Luận văn nâng cao hiệu quả công tác tổ chức và quản lý văn thư tại văn phòng bộ y tế

Hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra đánh giá thực hiện công tác văn thư củacơ quan .... THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG BỘ Y TẾ.... Tổ chức thực hiện nghiệp vụ côn

HÀ NỘI - 2017

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG

TÁC TỔ CHỨC

VÀ QUẢN LÝ VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG BỘ Y TẾ

Khoá luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ

LÂM THU HẰNG

THỊ HÀ

Mã số sinh viên, Khoá, Lớp :

1305QTVD010, 2013 - 2017, ĐH.QTVP13D

LỜI CAM ĐOAN

Sinh viên: Nguyễn Thị Hà

Mã SV: 1305QTVD010

Lớp: ĐH_QTVP13D

Khoa: Quản trị Văn phòng

Trong thời gian từ ngày 10 tháng 2 năm

2017 đến ngày 10 tháng 3 năm 2017 em có cơ hội được thực tập tại Văn phòng Bộ Y Tế để nâng cao kiến thức thực tế và nghiên cứu đề

tài khóa luận tốt nghiệp “Nâng cao hiệu quả

công tác tổ chức và quản lý văn thư tại Văn phòng Bộ Y Tế” Em xin cam đoan rằng đề tài

này được nghiên cứu dựa trên những kiến thức lý luận đã được học trên nhà trường và

số liệu được cung cấp bởi phòng Hành chính Văn phòng Bộ Y Tế và tham khảo tại các tạp chí, internet Vì vậy kết quả nghiên cứu hoàn toàn trung thực, nếu có gì sai sót em xin hoàn toàn chịu trách nhiệm

Hà Nội, ngày tháng năm 2017

S i n

vi ê n

N g u y ễ n T h

ị H à

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN

DANH MỤC BẢNG BIỂU

DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Lịch sử nghiên cứu 2

3 Mục tiêu nghiên cứu 3

4 Nhiệm vụ nghiên cứu 3

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3

6 Giả thiết nghiên cứu 3

7 Phương pháp nghiên cứu 4

8 Kết cấu của khóa luận 4

CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ VĂN THƯ 6

1.1 Một số khái niệm 6

1.1.1 Khái niệm Tổ chức 6

1.1.2 Khái niệm Quản lý 7

1.1.3 Một số khái niệm về Công tác Văn thư 8

1.1.4 Vị trí, ý nghĩa, yêu cầu của công tác văn thư trong hoạt động hành chính hiện nay 13

1.1.4.1 Vị trí 13

1.1.4.2 Ý nghĩa 13

1.1.4.3 Yêu cầu của công tác văn thư 14

1.2 Nội dung về công tác tổ chức và quản lývề văn thư 14

1.2.1 Tổ chức thực hiện công tác văn thư 14

1.2.2 Tổ chức bộ máy công tác văn thư 15

1.2.4 Hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra đánh giá thực hiện công tác văn thư của

cơ quan 16

1.2.5 Trang thiết bị kỹ thuật, cơ sở vật chất phục vụ công tác văn thư 16

1.2.6 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư 17

1.2.7 Khen thưởng, kỉ luật trong thực hiện công tác văn thư 17

1.3 Trách nhiệm tổ chức và quản lý công tác văn thư 18

1.3.1 Trách nhiệm của Thủ trưởng cơ quan 18

1.3.2 Trách nhiệm của Chánh Văn phòng (Trưởng phòng Hành chính) 18

1.3.3 Trách nhiệm của Trưởng đơn vị 19

1.3.4 Trách nhiệm của các cán bộ chuyên môn 19

1.3.5 Trách nhiệm của cán bộ văn thư 19

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG BỘ Y TẾ 21

2.1 Khái quát chung về Bộ Y Tế 21

2.1.1 Lịch sử hình thành 21

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Bộ Y Tế 22

2.1.3 Cơ cấu tổ chức 25

2.2 Giới thiệu chung về Văn phòng Bộ Y Tế 25

2.2.1 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Văn phòng Bộ 25

2.2.2 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ Y Tế 26

2.3 Thực trạng công tác tổ chức và quản lý văn thư tại Văn phòng Bộ Y Tế 28 2.3.1 Tổ chức bộ phận phụ trách văn thư 28

2.3.2 Tổ chức nhân sự làm công tác văn thư 30

2.3.3 Tổ chức thực hiện nghiệp vụ công tác văn thư 33

2.3.3.1 Trách nhiệm của Lãnh đạo Văn phòng trong tổ chức thực hiện công tác văn thư

33

2.3.3.2 Xây dựng và ban hành văn bản 34

2.3.3.3 Tổ chức và quản lý văn bản đi 36

2.3.3.4 Tổ chức và quản lý văn bản đến 40

2.3.3.5 Quản lý và sử dụng con dấu 43

2.3.3.6 Công tác Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ 44

2.3.4 Tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ và kiểm tra công tác văn thư 47

2.3.4.1 Tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ 47

2.3.4.2 Công tác kiểm tra công tác văn thư 48

2.3.5 Trang thiết bị, cơ sở vật chất phục vụ công tác văn thư 49

2.3.6 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư 51

2.3.7 Khen thưởng và kỷ luật trong công tác văn thư 52

CHƯƠNG 3 ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG BỘ Y TẾ 54

3.1 Đánh giá về tổ chức và quản lý công tác văn thư tại Văn phòng Bộ Y Tế 54 3.1.1 Những thành tựu đạt được 54

3.1.2 Những tồn tại, hạn chế trong công tác tổ chức và quản lý về văn thư tại Văn phòng Bộ Y Tế 55

3.1.3 Nguyên nhân của những kết quả đạt được và hạn chế tồn tại trong công tác tổ chức quản lý về văn thư 56

3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác tổ chức và quản lý về văn thư tại Văn phòng Bộ Y Tế 58

3.2.1 Nâng cao nhận thức của lãnh đạo đối với công tác văn thư của cơ quan 58 3.2.2 Đào tạo, bồi dưỡng cho Lãnh đạo các khóa bồi dưỡng nghiệp vụ 60

3.2.4 Chuẩn hóa quy trình, nghiệp vụ văn thư 61 3.2.5 Tăng cường, đảm bảo cơ sở vật chất phục vụ công tác văn thư 62 3.2.6 Nâng cao ứng dụng công nghệ thông tin vào tổ chức, quản lý công tác văn thư tại cơ quan 63 3.2.7 Đẩy mạnh việc kiểm tra, đánh giá về thực hiện tổ chức và quản lý công tác văn thư 64 3.2.8 Xây dựng các chính sách phù hợp để nâng cao vai trò của công tác