Luận văn công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại văn phòng UBND thành phố móng cái

Trong quá trình hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước công tác soạn thảo và ban hành văn bản đóng vai trò rất quan trọng.. Công tác đã đạt được những thành tựu đáng kể, đemlại nh

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH

VĂN BẢN TẠI VĂN PHÕNG ỦY BAN NHÂN DÂN

HÀ THỊ HỮU 1607QTVA047 2016-2018 ĐHLT QTVP 16A

HÀ NỘI - 2018

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành bài khóa luận này tôi xin gửi lời cảm ơn tới toàn thể lãnh đạo nóichung và các cán bộ làm công tác văn phòng nói riêng tại ủy ban nhân dân thành phốMóng Cái đã tạo điều kiện, giúp đỡ tôi trong quá trình tìm hiểu về công tác soạn thảo vàban hành văn bản tại UBND TP Móng Cái Tiếp đến tôi xin dành sự cảm ơn đặc biệt nhấtđến giảng viên hướng dẫn Ths Nguyễn Thị Hường đã hướng dẫn tôi tận tình trong quátrình thực hiện khóa luận Bên cạnh đó tôi cũng xin cảm ơn khoa Quản trị văn phòng đãchấp nhận để tôi thực hiện khóa luận này

Trong quá trình thực hiện đề tài tôi gặp phải nhiều khó khăn về việc tra tìm tài liệu,

số liệu phục vụ công tác khảo sát Mặt khác do sự hạn chế về trình độ nghiên cứu nên dù

đã cố gắng song đề tài vẫn không thể tránh những thiếu sót Vì thế, tôi mong nhận được sựđóng góp của các thầy cô cũng như các bạn đọc để bài được hoàn thiện hơn

Những đóng góp của thầy cô và các bạn là những kinh nghiệm quý báu để tôi hoànthiện công trình nghiên cứu này và thực hiện tốt hơn những công trình khác trong quátrình học tập và làm việc

Cuối cùng, xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 10 tháng 12 năm 2018

Sinh viên

Hà Thị Hữu

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan khóa luận tốt nghiệp này là đề tài nghiên cứu của tôi Những kếtquả và số liệu thu được tại ủy ban nhân dân thành phố Móng Cái là trung thực, không saochép Nếu sai tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm trước nhà trường

Hà Nội, ngày 10 tháng 12 năm 2018

Sinh viên

Hà Thị Hữu

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN

LỜI CAM ĐOAN

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Đóng góp của đề tài 2

3 Mục tiêu nghiên cứu 2

4 Nhiệm vụ nghiên cứu 2

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3

6 Giả thuyết nghiên cứu 3

7 Lịch sử nghiên cứu vấn đề 3

8 Phương pháp nghiên cứu 5

9 Cấu trúc của đề tài 6

Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN 7

1.1 Những vấn đề chung về văn bản quản lý nhà nước 7

1.1.1 Khái niệm văn bản, văn bản quản lý nhà nước và đặc điểm của văn bản quản lý nhà nước 7

1.1.2 Vai trò của văn bản quản lý nhà nước 10

1.1.3 Chức năng của văn bản quản lý nhà nước 11

1.2 Phân loại văn bản quản lý nhà nước 13

1.2.1 Văn bản quy phạm pháp luật 13

1.2.2 Văn bản hành chính 15

1.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 20

1.3.1 Khái niệm công tác soạn thảo và ban hành văn bản 20

1.3.2 Các yêu cầu về công tác soạn thảo và ban hành văn bản 20

Tiểu kết 25

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI UBND THÀNH PHỐ MÓNG CÁI 26

2.1 Khái quát về UBND thành phố Móng Cái 26

2.1.1 Khát quát chung 26

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND TP Móng Cái 26 2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND TP Móng Cái 28

2.1.3 Sơ đồ hệ thống văn bản của UBND TP Móng Cái 29

Móng Cái 30

2.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản quản lý nhà nước tại UBND thành phố Móng Cái 30

2.4 Nhận xét chung về công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND TP Móng Cái 42

2.4.1 Ưu điểm của công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND TP Móng Cái 42

2.4.2 Nhược điểm của công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND TP Móng Cái 44

2.4.3 Nguyên nhân tồn tại những nhược điểm về công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND TP Móng Cái 45

Tiểu kết 47

Chương 3 MỘT SÔ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI UBND TP MÓNG CÁI 48

3.1 Vấn đề nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo và ban hành văn bản 48

3.2 Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND TP Móng Cái 50

3.2.1 Hoàn thiện hệ thống thể chế quy định về công tác soạn thảo và ban hành văn bản 50

3.2.2 Đào tạo, bồi dưỡng kiến thức cùng với nâng cao ý thức trách nhiệm về công tác soạn thảo và ban hành văn bản 52

3.2.3 Kiểm tra việc soạn thảo và ban hành văn bản 54

3.2.4 Đảm bảo cơ sở vật chất và trang thiết bị phục vụ công tác soạn thảo và ban hành văn bản 56

3.2.5 Ứng dụng công nghệ thông tin vào soạn thảo và ban hành văn bản 57

3.2.6 Mẫu hóa các văn bản phục vụ công tác soạn thảo và ban hành văn bản 58

Tiểu kết 59

KẾT LUẬN 60

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 62

PHỤ LỤC 65

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Trước tình hình phát triển mạnh mẽ của đất nước cùng với những tiến bộ của khoahọc kỹ thuật hiện đại đòi hỏi mọi mặt của đời sống xã hội phải phát triển tương ứng Gópphần không thể thiếu vào xu thế phát triển đó, việc trao đổi thông tin có vai trò đặc biệtquan trọng, nó quyết định các hướng đi đúng đắn hay sai lầm Việc trao đổi thông tin bằngvăn bản có vị trí quan trọng trong công tác quản lý và điều hành của các nhà quản lý nóichung, các cơ quan quản lý hành chính nhà nước nói riêng

Trong quá trình hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước công tác soạn thảo

và ban hành văn bản đóng vai trò rất quan trọng Công tác này là hoạt động mang tínhthường xuyên giúp cơ quan nhà nước thực hiện công việc chỉ đạo, điều hành, quyết định,thi hành và giúp lưu giữ các thông tin của hoạt động quản lý hành chính nhà nước bằngvăn bản Công tác soạn thảo và ban hành văn bản là một mắc xích quan trọng trong quản

lý nhà nước, làm tốt công tác công tác này sẽ góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động củanền hành chính nhà nước Thế nên, cần có sự quan tâm đặc biệt đến việc soạn thảo và banhành văn bản

Hiện nay, công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại các cơ quan hành chính nhànước diễn ra liên tục, thường xuyên Công tác đã đạt được những thành tựu đáng kể, đemlại nhiều hiệu quả trong quá trình hoạt động của các cơ quan quản lý hành chính nhà nước.Tuy nhiên công tác soạn thảo và ban hành văn bản còn tồn tại nhiều hạn chế, nhược điểm.Việc thực hiện sai quy định về soạn thảo văn bản, sai quy trình ban hành văn bản vẫn tồntại ở rất nhiều cơ quan quản lý nhà nước

UBND thành phố Móng Cái là cơ quan hành chính nhà nước, hàng năm trong quátrình hoạt động của mình sản sinh ra rất nhiều văn bản Việc soạn thảo và ban hành vănbản có vai trò rất quan trọng trong quản lý, chỉ đạo, điều hành, quyết định và thi hành đốivới hoạt động của UBND thành phố Móng Cái Công tác soạn thảo và ban hành văn bản

đã được lãnh đạo thành phố quan tâm và đưa ra nhiều hướng để công tác này ngày cànghoàn thiện Tuy nhiên quá trình hoạt động, công tác công tác soạn thảo và ban hành vănbản tại UBND thành phố Móng Cái còn tồn tại nhiều vướng mắc, công tác này vẫn chưaphát huy được tối đa vai trò, cũng như chưa thực sự đạt hiệu quả cao Là sinh viên khoaquản trị văn phòng, được nhận thức về tầm quan trọng của công tác soạn thảo và ban hànhvăn bản trên lý thuyết tại trường Đại học Nội vụ, để giúp khảo sát giữa lý luận và thực tiễntôi đã mạnh dạn thực hiện đề tài khóa luận tốt nghiệp “Công tác soạn thảo và ban hành văn

bản tại VP UBND thành phố Móng Cái” Trong quá trình hiện đề tài tôi đã được sự chophép và hỗ trợ của lãnh đạo cũng như cán bộ làm công tác văn phòng tại UBND thành phố

để hoàn thiện đề tài Đề tài nhằm tập trung nghiên cứu công tác soạn thảo và ban hành vănbản tại UBND thành phố Móng Cái, tìm hiểu thực trạng, nguyên nhân và đưa ra một sốgiải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại UBNDthành phố Móng Cái

3 Mục tiêu nghiên cứu

Mục tiêu chung: Nghiên cứu công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại UBNDthành phố Móng Cái

Mục tiêu cụ thể:

Tìm hiểu cơ sở lý luận chung về công tác soạn thảo và ban hành văn bản;

Khảo sát thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND thành phốMóng Cái;

Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo và ban hành văn bảntại UBND thành phố Móng Cái

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

Nghiên cứu cơ sở lý luận chung về công tác soạn thảo và ban hành văn bản;

Nghiên cứu thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND thànhphố Móng Cái;

Đánh giá ưu, nhược điểm công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND thànhphố Móng Cái;

Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo và ban hành văn bảntại UBND thành phố Móng Cái

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND thànhphố Móng Cái

Phạm vi nghiên cứu: Công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND thành phố

Móng Cái từ năm 2015 đến nay Tuy nhiên do thời gian nghiên cứu khóa luận tốt nghiệp

có hạn mà công tác soạn thảo và ban hành văn bản bao gồm nhiều nội dung nên đề tài chỉtập trung chính vào nghiên cứu vấn đề: thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; quy trìnhsoạn thảo và ban hành văn bản tại UBND TP Móng Cái từ năm 2015 đến nay

6 Giả thuyết nghiên cứu

Làm rõ lý luận công tác soạn thảo và ban hành văn bản sẽ góp phần tạo cơ sở lýluận vững chắc cho công tác này tại UBND thành phố Móng Cái

Làm rõ thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản sẽ góp phần đánh giáthực trạng công tác này tại UBND thành phố Móng Cái

Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo và ban hành văn bản hànhchính sẽ góp phần nâng cao hiệu quả công tác này tại UBND thành phố Móng Cái

7 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Nghiên cứu về công tác soạn thảo và ban hành văn bản đã có rất nhiều công trìnhnghiên cứu trước đó Các công trình nghiên cứu tập trung vào từng khía cạnh khác nhaucủa vấn đề soạn thảo và ban hành văn bản

Đề tài nghiên cứu về công tác soạn thảo và ban hành văn bản là chủ đề trong nhiềusách và giáo trình;

Đề tài nghiên cứu công tác soạn thảo và ban hành văn bản không còn mới mẽ hay

xa lạ gì với sinh viên, đề tài đã xuất hiện trong các bài luận án, luận văn, bài nghiên cứukhoa học, khóa luận tốt nghiệp, tiểu luận của sinh viên các trường Đại học, Cao đẳng như:Trường Đại học Khoa học xã hội và nhân văn, Học viện Hành chính Quốc gia, Trường Đạihọc Nội vụ Hà Nội , cụ thể:

Sách và giáo trình

- Dương Xuân Thao (2015), Giáo trình văn bản quản lý, NXB Đại học Kinh tế

Quốc dân, Hà Nội

- Lương Văn Úc (2012), Giáo trình kỹ thuật soạn thảo văn bản kinh tế và quản trị kinh doanh, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội.

- Nguyễn Minh Phương (2011), Phương pháp soạn thảo và ban hành văn bản,

NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội

- Nguyễn Văn Thâm (2003), Soạn thảo và xử lý văn bản quản lý nhà nước, NXB

Chính trị quốc gia, Hà Nội

- Ngô Sĩ Trung (2015), Soạn thảo văn bản hành chính, NXB Giao thông Vận tải,

Hà Nội

- Vương Đình Quyền (2011), Lý luận và phương pháp công tác văn thư, NXB Đại

học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội

- Đào Tố Uyên (2014), Giáo trình kỹ thuật soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật,

NXB Tư pháp, Hà Nội

- Nguyễn Thị Thu Hà (2015), Kỹ thuật soạn thảo, quản lý văn bản, NXB Đại học

Quốc gia TP Hồ Chí Minh, TP Hồ Chí Minh

- Đoàn Thị Tâm (2015), Soạn thảo văn bản hành chính, NXB Đại học Sư phạm TP.

Hồ Chí Minh, TP Hồ Chí Minh

- Bùi Khắc Việt (1997), Kỹ thuật và ngôn ngữ soạn thảo văn bản quản lý nhà nước,

NXB Khoa học xã hội, Hà Nội

- Lưu Kiếm Thanh (2002), Hướng dẫn soạn thảo văn bản quản lý hành chính nhà nước, NXB Thống kê, Hà Nội.

- Lưu Kiếm Thanh (2002), Ngôn ngữ văn bản quản lý hành chính nhà nước, NXB

Khoa học kỹ thuật, Hà Nội

- Lưu Kiếm Thanh, Nguyễn Văn Thâm (2006), Giáo trình kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản, NXB Giáo dục, Hà Nội.

- Vũ Văn Bình, Hồ Văn Quỳnh (2004), Soạn thảo văn bản, NXB Lao động Xã hội,

Hà Nội

- Học viện hành chính (2009), Giáo trình kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản,

NXB Khoa học và Kỹ thuật, Hà Nội

- Trường Đại học Luật Hà Nội(2015), Giáo trình xây dựng văn bản pháp luật, NXB

Khóa luận

- Phạm Tú Anh (2012), Giải pháp nâng cao vai trò công tác soạn thảo và ban hành

văn bản tại Bộ Tài chính, Học viện Hành chính Hà Nội.

- Lê Thị Hà (2014), Khảo sát thực trạng và vai trò công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Tổng Công ty Sông đà, Học viện Hành chính Hà Nội.

- Nguyễn Mạnh Cường (2005), Soạn thảo và ban hành văn bản quy phạm pháp luật của các cơ quan cấp bộ, Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn Hà Nội.

- Đinh Thị Kim Cúc (2016), Soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại UBND huyện Lương Sơn, tỉnh Hòa Bình, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.

- Lưu Thị Hà Giang (2016), Công tác soạn thảo và ban hành văn bản quản lý tại Cục Trồng trọt - Bộ NN&PTNT - Thực trạng và giải pháp, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.

- Nguyễn Thị Liên (2017), Công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.

- Nguyễn Thu Thảo Linh (2017), Thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tạ Bộ Lao động thương binh và Xã hội,

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Lê Thị Lan (2017), Soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại một số trường đại học trên địa bàn thành phố Hà Nội, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.

- Phan Thị Kim Tuyến (2017), Nâng cao chất lượng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND huyện Kỳ Anh, tỉnh Hà Tĩnh, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.

8 Phương pháp nghiên cứu

Các phương pháp nghiên cứu lý thuyết

Là phương pháp nghiên cứu các tài liệu, văn bản về công tác soạn thảo và ban hànhvăn bản Từ đó thu thập các thông tin cần thiết, thông qua tư duy để rút ra các căn cứ làmnền tảng cơ sở lý luận chung về công tác soạn thảo và ban hành văn bản

Phương pháp phân tích và tổng hợp lý thuyết:

Phương pháp phân tích: nghiên cứu các tài liệu, lý luận về công tác soạn thảo vàban hành văn bản khác nhau bằng cách phân tích chúng thành từng bộ phận để tìm hiểusâu về công tác này

Phương pháp tổng hợp: liên kết từng mặt, từng bộ phận của các thông tin đã thuthập được trong quá trình phân tích để tạo ra một hệ thống lý thuyết về công tác soạn thảo

và ban hành văn bản

Phương pháp phân loại và hệ thống hóa lý thuyết:

Phương pháp phân loại: sắp xếp các tài liệu về công tác soạn thảo và ban hành vănbản theo từng mặt, từng đơn vị, từng vấn đề có cùng dấu hiệu bản chất, cùng một hướng

Phương pháp phỏng vấn đối tượng:

Phỏng vấn trực tiếp cán bộ, công chức thực hiện công tác soạn thảo và ban hànhvăn bản để khai thác thông tin về công tác này tại UBND thành phố Móng Cái

Phương pháp so sánh:

Đưa ra những sự so sánh giữa lý thuyết và thực tiễn công tác soạn thảo và ban hànhvăn bản Nhận xét sự giống và khác nhau, nếu có khác nhau thì đã phù hợp với thực tiễnhay chưa và tại sao lại có sự khác nhau như vậy

Phương pháp tổng hợp:

Tổng hợp số liệu, tài liệu và các thông tin thu thập được theo một trình tự phù hợp.Sau đó tiến hành đánh giá thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại UBNDthành phố Móng Cái

9 Cấu trúc của đề tài

Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục, danh mục từ viết tắt, danh mục tài liệu thamkhảo đề tài bao gồm 3 chương cụ thể như sau:

Chương 1 Cơ sở lý luận về soạn thảo và ban hành văn bản;

Chương 2 Thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND thành phốMóng Cái;

Chương 3 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo và banhành văn bản tại UBND thành phố Móng Cái

Chương 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN

1.1 Những vấn đề chung về văn bản quản lý nhà nước

1.1.1 Khái niệm văn bản, văn bản quản lý nhà nước và đặc điểm của văn bản quản lý nhà nước

Khái niệm văn bản

Văn bản là khái niệm rộng và bao quát Những khái niệm khác nhau về văn bản đềcập đến nhiều khía cạnh mà văn bản áp dụng Tùy thuộc vào tính chất và nội dung côngviệc mà chúng ta sử dụng khái niệm văn bản cho phù hợp.

Từ “văn bản” theo tiếng Latinh là “actur” có nghĩa là hành động Hành động ở đây

áp dụng với cơ quan ban hành văn bản là việc văn bản thể hiện ý chí của cơ quan banhành, là phương tiện chủ yếu đề lãnh đạo, điều hành, giao dịch

Văn bản là phương tiện để ghi và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ hay (ký hiệu)nhất định Mỗi lĩnh vực hoạt động quản lý đối với đời sống xã hội khác nhau sẽ sản sinh racác loại văn bản với nội dung và hình thức khác nhau

Một số khái niệm về văn bản:

Văn bản là sản phẩm của lời nói, được thể hiện bằng hình thức viết tay Tuy nhiên, văn bản không đơn thuần là tổng số từ ngữ, những câu nói được ghi trên giấy mà là kết quả tổ chức có ý thức của quá trình sáng tạo, nhằm thực hiện mục tiêu nào đó.[10; 10]

Văn bản là tập hợp ngôn ngữ viết nhằm truyền đạt ý chí của cá nhân hay tổ chức tới các cá nhân hay tổ chức khác với mục đích thông báo hay đòi hỏi đối tượng tiếp nhận phải thực hiện những hành động nhất định, đáp ứng yêu cầu của người hay tổ chức soạn thảo [8; 4]

Văn bản là vật mang tin được ký hiệu bằng ngôn ngữ nhất định [12; 45]

Văn bản là khái niệm dùng để chỉ công văn, giấy tờ hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức [12; 47]

Trong quá trình hoạt động quản lý nhà nước, văn bản là một phương tiện quan trọng để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý, là hình thức cụ thể hóa pháp luật, là phương tiện để điều chỉnh những quan hệ xã hội thuộc phạm vi quản lý nhà nước Đó là công cụ để điều hành không thể thiếu và là sản phẩm tất yếu của quá trình quản lý.[19; 6]

Khái niệm văn bản quản lý nhà nước

Đối với bộ máy nhà nước: văn bản quản lý nhà nước thực chất là các quyết địnhquản lý nhà nước do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thể thức, thủ tục,thẩm quyền do Luật quy định, mang tính quyền lực đơn phương Văn bản quản lý nhànước là phương tiện để xác định và vận dụng các chuẩn mực pháp lý vào quá trình quản lýnhà nước

Văn bản quản lý nhà nước chứa đựng thông tin bằng hình thức văn bản do chủ thểquản lý nhà nước có thẩm quyền ban hành dựa trên các quy định về thủ tục, trình tự quyđịnh của pháp luật dưới các hình thức nhất định và được nhà nước đảm bảo thực hiện bằng

những biện pháp khác nhau để điều chỉnh các mối quan hệ quản lý nội bộ hay cơ quan nhànước với tổ chức, cá nhân.

Một số khái niệm văn bản quản lý nhà nước:

Văn bản quản lý nhà nước là văn bản do chủ thể quản lý nhà nước ban hành theo trình tự, thủ tục và hình thức pháp luật quy định, có nội dung là ý chí nhà nước hay truyền tải những thông tin trong hoạt động quản lý nhằm đạt mục tiêu quản lý hiệu quả.” [8; 6]

Văn bản quản lý nhà nước là văn bản do các cơ quan nhà nước ban hành dùng để ghi chép, truyền đạt các quyết định quản lý và các thông tin cần thiết cho hoạt động quản

lý theo đúng thể thức, thủ tục và thẩm quyền luật định [12; 48]

Văn bản quản lý nhà nước là những quyết định và thông tin quản lý thành văn (được văn bản hoá) do các cơ quan quản lý Nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định và được Nhà nước đảm bảo thi hành bằng những biện pháp khác nhau nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý nội bộ nhà nước hoặc giữa các cơ quan nhà nước với các tổ chức và công dân [21;9]

Đặc điểm của văn bản quản lý nhà nước

Thứ nhất, văn bản quản lý nhà nước do chủ thể quản lý nhà nước ban hành

Chủ thể quản lý nhà nước bao gồm: Nhà nước; các cơ quan, tổ chức nhà nước; các

cá nhân được nhà nước ủy quyền thực hiện quyền quản lý nhà nước

Chủ thể ban hành văn bản bao gồm nhiều đối tượng khác nhau, ban hành các loạivăn bản khác nhau Văn bản quản lý nhà nước được ban hành trên cơ sở danh nghĩa của cả

cơ quan hoặc đại diện cơ quan là người đứng đầu

Đối với văn bản quản lý nhà nước, chỉ khi do các chủ thể nhà nước ban hành thìmới đảm bảo tính pháp lý Để ban hành văn bản quản lý nhà nước, nhà nước sẽ quy định

về thẩm quyền và trao cho cơ quan ban hành thẩm quyền ban hành các loại văn bản

Thứ hai, văn bản quản lý nhà nước mang tính quyền lực nhà nước, thể hiện ý chí của giai cấp cầm quyền

Văn bản quản lý nhà nước mang tính quyền lực Nhà nước, bắt buộc các chủ thểkhác phải thực hiện và được đảm bảo thực hiện bởi Nhà nước bằng hình thức tự nguyệnhoặc cưỡng chế

Những ý chí của giai cấp cầm quyền - giai cấp công nhân đều được thể hiện bằnghình thức ban hành văn bản Nội dung văn bản là tiếng nói chính thức nhất, mang nguyệnvọng của giai cấp

Thứ ba, văn bản quản lý nhà nước được ban hành theo trình tự, thủ tục, thể thức

quy định bởi nhà nước

Văn bản quản lý nhà nước đòi hỏi phải được xây dựng, ban hành theo đúng thủ tụcpháp luật quy định Tùy theo mỗi loại văn bản trình tự, thủ tục, thể thức ban hành văn bảnkhông giống nhau

Trình tự, thủ tục ban hành văn bản quy phạm pháp luật được quy định trong Luậtban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015

Trình tự, thủ tục ban hành văn bản hành chính được quy định tại Nghị định Số110/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và Nghị định

số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định

số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư vàhướng dẫn tại Thông tư này

Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật được tuân theo Nghịđịnh Số 34/NĐ-CP ban hành ngày 14 tháng 5 năm 2016 quy định chi tiết một số điều vàbiện pháp thi hành Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật

Thể thức và kỹ thuật trình bày các loại văn bản hành chính theo Thông tư Số01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹthuật trình bày văn bản hành chính

Mỗi loại văn bản được sử dụng trong những trường hợp nhất định sẽ có trình tự, thủtục, thể thức quy định riêng Việc sử dụng đúng hình thức văn bản và tuân theo trình tự,thủ tục, thể thức văn bản sẽ góp phần tạo ra sự thống nhất cả về nội dung và hình thức của

hệ thống văn bản, tạo điều kiện thuận lợi cho việc nghiên cứu, sử dụng và thực hiện vănbản

Thứ tư, văn bản quản lý nhà nước chịu sự quản lý và được đảm bảo thực hiện bởi nhà nước

Nhà nước ban hành Luật để điều chỉnh các hành vi trong xã hội, trong khi đó bảnthân Luật cũng là văn bản Vì vậy, việc thực hiện theo các nội dung quy định trong các vănbản của Nhà nước bản chất chính là việc tuân thủ pháp luât

Văn bản quản lý nhà nước mang ý chí của nhà nước nên nhà nước ban hành vănbản luôn phải có tính áp đặt, ràng buộc quyền và nghĩa vụ đối với người thực hiện vănbản

Đối với những trường hợp thực hiện sai nội dung văn bản do Nhà nước ban hành,Nhà nước sẽ áp dụng những biện pháp ngăn chặn và xử lý phù hợp theo quy định của Luậtpháp Nhà nước đảm bảo việc thực hiện đúng nội dung văn bản quy định bằng việc đưa ra

các biện pháp cưỡng chế.

1.1.2 Vai trò của văn bản quản lý nhà nước

Thứ nhất, văn bản quản lý nhà nước giúp đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của các cơ quan quản lý nhà nước

Thông tin của hoạt động quản lý rất quan trọng, đảm bảo thông tin được thông suốtcần có một phương tiện để truyền tin Cơ quan Nhà nước hoạt động được nhờ có thông tin,việc truyền tin bằng văn bản phải đảm bảo liên tục, thường xuyên Trao đổi thông tin bằnghình thức văn bản giúp đảm bảo thông tin và giải quyết công viêc hiệu quả

Thứ hai, văn bản quản lý nhà nước là phương tiện truyền đạt các quyết định quản lý

Các nhà quản lý thực hiện việc truyền đạt các quyết định của mình dưới hình thứcban hành các văn bản Các văn bản hình thành trong quá trình quản lý chính là những bằngchứng pháp lý chính xác và thiết thực nhất

Việc truyền đạt các quyết định quản lý được thực hiện bởi cơ quan quản lý cấp trênxuống cấp thấp hơn, cấp dưới lên cấp trên Tất cả các thông tin truyền đạt thực hiện chủyếu bằng văn bản Văn bản quản lý nhà nước trở thành phương tiện để truyền đạt trongquá trình quản lý nhà nước

Thứ ba, văn bản quản lý nhà nước là phương tiện để kiểm tra, theo dõi hoạt động của bộ máy lãnh đạo và quản lý

Kiểm tra là khâu không thể thiếu trong quá trình quản lý Để hoạt động quản lýdiễn ra tích cực và có hiệu quả cần làm tốt công tác kiểm tra Kiểm tra là động lực thúcđẩy các cơ quan, tổ chức hoạt động một cách có hiệu quả

Kiểm tra cũng là quá trình đánh giá mức độ thực hiện công việc của đối tượng thựchiện văn bản, có thể kiểm tra dưới nhiều hình thức: kiểm tra số lượng văn bản được banhành, kiểm tra bằng cách nộp các báo cáo bằng văn bản

1.1.3 Chức năng của văn bản quản lý nhà nước

Văn bản quản lý nhà nước bao gồm nhiều chức năng: chức năng thông tin, chứcnăng quản lý, chức năng pháp lý, chức năng văn hóa - xã hội và một số chức năng khác

Chức năng thông tin

Chức năng thông tin là thuộc tính chung nhất, bản chất và quan trọng nhất của vănbản Chức năng này là chính nguyên nhân văn bản được hình thành, là cơ sở thể hiện cácchức năng khác

Việc hiện chức năng thông tin của văn bản quản lý nhà nước thông qua: ghi lại các

thông tin quản lý; Truyền đạt thông tin quản lý từ nơi này đến nơi khác trong hệ thốngquản lý hay giữa hệ thống với bên ngoài; Truyền thông tin từ đối tượng này sang đối tượngkhác; Giúp cho cơ quan thu nhận thông tin cần cho hoạt động quản lý; Giúp các cơ quan

xử lý, đánh giá các thông tin thu được thông qua hệ thống truyền đạt thông tin khác

Văn bản quản lý Nhà nước chứa đựng các thông tin nhà nước của chủ thể quản lýđến đối tượng quản lý Trong đó:

Các thông tin nhà nước bao gồm: các phương hướng, chính sách phát triển, kếhoạch phát triển, các quyết định quản lý;

Chủ thể của đối tượng quản lý: các cơ quan nhà nước;

Đối tượng quản lý: các cơ quan nhà nước cấp dưới hay toàn bộ xã hội

Thông tin trong văn bản quản lý nhà nước là thông tin chính thức do nhà nước banhành, những thông tin này đảm bảo tính chính thống, chính xác cao Giá trị của văn bảnquản lý được xác định bởi giá trị của thông tin mà văn bản chứa đựng

Chức năng pháp lý

Chức năng pháp lý là việc văn bản quản lý nhà nước ghi lại các quy phạm pháp luật

và các quan hệ pháp lý tồn tại trong xã hội do pháp luật điều chỉnh Khi đã sử dụng hìnhthức văn bản để ghi lại và truyển tải quyết định và thông tin quản lý, cơ quan nhà nước đã

sử dụng thẩm quyền trong đó Mệnh lệnh chứa trong văn bản có giá trị pháp lý bắt buộcmọi người phải tuân theo Bản thân văn bản là chỗ dựa pháp lý, khung pháp lý ràng buộcmọi mối quan hệ, dựa vào đó để tổ chức hoạt động của cơ quan, cá nhân, tổ chức

Văn bản quản lý nhà nước là cơ sở xây dựng hệ thống pháp luật, tạo ra hành langpháp lý cho hoạt động của các cơ quan tổ chức và là cầu nối tạo ra các mối quan hệ giữacác tổ chức, cơ quan Hệ thống văn bản quản lý nhà nước giúp xác định các quan hệ pháp

lý giữa các cơ quan quản lý và bị quản lý, tạo nên sự ràng buộc trách nhiệm giữa các cơquan, cá nhân có quan hệ trao đổi văn bản, theo phạm vi hoạt động của mình và quyền hạnđược giao

Tính pháp lý của văn bản được hiểu là sự phù hợp của văn bản (về nội dung và thểthức) với quy định pháp luật hiện hành Như vậy, văn bản đảm bảo tính pháp lý khi đượcban hành theo đúng quy định pháp luật về nội dung và thể thức

Thông tin trong văn bản quản lý nhà nước giúp cho việc tổ chức tốt công việc của các nhàlãnh đạo, là cơ sở ban hành các quyết định quản lý.

Văn bản quản lý nhà nước chuyền tải nội dung quản lý Văn bản quản lý nhà nướcghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý tới đối tượng thực hiện, tham gia vào tổ chứcthực hiện quyết định Để đảm bảo cho các cơ quan nhà nước hoạt động thống nhất văn bảnquản lý nhà nước chính là khâu nối các bộ phận

Văn bản quản lý nhà nước là căn cứ cho việc kiểm tra hoạt động của bộ máy quảnlý: văn bản chính là phương tiện hữu hiệu để phối hợp, kiểm tra, đánh giá hiệu quả hoạtđộng quản lý Để làm tốt công tác này cần phải biết vận dụng các loại văn bản quy địnhchức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền

Chức năng văn hóa - xã hội

Văn bản quản lý nhà nước là sản phẩm của quá trình lao động và làm việc của loàingười Văn hóa ở đây muốn nói đến những sản phẩm của của người trong quá trình đấutranh giành độc lập, sự phát triển của xã hội loài người để vươn tới một cuộc sống tốt đẹphơn Trong suốt quá trình đó, văn bản giúp góp phần ghi lại và truyền bá các giá trị truyềnthống quý báu cho thế hệ mai sau của đất nước Qua văn bản, ta có thể thấy được lịch sử

vẻ vang của dân tộc, trình độ văn hóa, trình độ phát triển, trình độ giai tiếp của người tạo

ra văn bản

Chức năng khác

Ngoài các chức năng nói trên, văn bản quản lý nhà nước còn thực hiện một số cácchức năng khác: chức năng giao tiếp, chức năng thống kê, chức kinh tế

1.2 Phân loại văn bản quản lý nhà nước

Có nhiều tiêu chí khác nhau để phân loại văn bản quản lý nhà nước như: theonguồn gốc văn bản, theo chủ thể ban hành văn bản, theo nội dung và phạm vi của văn bản,theo tính chất cơ mật, theo hiệu lực pháp lý Để thuận tiện cho việc nghiên cứu về công tácsoạn thảo và ban hành văn bản nên phân loại văn bản quản lý nhà nước theo hiệu lực pháp

lý, theo tiêu chí này ta có thể chia văn bản quản lý nhà nước thành: văn bản quy phạmpháp luật, văn bản hành chính

1.2.1 Văn bản quy phạm pháp luật

Khái niệm văn bản quy phạm pháp luật

Theo Điều 2, Điều 3 Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015: Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản có chứa quy phạm pháp luật, được ban hành theo đúng thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục quy định trong Luật này.

Trong đó, quy phạm pháp luật là quy tắc xử sự chung, có hiệu lực bắt buộc chung, được áp dụng lặp đi lặp lại nhiều lần đối với cơ quan, tổ chức, cá nhân trong phạm vi cả nước hoặc đơn vị hành chính nhất định, do cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền quy định trong Luật này ban hành và được Nhà nước bảo đảm thực hiện.

Đặc điểm của văn bản quy phạm pháp luật

Thứ nhất, văn bản quy phạm pháp luật do chủ thể có thẩm quyền ban hành

Thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật được quy định trong Luật banhành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015 Chỉ có những cơ quan nằm trong quy địnhcủa luật này ban hành văn bản quy phạm pháp luật mới có tính pháp lý Nếu sai về thẩmquyền ban hành, văn bản quy phạm pháp luật không có hiệu lực thực thi

Thứ hai, văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan quyền lực nhà nước được ban hành theo thủ tục, trình tự luật định

Tên gọi, nội dung và trình tự ban hành các loại văn bản quy phạm pháp luật đượcquy định cụ thể trong pháp luật

Trình tư, thủ tục ban hành văn bản quy phạm pháp luật được Nhà nước quy địnhtrong Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015

Thứ ba, văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan quyền lực Nhà nước chứa đựng các quy định xử sự chung (quy phạm pháp luật)

Nội dung của văn bản quy phạm pháp luật có chứa các quy tắc quy định các cơquan, tổ chức, cá nhân trong việc thực hiện hành vi của mình Mọi cơ quan, tổ chức, cánhân thuộc đối tượng thực thi các quy phạm pháp luật phải thực hiện đầy đủ, nghiêm chỉnh

và đúng đắn Nếu không thực hiện hoặc thực hiện sai pháp luật, phát luật sẽ điều chỉnhbằng các biện pháp có tính cưỡng chế

Thứ tư, văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan quyền lực Nhà nước có đối tượng

áp dụng chung, được áp dụng nhiều lần trong thực tiễn

Văn bản quy phạm pháp luật có phạm vi áp dụng rộng rãi, không giới hạn trongmột cơ quan, tổ chức hay cá nhân, đối tượng thi hành gồm nhiều cơ quan, tổ chức, cánhân Thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật càng cao thì phạm vi điều chỉnhcủa văn bản quy phạm pháp luật càng rộng Văn bản quy phạm pháp luật do cơ quan nhànước ở Trung ương ban hành sẽ có phạm vi điều chỉnh trong cả nước, văn bản quy phạmpháp luật do cơ quan nhà nước ở địa phương ban hành chỉ có hiệu lực đối với địa phươngđó

Văn bản quy phạm pháp luật được áp dụng nhiều lần trong đời sống, được áp dụng

trong mọi trường hợp khi có sự kiện pháp lí xảy ra Việc ngừng áp dụng văn bản quy phạmpháp luật khi văn bản quy phạm pháp luật đó có nội dung không còn phù hợp với thựctiễn Việc bãi bỏ hoặc đình chỉ thi hành văn bản quy phạm pháp luật phải do cơ quan nhànước có thẩm quyền quyết định, thường là có một văn bản thay thế hoặc sửa đổi.

Các hình thức văn bản quy phạm pháp luật

Hiến pháp, luật, nghị quyết của Quốc hội;

Pháp lệnh, nghị quyết của Uỷ ban thường vụ Quốc hội;

Lệnh, quyết định của Chủ tịch nước;

Nghị định của Chính phủ; Quyết định của Thủ tướng Chính phủ;

Nghị quyết của Hội đồng Thẩm phán Toà án nhân dân tối cao, Thông tư của Chánh

án Toà án nhân dân tối cao;

Thông tư của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao;

Thông tư của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ;

Quyết định của Tổng Kiểm toán Nhà nước;

Nghị quyết liên tịch giữa Uỷ ban thường vụ Quốc hội hoặc giữa Chính phủ với cơquan trung ương của tổ chức chính trị - xã hội;

Thông tư liên tịch giữa Chánh án Toà án nhân dân tối cao với Viện trưởng Việnkiểm sát nhân dân tối cao; giữa Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ với Chánh ánTòa án nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; giữa các Bộ trưởng,Thủ trưởng cơ quan ngang bộ;

Văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân

1.2.2 Văn bản hành chính

Khái niệm văn bản hành chính

Văn bản hành chính nằm trong hệ thống văn bản quản lý nhà nước do chủ thể quản

lý nhà nước ban hành được sử dụng rộng rãi và phổ biến trong hoạt động của các cơ quanquản lý hành chính nhà nước

Khái niệm về văn bản hành chính:

Văn bản hành chính là loại văn bản quản lý nhà nước không mang quy phạm được dùng để quy định, quyết định, phản ánh, thông báo tình hình, trao đổi công việc và xử lý các vấn đề cụ thể khác của hoạt động quản lý.[12; 66-67]

Văn bản hành chính là những văn bản mang tính thông tin điều hành nhằm thực thi các văn bản quy phạm pháp luật hoặc dùng để giải quyết các công việc cụ thể, phản ánh tình hình giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc, của cơ quan nhà nước; văn bản hành

chính bao gồm nhiều hình thức văn bản khác nhau, điển hình là thông cáo, thông báo, biên bản, công văn, công điện, giấy đi đường, giấy nghỉ phép, giấy giới thiệu, phiếu gửi

[8;149]

Đặc điểm của văn bản hành chính

Thứ nhất, các cơ quan tổ chức tham gia quản lý xã hội có quyền ban hành văn bản hành chính

Trong quá trình hoạt động của mình, các cơ quan, tổ chức có nhu cầu phát hành cácvăn bản để phục vụ quản lý, điều hành hoạt động của mình, văn bản hành chính ra đời trên

cơ sở đó Các cơ quan, tổ chức đều có quyền ban hành văn bản hành chính

Thứ hai, văn bản hành chính thường được áp dụng một lần, có phạm vi điều chỉnh hẹp và ít đối tượng thi hành

Văn bản hành chính thường được phát sinh khi có công việc hình thành để giảiquyết công việc đó Hiệu lực của văn bản hành chính khi giải quyết xong công việc của cơquan, tổ chức Phạm vi áp dụng của văn bản hành chính bị giới hạn, nó chỉ áp dụng với cơquan, tổ chức, không áp dụng được với các cơ quan, tổ chức khác

Thứ ba, văn bản hành chính sử dụng ngôn ngữ và văn phong hành chính

Ngôn ngữ sử dụng trong văn bản hành chính mang văn phong hành chính công vụ,

dể hiểu, ngắn gọn, thông dụng Trong văn bản hành chính không sử dụng các từ ngữ cótính chất địa phương, vùng miền, những câu cảm thán, câu hàm ý

Thứ tư, văn bản hành chính được ban hành thống nhất về thể thức và đúng trình tự, thủ tục luật định

Các loại văn bản hành chính đều được quy định và ban hành theo thể thức thốngnhất do Luật quy định Thể thức văn bản hành chính được quy định tại Thông tư Số:01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹthuật trình bày văn bản hành chính

Trình tự soạn thảo và ban hành văn bản hành chính theo Nghị định số110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và Nghịđịnh số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghịđịnh số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư vàhướng dẫn tại Thông tư này

Phân loại văn bản hành chính

Văn bản hành chính được phân thành 2 loại:

Văn bản hành chính cá biệt

“Văn bản hành chính cá biệt là quyết định quản lý hành chính thành văn do cơ quan hoặc cá nhân có thẩm quyền ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục nhất định trên cơ sở áp dụng pháp luật để giải quyết những công việc có tính chất cụ thể, cá biệt.

[23; 58]

Đặc điểm của văn bản hành chính cá biệt

Thứ nhất, văn bản hành chính cá biệt là văn bản áp dụng luật được ban hành trên cơ

sở văn bản quy phạm pháp luật hoặc văn bản cá biệt khác của cơ quan cấp trên hay chính

cơ quan ban hành văn bản

Thứ hai, văn bản hành chính cá biệt do cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền.Văn bản hành chính cá biệt ban hành nhằm giải quyết các công việc cụ thể, cá biệt:Xác định các quyền và nghĩa vụ của các cá nhân, tổ chức hay trách nhiệm pháp lý vớingười vi phạm pháp luật; Điều chỉnh các quan hệ xã hội

Thứ ba, văn bản hành chính cá biệt được áp dụng một lần đối với các đối tượng cụthể, được chỉ định rõ, trong phạm vị không gian, thời gian nhất định

Thứ tư, văn bản hành chính cá biệt mang tính đơn phương và tính bắt buộc thi hànhbằng biện pháp cưỡng chế của Nhà nước, nó là một phần và chiếm số lượng lớn trong vănbản hành chính

Các hình thức của văn bản hành chính cá biệt:

Nghị quyết (cá biệt): là văn bản do nhiều cơ quan hoạt động theo chế độ tập thể banhành

Quyết định (cá biệt): là văn bản được ban hành để giải quyết các công việc cụ thểvới đối tượng cu thể Thường là quyết định nhân sự, khen thưởng, ban hành văn bản mớitại cơ quan

Chỉ thị (cá biệt): là văn bản dùng để chỉ đạo công việc của cơ quan chấp hành Phápluật trên đối với cấp dưới

Văn bản hành chính thông thường

Văn bản hành chính thông thường là các văn bản mang tính chất thông tin điềuhành nhằm thực thi các văn bản quy phạm pháp luật hoặc dùng để giải quyết công việc cụthể của cơ quan

“Văn bản hành chính thông thường là văn bản được hình thành trong quá trình hoạt động quản lý nhằm ghi chép, truyền đạt và phản ánh các thông tin trong hoạt động quản lý”[23; 59]

Đặc điểm của văn bản hành chính thông thường

Thứ nhất, văn bản hành chính thông thường ra đời theo nhu cầu và tính chất công

việc phát sinh trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức

Thứ hai, văn bản hành chính không yêu cầu về thẩm quyền nên mọi cơ quan, tổchức đều có thẩm quyền ban hành Chủ thể ban hành có thể là cơ quan nhà nước, các tổchức kinh tế, chính trị hay xã hội

Thứ ba, văn bản hành chính không có tính chất chế tài, đối tượng thực hiện bằngtính tự giác, mang thông tin tác nghiệp trong điều hành và có nhiều biến thể phức tạp, đadạng

Hình thức của văn bản hành chính thông thường

Các hình thức của văn bản hành chính thông thường được quy định tại Khoản 2,Điều 2 Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ về sửađổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004của Chính phủ về công tác văn thư

Văn bản hành chính thông thường được chia thành 2 loại: văn bản không có tênloại và văn bản có tên loại

Văn bản không có tên loại

Công văn là hình thức văn bản hành chính thông thường không có tên loại được

dùng để giao tiếp chính thức với cơ quan nhà nước và quần chúng nhân dân vào mục đích:

đề nghị, hỏi, trả lời, phản ánh tình hình, hướng dẫn, đôn đốc

Văn bản có tên loại

Quy chế là hình thức văn bản xác định các nguyên tắc, trách nhiệm, quyền hạn, chế

độ và lề lối làm việc của một cơ quan

Quy định là văn bản xác định các nguyên tắc, tiêu chuẩn, thủ tục và chế độ cụ thể

trong một lĩnh vực công tác nhất định

Thông cáo là văn bản dùng để công bố: quyết định, sự kiện, sự việc về đối nội hay

đối ngoại của cơ quan nhà nước có thẩm quyền

Thông báo là hình thức văn bản dùng để truyền đạt nội dung một quyết định, truyền

đạt tin tức, sự việc hay thông tin về tình hình công tác, hoạt động, các quyết định về quản

lý hoặc các vấn đề, sự việc có liên quan để thực hiện hay để biết

Hướng dẫn là hình thức văn bản giải thích, hướng dẫn cụ thể việc tổ chức thực hiện

văn bản của cơ quan cấp trên hoặc phương hướng, cách thức tiến hành mỗi hoạt động cụthể

Chương trình là hình thức văn bản dùng để trình bày toàn bộ những việc cần làm

đối với một lĩnh vực công tác hoặc tất cả mọi mặt của một cơ quan, một ngành chủ quảnhay của Nhà nước theo một trình tự và trong thời gian nhất định.

Kế hoạch là hình thức văn bản để xác định phương hướng, nhiệm vụ, chỉ tiêu, biện

pháp tiến hành một lĩnh vực, một nhiệm vụ công tác nhất định để thực hiện trong cơ quanhoặc trong các cơ quan khác

Phương án là hình thức văn bản dùng để trình bày một cách có hệ thống về một

trong nhiều giải pháp được đưa ra giúp tìm kiếm giải pháp tối ưu

Đề án là văn bản dùng để trình bày dự kiến, kế hoạch, giải pháp thực hiện một

nhiệm vụ công tác hoặc một công việc nào đó

Dự án là bản thảo một văn kiện về pháp luật hay về một kế hoạch cụ thể nào đó Báo cáo là văn bản dùng để phản ánh tình hình, sự việc, vụ việc, quá trình hoạt

động của cơ quan, đơn vị, cá nhân trong một khoảng thời gian cụ thể, giúp cho việc đánhgiá tình hình thực tế trong quản lý, lãnh đạo và đề xuất những chủ trương mới

Biên bản là hình thức văn bản ghi lại những sự việc, vụ việc đang diễn ra hoặc tình

trạng của một sự việc để làm căn cứ pháp lý Biên bản có chữ ký xác nhận của người làmchứng hoặc người có liên quan, không được ghi chép rồi chỉnh sửa mà phải được hìnhthành ngay khi sự việc, vụ việc đã hoặc đang diễn ra mới đảm bảo được tính chân thực

Tờ trình là một loại văn bản dùng để đề xuất với cấp trên (hay cơ quan chức năng)

một vấn đề mới hoặc đã có trong kế hoạch để xin phê duyệt Tờ trình dùng để trình bàychủ chương, chế độ chính sách, phương án công tác, dự thảo một văn bản, các tiêu chuẩnđịnh mức, hoặc bãi bỏ một văn bản, quy định không còn phù hợp

Hợp đồng là văn bản thể hiện sự thảo thuận giữa hai bên về việc xác lập sự thay đổi

hay chấm dứt các quyền và nghĩa vụ trong quan hệ cụ thể

Công điện là hình thức văn bản dùng để thông tin hoặc truyền đạt mệnh lệnh, quyết

định của cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền trong trường hợp cần kíp

Bản ghi nhớ là văn kiện ngoại giao nói rõ lập trường và thái độ về phía mình đối

với một vẫn đề nào đó, hoặc thông báo cho đối phương một số điều cần chú ý

Bản cam kết là văn bản ghi nhận những thông tin đã được hai hay nhiều cơ quan, tổ

chức trong nước, ngoài nước cam kết thực hiện

Bản thoản thuận là hình thức văn bản ghi nhận thông tin đã được hai hay nhiều cơ

quan, tổ chức trong nước, ngoài nước thỏa thuận thực hiện

Giấy chứng nhận là văn bản dùng để cấp cho cơ quan, tổ chức, cá nhân đề xác nhận

một vấn đề có thật

Giấy ủy quyền là văn bản xác định hành vi pháp lý của một chủ thể trao cho một

chủ thể khác hoặc một số quyền để chủ thể đó nhân danh mình thực hiện một hoặc một sốcông việc nhất định trong một khoảng thời gian xác định

Giấy mời là loại văn bản dùng để mới đại diện cơ quan hoặc cá nhân tham dự hoạt

động hay giải quyết một công việc, một vấn đề có liên quan

Giấy giới thiệu là hình thức văn bản cấp cho cán bộ, viên chức cơ quan khi đi liên

hệ, giao dịch với cơ quan khác để thực hiện nhiệm vụ được giao hoặc giải quyết công việc

Giấy nghỉ phép là văn bản cấp cho cá nhân trong tổ chức được nghỉ phép theo quy

định

Giấy đi đường là hình thức văn bản dùng để cấp cho cán bộ, viên chức khi được cử

đi công tác, dùng làm căn cứ để thanh toán tiền tàu xe và các khỏa chi phí khác trong thờigian đi công tác

Giấy biên nhận hồ sơ là hình thức văn bản xác nhận của một cơ quan, tổ chức, cá

nhân về việc tiếp nhận văn bản từ một cơ quan, tổ chức, cá nhân khác

Phiếu gửi là văn bản dùng để gửi kèm các văn bản khác quan trọng hoặc có nội

dung bí mật

Phiếu chuyển là hình thức văn bản dùng đẻ chuyển kèm văn bản, tài liệu mà cơ

quan, tổ chức, cá nhân được chuyển sang cơ quan tổ chức, cá nhân khác

Thư công là hình thức văn bản của cá nhân ở dạng thư nhưng đại diện cơ quan, tổ

chức gửi tới cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân khác trao đổi về công việc hoặc khen ngợi,chúc mừng, động viên chia buồn nhân một sự kiện nào đó

1.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản

1.3.1 Khái niệm công tác soạn thảo và ban hành văn bản

Công tác soạn thảo và ban hành văn bản là hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhânchịu trách nhiệm soạn thảo và ban hành văn bản thực hiện nhằm tạo ra các văn bản giảiquyết các công việc chung của cơ quan

Soạn thảo và ban hành văn bản là việc cán bộ, đơn vị soạn thảo và ban hành vănbản thực hiện nhằm giải quyết các công việc tại địa phương và nội bộ để đảm bảo các hoạtđộng của cơ quan, tổ chức

1.3.2 Các yêu cầu về công tác soạn thảo và ban hành văn bản

Yêu cầu về thẩm quyền ban hành

Thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật do Luật ban hành văn bản quyphạm pháp Luật năm 2015 quy định

Thẩm quyền ban hành văn bản hành chính thực hiện theo Nghị định số 110/NĐ- CPngày 08 tháng 04 năm 2010 và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư.

Thẩm quyền ban hành văn bản là của các cơ quan, tổ chức, cá nhân nhằm tạo ra cácvăn bản giải quyết công việc trong quá trình hoạt động của mình

Tùy theo nhu cầu và tính chất công việc, văn bản được ban hành nhằm quyết định,điều hành, chỉ đạo từ cấp trên xuống cấp dưới

Nội dung văn bản thường dùng đề giải quyết những vấn đề, sự việc trong phạm vịthẩm quyền của tổ chức, không trái quy định của pháp luật

Yêu cầu về thể thức và kỹ thuật trình bày

Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm nhữngthành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong nhữngtrường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định theo quy định của nhà nước

Kỹ thuật trình bày văn bản bao gồm khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản,

vị trí trình bày các thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ và các chi tiết trìnhbày khác, được áp dụng đối với văn bản soạn thảo trên máy vi tính và in ra giấy; văn bảnđược soạn thảo bằng các phương pháp hay phương tiện kỹ thuật khác hoặc văn bản đượclàm trên giấy mẫu in sẵn; không áp dụng đối với văn bản được in thành sách, in trên báo,tạp chí và các loại ấn phẩm khác

Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật thực hiện theo Nghịđịnh Số 34/NĐ-CP ban hành ngày 14 tháng 5 năm 2016 quy định chi tiết một số điều vàbiện pháp thi hành Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật

Thể thức và kỹ thuật ban hành văn bản hành chính thực hiện theo Thông tư Số01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹthuật trình bày văn bản hành chính

Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản bao gồm các yếu tố:

Phần mở đầu: Phần mở đầu của văn bản gồm: quốc hiệu, tiêu ngữ; tên cơ quan ban

hành; số, ký hiệu văn bản, địa danh, ngày, tháng, năm ban hành, tên văn bản và căn cứ banhành văn bản

Phần nội dung: Nội dung văn bản gồm các tiêu đề là các phần, chương, mục, tiểu

mục, điều, khoản, điểm Tùy theo nội dung cụ thể mà cách trình bày các phần nội dungnày được sắp xếp và bố trí hợp lý

Phần kết thúc: Phần kết thúc của văn bản gồm: chức vụ, họ tên và chữ ký của

người có thẩm quyền ký ban hành văn bản; dấu của cơ quan ban hành văn bản; nơi nhậnvăn bản

Yêu cầu về ngôn ngữ và văn phong

Việc sử dụng ngôn ngữ và văn phong trong văn bản rất quan trọng

về ngôn ngữ: Ngôn ngữ trong văn bản là tiếng việt, phải đảm bảo tính chính xác,

cách diễn đạt phải rõ ràng, dễ hiểu Đơn vị soạn thảo văn bản phải lựa chọn từ ngữ, nghĩacủa từ, câu văn có độ chính xác cao và thống nhất Ngôn ngữ trong văn bản quy phạmpháp luật phải đản bảo tính nghiêm túc, chính xác, thống nhất và phổ thông

về văn phong: Lối hành văn sẽ góp phần tao nên tính uy quyền, nghiêm túc của văn

bản Diễn đạt nội dung văn bản phải rõ ràng, cách hành văn chuẩn xác Trật tự của nhữngcăn cứ, những vấn đề điều chỉnh phải hợp lý

Giọng văn: Câu dùng trong văn bản đúng ngữ pháp Chủ yếu dùng câu khẳng địnhtrong văn bản, một số trường hợp dùng câu phủ định Tránh dùng các câu cảm thán, câukể Giọng văn trang trọng, mang phong cách hành chính

Văn bản phải quy định cụ thể nội dung cần điều chỉnh, không quy định chungchung, không quy định lại các nội dung đã được quy định trong văn bản khác

Tùy theo nội dung, văn bản có thể được bố cục theo phần, chương, mục, tiểu mục,điều, khoản, điểm; các phần, chương, mục, tiểu mục, điều trong văn bản phải có tiêu đề

Yêu cầu quy trình soạn thảo và ban hành văn bản

Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản quy phạm pháp luật

Quy trình ban hành được quy định rõ trong Luật ban hành văn bản quy phạm phápluật năm 2015 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản cụ thể có thể phân thành các bướcnhư sau:

Bước 1 Chuẩn bị soạn thảo

Dự thảo quyết định của Ủy ban nhân dân cấp huyện do Chủ tịch Ủy ban nhân dânphân công và trực tiếp chỉ đạo cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân soạn thảo Cơquan soạn thảo có trách nhiệm xây dựng dự thảo và tờ trình dự thảo quyết định

Căn cứ vào tính chất và nội dung của dự thảo quyết định, cơ quan soạn thảo tổ chứclấy ý kiến của cơ quan, tổ chức có liên quan, đối tượng chịu sự tác động trực tiếp củaquyết định

Cơ quan, tổ chức có liên quan được lấy ý kiến có trách nhiệm trả lời bằng văn bảntrong thời hạn 07 ngày kể từ ngày nhận được dự thảo quyết định

Trong trường hợp lấy ý kiến của đối tượng chịu sự tác động trực tiếp của quyết địnhthì cơ quan lấy ý kiến có trách nhiệm xác định những vấn đề cần lấy ý kiến và bảo đảm ítnhất là 07 ngày kể từ ngày tổ chức lấy ý kiến để các đối tượng được lấy ý kiến góp ý vào

dự thảo quyết định

Bước 2 Thẩm định dự thảo

Phòng Tư pháp có trách nhiệm thẩm định dự thảo quyết định của Ủy ban nhân dâncấp huyện trước khi trình

Chậm nhất là 10 ngày trước ngày Ủy ban nhân dân họp, cơ quan soạn thảo phải gửi

hồ sơ dự thảo quyết định đến Phòng Tư pháp để thẩm định

Hồ sơ gửi thẩm định bao gồm:

Tờ trình Ủy ban nhân dân về dự thảo quyết định;

Dự thảo quyết định;

Bản tổng hợp ý kiến về dự thảo quyết định;

Tài liệu khác (nếu có)

Chậm nhất là 05 ngày trước ngày Ủy ban nhân dân họp, Phòng Tư pháp gửi báocáo thẩm định đến cơ quan soạn thảo

Bước 3 Lập hồ sơ dự thảo quyết định

Cơ quan soạn thảo gửi hồ sơ dự thảo quyết định đến Ủy ban nhân dân cấp huyệnchậm nhất là 03 ngày làm việc trước ngày Ủy ban nhân dân họp để chuyển đến các thànhviên Ủy ban nhân dân

Hồ sơ dự thảo quyết định trình Ủy ban nhân dân bao gồm:

Tài liệu quy định trong hồ sơ thẩm định;

Báo cáo thẩm định

Tài liệu gồm: Tờ trình Ủy ban nhân dân về dự thảo quyết định, Dự thảo quyết địnhđược gửi bằng bản giấy, tài liệu còn lại được gửi bằng bản điện tử

Bước 4 Trình tự xem xét, thông qua và ban hành dự thảo quyết định

Tùy theo tính chất và nội dung của dự thảo quyết định, Chủ tịch Ủy ban nhân dâncấp huyện quyết định phương thức xem xét, thông qua dự thảo quyết định Trong trườnghợp xem xét, thông qua dự thảo quyết định tại phiên họp Ủy ban nhân dân thì được tiếnthành, theo trình tự sau đây:

Đại diện cơ quan soạn thảo trình bày dự thảo quyết định;

Đại diện Phòng Tư pháp phát biểu về việc giải trình, tiếp thu ý kiến thẩm định;

Ủy ban nhân dân thảo luận và biểu quyết thông qua dự thảo quyết định

Dự thảo quyết định được thông qua khi có quá nửa tổng số thành viên Ủy ban nhândân biểu quyết tán thành.

Chủ tịch Ủy ban nhân dân ký ban hành quyết định

Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính

Bước 1 Chuẩn bị soạn thảo

Chuẩn bị là giai đoạn đầu tiên trong quá trình soạn thảo và ban hành văn bản Đểthực hiện công đoạn này cần thực hiện các công việc như sau:

Phân công soạn thảo:

Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu cơ quan, tổchức giao cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo Xác định mục đích,tính chất, nội dung Đối với những văn bản có nội dung quan trọng cần xin ý kiến lãnhđạo

Xác định loại văn bản:

Căn cứ vào chức năng của từng hình thức văn bản và thẩm quyền ban hành văn bảncủa cơ quan để lựa chọn hình thức văn bản phù hợp Việc xác định hình thức văn bản sửdụng cần căn cứ vào mục đích, tính chất và nội dung văn bản

Bước 2 Xây dựng để cương về viết bản thảo

Xin ý kiến góp ý cho bản thảo: Văn bản có tính chất quan trọng, nội dung phức tạpthì có thể đề xuất với lãnh đạo việc tham khảo ý kiến; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoànchỉnh bản thảo

Tổng hợp ý kiến góp ý (nếu có) và hoàn chỉnh dự thảo.

Bước 3 Ký duyệt bản thảo

Sau khi bản thảo được hoàn thành các cá nhân, tổ chức, đơn vị soạn thảo văn bảntrình lên cấp trên để duyệt

Lãnh đạo phụ trách trực tiếp duyệt bản thảo Lãnh đạo cơ quan ký duyệt văn bản.Trường hợp văn bản có tính chất quan trọng, nội dung phức tạp có nhiều vấn đề cần trìnhkèm theo Hồ sơ trình ký

Bước 4 Hoàn thiện văn bản và ban hành

Hoàn chỉnh dự thảo lần cuối, soát lại văn bản và trình ký chính thức

Sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, cán bộ văn thư hoàn thiện thể thức vàlàm các thủ tục ban hành:

+ Văn thư ghi số, ngày, tháng, năm ban hành văn bản;

+ Nhân bản theo số lượng nơi gửi, nơi nhận;

+ Đóng dấu cơ quan;

Về văn bản quản lý nhà nước: Khái niệm văn bản, văn bản quản lý nhà nước;

Đặc điểm, vai trò, chức năng của văn bản quản lý nhà nước; Phân loại văn bản quản

lý nhà nước;

Về văn bản quy phạm pháp luật: Khái niệm, đặc điểm, các hình thức của văn bảnquy phạm pháp luật;

Về văn bản hành chính: Khái niệm, đặc điểm, phân loại văn bản hành chính;

Công tác soạn thảo và ban hành văn bản: Khái niệm, các yêu yêu về công tác soạnthảo văn bản

Từ những nghiên cứu mang tính lý luận chương 1 giúp làm rõ cơ sở lý luận chung

về công tác soạn thảo văn bản và là tiền đề để dẫn dắt và triển khai chương 2

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO

VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI UBND THÀNH PHỐ MÓNG CÁI

2.1 Khái quát về UBND thành phố Móng Cái

Vị trí địa lỷ: TP Móng Cái là thành phố trực thuộc tỉnh Quảng Ninh với toạ độ địa

lý từ 21002' đến 21038' vĩ độ bắc; từ 107009' đến 10807' kinh độ đông TP Móng Cái thuộcvùng duyên hải Bắc Bộ, nằm bên bờ sông Ka Long, cách TP Hạ Long 178 km Phía đông

và đông nam của Móng Cái giáp với huyện Cô Tô và vịnh Bắc Bộ, ở phía tây và tây bắcgiáp huyện Hải Hà, phía đông bắc giáp thành phố Đông Hưng, tỉnh Quảng Tây, TrungQuốc Móng Cái có đường biên giới trên biển và đất liền dài hơn 70 km

TP Móng Cái có vị trí kinh tế - chính trị, an ninh - quốc phòng quan trọng đối vớitỉnh Quảng Ninh và cả nước Thành phố có đường biên giới trên đất liền và trên biển vớiTrung Quốc, có nhiều điều kiện thuận lợi để phát triển một nền kinh tế tổng hợp và đadạng, đặc biệt là kinh tế cửa khẩu và kinh tế biển

Các đơn vị hành chính: TP Móng Cái bao gồm 16 phường, xã: Hoà Lạc, Ka Long,

Ninh Dương, Trà Cổ, Trần Phú, Hải Sơn, Bình Ngọc, Hải Xuân, Hải Hoà, Vạn Ninh, HảiYên, Hải Đông, Hải Tiến, Quảng Nghĩa, Vĩnh Thực, Vĩnh Trung

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND TP Móng Cái

Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn:

Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND TP Móng Cái được quy định trongLuật tổ chức chính quyền địa phương năm 2015

UBND TP Móng Cái là UBND cấp huyện, đảm nhận nhiệm vụ của UBND: Ủy bannhân dân do Hội đồng nhân dân cùng cấp bầu, là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhândân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước Nhân dân địaphương, Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan hành chính nhà nước cấp trên

Cụ thể nhiệm vụ, quyền hạn của UBND TP Móng Cái theo quy định như sau:

Xây dựng, trình HĐND TP Móng Cái quyết định các nội dung quy định tại cácđiểm a, b, c và g khoản 1, khoản 2 và khoản 3 Điều 26 của Luật tổ chức chính quyền địaphương và tổ chức thực hiện các nghị quyết của Hội đồng nhân dân TP Móng Cái

Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quan chuyên mônthuộc Ủy ban nhân dân TP Móng Cái

Tổ chức thực hiện ngân sách thành phố; thực hiện các nhiệm vụ phát triển kinh tế

-xã hội, phát triển công nghiệp, xây dựng, thương mại, dịch vụ, du lịch, nông nghiệp, lâmnghiệp, thủy sản, mạng lưới giao thông, thủy lợi, xây dựng điểm dân cư nông thôn; quản

lý và sử dụng đất đai, rừng núi, sông hồ, tài nguyên nước, tài nguyên khoáng sản, nguồnlợi ở vùng biển, tài nguyên thiên nhiên khác; bảo vệ môi trường trên địa bàn TP Móng Cáitheo quy định của pháp luật.

Thực hiện các nhiệm vụ về tổ chức và bảo đảm việc thi hành Hiến pháp và phápluật, xây dựng chính quyền và địa giới hành chính, giáo dục, đào tạo, khoa học, công nghệ,văn hóa, thông tin, thể dục, thể thao, y tế, lao động, chính sách xã hội, dân tộc, tôn giáo,quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội, hành chính tư pháp, bổ trợ tư pháp và cácnhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định của pháp luật

Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan nhà nước cấp trên phân cấp, ủy quyền.Phân cấp, ủy quyền cho Ủy ban nhân dân cấp xã, cơ quan, tổ chức khác thực hiệncác nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân TP Móng Cái

Ủy viên UBND TP Móng Cái

Đ/c Vũ Văn Kinh - Chủ tịch UBND TP;

Đ/c Nguyễn Tiến Dũng - Phó Chủ tịch UBND TP;

Đ/c Lê Ngọc Lưu - Phó Phó Chủ tịch UBND TP;

Đ/c Đỗ Xuân Điệp - Phó Chủ tịch UBND TP;

Đ/c Dương Thị Huệ - Trưởng phòng Kinh tế;

Đ/c Nhâm Sỹ Tiện - Chỉ huy trưởng BCHQS Thành phố;

Trung tâm Hành chính công;

Thanh tra Móng Cái;

Phòng Tài chính - Kế hoạch;

Phòng Tài nguyên và Môi trường;

Phòng Văn hóa Thông tin;

Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn:

Văn phòng UBND TP Móng Cái là cơ quan chuyên môn thuộc UBND TP, thựchiện chức năng tham mưu, tổng hợp giúp UBND Thành phố về công tác dân tộc; thammưu cho Chủ tịch UBND Thành phố về chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch UBND; cung cấpthông tin phục vụ quản lý và hoạt động của UBND và các cơ quan nhà nước ở Thành phố;bảo đảm cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của UBND

Giúp UBND Thành phố thực hiện quản lý nhà nước về công tác Ngoại vụ; Quản lýtrung tâm hành chính công Thành phố; Quản trị Cổng thông tin điện tử Thành phố

Văn phòng UBND Thành phố chịu sự quản lý, chỉ đạo trực tiếp của UBND thànhphố, đồng thời chịu sự chỉ đạo về chuyên môn nghiệp vụ của Văn phòng HĐND-UBNDTỉnh; Văn phòng đoàn Đại biểu Quốc hội tình Quảng Ninh; Sở Ngoại vụ; Ban Dân tộc tỉnhQuảng Ninh

Văn phòng HĐND - UBND thành phố có tư cách pháp nhân, có con dấu và tàikhoản

Thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn: về công tác văn phòng, công tác ngoại vụ, điềuhành trung tâm hành chính công và thực hiện công tác quản trị cổng thông tin điện tử TP

Phó Chánh Văn phòng:

Đ/c Đặng Xuân Phương;

Đ/c Ngô Thị Lý;

Đ/c Đỗ Viết Mạnh;

Đ/c Bùi Thị Thanh Tâm

2.1.3 Sơ đồ hệ thống văn bản của UBND TP Móng Cái

Các văn bản mà UBND TP Móng Cái ban hành có thể hệ thống theo sơ đồ như sau:

Hệ thống văn bản của UBND TP Móng Cái

Văn bản hành chính

——L

các loại văn bản hành chính

\f

Quyết định (Cá biệt)

Nghị quyết (cá biệt) Chỉ thị Quy định

Thông báo Quy chế Hướng dẫn Chương trình

Biên bản Tờ trình Hợp đồng Công văn Công điện Bản ghi nhớ Bản cam kết Bản thoả thuận Giấy chứng nhận Giấy uỷ quyền Giấy mời Giấy giới thiệu

Giấy nghỉ phép Giấy đi đường

Giấy biên nhận hồ sơ Phiếu gửi Phiếu chuyển Thư công Dự án

Bảng 1 Sơ đồ hệ thống văn bản do UBND TP Móng Cái ban hành

2.2 Cơ sở pháp lý về công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND thành phố Móng Cái

Công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND thành phố Móng Cái được thựchiện theo quy định của pháp luật hiện hành, cụ thể áp dụng các văn bản quy định của nhà

Văn bản quy phạm

pháp luật

* ~ Quyết định

nước như sau:

Luật tổ chức chính quyền địa phương năm 2015

Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015

Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2016 của Chính phủ quy địnhmột số điều và biện pháp thi hành luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật

Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướngdẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về côngtác văn thư

Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi,

bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 củaChính phủ về công tác văn thư

UBND TP Móng Cái chưa xây dựng văn bản quy định công tác soạn thảo và banhành văn bản áp dụng riêng cho UBND TP Việc thực hiện công tác này dựa trên nhữngquy định chung của Nhà nước

2.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản quản lý nhà nước tại UBND thành phố Móng Cái

Về thẩm quyền ban hành văn bản

UBND thành phố Móng Cái là UBND cấp huyện trực thuộc tỉnh Quảng Ninh Việcban hành văn bản tại UBND thành phố Móng Cái được thực hiện đúng theo quy định tạiLuật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015 Theo Điều 30 của Luật ban hành

văn bản quy phạm pháp luật năm 2015: “Hội đồng nhân dân cấp huyện, cấp xã ban hành nghị quyết, Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã ban hành quyết định để quy định những vấn đề được luật giao ”.

UBND TP Móng Cái thực hiện đúng thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm phápluật Ban hành Quyết định để giải quyết các yêu cầu công việc phát sinh tại TP, quy địnhnhững vấn đề Luật giao

Thẩm quyền ban hành văn bản hành chính được UBND TP Móng Cái thực hiệntheo quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ

về công tác văn thư và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 củaChính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng

4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư

Trên cơ sở đó, UBND TP Móng Cái được phép ban hành các loại văn bản hành

chính theo quy định gồm: Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quyđịnh, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án,báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ bản cam kết, bảnthoả thuận, giấy chứng nhận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép,giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển, thư công

Về ngôn ngữ và văn phong

Việc sử dụng ngôn ngữ và văn phong trong các văn bản của UBND TP Móng Cái

đã đảm bảo yêu cầu theo quy định của Nhà nước

Ngôn ngữ trong các văn bản mà UBND TP Móng Cái ban hành cơ bản đều đáp ứngyêu cầu: đảm bảo tính chuẩn xác, tính nghiêm túc, tính phổ thông, tính đại chúng Những

từ ngữ được lựa chọn đều đảm bảo về mặt ngữ nghĩa, độ chính xác và thống nhất

Văn phong trong văn bản là văn phong hành chính Giọng văn mang phong cáchhành chính công vụ Các câu văn trong văn bản đều đảm bảo mạch lạc, đúng ngữ pháp

Ngôn ngữ trong các văn bản của UBND TP Móng Cái đã truyền đạt được nội dungcủa văn bản đến người thực hiện Nhờ vào việc sử dụng văn phong và ngôn ngữ việc thựchiện văn bản đã diễn ra dễ dàng và chính xác, đúng với những thông tin mà nhà quản lýtruyền đạt

Về thể thức và kỹ thuật trình bày

Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật

Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật được UBND TP MóngCái thực hiện theo quy định tại Nghị định Số 34/NĐ-CP ban hành ngày 14 tháng 5 năm

2016 quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật ban hành văn bản quy phạmpháp luật Tuy nhiên, vẫn tồn tại những việc soạn thảo về thể thức và kỹ thuật trình bàyvăn bản quy phạm pháp luật chưa đúng theo Nghị định này

Các thành phần thể thức và kỹ thuật trình bày đúng quy định:

Nhìn chung, về thể thức và kỹ thuật tình bày văn bản quy phạm pháp luật (Quyếtđịnh) của UBND TP Móng Cái đã theo đúng quy đinh Các thành phần thể thức được thựchiện đúng:

Quốc hiệu, tiêu ngữ;

Tên cơ quan ban hành văn bản;

Số, ký hiệu văn bản;

Địa danh, ngày tháng năm ban hành văn bản;

Tên văn bản;

Nội dung văn bản;

Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản;

Dấu của cơ quan ban hành văn bản

Các thành phần thể thức và kỹ thuật trình bày chưa đúng quy định:

* Nơi nhận văn bản:

Từ “nơi nhận ” sai cỡ chữ:

Số: 852/2016/QĐ-UBND ngày 06 tháng 4 năm 2016 [Phụ lục 11]

Liệt kê thiếu dấu hai chấm “:” sau từ “Lưu ”:

Số: 5864/2016/QĐ-UBND ngày 30 tháng 12 năm 2016 [Phụ lục 12]

Kết thúc liệt kê dùng “./.”:

Số: 852/2016/QĐ-UBND ngày 06 tháng 4 năm 2016 [Phụ lục 11]

Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính của UBND TP Móng Cái thựchiện theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướngdẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính Tuy nhiên, trong quá trình soạnthảo và ban hành văn bản UBND TP Móng Cái còn tồn tại những văn bản chưa đúng theoquy định tại Thông tư này Cụ thể như sau:

* Quốc hiệu, tiêu ngữ:

Quốc hiệu ghi trên văn bản bao gồm 2 dòng chữ: “CỘNG HÕA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” và “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”.

UBND TP Móng Cái trình bày quốc hiệu, tiêu ngữ theo đúng quy định:

Quốc hiệu trình bày đúng tại ô số 1; chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang,

ở phía trên, bên phải;

Dòng thứ nhất: “CỘNG HÕA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm; Dòng thứ hai: “Độc lập -

Tự do - Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14; kiểu chữ

đứng, đậm; được đặt canh giữa dưới dòng thứ nhất; chữ cái đầu của các cụm từ được viếthoa giữa các cụm từ có gạch nối, có cách chữ;

Nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 12, thì dòng thứ hai cỡ chữ 13; nếu dòng thứ nhất cỡ chữ

13, thì dòng thứ hai cỡ chữ 14 Do văn bản của UBND TP Móng Cái có tên cơ quan chủquản khá dài, nên phần lớn văn bản đều để tiêu ngữ dòng thứ nhất cỡ chữ 12, dòng thứ hai

cỡ chữ 13

Hai dòng chữ được đặt canh giữa, phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài

bằng độ dài của dòng tiêu ngữ (sử dụng lệnh Draw, không dùng lệnh Underline) Hai dòngchữ trên được trình bày cách nhau dòng đơn Tuy nhiên văn bản của Thành phố Móng Cáikhi ban hành vẫn chưa đúng theo quy về điều này: đường kẻ không phải là nét liền, độ dàingắn hơn độ dài dòng chữ Cụ thể:

Đường kẻ dưới tiêu ngữ không phải là đường kẻ nét liền (không sử dụng lệnh Draw):

Kế hoạch Số: 13/KH-UBND ngày 16 tháng 01 năm 2017 [Phụ lục số 16]

Đường kẻ dưới tiêu ngữ có độ dài ngắn hơn tiêu ngữ:

Công văn Số: 2078/CV-UBND ngày 02 tháng 11 năm 2015 [Phụ lục số 17] Côngvăn Số: 1737/CV-UBND ngày 13 tháng 06 năm 2017 [Phụ lục số 18]

* Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

UBND TP Móng Cái thuộc UBND các cấp, không có tên cơ quan chủ quản Tên cơ

quan được Thành phố ghi đầy đủ: “ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ MÓNG CÁI”.

Tên cơ quan của Thành phố là văn bản dài nên trình bày thành 2 dòng như sau:

ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ MÓNG CÁI Tên cơ quan: “ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ MÓNG CÁI” được trình

bày tại ô số 2; chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, ở phía trên, bên trái; đượctrình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡ chữ như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng, đậm,được đặt canh giữa, phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2

độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ

Tại một số văn bản của UBND thành phố việc kẻ đường kẻ ngang dưới tên cơ quanvẫn chưa thực hiện đúng, chưa cân đối với dòng chữ: quá dài, quá ngắn và bị lệch hayđường kẻ không là nét liền Cụ thể:

Độ dài đường kẻ dưới tên cơ quan quá dài:

Công văn Số: 04/UBND-VHTT ngày 03 tháng 01 năm 2017 [Phụ lục số 32]

Công văn Số: 2109/UBND-VHTT [Phụ lục số 33]

Độ dài đường kẻ dưới tên cơ quan quá ngắn và bị lệch:

Công điện Số:12/CĐ-UBND ngày 16 tháng 10 năm 2016 (Độ dài đường kẻ dướitên cơ quan bị lệch về bên trái) [Phụ lục số 14]

Công văn Số: 3313/UBND-TP ngày 09 tháng 12 năm 2016 (Độ dài đường kẻ dướitên cơ quan quá ngắn) [Phụ lục số 15]

Độ dài đường kẻ dưới tên cơ quan không phải là nét liền:

Kế hoạch Số: 13/KH-UBND ngày 16 tháng 01 năm 2017.(Đường kẻ nét đứt, ngắn

hơn độ dài dòng tên cơ quan) [Phụ lục số 16]

* Số, ký hiệu của văn bản

Số văn bản của UBND TP Móng Cái được đăng ký tại văn phòng UBND UBND

TP Móng Cái đăng ký tất cả các văn bản theo một hệ thống số chung, đăng ký số văn bảntheo hình thức hỗn hợp Số được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầunăm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm Những số nhỏ 10 phải thêm số 0 vàotrước

Ký hiệu văn bản:

Ký hiệu của văn bản có tên loại của UBND TP Móng Cái bao gồm chữ viết tắt tênloại văn bản theo bảng chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên cơ quan “UBND”.Chữ viết tắt tên các đơn vị trong cơ quan hoặc lĩnh vực đối với UBND TP Móng Cái dothành phố quy định cụ thể, bảo đảm ngắn gọn, dễ hiểu, thường là chữ cái đầu trong tên cácđơn vị Ví dụ: Phòng văn hóa thông tin là VHTT

Đối với văn bản không có tên loại (công văn) là văn bản không có ký hiệu văn bảnviệc trình bày chỉ bao gồm số và chữ viết tắt tên cơ quan nhưng tại UBND TP Móng Cáicòn tồn tại những văn bản không có tên loại nhưng vẫn ký hiệu: văn bản công văn phần số,

ký hiệu văn bản có chữ viết tắt “CV” Cụ thể, việc thực hiện chưa đúng quy định này tồntại ở một số văn bản:

Công văn Số: 2078/CV-UBND ngày 02 tháng 11 năm 2015 [Phụ lục số 17] Côngvăn Số: 1737/CV-UBND ngày 13 tháng 06 năm 2017 [ Phụ lục số 18] Việc trình bày số,

ký hiệu văn bản được UBND TP Móng Cái trình bày đúng theo quy định hiện hành Số và

ký hiệu văn bản được trình bày tại ô số 3, được đặt canh giữa dưới tên cơ quan (dưới “ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ MÓNG CÁI” Từ “Số” được trình bày bằng chữ in

thường, ký hiệu bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ “Số” có dấu hai chấm;giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa các nhóm chữ viết tắt ký hiệu vănbản có dấu gạch nối (-) không cách chữ Ví dụ: Số: 03/CT-UBND ngày 11 tháng 4 năm

2016 [Phụ lục số 19]

* Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản

Địa danh là tên gọi chính thức của cơ quan, lấy tên địa điểm đặt trụ sở của UBND:Móng Cái

Ngày, tháng, năm ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được ban hành.Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phần lớn đều thực hiện đúng quy định: được viết đầyđủ; các số chỉ ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10

và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 ở trước.

Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày trên cùng một dòngvới số, ký hiệu văn bản, tại ô số 4, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữnghiêng; các chữ cái đầu của địa danh phải viết hoa; sau địa danh có dấu phẩy

Về việc địa danh và ngày, tháng, năm được đặt canh giữa dưới Quốc hiệu UBND

TP Móng Cái thực hiện sai khá nhiều: không đặt địa danh và ngày, tháng, năm được đặtcanh giữa dưới Quốc hiệu Tồn tại ở nhiều văn bản, có thể kể đến môt số văn bản:

* Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản

Đối với các văn bản có tên loại phần lớn tên loại và trích yếu nội dung văn bản đềuđược thực hiện đúng quy định Tên loại và trích yếu nội dung của các loại văn bản có ghitên loại được trình bày tại ô số 5a, tên loại văn bản được đặt canh giữa bằng chữ in hoa, cỡchữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; trích yếu nội dung văn bản được đặt canh giữa, ngay dưới tênloại văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; bên dưới trích yếu cóđường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối

so với dòng chữ

Đối với văn bản không có tên loại văn bản công văn: được trình bày tại ô số 5bbằng chữ in thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng; được đặt canh giữa dưới số và kýhiệu văn bản, cách dòng 6pt với số và ký hiệu văn bản Phần tên loại và trích yêu nội dungcủa công văn tại UBND TP Móng Cái vẫn gặp tình trang sai về trích yêu nội dung: chữ

“V/v” không viết tắt theo quy định hoặc thiếu V/v Cụ thể:

“V/v” không viết tắt theo quy định

Số: 17/UBND-VP ban hành ngày 03 tháng 01 năm 2018 [Phụ lục số 27]

Thiếu phần “V/v”

Số: 1737/CV-UBND ban hành ngày 13 tháng 6 năm 2017 [Phụ lục số 18]

* Nội dung văn bản

Thể thức và kỹ thuật trình bày nội dung văn bản được UBND TP Móng Cái thực