Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao gồmtất cả những vấn đề về lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chứckhoa học tài liệu, bảo quản và tổ chức
Trang 1Khoá luận tốt nghiệp ngành : LƯU TRỮ HỌC
: 1405LTHC003 :2014 - 2018 : ĐH LTH 14C
HÀ NỘI - 2018
BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA VĂN THƯ - LƯU TRỮ
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG
TÁC LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN BÌNH XUYÊN, TỈNH VĨNH PHÚC
Trang 2MỤC LỤC
DANH MỤC BẢNG VIẾT TẮT
A PHẦN MỞ ĐẦU
1 Lý do chọn đề tài
2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề
3 Mục tiêu nghiên cứu
4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
5 Nhiệm vụ nghiên cứu
6 Phương pháp nghiên cứu
7 Kết cấu của khóa luận
Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN BÌNH XUYÊN, TỈNH VĨnh phúc
1.1
1.1.1 Khái niệm công tác lưu trữ
1.1.2 Tính chất của công tác lưu trữ
1.1.3 Nội dung của công tác lưu trữ
1.2 Cơ sở thực tiễn công tác lưu trữ tại UBND huyện Binh Xuyên tỉnh Vĩnh Phúc
1.2.1 Khái quát chung về UBND huyện Bình Xuyên tỉnh Vĩnh Phúc 15 1.2.2 Điều kiện thành lập phông lưu trữ UBND huyện Bình Xuyên tỉnh Vĩnh Phúc
1.2.3 Thành phần, nội dung và ý nghĩa của tài liệu lưu trữ tại UBND huyện Bình Xuyên tỉnh Vĩnh Phúc
Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN BÌNH XUYÊN TỈNH VĨNH PHÚC
Trang 32.1 Tình hình tổ chức và quản lý công tác
lưu trữ tại UBND huyện Bình
Xuyên
2.1.1 Tổ chức bộ phận làm công tác lưu trữ 29 2.1.2 Bố trí nhân sự làm công tác lưu trữ 30 2.1.3 Xây dựng các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác lưu trữ
2.1.4 Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu KHCN trong hoạt động lưu trữ
2.1.5 Đào tạo bồi dưỡng nhân sự làm văn thư, lưu trữ; tập huấn cho cán bộ, nhân viên trong cơ quan về công tác lưu trữ
2.1.6 Quản lý công tác thi đua khen thưởng trong công tác văn thư, lưu trữ
2.1.7 Thanh tra, kiểm tra và xử lý vi phạm quy chế công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện Bình Xuyên
2.2 Tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ tại UBND huyện Bình Xuyên tỉnh Vĩnh Phúc
2.2.1 Thu thập tài liệu vào lưu trữ
2.2.2 Xác định giá trị tài liệu
2.2.3 Chỉnh lý khoa học tài liệu
2.2.4 Xây dựng công cụ tra cứu tài liệu
46 2.2.5 Bảo quản TLLT
Trang 4XUẤT NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG
TÁC LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN
BÌNH XUYÊN, TỈNH VĨNH PHÚC
3.1 Nhận xét về công tác lưu trữ tại
UBND huyện Bình Xuyên tỉnh Vĩnh
Phúc
3.1.1 Ưu điểm Nhìn chung công tác lưu trữ tại UBND
huyện Bình Xuyên trong những năm qua
đạt hiệu quả một cách rõ rệt: 3.1.2 Hạn chế 3.1.3 Nguyên nhân dẫn tới hạn chế
3.2 Một số đề xuất nâng cao hiệu quả công
tác lưu trữ tại UBND huyện
Bình Xuyên tỉnh Vĩnh Phúc
3.2.1 UBND huyện cần rà soát, xây dựng
và hoàn thiện các văn bản chỉ
đạo, hướng dẫn về công tác lưu trữ 3.2.2 Nâng cao trình độ năng lực cho đội
ngũ cán bộ lưu trữ 3.2.3 Đẩy mạnh tổ chức công tác tuyên
truyền, giới thiệu về công tác lưu trữ 3.2.4 Tăng cường kiểm tra và nâng cao
hoạt động nghiệp vụ tại kho lưu
trữ UBND huyện Bình Xuyên 3.2.5 Đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết
Trang 5bị phục vụ công tác lưu trữ
PHẦN KẾT LUẬN
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
PHẦN PHỤ LỤC
Trang 6DANH MỤC BẢNG VIẾT TẮT
TLLT Tài liệu lưu trữ
PLTĐCSVN Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam
Trang 7Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao gồmtất cả những vấn đề về lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chứckhoa học tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục
vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu cá nhân Do vậy,công tác lưu trữ không thể thiếu trong hoạt động bộ máy Nhà nước
Đối với địa phương, tổ chức quản lý công tác lưu trữ ngày càng đượccủng cố nhằm đáp ứng những yêu cầu của thực tiễn đề ra Ở một số cơ quan,đơn vị mặc dù đã biết đến tầm quan trọng của công tác lưu trữ nhưng do còntồn tại nhiều hạn chế nên sự quan tâm tới công tác lưu trữ chưa được tốt
Trong những năm qua, được sự quan tâm của ban lãnh đạo UBNDhuyện Bình Xuyên và ban lãnh đạo Văn phòng UBND, công tác lưu trữ tạiUBND huyện Bình Xuyên đã dần đi vào nề nếp và góp phần tích cực vào việcthực hiện chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Tuy nhiên qua quá trình khảosát, tôi nhận thấy công tác lưu trữ của Văn phòng UBND huyện Bình Xuyênvẫn còn tồn tại những hạn chế nhất định gây ảnh hưởng không nhỏ đến hiệuquả hoạt động của cơ quan Để đi sâu tìm hiểu, làm rõ những nguyên nhân củavấn đề, đồng thời góp phần nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ, tôi đã quyết
định chọn đề tài: “ Nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ tại Ủy ban nhân dân
huyện Bình Xuyên, tỉnh Vĩnh Phúc” làm đề tài cho khóa luận tốt nghiệp của
mình
Trang 82 Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Đối với các cơ quan, tổ chức, công tác lưu trữ có vai trò đặc biệt quantrọng Tuy mỗi cơ quan đều có tổ chức, quản lý công tác văn thư - lưu trữ riêngnhưng đều có một đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinhnhững giấy tờ liên quan và những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữlại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết Đề tài nghiên cứu công tác lưu trữ UBNDcấp huyện không phải là đề tài còn quá mới nhưng lại thu hút được nhiều sựquan tâm của các nhà lãnh đạo, các nhà khoa học và các nhà quản lý Qua khảosát thực tế nguồn tài liệu, em đã tìm hiểu và tổng kết được một số sách thamkhảo, đề tài khoa học, luận văn Thạc sỹ, có liên quan đến đề tài Cụ thể là:
Nhóm các công trình là sách chuyên khảo:
-Giáo trình: “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” của nhóm tác giảĐào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm,nhà xuất bản Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp, xuất bản năm 1990
- Giáo trình: “Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ” doGVC.TS.Chu Thị Hậu làm chủ biên, xuất bản năm 2016 Cuốn sách này có nộidung thiết thực, phong phú kết hợp giữa lý luận và hoạt động thực tiễn, cungcấp cho người đọc những thông tin cần thiết trong việc nghiên cứu, tham khảo
và vận dụng công tác lưu trữ một cách đúng đắn, có chất lượng và hiệu quả
Nhóm các công trình là đề tài nghiên cứu cấp ngành, cấp Nhà nước:
- Đề tài: “ Cơ sở khoa học để tổ chức quản lý nhà nước về công tác lưutrữ”, do TS.Dương Văn Khảm làm chủ nhiệm năm 2001 Trong đề tài nàynhóm tác giả đã trình bày lịch sử phát triển ngành Lưu trữ Việt Nam và tổ chứclưu trữ Nhà nước từ năm 1945 đến năm 2000, mô hình tổ chức lưu trữ ở một
số quốc gia trên thế giới Trên cơ sở đó tác giả đưa ra mô hình tổ chức ngànhLưu trữ ở Việt Nam bao gồm: hệ thống các cơ quan quản lý tài liệu lưu trữquốc gia, các cơ quan, kho quản lý tài liệu PLT ĐCSVN, hệ thống các cơ quansong trùng trực thuộc Đảng và Nhà nước, hệ thống các cơ quan, kho quản lý,
Trang 9bảo quản tài liệu Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam
- “Cơ sở lý luận và thực tiễn về tổ chức các kho lưu trữ ở Việt Nam” dotác giả Vương Đình Quyền chủ trì nghiên cứu Công trình đã khái quát đượcthực trạng công tác lưu trữ các cấp và đề xuất dự án xây dựng hệ thống cơquan lưu trữ ở Việt Nam bao gồm cả lưu trữ huyện
Nhóm các công trình là luận văn thạc sĩ, khóa luận tốt nghiệp chuyênngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng trường Đại học Khoa học xã hội vànhân văn:
- Luận văn thạc sỹ của tác giả Phạm Diệu Linh: “Các giải pháp nâng caohiệu quả công tác lưu trữ cấp huyện tại thành phố Hà Nội”, năm 2009
- Luận văn Thạc sỹ của tác giả Trần Văn Quang “Tổ chức và quản lýlưu trữ cấp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh”, Trường Đại học Khoahọc xã hội và Nhân văn, năm 2014
- Luận văn thạc sỹ của tác giả Kim Thị Huyền Trang: “Nghiên cứu và
đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ tại các cơ quan chínhquyền Nhà nước cấp huyện thuộc tỉnh Sơn La”, năm 2014
- Luận văn thạc sỹ của tác giả Trần Thị Mai: “Tổ chức khai thác sửdụng tài liệu lưu trữ của UBND cấp huyện phục vụ công tác quản lý nhà nướctại địa phương”, năm 2015
- Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Đỗ Vũ Kim Anh: “Công tác lưu trữcác quận tại thành phố Hà Nội thực trạng và giải pháp”, năm 2013
Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Hoàng Lan Nhi: “Công tác văn thư lưutrữ tại văn phòng HĐND-UBND huyện Quảng Bình, tỉnh Hà Giang”, năm2017
Trên đây là một số công trình nghiên cứu về công tác lưu trữ Các côngtrình bài viết đã nêu ra thực trạng về tổ chức, quản lý công tác lưu trữ, đồngthời đưa ra các giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức công tác lưu trữ các cơquan nhà nước
Trang 10Qua tìm hiểu các công trình nghiên cứu trên, tôi có thể học tập đượccách tiếp cận, phương pháp nghiên cứu để từ đó nghiên cứu, thực hiện đề tàikhóa luận của mình Các bài viết đã nêu ra thực trạng về quản lý công tác lưutrữ, đồng thời đưa ra các giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức công tác lưu trữcác cơ quan nhà nước Tuy nhiên về nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ tạiUBND huyện Bình Xuyên, tỉnh Vĩnh Phúc theo khảo sát của cá nhân em thìvẫn chưa có một đề tài nghiên cứu nào viết về vấn đề này, nắm bắt được tình
hình thực tế đó em đã tiến hành nghiên cứu đề tài: “Nâng cao hiệu quả công
tác lưu trữ tại Ủy ban nhân dân huyện Bình Xuyên, tỉnh Vĩnh Phúc”
3 Mục tiêu nghiên cứu
Đề tài được thực hiện dựa trên mục tiêu nghiên cứu:
- Một là, khảo sát và đánh giá thực tế công tác lưu trữ tại UBND huyệnBình Xuyên, tỉnh Vĩnh Phúc
- Hai là, đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác lưutrữ tại UBND huyện Bình Xuyên, tỉnh Vĩnh Phúc
4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng: Công tác lưu trữ
- Phạm vi nghiên cứu:
+ Phạm vi không gian: UBND huyện Bình Xuyên, tỉnh Vĩnh Phúc.+ Phạm vi thời gian: Khóa luận chỉ tập trung chủ yếu nghiên cứu thựctrạng công tác lưu trữ tại tại UBND huyện Bình Xuyên, tỉnh Vĩnh Phúc từ năm
2007 đến nay
5 Nhiệm vụ nghiên cứu
Để thực hiện được mục tiêu nghiên cứu đề tài đã đặt ra, tôi đã thực hiện
3 nhiệm vụ cơ bản:
+ Thứ nhất, khái quát cơ sở lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ
+ Thứ hai, tìm hiểu thực trạng công tác lưu trữ tại UBND huyện BìnhXuyên tỉnh Vĩnh Phúc
Trang 11+ Thứ ba, nghiên cứu đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả côngtác lưu trữ tại UBND huyện Bình Xuyên tỉnh Vĩnh Phúc
6 Phương pháp nghiên cứu
Trong quá trình thực hiện đề tài, tôi đã sử dụng một số phương phápnghiên cứu chung của khoa học như: phương pháp so sánh, phương pháp phântích, phương pháp phỏng vấn,
- Phương pháp phân tích và tổng hợp thực tiễn: Trên cơ sở những thôngtin thu thập được tôi đã tiến hành phân tích thực trạng công tác lưu trữ tạiUBND huyện Bình Xuyên tỉnh Vĩnh Phúc Từ đó đưa ra những nhận xét, đánhgiá về công tác lưu trữ một cách khách quan và đầy đủ
- Phương pháp phỏng vấn: Thu thập thông tin trực tiếp về thực tế côngtác lưu trữ tại UBND huyện Bình Xuyên, tỉnh Vĩnh Phúc nhằm bổ sung và làm
rõ thông tin, dữ liệu đã thu thập được
- Phương pháp điều tra, khảo sát: Tiến hành điều tra và khảo sát cán bộlưu trữ tại các phòng ban của UBND huyện Bình Xuyên tỉnh Vĩnh Phúc
- Phương pháp phân tích và tổng hợp lý thuyết: Dùng phương pháp này
để nghiên cứu các tài liệu, lý luận khác nhau để phân tích, tìm hiểu sâu về từngđịnh nghĩa của công tác lưu trữ
- Phương pháp so sánh: Từ những văn bản được ban hành bởi UBNDhuyện Bình Xuyên, tỉnh Vĩnh Phúc tôi đã đánh giá, so sánh chúng với các quyđịnh của Nhà nước hiện hành Việc so sánh này giúp ta nhận ra được những ưuđiểm và những hạn chế thiếu xót còn tồn tại trong cách ban hành văn bản, cách
xử lý nghiệp vụ
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Để phục vụ cho đề tài nghiên cứu tôi
đã nghiên cứu các bài viết, bài nghiên cứu của sinh viên khóa trước, những bàiviết đăng trên tạp chí cùng chung lĩnh vực nghiên cứu để có thêm sự hiểu biếttường tận hơn về vấn đề tôi đang nghiên cứu
7 Kết cấu của khóa luận
Trang 12Chương 2: Thực trạng công tác lưu trữ tại UBND huyện Bình Xuyên, tỉnh Vĩnh Phúc
Từ những thông tin thu thập được, mô tả và phản ánh tình hình thực tếhoạt động quản lý và hoạt động nghiệp vụ công tác lưu trữ tại UBND huyệnBình Xuyên, tỉnh Vĩnh Phúc
Chương 3: Một số đề xuất nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ tại UBND huyện Bình Xuyên, tỉnh Vĩnh Phúc
Từ những cơ sở lý luận và thực tiễn ở chương 1, cơ sở thực trạng đã nêu
ở chương 2, nhận xét ưu điểm, hạn chế và đưa ra nguyên nhân dẫn tới nhữnghạn chế; đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ tạiUBND huyện Bình Xuyên, tỉnh Vĩnh Phúc
Để có thể thực hiện được việc nghiên cứu đề tài này, em đã nhận đượcnhiều sự giúp đỡ của cơ quan đến khảo sát thực tế như: Lãnh đạo UBNDhuyện, lãnh đạo Phòng Nội vụ và cán bộ làm công tác lưu trữ Bên cạnh nhữngthuận lợi, em gặp không ít khó khăn trong qua trình khảo sát, thu thập thôngtin Với những khó khăn đó nên khóa luận nghiên cứu của em không tránhkhỏi những sai sót, khiếm khuyết Do đó, em rất mong nhận được sự chỉ bảo,góp ý từ phía các Thầy(cô) trong khoa Văn thư - Lưu trữ cũng như các cán bộlưu trữ tại UBND huyện Bình Xuyên
Trang 13Qua đây, tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới lãnh đạo Trường Đại học Nội
Vụ Hà Nội, các Thầy(cô) trong khoa Văn thư- Lưu trữ và các cán bộ lưu trữ tạiUBND huyện Bình Xuyên, tỉnh Vĩnh Phúc Đặc biệt, tôi xin trân trọng cảm ơnThs.Phạm Thị Hồng Quyên đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ và chỉ bảo tôi trongsuốt quá trình thực hiện đề tài để tôi hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này
Tôi xin chân thành cảm ơn!
Vĩnh Phúc, ngày 29 tháng 3 năm 2018
Sinh viên
Phùng Ngọc Anh
Trang 14CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN CÔNG TÁC
LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN BÌNH XUYÊN, TỈNH VĨNH PHÚC 1.1 Cơ sở lý luận
Để có cơ sở thực hiện đề tài, trước hết tôi tập trung nghiên cứu một sốvấn đề lý luận về công tác lưu trữ
1.1.1 Khái niệm công tác lưu trữ
Hiện nay, theo tìm hiểu của tôi khái niệm “công tác lưu trữ” có một sốđịnh nghĩa như sau:
Theo giáo trình “ Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” do nhà xuất bảnĐại học và Giáo dục chuyên nghiệp (nay là nhà xuất bản Giáo dục) xuất bảnnăm 1990, công tác lưu trữ được định nghĩa như sau:
“ Công tác lưu trữ là một ngành hoạt động của Nhà nước (xã hội) baogồm tất cả những vấn đề lý luận, pháp chế và thực tiễn có liên quan đến việcbảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ”.[5,15]
Theo giáo trình “Giáo trình lưu trữ” Trường cao đẳng Nội vụ Hà Nội donhà xuất bản Giao thông vận tải xuất bản năm 2009, công tác lưu trữ đượcđịnh nghĩa như sau:
“Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của Nhà nước bao gồm tất
cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan đến tổ chức khoa học,bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụcông tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học, lịch sử và các nhu cầu chínhđáng khác của cơ quan, tổ chức, cá nhân”.[10,17]
Theo giáo trình “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” ở Liên xô,M.1980; công tác lưu trữ được định nghĩa như sau:
“Công tác lưu trữ là một ngành hoạt động nhà nước bao gồm các mặtchính trị, khoa học, pháp luật và thực tiễn trong tổ chức tài liệu lưu trữ và côngviệc của các tổ chức lưu trữ”
Theo giáo trình “Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ” nhà xuất bản
Trang 15Lao động xuất bản năm 2016, định nghĩa chung về công tác lưu trữ ở ViệtNam như sau:
“ Công tác lưu trữ là hoạt động của các cơ quan nhà nước, các tổ chứcchính trị, tổ chức kinh tế, đơn vị sự nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân và các cánhân trong quản lý và tiến hành (thực hiện) các công việc liên quan tới thuthập, xác định giá trị, tổ chức khoa học, thống kê, bảo quản, sử dụng tài liệucủa Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam và các tài liệu lưu trữ khác”.[11,46]
Theo cuốn từ điển “Tra cứu nghiệp vụ quản trị văn phòng - văn thư - lưutrữ Việt Nam” do nhà xuất bản Thông tin và truyền thông ấn hành năm 2015,công tác lưu trữ được định nghĩa như sau:
“Công tác lưu trữ là tòan bộ các quy trình quản lý nhà nước và quản lýnghiệp vụ lưu trữ, nhằm thu thâp, bổ sung, bảo quản, bảo vệ an toàn và tổ chức
sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ”
Theo điều 01 Thông tư số 04/2013/TT- BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013của Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành “Quy chế mẫu về công tác văn thư, lưutrữ” được định nghĩa như sau:
“Công tác lưu trữ bao gồm các công việc về thu thập, chỉnh lý, xác địnhgiá trị và sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của cơquan, tổ chức”
Theo quan điểm của tôi, khái niệm trong giáo trình “Lý luận và phươngpháp công tác lưu trữ” của nhà xuất bản Lao động xuất bản năm 2016 tươngđối đầy đủ và chính xác vì nó phản ánh hết được nội dung công tác lưu trữ baogồm hai phương diện, đó chính là hoạt động quản lý Nhà nước về lưu trữ vàhoạt động nghiệp vụ bao gồm:
- Các hoạt động quản lý Nhà nước đối với công tác lưu trữ: Xây dựng vàchỉ đạo thực hiện quy hoạch, kế hoạch phát triển lưu trữ; Xây dựng, ban hành
và chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về công táclưu trữ; Thực hiện thống kê về lưu trữ theo quy định; Quản lý đào tạo, bồi
Trang 16dưỡng cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ, quản lý công tác thi đua, khenthưởng trong công tác lưu trữ; Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo
và xử lý vi phạm pháp luật về công tác lưu trữ
- Các hoạt động nghiệp vụ gồm: thu thập bổ sung tài liệu, phân loại tàiliệu, xác định giá trị tài liệu, chỉnh lý khoa học tài liệu, bảo quản TLLT, tổchức sử dụng TLLT, thống kê lưu trữ
1.1.2 Tính chất của công tác lưu trữ
Công tác lưu trữ ra đời là do sự đòi hỏi khách quan của việc quản lý,bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội Vì thế, công tác lưu trữ
là một mắt xích không thể thiếu trong hoạt động của bộ máy nhà nước
Tính chất của công tác lưu trữ như sau:
- Tính chất khoa học: Được thể hiện nổi bật qua việc nghiên cứu tìm racác quy luật hoạt động xã hội được phản ánh vào TLLT để thực hiện các nộidung chuyên môn công tác lưu trữ như: thu thập, bổ sung tài liệu, phân loại tàiliệu, xác định giá trị tài liệu, xây dựng công cụ tra cứu tài liệu, chỉnh lý tài liệu,bảo quản tài liệu, khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ
Mỗi quy trình nghiệp vụ của mỗi loại hình tài liệu lưu trữ đều có nhữngđặc thù riêng Khoa học lưu trữ cũng đòi hỏi phải tìm tòi phát hiện những đặcđiểm cụ thể của từng loại hình tài liệu lưu trữ và đề ra một cách chính xác tổchức khoa học cho từng loại hình tài liệu
Khoa học lưu trữ phải nghiên cứu, kế thừa kết quả nghiên cứu khoa họccủa các ngành toán học, hoá học, sinh học, tin học, vào các nghiệp vụ lưu trữ
để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ và đảm bảo thông tin nhanh chóng, chínhxác nội dung TLLT để phục vụ cho việc tổ chức sử dụng có hiệu quả
Để quản lý thống nhất các nghiệp vụ lưu trữ, công tác tiêu chuẩn hóatrong công tác lưu trữ cũng cần được nghiên cứu một cách đầy đủ Các tiêuchuẩn về kho tàng, điều kiện bảo quản, an toàn cho từng loại hình tài liệu, tiêuchuẩn về giá, tủ, cặp(hộp), sổ sách, thẻ tra tìm, đã và đang đặt ra cho công tác
Trang 17tiêu chuẩn hóa của ngành
- Tính chất cơ mật: về lý luận, tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị lịch sửphải được sử dụng rộng rãi phục vụ nghiên cứu lịch sử, giúp cho hoạt động xãhội Tuy nhiên, do một số TLLT vẫn còn chứa đựng nhiều nội dung về bí mậtquốc gia, vì vậy các nguyên tắc, chế độ trong công tác lưu trữ phải thể hiên đầy
đủ tính chất bảo vệ các nội dung cơ mật tài liệu; cán bộ lưu trữ phải là nhữngngười giác ngộ quyền lợi giai cấp vô sản, quyền lợi dân tộc, luôn cảnh giáccách mạng, có ý thức tổ chức kỉ luật, chấp hành nghiêm chỉnh các quy chế bảomật TLLT của Đảng và Nhà nước.[11,48]
1.1.3 Nội dung của công tác lưu trữ
Nhiệm vụ của công tác lưu trữ là tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản antoàn tài liệu và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ Để thựchiện nhiệm vụ của công tác lưu trữ đã đặt ra, nội dung cụ thể của công tác lưutrữ như sau:
1.1.3.1 Hoạt động quản lý.
- Hoạt động quản lý Nhà nước về công tác lưu trữ:
+ Xây dựng và chỉ đạo thực hiện quy hoạch, kế hoạch phát triển lưu trữ;+ Xây dựng, ban hành và chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các văn bản quyphạm pháp luật về công tác lưu trữ;
+ Thực hiện thống kê về lưu trữ theo quy định;
+ Quản lý đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ, quản
lý công tác thi đua, khen thưởng trong công tác lưu trữ;
+ Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm phápluật về công tác lưu trữ
- Hoạt động quản lý đối với cơ quan, tổ chức về công tác lưu trữ:
+ Xây dựng, ban hành và chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các văn bản quyphạm pháp luật về công tác lưu trữ
+ Tổ chức hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quy định của Nhà
Trang 18nước về công tác lưu trữ.
+ Tổ chức nghiên cứu khoa học và hợp tác quốc tế trong lưu trữ
+ Quản lý và đào tạo cán bộ làm công tác lưu trữ
1.1.3.2 Hoạt động nghiệp vụ
Một trong những nội dung quan trọng của công tác lưu trữ là việc thựchiện các nghiệp vụ lưu trữ như sau:
* Thu thập tài liệu vào lưu trữ:
Theo điều 12 Luật lưu trữ 2011: “Thu thập tài liệu là quá trình xác định
nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ cơquan, Lưu trữ lịch sử”
Thu thập bổ sung tài liệu của các kho lưu trữ cơ quan và phông lưu trữquốc gia có quan hệ đến hầu hết các nghiệp vụ của công tác lưu trữ Giải quyếttốt nhiệm vụ thu thập bổ sung tài liệu vào các kho lưu trữ sẽ góp phần làmphong phú thêm thành phần Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam Việc thu thậptài liệu có vai trò quan trọng nhằm bổ sung vào kho những tài liệu có giá trịlịch sử, thực tiễn để bảo quản nhằm phục vụ cho các nhu cầu nghiên cứu, sửdụng của độc giả
* Xác định giá trị tài liệu:
Theo điều 14 Luật lưu trữ 2011: “Xác định giá trị tài liệu là việc đánh
giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quyđịnh của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ,thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị”
Việc xác định tài liệu tốt sẽ giúp cho việc quản lý tài liệu lưu trữ đượcchặt chẽ, tạo điều kiện để bổ sung tài liệu có giá trị vào các phông lưu trữ,nâng cao hiệu quả phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ; góp phần tiếtkiệm diện tích kho tàng và phương tiện bảo quản tài liệu; khắc phục tình trạngtiêu hủy tài liệu một cách tùy tiện
* Chỉnh lý tài liệu:
Trang 19Theo mục 13 điều 2 Luật lưu trữ 2011: “Chỉnh lý tài liệu là việc phânloại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thànhtrong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân”.
Chỉnh lý tài liệu nhằm mục đích sắp xếp hồ sơ, tài liệu một cách khoahọc tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản và khai thác sửdụng tài liệu Từ đó loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy tạo điều kiệnthuận lợi cho khai thác, sử dụng tài liệu một cách nhanh chóng và hiệu quảnhất
* Xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ:
Công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ là các phương tiện mô tả tàiliệu lưu trữ ở nhiều cấp độ khác nhau bằng phương pháp thủ công truyền thống
và tự động hóa, trên cơ sở phương pháp luận và khoa học nghiệp vụ thốngnhất, có sự liên quan tương hỗ và bổ trợ lẫn nhau tạo thành hệ thống công cụtra cứu khoa học, nhằm mục đích phục vụ việc tra tìm và nghiên cứu tài liệulưu trữ được hiệu quả
Công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ dùng để giới thiệu thành phần và nộidung tài liệu của kho lưu trữ, chỉ dẫn địa chỉ từng tài liệu giúp người nghiêncứu tra tìm nhanh chóng, chính xác, sưu tầm và tập hợp theo yêu cầu của họ.Công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ cho biết trong kho lưu trữ có những tài liệunào, bảo quản ở đâu và tìm bằng phương pháp nào
* Bảo quản tài liệu lưu trữ:
Bảo quản tài liệu lưu trữ là sử dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật đểkéo dài tuổi thọ và đảm bảo an toàn cho tài liệu nhằm phục vụ các yêu cầu khaithác, sử dụng tài liệu
Bảo quản tài liệu lưu trữ tốt sẽ góp phần bảo tồn nguồn di sản văn hóacủa dân tộc, di sản tư liệu của thế giới Qua đó giúp cho mọi người dân nhậnthức được tầm quan trọng và ý nghĩa của tài liệu lưu trữ Tuy nhiên, hiện nay
có nhiều nguyên nhân gây hư hại ảnh hưởng lớn tới tài liệu lưu trữ như do vật
Trang 20liệu và quá trình chế tác tài liệu lưu trữ, do con người, do các yếu tố tác độngcủa tự nhiên ( nhiệt độ, côn trùng, độ ẩm cao, nấm mốc, ) Vì vậy công tácbảo quản tài liệu lưu trữ ở nước ta cần được quan tâm, chú trọng hơn nữa.
* Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ:
Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là quá trình tổ chức khai thácthông tin tài liệu lưu trữ phục vụ yêu cầu nghiên cứu lịch sử và yêu cầu nghiêncứu giải quyết những nhiệm vụ hiện hành của các cơ quan, tổ chức, cá nhân
Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ nhằm đưa tài liệu lưu trữ ra phục vụhoạt động của các cơ quan, tổ chức, các nhà nghiên cứu và nhu cầu chính đángcủa công dân; biến các thông tin quá khứ trong tài liệu lưu trữ thành nhữngthông tin tư liệu bổ ích phục vụ yêu cầu nghiên cứu sự nghiệp xây dựng kinh
tế, phát triển văn hóa, khoa học kỹ thuật và nghiên cứu lịch sử
Để đáp ứng nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ngày càng đadạng, phong phú thì các cơ quan lưu trữ phải đẩy mạnh các nghiệp vụ như thuthập, phân loại, xác định giá trị tài liệu, xây dựng công cụ tra cứu tài liệu,thống kê trong công tác lưu trữ, chỉnh lý khoa học tài liệu, Khai thác sử dụngtài liệu lưu trữ chính là động lực mạnh mẽ để thúc đẩy cho công tác lưu trữphát triển
* Thống kê trong công tác lưu trữ:
Thống kê trong công tác lưu trữ là việc áp dụng các phương pháp, công
cụ chuyên môn để xác định chính xác số lượng, chất lượng thành phần, nộidung, tình hình tài liệu và các đối tượng khác trong công tác lưu trữ nhằm phục
vụ hoạt động quản lý, hoạt động nghiệp vụ lưu trữ
Trên cơ sở số liệu thống kê, lưu trữ cơ quan làm căn cứ để triển khai cáchoạt động nghiệp vụ như: Thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ, xác định giá trịtài liệu, chỉnh lý tài liệu, tu bổ phục chế những tài liệu bị hư hỏng, cải tiếncông tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ; phục vụ hoạt động quản lýđáp ứng yêu cầu thanh tra, kiểm tra công tác lưu trữ, đáp ứng nhu cầu sử dụng
Trang 21thông tin thống kê của cơ quan.
1.2 Cơ sở thực tiễn công tác lưu trữ tại UBND huyện Binh Xuyên tỉnh Vĩnh Phúc
1.2.1 Khái quát chung về UBND huyện Bình Xuyên tỉnh Vĩnh Phúc
1.2.1.1 Lịch sử hình thành UBND huyện Bình Xuyên tỉnh Vĩnh Phúc.
Huyện Bình Xuyên có vị trí nằm cạnh trung tâm tỉnh Vĩnh Phúc, cáchthành phố Vĩnh Yên 9km về phía tây bắc, phía đông là dãy núi Tam Đảo trùngđiệp với những đồi núi đất có độ cao dưới 500m Phía nam giáp với thị xãPhúc Yên, phía tây giáp huyện Yên Lạc
Bình Xuyên là một huyện trung du miền núi, có ba vùng sinh thái rõ rệt,
là một huyện nông nghiệp có vị trí thuận lợi, nằm trên đường quốc lộ số 2 vàtuyến đường sắt Hà Nội - Lào Cai Tổng diện tích tự nhiên của Huyện là
145509 ha Trong đó đất nông nghiệp chiếm 39.6%, bình quân đất canh tác là595m2/khẩu
Toàn huyện có 13 xã, thị trấn trong đó có 10 xã và 3 thị trấn Trên địabàn huyện có 6 dân tộc sinh sống, chủ yếu là dân tộc Kinh, dân tộc Sán Dìukhoảng 7% và một số dân tộc ít người khác Có 2 đạo phật chính là đạo phật vàđạo thiên chúa giáo chiếm 8% dân số toàn huyện, có 7/13 xã có đồng bào theođạo thiên chúa giáo
Tháng 5 năm 1950 thi hành nghị định số 03/TTg của Thủ Tướng ChínhPhủ Hai tỉnh Vĩnh Yên và Phúc Yên hợp nhất thành tỉnh Vĩnh Phúc Đầu năm
1968 Vĩnh Phúc sát nhập với Phú Thọ thành tỉnh Vĩnh Phú Đến tháng 7/1977huyện Bình Xuyên hợp nhất với huyện Yên Lạc và thị xã Phúc Yên thànhhuyện Mê Linh Đầu năm 1979 theo nghị quyết của Thủ Tướng Chính Phủphần địa giới hành chính thuộc huyện Bình Xuyên (cũ) lại tách khỏi Mê Linh
để cùng huyện Tam Dương hợp thành huyện Tam Đảo vẫn thuộc tỉnh VĩnhPhúc
Vào cuối những năm 1990 do thay đổi cơ chế quản lý kinh tế - xã hội
Trang 22Chính Phủ chủ trương phân chia lại địa giới và đơn vị hành chính cấp tỉnh,huyện cho phù hợp với cơ cấu quản lý mới Ngày 01/01/1997 Vĩnh Phú đượctách thành hai tỉnh như cũ là Vĩnh Phúc và Phú Thọ 09/6/1998 huyện TamĐảo được tách thành hai huyện Bình Xuyên và Tam Dương Sau 22 năm có sựthay đổi về địa giới và tên gọi, huyện Bình Xuyên trở thành địa giới hànhchính vốn có từ lâu trong lịch sử.
Từ khi tái lập huyện đến nay, huyện Bình Xuyên đã không ngừng pháttriển từng bước khẳng định vị trí chiến lược trong phát triển kinh tế Cụ thểkinh tế xã hội của huyện sau 11 năm tái lập huyện: tốc độ phát triển kinh tế từ3%(1999) lên 25%(2009), đời sống nhân dân từng bước được cải thiện, đờisống, văn hóa có những bước phát triển mới
Đây là điều kiện thuận lợi cho nhân dân huyện Bình Xuyên có thể pháthuy tiềm năng, sức mạnh về kinh tế, văn hóa, xã hội ổn định chính trị cùng cảnước đi lên chủ nghĩa xã hội
1.2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Bình Xuyên tỉnh Vĩnh Phúc.
a, Chức năng
Uỷ ban nhân dân do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan chấp hành củaHội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu tráchnhiệm trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên Uỷban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản của cơquan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp nhằmbảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cốquốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn
Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương,góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhànước từ trung ương tới cơ sở
b, Nhiệm vụ, quyền hạn
Trang 23Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân tổ chức và hoạt động theonguyên tắc tập trung dân chủ Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân thựchiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình theo Hiến pháp, luật và các văn bản của cơquan nhà nước cấp trên; phát huy quyền làm chủ của nhân dân, tăng cườngpháp chế xã hội chủ nghĩa, ngăn ngừa và chống các biểu hiện quan liêu, háchdịch, cửa quyền, tham nhũng, lãng phí, vô trách nhiệm và các biểu hiện tiêucực khác của cán bộ, công chức và trong bộ máy chính quyền địa phương.
UBND huyện có các nhiệm vụ và quyền hạn sau:
- Tổ chức các hoạt động của UBND và Chủ tịch UBND huyện trong chỉđạo, điều hành các hoạt động chung của bộ máy hành chính nhà nước; giúpChủ tịch UBND huyện tổ chức việc điều hoà, phối hợp hoạt động của các cơquan chuyên môn thuộc UBND huyện, HĐND và UBND cấp xã, để thực hiệnnhiệm vụ, chương trình công tác của Chủ tịch UBND cấp huyện; tham mưugiúp UBND cấp huyện về công tác thi đua, khen thưởng, ngoại vụ và dân tộc;đồng thời tham mưu giúp UBND huyện thực hiện việc tiếp nhận và trả kết quảtheo cơ chế một cửa, một cửa liên thông
- Xây dựng chương trình làm việc, kế hoạch công tác tháng, quý, nămcủa UBND cấp huyện Theo dõi đôn đốc, kiểm tra thực hiện chương trình, kếhoạch và công tác phối hợp giữa các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện
và HĐND, UBND cấp xã
- Quản lý thống nhất các văn bản của UBND huyện theo đúng quy địnhtrong việc tiếp nhận, soạn thảo, sao in, đóng dấu, chuyển giao kịp thời và bảomật
- Tổ chức các phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách và các hoạt động củaUBND huyện; đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện văn bản quy phạm pháp luậtcủa UBND huyện và của cấp trên; giữ mối quan hệ phối hợp giữa UBNDhuyện với Thường trực cấp uỷ cùng cấp, UBMTTQ Việt Nam huyện và các tổchức đoàn thể huyện
Trang 24- Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị các báo cáo phục vụ sự lãnh đạo,chỉ đạo điều hành của UBND, Chủ tịch UBND huyện theo quy định của phápluật Thực hiện công tác báo cáo định kỳ, đột xuất về tình hình hoạt động củaUBND huyện.
- Trình UBND huyện các chương trình, kế hoạch, biện pháp tổ chứcthực hiện công tác cải cách hành chính nhà nước thuộc phạm vi của Văn phòngUBND huyện
- Tiếp nhận, tham mưu giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo thuộc thẩmquyền; thực hiện công tác phòng, chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm,chống lãng phí trong phạm vi quản lý của Văn phòng UBND huyện
- Bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của UBNDhuyện
c, Cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân huyện Bình Xuyên
- Cơ cấu bộ máy chính quyền UBND huyện:
+ Lãnh đạo UBND huyện:
Chủ tịch: Nguyễn Tuấn Anh
Phó Chủ tịch phụ trách khối Văn hóa - Xã hội: Nguyễn Thị Ngọc Lan.Phó Chủ tịch phụ trách Quản lý giá và tài sản công, tín dụng, ngân hàng:Nguyễn Tuấn Hải
Phó Chủ tịch phụ trách Nông nghiệp phát triển nông thôn: Nguyễn NgọcPhi
+ Các phòng (ban) trực thuộc UBND huyện: gồm có 18 phòng (ban) đólà:
* Văn phòng UBND huyện;
* Phòng Tài chính - kế hoạch;
* Phòng kinh tế - hạ tầng;
* Phòng Tài nguyên môi trường;
* Phòng Nội vụ;
Trang 25* Phòng lao động thương binh xã hội;
* Phòng Thanh tra;
* Phòng Tư pháp;
* Phòng Nông nghiệp và phát triển nông thôn;
* Phòng văn hóa thông tin; Phòng Y tế;
* Phòng giáo dục và đào tạo;
* Trạm khuyến nông;
* Trung tâm dân số và kế hoạch hóa gia đình;
* Ban quản lý dự án và xây dựng hạ tầng đất dịch vụ;
* Ban đền bù giải phóng mặt bằng;
* Đài truyền thanh;
* Chi cục thống kê;
* Trung tâm văn hóa
1.2.2 Điều kiện thành lập phông lưu trữ UBND huyện Bình Xuyên tỉnh Vĩnh Phúc
Theo khoản 6 điều 2 của Luật lưu trữ 2011, khái niệm “ Phông lưu trữ
là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của cơquan, tổ chức hoặc của cá nhân”
Phông lưu trữ cơ quan là toàn bộ tài liệu lưu trữ hình thành trong quátrình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân
Điều kiện thành lập Phông lưu trữ cơ quan là:
- “Cơ quan được thành lập bằng văn bản pháp quy của cơ quan cấp trên
có thẩm quyền, trong đó quy định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu
tổ chức của cơ quan đó;
- Cơ quan có tổ chức, chỉ tiêu biên chế theo cấp trên phân bổ;
- Cơ quan có tài khoản riêng (có ngân sách, độc lập trong giao dịch,thanh quyết toán với các cơ quan tài chính, ngân hàng);
- Có văn thư và con dấu cơ quan riêng”.[11,128]
Trang 26Căn cứ vào các yếu tố trên và các quy định của Nhà nước về điều kiệnthành lập Phông lưu trữ cơ quan thì UBND huyện Bình Xuyên tỉnh Vĩnh Phúc
có đủ điều kiện để thành lập Phông lưu trữ cơ quan:
Thứ nhất, UBND huyện Bình Xuyên được thành lập bởi Nghị định số36/NĐ- CP ngày 09 tháng 6 năm 1998 của Chính phủ về việc chia huyện TamĐảo thuộc tỉnh Vĩnh Phúc thành huyện Tam Dương và huyện Bình Xuyên
Thứ hai, UBND huyện Bình Xuyên là cơ quan hành chính Nhà nước cấpđịa phương, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của UBND tỉnh Vĩnh Phúc, chịu tráchnhiệm trước HĐND cùng cấp và cơ quan Nhà nước cấp trên, từ đó thực hiệnnhững hoạt động thể hiện rõ chức năng, nhiệm vụ UBND huyện Bình Xuyên
có quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy,biên chế và tài chính trong cơ quan mình
Thứ ba, UBND huyện Bình Xuyên có tài khoản đăng ký tại Kho bạcNhà nước, được quản lý tài khoản độc lập, giao dịch, thanh toán, quyết toánvới các cơ quan tài chính, ngân hàng
Thứ tư, UBND huyện Bình Xuyên có văn thư và sử dụng con dấu riêngtheo quy định của Nhà nước
Như vậy, UBND huyện Bình Xuyên được thành lập theo quy định củaNhà nước và thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ của mình; đây chính là nềntảng cho mọi hoạt động của UBND huyện Trong quá trình hình thành UBNDhuyện Bình Xuyên đã sản sinh ra khối lượng lớn tài liệu phản ánh các mặt hoạtđộng của cơ quan Toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động củaUBND huyện Bình Xuyên cần được chọn lọc tạo thành Phông lưu trữ cơ quan
để đưa vào bảo quản ở kho lưu trữ UBND huyện Kho lưu trữ UBND huyệnBình Xuyên có nhiệm vụ thu thập, phân loại, bổ sung toàn bộ tài liệu hìnhthành trong quá trình hoạt động của UBND huyện
Trang 271.2.3 Thành phần, nội dung và ý nghĩa của tài liệu lưu trữ tại UBND huyện Bình Xuyên tỉnh Vĩnh Phúc
1.2.3.1 Thành phần tài liệu tại UBND huyện Bình Xuyên tỉnh Vĩnh Phúc.
UBND cấp huyện là cơ quan thực hiện chức năng quản lý nhà nước tạiđịa phương trên tất cả các phương diện của đời sống xã hội Nguồn tài liệuhình thành trong quá trình hoạt động của UBND cấp huyện rất đa dạng vàphong phú Tài liệu lưu trữ tại UBND huyện Bình Xuyên là toàn bộ những tàiliệu sản sinh ra trong quá trình hoạt động của UBND huyện Bình Xuyên, phảnánh các mặt hoạt động của ủy ban, bao gồm:
- Tài liệu do chính UBND huyện sản sinh ra, đây là loại tài liệu có giátrị thông tin quan trọng nhất đối với các cơ quan nhà nước huyện Bởi vì nộidung của những tài liệu này phản ánh toàn diện và đầy đủ các lĩnh vực hoạtđộng thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ quản lý nhà nước của các cơ quannhà nước tại địa phương như: kinh tế, chính trị, văn hóa - xã hội, y tế, an ninh -quốc phòng, Những tài liệu này chiếm số lượng lớn nhất trong phông vàchứa nhiều thông tin quan trọng nhất bao gồm các tài liệu như: quyết định, chỉthị, thông báo, thông tư, kế hoạch,
- Tài liệu của HĐND gửi đến dưới dạng nghị định, quyết định, chỉ thịnhằm chỉ đạo, đôn đóc, kiểm tra, giám sát các hoạt động của UBND huyện
- Tài liệu của các cơ quan cấp trên gửi xuống như quyết định, nghịquyết, nghị định, chỉ thị, thông tư, kế hoạch, của các cơ quan như Chính phủ,UBND tỉnh Vĩnh Phúc các tài liệu này chứa đựng những thông tin về chủtrương, đường lối chính sách của Đảng và Nhà nước về các lĩnh vực mà cơquan nhà nước cấp huyện có nhiệm vụ chấp hành và tổ chức thực hiện tại địaphương
- Tài liệu của các cơ quan ngang cấp gửi đến, bao gồm các loại nghịquyết, thông báo, công văn, để trao đổi về các lĩnh vực hoạt động của cơ quan
Trang 28Trong quá trình thực hiện chức năng quản lý nhà nước tại địa phươngchính quyền huyện cũng có mối liên hệ công tác với nhiều tổ chức chính trị xãhội như: Thành ủy, Huyện ủy, Huyện đoàn,.
1.2.3.2 Nội dung tài liệu tại UBND huyện Bình Xuyên tỉnh Vĩnh Phúc.
Nội dung của tài liệu lưu trữ UBND cấp huyện đều phản ánh tình hìnhkinh tế, văn hóa - xã hội, chính trị của địa phương cũng như đóng góp của địaphương với UBND tỉnh qua các giai đoạn khác nhau của lịch sử Với nhữngnội dung như vậy, tài liệu lưu trữ UBND cấp huyện có ý nghĩa hết sức quantrọng về nhiều mặt
Nhóm tài liệu tổng hợp: Tài liệu chỉ đạo của cơ quan trung ương, củatỉnh về các vấn đề kinh tế - xã hội; hồ sơ về các hội nghị, kỳ họp UBND,thường trực UBND; Tài liệu chỉ đạo của cơ quan trung ương, của tỉnh về cácvấn đề quy hoạch, kế hoạch, đầu tư, công tác thi đua, khen thưởng vào côngtác lưu trữ; Chương trình, kế hoạch, báo cáo về công tác quy hoạch, kế hoạch,đầu tư của huyện; hồ sơ xây dựng, tổ chức thực hiện và đánh giá kết qủa các đề
án, dự án, chương trình, mục tiêu, kế hoạch phát triển kinh tế- xã hội và công
Trang 29tác thi đua, khen thưởng của huyện; Các báo cáo thống kê về văn thư, lưu trữ
và tài liệu lưu trữ
Nhóm tài liệu Nông nghiệp- Lâm nghiệp- Thuỷ lợi: Tài liệu chỉ đạo của
cơ quan trung ương, của tỉnh về nông nghiệp, chính sách phát triển nông thôn
và lĩnh vực lâm nghiệp, thủy lợi; chương trình, kế hoạch, số liệu điều tra tổnghợp về tình hình biến động, phát triển nông nghiệp của huyện; tài liệu quản lýviệc sử dụng đất lâm nghiệp; tài liệu chống bão lụt và bảo vệ hệ thống đê điều
Nhóm tài liệu Công nghiệp - Tiểu thủ công nghiệp: Tài liệu chỉ đạo của
cơ quan trung ương, của tỉnh về tiểu thủ công nghiệp, điện lực và giao thôngvận tải; Hồ sơ quản lý việc thực hiện chương trình, dự án phát triển côngnghiệp, xây dựng và phát triển các khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế,tiểu - thủ công nghiệp, các công trình điện; chương trình, kế hoạch, báo cáotổng kết công tác giao thông vận tải của huyện; hồ sơ quy hoạch và phát triểnmạng lưới giao thông vận tải
Nhóm tài liệu Thương mại - Dịch vụ - Du lịch: Tài liệu chỉ đạo của cơquan trung ương, của tỉnh về lĩnh vực thương mại dịch vụ, du lịch; báo cáo vềhoạt động thương mại, dịch vụ, du lịch của huyện; hồ sơ quản lý doanh nghiệpkinh doanh các loại dịch vụ
Nhóm tài liệu về văn hóa - xã hội: Tài liệu chỉ đạo của cơ quan trungương, của tỉnh về lĩnh vực văn hóa - xã hội; chương trình, báo cáo tổng kếtcông tác giáo dục, các số liệu điều tra về văn hóa, xã hội; báo cáo tổng kết vềcác hoạt động văn hóa, thể thao, công tác phát thanh, truyền hình, phát triển hệthống bưu điện, truyền thanh, công tác lao động, thương binh và xã hội, quản
lý các loại hình bảo hiểm và công tác chăm sóc, bảo vệ bà mẹ và trẻ sơ sinhtrên địa bàn huyện
Nhóm tài liệu Khoa học công nghệ và tài nguyên môi trường: Tài liệuchỉ đạo của cơ quan trung ương, của tỉnh về khoa học, công nghệ - công nghệthông tin, quản lý, bảo vệ, khai thác tài nguyên, môi trường; chương trình, kế
Trang 30hoạch, báo cáo về các hoạt động khoa học, công nghệ - công nghệ thông tin,
hồ sơ tổ chức thực hiện quản lý và bảo vệ môi trường trên địa bàn huyện
Nhóm tài liệu Quốc phòng - An ninh - Trật tự an toàn xã hội: Tài liệuchỉ đạo của cơ quan trung ương, của tỉnh về công tác an ninh chính trị, giữ gìntrật tự, an toàn xã hội; kế hoạch, báo cáo về công tác an ninh chính trị, giữ gìntrật tự, an toàn xã hội của huyện
Nhóm tài liệu thi hành pháp luật: Tài liệu chỉ đạo của cơ quan trungương, của thành phố về công tác tư pháp; hồ sơ quản lý việc thay đổi, cảichính; chương trình, kế hoạch, báo cáo về công tác thanh tra, kiểm tra, khiếunại, tố cáo
Nhóm tài liệu xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính: Tàiliệu chỉ đạo, hướng dẫn của cơ quan Trung ương, của tỉnh về công tác xâydựng, bảo vệ chính quyền và công tác địa giới hành chính; chương trình, kếhoạch, báo về công tác xây dựng, củng cố, bảo vệ chính quyền và bầu cử ởhuyện; hồ sơ tổ chức bầu cử của đại biểu Quốc hội, HĐND các cấp; hồ sơ đặttên, đổi tên xã, thị trấn, đường phố
1.2.3.3 Ý nghĩa của TLLT tại UBND huyện Bình Xuyên tỉnh Vĩnh Phúc
Tài liệu lưu trữ sản sinh trong quá trình hoạt động của UBND huyệnBình Xuyên có giá trị quan trọng và thiết thực trên nhiều phương diện khácnhau đối với các nhà quản lý, các nhà nghiên cứu và người dân có thể khaithác, sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau Xét một cách khái quát, tài liệulưu trữ tại UBND huyện Bình Xuyên có những giá trị cơ bản phục vụ các hoạtđộng sau:
a, Phục vụ hoạt động quản lý điều hành của UBND huyện Bình XuyênTài liệu lưu trữ được hình thành trong hoạt động của UBND huyện BìnhXuyên, phản ánh đầy đủ chức năng, nhiệm vụ của UBND, các phòng (ban)chuyên môn thuộc UBND huyện Tài liệu lưu trữ chứa đựng những thông tinquan trọng cần thiết làm căn cứ để lãnh đạo cơ quan đưa ra các quyết định
Trang 31phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của các đơn vị, phòng ( ban) trên cáclĩnh vực như: kinh tế, chính trị, văn hóa - xã hội, thương binh - xã hội, Cácnhà lãnh đạo sử dụng những thông tin trong tài liệu lưu trữ để hoạch định cácchương trình, kế hoạch và ban hành các quyết định quản lý cho phù hợp.
b, Đối với việc phát triển kinh tế
Tài liệu lưu trữ của UBND huyện Bình Xuyên chứa đựng nhiều thôngtin về kinh tế, kỹ thuật rất cần thiết đối với ngành kinh tế Các thông tin trongtài liệu lưu trữ thường xuyên được khai thác và sử dụng để phục vụ cho việcxây dựng các đê án, kế hoạch phát triển kinh tế phù hợp với điều kiện của từngđịa phương, từng vùng, phục vụ việc quy hoạch phát triển các vùng kinh tếtrọng điểm Đó là những tài liệu phản ánh tình hình phát triển kinh tế củahuyện, các đồ án thiết kế các công trình công nghiệp như: Khu công nghiệpBình Xuyên II, Khu công nghiệp Bá Thiện, Để có những kế hoạch hoặc đề
án quy hoạch phù hợp và có tính khả thi các phòng chuyên môn quản lý khôngthể không khai thác thông tin có trong tài liệu lưu trữ như các số liệu thống kê
về tình hình kinh tế, xã hội của địa phương và điều kiện của từng vùng Cácnguồn tài liệu này có thể giúp cho việc xây dựng chiến lược kinh tế tại huyệnđược hoàn chỉnh hơn Tài liệu lưu trữ tại UBND huyện Bình Xuyên là căn cứquan trọng để xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế hàng năm, nhiều năm vàđịnh hướng cho những giai đoạn tiếp theo của UBND huyện Bình Xuyên
c, Đối với việc quản lý lãnh thổ
Tài liệu lưu trữ của UBND huyện Bình Xuyên là một kho kinh nghiệmquản lý quý giá để phục vụ cho hoạt động quản lý lãnh thổ trong tùng giaiđoạn lịch sử nhất định Tài liệu lưu trữ của UBND huyện Bình Xuyên cũng làcăn cứ quan trọng để các cơ quan nhà nước, cán bộ, công chức thực hiệnnhiệm vụ quản lý Thông qua các hồ sơ như hồ sơ địa chính là căn cứ để tiếnhành các thủ tục cấp mới, chuyển quyền sở hữu giấy chứng nhận quyền sửdụng đất, thực hiện các thủ tục thừa kế đất đai, giải quyết các tranh chấp liên
Trang 32quan đến đất đai, quy hoạch và quản lý việc sử dụng quỹ đất Thông qua tàiliệu lưu trữ trong kho lưu trữ UBND huyện Bình Xuyên , các cơ quan nhànước có thẩm quyền có thể kiểm tra tình hình quản lý tại địa phương, giám sát,thanh tra hoạt động và tuân thủ pháp luật của các cơ quan, tổ chức, cá nhântren địa bàn huyện.
d, Đối với việc thanh tra, kiểm tra
Tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của UBND huyện BìnhXuyên phản ánh đầy đủ chức năng, nhiệm vụ của UBND, của các phòng (ban)chuyên môn thuộc UBND huyện; cung cấp những số liệu, tài liệu đáng tin cậyphục vụ các mục đích quản lý Để hoạt động của UBND huyện được thực hiệntốt thì cần có công tác thanh tra, kiểm tra
Hoạt động thanh tra là khâu then chốt cuối cùng giúp ủy ban nắm đượctình hình thực hiện công tác lưu trữ Các cấp trên như UBND tỉnh Vĩnh Phúc,
Sở Nội vụ tỉnh Vĩnh Phúc đã tổ chức kiểm tra hoạt động lưu trữ của UBNDhuyện Bình Xuyên Thông qua tài liệu lưu trữ, các lãnh đạo ủy ban kiểm tra vềcông tác lưu trữ của chính cơ quan mình cũng phải dựa vào hồ sơ, tài liệu đểđánh giá Bởi vì tài liệu lưu trữ phản ánh kết quả công việc, cung cấp số liệumột cách chân thực nhất Tài liệu lưu trữ là bằng chứng, là căn cứ giúp cơ quantrong việc thanh tra, kiểm tra và xử lý vi phạm trong quá trình hoạt động
c,Đối với việc nghiên cứu lịch sử
Giá trị lịch sử của tài liệu lưu trữ là giá trị của những thông tin chứađựng trong tài liệu để phục vụ cho nghiên cứu lịch sử Tài liệu lưu trữ là nguồn
sử liệu quan trọng phục vụ cho công tác nghiên cứu lịch sử của UBND huyện;
nó phản ánh một cách chân thực, sống động tiến trình lịch sử và phát triển củahuyện qua từng thời kỳ Qua việc nghiên cứu tài liệu lưu trữ người nghiên cứu
có thể tái hiện đầy đủ và chính xác nhất tình hình hoạt động các ngành kinh tế,văn hóa, thông tin, giáo dục, y tế, của UBND huyện Bình Xuyên và nghiêncứu lịch sử phát triển các ngành ở huyện
Trang 33Hiện nay, với tốc độ đô thị hóa nhanh trên địa bàn huyện và cùng với sựkhắc nghiệt của thời gian đang làm mờ, xóa dần các dấu tích trên các di sản vậtchất thì việc nghiên cứu lịch sử sẽ tái hiện các dấu tích đó thông qua việc khaithác tài liệu lưu trữ là một giải pháp quan trọng cho các nhà nghiên cứu lịch sử,văn hóa.
Việc nghiên cứu tài liệu lưu trữ tại UBND sẽ thấy được sự nhất quángiữa chính sách của Đảng, của Nhà nước với những chính sách của UBNDhuyện Bình Xuyên Sự thống nhất trong việc xây dựng và thực hiện các chínhsách phát triển các ngành nông nghiệp, công nghiệp, giao thông vận tải, vănhóa, giáo dục, qua các giai đoạn Từ đó thấy được sự thống nhất quản lý điềuhành của Nhà nước từ trung ương đến địa phương
Trang 34TIỂU KẾT CHƯƠNG 1
Trong chương này, tôi nghiên cứu các khái niệm, nội dung về công táclưu trữ Qua các khái niệm ấy đều thấy rằng công tác lưu trữ có vai trò rất quantrọng đối với hoạt động quản lý Nhà nước góp phần nâng cao chất lượng, hiệuquả đối với cơ quan, tổ chức
Trong quản lý Nhà nước từ Trung ương đến địa phương, ở mỗi cấp đềuhình thành một khối lượng lớn tài liệu lưu trữ Với sự đa dạng, phong phú vềthành phần, nội dung thì tài liệu lưu trữ tại UBND huyện Bình Xuyên có ýnghĩa về nhiều mặt như: Phục vụ hoạt động quản lý điều hành của UBNDhuyện; phục vụ thanh tra, kiểm tra; phục vụ phát triển kinh tế; phục vụ quản lýlãnh thổ; phục vụ nghiên cứu lịch sử, Những ý nghĩa quan trọng đó được thểhiện trong nội dung tài liệu và tùy thuộc vào mục đích sử dụng của đối tượngnghiên cứu
Như vậy về cả lý luận và thực tiễn đều cho thấy việc tổ chức và thựchiện công tác lưu trữ tại UBND huyện Bình Xuyên là việc làm cần thiết, đúngquy định
Trang 35CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ
TẠI UBND HUYỆN BÌNH XUYÊN TỈNH VĨNH PHÚC
2.1 Tình hình tổ chức và quản lý công tác lưu trữ tại UBND huyện Bình Xuyên
về các lĩnh vực: tổ chức, biên chế các cơ quan hành chính, sự nghiệp nhà nước;cải cách hành chính; chính quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ,công chức, viên chức nhà nước; cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn; hội, tổchức phi chính phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo; thi đua khen thưởng
Phòng Nội vụ chịu sự kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụcủa Sở Nội vụ Trưởng phòng Nội vụ chịu trách nhiệm trước UBND, Chủ tịchUBND huyện và trước pháp luật về việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyềnhạn được giao liên quan tới công tác lưu trữ Trong quá trình hoạt động PhòngNội vụ phối hợp chặt chẽ với Văn phòng UBND huyện để thực hiện tốt côngtác lưu trữ của cơ quan Văn phòng UBND không thực hiện hoạt động quản lýNhà nước về lưu trữ mà chỉ tham mưu cho Chủ tịch UBND về công tác lưutrữ
Là cơ quan hành chính Nhà nước cấp địa phương, UBND huyện BìnhXuyên nhận rất nhiều văn bản từ bên ngoài gửi đến đồng thời cũng phát hành
số lượng không nhỏ văn bản đi Trách nhiệm quản lý về công tác lưu trữ tạiUBND huyện Bình Xuyên được chuyển từ Văn phòng UBND sang Phòng Nội
Trang 36vụ Việc chuyển đổi về tổ chức bộ máy lưu trữ như vậy cho thấy sự thay đổi cótính thống nhất về cơ quan quản lý công tác lưu trữ từ Trung ương đến địaphương Mọi hoạt động lưu trữ tại UBND huyện Bình Xuyên đều tập trung tạiPhòng Nội vụ sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý văn bản, giấy tờ,thực hiện nghiệp vụ lưu trữ; tạo điều kiện thuận lợi cho việc khai thác, sử dụngtài liệu lưu trữ có hiệu quả.
2.1.2 Bố trí nhân sự làm công tác lưu trữ
Yếu tố con người bao giờ cũng là yếu tố giữ vai trò tiên quyết trong mọihoạt động và đối với công tác tổ chức, quản lý lưu trữ cũng không ngoại lệ Vìđây là công tác mang tính chất khoa học nên để tổ chức và quản lý công táclưu trữ một cách đúng quy định và có hiệu quả đòi hỏi cán bộ lưu trữ phải nắmvững chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ, phải hiểu sâu về các lĩnh vực hoạt độngcủa cơ quan Việc bố trí cán bộ làm công tác lưu trữ đóng vai trò quan trọngđối với UBND huyện, quận, thị xã nói chung và UBND huyện Bình Xuyên nóiriêng
Theo thực tế khảo sát, Phòng Nội vụ UBND huyện Bình Xuyên đã bố
có 01 cán bộ kiêm nhiệm theo dõi quản lý công tác lưu trữ, chưa bố trí đượccán bộ chuyên trách đúng ngành đào tạo Tại Văn phòng UBND huyện BìnhXuyên đã bố trí 01 cán bộ có trình độ trung cấp ngành văn thư - lưu trữ làmnhiệm vụ chuyên trách
2.1.3 Xây dựng các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác lưu trữ
Việc tổ chức xây dựng các văn bản của cơ quan về công tác lưu trữ làviệc xây dựng hệ thống các văn bản có liên quan đến công tác lưu trữ trên cơ
sở của các văn bản quy phạm pháp luật, quy chế, nội quy của Nhà nước, cơquan tổ chức ban hành để chỉ đạo hoạt động công tác lưu trữ Hiện nay, Nhànước ta đã ban hành rất nhiều các văn bản chỉ đạo và các văn bản hướng dẫnnghiệp vụ về công tác lưu trữ tạo hành lang pháp lý cho việc tổ chức công táclưu trữ ở các cơ quan nhà nước, các tổ chức cụ thể như: Thông tư số
Trang 3704/2008/TT- BNV ngày 04 tháng 6 năm 2008 Bộ Nội vụ hướng dẫn chứchướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phòng Nội
vụ thuộc UBND cấp huyện; Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11năm 2011; Thông tư số 16/2014/TT- BNV ngày 20/11/2014 của Bộ Nội vụhướng dẫn giao, nhận tài liệu lưu trữ vào lưu trữ lịch sử các cấp; Thông tư số17/2014/TT- BNV ngày 20/11/2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xác định cơquan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lịch sử các cấp Đây là nhữngcăn cứ quan trọng để tổ chức công tác lưu trữ của Văn phòng UBND huyệnBình Xuyên đi vào nề nếp và hoạt động có hiệu quả nhất
Trên cơ sở các văn bản quy phạm pháp luật của nhà nước UBND huyệnBình Xuyên đã nhận thức rõ được vai trò quan trọng của việc tổ chức công táclưu trữ và đã ban hành một số văn bản nhằm tổ chức và hoàn thiện công táclưu trữ để bảo quản tốt tài liệu phục vụ cho hoạt động quản lý và giải quyếtnhững vấn đề phát sinh trong hoạt động của UBND huyện Bình Xuyên
Qua khảo sát thực tế, UBND huyện đã ban hành các văn bản chỉ đạo,hướng dẫn về công tác lưu trữ sau:
+ Quy chế công tác văn thư, lưu trữ huyện Bình Xuyên (ban hành kèmtheo Quyết định số 337/QĐ- UBND ngày 26 tháng 01 năm 2015 của UBNDhuyện Bình Xuyên về việc ban hành quy chế công tác văn thư, lưu trữ huyệnBình Xuyên)
+ Quyết định số 3775/QĐ-CT ngày 26 tháng 9 năm 2012 của UBNDhuyện Bình Xuyên về việc thành lập Hội đồng tiêu hủy tài liệu hết giá trị
+ Kế hoạch số 33/KH- UBND ngày 05 tháng 02 năm 2016 về kế hoạchcông tác văn thư, lưu trữ năm 2016
+ Công văn số 140/BC- UBND ngày 19 tháng 9 năm 2016 báo cáo tìnhhình thực hiện Hướng dẫn số 822/HD- VTLTNN ngày 26 tháng 8 năm 2015của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước
+ Công văn số 651/UBND-VP ngày 19 tháng 6 năm 2017 của UBND