Luận văn hoạt động của văn phòng trong sản xuất và kinh doanh tại công ty TNHH jhcos vina

mục tiêu của mình.- Xây dựng chương trình, kế hoạch và tổ chức thực hiện chương trình kế hoạch; - Thu thập xử lý, cung cấp, quản lý thông tin; - Tư vấn văn bản cho Lãnh đạo; - Truyền đạt

BỘ NỘI VỤTRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG TRONG

SẢN XUẤT

VÀ KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH

JHCOS VINA, TỈNH BẮC NINH

Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

: 1605QTVD027 : 2016-2020 : 1605QTVD

HÀ NỘI - 2020

LỜI CẢM ƠN

Thực hiện đề tài khóa luận tốt nghiệp để hoàn thành mụctiêu ra trường, sau ba tháng cố gắng, miệt mài em đã hoàn thànhKhóa luận tốt nghiệp với đề tài “ Hoạt động của văn phòng trongsản xuất và kinh doanh tại công ty TNHH Jhcos ViNa”

Để hoàn thành nhiệm vụ được giao, ngoài sự nỗ lực họchỏi của bản thân còn có sự hướng dẫn tận tình của thầy cô, côchú, anh chị tại các doanh nghiệp

Em chân thành cảm ơn cô giáo - ThS Trương Thị MaiAnh, người đã hướng dẫn cho em trong suốt thời gian thực tập.Mặc dù cô bận đi nhiều việc nhưng không ngần ngại chỉ dẫn em,định hướng đi cho em, để em hoàn thành tốt nhiệm vụ Một lầnnữa em chân thành cảm ơn cô và chúc cô dồi dào sức khoẻ

Xin cảm ơn tất cả các bạn bè, thư viện, doanh nghiệp,công ty đã giúp đỡ, dìu dắt em trong suốt thời gian qua Tất cảcác mọi người đều nhiệt tình giúp đỡ, đặc biệt ở Công ty TNHHJhcos ViNa, mặc dù số lượng công việc của công ty ngày mộttăng lên nhưng công ty vẫn dành thời gian để hướng dẫn rấtnhiệt tình

Tuy nhiên vì kiến thức chuyên môn còn hạn chế và bảnthân còn thiếu nhiều kinh nghiệm thực tiễn nên nội dung củaKhóa luận không tránh khỏi những thiếu xót, em rất mong nhận

sự góp ý, chỉ bảo thêm của quý thầy cô cùng toàn thể cán bộ,công nhân viên tại các doanh nghiệp để đề tài này được hoànthiện hơn

Một lần nữa xin gửi đến thầy cô, bạn bè cùng các cô chú,anh chị tại các doanh nghiệp lời cảm ơn chân thành và tốt đẹpnhất!

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi và được sựhướng dẫn một cách khoa học của ThS Trương Thị Mai Anh Các nội dung nghiêncứu, kết quả trong đề tài này là trung thực và chưa công bố dưới bất kỳ hình thức nàotrước đây Các số liệu trong bảng biểu phục vụ cho việc phân tích, nhận xét , đánhgiá được chính tác giả thu thập từ các nguồn khác nhau đều trích dẫn đầy đủ nguồngốc

Nếu có bất kỳ sự gian lận nào tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về nội dungcủa khóa luận tốt nghiệp

Hà Nội, ngày tháng năm 2020

Sinh viên

HÀ THỊ LAN

BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN

LỜI CAM ĐOAN

BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT

3.1.1.1

3.1.1.2 Xây dựng môi trường làm việc tốt, góp phần phát huy khả năng sáng

và điều hành t chức đi đúng hướng và ngày càng phát triển Muốn thực hiện tốt chứcnăng, nhiệm vụ của mình thì khâu đầu tiên là phải t chức tốt công tác văn phòng bởiđây là một bộ phận t chức giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo cơ quan, là nơi t ng hợp,

xử lý, phân tích thông tin phục vụ cho việc ra quyết định quản lý, điều hành của lãnhđạo Quá trình hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp văn phòng luôn giữ một vị tríđặc biệt quan trọng Văn phòng có chức năng tham mưu, t ng hợp, giúp việc, quản trịhậu cần của một cơ quan t chức Xây dựng văn phòng mạnh là yếu tố rất quan trọnggiúp cho cơ quan, t chức, doanh nghiệp đ i mới phương thức lãnh đạo và lề lối làmviệc, nâng cao chất lượng của công tác lãnh đạo Chính vì vây, việc tăng cường xâydựng và t chức cải cách hoạt động văn phòng tại bất kỳ cơ quan, doanh nghiệp nàocũng phải được đặc biệt quan tâm Nếu văn phòng được t chức khoa học, trật tự, nềnếp thì việc quản lý và điều hành công việc của cơ quan, t chức sẽ thông suốt, chấtlượng, thúc đ y việc triển khai hiệu quả các nhiệm vụ chuyên môn của t chức và đơnvị

Để hỗ trợ cho hoạt động sản xuất và kinh doanh văn phòng còn có vai tròquan trọng trong việc xây dựng hệ thống nhận diện thương hiệu Văn phòng là mộttrung tâm dịch vụ hỗ trợ cho việc hoàn thành các chức năng, nhiệm vụ chính củadoanh nghiệp do các phòng, ban, bộ phận khác đảm nhiệm.Trung tâm tiếp nhận,truyền đạt thông tin, phối hợp các qui trình hoạt động của doanh nghiệp Cánh tayđắc lực của các cấp quản lý cấp cao hỗ trợ thực hiện chính sách quản lý, hỗ trợ độingũ cán bộ quản lý hoàn thành nhiệm vụ.Trung tâm hoạch định và kiểm soát các hoạtđộng đảm bảo thường nhật (chỉ tiêu, định mức, qui trình, ) Trung tâm cung cấp các

6

dịch vụ hỗ trợ cho các phòng, ban chức năng trong các hoạt động hoặc dự án chuyênbiệt.

Công ty TNHH Jhcos Vina hoạt động về lĩnh vực điện tử, đời sống công nghệhiện đại không thể nào thiếu thiết bị điện tử Các thiết bị này ph biến ở khắp các hộgia đình, trong các thiết bị giải trí,trong nhà máy sản xuất và có thể nói là tất cả mọinơi có con người Chính vì vậy ngành điện tử có nhu cầu nguồn nhân lực và số lượngmáy móc, thiết bị lớn để sản xuất trong tương lai Vậy nên, Văn phòng đẩy mạnh vớivai trò quảng bá thương hiệu, thực hiện các hoạt động về tiếp thị nhằm quảng báthương hiệu và các sản ph m của công ty trên thị trường Đ y mạnh công tác hậu cầntrong việc quán triệt công tác máy móc, tăng cường bảo quản, bảo trì, t chức xâydựng mua sắm trang thiết bị đáp ứng như cầu sản xuất Hỗ trợ các phòng ban chuyênmôn: phòng nhân sự trong quá trình quản lý và sắp xếp con người, phòng maketingtrong quá trình thu hút thị trường, phòng kinh doanh với các chiến lược quảng bá sản

ph m, phòng bán hàng Thực hiện tốt chính sách chất lượng đối với khách hàng đểduy trì và phát triển, phát huy mọi nguồn lực, đ y mạnh hoạt động đối nội và đốingoại, liên doanh, liên kết với các đối tác nước ngoài để tiếp cận thị trường quốc tếrộng lớn hơn

Bản thân tôi với vai trò của một sinh viên Khoa Quản trị văn phòng, trong quátrình làm đề tài tôi cảm nhận thấy hoạt động của văn phòng tại doanh nghiệp là mộthoạt động quan trọng, có thể nói rằng văn phòng chính là cơ quan đầu não của mọihoạt động, nó bao quát điều hành tất cả các công việc từ những công việc nhỏ nhặtđến những công việc lớn mang tầm quan trọng với doanh nghiệp

Xuất phát từ những lý do trên tôi quyết định chọn đề tài“ Hoạt động của văn

phòng trong sản xuất và kinh doanh tại công ty TNHH Jhcos ViNa, tỉnh Bắc Ninh” với mong muốn góp phần hoàn thiện, củng cố và nâng cao hiệu quả hoạt động

của văn phòng tại doanh nghiệp

2 M c iê n hiên c

- Hệ thống hóa cơ sở lý luận về hoạt động của t chức tại doanh nghiệp

- Phân tích hiệu quả hoạt động của văn phòng tại doanh nghiệp

- Tìm hiểu về thực trạng hoạt động của văn phòng đối với hoạt động sản xuất

7

- Phương pháp thu thập, t ng hợp tài liệu;

- Phương pháp khảo sát thực tế: tiến hành xem xét, quan sát thực tiễn các khíacạnh hoạt động tại tại công ty

- Phương pháp so sánh, đối chiếu;

8

việc của cơ quan.Từ việc khảo sát đánh giá có thể thấy được những ưu điểm vànhững hạn chế để có thể đưa ra các phương pháp mang tính hiệu quả.

7 K c của n v n

Đề tài nghiên cứu gồm 03 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về hoạt động của văn phòng trong sản xuất và kinh doanh tại công ty TNHH Jhcos ViNa

Chương 2: Thực trạng về hoạt động của văn phòng trong sản xuất và kinh doanh tại công ty TNHH Jhcos ViNa

Chương 3: Đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng trong sản xuất và kinh doanh tại công ty TNHH JhcosViNa

9

CHƯƠNG CƠ SỞ L LUẬN V HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÕNG TRONG SẢN XUẤT VÀ KINH DOANH

TẠI CÔNG TY TNHH JHCOS VINA 1.1 C ở n v h ộn của v n h n

Quá trình hoạt động của văn phòng tại doanh nghiệp luôn giữ một vị trí đặcbiệt quan trọng Văn phòng có chức năng tham mưu, tổ ng hợp, giúp việc, quản trịhậu cần của một cơ quan t chức Xây dựng văn phòng mạnh là yếu tố rất quan trọnggiúp cho cơ quan, t chức, doanh nghiệp đ i mới phương thức lãnh đạo và lề lối làmviệc, nâng cao chất lượng của công tác lãnh đạo Chính vì vây, việc tăng cường xâydựng và t chức cải cách hoạt động Văn phòng tại bất kỳ cơ quan, doanh nghiệp nàocũng phải được đặc biệt quan tâm

1.1.1 h i ni v văn phòng

Văn phòng được hiểu theo nhiều nghĩa:

- Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị là địa điểm mà hàng ngàycác cán bộ, công chức đến đó để thực thi công việc

- Văn phòng là bộ máy điều hành t ng hợp của cơ quan, đơn vị là nơi thu thập,cung cấp, xử lý, truyền đạt thông tin trợ giúp cho hoạt động quản lý, là nơichăm lo dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của cơquan, đơn vị [3, tr.6]

1.1.2 V tr , vai trò của văn phòng

1.1.2.1 V tr

Văn phòng được coi như cửa ngõ của doanh nghiệp bởi vì văn phòng luôn cómối quan hệ đối nội, đối ngoại thông qua hệ thống văn bản đi, đến và văn bản nội bộ.Đồng thời các hoạt động tham mưu, t ng hợp và hậu cần cũng có liên quan đếnphòng ban, đơn vị khác trong doanh nghiệp

Văn phòng là bộ phận gần gũi có mối quan hệ với Lãnh đạo trong mọi hoạtđộng của doanh nghiệp Bởi vì văn phòng có nhiệm vụ giúp đỡ Lãnh đạo trong việccung cấp thông tin điều hành cung cấp về kỹ thuật cho các nhà quản lý để điều hànhvăn phòng

Văn phòng là cơ thể trung gian phục vụ cho việc ghép nối mối quan hệ trong

quản lý và điều hành theo yêu cầu của người đứng doanh nghiệp Do doanh nghiệp

có trách nhiệm t chức giao tiếp đối nội, đối ngoại Văn phòng giữ vai trò cầu nối giữacấp trên và cấp dưới, cơ quan ngang cấp và cơ quan cấp dưới

Khác với bộ phận khác chỉ thu nhận và xử lý Văn phòng không những quản

lý và cung cấp thông tin cho Lãnh đạo mà còn cung cấp các điều kiện về vật chất,phương tiện kỹ thuật cho quá trình hoạt động nên văn phòng cũng phải gắn liền vớihoạt động của t chức

Với vị trí như trên văn phòng được coi là trung tâm kết nối quá trình quản lý,điều hành của các cấp các bộ phận trong doanh nghiệp

1.1.2.2 Vai trò của văn phòng

- Văn phòng là trung tâm thực hiện quá trình quản lý và điều hành của t chức vàdoanh nghiệp, bởi vì các quyết định của người đứng đầu đều phải thông quavăn phòng để chuyển giao đến các phòng ban, đơn vị khác Văn phòng cũngphải theo dõi, đôn đốc, nhắc nhở việc thực hiện các quyết định và sự chỉ đạocủa doanh nghiệp

- Văn phòng là nơi tiếp nhận tất cả mối quan hệ nhất là quan hệ với các t chứckhác, văn phòng được coi là c ng gác thông tin bởi vì thông tin đều phải điqua bộ phận văn phòng Từ những thông tin tiếp nhận được, văn phòng sẽphân loại theo những kiểu thích hợp để đề bạt hoặc lưu giữ;

- Văn phòng là bộ máy giúp việc cho Lãnh đạo;

- Văn phòng là trung tâm khâu nối các hoạt động t chức, điều hành;

- Văn phòng là cầu nối giữa chủ thể quản lý và đối tượng trong và ngoài doanhnghiệp;

- Văn phòng là nơi cung cấp các dịch vụ t ng hợp cho hoạt động của tất cả cácphòng ban nói chung và lãnh đạo nói riêng

1.1.3 Nhi v của văn phòng

Với mỗi loại cơ quan t chức hay doanh nghiệp thì văn phòng ở đó có nhữngđặc điểm riêng Từ đó hình thành hệ thống chức năng, nhiệm vụ tương ứng Tại bất

kỳ doanh nghiệp, t chức nào thì nhiệm vụ nào của văn phòng cũng nhằm hoàn thànhcác công việc mà Lãnh đạo giao cho, đảm bảo cho doanh nghiệp đạt được mục đích,

mục tiêu của mình.

- Xây dựng chương trình, kế hoạch và tổ chức thực hiện chương trình kế hoạch;

- Thu thập xử lý, cung cấp, quản lý thông tin;

- Tư vấn văn bản cho Lãnh đạo;

- Truyền đạt các quyết định quản lý của Lãnh đạo;

- Đảm bảo cơ sở vật chất cho hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp;

- Theo dõi và triển khai việc thực hiện các quyết định thực hiện công tác vănthư;

- T chức tiếp đón khách hàng;

- T chức, phối hợp với các đơn vị khác trong t chức cuộc họp;

- Xây dựng cơ cấu t chức của văn phòng hợp lý

1.1.4 h c năng của văn phòng

Văn phòng tại các cơ quan, đơn vị hay doanh nghiệp đóng vai trò hết sức tolớn có ảnh hưởng quyết định mọi hoạt động cuả doanh nghiệp Quan trọng hơn, vănphòng là nơi liên kết các mối liên hệ và tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lýdoanh nghiệp Bất cứ một doanh nghiệp hay tổ chức nào dù có qui mô lớn hay nhỏcũng đều có văn phòng là nơi đại diện cho doanh nghiệp đảm nhận công tác hoạtđộng doanh nghiệp Văn phòng có 3 chức năng cơ bản sau:

- Chức năng tham mưu, t ng hợp

Tham mưu là một hoạt động cần thiết cho công tác quản lý Người quản lýphải quán xuyến mọi đối tượng trong đơn vị và kết nối được các hoạt động của họmột cách nhịp nhàng, khoa học Muốn vậy đòi hỏi người quản lý phải tinh thôngnhiều lĩnh vực, phải có mặt ở mọi lúc, mọi nơi, phải quyết định chính xác kịp thờimọi vấn đề Điều đó vượt quá khả năng hiện thực của các nhà quản lý Do đó, đòihỏi phải có một lực lượng trợ giúp các nhà quản lý trước hết là công tác tham mưu t

ng hợp Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những quyết địnhtối ưu cho quá trình quản lý để đạt kết quả cao nhất Chủ thể làm công tác tham mưutrong cơ quan đơn vị có thể là cá nhân hay tập thể tồn tại độc lập tương đối với chủthể quản lý Trong thực tế, các cơ quan, đơn vị thường đặt bộ phận tham mưu tại vănphòng để giúp cho công tác này được thuận lợi, để có ý kiến tham mưu, văn phòng

phải t ng hợp các thông tin bên trong và bên ngoài, phân tích, quản lý sử dụng cácthông tin đó theo những nguyên tắc trình tự nhất định.

Ngoài công việc tham mưu, tại văn phòng còn có các bộ phận nghiệp vụ cụthể làm tham mưu cho Lãnh đạo từng vấn đề mang tính chuyên sâu như công nghệ

Cách thức tổ chức này cho phép tận dụng khả năng của các chuyên gia ở từnglĩnh vực, chuyên môn, song cũng có lúc làm tản mạn nội dung tham mưu, gây khókhăn trong việc hình thành phương án điều hành tổ ng hợp Để khắc phục tình trạnhnày, văn phòng là đầu mối tiếp nhận các phương án tham mưu từ các bộ phận chuyênmôn, nghiệp vụ tập hợp thành hệ thống thống nhất trình hoặc đề xuất với Lãnh đạonhững phương án hành động tổng hợp trên cơ sở các phương án riêng biệt của các bộphận nghiệp vụ Như vậy văn phòng vừa là nơi thực hiện công tác tham mưu vừa lànơi thu thập tiếp nhận, tổng hợp các ý kiến của các bộ phận khác cung cấp cho Lãnhđạo cơ quan, đơn vị

- Chức năng t chức và điều hành

Văn phòng là đơn vị trực tiếp giúp cho việc điều hành quản lý của ban lãnhđạo cơ quan đơn vị thông qua các công việc cụ thể như: Xây dựng chương trình kếhoạch công tác quý, tháng, tuần, ngày và tổ chức triển khai thực hiện các kế hoạch

đó Văn phòng là nơi thực hiện các hoạt động lễ tân, tổ chức các hội nghị, các chuyến

đi công tác, tư vấn cho lãnh đạo về công tác soạn thảo văn bản

1.1.5 Nguy n tắc hoạt động của văn phòng

Bất kỳ tại một cơ quan hay doanh nghiệp nào Muốn cho t chức của mình hoạtđộng một cách hiệu quả thì cần phải tuân theo các nguyên tắc nhất định Cũng tương

tự như vậy các đơn vị, phòng ban khi làm việc cũng dựa trên các nguyên tắc trong đóvăn phòng cũng không ngoại lệ, văn phòng dựa trên các nguyên tắc cụ thể như sau:gồm 2 nguyên tắc chính

1.1.5.1 Nguy n tắc hành ch nh

Văn phòng là bộ máy làm việc t ng hợp và trực tiếp của cơ quan, doanhnghiệp chức năng phục vụ và điều hành cho lãnh đạo cơ quan Văn phòng quản lý,điều hành công tác tiếp nhận, xử lý, bảo quản và chuyển giao văn bản trong và ngoài

cơ quan doanh nghiệp T chức các lễ tân, khánh tiết Quản lý và sử dụng có hiệu quảcác trang thiết bị kỹ thuật Bộ phận t ng hợp các lĩnh vực liên quan, dựa trên nguyêntắc hành chính văn phòng là người chịu trách nhiệm trong việc thực hiện tuần tự mộtcách chặt chẽ để hoạt động sản xuất và kinh doanh diễn ra bình thường

1.1.5.2 Nguy n tắc quan h phối hợp

Tại doanh nghiệp được chia ra thành nhiều các bộ phận khác nhau và đảmnhiệm những nhiệm vụ thuộc về chuyên môn của bộ phận Nhưng giữa các bộ phậnnày có sự giàng buộc và liên kết với nhau thông qua việc thực hiện chủ trương chínhsách đường lối chung của doanh nghiệp Qua đó các bộ phận sẽ xây dựng chươngtrình, kế hoạch và lịch làm việc Văn phòng sẽ theo dõi, đôn đốc và kiểm tra các đơn

vị thực hiện kế hoạch, t chức điều hành các hoạt động của các bộ phận Sau đó lên kếhoạch thực hiện chức năng tham mưu rồi t ng hợp sẽ sắp xếp và phân chia lịch trìnhcủa từng bộ phận Đồng thời văn phòng hỗ trợ các bộ phận gặp khó khăn trong giảiquyết các công việc

Như vậy, văn phòng tại doanh nghiệp còn có vai trò quan trọng trong việc xâydựng hệ thống các nguyên tắc hoạt động của cơ quan Vai trò là một trung tâm dịch

vụ hỗ trợ cho việc hoàn thành các chức năng chính của doanh nghiệp do các phòng,ban, bộ phận khác đảm nhiệm.Trung tâm tiếp nhận, truyền đạt thông tin, phối hợpcác qui trình hoạt động của doanh nghiệp Cánh tay đặc lực của các cấp quản lý cấpcao hỗ trợ thực hiện chính sách quản lý, hỗ trợ đội ngũ cán bộ quản lý hoàn thành

nhiệm vụ.Trung tâm hoạch định và kiểm soát các hoạt động đảm bảo thường nhật.Trung tâm cung cấp các dịch vụ hỗ trợ cho các phòng, ban chức năng trong các hoạtđộng hoặc dự án chuyên biệt v.v

1.2 C ở n v h ộn n v inh d anh

Hoạt động sản xuất và kinh doanh là việc thực hiện một số hoặc thực hiện tất

cả các công đoạn của quá trình từ đầu tư sản xuất đến tiêu thụ hoặc thực hiện dịch vụtrên thị trường nhằm mục đích sinh lời Các doanh nghiệp quan tâm nhất chính là vấn

đề hiệu quả sản xuất Sản xuất kinh doanh có hiệu quả giúp cho doanh nghiệp tồn tại

và phát triển Hiểu theo mục đích cuối cùng thì hiệu quả kinh doanh đồng nghĩa vớiphạm trù lợi nhuận, là hiệu số giữa kết quả thu về với chi phí bỏ ra để đạt được kếtquả đó Hoạt động sản xuất kinh doanh cao hay thấp phụ thuộc vào trình độ t chứcsản xuất và qủa lý của mỗi doanh nghiệp

Đối với các doanh nghiệp để đạt được mục tiêu sản xuất kinh doanh cần phảitrú trọng đến điều kiên nội tại, phát huy năng lực hiệu quả của các yếu tố sản xuất vàtiết kiệm mọi chi phí yêu cầu của việc nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh là phải

sử dụng các yếu tố đầu vào hợp lý nhằm đạt được kết quả tối đa và chi phí tối thiểu

1.2.1 h i ni

1.2.1.1 h i ni v sản uất

Sản xuất là một quá trình là sự kết hợp của các loại nguyên liệu đầu vào vậtchất và phi vật chất (kế hoạch)khác nhau để nhằm tạo ra thứ gì đó cho tiêu dùng (sảnphẩm) Đó là hoạt động tạo ra sản phẩm, hàng hóa hay dịch vụ, có giá trị sử dụng vàmang lại ích lợi cho người sử dụng [1, tr.11]

1.2.1.2 h i ni v kinh doanh

Kinh doanh là phương thức hoạt động kinh tế trong điều kiện tồn tại nền kinh

tế hàng hoá, gồm tổng thể những phương pháp, hình thức và phương tiện mà chủ thểkinh tế sử dụng để thực hiện các hoạt động kinh tế của mình (bao gồm quá trình đầu

tư, sản xuất, vận tải, thương mại, dịch vụ ) trên cơ sở vận dụng quy luật giá trị cùngvới các quy luật khác, nhằm đạt mục tiêu vốn sinh lời cao nhất [2, tr.8]

1.2.1.3 Nội dung của hoạt động sản xuất kinh doanh

Nội dung chủ yếu của hoạt động sản xuất kinh doanh bao gồm một loạt các

hoạt động phục vụ cho hoạt động kinh doanh như nghiên cứu nhu cầu thị trường, tổchức các hoạt động nghiệp vụ, huy động nguồn lực phục vụ cho kinh doanh và quản

lý các yếu tố về vốn, chi phí Qua các nội dung của hoạt động văn phòng sẽ trực tiếpđảm nhận vai trò hỗ trợ như sau:

- Nghiên cứu thị trường

Trong quá trình sản xuất và kinh doanh thị trường là một yếu tố quan trọng,trong quá trình thúc đ y về mặt hàng Để tìm kiếm các thị trường phù hợp với doanhnghiệp về cung ứng các sản ph m, mặt hàng chủ lực thì hoạt động của văn phòng làrất quan trọng Văn phòng sẽ phát huy vai trò cửa ngõ, thực hiện hoạt động đối nội,đối ngoại để tiếp nhận các thông tin nhanh chóng từ nhiều nguồn khác nhau Vănphòng sẽ t ng hợp các nguồn thông tin đó để báo cáo lên Lãnh đạo cơ quan để kịpthời nắm bắt tình hình và đưa ra các quyết định hợp lý Từ đó doanh nghiệp sẽ nắm

rõ cần những yếu tố gì để tìm được thị trường phù hợp Góp phần cho lương hànghóa có thể lưu thông một cách dễ dàng

Huy động và sử dụng hợp lý các nguồn đưa vào kinh doanh Văn phòng sẽ tchức cuộc họp nội bộ trong doanh nghiệp với những bộ phận có liên quan để kiểmtra, giám sát tình hình thực hiện của các bộ phận Từ đó văn phòng tham mưu vàhoạch định các chính sách hỗ trợ trực tiếp cho việc bán hàng và hỗ trợ dịch vụ cầnthiết Thông qua quá trình bán hàng văn phòng sẽ t chức truyền thông bằng cách hỗtrợ quảng các, logo, tạo hình, băng rôn, banner và hỗ trợ hoạt động maketing

- Huy động nguồn lực

Đảm bảo tương quan giữa các bộ phận có sự liên kết với nhau, để quá trìnhgiải quyết công việc được nhanh chóng và tinh gọn nhất Bộ phận văn phòng sẽ sắpxếp các đơn vị phòng ban nào, bộ phận nào nằm gần nhau để tiện cho việc trao đ i hỗtrợ nhau Văn phòng sẽ thực hiện việc bố trí các phòng có mối quan hệ mật thiết thìnằm cạnh nhau: Bộ phận điều hành, kinh doanh, sẽ được bố trí nằm gần nhau bởi hai

bộ phận này sẽ trực tiếp thực hiện quá trình chỉ đạo của doanh nghiệp Bộ phận kếtoán, tài chính nằm cạnh nhau sẽ bởi hai phòng này liên quan đến tiền và vốn củadoanh nghiệp Văn phòng sẽ bố trí nằm giữa các bộ phận này để nắm bắt và thâu tómtình hình và trực tiếp t ng kết báo cáo với Lãnh đạo

- Vốn kinh doanh

Vốn kinh doanh đóng vai trò quan trọng đối với sự ra đời, hoạt động kinhdoanh của doanh nghiệp, qua vốn kinh doanh cho phép biết được tiềm lực của doanhnghiệp, vốn kinh doanh quyết định quy mô kinh doanh, mặt hàng kinh doanh

Để có đủ nguồn vốn cho doanh nghiệp hoạt động bình thường Văn phòngđóng vai trò là một người thư ký, cùng lãnh đạo đàm phán tìm đối tác, ký kết hợpđồng, hợp tác làm việc lâu dài với doanh nghiệp Để thực hiện được điều đó, bộ phậnvăn phòng phải là người nắm bắt các thông tin của bu i đàm phán, chế độ hoạt ngôn

và nắm bắt được tâm lý của đối tác để đưa ra được những tình huống xử lý kịp thời

Bộ phận văn phòng là người nắm rõ điều này và thực hiện một cách chuyên nghiệp,Lãnh đạo cơ quan rất yên tâm khi giao phó cho bộ phận văn phòng

1.2.2 ản chất của hoạt động sản uất và kinh doanh

Bản chất của hoạt động sản xuất và kinh doanh là mối quan hệ so sánh giữakết quả đạt được và chi phí bỏ ra để sử dụng các yếu tố đầu vào và có tính đến cácmục tiêu của doanh nghiệp Để thực hiện được mục tiêu chung của doanh nghiệpkhông chỉ bộ phận văn phòng mà tất cả các bộ phận đều phải chung tay góp sức

Do đó để tính được hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp ta phảitính kết quả đạt được và chi phí bỏ ra Nếu xét mối quan hệ giữa kết quả và hiệu quảthì kết quả nó là cơ sở và tính hiệu quả sản xuất kinh doanh, mục tiêu cuối cùng làhướng tới lợi nhuận Văn phòng sẽ là bộ phận hỗ trợ tất cả các khâu trong quá trìnhsản xuất và kinh doanh, từ việc sắp xếp t chức các cuộc hội họp, đến các công việc

tham mưu, t ng hợp thông tin từ cuộc họp, sau đó t ng kết và báo cáo thông tin lênLãnh đạo cơ quan Như vậy kết quả đạt được từ các khâu đi tới mấu chốt mục tiêucủa doanh nghiệp.

- Phải phân biệt hiệu quả xã hội, hiệu quả kinh tế xã hội với hiệu quả sản

xuất kinh doanh của doanh nghiệp : Hiệu quả xã hội phản ánh trình độ lợi dụng cácnguồn lực nhằm đạt được các mục tiêu về xã hội nhất định Các mục tiêu xã hộithường là : Văn phòng thông qua Lãnh đạo giải quyết công ăn việc làm cho người laođộng trong phạm vi doanh nghiệp, nâng cao trình độ văn hoá, nâng cao mức sống,đảm bảo vệ sinh môi trường Còn hiệu quả kinh tế xã hội văn phòng phảnánh trình độ lợi dụng các nguồn lực nhằm đạt được các mục tiêu cả về kinh tế xã hộitrên phạm doanh nghiệp cũng như trên phạm vi từng vùng, từng khu vực của nềnkinh tế

- Hiệu quả trước mắt với hiệu quả lâu dài : Văn phòng đề và xây dựng hệ thốngcác chỉ tiêu hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp phối hợp với các

bộ phận để lồng ghép các mục tiêu của doanh nghiệp do đó mà tính chất hiệuquả hoạt động sản xuất kinh doanh Xét về tính lâu dài thì Lãnh đạo thông quacác bộ phận đưa ra các chỉ tiêu phản ánh rồi thông qua sự quá trình chọn lọc

và sắp xếp thông tin về các chỉ tiêu phản ánh hiệu quả của toàn bộ các hoạtđộng sản xuất kinh doanh trong suốt qúa trình hoạt động của doanh nghiệp làlợi nhuận và các chỉ tiêu về doanh lợi Xét về tính hiệu quả trước mắt (hiệntại) thì nó phụ thuộc vào các mục tiêu hiện tại mà doanh nghiệp đang theo đu

i Trên thực tế tất cả các bộ phận của doanh nghiệp thực hiện mục tiêu baotrùm lâu dài của doanh nghiệp là tối đa hoá lợi nhuận có rất nhiều doanhnghiệp hiện tại lại không đạt mục tiêu là lợi nhuận mà lại thực hiện các mụctiêu nâng cao năng suất và chất lượng của sản ph m, nâng cao uy tín danhtiếng của doanh nghiệp, mở rộng thị trường cả về chiều sâu lẫn chiều rộng

do đó mà các chỉ tiêu hiệu quả ở đây phải có dự đồng nhất mục tiêu doanhnghiệp đưa ra Như vậy các chỉ tiêu hiệu quả và tính hiệu quả trước mắt có thể

là trái với các chỉ tiêu hiệu quả lâu dài, nhưng mục đích của nó lại là nhằmthực hiện chỉ tiêu hiệu quả lâu dài

1.2.3 c nh n tố ảnh h ng đ n hoạt động sản uất và kinh doanh

Hiệu quả sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp là mối quan hệ so sánhgiữa kết quả đạt được trong qúa trình sản xuất kinh doanh với chi phí bỏ ra để đạtđược kết quả đó Nó phản ánh trình độ lợi dụng các nguồn lực đầu vào để đạt đượccác mục tiêu của doanh nghiệp Đối với các doanh nghiệp công nghiệp ta có thể chianhân tố ảnh hưởng tới hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp như sau:

1.2.3.1 Nh nh n tố kh ch quan

- Môi trường chính trị, pháp luật

Môi trường chính trị n định luôn luôn là tiền đề cho việc phát triển và mởrộng các hoạt động đầu tư của các doanh nghiệp Môi trường pháp lý bao gồm luật,các văn bản dưới luật, các quy trình quy phạm kỹ thuật sản xuất tạo ra một hành langcho các doanh nghiệp hoạt động, các hoạt động của doanh nghiệp như sản xuất kinhdoanh cái gì, sản xuất bằng cách nào, bán cho ai ở đâu, nguồn đầu vào lấy ở đâu đềuphải dựa vào các quy định của pháp luật Các doanh nghiệp phải chấp hành các quyđịnh của pháp luật, phải thực hiện các nghĩa vụ của mình với nhà nước, với xã hội vàvới người lao động như thế nào là do luật pháp quy định Có thể nói luật pháp lànhân tố kìm hãm hoặc khuyến khích sự tồn tại và phát triển của các doanh nghiệp, do

đó ảnh hưởng trực tiếp tới các kết quả cũng như hiệu quả của các hoạt động sản xuấtkinh doanh của các doanh nghiệp

Nếu định hướng đúng và các công cụ quản lý hữu hiệu sẽ góp phần thúc đ ycông tác văn phòng Những công cụ mang tính chất pháp lý của Nhà nước vừa bảo

vệ vừa giúp cho hoạt động của doanh nghiệp Đồng thời là căn cứ để văn phòng xâydựng nội quy, quy chế nhằm thống nhất mọi hoạt động của cơ quan mình

- Đối thủ cạnh tranh

Đối thủ cạnh tranh có ảnh hưởng rất lớn đến việc nâng cao hiệu quả kinhdoanh của các doanh nghiệp đồng thời thúc đ y sự tiến bộ trong kinh doanh, tạo rađộng lực phát triển của doanh nghiệp.Hoạt động của các doanh nghiệp luôn tồn tạiđối thủ cạnh tranh Để cạnh tranh một cách hiệu quả lành mạnh và lâu dài văn phòngcần:

Văn phòng đẩy mạnh với vai trò quảng bá thương hiệu, thực hiện các hoạt

động về tiếp thị nhằm quảng bá thương hiệu và các sản phẩm của doanh nghiệp trênthị trường Thực hiện tốt chính sách chất lượng đối với khách hàng để duy trì và pháttriển thương hiệu, thị phần Phát huy mọi nguồn lực, đ y mạnh hoạt động đối ngoại,liên doanh, liên kết với các đối tác nước ngoài để tiếp cận thị trường quốc tế rộng lớnhơn.

Đối với thị trường đầu vào: Văn phòng cung cấp các yếu tố thông tin cho quátrình sản xuất như nguyên vật liệu, máy móc thiết bị các yếu tố này tác động trựctiếp đến giá thành sản ph m, tính liên tục và hiệu quả của quá trình sản xuất

Còn đối với thị trường đầu ra: Văn phòng hoach định báo cáo kết quả quyếtđịnh doanh thu của doanh nghiệp trên cơ sở chấp nhận hàng hóa, dịch vụ của doanhnghiệp

Thị trường đầu ra sẽ quyết định tốc độ tiêu thụ, tạo vòng quay vốn nhanh haychậm văn phòng đề ra những chính sách phù hợp tác động đến hiệu quả kinh doanhcủa doanh nghiệp

- Mối quan hệ và uy tín của doanh nghiệp trên thị trường

Đây chính là tiềm lực vô hình của doanh nghiệp tạo nên sức mạnh của doanhnghiệp trong hoạt động kinh doanh của mình, nó tác động rất lớn tới sự thành bại củaviệc nâng cao hiệu quả kinh doanh

Văn phòng giúp doanh nghiệp xây dựng thương hiệu, hình ảnh, uy tín tốt vềdoanh nghiệp liên quan đến hàng hóa, dịch vụ chất lượng sản ph m, giá cả, v.v Đâyđược xem là cơ sở tạo dựng sự quan tâm của khách hàng đến sản ph m của doanhnghiệp, mặt khác sẽ tạo cho doanh nghiệp một ưu thế lớn trong việc tạo nguồn vốn,hay mối quan hệ với bạn hàng

Với mối quan hệ rộng sẽ tạo cho doanh nghiệp nhiều cơ hội, nhiều đối tác vì

vậy hoạt động đối nội đối ngoại của văn phòng phải thật sự khôn khéo để doanhnghiệp có thể lựa chọn được những cơ hội, phương án kinh doanh tốt nhất cho mình.

Vì vậy văn phòng cũng cần phải quan tâm đến nhiều khía cạnh khác nhau để t

ng hợp những phương án hiểu quả nhằm thúc đ y doanh nghiệp có những hướng điđúng với thị trường trong từng thời điểm và giai đoạn cụ thể

- Khoa học kỹ thuật

Tình hình phát triển khoa học kỹ thuật công nghệ, tình hình ứng dụng củakhoa học kỹ thuật và công nghệ vào sản xuất của doanh nghiệp ảnh hưởng tới trình

độ kỹ thuật công nghệ và khả năng đổ i mới kỹ thuật công nghệ của doanh nghiệp do

đó ảnh hưởng tới năng suất chất lượng sản phẩm tức là ảnh hưởng tới hiệu quả sảnxuất kinh doanh của doanh nghiệp Bộ phận văn phòng cần cấp nhật nhanh chóngthông tin công nghệ, đẩy mạnh công tác hậu cần, đảm bảo trang thiết bị phục vụ chosản xuất

1.2.3.2 Nh nh n tố chủ quan

- Yếu tố con người

Con người là yếu tố quan trọng và có ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động sảnxuất và kinh doanh Vì vậy việc bố trí, sắp xếp và sử dụng nguồn nhân lực là yếu tốquyết định đến quá trình hoạt động của doanh nghiệp Nếu nhân sự trong cơ quan có

sự hiểu biết, tạo điều kiện cho văn phòng thì văn phòng sẽ thực hiện tốt chức năng vànhiệm vụ của mình

- Quy mô và cơ cấu t chức của cơ quan đơn vị

Quy mô càng lớn, lĩnh vực hoạt động càng nhiều, các bộ phận hoạt động trênđịa bàn rộng thì công việc của văn phòng sẽ phức tạp và ảnh hưởng đến hoạt độngsản xuất và kinh doanh ơi vì văn phòng không thể cùng một lúc quán xuyến mọiviệc, cần có sự phối hợp của các bộ phận và chia nhỏ công việc của bộ phận vănphòng, để các bộ phận khác có thể trợ giúp góp phần giảm nhẹ và đ y lùi được sựgián đoạn Thúc đ y sự phát triển của hoạt động sản xuất và kinh doanh

- Quy chế hoạt động của cơ quan đơn vị

Quy chế quy định chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của từng bộphận Những quy định đó để quy định bộ phận, từng cá nhân thực thi công việc của

mình trong đó có văn phòng Quy chế hoạt động ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức vànhiệm vụ cụ thể của văn phòng.

- Cơ sở vật chất kỹ thuật

Tình trạng trang bị cơ sở vật chất, kỹ thuật phục vụ cho công việc văn phòngkhông chỉ làm các thao tác nghiệp vụ thuận lợi, nhanh chóng mà còn tạo tâm lý phấnkhởi, thoải mái, yêu thích công việc Các trang thiết bị văn phòng hiện đại, đầy đủ sẽgóp phần bảo vệ sức khỏe tốt cho nguồn nhân lực văn phòng Do vậy lãnh đạo cơquan thường xuyên quan tâm đến công tác xây dựng, đào tạo, bồi dưỡng nhân lựctrong văn phòng tạo điều kiện thuận lợi cho văn phòng hoạt động n định

1.3 Kh i v nh h nh h nh, h iển của côn y v v n h n t i côn y TNHH Jhc ViNa

Công ty TNHH Jhcos ViNa đáp ứng đầy đủ các điều kiện đăng ký kinh doanhtheo quy định của pháp luật hiện hành đã được Sở Kế hoạch và Đầu tư cấp giấy phépđăng ký kinh doanh với mã số thuế là 2300796146 kể từ ngày 10/12/2013 và bắt đầuhoạt động Tính đến nay công ty TNHH Jhcos ViNa đã thành lập hơn 6 năm

Người đại diện theo pháp luật của công ty TNHH Jhcos ViNa là ChoiKiyoung người sẽ là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa

vụ phát triển từ giao dịch của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp với tư cáchnguyên đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước trọng tài, tòa án các quyền

và nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật

Công ty TNHH Jhcos ViNa được chia ra nhiều bộ phận, phòng ban khác nhau.Mỗi bộ phận thực hiện một nhiệm vụ, chức năng khác nhau.Văn phòng là bộ phậnquan trọng trong quá trình hoạt động, là cầu nối cửa ngõ tạo ra sự thành công trongdoanh nghiệp

1.3.1 h i qu t v ch s h nh thành và ph t tri n công ty

Tháng 3/2013 công ty mới xây dựng ở Khắc Niệm tỉnh Bắc Ninh xây dựngkhu t hợp công nghệ Sau đó lại tuyên bố rót vốn vào nhà máy xây dựng vi mạch vàlinh kiện điện tử cho điện thoại di động Công ty điện tử Jhcos ViNa đang đưa dầncác nhà máy sản xuất điện thoại từ Trung Quốc sang Việt Nam để bảo toàn lợi nhuận

Công ty là một doanh nghiệp công nghệ đi đầu tư vào Việt Nam Tuy nhiên

không phải là lý do duy nhất thu hút công ty Đây là một trong những nhà máy hiệnđại nhất thế giới công ty được sản xuất hoàn toàn khép kín”, ông Giám đốc nói vàcho biết, ngoài việc tự sản xuất linh kiện, mà sau này công suất sẽ tăng cao sau khinhà máy SAMCO, ở Bắc Ninh, đi vào hoạt động, thì công ty hiện đã thu hút đượcnhiều nhà máy ở Việt Nam Và tiếp tục có những bước tiến cho những năm mới.

Các sản ph m chính của doanh nghiệp là các mặt hàng về điện thoại ên cạnh

đó còn một số các sản ph m da dụng: máy hút mùi, lò nướng, lò vi sóng, bếp từ đểphục vụ thị trường Doanh nghiệp muốn mang thương hiệu quảng bá rộng rãi trên tất

cả các thị trường

Công ty TNHH Jhcos ViNa hoạt động về lĩnh vực điện tử, đời sống công nghệhiện đại không thể nào thiếu thiết bị điện tử Các thiết bị này ph biến ở khắp các hộgia đình, trong các thiết bị giải trí,trong nhà máy sản xuất và có thể nói là tất cả mọinơi có con người Chính vì vậy ngành điện tử có nhu cầu nguồn nhân lực và số lượngmáy móc, thiết bị lớn để sản xuất trong tương lai

năm 2013 - 2019, đã đạt được con số khá lớn, “Con số này sẽ tăng nhanh trongnhững năm tới, khi các nhà máy sản xuất linh kiện của công ty, cũng như các nhàmáy vệ tinh sản xuất n định”, ông Nguyễn Văn Đạo, Phó t ng Giám đốc công tyTNHH jhcos ViNa đã nói.

1.3.2 h i qu t v văn phòng tại công ty TNHH Jhcos ViNa

Tại công ty TNHH Jhcos ViNa, văn phòng là một bộ phận cấu thành cùng vớicác bộ phận khác như: ộ phận nhân sư, bộ phận kế toán, tài chính, văn thư tạo thành

bộ máy t chức hoàn chỉnh Đây là bộ phận không thể thiếu được của cơ quan, doanhnghiệp

Văn phòng tại công ty TNHH Jhcos ViNa là bộ máy làm việc t ng hợp và trựctiếp của cơ quan, đơn vị chức năng phục vụ và điều hành cho Lãnh đạo cơ quan Làtai mắt của Lãnh đạo vì văn phòng, là nơi có nguồn thông tin thường xuyên, đầy đủ,

tự tin, phục vụ cho công tác quản lý điều hành của doanh nghiệp.Văn phòng quản lý,điều hành công tác tiếp nhận, xử lý, bảo quản và chuyển giao văn bản trong và ngoài

cơ quan T chức công tác lễ tân, khánh tiết Với ý nghĩa văn phòng là trụ sở làm việc

sẽ tham mưu trong vấn đề sắp xếp vị trí nhân sự, phù hợp với các vị trí việc làm, nếu

có bộ phận nào vắng hoặc nghỉ đột xuất, văn phòng sẽ là bộ phận điều chuyển cùngvới bộ phận nhân sự, tìm người thay thế cho vị trí chống Để đảm bảo công việc vẫnđược diễn ra một cách bình thường và không bị gián đoạn quá trình làm việc

Tại công ty TNHH Jhcos ViNa, văn phòng thực hiện việc hoạch định, muasắm về trang thiết bị làm viêc Xem tình trạng thiết bị phục vụ cho quá trình hoạtđộng của cơ quan có đủ số lượng và hoạt động bình thường, nếu thấy tình trạng máymóc lỗi thì báo cáo cho bên kỹ thuật, điểu chuyển và sửa chữa kịp thời, sao chokhông ảnh hưởng đến tiến độ làm việc Lãnh đạo không những là người chỉ đạo vàcòn là người bận rất nhiều công việc khác nhau Vì vậy bộ phận này sẽ thay lúc lãnhđạo vắng mặt điều hành các công việc mà lãnh đạo giao phó dưới chức năng vàquyền hạn của mình Văn phòng là bộ phận trực tiếp giúp cho quản lý trong công tácquản lý điều hành công việc chung Chức năng này thể hiện thông qua các hoạt độngnhư: xây dựng và triển khai chương trình kế hoạch công tác, t chức tiếp đón khách, tchức hội họp, t chức các chuyến đi công tác, công tác văn thư Bởi vậy đây chính là

lý do văn phòng là cánh tay đắc lực của Lãnh đạo.

Văn phòng tại công ty TNHH Jhcos ViNa do Choi Kiyoung người sẽ là cánhân đại diện Văn phòng có khoảng 6 vị trí nhân sự, ngoài văn phòng còn có cácphòng ban khác nhau bao gồm:

+Bộ phận hành chính văn thư: Có 1 vị trí nhiệm vu quản lý điều hành côngtác tiếp nhận, xử lý bảo quản, chuyển giao văn bản trong và ngoài cơ quan, t chứccông tác lễ tân, khánh tiết bảo mật, quản lý sử dụng có hiệu quả các trang thiết bị kỹthuật phục vụ cho hoạt động của văn thư

+Bộ phận t ng hợp: Gồm 2 vị trí chuyên viên có trình độ có nhiệm vụ nghiêncứu chủ trương đường lối chính sách của cấp trên, các lĩnh vực chuyên môn có liênquan tư vấn cho quản lý trong công tác lãnh đạo, điều hành hoạt động, theo dõi t nghợp tình hình hoạt động của quá trình sản xuất và kinh doanh để báo cáo kịp thời choquản lý và đề xuất các phương án giải quyết

+Bộ phận quản trị: Cung cấp kịp thời đầy đủ các phương tiện, điều kiện vậtchất cho hoạt động của cơ quan, quản lý sửa chữa theo dõi sử dụng các phương tiệnvật chất đó nhằm sử dụng tiết kiệm có hiệu quả đối với hoạt động của doanh nghiệp

+Bộ phận lưu trữ: gồm 1 vị trí đảm bảo việc sưu tầm những tài liệu có liênquan đến hoạt động của cơ quan, phân loại đánh giá, chỉnh lý tài liệu và thực hiện lưutrữ các tài liệu theo quy định của ngành và yêu cầu của cơ quan, t chức hướng dẫn

công tác lưu trữ, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cho các bộ phận của cơ quan.

+Bộ phận tài vụ: ( doanh nghiệp chưa có bộ phận chuyên trách) Dự trù kinh

phí đối với vấn đề mua sắm trang thiết bị cho hoạt động của cơ quan, t chức thựchiện việc cấp phát và theo dõi sử dụng kinh phí của các bộ phận trong cơ quan

+Bộ phận t chức nhân sự : xây dựng kế hoạch và t chức thực hiện các hoạtđộng như: tuyển dụng, bố trí sử dụng, đào tạo, bồi dưỡng lao động, theo dõi, đánh giálao động, tổ chức công tác khen thưởng, kỹ luật, quản lý hồ sơ nhân sự

Văn phòng hỗ trợ trực tiếp sẽ bố trí 1 nhân sự làm thư ký cho lãnh đạo trựctiếp giúp lãnh đạo trong việc giao tiếp, ký kết hợp động cho doanh nghiệp Giúp cholãnh đạo trong quá trình đi công tác: phác thảo chuyến đi nếu chuyến đi nhiều tuầnđỏi hỏi bộ phận văn phòng phải chọn những căn nhà đủ tiện nghi, nếu chuyến đi tiếp

xúc với khách hàng tiềm năng văn phòng sẽ chọn khách sạn sang trọng để tiếp đónkhách hàng.Trong quá trình hoạt động văn phòng đăng ký thủ tục,soạn thảo kế hoạchchuyến đi, lên kế hoạch đảm nhiệm trách nhiệm tại nhà, kiểm tra chuyến đi phútchót

Văn phòng bố trí 2 nhân sự để hỗ trợ hoạt động maketing

Một người hỗ trợ cho quá trình sản xuất các sản phẩm: cung cấp thông tin cácnguyên vật liệu đầu vào hàng ngày tại công ty TNHH Jhcos ViNa nguyên vật liệunhập đầu vào rất nhiều như: tem, linh kiện, chip, băng người hỗ trợ các nguyên vậtliệu do bộ phận văn phòng sắp xếp phải cận thẩn và tinh ý để kiểm tra tuy nhiên tìnhtrạng nhập sai, giá chênh lệch vẫn tồn tại vậy nên mỗi lần lập báo cáo cho đơn hàngtốn về mặt thời gian và cả chi phí, kiểm tra các thiết bị sản xuất: hàng loạt các máymóc hoạt động hằng ngày, các thiết bị trong sản xuất

Một người hỗ trợ trong quá trình kinh doanh: tìm thị trường, quảng cáo sảnphẩm thông qua các trang nhiều lượt theo dõi, như tại các website, trang facebook,trang điện tử những trang thu hút số lượng người theo dõi nhiều

+Bộ phận bảo vệ: t chức công tác bảo vệ trật tự trị an cho hoạt động củadoanh nghiệp, bảo vệ môi trường, cảnh quan của đơn vị, kiểm tra đôn đốc các bộphận chấp hành quy định về bảo vệ an ninh trật tự trong phạm vi doanh nghiệp Phụtrách văn phòng chịu trách nhiệm trước lãnh đạo cơ quan về điều hành và kết quảhoạt động của văn phòng

Quá trình tuyển chọn nguồn nhân sự là trách nhiệm của bộ nhân sự, còn việcsắp xếp và tuyển chọn vị trí là công việc của bộ phận văn phòng đảm nhiệm thay cholãnh đạo.Dựa trên quá trình hoạch định văn phòng cần sử dụng và sắp xếp nguồnnhân lực sao cho phù hợp với quá trình sản xuất và kinh doanh

? ĩ

FT1Ị •*> 1

Tiểu k t:

Trong chương 1 tôi đã làm rõ cơ sở lý luận với các vấn đề chức năng, nhiệm

vụ của văn phòng Với mỗi loại cơ quan, t chức thì văn phòng có những đặc điểmriêng, từ đó hình thành hệ thống chức năng, nhiệm vụ của văn phòng phải thực hiện

và đảm nhiệm nhằm hoàn thành tốt các công việc mà Lãnh đạo giao phó, đảm bảocho cơ quan đạt được mục đích và mục tiêu của mình, nội dung và bản chất của hoạt

động trong quá trình sản xuất và kinh doanh liên quan chủ yếu đến một loạt các hoạtđộng phục vụ cho hoạt động kinh doanh như nghiên cứu nhu cầu thị trường, t chứccác hoạt động nghiệp vụ, huy động nguồn lực phục vụ cho kinh doanh và quản lý cácyếu tố về vốn, chi phí Với bản chất là mối quan hệ so sánh giữa kết quả đạt đượctrong qúa trình sản xuất kinh doanh với chi phí bỏ ra để đạt được kết quả đó Nóphản ánh trình độ lợi dụng các nguồn lực đầu vào để đạt được các mục tiêu củadoanh nghiệp Từ đó khái quát chung về quá trình hình thành và phát triển của vănphòng trong việc giúp doanh nghiệp đảm nhiệm được mọi vấn đề Văn phòng đóngvai trò rất quan trọng, nó ảnh hưởng đến diện mạo doanh nghiệp Văn phòng là bộmáy làm việc t ng hợp và trực tiếp của cơ quan, doanh nghiệp Là tai mắt của Lãnhđạo, quản lý, điều hành hiệu quả các lĩnh vực liên quan, dựa trên nguyên tắc hànhchính và mối quan hệ phối hợp, văn phòng là người chịu trách nhiệm trong việc thựchiện tuần tự một cách chặt chẽ để hoạt liên tục và thường xuyên của cơ quan Với vaitrò đảm nhận các chức năng tham mưu, t ng hợp văn phòng thực hiện các nhiệm vụ

để hoàn thành mục tiêu chung của t chức Nói một cách dễ hiểu, văn phòng phải thểhiện được cá tính và phong cách làm việc của doanh nghiệp, điều đó giúp kháchhàng, đối tác ghi nhớ thương hiệu doanh nghiệp Tạo nền tảng quan trọng để nhìnnhận thực trạng hoạt động của văn phòng đối với quá trình sản xuất và kinh doanh tạichương 2

CHƯƠNG TH C TRẠNG V HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÕNG TRONG SẢN XUẤT VÀ KINH DOANH

TẠI CÔNG TY TNHH JHCOS VINA 2.1 Vị í của v n h n i với ho ộng s n xu v inh d anh

Tại công ty TNHH Jhcos ViNa, văn phòng là một bộ phận cấu thành cùng vớicác bộ phận khác tạo thành bộ máy t chức hoàn chỉnh Đây là bộ phận không thểthiếu của bất kỳ cơ quan, hay doanh nghiệp nào, dù quy mô lớn hay nhỏ

Văn phòng là cửa ngõ luôn luôn có mối quan hệ đối nội và đối ngoại, đóchính là quá trình tiếp cận khách hàng trong và ngoài doanh nghiệp thông qua các hệthống văn bản đi, văn bản đến và văn bản nội bộ Các văn bản: văn bản giao hàng,văn bản chất lượng nguyên vật liệu, văn bản b 0 xung chất lượng từ đó bộ phận văn

phòng đảm nhiệm vai trò kiểm tra và báo cáo lên Lãnh đạo Để lãnh đạo nắm bắt tìnhhình rồi đưa ra ý kiến.

Văn phòng là bộ phận giúp việc trực tiếp của Lãnh đạo vì văn phòng là nơi cónguồn thông tin, thường xuyên, đầy đủ phục vụ cho công tác quản lý, điều hành củadoanh nghiệp Tất cả hàng hóa từ nguyên vật liệu, đến thành ph m đóng gói xuấthàng đều thông qua văn phòng Văn phòng là nơi thu thập các số liệu về các nguồnvật liệu đầu vào rồi chuyển từ các bộ phận cất giữ dưới kho, khi cần đến thì báo cáo

số liệu về quá trình nhập hàng Các thủ tục số liệu liên quan đến xuất hàng cũng đượcvăn phòng ghi chép một cách c n thận, để báo cáo lên cho lãnh đạo khi cần thiết, nhưvậy văn phòng là khâu trung gian quan trọng của doanh nghiệp

Với các hoạt động của doanh nghiệp vai trò hậu cần của văn phòng phải luônđầy đủ và chất lượng Đây là một khâu quan trọng đối với quá trình sản xuất và kinhdoanh Thiếu con người thì có thể điều chuyển vị tri, nhưng thiết máy móc dụng cụlàm việc thì doanh nghiệp sẽ phải dừng toàn bộ các hoạt động ảnh hưởng rất lớn đếnlợi nhuận của doanh nghiệp nói chung

Văn phòng cũng là nơi giao tiếp với các doanh nghiệp khác, trong quá trìnhgiao tiếp văn phòng hỗ trợ quảng bá sản ph m thông qua bộ phận maketing về quảngcáo thương hiệu của doanh nghiệp mình đến các doanh nghiệp khác về các sản ph mchủ lực cũng như các mặt hàng kinh doanh chạy, bên cạnh đó còn một số các mặthãng cũng đang trong quá trình sản xuất của doanh nghiệp Đồng thời văn phòng sẽtiếp thu, và học hỏi thông qua quá trình trao đ i với các doanh nghiệp

2.2 Ch c n n của v n h n i với ho ộng s n xu v inh d anh

Đối với hoạt động sản xuất và kinh doanh tại công ty TNHH Jhcos ViNa, vănphòng thực hiện chức năng hậu cần và hỗ trợ các phòng ban chuyên môn khác nhưphòng kinh doanh, phòng maketing, phòng bán hàng nhằm hoàn thành tốt các côngviệc mà Lãnh đạo giao phó, nhằm đảm bảo cho cơ quan đạt được mục đích và mụctiêu của mình

2.2.1 h c năng tha u, t ng hợp đối với hoạt động sản xuất và kinh doanh

Hoạt động đầu tiên mà văn phòng thực hiện công tác tham mưu đó là trong

các cuộc hội họp: cuộc họp sẽ được triển khai vào bu i đầu tiên của tuần mới, đây làlúc diễn ra các hoạt động giao ca, chuyển giao công việc và xây dựng kế hoạch làmviệc cho tuần mới Mỗi ngày thực hiện một công việc khác nhau Vậy văn phòng sẽlên kế hoạch công việc cụ thể.

Trong cuộc họp của công ty TNHH Jhcos ViNa cuộc họp diễn ra sau bu i giao

ca Bộ phận văn phòng triệu tập phòng ban, quản lý đầu ca đứng vào dây truyên đểtriên khai cuộc họp Lãnh đạo sẽ là người nói ra những vẫn đề đã đạt được hay chưađạt được trong quá trình sản xuất và kinh doanh, cùng với bộ phận văn phòng bộphận hậu cần sẽ chu n bị bàn, ghế, máy chiếu, loa đài để họp Văn phòng chu n bịbiên bản và ghi lại những điều mà cần thiết của lãnh đạo và ý kiến của các bộ phận

về bu i họp Tuy nhiên cuộc họp hàng tuần đều diễn ra nhưng thời gian tiến hànhcuộc họp còn chậm chễ, người đến muộn, người bận, một số thiết bị loa đài gặp trụcchặc trong quá trình họp làm giảm tiến độ dẫn tới chất lượng cuộc họp không cao, bịgiảm sút

Bộ phận văn phòng sẽ thay Lãnh đạo quán xuyến mọi đối tượng trong đơn vị

và kết nối hoạt động của họ với mình một cách nhịp nhàng, ăn khớp Vì vậy vănphòng phải tinh thông nhiều lĩnh vực, phải có mặt ở mọi lúc, mọi nơi, phải quyếtđịnh chính xác, kịp thời nhiều vấn đề Do đó văn phòng chính là một lực lượng trợgiúp các nhà quản lý trước hết là hoạt động tham mưu và t ng hợp

Thứ hai, văn phòng sẽ tham mưu trong vấn đề sắp xếp vị trí nhân sự, phù hợpvới các vị trí việc làm, nếu có bộ phận nào vắng hoặc nghỉ đột xuất, văn phòng sẽ là

bộ phận điều chuyển cùng với bộ phận nhân sự, tìm người thay thế cho vị trí chống

Trong quá trình hoạt động tại công ty TNHH Jhcos ViNa nguồn nhân lực cần

b xung cho hoạt động sản xuất vô cùng nhiều, mỗi vị trí dây truyền gồm 6 côngđoạn Vậy bộ phận văn phòng huy động nhân sự từ 4 đến 5 người cho một vị trí,bởiquá trình sản xuất các thiết bị điện tử này nguồn lao động lúc hay bị thiếu hụt Tuynhiên trong quá trình hoạt động nguồn nhân sự bị điều chuyển thay thế nhau ở nhiều

vị trí khác nhau Làm cho quá trình sản xuất luôn phải tìm người thay thế Để đảmbảo công việc vẫn được diễn ra một cách bình thường và không bị gián đoạn quátrình làm việc Văn phòng sẽ đảm nhiệm việc sắp xếp nhân sự cố định vào đầu giờ

làm và sắp xếp các vị trí tại chỗ, không cần di chuyển nhiều tránh tình trạng lộn xộn

và mất thời gian cho việc sắp xếp lại

Thứ ba, văn phòng thực hiện việc tham mưu về trang thiết bị làm viêc Xemtình trạng thiết bị phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh có đủ số lượng và hoạtđộng bình thường, nếu thấy tình trạng máy móc lỗi thì báo cáo cho bên kỹ thuật, điểuchuyển và sửa chữa kịp thời, sao cho không ảnh hưởng đến tiến độ làm việc củadoanh nghiệp Lãnh đạo không những là người chỉ đạo và còn là người bận rất nhiềucông việc khác nhau Vì vậy bộ phận này sẽ thay lúc Lãnh đạo vắng mặt điều hànhcác công việc mà lãnh đạo giao phó dưới chức năng và quyền hạn của mình Bởi vậyđây chính là lý do văn phòng là cánh tay đắc lực của lãnh đạo

Các trang thiết bị hoạt động của văn phòng trong quá trình sản xuất và kinhdoanh tại doanh nghiệp cần: ba máy tính để bàn bao gồm; một máy tính phục vụ chothư ký, một máy tính dành cho văn thư cơ quan và một máy co người phụ trách quản

lý văn phòng với một chiếc máy in và máy photo giúp cho văn phòng trong quá trình

in ấn, chỉnh sửa, ken và photo tài liệu phục vụ cho Lãnh đạo Tuy nhiên do máy móchoạt động nhiều năm và tình trạng sửa chữa nhiều lần nên trong quá trình phục vụcông việc máy thường bị lỗi ảnh hưởng đến quá trình in, ấn tài liệu Vì vậy vănphòng phải đôn đốc kỹ thuật kiểm tra thường xuyên và nên kế hoạch thay thế thiết bịmới kịp thời, tăng hiệu suất làm việc và không gây ảnh hưởng trong quá trình hoạtđộng của doanh nghiệp

Văn phòng tham mưu về nguồn hàng cung ứng ra thị trường, tham mưu quátrình nhập kho các sản ph m nguyên vật liệu phục vụ cho quá trình sản xuất Thì vănphòng là bộ phận thường xuyên theo dõi và kiểm tra các thiết bị dưới kho hàng hoặcphận công bộ phận kho có trách nhiệm báo cáo kịp thời các nguyên vật liệu cần đểphục vụ cho quá trình sản xuất và kinh doanh

Với các sản ph m muốn tiếp cận mới đối tượng khách hàng thì văn phòngphối hợp với phòng maketing sẽ đưa thông tin về quảng cáo, baner, áp phích đểphòng có thể nắm thông tin kịp thời để trao đ i trực tiếp với bên khách hàng Gópphần tăng thêm thông tin để thay đ i kíp thời phù hợp với chính sách của khách hàngkhông ảnh hưởng đến doanh thu và lợi nhuận cho doanh nghiệp

Những kết quả tham vấn trên xuất phát từ những thông tin đầu vào, đầu ra vànhững thông tin ngược trên nhiều các lĩnh vực, nhiều đối tượng mà nộ phận vănphòng thu thập được Những thông tin ấy sẽ được sàng lọc, phân tích, t ng hợp, lưugiữ và khai thác sử dụng theo yêu cầu của lãnh đạo trong các lĩnh vực cụ thể Đóchính là công việc chính của bộ phận văn phòng.

Nhờ vào bộ phận văn phòng đã giúp ích cho công tác tham mưu được thuậnlợi, bên cạnh bộ phận tham mưu là văn phòng còn có các bộ phận nghiệp vụ cụ thể

hỗ trợ cho bộ phận văn phòng cùng tham mưu cho lãnh đạo từ vấn đề mang tínhchuyên sâu Đây là điểm khác nhau để phân biệt bộ phận văn phòng với các bộ phậnkhác

ên cạnh những mặt tích cực còn tồn tại một số vấn đề, công tác tham mưu - t

ng hợp của văn phòng tại công ty TNHH Jhcos ViNa thời gian qua vẫn còn nhữnghạn chế như: Công tác báo cáo, t ng hợp có lúc còn chậm tiến độ, chất lượng chưađảm bảo (báo cáo còn chung chung, phản ảnh chưa sát với thực tế, số liệu chưa thốngnhất); công tác phục vụ còn thiếu kinh nghiệm; xử lý tình huống có lúc thiếu linhhoạt Việc bố trí cán bộ phụ trách các mảng công tác chưa phù hợp với trình độ đượcđào tạo trong khi khối lượng công việc tương đối nhiều Đây là áp lực đối với cán

bộ bộ phận văn phòng trong thực hiện nhiệm vụ được giao

2.2.2 h c năng trợ gi p đi u hành

Văn phòng là bộ phận trực tiếp giúp cho quản lý trong công tác quản lý điềuhành của doanh nghiệp Chức năng này thể hiện thông qua các hoạt động như: xâydựng và triển khai chương trình kế hoạch công tác, tổ chức tiếp đón khách, tổ chứchội họp, t chức các chuyến đi công tác, công tác văn thư

+Đối với hoạt động sản xuất và kinh doanh tại công ty TNHH Jhcos Vina,việc xây dựng chương trình kế hoạch được diễn ra theo ngày, tuần, tháng, quý vànăm Mỗi một ngày thì lại chia ra làm những nhiệm vụ nhỏ và chi tiết, một tuần lạichia ra những nhiệm vụ lớn hơn của những ngày làm việc của tuần Vì vậy vănphòng phải có sự điều chỉnh hợp lý:

Một ngày làm việc: chia ca ngày và ca đêm Việc của văn phòng là phân côngnhiệm vụ cho các bộ phận trực ca, làm việc theo ca, b sung một số những việc cần

thiết cho ca làm việc đó Sau đó theo dõi và nhắc nhở việc làm báo cáo thông báotình hình hoạt động Xem hôm đó ca đó làm việc có tốt hay không, hiệu quả làm việc

sẽ được báo cáo t ng kết của ca làm việc hôm đó nếu chưa tốt văn phòng sẽ trình báolên nhà lãnh đạo xem xét và điều chỉnh kíp thời

Công tác lịch hàng tuần, hàng tháng văn phòng cũng làm lịch trình như côngviệc hàng ngày T ng hợp, xây dựng chương trình công tác của doanh nghiệp, phốihợp với các phòng, bộ phận thuộc doanh nghiệp để thực hiện nhiệm vụ theo chươngtrình, kế hoạch; giúp lãnh đạo theo dõi, đôn đốc các phòng, bộ phận trong việc thựchiện nhiệm vụ và t ng hợp, báo cáo kết quả thực hiện chương trình công tác của cácphòng, bộ phận và của đơn vị Ghi s nghị quyết họp giao ban, dự thảo thông báo kếtluận họp giao ban của doanh nghiệp; chu n bị các điều kiện liên quan t chức và phục

vụ các cuộc họp của t chức

Văn phòng t ng hợp thông tin, báo cáo của các phòng, bộ phận trong t chức và

bộ phận làm công tác bên ngoài gửi đến để xây dựng báo cáo định kỳ: Tuần, tháng,quý, sáu tháng và báo cáo t ng kết năm, đột xuất theo quy định của doanh nghiệp

+ Đối với công tác tiếp đón khách hàng thì văn phòng sẽ là bộ phận đi trướcđón đầu ,giúp lãnh đạo gặp mặt khách hàng, chu n bị các giấy tờ cần thiết cho bu igặp mặt, sau đó báo cáo lịch trình cho lãnh đạo, điều này sẽ giúp lãnh đạo nắm bắttình hình và nhanh chóng có những phương án giải quyết, nói chuyện hợp lý

+ Đối với việc chu n bị hội họp thì bộ phận văn phòng sẽ phối hợp với các bộphận khác cùng t chức cuộc họp trong cơ quan, văn phòng sẽ thu thập các thông tincủa các phòng ban để chọn lọc những thông tin cần thiết cho cuộc họp, giúp cho cuộchọp được xúc tiến một cách nhanh chóng, chi tiết cuộc họp sẽ đi thẳng vào vấn đề,góp phần loại bỏ những thông tin lan mang và không cần thiết Cùng với bộ phận hậucần chu n bị những thiết bị, dụng cụ phục vụ tốt cho bu i họp: máy chiếu, máy tính,loa,đài, điều hòa cùng với các giấy tờ, văn bản của bộ phận văn thư báo cáo lên Đểcuộc hội họp sẽ nhanh chóng giải quyết các vấn đề một cách hợp lý

+ Đối với công tác lưu trữ, văn phòng thường xuyên tiếp nhận các văn bảnđến và văn bản đi Vì vậy văn phòng phải thực hiện việc sắp xếp các trình tự văn bảntheo số thứ tự, thời gian và bảo quản tốt Đây được coi là các thông tin pháp lý, hợp

pháp Trong quá trình sản xuất kinh doanh có chục chặc thì dựa trên trên các văn bảnlưu hành văn lãnh đạo có thể nhanh chóng giải quyết sự việc.

Chức năng t chức và điều hành có đi đúng hướng và đúng tiến độ hay khôngthì nhìn vào cách thức làm việc có tốt hay không của bộ phận văn phòng sẽ được sựđánh giá chính xác của lãnh đạo

Tuy nhiên bên cạnh bên cạnh những mặt đóng góp còn tồn tại mặt hạn chế:Tại công ty TNHH Jhcos ViNa công tác triển khai, quán triệt văn bản: Một sốvăn bản do Lãnh đạo phân công bộ phận phòng ban triển khai, quán triệt nhưng chưathực hiện đầy đủ, kịp thời, còn dài dòng, chưa có trọng tâm, trọng điểm Người đượcphân công ghi biên bản chưa ghi chép đầy đủ các văn bản được triển khai cũng nhưcác ý kiến tham gia góp ý của các bộ phận Dẫn tới tình trạng nguồn thông tin chưathiếu.Công tác phân công nhiệm vụ còn có việc chưa khoa học, cụ thể

Công tác nắm bắt tâm lý, diễn biến tư tưởng của nhân viên trong hoạt độngcòn hạn chế, văn phòng chưa kịp thời phát hiện những biểu hiện mất đoàn kết nội bộhoặc cán bộ có nhiều mối quan hệ xã hội phức tạp, chưa yên tâm công tác để cóbiện pháp giải quyết kịp thời; một số bộ phận trong doanh nghiệp ý thức trách nhiệmchưa cao, trông chờ thụ động, ỷ lại; chưa tích cực, chủ động, sáng tạo trong côngviệc, chưa thực hiện đầy đủ yêu cầu tác nghiệp của lãnh đạo hướng dẫn và ý kiến chỉđạo phụ trách nhưng chưa được chấn chỉnh, xem xét trách nhiệm một cách thấu tìnhđạt lý

Công tác kiểm tra của văn phòng chưa thường xuyên theo kế hoạch đã đề ra,một số chỉ tiêu kế hoạch thực hiện chưa đúng thời gian, thời điểm; còn nể nang, ngại

va chạm, chưa kiên quyết trong việc thực hiện quyền kháng nghị, kiến nghị dẫn đếnchưa bảo đảm các chỉ tiêu công tác nghiệp vụ

2.2.3 h c năng h u c n

Chức năng hậu cần liên quan đến việc đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị

kỹ thuật, y tế, môi trường và một số yếu tố khác phục vụ cho quá trình sản xuất vàkinh doanh tại công ty TNHH Jhcos Vina Điều đó sẽ được văn phòng xử lý một cáchhiệu quả như sau:

Văn phòng sẽ đảm bảo công tác hậu cần một cách nhanh chóng như việc chu

n bị máy móc, thiết bị đầy đủ như: máy tính, bàn, ghế văn phòng ph m cho hoạt độngsản xuất và kinh doanh Trang thiết bị và môi trường làm việc có ảnh hưởng gián tiếpđến chất lượng của công việc, sự hài lòng cũng như sức khỏe của nhân viên trongquá trình làm việc, nếu sự chậm trễ của công tác hậu cần có ảnh hưởng trực tiếp tớitiến độ và chất lượng công việc Đặc biệt là uy tín của cơ quan t chức Quá trình hoạtđộng tại công ty TNHH Jhcos ViNa thường xuyên phải tiếp đón khách hàng tới thăm

và làm việc, bộ phận văn phòng sẽ nhanh chóng bố trí sắp xếp bộ phận lễ tân tiếpđón chu đáo và đúng giờ

Văn phòng sẽ đảm bảo công tác hậu cần một cách hợp lý và tránh tình trạnglãng phí Tiêu trí làm việc hàng đầu tại công ty TNHH Jhcos ViNa là tránh tình trạnglãng phí vô ích, nó ảnh hưởng đến cách thức hoạt động cũng như tính cách của conngười Bởi vì chi phí của công tác hậu cần chiếm một phần không nhỏ và có ảnhhưởng trực tiếp tới giá thành của sản ph m Vì vậy văn phòng cần hoạch định và tchức việc mua sắm trang thiết bị phù hợp Với số lượng nhân viên là khoảng hơn

3000 người thì cần hơn một nghìn máy móc phục vụ cho công việc Trung bình 3người làm việc trên một máy Trong quá trình sử dụng tuân thủ trong quá trình sửdụng, bảo quản và bảo dưỡng, với các thiết bị đã cũ hoặc không sử dụng được vănphòng sẽ báo cáo để bộ phận hậu cần xem xét và b 0 sung

Văn phòng đảm bảo hậu cần hoạt động chặt chẽ và hiệu quả đối với hoạt độngsản xuất và kinh doanh Đối với các cuộc họp văn phòng dựa vào mục đích yêu cầu,thành phần tham dự, thảo chương trình nghị sự được phê duyệt, văn phòng sẽ in ấnnhững tài kiệu liên quan, chu n bị công tác thư ký, lễ tân, chu n bị bàn ghế, trang bịphòng họp, kiểm tra thiết bị phối hợp với các bộ phận

2.3 Nhi v của v n h n i với ho ộng s n xu v inh d anh

Từ những chức năng trên, văn phòng sẽ có những nhiệm vụ cụ thể để đáp ứngnhu cầu của hoạt động sản xuất và kinh doanh Song tùy vào đặc điểm về lĩnh vựchoạt động, về quy mô của doanh nghiệp đó được giao những nhiệm vụ khác nhau.Các nhiệm vụ đó bao gồm:

2.3.1 y d ng ch ng tr nh, k hoạch và t ch c th c hi n ch ng tr nh k hoạch

Nhiệm vụ quan trọng hàng đầu của văn phòng là xây dựng chương trình kế

hoạch công tác hàng quý, tháng, tuần và thường xuyên theo dõi, đôn đốc thực hiệnchương trình công tác đó.

Tại công ty TNHH Jhcos Vina một ngày làm việc: chia ca ngày và ca đêm.Việc của văn phòng là phân công nhiệm vụ cho các bộ phận trực ca, làm việc theoca, b sung một số những việc cần thiết cho ca làm việc đó Sau đó theo dõi và nhắcnhở việc làm, báo cáo thông báo tình hình hoạt động: báo cáo hoạt động sản xuất trênngày, số lượng sản ph m trên ngày Xem hôm đó ca đó làm việc có tốt hay không,hiệu quả làm việc sẽ được báo cáo t ng kết của ca làm việc hôm đó nếu chưa tốt vănphòng sẽ trình báo lên nhà lãnh đạo xem xét và điều chỉnh kíp thời

Công tác lịch hàng tuần, hàng tháng văn phòng cũng làm lịch trình như côngviệc hàng ngày T ng hợp, xây dựng chương trình công tác của doanh nghiệp, phốihợp với các phòng, bộ phận thuộc doanh nghiệp để thực hiện nhiệm vụ theo chươngtrình, kế hoạch; văn phòng theo dõi, đôn đốc các phòng, bộ phận trong việc thực hiệnnhiệm vụ và t ng hợp, báo cáo kết quả thực hiện chương trình công tác của cácphòng, bộ phận và của đơn vị Ghi s nghị quyết họp giao ban, dự thảo thông báo kếtluận họp giao ban của doanh nghiệp; chu n bị các điều kiện liên quan t chức và phục

vụ các cuộc họp của t chức

Văn phòng t ng hợp thông tin, báo cáo của các phòng, bộ phận trong t chức và

bộ phận làm công tác bên ngoài gửi đến để xây dựng báo cáo định kỳ: Tuần, tháng,quý, sáu tháng và báo cáo t ng kết năm, đột xuất theo quy định của doanh nghiệp

+ Chương trình, kế hoạch giúp tăng tính hiệu quả làm việc đối với công tyTNHH Jhcos ViNa: có chương trình, kế hoạch tốt sẽ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí,nhân lực cho cơ quan, tổ chức trong các hoạt động; có chương trình, kế hoạch tốt sẽhạn chế được rủi ro trong quá trình hoạt động Làm việc theo chương trình, kế hoạchgiúp cho bộ phận văn phòng chủ động công việc, biết làm việc gì trước, việc gì sau,không bỏ sót công việc

+ Chương trình, kế hoạch giúp nhà quản lý chủ động ứng phó với mọi sự thayđổi trong quá trình điều hành tổ chức một cách linh hoạt mà vẫn đạt mục tiêu đã đề

ra Chương trình, kế hoạch giúp cho lãnh đạo phân b ổ và sử dụng hợp lý quỹ thờigian, huy động được các đơn vị giúp việc; bố trí lực lượng tập trung theo một kế

hoạch thống nhất; phối hợp đồng bộ, nhịp nhàng các đơn vị để thực hiện có hiệu quảnhững nhiệm vụ đã đề ra Chương trình, kế hoạch đảm bảo cho lãnh đạo điều hànhhoạt động được thống nhất, tránh chồng chéo và mâu thuẫn trong việc Lãnh đạo, chỉđạo, phát huy được trí tuệ của tập thể.

2.3.2 Thu th p , cung cấp, quản thông tin

Tại công ty TNHH Jhcos ViNa hàng ngày văn phòng tiếp nhận rất nhiềuthông tin khác nhau: thông tin nội bộ, thông tin trong cơ quan và thông tin ngoài cơquan.Văn phòng kiểm tra tính chính xác, thích hợp lý của các tài liệu, số liệu; hệthống hóa, phân tích t ng hợp số liệu, tài liệu; chỉnh lý chính xác số liệu, tài liệu đểvăn phòng phản ánh được tình hình, xác định đúng bản chất của các sự việc, các hoạtđộng, từ đó văn phòng đưa ra các giải pháp, phương án cho các quyết định quản lýdưới các hình thức kiến nghị, đề xuất sáng kiến giải quyết, ban hành các văn bảnthích hợp, Việc của văn phòng là phân chia các nguồn thông tin theo các doanh mụcnội dung, chia cho phòng bạn và đơn vị cần làm về nguồn thông tin thu thậpđược,sau đó văn phòng sẽ tổng hợp hệ thống thông tin đó, rồi tiến hành bảo quản vàlưu trữ để khi cần đến thông tin phục vụ cho hoạt động có sẽ nguồn thông tin kịpthời

Đây là khâu then chốt, văn phòng phản ánh nội dung trọng tâm hoặc kết quảcủa quy trình thông tin, bởi lẽ kết quả của nó là tạo lập những thông tin mới phục vụtrực tiếp cho hoạt động của cơ quan, t chức Đặc biệt là thông tin cần thiết cho Lãnhđạo

- Văn phòng t chức mạng lưới thông tin phù hợp để b sung cho nhau Trongđiều kiện hiện nay, khi các máy tính được kết nối mạng thì thông tin, số liệu phátsinh ở các phòng, ban cần được phản ánh về văn phòng trung tâm xử lý dữ liệu,không để xảy ra chậm trễ, sai lệch, không ăn khớp với nhau

+ Văn phòng nhận thức vấn đề cần phải lập kế hoạch và ra quyết định

+ Văn phòng xác định cơ hội cũng như thách thức đối với t chức

+ Văn phòng xác lập các cơ sở tiền đề khoa học cần thiết để xây dựng cácmục tiêu

+ Văn phòng lựa chọn các phương án để thực hiện các quyết định quản lý

Để lập kế hoạch và ra quyết định, văn phòng sẽ thông qua thông tin quá khứ,thông tin hiện tại, thông tin dự báo cần phải được thu thập và xử lý, giúp nhận diệnđúng bối cảnh tồn tại, các yếu tố tác động đến t chức, những vấn đề t chức cần đốimặt, nhận diện đúng đối tượng, điều kiện bảo đảm thực hiện của quyết định.

2.3.3 T ch c y d ng c c quy ch hoạt động của c quan và văn phòng

Tại công ty TNHH Jhcos ViNa nói chung và văn phòng cuả công ty nói riêng.Quy chế hoạt động bao gồm những quy định bắt buộc thực hiện dựa trên sự thốngnhất, tuân thủ của cơ quan và đơn vị: quy chế quy định giờ giấc làm việc, chế độ tăng

ca, y tế, hỗ trợ bộ phận, quy chế tiền lương, tiền thưởng

Tại công ty TNHH Jhcos Vina quy định quy chế hoạt động của văn phòng làmtheo giờ hành chính( 8 tiếng/ngày), tăng ca theo quy định tại công ty (1 đến 2giờ/ngày), các hoạt động chăm sóc sức khỏe theo định kỳ một năm hai lần tại doanhnghiệp Tiền lương tiền thương quy định theo quá trình đóng góp năng lực bảnthân( lương cứng cộng doanh thu và cộng thưởng) và chế độ đóng bảo hiểm xã hộitheo quy định của pháp luật Công ty TNHH Jhcos ViNa luôn đảm bảo môi trườnghoạt động tốt để văn phòng phát huy hết khả năng trong quá trình hỗ trợ lãnh đạo vàhiệu quả tại nơi làm việc

Quy chế này khiến cho hoạt động của công ty TNHH Jhcos ViNa và bộ phậnvăn phòng đi vào nề nếp, phù hợp với mục tiêu hoạt động, chức năng, nhiệm vụ đượcxác định Thông qua quá trình xây dựng và thực hiện theo quy chế văn phòng sẽđóng góp tích cực, trong việc xây dựng dự thảo, lấy ý kiến tham gia đóng góp, góp ýkiến cho các cấp lãnh đạo Bộ sung hoàn thiện, thông báo thi hành và giám sát việcthực hiện là nhiệm vụ chính của văn phòng Giúp nâng cao ý thức và trách nhiệm choviệc hoàn thành mục tiêu chung

văn thư của văn phòng Khi nhận thư ký văn phòng sẽ kiểm tra xem có đúng côngvăn giử cho cơ quan mình hay không, sau đó phân loại hồ sơ: sách báo để riêng, côngvăn để riêng Nếu công văn nhiều tiếp tục phân loại văn bản gửi cho Lãnh đạo, vănbản gửi cho đơn vị(phòng, ban) Sau đó bóc bì công văn: tại công ty TNHH JhcosViNa quy định văn thư sẽ bóc bì vào số,gửi vào cơ quan, còn lại văn bản sẽ được gửicác đơn vị chỉ ghi số phần bóc bì rồi chuyển giao lại cho bộ phận văn phòng phụtrách Các công văn “ khẩn”, “hỏa tốc” sẽ bóc trước bởi vì nó sẽ liên quan trực tiếpđến hoạt động của doanh nghiệp Các văn bản “mật” và “tối mật” nếu không đượcgiao trách nhiệm thì phải chuyển cho người doanh nghiệp đã giao trách nhiệm Vănthư chỉ cần đăng ký số đến ngoài bìa Công tác đóng dấu: sau khi bóc bì văn thu sẽđóng dấu, ghi số ngày đến và công văn đến, sau đó vào s 0 công văn rồi tiến hành lưutrữ tại kho.

Vai trò đầu tiên của công tác văn thư lưu trữ đó là góp phần đảm bảo, cungcấp thông tin, tư liệu cho bộ phận văn phòng để văn phòng sẽ báo các lên Lãnh đạo,giúp cho quá trình sản xuất và kinh doanh nắm bắt được thông tin làm việc Nhữngvăn bản này có thể làm tài liệu phục vụ cho việc dự báo, so sánh, lập kế hoạch, Do

đó, việc giữ gìn bảo quản tài liệu, văn bản đi đến qua các thời kì một cách cẩn thận,khoa học sẽ hỗ trợ văn phòng rất nhiều trong mọi hoạt động của doanh nghiệp

Có thể thấy công tác văn thư lưu trữ tại công ty TNHH Jhcos ViNa chiếm một

vị trí và vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý Tuy nhiên hiện nay, công tác vănthư, lưu trữ tại công ty vẫn chưa phát huy được hết những vai trò và ý nghĩa vốn cócủa nó

Hiện nay, tại công ty TNHH Jhcos ViNa vẫn gặp phải tình trạng, tất cả cácđơn vị đã lập hồ sơ công việc, nhưng chất lượng chưa cao, gây khó khăn cho việc thuthập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử Việc ban hành các vănbản liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ (danh mục hồ sơ, bảng thời hạn bảo quảntài liệu, danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu ) vẫn còn chậm

Nhiều bộ phận, đơn vị tại công ty vẫn gặp rất nhiều khó khăn trong việc thuthập, sắp xếp, bảo quản tài liệu lưu trữ Điều này một phần là do lượng văn bản, tàiliệu rời lẻ chưa được lập hồ sơ còn nhiều do tồn đọng từ các năm trước Một phần là