Luận văn mô hình tổ chức và hoạt động của văn phòng tại công ty cổ phần công nghệ SAVIS

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNGKHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP MÔ HÌNH TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ SAVIS : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG : T

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

MÔ HÌNH TỔ CHỨC VÀ

HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ SAVIS

: QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

: THS NGUYỄN ĐĂNG VIỆT : AN THỊ THÊU : 1605QTVB056 : 2016 - 2020

Khóa luận tốt nghiệp ngành

: ĐH QTVP 16B

LỜI CAM ĐOAN

Tôi thực hiện đề tài “Mô hình tổ chức

và hoạt động của Văn phòng tại Công ty

Cổ phần Công nghệ SAVIS” Tôi xin cam

đoan là công trình nghiên cứu của tôi trongthời gian qua Tôi xin tự chịu trách nhiệmnếu có sự không trung thực về thông tin sửdụng trong bài của mình

HÀ NỘI - 2020

Tôi cũng xin gửi lời cảm ơn tới ThS Nguyễn Đăng Việt, nhờ thầy đãhướng dẫn những kiến thức cơ bản cũng như kiến thức chuyên ngành, giúp tôitiếp cận vấn đề đúng hướng để có thể hoàn thành được đề tài này.

Bên cạnh đó, tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Ban lãnh đạo cũng nhưcác cô, chú, anh, chị trong Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS luôn hướngdẫn nhiệt tình, giúp đỡ, đã tạo điều kiện cho tôi có được những tài liệu có liênquan đến công ty để hoàn thành tốt đề tài của mình

Tôi xin chân thành cảm ơn!

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề 2

3 Mục tiêu nghiên cứu 2

4 Nhiệm vụ nghiên cứu 3

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu: 3

6 Giả thuyết nghiên cứu 3

7 Phương pháp nghiên cứu 4

8 Kết cấu của bài Nghiên cứu 5

PHẦN NỘI DUNG 6

Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ MÔ HÌNH TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÕNG 6

1.1 Một số khái niệm cơ bản 6

1.1.1 Mô hình, hoạt động 6

1.1.2 Văn phòng 6

1.1.3 Mô hình tổ chức và hoạt động của văn phòng 7

1.2 Vị trí, vai trò của Văn phòng 7

1.3 Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng 8

1.3.1 Chức năng của văn phòng 8

1.3.2 Nhiệm vụ của văn phòng 10

1.4 Các mô hình tổ chức và hoạt động của Văn phòng 12

1.4.1 Phân loại theo quy mô cơ quan 12

1.4.2 Phân loại theo sự sắp xếp, tổ chức văn phòng 13

1.4.3 Phân loại theo nghĩa của văn phòng 16

1.4.4 Phân loại theo các tiêu chí khác 18

* Tiểu kết chương 1: 22

Chương 2 GIỚI THIỆU CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ SAVIS VÀ THỰC TRẠNG MÔ HÌNH TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ SAVIS 23

2.1 Khái quát về Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS 23

2.1.1 Tên công ty, trụ sở và phạm vi hoạt động 23 2.1.2 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần Công

nghệ SAVIS 24

2.1.3 Tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị cốt lõi của công ty 27

2.1.4 Mục tiêu và đối tượng khách hàng 28

2.1.5 Chức năng, nhiệm vụ của Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS

29 2.1.6 Thông tin về mô hình quản trị, tổ chức kinh doanh và bộ máy quản lý tại công ty 30

2.1.7 Khái quát về phòng Hành chính - Nhân sự tại Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS 31

2.2 Thực trạng mô hình tổ chức và hoạt động của văn phòng tại Công ty cổ phần Công nghệ SAVIS 31

2.2.1 Mô hình tổ chức và hoạt động của văn phòng tại Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS theo nghĩa rộng 31

2.2.2 Mô hình tổ chức và hoạt động của văn phòng Công ty cổ phần Công nghệ SAVIS theo nghĩa hẹp 46

2.3 Nhận xét, đánh giá về mô hình tổ chức và hoạt động của văn phòng Công ty cổ phần Công nghệ SAVIS 61

2.3.1 Ưu điểm 61

2.3.2 Nhược điểm 62

2.3.3 Nguyên nhân 63

* Tiểu kết Chương 2: 64

Chương 3 MỘT SỐ ĐỀ XUẤT HOÀN THIỆN MÔ HÌNH TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÕNG CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ SAVIS 65

3.1 Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng 65

3.2 Hoàn thiện hệ thống văn bản quy định, hướng dẫn giúp nhà quản trị văn phòng thuận lợi trong xử lý công việc 65

3.3 Lãnh đạo văn phòng nhận thức đúng đắn về vai trò và vị trí của mình 66

3.4 Đẩy mạnh công tác đào tạo, huấn luyện, bồi dưỡng nhân sự 67

thông tin trong văn phòng 68

3.6 Hoàn thiện cơ sở vật chất - kỹ thuật, trang thiết bị văn phòng 69

* Tiểu kết Chương 3 70

KẾT LUẬN 71

TÀI LIỆU THAM KHẢO 72

PHỤ LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Theo GS.TS Nguyễn Thành Độ: “Văn phòng là bộ máy điều hành tổnghợp của cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập, xử lý, cung cấp, truyền đạt thông tin trợgiúp cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo dịch vụ hậu cần đảm bảo các điềukiện vật chất cho hoạt động của cơ quan, đơn vị” Thông qua định nghĩa trên cóthể khẳng định rằng, văn phòng có vai trò rất quan trọng đối với tổ chức Vănphòng đóng vai trò là “chiếc cầu nối” giữa các bộ phận chức năng trong doanhnghiệp, là đầu mối xử lý và cung cấp thông tin của doanh nghiệp, có nhiệm vụđảm bảo điều kiện vật chất cho các hoạt động doanh nghiệp thống suốt Chính vì

lý do đó, công tác quản trị văn phòng luôn được các nhà quản trị quan tâm

Nước ta đang trong thời kỳ hội nhập, vì vậy yêu cầu đổi mới mọi mặt đểthích nghi với môi trường là yêu cầu rất cấp thiết Theo xu thế chung ấy, vấn đềchuyển đổi từ văn phòng truyền thống (vốn coi là bộ phận xử lý công văn, giấy

tờ hành chính của cơ quan) sang văn phòng hiện đại đã được các nhà quản trịvăn phòng quan tâm Hoàn thiện và nâng cao hiệu quả hoạt động công tác tổchức bộ máy quản lý, cùng những hoạt động của văn phòng là điều kiện thiếtyếu nhằm thực hiện thành công sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đấtnước

Với vị thế của một doanh nghiệp như Công ty Cổ phần Công nghệSAVIS, văn phòng công ty luôn nhận được sự quan tâm đặc biệt từ phía Banlãnh đạo Sự đổi mới trong tư duy “hội nhập văn phòng” của Ban lãnh đạo vănphòng Công ty chính là điều kiện thuận lợi để xây dựng mô hình văn phòng mới

- mô hình văn phòng năng động và hiện đại

Nhận thức được tầm quan trọng của mô hình tổ chức và hoạt động củaVăn phòng trong doanh nghiệp, tôi chọn đề tài “Mô hình tổ chức và hoạt độngcủa Văn phòng tại Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS” để làm đề tài nghiêncứu của mình Qua đề tài này, tôi mong muốn có được cái nhìn tổng thể về mô

hình tổ chức và hoạt động của văn phòng trong thời kỳ hội nhập hiện nay.

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Văn phòng là khái niệm rất quen thuộc với các nhà nghiên cứu, chính vìthế, đây là đối tượng được đề cập tới rất nhiều trong các đề tài nghiên cứu khoahọc Tuy nhiên, nghiên cứu về nội dung “Mô hình tổ chức và hoạt động của vănphòng” và đặc biệt là trong thời kỳ hội nhập thì chưa có nhiều công trình đề cậptới vấn đề này

Sách, giáo trình: giáo trình “Quản trị văn phòng” của PGS.TS Nguyễn

Hữu Tri, GS.TS Nguyễn Thành Độ Những giáo trình này đã cung cấp cho tôirất nhiều về mặt lý luận của đề tài

Các bài viết trên internet: một số bài viết đã đề cấp tới vấn đề này nhưngchỉ dừng lại ở mức độ trình bày, chính vì vậy, chưa thể tạo được dấu ấn đối vớicác nhà quản trị văn phòng

Hy vọng bài viết này sẽ giúp mọi người tìm hiểu và có cái nhìn kháchquan hơn về thực tế mô hình tổ chức và hoạt động của văn phòng tại một cơquan

3 Mục tiêu nghiên cứu

Trên cơ sở kết quả nghiên cứu lý luận về mô hình tổ chức, hoạt động củavăn phòng và đánh giá thực trạng mô hình tổ chức và hoạt động của văn phòngtrong những năm qua tại Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS Tìm ra ưu điểm

và những tồn tại, hạn chế Từ đó, đề xuất một số giải pháp có tính khả thi nhằmnâng cao mô hình tổ chức và hoạt động của Văn phòng tại Công ty Cổ phầnCông nghệ SAVIS, đáp ứng được yêu cầu, nhiệm vụ trong tình hình hiện nay

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

Dựa trên cơ sở mục tiêu nghiên cứu, tôi tập trung thực hiện những nhiệm

vụ nghiên cứu sau:

Thứ nhất, nghiên cứu cơ sở lý luận và cơ sở thực tiễn về văn phòng và môhình tổ chức và hoạt đọng của văn phòng

Thứ hai, tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức củaCông ty Cổ phần Công nghệ SAVIS.

Thứ ba, tìm hiểu thực tế các mô hình tổ chức và hoạt động của văn phòngtại Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS

Thứ tư, đánh giá những ưu điểm và hạn chế trong viêc lựa chọn các môhình tổ chức và hoạt động của văn phòng Từ đó, chỉ ra rõ những nguyên nhân

và đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện, nâng cao mô hình tổ chức và hoạt độngcủa văn phòng tại công ty

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

- Đối tượng nghiên cứu: Mô hình tổ chức và hoạt động của Văn phòng tại

Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS

6 Giả thuyết nghiên cứu

Nếu văn phòng được tổ chức với những mô hình hiện đại và được tổ chứcmột cách hợp lý, khoa học sẽ tạo thuận lợi cho việc chỉ đạo, quản lý và điềuhành công việc của doanh nghiệp, từ đó, đưa doanh nghiệp ngày một phát triểnhơn nữa

7 Phương pháp nghiên cứu

Thu thập số liệu thứ cấp: Số liệu thứ cấp được thu thập qua phỏng vấnanh chị tại công ty, qua sách báo, tạp chí, Internet

Trên cơ sở các tài liệu và số liệu đã được tổng hợp, vận dụng các phương

pháp phân tích thống kê như phân tổ, số tương đối, số tuyệt đối, số bình quân;phương pháp so sánh để so sánh các chỉ tiêu nhằm cho thấy sự biến động củatừng chỉ tiêu nghiên cứu theo thời gian.

Trong quá trình thực hiện đề tài có dựa trên ý kiến của các chuyên gia làmcăn cứ cho việc đưa ra các kết luận một cách xác đáng Có căn cứ khoa học; làm

cơ sở cho việc đề xuất các giải pháp nâng cao mô hình tổ chức và hoạt động củavăn phòng mang tính thực tiễn, có khả năng thực thi và có sức thuyết phục cao

Đây là phương pháp rất quan trọng, có vai trò quyết định tới sự thànhcông của đề tài Phương pháp này giúp tôi có thể nắm rõ được các văn phòng cóđang thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình hay không, vănphòng cần được tổ chức theo mô hình gì? và hoạt động như thế nào?

Phương pháp này được tôi sử dụng để đưa ra những điểm giống và khácnhau về việc tổ chức các mô hình và hoạt động của văn phòng trên lý thuyết vàtrong thực tế

Tôi trực tiếp phỏng vấn, đặt câu hỏi cho nhà Quản trị văn phòng tại Công

ty Cổ phần Công nghệ SAVIS để có cách nhìn khách quan cho việc nghiên cứu

8 Kết cấu của bài Nghiên cứu

Phần nội chính của đề tài được bố cục thành ba chương, cụ thể như sau:

Chương 1 Cơ sở lý luận về mô hình tổ chức và hoạt động của Văn phòng.

Đưa ra các khái niệm, cơ sở lý luận về vấn đề liên quan đến văn phòng.Giới thiệu khái quát về các loại mô hình tổ chức và hoạt động của văn phòng

Chương 2 Giới thiệu khái quát Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS và thực trạng mô hình tổ chức và hoạt động của văn phòng tại Công ty Cổ phần

Công nghệ SAVIS.

Trên cơ sở lý luận được đưa ra tại chương 1, tiến hành khảo sát thực tếviệc tổ chức các mô hình và hoạt động tại Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS

Giới thiệu khái quát về Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS

Thực trạng mô hình tổ chức và hoạt động của văn phòng tại doanh nghiệptrên

Nhận xét, đánh giá về mô hình tổ chức và hoạt động của văn phòng tạidoanh nghiệp trên

Chương 3 Một số giải pháp để hoàn thiện mô hình tổ chức và hoạt động của văn phòng tại Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS.

Đưa ra một số khuyến nghị cho lãnh đạo doanh nghiệp, cho nhà Quản trịvăn phòng trong doanh nghiệp để hoàn thiện mô hình tổ chức và hoạt động củavăn phòng

PHẦN NỘI DUNG Chương 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ MÔ HÌNH TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG

CỦA VĂN PHÕNG 1.1 Một số khái niệm cơ bản

* Khái niệm mô hình:

Mô hình là một cấu trúc mô tả hình ảnh đã được tối giản hóa theo đặcđiểm hoặc diễn biến của một đối tượng, một hiện tượng, một khái niệm hoặcmột hệ thống

* Khái niệm hoạt động:

Hoạt động là mối quan hệ tác động qua lại giữa con người và thế giới(khách thể) để tạo ra sản phẩm cả về phía thế giới và cả về phía con người (chủthể)

1.1.2 Văn phòng

Văn phòng được hiểu theo nghĩa chung nhất là nơi hoạt động mang tínhchất giấy tờ (bản giấy) Tuy nhiên khái niệm này chưa phân biệt rõ hoạt độngcủa văn phòng với hoạt động quản lý nói chung Trong thực tế, có những quanniệm khác nhau về văn phòng như sau:

Văn phòng là bộ phận phụ trách công tác công văn giấy tờ hành chínhtrong cơ quan đơn vị (theo Từ điển tiếng Việt năm 1992) Quan niệm này đồngnhất văn phòng với bộ phận của văn thư của cơ quan, đơn vị

Văn phòng là bộ máy giúp việc cho thủ trưởng cơ quan trong công táclãnh đạo, quản lý điều hành thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị

Văn phòng còn được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địađiểm mà hàng ngày các cán bộ, công chức đến đó để thực thi công việc, giaotiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị đó

Ngoài ra văn phòng còn có thể là phòng làm việc của một cán bộ lãnhđạo, của thủ trưởng có tầm cỡ cao Ví dụ văn phòng Chính phủ, văn phòng Tỉnh

ủy, văn phòng Tổng công ty

Văn phòng được hiểu là một loại hoạt động trong các cơ quan, doanhnghiệp Văn phòng thiên về việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ các loại công văngiấy tờ trong cơ quan Nói đến văn phòng người ta thường nghĩ đến một bộ phậnlàm những công việc liên quan đến công tác văn thư

Như vậy, từ việc xem xét toàn bộ nội dung hoạt động của công tác vănphòng ta có định nghĩa đầy đủ về văn phòng như sau: Văn phòng là bộ máy điềuhành tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập, xử lý, cung cấp, truyền đạtthông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo dịch vụ hậu cần đảm bảocác điều kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị

Mô hình tổ chức và hoạt động của văn phòng là loại mô hình văn phòng,

là cơ cấu tổ chức của một văn phòng hiện hữu có tính điển hình hay là thiết kế

cơ cấu tổ chức của một văn phòng dự định sẽ xây dựng để thuận tiện cho hoạtđộng, mang lại hiệu quả tối đa cho cơ quan, tổ chức.

1.2 Vị trí, vai trò của Văn phòng

* Vị trí:

Là một bộ phận trung gian thực hiện việc ghép nối các mối quan hệ trongquản lý điều hành cơ quan, đơn vị theo yêu cầu của người đứng đầu cơ quan(thủ trưởng)

Là một bộ phận gần gũi, có quan hệ mật thiết với lãnh đạo, quản lý của cơquan, đơn vị của cơ quan trong mọi hoạt động

Là một bộ phận trung gian thực hiện việc ghép nối các mối quan hệ trongquản lý điều hành cơ quan, đơn vị theo yêu cầu của người đứng đầu cơ quan(thủ trưởng)

Là một bộ phận thực hiện nhiệm vụ mang tính thường xuyên, liên tụctrong cơ quan, tổ chức

* Vai trò:

Văn phòng trong cơ quan, tổ chức, đơn vị có vai trò là trợ thủ giúp chothủ trưởng quản lý, điều hành mọi công việc trong cơ quan; là bộ phận tiếp nhậnthông tin, tổ chức quan hệ giao dịch với cấp trên, cấp dưới, với các cơ quan, đơn

vị khác Làm tốt công tác hành chính - văn phòng có ý nghĩa quyết định đối vớihiệu quả công việc của thủ trưởng cơ quan, đơn vị cũng như hiệu quả làm việccủa cán bộ, công chức và của toàn cơ quan, đơn vị, thể hiện trên những điểmsau:

Một là, giải phóng cho thủ trưởng tình trạng sự vụ không đáng có, tậptrung vào những công việc chính, quan trọng, chỉ đạo, điều hành công việc khoahọc hơn, hiệu quả hơn

Hai là, bảo đảm sự hoạt động đồng bộ, thông nhất, liên tục, sự phối hợpnhịp nhàng trong cơ quan, đơn vị

Ba là, đảm bảo cho hoạt động của toàn cơ quan, đơn vị tuân thủ pháp luật,

giữ vững kỷ luật, kỷ cương.

Bốn là, giữ được vai trò đầu mối trong quan hệ công tác với cấp trên, cấpdưới,với các cơ quan đơn vị khác và với nhân dân

Năm là, bảo đảm các điều kiện vật chất, hậu cần trong hoạt động hàngngày của cơ quan, đơn vị

Như vậy, với vị trí, vai trò như trên đây, các nhà quản trị, quản lý điềuhành đang ngày càng quan tâm đến việc xây dựng, củng cố văn phòng theohướng hiện đại hóa

1.3 Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng

Xuất phát từ quan niệm về văn phòng và công tác văn phòng, có thể thấyvăn phòng có những chức năng sau đây:

* Chức năng tham mưu, tổng hợp:

Tham mưu là hoạt động cần thiết cho công tác quản lý Người quản lýphải quán xuyến mọi đối tượng trong đơn vị và kết nối được các hoạt động của

họ một cách nhịp nhàng, khoa học Muốn vậy đòi hỏi người quản lý phải tinhthông nhiều lính vực, phải có mặt ở mọi lúc, mọi nơi, phải quyết định chính xáckịp thời mọi vấn đề Điều đó vượt quá khả năng hiện thực của các nhà quản lý

Do đó, đòi hỏi phải có một lực lượng trợ giúp các nhà quản lý trước hết là côngtác tham mưu tổng hợp

Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những quyếtđịnh tối ưu cho quá trình quản lý để đạt kết quả cao nhất chủ thể làm công táctham mưu trong cơ quan đơn vị có thể là cá nhân hay tập thể tồn tại độc lậptương đối với chủ thể quản lý Những ý kiến đó được tổng hợp, phân tích chọnlọc để đưa ra những kết luận chung nhất nhằm cung cấp cho lãnh đạo nhữngthông tin, phương án đúng nhất Hoạt động này rất cần thiết, hữu hiệu vì nó vừamang tính tham vấn, vừa mang tính chuyên sâu

Ngoài bộ phận tham mưu tại văn phòng còn có các bộ phận nghiệp vụ cụ

thể làm tham mưu cho lãnh đạo từng vấn đề mang tính chuyên sâu như côngnghệ, tiếp thị, tài chính, kế toán.

Cách thức tổ chức này cho phép tận dụng khả năng của các chuyên giá ởtừng lĩnh vực chuyên môn song cũng có lúc làm tản mạn nội dung tham mưu,gây khó khăn trong việc hình thành phương án điều hành tổng hợp Để khắcphục tình trạnh này, văn phòng là đầu mối tiếp nhận các phương án tham mưu từcác bộ phận chuyên môn, nghiệp vụ tập hợp thành hệ thống thống nhất trìnhhoặc đề xuất với lãnh đạo những phương án hành động tổng hợp trên cơ sở cácphương án riêng biệt của các bộ phận nghiệp vụ Như vậy văn phòng vừa là nơithực hiện công tác tham mưu vừa là nơi thu thập tiếp nhận, tổng hợp các thôngtin, tổng hợp các ý kiến của các bộ phận khác cung cấp cho lãnh đạo cơ quan,đơn vị Đây là hai công việc có quan hệ mật thiết với nhau, cùng nhằm một mụcđích là trợ giúp cho công tác điều hành quản lý cơ quan đạt hiệu quả cao nhất

* Chức năng trợ giúp, điều hành:

Văn phòng là đơn vị trực tiếp giúp cho việc điều hành quản lý của banlãnh đạo cơ quan, đơn vị thông qua các công việc cụ thể như: Xây dựng chươngtrình kế hoạch công tác quý, tháng, tuần, ngày và tổ chức triển khai thực hiệncác kế hoạch đó Văn phòng là nơi thực hiện các hoạt động lễ tân, tổ chức cáchội nghị, các chuyến đi công tác của lãnh đạo, tư vấn cho lãnh đạo về công tácsoạn thảo văn bản

* Chức năng hậu cần:

Hoạt động của các cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chấtnhư nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ văn phòng là bộ phận cung cấp, bốtrí, quản lý các phương tiện thiết bị dụng cụ đó để bảo đảm sử dụng có hiệu quả

Đó là chức năng hậu cần của văn phòng Quy mô và đặc điểm của các phươngtiện vật chất nêu trên sẽ phụ thuộc vào đặc điểm và quy mô hoạt động của các

cơ quan, đơn vị Chi phí thấp nhất với hiệu quả cao nhất là phương châm hoạtđộng của công tác văn phòng Tóm lại, văn phòng là đầu mối giúp việc cho lãnh

đạo thông qua ba chức năng quan trọng trên đây Các chức năng này vừa độclập, vừa hỗ trợ bổ sung cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan phảitồn tại văn phòng ở mỗi cơ quan, đơn vị.

Từ những chức năng trên, văn phòng sẽ được giao những nhiệm vụ cụthể Song tùy theo đặc điểm về lĩnh vực hoạt động, về quy mô của mỗi cơ quanđơn vị mà văn phòng sẽ được giao những nhiệm vụ khác nhau Các nhiệm vụ đóthường bao gồm:

- Xây dựng chương trình kế hoạch và tổ chức thực hiện chương trình kếhoạch công tác:

Nhiệm vụ quan trọng hàng đầu của văn phòng là xây dựng chương trình,

kế hoạch công tác hàng quý, tháng, tuần và thường xuyên theo dõi, đôn đốc việcthực hiện chương trình, kế hoạch công tác đó Đồng thời văn phòng phải trựctiếp xây dựng chương trình kế hoạch, lịch công tác của lãnh đạo, giúp lãnh đạotriển khai thực hiện

Mỗi cơ quan, đơn vị có nhiều kế hoạch do các bộ phận khác nhau xâydựng Song muốn đạt được mục tiêu chung của cơ quan thì các kế hoạch trênphải được kết nối thành hệ thống kế hoạch hoàn chỉnh ăn khớp và hỗ trợ nhau.Văn phòng là đơn vị tổng hợp kế hoạch tổng thể của cơ quan đơn vị và đôn đốccác bộ phận khác thực hiện Mặt khác văn phòng phải trực tiếp xây dựngchương trình kế hoạch công tác quý, tháng, tuần của ban lãnh đạo, giúp lãnh đạotriển khai thực hiện các kế hoạch đó

- Thu thập xử lý, cung cấp, quản lý thông tin:

Hoạt động của bất kỳ cơ quan đơn vị nào cũng cần phải có thông tin.Thông tin là căn cứ để lãnh đạo đưa ra quyết định kịp thời, chính xác Thông tinbao gồm nhiều loại và từ nhiều nguồn khác nhau Người lãnh đạo không thể tựthu thập xử lý tất cả mọi thông tin mà cần phải có bộ phận trợ giúp - đó chính làvăn phòng Văn phòng là “ cửa sổ” là “ bộ lọc” thông tin vì tất cả các thông tin

đến hay đi đều được thu thập, xử lý, chuyển phát tại văn phòng.

- Truyền đạt các quyết định quản lý của nhà lãnh đạo, theo dõi triển khaithực hiện

- Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ tài liệu theo các quy định banhành Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết các văn bản ở các bộ phận

- Tư vấn về văn bản cho thủ trưởng, trợ giúp thủ trưởng về kỹ thuật soạnthảo văn bản để bảo đảm các văn bản có nội dung đầy đủ, đúng thẩm quyền,đúng quy định của Nhà nước

- Tổ chức công tác tiếp đón khách, đối nội, đối ngoại của cơ quan, giữ vaitrò cầu nối liên hệ giữa cơ quan với cơ quan cấp trên, ngang cấp hay cấp dưới

- Chủ trì hoặc phối hợp với các đơn vị khác chuẩn bị tổ chức các cuộchọp, làm việc của lãnh đạo cơ quan, thực hiện việc ghi biên bản các cuộc họp

- Phối hợp với các đơn vị tổ chức chuyến đi công tác của lãnh đạo, bảođảm cho các chuyến đi đtạ kết quả cao nhất

- Bảo đảm cơ sở vật chất cho hoạt động của cơ quan như kinh phí hoạtđộng, các trang thiết bị, phương tiện làm việc Quy mô, yêu cầu cụ thể về cácđiều kiện vật chất này tùy thuộc vào đặc điểm, tình hình của từng cơ quan, đơn

vị Song văn phòng phải lập kế hoạch về nhu cầu, dự trù kinh phí, tỏ chức muasắm, trang bị, quản lý sử dụng các cơ sở vật chất đó để nâng cao hiệu quả củavăn phòng

- Xây dựng cơ cấu tổ chức của văn phòng hợp lý, năng động và hiệu quả,duy trì hoạt động thường xuyên, liên tục của văn phòng

Trên đây là những nhiệm vụ chủ yếu của văn phòng trong một cơ quan,đơn vị nói chung Tùy theo những điều kiện cụ thể về đặc điểm, tính chất hoạtđộng của từng cơ quan, đơn vị mà văn phòng có thể thêm, bớt một số nhiệm vụcho phù hợp

1.4 Các mô hình tổ chức và hoạt động của Văn phòng

1.4.1 Phân loại theo quy mô cơ quan

1.4.1.1 Mô hình văn phòng cơ quan, tổ chức có quy mô lớn

Đối với cơ quan, tổ chức có quy mô lớn sẽ có một văn phòng riêng chịutrách nhiệm về các công việc của ban lãnh đạo giao

Hình thức tổ chức này chính là việc hoạt động của hành chính vẫn diễn rabình thường với những bộ phận khác nhau, các công việc được thực hiện và đặttại địa điểm của các bộ phận chuyên môn đó, thế nhưng lại phải được đặt dướiquyền của nhà quản trị hành chính Theo hình thức này có thể hiểu đơn giảnchính là việc thực hiện phân chia quyền hạn nhất định cho những bộ phậnchuyên môn nhưng vẫn phải chịu sự quản lý và giám sát của cấp trên Hànhchính văn phòng được tập trung theo chức năng, đứng đầu hành chính là nhàquản trị hành chính tiếp đến là các bộ phận hành chính khác nhau thực hiện cácchức năng, nhiệm vụ của mình

1.4.1.2 Mô hình văn phòng cơ quan, tổ chức có quy mô vừa và nhỏ

Đối với cơ quan, tổ chức có quy mô vừa và nhỏ thì không có văn phòngriêng mà chỉ có một nhân viên hành chính văn phòng hoặc thư ký đảm nhận mọicông việc hành chính văn phòng của cơ quan, tổ chức đó Người này đảm nhậntất cả các công việc hành chính tổng quát lẫn chuyên ngành như: làm kế toán, sổlương, tiếp tân, đánh máy, trực điện thoại của cơ quan, tổ chức đó

+ Giảm tối đa số lượng phòng làm việc riêng, phòng kín Phòng làm việcriêng, phòng kín chỉ được sử dụng cho những bộ phận cần sự chuyên nghiệp, tỉ

mỉ, tập trung hoặc bảo mật cao như: kế toán, nhân sự, chăm sóc khách hàng, bánhàng, phòng họp,

+ Sử dụng tấm panel, vách ngăn lửng, vách kín Mặc dù cách thiết kế vănphòng mở khuyến khích sự thông thoáng, tuy nhiên vẫn cần ngăn cách khônggian của một số phòng ban hoặc vị trí ngồi của nhân viên Lúc này panel, váchngăn lửng, vách kính nên được đưa vào để thay thế các bức tường cao ngộtnhạt

+ Nhân viên dễ dàng nhìn thấy nhau, hình thức ngăn cách của văn phòng

mở đến từ các vách ngăn, panel, vách kính, nên nhân viên có thể nhìn thấynhau, biết đồng nghiệp đang làm gì và tiện trao đổi công việc với nhau dễ dànghơn

+ Không gian chung chiếm diện tích lớn, vì ít có không gian riêng tư nêntrong văn phòng mở hầu như toàn bộ không gian chung Ở đó các nhân viên cóthể cùng nhau làm việc và trao đổi thông tin khi cần thiết

- Văn phòng bố trí theo không gian mở mang đến khá nhiều lợi ích chodoanh nghiệp và nhân viên

+ Đối với doanh nghiệp:

Tiết kiệm chi phí, thời gian xây dựng: Do loại bỏ hoặc giảm tối đa sốlượng tường, vách ngăn, phòng riêng

Tiết kiệm chi phí nội thất, trang thiết bị: Do giảm bớt các phòng ban riêngbiệt, sử dụng không gian chung nên sẽ giảm số lượng thiết bị văn phòng

Tiết kiệm chi phí bảo dưỡng, vệ sinh: điều này cũng do giảm bớt số lượngthiết bị, nội thất

Dễ dàng tái cấu trúc: Văn phòng mở dễ điều chỉnh, dịch chuyển, nângcấp, mở rộng, tái cấu trúc, bố trí lại theo mục đích của doanh nghiệp Vì thế nênlinh hoạt, phù hợp với nhu cầu phát triển số lượng nhân sự

Dễ giám sát, quản lý nhân viên: Người lãnh đạo, quản lý có thể theo dõinhân viên về giờ giấc làm việc, thái độ làm việc, nghỉ, vắng mặt,

Tối ưu ánh sáng tự nhiên, không khí tự nhiên: Văn phòng mở giảm tối đakhông gian riêng, các góc chết, góc tối

+ Đối với nhân viên:

Các nhân viên dễ tương tác, trao đổi thông tin, nhận lời khuyên và tư vấncho nhau, nâng cao tinh thần tình cảm đồng nghiệp

Rút ngắn được thời gian, công sức di chuyển giữa các nhân viên, các bộphận khi cần trao đổi công việc Giảm bớt sự phân cấp vì sử dụng chung mộtkhông gian, nhân viên có thể dễ dàng trao đổi với quản lý

Thúc đẩy sự phát triển và sáng tạo

Cải thiện sức khỏe khi nhân viên được tiếp xúc nhiều hơn với ánh sáng tựnhiên, không khí tự nhiên nên tốt cho sức khỏe, tinh thần làm việc thoải mái

1.4.2.2 Mô hình văn phòng khép kín

- Văn phòng khép kín là hình thức văn phòng được thiết kế theo phongcách của truyền thống, được sở hữu và quản lý chỉ bởi một doanh nghiệp

- Văn phòng khép kín có một số đặc điểm sau:

+ Thuộc sở hữu hoặc quản lý của một doanh nghiệp độc lập, không chia

sẻ với doanh nghiệp khác

+ Có trụ sở, địa chỉ, thông tin liên hệ cụ thể, rõ ràng

+ Không gian được phân chia bằng bức tường, vách ngăn, phòng kín trênmột cùng một diện tích mặt bằng cố định

+ Nhân viên làm việc theo giờ giấc quy định, thường là giờ hành chính.+ Yếu tố hiện đại: trang thiết bị, nội thất, công nghệ, ít được sử dụng

- Mô hình văn phòng khép kín đem lại nhiều lợi ích, như:

Ổn định pháp lý: Nhờ có trụ sở riêng với địa chỉ và thông tin liên lạc cụthể nên các thủ tục đăng ký kinh doanh, các hợp đồng của doanh nghiệp sẽ thuậnlợi hơn về mặt pháp lý

Tăng sự tin tưởng của khách hàng, đối tác: Các hoạt động như hợp tác,bàn giao công việc, đều được thực hiện tại trụ sở văn phòng khiến khách hàngcảm thấy an tâm hơn Việc hợp tác cùng một doanh nghiệp có trụ sở riêng khiếnkhách hàng, đối tác cảm nhận được sự chuyên nghiệp, thêm tin tưởng, từ đógiúp doanh nghiệp nâng cao hình ảnh, tạo ấn tượng tốt với đối tác kinh doanh.

Tạo văn hóa riêng, thương hiệu riêng: Văn phòng truyền thống chỉ thuộcquản lý của một doanh nghiệp, do đó có thể bài trí, sắp xếp trang thiết bị theo sởthích cũng như nhu cầu sử dụng Văn phòng sẽ mang dấu ấn riêng của doanhnghiệp, khó lẫn lộn với các đơn vị khác

Không gian riêng tư và bảo mật: Văn phòng thuộc sở hữu của một doanhnghiệp một cách độc lập không phải chia sẻ với bất kỳ đơn vị khác, nên có thểbảo mật thông tin nội bộ tốt

Phân cấp nhân viên rõ ràng: Giữa nhân viên và quản lý có sự phân chia rõràng về phòng làm việc Quản lý và nhân viên thường ngồi chung khu vực vớinhau, nhân viên sử dụng chung phòng làm việc cũng có sự ngăn cách với nhaubởi vách ngăn Các nhân viên cấp cao thường có chỗ ngồi rộng hơn hoặc táchriêng so với các nhân viên khác

1.4.3.1 Mô hình văn phòng - trụ sở cơ quan (theo nghĩa rộng)

Theo nghĩa rộng: Văn phòng bao gồm toàn bộ bộ máy quản lý của đơn vị

từ cấp cao tới cấp cơ sở với các nhân sự làm quản trị cho hệ thống quản lý nóiriêng, cho toàn bộ cơ quan, tổ chức hay doanh nghiệp nói chung (gọi tắt là các

hợp trong từng thời điểm Tùy theo lĩnh vực hoạt động, đặc điểm cụ thể củatừng cơ quan mà cơ cấu tổ chức văn phòng sẽ khác nhau, tuy nhiên, các bộ phậnchủ yếu trong cơ cấu tổ chức văn phòng của một cơ quan thường bao gồm:

- Bộ phận hành chính văn thư: Có nhiệm vụ quản lý điều hành công táctiếp nhận, xử lý bảo quản, chuyển giao văn bản trong và ngoài cơ quan, tổ chứccông tác lễ tân, khánh tiết bảo mật, quản lý sử dụng có hiệu quả các trang thiết

bị kỹ thuật phục vụ cho hoạt động của văn thư

- Bộ phận tổng hợp: Gồm một số chuyên viên có trình độ có nhiệm vụnghiên cứu chủ trương đường lối chính sách của cấp trên, các lĩnh vực chuyênmôn có liên quan tư vấn cho thủ trưởng trong công tác lãnh đạo, điều hành hoạtđộng, theo dõi tổng hợp tình hình hoạt động của cơ quan để báo cáo kịp thời chothủ trưởng và đề xuất các phương án giải quyết

- Bộ phận quản trị: Cung cấp kịp thời đầy đủ các phương tiện, điều kiệnvật chất cho hoạt động của cơ quan, quản lý sửa chữa theo dõi sử dụng cácphương tiện vật chất đó nhằm sử dụng tiết kiệm có hiệu quả

- Bộ phận lưu trữ: Sưu tầm những tài liệu có liên quan đến hoạt động của

cơ quan, phân loại đánh giá, chỉnh lý tài liệu và thực hiện lưu trữ các tài liệutheo quy định của ngành và yêu cầu của cơ quan, tổ chức hướng dẫn công táclưu trữ, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cho các bộ phận của cơ quan

- Bộ phận tài vụ: (nếu cơ quan không có bộ phận chuyên trách) Dự trùkinh phí cho hoạt động của cơ quan, tổ chức thực hiện việc cấp phát và theo dõi

sử dụng kinh phí của các bộ phận trong cơ quan

- Bộ phận tổ chức nhân sự ( nếu cơ quan không có bộ phận chuyên trách):xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện các hoạt động như: tuyển dụng, bố trí sửdụng, đào tạo, bồi dưỡng lao động, theo dõi, đánh giá lao động, tổ chức công táckhen thưởng, kỹ luật, quản lý hồ sơ nhân dự

- Bộ phận bảo vệ: tổ chức công tác bảo vệ trật tự trị an cho hoạt động của

cơ quan, bảo vệ môi trường, cảnh quan của đơn vị, kiểm tra đôn đốc các bộ phận

chấp hành quy định về bảo vệ an ninh trật tự trong phạm vi cơ quan Phụ tráchvăn phòng là Chánh văn phòng Chánh văn phòng chịu trách nhiệm trước thủtrưởng cơ quan về điều hành và kết quả hoạt động của văn phòng Giúp việc chochánh văn phòng là phó văn phòng chịu trách nhiệm trước Chánh văn phòng vềnhững việc được phấn công và giải quyết một số công việc khi được sự ủynhiệm của Chánh văn phòng Mỗi bộ phận của văn phòng sẽ có một người phụtrách ( Trưởng phòng hoặc tổ trưởng) chịu trách nhiệm trước Chánh văn phòng

về điều hành và kết quả thực hiện các hoạt động của bộ phận đó

1.4.3.2 Mô hình văn phòng trực thuộc cơ quan (theo nghĩa hẹp)

Theo nghĩa hẹp: Văn phòng là bộ máy trợ giúp nhà quản trị những việctrong chức năng được giao, là bộ phận cấu thành của cơ quan, chịu sự điều hànhcủa nhà quản trị, chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần, đảm bảo các điều kiệnvật chất cho hoạt động của cơ quan

Văn phòng ở đây thực hiện chức năng giúp việc, tham mưu và giúp lãnhđạo thực hiện công tác tổ chức, cán bộ; công tác hành chính - tổng hợp, văn thư

- lưu trữ; công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật; công tác pháp chế theo quyđịnh hiện hành; công tác bảo vệ cơ sở vật chất và quản lý tài sản chung của cơquan; công tác báo cáo; hợp tác phát triển và các lĩnh vực tổng hợp khác Đứngđầu là Trưởng phòng, giúp việc cho Trưởng phòng là Phó phòng; các bộ phậnchịu sự quản lý của Trưởng phòng và Phó phòng thực hiện các chức năng vànhiệm vụ được giao

1.4.4.1 Mô hình văn phòng xanh

- Văn phòng xanh (Green office) được hiểu một cách đơn giản là kiểuvăn phòng được thiết kế “xanh hóa” bằng cách đưa thiên nhiên như: cây xanh,ánh sáng tự nhiên, gió, nước, đá vào trong văn phòng và sử dụng các thiết bị,vật liệu tiết kiệm năng lượng, thân thiện với môi trường

- Văn phòng xanh đem đến cho nhân viên văn phòng môi trường làm việc

thoải mái nhất, ghi dấu với mỗi cá nhân bởi những đặc điểm sau:

+ Xu hướng lựa chọn hệ thống kính cách nhiệt nhằm đảm bảo đón đượcánh sáng tự nhiên, đồng thời không làm mất nhiệt trong văn phòng

+ Bố trí hệ thống cây xanh được đưa vào trong văn phòng một cách tinh

tế, đặt ở những vị trí như khu vực cửa sổ, cửa ra vào hay sử dụng hệ thống dâyleo phủ kín các bức tường

+ Nhân viên ứng dụng văn hóa xanh: hạn chế rác thải, đi nhẹ, nói khẽ,trao đổi một cách văn minh, tiết kiệm nước, tiết kiệm diện

+ Chú trọng sử dụng các thiết bị được sản xuất từ những vật liệu an toàn

và thân thiện với môi trường có khả năng tái chế

- Văn phòng xanh mang đến những lợi ích lớn cho doanh nghiệp:

Về mặt kinh tế: Vấn đề tối ưu kinh tế cho doanh nghiệp như hạn chế mứcthấp nhất chi phí vận hành, tăng doanh thu, tăng độ nhận diện, đều có thể giảiquyết, đáp ứng được với mô hình văn phòng xanh Ngoài ra, mô hình văn phòngxanh còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí vận hành; tăng năng suất côngviệc của nhân viên, góp phần vào sự tăng trưởng của công ty; tăng giá trị thươnghiệu công ty trong mắt đối tác, khách hàng; bảo vệ nội thất, trang thiết bị của tòanhà

Về con người: Với thiết kế tối ưu, văn phòng xanh tập trung vào việc đemđến cho con người các yếu tố sức khỏe, sự thoải mái, thư giãn tuyệt đối Từ đómỗi cá nhân cảm thấy hạnh phúc, vui vẻ khi được làm việc trong môi trườngnhiều cây xanh thông thoáng, mát mẻ Đặc biệt tăng sự sáng tạo, làm việc trongvăn phòng xanh sẽ đem đến cho nhân viên sự thoải mái, khơi gợi sáng tạo vớinhững ý tưởng hay, tăng sự tập trung do giảm tiếng ồn

Về môi trường: mô hình văn phòng xanh bền vững không chỉ đem lại giátrị con người mà còn hướng đến việc bảo vệ môi trường sống, góp phần xóa mờdấu chân sinh thái hay hiệu ứng nhà kính, cải thiện môi trường

1.4.4.2 Mô hình văn phòng ảo

- Văn phòng ảo (Virtual office) là một loại hình thức dịch vụ cho thuêvăn phòng dùng để làm văn phòng đại diện - giao dịch hay một địa chỉ để đăng

ký kinh doanh, mà trong đó mọi thông tin giao dịch đều được chuyển hướng vềvăn phòng thực tế (tức là cho thuê địa chỉ văn phòng)

- Văn phòng ảo có những đặc điểm riêng biệt sau:

+ Nhân viên không nhất thiết phải đến làm việc tại văn phòng, họ có thểlàm việc ở bất cứ nơi nào, miễn đảm bảo được công việc được bàn giao Điềunày giúp các công ty có thể tiết kiệm chi phí đầu tư nội thất, trang thiết bị máymóc

+ Cung cấp cho các doanh nghiệp mới, doanh nghiệp nhỏ có nguồn chiphí hạn hẹp nhưng vẫn mong muốn có một văn phòng đại diện lịch sự để xâydựng hình ảnh của công ty

+ Nhân viên tập trung làm những công việc quan trọng đúng chuyên môn.Các công việc khác như: lễ tân, tiếp đoàn khách hàng, kê khai thuế thu nhập.đều có thể sử dụng dịch vụ từ chủ đầu tư

+ Mô hình văn phòng ảo là hợp pháp, được quy định rõ trong Điều 43.Luật doanh nghiệp Việt Nam năm 2014

- Văn phòng ảo mang lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích khác biệt như:Tiết kiệm được công sức, thời gian và chi phí: Doanh nghiệp sẽ không tốnquá nhiều chi phí cho một văn phòng thông thường, các khoản như thuê nhânviên lễ tân, chi phí máy móc, chi phí vận chuyển, thiết kế mà doanh nghiệp vẫn

có một văn phòng hoàn hảo trong mắt khách hàng

Với việc thuê văn phòng ảo, chủ doanh nghiệp có thể làm việc tự do tạinhà, quán cà phê hay một văn phòng khác ở ngoại ô với giá thuê rẻ hơn trongtrung tâm Như vậy sẽ tiết kiệm được thời gian, công sức và tập trung vào côngviệc chính của công ty hơn

Khi thuê một văn phòng ảo, chủ doanh nghiệp sẽ có một văn phòng tạitrung tâm thành phố đông đúc, náo nhiệt Doanh nghiệp có thể dùng địa chỉ này

khi giao dịch, trao đổi với khách hàng tạo được sự tin tưởng, uy tín cao phục vụcho việc ký kết hợp đồng thành công.

Hệ thống thông tin liên lạc hiện đại được trang bị giúp doanh nghiệp cóthể kết nối với khách hàng mọi lúc mọi nơi, nhận và chuyển tiếp các loại thư từ,fax, điện thoại một cách chính xác, nhanh chóng và linh hoạt với khách hàng

Tối ưu hóa lợi nhuận cho doanh nghiệp Doanh nghiệp không phải lo chiphí quá cao cho việc thuê văn phòng, thuê lễ tân, trang trí văn phòng, doanhnghiệp có thể tập trung toàn lực tài chính vào công việc kinh doanh, phát triểncủa công ty giúp công ty đạt được lợi nhuận cao

Văn phòng ảo có thể cho phép các công ty linh hoạt mở rộng thị trường ởmọi miền đất nước với mức chi phí thấp

1.4.4.3 Mô hình văn phòng chia sẻ (Coworking space)

- Văn phòng chia sẻ (Coworking space) là mô hình văn phòng được hìnhthành với hai yếu tố chính là cộng đồng và tiện ích, là một phòng trong đó tiềnthuê sẽ chia đều trên đầu người Nơi đây cho phép nhiều công ty, tổ chức cùng

sở hữu chung một văn phòng làm việc

Mọi người trong cùng văn phòng sẽ chia sẻ không gian, tiện ích, tuy ngồichung một văn phòng nhưng sẽ tự làm những công việc riêng của công ty, tổchức mình

- Mô hình văn phòng chia sẻ mang đến một căn phòng tiện nghi vớinhững đặc điểm nổi bật như:

+ Đối tượng mục tiêu là các công ty nhỏ khoảng 3 đến 5 người Bên cạnh

đó, các freelancer hay các công ty start up không có thể lựa chọn văn phòng chia

sẻ làm trụ sở hoạt động

+ Chi phí mà chủ đầu tư sẽ thu không dựa vào diện tích thuê mặt bằng vàdựa vào gói dịch vụ mà công ty sử dụng Một gói dịch vụ nổi bật có thể kể đếnlà: phòng riêng, ghế ngồi cố định theo tháng hay thậm chí là combo theo ngày(có thể từ 5 đến 7 ngày)

+ Các doanh nghiệp, công ty cá nhân sẽ sử dụng chung một số các tiện íchnhư: máy in, máy photocopy, nhà bếp, khu vực nghỉ trưa

+ Tính kết nối cộng đồng tại văn phòng chia sẻ được đẩy lên mức cao hơn

so với các mô hình khác Tại đây nhiều đơn vị sử dụng chung mặt bằng, do đó

họ sẽ thường xuyên trao đổi, liên lạc cùng nhau, tính liên kết giữa mỗi cá nhâncũng vì vậy mà nâng lên cao rõ rệt

- Văn phòng chia sẻ mang lại rất nhiều lợi ích mà các doanh nghiệp vừa

và nhỏ có thể tận dụng được Tùy vào vị trí và cơ sở cung cấp dịch vụ chia sẻvăn phòng mà các công ty, tổ chức có sẽ sở hữu

Có địa chỉ tốt để đăng ký kinh doanh, khai báo thuế, tiếp nhận thư tín vàcung cấp cho khách hàng trên các tài liệu marketing (namecard, brochure,ílyer ), rất nhiều khách hàng tiềm năng sử dụng và đánh giá một công ty dịch

vụ dựa trên địa chỉ văn phòng

Tiết kiệm thời gian và chi phí thuê, mua trang thiết bị văn phòng: thay vìphải lo lắng về việc xây dựng một văn phòng truyền thống với những thiết bịvăn phòng nào, chủ doanh nghiệp chỉ cần tìm đến các công ty cung cấp dịch vụvăn phòng chia sẻ và ký hợp đồng Tất cả mọi trang thiết bị đều có sẵn, chấtlượng cao (máy in, photocopy, camera, wi-fi.)

Đội ngũ tiếp tân chuyên nghiệp sẵn có, là bộ mặt của doanh nghiệp đểtrực tiếp liên hệ khách hàng

* Tiểu kết chương 1:

Trong Chương 1 tôi đã trình bày một số vấn đề lý luận về mô hình tổ chức

và hoạt động của văn phòng Những lý luận trên giúp tôi có sơ sở để áp dụngtìm hiểu thực tiễn trong Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS một cách dễ dànghơn Sang Chương 2 tôi sẽ khái quát về Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS vàtrình bày cụ thể hơn về thực trạng xây dựng mô hình tổ chức và hoạt động tạicông ty này.

Chương 2 GIỚI THIỆU CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ SAVIS VÀ THỰC TRẠNG MÔ HÌNH TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÕNG

TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ SAVIS 2.1 Khái quát về Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS

* Tên gọi: CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ SAVIS

- Tên giao dịch quốc tế: SAVIS TECHNOLOGY GROUP

- Tên viết tắt: SAVIS GROUP

* Trụ sở chính: Tầng 9, tòa nhà Việt Á, số 9 phố Duy Tân, phường DịchVọng Hậu, quận Cầu Giấy, TP Hà Nội

Văn phòng đại diện: Tầng 2, toà nhà WinHome, số 25 đường Đào DuyAnh, phường 9, quận Phú Nhuận, Tp Hồ Chí Minh

- Website: https://savis.vn/

- Điện thoại: 024 3782 2345

Năm 2011: SAVIS lần đầu tái cấu trúc và thực hiện cổ phần hóa Công ty

đã thành lập Trung tâm phần mềm, Trung tâm công nghệ và Trung tâm nghiêncứu phát triển R & D, định hướng trở thành doanh nghiệp đứng đầu trong lĩnhvực Công nghệ thông tin

Năm 2012: SAVIS trở thành đối tác cao cấp của hàng loạt các Công tycông nghệ hàng đầu trên thế giới với vai trò là nhà tích hợp, đối tác triển khai,phát triển dịch vụ và hỗ trợ kỹ thuật cao cấp

Năm 2014: SAVIS ký kết thỏa thuận trở thành đối tác thương mại của 2tập đoàn truyền hình: Frogbywyplay và Wtvision Đây là bước đi chiến lược củaSAVIS với mục tiêu từng bước tiếp cận và phát triển mảng dịch vụ truyền hình

số tại thị trường Việt Nam

Năm 2015: SAVIS cán mốc doanh thu 130 tỷ đồng cho các lĩnh vực phầnmềm, tích hợp hệ thống và dịch vụ.

Năm 2016: SAVIS lọt vào danh sách 50 doanh nghiệp Công nghệ thôngtin hàng đầu Việt Nam, do Hiệp hội Phần mềm và Dịch vụ Công nghệ thông tinViệt Nam (VINASA) bình chọn

Năm 2017: SAVIS tự hào là một trong 6 đơn vị duy nhất tại Việt Namđược Bộ Thông tin và Truyền thông cấp Giấy phép kinh doanh sản phẩm vàdịch vụ an toàn thông tin

Năm 2019: SAVIS trở thành đơn vị thứ 10 được cấp giấy phép Cung cấpdịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng tại Việt Nam

Từ một doanh nghiệp non trẻ, với quy mô khiêm tốn, nhưng nhờ những

nỗ lực không ngừng nghỉ, sau 15 năm, SAVIS đã phát triển thành một doanhnghiệp công nghệ uy tín, nhà cung cấp hệ thống giải pháp chuyển đổi số hàngđầu Việt Nam với đội ngũ gần 200 nhân sự, trụ sở chính tại Hà Nội rộng hơn1000m2 và một chi nhánh tại thành phố Hồ Chí Minh SAVIS đã phát triểnmạng lưới hơn 200 đối tác trên toàn cầu, thực hiện những dự án trọng điểm chohơn 300 khách hàng trong nước và quốc tế

Đội ngũ Ban lãnh đạo Công ty SAVIS đều là những người có kinhnghiệm hơn 15 năm đã từng làm việc cho các Tập đoàn Công nghệ thông tinhàng đầu trong nước và quốc tế như Tập đoàn HP, tập đoàn FPT

SAVIS với hơn 10 năm kinh nghiệm quy tụ hàng trăm chuyên gia trongcác lĩnh vực tích hợp hệ thống, chuyên gia phần mềm ứng dụng từ các tập đoànCông nghệ thông tin lớn trong nước và thế giới; Chúng tôi chuyên cung cấp cácgiải pháp tích hợp hệ thống Công nghệ thông tin, giải pháp phần mềm ứng dụng,dịch vụ trong lĩnh vực Công nghệ thông tin cho nhiều khách hàng khối tài chínhngân hàng, viễn thông , chính phủ, y tế, giáo dục, truyền hình, và các doanhnghiệp khác

Trong suốt quá trình phát triển, Savis luôn chú trọng xây dựng đội ngũ,

tập trung đầu tư R&D nhiều lĩnh vực công nghệ, phát triển quan hệ với kháchhàng và các đối tác công nghệ hàng đầu trên thế giới; SAVIS tự hào khi là đốitác công nghệ hàng đầu của các hãng cung cấp giải pháp Công nghệ thông tinnhư: Cisco, IBM, Oracle, Microsoft, Symantec, Checkpoint, McAfee, Fortinet,

HP, Netapp, Hitachi, Fujitsu và nhiều nhà sản xuất cung cấp giải pháp trêncác lĩnh vực Chính phủ, Y tế, Truyền hình SAVIS cũng tự hào là đơn vị đầutiên tại Việt Nam gia nhập các tổ chức công nghệ hàng đầu trên thế giớiAMWA, FIMS trong lĩnh vực Truyền hình cùng các hãng sản xuất lớn nhưBBC, CNN, SONY, FOX, Dalet, Avid Công ty với tôn chỉ cung cấp giải pháp

và dịch vụ tốt nhất cho khách hàng, đem lại những giá trị cốt lõi và lợi ích tốtnhất mà khách hàng mong muốn

Với những nỗ lực không ngừng nghỉ trong lao động, sản xuất kinh doanh,SAVIS đã 3 lần được Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội trao tặng Bằng khencho những thành tích xuất sắc trong phong trào thi đua khối doanh nghiệp trênđịa bàn thành phố, 4 năm liên tiếp lọt TOP 50 doanh nghiệp Công nghệ thôngtin hàng đầu Việt Nam, 2 năm liên tiếp có sản phẩm đạt Giải thưởng Chuyển đổi

số Việt Nam và Danh hiệu Sao khuê danh giá

Giấy chứng nhận danh hiệu Sao Khuê 2019 của Savis

(Ảnh sưu tầm)

- Tầm nhìn: Trở thành công ty công nghệ uy tín hàng đầu trong khu vựcvới năng lực, kinh nghiệm, uy tín và chất lượng dịch vụ chuyên nghiệp đạt đẳngcấp quốc tế

- Sứ mệnh:

Xây dựng môi trường làm việc năng động chuyên nghiệp với cơ hội pháttriển cho từng cá nhân đồng hành với phát triển nguồn nhân lực trẻ, sáng tạo

Phát triển thịnh vượng, bền vững, nâng cao chất lượng cuộc sống vật chất

và tinh thần cho nhân viên

Sáng tạo những sản phẩm, dịch vụ hấp dẫn và đa dạng phục vụ cuộc sống,

‘.CHAP HÀNH'

GIẤY CHỨNG NHẬN

CERTIFICATE OF EXCELLENCE

Hệ thống Quân lý và Lập kế hoạch sản xuất tài nguyên truyền hình

số của Công ty cổ phần Công nghệ SAVIS

Ngùy / Date Oinnoiv ĐON V| TÔ CHỬC t OWGAIWZfcH-Hiệp họ Phần mềm va Dệch vụ CNTT Việt Nam

- Vưtínao? Sotwa'e antí 'ĩ Se/vtces AíóociđíKX' - 1'7.‘ÍA5A

cơ QUAN BAO TRO ' GOVFRIM*^NT SPONSOR

Bộ Thõng tin vã Trưjrèn thõng

Mnaỉry a> inlonnatton aotí Carmjntoilfotia - MIC

BAO TRƠ TRƯYỀh THỐNG • MEDM SPONSOR’S.\

-E» TH KỊ ttiuột »ổ VTC ỉ VTC

-Tap ch r*«c sống số ' Og«a> <ita Uagunr,»

■ Oa Tiếng ntìi v«t Nam f vov

Gao đi*n từ 7nL-<presa I

Bđo độn tử ICTNcaitCTNí-ns 3.-0 ơỗt> đAc Dctìr-hi njn«:p

- CWn rang Krh Vưv.- Cftng ngtir^^K:

công việc, học tập và giải trí.

Mang lại lợi ích tối đa cho cổ đông, đối tác, đồng thời đóng góp cho cộngđồng và xã hội

- Giá trị cốt lõi:

Có trách nhiệm với xã hội và cộng đồng

Coi trọng đạo đức nghề nghiệp và tài năng

Không ngừng thay đổi và sáng tạo theo nhịp công nghệ

Bản lĩnh kiên trì bên cạnh độ nhạy bén và mối quan hệ tốt

Mục tiêu: Trở thành công ty công nghệ uy tín hàng đầu trong khu vực vớinăng lực, kinh nghiệm, uy tín và chất lượng dịch vụ chuyên nghiệp đạt đẳng cấpquốc tế Với mục tiêu trở thành một thương hiệu quốc tế, Savis luôn tuân thủquy trình chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế Năm 2017, Savis được cấp chứngnhận ISO 9001:2015, đảm bảo sẽ kiểm soát ổn định chất lượng và tiến tới nângcao chất lượng sản phẩm và dịch vụ cung cấp

Slogan: “Chúng tôi đã làm những điều tuyệt vời trong quá khứ Hôm nay,

chúng tôi đang làm những điều tuyệt vời cho tương lai”.

Đối tượng khách hàng và lĩnh vực hoạt động:

- Khối chính phủ: Bộ Thông Tin và Truyền Thông, Bộ Kế hoạch và Đầu

tư, Bộ Y tế, Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Bộ Lao động - Thươngbinh và Xã hội, Bộ Tài nguyên và Môi trường, Bộ Công Thương, Bộ Nội vụ,

- Khối tài chính- ngân hàng: Ngân hàng Nhà nước Việt Nam, Ngân hàngNông nghiệp và Phát triển Nông thôn Việt Nam, Ngân hàng Đầu tư và Phát triểnViệt Nam, Ngân hàng Thương mại cổ phần Công thương Việt Nam, Ngân hàngBản Việt, Ngân hàng Tiên Phong

- Khối giáo dục: Trường Đại học Bách khoa Hà Nội, Học Viện CôngNghệ Bưu Chính Viễn Thông, Trường Đào tạo Cán bộ Lê Hồng Phong, TrườngĐại học Kinh doanh và Công nghệ Hà Nội,

- Khối doanh nghiệp: Tập đoàn Viễn thông Quân đội - Viettel, TổngCông ty Thăm dò Khai thác Dầu khí (PVEP), Tổng công ty Công nghiệp Ximăng Việt Nam, Tổng công ty lắp máy Việt Nam - LILAMA,

Chức năng, nhiệm vụ chung của SAVIS:

Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS là Công ty tích hợp hệ thống CNTT

và phát triển phần mềm hàng đầu Việt Nam Tham gia vào hoạt động sản xuấtkinh doanh, SAVIS cũng như các Công ty Cổ phần và tổ chức kinh tế khác đềuphải thực hiện các chức năng, nhiệm vụ đối với nền kinh tế quốc dân và xã hội

- Chức năng kinh tế:

• Đóng góp GDP cho quốc gia

• Kích thích các ngành sản xuất liên quan phát triển

• Kéo theo sự hình thành và phát triển nhiều ngành dịch vụ khác

• Góp phần giải quyết việc làm, tăng thu nhập cho người lao động

• Góp phần phát triển quy mô của ngành dịch vụ

- Chức năng xã hội:

• Đáp ứng nhu cầu vật chất, kỹ thuật, nền văn hóa cho xã hội

• Phục vụ cho cộng đồng, xã hội: cung cấp các sản phẩm, giải pháp vàdịch vụ công nghệ thông tin cho các khách hàng

• Tạo điều kiện thuận lợi, cũng là động lực cho sự phát triển của xã hội.Ngoài ra, SAVIS là đơn vị chuyên sâu trong lĩnh vực cảng biển, lưu trữ số

- lưu trữ điện tử, cung cấp các giải pháp, sản phẩm về bảo mật, xác thực điện tử;những sản phẩm, giải pháp và dịch vụ công nghệ nghiên cứu, ứng dụng và triểnkhai xu hướng mới như: Trí tuệ nhân tạo (AI), Internet vạn vật (IoT), Dữ liệulớn (Big data), Điện toán đám mây (Cloud) SAVIS có hơn 200 đối tác trên toàncầu là thành viên

2.1.6 Thông tin về mô hình quản trị, tổ chức kinh doanh và bộ máy quản lý tại công ty

- Mô hình quản trị, tổ chức kinh doanh: Giám đốc công ty điều hành trựctiếp mọi hoạt động sản xuất kinh doanh Các khối, các phòng nghiệp vụ căn cứvào chức năng, nhiệm vụ của mình để xây dựng mô hình quản trị nội bộ phùhợp trong từng thời điểm

- Cơ cấu bộ máy quản lý:

+ Ban giám đốc: 03 người, bao gồm:

Tổng giám đốc: ông Hoàng Nguyên Vân và 2 phó tổng giám đốc: ông TôVăn Hà và ông Vũ Quốc Huy

+ Khối nghiệp vụ: 04 khối, bao gồm:

• Khối kinh doanh

2.1.7 Khái quát về phòng Hành chính - Nhân sự tại Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS

Phòng Hành chính - nhân sự là phòng chức năng thuộc bộ máy quản lý,điều hành của Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS Văn phòng không chỉ mangtrọng trách tham mưu cho lãnh đạo về công tác nhân sự mà còn có trách nhiệmhoàn thành các nhiệm vụ lưu trữ, văn thư, công tác hành chính và quản lý tàisản cho công ty

• Cơ cấu tổ chức

Phòng Hành chính - nhân sự bao gồm: Trưởng phòng Hành chính - nhân

sự và 2 bộ phận:

+ Bộ phận Nhân sự

+ Bộ phận Hành chính, bao gồm các nhân viên hỗ trợ:

• Nhân viên lễ tân

• Nhân viên hành chính

• Nhân viên lái xe

• Nhân viên vệ sinh

2.2 Thực trạng mô hình tổ chức và hoạt động của văn phòng tại Công ty cổ phần Công nghệ SAVIS

2.2.1 Mô hình tổ chức và hoạt động của văn phòng tại Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS theo nghĩa rộng

2.2.1.1 Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS

Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty được áp dụng theo mô hìnhtrực tuyến - chức năng nhằm đáp ứng kịp thời thông tin, số liệu, cho phép cáccấp lãnh đạo ra quyết định và ngược lại, các mệnh lệnh sẽ được truyền đạt trựctiếp và kịp thời tới các tổ chức thực hiện Mỗi cơ quan chức năng chịu tráchnhiệm nghiên cứu một lĩnh vực chuyên môn nhất định giúp cho nhà quản lý cáccấp ban hành quyết định quản lý

* Bộ máy tổ chức và quản lý của Công ty được tổ chức thành các khối,

các phòng, ban phù hợp với hoạt động kinh doanh của Công ty, thể hiện qua

mô hình

- Ban giám đốc Công ty bao gồm:

Tổng giám đốc: Ông Hoàng Nguyên Vân - là người đứng đầu điều hànhcông việc kinh doanh hằng ngày của công ty, chịu trách nhiệm trước pháp luật

về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao Đồng thời là người tiếnhành xây dựng, lập kế hoạch, điều hành các chiến lược, mục tiêu phát triển củacông ty, điều hành phát triển kinh doanh, xây dựng các chính sách phát triển củacông ty, chịu trách nhiệm quản lý trực tiếp khối kinh doanh

+ Khối kinh doanh: Được chia làm 3 phòng: Phòng kinh doanh, phòng tưvấn, phòng quản lý dự án và thầu pháp chế.

• Phòng kinh doanh: Là bộ phận chịu trách nhiệm xây dựng chiến lượckinh doanh chung của công ty theo từng giai đoạn: Ngắn hạn, trung hạn và dàihạn Nghiên cứu thị trường, đối thủ cạnh tranh, đồng thời nghiên cứu, đề xuấtvới lãnh đạo các chiến lược kinh doanh

• Phòng tư vấn: Là bộ phận chịu trách nhiệm tư vấn, hỗ trợ các cơ quan,

tổ chức trong việc quản lý, khai thác và ứng dụng có hiệu quả cơ sở kỹ thuật hạtầng về Công nghệ thông tin Tư vấn, khảo sát, thẩm tra, thẩm định thiết kế các

dự án, tổ chức giám sát thi công các công trình thuộc lĩnh vực Công nghệ thôngtin cho các cơ quan, tổ chức Tổ chức quản lý thông tin khách hàng, quản lý cácsản phẩm dịch vụ và tham mưu tổ chức các hội thảo, hội nghị khách hàng liênquan đến các dịch vụ do công ty triển khai

• Phòng quản lý dự án và thầu pháp chế: Là phòng nghiệp vụ thực hiệnchức năng quản lý quá trình hoạt động của dự án, nghiên cứu tiếp cận và pháttriển các dự án đáp ứng yêu cầu của thị trường để thực hiện chiến lược sản xuấtkinh doanh của công ty Xây dựng và triển khai thực hiện kế hoạch tìm kiếm,khai thác các dự án Tổ chức khảo sát hiện trạng, lập, xem xét và trình duyệt dự

án Triển khai các thủ tục chuẩn bị thực hiện dự án Ngoài ra, bộ phận này cònchịu trách nhiệm lập hồ sơ và làm thủ tục tham gia đấu thầu lựa chọn chủ đầu tư

• Phòng công nghệ: Là bộ phận tham mưu và tổ chức, triển khai thựchiện quản lý toàn bộ hệ thống công nghệ thông tin thuộc công ty bao gồm: Hệ

thống ứng dụng Công nghệ thông tin phục vụ hoạt động nghiên cứu, đào tạo vàquản trị công ty Xây dựng định hướng, chiến lược và phát triển Công nghệthông tin để ứng dụng cho toàn bộ hoạt động của công ty trong từng giai đoạnphát triển.

+ Khối phần mềm: Được chia làm 2 phòng: Phòng triển khai và phát triểnphần mềm, phòng nghiệp vụ và kiểm thử

• Phòng triển khai và phát triển phần mềm: Là bộ phận trực tiếp sản xuất,thiết kế sản phẩm dựa trên sự đóng góp ý tưởng từ cấp trên và khảo sát nhu cầuthị trường Là bộ phận triển khai, cài đặt hệ thống phần mềm Hỗ trợ khách hàngtrực tiếp, tận nơi khi khách hàng gặp khó khăn trong việc vận hành phần mềm.Thực hiện các dịch vụ cho khách hàng như: Bàn giao hàng hóa sản phẩm, lắpđặt, cài đặt, tích hợp, hướng dẫn sử dụng, đào tạo tư vấn và hỗ trợ kỹ thuật

• Phòng nghiệp vụ và kiểm thử: Là bộ phận chịu trách nhiệm đảm bảochất lượng của một sản phẩm phần mềm trước khi phát hành đến khách hàng.Kiểm tra và kiểm soát chất lượng của sản phẩm cung cấp cho khách hàng, đảmbảo tính chính xác, tin cậy của sản phẩm

+ Khối BO (Back office): Được chia làm 3 phòng: Phòng hành chínhnhân sự, phòng Marketing, phòng tài chính - kế toán

• Phòng hành chính nhân sự: Là bộ phận kiểm tra, phỏng vấn, tuyểndụng nhân viên mới Là nơi chăm lo đời sống, cùng với người quản lý đưa raquyết định thăng tiến hay cắt giảm nhân viên Bên cạnh đó phòng hành chínhnhân sự đảm nhiệm công việc lưu trữ và quản lý thông tin của các nhân viên,mối quan hệ giữa các nhân viên trong công việc, thông tin về nhân sự trongcông ty

• Phòng Marketing: Là bộ phận thực hiện giới thiệu, quảng cáo các sảnphẩm, dịch vụ của công ty Quản lý, đăng bài trên trang web của công ty Lập hồ

sơ thị trường và dự báo doanh thu

• Phòng tài chính - kế toán: Là bộ phận quản lý các công việc liên quan

đến thu chi hàng tháng, quý, năm Ghi chép, cập nhật chính xác thông tin vàophần mềm quản lý kế toán các khoản như: Chi phí văn phòng, chi phí sản xuất,trả lương cho nhân viên, thuế dịch vụ, Lập báo cáo tài chính, báo cáo thuế, bảoquản, lưu trữ các chứng từ kế toán theo quy định Thực hiện thanh toán tiềnlương và các chế độ khác cho người lao động.

Hiện nay, SAVIS đã và đang khắc phục những hạn chế và luôn khôngngừng đổi mới, hoàn thiện mô hình tổ chức quản lý để nâng cao hiệu quả sảnxuất kinh doanh trong Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS Đây cũng là mộtnhiệm vụ của sự phát triển, là một nội dung quan trọng của đổi mới kinh tế xãhội hiện nay

• Mối quan hệ trong cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Công nghệSAVIS

- Mối quan hệ trong Ban lãnh đạo:

Ban lãnh đạo làm việc theo nguyên tắc một thủ trưởng, các Phó tổng giámđốc là những người trợ giúp Tổng giám đốc chỉ đạo thực hiện các công tác cụthể do Tổng giám đốc phân công hoặc ủy quyền Các Phó tổng giám đốc cóquyền quyết định và chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc về các vấn đề domình phụ trách khi có chủ trương của Tổng giám đốc Đối với những vấn đềmới phát sinh, chưa có chủ trương thì báo cáo Tổng giám đốc để bàn bạc cụ thểđảm bảo cho quyết định đưa ra chính xác

- Mối quan hệ giữa Ban giám đốc với các khối chức năng của công ty vàcác phòng ban:

Là quan hệ trực tiếp bằng mệnh lệnh, Ban giám đốc lãnh đạo và chỉ đạotrực tiếp đến khối phòng

Trợ giúp cho Ban giám đốc có các khối chức năng của công ty Ban giámđốc lãnh đạo và chỉ đạo trực tiếp các khối này hoạt động trong phạm vi quyềnhạn của mình để giúp Ban giám đốc quản lý điều hành các phòng ban sao cho cóhiệu quả