Luận văn hiện đại hóa văn phòng tại công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng giao thông INTRACOM thành phố hà nội

lựa chọn đề tài “Hiện đại hóa văn phòng tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xâydựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM, thành phố Hà Nội” làm đề tài cho khóa luận tốt nghiệp của mình với mục đích ngh

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

KHÓA LUẬN TỐT

NGHIỆP HIỆN ĐẠI HÓA VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN

ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG

VÀ GIAO THÔNG INTRACOM, THÀNH PHỐ HÀ

DƯƠNG THỊ CHÂU ANH: 1605QTVA001:2016 - 2020Lớp

HÀ NỘI - 2020

: ĐH QTVP 16A

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan Hiện đại hóa văn phòng tại Công ty Cổ phần Đầu tư

Xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM, thành phố Hà Nội là công trình

nghiên cứu của riêng tôi với sự hướng dẫn của giảng viên ThS Đinh Thị HảiYến Các nội dung nghiên cứu, kết quả trong đề tài này là trung thực và chưađược công bố dưới bất kỳ hình thức nào trước đây Những số liệu được đưa ratrong nội dung phục vụ cho việc phân tích, nhận xét, đánh giá được chính tácgiả thu thập từ các nguồn khác nhau đều đã được trích dẫn đầy đủ nguồn gốc

Nếu có bất kỳ sự gian lận nào tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm về nộidung khóa luận của mình

Hà Nội, ngày 01 tháng 05 năm 2020

Sinh viên

Dương Thị Châu Anh

LỜI CẢM ƠN

Được sự phân công của quý thầy cô khoa Quản trị văn phòng, TrườngĐại học Nội vụ Hà Nội, sau gần ba tháng thực tập và khảo sát tôi đã hoàn

thành Khóa luận tốt nghiệp Hiện đại hóa văn phòng tại Công ty Cổ phần Đầu

tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM, thành phố Hà Nội.

Trong quá trình thực hiện và hoàn thành khóa luận tốt nghiệp với đề tài

Hiện đại hóa văn phòng tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM, thành phố Hà Nội bên cạnh sự nỗ lực cố gắng của

bản thân, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến ThS Đinh Thị Hải Yến Giảng viên Khoa Quản trị văn phòng đã tận tình giúp đỡ, hướng dẫn Xin chânthành cảm ơn đến toàn thể quý thầy, cô trong khoa Quản trị văn phòng -Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã hết lòng truyền đạt những kiến thức quýbáu, cũng như tạo mọi điều kiện thuận lợi cho tôi học tập và nghiên cứu

-Tôi xin chân thành cảm ơn quý Ban lãnh đạo Công ty Cổ phần Đầu tưXây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM đã tạo điều kiện giúp đỡ tôiđược tìm hiểu thực tế công tác hiện đại hóa văn phòng tại quý công ty Đặcbiệt tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến chị Nguyễn Thị Kim Anh - Chánh Vănphòng công ty, chị Nguyễn Thị Kim Hường - cán bộ phụ trách nhân sự đãhướng dẫn, chỉ bảo, giúp đỡ thực hiện các công việc trong quá trình tôi thựctập, khảo sát tại công ty Xin cảm ơn chị Hoàng Thị Ánh Nguyệt - cán bộ phụtrách văn thư của Văn phòng công ty, cũng như tất cả các anh chị đồng nghiệptại công ty đã cung cấp cho tôi nhiều tài liệu hữu ích, nhiệt tình hướng dẫn,chia sẻ, giúp đỡ tôi hoàn thành đề tài khóa luận

Tôi xin chân thành cảm ơn!

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

Chương 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ HIỆN ĐẠI HÓA VĂN PHÒNG 8

1.1 Một số khái niệm 8

1.1.1 Khái niệm “hiện đại” 8

1.1.2 Khái niệm “hiện đại hóa” 8

1.1.3 Khái niệm “văn phòng” 9

1.1.4 Khái niệm “hiện đại hóa văn phòng” 10

1.2 Tầm quan trọng của hiện đại hóa văn phòng 11

1.3 Nội dung của hiện đại hóa văn phòng 14

1.3.1 Về con người làm việc trong văn phòng 14

1.3.2 Về cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng 15

1.3.3 Về các quy trình nghiệp vụ 16

1.4 Nguyên tắc và yêu cầu trong hiện đại hóa văn phòng 16

1.4.1 Nguyên tắc của hiện đại hóa văn phòng 16

1.4.2 Yêu cầu của hiện đại hóa văn phòng 18

Tiểu kết 19

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HIỆN ĐẠI HÓA VĂN PHÒNG TẠI C Ô NG T Y C Ổ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY D ỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG INTRACOM 20

2.1 Khái quát về tổ chức và hoạt động của Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông Intracom 20

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển 20

2.1.2 Cơ cấu tổ chức 22

2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban 23

2.2 Thực tế công tác hiện đại hóa văn phòng tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông Intracom 25

2.2.1 Về con người làm việc trong văn phòng 25

2.2.2 Về cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng 30

2.2.3 Về các quy trình nghiệp vụ 38

2.3 Nhận xét chung về công tác hiện đại hóa văn phòng tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông Intracom 46

2.3.1 Ưu điểm 46

2.3.2 Hạn chế 48

2.3.3 Nguyên nhân dẫn đến những hạn chế 51

Tiểu kết 52

Chương 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC HIỆN ĐẠI HÓA VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG INTRACOM 54

3.1 Nâng cao nhận thức về vai trò của hiện đại hóa văn phòng 54

3.2 Tăng cường tổ chức đào tạo cán bộ nhân viên 55

3.3 Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động văn phòng 57

3.3 Có chế độ, chính sách đầu tư kinh phí hợp lý cho công tác hiện đại hóa văn phòng 60

3.4 Bài trí văn phòng theo hướng hiện đại, khoa học 61

3.5 Một số giải pháp khác 64

Tiểu kết 65

KẾT LUẬN 67

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 69

PHỤ LỤC 71

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Hiện đại hóa văn phòng vừa là yêu cầu vừa là nhu cầu không thể thiếu ởmỗi doanh nghiệp Ngày nay, khi công nghệ phát triển, cuộc sống của conngười được hỗ trợ nhiều hơn bởi những công nghệ thông minh Đặc biệt là sựphát triển của công nghệ trong văn phòng Biến những văn phòng cũ trở thànhnhững văn phòng hiện đại Quá trình hiện đại hóa văn phòng đang được thựchiện một cách nhanh chóng và mạnh mẽ ở hầu hết các doanh nghiệp đã giúpnâng cao năng suất làm việc, đem lại hiệu quả cao trong công việc Hiện đạihóa văn phòng sẽ giúp tổ chức bộ máy, lao động trong văn phòng được khoahọc, gọn nhẹ Các phương tiện kỹ thuật mới, các phương pháp điều hành mớiđược tăng cường áp dụng giúp hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp hiệu quả

và linh hoạt hơn

Bước vào thế kỷ XXI, trước những yêu cầu to lớn của đất nước cũngnhư những xu hướng phát triển tất yếu của thời đại như toàn cầu hóa, phát triểnmạng thông tin toàn cầu, phát triển các ngành khoa học mũi nhọn như điện tử -tin học, tiến tới hình thành một nền kinh tế tri thức thì mỗi ngành, mỗi lĩnhvực hoạt động trong xã hội không ngừng đổi mới và hiện đại hóa Văn phòngtrong các cơ quan, tổ chức, đoàn thể xã hội của Việt Nam cũng ở bối cảnhchung đó và đang dần được chuyển nhanh sang văn phỏng kiểu mới, hiện đại

Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông Intracom trảiqua hơn 15 năm hoạt động và phát triển, Ban lãnh đạo của công ty hiểu rõ cầntiến hành hiện đại hóa văn phòng để theo kịp xu thế và tăng cường tính cạnhtranh cho công ty Quá trình hiện đại hóa văn phòng tại đây được khuyến khích

và đẩy mạnh thực hiện nhiều năm qua Tuy nhiên, quá trình đó vẫn còn nhiềumặt hạn chế cần phải được nghiên cứu và có giải pháp khắc phục kịp thời

Hiểu được vai trò quan trọng của hiện đại hóa văn phòng trong xu thếtoàn cầu hóa hiện nay và thực trạng của công tác này còn nhiều hạn chế, tôi đã

lựa chọn đề tài “Hiện đại hóa văn phòng tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây

dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM, thành phố Hà Nội” làm đề tài cho

khóa luận tốt nghiệp của mình với mục đích nghiên cứu các cơ sở lý luận vềhiện đại hóa văn phòng và thực trạng công tác hiện đại hóa văn phòng tại Công

ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông Intracom rồi từ đó đề xuấtmột số giải pháp giải quyết các vướng mắc trong thực tiễn và nâng cao chấtlượng thực hiện công tác này

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Là một trong những khía cạnh hàng đầu góp phần phát triển tổ chức,doanh nghiệp, vấn đề hiện đại hóa văn phòng thu hút không ít người nghiêncứu khoa học nghiên cứu về vấn đề này với một số sản phẩm khoa học sau:

Một là các sách, giáo trình như:

- Nguyễn Thành Độ (2012), Giáo trình Quản trị Văn phòng, NXB Đại

học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội Đây là cuốn sách đưa ra những lý luận chung

về văn phòng và tổ chức văn phòng ở các tổ chức, doanh nghiệp kinh tế, cũngnhư các nghiệp vụ cơ bản của văn phòng như tổ chức công tác thông tin, quản

lý thời gian làm việc, tổ chức tiếp khách, tổ chức hội họp, tổ chức chuyến đicông tác, công tác văn thư - lưu trữ và công tác soạn thảo văn bản

- Nghiêm Hồng Kỳ, Lê Văn In, Đỗ Văn Học (2015), Giáo trình Quản

trị Văn phòng, NXB Đại học Quốc gia Tp Hồ Chí Minh Cũng đưa ra những

lý luận chung về văn phòng nhưng đây là cuốn sách về quản trị văn phòngdưới góc nhìn sâu hơn về nền hành chính nhà nước

- Nguyễn Hải Sản (2013), Quản trị học, NXB Thống kê, Hà Nội Cuốn

sách bao gồm 16 chương được chia thành 5 phần chủ yếu, trình bày những nộidung căn bản nhất về lĩnh vực quản trị: Những vấn đề căn bản của quản trị,hoạch định và ra quyết định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát trong quản trị

- Vương Thị Kim Thanh (2009), Quản trị hành chính văn phòng, NXB

Thống kê, Hà Nội Cuốn sách cung cấp những kiến thức, kinh nghiệm và kỹ

năng nghề nghiệp cho người làm công tác quản trị hành chính văn phòng.Trong chương 1 giới thiệu tổng quát về quản trị văn phòng, tác giả đã nêu ramột số lý luận về hiện đại hóa văn phòng như các hướng hiện đại hóa và cácphương pháp hiện đại hóa văn phòng.

Hai là một số đề tài khóa luận tốt nghiệp, thực tập tốt nghiệp của sinhviên như:

- Đặng Nguyệt Ánh (2017), Nâng cao hiệu quả hiện đại hóa văn phòng

tại Ủy ban nhân dân huyện Mỹ Đức, thành phố Hà Nội, Khoa Quản trị văn

phòng, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Đây là đề tài trình bày một số lý luậnchung về hiện đại hóa văn phòng và thực trạng của công tác này tại một cơquan hành chính nhà nước Tác giả làm rõ hiện đại hóa văn phòng theo 4 khíacạnh: Đội ngũ nhân sự văn phòng; tổ chức nghiệp vụ hành chính; trang thiết bị,

cơ sở vật chất và bài trí, thiết kế công sở theo hướng hiện đại hóa

- Nguyễn Thị Hoa (2017), Khảo sát, đánh giá thực trạng hiện đại hóa

văn phòng tại CTCP Sông Đà 10 - Tổng công ty Sông Đà, Khoa Quản trị văn

phòng, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Tác giả khảo sát thực trạng hiện đạihóa văn phòng ở một doanh nghiệp kinh tế theo các nội dung là: Chủ trươngthực hiện hiện đại hóa; cơ sở vật chất và trang thiết bị; cán bộ, công nhân viênvăn phòng; các nghiệp vụ hành chính và bài trí văn phòng hiện đại

- Nguyễn Thanh Hà (2016), Hiện đại hóa công tác văn thư tại Viện Hàn

lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam, chuyên ngành Quản lý công, Học viện

Hành chính Quốc gia Đề tài này đã đưa ra một số lý luận chung về hiện đạihóa trong một công tác cụ thể là công tác văn thư của văn phòng, có giá trịtham khảo khi nghiên cứu về hiện đại hóa văn phòng nói chung

- Trần Hùng Nam (2018), Thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả

công tác quản lý hành chính văn phòng tại Công ty Cổ phần Vận tải biển Việt Nam (Vosco), Khoa Quản trị kinh doanh, Trường Đại học Dân lập Hải Phòng.

Tác giả đi sâu phân tích thực trạng và đưa ra các giải pháp nâng cao hiệu quả

công tác hành chính văn phòng Đề tài cũng đề cập và nhấn mạnh tầm quantrọng của hiện đại hóa trong công tác hành chính văn phòng.

- Cao Thị Xuân (2017), Hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng

Trung ương Hội Luật gia Việt Nam, Khoa Quản trị văn phòng, Trường Đại học

Nội vụ Hà Nội Trong đề tài này tác giả cũng đã làm rõ hiện đại hóa văn phòngtrên 4 khía cạnh: Công tác văn thư - lưu trữ; xử lý thông tin; tổ chức lao độngtại văn phòng và trang thiết bị, công nghệ phục vụ văn phòng

Ba là các bài viết tạp chí như:

Tác giả Đỗ Quang Hưng có bài viết Tính hiện đại nhìn từ khía cạnh

triết học được đăng trên Tạp chí Khoa học xã hội Việt Nam số 1 ra năm 2017.

Tác giả đưa ra nhưng quan điểm mới mẻ về khái niệm hiện đại trong cái nhìncủa triết học Bài viết đi sâu làm rõ được một số lý luận về logic triết lý củatính hiện đại, logic xã hội của tính hiện đại Ngoài ra, rất nhiều đặc điểm củatính hiện đại cũng được phân tích, đặc biệt tác giả đã đưa ra so sánh giữa vănhóa, văn minh và hiện đại

Tác giả Bùi Quang Thắng có bài viết Hiện đại hóa/Modernization đăng

trên trang chủ của Viện Văn hóa Nghệ thuật Việt Nam năm 2016 Tác giả làmsáng tỏ khái niệm hiện đại hóa, đưa ra những mâu thuẫn giữa phát triển và giữgìn bản sắc từ đó nêu lên các bước tiến hành hiện đại hóa như hiện đại hóa gắnvới đô thị hóa, muốn hiện đại hóa đất nước phải đi đầu sau đó là kinh tế xã hội.Bài viết còn đã nêu lên được những thuận lợi khó khăn trong quá trình hiện đạihóa ở Việt Nam

Kế thừa các công trình, đề tài nghiên cứu và bài viết nói trên, đề tài củatôi sẽ tập trung phản ánh thực trạng công tác hiện đại hóa văn phòng tại Công

ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông Intracom, phân tích những

ưu điểm, hạn chế của công tác này tại đây và đề xuất một số giải pháp nângcao chất lượng, hiệu quả công tác hiện đại hóa văn phòng tại Công ty Cổ phầnĐầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông Intracom

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: Công tác hiện đại hóa văn phòng

- Phạm vị nghiên cứu:

+ Không gian: Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giaothông Intracom

+ Thời gian: từ 2006 đến tháng 04/2020

+ Nội dung: Công tác hiện đại hóa văn phòng tại Công ty Cổ phần Đầu

tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông Intracom

4 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

4.1 Mục tiêu nghiên cứu

Thông qua khảo sát tình hình thực tế của công tác hiện đại hóa vănphòng trong công ty Intracom, đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệuquả công tác hiện đại hóa văn phòng tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạtầng và Giao thông Intracom

4.2 Nhiệm vụ nghiên cứu

- Hệ thống lại các lý luận chung về hiện đại hóa văn phòng;

- Tìm hiểu khái quát về Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng vàGiao thông Intracom, khảo sát thực trạng quá trình hiện đại hóa văn phòng tạicông ty;

- Khảo sát thực tế công tác hiện đại hóa văn phòng tại Công ty Cổ phầnĐầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông Intracom;

- Đánh giá những mặt tích cực, những hạn chế còn tồn tại và nguyênnhân của những bất cập đó trong công tác hiện đại hóa văn phòng tại Công ty

Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông Intracom;

- Đưa ra một số giải pháp, đề xuất nâng cao hiệu quả hiện đại hóa vănphòng tại Intracom

5 Giả thuyết khoa học

Làm tốt công tác hiện đại hóa văn phòng sẽ tạo ra sự thay đổi to lớn

trong hiệu quả hoạt động của Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng vàGiao thông Intracom, nâng cao vị thế cạnh tranh cho công ty và bắt kịp với xuthế của thời đại, tránh tụt hậu.

6 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp nghiên cứu dựa trên cơ sở phương pháp luận duy vậtbiện chứng và duy vật lịch sử của chủ nghĩa Mác - Lenin, nghiên cứu công táchiện đại hóa văn phòng tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giaothông Intracom trên cơ sở lịch sử hình thành và phát triển cũng như các mốiquan hệ xã hội của công ty với các đối tượng khác;

- Phương pháp khảo sát thực tế được vận dụng để thu thập thông tin cầnthiết cho việc đánh giá công tác hiện đại hóa văn phòng tại Công ty Cổ phầnĐầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông Intracom;

- Phương pháp phân tích tổng hợp được vận dụng phân tích lý luận vàthực tiễn, làm sáng tỏ sự cần thiết phải nâng cao hiệu quả của công tác hiện đạihóa văn phòng;

- Phương pháp so sánh được vận dụng để đối chiếu giữa lý luận và thựctiễn hiện đại hóa văn phòng;

- Phương pháp điều tra, hỏi trực tiếp, thu thập thông tin từ cán bộ nhânviên trong công ty

7 Đóng góp mới của đề tài

- Ý nghĩa lý luận: góp phần làm phong phú cơ sở lý luận về nghiên cứuhiện đại hóa văn phòng;

- Ý nghĩa thực tiễn: đề tài được áp dụng tại Công ty Cổ phần Đầu tưXây dựng Hạ tầng và Giao thông Intracom sẽ góp phần đưa ra những ý tưởng,giải pháp mới trong công tác hiện đại hóa văn phòng của công ty

8 Bố cục của đề tài

Ngoài các phần Mở đầu, Kết luận, Tài liệu tham khảo, Phụ lục, bố cục

của đề tài gồm 3 chương như sau:

- Chương 1 - Lý luận chung về hiện đại hóa văn phòng;

- Chương 2 - Thực trạng công tác hiện đại hóa văn phòng tại Công ty

Cổ phần Đầu tư Xây dựng hạ tầng và Giao thông Intracom;

- Chương 3 - Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác hiện đại

hóa văn phòng tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông Intracom.

Chương 1

LÝ LUẬN CHUNG VỀ HIỆN ĐẠI HÓA VĂN PHÒNG

1.1 Một số khái niệm

1.1.1 Khái niệm “hiện đại”

Theo Từ điển Tiếng Việt, “hiện đại” là tính từ, thể hiện những gì thuộc

về thời đại ngày nay, đồng nghĩa với đương đại “Hiện đại” chỉ những sự vật,

sự việc có áp dụng những phát minh, những thành tựu mới nhất của khoa học,

kỹ thuật; đối lập với cổ điển [13, Tr 438]

Hiện đại là một trong những khái niệm có vị trí trung tâm trong suy nghĩ

và hành động của nhân loại nhiều thế kỷ nay Với sự xuất hiện của khái niệmhiện đại, nhiều mặt kinh tế, xã hội đều có những chuyển biến to lớn và quantrọng Ban đầu, “hiện đại” được hiểu theo nghĩa xấu, tiêu cực Đến thế kỷ XVII

- XVIII, ngưới ta gán cho nó một ý nghĩa khách quan hơn, các sử gia Châu Âu

bắt đầu phân chia thời gian thành cổ đại - trung cổ và hiện đại Ngày nay, từ

“hiện đại” được dùng để chỉ những đặc tính chung cho các quốc gia phát triển,

sự phát triển không chỉ ở kinh tế mà còn ở cả các lĩnh vực chính trị và xã hội

Như vậy, “hiện đại” là một đặc tính mô tả một sự vật, hiện tượng nào đó

có những đặc điểm mới, phù hợp với thời đại của nó

1.1.2 Khái niệm “hiện đại hóa”

Diễn trình lịch sử của loài người đã từng chứng kiến nhiều thay đổi cả vềmặt cá thể cũng như loài Những thay đổi ấy luôn được đánh dấu bằng cột mốccủa những thay đổi xã hội: Đó là những cuộc cách mạng và tương ứng với nó

là những nền văn minh mới Tuy nhiên, trong rất nhiều cột mốc ấy thì chỉ mộtcột mốc (mà từ đó lịch sử loài người có một bước ngoặt đáng kể, cột mốc nàygắn chặt với những thay đổi căn bản bởi cuộc cách mạng khoa học - kỹ thuật)sản sinh ra thuật ngữ hiện đại hoá (modernization)

Ở Việt Nam, từ đầu thế kỷ XX trong nhiều lĩnh vực văn hóa, xã hội,thuật ngữ hiện đại hóa dần trở nên phổ biến với ý nghĩa canh tân, đổi mới theo

hướng Âu hóa và trở thành vấn đề tư tưởng triết học, một động lực quan trọngcủa sự chuyển biến văn hóa - xã hội Có thể hiểu nôm na “hiện đại hóa” là làmcho mọi thứ hiện đại hơn Tuy nhiên cách hiểu này chưa phản ánh hết mức độsâu sắc và rộng lớn của thuật ngữ hiện đại hóa [17].

Theo Từ điển Tiếng Việt năm 2003, “hiện đại hóa” là làm cho mang tínhchất của thời đại ngày nay, làm cho trở thành có đầy đủ mọi trang bị, thiết bịcủa nền công nghiệp hiện đại [13, Tr 438]

Hiện đại hóa bao giờ cũng gắn chặt với sự phát triển khoa học côngnghệ Những phương thức sản xuất, phương thức quản lý hiện đại, trí tuệ vàkhoa học công nghệ hiện đại được áp dụng nhiều hơn và đạt đến trình độ caohơn Hạt nhân của quá trình hiện đại hóa là sự thích ứng của hệ thống các quychuẩn truyền thống đối với những nhiệm vụ xã hội mới mẻ ở tất cả các mặtkinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội Ở Việt Nam, công nghiệp hóa - hiện đại hóa

là một trong những nhiệm vụ hàng đầu suốt hơn 30 năm qua

Từ những cách hiểu như trên, có thể tổng kết lại “hiện đại hóa” là quátrình ứng dụng và trang bị những thành tựu khoa học và công nghệ tiên tiến,hiện đại vào quá trình sản xuất, kinh doanh, dịch vụ và quản lí kinh tế - xã hội

1.1.3 Khái niệm “văn phòng”

“Văn phòng” là một phạm trù khái niệm rất rộng, có rất nhiều cách địnhnghĩa về nó Văn phòng có thể được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn

vị, là địa điểm mà các cán bộ nhân viên hàng ngày đến đó để làm việc như Vănphòng Bộ, Văn phòng Ủy ban nhân dân Văn phòng còn là khái niệm chỉ mộtphòng làm việc cụ thể của một chủ thể nào đó ví dụ như văn phòng Giám đốc

là phòng làm việc của Giám đốc, phòng Kế toán là nơi làm việc của các nhânviên tài chính kế toán, phòng Kinh doanh là nơi làm việc các nhân viên phụtrách bán hàng, [16, Tr 11]

Theo Từ điển Tiếng Việt, “văn phòng” là bộ phận phụ trách công việcgiấy tờ, hành chính trong một cơ quan [13, Tr 1101] Đây là một định nghĩa

còn rất chung chung và mơ hồ, chưa nói lên được rất nhiều nội hàm mà “vănphòng” bao chứa.

Văn phòng cũng có thể biểu thị một vị trí hay một bộ phận trong một tổchức với các nhiệm vụ cụ thể gắn liền với các hoạt động liên quan đến nhữngcông việc chung, đối nội, đối ngoại, quản lý công sở của tổ chức đó (Vănphòng Sở, hay văn phòng được đặt trong các cơ quan, tổ chức, công ty vàthường có các chức danh Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng )

Mặc dù có thể hiểu theo những cách khác nhau nhưng văn phòng đều cóđiểm chung là bộ máy được tổ chức thích hợp với đặc điểm cụ thể của từng cơquan; văn phòng có địa điểm hoạt động giao dịch với cơ sở vật chất nhất định(quy mô các yếu tố vật chất này sẽ tùy thuộc vào quy mô, đặc điểm hoạt độngcủa công tác văn phòng) [7, Tr 6]

Từ việc xem xét toàn bộ những quan điểm định nghĩa về văn phòng nóitrên, tôi xin đưa ra một khái niệm đầy đủ nhất về văn phòng cơ quan, doanhnghiệp như sau:

“Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, doanh nghiệp;

là nơi thu thập, xử lý, cung cấp, truyền đạt thông tin trợ giúp cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp” [7, Tr 9].

1.1.4 Khái niệm “hiện đại hóa văn phòng”

Hiện nay có rất nhiều nhà nghiên cứu đang đi sâu tìm hiểu nội dung hiệnđại hóa văn phòng, mỗi tác giả lại đưa ra một khái niệm, định nghĩa khác nhau

về cách hiểu thế nào là hiện đại hóa văn phòng, tuy nhiên mỗi khái niệm, địnhnghĩa này lại không giống nhau về cách thức diễn đạt

Hiện đại hóa văn phòng có thể hiểu là ứng dụng khoa học công nghệ vàocông tác văn phòng Là quá trình xử lý các kỹ thuật tự động hóa vào quy trìnhnghiệp vụ văn phòng Đặc biệt là ứng dụng công nghệ tin học vào các nghiệp

vụ văn phòng từ văn thư - lưu trữ, quản lý thông tin, xử lý thông tin đến môi

trường làm việc nhằm giảm thiểu sức lao động của con người mà vẫn đảm bảohiệu quả và duy trì được năng suất lao động cao [18, Tr 14].

Các mô hình văn phòng cũ dần chuyển mình cả về nội hàm và diện mạo.Quá trình hiện đại hóa văn phòng sẽ giúp tạo nên không gian làm việc tiện ích,phù hợp thỏa mãn các tiêu chí của văn phòng hiện đại, hướng đến xây dựng môhình quản lý hiện đại, con người hiện đại và sự phát triển toàn diện của doanhnghiệp nhằm thích ứng với cuộc cách mạng công nghệ 4.0

Tác giả Đặng Nguyệt Ánh cũng đưa ra khái niệm: “Hiện đại hóa công

tác văn phòng là ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn phòng có thể hiểu là ứng dụng khoa học công nghệ và công tác văn phòng” [1, Tr 25].

Hiện đại hoá công tác văn phòng là một đòi hỏi bức xúc của các nhàquản trị Hoạt động của văn phòng rất đa dạng, phong phú và phức tạp Tổchức khoa học công tác văn phòng có ý nghĩa thiết thực tạo điều kiện chodoanh nghiệp hoàn thành tốt mục tiêu để tồn tại và phát triển

Nhìn chung nội hàm những cách hiểu của các nhà nghiên cứu đều giốngnhau, tôi xin đưa ra tổng kết của cá nhân như sau: Hiện đại hóa văn phòng làquá trình làm cho văn phòng trở nên hiện đại hơn không chỉ về mặt cơ sở vậtchất thiết bị mà cả con người và các quy trình nghiệp vụ trong văn phòng bằngcách ứng dụng khoa học công nghệ và phần mềm hiện đại

1.2 Tầm quan trọng của hiện đại hóa văn phòng

Văn phòng là đầu mối giúp việc cho lãnh đạo thông qua hai chức năngchính là tham mưu tổng hợp và chức năng hậu cần Ngoài ra, trong văn phònghiện đại, xử lý thông tin cũng được coi là hoạt động chủ yếu, bao chùm toàn bộcông việc văn phòng Để thực hiện các chức năng đó, văn phòng có rất nhiềunhiệm vụ quan trọng có thể kể đến như tổ chức xây dựng và theo dõi chươngtrình kế hoạch, thu thập và xử lý, đảm bảo thông tin, tổ chức và quản lý côngtác văn thư lưu trữ, thực hiện kiểm tra giám sát theo sự phân cấp của lãnhđạo,

Từ việc phân tích vai trò, chức năng, nhiệm vụ ta có thể khẳng định hoạtđộng của văn phòng có tác động, tầm ảnh hưởng đến chất lượng, hiệu quả hoạtđộng của toàn bộ doanh nghiệp Nhanh chóng tiến hành hiện đại hóa vănphòng, đặc biệt ở các tổ chức kinh doanh sẽ giúp đảm bảo trụ vững trong môitrường cạnh tranh và hoạt động hiệu quả.

Một số lý do cho thấy tầm quan trọng của yêu cầu cần phải hiện đại hóacông tác văn phòng như sau:

- Hiện đại hóa văn phòng là yêu cầu tất yếu:

Không phải tự nhiên, hiện đại hóa văn phòng trở thành vấn đề mang tínhtoàn cầu, sở dĩ bởi hiện đại hóa văn phòng có vai trò quan trọng trong việc gópphần thực hiện hiện đại hóa, công nghiệp hóa đất nước, thúc đẩy nền kinh tế,văn hoá, xã hội phát triển Trong các kỳ Đại hội, từ Đại hội lần thứ VIII đếnnay, Nhà nước ta luôn nhấn mạnh thực hiện công tác hiện đại hóa trong mọilĩnh vực hoạt động

Thực tế cũng đã phản ánh những yêu cầu khách quan của việc đổi mới,

từ những thành tựu về khoa học kỹ thuật và công nghệ, nhất là công nghệ thôngtin Cũng chính những thành tựu đó đã gây áp lực rất mạnh mẽ tới hoạt độngcủa văn phòng và đòi hỏi văn phòng phải khẩn trương đi vào hiện đại hóa

- Hiện đại hoá văn phòng tạo tiền đề để phát triển cho mỗi cơ quan tổchức:

Văn phòng là một phần không thể thiếu trong bộ máy tổ chức của bất kỳ

cơ quan, doanh nghiệp nào Văn phòng chính là nơi thu thập, xử lý thông tin;nơi đưa ra quyết định tham mưu cho lãnh đạo; nơi đảm bảo các yếu tố vật chất,tinh thần, cho hoạt động của cơ quan, tổ chức Một văn phòng hoạt động khoahọc, có kỷ cương nề nếp, có đủ các điều kiện, phương tiện hiện đại thì côngviệc sẽ chạy đều, quản lý hành chính thông suốt Thủ trưởng cơ quan, doanhnghiệp muốn hoạt động của cơ quan mình thuận lợi, có tiền đề phát triển bềnvững thì cần trực tiếp và thường xuyên chăm lo kiện toàn bộ máy văn phòng,

xây dựng đội ngũ cán bộ nhân viên vững mạnh, tích cực trang bị vất chất, từngbước hiện đại hóa công tác văn phòng.

- Giảm thời gian lãng phí và những ách tắc trong tiếp nhận, xử lý, truyềntải thông tin phục vụ cho hoạt động của cơ quan tổ chức:

Thời đại ngày nay, khi khoa học công nghệ phát triển, xu hướng chungcủa mọi cơ quan, doanh nghiệp là nhanh chóng hiện đại hóa công tác vănphòng Một văn phòng hiện đại với trang thiết bị, phương thức quản lý mới,cán bộ nhân viên có năng lực chuyên môn cao; sẽ hạn chế tối đa việc lãng phíthời gian công sức, giảm chi phí về quản lý điều hành mà vẫn đảm bảo tốt chấtlượng công việc hàng ngày

- Hiện đại hóa văn phòng giúp giảm bớt áp lực cho các nhà quản lý:Cùng với đổi mới trang thiết bị, việc đổi mới phương thức quản lý sẽ tạođược sự năng động, loại bỏ dần sự trì trệ, kém hiệu quả trong hoạt động quản

lý, góp phần tạo chỗ đứng trong nền kinh tế thị trường cho cơ quan, doanhnghiệp Hoạt động văn phòng kết hợp với công nghệ hiện đại sẽ ngày càngnâng cao năng suất lao động của toàn thể công nhân viên và nâng cao chấtlượng công việc

Nâng cao năng suất lao động của cơ quan tổ chức, giúp cho nhà quản lýthoát khỏi những công việc hành chính mang tính sự vụ, tạo điều kiện phát huytính sáng tạo của mỗi cán bộ nhân viên trong văn phòng, giúp các nhà quản lýtập trung lập kế hoạch, tìm kiếm các giải pháp tối ưu để điều hành công việcđạt hiệu quả cao nhất

- Thực hiện tiết kiệm chi phí cho công tác văn phòng:

Trước đây, khi khoa học công nghệ chưa phát triển, chưa được áp dụngnhiều vào hoạt động của các cơ quan, doanh nghiệp, trang thiết bị văn phònglúc đó chỉ là những máy móc đơn giản, thô sơ như máy đánh chữ, bàn tínhbằng tay Những máy móc này chỉ giảm bớt một phần khối lượng công việc.Ngày nay, hầu hết các công việc trong văn phòng đều có sự hỗ trợ của máy vi

tính và trang thiết bị hiện đại Điều này góp phần rất lớn vào việc giảm bớtkhông chỉ chi phí mà còn là sức lao động của con người và thời gian hoànthành công việc.

1.3 Nội dung của hiện đại hóa văn phòng

Các nhà nghiên cứu về quản trị văn phòng đã giúp chúng ta nhận diệnnhững nội dung của hiện đại hóa văn phòng chính là cấu trúc 3 mặt cơ bản củavăn phòng hiện đại: con người; cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng và cácquy trình nghiệp vụ

1.3.1 Về con người làm việc trong văn phòng

Để hiện đại hóa văn phòng thì việc hiện đại hóa trong tư duy và tri thứccủa con người cần phải đi trước một bước Chất lượng mọi mặt hoạt động củavăn phòng phụ thuộc vào việc giải quyết công việc của các cán bộ nhân viên.Những cán bộ nhân viên này có tư duy hiện đại, tư tưởng và tri thức hiện đạichắc chắn sẽ đẩy nhanh quá trình hiện đại hóa các mặt khác của văn phòng

Con người làm văn phòng hiện đại cần được đào tạo theo yêu cầu củalao động thông tin với tính sáng tạo, trí tuệ và năng động ngày càng cao; cóhoài bão nghề nghiệp, quan tâm đến lợi ích của cơ quan, doanh nghiệp; có trình

độ chuyên môn nghiệp vụ, có kỹ năng làm việc, nhất là kỹ năng xử lý thôngtin, chủ yếu là thông tin văn bản và kỹ năng giao tiếp - ứng xử,

Người lao động được tuyển dụng vào làm việc cho một văn phòng hiệnđại cần hiểu đúng kỹ năng làm việc, kỹ năng tổ chức công việc, kỹ năng hànhchính là gì; cần có khả năng vận dụng những kiến thức thu nhận được về mộtlĩnh vực nào đó vào công việc thực tế; biết kết hợp linh hoạt giữa kiến thứcchuyên môn và kỹ năng tổ chức thực hiện các quy trình làm việc

Các kỹ năng cơ bản cần thiết cho một quản trị viên văn phòng, một thư

ký văn phòng hay nhân viên văn phòng hiện đại là: Thiết kế, phân tích, phâncông công việc; Hoạch định công việc, lập chương trình, kế hoạch công tác; Tổchức hội họp; Thu thập và xử lý thông tin; Xây dựng quy chế làm việc; Đảm

bảo điều kiện làm việc; Giao tiếp - ứng xử; Soạn thảo văn bản; Tổ chức côngtác văn thư; Tổ chức công tác lưu trữ Các kỹ năng khác có liên quan như: quảntrị nhân sự, kế toán, làm việc nhóm, tổ chức sự kiện, quan hệ công chúng, diễnđạt (nói và viết),

1.3.2 Về cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng

Văn phòng là đầu mối giao tiếp, là bộ mặt của cơ quan, là “hình ảnh nhìnthấy” của một doanh nghiệp và do đó cũng gắn liền với uy tín, hiệu quả hoạtđộng của cơ quan và phản ánh chính năng lực quản lý, điều hành của ngườilãnh đạo doanh nghiệp đó Quan điểm quản trị văn phòng của người Mỹ chorằng: bề ngoài của một văn phòng - gọn gàng sạch sẽ như thế nào, tổ chức ngănnắp ra sao - có thể có ảnh hưởng sâu sắc đến vấn đề hoàn thành công việcnhanh chóng Mức độ hiệu quả của một văn phòng tỷ lệ mật thiết với hình thứcvăn phòng đó trông có vẻ hiệu quả như thế nào [12, Tr 6] Vì vậy cần có sựđầu tư thích đáng cho diện mạo của các văn phòng trong mỗi cơ quan, doanhnghiệp

Văn phòng hiện đại được xây dựng ngày càng đầy đủ các phòng ban vớithiết kế theo hướng hiện đại, phòng ốc, bàn ghế được bố trí, sắp xếp tiện nghi,đẹp mắt, thuận tiện cho quá trình di chuyển và thực hiện công việc Nhiều vănphòng hiện nay còn được bố trí theo phong thủy với các yếu tố ánh sáng, màusắc tường, hướng vị trí làm việc được sắp xếp tỉ mỉ

Trang bị các thiết bị văn phòng hiện đại có thể kể đến như các phươngtiện soạn văn bản, sao nhân văn bản, thiết bị kỹ thuật truyền tin, truyền văn bảnnhư telex, fax và cao hơn như internet, cùng các thiết bị viễn thông Áp dụng

mô hình Chính phủ điện tử (e-Government), văn phòng điện tử, hệ thống quản

lý chất lượng ISO, Ứng dụng ngày càng rộng rãi các lĩnh vực khoa học, côngnghệ mới vào công việc văn phòng như công nghệ thông tin, kỹ thuật viễnthông; công thái học (ergonomics), công nghệ 5S của Nhật Bản, Một vănphòng hiện đại không thể thiếu những thiết bị nói trên vì thiếu nó sẽ ảnh hưởng

đến năng suất và hiệu quả công việc Tuy nhiên ở mỗi giai đoạn khác nhau lại

có những yêu cầu khác nhau về trang thiết bị Để bắt kịp với nhịp độ phát triểnthì các cơ quan, doanh nghiệp nói chung và văn phòng nói riêng phải thực sựnăng động và có sự đánh giá đúng để quan tâm, đầu tư thích đáng về trang thiết

bị cho văn phòng

1.3.3 Về các quy trình nghiệp vụ

Các nghiệp vụ hành chính văn phòng ngày nay như xây dựng kế hoạch,chương trình công tác; công tác văn thư - lưu trữ; công tác thu thập và xử lýthông tin phục vụ hoạt động của lãnh đạo; một số công tác hậu cần như lễ tân,

tổ chức hội họp, chuẩn bị chuyến công tác, được hiện đại hóa với những quytrình chặt chẽ, hoàn chỉnh, khoa học theo các tiêu chuẩn, định mức kinh tế - kỹthuật Các nghiệp vụ được quy trình hóa và hướng dẫn thực hiện một cách cụthể

Các quy trình nghiệp vụ cũng cần tiến hành ứng dụng rộng rãi thiết bịhiện đại và công nghệ thông tin để hiện đại hóa Với sự hỗ trợ đắc lực của cáctrang thiết bị văn phòng hiện đại làm cho hoạt động hành chính văn phòngđược vận hành trôi chảy, thống nhất, thông suốt và hiệu quả ngày càng cao

Một văn phòng với đầy đủ trang thiết bị hiện đại, có đội ngũ cán bộ nhânviên làm việc được đào tạo đạt trình độ cao cũng sẽ là lãng phí nếu trong vănphòng đó không có được những quy tắc, quy trình nghiệp vụ chuẩn mực vàmang tính khoa học hiện đại

1.4 Nguyên tắc và yêu cầu trong hiện đại hóa văn phòng

Muốn tiến hành hiện đại hóa văn phòng một cách hiệu quả và bền vững,nhà quản trị cần quan tâm, tuân thủ các nguyên tắc và yêu cầu của công táchiện đại hóa văn phòng

1.4.1 Nguyên tắc của hiện đại hóa văn phòng

Một số nguyên tắc của hiện đại hóa văn phòng có thể kể đến dưới đây:

- Hiện đại hóa theo chiều dọc từ trên xuống dưới, từ tư duy đến hành

về nội dung hiện đại hóa văn phòng Tiến hành các hoạt động hiện đại hóa vănphòng thiết thực như kiểm tra, nâng cấp trang thiết bị, tổ chức các lớp đào tạocho cán bộ nhân viên

- Thường xuyên kiểm tra, đánh giá, so sánh công tác hiện đại hóa trong

cơ quan, doanh nghiệp với bối cảnh hiện đại hóa chung:

Hiện nay các cơ quan, doanh nghiệp đang liên tục không ngừng hiện đạihóa văn phòng đề bắt kịp xu hướng Sự vận động và phát triển mạnh mẽ củakhoa học công nghệ liên tục đưa ra thị trường những thành tựu mới Vì vậy,cần thường xuyên kiểm tra, đánh giá tình hình hiện đại hóa nội bộ với bối cảnhchung nhằm có những bước đi, đầu tư đúng đắn cho công tác hiện đại hóa vănphòng

- Hiện đại hóa theo chiều ngang, đồng bộ ba yếu tố là con người làm vănphòng, cơ sở vật chất trang thiết bị và các quy trình nghiệp vụ văn phòng:

Một văn phòng hiện đại chắc chắn phải bao gồm các trang thiết bị hiệnđại, các phần mềm công nghệ tin học mới phục vụ hoạt động Với sự phát triểncủa công nghệ thông tin, khoa học kỹ thuật như vậy sẽ đòi hỏi đội ngũ nhân sựlàm văn phòng ngoài kỹ năng nghiệp vụ chuyên môn phải liên tục được đào tạo

để sử dụng thành thạo các trang thiết bị hiện đại Từ đó có thể xây dựng nhữngquy trình nghiệp vụ mới, khoa học và tối ưu hiệu quả làm việc

Ba yếu tố con người, cơ sở vật chất và quy trình nghiệp vụ văn phòng cómối liên hệ chặt chẽ với nhau Vì vậy để công tác hiện đại hóa phát huy tácdụng và hiệu quả cao nhất, cần đồng bộ hiện đại cả ba yếu tố này

- Hiện đại hóa trên cơ sở nguyên tắc hiệu quả và tiết kiệm:

Công tác chỉ đạo điều hành hiện đại hóa văn phòng cần theo hướng chútrọng thực chất, hiệu quả, tiết kiệm thời gian, tiết kiệm chi phí Không nên ồ ạtđầu tư kinh phí, sức lực trong một giai đoạn nhất định sau đó gián đoạn côngtác hiện đại hóa, mà cần liên tục rà soát, linh hoạt do tính chất biến đổi và pháttriển không ngừng của bối cảnh hiện đại Thực hiện tốt nguyên tắc hiệu quả,tiết kiệm sẽ tạo điều kiện thông thoáng, thuận lợi cho cơ quan, doanh nghiệpkiểm soát hiệu quả của quy trình hiện đại hóa văn phòng

1.4.2 Yêu cầu của hiện đại hóa văn phòng

Hiện đại hóa văn phòng có một số yêu cầu như sau:

- Hiện đại hóa văn phòng phải đáp ứng yêu cầu hoàn thiện nhanh vàthống nhất trong ba yếu tố con người, cơ sở vật chất và quy trình nghiệp vụ;nâng cao hiệu quả quá trình hội nhập cho các cơ quan, doanh nghiệp; phát huynhững phẩm chất của nhân lực hiện đại, hiệu quả của trang thiết bị tiên tiến vàquy trình khoa học vào tiến trình phát triển của cơ quan, doanh nghiệp

- Hiện đại hóa nói chung, đặc biệt là hiện đại hóa văn phòng phải bảođảm tạo thuận lợi nhất cho cán bộ, nhân viên trong cơ quan, doanh nghiệp, gópphần tích cực vào nâng cao chất lượng hoạt động, giải quyết công việc

- Hiện đại hóa văn phòng phải đáp ứng yêu cầu xây dựng đội ngũ cán

bộ, công nhân viên có phẩm chất, tác phong hiện đại, trình độ chuyên mônnghiệp vụ, tinh thần trách nhiệm và khả năng tư duy sáng tạo

- Xây dựng các quy trình, nghiệp vụ văn phòng theo hướng đơn giản hóanhưng vẫn giữ được tính khoa học, rõ ràng, phù hợp yêu cầu hoạt động củatừng cơ quan, doanh nghiệp; hoạt động văn phòng có kỷ luật, kỷ cương và nângcao hiệu lực, hiệu quả cho công tác quản lý

- Hiện đại hóa văn phòng phải hướng tới xây dựng các văn phòng hiệnđại, ứng dụng có hiệu quả thành tựu phát triển của khoa học - công nghệ, nhất

là công nghệ thông tin

và các quy trình nghiệp vụ văn phòng Thông qua nghiên cứu lý luận tôi cũngtìm hiểu được những nguyên tắc và yêu cầu của hiện đại hóa văn phòng Cácvấn đề lý luận này là cơ sở và tiền đề cho việc nghiên cứu thực trạng của côngtác hiện đại hóa văn phòng ở Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng vàGiao thông Intracom tại chương 2.

1 Xem thêm hình ảnh trụ sở công ty Intracom tại Phụ lục 1

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HIỆN ĐẠI HÓA VĂN PHÒNG

TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO

THÔNG INTRACOM 2.1 Khái quát về tổ chức và hoạt động của Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông Intracom

Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM 1

Địa chỉ: Tòa nhà Intracom 2, số 33 đường Cầu Diễn, phường Phúc Diễn,quận Bắc Từ Liêm, thành phố Hà Nội

2 Xem thêm Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp công ty cổ phần tại Phụ lục 2

tạo bước chuyển mình mạnh mẽ, phù hợp với cơ chế thị trường

Với bề dày hơn 15 năm trong lĩnh vực đầu tư xây dựng, thi công xây lắp,Intracom hiện là chủ đầu tư của hàng trăm dự án, công trình lớn nhỏ trên khắp

cả nước thuộc nhiều lĩnh vực: bất động sản, thủy điện, dịch vụ chăm sóc sứckhỏe, nông nghiệp sạch, sản xuất và phân phối dược liệu thiên nhiên, có quy

mô lớn và yêu cầu kỹ thuật cao Sự phát triển của công ty Intracom có thể đượckhái quát theo các giai đoạn như sau:

- Năm 2006 - 2017: Đây là giai đoạn Intracom tập trung phát triển tronglĩnh vực bất động sản, xây dựng các công trình thủy điện và dự án nhà ở kết hợpvăn phòng Tiêu biểu có thể kể đến như: Các công trình thủy điện Tà Lơi 1, TàLơi 2, Tà Lơi 3, Thủy điện Pờ Hồ, Nậm Pung, Cẩm Thủy; các dự án nhà ở kếthợp văn phòng như Intracom 1, Intracom 2, Intracom 8 Năm 2009, Intracomcũng vinh dự nhận Cúp vàng sản phẩm ưu tú hội nhập WTO

- Năm 2018 - 2019: Bước sang giai đoạn mới cũng đánh dấu Intracom ởmột lĩnh vực hoạt động mới là y tế và chăm sóc sức khỏe

Dự án Tổ hợp Y tế Phương Đông hoàn thành giai đoạn 1 và đưa vào hoạtđộng Bệnh viện Đa khoa Phương Đông theo mô hình bệnh viện - khách sạn,quy tụ đội ngũ y bác sỹ giỏi, tận tâm, hệ thống cơ sở vật chất hiện đại, sangtrọng, thiết bị y tế tối tân Cũng trong 2 năm này, ông Nguyễn Thanh Việt - Chủtịch Hội đồng Quản trị kiêm Tổng Giám đốc Intracom trở thành nhà đầu tưtrong chương trình Shark Tank Việt Nam, chia sẻ những kinh nghiệm, lờikhuyên bổ ích cho các startup, đầu tư vốn, khuyến khích khởi nghiệp Tổng sốvốn ông đầu tư cho các startup trong cả hai mùa là 235,450 triệu đồng (mùa 2 là47,150 triệu đồng; mùa 3 là 188,300 triệu đồng) [3]

3 Xem thêm Quyết định bổ nhiệm giám đốc công ty tại Phụ lục 3

2.1.2 Cơ cấu tổ chức

Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông Intracom được

tổ chức và hoạt động theo Luật Doanh nghiệp số 60/2005/QH đã được Quốc hộiNước Cộng hòa Xã hội chủ nghĩa Việt Nam thông qua ngày 29/11/2005; điều lệ

tổ chức và hoạt động của công ty và các văn bản khác có liên quan

Ban lãnh đạo của công ty Intracom gồm Đại Hội đồng Cổ đông; Hộiđồng Quản trị với Chủ tịch là ông Nguyễn Thanh Việt; Ban Giám đốc và BanKiểm soát được thành lập độc lập, kiểm tra giám sát hoạt động của ban lãnhđạo

Ban Giám đốc gồm có ông Nguyễn Thanh Việt là Tổng Giám đốc Chứcnăng, nhiệm vụ của Tổng Giám đốc là điều hành chung Tổng Giám đốc do Chủ

pháp nhân và tổ chức điều hành trong mọi hoạt động của công ty, chịu tráchnhiệm trước Chủ tịch Hội đồng quản trị, Hội đồng quản trị của công ty Intracom

và pháp luật về điều hành công ty

Ba Phó Tổng Giám đốc là bà Bùi Thị Thoa, bà Trần Thị Hương và ông

Lê Đức Hùng có chức năng, nhiệm vụ: Giúp Tổng Giám đốc quản lý và điềuhành hoạt động kinh doanh, nghiên cứu thị trường, đề xuất xây dựng cácphương án triển khai dự án ; điều hành công việc kỹ thuật, nghiên cứu, ứngdụng khoa học sáng kiến vào các hoạt động của công ty

Dưới quyền kiểm soát của Ban Giám đốc là các phòng ban phụ tráchchuyên môn gồm: Văn phòng công ty, ban Trợ lý thư ký, phòng Kinh doanh,phòng Tài chính kế toàn, phòng Kế hoạch kỹ thuật, phòng Truyền thôngMarketing, phòng Đầu tư dự án nhà đô thị số 1, phòng Đầu tư dự án nhà đô thị

số 2, phòng Đầu tư dự án thủy điện và phòng Cơ điện Ngoài ra, trong bộ máy

tổ chức của công ty Intracom còn có các công ty liên doanh liên kết, các công tythành viên, ở mỗi công trình dự án lại có các đội thi công xây lắp, các Ban quản

lý dự án thủy điện, các xí nghiệp vận hành điện, các Ban quản lý dự án nhà và

4 Xem thêm Sơ đồ tổ chức - quản lý điều hành công ty tại Phụ lục 4

2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban

2.1.3.1 Văn phòng công ty

Thực hiện các chức năng nhiệm vụ chung của văn phòng, Văn phòngcông ty Intracom cũng tham mưu tổng hợp và làm công tác hậu cần phục vụhoạt động của công ty

- Tham mưu tổng hợp:

+ Xây dựng các chương trình, kế hoạch làm việc chung; tổ chức thựchiện các công việc theo kế hoạch đã được phê duyệt Đôn đốc nhắc nhở, theodõi tiến độ thực hiện của các đơn vị, phòng ban Theo dõi và nắm bắt các vướngmắc, khó khăn trong quá trình thực hiện và báo cáo lãnh đạo xử lý kịp thời.Theo dõi tình hình thực hiện nội quy, quy chế; tình hình tài chính

+ Tư vấn về văn bản: Văn phòng trợ giúp cho Ban giám đốc về công tácsoạn thảo văn bản để đảm bảo cho văn bản được ban hành ra có hiệu lực pháp

lý, có đầy đủ nội dung, hình thức theo yêu cầu, đúng thẩm quyền và đúng trình

tự thủ tục theo quy định Tổ chức quản lý và thực hiện công tác văn thư, côngtác lưu trữ Hướng dẫn các đơn vị trong cơ quan thực hiện các nghiệp vụ nàytheo đúng quy định

- Tổ chức công tác lễ tân, hậu cần: Đón tiếp khách, bố trí nơi ăn chốn ở,lịch làm việc với khách, tổ chức các cuộc họp, lễ nghi, khánh tiết của công ty

Bố trí, tổ chức không gian trụ sở, nơi làm việc cho các đơn vị, phòng ban.Chuẩn bị về cơ sở vật chất phục vụ các cuộc họp, hội nghị lễ hội, các sự kiệntrong công ty Tổ chức thực hiện công tác y tế, bảo vệ, điện, nước, vệ sinh,phương tiện phục vụ lãnh đạo và nhu cầu công việc của các đơn vị, phòng bankhác

2.1.3.2 Ban Trợ lý thư ký

Nếu như Văn phòng công ty thực hiện chức năng phục vụ hoạt động chotoàn công ty thì Ban Trợ lý thư ký của Intracom chuyên thực hiện các công việc

4 Xem thêm Sơ đồ tổ chức - quản lý điều hành công ty tại Phụ lục 4

liên quan đến công tác hỗ trợ trực tiếp Ban lãnh đạo trong việc quản lý, điềuhành

- Chức năng tham mưu tổng hợp:

Ban Trợ lý thư ký tham mưu tổng hợp cho Ban lãnh đạo công ty về côngviệc, sự vụ diễn ra trong hoạt động hàng ngày Là trung tâm thu thập, xử lý vàcung cấp thông tin về nhiều lĩnh vực như nhân sự, thị trường, tiến độ công việc,văn thư - lưu trữ, tài chính - kế toán,

- Chức năng quản lý công việc:

+ Lên kế hoạch công tác hàng ngày, tuần, tháng của lãnh đạo;

+ Thống kê và kiểm tra việc các nhiệm vụ, chỉ thị của Ban lãnh đạo;+ Chăm lo sắp xếp phòng làm việc của lãnh đạo

2.1.3.3 Phòng tài chính kế toán

Là phòng nghiệp vụ, tham mưu cho Tổng Giám đốc về quản lý hoạt độngtài chính, hạch toán kinh tế và hạch toán kế toán trong toàn công ty, quản lýkiểm soát các thủ tục thanh toán, đề xuất biện pháp giúp công ty thực hiện cácchi tiêu tài chính Phòng có nhiệm vụ chủ yếu sau:

- Tổng hợp các số liệu, báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh, tình hình

sử dụng tài sản vật tư, tiền vốn, đảm bảo quyền chủ động trong kinh doanh và tựchủ tài chính Phân tích đánh giá hoạt động của các dự án để tìm ra biện phápnhằm đạt hiệu quả kinh tế cao

- Đề nghị các biện pháp điều chỉnh, xử lý kịp thời những sai lệch tronghoạt động kinh doanh và quản lý tài chính, có quyền tham gia tổ chức kiểm traviệc thực hiện chế độ kế toán tài chính trong phạm vi công ty

2.1.3.4 Các phòng dự án và phòng Kinh doanh

Đây là các phòng thực hiện hoạt động kinh doanh chủ yếu trong công ty.Tại các phòng này thực hiện tham mưu cho Ban lãnh đạo Intracom về các dự ánđầu tư xây dựng nhà ở, các công trình, xây dựng các kế hoạch đầu tư trình lênlãnh đạo Thực hiện báo cáo tình hình kinh doanh theo kế hoạch công tác đã

4 Xem thêm Sơ đồ tổ chức - quản lý điều hành công ty tại Phụ lục 4

2.2.1 Về con người làm việc trong văn phòng

Năm 2006, sau khi cổ phần hóa Intracom đã vươn lên mạnh mẽ, trở thànhdoanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực đầu tư xây dựng, mở rộng hệ thống công

ty thành viên, quy mô công ty cũng tăng lên đến hàng ngàn nhân viên Với quanđiểm “con người là trung tâm; chúng ta có dự án tốt, có thị trường tốt, có thiết bịtốt, tài chính tốt nhưng không có con người thì vứt đi hết” - Chủ tịch Hội đồngquản trị kiêm Tổng Giám đốc Nguyễn Thanh Việt, công ty Intracom từ rất sớm

đã quan tâm đầu tư, đào tạo và hiện đại hóa cho nguồn nhân lực của mình

Tính đến ngày 31/12/2019, tổng số lượng cán bộ, nhân viên làm việctrong hệ thống Intracom được thể hiện trong bảng sau:

4 Xem thêm Sơ đồ tổ chức - quản lý điều hành công ty tại Phụ lục 4

Theo thống kê của chị Nguyễn Thị Kim Hường - cán bộ phụ trách vềnhân sự tại Văn phòng công ty, chỉ tính số lượng công nhân viên đang làm việctại trụ sở tòa nhà Intracom 2 hiện nay có 200 người, 85% trong số này có trình

độ học vấn Cao đẳng, Đại học; cán bộ nhân viên có trình độ trên Đại học chiếm4%; còn lại là công nhân viên có trình độ Trung cấp và lao động phổ thông.Trong quy trình phỏng vấn, tuyển dụng nhân sự luôn đề cao các ứng viên có tưduy hiện đại, các cán bộ nhân viên đang làm việc cũng luôn quan tâm đến việctrau dồi và nâng cao tri thức của bản thân

Bảng dưới đây thể hiện cụ thể hơn về trình độ chuyên môn của cán bộnhân viên làm việc tại Intracom:

(Nguồn dữ liệu từ cán bộ nhân sự Nguyễn Thị Kim Hường)

Có thể thấy, số lượng cán bộ nhân viên có trình độ trên Đại học chiếm tỉ

lệ không nhiều so với tổng số công nhân viên trong công ty Tuy nhiên tỉ lệ nàyvẫn liên tục tăng qua các năm chứng tỏ các cán bộ, nhân viên luôn chú trọng,chủ động học tập nâng cao năng lực chuyên môn cho bản thân

5 Xem thêm Quy định hướng dẫn soạn thảo và thể thức văn bản tại Phụ lục 5

Cũng theo bảng số liệu, số lượng cán bộ nhân viên có trình độ Đại học,Cao đẳng chiếm 85% so với tổng số cán bộ nhân viên toàn công ty Đây lànguồn nhân sự với nhiều tiềm năng khai thác và sử dụng, là đội ngũ được tậptrung đào tạo chủ yếu Các cán bộ nhân viên này sẽ được đưa đi đào tạo pháttriển thêm để trở thành nguồn nhân lực chất lượng cao, bổ sung cho đội ngũlãnh đạo

Ngoài ra, số lượng công nhân viên có trình độ Trung cấp và lao độngchưa qua đào tạo chiếm tỉ lệ nhỏ, có xu hướng giảm dần qua các năm

Nhìn chung, trình độ chuyên môn của đội ngũ cán bộ nhân viên trongCông ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông Intracom có xuhướng phát triển đi lên Phần lớn là nhờ công tác đào tạo nâng cao chuyên mônđược công ty quan tâm đẩy mạnh và tinh thần chủ động trong công nhân viên

2.2.1.2 Về các kỹ năng của cán bộ nhân viên

- Kỹ năng tin học, ngoại ngữ:

Đây là hai kỹ năng cơ bản nhất cần phát có đối với một nhân viên trongvăn phòng hiện đại Tại Intracom, các cán bộ nhân viên có trình độ chuyên môntrên Đại học hoặc trình độ Đại học, Cao đẳng đều có các chứng chỉ tin học vàngoại ngữ tương ứng Số lượng này chiếm trên 90% tổng số cán bộ nhân viên.Trong số cán bộ nhân viên có chứng chỉ thì số lượng đạt chứng chỉ loại A hoặcloại Giỏi chỉ chiếm 50% đối với tin học và chỉ còn 25% đối với ngoại ngữ Vớitrình độ tin học ngoại ngữ như vậy, Intracom đã cơ bản đáp ứng được yêu cầuhiện đại hóa về mặt kỹ năng cho con người trong văn phòng Tuy nhiên công tyvẫn cần nỗ lực để ngày càng tăng tỉ lệ này hơn nữa

- Kỹ năng soạn thảo văn bản:

Văn phòng công ty đã tham mưu cho Intracom ra Quyết định ban hành

hiện rõ vai trò của văn bản, các loại văn bản mà công ty có thẩm quyền banhành, đặc biệt nhấn mạnh công tác lấy ý kiến tham gia xây dựng dự thảo để có

6 Xem thêm hình ảnh một số khóa đào tạo Intracom đã tổ chức tại Phụ lục 6

thể ban hành được một văn bản chính xác về căn cứ pháp lý và thuận lợi choquá trình triển khai thực hiện Qua quan sát thực tế, tôi thường thấy cán bộ nhânviên khi dự thảo văn bản không chỉ thu thập tài liệu, ý kiến từ các văn bản cótrước mà còn linh hoạt tìm kiếm nguồn thông tin từ các công cụ internet, việctrao đổi, lấy ý kiến cũng được thực hiện qua các mạng xã hội Đây là phươngpháp khá nhanh chóng, tiết kiệm, hiện đại và vẫn đạt hiệu quả cao

Nhờ có quy định rõ ràng, các văn bản mà cán bộ nhân viên Intracom soạnthảo ra đều đúng quy trình, quy định về thẩm quyền, thủ tục và thể thức soạnthảo Kỹ năng soạn thảo văn bản được cán bộ nhân viên thực hiện tương đối tốt,

ít sai sót

- Kỹ năng mềm của cán bộ nhân viên:

Đa số cán bộ nhân viên làm việc trong các văn phòng của Intracom đềutrang bị cho mình các kỹ năng mềm cần thiết như: Kỹ năng giao tiếp, kỹ năngquản lý thời gian, kỹ năng thuyết trình, kỹ năng báo chí và truyền thông Trongquá trình làm việc, Intracom cũng thường xuyên tổ chức các buổi đào tạo kỹ

phú, đáp ứng nhu cầu cải thiện kỹ năng của công nhân viên

Như vậy, cùng với xu hướng hiện đại hóa về con người làm việc trongvăn phòng, cán bộ nhân viên của Intracom đã quan tâm đào tạo nâng cao kỹnăng nghiệp vụ cũng như các kỹ năng mềm phục vụ cho giải quyết công việc.Các kỹ năng được chú trọng như kỹ năng giao tiếp - ứng xử, kỹ năng truyềnthông - marketing, kỹ năng làm việc nhóm, tính sáng tạo, năng động, hoài bãotrong công việc, Mặc dù vậy, vẫn có một bộ phận công nhân viên chưa đápứng được yêu cầu hiện đại hóa này

7 Xem thêm một số nội dung khác trong Các quy định trong công ty tại Phụ lục 7

2.2.1.3 Văn hóa, tác phong, lề lối làm việc của cán bộ nhân viên

Intracom nổi tiếng là công ty hoạt động theo triết lý Phật pháp Vì vậyvăn hóa công ty là luôn trân trọng những cán bộ nhân viên vừa có tài, vừa cótâm Văn hóa, tác phong, lề lối làm việc được xây dựng với hệ thống quy địnhkhoa học và hiện đại:

- Tác phong và trang phục: Để tạo hình ảnh chuyên nghiệp cho công ty,cán bộ nhân viên phải chăm sóc đến tác phong và trang phục khi đi làm việc ởtrong hay ngoài công ty Cán bộ nhân viên phải mặc trang phục chỉnh tề, trangnhã, móng tay luôn cắt ngắn, tóc gọn gàng, không nhuộm màu sáng

- Thực hiện trật tự, vệ sinh nơi làm việc:

+ Không nói lớn tiếng, gây ồn ào, mất trật tự làm ảnh hưởng đến ngườixung quanh Đi lại, di chuyển nhẹ nhàng, bảo đảm sự yên tĩnh cần thiết nơi làmviệc

+ Luôn trả lại vị trí cũ và sắp xếp các vật dụng, vật liệu, tài liệu, báo ngayngắn, gọn gàng, đẹp mắt sau khi sử dụng

+ Thực hiện vệ sinh bàn ghế, máy móc, thiết bị, vật dụng, ngăn chứa hồ

sơ, tủ, nơi làm việc cá nhân và giữ gìn vệ sinh chung trong công ty

- Tiết kiệm: Intracom quan niệm tiết kiệm là hành vi thể hiện thái độ trântrọng giá trị sức lao động Vì thế công ty yêu cầu toàn thể nhân viên thực hiệncác hành vi tiết kiệm trong khi sử dụng văn phòng phẩm, giấy, mực in, điệnthoại, máy lạnh, điện, nước, và chỉ sử dụng cho mục đích công việc của côngty

Ngoài ra còn có các quy định về bảo mật và bảo vệ uy tín công ty, quyđịnh về quản lý và sử dụng tài sản công ty, quy định sử dụng và giao tiếp quađiện thoại trong công ty tất cả những nội dung này đều được thể hiện rõ trong

Nhờ có quy định rõ ràng được thể hiện trong văn bản Các quy định trongcông ty, cán bộ nhân viên thực hiện tốt việc xây dựng văn hóa công ty, tác

phong, lề lối làm việc văn minh, khoa học và hiện đại.

Như vậy, thực trạng hiện đại hóa về con người làm việc trong văn phòngtại công ty Intracom đang được thực hiện một cách chậm rãi, bước đầu đạt đượcnhững thành tựu nhất định Tuy nhiên, một bộ phận cán bộ nhân viên còn chưađáp ứng được yêu cầu công việc trong bối cảnh hiện đại hóa Bộ phận này chủyếu là những cán bộ đã làm việc lâu năm, có tuổi đời và tuổi nghề lớn Họ cókinh nghiệm dày dặn khi làm nghiệp vụ nhưng lại chậm trong việc học hỏinhững kỹ năng mới, cần thiết cho bối cảnh hiện đại hóa Do vậy, muốn đảm bảochất lượng đội ngũ cán bộ nhân viên, bên cạnh việc tăng cường tổ chức các lớpđào tạo chuyên môn và kỹ năng, cần có chính sách phù hợp, thu hút nguồn laođộng trẻ, có trình độ cao về Intracom làm việc

2.2.2 Về cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng

2.2.2.1 Cơ sở vật chất

Là một doanh nghiệp hoạt động mạnh trong lĩnh vực bất động sản cũngnhư đầu tư xây lắp, tòa nhà Intracom 2 nằm tại số 33 Cầu Diễn do chính công tyđầu tư xây dựng và được đưa vào sử dụng như trụ sở chính

Hình ảnh mô phỏng tòa nhà Intracom 2 (Nguồn ảnh: website Intracom)

Tòa nhà cao 25 tầng với 2 tầng hầm, chia ra khu văn phòng và khu nhà ởdân cư Bên trong tòa nhà được trang bị đầy đủ hệ thống hạ tầng kỹ thuật hiệnđại Như hệ thống thang máy tốc độ cao với màu sắc, mẫu mã hiện đại, không

8 Xem thêm hình ảnh các văn phòng của Intracom tại Phụ lục 8

hay mắc phải tình trạng kẹt thang máy, hay bên trong thang máy xuất hiện mùikhó chịu Vì vậy tạo cảm giác thoải mái và an toàn khi di chuyển, đạt hiệu quả

sử dụng cao

Các cơ sở hạ tầng như hệ thống cửa cảm biến nhiệt mở tự động, hệ thốngcửa ra vào cần mật mã cũng được công ty ứng dụng từ lâu Cửa ra vào vănphòng làm việc tại các tầng đều có sử dụng hệ thống cửa gắn mật mã Côngnhân viên muốn ra vào văn phòng cần đăng ký dấu vân tay, đối tác hay kháchhàng đến làm việc thì cần đăng ký thẻ khách ở quầy lễ tân Điều này giúp công

ty kiểm soát được số lượng và danh tính người ra vào công ty, đề phòng sự độtnhập của người lạ hay đối tượng có mục đích không chính đáng

được sắp đặt khoa học, hiện đại, cơ sở vật chất đầy đủ tiện nghi cho quá trìnhhoạt động và làm việc Đặc biệt, công ty thường xuyên kiểm tra, rà soát lại cấutrúc các văn phòng và tích cực tham gia phong trào “văn phòng xanh - cuộcsống xanh” Trong phòng làm việc của các nhân viên không chỉ có giấy tờ, bànghế hay thiết bị mà còn xuất hiện rất nhiều cây xanh, tạo cảm giác tràn đầy sứcsống cho không gian làm việc

Cách bố trí, ngăn chia giữa các đơn vị, phòng ban với nhau cũng đượccông ty sử dụng bằng hệ thống vách ngăn kính trong suốt Có cửa đẩy khi cầnvào và tự động đóng trở lại Những vách ngăn bằng kính này được công ty sửdụng hầu hết tại tất cả các tầng làm việc của công ty Với tính năng cách âm rấthiệu quả, vách ngăn bằng kính cũng tạo cảm giác không gian mở cho vănphòng, kích thích tư duy sáng tạo cho công nhân viên Đối với một số phòngban như

phòng Chủ tịch Hội Đồng, Phòng Giám đốc, phó Giám đốc, còn sử dụng thêm các rèm văn phòng rất tiện lợi và hiện đại.

(Nguồn ảnh: website Intracom)

Ngoài văn phòng làm việc, bên trong tòa nhà còn có căng tin phục vụ bữa

ăn trưa cho tất cả các cán bộ nhân viên Căng tin phục vụ tại tầng 19 từ 11h30đến 13h00 từ thứ 2 đến thứ 7 Tầng 13 có phòng chơi bóng bàn nhằm mục đíchkhuyến khích công nhân viên tăng cường tham gia các hoạt động thể dục thểthao, chăm sóc sức khỏe Những điều này chứng tỏ Intracom có rất nhiều tư duymới mẻ, hiện đại giúp nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động của công nhânviên

Nhìn chung, về cơ sở vật chất và hạ tầng tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xâydựng Hạ tầng và Giao thông Intracom hiện nay đã và đang được từng bước hiệnđại hóa, đáp ứng yêu cầu của xu thế hội nhập

2.2.2.2 Trang thiết bị văn phòng

8 Xem thêm hình ảnh các văn phòng của Intracom tại Phụ lục 8

Trang thiết bị văn phòng là những đồ dùng, vật dụng cần thiết hàng ngàycho các hoạt động và công việc trong công ty như máy photocopy, máy in, máytính, bàn ghế, tủ tài liệu văn phòng, giấy, mực in các loại, máy chiếu Vănphòng công ty là bộ phận chịu trách nhiệm lên kế hoạch bổ sung, sửa chữa,cung cấp trang thiết bị cho các phòng ban còn lại Cán bộ nhân viên sử dụng cáctrang thiết bị này trên nguyên tắc tiết kiệm, bảo vệ, giữ gìn tài sản chung chocông ty

Mỗi nhân viên làm việc tại Intracom sẽ được cung cấp một máy tính làmviệc riêng Mỗi phòng, ban có một máy in hoặc máy in có tích hợp tính năngphotocopy Một máy chuyên photocopy lớn cũng được đặt tại quầy lễ tân tiệncho nhu cầu sao, in tài liệu của công nhân viên

(Nguồn ảnh: website Intracom)

Những đồ dùng thông dụng như bàn ghế, tủ đựng tài liệu hồ sơ, giấy tờ lànhững thứ không thể thiếu trong văn phòng Bàn ghế và tủ đựng tài liệu trong

văn phòng của lãnh đạo được trang bị rất sang trọng và được lựa chọn với yêucầu có tính thẩm mĩ Ngoài ra mỗi nhân viên văn phòng đều có tủ đựng hồ sơ,tài liệu riêng cho từng người.

Các máy móc, trang thiết bị phục cho quá trình truyền thông tin tại Công

ty Intracom cũng được mua sắm hiện đại và liên tục bảo dưỡng đảm bảo hoạtđộng hiệu quả Như máy điện thoại để bàn, được công ty trang bị với nhữnghãng máy nổi tiếng, với các tính năng tiện dụng như nối máy chủ, nhắn tin bằngđiện thoại bàn, và đặc biệt loại máy điện thoại để bàn này không cần dây kết nốivới nhà mạng mà vẫn sử dụng với hiệu quả cao

Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông Intracom hiệnđang sử dụng một máy fax để gửi thông tin Máy được đăt tại tầng 24, bên trongVăn phòng công ty, số fax của công ty hiện nay là: (04) 37 914 112 Máy faxđược kết nối với máy in, modem, và máy scanner Máy gửi có khả năng rà quétbản gốc, đổi thông tin thành tín hiệu rồi phát qua đường dây điện đến máy nhận

ở một nơi khác Máy nhận sau đó đổi tín hiệu ngược lại và in bản sao lên giấy

Ngoài các cơ sở vật chất hạ tầng và các trang thiết bị kể trên, công ty cònứng dụng các máy móc khác, nhằm phục vụ quá trình làm việc như: mạnginternet, mạng không dây wifi, điều hòa không khí, hệ thống chiếu sáng đènled

Như vậy, hiện nay Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giaothông Intracom đã có khá nhiều những trang thiết bị trong hoạt động văn phòngđược bước đầu được đầu tư đáp ứng yêu cầu của cán bộ nhân viên trong vănphòng cũng như trong toàn công ty

2.2.2.3 Ứng dụng các phần mềm và tiêu chuẩn hiện đại trong hoạt động văn phòng

- Phần mềm quản lý văn phòng điện tử:

Hệ thống Quản lý và Điều hành E-Office do Tập đoàn Bưu chính Viễnthông Việt Nam (VNPT) phát triển, là một công nghệ mới đã được áp dụng vào

8 Xem thêm hình ảnh các văn phòng của Intracom tại Phụ lục 8

quản lý và điều hành công ty Intracom Hệ thống này trở thành một giải phápphần mềm dùng chung trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp và quản lý côngvăn, văn bản, hồ sơ công việc trên mạng máy tính cho các công nhân viên

Sau Thỏa thuận hợp tác cung cấp dịch vụ giữa Intracom và VNPT HàNội ngày 27/03/2019, VNPT đã cập nhật phần mềm với những thông tin, nộidung phù hợp với Intracom Ngày 17/05/2019, VNPT phối hợp với Văn phòng

tập huấn giúp cán bộ nhân viên Intracom làm quen với giao diện phần mềm vàcách thức sử dụng “Thời đại công nghệ 4.0, mọi việc cứ đẩy hết lên phần mềm

mà giải quyết” - chị Nguyễn Thị Kim Anh, Chánh Văn phòng công ty đưa raquan điểm

Giao diện của VNPT E-Offfice (Nguồn ảnh: hanoivnpt.net)

Sau khi áp dụng, hệ thống Quản lý và Điều hành E-Office này được cán

bộ nhân viên Intracom rất tích cực sử dụng Nó đã khắc phục nhiều các nhượcđiểm trong việc quản lý văn phòng của các loại hình quản lý truyền thống, giúp

9 Xem thêm một số hình ảnh về buổi tập huấn phần mềm E-Office tại Phụ lục 9