từ đó con người ngày càng có ý thức trong việc lưu trữ tài liệu phụ vụ nhucầu sử dụng và họ coi tài liệu được lưu trữ như tài sản quý báu.

Theo cách hiểu đơn giản, TLLT là những tài liệu có giá trị phục vụ nhucầu sử dụng của con người Tuy nhiên, TLLT có rất nhiều sự định nghĩa khácnhau và hiện nay có 3 trường phái cơ bản quan niệm về khái niệm này

Trường phái thứ nhất cho rằng “TLLT là những tài liệu hết giá trị hiện hành được bảo quản, có sự lựa chọn hoặc không có sự lựa chọn, bởi những ai

có trách nhiệm về việc sản sinh ra nó hoặc bởi những người thừa kế nhằm mục đích sử dụng riêng của họ, hoặc bởi một số cơ quan lưu trữ tương ứng vì giá

trị lưu trữ của chúng” (Từ điển “Thuật ngữ lưu trữ” xuất bản năm 1988) Định

nghĩa này đã được hình thành dựa trên giá trị tiềm năng của tài liệu sau khi hếtgiá trị hiện hành tức là để một tài liệu trở thành TLLT khi mà tài liệu đó đã hếtgiá trị hiện hành nhưng vẫn phải còn giá trị lưu trữ để tiếp tục bảo quản

Trường phái thứ hai do các nước Châu Âu đại diện và căn cứ vào nguồn

gốc xuất xứ của tài liệu để định nghĩa về TLLT Đơn cử, trong Luật Lưu trữ

Pháp năm 1979 quy định: “TLLT là tập hợp những tài liệu được sản sinh ra hay nhận được bởi một cá nhân hoặc một tổ chức trong quá trình hoạt động của mình, dù ngày tháng, hình thức và mật mang tin của chúng như thế nào”.

Định nghĩa này cho thấy, ngay tại thời điểm tài liệu được sinh ra, tài liệu đã trởthành TLLT, hay trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân nhậnđược tài liệu thì tài liệu đó cũng được coi là TLLT miễn là những tài liệu đó cónguồn gốc xuất xứ từ một cơ quan, cá nhân cụ thể

Trường phái thứ ba đại diện bởi Liên Xô và các nước xã hội Chủ nghĩa

trước đây Định nghĩa TLLT do trường phái này đưa ra nhấn mạnh về nơi bảo

quản, coi “TLLT là tài liệu được các lưu trữ bảo quản” (Trích trong Từ điển

thuật ngữ xuất bản năm 1982 tại Maxcơva) Tuy nhiên, đến nay khái niệmTLLT của Liên bang Nga có những nét đổi mới và được quy định trong LuậtLiên bang Nga về “Công tác lưu trữ tại Liên bang Nga” có hiệu lực từ năm

2004 như sau: “Là vật mang vật chất với thông tin được ghi trên đó có các yếu

tố thể thức cho phép nhận dạng được nó và thuộc diện bảo quản do ý nghĩa của vật mang vật chất và ý nghĩa của thông tin đã định đối với công dân, xã hội và Nhà nước”

Ngoài ba trường phái trên, Việt Nam đã đưa ra quan niệm về TLLT

mang tính chất dung hòa của các trường phái trên: “TLLT là những tài liệu có giá trị được lựa chọn trong khối tài liệu của các cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp

và cá nhân được bảo quản có cố định trong các lưu trữ để khai thác, sử dụng phục vụ cho các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử của

xã hội” [7;5] Đến nay, khái niệm TLLT của Việt Nam đã có sự điều chỉnh và chính thức quy định trong khoản 3, điều 2, Luật Lưu trữ: “TLLT là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ TLLT bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thể bằng bản sao hợp pháp” Với khái

niệm này, TLLT phải đảm bảo 3 yếu tố: Thứ nhất, phải có giá trị; thứ hai, đượclựa chọn để lưu trữ; thứ ba, là bản gốc, bản chính hoặc bản sao hợp pháp

Như vậy, qua tổng hợp và phân tích có rất nhiều quan điểm về khái niệmTLLT, tuy nhiên theo khoản 3, điều 2, Luật Lưu trữ Việt Nam, TLLT có thể

hiểu: “TLLT là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên

cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ TLLT bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thể bằng bản sao hợp pháp”

1.1.1.2 Khái niệm tổ chức khai thác, sử dụng TLLT

Tổ chức khai thác, sử dụng TLLT là một nghiệp vụ quan trọng và cũng

là mục đích cuối cùng của các lưu trữ cần thực hiện Vậy trước khi đi địnhnghĩa khái niệm “Tổ chức khai thác, sử dụng TLLT” là gì, chúng ta nên đi tìmhiểu định nghĩa “Tổ chức” trong thuật ngữ này được quan niệm như thế nào.Trong thực tế, “Tổ chức” được hiểu theo hai nghĩa, vừa là động từ vừa là danhtừ

Đối với nghĩa động từ, theo Đại từ điển Tiếng Việt (Nguyễn Như Ý chủbiên) định nghĩa: “Tổ chức là cách sắp xếp, bố trí thành các bộ phận để cùngthực hiện một nhiệm vụ hoặc một chức năng chung” [11; 1662]

Đối với nghĩa danh từ, theo giáo trình Hành chính công (Học Viện Hànhchính quốc gia xuất bản), “tổ chức là một tập hợp của nhiều người - hai ngườitrở lên, cùng với việc sắp xếp công việc cụ thể và thống nhất với nhau vì mộthay một vài mục tiêu” [9; 8]

Trong bài viết này, khái niệm “Tổ chức” được nghiên cứu và tìm hiểu

với nghĩa là động từ Tổ chức ở đây là “cách bố trí, sắp xếp các nguồn lực đểthực hiện nhiệm vụ một cách hiệu quả” Với cách định nghĩa như vậy, thấyrằng khái niệm “Tổ chức khai thác, sử dung TLLT” trong cuốn Giáo trình “Lýluận và phương pháp công tác lưu trữ” của tổ bộ môn Khoa VT - LT trườngĐại học Nội Vụ Hà Nội đưa ra phù hợp với tiêu chí định nghĩa “Tổ chức” theonghĩa là động từ và phù hợp với bài khóa luận này, nên tác giả chính thức sửdụng khái niệm “Tổ chức khai thác, sử dụng tài TLLT” trong cuốn giáo trình

“Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ” để phục vụ hoàn thiện bài viết: “

Tổ chức khai thác, sử dụng TLLT là quá trình tổ chức khai thác thông tin lưu trữ phục vụ yêu cầu nghiên cứu lịch sử và yêu cầu nghiên cứu giải quyết giải quyết những nhiệm vụ hiện hành của các cơ quan, tổ chức và cá nhân” [5; 239]

1.1.1.3 Khái niệm CNTT

Thuật ngữ CNTT lần đầu tiên được đề cập đến vào năm 1958 Hai tácgiả Leavitt và Whisler đã nhắc đến Thuật ngữ CNTT trong bài viết của mình

đăng tải trên tạp chí Harvard Business Review vào năm 1958, họ cho rằng:

"Công nghệ mới chưa thiết lập một tên riêng Chúng ta sẽ gọi là CNTT(Information Technology - IT)” [26] Sau khi thuật ngữ CNTT ra đời, địnhnghĩa về thuật ngữ này cũng được đưa ra ngay sau đó Theo từ điển Oxford:

“CNTT là việc nghiên cứu hoặc sử dụng thiết bị điện tử, đặc biệt là máy vi tính, để lưu giữ, phân tích và gửi thông tin” [23; 666]

Sau đó, vào khoảng năm 2000 thuật ngữ “CNTT và truyền thông” xuất

hiện “CNTT và truyền thông là một tập hợp đa dạng các công cụ và tài nguyên công nghệ được sử dụng để giao tiếp, tạo ra, phổ biến, lưu giữ và quản

lý thông tin.” [21;1] Các công nghệ ở đây là gồm công nghệ truyền thông (đài

và vô tuyến), điện thoại, máy tính và Internet Như vậy có thể thấy, khái niệm

“CNTT và truyền thông” bao hàm khái niệm CNTT Tuy nhiên, hiện nay, việcphân biệt hai khái niệm này cũng không được mọi người tập trung nghiên cứu

Tại Việt Nam các văn quy định của Nhà nước cũng tập trung hướng tới địnhnghĩa khái niệm CNTT theo nghĩa “CNTT và truyền thông” như: Luật CNTTngày 29 tháng 6 năm 2006 hay Công văn số 9854/BGDĐT-CNTT ngày07/9/2007 của Bộ Giáo dục và Đào tạo về hướng dẫn thực hiện nhiệm vụ nămhọc 2007 - 2008 về CNTT

Tại Việt Nam, Nghị quyết Chính phủ 49/CP ký ngày 04/08/1993 là vănbản pháp quy đầu tiên đề cập đến khái niệm CNTT: "CNTT là tập hợp các

phương pháp khoa học, các phương tiện và công cụ kĩ thuật hiện đại - chủ yếu

là kĩ thuật máy tính và viễn thông - nhằm tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin rất phong phú và tiềm năng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội'" Đến nay, khái niệm CNTT ở Việt

Nam đã có sự đổi mới và được quy định tại khoản 1, điều 4, Luật CNTT năm

thuật hiện đại để sản xuất, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông tin số” Có thể thấy khái niệm này chú trọng đến hai phần: Thứ nhất: về

phương pháp khoa học, công nghệ, khoa học kỹ thuật ở đây gồm công nghệtruyền thông (đài và vô tuyến), điện thoại, máy tính và Internet cùng tất cả cácthiết bị, dịch vụ liên quan đến các công nghệ này như blog (trang viết cá nhân

trên mạng), e-mail ; thứ hai: về đối tượng xử lý: là thông tin ở dạng tín hiệu

số

Tóm lại, khái niệm CNTT trong khoản 1, điều 4, Luật CNTT năm 2006

quy định CNTT là: “CNTT là tập hợp các phương pháp khoa học, công nghệ

và công cụ kỹ thuật hiện đại để sản xuất, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ

và trao đổi thông tin số”.

1.1.1.4 Khái niệm ứng dụng CNTT vào tổ chức khai thác, sử dụng TLLT

Cùng với những khái niệm về TLLT, Tổ chức khai thác, sử dụng TLLT,CNTT trình bày ở trên, khái niệm “Ứng dụng CNTT trong tổ chức khai thác,

sử dụng TLLT” như sau: “Ứng dụng CNTT trong tổ chức khai thác, sử dụng

TLLT là sử dụng các phương pháp khoa học, công nghệ và công cụ kỹ thuật hiện đại vào phục vụ quá trình tổ chức khai thác thông tin lưu trữ qua mạng thông tin nội bộ và các mạng thông tin quốc gia đáp ứng yêu cầu nghiên cứu lịch sử và yêu cầu nghiên cứu giải quyết giải quyết những nhiệm vụ hiện hành của các cơ quan, tổ chức và cá nhân”

1.2 Cơ sở pháp lý về việc ứng dụng CNTT vào tổ chức khai thác, sử dụng TLLT

1.2.1 Văn bản Luật về việc ứng dụng CNTT vào tổ chức khai thác,

sử dụng TLLT

Ứng dụng CNTT vào tổ chức khai thác, sử dụng TLLT không còn xa lạ

gì đối với Việt Nam, tuy nhiện hiện nay, Việt Nam chưa có văn bản Luật cụthể nào quy định chi tiết về vấn đề này mà chỉ được đề cập gián tiếp trong vănbản Luật khác, cụ thể:

Trong Luật Lưu trữ 01 năm 2011, tại khoản 2, điều 4 Chính sách của Nhà nước về lưu trữ quy định: “Tập trung hiện đại hóa cơ sở vật chất, kỹ thuật và ứng dụng khoa học, công nghệ trong hoạt động lưu trữ”, hay tại điểm

h, khoản 1, điều 39 quy định về việc đầu tư kinh phí cho “Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và chuyển giao công nghệ lưu trữ” Như vậy, có thể thấy các cơ

quan quản lý Nhà nước về lưu trữ nói chung và các lưu trữ nói riêng đã coi ứngdụng CNTT vào công tác lưu trữ là một trong những mục tiêu cốt lõi củaNgành VT - LT Qua đó tạo tiền đề cho việc đẩy mạnh ứng dụng CNTT vàonghiệp vụ tổ chức khai thác, sử dụng TLLT tại các cơ quan

1.2.2 Văn bản dưới Luật về việc ứng dụng CNTT vào tổ chức khai thác, sử dụng TLLT

Công văn số 608/LTNN-TTNC của Cục lưu trữ Nhà nước ngày 19tháng 11 năm 1999 quy định về việc hướng dẫn ứng dụng CNTT trong côngtác VT- LT Nội dung trong văn bản chưa quy định cụ thể về ứng dụng CNTTtrong tổ chư khai thác, sử dụng TLLT mà chỉ tập trung hướng dẫn về ứng dụng

CNTT trong công tác VT - LT Nhưng có thể nói đây là cơ sở có tính tiền để

để các lưu trữ tiến hành các hình thức khai thác, sử dụng TLLT hiện đại

Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Chính Phủ về việc tăngcường bảo vệ và phát huy giá trị TLLT, nhấn mạnh: “Nghiên cứu ứng dụng cácthành tựu khoa học công nghệ vào việc bảo vệ, bảo quản an toàn, bảo hiểm vàquản lý, khai thác TLLT” Qua đó cho thấy, ngay từ khi Luật Lưu trữ chưa rađời, các cơ quan quản lý Nhà nước về công tác lưu trữ đã chú trọng đến việctăng cường ứng dụng CNTT trong việc bảo quản, bảo vệ an toàn TLLT qua đóđảm bảo điều kiện tốt nhất cho việc ứng dụng CNTT vào việc phát huy tối đagiá trị thông tin của khối TLLT

Ngoài ra, việc khuyến khích ứng dụng CNTT vào tổ chức khai thác, sửdụng TLLT cũng được đề cập đến trong một văn bản pháp lý cao chỉ dướiLuật, đó là Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 củaChính Phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ; khoản 2, 3điều 9: “Cơ quan, tổ chức có trách nhiệm đăng tải thông tin về quy trình, thủtục, chi phí thực hiện dịch vụ sử dụng TLLT điện tử trên trang tin điện tử của

cơ quan, tổ chức Khuyến khích việc thực hiện dịch vụ sử dụng TLLT điện tửtrực tuyến” Như vậy, việc khuyến khích ứng dụng CNTT vào tổ chức khaithác, sử dụng TLLT đã được đề cập đến trong Nghị định 01/2013/NĐ-CP làcăn cứ để các cơ quan, tổ chức triển khai các hình thức khai thác, sử dụngTLLT có ứng dụng CNTT như: Tổ chức triển lãm trực tuyến TLLT, xây dựngphòng đọc ảo hay giới thiệu TLLT trên facebook, youtube

Để tiếp tục củng cố việc ứng dụng CNTT trong phát huy giá trị TLLT,

Bộ Nội Vụ nhấn mạnh một số chỉ tiêu cần đạt được của Ngành VT - LT tớinăm 2030 và các chỉ tiêu này được quy định trong Quyết định 579/QĐ-BNVngày 27/6/2012 của Bộ Nội Vụ về việc phê duyệt quy hoạch Ngành VT - LT

2020, tầm nhìn đến năm 2030: “50% hồ sơ lưu trữ được khai thác sử dụng,50% hồ sơ tài liệu được công bố, triển lãm giới thiệu cho công chúng; bình

quân hàng năm, phục vụ 20.000 lượt người/năm đến khai thác sử dụng, trong

đó 20% thông tin của TLLT (thuộc diện sử dụng rộng rãi) được cung cấp trênmạng diện rộng của Ngành VT - LT để phục vụ nhu cầu khai thác sử dụng củacông chúng Hoàn thiện hệ thống công cụ tra tìm tài liệu truyền thống và đẩymạnh việc xây dựng các cơ sở dữ liệu phục vụ quản lý và khai thác sử dụng tài

liệu trong toàn ngành'' Qua đó, có thể thấy được quyết tâm của Đảng và Nhà

nước, của Ngành VT - LT trong việc ứng dụng khoa học công nghệ vào côngtác phát huy giá trị TLLT, phục vụ nhu cầu của nhân dân trong bối cảnh toàncầu hóa

Căn cứ vào các quy định của Nhà nước về ứng dụng CNTT trong tổchức khai thác, sử dụng TLLT trên, ta thấy được một trong những nhiệm vụtrọng tâm của Ngành VT - LT là phải hiện đại hóa công tác tổ chức khai thác,

sử dụng TLLT để không những đáp ứng một cách tốt nhất nhu cầu khai thác tàiliệu của độc giả mà còn phát huy hơn nữa giá trị của TLLT

1.3 Cơ sở thực tiễn của việc ứng ứng dụng CNTT vào tổ chức khai thác và

sử dụng TLLT tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành phố Hải Phòng

1.3.1 Khối lượng, thành phần, nội dung của khối TLLT đang bảo quản tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành phố Hải Phòng

- Lưu trữ thành phố Hải Phòng có thời gian từ năm 1955 đến 2008

- Hồ sơ, cán bộ đi B do Trung tâm Lưu trữ quốc gia III bàn giao lại

1.3.1.2 Nội dung

- Tài liệu hành chính: Đây là loại hình tài liệu chiếm số lượng lớn nhấttrong hệ thống kho lưu trữ của Chi cục, với khoảng 712.9 mét giá tài liệu

Trong đó gồm:

Tài liệu của Ủy ban hành chính tỉnh Kiến An và Ủy ban hành chínhthành phố Hải Phòng, Hội đồng nhân dân và UBND thành phố Hải Phòng gồmnhững tài liệu liên quan đến lịch sử hình thành và phát triển thành phố (baogồm cả bản đồ quân sự và những văn bản bàn giao giữa Ủy ban hành chínhthành phố và chính quyền Cộng hòa Pháp); hồ sơ khen thưởng thành tíchkháng chiến chống Pháp và chống Mỹ của những người con trên mảnh đất HảiPhòng được hình thành từ năm 1961; hồ sơ về ruộng đất và những tài liệu liênquan đến các cuộc bầu cử đại biểu, các kỳ họp của Hội đồng nhân dân các cấpcủa các khóa

Tài liệu của các Phông lưu trữ sở, ban, ngành thuộc thành phố HảiPhòng đã phản ánh được quá trình hoạt động của thành phố trên các lĩnh vựckinh tế, giáo dục, văn hóa, quốc phòng, ngoại giao, y tế, thể thao, du lịch trongsuốt thời kỳ từ khi thành lập thành phố cho đến nay

- Tài liệu khoa học - kỹ thuật

Loại hình tài liệu này chiếm khối lượng tương đối nhỏ, chiếm khoảng230.6 mét giá tài liệu bao gồm những hồ sơ về phát minh sáng chế, nghiên cứukhoa học, đánh dấu sự phát triển kinh tế - xã hội và những hồ sơ xây dựng, sửachữa, cải tạo các công trình công cộng trên địa bàn thành phố từ những năm

1959 như công trình xây dựng Nhà hát lớn Hải Phòng, cảng Hải Phòng haycông trình xây dựng, sửa chữa, cải tạo mạng lưới điện

1.3.2 Giá trị của khối TLLT

ban ngành góp phần phản ảnh một cách đầy đủ, rõ nét, chân thực nhất quá trìnhhình thành, phát triển của thành phố Hải Phòng và đồng thời, cùng với những

sự kiện về bầu cử, đại hội đại biểu các cấp được phản ánh trong khối tài liệucủa các phông trên là nguồn thông tin bổ ích cho việc đúc kết kinh nghiệmphục vụ cho sự nghiệp quản lý nước nhà ở địa phương trong giai đoạn hiệnnay Ngoài ra, với khối tài liệu lưu trữ chứa đựng lượng thông tin giá trị lớnnhư vậy sẽ giúp các cơ quan chức năng trong việc nghiên cứu về đường lốichính sách, qua đó đánh giá được những ưu điểm, hạn chế để xác định phươnghướng nhiệm vụ trong giai đoạn tiếp theo

Bên cạnh đó, TLLT ở Chi cục cũng góp phần không nhỏ trong việc cungcấp thông tin phục vụ cho việc điều tra, vây bắt tội phạm, giữ gìn trật tự antoàn, xã hội Đồng thời, với số lượng bản đồ đang được bảo quản tại Chi cụcVăn thư - lưu trữ thành phố Hải Phòng hiện nay như là một bằng chứng trongviệc bảo vệ chủ quyền lãnh thổ, biên giới và hải đảo Ví dụ: tháng 9 năm 2014,Chi Cục Văn thư - Lưu trữ Thành phố Hải Phòng đã tổ chức buổi triển lãm vớichủ đề “Hoàng Sa, Trường Sa của Việt Nam - Những bằng chứng lịch sử”.Thông qua buổi triển lãm, TLLT được phát huy giá trị trở thành bằng chứngđanh thép góp phần vào việc chứng minh chủ quyền lãnh thổ Việt Nam trênbiển Đông

* Trong lĩnh vực văn hóa - xã hội

Tài liệu được sản sinh ra trong quá trình hoạt động của con người nên nótrực tiếp phản ánh đời sống vật chất và tinh thần của chính họ Những Phônglưu trữ Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch; Sở lao động - Thương binh và xã hội;Ban tôn giáo đang được bảo quản tại Chi cục chứa đựng nguồn thông tinphục vụ cho nghiên cứu văn hóa của vùng miền, phản ánh những thành quả laođộng sáng tạo của nhân dân Hải Phòng qua các thời kỳ kịch sử Do vậy, thôngqua việc nghiên cứu những nét đặc thù của văn hóa Hải Phòng, những đặctrưng tiêu biểu của người dân nới đây và những lễ hội mang đậm màu sắc vùng

miền sẽ góp phần vào việc bảo tồn, giữ gìn và phát huy bản sắc văn hóa vùngmiền trong giai đoạn hội nhập ngày

Bên cạnh đó, với khối lượng lớn hồ sơ về tiếp nhận, thuyên chuyển,nâng lương cán bộ, công nhân viên, quân nhân, học sinh, sinh viên từ 1967 -

2004 thuộc Phông lưu trữ Sở Nội vụ là nguồn thông tin quý giá cho độc giảđến xác định lý lịch, thời gian công tác, trình độ học vấn, qua đó làm căn cứ đểgiải quyết các chế độ chính sách

* Trong lĩnh vực kinh tế

Các kết quả nghiên cứu tổng kết quy luật vận động và phát triển kinh tếtrong lịch sử thành phố Hải Phòng được đúc rút từ TLLT là nguồn tài liệu quýgiá phục vụ việc xây dựng và hoạch định chiến lược kinh tế của thành phố.Thông qua TLLT của các Phông Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viênkhai thác công trình thủy lợi Hải An, Phông Công ty trách nhiệm hữu hạn mộtthành viên xổ số và đầu tư tài chính, Phông Công ty trách nhiệm hữu hạn mộtthành viên quản lý và kinh doanh nhà Hải Phòng, Phông Công ty trách nhiệmhữu hạn một thành viên điện chiếu sáng Hải Phòng, Phông Sở Kế hoạch và đầu

tư, Phông Sở Xây dựng , các cơ quan, doanh nghiệp nhanh chóng khai thác,thu thập được những thông tin, số liệu về kinh tế, xã hội, điều kiện tự nhiên củađịa phương để xây dựng những đề án, kế hoạch khả thi phù hợp với quyhoạch của vùng

Ngoài ra, với khối TLLT đang bảo tại Chi cục Văn thư -Lưu trữ thànhphố Hải Phòng còn góp phần vào việc trùng tu, sửa chữa các công trình xâydựng công cộng trên địa bàn thành phố như nhà hát lớn của thành phố, CảngĐình Vũ, các hạng mục lưới điện

* Trong lĩnh vực nghiên cứu khoa học

Trong lĩnh vực nghiên cứu khoa học, tính kế thừa các thành tựu khoahọc là một yếu tổ bắt buộc và TLLT là nguồn thông tin có độ chính xác caonhất để các nhà nghiên cứu khoa học đi sâu nghiên cứu, kế thừa các thành tựu

khoa học Với khối TLLT đang bảo quản tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ thànhphố Hải Phòng là một nguồn sử liệu quý giá để biên soạn những cuốn sách vềthành phố Hải Phòng Bên cạnh đó, khối TLLT cũng là tư liệu để sinh viên củacác Trường đại học Hàng Hải Việt Nam, Đại học Hải Phòng đến nghiên cứuthông tin, hoàn thiện bài khóa luận tốt nghiệp, nghiên cứu khoa học, luận vănthạc sĩ, tiến sĩ

Như vậy, có thể thấy rằng, Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành phố HảiPhòng đang bảo quản một khối lượng lớn TLLT với thành phần nội dung đadạng, phong phú, có giá trị trên mọi mặt Góp phần phục vụ hữu ích việc khaithác sử dụng tài liệu của độc giả

1.3.3 Văn bản hiện hành quy định về tổ chức khai thác, sử dụng TLLT tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành phố Hải Phòng

Nhận thức được giá trị to lớn của TLLT cũng như tầm quan trọng việcphát huy giá trị TLLT nên Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành phố Hải Phòng đãban hành những văn bản quy định về tổ chức khai thác sử dụng TLLT tại Chicục Những văn bản của Chi cục ban hành đều dựa trên những văn bản phápquy của Nhà nước, cụ thể:

- Quy chế công tác VT - LT ban hành kèm theo Quyết định CCVTLT ngày 11/3/2014 của Chi cục Văn thư - Lưu trữ về việc ban hành Quychế công tác VT - LT tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ;

48/QĐ Quyết định 2406/2016/QĐ-UBND ngày 19 tháng 10 năm 2016 về việcban hành quy chế khai thác, sử dụng TLLT tại Lưu trữ Lịch sử thành phố

- Thông báo số 221/TB-CCVTLT ngày 06 tháng 12 năm 2017 về việcgiới thiệu TLLT và quy trình khai thác, sử dụng tài liệu tại Chi cục Văn thư -Lưu trữ (thay Thông báo số 54/TB-CCVTLT ngày 05/04/2016 về việc giớithiệu phòng đọc - tra cứu và sử dụng tài liệu)

- Quy trình phục vụ việc sử dụng tài liệu của cơ quan, tổ chức, cá nhântại Phòng đọc theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 ngày 24/11/2017 (Phụ lục 1)

(thay thế Quy trình phục vụ độc giả nghiên cứu tài liệu tại phòng đọc - tra tìmban hành ngày 05/08/2014)

- Quy trình cung cấp bản sao, chứng thực lưu trữ theo tiêu chuẩn ISO9001:2015 ngày 24/11/2017 (Phụ lục 2) (thay thế Quy trình cấp bản sao, chứngthực lưu trữ ngày 10/10/2013)

- Quy trình số hóa TLLT theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 ngày24/11/2017 quy định các bước thực hiện số hóa TLLT (Phụ lục 3)

Qua việc nghiên cứu các văn bản hiện hành về tổ chức khai thác, sửdụng TLLT tại Chi cục Văn thư -Lưu trữ thành phố Hải Phòng trên, thấy đượcmột số văn bản đã quy định về vấn đề ứng dụng CNTT trong tổ chức khai thác,

sử dụng TLLT Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành phố Hải Phòng, cụ thể nhưsau:

Để cụ thể hóa các văn bản pháp quy của Nhà nước đề cập đến ứng dụngCNTT trong tổ chức khai thác, sử dụng TLLT, Chi cục Văn thư - Lưu trữthành phố Hải Phòng đã tham mưu UBND thành phố Hải Phòng ban hành

“Quy chế khai thác, sử dụng TLLT tại Lưu trữ lịch sử” Trong đó, điều 3 có đề

cập đến “Giới thiệu TLLT trên phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử” là một hình thức khai thác, sử dụng tài liệu tại Chi cục; tiếp đến tại

điều 7 đề cập đến những yêu cầu cơ bản để triển khai được hình thức này: “1

TLLT tại Lưu trữ lịch sử thành phố được giới thiệu trên phương tiện thông tin đại chúng, cổng thông tin điện tử của thành phố, Sở Nội Vụ và Chi cục Văn thư - Lưu trữ 2 Chỉ giới thiệu trên phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử nội dung thông tin chung về các phông tài liệu và những TLLT được sử dụng rộng 3 Chi cục Văn thư - Lưu trữ căn cứ vào các TLLT tra tìm được để biên soạn một hệ thống những thư mục giới thiệu tài liệu chuyên đề sự kiện để phục vụ theo theo yêu cầu của người dùng”.

Ngoài ra, để phụ vụ cho việc tìm kiếm trực tuyến TLLT, Chi cục Vănthư - Lưu trữ thành phố Hải Phòng đã tiến hành mua phần mềm quản lý TLLT

từ Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nươc vào năm 2009 và đồng thời cũng tiếnhành dự án số hóa TLLT theo kế hoạch số 100/KH-TTLT ngày 19 tháng 10năm 2009 về số hóa và khai thác sử dụng tài liệu năm 2009 (lúc bấy giờ Chicục vẫn là Trung tâm lưu trữ) Đến nay, Chi cục đã chính thức hoàn thiện “Quytrình số hóa TLLT theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015” vào ngày 24/11/2017 Qua

đó tạo điều kiện thuận lợi cho việc số hóa TLLT, phục vụ hữu ích cho việckhai thác TLLT trực tuyến

Như vậy, có thể thấy Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành phố Hải Phòng về

cơ bản đã ban hành được những văn bản quy định tổ chức khai thác, sử dụngtài liệu đáp ứng được phần nào nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu của độc giả.Đặc biệt những văn bản ban hành đã cụ thể hóa được quy định của Nhà nước

về ứng dụng CNTT trong tổ chức khai thác, sử dụng TLLT như quy trình sốhóa TLLT để phục vục tổ chức khai thác, sử dụng TLLT trực tuyến hay quyđịnh giới thiệu TLLT trên phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện

tử là một hình thức khai thác, sử dụng tài liệu tại Chi cục Tuy nhiên, Chi cụcvẫn chưa ban hành được các văn bản quy định đa dạng các hình thức tổ chứckhai thác, sử dụng tài liệu có ứng dụng CNTT vào phát huy giá trị TLLT

* Tiểu kết

Qua việc trình bày các cơ sở khoa học của việc ứng dụng CNTT vào tổchức khai thác, sử dụng TLLT ở chương này như: đưa ra các khái niệm; trìnhbày các văn bản quy định của Nhà nước về ứng dụng CNTT trong tổ chức khaithác, sử dụng TLLT cũng như giới thiệu khối lượng, thành phần, nội dung, giátrị khối tài liệu đang bảo quản tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành phố HảiPhòng và các quy định về ứng dụng CNTT trong tổ chức khai thác, sử dụngTLLT tại Chi cục với mục đích nhằm giới thiệu cơ sở khoa học của việc cầnthiết ứng dụng CNTT trong phát huy giá trị TLLT giai đoạn hiện nay tại Chicục Văn thư - Lưu trữ thành phố Hải Phòng Chương 1 vừa là cơ sở khoa họcvừa là căn cứ tiền đề cho việc đánh giá thực trạng ứng dụng CNTT vào phát

huy giá trị TLLT tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành phố Hải Phòng ở chương2.

Chương 2 THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CNTT VÀO TỔ CHỨC KHAI THÁC,

• • • '

SỬ DỤNG TLLT TẠI CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ

THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG

2.1 Khái quát về Chi cục văn thư - Lưu trữ thành phố Hải Phòng

2.1.1 Lịch sử hình thành Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành phố Hải Phòng

Ngay từ khi nước nhà mới giành được độc lập cho đến nay, công tác lưu trữvẫn luôn giữ một vị trí quan trọng, không chỉ có ý nghĩa quan trọng trong một lĩnhvực mà có ý nghĩa đối với nhiều lĩnh vực khác nhau Tuy nhiên, trong thực tế còn rấtnhiều người chưa đánh giá đúng tầm quan trọng của công tác này Vì vậy, quá trìnhthành lập Chi cục Văn thư - Lưu trữ Thành phố Hải Phòng - cơ quan trực tiếp giúpGiám đốc Sở Nội Vụ tham mưu cho UBND thành phố quản lý Nhà nước về công tác

VT - LT thành phố Hải Phòng là một chặng đường dài, đầy khó khăn

Năm 1980, Ủy ban hành chính Hải Phòng thành lập bộ phận văn thư và lưutrữ thuộc Phòng VT - LT (Ủy ban hành chính thành phố Hải Phòng) gồm hai cán bộlàm kiêm nhiệm cùng với các trang thiết bị thô sơ, thiếu thốn Đến năm 1998, 1999,

bộ phận văn thư và lưu trữ được giải thể, thay vào đó thành lập tổ Lưu trữ thuộcPhòng Tổ chức - Hành chính văn phòng UBND thành phố Hải Phòng Tổ Lưu trữđược thành lập với chức năng, nhiệm vụ quản lý TLLT của UBND và phục vụ nhucầu khai thác TLLT của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn thành phố Hải Phòng

Ngày 23/3/2001, UBND thành phố Hải Phòng ban hành Quyết định số535/QĐ- UBND về việc thành lập Trung tâm lưu trữ thuộc Văn phòng UBND thànhphố Hải Phòng Theo Quyết định này, Trung tâm lưu trữ thành phố Hải Phòng đảmnhiệm chức năng quản lý nhà nước về công tác lưu trữ và TLLT của thành phố đồngthời thực hiện nhiệm vụ thu thập, bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ lịch sử; kiểm tra và

tổ chức các lớp bồi dưỡng về văn thư, lưu trữ cho các cơ quan, tổ chức nhà nước trênđịa bàn thành phố

Tiếp đó, năm 2008, chức năng quản lý Nhà nước về công tác VT - LT lại có

sự thay đổi: Trung tâm lưu trữ thành phố từ thuộc sự quản lý của Văn phòng UBNDthành phố Hải Phòng chuyển sang thuộc sự quản lý của Sở Nội Vụ theo Quyết định

số 68/QĐ-SNV về quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức củaTrung tâm lưu trữ thành phố Như vậy lúc này, chức năng quản lý Nhà nước về côngtác VT - LT trữ đã chuyển sang lĩnh vực nội vụ Sau đó, để tiếp tục củng cố bộ máyquản lý Nhà nước về công tác VT - LT, năm 2010, UBND thành phố Hải Phòng banhành Quyết định số 1691/QĐ - UBND ngày 13/10/2010 về việc thành lập Chi cục

Văn thư - Lưu trữ (Phụ lục 4) Theo Quyết định này “Chi cục Văn thư - Lưu trữ Hải Phòng chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và hoạt động của Sở Nội vụ thành phố Hải Phòng, đồng thời chịu sự hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước Chi cục Văn thư - Lưu trữ có tư cách pháp nhân,

có con dấu, có tài khoản riêng, có trụ sở, kinh phí hoạt động do Ngân sách Nhà nước cấp theo quy định của pháp luật” [2]

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành phố Hải Phòng

Căn cứ Quyết định số 1691/QĐ - UBND ngày 13 tháng 10 năm 2010 củaUBND Thành phố Hải Phòng về việc thành lập Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành phốHải Phòng, Chi cục có chức năng, nhiệm vụ như sau:

* Chức năng

Chi cục Văn thư - Lưu trữ là cơ quan trực thuộc Sở Nội Vụ có chức năng giúpgiám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho UBND thành phố quản lý Nhà nước về VT - LTcủa Thành phố và trực tiếp quản lý TLLT lịch sử của thành phố theo quy định củapháp luật

*Nhiệm vụ, quyền hạn

Giúp Giám đốc sở Nội Vụ thực hiện những nhiệm vụ sau:

- Trình cấp có thầm quyền ban hành quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm,các chương trình, đề án, dự án và tổ chức thực hiện chế độ, quy định về VT - LT;

- Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danh mục tài liệu hết giátrị” của Lưu trữ Lịch sử thành phố và “Danh mục tài liệu hết giá trị” bảo quản tại cơquan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ Lịch sử;

- Nghiên cứu ứng dụng khoa học và công nghệ vào công VT - LT;

- Hướng dẫn, kiểm tra, tập huấn các lớp nghiệp vụ về VT - LT;

- Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danh mục nguồn và thànhphần tài liệu thuộc diện nộp lưu và Lưu trữ Lịch sử của thành phố”;

- Phối hợp với Thanh tra Sở Nội Vụ giải quyết khiếu nại, tố cáo, xử lý viphạm pháp luật về VT - LT;

- Thực hiện báo cáo, thống kê về VT - LT và tổ chức sơ kết tổng kết công tác

VT - LT;

- Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ, tàiliệu đến hạn nộp lưu;

- Thực hiện một số dịch vụ công về lưu trữ;

- Thực hiện các khâu nghiệp vụ lưu trữ;

- Thực hiện các nhiệm vụ khác phát sinh do Giám đốc Sở Nội vụ giao

2.1.3 Cơ cấu tổ chức của Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành phố Hải Phòng

2.1.3.1 Về cơ cấu tổ chức của Chi cục gồm:

- 01 Chi cục trưởng;

- 01 Chi cục phó;

- 03 phòng ban, chuyên môn: Phòng Quản lý văn thư, lưu trữ; phòng Quản lýkho lưu trữ; phòng Hành chính - Tổng hợp

+ Phòng Hành chính - Tổng hợp được thành lập theo Quyết định số

14/QĐ-CCVTLT ngày 10/12/2010 của Chi cục Văn thư - Lưu trữ về việc thành lập PhòngHành chính - Tổng hợp Căn cứ Quyết định này, Phòng đảm

nhiệm chức năng, nhiệm vụ sau:

• Quản lý công tác tài chính kế toán, đầu tư xây dựng cơ bản, quản lý tàisản của cơ quan; thực hiện công tác tổng hợp; hành chính; văn thư, lưu trữ vàthực hiện một số nhiệm vụ khác do Chi cục trưởng phân công

+ Phòng quản lý Văn thư - Lưu trữ đảm nhiệm chức chức năng, nhiệm

vụ được quy định theo Quyết định số 11/QĐ-CCVTLT ngày 10/12/2010 của Chicục Văn thư - Lưu trữ về việc thành lập Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ:

• Tham mưu trình cấp có thẩm quyền ban hành quy hoạch, kế hoạch dàihạn, hàng năm, các chương trình, đề án, dự án và tổ chức thực hiện chế độ, quy

• Xây dựng trang Web, viết bài đưa thông tin lên trang Web của Chi cục;kết nối cổng thông tin điện tử với Sở Nội vụ; xây dựng, duy trì quy trình ISO9001:2008; xây dựng cơ sở dữ liệu, quản trị mạng, làm công tác tin học, nghiêncứu phần mềm, bảo dưỡng máy móc thiết bị tin học.

• Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chi cục trưởng phân công

+ Phòng Quản lý kho lưu trữ đảm nhiệm những chức năng, nhiệm vụ

được quy định trong Quyết định số 12/QĐ-CCVTLT ngày 10/12/2010 của Chicục Văn thư - Lưu trữ về việc thành lập Phòng Quản lý Kho lưu trữ:

• Khuyến khích, động viên các cá nhân, gia đình, dòng họ ký gửi, hiếntặng tài liệu của cá nhân, gia đình, dòng họ cho lưu trữ nhà nước và tiếp nhận, bảoquản các tài liệu đó theo đúng quy định;

• Thực hiện các khâu nghiệp vụ lưu trữ: thu thập, bổ sung, xác định giá trịTLLT, phân loại, chỉnh lý, xây dựng công cụ tra cứu tài TLLT Đặc biệt, tổ chứccác hình thức phục vụ khai thác và sử dụng tài liệu; thực hiện việc thông báo, giớithiệu, công bố và triển lãm TLLT; tổ chức phục vụ sử dụng TLLT thuộc phạm viquản lý của Chi cục đối với mọi cơ quan, tổ chức, công dân

• Thực hiện một số dịch vụ công về công tác lưu trữ theo quy định củapháp luật hiện hành

• Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chi cục trưởng phân công

Như vậy, trên thực tế các phòng, ban chuyên môn của Chi cục Văn thư Lưu trữ thành phố Hải Phòng đã được quy định chức năng, nhiệm vụ rõ ràng, đó

-là điều kiện thuận lợi trong quá trình hoạt động Trong đó, Phòng Quản lý kho lưutrữ của Chi cục là Phòng đảm nhiệm nhiệm vụ phục vụ nhu cầu khai thác, sử

dụng TLLT tại phòng đọc và phục vụ cung cấp bản sao, bản chứng thực lưu trữ.Đối với các hình thức tổ chức khái thác, sử dụng TLLT khác sẽ được trưởngphòng Quản lý kho lưu trữ phân công nhiệm vụ tất cả mọi người cùng thực hiện.

2.1.3.2 Về đội ngũ nhân sự của Chi cục

Chức danh

Số lượn g

Trung cấp

Cao đẳng

Đại học

Sau đại học

Lưu trữ

Ngành khác

kế toán, pháp chế, quản trị là hợp lý; Phòng Quản lý kho lưu trữ - trực tiếp thựchiện những khâu nghiệp vụ liên quan đến lưu trữ nên hiện nay 6/7 viên chức tốtnghiệp chuyên ngành Lưu trữ, 1 viên chức tốt nghiệp ngành Việt Nam học (viênchức tốt nghiệp Ngành Việt Nam học sẽ góp phần hỗ trợ tốt trong công tác pháthuy giá trị TLLT - giá trị của một loại di sản văn hóa dân tộc) ; Phòng quản lýVăn thư - Lưu trữ đảm nhiệm việc quản lý Nhà nước ở cấp Tỉnh về VT - LT vànghiên cứu khoa học, ứng dụng CNTT trong công tác VT - LT nên phòng hiện bốtrí 2 công chức tốt nghiệp Ngành Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng và 1 cán bộtin học Ngoài ra, trình độ chuyên môn của Ban lãnh đạo Chi cục đều là nhữngđồng chí có bằng cấp cao (100% là trình độ sau đại học) Đối với đội ngũ nhânviên, có thể thấy rằng không phải 100% nhân viên đều tốt nghiệp đại học mà chỉ

có 47% là tốt nghiệp đại học, 47% tốt nghiệp cao đẳng, 6% tốt nghiệp Trung cấp,nhưng họ đều được tạo đạo đúng chuyên ngành đồng thời họ cũng đang khôngngừng học cải thiện nâng cao chuyên môn của mình Qua đó, với sự nỗ lực khôngngừng của họ, trong tương lại chắc chắn Chi cục sẽ có một đội ngũ nhân viên ưutú

2.2 Thực trạng quản lý và tổ chức khoa học khối TLLT tại Chi cục

Văn thư - Lưu trữ thành phố Hải Phòng

2.2.1 Thực trạng thu thập, phân loại, xác định giá trị TLLT tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ Thành phố Hải Phòng

2.2 Ì.Ì Thực trạng thu thập và bổ sung TLLT tại Chi cục Văn thư Lưu trữ thành phố Hải Phòng

-Thu thập và bổ sung TLLT vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ Lịch sử là mộttrong những nhiệm vụ thường xuyên và quan trọng trong công tác lưu trữ Hiệnnay hoạt động thu thập và bổ sung tài liệu được Chi cục Văn thư - Lưu trữ thànhphố Hải Phòng tiến hành đều đặn Hoạt động này được tiến hành tốt sẽ góp phầnlàm hoàn chỉnh các Phông lưu trữ bảo quản tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ thànhphố Hải Phòng nói riêng, Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam nói chung, đồng thờiqua đó tạo điều kiện để thực hiện tốt các nghiệp vụ khác của công tác lưu trữ Vớihoạt động thu thập và bổ sung TLLT vào Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành phốHải Phòng chia làm hai trường hợp

Thứ nhất, với tư cách là lưu trữ cơ quan, Chi cục Văn thư - Lưu trữ thànhphố Hải Phòng tiến hành hoạt động thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quanmột cách khá quy củ Thời gian hồ sơ được thu vào Lưu trữ cơ quan của Chi cục

là sau một năm kể từ khi công việc đó kết thúc Vào cuối mỗi năm, cán bộ VT

-LT căn cứ vào bản “Danh mục hồ sơ” hoàn thiện của Chi cục, tiến hành thu hồ sơcủa 3 phòng ban chuyên môn đã đến hạn nộp, các phòng đều được quy định thờigian cụ thể giao nộp tài liệu Khi thu nộp cán bộ VT - LT lập biên bản bàn giaotài liệu giữa các phòng ban để đảm bảo việc thu nộp chính xác, chặt chẽ và có thể

quy trách nhiệm khi có sự việc xảy ra Đến nay, Chi cục đã thu được tài liệu của 2phông lưu trữ cơ quan: Phông Trung tâm lưu trữ thành phố Hải Phòng (phôngđóng), Phông Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành phố Hải Phòng (phông mở).

Thứ hai, với chức năng là một lưu trữ Lịch sử thành phố, Chi cục Văn thư Lưu trữ thành phố Hải Phòng tiến hành thu thập hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, tổchức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử Theo Quyết định số 2571/QĐ-UBND của UBND thành phố Hải Phòng ngày 11/11/2015 về việc ban hành danhmục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử thànhphố (Phụ lục 5), hiện nay có 377 cơ quan, tổ chức, đơn vị là nguồn nộp lưu TLLTvào Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành phố Hải Phòng Tuy nhiên, do giới hạn vềkho lưu trữ cũng như nguồn nhân lực nên hàng năm Chi cục không thể thu hết tàiliệu của 377 đơn vị này mà chỉ tiến hành thu thập tài liệu của một số đơn vị Ví

-dụ, năm 2016, Chi cục đã thu thập tài liệu của 2 đơn vị: Sở Giao thông vận tảithành phố Hải Phòng và Kho bạc nhà nước thành phố Hải Phòng; năm 2017, Chicục tiến hành thu thập tài liệu của Chi cục Kiểm lâm thành phố Hải Phòng và BanThi đua Khen thưởng thành phố Hải Phòng

Thêm vào đó, hiện nay hoạt động thu thập, bổ sung tài liệu vào Chi cụcVăn thư - Lưu trữ thành phố Hải Phòng cũng gặp không ít khó khăn Do các cán

bộ chuyên môn cũng như cán bộ VT - LT của các cơ quan, tổ chức thuộc các đơn

vị thuộc danh mục nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Lịch sử giới hạn về chuyênmôn nghiệp vụ nên công tác lập hồ sơ chưa được đúng quy định, hồ sơ được lập

ra không đầy đủ, hoàn chỉnh; đồng thời, công tác bảo quản hồ sơ tài liệu của các

cơ quan, đơn vị đó không được thực hiện tốt nên tình trạng vật lý của khối tài liệukhi nộp vào Chi cục trong tình trạng ố, nhoèn, bết dính, mối mọt, qua đó gây khókhăn cho công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Chi cục

Tính cho đến thời điểm hiện nay, Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành phố HảiPhòng đã thu thập, bổ sung được 943,5 mét giá tài liệu tương đương với 69 PhôngLưu trữ, trong đó chỉ gồm tài liệu hành chính, chuyên môn, tài liệu Khoa học - Kỹ